FORMAREA PROFESIONAL TRAINING

AUTOR: LECTOR UNIV. DR. CAMELIA CRIAN FACULTATEA DE COMUNICARE I RELAII PUBLICE COALA NAIONAL DE STUDII POLITICE I ADMINISTRATIVE (SNSPA)
1

MEDIUL ORGANIZAIONAL EXTERN I INTERN DEZVOLTAREA ORGANIZAIONAL - ORGANIZAII CARE NVA REZUMAT n acest curs vom discuta despre legtura dintre mediul n care funcioneaz organizaia i influena acestuia asupra politicilor organizaionale privind resursele umane, n mod special dezvoltarea personalului.

O dat cu trecerea timpului i concomitent cu creterea fenomenului de globalizare, succesul va aparine acelor companii care sunt dedicate att succesului lor, dar, mai ales, succesului clienilor lor. Aa sun cuvintele uneia dintre persoanele considerate guru n domeniul vnzrilor din Statele Unite, Kevin J. Corcoran. Dezvoltarea personalului i formarea lui nu poate fi conceput n afara cadrului organizaional, iar organizaia nu poate exista n afara mediului economic i de relaii n care a fost constituit, suportnd toate influenele acestui mediu i adaptndu-se la schimbare pentru meninerea sau creterea profitabilitii. n ultimii 50 de ani n rile civilizate i nc de la apariia lui n Romnia, trainingul a fost perceput mai degrab ca o intervenie pe termen scurt, un rspuns involuntar la schimbrile petrecute n contextul organizaional. S-a lansat pe pia un nou produs, cum putem s facem n aa fel nct oamenii notri s poat s-l vnd ct mai eficient? Am fost cumprai de un partener strin, cum putem s nvm mai repede procedurile lui de lucru? Schimbarea face parte din viaa noastr de zi cu zi, de ce n-ar fi la fel de efervescent i n viaa companiilor? n ultima vreme consultanii strini care fac evaluarea unor proiecte complexe de afaceri pentru companiile multinaionale, au formulat opinia c un plan de afaceri care se ntinde la scar global pe mai mult de 6 luni ca predicie, nici nu ar trebui luat n serios, pentru c lucrurile se schimb att de repede nct a consemna ceva cu certitudine peste aceast limit de timp este o aventur cu un mare grad de risc. n ultimii 50 de ani au existat mai multe schimbri i rsturnri de paradigm, dect s-au nregistrat de-a lungul a multe secole. Ne aflm ntr-o stare constant de permanent schimbare. n aceste condiii, departamentele de training trebuie s se transforme - pentru a asigura adaptarea organizaiei la pia - n departamente pentru nvare i dezvoltare. Pentru muli practicieni, cataloagele cu cursuri de formare gata fcute sunt o tentaie foarte mare. Pe de alt parte, nici companiile nu acord uneori importana cuvenit unui asemenea departament, iar cnd au loc tieri de bugete, primul luat n considerare este cel de resurse umane i formare. i de ce ar proceda altfel managerii, cnd pentru muli dintre ei trainingul nu reprezint o investiie ci o cheltuial. Muli formatori, mai ales n Romnia, nu au demonstrat c dezvoltarea personalului este cea mai bun metod pentru ca organizaia s i ating obiectivele de afaceri. n multe dintre companiile romneti funcia de trainer nu reprezint un loc de munc distinct, ea se identific cu cea de resurse umane, iar resursele umane nseamn

pstrarea dosarelor de angajare i plata salariilor. Multe companii, mai ales n perioade de criz apeleaz la training ca la un miracol salvator. i evident c n atare condiii, rezultatele nu sunt pe msura ateptrilor; de aceea imaginea formatorului extern sau intern sau a companiilor de training care intervin fr succes n ameliorarea unei crize, este c activitatea lor reprezint o cheltuial i nu o investiie. Pentru c dei pare evident faptul c nevoile organizaionale i adaptarea la mediul de afaceri i concurenial trebuie s constituie baza de la care pleac designul programelor de formare definite ca nevoi operaionale ale companiei din pcate nu se ntmpl ntotdeauna aa. Iar departamentele de training care ar trebui s-i ajute pe angajai s nvee, se pierd n alte activiti curente, cerute de necesiti imediate. Un exemplu simplu ar fi acela c la o companie care vinde spaii publicitare pentru un catalog de specialitate agenii de vnzri subordonai unui agent senior A nu vnd la fel de mult ca i agenii de vnzri subordonai altui agent senior B pachetele de vnzri i zonele de aciune sunt similare. Directorul companiei poate decide imediat ca toi agenii de vnzri subordonai lui A s fie trecui printr-un curs de training fr a verifica n prealabil c stilul de conducere a celor doi ageni seniori este de fapt elementul care face diferena ntre cele 2 echipe i nu abilitile sau cunotinele angajailor. O intervenie de training n acest moment, fr o analiz prealabil nu ar conduce la rezolvarea situaiei. Trebuie reinut aadar c, uneori, trainingul nu este cea mai potrivit intervenie organizaional posibil la un moment dat. Este posibil ca s nici nu fie deloc o soluie la o situaie de criz! Ceea ce putem spune cu certitudine este faptul c interveniile de formare trebuie s se bazeze n primul rnd pe nevoile de afaceri, operaionale ale organizaiei - evaluate, analizate i identificate riguros. Dac aceast legtur de cauzalitate este stabilit (nevoie organizaional intervenie educaional) exist toate premisele ca nvarea s corecteze probleme reale i s i demonstreze viabilitatea i relevana pentru management. Aa cum consider i Bee (2003), n funcie de criteriul impactului mediului asupra organizaiei, ea este influenat de ctre cel puin trei tipuri de factori: contextul general extern (politic, social, economic etc.), contextul extern specific care are un impact direct asupra modului n care organizaia i atinge scopurile (furnizori, beneficiari etc.) i contextul intern (angajai, sindicate etc.). Vom analiza pe rnd aceti factori enumerai mai sus i modul n care ei afecteaz nevoile organizaionale i aciunile de formare sau dezvoltare a personalului. (Bee, 2003) 1. Contextul general extern - cuprinde o serie de factori ntre care includem: gradul de dezvoltare i evoluia economiei naionale, progresul tehnologic, schimbri demografice, culturale i sociale, tehnologia informaiei. De exemplu mbtrnirea forei de munc pune probleme suplimentare pentru companii sau pentru stat, n ceea ce privete vrsta pn la care este obligatoriu ca oamenii s munceasc, fcnd posibile schimbri legate de creterea vrstei de pensionare. Aceasta poate avea impact asupra modului n care se planific o carier, planificarea succesiunii n funcii. Creterea expectaiilor pe care femeile le au o dat cu ncadrarea n munc, creterea numrului de familii mono-parentale, salariile insuficiente pentru creterea copiilor, a determinat o mrire a numrului de femei pe piaa muncii. De exemplu, n zonele masiv afectate de ctre

restructurarea industriei grele sau a mineritului, s-a produs o re-orientare a tipului de for de munc cerut de pia, pentru c facilitile fiscale au atras n zonele respective industria de tip loan. Astfel, n zone n care veniturile familiale erau preponderent aduse de ctre brbai, femeile au devenit singura for de munc eligibil i prin urmare, productoare de venit. 2. Contextul extern specific include n primul rnd clienii externi ai unei organizaii dar i furnizorii. Pentru a asigura continua satisfacie a clienilor loiali, multe organizaii procedeaz la schimbri de strategie. De exemplu, n multe organizaii s-au nfiinat departamente de servicii pentru clieni. Furnizorii au un rol important n egal msur. Ei decid asupra constanei n livrare, costurilor bunurilor i serviciilor, a sincronizrii de timp. n cultura de afaceri japonez, se acord o att de mare importan relaiei furnizor-beneficiar, nct relaiile de cooperare merg pn la dezvoltarea unor proceduri de munc n comun sau scheme de formare similare. Competiia de pe pia este de asemenea un factor care nu poate fi ignorat. n aceeai categorie intr grupurile de lobby sau presiune. Este demn de luat n seam n acest sens campania organizaiilor ecologiste din Romnia mpotriva proiectului Roia Montan Gold Corporation. 3. Contextul intern influena acestuia se refer mai ales la necesitatea ca resursele umane ale unei organizaii s fie mereu informate asupra tuturor inovaiilor sau noutilor aprute n domeniul lor de activitate, s fie motivate i s se concentreze asupra obiectivelor organizaiei. Un strateg ce nu ia n considerare nevoile pentru o for de munc motivat i competent este unul sortit pieirii. Un alt aspect ce trebuie adus n discuie n acest context este acela al folosirii expertizei interne care exist n organizaie. Viitorul aparine organizaiilor care nva. n funcie de criteriul predictibilitii, nevoile operaionale ale organizaiilor se mpart n planificate i ne-planificate. Strategia corporatist un rspuns planificat, definit ca: direcia de baz pentru viitor, scopul i ambiiile unei organizaii, resursele ei i modul n care interacioneaz cu mediul n care i realizeaz activitatea (Lynch, 2003, apud Bee, 2003) este supus att presiunilor externe ct i celor interne, presiuni care pot fi previzionate sau nu. Strategiile pot respecta urmtoarele tipologii, ca rspuns la mediul organizaional (Bee, 2003): 1. de consolidare ntrirea poziiei actuale de pe pia, ns esenialmente poziia rmne aceeai; 2. de cretere prin: penetrarea pieei creterea pieei pentru produsele sau serviciile existente; creterea segmentului de pia intrarea pe noi piee; dezvoltarea de noi produse diversificarea, n relaie cu actuala activitate se refer la construirea unor servicii sau produse adiionale pornind de la actuala afacere, poziionarea mai sus sau mai jos pe lanul de furnizori, deschiderea ctre piee complet noi. 3. de diminuare prin: retragerea de pe piee; retragerea unor produse;

vnzarea unor faciliti de producie sau a unei pri din afacere. 4. de nchidere terminare sau declararea falimentului unei companii. Oricare dintre strategiile enumerate mai sus poate avea implicaii enorme asupra resurselor umane dintr-o organizaie i n particular asupra modului n care fiecare dintre ele implic aciunile i procesele de nvare. Faza de consolidare de exemplu, poate nsemna pentru companie o cretere a productivitii, o cretere a eficienei i inevitabil, o calitate mai bun a serviciilor i produselor. Atingerea acestor obiective crete presiunea asupra angajailor organizaiei. Cum se pot obine aceste creteri? De ce tip de intervenii este nevoie? Fiecare dintre aceste cerine este punctul de pornire a unei analize a nevoilor organizaionale, care poate sau nu s conduc la o intervenie de tip nvare formare. n cazul creterii i diversificrii afacerilor se deschid de asemenea multe posibiliti de intervenie educaional sau de nvare. Penetrarea unor noi piee poate presupune necesitatea dotrii angajailor cu noi abiliti de exemplu: limbi strine, informaii despre noul mediu de afaceri i produse ale concurenei. Trecerea ctre un tip de activitate cu totul nou, poate pune presiuni i mai mari asupra angajailor: noi produse, noi piee, nou legislaie, noi tehnologii etc. Cele enumerate pn acum arat c specialitii n formare trebuie s fie implicai ct mai devreme posibil n procesul de planificare. n cazul diminurii activitii i retragerii unei companii de pe pia, fenomen inevitabil n secolul XXI, aceast strategie poate avea implicaii foarte serioase n strategiile de formare sau educaionale. Angajaii care nu sunt disponibilizai vor avea de preluat sarcini ale fotilor colegi sau i vor diversifica propriile activiti. Celor care urmeaz s fie concediai li se pot oferi cursuri de recalificare sau cursuri necesare deschiderii propriilor afaceri. Angajaii care se pregtesc s ias la pensie pot fi consiliai prin cursuri de formare pentru dezvoltarea unor hobby-uri sau interese. Nevoile operaionale neprevzute pot varia de la probleme minore (probleme ale reelei de calculatoare, cteva plngeri ale clienilor) pn la cele majore (eecul unei campanii mari de publicitate, pierderea unui client important). Caracteristica acestui tip de nevoi este c ele implic din partea managementului o soluionare: urgent, cineva trebuie s fac ceva imediat! n aceste condiii, o intervenie de nvare, formare sau educaional poate prea soluia salvatoare. i de cele mai multe ori, se ncearc rezolvarea problemei prin intervenii prost pregtite, fr a se cunoate natura real a problemei. n atare situaii, este crucial ca profesionitii n formare s evite s fie catapultai n aciunea de gsire imediat a soluiei unei crize. Ei trebuie s se implice mai degrab ca parte n procesul de planificare a afacerilor i nu ca o structur extern, alogen, post-factum. Trainingul este o intervenie de tip educaional ntr-o organizaie, pentru ca organizaia s se adapteze la mediul de afaceri i concurenial, constnd n livrarea programelor de formare profesional sau personal, ca rspuns la nevoile operaionale ale organizaiei.

Orice planificare strategic i orice strategie organizaional n general, trebuie s includ o serie de elemente pe care specialitii n formare trebuie s le cunoasc, ei fiind catalizatorul ntre nevoie operaional intervenie educaional. Elementele unui proces de planificare strategic sunt (Brierley, 1989; apud Simmonds, 2003): 1. Scop (De ce faci ceea ce faci?) 2. Misiune (Cum vei pune n practic respectivul scop?) 3. Viziune (Ce doreti s realizezi i pn cnd?) 4. Direcii (Pe care activiti te vei concentra?) 5. Obiective (Ctre ce vrei s inteti?) 6. Prioriti (n ce i vei investi resursele disponibile?) 7. Planuri (Cum vei proceda realmente pentru ai atinge expectaiile?) 8. Aciuni (Care tipuri de comportamente pot cel mai bine s te ajute n realizarea planului?) n acord cu elementele enumerate mai sus, putem ncerca o transmutare a modelului ctre o dimensiune de dezvoltare strategic a resurselor umane. Acest concept, dezvoltare strategic a resurselor umane apare mai nou n literatura de specialitate. De fapt, McCracken i Wallace (2000) (apud Simmonds, 2003), propun un model de evoluie istoric a modului n care a aprut acest concept, ca rezultat al penetrrii n mediile de afaceri a unei idei inovatoare: cultura de nvare organizaional. Astfel, difereniem trei tipuri de organizaii: A. Nu au dezvoltat o cultur a nvrii organizaionale Aceste organizaii sunt caracterizate prin o implementare ad-hoc (reactiv) a unor politici de formare. Tip de intervenie primordial: training Centrare: livrarea unor cursuri gata fcute Tipul de organizaie: nu foarte matur din punctul de vedere al dezvoltrii resurselor umane Caracteristici: 1. Lips de integrare a misiunilor i obiectivelor organizaiei 2. Sprijin slab din partea managementului 3. Proces de scanare a mediului de afaceri nedezvoltat 4. Puine i insuficiente politici i planuri de resurse umane 5. Lips de suport i implicare din partea managerilor de nivel mediu 6. Lipsa unui rol extins al formatorului 7. Cultura organizaional este slab reprezentat 8. Nu se pune accent pe evaluare. B. Au o cultur slab de nvare organizaional Aceste organizaii sunt caracterizate prin o implementare sistematic, totui reactiv a unei strategii incipiente de dezvoltare a resurselor umane Tip de intervenie primordial: dezvoltarea resurselor umane Centrare: nvare i consultan Tipul de organizaie: din punct de vedere strategic, destul de matur n ceea ce privete dezvoltarea resurselor umane Caracteristici: 1. Integrarea misiunii i obiectivelor organizaionale

Susinere din partea managementului organizaiei Practic scanarea mediului de afaceri Exist planuri i politici pentru dezvoltarea resurselor umane Rolul formatorului este unul extins Este recunoscut cultura organizaional Se pune accentul pe evaluare Organizaia are o cultur educaional / de nvare puternic (Organizaii care nva) Aceste organizaii sunt caracterizate prin concentrarea pe schimbri de natur strategic Tip de intervenie primordial: dezvoltarea strategic a resurselor umane Centrare: schimbri strategice Tipul de organizaie: foarte matur n ceea ce privete dezvoltarea resurselor umane Caracteristici: 1. D forma propriei viziuni i propriilor obiective organizaionale 2. Managementul de top joac rol de leadership 3. Managementul de top este cel care realizeaz scanarea mediului de afaceri n termeni de dezvoltare a resurselor umane 4. Exist strategii i planuri de dezvoltare a resurselor umane 5. Formatorii i asum rolul de consultani n schimbare organizaional 6. Exist posibilitatea de a influena cultura corporativ 7. Exist o concentrare pe evaluarea tip cost-beneficii. O organizaie care nva este aceea n care nvarea i formarea devin parte integrant a culturii organizaionale, ele nu mai sunt doar o sarcin de serviciu pentru departamentul de formare. n proces sunt implicai att managerii de nivel nalt ct i managerii de linie, efii de departamente i fiecare angajat n parte. Considerm c n prezent n Romnia, la nivel naional, cele mai multe companii se situeaz, din punctul de vedere al dezvoltrii resurselor umane undeva ntre modelul A i B de organizaii prezentate mai sus. Un think-tank al cercettorilor britanici n domeniul educaiei i formrii, (Harrison, 2002, apud Simmonds, 2003) a formulat un set de principii prin care specialitii n domeniu pot contribui la dezvoltarea i nvarea organizaional pentru ca aceasta s ating o dimensiune strategic: 1. procesul de nvare i dezvoltare trebuie s fie coerent i centrat pe obiectivele de afaceri sunt necesare modele i iniiative care acioneaz asupra sistemului de RU i politici care s susin i s conduc la atingerea obiectivelor organizaionale; 2. strategia de dezvoltare i nvare organizaional trebuie s fie robust ns nu rigid, pentru a putea fi mbuntit i sustenabil; 3. procesul de dezvoltare i nvare organizaional trebuie s fie flexibil s rspund unei varieti de nevoi, la nivele diferite i livrabil n locaii diverse; 4. practicienii de educaie, nvare i dezvoltare organizaional trebuie s formeze parteneriate de afaceri att n mediul extern ct i n cel intern. Dezvoltarea strategic a resurselor umane presupune att o schimbare a rolului formatorului ntr-o organizaie - trecerea de la statutul de furnizor de training ctre cel de facilitator al nvrii. (Stewart i Tansley, 2002, apud Simmonds, 2003) ct i

2. 3. 4. 5. 6. 7. C.

trecerea ctre un sistem de dezvoltare a managementului (management development) Burack i alii, 1997). Acest model propune o sum de competene generale care reflect integrarea strategiei de afaceri la nivelul resurselor umane prin construirea progresiv a competenelor i alinierea lor la anumite sarcini specifice. Procesul se deruleaz prin parcurgerea succesiv a ase pai (Noel i Dennehy, 1991, apud Simmonds, 2003): 1. dezvoltarea unei abordri strategice focalizate 2. implicare managementului de vrf 3. re-focalizarea coninutului cursurilor 4. dezvoltarea unor metode de nvare pline de impact (ex. nvarea activ) 5. asigurarea participrii acelor angajai care pot conduce la realizarea unor diferene semnificative 6. realizarea unei atmosfere lucrative. Dezvoltarea resurselor umane are aadar un rol strategic nu doar prin dotarea cu competene a angajailor astfel nct s se ating cerinele de performan ale organizaiei, dar procesul este important i pentru c are un rolul suplimentar, extrem de important, acela de modelare a strategiei de afaceri. n direct corelaie cu modul de evoluie al conceptului de nvare organizaional i dezvoltare a resurselor umane, avem i evoluia activitii formatorului (Sawdon, 1999 apud Simmonds, 2003): 1. de la formare la consultan 2. de la formare la nvare 3. de la schimbare individual la schimbare organizaional n aceeai gam, rolurile jucate de formator se diversific: 1. formator trainer 2. consultant pentru formare training 3. consultant pentru nvare 4. consultant pentru schimbare organizaional. Dezvoltarea resurselor umane se refer aadar la o serie de procese prin care evoluia persoanelor angajate ntr-o organizaie este legat de strategia operaional, de afaceri i integrat n alte procese majore cum ar fi acelea de administrare a furnizorilor sau cumprare. Procesele implicate n dezvoltarea resurselor umane sunt: trainingul i dezvoltarea personal, managementul centrat pe performan, resourcing-ul. n acest context, formatorul este cel care d tonul unei schimbri organizaionale - dintr-o organizaie reactiv n una pro-activ, care nva. El este cel care, avnd acces la managementul de top, acolo unde se iau deciziile strategice, poate aciona pentru acest obiectiv. Avem aadar de a face n prezent cu acumularea evenimentelor ce preced o schimbare de paradigm. Organizaiile secolului XXI, care sunt dedicate succesului lor i al clienilor, trec n prezent la schimbarea paradigmei: formare tradiional este nlocuit de organizaii care nva. Iat principalele diferenieri dintre cele dou modele:

Formare tradiional Coninutul materialelor de formare Focalizare pe sala de cursuri Centrare pe formator Aparine departamentului de formare Centrare pe activitate Specialist n formare

Organizaii care nva Procese de nvare Focalizare pe locul de munc Centrare pe participant Aparine fiecrei persoane Centrare pe rezultate Consultant n educaie - nvtare

De reinut: Relaia dintre mediul organizaional i schimbarea organizaional Modele de organizaii din perspectiva dezvoltrii resurselor umane Rolul formatorului Organizaii care nva Puncte de reflecie: 1. Care este stadiul n care se afl cele mai multe companii din Romnia n ceea ce privete adoptarea conceptului de cultur de nvare organizaional? 2. Care este statutul formatorului n cultura organizaional din Romnia?

IDENTIFICAREA I ANALIZA NEVOILOR DE FORMARE / TRAINING (IANT) REZUMAT n acest curs obiectivul principal este acela de a oferi argumente pentru a persuada managementul organizaiei referitor la importana nelegerii nevoii de formare a angajatului nainte de livrarea unei intervenii de formare sau dezvoltare profesional. n acelai timp se va pune accentul pe cele mai frecvent folosite metode de cercetare a nevoilor de formare i de proiectarea unei metodologii n acest scop. Am vorbit n prelegerea anterioar despre faptul c uneori, dup realizarea unei analize a nevoilor de formare, putem constata c intervenia organizaional necesar n respectivul context, prin training, nu este o soluie potrivit pentru problema descoperit. Se spune c poi gsi rspunsul adecvat dac pui ntrebarea corect. Aadar, putem folosi formarea, doar n momentul n care suntem siguri c ea rspunde unor nevoi operaionale ale organizaiei, adic doar dup ce s-a realizat o identificare i apoi o analiz a situaiei prin care trece organizaia. Numim acest proces: identificarea i analiza nevoilor de formare / training a unei organizaii i definim procesele ca: 1. identificarea nevoilor de training se detecteaz i se specific nevoile individuale i organizaionale de formare i dezvoltare; 2. analiza nevoilor de training urmeaz procesului de identificare i conduce la determinarea celor mai eficiente i adecvate modaliti n care nevoile identificate pot fi satisfcute. (Rae, 1997) 9

n timpul identificrii i analizei nevoilor de training (IANT) trebuie s se determine realmente i practic care sunt aceste nevoi. O nevoie nu este o dorin. De multe ori se face confuzia ntre ce trebuie fcut i rspunsul la ntrebarea adresat angajailor sau managerilor: Ce fel de training v-ai dori? De fapt, de ce e nevoie de aceast analiz? n general managerii sau angajaii i dau seama c exist o problem, ar putea argumenta muli. Care ar fi aadar scopul pentru care am dedica timp, resurse umane i materiale pentru IANT? - IANT confirm sau infirm o suspiciune referitoare la existena unei probleme; - IANT poate s spun cu certitudine dac problema ine de training sau are alte cauze; - IANT asigur c trainingul merge n direcia bun; - IANT face ca banii sau resursele s fie bine investite, contribuind la luarea unei decizii manageriale motivate pentru cea mai potrivit modalitate de intervenie. (Rae, 1997) Iat cteva beneficii ataate IANT: - indic cu precizie problema organizaional; - identific dimensiunile respectivei probleme; - identific gradele / scalarea nevoii identificate; - indic tipul de soluie care poate fi adoptat; - relev obiectivele de training. IANT, ca orice alt tip de diagnoz organizaional, necesit o serie de factori: o persoan care poate realiza acest tip de demers cu profesionalism, timp dedicat realizrii respectivei analize la toate nivelele necesare aplicrii instrumentelor de cercetare, uneori scond persoanele implicate din procesul de producie. De aceea, IANT presupune implicarea unui cvintet de stakeholderi (persoane implicate). Manualele de specialitate vorbesc despre: 1. Top management 2. Managerul de linie / eful de departament 3. Directorul de training 4. Trainerul / formatorul 5. Participanii / Angajaii Pare evident c fr ca top managementul s considere c IANT este necesar, demersul nu poate avea loc, de asemenea tot de la acest nivel se aprob alocarea resurselor necesare i tot de aici cel mai mare interes pentru realizarea unor performane ct mai bune la nivelul organizaiei. n general, ntr-o organizaie, cel care ine legtura cu conducerea este eful departamentului de training, aa nct el trebuie s menin constant interesul pentru IANT i prioritatea ei n faa altor chestiuni cu care se confrunt zilnic top managementul. Tot eful departamentului de training trebuie s i asume obiectivele i modul de desfurare al IANT, s se asigure c cei care realizeaz IANT sunt potrivii pentru sarcin sau c au nevoie de pregtire suplimentar i s raporteze rezultatele obinute conducerii. Un pion important i deseori ignorat n cvintet este managerul de linie sau eful departamentului unde se presupune existena unei probleme. Managerul de linie este cel care poate identifica iniial o posibil nevoie de training, el poate participa sau chiar

10

realiza IANT i n cazul n care nu se pune problema de implementare a unei aciuni de formare, el este cel care trebuie oricum s rezolve problemele aprute. Trainerul sau formatorul este cel pe umerii cruia cade cea mai mare parte a aciunii de IANT. El susine i asist eforturile managerilor de linie sau ale efilor de departamente, poate da consultan n legtur cu programe de formare care sunt deja disponibile, poate ajuta n gsirea unor soluii care nu implic trainingul, realiznd rapoartele i monitorizarea IANT. Ultimul, ns nu cel din urm n acest cvintet este participantul la IANT, adic angajatul. i rolul lui este adesea neglijat sau minimizat n proces. Angajaii trebuie s fie clar i corect informai nc de la nceput asupra procesului ce se va desfura i trebuie motivai s i dea tot interesul, li se vor explica fazele procesului i ce se va ntmpla cu rezultatele respectivei cercetri. Putem de asemenea discuta despre IANT ca despre un proces ce presupune o succesiune de faze i pai, decurgnd logic: 1. apariia unei probleme de performan a personalului sau luarea unei decizii la nivelul organizaiei de introducere a unor noi sarcini sau de clarificare a unor expectaii; 2. planificarea abordrii necesare pentru realizarea IANT, metode i tehnici; 3. evaluarea nevoilor ce decurg din situaia curent, inclusiv redactarea de fie a posturilor sau liste de competene; 4. evaluarea respectivei situaii n termeni de cunotine, abiliti i atitudini a populaiei supus investigaiei. n aceast faz vor fi identificate i analizate erori de producie, omisiuni n activitate sau comportamente aparte; 5. n aceast faz se vor face comparaii ntre informaiile adunate n fazele anterioare i expectaiile fa de viitoarele comportamente, faptele rezultate constituindu-se n golul de training, din acest proces urmnd a se extrage nevoile specifice de training; (Rae, 2007) 6. dup identificare nevoilor specifice de training se vor formula obiectivele programului de formare i coninutul acestuia. Din pcate n multe organizaii trainingul se realizeaz nu ca urmare a unei astfel de analize ci mult mai direct, ca urmare a unei situaii presante: A. Directorul companiei i spune efului de la resurse umane: Am auzit c peste tot se discut despre cursuri de vnzri. Hai s facem i noi unul cu bieii de la Desfacere. S discute i ei mai profesionist cu clienii. I-am vzut pe cei de la concuren. i-e drag s stai de vorb cu ei. eful de la resurse umane poate protesta: tii, eu nu am mai fcut acest gen de cursuri pn acum. Eu sunt specializat pe comunicare organizaional. Directorul: Las c te descurci. F i tu un curs la o firm specializat i apoi vino i prezint-l i bieilor de la Desfacere. Sunt convins c te descurci!. B. ntr-o companie se introduce un nou soft pentru contabilitate. Se impune un program de training pentru ca toi angajaii s poat opera corect noile programe. ns doi dintre angajaii venii de curnd n companie au lucrat pe respectivul soft la fostul lor angajator. Firma de IT ofer suport pentru o sesiune de training gratuit ns monitorizarea post implementare a programului este contra cost. Se decide formarea celor 2 angajai

11

familiarizai cu programul i transformarea lor n facilitatori pentru ceilali angajai. Exemplele de mai sus sunt doar mostre pentru varietatea de abordri care pot exista n interiorul unei companii cnd se pune problema unei intervenii educaionale. Acestea sunt cazurile fericite n care la apariia unei atare situaii, cineva intervine pentru corectarea ei. Practica ne arat c de cele mai multe ori nu se face nimic sau ceea ce se face nu are rezultatele scontate i cost mult. Aadar, oricare ar fi abordarea pe care ne-o propunem, trebuie s rspundem mai nti la cele dou ntrebri fundamentale: 1. Care este problema sau nevoia pe care o ntmpinm? 2. Poate fi rezolvat aceast problem prin training sau orice alt intervenie educaional? Care sunt persoanele care pot realiza IANT? Cei mai muli profesioniti n domeniu consider c echipa ideal trebuie s fie format din trainer i managerul de linie sau de departament. Nu vom insista asupra beneficiilor ce decurg dintr-o echip avnd respectiva componen, vom preciza doar c demersul celor doi este cea mai fericit combinaie din punct de vedere: cost timp eficien. Iat o serie de situaii n care IANT este esenial: - angajarea de personal nou n locuri de munc deja existente; - angajarea de personal nou ntr-o situaie de munc ce presupune modificarea sau nnoirea cunotinelor; - introducerea unor metode noi de munc; - remedierea unor neajunsuri n abilitile angajailor; - dezvoltarea sau schimbarea unei strategii; - necesitatea analizrii unei situaii pentru operarea ulterioar a unor modificri. Prima faz a IANT const n CLARIFICAREA EXPECTAIILOR I CERINELOR Dei pare o chestiune de la sine neleas, planificarea riguroas a acestei prime etape este crucial pentru realizarea unei intervenii educaionale de succes. De ce? n primul rnd ne referim la informaie. Informaia deinut la oricare nivel i care are efect asupra IANT i rezultatelor ei trebuie pus la dispoziia echipei care realizeaz cercetarea. nainte de orice, stakeholderii trebuie s-i exprime angajamentul scris fa de procesul ce urmeaz a avea loc, precum i ntreaga lor deschidere ctre furnizarea de informaii relevante. Dac factorii implicai nu pot formula n scris angajamentul lor, poate c respectiva aciune este mai bine s nu aib loc. Al doilea aspect care trebuie luat n calcul este stabilirea clar a scopurilor i obiectivelor. Poate c grupul de clieni pentru acest proiect dorete o analiz care s cuprind toat organizaia ns nu posed resursele pentru un asemenea efort. n orice caz, n aceast faz trebuie stabilit clar care va fi grupul int, aria de ntindere a cercetrii, iar cerinele clienilor trebuie bine nelese i discutate, altfel, chestiuni care nu se pun la punct n aceast faz pot iei n eviden mai trziu sub form de obiecii. O a treia dimensiune care trebuie considerat se refer la rezultate ateptate. Ct se ateapt clienii s fie creterea n eficiena muncii, care comportamente trebuie induse angajailor, care este nivelul agreat de performan pe care trebuie s-l aib participanii la finalul cursurilor. n funcie de aceste rezultate dorite se va formula raportul final al interveniei realizate. Un aspect ce trebuie stabilit este ierarhia de raportare, tipul de

12

format al raportului final, lungimea raportului final, ct timp poate dura o prezentare oral a raportului final, ce faciliti vor fi necesare n acest scop. Dei toate aceste ntrebri pot fi puse ntr-un stadiu ulterior al IANT, este mult mai convenabil ca asupra acestor aspecte s se convin din aceast faz. Este foarte important ca de la nceput s fie stabilit suportul i legitimarea din partea autoritii - top managementului pentru activitile ce se vor desfura. Uneori publicitatea n legtur cu susinerea pe care o ai din partea efilor poate unge mecanismele i mbuna persoanele care formeaz grupul int al cercetrii. Tot persoanele din conducere sunt cele care autorizeaz bugetul pentru aciune aa nct ele trebuie s neleag exact desfurarea i fazele analizei. n aceast faz incipient se vor stipula i indicatorii de performan pentru evaluarea IANT precum i succesiunea n timp, orarul su de desfurare. Nu trebuie neglijat n aceast faz identificarea expectaiilor pe care le are clientul pentru finalul proiectului. Aceste expectaii trebuie s fie menionate n form scris, pentru ca preteniile clientului s nu se modifice de la o zi la alta, acest lucru determinnd o reactualizare perpetu a metodologiei de lucru i producnd ntrzieri sau frustrri mai trziu. A doua faz a IANT const n planificarea procesului propriu-zis. Acest lucru se refer la modalitatea n care se vor pune n practic cerinele formulate de ctre clieni. Se va rspunde la urmtoarele tipuri de ntrebri: Ce s-a ntmplat n organizaie determinnd procesul de IANT? (e.g. angajarea de nou personal, promovarea de la un nivel la altul ce conduce la actualizarea unor cunotine, restructurarea organizaional care poate conduce la modificare de operri n comportamentul sau cultura organizaional, introducerea de echipament nou sau lansarea unor noi produse, atragerea de noi clieni care duce la modificarea abordrilor n vnzri sau la noi tehnici de marketing etc.); Care sunt suspiciunile sau informaiile care au condus la decizia de iniiere a IANT? (e.g.scderi a productivitii muncii, nmulirea plngerilor venite din partea clienilor, creterea numrului de absene, situaii de indisciplin, fluctuaie crescut a forei de munc, chemarea n mod repetat a companiei n procese intentate de ctre sindicate, creterea concediilor medicale n perioade non-epidemiologice, creterea numrului rebuturilor sau rapoarte negative venite de la departamentul de control al calitii etc.); Exist factori care nu sunt sub controlul direct al organizaiei i care pot influena respectivele probleme? (e.g. fluctuaii economice cu efect asupra organizaiei, schimbri legislative, schimbri n ceea ce privete comportamentul de cumprare, produse sau calitatea lor, creterea numrului companiilor concurente sau a calitii competitorilor pe pieele tradiionale, schimbri n economia mondial, probleme asociate cu furnizorii, schimbri ale ratelor dobnzii att n ar ct i n strintate etc.); n care locuri se pot gsi materiale i informaii disponibile pentru planificarea ITAN? (e.g. date referitoare la producie, date referitoare la activitate n general, liste cu procese intentate organizaiei, liste cu consemnarea actelor de indisciplin, audituri financiare, cifrele reprezentnd volumul de vnzri, rapoarte ale consiliilor directoare, analize i evaluri de performana personalului etc.). Urmtoarea faz, esenial pentru realizarea unui demers de succes este analiza de stakeholderi adic a prilor care ar putea avea interese n procesul de identificare i

13

analiz ce urmeaz a se desfura. Este necesar s se detecteze orice posibil urm de rezisten precum i toate prile care ar putea periclita sau ascunde date importante n cadrul procesului ce urmeaz a fi desfurat. Ca o continuare logic se va proceda n la redactarea planului proiectului, respectiv definirea abordrii metode, persoane, timpi acordai fiecrei aciuni. A treia faz a IANT const n evaluarea nevoilor din situaia actual Pentru a identifica ce probleme exist n performana pe care o are o persoan la locul de munc este necesar s cunoatem n detaliu natura muncii sale. Vom porni aadar de la fia postului, descrierea postului sau specificaiile postului. Aceste aspecte sunt abordate de ctre un alt curs, aa nct noi ne vom mrgini s amintim c trebuie luate n calcul i sarcinile ocazionale pe care le au de ndeplinit angajaii. Fiele postului i nivelul de competen pentru fiecare dintre sarcinile cheie n fapt i la nivel teoretic vor constitui un prim semnal referitor la perturbri sau probleme n performana la locul de munc. Fazele 4 i 5 se refer la identificare omisiunilor sau erorilor n abilitile personalului i identificare nevoilor de formare.

Analiza detaliat Analiza trebuie s porneasc avnd clar n minte fia postului i nivelul de competen ateptat de la angajat. Se va pune accent pe abiliti i atitudini ns analiza poate s abordeze i evaluarea nivelului de cunotine specifice. 1. Analiza i identificare cunotinelor Acesta este probabil cel mai direct tip de analiz. Dac se face n grup sau individual, aceast metod const n simple chestionri pentru a determina dac indivizii tiu i neleg cunotinele de care au nevoie. Uneori se poate recurge i la observaia angajatului la locul de munc pentru a confirma c acesta urmeaz un set de reguli acceptate, iar n cazul n care informaia ce trebuie reinut de angajat are un caracter mai complex, se poate recurge la un test de cunotine. Dei aceast metod este, aa cum am precizat mai sus, destul de direct, trebuie s fie luate n calcul un set de ntrebri: Pentru ce tip de cunotine se vor efectua teste? Exist anumite suspiciuni sau se vor testa cunotinele la modul general? Pn la ce nivel de profunzime se va ajunge cu testarea? Ce ntrebri, pe ce tipuri de subiecte vor fi adresate? Ce tipuri de ntrebri se vor folosi: deschise, nchise, directe cu referiri la anumite fapte, cu alternative, cu opiuni multiple etc.? Ce tipuri de rspunsuri se vor cere? Care este variaia permis n cadrul unui rspuns? Aceasta poate depinde de tipul de cunotine pentru care se realizeaz testarea. Care este gradul de acuratee necesar pentru ca rspunsul s fie considerat valid? Cine va face evaluarea rspunsurilor? Analiza abilitilor Acest demers este de obicei mai dificil pentru c de obicei punerea n practic a abilitilor este rezultatul implementrii unui set de cunotine. Multe evaluri de abiliti 14

pot fi realizate prin observaie direct, susinut de interviuri dei nici una dintre aceste metode nu aduce atta informaie cte se poate strnge prin intermediul unui chestionar. Aadar, putem decide ntre urmtoarele metode: - observaia muncii; - interviuri cu angajaii pentru a identifica nivelul lor de performan, att individual ct i prin intermediul unor focus grupuri; - o combinaie ntre interviu i observaie; - chestionare; - o combinaie de chestionare i interviuri; - metoda grupului nominal, incluznd brainstorming-ul; - tehnica Delphi; - metoda jurnalului; - tehnica incidentelor critice; - oglindirea (mirroring); - testarea psihologic. Vom strui n continuare asupra acelor metode care nu pot fi gsite cu uurin n lucrri de specialitate scrise n limba romn. Chestionarele de diagnoz Dei pare simplu s dai un chestionar spre a fi completat pentru ca ulterior s analizezi rspunsurile primite, aceast metod este att de simpl pe ct pare. De multe ori repondentul poate da un rspuns care crede el c este de dorit de ctre evaluator, aa nct chestionarele trebuie aplicate unui numr semnificativ de subieci. Atunci cnd faci un chestionar, este natural s te ntrebi ce fel de ntrebri vei introduce. Cel mai bine n aceste cazuri este s se porneasc de la fia postului sau de la un model agreat ns trebuie evitate cu mare grij acele ntrebri care ar putea s sugereze un rspuns ateptat. Tipologia chestionarelor de diagnoz O abordare posibil ar fi s se porneasc de la standardele ocupaionale sau alte documente de acelai tip, s se fac o list cu abilitile necesare pentru realizarea unei anumite meserii, apoi s fie ntrebai angajaii dac ei pot pune n practic sau nu respectivele abiliti. O list suplimentar poate include o serie de abiliti asupra crora angajatul este rugat s-i dea cu prerea, dac ele ar trebui sau nu s fie incluse n specificaiile postului. Pot fi incluse aici i abiliti improbabile pentru a vedea gradul de seriozitate n completarea chestionarului. O abordare alternativ presupune mai mult munc din partea angajatului avnd de asemenea dezavantajul c rspunsurile s-ar putea s nu fie complete sau exhaustive. Angajailor li se d o foaie alb i sunt rugai pur i simplu s scrie care abiliti, cunotine i comportamente le consider necesare pentru a-i realiza sarcinile de munc la un nivel bun. De asemenea ei pot fi rugai s plaseze itemii listai n ordinea importanei. O alt abordare are n centrul su un tip mai sofisticat de chestionar. Subiecilor li se cere s i autoevalueze nivelul abilitilor pentru fiecare item dintr-o list ce li se pune la dispoziie de ctre evaluator. Dac rspunsurile oferite ar fi sincere, rezultatele acestui tip de chestionar ar fi cele mai concludente pentru determinarea nevoilor de training. De asemenea, rspunsurile acestor chestionare pot avea un grad

15

mare de subiectivism, ns acesta poate fi redus prin trimiterea respectivului chestionar referitor la angajat i: efilor, colegilor sau subordonailor. Interviul Aceasta este o metod relativ scump pentru c presupune ntlniri directe, fa n fa cu un numr destul de ridicat de indivizi. n schimb, spre deosebire de chestionar, anumite aspecte pot fi discutate mai pe larg sau explicate mai n detaliu. Planificare interviului Dei un tip de interviu nestructurat i flexibil poate s fie eficient, este de dorit ca abordarea s treac printr-o faz de planificare, deoarece nu se pot permite deviaii semnificative n ntrebrile puse diferiilor subieci. Mai nti trebuie ca evaluatorului s-i fie clar n minte c interviul este cea mai bun i mai ieftin tehnic de a atinge rezultatele pe care le dorete. Evaluatorul trebuie s-i pregteasc o list cu informaiile pe care dorete s le obin prin intermediul interviului. Primele dou-trei ntrebri sunt importante pentru c ele trebuie s aib un impact mare i s pregteasc terenul pentru activitatea ce va avea loc. Este de apreciat dac interviul va fi mai eficient dac la discuii va lua parte o singur persoan sau el se va desfura cu mai muli participani concomitent. Este de stabilit nc de la nceput, de asemenea cum se va nregistra informaia obinut, ca marcare a unor aspecte ntr-o list sau pur i simplu pe o foaie de hrtie disponibil. Trebuie planificat cu grij i timpul dedicat fiecrui interviu, timpul dedicat primului va putea deveni reper pentru urmtoarele. Intervievatul trebuie s fie informat care este scopul demersului evaluatorului, rolul su i ce se va ntmpla cu rezultatele. Conducerea unui interviu Planificare nu nltur totui inerentele emoii pe care le vor avea att intervievatul ct i intervievatorul. Experiene de bun practic au consemnat urmtoarele linii directoare: - interviul trebuie nceput prin prezentarea intervievatorului i a grupului de subieci, dac este vorba de mai multe persoane. - Dei probabil lumea a fost informat n legtur cu scopul respectivului interviu, este bine ca obiectivele s fie repetate pentru ca subiectul s le neleag i s le accepte. Aceast faz poate s dea primele indicaii referitoare la atitudinea subiectului iar evaluatorul poate s-i ajusteze abordarea n funcie de aceasta. - Este necesar descrierea fazelor pe care le va parcurge interviul ns poate fi precizat faptul c desfurarea beneficiaz de flexibilitate; - Subiectului i se spune c se vor lua notie pe msur ce interviul va progresa; - Interviul trebuie s fie totui direct, concentrarea s se fac pe aflarea de informaii nu neaprat pe opiniile exprimate de subieci de exemplu dac se ncepe cu cererea adresat angajatului de a expune cadrul general n care i desfoar activitatea poate s l fac pe acesta s nceap discuia simindu-se pe un teren sigur dndu-i de asemenea oportunitatea de a vorbi nestingherit; - Intervievatului trebuie s i se acorde un timp rezonabil pentru a rspunde la ntrebri. Dac rspunsurile ntrzie repetat i un timp ndelungat e necesar ca evaluatorul s se ntrebe asupra cauzei acestor pauze; - E bine ca ntrebrile deschise s alterneze cu cele nchise. Sunt de evitat ntrebrile care pot induce rspunsul prin formulare;

16

Intervievatul trebuie ncurajat s vorbeasc att prin sunete aprobatoare ct i prin mimic sau gestic. ncurajarea trebuie fcut cu sinceritate; - Remarcile evazive nu trebuie permise. Subiectului trebuie s i se cear ca acestea s fie explicate. De multe ori astfel de rspunsuri sunt date pentru a verifica abilitatea de ascultarea activ sau vigilena intervievatorului; - ntr-un interviu de grup, fiecrui participant trebuie s i se permit s-i spun opinia; - La final, remarcile fcute trebuie recapitulat, ns nu n detaliu. Se va specifica din nou la ce se vor folosi respectivele date, subiecii vor fi ntrebai dac mai au ceva de adugat i le se va mulumi pentru cooperare. Metoda grupului nominal Grupurile nominale sunt de fapt sesiuni de brainstorming i sunt folosite n stadiile iniiale ale IANT pentru ca evaluatorul s-i formeze o imagine de ansamblu asupra situaiei i pentru a determina semnale care pot s-l conduc spre aciuni ulterioare. Planificare include: - luarea unei decizii asupra unui domeniu ce va fi supus brainstorming-ului; - selectarea grupului nominal care va lua parte la sesiunile de discuii. Sesiunea poate avea loc dup aceea conform protocolului obinuit, participanilor li s-ar putea sugera s ia n discuie: Identificarea factorilor principali implicai n realizarea unei anumite sarcini. O alternativ care s induc un grad mai mare de control din partea facilitatorului ar fi: - fiecare participant este rugat s scrie pe o foaie de hrtie rspunsul lor individual la ntrebarea: Care este cel mai important factor care v mpiedic s v realizai sarcinile la cel mai nalt nivel de eficien? - toate bucile de hrtie sunt apoi colectate i puse pe o tabl sau pe un stativ i se vor marca acele comentarii care se repet la mai mult de un participant; - aciunea se repet, dnd ansa participanilor s emit i alte preri n completarea celor spuse iniial; - i ali itemi pot fi adugai ulterior, pe msur ce participanii identific i alte probleme; - dup ce toi itemii posibili au fost identificai, participanilor li se cere s ierarhizeze problemele situaiile factorii identificai n funcie de prioritate; - prioritizrile sunt apoi adugate pe list. Grupului i se cere s discute respectivele ierarhii, mai ales cele care sunt contradictorii lundu-se notie la comentariile exprimate mai ales de grupurile minoritare. Dup terminarea sesiunii grupului nominal, se vor face rapoarte cu ideile exprimate, iar ele vor fi transmise tuturor participanilor, mpreun cu invitaia de a exprima i alte comentarii. Analizarea rezultatelor obinute n urma aplicrii diferitelor metode: Pentru aceasta este necesar reamintirea beneficiilor IANT: - indic cu precizie problema organizaional; - identific dimensiunile respectivei probleme; - identific gradele / scalarea nevoii identificate; - indic tipul de soluie care poate fi adoptat; - relev obiectivele de training.

17

Oricare ar fi metodele folosite, la finalul analizei trebuie s fie analizate datele adunate pentru pregtirea urmtoarei faze a procesului de training. n acest sens, se vor pune pe hrtie nevoile referitoare la un anume loc de munc i sarcinile adiacente pentru a fi comparate cu situaia actual, curent. Dac exist diferene, atunci se poate ajunge la o soluie care poate ine de formare sau de un alt tip de intervenie organizaional. Pentru ca procesul s poat fi finalizat cu succes, evaluatorul trebuie s aib acces la trei tipuri de resurse: 1. analiza fiei postului, descrierea fiei postului, a specificaiilor postului, a standardelor de competen aceste informaii hard trebuind s fie susinute i de datele soft: comportamente dezirabile, atitudini i caliti personale. 2. analiza modului n care se realizeaz efectiv activitatea angajatului la respectivul loc de munc, date obinute prin metodele explicate mai sus. 3. o comparare a celor dou iruri de date. Dup comparare celor dou iruri de date vor aprea ca evidente diferene, divergene i variaii. Acolo unde pentru lista de specificaii i competene nu vor aprea reflectri ale situaiei actuale, putem vorbi de existena unei NEVOI. Investigaii ulterioare vor putea s confirme sau infirme necesitatea unei intervenii de tip training. Faza 6 a IANT const n determinare obiectivelor de training i a coninutului acestuia Aceast faz leag procesul de identificare a nevoilor cu pregtirea pentru redactarea propriu-zis a programului. Designerilor de programe trebuie s li se dea informaia complet i netrunchiat acumulat n aceast faz. Diferenele i divergenele observate n stadiul anterior pot fi folosite n forma respectiv de ctre designer dar ele pot fi de asemenea reformulate n obiective concise. Iat un exemplu de nevoi identificate i posibile soluii (Rae, 1997): Nevoie identificat Proces posibil de soluionare Introducerea de noi sisteme, proceduri etc. Introducerea unui sistem revizuit de pentru mbuntirea procesului muncii programe de formare care s se concentreze asupra noilor itemi introdui Cunotine, atitudini i abiliti revizuite - Introducerea unor programe de formare modificate nou construite sau concentrate pe domeniile revizuite descoperite Dei toi angajaii au abilitile i Introducerea sau modificarea unor cunotinele necesare, problemele sunt programe existente de formare n abiliti cauzate de comportamente disfuncionale interpersonale Dei angajaii au cunotinele i abilitile Sesiuni de formare continu. Chiar dac necesare i au beneficiat de formare, ei programele iniiale au fost validate, sunt totui nu se comport conform ateptrilor inutile. Aciunea ar trebui s se concentreze fixate naintea acestor intervenii asupra aplicrii noilor programe pentru a se

18

asigura implementarea sarcinilor cerute i poate un control mai strict i o cretere a monitorizrii din partea managementului nsoit de coaching individual sau de grup. Nu exist probleme legate de cunotine Soluia nu ine de formare ci de modificare sau abiliti, problemele sunt cauzate de practicilor de munc proceduri de cele mai multe ori inutile i complicate Nu exist probleme legate de cunotine Soluia nu ine de formare, s-ar putea lua n sau abiliti cu excepia acelora care provin considerare angajarea de personal nou din insuficiena personalului Mai exist mici scpri cauzate de Pstrare actualei situaii. motive neindentificabile, ns ele sunt insignifiante, rare i nu cauzeaz dificulti

educaionale

De reinut: Metode i faze ale IANT Puncte de reflecie: 1. Care este combinaia optim de metode cantitative i calitative de cercetare ce pot fi utilizate n IANT? 2. Care este ordinea ce ofer cele mai bune rezultate, metode cantitative i apoi calitative sau invers?

PLANIFICAREA SI DESIGNUL ACIUNILOR DE FORMARE / TRAINING TEORII ALE NVRII ADULILOR REZUMAT Obiectivul acestui curs este de a-i familiariza pe cititori cu specificitatea modului n care nva adulii i apoi, n funcie de acest specific, se vor prezenta fazele prin care trebuie s treac designul unui proces de formare pentru a avea eficiena scontat. naintea de a ncepe aceast generoas tem, trebuie s precizm c ntruct literatura de specialitate consacr un termen nou pentru cel care beneficiaz de activitatea de formare / training i anume learner cel care nva, iar n limba romn nu am gsit un sinonim suficient de acoperitor, vom folosi n continuare termenul de participant. Learner are o conotaie care face ca sfera de acoperire a conceptului s fie mai larg dect cea a termenului de participant, ntruct pune accent nu numai pe partea de activism i implicare n discuii ci evideniaz i faptul c formarea nseamn n mod esenial dezvoltare personal prin nvare, iar programele realizate n acest scop sunt realizate

19

pentru a-i oferi participantului ansele i oportunitatea de a realiza munca cu o eficien crescut. Programele de formare / training sunt vehiculul care mijlocete inducerea unei schimbri comportamentale, comportamentul incluznd n acest caz i aspecte legate de cunotine, abiliti, atitudini i relaii. (Rae, 1997) De-a lungul timpului, programele de formare au avut diferite forme i au pornit de la diferite abordri, fiind totui n esen legate de diversele curente psihologice referitoare la modelarea comportamental i nvare. Abordri teoretice ale nvrii Vom trece destul de repede peste behaviorism (n programele de formare nc se folosesc tehnici legate de stimul-rspuns i ntrirea unor comportamente), behaviorism aplicat (programe bazate pe aciuni tip ncercare eroare), cognitivism (abordrile cognitiviste urmresc modul n care oamenii preiau informaia din mediul nconjurtor, o prelucreaz mintal i apoi o folosesc n activitile zilnice), teoriile gestaltiste (susin c tehnicile de nvare ar trebui s fie folosite ntr-o abordare holistic i nu fragmentat i recunosc importana formrii unor modele i structuri mentale concomitent nvrii), abordrile mixte (nvarea social vede nvarea ca pe un proces continuu i dinamic i ca pe o interaciune reciproc ntre indivizi, ceea ce afecteaz n mod special calitile, valorile i comportamentele acestora. Recunoate de asemenea importana mediului nvrii.), nvarea prin descoperire i teoriile constructiviste (construirea cunotinelor este n mare msur un proces individual i fiecare persoan care nva i creeaz propria teorie despre lume. i formeaz i testeaz ipotezele bazndu-se pe ceea ce aud i vd n jurul lor. Aceast abordare a fost subiectul criticii pentru c ateapt prea mult de la persoana care nva, procesul avnd ca i consecin crearea de goluri n nvare). n 1998, Knowles vine cu un nou concept i cu o nou teorie: andragogia (teoria nvrii adulilor) ca opus termenului de pedagogie (teoria nvrii copiilor). Principiile lui Knowles, pot fi simplificate dup cum urmeaz (Simmonds, 2003): Adulii maturi se auto-orienteaz i sunt autonomi n ceea ce privete abordarea nvrii; Adulii nva cel mai bine printr-o metod care se concentreaz asupra oferirii de experien; Adulii sunt contieni de nevoile lor specifice de nvare ce rezult din meseria pe care o practic; Adulii simt nevoia s aplice cunotinele sau abilitile nou dobndite n circumstane imediate; nvarea ar trebui privit mai degrab ca un parteneriat ntre formator / trainer i participant, iar experiena participanilor ar trebui s fie folosit ca o resurs.

20

Aceast teorie a avut i ea detractorii ei, Cheetham i Chivers (2001) au combtut mai ales afirmaia c adulii participani sunt contieni de lacunele pe care le au sau nevoile de nvare pe care le au n meseria pe care o practic. Cea mai faimoas teorie asupra nvrii este aceea enunat de Kolb (1981) i se refer la nvarea experienial (nvarea din practic). Are la baz urmtoarele principii: nvarea trebuie perceput mai degrab ca un proces dect n termeni de rezultate; nvarea este un proces continuu bazat pe experien; Procesul de nvare necesit rezolvarea conflictelor ntre moduri dialectic opuse de adaptare la mediu; nvarea este un proces holistic de adaptare la mediu; nvarea implic schimburi ntre om i mediu; nvarea este un proces de cunoatere creativ. Iat ciclul nvrii adulilor n conformitate cu teoria lui Kolb (Bee, 2003, p. 88). Experien concret Experimentarea activ Observaie reflexiv

Conceptualizare abstract

Explicaiile modelului Kolb: Converge combin conceptualizarea abstract cu experimentarea activ; Separ / Divide combin experiena concret cu observaia reflexiv; Asimileaz combin conceptualizarea abstract cu observaia reflexiv; Avnd n vedere acest ciclu al nvrii, Kolb (apud. Milano & Willis, 1998) a considerat c fiecare adult este tributar unui stil de nvare specific.

21

Convergent: ncearc s adune informaia ntr-un singur rspuns corect. Puncte tari: rezolvarea de probleme, luarea de decizii, aplicaiile practice. Divergent: ncearc s genereze idei alternative, opiuni, posibiliti. Puncte tari: imaginaie, atenie la sensuri i la detalii, capacitatea de a vedea o situaie din mai multe perspective. Asimilare: ncearc s creeze i s neleag teorii care sunt logice i precise. Puncte tari: gndire inductiv i abilitatea de a crea modele teoretice. Adaptare: ncearc s rspund condiiilor n care se gsete la un anumit moment, se adapteaz i acioneaz. Puncte tari: aplicaii practice, noi experiene, s fac lucrurile s se mite. Iat cum pot arta aadar participanii la un curs de training: ACTIV persoana care nva n mod constant i entuziast, i este specific experiena concret; REFLEXIV persoana care face un pas napoi, observ i se gndete mult nainte de a se implica activ; TEORETICIAN persoana creia i place s raionalizeze i sintetizeze informaia n modele logice; PRAGMATIC persoana creia i place s ncerce idei noi i transform teoria n practic; n prima faz, cea a experienei concrete s spunem c ai realizat mai multe buci dintr-un urub special ns ele nu a trecut de controlul calitii i eful i-a reproat c ai fcut multe erori. n faza reflexiv te dai un pas napoi i te gndeti unde ai greit poi chiar relua procesul n mintea ta. n faza de abstractizare ncerci s nelegi de ce ai greit, cum poi corecta erorile i te decizi s ncerci s realizezi acele uruburi cu lumina batnd din partea stng pentru o mai bun vizibilitate. n faza a patra, testezi noua idee n noua situaie. Selectarea diferitelor metode de nvare i training Am putea construi o list de metode, cu titlu de exemplu, pentru persoanele care lucreaz n relaii publice (Simmonds, 2003): Practic i repetiie Grupuri de reflecie Observaie i copiere Feedback Transfer Lrgirea perspectivei Schimbarea de perspectiv Interaciunea mentor angajat Absorbie incontient a informaiei Folosirea tehnicilor / trucurilor psihologice 22

Articularea Coroborarea

S pui imediat n practic cunotinele acumulate este un aspect foarte important pentru muli participani. Unii autori merg pn acolo nct s sugereze necesitatea unui coaching unu la unu cu fiecare participant dup terminarea sesiunii de formare. Aceasta conduce la considerarea urmtoarelor principii de lucru n cadrul nvrii prin aciune / nvrii active (Simmonds, 2003): nvarea se realizeaz din interaciunea cu situaii reale; nvarea i nelegerea vin din reflectarea asupra acelei situaii; nvarea se realizeaz mai bine n compania altor persoane care nva; Situaiile de munc prin care trec participanii ofer cel mai bun material pentru nvare; Managementul trebuie s fie angajat n procesul nvri i beneficiile acestuia.

Simmonds, identific cteva criterii prin care nvarea activ prin intermediul unui grup (action learning group) poate fi fcut cu mai mult eficien: Fiecare participant este susinut i ncurajat de ctre ceilali Fiecare membru al grupului poate pune ntrebri i face sugestii Fiecare membru al grupului poate cere ajutorul celorlali Fiecare membru al grupului este responsabil pentru respectarea disciplinei grupului Grupul trebuie s analizeze periodic att procesul ct i progresele nregistrate Se va dezvolta o proprietate comun asupra problemelor individuale Nu se pune problema de putere ci presiunea celorlali asupra individului este cea care-l mpinge spre a realiza ceva Persoanele sunt ncurajate pentru a contribui cu ct mai multe experiene Problemele sunt abordate din diverse perspective ntlnirile de grup trebuie s devin terenuri fertile pentru testarea unor noi idei Facilitatorul acestor ntlniri, trebuie s: Se adreseze strilor afective care apar aici i acum S stabileasc prioritile i s negocieze folosirea timpului S foloseasc diverse tehnici de planificare S discute i s se pun de acord asupra regulilor de baz S faciliteze tonul i atmosfera n care s nu se permit ntreruperi S nceap cu situaia n care se afl participanii n respectivul moment probleme i succese S pun sub semnul ntrebrii al confruntrii situaiile nu persoanele; s sfideze ipotezele S ce concentreze asupra fazelor proceselor S recapituleze cu regularitate pentru a fixa cunotinele ctigate S examineze relevana i consistena contribuiilor S planifice aciunile s evite discuia de dragul discuiei 23

S nregistreze i s analizeze aciunile i deciziile cu regularitate

Cum arat ns toate aceste metode, teorii i evenimente n practic? Practicienii spun c pentru a fi capabil s realizezi efectiv un eveniment de training, trebuie s-i pui cel puin apte ntrebri. Prima dintre ele este CINE? Pentru cine este sesiunea de trening? Cine o va conduce? Cine sunt cei care particip? Cte persoane sunt i care sunt caracteristicile lor? Trebuie s poi identifica acel comportament pe care l are participantul n momentul n care ncepe sesiune de formare, aceasta incluznd experiena sa anterioar, experiena n postul respectiv i experiena de munc n respectiva organizaie. De asemenea trebuie luat n calcul i experiena lui ntrun post similar ntr-o alt organizaie. De asemenea n acest context trebuie realizat o evaluare a competenelor trainerului. Este relevant nivelul cunotinelor sale, a abilitilor sau cunotinelor pe care le are? Dac se solicit un consultant extern, va fi acesta n stare s neleag contextul organizaional? A doua ntrebare este DE CE? Cunoscnd deja participanii, n aceast faz trebuie determinate obiectivele de trening. Care este scopul? Care se dorete a fi rezultatul? Care este inta i motivaia sesiunii? n ce latur se dorete mbuntirea performanei angajatului? Un obiectiv bun de trening trebuie s porneasc de la abordarea behaviorist. Adic, pornind de la faptul c ne concentrm asupra mbuntirilor de performan, formularea obiectivului trebuie s aib n centrul construciei sale un verb. Este ceva ce angajatul va face ca urmare a nvrii i formrii. n plus, este ceva ce angajaii pot demonstra, ceva ce poate fi msurat i demonstrat. n al doilea rnd, mai exist dou cerine prima este legat de condiiile n care acea performan poate fi realizat i cea de a dou standardul la care se ateapt realizarea respectivei sarcini. Aadar, lund mpreun performana, condiiile i standardele vom putea formula un obiectiv eficient de nvare, pus n termeni behavioriti, observabil i msurabil. Toate aceste obiective ns, trebuie aliniate celorlalte documente programatice sau strategice ale organizaiei. A treia ntrebare este CE? Ce doreti ca participantul s tie efectiv sau s poat face? Adic, ct de specific i detaliat trebuie s fie coninutul cursului? n realizarea acestui pas, este bine s ncepi cu ceea ce nu trebuie s tie participanii la finalul sesiunii. Trainerul este cel care fixeaz limitele, care delimiteaz barierele. Muli designeri de training sunt foarte ambiioi. Doresc s concentreze prea mult material ntr-o perioad prea scurt de timp. Sunt de neles constrngerile financiare i de timp. Totui, pentru ca trainingul s fie productiv nu doar eficient, tocmai limitarea coninutului este factorul care poate determina un ctig

24

substanial. Deci, cum pui prioritile, cum selectezi grul de neghin? O ilustrare bun este poziionare informaiei sub forma unei plnii. TREBUIE INCLUS AR TREBUI INCLUS DAC MAI E LOC

Aa cum se poate observa, n partea de sus sunt prinse acele competene de baz, acele elemente fundamentale pentru atingerea sarcinii, pentru mbuntirea cunotinelor, pentru dezvoltarea atitudinilor pentru punerea n practic a unor abiliti. Ar trebui incluse apoi, acele lucruri pentru care se mai poate gsi timp i pentru care participantul are motivaia i aptitudinea potrivit de a le nva sau dac e cazul s le discute i s le pun n practic n colaborare cu colegii. Acestea sunt acele aspecte care i dau posibilitatea participantului s duc nvarea mai departe. Informaia din categoria dac mai e loc sunt materiale extra sau ceea ce participantul ar putea aprofunda prin intermediul unui curs la distan, online sau alte forme de nvare. Acest gen de informaii pot s fie reluat i aprofundate ulterior la locul de munc prin intermediul unor sesiuni de coaching sau mentoring. De asemenea participantul poate s caute singur materiale pentru autoinstruire, casete cu anumite programe sau chiar cursuri video. A patra ntrebare: UNDE? Unde se va desfura sesiunea de formare. La locul de munc, n timpul activitii, la folosirea utilajului, n fabric, la birou? Sau poate s se desfoare ntr-o sal de formare, ntr-o sal de conferine, n afara programului? De observat totui c nu se pot forma piloi de avioane fr ca acetia s fi trecut nainte de toate prin simulatoare de zbor. Similar este i situaia vatmanilor sau conductorilor de metrouri. nvarea implic ns i acumularea cunotinelor necesare de conducere a echipelor, punerea n practic a calitilor de negociator activiti care pot fi realizate ntr-un mediu exterior celui de munc, n condiii de siguran a demersurilor. innd ns cont de toate acestea, trebuie s spunem c cea mai important parte a nvrii se realizeaz la locul de munc. Cei mai muli oameni nva cele mai multe lucruri i punerea lor n practic realizndu-le efectiv. Aceast abordare ns este extrem de costisitoare, mai ales n ceea ce privete necesarul de resurse: timp, bani, spaiu, materiale i echipament. n acelai timp consecinele se pot msura i n termeni de pierderi, greeli, clieni nemulumii, accidente .a. De asemenea angajatul poate s spere c va nva mult ntr-un timp scurt, ns nemplinirea acestui deziderat poate conduce la frustrare i furie ca i la pierderea stimei de sine sau diminurii percepiei de sine. Totui, nvarea la locul de munc poate fi extrem de eficient dac procesul prin care se realizeaz aceasta este unul bine structurat. n acelai timp, scoaterea participanilor din mediul lor de munc, pentru evitarea ntreruperilor, zgomotului, lipsei de concentrare este

25

de asemenea o opiune valabil i recomandat. Ambele posibiliti au avantaje i dezavantaje care vor fi dezbtute n prelegerile viitoare. Totui, locul n care se desfoar procesul de formare este un detaliu extrem de important. Aceasta pentru c trebuie s se aib n primul rnd n vedere ajutarea, susinerea oferit participantului i responsabilizarea sa fa de procesul de nvare, ntro modalitate i ntr-un timp care s-i fie convenabile, care s rspund diverselor tipuri de nvare i s acopere nevoile de nvare specifice. Cea de a cincea ntrebare este CND? La ce moment trebuie s aib loc procesul de formare? La ce or? n care zi din sptmn? Sau din lun sau din an? Putem porni chiar de la exemplele pe care ni le ofer coala. inei minte c orele de matematic erau mai mereu dimineaa iar sportul mai spre finalul zilei. Multe persoane prefer s participe la sesiuni de formare n timpul dimineii. Pentru alii ns, este destul de dificil s i intre n ritm de diminea i prefer nvatul seara sau noaptea. Aadar, fiecare nva n mod diferit n diferite momente ale zilei. ns de exemplu, este bine cunoscut c imediat dup masa de prnz nu este un moment favorabil activitilor intelectuale. De aceea, n acest interval orar, un bun trainer va pune n program o activitate practic. Un alt aspect care trebuie luat n considerare este lungimea i intervalul de concentrare a ateniei la aduli. Probabil c v este familiar curba nvrii. Aa cum exist o curb a nvrii exist i una a uitrii. Important de reinut n acest moment este faptul c, n general, un adult nu se poate concentra asupra unui modul de nvare, n medie, mai mult de 20 de minute. De aceea, dup o perioad de predare, trebuie s urmeze discuii i ntrebri, studii de caz sau exerciii de formare a deprinderilor. Ct timp pot participanii s lipseasc de la locul de munc? De cte ori pot ei face acest lucru? Vor lipsi pentru o zi, pentru o jumtate de zi? De multe ori un curs de dou-trei sptmni cu relocarea participanilor ntr-un hotel poate avea efecte benefice i asupra atitudinilor i creterii coeziunii de grup. Timpul este un element important n designul programelor de trening. Trebuie ns luate n considerare i condiiile personale ale participanilor (printe singur, lucrtori n schimbul trei etc.). Nu toate persoanele pot s-i schimbe agenda personal pentru a participa la sesiuni. De cele mai multe ori, timpul alocat de ctre companii pentru sesiuni este insuficient. Timpul cost bani, ns de prea multe ori banii, exclusiv, sunt cei care determin formarea sau nvarea. Nu se recomand ca n designul de traninig s se nceap de la timpul alocat i apoi s se nghesuie activitile propuse. Este bine s se porneasc de la participani, nevoile i obiectivele lor i ceea ce se poate realiza n intervalul de timp propus. A asea ntrebare este CARE?

26

Care s fie strategia de nvare? n ce mod vor fi ajutai participanii s se dezvolte? Acesta din perspectiva strategiilor organizaionale, a planurilor i politicilor de resurse umane, a filozofiei de formare. De exemplu ntreaga organizaie sau doar un anume departament pot avea o strategie de e-learning (nvare virtual). S-ar putea decide ca cel puin la trei persoane pe trimestru s le fie facilitat accesul la un set de module de pregtire pe internet. O astfel de strategie poate viza i un anumit numr de muncitori sau manageri de nivel jos sau mediu pentru a avea dreptul de a obine o diplom de studii n management sau un MBA. Strategiile pot prevedea i ct procent din procesul de formare poate avea la locul de munc i ct n afara lui. Se poate decide dac e nevoie de un departament intern de traning sau acest serviciu poate fi externalizat. Din pcate multe organizaii tind s adopte o viziune pragmatic i pe termen scurt referitoare la pregtirea personalului. Atunci ns, rezultatele formrii pot fi observate i msurate numai dup un anumit numr de luni, dincolo de orizontul temporar al unui an financiar, aa nct beneficiile sunt de cele mai multe ori neglijate. Aa nct, strategia care va fi adoptat este determinat n mare msur de natura, rezultatele i funciile nvrii. ntrebarea final: CUM / CT COST? Cum se refer la metodele de nvare care sunt disponibile, ct cost are de a face evident cu costurile i beneficiile, standarde i calitate. Exist nenumrate metode ce pot fi folosite n formare i le vom dedica o prelegere ntreag. ns dei cei mai muli dintre formatori cunosc foarte multe, este un fapt demonstrat c folosesc n practic doar jumtate dintre ele. O clasificare a lui Bournier i Flowers (1997), (apud. Simmonds) vorbete despre aproximativ 70 de astfel de metode. Fiecare dintre ele este potrivit pentru obinerea unui anume rezultat. Totul depinde de obiectivul de nvare pe care l avem la un moment dat. Aa nct, dac dorim ca participanii s neleag anumite concepte, fapte sau elemente, atunci e probabil c e necesar o prelegere sau lectura. Dar dac dorim s ducem nvarea cu un pas nainte i s-i ajutm pe participani s aplice acele cunotine atunci doar o prelegere este insuficient. Trebuie s alegem i o metod care s presupun punerea n practic a informaiilor dobndite, de exemplu un studiu de caz, o discuie sau o dezbatere. Iat i cteva metode frecvent folosite n legtur cu anumite obiective de nvare pentru studenii din nvmntul superior (Woods i Cortada, 2002) (apud. Simmonds 2003): Tip de obiectiv pentru Tipuri de metode formare 1 Diseminarea de prelegeri, materiale actualizate, texte, brouri, prelegeri ale informaii unor specialiti invitai, folosirea exerciiilor pentru relevarea informaiilor actuale, dezvoltarea abilitilor de folosire a fondului de carte din biblioteci, orientarea studiului n particular, materiale pentru nvarea la distan, folosirea internetului. 2 Dezvoltarea abilitilor Studii de caz, practici, experiena prin munc, proiecte,

27

studenilor pentru folosirea ideilor i a informaiilor 3 Dezvoltarea abilitilor studenilor pentru a testa idei i argumente 4 Dezvoltarea abilitilor studenilor de a genera idei i argumente 5 Facilitarea dezvoltrii personale a studentului 6 Dezvoltarea capacitii studenilor de planificare i administrare a propriei nvri

demonstraii, activiti de grup, simulri (de exemplu pe calculator), ateliere de lucru, discuii i dezbateri, scrierea de eseuri. Seminarii i discuii cu preparatorii, supervizarea activitii, prezentri, eseuri, feedback asupra materialelor scrise, analize din literatura de specialitate, lucrri de examen, nvmnt deschis, distribuirea sarcinilor pe perechi de studeni, auto-evaluarea. Proiecte de cercetare, rezolvarea creativ de probleme, munca n grup, nvarea prin aciune (action learning), gndire lateral (lateral thinking), brainstorming, hri mentale (mind mapping), vizualizare creativ, coaching, rezolvarea de probleme. Oferirea de feedback, nvare experienial, contracte de nvare, action learning, matrici de nvare, jocuri de rol, experiene structurate pe grupuri, documente de reflecie, autoevaluarea, realizarea de profiluri. Contractele de nvare, proiecte, action learning, ateliere de lucru, desemnarea de mentori, matrici i jurnale de nvare, studiu independent, gsirea unui loc de munc, dezvoltarea de portofolii, disertaii.

Din ce n ce mai mult, metodele de formare i nvare nu mai includ doar activiti fa n fa, att la locul de munc dar i n afara acestuia, ci i nvarea deschis, flexibil la distan, care include materiale de lucru tiprite trimise participanilor pentru a putea studia ntr-un timp i spaiu care le este convenabil. n acelai mod, n curnd vor putea folosite n acelai scop CD-uri, DVD-uri i alte suporturi media. CT COST? Este foarte important pentru furnizorul de servicii de formare s justifice n faa clienilor modul n care poate fi recuperat investiia n training. De multe ori, aceast problem rmne n suspensie i ne-rezolvat. Ca o consecin fireasc, formrii i-a sczut valoarea att n ochii managerului general dar, mai ales, n ochii directorilor financiari ai unei companii. n ultimul timp ns, au fost dezvoltate metode de evaluare a modului n care poate fi recuperat investiia n trening, iar unii furnizori de servicii o folosesc cu succes. Exist dou tabele pe care le folosesc specialitii, adaptate dup Swanson (2001), apud Simmonds (2003). Tabel privind raportul cost / beneficii Cursul de formare. Designerul evenimentului.. Data Opiunile de formare Opiunea Opiunea Opiunea 1 2 3 Date a. Care este unitatea de evaluare b. Care este valoarea financiar a fiecrei uniti

28

c. Care este performana iniial a participantului d. Care este performana vizat la finalul sesiunii de formare e. Ct timp i va lua participantului s ajung la standardul propus f. Care este perioada de validare extern (menionai cea mai mare valoare de la punctul e) g. Cte persoane vor participa la sesiunea de formare Operaii de calcul h. Cte uniti utile produc participanii n timpul perioadei sesiunii de formare d+c/2 i. Cte uniti utile produc participanii n tipul perioadei de dezvoltare hxe j. Cte uniti utile vor fi produse n total n timpul perioadei de validare extern [(f-e) x d] + i k. Care este valoarea rezultatului n timpul perioadei de validare extern jxb Dac ar fi s facem o sintez a celor povestite pn acum, considernd formarea ca un proces fundamental de nvare, iat cum ar arta schematic etapele enunate conform lui Wilson (1999) apud Simmonds (2003): 1. Examinarea obiectivelor de formare Criterii de performan 2. Se consider stilul de nvare i strategiile Centrare pe formator Centrare participant Rezultatele nvrii pe 3. Selectarea metodelor Studii de caz Grupuri stup Cartelul Prelegeri Bolul cu peti Labirintul de aciuni Activiti n aer liber 4. Tehnici de design Spargerea gheii Tehnici de activare Tehnica zarurilor Scala atitudinal Plriile pentru roluri Abilitile de divizare Tehnici de ncheiere Reprezentaii ambulante Piaa Jocuri cu cri Marcarea scorului 5. Pregtirea materialelor Plicuri Band adeziv Foi Flipchart Pioneze colorate Casete video Post it

Se consider participanii care planific i ies n eviden Se consider nevoile celor 4 stadii: activ, pragmatic, teoretician, reflexiv

29

De reinut: Ce sunt programele de formare Modelul Kolb de nvare experienial ntrebri necesare pentru realizarea designului de training ntrebare: Ce fel de metode de formare putem folosi cnd dorim ajustarea unui comportament al participanilor? Ce fel de abordare a cursului de formare trebuie s avem atunci cnd n sal avem participani ce au cu precdere un stil activ de nvare? TIPURI DE FORMARE / TRAINING: ON THE JOB, OFF THE JOB REZUMAT Obiectivul acestui capitol este de a furniza cunotine privind modalitile prin care se poate implementa procesul de formare / dezvoltare a angajatului avnd cel mai bun raport cost-beneficiu i cel mai bun raport furnizare creare de competene.

Definim termenii din titlu ca on the job training formare la locul de munc, iar off the job training formare n afara locului de munc, training extern. Aceast prelegere va avea menirea de a clarifica cteva aspecte referitoare la aceste tipuri de formare i dezvoltare profesional, descrierea detaliat a pailor necesari n designul coninutului programului precum i descrierea abordrilor de formare disponibile. Operaional, vom avea n minte, urmtorul plan: 1. Formularea obiectivelor de formare agreate cu prile implicate; 2. Determinarea caracteristicilor participanilor i cum vor afecta acestea designul programului; 3. Determinarea modurilor celor mai eficiente n care obiectivele pot fi atinse; 4. Luarea deciziei referitoare la care dintre tipurile de formare on the job sau off the job este cea mai potrivit n situaia dat.

30

Primul dintre pai presupune doar recapitularea obiectivelor aa cum au fost ele relevate n cadrul procesului de IANT. n aceast faz este necesar ordonarea lor logic sau prioritizarea lor. n ceea ce privete caracteristicile participanilor care iau parte la formarea off the job, este necesar s se rspund la o serie de ntrebri: 1. Cte persoane vor fi participa la formare? Evident c rspunsul va avea impact asupra modului n care se va desfura evenimentul sau evenimentele. 2. Vrsta participanilor este de asemenea un aspect care va influena sesiunile de formare. Un grup de participani care sunt tineri vor reaciona diferit fa de un grup de participani mai n vrst. Totui, este bine ca formatorii s se abin de la a face comentarii care tind s discrimineze n orice mod participanii. n practic, cel mai probabil este ca participanii s fie extrem de eterogeni, aa nct e necesar ca programul s fie ct mai variat posibil pentru ca s se asigure interesul din partea tuturor categoriilor de persoane. 3. De asemenea trebuie s se in seama i de diferitele stiluri de nvare ale potenialilor participani, aa cum au fost ele prezentate n prelegerea anterioar. Pentru formarea n afara locului de munc, extern, se pune problema locului unde se va desfura evenimentul. Aceast chestiune este uor de rezolvat atunci cnd clientul are un centru de formare propriu, ns atunci cnd pentru activiti trebuie gsit o locaie, trebuie luate n considerare i restriciile pe care le poate impune asupra programului o asemenea soluie. Constrngerile temporale n designul programelor de formare este unul dintre factorii principali pe care specialitii trebuie s l ia n calcul. Aceast constrngere poate fi impus nc din faza de analiz a nevoilor de formare. Cel mai important n aceast situaie este s se realizeze o ierarhizare a obiectivelor de formare n funcie de prioriti. n multe cazuri, vor exista stakeholderi care vor obiecta n legtur cu obiectivele incluse n programul de formare sau cu timpul necesar pentru realizarea acestora. De aceea, n

31

asemenea cazuri, asigurnd n prealabil sprijinul managementului superior, trainerul trebuie s lupte pentru meninerea prioritilor propuse i a timpului optim necesar punerii acestora n practic. De multe ori, depinznd i de abilitile de negociere ale formatorului, exist posibiliti de ajungere la compromis cu sabotorii. n ceea ce privete timpul estimat ca fiind necesar pentru realizarea unei sesiuni, specialitii consider c ntotdeauna timpul alocat iniial nu este suficient, ns se estimeaz c planificarea, timpul necesar pentru realizarea efectiv a materialului ce se livreaz ntr-o sesiune ar trebui s aib o durat care s fie de ase pn la de zece ori mai mare dect timpul alocat sesiunii propriu-zise. Avantaje i dezavantaje ale trainingului extern (Rae, 1997): Avantaje: adun la un loc persoane cu nevoi similare; permite folosirea unui numr mare de metode de formare, aa dup cum vor fi descrise n prelegerile viitoare; pstreaz un raport bun cost-beneficii, dat fiind c formeaz un numr mare de persoane care au aceeai nevoie; opiniile, viziunile i prerile persoanelor pot fi mprtite cu ale altora, fiecare aducnd cu sine la discuii o anume experien trit sau cunotine care pot mbogi discuiile din grup; concepte sau tehnici noi pot fi prezentate unui numr mare de persoane n cel mai scurt timp posibil; se creeaz oportunitatea pentru participani de a clarifica aspecte pe care nu le neleg sau pentru care au nevoie de mai multe informaii. Dezavantaje: diferitele viteze de nvare ale indivizilor care sunt obligai s fac compromisuri pentru ca ntregul grup s parcurg materialele n timpul alocat;

32

diferitele tipuri de preferine personale pentru nvare ale indivizilor nu pot fi toate satisfcute; nu toi participanii pornesc de la acelai nivel de cunotine sau abiliti, existnd riscul ca pentru cei care pornesc de la nivelele cele mai de jos, dac nu sunt tratai preferenial, pot fi lsai n urm;

nu toi participanii au acelai nivel de motivaie i de fapt unii pot manifesta rezisten la nvare pentru c nu au dorit s participe la eveniment de la nceput.

n ceea ce privete trainingul la locul de munc, on the job training, iat cteva caracteristici ale acestuia, nainte de a-i trasa avantajele i dezavantajele. Ca i n cazul formrii n afara locului de munc i n acest caz este important s cunoatem numrul participanilor. n funcie de aceasta se vor organiza attea evenimente care vor acoperi ntreaga populaie ce trebuie educat. Se va ine cont de vrsta participanilor, noii venii vor beneficia de o alt abordare dect personalul cu mai mult experien. Este puin probabil ca nainte de eveniment s se cunoasc n cazul fiecrui participant, care este stilul de nvare personal: Activ, Reflexiv, Teoretic, Pragmatic. Unii participani pot prefera dou abordri. Aa nct, ne gsim n faa a trei abordri posibile: a. dac sunt cunoscute unele dintre tipurile de nvare ale participanilor atunci evenimentul poate fi planificat n funcie de acestea. De exemplu, un grup n care predomin stilul teoretic poate reaciona mult mai favorabil la un model de formare care include prelegeri sau lectur. Stilul activ va reaciona pozitiv dac va lua parte la ct mai multe aciuni n condiiile inputul teoretic este limitat la minimum. Similar cu reflexivii sau pragmaticii. b. Atunci cnd se cunosc preferinele de nvare ale unui anume grup, se poate lua decizia de a nltura barierele ctre alte stiluri de nvare. Reflexivilor le se poate da mai mult timp pentru gndire ns vor trebui s ia parte i ntr-un tip de

33

activitate specific Pragmaticilor sau Activilor. Pragmaticii pot fi expui la activiti care nu sunt legate de munc sau un gen de munc ce nu are o relaie direct cu activitatea lor curent. c. n cazul n care nu se cunoate dinainte preferina subiecilor pentru un anume tip de nvare, cea mai sigur i logic abordare este s se realizeze un plan care satisface toate abordrile, sau n care mcar una dintre ele este satisfcut la un anumit moment. Un obiectiv de nvare suplimentar n acest caz, poate fi s se lrgeasc preferinele de nvare i abilitile participanilor prin expunerea acestora la nvarea dintr-o varietate de situaii i activiti. Un alt punct asupra cruia trebuie s se concentreze trainerul este nivelul de cunotine i abiliti iniiale pe care le au participanii. Probabil c analiza nevoilor de formare va scoate la iveal o gam larg de nivele la care se situeaz viitorii participani. De aceea, trainerul trebuie s se asigure c nivelul cursului nu este nici prea cobort i nici prea ridicat, nivelul final va trebui stabilit n urma discuiilor cu beneficiarul primar managerul de linie sau al departamentului din care provin participanii. Ca design propriu zis, att formarea la locul de munc ct i cea extern, trebuie s parcurg civa pai. (Rae, 1997) Formarea la locul de munc intern 1. Luarea deciziei asupra abordrilor ce vor fi folosite unu la unu, prin mentori, coaching, etc. 2. Planificarea ordinii evenimentelor pentru a atinge obiectivele participanilor i ale companiei; 3. Pregtirea unei schie pentru programul detaliat aa cum rezult din itemii anteriori; 4. Discutarea planului propus cu persoanele care vor fi implicate participanii i efii lor direci;

34

5. Completarea unui program final, agreat de prile implicate i din care pot fi apoi extrase planuri detaliate. Iat planul de aciune n cazul sesiunilor de formare extern: 1. Luarea deciziei asupra abordrilor ce vor fi folosite; 2. Planificarea secvenial a sesiunilor pentru a atinge obiectivele programului; 3. Pregtirea unei schie pentru programul detaliat aa cum rezult din itemii anteriori; 4. Discutarea planului propus cu practicienii de formare, traineri profesioniti, departamentul de formare, participani i efii lor; 5. Completarea unui program final, agreat de prile implicate i din care pot fi apoi redactate planuri detaliate. 6. Trimiterea programului finalmente agreat la practicieni, cei care vor fi responsabili de sesiunile individuale ale programului de training. Tipuri de formri la locul de munc: INSTRUIRE UNU LA UNU Acestei metode i se mai spune i La taclale cu Nellie. Era metoda folosit acolo unde se angaja o nou persoan fiind dat imediat n grija unui angajat mai vechi, cruia trebuia s-i urmreasc micrile cu mult atenie. Dup o perioad de observaie, noului angajat i se ddea voie s lucreze singur, la propriul banc de lucru, spunndu-i-se: Acum, treci la treab!. Programele de training au reinut numele acestei metode, ns ea se prezint astzi ntr-o form mult mbuntit de formare la locul de munc i uneori este mai eficient dect cursurile de formale artificiale. Rezumnd, aceast metod const n: 1. Identificarea unei persoane bine pregtite n procesul ce urmeaz a fi nvat;

35

2. Confirmarea faptului c persoana bine pregtit profesional are i aptitudinile de a da instruciuni sau a oferi training. Dac aceste aptitudini lipsesc, se vor face demersurile necesare ca persoana s i le nsueasc; 3. Avnd nvcelul lng scaunul su, instructorul urmeaz o abordare de genul: SPUNE, ARAT, EXECUT. Adic, mai nti operaiunea ce urmeaz a fi nvat i este explicat participantului, apoi instructorul i arat nvcelului cum se face respectiva operaiune, ncercnd s se asigure pe ct posibil c acesta nelege, apoi el realizeaz operaiunea sub supravegherea lui Nellie. 4. Participantului i se ofer feedback-ul referitor la operaia prestat i dac este nevoie, partea EXECUT se va repeta de ctre participant pn cnd el atinge un nivel, care este considerat drept satisfctor. 5. n continuare participantul va executa, ntr-o zon special de pregtire sau n continuare sub supravegherea lui Nellie, respectiva operaiune pn cnd poate fi introdus deplin n procesul de producie. Acest gen de formare la locul de munc este folosit frecvent n realizarea de sarcini practice de genul operrii unor utilaje, dar poate fi adaptat i pentru alte ocupaii folosirea calculatorului, proceduri de birou i de logistic, etc. COACHING Este o abordare de formare sau dezvoltare personal n cadrul creia participantul urmeaz un proces de nvare la locul de munc, presupunnd de obicei implicarea unui manager, ef sau supervizor n cadrul unor situaii reale de munc. Acest tip de nvare prin munc este diferit de metodele de formare tradiionale. Se realizeaz prin implicare efectiv n munc, fiind opus ca abordare activitilor din cursurile de formare, care sunt artificiale. Utilizrile coachingului

36

Training reparatoriu n multe cazuri, analiza nevoilor de formare poate s arate c dei angajaii au trecut prin sesiuni de training pentru abilitile cerute n realizarea unei anumite operaiuni, ei au uitat, interpretat greit sau implementat eronat cunotinele furnizate, aa nct nivelul produciei lor nu se situeaz la un nivel satisfctor.

Noi sarcini sau extinderea sarcinilor la locul de munc participanilor li se cere s-i modifice abilitile, ca rezultat al noilor sarcini pe care le au de realizat. Aceste noi abiliti pot fi dobndite dac angajaii particip la cursuri de formare ns sunt implicate costuri de timp i alte resurse iar rezultatele slabe. Alt opiune ar fi nvarea n mediul real.

Dezvoltarea carierei Angajaii eficieni i bine pregtii pot ajunge n situaia de a fi promovai pentru realizarea de sarcini cu un nivel mai mare de complexitate sau pot trece printr-un proces de intensificare a atribuiilor la acelai loc de munc. Coaching-ul poate fi o metod eficient prin care angajailor li se prezint noile sarcini, mai complexe. Li se deleg angajailor o sarcin cu un grad mai mare de specializare - ceva ce n mod normal ar reveni efului lor. eful este n continuare persoana care i va asuma responsabilitatea pentru rezultatele obinute n realizarea sarcinilor respective.

Consolidarea trainingului Participarea la un curs de formare nu este un scop n sine, este nevoie de multe aciuni de ntrire i fixare, mai ales atunci cnd participantul se ntoarce la locul de munc. Cursurile de formare au n general un mare grad de generalitate, n mod deliberat, pentru a se putea constitui n rampa de lansate pentru o serie de situaii n care abilitile vor trebui puse n aplicare. napoi la locul de munc, aceste abiliti generale vor trebui translatate sau interpretate la situaia particular. De asemenea, ar putea fi necesar o sesiune de formare i la locul de munc pentru ntrirea unor anumite deprinderi .a. Dac se dorete ca formarea s-i arate rezultatele la locul de munc, atunci supervizorii trebuie s accepte aceast situaie i asumarea responsabilitii de a o susine. Se

37

consider c chiar i o bun sesiune de formare poate s nu aduc rezultatele scontate atunci cnd angajatului nu i se ofer ansa de a pune n practic noile deprinderi, nu este ncurajat sau susinut pentru a pune trainingul n practic.

Completarea evenimentelor de formare Un coaching poate fi o alternativ la trimiterea angajailor la cursuri de formare foarte scumpe, dac n companie exist persoane cu abilitile necesare, cu att mai mult cu ct acestea vor trebui legate de realizarea efectiv a sarcinilor.

Coaching-ul poate fi considerat aadar o form de instruire unu-la-unu, instructorul fiind ori un angajat ori un trainer adus la respectivul loc de munc pentru a susine aceast aciune. Nu exist nici o garanie care s susin coaching-ul ca fiind o abordare ieftin. Uneori, prin resursele umane i de timp implicate este o modalitate mai scump dect un curs de formare. Totui sunt muli participani care consider impactul pe care l-a avut coachingul asupra lor ca fiind semnificativ mai mare dect n cazul cursurilor de formare. Procedura de coaching Tehnicile de coaching sunt similare cu alte forme de training i dezvoltare de personal. Exist civa pai care trebuie urmai: 1. Identificarea indivizilor care au nevoie de formare sau training pentru unul dintre motivele descrise mai sus; 2. Confirmarea faptului c prin coaching se vor satisface n modul cel mai eficient nevoile de formare identificate; 3. Discuii cu participanii asupra a ceea ce este necesar i acordul comun asupra abordrii de coaching ce trebuie urmat;

38

4. Agrearea cu participanii asupra obiectivelor finale ale coaching-ului i cele mai eficiente ci pentru realizarea lor; 5. Realizarea unui plan care va fi susinut att de ctre instructor ct i de ctre participani i manageri; 6. Acordul asupra datelor de ncepere i de finalizare a procesului; 7. Acordul asupra discuiilor de evaluare intermediare precum i asupra discuiei finale la terminarea proiectului, la care, rezultatele proiectului vor fi acceptate; 8. Recapitularea cu participanii a rezultatelor nvrii i discutarea viitoarelor aciuni. Instructorul trebuie s le ofere susinere deplin participanilor i, n plus, nu trebuie s le sufle n ceaf tot timpul. Este n cele din urm un exerciiu de formare, iar responsabilitatea cea mai mare le revine participanilor pentru a realiza cu succes sarcinile ce le revin. MANAGEMENTUL DE PROIECT Aceasta este o abordare care deriv natural din coaching i se refer la dezvoltarea profesional a persoanelor care au deja experien i a cror abiliti i capaciti trebuie lrgite. Dezvoltarea natural a personalului, presupune c acestuia trebuie s i se permit diversificarea numrului de abiliti i competene. n cazul personalului specializat, poate fi necesar testarea i formarea lui n sarcini pe care nu le-a executat pn n acel moment. Managementul proiectelor ca abordare de training i dezvoltare este una similar coaching-ului i presupune: 1. Identificarea participanilor i ale nevoilor lor de dezvoltare speciale; 2. Identificarea acelor proiecte adecvate pe care participanii le pot administra; 3. Discutarea i agrearea activitilor de managementul proiectului i a obiectivelor lor cu participanii; 4. Discutarea metodelor i abordrilor cu managerul de proiect delegat i consilierea acestuia, dac este cazul;

39

5. Agrearea nivelurilor de autoritate i responsabilitate, cu meniunea c managerul i va pstra responsabilitatea final pentru a asigura succesul proiectului; 6. Acordul asupra datelor iniiale i finale, a datelor pentru discuii intermediare, a datei raportului final i a ncheierii proiectului; 7. Discutarea nivelului de nvare realizat prin intermediul acestui eveniment i agrearea asupra viitoarelor aciuni. Un exemplu anecdotic - ilustrativ pentru formarea personalului prin intermediul managementului de proiect este acela care a avut loc ntr-o companie american, juctor pe Wall Street. Unui tnr novice i s-a ncredinat un portofoliu valornd mai multe zeci de milioane de dolari. Tnrul a preluat proiectul i l-a administrat, ns n urma deciziilor sale, clientul a pierdut mai multe milioane de dolari. Compania care l angajase a fost nevoit s despgubeasc clientul, datorit unor clauze contractuale. n urma acestei situaii Managerul General al companiei l-a convocat la o ntlnire pe tnrul angajat, iar acesta, jenat i-a mrturisit c realizeaz motivul pentru care i s-a spus s se prezinte la discuii, i d seama de eroarea de judecat pe care a fcut-o n administrarea respectivului proiect i este pregtit s i dea demisia. Managerul a replicat c, din contr, l-a convocat pe tnr tocmai pentru a se asigura c acesta nu i va da demisia. A adugat c din punctul lui de vedere, tnrul tocmai a fcut un curs de training care a costat compania 6 milioane de dolari i c, la un aa pre pltit pentru formarea sa, ar fi ineficient pentru companie s permit plecarea lui. MENTORATUL Mentor este numele unui zeu din panteonul grec i nseamn unchi. Se vorbete mult despre diferen dintre coaching i mentorat. n unele medii (ex. sport) cele dou concepte se confund, ns academic vorbind, ntre cele dou tipuri de formare exist diferene semnificative. n timp ce coaching-ul este de obicei folosit pentru sarcini operaionale sau care implic similaritatea aciunilor, mentoratul este un proces care se aplic la nivele mai nalte i / sau n situaii mai complexe. Mentorul - o persoan cu

40

experien va aciona, de-a lungul unei perioade mai mari de timp, ca i consilier, sftuitor pentru un nvcel. Un exemplu de mentorat poate fi acela al unui nou-desemnat membru al echipei de management. Urmnd cursurilor de training introductiv sau de formare n management, o serie de directori de departamente pot fi desemnai pe rnd ca mentori ai noului manager. Mentorul i nvcelul vor avea o activitate de conlucrare strns n cadrul creia nvcelul ar putea s fie umbra mentorului su pentru un timp, ar putea s realizeze unele dintre sarcinile acestuia (fiind ns supervizat), s administreze proiecte reale sau de exerciiu redactate de ctre mentor, s participe la cursuri de formare la sugestia mentorului, s discute diverse aspecte cu mentorul, s aib ntlniri de evaluare cu acesta la care se vor discuta aciunile ce necesit a fi ntreprinse pentru ca nvcelul s-i ating obiectivele de nvare. Se va face o evaluare periodic a rezultatelor la care s-a ajuns. De asemenea, mentorii trebuie s fie persoane foarte motivate nu numai n raport cu procesul de nvare sau cu organizaia pentru care lucreaz, dar i pentru a fi un suport activ pentru nvcel. Evident c activitatea de a fi mentori va necesita un efort considerabil, ns una dintre recompense va fi satisfacia de a vedea c nvcelul progreseaz n interiorul organizaiei, tiind c mentorul a avut un rol semnificativ n aceast ascensiune profesional.

41

Julie Hay (2005) face urmtoarele distincii ntre coaching i mentorat: Individ versus organizaie CONSILIERE Centrare pe rezolvarea de probleme C4 Psihologul COACHING / MENTORIAT PENTRU DEZVOLTARE Centrarea pe identificarea de oportuniti / facilitare C3 Facilitatorul

Supervizare

Management

COACHING TRADIIONAL Centrare pe dezvoltarea de abiliti C1 Instructorul

MENTORING TRADIIONAL Centrare pe oferirea / furnizarea de oportuniti C2 Unchiul

Timp scurt alocat versus timp mult alocat n ceea ce privete caracteristicile celor 4 cadrane, urmrind cadranele C1 i C4, putem observa c n general coachingul este un tip de abordare care dureaz mai puin i se concentreaz asupra unor chestiuni punctuale, specifice. Mentoratul se desfoar pe o durat mai mare de timp i se concentreaz pe chestiuni mai largi, formarea unor abiliti generale. mprirea orizontal a cadranelor marcheaz practic separarea a dou abordri, asemntoare Teoriei X i Y. Cadranele C1 i C2, adic mentoratul tradiional i

42

coachingul tradiional mbrieaz ideea c mentorul sau instructorul tiu cel mai bine, aciunea are ca scop atingerea obiectivele organizaionale. Cadranele C3 i C4, adic mentoriatul sau coachingul de dezvoltare i consilierea pun n centrul abordrii individul, nevoile sale de dezvoltare i ideea conform creia clientul tie mai bine. n acest caz este mult mai pregnant prezent formarea prin apel la valorificarea resurselor i experienei participantului, mai degrab dect alegerea unei ci de dezvoltare arbitrare impuse de ctre instructor, ca n abordrile tradiionaliste. NVAREA DESCHIS Acest concept se refer la o serie de abordri a cror punct comun este faptul c nvarea are loc la locul de munc sau n asociere cu locul de munc, ns n fapt este vorba de auto-instruire fr prezena unui instructor, a unui formator sau a lui Nellie. nvarea deschis poate avea mai multe forme: direct dintr-un manual, prin intermediul unui curs prin coresponden, prin intermediul unor pachete de nvare complexe, incluznd materiale audio i video, precum i variante interactive. NVAREA CU AJUTORUL CALCULATORULUI De obicei vorbim despre pachete de nvare multi-media text, video, chestionare, proiecte, activiti etc. Iat cteva avantaje pe care le presupune aceast abordare: Participanii sunt implicai ntr-o form activ de nvare; Studiul se poate realiza n ritmul propriu al fiecrei persoane; Participantul poate studia oriunde dorete: la serviciu, acas; Timpul i resursele sunt folosite n mod eficient.

Exist i cteva dezavantaje: Participantul are nevoie de o motivaie foarte mare i de un mare angajament pentru a duce la bun sfrit aceast activitate; Nu exist un suport la ndemn din partea unui trainer sau a unui specialist.

43

Sunt deci att de multe abordri disponibile pentru formarea la locul de munc. Ne vom ocupa n continuare de formarea extern, n afara locului de munc i formele pe care poate ea s le mbrace, urmnd ca tehnicile i metodele specifice acestui tip de formare s fie tratate n cadrul unei prelegeri ulterioare. Tipuri de formri n afara locului de munc: Cele mai cunoscute dintre formele n care se poate realiza formarea extern sunt: CURSURILE DE TRAINING. Aceast expresie este foarte bogat, pentru c ea poate include evenimente interne ale unei organizaii, evenimente publice pentru un public mixt, un eveniment extern organizat n colaborare de mai multe companii, n cerc restrns. Ca durat, cursurile de training pot dura de la cteva zile la cteva luni sau chiar un an. Grupul de participani poate fi format din persoane care se cunosc ntre ele, colegi sau rude, necunoscui, subalterni i efi. Cursul poate fi unul structurat, semi-structurat sau nestructurat, discuiile putnd fi purtate ntr-o atmosfer formal sau una informal. Stilul trainerului poate fi unul de gen dascl, formator care aplic o gam larg de tehnici de nvare specifice adulilor sau facilitator, cu intervenii minimale. Cursurile de training se concentreaz pe furnizarea unei game largi de oportuniti de nvare, ntr-o form modular, ca abiliti specifice pentru participani. Formatul este unul invariant, sesiuni de training, incluznd unele dintre metodele de nvare ce vor fi cunoscute.

WORKSHOP-URI (ATELIERE DE LUCRU) Un alt tip de formare extern este atelierul de lucru. Din pcate termenul de workshop este unul de multe ori greit folosit. Multe cursuri de training sunt descrise n mod eronat ca workshop-uri. Acestea sunt n mod cert evenimente care presupun nvarea, ca i cursurile de training n grup nestructurate, necesitnd o activ implicare din partea participanilor. Un atelier de lucru se poate concentra asupra unei singure teme sau asupra mai multor teme relaionate. ns diferena major fa de un curs de training este aceea c nu avem de a face cu un numr de vorbitori, oratori experi sau cu sesiuni formale de

44

training. Inputurile participanilor sunt scurte i doar simple introduceri pentru temele de discuie, ori aranjate de ctre facilitator (trainer), sau cerute de ctre grupul de participani. Participanii la un workshop, care provin de cele mai multe ori din cadrul unor meserii similare sau din acelai domeniu, decid singuri (cu ghidarea i suportul facilitatorului) cum se va desfura atelierul de lucru i care vor fi obiectivele finale. Accentul cade pe a face, att n realizarea unor obiective, a unor planuri ct i pentru producerea unor materiale, metode etc. Un atelier de lucru ce reunete mai muli designeri este o metod util de design a unor programe de training i dezvoltare. Ca urmare a participrii la atelierul de lucru, participanii revin la locurile lor de munc avnd rezolvat una dintre problemele pe care le aveau. CONFERINELE Conferinele nu sunt recunoscute ntotdeauna de ctre organizatori i / sau participani ca evenimente de training. Un scop acceptat pentru conferin, avnd drept participani persoane din acelai domeniu de activitate sau cu interese similare, este c cei care au luat parte la eveniment au o mai bun percepie asupra unor chestiuni care au fcu subiectul respectivei conferine. Formatul unei conferine poate varia, ns este constituit dintr-o serie de discuii / prelegeri ale membrilor unei companii sau a unor vorbitori externi, uneori incluznd discuii n grupuri informale. De multe ori conferinele de final de an ale unei companii sunt considerate evenimente sociale mai degrab dect evenimente de nvare. Ele sunt privite mai degrab ca un mulumesc adresat angajailor pentru munc depus peste an. SEMINARIILE Acestea pot fi considerate de multe ori drept conferine la o scal mai restrns i presupun un mai mare grad de implicare din partea participanilor. Un seminar se poate concentra cel mai adesea asupra unei singure teme, mai degrab dect asupra unei serii de subiecte. Formatul implic o succesiune de vorbitori care sunt experi pe anumite domenii, apoi discuii n grupuri mici sau activiti de grup. Acestea sunt urmate de

45

sesiuni plenare n cadrul crora sunt discutate chestiunile care au fcut dezbaterea grupurilor. Un seminar este de multe ori descris ca un simpozion i e greu de determinat care sunt deosebirile dintre aceste dou tipuri de evenimente. Scopul ambelor este diseminarea informaiei, rafinarea ei sau obinerea de noi informaii, i ca urmare a acestui fapt, ele pot fi considerate evenimente de nvare la un nivel profesional. Evenimentele de formare extern mai pot fi clasificate n funcie de centrarea pe formator sau pe participant, de asemenea, n funcie de gradul de structurare, ele pot fi structurate sau nestructurate. Noi am insistat doar asupra celui mai important criteriu de difereniere, pentru c folosirea unei abordri de formare on the job sau off the job este problema cu care se confrunt cel mai des practicienii, iar pe o pia concurenial, stabilirea unui raport cost-beneficiu favorabil celui din urm este un fapt crucial. De reinut: 1. Cnd se folosete trainingul off the job sau on the job? 2. Tipurile de activiti caracteristice celor 2 tipuri de training. Problem: 1. Cnd avei de implementat un program de training ntr-o companie care are 9 angajai, care este abordarea cea mai potrivit din punct de vedere al raportului cost beneficiu. Schiai trei scenarii posibile.

PLANIFICAREA I DESIGNUL SESIUNILOR DE FORMARE / TRAINING REZUMAT Modul n care se prezint sau se discut subiectele unui anumit curs pot determina grade diferite n eficiena procesului de creare a competenelor. Acest curs are menirea de a explica avantaje i dezavantaje ale aranjamentelor diferitelor tipuri de metode de formare precum i trecerea n revist a acestora. Aa cum vom vedea n continuare, succesul unei sesiuni de training depinde de o serie de factori, ns de o importan crucial sunt: coninutul materialelor, modalitatea de planificare a activitilor pe sesiuni i n interiorul unei sesiuni i capacitatea trainerului de a armoniza varietatea stilurilor de nvare ale participanilor.

46

Pentru fiecare dintre participani o sesiune de training poate s se soldeze cu rezultate diferite, trainerul sau materialele prezentate pot genera o larg gam de efecte asupra celor care particip la evenimentele de nvare. Aa cum am mai discutat n prelegerile anterioare, fiecare trainer se confrunt n timpul unei sesiuni de formare, cu persoane care au diverse stiluri de nvare. Extrapolnd modelul nvrii formulat de Kolb, Reynolds (2002) apud. Simmonds (2003) clasific subiecii care nva conform urmtorului tabel: Stadii n ciclul nvrii Experiena concret Reflectare Face inferene Testare Stiluri de nvare preferate Activ Reflexiv Teoretician Pragmatic Modaliti de nvare Imitare I se spune / i se dau indicaii Gndire ncercare i eroare

n acelai timp, atunci cnd se afl ntr-un mediu care le stimuleaz nvarea, de obicei indivizii i orienteaz aciunile n direcia: transformrii, punerii n practic sau conformrii cu informaiile i datele furnizate. (Cortada, 2002, apud Simmonds 2003) Orientarea nvrii Transformare Medii de nvare adecvate

Pentru cei care doresc transformarea cunotinelor, designul programelor trebuie s fie sofisticat, orientat spre descoperire i mentoriat. Ei doresc structuri flexibile i relaxante care promoveaz sarcini provocatoare: descoperire, crearea de strategii, rezolvarea de probleme i orientarea auto-administrat a nvrii. Aceti participani doresc s fie asertivi, provocai de probleme complexe i capabili s controleze, auto-administreze i auto-monitorizeze nvarea precum i progresele pentru a atinge standarde mai nalte i obiective pe termen lung. Punerea n Pentru participanii orientai spre punerea n practic a cunotinelor este practic necesar un design semi-structurat, interactiv, care stimuleaz valorile personale, ncurajeaz spiritul de echip oferind n acelai timp detalii, sarcini, procese i completarea de proiecte. Aceti participani prefer mediile de nvare orientate spre sarcin, pline de energie, competitive. n asemenea situaii ar fi de recomandat folosirea coachingului, a practicii i feedback-ului pentru ncurajarea auto-motivrii, rezolvrii de probleme, auto-monitorizrii i mprirea sarcinilor n timp ce se minimizeaz nevoia de a descoperi sau explora, eforturile suplimentare i atingerea unor standarde dificile. Conformarea Pentru participanii care doresc n primul rnd s se conformeze este necesar un design care ofer certitudine, controlabil de ctre cel care nva puin, structurat care i ajut pe acetia s ating scopuri confortabile, cu risc minim, ntr-o direcie liniar. Aceste persoane prefer mediile care sunt simple, schematice, fr riscuri care ghideaz cu mult grij i i ajut pe indivizi s nvee confortabil, ntr-o manier

47

simpl de pas cu pas. n toate aceste medii, att trainerul ct i participanii pot realiza atmosfere favorabile sau nefavorabile nvrii. Iat caracteristicile ambelor situaii (cf. Lynton i Pareek, 2000 apud Simmonds, 2003): ntr-un climat favorabil, trainerul: Se simte personal aproape de participani; i pas de participani; Accept participanii; Este deschis s mpart autoritatea i responsabilitatea. La rndul lor, ca urmare a prestaiei trainerului, participanii: Sunt prietenoi; Se simt liberi s se exprime i s exploreze; Au o atitudine de acceptare. De aici rezult un climat: liber i deschis, care conduce la: Se depun eforturi Satisfacie Colaborare Acordarea de ajutor Sentimentul de apartenen ncredere ntr-un climat nefavorabil, trainerul: Este distant Critic Asertiv Persuasiv / manipulator La rndul lor, ca urmare a prestaiei trainerului, participanii: Se simt ndeprtai Ca i cum li s-ar impune lucruri Diminuai ca importan Defensivi Plini de resentimente De aici rezult un climat de: anxietate i defensiv, care conduce la: Rezultate minime Frustrare Conflict Evitare Suspiciune.

48

Pentru evitarea situaiilor care conduc la o atmosfer ne-lucrativ n cadrul grupului de training, este necesar o planificare a sesiunilor care s respecte cteva etape ce vor asigura n primul rnd o diminuare a riscurilor. Mai nti de toate, facilitatorul, trebuie s i pun urmtoarele ntrebri: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Ce trebuie s nvee participanii ca urmare a respectivei sesiuni? (obiectivul lor) Ce consideri tu c trebuie s fie inclus n respectiva sesiune? (obiectivul tu) Care sunt prioritile n materialul pe care l ai pentru respectiva sesiune? Ct timp ai la dispoziie pentru respectiva sesiune? Care este abordarea de training cea mai potrivit pentru acea sesiune? Care sunt etapele / secvenele de parcurs n respectiva sesiune? Ce fel de obiecte / aparate / materiale ajuttoare i vor fi necesare? Trebuie s realizezi i un instructaj al fiecrei sesiuni. n ce form? Ce fel de suport pentru instructaj vei folosi n prezentare?

Pentru a rspunde la prima dintre ntrebri, se va face legtura imediat cu rezultatele IANT, pentru c ele reflect n primul rnd opiniile i atitudinile grupului de training. Totui, fiecare dintre participani va avea propriile obiective, individuale, iar participanii trebuie chestionai n legtur cu acestea nainte de nceperea programului, urmnd ca ele s fie luate n seam pe ct posibil. Aceste opinii pot fi de asemenea cercetate la nceputul fiecrei sesiuni. Ct despre rspunsul la a doua ntrebare, nu vom insista asupra lui, pentru c, evident, obiectivele trainerului au fost decise i luate n considerare la finalul etapei de analiz a nevoilor. n ceea ce privete ordonarea prioritilor, ele sunt n primul rnd dictate de timpul disponibil. Despre ceea ce trebuie inclus, ar trebui inclus i doar dac mai e loc, am discutat n prelegerea 3. Timpul pe care l avei la dispoziie pentru respectivul program este cel care va determina alocarea necesar fiecrei sesiuni. Trebuie ns ca planificarea iniial s nu fie btut n cuie, ci s v dea posibilitatea de a fi flexibili. n legtur cu cea mai potrivit abordare, iat n continuare un tabel cu metodele care sunt recomandate de ctre specialiti, pentru creterea performanelor n cele trei dimensiuni, care pot forma obiectivul programului de training: cunotine (C), abiliti / deprinderi (D), atitudini/comportamente (A). Precizm c toate metodele care sunt prezentate n acest tabel vor face obiectul unei prelegeri ulterioare. Le menionm acum, pentru a schia un plan care va putea fi completat ulterior de ctre fiecare dintre dvs. n funcie de tipul de program de formare pe care l vei realiza. (Rae, 1997) Tipuri de metode Obiective Domenii de maxim eficien Brainstorming o gam larg de C, D, A Creativitate. Generarea de idei noi. discuii pentru a obine idei i soluii Rezolvarea de probleme. Luarea de decizii.

49

Grupuri stup grupuri de 2 6 C, A persoane care discut o chestiune pentru un timp scurt fr a prsi ncperea unde se desfoar formarea Studiul de caz o problem complex, C, D, A real sau inventat analizat n detaliu pentru gsirea unor soluii Discuiile conduse sunt discutate C, D, A diverse subiecte sub controlul general al trainerului Demonstraiile trainerul execut o operaie sau pune n practic o deprindere care este observat de ctre participani Discuiile instructive / Sesiunile de prezentare o discuie (folosindu-se mijloace ajuttoare, materiale, activiti) pentru a prezenta cunotine, informaii, date sau detalii. Prelegeri un discurs nentrerupt al formatorului, de obicei n faa unei audiene destul de numeroase. Sesiuni de ntrebri i rspunsuri o serie de ntrebri formulate de trainer pentru participani Practica o activitate n care participanii duc la bun sfrit o sarcin sau un proces. nvarea programat un text sau o serie de ntrebri care trebuie completate nainte de a trece la urmtoarea faz Proiectul un exerciiu de adunare a unor date, realizare a unei sarcini sau producere a unui material Lectura dintr-o carte, articol sau brour, n timpul sesiunii de formare sau n afara ei Jocul de rol participanilor li se dau roluri, reale sau inventate, n grup sau n situaii de unu la unu, care trebuie interpretate n mod ct mai real Seminariile ntr-o singur definire, un grup sau o serie de subiecte relaionate C, D

ncurajarea persoanelor care manifest reticen. Facilitatea rspunsurilor i a feedbackului. ncurajarea aplicrii unor principii. Activiti de grup. Generarea unor puncte de vedere alternative. Promoveaz nelegerea. Permite exprimarea unor puncte de vedere. ncurajeaz discuiile. Identificarea comportamental. Punerea n practic a unei deprinderi folosind obiecte reale pentru a evidenia elementele unei operaiuni. Strategia de baz a unui curs de formare.

C, D

C C C, D, A

Se ofer informaii Ca s verifice dac informaiile au fost nelese i s ncurajeze reflectarea asupra unor aspecte. Urmeaz de obicei unei discuii pentru a fixa cunotinele nsuite i a practica deprinderile sau atitudinile. Situaii de nvare individual. Grupuri mixte n ceea ce privete viteza de nvare. Consolidarea i extinderea nvrii i ncurajarea unor activiti Pregtirea pentru nvare. ntrirea altor forme de nvare. ntrirea unor deprinderi. Repetarea unor situaii. Autocontientizarea. Schimbarea atitudinal. ncurajarea gndirii critice. Discuii de grup. Prezentri. 50

C, D

C, D, A C C, D, A

Simulri dublarea unei situaii reale ca C, D, A o problem complex sau joc n care participanii i iau roluri i adopt diverse poziii Cartelul un grup de lucru. Participanii C, D, A formeaz grupuri mici i li se dau spre rezolvare sarcini similare; opiniile lor i rezultatele sunt apoi prezentate n plen Prezentri video vizionarea de ctre C participani a unor materiale video, pregtite (produse comerciale sau creaii interne), urmate de discuii i analize

Simularea unor activiti care nu pot fi realizate direct. Rezolvarea de probleme. Creterea spiritului de echip. Rezolvarea de probleme i luarea deciziilor n grup. Comportamentul de grup. Leadership. ntrirea nvrii, schimbarea de ritm, variaie.

Atunci cnd vorbim despre secvenele sau etapele n conformitate cu care dorim s expunem materialele, trebuie s inem seama de urmtoarele principii: De la familiar la nefamiliar participanilor li se vor prezenta nainte acele aspecte care le sunt cunoscute, pentru ca ulterior s se treac la noile informaii; De la simplu la complex se netezete calea; Procesele trebuie prezentate ntr-o manier logic; Materialul interesant trebuie s se adreseze celor mai stringente nevoi mai ales atunci cnd avei de a face cu sesiuni care implic materiale complexe; Prezentarea aleatoare unele subiecte pot a nu necesita neaprat o ordine logic sau planificarea poate s depind de disponibilitatea unui anume trainer sau vorbitor invitat. Dependena materialul unei sesiuni poate s se bazeze pe ceea ce este cuprins sesiunile anterioare i trebuie s ia n considerare acest fapt pentru asigurarea continuitii; A ti ctre a pune n practic sesiunile ncep cu un input de informaii i cunotine urmat de pri practice pe care trebuie s le realizeze participanii, aceast tehnic este n mod deosebit folositoare atunci cnd participantul nu avea cunotine anterioare despre un subiect; A face, a cunoate, a face este reversul tehnicii anterioare, folosindu-se o activitate practic pentru a iniia procesul de nvare, urmat de analize i discuii, ntrindu-se apoi anumite aspecte teoretice, aceast abordare fiind deosebit de folositoare atunci cnd participanii au anumite cunotine anterioare despre respectivul subiect.

Atunci cnd trainerul programeaz ce fel de materiale ajuttoare va folosi n cursul formrii, trebuie s se gndeasc: la modul cum le va folosi, natura utilizrii lor, timpul i resursele necesare realizrii lor.

51

n pregtirea detaliat a sesiunilor trebuie s se decid ce se va include n respectiva sesiune, urmnd ca apoi s se realizeze un instructaj care s ghideze formatorul prin irul de activiti incluse n respectiva sesiune. Iat un exemplu n acest sens (Rae, 1997): PLANUL SESIUNII DE FORMARE A ABILITILOR DE PREZENTARE Timpul alocat Introducerea sesiunii i descrierea obiectivelor 10 minute precum i metodele care vor fi folosite. Analiza informaiilor privind experiena participanilor n realizarea de prezentri. Oferirea de date ca input pentru abilitile necesare 35 minute realizrii de prezentri. Se vor include informaii despre limita ateniei i barierele comunicrii. n timpul inputului, cnd se vor introduce conceptele 12 minute din barierele comunicrii se vor forma grupuri stup pentru identificare potenialelor bariere. Se va lua feedback-ul i se va nota pe un flipchart rezumatul, adugndu-se ideile grupurilor. Participanii vor avea prezentri de cte 10 minute 1 or i 40 de minute (grupurile vor fi pre-aranjate) 2 grupuri de 4 persoane, 4x10 minute plus nc 40 de minute pentru analiz a fiecrei prezentri, plus posibile ntreruperi Sesiunea final de evaluare 15 minute TIMP TOTAL 2 ore i 40 de minute (acord 2 ore i 45 de minute)

2 3

Forma ce va fi folosit pentru instructaj depinde pn la urm de preferina fiecrui formator. Sesiunea poate fi divizat n paragrafe sau sub-paragrafe, se vor folosi sublinieri, colorarea unor concepte cheie, ncadrarea unor definiii sau principii de lucru, orice tip de evideniere permis de Microsoft Word. Muli dintre formatori cad n capcan i consider c este nevoie doar de o planificare sumar a activitilor din cadrul unor sesiuni sau a jocurilor de rol, c materialele de baz sunt suficiente, ns nimic nu poate fi mai departe de adevr ca aceast abordare. La cursurile bazate pe activiti participanii au mai mult de munc dect formatorii fa de sesiunile bazate pe prelegeri de exemplu. Dar aceasta nu nseamn c nu trebuie s existe o succesiune riguroas i un timp alocat dinainte stabilit. n ultimii ani, chiar i n Romnia, aciunile jocuri, exerciii, rezolvarea de probleme n grup au devenit o parte semnificativ a programelor de formare, separat sau ca pri ale unor sesiuni. Iat care ar fi planul de urmat pentru realizarea acestor activiti: Care sunt obiectivele acestei sesiuni? 52

Care ar fi cele mai eficiente abordri pentru atingerea obiectivelor sesiunii? Dac aceast abordare ar conine activiti, ar fi posibil ca obiectivele s fie atinse prin realizarea acestor activiti? Ce anume, specific, doresc / este nevoie s includ ca activitate practic? Am timpul fizic necesar pentru a include o activitate practic? De ce? Cte? n ce form? Cum? Cnd?

Poate c rspunsul la aceste ntrebri pare redundant, ns de foarte multe ori se decide prea uor includerea unor activiti practice n cadrul sesiunilor de formare, doar de dragul varietii. DE CE? Rspunsul la aceast ntrebare este faptul c o activitate este cel mai adecvat i eficient instrument pentru a permite nvarea i nu pentru c este o umplere facil a timpului sau pentru c trainerul nu are material pentru o prelegere sau pentru c trainerul dorete s aib i o activitate n cadrul programului. Activitatea trebuie s fie relevant i s contribuie cu ceva la nvare, pornind de la premisa c nici o alt tehnic nu ar conduce spre un rezultat mai bun. Alte motive ar fi: Pentru a consolida prin practic nvarea realizat n alte sesiuni sau pri ale programului ex. din prelegeri sau sesiuni video, Pentru a puncta anumite aspecte, permindu-li-se participanilor s ncerce singuri s identifice succese sau eecuri i motivul apariiei acestora, S nvioreze atmosfera ntr-un mod realist n cadrul unui program mai dificil ex. naintea unei activiti importante, un icebreaker sau naintea unei prelegeri irelevante, un energizant. Introducerea unei pri relevante a unei sesiuni care are loc seara, cnd folosirea unei metode tradiionale nu ar fi bine primit de ctre participani. CTE? Dac intenionezi s realizezi o activitate care s acopere o sesiune complet, atunci o activitate bine construit poate s fie suficient, ns dac ea este parte a unui program integrat trebuie s se asigure un echilibru cu celelalte abordri. Este foarte uor s construieti un tip de curs grdini, avnd activiti care urmeaz una alteia, cu un minimum de timp necesar analizei sau feedback-ului. E de evitat includerea unui numr prea mare de activiti i poate de dorit concentrarea pe relevana i eficiena practic a unei activiti la un anumit moment. Multe sesiuni includ prelegeri, vizionri video, discuii, fiind apoi completate de ctre o activitate practic, ce are ca efect ntrirea nvrii. ns dac sunt incluse prea multe activiti se va forma o atitudine n rndul participanilor: O, nu, nu nc un joc!. Planificarea activitii care se dorete inclus trebuie s in seama i de preferinele de nvare ale grupului. Reflexivii i teoreticienii nu sunt nclinai s accepte activiti, dect dac le ofer apoi o oportunitate de discuii i analiz, fa de activi i pragmatici care nu privesc cu ncntare activiti irelevante pentru chestiunea discutat.

53

CARE I CE FORM VA AVEA ACTIVITATEA? Rspunsul la aceast ntrebare privete alegerea ntre activiti relevante din interiorul companiei sau din exteriorul acesteia. Unele dintre acuzele care se aduc frecvent activitilor din programele de formare este c ele sunt prea artificiale i fr legtur cu mediile de lucru ale participanilor. Dei aceste activiti artificiale sunt construite pentru a include puncte relevante, care au legtur n mare msur cu nvarea, ele pot fi acceptate de ctre participani doar dac sunt bazate ori pe situaii reale de munc ori dac s-au confruntat cu ele personal. n cazul n care activitile sunt bazate pe situaii reale de munc, ele trebuie s includ noile politici i practici ale organizaiei, altfel aceste activiti nu vor fi luate n calcul. Exist i cazuri n care activitile ce au ca surs de inspiraie organizaia nu sunt relevante. Situaiile altor companii sau cazuistica existent n manualele de specialitate pot fi n acest caz o surs de inspiraie. CUM SE PLANIFIC INTRODUCEREA UNEI ACTIVITI? De ndat ce s-a decis introducerea unei activiti, exist mai multe faze prin intermediul crora se poate planifica realizarea ei: Trebuie ca trainerul s se familiarizeze cu acea activitate: s o pun n practic, s participe la un seminar n care respectiva activitate se desfoar, s o realizeze n cadrul unui grup experimental; ncercai respectiva activitate mpreun cu un grup de colegi; Realizai sau tiprii instructajul pentru participani; Asigurai-v c toate resursele necesare activitii sunt pregtite i se afl la ndemn; Decidei dac respectiva activitate se va realiza de ctre ntregul grup sau vei mpri grupul n echipe mai mici; n acest caz, verificai dac avei suficiente ncperi pentru fiecare echip i apoi dac n fiecare dintre ele se gsesc materialele necesare desfurrii activitii; Pregtii un scurt discurs pentru introducerea respectivei activiti; Decidei-v asupra metodei de observaie a modului n care se desfoar activitatea; Decidei cum va fi analizat activitatea i cum vor da participanii feedback-ul. Observarea poate fi fcut de ctre toi participanii (activitatea fiind apoi discutat ntr-o sesiune plenar), de ctre trainer sau de ctre civa participani special desemnai pentru aceasta. O metod interesant este aceea a acvariului i este util pentru observarea aplicrii unor abiliti dar i a cazurilor cnd se urmrete schimbarea comportamentului participanilor. ntr-un grup de 12 persoane, ase sunt selectate pentru a realiza respectiva activitate de exemplu un exerciiu care are drept scop rezolvarea de probleme. Grupul selectat i va realiza activitatea n mijlocul ncperii n timp ce participanii rmai vor forma un cerc n jurul lor; fiecare dintre observatori urmnd a-i alege un participant pe care l va supraveghea n exclusivitate urmnd un set de 54

reguli impuse de trainer. La finalul activitii, observatorii ofer feedback-ul pentru participanii pe care i-au observat, asigurndu-se c discuia este una individual i comprehensiv. Rolurile sunt apoi schimbate, grupul de observatori transformndu-se n participani. Toate aceste metode, mai ales acolo unde un trainer are de coordonat participani lipsii de experien presupun un timp destul de lung i o bun planificare. Dac pn n acest moment au fost urmate toate etapele descrise de noi, aceasta nseamn c deja, cele mai importante etape ale coninutului cursului de training i ale desfurrii lui au fost deja stabilite i de asemenea se pot contura toate detaliile sesiunilor. Partea care mai rmne de discutat n acest moment, una foarte important dealtfel, este cea legat de evaluarea programelor realizate. De reinut: La ce ntrebri trebuie s rspunzi pentru a avea un format optim al sesiunii de instruire. Modalitile de prezentare a materialului n timpul unei sesiuni. Oportunitatea introducerii de activiti n cadrul sesiunilor de formare. Punct de reflecie n cazul formrii unor abiliti de comunicare interpersonal, care ar trebui s fie procentul dintre activiti i prelegeri n cadrul unei sesiuni? De ce?

EVALUAREA PROGRAMELOR DE FORMARE / TRAINING TIPURI DE EVALUARI REZUMAT Evaluarea este un pas crucial al formrii pentru c ne arat dac intervenia noastr a avut sau nu succes. Exist mai multe faze ale evalurii dezvoltrii personalului precum i metodele prin care se face aceasta, detalii ce vor fi prezentate mai jos. Evaluarea programelor de training este un proces care se realizeaz naintea, la nceputul, n timpul i dup livrarea programului. Trainingul se concentreaz asupra mbuntirii cunotinelor i abilitilor persoanelor care particip la un astfel de program. O mare parte a procesului de evaluare const n determinarea acestor schimbri i n acest scop evaluatorul trebuie s afle nivelul de cunotine sau abiliti ale participanilor, nainte ca acetia s nceap programul de training. Acest lucru nu este ns ntotdeauna posibil. Dac evenimentul, mediul sau tipul materialului de training sau alte condiii permit, testele (nu neaprat sub forma clasic a chestionarului) trebuie trimise participanilor cu mult timp naintea nceperii sesiunilor de training. n acelai timp cu testele, trebuie

55

trimise participanilor i informaii complete n legtur cu modul de completare al testelor i motivul existenei lor. Cele mai frecvente abordri folosite n aceast faz sunt: Testele de cunotine Evaluri ale cunotinelor / abilitilor Autoevaluri TESTELE DE CUNOTINE Dac materialul cursului de training este bazat pe furnizarea de cunotine i este unul nou pentru organizaie, trebuie luat de la nceput decizia dac acest tip de testare i mai are rostul. Dac se tie de la nceput c potenialii participani nu au nici o idee cu privire la respectivul material, atunci pretestarea i poate irita pe viitorii participani. Testele ns, atunci cnd sunt necesare, i pot ajuta pe traineri s: Analizeze nivelul grupului de participani i s ajusteze nivelul cursului corespunztor; Furnizeze informaia necesar naintea cursului de training pentru a o compara cu o evaluare ulterioar, determinnd astfel nivelul schimbrii care s-a produs. Formatul testelor: 1. Cu ntrebri deschise; 2. Cu rspunsuri binare (da, nu); 3. Cu rspunsuri de tip adevrat / fals; 4. Cu variante multiple de rspuns; 5. Cu rspunsuri scurte. EVALURI ALE CUNOTINELOR / ABILITILOR Acest tip de evaluare este unul dificil. De cele mai multe ori este dificil pentru trainer s viziteze locul de munc al participanilor pentru a le evalua abilitile prin intermediul observaiei directe. Managerii de linie pot face acest lucru mult mai bine dac primesc din partea trainerilor o list de caliti pe care s le observe la viitorii participani. IANT descrie nevoile generale de training, ns de ndat ce ncepe evenimentul de training, nevoile individuale devin piatra de ncercare. Testele care pot fi efectuate la nceputul cursurilor, de preferat s nu fie numite teste sau descrise ca atare, trebuie privite ca parte integral a formrii prin acea sesiune. Discuiile Una dintre modalitile prin care putei realiza evaluarea cunotinelor este iniierea unei discuii cu participanii, invitndu-i s fac comentarii asupra nivelului lor de cunotine sau experien. Trebuie s avei n vedere faptul c muli dintre ei au citit despre acestea n diverse manuale sau vor imita spusele altor colegi pentru a v crea o anume imagine. ns, aceast discuie va aduce totui indicii interesante despre nivelul abilitilor grupului.

56

Demonstraiile Modul n care participanii pun n practic abilitile lor la nceputul cursului de training este o operaiune de mare importan pentru evaluare. Totui, trebuie s v asigurai c participanii pot, mcar parial, realiza respectiva operaie, altfel aciunea se va transforma ntr-o ncercare de a-i pune ntr-o situaie ridicol. Evaluarea abilitilor participanilor se va realiza prin observarea demonstraiei lor i poziionarea lor ntr-o list-matrice avnd toate calitile urmrite. Observarea realizrii sarcinii Metoda de observaie va depinde de tipul activitii pe care l presteaz subiectul. Activitatea trebuie s fie relevant pentru specificul acelei sesiuni de training i deci nu trebuie perceput ca un test dei trainerii vor observa aceast activitate cu mai mult atenie dect cele care vor urma n program. Abordarea de baz presupune constatarea existenei unor abiliti, care vor fi consemnate ntr-o list matrice sau n alt instrument de analiz. De exemplu la nceputul unui curs de tehnici de negocieri, grupul poate fi mprit n perechi de negociatori pentru a demonstra care sunt abilitile de negociere pe care le posed deja. Totui, trebuie s se in cont de faptul c aceast evaluare nu poate avea un caracter absolut, deoarece noutatea situaiei i poate inhiba pe unii participani n a-i demonstra abilitile. Analize similare pot fi realizate pentru observarea membrilor grupului n auto evaluri de tip post activitate sau n chestionarele realizate de liderii de seminar. Scopul acestei faze este de a-i facilita trainerului o evaluare practic a abilitilor i capacitilor grupului de participani. AUTOEVALURI Participanii pot fi rugai la nceputul sesiunii de training s-i evalueze propriile abiliti, att ca unica modalitate de evaluare, dar mai ales ca o suplimentare a evalurii realizate de trainer. Evalurile obinuite n cursurile de training sunt acelea pre- i posteveniment. Diferena dintre cele dou teste d msura schimbrilor rezultate n procesul de nvare. Acest tip de testare este eficient numai n aplicaii practice care sunt cuantificabile i msurabile. Situaiile de training care implic abiliti mai generale i comportamente sunt susceptibile de contaminare prin msurarea cu aceste metode simple, mai ales dac este implicat auto-evaluarea. Incertitudinea provine din faptul c la nceputul acestor evenimente, participanii nu tiu exact unde au deficiene. Ei pot realiza abia la sfritul evenimentelor de nvare care sunt limitrile pe care le-au avut iniial. Un instrument folositor a fost introdus de Leslie Rae (1997) un tri-chestionar care se poate folosi n diferite faze ale evalurii.

57

Iat un exemplu propus de autoare pentru un program de training n comunicare: V rugm s ncercuii scorul care considerai c v reprezint n acest moment. Alegei acea variant care considerai c se potrivete i nu ceea ce considerai c ar trebui s fie sau ceea ce ar dori altcineva s fie. 1 Ct de bine comunicai cu managerii dvs. de nivel superior Foarte bine 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Foarte ru 2 Ct de bine comunicai cu colegii dvs.? Foarte bine 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Foarte ru 3 Ct de bine comunicai cu subordonaii? Foarte bine 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Foarte ru 4 Ct de bine comunicai n scris? Foarte bine 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Foarte ru 5 Ct de bine comunicaii n discuii fa-n-fa? Foarte bine 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Foarte ru 6 Ct de bine comunicai oral n faa unui grup de persoane? Foarte bine 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Foarte ru 7 Ct de bine putei s le adresai ntrebri oamenilor? Foarte bine 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Foarte ru 8 Ct de bine i ascultai pe ceilali? Foarte bine 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Foarte ru 9 Ct de mult i ntrerupei pe ceilali cnd v vorbesc? Foarte mult 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Foarte puin 10 Cum v apreciai n general abilitile de comunicare? Foarte bune 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Foarte slabe EVALUAREA N TIMPUL EVENIMENTULUI DE TRAINING Planificarea programului de training trebuie s includ i evaluarea eficienei acestuia pe msur ce se progreseaz n livrarea lui. Acest gen de evaluare este n general una cu caracter informal ns exist i metode formale de evaluare, mai ales pentru evenimentele care dureaz mai mult de o zi. Printre acestea putem enumera: Analiza activitii; Analiza comportamental; Teste practice i demonstraii; Recapitulri zilnice sau audituri. Scopul evalurilor intermediare este de a analiza modul n care trainingul i atinge obiectivele. Orice design trebuie s v permit un anumit grad de flexibilitate, pentru ca n cazul n care nu se nregistreaz nici un progres, s se poat interveni cu schimbri iar rezultatul s fie cel dezirabil.

58

ANALIZA COMPORTAMENTAL Aceasta se refer la o serie de observaii, un rezumat i o recapitulare a datelor ce le-au fost prezentate participanilor pentru a le demonstra modul n care ei au reacionat de-a lungul programului. Ca urmare a acestor prezentri, participanii pot planifica s-i modifice diverse aspecte ale comportamentului, analiza trainerului urmnd a produce date pentru un stadiu ulterior. TESTE PRACTICE I DEMONSTRAII Acestea au fost descrise i ca instrumente iniiale de evaluare, conducnd la relevarea prezenei unei anumite abiliti n rndul participanilor, prin activiti sau teste special create n acest scop. Testele le sunt administrate participanilor dup fiecare etap important de nvare, fiind deghizate n practici, care evideniaz abilitile nvate. Testele practice sunt relevante mai ales n programele de training pe calculator. Dup introducerea unui nou program, este necesar exersarea pe etapelor a noilor informaii predate. RECAPITULRI ZILNICE n cazul programelor care dureaz mai multe zile este necesar realizarea unor evaluri zilnice care servesc urmtoarelor scopuri: Sunt o analiz intermediar pentru eficiena trainingului; i dau posibilitatea participantului s i fixeze noile cunotine prin reflectarea necesar unei astfel de recapitulri; i permite participantului s-i mprteasc cunotinele cu ali membri ai grupului i poate, s-i reaminteasc cteva aspecte, care ar fi putut s-i scape Exist cteva forme posibile n care pot fi fcute recapitulrile zilnice: Recapitulri la finalul zilei Recapitularea de diminea Audituri scrise Audituri orale RECAPITULRILE LA FINALUL ZILEI Dac acestea sunt programate la finalul zilei de training: n mintea participanilor, informaiile sunt foarte proaspete; Participanii sunt obinuii cu exprimarea comentariilor; Recapitularea ncheie acea zi ntr-un mod plcut.

Totui:

59

Comentariile imediate referitoare la nvare nu nseamn c rezultatele sunt semnificative; Imediata reamintire a informaiilor poate fi prea facil; Participanii pot fi prea obosii la finalul zilei de training i pot spune orice doar ca s termine activitile; Participanii pot fi obosii i neinteresai s fac vreun comentariu; Feedback-ul imediat nu le d participanilor posibilitatea de a reflecta i trage concluzii; Timpul poate fi insuficient pentru a discuta sau recapitula diveri itemi.

Ca o alternativ, recapitularea poate fi fcut ca prima activitate a urmtoarei zile, RECAPITULAREA DE DIMINEA, dup ce participanii sunt rugai s in seama de informaiile livrate cu o zi nainte, pentru c: Participanii au avut ansa s reflecteze asupra evenimentului petrecut n ziua precedent; Dac nu are loc nici un eveniment dup terminarea primei zile de training, seara, participanii au ansa de a reciti materialele primei zile; Poate c itemii prezentai de participani nu sunt n detaliu cei discutai n ziua anterioar, ns cu certitudine sunt aceia care au avut cel mai mare impact asupra lor; n dimineaa zilei urmtoare, recapitularea are un caracter mai relaxant; Este posibil folosirea unui numr mai mare de metode de recapitulare, mai adecvate dimineaa dect seara. Totui: S-ar putea ca participanii s nu foloseasc timpul disponibil din seara anterioar pentru a reciti materialele de training; Aadar, reflectarea asupra evenimentelor zilei este una minimal; Recapitularea poate scoate la iveal chestiuni crora trainerul nu le poate rspunde pe loc. AUDITUL SCRIS n acest caz participanilor li se cere s reflecteze asupra zilei respective i s-i noteze ideile n scris, att ca rspuns la o serie de ntrebri deschise ct i sub forma unui scurt eseu. Iat mai jos un exemplu de mini-chestionar cu ntrebri deschise. Acest chestionar poate fi oferit la finalul zilei de training apoi rspunsurile se vor discuta a doua zi de diminea n cadrul unor grupuri restrnse. V rugm ca innd cont de ceea ce s-a ntmplat azi la cursul de training s rspundei la urmtoarele ntrebri. Rspunsurile dvs., n msura n care dorii acest lucru, vor fi discutate n sesiunea de diminea. 1 Ce ai nvat azi? 2 Ce v-a ajutat n acest proces de nvare? 3 A existat ceva care a mpiedicat procesul de nvare? Dac da, v rugm s

60

4 5 6 7

precizai n detaliu care a fost acest lucru. A existat vreun aspect asupra cruia v-ai fi dorit s se insiste mai mult? A existat vreun aspect asupra cruia v-ai fi dorit s se fi insistat mai puin sau s fie omis? A existat vreun aspect pe care nu l-ai neles sau cu care nu ai fost de acord? Avei alte comentarii? AUDITURI ORALE

Acest tip de comentarii le pot nlocui pe cele scrise, dac se simte c participanii, pentru varii motive, ar putea s fie nemulumii de scrierea propriilor comentarii, ns ele nu ofer cel mai bun feedback posibil. Totui, dac se decide folosirea acestei metode, ntrebrile de mai sus pot fi folosite pentru a ghida discuia. Ca i la analiza de a doua zi, participanii pot fi mprii n grupuri mai mici de discuii, nainte de a oferi feedback-ul lor pentru ntregul grup. Aceast metod le permite participanilor mai tcui sau timizi s i poat spune punctul de vedere. METODE MAI PUIN TRADIIONALE DE EVALUARE INTERMEDIAR La acest moment al evalurii orice trainer trebuie s tie c o evaluare intermediar poate s conduc spre relevarea unor situaii sau date cu care participanii nu sunt de acord n cadrul cursului de training la care particip. n acest caz, trainerul nu are prea mult timp la dispoziie pentru a rezolva acea problem, de aceea, n cazul n care nu este pregtit pentru o atare situaie, este mai bine s nu recurg la evaluarea intermediar. Unele dintre metodele mai puin tradiionale sunt: Trei cuvinte Verificrile instant Recapitulri ale sesiunilor Revizuirea materialelor aplicative Trei cuvinte O form simpl de audit zilnic, mai ales pentru programele de resurse umane este tehnica celor trei cuvinte. La nceputul zilei putei s-i rugai pe participani s scrie cteva trei cuvinte sau o fraz scurt, care s le descrie sentimentele la acel moment n legtur cu evenimentul de training sau de nvare. Ele pot fi apoi mprtite altor persoane sau scrise pe un flipchart. Trainerul trebuie s conduc o discuie, pornind de la acele cuvinte, de ce participanii le consider relevante, urmnd a aciona conform lor n timpul cursului. Verificrile instant Aceste tipuri de evaluri sunt destul de concise i pot fi foarte utile cnd e vorba de programe scurte. Pentru un training care ine o zi, o verificare instant poate avea loc nainte de finalul sesiunii de diminea sau naintea finalului sesiunii de dup amiaza. Din 61

nou trainerul trebuie s se asigure c problemele care se vor ridica ca urmare a acestei evaluri, pot fi rezolvate. Verificrile instant includ: Termometrul Vitezometrul Emoticons Bulinuele Bulinuele progresive Termometrul Este metoda prin care se poate ncerca luarea temperaturii grupului. Aceast reflect modul n care se simt participanii la respectivul eveniment, cum decurge procesul i progresul nvrii de la nceput i pn la ultima analiz. El poate fi desenat pe o hrtie de flipchart i postat n sala de curs de la nceput i pn la sfritul evenimentului. Variaiile pot fi notate de ctre participani dar i monitorizate de ctre toat lumea, astfel nct apariia oricror probleme poate fi discutat deschis. Iat gradaiile unui posibil termometru pornind de jos n sus: Ostil nu se ofer suport rece tip business prietenesc cald Vitezometrul ntr-un mod similar, vitezometrul nregistreaz opiniile participanilor referitoare la ritmul n care se desfoar cursul. Participanii i plaseaz n scris opiunea n sectorul unde se identific opiunea pe care o au despre curs.

Prea repede

Prea ncet

Emoticons Smiley faces Repede ncet

Aa cum trebuie

Este o variaie a metodei termometrului i const n postarea pe un tabel a unui numr de fee avnd diferite deschideri pentru zmbet, de la un rictus la un rs sntos. Participanii pot plasa n dreptul numelui lor emoticon-ul care le reprezint cel mai bine sentimentele

62

n acel moment. Acest proces poate fi repetat de mai multe ori de-a lungul cursului de training pentru a identifica problemele care apar sau pe acelea care au fost rezolvate. :) :| :(

Cele trei tipuri de grafice prezentate pn acum sunt sugerate ca instrumente pentru a detecta sentimentele pe care le au participanii n timpul evenimentului: viteza, atmosfera sau satisfacia referitoare la program. ns ele pot fi folosite i pentru a testa interesul, posibilitile de implicare, utilitatea, nelegerea, forma evenimentului prea mult x, prea puin y i alte aspecte de interes. Bulinuele Aceasta este o alt metod instant pentru a verifica progresul nvrii. Ea se poate realiza ntr-o form compact sau n una extins. Cea compact este asemntoare metodelor folosite pn n prezent. Se pregtete un flipchart pe care sunt descrise diverse aspecte ale nvrii de pn n acel moment sau se pot pune ntrebri despre aspectele expuse pn n acel moment. Acestea pot fi obiective de exemplu referitoare la punctele acoperite de materialele livrate sau reactive pentru a determina reaciile participanilor la program. Iat un exemplu (Rae, 1997) V rugm s v gndii la desfurarea programului pn n acest moment i s postai o bulin n csua care reprezint cel mai bine opiniile dvs. despre acest curs. Csua din mijloc exprim nivelul intermediar ntre cele 2 extreme. Interesant Clar Simplu Timp prea scurt Materiale ajuttoare bune Toate sesiunile trebuie pstrat Am nvat multe lucruri Foarte util Ritmul prea rapid Bun interaciune de grup Bun interaciune cu trainerul Nu am avut probleme Plictisitor Confuz Complicat Prea lung Materiale ajuttoare slabe Anumite sesiuni trebui omise Am nvat puine lucruri Puin util Ritm prea ncet Interaciune slab de grup Slab interaciune cu trainerul Am avut multe probleme

Recapitularea la finalul fiecrei sesiuni Este uneori necesar s realizezi planuri mai detaliate pentru evaluarea modului n care progreseaz cursul. Acest fapt este valabil mai ales n cazul cursurilor de training care in 63

mai multe zile. n general o zi de training se ocup de o singur tem, n aa fel nct, chiar dac se cere un feedback din partea participanilor i materialul predat n acea zi are legtur cu ceea ce s-a discutat n zilele anterioare, evaluarea nu va conduce la iritarea participanilor. Ca i n celelalte cazuri de evaluri, nainte de a cere feedback-ul participanilor, trainerul trebuie s-i rspund el nsui unor ntrebri: de ce conduce acea sesiune de evaluare, care este scopul ei i ce va face ulterior cu rezultatele obinute. Tipuri de analize de sesiune Recapitulri orale Recapitulri simple scrise Chestionare, mai ales chestionare de justificare. Ne vom opri asupra chestionarelor de justificare, avnd n vedere c despre celelalte tipuri de evaluri am vorbit deja. Pentru c cer din partea participanilor justificri pentru afirmaiile pe care le fac, acest gen de chestionare trebuie minuios planificate. Simplele chestionare, sau tri-chestionarele despre care s-a discutat pot fi modificate cu uurin, de exemplu prin adugarea unui extra-spaiu dup fiecare dintre ntrebri. Muli traineri se plng c ei primesc rareori comentarii, dar aceast situaie se poate datora faptului c n locul n care au menionat cuvntul comentarii, nu se adaug i alte instruciuni. Participanii trebuie s rspund ntrebrii din chestionar i s adauge comentariul relevant, iar trainerul poate returna un chestionar spre a fi completat n ntregime, dac lui i se pare c participantul nu a rspuns pe de-a-ntregul. Sesiune: barierele comunicrii (Rae, 1997) V rugm ca innd cont de sesiunea care tocmai s-a ncheiat s ncercuii numrul / scorul care reprezint cel mai complet rspunsul dvs. la ntrebarea adresat. n plus, sub fiecare scor / numr v rugm s comentai unul dintre motivele care au condus ctre respectivul rspuns aceste comentarii vor fi la fel de importante ca i scorurile alese. 6 1 De ce ai acordat acest scor? Clar 6 1 De ce ai acordat acest scor? Simplu 6 1 De ce ai acordat acest scor? Timp prea scurt 6 1 De ce ai acordat acest scor? Materialele ajuttoar 6 Interesant 5 5 5 5 5 4 4 4 4 4 3 3 3 3 3 2Plictisitor 2Confuz 2Complicat 2Timp prea lung 2Materiale slabe 64

bune 1 De ce ai acordat acest scor? Sesiunea trebuie inclus 6 5 4 3 2Sesiunea trebuie omis 1 De ce ai acordat acest scor? Am nvat multe lucruri 6 5 4 3 2Am nvat puin 1 lucruri Ce ai nvat (pentru cei care au optat 6, 5, 4) De ce ai nvat puine lucruri (pentru cei care au optat 3, 2, 1) Util 6 5 4 3 2Puin util 1 De ce ai acordat acest scor? Analiza jurnalelor / materialelor din programele de training Multe dintre programele de training au un numr de materiale - manuale, aplicaii, foi, file, hrtii de flipchart .a. ns un jurnal al cursului este un instrument n care participanii scriu, marcheaz n timpul i dup cursul de training acele puncte care au fost semnificative i pe care doresc s i le reaminteasc. Pentru un eveniment de training, jurnalul const ntr-o seciune introductiv, urmat de un set de trei foi (sau mai multe) una pentru fiecare zi de training. Acest jurnal al nvrii trebuie s fac parte din manualul program, pentru a putea fi consultat cu uurin de ctre participani. inerea unui jurnal al programului / evenimentului de training i d ansa s notezi ideile care apar pe parcursul desfurrii unui eveniment; Te ajut la scar larg s-i aduci aminte ceea ce ai nvat i experimentat, mai ales cteva idei cheie; Te ajut s apreciezi la terminarea programului ce aspecte doreti s implementezi i cum; Este un factor de reamintire pentru tine n momentul n care te ntorci la serviciu, dup terminarea cursului de training; Este un reper permanent pentru tine n ceea ce privete progresele fcute i dezvoltarea a ceea ce ai nvat deja. Jurnalul programului de training poate fi folosit ca un instrument att n timpul evenimentului, dar i ca un reper i carte deschis, mai ales avnd n vedere c nvarea este un proces continuu. EVALUAREA LA FINALUL PROGRAMULUI DE TRAINING Evaluarea la finalul programului de training are mai multe obiective, printre care enumerm: Valideaz eficiena trainingului i dezvoltarea acestuia n termenii satisfaciei fa de obiectivele programului i a participanilor 65

Identific nivelul nvrii n rndul participanilor Ofer un mijloc pentru participani de a reafirma intenia folosirii noilor cunotine pe care le-au acumulat Funcioneaz ca o legtur continu ntre program i implementarea cunotinelor de ctre participani, conducnd ctre mbuntirea activitii de business.

Ghid pentru validarea de final a programului Acordai-v suficient timp pentru finalizarea validrii O parte a designului programului vostru de training va trebui s includ i instrumentele de evaluare de la finalul cursului KISS (keep it short and simple) Cu ct sunt mai complicate chestionarele, cu att mai puin vor fi ele completate n mod realist. Facei ca evaluarea s fie un proces important i pentru participani Spunei-le participanilor ce se va ntmpla cu respectiva evaluare, ce se va ntmpla cu rspunsurile i cine le va vedea. Dac este fezabil, i sunt multe motive pentru care nu ar fi, putei promite c vei arta i participanilor o copie a raportului de validare. Nu ncercai s influenai n vreun fel rspunsurile Testele i chestionarele voastre trebuie realizate n aa fel nct s nu ofere vreo indicaie asupra preferinelor voastre. Satisfacerea cerinelor legate de validarea eficienei trainingului poate fi realizat pe mai multe ci. Unele dintre modalitile folosite pentru evaluarea iniial sau intermediar a programului pot fi folosite i la final. Testele de cunotine se vor aplica la sfritul programului n aceeai form n care au fost aplicate nainte de eveniment - cu sperana c nivelul de informaii relevat de cel de-al doilea test este mai mare dect primul, artnd c: Trainingul a fost o intervenie necesar; Abordarea de training i-a atins obiectivele. Testele sau evalurile abilitilor de la finalul evenimentului vor continua evalurile iniiale sau intermediare, fcute prin intermediul observaiei, demonstraiilor - din nou cu sperana c la finalul cursului participanii i realizeaz activitatea cu mai mult eficien sau c iau nsuit i pun n practic tehnicile sau metodele prezentate. Evalurile de la finalul cursului de training trebuie s demonstreze eficiena programului de nvare i s justifice includerea lui n bugetul de cheltuieli al organizaiei, prin recunoaterea aportului acestuia n mbuntirea abilitilor participanilor i a progresului pe care acetia l vor nregistra cnd se vor ntoarce la locurile de munc. ANALIZELE / EVALURILE DE GRUP Aceste tipuri de evaluri au fost descrise la tipurile de evaluri intermediare. Pot fi folosite i acum, participanilor cerndu-li-se s se refere la cursul de training ca un ntreg. Aceast metod poate oferi mai degrab informaii contaminate: din cauza oboselii sau euforiei de final de curs, a gndurilor c participanii vor pleca acas, unii pot contribui cu multe date, 66

alii nu se vor simi obligai s contribuie cu ceva, comentariile pot fi fcute pentru a-i face plcere / a nu-i face pe plac trainerului. REACIONARELE Multe programe propun pentru final reacionarele ca o form de validare. Reacionarele obin (chiar dac acest fapt a fost prevzut sau nu) reaciile, opiniile, sentimentele i opiniile personale ale participanilor n legtur cu multe dintre caracteristicile programului respectiv mai puin informaii despre rezultatele nvrii sau justificarea acestor rspunsuri. Listele de evaluare a satisfaciei sunt un exemplu extrem de nepotrivit pentru c de cele mai multe ori rspunsurile sunt efectul euforiei de la finalul cursului, iar rspunsurile se plaseaz n zona bine spre excelent. Lista tipic de testare a satisfaciei este un exemplu pentru caracterul general al acestor instrumente. ntrebrile nu sunt separate n funcie de diversele arii investigate i sunt selectate dintre acelea la care de obicei se dau rspunsuri favorabile. Scalarea rspunsurilor nu are consisten iar cuvintele care descriu opiunile sunt alese, n cel mai ru caz, pentru a nu exprima nimic care ar putea avea repercusiuni negative. n final, este o list ce presupune bifarea unor itemi, ce poate fi completat ntr-un minut sau dou, cu puin sau fr consideraie fa de rspunsuri. Reacionare cu un grad mai mare de validitate acestea trebuiesc folosite pentru a obine rspunsuri despre aspecte importante ale programului, adic acelea care privesc nvarea. Desigur c ntrebri referitoare la aranjamentele logistice, care au avut influene asupra nvrii sunt necesare, dar ele nu au de-a face cu validarea propriu-zis a nvrii. Dac se caut acest gen de informaie, atunci trebuie puse acele ntrebri care satisfac nevoia voastr de date relevante. Limitele reacionarelor Permit relevarea unor date limitate referitoare la nvare i de obicei nu reuesc s justifice sau cuantifice nivelul nvrii Dau puine informaii despre transferul de nvare ctre locul de munc i posibilitatea ca noile tehnici s fie puse n practic Nu contribuie la msurarea real a nvrii, dei selectarea unor csue sau selectarea unor numere de pe o scal par s indice o abordare matematic a ntregului proces Pot fi completate repede fr ca participanii s reflecteze asupra situaiilor Pot furniza cel mult o impresie a ceea ce participanii consider c au nvat.

Valoarea reacionarelor Dei au un grad mare de subiectivism i sunt mijloace grosiere de obinere a unui feedback, acestea: Dac rspunsurile sunt favorabile, ele pot constitui un material valoros pentru publicitatea programului, prin folosirea unor indicatori quasi aritmetici.

67

Permit evaluarea informaiei despre opiniile subiective ale participanilor, probabil cel mai mare nivel al opiniilor care poate fi obinut ca urmare a unui program anume Ele pot furniza un semnal de alarm n legtur cu acele aspecte care nu au mers foarte bine n cadrul programului Dac s-au fixat cteva obiective generale la nceputul programului, atunci o analiz larg a acestor reacionare poate fi utilizat pentru testarea gradului de satisfacie n legtur cu aceste obiective Reacionarele aduc i rspunsuri unor ntrebri importante, cum ar fi: ct a fost de eficient identificat nevoia de training, dac a existat o sesiune de informare pretraining i ct de eficient a fost aceasta, factori de mediu care ar fi putut perturba desfurarea evenimentului, elemente de design a programului care nu au fost de ajutor pentru participani, acceptarea sau rejectarea metodelor de educaie folosite.

Valoarea reacionarelor poate crete dac ele nu sunt prezentate sub forma unei liste cu bifarea unor opiuni i sunt solicitate scoruri, care apoi se cer explicate de ctre participani. Din pcate de cele mai multe ori, aceste liste cu bifri sunt acceptate ca validri realiste ale programelor dac sunt pozitive, ns sunt considerate ca subiective dac ele au coninut critic. Reacionarele subiective Abordrile complet obiective nu sunt posibile ntotdeauna de aceea trebuie s ne bazm uneori pe msurarea subiectiv a nvrii. Aceasta s-ar putea realiza de exemplu pentru un program de training n abiliti interpersonale, acolo unde schimbrile sunt mai degrab atitudinale, subiective i dificil de identificat n mod obiectiv. Iat un model pentru un astfel de reacionar al sentimentelor participanilor: Analiza abilitilor interpersonale Cel mai important sentiment pe care l am n legtur cu acest eveniment de training este ... Dac acest curs ar fi fost un film, o pies de teatru sau o carte, titlul ar fi fost.... Prile evenimentului care mi-au plcut cel mai mult sunt... Partea (ile) evenimentului care mi vor fi de un real folos este / sunt ... Un lucru pe care l-am nvat sau s-a confirmat despre mine nsumi a fost ... Un lucru pe care l-am nvat sau mi s-a confirmat despre celelalte persoane a fost... Partea (ile) evenimentului care mi-au plcut cel mai puin a fost... Partea (ile) evenimentului din care am nvat cel mai puin a fost... Partea (ile) evenimentului care mi vor fi cel mai puin folositoare este / sunt ... Dac ar fi s iau de la nceput acest eveniment, a .... Un lucru pe care regret c l-am fcut este... Un lucru pe care regret c nu l-am fcut este... A mai / Nu a mai participa la un eveniment de acest tip M simt n acest moment....

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

68

Autoevalurile Continund discuia despre forme subiective de evaluare la finalul unui curs, dar mergnd pe drumul obinerii unui mai mare grad de obiectivitate, ajungem la tri-chestionarul despre care am vorbit mai sus, tot n acest capitol. El poate fi refolosit, uor modificat, dar pstrnd aceeai structur i la finalul cursului. Orice modificare n autoevaluarea participanilor, poate fi discutat, mai ales cnd pe o scal, ei pun la finalul unui curs un punctaj mai mare dect cel de la pre-testare. EVALUAREA EFICIENT Avem n vedere urmtoare tipuri de instrumente: Chestionarele justificative de evaluare a nvrii Planificarea activitilor CHESTIONARELE JUSTIFICATIVE DE EVALUARE A NVRII Acesta este un chestionar care i propune s defineasc aria nvrii i cantitatea de cunotine acumulate de ctre participant n cadrul cursului de training, identificnd n acelai timp motivele pentru care s-a ajuns la respectiva situaie. De notat faptul c n acest caz accentul cade pe nvare, pentru c trainingul, oricare ar fi forma sa, nseamn nvare. Un chestionar bine construit i administrat ar trebui s aib fora de evaluare pentru a rspunde ntrebrii formulate de management: Mi se ntorc investiiile fcute n training? Atunci dovedete-o! ntrebri care pot fi adresate Orice tip de ntrebare pus n cadrul unui chestionar de evaluare trebuie s aib n vedere scopul evalurii i anume evaluarea rezultatelor trainingului, a metodelor i obiectivelor programului i satisfacerea obiectivelor participanilor, adic aria de ntindere a nvrii. De exemplu: Ct de mult ai nvat? Ce ai nvat? Dac nu ai nvat nimic, de ce nu? Acest tip de ntrebri ar trebui s fie suficiente pentru a valida nvarea. Cantitatea, aria de ntindere a nvrii va putea fi determinat prin scalarea rspunsurilor. E.g. Ct de mult apreciai c ai nvat n timpul cursului de training? Foarte mult 6 5 4 3 2 1 Foarte puin Justificarea Scalarea rspunsurilor nu v ofer informaii despre tot ceea ce dorii s tii. Pentru o validare complet trebuie s obinei informaii despre: Ce s-a nvat

69

La ce / n ce condiii se vor folosi cunotinele asimilate De ce nu s-a produs nici un fel de nvare

Participanii trebuie rugai s-i justifice rspunsurile sau scorul acordat, chiar dac sunt remarci pozitive sau negative. Acest lucru se face prin ntrebri suplimentare de justificare a rspunsurilor, n forma discutat mai nainte de reacionar. Aadar, putei folosi reacionarele n urmtoarele cazuri: Cnd ncepe un nou program de training; n cazul evalurii intermediare a unui program de training mai lung; Dac unui program de training i se aduc modificri substaniale; Cnd avei sentimentul c ceva nu merge bine. PLANIFICAREA ACTIVITILOR Dei planificarea activitilor nu este o form direct de validare sau evaluare, este totui un instrument foarte puternic cu o serie de utilizri, ce trebuie luat n considerare ca o parte fundamental a evalurii. Ca urmare a acestui fapt, este nevoie ca fiecare training s includ spre finalul su redactarea unui astfel de plan de aciune. Planul de aciune este de fapt angajamentul participantului de a implementa, atunci cnd se va ntoarce la locul de munc, elementele pe care i le-a nsuit. Itemii prezeni n acest plan vor fi aceia prezentai n cursul de formare, iar rezultatele vor arta dac obiectivele programului ce se doreau atinse au fost nelese i acceptate. Planul de aciune este de asemenea un instrument pentru ntrirea legturii dintre training i munc. Simpla aciune de a planifica o activitate bazndu-se pe nvarea imediat i oblig pe participani s intre n situaia real de munc, legnd noile cunotine de problemele sau situaiile de la locul de munc. Participani diferii pot avea versiuni diferite ale planurilor de aciune, unele aspecte putnd fi incluse, altele excluse, ceea ce pentru trainer poate fi un semn al aspectelor potrivite sau nepotrivite care au fost incluse n cadrul designului programului respectiv. Dac planul de aciune este folosit ulterior de ctre participant pentru a pune n practic nvarea, el este de asemenea un instrument pentru manageri n evaluarea pe termen lung. Devine o parte integrant a ciclului: munc formare / nvare munc. Formatul unui plan de aciune: Un bun plan de aciune este: Simplu i direct Clar, fr ambiguiti Conine itemi care pot fi implementai de ctre participant, cu sau fr resurse suplimentare Este proprietatea participantului Conine informaii specifice care sunt legate de un timp necesar implementrii. Iat o form schematic a acestui plan: Plan de aciune personal 70

Itemii planului de aciune 1. 2. 3. 4. 5.

Cum se va face implementarea

Cnd, de ctre cine

Rolul planului de aciune este acela de a-i orienta pe participani, detaliile vor trebui stabilite ulterior de ctre fiecare n parte. Numrul de itemi nu trebuie fi ns foarte mare, trei sau patru pot fi suficieni. Pentru coloana cum se va face implementarea, este important ca participantul s evalueze resursele sau materialele necesare. Este important planificarea timpului. EVALUAREA DUP TERMINAREA PROGRAMULUI DE TRAINING Metodele de evaluare pe termen mediu i lung se refer la msura n care trainingul a fost implementat cu eficien i are un efect pozitiv asupra activitii n organizaie. Dup ce participanii s-au ntors la locul de munc, avnd un plan de aciune ce beneficiaz de susinerea supervizorului, se poate vorbi despre o prim evaluare. Ca evaluare pe termen mediu la locul de munc se poate vorbi dup un interval de trei luni, una pe termen lung fiind la un interval de 12 luni dup finalul sesiunii de formare. Evaluarea post program de training se poate face prin intermediul urmtoarelor metode: Observarea din partea managerului de linie a performanei angajailor Observarea din partea trainerului a performanei angajailor Un chestionar din urmrire / follow-up realizat de ctre supervizor i trainer Un interviu structurat de urmrire / follow-up realizat de ctre supervizor sau trainer Un interviu telefonic realizat de ctre trainer Analiza incidentelor critice Consultarea jurnalelor de nvare Att chestionarele ct i interviurile trebuie s in cont de urmtoarele obiective ale evalurii: Confirmarea nvrii realizat pe parcursul programului Aciunile ntreprinse pentru implementarea planului de aciune Evaluarea eficienei implementrii nvrii Analiza incidentelor critice Acest gen de analiz, folosit mai ales n evaluarea de medie i lung durat este un exerciiu de auto-raportare, dei pot avea loc i interviuri sau discuii. Abordarea obinuit este aceea prin intermediul jurnalelor urmat de o analiz a incidentelor critice pe care o evideniaz aceast metod. Participanii trebuie s in un astfel de jurnal i s scrie n el orice incidente critice, imediat ce ele apar, mai ales acelea care au legtur cu domeniul de nvare care este supus evalurii. n legtur cu aceste incidente, participanii sunt rugai s

71

fac simple judeci sau afirmaii: cnd s-au ntmplat, cum s-au ntmplat, de ce s-au ntmplat i ce concluzie se poate trage. Incidentele critice sunt apoi analizate prin: Decuparea lor n acelai timp n care participantul le identific; O ntlnire apoi cu supervizorul sau trainerul n legtur cu incidentele identificate de participant, care l vor ajuta la discutarea i interpretarea acestora; O discuie de grup n cadrul creia incidentele critice sunt comparate, discutate i analizate. Ct trebuie s fie de elaborat jurnalul incidentelor critice i ct de mult trebuie acesta inut, depinde de complexitatea nvrii, de apariia i frecvena incidentelor, de acoperirea i gama de evenimente similare dar nu exact la fel, .a.m.d. Formatul unui astfel de jurnal nu este standard. Este necesar ca participantul s poat identifica materialele relevante i incidentele care apar. Jurnalele de nvare Despre aceste jurnale am mai discutat pe parcursul cursului, ca fiind acele instrumente realizate pentru a-i ajuta pe participani s sedimenteze, memoreze, reaminteasc i mprteasc cunotinele acumulate n timpul programului de formare. Aceste jurnale pot deveni parte a dezvoltrii continue a participanilor dup terminarea trainingului formal i de asemenea, instrumente de evaluare post-training. Dup terminarea evenimentului de formare, participanii trebuie ncurajai s continue s le foloseasc i s nregistreze acolo n continuare experiene relevante pentru ei. Incidentele din care participanii au nvat ceva pot fi incorporate aici, mpreun cu comentarii i planuri de aciune efective. Jurnalele pot fi folosite apoi n aceeai manier ca analiza incidentelor critice. Evaluarea pe termen lung Dovada unui proces de formare i dezvoltare i consolidarea acestuia prin intermediul muncii, cu efecte benefice asupra afacerii, este abilitatea acestuia de a trece testul timpului. nvarea i aplicarea noilor cunotine nu sunt procese care dureaz foarte mult timp, chiar dac sunt relevante. Participanii pot uita tehnicile i metodele nvate sau ele pot evolua ctre o stare de automatism, ne-mai fiind contientizate. Evaluarea pe termen lung a nvrii trebuie s aib loc ntr-un interval cuprins ntre 9 luni i un an. Metodele descrise mai sus, folosite la evaluarea pe termen mediu se aplic i acum. Dac efectele nvrii se pstreaz i continu s produc efecte, nseamn c evenimentul a fost unul reuit. Dac se constat scpri i lipsa eficienei muncii, se impune un nou proces de IANT i reluarea ntregului proces de formare. De reinut: Tipuri de evaluri: pre-training, n timpul sesiunii de training, la finalul sesiunii de training, post sesiune de training. Tipuri de evaluri formale i tipuri de evaluri instant.

72

ntrebare: Care dintre tipurile de evaluri poate fi ignorat in extremis? De ce?

CE ESTE UN FORMATOR / TRAINER. TIPOLOGII REZUMAT Nu oricine poate fi formator. i e evident c pentru a deveni unul de succes trebuie s cultivi sau s dezvoli anumite abiliti i competene. Capitolul de mai jos va evidenia care trebuie s fie acestea. Rolul / rolurile, trainerului se pot ntinde de la o extrem la alta, ncepnd cu abordarea la taclale cu Nellie pn la trainerul - facilitator, consilier psihologic aproape, care ghideaz, sftuiete i selecteaz. n organizaii diferite, care propun angajailor lor diverse programe, la diferite momente, unui trainer i se poate cere s ndeplineasc toate aceste roluri menionate mai sus, sau, poate, activitatea sa va fi restrns la unul sau dou dintre acestea. Formarea formatorilor poate fi un proces continuu, se pot introduce noi roluri sau abordri astfel nct trainerii trebuie s fie contieni de aceste variaii cerute de fiecare rol i s fac paii necesari pentru propria dezvoltare. ROLURILE TRAINERULUI Cuvntul de trainer sau formator are o gam larg de nelesuri, noi vom aborda ns doar cteva n continuare. Instructor la locul de munc Acetia sunt formatorii care conduc procesul de formare la locul de munc ori la biroul angajatului, cu o singur persoan sau cu un grup restrns. Aceti traineri trebuie s aib abilitile relevante, s aib experien i s exceleze n operaia sau materialul pe care-l explic celorlali (sunt persoane care au progresat ei nii de la nivelul operaional) ns au un interes i o angajare pentru a-i ajuta pe ceilali s se dezvolte i s nvee. Cea mai simpl form de instructaj este realizat n cadrul abordrii stnd la taclale cu Nellie. n forma sa original, aceast abordare nsemna ca un angajat nou s lucreze cot la cot cu un angajat vechi, observnd mai nti, apoi fiindu-i permis s execute singur o anumit operaie. Aceasta a fost de departe cea mai eficient metod de a forma un nou muncitor, o chestiune esenial fiind aceea c Nellie nu numai c era la rndul lui un bun profesionist dar avea i abilitatea (nativ sau nvat) de a fi un bun dascl. n timp, aceast abordare de tipul: spune arat - execut i-a dovedit cu prisosin eficiena. Noul angajat trebuia s fac o anumit operaiune sub observaia instructorului pn cnd erau amndoi mulumii de rezultat i nu se mai putea produce o mbuntire a procesului de nvare. Apoi, el putea trece n aria de producie unde realiza sarcini reale fiind nc supervizat de ctre instructor. Aceasta este cea mai mecanic dimensiune a formrii, mai ales c n acest caz nvarea acoper operaiuni pentru care exist proceduri pe care instructorul trebuie s le respecte ca la carte. ns nu nseamn c

73

instruirea trebuie s fie plictisitoare, monoton sau complet formalizat, att pentru participant ct i pentru instructor, altfel aceste roluri sunt inacceptabile pentru ambii. FORMATORUL / PROFESOR Este probabil cea mai rspndit categorie de roluri n training i dezvoltare, trainerii trebuie s fie foarte bine pregtii n legtur cu un subiect sau cu o anume abilitate, s aib cunotine despre multe tehnici, metode sau abordri i capacitatea de a le prezenta altora pentru ca nvarea s aib efectiv loc. Unor traineri li se poate cere s foloseasc o abordare limitat de prelegeri cu ntrebri i rspunsuri, pe cnd alii ar putea fi ncurajai s foloseasc o larg arie de metode activiti, discuii, simulri video sau folosirea calculatorului. n cele mai multe dintre cazuri, trainerul este la crm hotrnd asupra aciunilor ce vor avea loc, dar i ritmul n care se vor desfura respectivele activiti. FACILITATORUL Activitile de formare i dezvoltare sufer o mutaie n cele mai multe organizaii de la sesiuni formale controlate de ctre un trainer (dei acest fenomen trebuie s existe pentru ca nevoi suplimentare de nvare s fie detectate) ctre evenimente care sunt realizate i conduse de ctre trainer, dar care se pot transforma n ateliere de lucru n care participanilor li se dau responsabiliti crescute i autoritate n cadrul acelui eveniment. n aceste cazuri, rolul de facilitator al trainerului l pune ntr-o postur pasiv, el acionnd ca o persoan care mai degrab ghideaz sau sftuiete (ntr-o manier subtil) furniznd resurse sau servicii atunci cnd i se cere de ctre participani. Astfel nct, fa de abilitile tradiionale ale trainerului, facilitatorul trebuie s aib mult mai multe abiliti pentru a ajuta participanii indirect, s tie cnd s intervin i cnd nu, s aib un desfurtor al activitilor, casete video, studii de caz, jocuri de rol i altele suficiente ns pentru a satisface cerinele neprevzute ale participanilor. Cea mai dificil parte a rolului de facilitator este atunci cnd grupul de participani pare a fi ajuns ntr-un impas n rezolvarea unei probleme sau o apuc pe o cale care este evident greit. n aceste situaii i n altele similare, facilitatorul trebuie s poat prelua controlul i s intervin pentru a ajuta participanii. n acelai timp, el trebuie s poat face un pas napoi i s le permit participanilor s nvee prin conlucrare drumul spre gsirea unor soluii pentru impasul n care au intrat singuri. CONSULTANT INTERN / CONSILIER Consultantul intern (care poate fi un expert n training, angajat al unei organizaii, mai degrab dect un consultant adus din afara companiei) ce s-a ndeprtat, ca reprezentare, de rolul atribuit n trecut prin apartenena sa la departamentul de RU. Consultantul intern poate, de exemplu, s urmreasc nevoile exprimate de ctre conducerea unei companii prin intermediul unor metode diverse. El se poate implica n identificarea i analiza unor nevoi, n cadrul unor discuii individuale sau jucnd un rol de consultan pentru managementul de nivel superior. El se poate preocupa de posibiliti mai largi de

74

dezvoltare pentru angajai sau grupuri, inclusiv oportuniti educaionale mai largi dect formarea, avnd abiliti de depozitare pentru informaii sau date referitoare la training sau metode de dezvoltare. Este evident c acest gen de consultani trebuie s aib o experien solid i cunotine, s fi fost n prealabil traineri sau facilitatori. Trebuie de asemenea s aib abilitile necesare pentru a lucra cu oamenii care sunt frecvent n poziii, ierarhic vorbind, superioare. FORMATORI PENTRU FORMATORI Participarea la un curs de formare pentru formatori este o parte de la sine neleas pentru dezvoltarea unui trainer. Acest gen de cursuri sunt de obicei inute de ctre traineri care se specializeaz n acest gen de training. Este un gen de activitate foarte provocatoare, implicnd din partea celui care dorete s o realizeze, o gam larg de abiliti fundamentale, metode, tehnici i abordri pentru a ajuta alte persoane n activitatea de nvare. Pentru un trainer tnr care particip la un asemenea eveniment, trainerul care ine un astfel de curs trebuie s fie un profesionist credibil i acceptat, capabil s reacioneze n faa acelor situaii care l pun n postura voit sau nu de model. Sunt necesare abiliti foarte dezvoltate de observaie i capacitatea de a oferi feedback participanilor pe parcursul desfurrii evenimentului. DESIGNERUL PROGRAMELOR DE
TRAINING

Aceasta este o dezvoltare a rolului de trainer care a avut loc doar n ultimii ani, mai ales n organizaii mari, cu departamente speciale de training i dezvoltare. Evenimentele de training nu mai sunt situaii izolate, ci devin pachete de nvare din ce n ce mai complexe i complete, avnd cursuri i abordri interconectate n cadrul unor programe. Designerul programelor de training identific i analizeaz nevoile participanilor i compileaz un asemenea pachet complex, care poate conine seturi de instruciuni, scenariul / suportul pentru cursul de training mpreun cu manualul trainerului sau alte materiale adiionale. La un nivel mai simplu, de la identificarea nevoilor de training designerul evenimentului de training este cel care doar schieaz modul n care un curs trebuie s arate, inclusiv obiectivele generale, urmnd ca un alt trainer s produc programul detaliat. Designerul programelor de training trebuie s aib cunotine solide despre modul cum decurge un eveniment de training i toate calitile care sunt necesare pentru ca acesta s fie echilibrat i eficient. El trebuie s tie de unde va obine unele materiale, cum poate accesa resursele necesare i s se asigure c ele pot intra n posesia trainerului desemnat s realizeze programul detaliat. Tot acest trainer poate fi responsabil pentru modificarea unor programe de training care au pot fi achiziionate, pentru a rspunde nevoilor particulare ale respectivei organizaii. TRAINERUL ELECTRONIC

75

Aceasta este realmente cea mai nou adugat caracteristic a rolului de trainer, introdus pe msur ce internetul sau intranetul joac un rol din ce n ce mai important n viaa organizaiilor. Acest tip de trainer poate fi folosit n acele situaii n care trainingul are ca obiectiv mbuntirea cunotinelor participanilor, ns n cazul unor soft skills abiliti interpersonale sau sociale, managementul angajailor ce presupun formare unor abiliti de comunicare social este nevoie de prezena unui trainer viu. Rolurile descrise mai sus nu se exercit de sine stttor. Un trainer poate ndeplini mai multe roluri n acelai timp. Cel mai important aspect ns este legat de faptul c toi formatorii trebuie s fie contieni de diversitatea rolurilor pe care le ndeplinesc n cadrul unei organizaii la un anumit moment, ceea ce le va permite dezvoltarea continu a capacitilor i progresul n plan profesional. n consecin, abilitile unui trainer pot varia ntre simple abiliti de a lectura sau a ine prelegeri la un evantai ntreg de competene. Pe unele dintre acestea le vom aborda n continuare. CUNOTINELE I ABILITILE UNUI TRAINER EFICIENT Rolul unui trainer este format din suma cunotinelor i abilitilor , n cadrul cursului de training, pentru care el este responsabil i pe care el l livreaz. Putem considera ca importante i demne de menionat urmtoarele caracteristici: Cunotine despre organizaie Roluri i funcii de management i operaionale Abiliti i cunotine de formare Abiliti pentru pregtirea programelor Atenie i nelegere Comunicare interuman Angajare Creativitate i inteligen Preocupri pentru propria dezvoltare Deschidere Credibilitate Umor ncredere n sine

Aceast list poate prea foarte provocatoare i sofisticat pentru un trainer tnr, ns aceste abiliti trebuiesc formate n timp. Multe dintre caliti se refer la gradul de sociabilitate al persoanei, dar ele pot fi de asemenea dezvoltate pe parcursul timpului. Cunotine despre organizaie Aceasta depinde de mediul din care provine trainerul - a promovat din interiorul companiei sau vine din afara ei. Oricum ar fi, el trebuie s fie pe deplin contient de ierarhia din cadrul unei organizaii, produsele sau serviciile pe care le ofer compania sa, cultura organizaional i politicile interne, structura de putere, proceduri organizaionale, regulamente interne i acelea de protecia muncii, etc. Orice trainer poate s i piard 76

foarte uor credibilitatea dac aciunile sale nu sunt consistente cu cerinele referitoare la proceduri organizaionale. Roluri i funcii de management i operaionale Domeniile n care trebuie s se concentreze trainerul vor depinde de aria de activitate n care va opera. ns trebuie ca el s i nsueasc ct mai multe cunotine despre rolurile, funciile, competenele, responsabilitile, statutul, baza puterii i autoritii persoanelor n aria crora va opera. El trebuie s tie care este gradul de libertate permis sau ncurajat de ctre stakeholderi. El trebuie s cunoasc modul n care se desfoar comunicarea formal i informal, resursele disponibile i cine dispune de ele. Abiliti i cunotine de formare Cunotinele de specialitate includ familiarizarea cu modelele academice i teoretice de training. El trebuie s aib cunotine consistente de tehnici de training, metode i abordri necesare pentru a pune n practic diverse modele, ca i experiena de a le potrivi n cele mai bune combinaii. Trainerii sunt obligai, chiar doar dintr-o datorie fa de ei nii, s cunoasc cele mai noi inovaii n training, noi modele i tehnici precum i schimbrile de paradigm. Dei fiecare lun poate aduce inovaii n acest domeniu, cunotine solide pe care trainerul le are, pot s-l ajute s diferenieze i s decid ntre mai multe tipuri de inovaii pe care le ntlnete. Abiliti pentru pregtirea programelor Dei multe organizaii au un trainer care se ocup exclusiv de designul programelor de formare, sunt muli traineri care trebuie s fac cercetare, design, planificare i pregtire a propriilor programe de training. Aceste activiti necesit la rndul lor o serie de abiliti: selectarea materialului necesar, punerea lui ntr-o ordine, pregtirea sesiunilor, etc. ATENIE I NELEGERE Este esenial pentru un trainer s fie atent i s neleag pe parcursul programului, att nevoile participanilor ct i reaciile lor, comportamentele lor i feedback-ul verbal i nonverbal. n mod normal, orict ar fi de slab abordarea trainerului, participanii nu i exprim verbal grijile sau dezamgirea. Un trainer care este atent poate s i dea seama dac ceva nu este n regul, prin observarea semnalelor non-verbale pe care le emit participanii. De ndat ce observ acest fapt, el trebuie s rezolve o anume situaie creat. Una dintre cele mai bune metode de evaluare intermediar a satisfaciei participanilor este tehnica trei cuvinte. De multe ori, fiind prea ateni, trainerii sunt demotivai cnd citesc un feedback negativ sau nesatisfctor din partea participanilor. Ei ar trebui s foloseasc aceste rspunsuri pentru a-i mbunti cursul sau perfeciona abilitile. Succesul unui trainer nu trebuie s depind de influenarea participanilor i abilitatea lui de a-i face prieteni sesiunile de formare nu trebuie s se transforme n concursuri de popularitate. Unii traineri nu pot funciona bine dac nu sunt cea mai popular persoan dintr-un grup.

77

Neadresarea acestui obiectiv le poate afecta unora capacitatea de concentrare. ntr-o asemenea situaie, trebuie ca trainerul s fac un pas napoi i s vad care sunt problemele sale. Comunicare interuman Obiectivul practic principal pentru un trainer este transferul cunotinelor sale ctre participani, metode prin care s conduc la mbuntirea competenelor acestora. Unui trainer trebuie s-i fac plcere s lucreze cu oamenii, s poat comunica eficient pentru ca informaia pe care o furnizeaz s fie neleas, memorat, s-i ncurajeze pe oameni s o aplice n practic. Abilitatea de comunicare interuman n cazul unui trainer nseamn s tie cnd s vorbeasc i cnd s asculte, s tie s pun ntrebrile care trebuie la timpul potrivit, s conduc o discuie, s nu se joace cu minile participanilor sau s le vorbeasc de sus. Trainerul trebuie s in minte c se afl ntr-o poziie de putere fa de grup, dar aceasta nu i este conferit de grup sau neaprat acceptat de ctre acesta. Aceast putere trebuie folosit pentru a ajuta i nu pentru a impune nvarea i pentru a ncuraja formarea unor comportamente sau atitudini. Angajare Este un fapt n afara oricror dubii acela c trainerul trebuie s cread n conceptele sau teoriile pe care le propune. Absena acestui angajament este perceput la nivelul participanilor ntr-o varietate de forme: lipsa entuziasmului, pregtire insuficient, prezentri slabe, lipsa de sinceritate asta n condiiile n care participanii ei nii pot avea un slab interes fa de eveniment i deci nici lor nu le pas. Participanii la un program pot s scuze multe dintre greelile sau lipsurile trainerului, dac percep c acesta particip la eveniment cu angajament i entuziasm. Creativitate i inteligen Trainingul este un eveniment plin de via, activ i reactiv, ntr-o continu schimbare. O abilitate a unui trainer competent este aceea de a se pune n pielea cuiva, atunci cnd se ntmpl ceva neobinuit. Aa cum am menionat anterior, trainingul este un domeniu n care schimbrile se petrec extrem de rapid, aa nct, pentru a evalua i implementa cele mai bune practici i a ine pasul cu toate evoluiile care au loc, este nevoie de o minte agil i iscoditoare. Dac autoritatea n cadrul cursului le este pasat participanilor, atunci trainerul trebuie s fie pe faz astfel nct s poat face fa situaiilor neprevzute, comentariilor sau altor schimbri. Inteligena merge de cele mai multe ori mn n mn cu creativitatea, iar dac un program de training este livrat mereu ntr-o form stabilit, pentru a nu deveni plictisit, trainerul trebuie s se ntrebe mereu ce adugiri mai poate s-i aduc pentru a-l face mai interesant, cum l poate mbunti. Participanii din ziua de azi ateapt din ce n ce mai multe abordri, creative i diferite, care s-i ajute s nvee mai bine, iar trainerul i poate pierde din credibilitate, dac aceste ateptri nu sunt satisfcute.

78

Preocupri pentru propria dezvoltare Trainerii profesioniti trebuie s aib ntotdeauna o evaluare a propriei valori, a nivelului la care se afl n nsuirea anumitor abiliti i preocupai de mbuntirea acestora. Ei trebuie s tie de asemenea i efectul pe care l au judecile de valoare pe care ei le emit n cadrul cursurilor de training i s fie ateni la opiniile pe care le exprim, pentru a nu face referiri rasiste, cu tent sexual sau ofensatoare. Preocuparea pentru propria dezvoltare ajut i la identificarea nevoilor personale de nvare, n termeni de cunotine sau abiliti. O dat acestea identificate, formatorul se poate nscrie el nsui la cursuri de formare, poate citi cri de specialitate sau folosi resursele puse la dispoziie de internet. E mai bine s iei tu atitudine i s te apuci de treab dect ca angajatorii sau, i mai ru, participanii s-i sugereze acest fapt. Deschidere Un trainer profesionist lucreaz rareori singur n mod deliberat. Atunci cnd lucreaz cu un alt trainer, fie c este un veteran sau unul mai puin experimentat, este necesar s se dezvolte relaii de ncredere, susinere i confort. Chiar dac apar nenelegeri, ele nu trebuiesc rezolvate n faa participanilor la cursul de formare. Cooperarea n realizarea i livrarea unui curs de training este folositoare pentru c prin participarea unui coleg n cadrul unei sesiuni, poi avea un feedback valoros asupra performanei tale. Credibilitate Pentru ca s fii un trainer profesionist care beneficiaz de credibilitate din partea participanilor, ca cineva care cunoate bine organizaia i are cunotine consistente legate de un anumit subiect, trebuie s: Fii carismatic (interesant, entuziast, angajat i spontan) chiar dac nu stpneti subiectul la perfecie; Fii carismatic chiar dac n acel moment prezini acel curs de formare pentru a 50-a oar; Fii perceput ca un expert sau o persoan cu foarte mare experien n domeniu; Ai abiliti efective de formare; Ai un comportament care s nu ofenseze participanii; Ai dorina de a arta c vrei s nvei tu nsui. Credibilitatea este rareori pierdut automat dac i se pune o ntrebare la care nu poi s rspunzi pe loc, automat. Mai ales c poi reveni n timp util cu un rspuns. E bine ca aceast situaie, totui, s nu se repete foarte des, pentru ca astfel credibilitatea ta ar putea s scad ncet. Credibilitatea poate fi mai degrab compromis printr-un comportament de supracompensare a timiditii, prin colegi care te critic n public, sau i mai ru, n faa participanilor, sau ne-rspunznd nevoilor exprimate de grup.

79

Umor Folosirea umorului n cadrul unui curs de training este un subiect care a trezit multe discuii, dei exist multe studii care atest c trainingul este mai eficient dac participanii se simt bine la eveniment. Aceasta nu nseamn c trainerul trebuie s fie jongleur sau dansator pe srm sau o surs inepuizabil de bancuri. Trebuie s se gseasc o abordare de mijloc ntre o sesiune foarte serioas i alta complet relaxat iar glumele care se fac ar trebui s aib relevan pentru subiect. Trainerul trebuie s arate c poate s fac glume despre sine nsui mai degrab dect a face glume referitoare la cineva din grup. De asemenea este important ca o glum folosit de un coleg s nu fie repetat la o sesiune de formare a aceluiai grup! ncrederea n sine Multe dintre caracteristicile prezentate pn n acest moment pot fi realizate dac trainerul are ncredere n sine. ncrederea provine din faptul c trainerul cunoate foarte bine subiectul, ntr-o msur mai mare dect participanii, ns are dorina de a-i ajuta pe participani s ating acelai nivel de cunoatere sau acele abiliti de care este nevoie. Mare parte din aceast ncredere poate disprea cnd stai n faa unui grup i eti gata s ncepi o sesiune. Pentru acest gen de situaie nu exist ieiri rapide, este nevoie de practic i experien. Uneori face bine dac admii n faa participanilor c te simi emoionat, dar exist pericole asociate cu faptul c recunoti prea des acest fapt. Este de neles ca un trainer neexperimentat s fie timid sau timorat cnd se afl n faa unui grup. De cele mai multe ori aceste sentimente dispar pe msur ce se nainteaz n livrarea respectivului curs. Este ns necesar s fii ngrijorat dac: Nu mai ai emoii deloc pentru c asta nseamn c eti deja plictisit de programul de training respectiv i i este indiferent nivelul de performan la care ii acel curs; Timiditatea i nervozitatea nu dispare pe msur ce se desfoar programul, din contr, se accentueaz. Marea majoritate a persoanelor au de lucrat mult pentru a depi diverse obstacole sau neajunsuri i a deveni traineri competeni, ns aceast dezvoltare merit fcut, mai ales cnd la finalul programului de training, ai sentimentul i dovada c participanii au nvat ceva ca urmare a acelui eveniment, iar tu ai avut o contribuie semnificativ n acest sens. CINE ESTE TRAINERUL? Exist multe ntrebri care pot trece prin mintea unui trainer tnr. Unele dintre acestea pot fi: La ce se vor atepta participanii din partea mea? Cum voi rspunde eu acestor expectaii? Cum le voi face eu fa acestor participani care m sperie pentru moment? Cum i voi trata? Cum m vor trata ei pe mine? O s m plac? Cum m vor percepe: ca persoan, ca trainer sau ca pe cineva din organizaie?

80

Dei poate s i se par c nu tii nimic despre meseria de trainer, e bine s-i aduci aminte ca ai fost la coal sau la facultate sau la cursuri, aadar ai intrat n contact cu traineri, profesori, nvtori. i la rndul lor, i-am etichetat pe aceti oameni: Acesta vorbete ncontinuu. Nu vede c e ca o moar stricat! A spus attea glume, nct pn la urm nu ne-am dat seama dac eram la curs sau la un spectacol de varieti! A predat cursul att de bine nct nu am simit cnd a trecut timpul. A combinat attea metode de predare, nct pn la urm nu a mai tiut ce voia s ne spun! Poate c nainte de a deveni voi niv traineri ar trebui s v punei ntrebarea, care este stilul aceluia dintre dasclii pe care i-ai apreciat cel mai mult i ce anume putei nva din experiena oferit de acesta. Au existat ns civa specialiti care au ncercat s realizeze o tipologie a trainerilor, dei am putea spune c avem tot attea tipuri de traineri cte persoane exist. MODELUL TOWNSEND John Townsend (1985) (Rae, 2001) a propus un model tridimensional de clasificare a trainerilor. El ia n considerare trei dimensiuni: abilitile personale, competena ntr-un anume domeniu i grija fa de participani.

COMPETEN Umilul expert Oratorul plictisitor Joas

Moara stricat

nalt Trainerul profesion Instructor ul

Persuasivul

GRIJ

nalt

Joas nalt Joas

Prostul fudul Joase

arlatanu l arogant nalte

ABILITI PERSONALE

Dei denumirile lui Townsend sunt foarte plastice i dure, ele reflect totui atitudinile principale i abordrile fa de participani pe care le ai unii traineri. Poate c de asemenea

81

marca semnul unui trainer adevrat este c, n funcie de context el poate juca toate aceste roluri. Prostul fudul Sunt de obicei acele persoane prezente n cadrul unui curs de training ca invitatul expert, chiar dac ei au cunotine minimale despre acel domeniu i nu posed abiliti de prezentare. Cu toate acestea, aceste persoane nu sunt contiente de lipsurile lor, nimeni nu le spune acest lucru, aa nct continu n aceeai not. arlatanul arogant este asemntor prostului fudul, cu singura diferen c acest personaj este contient de lipsurile pe care le are i ca urmare a acestui fapt ncearc s le ascund sub o poleial de competen. arlatanului arogant nu i pas de nevoile grupului de participani, care n schimb nu poate fi dus mult cu preul. Moara stricat este caracterizat de profesorul cu mintea aiurea, care este evident c stpnete acel domeniu de activitate, ns este att de cufundat n propria cunoatere nct nu o poate transmite altora. Aa nct i d nainte, avnd intenia de a ajuta auditoriul, fr succes ns. Persuasivul stpnete bine metodele i tehnicile de training i le folosete pentru a convinge auditoriul de valoarea mesajelor care i sunt livrate n cele mai multe cazuri de organizaia pe care o reprezint, fie c e de acord cu ele sau nu. n multe cazuri, este vorba de traineri care au cunotine limitate despre un anume subiect, ns au dorina sincer de a ajuta participanii n procesul de nvare. O cale foarte greu de parcurs. Oratorul plictisitor este ceea ce se ntlnete de cele mai multe ori n mediile academice, dar apare n cadrul cursurilor de training ca un expert invitat pentru a da detalii legate de un anumit subiect. Nu exist nici un dubiu c stpnesc foarte bine un domeniu, nu i intereseaz o metod eficient de prezentare sau s-i ajute audiena, intr n foarte multe detalii. Dup aproximativ 10 minute i pierd auditoriul, i ntreaga lor sesiune este o pierdere de timp. Instructorul dictator este de obicei un instructor / trainer intern care trebuie s se asigure c angajaii particip la un anume curs de formare, nva ceea ce trebuie nvat pentru ca apoi s se ntoarc ct mai repede la locul de munc. Nu exist nici un impediment formal ca participanii s nu nvee, ns modul de desfurare al evenimentului, n care participanii sunt obligai s nvee este dificil de respectat, mai ales n zilele noastre cnd participanii apreciaz mai mult abordri mai relaxate. Problema apare mai ales pentru cei care au lucrat n aceast manier o lung perioad de timp i crora le este greu s schimbe macazul. Trainerul profesionist este forma ideal dintre cele prezentate pn n prezent i fr nici un dubiu este faptul c toi tindem s atingem performana de profesionist. Acest tip de trainer are cunotine largi referitoare la tehnici i metode de training, tie cnd fiecare dintre acestea poate fi cel mai bine folosit, ia n considerare nevoile participanilor i ncearc s le satisfac, chiar modificnd structura cursului de training, poate echilibra munca i distracia, are abiliti de comunicare interpersonal i poate

82

rezolva situaiile de criz care apar. Poi spune c ai atins nivelul de trainer profesionist atunci cnd abordarea din cadrul unui curs se face n mod natural i nu simi nici un stres. MODELUL INVENTARULUI DE TRAINING P-C Un inventar de abiliti cuprinznd 40 de itemi realizat de Pfeiffer i Jones n Manualul anului 1974 al facilitatorilor (Rae, 2001) identific preferinele celor care au completat chestionarul pentru 5 strategii de training. Aceste preferine s-au determinat n funcie de dou dimensiuni fundamentale: orientare spre participant i orientarea spre coninut.
20
Strategia 2 Participanii nu doresc realmente s nvee, ns i vor rspunde unui trainer care le place. Principala sarcin a trainerului este s-i ctige de partea lui pe participani pentru ca s-i nvee. Strategia 5 Acestor participani le place s nvee i s exploreze. Sarcina trainerului este de a integra participanii i nevoile organizaionale prin crearea unui climat relevant i semnificativ. Strategia 1 Participanii nu doresc s nvee dar rspund unei ndrumri forte i controlului. Principala responsabilitate a trainerului este de a se asigura c materialul este prezentat i predat.

15

10

Orientare spre participant

Strategia 3 Participanii sunt indifereni i lenei. Deoarece trainerul nu poate schimba participanii, responsabilitatea lui este s le furnizeze informaia necesar.

Strategia 4 Nevoile participanilor i cele organizaionale sunt incompatibile. Dei sarcina principal este de a forma participanii, totui nevoile lor nu pot fi ignorate. Responsabilitatea trainerului este de a-i fora pentru a-i preda materialul dar i de a menine la un nivel acceptabil moralul participanilor

Orientare spre coninut

10

15

20

MATRICEA DE ORIENTARE A TRAINERULUI

Un alt model de clasificare ce i se atribuie lui Andrew Pettigrew (1984) (Rae, 2001) i el const ntr-un simplu chestionar alctuit din dou ntrebri polarizate aceast simplitate i-a fcut pe muli s considere c aceast metod nu clasificare nu este una valid. Trainerul trebuie s aleag un punct localizat n respectiva matrice, punct care reprezint orientarea spre un anumit rol.

ntrebarea 1 Suntei mai degrab orientat spre meninerea activitilor care se desfoar n acest moment n organizaie, adic susinei continuarea activitilor, produselor i serviciilor prezente? Sau suntei mai degrab interesat de schimbri care ar putea avea loc n organizaie, adic s v asigurai c trainingul rspunde presiunilor de schimbare att din

83

interiorul ct i din exteriorul organizaiei pentru a face fa unor noi situaii sau obiective? Marcai pe scala de mai jos locul n care v situai. Orientarea spre meninerea status-quo 1 2 3 4 5 Orientare spre schimbare 8 9 10

ntrebarea 2 Avei o aplecare ctre metodele tradiionale de training, adic acele metode i abordri bazate pe modelul educaional sau profesional de training cu clase de predare i curricul? Sau preferai metode de intervenie de tipul agent de schimbare care urmrete implicarea mai mare a participanilor i schimbri n sisteme, proceduri i tehnologii i schimbarea atitudinii persoanelor referitoare la munc? Marcai pe scala de mai jos locul n care v situai. Orientarea spre educaia tradiional 1 2 3 4 5 6 Orientare spre implicare 7 8 9 10

Acum transferai scorurile obinute n matricea de mai jos: Meninere 1

Grijuliul

2 3 4

Evanghelistul

1 Educaie tradiional

5 6 7

10 Implicare

Educatorul

8 9 10 Schimbare

Inovatorul

Grijuliul Este genul de trainer care urmrete meninerea prezentului sistem, a procedurilor i tehnologiilor care exist deja n organizaie i adopt abordri tradiionale

84

de educaie i training. Activitile sunt conduse de trainer, centrate pe trainer i controlate de trainer. Programul este nalt structurat i rspunde nevoilor de training aa cum sunt ele prezentate de ctre o autoritate. Educatorul Spre deosebire de grijuliu, educatorul susine trainingul pentru a face fa schimbrii dar folosete metode de educaie tradiionale. Anticipeaz nevoia de schimbare i acioneaz strategic prin fixarea unor obiective i atingerea lor prin programe de training adecvate. Evanghelistul Vede nevoia de training ca pe o meninere a strii actuale a organizaiei ns adopt o serie de abordri intervenioniste. Consider c educaia tradiional i abordrile de training sunt inadecvate i ncearc s i converteasc pe angajai s accepte o gam mai larg de activiti centrate pe participant, n forma unor ateliere de lucru, seminarii sau consultan. i vede rolul mai degrab ca facilitator al nvrii dect ca expert pe probleme sau trainer cu abordri tradiionale. Inovatorul Vede nevoia de training mai degrab ca o schimbare a sistemului, a procedurilor i tehnologiilor din organizaie i adopt o gam larg de abordri intervenioniste. Intenia este de a nelege care sunt nevoile reale. El i convinge pe oameni s se implice mai mult i i ghideaz prin intermediul unui proces de tipul rezolvrii de probleme mai degrab dect s propun soluii. Este n esen un catalizator sau agent al schimbrii. Un trainer care adopt n mod constant doar una dintre aceste posturi este suspect! Rolul pe care trebuie s l joace un trainer este dictat n primul rnd de nevoile organizaiei. Nu exist nici un impact atunci cnd un trainer ncearc s ia doar rolul de inovator, mai ales dac singurul rol pe care l accept cultura organizaional este acela de instructor. De reinut: 1.Rolurile trainerului 2.Tipuri de abiliti necesare unui trainer 3.Modele de clasificare: Townsend, participant-coninut, matricea de orientare. De reflectat: Gndii-v la un profesor care v-a marcat n liceu. Ce tip de trainer ar fi fost?

DEZVOLTAREA ABILITILOR DE FORMATOR. TRUCURI I STRATAGEME REZUMAT A fi un bun formator presupune nu doar o bun cunoatere a materialului ci i stpnirea artei discursului, prezentrii i retoricii. De asemenea este crucial s se

85

cunoasc psihologia i dinamica grupurilor mici pentru a se putea prentmpina anumite situaii neplcute determinate de interaciuni mai puin productive ntre participani. Aceste competene vor fi subiectul cursului de mai jos. Abordri fundamentale Dei nu este recomandat s ii exclusiv prelegeri grupului, ntr-o sesiune n care se prezint noi informaii participanilor, o mare parte a timpului este ocupat de prezentarea oral susinut de trainer. O abilitate fundamental a unui trainer este s ating un nivel superior de competen n a susine prezentri. nainte de aceasta ns, este esenial s tii exact cum vei conduce respectiva sesiune adic s o planifici i s o pregteti. Planificarea i pregtirea unei sesiuni de informare Ca trainer nceptor, depinznd de existena programelor de training n organizaia voastr, ai putea fi pui n faa urmtoarelor situaii: Preluai o sesiune deja existent cu un set de manuale i materiale gata redactate; Preluai o sesiune deja existent dar e nevoie s modificai i adaptai manualele i materialele existente; Avei de susinut o sesiune unde materialul este nou sau unde este nevoie ca materialul s fie revizuit astfel nct este nevoie ca s v pregtii personal manualul trainerului i celelalte materiale ajuttoare.

Pentru prima dintre situaii este recomandabil s citii i s v familiarizai, eventual s memorai manualul i textele deja existente. S v asigurai c scenariul pe care voi trebuie s l respectai ca i traineri este conform cu manualele primite de participani, s v familiarizai cu mediul n care se vor desfura cursurile, etc. n cel de-al doilea caz putem avea de a face cu o situaie n care vi se ofer responsabilitatea n susinerea unui curs de formare, ns doar dup ce ai modificat scenariul sau manualul trainerului pentru a conveni stilului de formare pe care l abordai voi personal. n varianta planificrii unei noi sesiuni, trebuie s luai n calcul faptul c pn n acest moment trebuie s avei deja acumulat o experien de baz n cadrul celorlalte faze i de asemenea beneficiai de rezultatele identificrii i analizei nevoilor de training. Vei avea de asemenea planuri de aciune care v vor impune constrngeri legate de timpul de desfurare al respectivei sesiuni i de asemenea materialul din care vei avea de ales pentru a realiza respectiva sesiune. Aa cum am subliniat n prelegerile noastre anterioare, va trebui s luai n calcul urmtoarele elemente: Selectai materialul brut pe care l vei lua n calcul la redactarea textului pentru respectiva sesiune; Identificai prioritile coninutului (metoda plniei);

86

Decidei asupra tipurilor de abordri / metode pe care le vei folosi: prezentri, discuii, grupuri stup, studii de caz, activiti etc. Scriei un plan al sesiunii i un scenariu al sesiunii, plus, dac e nevoie, un brief (un rezumat) care va fi sursa voastr de inspiraie pe parcursul sesiunii, lund n considerare abordrile de formare asupra crora v-ai oprit; Familiarizai-v foarte bine cu scenariul, dac e nevoie putei s-l i memorai, pentru a v asigura c paginile sunt n ordinea corect; Decidei asupra materialelor ajuttoare de care vei avea nevoie n timpul sesiunii i pregtii-le. Asigurai-v c mijloacele tehnice funcioneaz i v sunt la ndemn; Pregtii i tiprii toate mapele de participant i alte materiale scrise; Familiarizai-v cu mediul n care va avea loc cursul de formare; Exersai prezentarea, de preferat n faa unei audiene critic constructive. n orice caz exersai-v prezentarea ct de des posibil, n faa oglinzii sau prin intermediul unei nregistrri audio-video.

n plus fa de cele menionate anterior, trebuie s va dezvoltai ct de mult posibil abilitile de a susine prezentri, gndindu-v c doar n acest caz putei contribui substanial ca participanii votri s ating un nivel de nvare maxim din prelegerile sau susinerile voastre. Pentru a v dezvolta abilitile de bun prezentator, este bine s participai la cursuri de formare, s discutai i s furai din experiena unui trainer senior sau s acceptai oportunitatea de a susine prezentri ct mai des, indiferent de ct de nspimnttor vi s-ar prea acest lucru. Abilitile de prezentator Acesta este un domeniu larg, pentru c include nu numai abilitile de comunicare verbal ci i pe acelea de comunicare non-verbal, folosirea unui larg arsenal de abordri, cunoaterea audienei precum i toate aspectele tehnice asociate susinerii acelei sesiuni. Mult lume se opune sesiunilor de prelegeri i are dreptate s le conteste, mai ales cnd: Prezentatorul are abiliti slabe pentru susinerea unei prezentri; Prezentatorul nu a pregtit suficient un anumit material; Materialul poate s nu fie relevant pentru subiectul discuiei sau pentru grupul de participani; Sesiunea conine materiale prea complexe sau prea multe i grupul nu le poate asimila; Sesiunea const n prezentri susinute de ctre trainer, iar grupul ar trebui s aib o atitudine pasiv, s asculte i s nvee.

n cadrul sesiunilor, participanii trebuie s joace i ei un rol, mai ales dac li se rezerv un rol activ mai degrab dect unul pasiv. Dar i cel mai iscusit, bine pregtit sau informat dintre prezentatori nu poate avea mare succes dac grupul de participani nu este interesat, angajat i motivat s nvee. Multe dintre aceste atitudini pot fi atenuate de ctre trainer n cadrul sesiunii, ns pot exista i alte situaii care pot produce un impact advers participanii au fost constrni s participe la eveniment mpotriva voinei lor, 87

participanii pot avea agende personale, ei pot trece n acel moment prin diverse situaii personale de care nu se pot disocia sau pot pur i simplu s nu-l simpatizeze pe trainer i atunci frneaz orice efort de a nva. n plus fa de chestiunile schiate mai sus, sesiunile de prelegeri au att avantaje ct i dezavantaje, situaiile ns pot fi manipulate de ctre trainer pentru a se obine cel mai bun efect. Prelegerile trebuie folosite atunci cnd avem de a face cu: O introducere general n subiect; Acolo unde este nevoie de nvare descriptiv; Introducerea unui material complet nou; n momentele iniiale ale programului de training cnd grupul de participani este insuficient de experimentat pentru a se implica destul de tare. Situaiile mai puin adecvate sunt acelea n care: Grupul a demonstrat o nevoie puternic de a fi activ i a se implica; Subiectul le este familiar participanilor i aa c mprtirea diverselor experiene este o strategie de nvare mai productiv; Atunci cnd cursul de formare are de-a face mai mult cu abiliti personale i comportamente dect cu procese tehnice. Iat cteva avantaje directe ale unei sesiuni de predare: - trainerul are control asupra materialului; - trainerul are control asupra timpului; - materialul poate fi parcurs ntr-o ordine logic; - o abordare sigur (dac trainerul i-a nvat lecia); - posibilitatea de a se nlocui trainerul cu un coleg dac situaia o impune; - siguran pentru participani (trainerul deine n primul rnd n controlul sesiunii). Exist i cteva dezavantaje pentru sesiunile de predare: - prezentarea poate s fie ineficient; - repetiia; - sesiunea rmne un eveniment centrat pe trainer, pasiv; - lipsa de feedback. Sesiunile de predare, prelegerile pot deveni mai eficiente prin folosirea a dou tehnici: 1. mbuntirea comunicrii non-verbale; 2. folosirea unui numr mai mare de tehnici de formare sau nvare mai degrab dect prelegeri simple. Cum i faci pe participani s te asculte? n deschiderea unei sesiuni sau n introducere, se pot fi folosite cteva tehnici care includ:

88

controlarea emoiilor; scriei pe o foaie de hrtie cteva propoziii introductive; fii siguri de introducerea voastr i de modul n care vei ncepe expunerea nu v cerei scuze; ncepei printr-o afirmaie trznet care va atrage atenia participanilor; dup ce terminai introducerea, facei o pauz pentru a ncuraja sporirea ateniei; descriei cadrul general al sesiunii, mai ales dac va fi vorba de mai multe abordri sau dac este vorba de o serie de aciuni mai complexe; prezentai-le participanilor ideile conceptele despre care o s le vorbii; definii strategia / sesiunile de ntrebri i rspunsuri; inducei atmosfera folosii umorul, punei o ntrebare pentru ca s ncepei s-i implicai pe ceilali; ncepei implicarea lor printr-o scurt activitate de spargere a gheii; cutai s determinai care sunt expectaiile participanilor.

SCUZELE nu v cerei scuze niciodat la nceputul unei sesiuni. Mai ales spunnd c avei emoii, c aceasta este prima voastr sesiune cu ct v cerei mai multe scuze, cu att pierdei mai mult din credibilitate, mai degrab dect s atragei simpatie. i n nici un caz nu v cerei scuze c nu ai avut timp pentru a v pregti mai bine, participanii pot lua aceast situaie ca o insult la adresa lor. NCEPE CU O AFIRMAIE TRZNET PENTRU A LE ATRAGE ATENIA. Msura succesului vostru va fi dat de capacitatea de a atrage i menine atenia participanilor de la nceputul pn la sfritul sesiunii sau programului de training. ncepei ntr-un mod care are impact, spunnd sau fcnd ceva cu care participanii se pot relaiona. Dar, ca i n alte situaii, avei grij s nu srii calul i s nu ncepei ntr-un mod prea revoluionar, astfel nct unii participani s se simt insultai. Pe msur ce vei cpta experien, vei fi capabili s tragei linia de demarcaie ntre a strni un conflict de idei sau o disput dizagreabil. PAUZA DE DUP INTRODUCERE v ajut s ncetinii puin ritmul dup emoiile inerente nceputului, v d rgazul s v adunai gndurile i s v dai seama c ai depit cu bine prima parte a sesiunii. Este de asemenea un semn pentru participani c introducerea s-a terminat i c urmeaz s se intre n miezul problemei. Nu exist vreo regul de aur legat de lungimea acestei pauze ea are un efect de calmare a spiritelor i i va pregti pe participani ca s asculte. DESCRIEREA
CADRULUI GENERAL, IDEILE PRINCIPALE I MODUL N CARE SE VOR DESFURA SESIUNILE DE NTREBRI I RSPUNSURI. Pentru prima parte a aciunii, putei

schia desfurarea evenimentului pe un flipchart, explica pe larg, oral, care vor fi etapele pe care le vei parcurge. Adic: Le spui despre ce le vei vorbi. Le vorbeti. Le spui despre ce le-ai vorbit. De asemenea putei stabili de la nceput care va fi strategia de ntrebri i rspunsuri acesta nu este un fapt minor, pentru c dac te hotrti s 89

accepi ntrebri doar la finalul sesiunii, atunci e foarte posibil ca unii dintre participani s fie frustrai. Pe de alt parte, dac permii ca participanii s pun ntrebri de cte ori doresc, vei vedea c sesiunea va avea parte de multe ntreruperi, iar a te opri s rspunzi tuturor ntrebrilor poate conduce la ntrzieri n parcurgerea materialului. O posibil soluie ar fi s faci o pauz n cadrul sesiunii, atunci cnd ai terminat de prezentat o anume seciune, permindu-le participanilor s clarifice aspectele care sunt de interes pentru ei. Atunci cnd vorbim despre INDUCEREA UNEI ATMOSFERE ne referim la prima ancor pe care o arunc trainerul pentru a atrage n discuie participanii. Fie c este vorba de umor ns aici trebuie s se aib n vedere faptul c ceea ce e comic pentru o persoan poate s nu fie pentru altele, glumele trebuie s aib relevan pentru un subiect i s nu ofenseze pe cineva; folosirea unui citat celebru (de exemplu, statisticile arat c Bart Simpson este citat mai des dect Shakespeare) acest citat trebuie s fie relevant, de impact, ct mai scurt, grupul se poate relaiona la el i l nelege; punerea unei ntrebri retorice sau a uneia care provoac controverse i permite audienei s se implice i d un semnal participanilor c dorii s auzii opinia lor. EVALUAREA EXPECTAIILOR const n a le adresa participanilor dou seturi de ntrebri, pe de o parte care sunt speranele i nevoile lor referitoare la respectivul eveniment i pe de alt parte griji i obstacole pentru desfurarea acelui eveniment. Cnd toi participanii au completat aceste dou rubrici pe un flipchart sau pe bileele, ele trebuie apoi afiate n sala de curs i consultate periodic pentru a vedea, mai ales dac obstacolele i grijile exprimate de participani au fost rezolvate. Iat cteva aspecte referitoare la aciuni sau tehnici de care trainerul trebuie s in seama n timpul desfurrii sesiunii de training. Trebuie s pornii de la premisa c voi, suntei purttori ai unui mesaj, iar scopul ntregii sesiuni de training este acela de a mprti ct mai multe informaii, de a v face mesajul cunoscut i neles de ct mai multe persoane. Aadar pentru c de cele mai multe ori nu ne natem cu talentul de oratori desvrii sau cu abiliti de a vorbi n public, trebuie s acordai importan urmtoarelor aspecte: n ce parte te uii; stai n picioare sau pe scaun; care este postura corpului, cnd stai n picioare; cum te exprimi; folosirea comunicrii verbale; folosirea comunicrii non-verbale; cum realizezi o strategie eficient de punere a ntrebrilor. UNDE TE UII Recomandri: La nceputul prezentrii tale, alege o fa prietenoas, zmbitoare i ncepe prezentarea plecnd de la ea. Apoi treci ctre alte persoane, s te opreti prea mult 90

cu privirea asupra unei persoane poate conduce spre intimidarea ei sau o poate face s se simt inconfortabil. Folosete tehnica farului maritim pentru a baleia cu privirea ntregul auditoriu. Acordai i atenie persoanelor de la extremitile rndurilor, din primul sau ultimul rnd.

Evitai: S v concentrai privirea asupra unei persoane pentru o perioad de timp mai ndelungat. Persoana respectiv se va ntreba care este motivul acestei atenii excesive, urmeaz s i punei ntrebri, ce vei face mai departe, iar acest fapt poate conduce la scderea ascultrii active din partea participantului. S v uitai peste capetele participanilor, poate la ceasul din spatele ncperii sau pe fereastr. Participanii simt c i evitai i se ntreab dac nu se ntmpl ceva mai interesant n alt parte. S v jucai cu chei sau monezi n buzunare s-ar putea ca participanii s fie i ei mai ateni la acest aspect i s nu v mai asculte. S STAI N PICIOARE SAU AEZAT Aceasta este de cele mai multe ori o decizie personal, alegerea fiind impus poate i de locaia n care are loc evenimentul. Dac avei de-a face cu un grup mic, atunci este mai bine s stai aezat pentru a fi mai aproape de participani, ns dac avei de a face cu un grup mare este esenial s stai n picioare, altfel o parte dintre participani nu v vor vedea i nici voi nu-i vei putea vedea pe toi participanii. Cum s stai n picioare Ct de relaxat v permit circumstanele, fr a sta epeni domnii mai ales trebuie s evite inerea minilor n buzunare pentru c exist tentaia de a se juca cu mruniul sau cheile; Dac pentru dvs. s-a pregtit o mas, pentru a nu prea prea formali, micai-v spre lateralul acesteia sau n faa ei; Nu v aezai pe colul mesei, vei avea tendina de a v balansa picioarele, astfel nct aceasta va atrage atenia participanilor; Nu v aezai ntr-o poziie central, n fa pentru c vei fi perceput ca ocupnd o poziie de for, dominant o rmi a orele din clasele primare cu profesorul dominant. S fii n spatele unui pupitru este i mai ru dect a fi aezat n spatele unei mese. Nu permite micarea pentru a sublinia anumite aspecte i micoreaz contactul cu grupul. Pupitrul poate fi folosit doar ca suport pentru hrtii, ns voi trebuie s v micai printre rnduri din cnd n cnd. Nu trebuie s stai nepenii n aceeai poziie dar nici s v micai printre rnduri pn cnd mbtai de cap auditoriul. Micarea are sens, dac v deplasai ntre punctul n care stai de obicei, ctre video-proiector sau flipchart. Dac avei ceva important de spus, asupra cruia dorii ca participanii s acorde atenie, este bine dac v deplasai civa pai n fa i v aplecai nspre ei atunci 91

cnd vorbii. A face civa pai napoi are efectul invers i poate nsemna c ai terminat referirea la un anumit aspect i dorii s le lsai timp s se gndeasc la asta. Cum s stai jos Aa cum am vorbit nainte, mutarea scaunului ctre colul mesei atunci cnd v adresai grupului, poate fi un semn de reducere a gradului de formalitate a evenimentului. Se poate ca pe parcursul unui eveniment s fie nevoie s stai jos, e.g. cnd folosii proiectorul, ns e bine ca dup aceea s v ridicai n picioare s v plimbai sau doar deplasai ctre un alt instrument pe care l folosii. Cnd stai pe scaun, fii relaxai. Dac scaunul are mnere, nu le strngei cu putere astfel nct s vi se albeasc pielea, indiferent ct de emoionat suntei. La un moment dat trainerilor li se recomanda s stea jos, cu minile ncruciate n poal exceptnd momentele cnd aveau nevoie neaprat s le foloseasc. Un asemenea comportament poate s v dea aerul de roboi, stnd jos i cu minile inerte. E bine s micai minile aa cum simii, s inei spatele drept dar nu nepenit, s nu v foii pe scaun pentru a nu da senzaia de stres. Cel mai bine n aceste situaii este s cunoti ncperea n care se va desfura evenimentul i s te bazezi pe bunul sim. CUM TE EXPRIMI Punei ntr-o ordine logic materialul pe care l vei prezenta, informaiile, opiniile. Redactai-v argumentele i dovezile menite s le susin; Repetai, ntr-o form concis argumentele pe care le vei aduce; Dac nu ai fcut asta n timpul sesiunii, cutai poteniale ntrebri pe care vi le pot adresa participanii; Recapitulai, discutai i rezumai punctele principale; Rezumai principalele puncte ale sesiunii; O mare parte a activitii voastre poate prea simpl repetiie, dar muli cercettori consider c acest lucru este necesar, mai ales atunci cnd este vorba de subiecte complexe, pentru a permite ca activitatea de nvare s se desfoare ct mai eficient. Este evident c repetarea nu se face ca papagalul, materialele se prezint n alte forme, cu abordri diferite. Modul n care vei prezenta materialul poate fi, aa cum am vorbit n prelegerile anterioare, de la simplu la complex, de la cunoscut la necunoscut. Abordarea pe care o vei folosi va depinde mult de informaiile pe care le vei avea din stadiile anterioare de identificare i analiz a nevoilor de training ce tiu deja participanii despre subiect, care este stilul predominant de nvare al grupului. COMUNICAREA VERBAL

92

Orict ai fi de bine pregtit, ct de interesant sau bine documentat este materialul, dac el este prezentat ntr-o manier ineficient exist puine garanii c va fi atins un nivel eficient al nvrii. Modul n care i foloseti vocea poate influena semnificativ modul n care eti perceput. Pentru aceasta trebuie s iei n calcul tehnica 3P+R. Proiecteaz vocea, astfel nct volumul ei s fie n concordan cu mrimea grupului i sala n care are loc evenimentul, astfel nct toat lumea s te poat auzi fr dificultate. Pronun cuvintele cu grij. F Pauz frecvent. Astfel vei avea ocazia s te gndeti la ceea ce ai de spus n continuare i participanii vor avea timp s proceseze datele pe care le furnizezi tu. Ritmul trebuie s fie variat o voce constant devine monoton i e posibil s-i plictiseasc pe participani. Atunci cnd dorii s accentuai ceva, scdei ritmul i cobori vocea. FOLOSIREA EFICIENT A COMUNICRII NON-VERBALE Sunt de acum bine cunoscute procentele referitoare la modalitile n care comunicm fiecare dintre noi: cu cuvinte 7%, cu vocea i modulaiile ei 38% i vizual 55%. Aceste procente sunt rezultatul cercetrii lui Albert Mehrabian (Rae, 2001). Ceea ce putem constata este faptul c cuvintele au un impact minim comparat cu modul n care le rostim, vocea, iar acestea mpreun au mai puin impact dect semnalele vizuale pe care le emitem. Printre semnalele vizuale includem: Expresiile feei Gesturile Limbajul trupului postura poate indica interesul sau dezinteresul, o atitudine paternal sau o demonstraie a puterii fa de un anume grup. Privirea Ticurile unul dintre cele mai ntlnite i necesar a fi evitate mai ales n cazul trainerilor sunt ticurile verbale sau . De asemenea exist persoane care repet enervant ok sau tii.

S AI O STRATEGIE EFICIENT DE PUNERE A NTREBRILOR O strategie eficient pe care trainerul o poate folosi n cadrul sesiunii de formare este s adreseze ntrebri participanilor n diferite etape. Acestea au rolul de a-i implica pe participani, pot solicita diverse informaii, pot ajuta la determinarea nivelului de cunotine sau experien ale indivizilor. Poate unul dintre cele mai dificile momente cu care se poate ntlni un trainer n cariera sa apare atunci cnd adreseaz o ntrebare i nu primete din partea participanilor nici un rspuns. Dac momentul de linite persist este nevoie s se ncerce o nou abordare. De obicei e nevoie s se continue prin adresarea

93

unei ntrebri deschise. Exist mai multe tipuri de ntrebri: deschise, nchise, cu variante de rspuns etc., de asemenea mai multe nivele la care ele sunt adresate: Pentru a stabili anumite fapte: Ce s-a ntmplat cnd ai fcut un anume lucru? Pentru a scoate la suprafa anumite sentimente: Ce ai simit cnd acel lucru s-a ntmplat? Pentru a identifica anumite valori: Ce a nsemnat acest fapt pentru tine?

Folosirea ntrebrilor care scot la suprafa anumite sentimente precum i cele care ajut la identificarea unor valori trebuie fcut cu mare grij, trebuie ca trainerul s evalueze dac grupul este gata s-i exprime sentimentele. Rspunsuri corecte i incorecte La ntrebrile adresate de trainer, participanii vor veni cu rspunsuri corecte, parial corecte sau greite. Dac rspunsul este cel corect, trainerul va trebui s verifice dac i ceilali participani au neles i dac ei sunt de acord. Este necesar ca el s pun ntrebarea: E toat lumea de acord cu acest lucru? Mai exist ceva ce ai dori s adugai n acest moment? Poate cineva s dea un exemplu? Dac rspunsul este unul doar parial corect, se vor adresa acelai set de ntrebri. Accentuai faptul c suntei de acord cu o anume parte a acelui rspuns i mai adugai i alte amnunte sau detalii. n cazul n care un rspuns este greit, este bine s ncepei cu prima ntrebare, mai degrab dect s-i spunei participantului din start c a greit. De asemenea trainerul trebuie s verifice dac el a adresat corect respectiva ntrebare sau dac s-a referit la un material pe care participanii nu l-au parcurs pn n acea etap. Consideraii finale despre cum s v conducei expunerea n cadrul unei sesiuni Pn acum am vorbit despre: - deschiderea sesiunilor de training ntr-o manier eficient; - luarea n considerare a poziiei de ezut sau n picioare, cum i unde; - folosirea tehnicii baleierii privirii n contactul vizual cu grupul de participani; - modul de a v exprima opiniile structurat, etapizat i argumentat; - folosirea modulaiilor vocii pentru transmiterea eficient a datelor; - modul cum putei ntri mesajul comunicat sau dimpotriv, prin folosirea comunicrii non-verbale; - folosirea eficient a tehnicilor de adresare a ntrebrilor. ALTE SUGESTII FINALE CARE V-AR PUTEA AJUTA N PREZENTARE SUNT:

94

pstrai lungimea sesiunii la un minimum acceptabil, pentru a v asigura c acoperii ceea ce avei de expus i c nu ncrcai excesiv participanii cu informaii; asigurai-v c inteniile voastre vor fi cunoscute de grup, n legtur cu ceea ce va urma s se ntmple, mai ales atunci cnd se aduce n discuie o nou tem: - Ceea ce a dori s fac este.... - Ceea ce a dori s discutm acum este... - Hai s facem un rezumat al chestiunilor discutate pn acum... folosii exemple i analogii, mai ales cele din viaa real. Chestiuni dificile i complexe pot fi adesea simplificate folosind analogiile, preferabil acelea cu care publicul este familiarizat. ncercai s rspundei acelor ntrebri nerostite ale audienei: Cum m ajut asta pe mine? Ce ctig eu din aceast sesiune? Cei mai muli participani vin la sesiunile de formare pentru ca s ctige ceva pentru ei nii informaii, nvare, abiliti, cunotine. Astfel nct, n plus fa de a v atinge voi obiectivele, ncercai s luai n calcul i s le satisfacei i lor obiectivele. Aici este momentul s luai n calcul fia de expectaii i obstacole realizat la nceputul sesiunii. facei recapitulri ale faptelor despre care s-a vorbit ct de des posibil, ns nu ntr-att de des nct s-i plictisii pe participani. Aceast abordare este folositoare mai ales atunci cnd subiectul care se pred este complex. Putei rezuma la finalul fiecrui punct major i apoi o recapitulare general la finalul sesiunii.

Ca o recomandare final, este important s ilustrai prezentrile verbale cu ct de mult material vizual posibil grafice, postere, slide-uri, etc. CTEVA ELEMENTE DE PNL PROGRAMARE NEURO-LINGVISTIC Potrivirea ritmul vorbirii i respiraiei cu interlocutorul Oglindirea gesturi n oglind, postur n oglind, avnd grij ca aceast reflectare de gesturi s nu se fac n mod ostentativ. Temperarea i conducerea se refer la a nu rspunde de exemplu unui comportament de furie prin furie ci demonstrnd c nelegem furia persoanei i motivul ei. Dac motivul pentru furie este unul justificabil, atunci poi s i ari susinerea precum i dorina de a ncerca s ajui. n cele mai multe cazuri se ncearc conducerea persoanei ctre o stare mai acceptabil. CUM FACI FA UNOR SITUAII DIFICILE SAU UNOR PARTICIPANI DIFICILI Orice trainer care a condus o sesiune tie c exist n fiecare grup o persoan sau mai multe care pot crea probleme. Iat cteva dintre situaiile cele mai frecvent ntlnite i cum ar trebui ele rezolvate: FURIE, INSOLEN, RIDICAREA VOCII acestea sunt comportamente extrem de agresive care nu trebuie lsate s continue pentru c duc la deranjarea ntregii sesiuni de formare.

95

n cazul ridicrii vocii i a furiei, chiar dac este vorba de un participant sau chiar de trainer n dialog cu acesta trebuie s se determine n primul rnd motivul care a condus la respectiva situaie i s se fac toi paii necesari pentru potolirea comportamentului agresiv. Insolena deschis nu trebuie tolerat i n acest caz este bine s se apeleze chiar la pedepse disciplinare prin intermediul managerului responsabil de respectivul participant. NEPARTICIPAREA I TIMIDITATEA este bine s nu confundai neparticiparea la eveniment ca rezultat al unui comportament pasiv agresiv cu timiditatea. n orice caz: Victima care afieaz comportamentul neparticipativ nu trebuie nominalizat ci implicat discret. Nu e cazul s se pun ntrebri cu adresare direct. Dac cineva a fcut o remarc de exemplu, persoana vizat poate fi ntrebat CE (nu DAC) ar avea de adugat, innd seama de experiena sa n domeniu. Dac grupul este format eminamente din acest gen de persoane, atunci este bine ca la demararea activitilor s se fac unele consideraii despre necesitatea contribuiilor din partea tuturor la procesul de nvare, apoi participanii pot fi mprii n grupuri mici, aceasta contribuind la reducerea timiditii i implicarea persoanelor. Activitile pot fi simple, iar grupurile pot nominaliza un purttor de cuvnt pentru prezentarea rezultatelor n plen. Cnd pui ntrebri grupului i i-ai identificat deja pe cei care se vor oferi oricum voluntar s dea un rspuns, poi s foloseti metoda ruletei ruseti, a pasului statistic sau chiar s ceri un feedback de la toat lumea pentru a ajunge la timizii pe care i vizezi. Cnd exist mai muli participani tcui, acetia ar trebui pui s lucreze mpreun la activitile pe echipe, Membrii grupului pot ei nii s-i ncurajeze pe participanii mai tcui, n activiti conexe sau n discuii. RSUL NEPOTRIVIT dac grupul de participani rde i nu este rezultatul unei glume spuse de tine sau de alt participant este normal s te ntrebi ce se ntmpl. n acest caz este bine s-i ntrebi sau s-i rogi pe participani s mprteasc cu grupul motivul amuzamentului lor. LIPSA DE ATENIE Acest comportament poate fi rezultatul intoleranei. Sau poate c este efectul unei aciuni a trainerului. Este posibil ca el s fi vorbit fr ntrerupere mai mult de 15-20 de minute, interval normal de concentrare a ateniei. Lipsa ateniei poate fi determinat de atitudinea relaxat, picior peste picior stil englez, lsarea pe sptarul scaunului. Persoanele respective pot prea c ascult, ns ntrebarea pe care trebuie s io pun trainerul este dac ele i vor aduce contribuia n grup atunci cnd li se va cere acest lucru. O abordare discret se poate face n timpul pauzelor cnd respectivii participani pot fi ntrebai dac acest curs este ceea ce i doresc ei, ceea ce ei ateptau. Putei sugera c ei ar avea mai mult de ctigat dac s-ar implica mai des, fiind siguri c ar putea aduce o contribuie valoroas la discuii.

96

Dac n cadrul acestei abordri atitudinea participanilor este una negativ, ntreab-i ce ai putea introduce n material pentru ca acesta s fie interesant sau de ajutor pentru ei.

NTRERUPERILE fac parte din tipul de comportament prin care un participant dorete s-i fac pe ceilali s tac sau s conduc discuia. Cu ct i este permis s vorbeasc mai mult, cu att situaia va escalada. Atunci: Efectele acestei ntreruperi trebuie discutate cu grupul; Cnd cel care a ntrerupt discuia a terminat, te vei ntoarce la continuarea ideilor celui ntrerupt; Dac cel care ntrerupe face acest lucru frecvent, atunci trebuie s ai o discuie cu el la pauz i s discui efectele pe care le au aciunile lui asupra celorlali membri ai grupului. INTOLERANA, CINISMUL este acel comportament ce se manifest atunci cnd participanii se ntreab Ce prostii sunt astea pe care le spune trainerul. i ce caut eu aici?. Participanii de acest gen fac comentarii, dau ochii pe spate, vorbesc optit cu ali colegi, casc frecvent, arat plictisii. ntreab-te dac aceast situaie este rezultatul aciunii sau inactivitii tale. Eti plictisitor, te repei, vorbeti despre probleme fr importan pentru grup? Verific aceste probleme prin intermediul unei evaluri intermediare: termometru, emoticons, etc. Dac semnele sunt artate de ctre o anume persoan i comportamentul ei-lui ncep s afecteze ntregul grup, discut aceast problem direct cu persoana respectiv. IRELEVANA Este un comportament care vine din partea persoanelor care pot s nu neleag pe de-ntregul materialul predat sau pur i simplu le place s-i aud vocea. Dac e vorba de primul caz, e bine s v asigurai c nenelegerea este un caz singular. n cel de-al doilea caz: Mulumii-i participantului pentru contribuie i plasai aceeai ntrebare ctre cineva care poate veni cu o contribuie relevant; n cazul n care acest gen de comportament se repet, ntrebai persoana cum vede ea relevana ideilor sale fa de tema n discuie sau dac grupul dorete s dezbat respectivele comentarii; n general, reamintii-le participanilor c timpul pe care l avei la dispoziie este destul de scurt pentru a atinge obiectivele fixate. STAI S-I SPUN EU CE MI S-A NTMPLAT MIE acetia sunt participanii care povestesc anecdote din experiena personal. Acest gen de ntmplri pot fi contribuii valoroase la sesiune, dar nu prea des i nu prea detaliat. n sensul c, dac o ntmplare simpl se transform ntr-o poveste complicat, putei s-i sugerai participantului s fac un rezumat sau s o pstreze pn la pauz. S VORBETI NEINVITAT N NUMELE CELORLALI, DOMINANA atunci cnd adresezi o ntrebare grupului este normal s rspund cine dorete. Dar dac adresezi o ntrebare 97

cuiva anume i altcineva rspunde nainte ca respectiva persoan s aib ansa, acesta nu este un comportament acceptabil. n mod frecvent, aceasta este aceeai persoan care, atunci cnd adresezi o ntrebare ntregului grup, se grbete s rspund prima. Se poate ajunge la extrema n care, restul grupului refuz s mai rspund. Chiar dac neinvitatul d un rspuns, ntoarce-te la persoana creia i-ai adresat iniial ntrebarea; Recunoate rspunsul persoanei dominante i contribuia lui, dar ntoarce-te la grup adresnd din nou ntrebarea sau chestiunea pe care o doreti clarificat; Cei care fac toate aceste eforturi de a rspunde la ntrebri sunt persoanele care doresc s domine grupul. ns trainerul trebuie s fac constant referire i s caute i punctul de vedere al celorlali participani, chiar dac acesta este un demers dificil. JOKERUL acetia sunt participanii mereu pui pe otii, ei ajut ca grupul s fie activ i te ajut n sarcina pe care o ai, ca o contrabalansare a seriozitii tale. nva s identifici i s ncurajezi tacit formele acceptate de umor ns ine sub control aceast activitate. Mai exist participani care parc nu pot deschide gura fr a face o glum sau a fi spirituali. Acest gen de comportament este unul duntor pentru grup, dup un timp n care se rde la glume, rsul nceteaz i ntre joker i restul grupului apare un antagonism, iar tu trebuie s stopezi aceast situaie. Motivul din spatele acestui comportament este frica jokerului de a-i exprima sentimentele, opiniile sau prerile reale, ns n msura n care acel comportament continua, trebuie s-i atragi atenia respectivului participant c aciunile lui deranjeaz. O discuie privat poate conduce la clarificarea unor aspecte. PARTICIPANII ADORM nu trage imediat concluzia c prezentarea ta a fost plictisitoare. Pot exista motive psihice sau chiar medicale. ncearc totui s nu faci respectiva persoan s se simt prost ca urmare a faptului c a adormit. O metod este s faci linite pentru cteva momente i apoi s rencepi expunerea cu o voce mai tare. Verific de asemenea dac ncperea este suficient de bine aerisit. E bine ca n ora care urmeaz imediat servirii mesei s nu ii o prelegere ci s implici participanii ntr-o activitate. De reinut: Cum rezolvi situaii neplcute n cadrul unei sesiuni de training. De reflectat: Ce se ntmpl cnd n mod repetat un trainer este ntrerupt de participani. Are motive s cread c i-a pierdut legitimitatea n faa grupului?

98

Bibliografie 1. Bee, Frances and Roland (2003): Learning Need Analysis and Evaluation, Chartered Institute of Personnel and Development, CIPD House, London,. 2. Boster, F.J. (1995): Commentary on Compliance Gaining Message Behaviour Research, n volumul: Communication and Social Influence Processes, Michigan State University Press, East Lansing, Michigan. 3. Buckley, Roger, Kaple, Jim (2004): The Theory and Practice of Training, Kogan Page, London. 4. Carnegie, D. (2000): Cum sa vorbim in public, ed. Curtea Veche, Bucuresti,. 5. Davies, E. (2001): The Training Managers Desktop Guide, Hawksmere plc, London. 6. Duffy, T.M., Kirkley, J.R. (2004): Learner-Centered Theory and Practice In Distance Education, Lawrence Erlbaum Associates Publishers, London. 7. Fussell, W., (1996): The Value of Local Knowledge and the Importance of Shifting Beliefs in the Process of Social Change, Community Development Journal, vol. 31, nr.1, pp. 44-53. 8. Gorard S., Rees, G, Fevre, R., Furlong, J., (1998) The two components of the New Learning Society, Journal of Vocational Education and Training, vol. 50, nr. 1, pp. 5-20. 9. Heath, R.L., Bryant, J. (2000): Human Communication Theory and Research, Lawrence Erlbaum Associates, London. 10. Holden, R., Hamblett, J. (2001), The learning society, and Small and Medium Size Enterprises: empowering the individual, Journal of Vocational Education and Training, vol. 53, nr. 1, pp. 121-139. 11. Hopkins, T. (1998): Einfach Verkaufen Der intensiv Kurs, Wilhelm Heyne Verlag, Muenchen. 12. Knowdell, R. L. (1996): Building a Career Development Program, DaviesBlack Publishing, Palo Alto, California. 13. Kroehnert, G. (2003): 102 Extra Training Games, McGraw-Hill Australia Pty Ltd,. 14. Meier, D. (2000): The Accelerated Learning Handbook, McGraw Hill, New York. 15. Milano, M., Ulyuss, D.: Designing Powerful Training, Jossey-Bass/Pfeiffer, San Francisco, California, 1998. 16. Morgan, H., Harkins, P., Goldsmith, D. (2005): The Art and Practice of Leadership Coaching, John Wiley and Sons Inc, New Jersey. 17. Mullins, L. J. (1996): Management and Organisational Behaviour - 4th edition, Pitman Publishing, London. 18. Rae, L. (1997): Planning and Designing Training Programmes, Gower Publishing Ltd., Aldershot,. 19. Rae, L. (2001): Develop Your Training Skills, Cogan Page, London. 20. Rothwell, W. J., Kazanas, H.C. (2004): Mastering the Instructional Design Process, Pfeiffer, San Francisco. 21. Simmonds, D. (2003): Designing and Delivering Training, Chartered Institute of Personnel and Development, CIPD House, London.

99

22. Smart, JK (2003): Real Coaching and Feedback, Pearson Education Ltd, Glasgow. 23. Thorpe, S., Clifford, J. (2003): The Coaching Handbook: An Action Kit for Trainers and Managers, London. 24. VanGundy, A. (1998): 101 Great Games and Activities, Jossey-Bass/Pfeiffer, San Francisco, California. 25. Wills, M. (1998): Managing the Training Process, Gower, Aldershot, England. 26. Report a key union skill, (1990) TUTA, Clyde Cameron College, Wodonga, Australia. 27. http://www.evalsed.info/downloads/sb2_participatory_methods.doc, consultat n data de 02.03.2006

100