Munca n echip

E 37

Cum optimizai calitatea produselor cu ajutorul echipelor de lucru pag. E 37/ Cele trei mari avantaje ale muncii n echip pag. E 37/ Paii pentru introducerea muncii de echip n firma dvs. pag. E 37/ Cerine noi pentru colegi pag. E 37/ Coordonatorul echipei i eful pag. E 37/ Cum organizai schimbul de informaii ntre echipe pag. E 37/ List de control pag. E 37/ Simbol 1 Despre ce este vorba: Trecerea de la organizarea tradiional a muncii ctre structuri moderne i flexibile cuprinde experiene foarte diverse. Reorganizarea muncii a luat forma unor programe denumite <calitate total>, <planificare strategic", <redesign sociotehnic", <reengineering", <learn management> ... ntr-un acelai mediu de lucru, se poate ntmpla s se apeleze la mai multe astfel de concepte, simultan sau succesiv. Este dificil pentru majoritatea oamenilor s se regseasc n acest vocabular, n aceast diversitate de concepte care pot cpta adesea caracter de mod trectoare. Ce se ascunde de fapt sub conceptul de munc n echip? Munca n echip poate nsemna un progres spre democratizarea muncii, accesul la noi drepturi, exercitarea de noi responsabiliti, experimentarea unor forme inedite de cooperare i de solidaritate, mbuntirea calitii produselor i a serviciilor etc. Cu toate acestea, dac este greit conceput sau definit i dac nu respect un ansamblu de condiii, ea poate de asemenea s produc o confuzie ntre roluri i responsabiliti, conflicte ntre persoane, noi forme de autoritarism n cadrul echipei, situaii de discriminare i de divizare ntre persoane i grupuri i, n cele din urm, s conduc la eec. Este deci important s cunoatei ct mai bine realitatea muncii n echip i exigenele sale, pentru a v maximiza ansele de succes.

Ce este munca n echip

O echip este un numr redus de persoane reunite pentru atingerea unor scopuri comune, care le in unite i responsabile unele fa de altele. Echipele au nevoie de caliti complementare pentru a-i realiza obiectivele. Acestea cuprind cunotine tehnice sau funcionale, abiliti de rezolvare a problemelor i de luare a deciziilor, abiliti interpersonale. De fapt, n cadrul muncii n echip putem include:
1

Ce este munca n echip (cuvinte-cheie) lucrul mpreun al mai multor oameni, rezolvarea unei sarcini comune, autocontrolul asupra rezultatului muncii. Cele trei mari avantaje ale muncii n echip sunt: Cele 3 mari avantaje ale muncii n echip (cuvinte-cheie) v aduce un mai mare avantaj economic introduce un model flexibil de lucru mrete ncrederea n sine. Prin intermediul lucrului n echip, oamenii i dezvolt cunotinele i creativitatea i pot avea o contribuie mai important la dezvoltarea firmei. ntr-o echip lucreaz ntre 5 i 15 oameni care anterior aveau fiecare o anumit specializare. Dup introducerea muncii n echip nu mai exist locuri de munc clasice, acestea se ocup prin rotaie. Echipa este responsabil pentru rezultatul cantitativ i calitativ i nu fiecare n parte.

Cele 7 caracteristici ale muncii n echip

Se stabilete o sarcin comun care este rezolvat pe principiul rotaiei, de ctre fiecare membru al echipei. Locurile de munc pn acum izolate se apropie i se interconecteaz (ca spaiu i ca organizare). n continuare, echipa se organizeaz singur. Este independent n decizii i aciuni.

Se lrgete aria responsabilitilor se adaug asigurarea calitii i ntreinerea ei. ntreaga echip este rspunztoare pentru rezultatul muncii. Se tinde permanent ctre mbuntirea muncii i a calitii.

Domenii de aplicare
Putei introduce echipele de munc n mai multe domenii de la seciile de producie pn la cele de ntreinere, logistic i n domeniile administrative ale firmei. Producie, ntreinere, logistic, administraie (cuvinte-cheie) n general, munca n echip obine rezultate vizibile acolo unde activitile sunt foarte specializate, iar angajaii desfoar activiti monotone. Simbol 6

Obiective pe care le putei atinge prin munca n echip

2

Stimulai gndirea orientat ctre client i calitate.

Ierarhiile se aplatizeaz. Economisii timp prin scurtarea drumului deciziilor i al informaiilor. <Purttorul de cuvnt> al echipei reprezint interesele acesteia i optimizeaz schimbul de informaii dintre membrii si i alte echipe. Este n acelai timp coordonator i moderator, dar nu conductor. Transmitei angajailor dvs. mai mult rspundere.

Toate activitile sunt controlate n funcia de contribuia fiecruia la succesul firmei. Se mbuntete procesul muncii n ansamblu.

ntre echipele de munc se formeaz anumite relaii, de tipul <client furnizor>. Prin aplicarea sistematic a principiului rotaiei, fiecare membru al echipei stpnete ntregul proces al muncii, dup principiul: <Fiecare poate orice>.

Avantajele muncii n echip

Prin introducerea echipelor de munc, ntreprinderea dvs. are numai de ctigat. Iat cteva avantaje: (Vezi grafica din pag. G73/005) Avantaje pentru firm: creativitate organizare i producie flexibile productivitate crescut nlturarea punctelor slabe n procesul muncii concuren mai mare angajai mai pregtii mai puini timpi mori calitate a produselor o cultur nou a ntreprinderii i a conducerii Avantaje pentru angajai mulumire de sine locuri de munc mai sigure nlturarea monotoniei calificare mai bun posibiliti mai mari de ctig autoapreciere prin asumarea rspunderii climat mai bun de munc

Cum stabilii sarcinile echipei de munc

Calificare mai mare prin rotaie (cuvinte-cheie) n fiecare echip, sarcinile trebuie ndeplinite prin cerine diferite. Rotaia echipei garanteaz creterea nivelului de calificare a membrilor ei. <Fiecare poate orice>, nseamn c informaiile i cunotinele se schimb sistematic ntre membrii echipei. n funcie de gradul de dificultate al fiecrei activiti, trebuie s tindei ctre o rotaie total sau parial. Asumarea sarcinilor secundare (cuvinte-cheie) Dup ce au fost ndeplinite sarcinile primare dup principiul rotaiei, echipa i va asuma aa-zisele sarcini secundare. Acestea sunt sarcini cu un grad mai mare de responsabilitate. Spre exemplu, ntr-o echip de munc din producie, ele pot arta astfel: (Vezi grafica din pag. G73/006) Obiectiv Gndire orientat spre client i calitate mbuntirea continu a procesului muncii Asumarea unor activiti specifice ex: comenzi de producie Control permanent i responsabil al calitii Asumarea sarcinilor simple de ntreinere i evaluare Activiti asemntoare sau diferite prin rotaie sarcini primare sarcini secundare

Decizia de a introduce munca n echip

Decizia ine de conducere (cuvinte-cheie) Decizia de a introduce echipe de munc n firm sau n anumite compartimente din firm ine de manageri. Trebuie s dorii ntr-adevr (cuvinte-cheie) Important: Decizia dvs. trebuie corelat cu voina de a schimba ierarhia i organizarea muncii de pn acum. Stabilirea scopurilor i sarcinilor (cuvinte-cheie) Structura firmei i specificitatea produselor sunt hotrtoare pentru stabilirea obiectivelor i sarcinilor fiecruia.

Cum stabilii comanda echipei

Cum lucreaz comisia de comand (cuvinte-cheie) Comisia de comand este forul superior pentru luarea deciziilor ce privesc echipa. Ea este format din angajai, din conducerea managerial i din reprezentani ai consiliului de administraie. Comisia de comand

ia primele decizii n compartimentele n care au fost introduse echipe de lucru

4

fixeaz condiiile i timpul de realizare a unei sarcini stabilete componena echipelor

ia decizia introducerii muncii n echip, n funcie de mrimea firmei sau specificul acesteia alege consilieri externi care s conduc ntregul proces.

Consilierul (cuvinte-cheie) Puine firme au know-how-ul necesar pentru a introduce munca n echip fr ajutor extern. Un consilier extern trebuie s sftuiasc comisia de comand i s ia msurile cele mai bune. Acest consilier seamn, ntr-un fel, cu un cerceta care duce firma pe drumul cel bun.

Cum formai echipe de proiect

Pn la independen (cuvinte-cheie) Echipele de proiect conduc activitatea echipei, pn cnd acesta atinge gradul de independen dorit. Echipa de proiect (project team) se compune din:

factori de conducere din diferite paliere ierarhice reprezentani ai angajailor i reprezentani ai consiliului firmei. Echipele de proiect sunt consiliate i sprijinite de consilieri externi.

Stabilii premisele organizatorice (cuvinte-cheie) Echipei de proiect i revine sarcina de a trasa premisele organizatorice n domeniile de rspundere, pentru a putea introduce echipele de lucru. Echipa i consiliaz pe conductori n privina procedurilor folosite i aleg echipele-pilot. Controlul succesului (cuvinte-cheie) Echipele de proiect evalueaz rezultatele echipelor-pilot. Adesea, aceste echipe au un rol de <pompier> intern.

Echipele-pilot adun primele informaii

Evaluai rezultatele (cuvinte-cheie) Dup stabilirea obiectivelor ce vor fi atinse prin munca n echip, putei instala echipele-pilot n domeniile alese. Echipele-pilot au menirea de a centraliza i evalua rezultatele i informaiile culese. Sfat: Formai echipe pilot n domeniile i compartimentele n care angajaii i efii lor sunt suficient de deschii i motivai pentru aceast form de lucru.

Oglinda ntregului colectiv (cuvinte-cheie) Pentru a evita strngerea de informaii false, alegei echipa pilot astfel nct s fie reprezentativ pentru angajaii din respectivul compartiment. Evaluai realist (cuvinte-cheie) Echipele pilot nu trebuie neaprat s fie format din <olimpici>. ntr-o asemenea componen, participanii i-ar pierde rapid motivaia i s-ar instala decepia. Fiecare echip are nevoie de <vedete>, de oameni mediocri i chiar de <codai>. Recunoatei greelile i corectai-le (cuvinte-cheie) Cnd ai strns suficiente date despre echipa pilot, ncepei s introducei alte echipe de lucru. Evaluai greelile din echipa pilot i corectai-le. (Vezi grafica din pag. G73/010) Comisia de comand Prima analiz stabilirea obiectivelor stabilirea cadrului de lucru Consilier extern consiliere training Echipa de proiect planificare organizare coordonare analiza rezultatelor echipa pilot introducerea echipelor de lucru (Vezi grafica din pag. G73/011)

Pretenii fa de membrii unei echipe de munc

Control al calitii dorin de a ndeplini obiectivele echipei mbuntirea permanent a procesului de munc ntreinere preventiv

lucru n echip

Cum stabilii rolul <purttorului de cuvnt>

Purttorul de cuvnt este reprezentantul echipei, ales dup principii democratice, ntr-o perioad delimitat de timp. Iniiere (cuvinte-cheie) Sarcinile sale se rezum la:

Schimbul de informaii n interior i exterior.

Coordonare (cuvinte-cheie) Stabilete obiectivele i este rspunztor de ndeplinirea lor.

Este coordonator i moderator. Conduce i mediaz discuiile ntre membrii echipei. Conduce i stabilete procedeele de lucru, cum ar fi rotaia i calificarea membrilor.

Rolul dvs. ca ef
Noile dvs. sarcini ca ef (cuvinte-cheie) Ca ef, suntei responsabil pentru tot personalul dvs., dar suntei n acelai timp n rolul de consilier, om de ncredere i antrenor. Pe lng funciile de conducere, suntei formator i antrenor al angajailor dvs. Punctele forte trebuie s fie activitile de coordonare i calificare. (Vezi grafica din pag. G73/012) Factor de dezvoltare a colectivului Antrenor Specialist Consilier ef Coordonator Factor de dezvoltare a echipei Partener de discuii Intermediar

Dezvoltai o relaie de tipul <client-furnizor>

Destul de des se ntmpl ca angajaii s fac anumite produse pentru clieni pe care nu i cunosc ndeajuns. Aceasta poate duce la o abordare necorespunztoare a calitii. Astfel, pot ajunge la clieni produse defecte sau servicii deficitare. Colegul de munc este <client> (cuvinte-cheie) Stimulai n angajai contiinciozitatea i sftuii-i s i vad pe ceilali colegi ca pe nite <clieni>. n acest fel, produsele defecte rmn n interiorul firmei i nu ajung aa la clienii finali. Aa mbuntii calitatea produselor (cuvinte-cheie)

Dezvoltai n interiorul echipei de lucru i ntre echipe o relaie intern de tipul client-furnizor. n acest fel, vei fi foarte sigur c produsele greite nu vor ajunge la clieni. Angajaii trebuie s munceasc dup aceste principii:

Fiecare este client Fiecare este furnizor Fiecare este responsabil pentru produsul sau serviciul su.

(Vezi grafica din pag. G73/014) Fiecare membru al echipei este client i furnizor n acelai timp furnizor extern Relaia client-furnizor n interiorul echipei client extern (final)
Prezentarea grafic a relaiei interne client-furnizor

Pentru ca relaia de tipul client-furnizor s funcioneze, trebuie s pornii de la urmtoarele premise: 5 premise pentru calitate (cuvinte-cheie)

Furnizorul intern cunoate cererile de calitate pe care clientul su intern (colegul) le ofer. Clientul intern accept doar produse sau servicii care nu au defecte.

Problemele ce privesc calitatea sunt discutate ntre <client> i <furnizor> i rezolvate. Fiecare <furnizor> are grij s i dea clientului su numai produse de calitate. n procesul muncii, are loc permanent un schimb de informaii ntre <furnizor> i <client>. Scad costurile legate de calitate (cuvinte-cheie) Dac toi angajaii interiorizeaz acest principiu, costurile calitii i reclamaiile clienilor finali vor scdea simitor. Simbol 4

Cum organizai schimbul de informaii

Munca n echip are rezultate doar cnd se asigur un flux de informaii permanent ntre membrii echipei i ntre echipe. (Vezi grafica din pag. G73/016) Schimbul de informaii ntre toate palierele schimbate printr-un sistem orizontal
8

Prin

discuii,

informaiile

pe vertical se retransmit

cu nlnuire vertical. Primul palier al ierarhiei Al doilea palier al ierarhiei informaii. - eful nemijlocit al echipei Purttorul de cuvnt al echipei.

i orizontal.

Schimb

sptmnal

de

Schimb lunar de informaii ntre toi purttorii de cuvnt ai echipelor. Schimb sptmnal de

Membrii unei echipe de munc. informaii

ntre toi membrii unei echipe.

n cursul unui schimb regulat de informaii, angajaii i pun la dispoziie competenele i creativitatea. Calitatea muncii este mbuntit permanent.

Trebuie s le dai echipelor de munc toate informaiile care le privesc. De aceea, purttorul de cuvnt al echipei joac un rol decisiv.

Schimb de informaii vertical i orizontal

Rolul efilor i al purttorilor de cuvnt (cuvinte-cheie) Informaiile se refer la probleme actuale, cum ar fi sursele de greeli, reclamaiile clienilor sau alte probleme. Toate acestea trebuie cunoscute foarte bine de purttorul de cuvnt al echipei. Obiectivele schimbului de informaii (cuvinte-cheie) n schimburile regulate de informaii se identific probleme i se rezolv se definesc standardele de calitate i se mbuntesc permanent se analizeaz greelile i se gsesc modaliti de rezolvare. Dezvoltai schimbul de informaii i pe vertical (deci ntre diferitele paliere de ierarhie) i orizontal (ntre membrii unui palier/echip/compartiment) i programai regulat discuii. Simbol 8

List de control: Introducerea conceptului de munc n echip

Trebuie s reflectai bine nainte de a lua decizia introducerii echipelor de lucru n firm. Regulile jocului:
9

 Preambul o scurt argumentare, de ce este necesar s introducei munca

n echip.

Evaluare caracteristici ale compartimentelor firmei unde se vor introduce

echipele de munc.

Definirea specific a muncii n echip pentru firma dvs. Obiective i sarcini generale ale echipei. Stabilirea componenei echipei, cu reglementarea competenelor
relaiilor dintre echip i ef.

i a

Fixarea sarcinilor purttorului de cuvnt al echipei i alegerea acestuia. Stabilirea competenelor i a sarcinilor pentru fiecare ef de echip. Stabilirea cadrului de discuii. Obiective de calificare pentru angajai i luarea msurilor de calificare. Reglementarea unor modaliti de stimulare material pentru membrii
echipei.

Sarcinile comisiei de comand i ale echipei de proiect. Intrarea n vigoare a acordului de funcionare.

10