Managementul Timpului Suport Curs

Prezentare general
MANAGEMENTUL TIMPULUI
Managementul i gestiunea timpului n organizaii
Importana managementului timpului
A furniza cea mai mare valoare, la cel mai mic cost, n perioada de timp cea
mai scurt posibil este ntr-adevr provocarea dominant pentru firmele
productoare de astzi. Factorul timp a devenit, astfel, proeminent n discuiile
academice privind factorii strategici de succes.
Companiile orientate spre timp i msoar succesul n termeni de timp -
valoare - performan, ele i reproiecteaz procesele pentru orientarea temporal,
i i bazeaz competitivitatea pe viteza cu care satisfac nevoile clienilor (mult
mai rapid dect competiia!.
Orientarea temporal are n vedere un stil de management
i un mod de a face afaceri care acord timpului o prioritate
egal sau chiar mai mare dect costului sau eficienei
"o#er i $out difereniaz dou caracteristici de baz ale
orientrii temporale%
Cu ct flu&urile de informaii, deciziile i flu&ul materialelor sunt mai rapide, cu att
compania poate rspunde mai rapid la comenzile clienilor sau s se alinieze la cererea
pieei'
n al doilea rnd, orientarea temporal este o paradigm managerial, o modalitate
prin care se gndete asupra cilor prin care poate fi structurat i condus o organizaie
i a modalitilor prin care poate fi obinut un avanta( competitiv real n raport cu ceilali
competitori e&isteni sau posibil de aprut pe pia.
)-a alergat n vitez spre inte greite, irosindu-se
resurse i timp. *entru a iei din aceast situaie,
omenirea nu are nevoie, att de ceas, ct de busol.
*rincipalele caracteristici ale timpului
este o resura atipica
un bun e&trem de perisabil
specific fiecarei persoane
nu poate fi imprumutat sau stocat
+impul poate fi investit de o manier care s
asigure o cretere a valorii financiare, dar timpul, n
sine, nu este banul.
O bucat de timp este o bucat de aur, dar niciodat nu
poi cumpra bucata de timp cu bucata de aur.
Timpul a devenit una dintre principalele msuri ale
performanei n procesul de afaceri.
aracteristicile de ba! ale timpului"
aracterul trector - timpul obiectiv nu este o resurs care
poate fi dominat sau deinut de cineva'
#ntangibilitatea - timpul nu poate fi cumprat i avanta(ele
legate de acesta pot fi obinute pe baza utilizrii altor resurse
(caracterul indirect al resurselor!'
aracteristicile de ba! ale timpului"
#reversibilitatea - timpul nu este reversibil (unele consecine
pot fi reglate sau refcute pe baza folosirii altor resurse!'
omparabilitatea - timpul obiectiv nsui nu poate fi utilizat
pentru dobndirea de avanta(e competitive fiind un sistem de
msur pentru orice firm.
,e ce gestionarea timpului este nc o problem-
.-ai ntrebat vreodat% /$e ce nu sunt destule ore ntr-o !i%&
)untei de acord cu afirmaia% '$ac vrei un lucru bine fcut trebuie s-l faci
singur(.
) simii adesea nemulumit pentru c nu putei finali!a sarcini importante%
.-ai uitat vreodat la ceas pentru a constata cu o uoar panic faptul c este de*a
ora + dup-amia! i nici mcar nu ai nceput ceea ce voiai s reali!ai n !iua
respectiv%
,e ce gestionarea timpului este nc o problem-
nd avei de reali!at sarcini critice ca raportul de sfrit de an, a*ungei s lucrai
noaptea i la sfrit de sptmn pentru a le termina% ,i se ntmpl s depii totui
termenul limit%
-i decis vreodat s acceptai un nou proiect important doar pentru c este prea
important pentru a fi lsat pe mna altcuiva, asta n timp ce v simeai de*a
suprancrcat%
-vei un simmnt vag c ceva nu este n regul cu modul n care lucrai, dar nu
putei spune precis ce anume%
Influena puternic a naturii umane
*ractic, aproape toate 'legile( gestionrii timpului sunt n
contradicie cu natura uman.
.ropriul eu, dorina de a plcea, teama de a supra, teama de noi
provocri, curio!itate, nesiguran, mndria pentru propriile capaciti,
invidierea altora, ambiie, perfecionism, toate acestea sunt trsturi
umane i ele sunt fatale pentru ncercrile dumneavoastr de a folosi
timpul mai bine, mai nelept.
,oriti sa obtineti controlul asupra timpului
dumneavoastra-
Invatati sa recunoasteti tendintele puternice ale
naturii umane0
+rebuie sa va autoeducati pentru a va sc1imba
modul de actiune.
2imnui nu-i place de fapt s-i recunoasc
slbiciunile. 3n loc de aceasta gsim c este mult mai
uor s dm vina pe alii.
cau!a adevrat care st la baza celor mai muli
factori risipitori de timp este persoana care permite s-i
fie irosit timpul.
,e ce acceptati sa fiti intrerupti de telefon-
nu vrei s fii nepoliticos'
vrei s fii considerat un manager /desc1is4 la dialog'
presupunei c interlocutorul are ceva important de comunicat i
prin urmare este o ntrerupere (ustificat'
v place sa fii sociabil'
dorii s fii informat despre tot ce se ntmpl'
credei c tii rspunsul la ntrebarea interlocutorului mai bine dect
oricine altcineva.
5actorii care risipesc cel mai mult timpul presedintilor de
companii%
informaii insuficiente pentru a se putea a*unge la o soluie/
anga*ai care au probleme/
telefonul/
sarcini de rutin/
edine.
6bservai c sunt toi factori generai din e0terior/ preedinii au dat
vina pe alii.
Factori risipitori de timp sunt generai din interior'
managerii avnd o nou perspectiv reali!au acum c vina este
a lor%
ncercarea de a face mai multe lucruri n acelai timp/
estimri de timp nerealiste/
amnarea unor sarcini/
neatenie la ce li se spune/
lipsa de hotrre n a spune 'nu(.
6biceiuri vec1i, obiceiuri noi
Alt motiv pentru care muli oameni au dificulti n aplicarea te1nicilor de gestionare
bun a timpului este acela c ele vin n contradicie cu modelele de obiceiuri personale.
Atunci cnd a(ungem la modelul de folosire a timpului, obiceiurile pot fi deosebit de
perfide. .om prezenta, n cele ce urmeaz, cteva e0emple"
*rimul lucru pe care-7 face )am dimineaa este s-i citeasc corespondena' ntotdeauna a
procedat astfel'
Alice are dou calendare, unul pentru ntlniri de afaceri i unul pentru programul personal'
ea folosete aceast practic de cnd a obinut prima slu(b i a primit drept cadou de absolvire
dou agende de ntlniri'
8ar9-"et1 are obiceiuri bine stabilite pentru coresponden' i scrie de mn pe foi liniate
scrisorile i notele pentru celelalte departamente (spune c aa gndete mai bine!, le d asistentei
ei pentru a scoate o ciorn tiprit, revizuiete ciorna, se mai uit o dat pe varianta final s nu fie
greeli i n sfrit o semneaz.
.utei identifica greelile lor%
*robabil c nu e&ist nimic n corespondena lui )am care s nu poat atepta
pn dup-amiaz' el ar fi trebuit s-i rezerve prima or pentru sarcina cu cea mai mare
prioritate.
8ar9-"et1 ar putea reduce timpul pentru corespondent la o treime dac%
ar lsa asistena s se ocupe de corespondena de rutin i de elaborarea unor sc1ie
pentru rspunsurile la situaii necritice'
ar nva arta dictrii'
ar renuna la ideea c fiecare scrisoare trebuie s fie perfect'
ar avea ncredere n asistenta ei c nu va face greeli.
Ct despre Alice, este contient c se ncurc adesea n anga(amente care se
suprapun, dar atribuie acest rezultat neateniei ei fr s vad c problema real este
sistemul pe care-7 folosete.
Concepii greite despre gestionarea timpului
1estionarea timpului nu este altceva dect o problem de bun-sim.
2 descurc bine la serviciu, deci mi gestione! timpul cum trebuie.
3ucre! mai bine sub presiune/ gestionarea timpului mi-ar lua acest
stimulent.
Folosesc un calendar pentru ntlniri i o list cu lucruri de fcut. 4u
este suficient%
Oamenii iau prea n serios problema gestionrii timpului/ asta i ia
toat distracia din via.
Concepii greite despre gestionarea timpului
1estionarea timpului te lipsete de libertate, iar eu sunt o persoan
spontan
1estionarea timpului poate fi bun pentru anumite tipuri de munc,
dar munca mea este foarte creativ
1estionarea timpului presupune o mulime de munc suplimentar.
4u am timp pentru aceasta.
)copul real al gestionarii timpului este%
a! 8ai putin stres prin controlul timpului
Criza de timp duce la decizii pripite, actiuni sub presiune, planificare abandonata,
eficienta diminuata, irascibilitate, nerespectarea termenelor si cresterea stresului' cresterea stresului'
6rice factor risipitor de timp este un potential factor de stres' 6rice factor risipitor de timp este un potential factor de stres'
:estionarea timpului inseamna gestionarea stresului la cel mai inalt nivel. :estionarea timpului inseamna gestionarea stresului la cel mai inalt nivel.
b! ;c1ilibrul ntre munc i viaa personal
5untei un maniac al muncii%
6ste un lucru chiar att de ru s fii un maniac al muncii%
7n program de lucru prelungit constant este considerat de obicei un
semn al acestei 'boli(
Adevraii maniaci ai muncii sunt deci stpnii de munc, la fel ca
de un viciu. ;i au dorina nestvilit de a fi mereu ocupai i de aceea se
ngroap n muni de 1rtii. )unt atrai de munca de rutin i care consum
mult timp, fr s se intereseze dac rezultatul are valoare pentru firm.
Testul pentru dependena de munc
8. ) sculai devreme orict de tr!iu v-ai culca seara%
9. $ac mncai singur, citii sau lucrai n timp ce mncai%
:. )i se pare dificil s nu facei nimic%
;. 5untei o persoan energic i creia i place competiia%
+. 3ucrai la sfrit de sptmn sau n timpul srbtorilor%
<. .utei lucra oriunde i oricnd%
=. )i se pare dificil s luai vacan%
>. ) temei de pensie%
$ar este ntr-adevr un lucru att de ru s fii un maniac al
muncii%
/ 8aniacii muncii sunt dependeni de munc i nu de
rezultatele ei. ;i muncesc de dragul de a munci i munca lor nu
are un impact ma(or. Aceti oameni nu fac niciodat vreo
descoperire, nu iau poziie n vreo problem i nu a(ung pe
poziii manageriale superioare.4
8ulte practici ale maniacilor muncii n ce privete
gestionarea timpului sunt bizare%
au tendina s munceasc cel mai mult pentru sarcinile cele mai
puin productive'
au tendina s se concentreze pe sarcinile cele mai viabile i nu pe
cele cu prioritate mai mare'
refu! s delege sarcini cnd pot s o fac'
reacioneaz e&agerat la crize plon(nd ntr-o nclceal de activiti
agitate care sperie prin diversitatea lor c1iar i pe manageri.
8ai sunt unii care cred c dac sunt numii /maniaci ai muncii4 este
un compliment. ns conductorii de firme mai luminai tiu c munca
prelungit produce oboseal, iar aceasta are drept rezultat greeli. ;i mai
tiu c persoanele care se spetesc pn trziu n noapte, cnd toat
cldirea este n ntuneric nu muncesc probabil cu rezultatele dorite. ,e
asemenea, managerii tiu c servietele burduite cu 1rtii i birourile
necate n dosare nu indic loialitate, ci incapacitate de a delega sarcini' iar
gndirea clar, proaspt, creativ caracteristic unui inovator va veni mult
mai probabil de la o persoan care tie cum s se rela&eze i s-i
rencarce bateriile dect de la una care este istovit mental i emoional.
Atunci cnd lucrezi dup un program prelungit se
ntmpla dou lucruri%
presupui c vei avea mai mult timp s finalizezi o sarcin i
c urmare ncetineti ritmul'
se instaleaz oboseala i nu mai poi lucra cu o minte
proaspt. <ezultatul este scderea eficienei i comiterea de
greeli pentru a cror corectare sunt necesare alte ore de
munc.
.reul pltit de familiile persoanelor dependente de
munc este enorm. $ivoruri, relaii rupte, copii
nstrinai cu serioase probleme de comportament -
toate acestea sunt probleme obinuite n casele
acestor maniaci ai muncii.
um scpai de dependena de munc%
stabilii-v scopuri care s reflecte ec1ilibrul ntre
aspectele diverse ale vieii dumneavoastr i nvai s v
folosii mai bine timpul.
c! *roductivitatea individual
.roductivitate ? #eiri @ #ntrri
$ou ci pentru a mbunti productivitatea"
creterea ieirilor meninnd intrrile constante/
reducerea intrrilor meninnd ieirile constante
.roductivitate ? A.9;B fleacuri CieiriD @ >;B ore EintrriD ? 88.
aF .roductivitate ? 8B.B>B fleacuri @ >;B ore ? 89/
bF .roductivitate ? A.9;B fleacuri @ ==B ore ? 89/
cF .roductivitate ? 88.B>> fleacuri @ ==B ore ? 8;,;.
Tehnicile modeme de gestionare a timpului au potenialul de a
mbunti ambele laturi ale relaie" creterea produciei Eieiri
crescuteF ntr-un timp mai mic Eintrri reduseF.
)tudiile psi1ologilor din industrie arata ca%
8anagerii au o eficienta, in medie, de numai =>?
Consuma in medie @ minute la fiecare convorbire telefonica
*roblemele importante ar putea fi rezolvate in A minute, ma&imum =
<ezulta ca productivitatea s-ar dubla si timpul (resursa limitata! s-ar
economisi
' Tocmai am redus cu 8BG personalul i cu toate acestea ni se cere
s cretem producia. um putem face aceasta, pentru $umne!eu%(
+ocmai am vzut o soluie foarte important% gestionarea mai bun a
timpului. 6ricine face eforturi serioase economisete dou ore pe zi.
Aceasta nseamn 7> ore pe sptmn, B> de ore pe lun. ,eci n fiecare
lun obinei o sptmn n plus, 7A sptmni - adic = luni - n plus pe
an. Imaginai-v ce ar putea realiza organizaia dumneavoastr dac fiecare
ar lucra 7C luni ntr-un an calendaristic0
d! )uccesul n realizarea obiectivelor
'$ac nu tii ncotro te ndrepi, nu contea! pe ce cale o iei.(
Acestei zicale cunoscute, s-ar putea aduga% /i nu contea! nici n ct
timp a*ungi acolo.( ,
5r obiective, drumul dumneavoastr prin via ar fi
ntmpltor, negli(ent, ineficient. ,ac nu dispui de timp, nu poate fi realizat
nici cel mai simplu obiectiv.
Obiectivele reprezint o cale - i una foarte eficient
- de a v motiva pentru a spori realizrile. ,ar nimeni nu
a realizat vreodat un obiectiv pretenios fr s-i dedice
timp. A v asigura c dispunei de timpul necesar pentru
realizarea obiectivelor dumneavoastr este tocmai rolul
gestionrii timpului.
5tabilirea obiectivelor v ofer mai mult timp.
2atura uman este astfel alctuit nct dac nu avem un obiectiv de
ndeplinit ntr-o anumit zi avem tendina s rtcim fr scop.
C1eia const n concentrarea eforturilor ctre prioritile reale .
Avei nevoie de timp pentru a v ndeplini obiectivele. Iar pe de alt
parte, avei nevoie de obiective pentru a obine rezultate serioase n
gestionarea timpului.
Stabilirea obiectivelor
,efinirea obiectivelor
5ormularea complet a unui obiectiv trebuie s cuprind%
un rezultat precis, evaluat fie n cifre, fie prin menionarea unor
indicatori de rezultate'
un termen precis (/la sfritul anului4 nu este suficient 0!'
etapele de realizare i mi(loacele folosite.
6biectivele de progres aduc un plus starii obisnuite:
obiective ce vizeaza schimbarea;
obiective ce vizeaza obtinerea unor rezultate tot mai bune.
6biective de rutina%
fixarea anumitor comportamente;
respectarea unor obiceiuri;
realizarea diferitelor activitati repetitive;
constituie esenta unei meserii.
Alegerea unor obiective impune o dubl reflecie
6biectiv D semnificaie E direcii de aciune
,ac este 'bine( definit, obiectivul este un rezultat
deopotriv stimulator i realist.
;ste de a(uns o greeal de semnificaie iFsau de direcie
i riscai o pierdere clar de sens.
60erciiu
Hev!nd trecutul i obiectivele urmrite, depistai fisurile care le-au ameninat"
6biectivele n viaa particular
6biectivele de progres
)unt rezultatele pe care vrei s le obinei (stimulatoare! i pe care le putei obine
(realiste!
'-m reali!at ceea ce credeam c sunt n stare. 4u am risipit nici un potenial pe
care l-am simit n mine(
60emple de obiective de progres"
/) alerg suta de metri n mai puin de dousprezece secunde4'
/) nv s cnt la pian pentru a putea interpreta 8ozart4'
/A vrea c am trei copii4.
,ac suntei de acord s v stabilii obiective de progres
*roblema este de a ti ce v place cu adevrat i ce ai vrea cu adevrat s
facei
In ca!ul definirii obiectivelor de progres pentru viaa dumneavoastr
particular, ideal ar fi s v definii obiective pe msur, i nu s v
mulumii cu abloanele pe care vi le propune@impune educaia.
60emple
Jean, 'un biat cu adevrat bun i foarte serios(, a ales meseria tatlui su. $ar
dup civa ani, a lsat dintr-o dat totul balt i s-a apucat n sfirit de ceea ce-i placeK
$avid, aflat n aceeai situaie, re!ist, dar n fiecare !i sufer din cau!a unei
meserii pentru care nu este fcut.
6ric a ales tocmai s nu practice meseria pe care i-o doreau prinii si, o meserie
care totui i-ar fi plcutK Inc un mod de a fi dependent ridicndu-te mpotrivK
60erciiu
Incepei prin a renuna la fundamentele scenariului care v-a fost transmis i discutai despre acest lucru i cu
alte persoane din familie, n ideea c poate ai mai uitat unele aspecte. -poi gndii-v la un scenariu pe care
v-ar plcea s-l scriei.
5cenariul pe care l-ai motenit
ceea ce prinii doreau pentru dumneavoastr.............................................................................
ceea ce prinii nu doreau mai ales pentru dumneavoastr.........................................................
ceea ce ei dispreuiau cel mai mult la altcineva.............................................................................
ceea ce ei admirau cel mai mult la altcineva..................................................................................
ceea ce ei n-au putut reali!a.............................................................................................................
cine erau prinii lor %.......................................................................................................................
cine erau bunicii lor %.......................................................................................................................
5cenariul pe care vrei s-8 scriei
- ce ai vrea s fii i s facei peste !ece ani %
- ce nu ai vrea s fii %
- i dac ai muri peste ase luni %
- ceea ce v face s visai
- cu ce ai vrea s v mndrii la sfritul vieii %
- ce v-ar plcea s se spun despre dumneavoastr dup ce
murii %
60erciiu
#ndicai contradiciile dintre obiectivele
dumneavoastr particulare i cele profesionale, cci orice
reducere aduce o do! mai mare de echilibru.
ontradiciile dintre obiectivele dumneavoastr de
progres
6biectivele in viata particulara
6biectivele de comportament sau de rutin
6biectivele de comportament sunt, ca i precedentele, motenite
parial prin educaie
6biectivele de comportament trebuie s se armonizeze cu
comportamentele pe care vi le impune viaa profesional.
/3ncearc s fii desc1is cu oamenii, s nu-i neli4
/+rebuie s vinzi cu orice pre, c1iar dac trebuie s smulgi vnzarea4
,ivergene pot fi admise mai uor
3n vederea unui alt obiectiv mai general, cum ar fi%
/)-mi pstrez acest post care-mi d o siguran deosebit.G
#nconsecven fa de sine, slbiciune, lips de entu!iasm, e!itare -
i gata cu obiectivul de comportament
.ersistena, ataamentul, stabilitatea, fermitatea determin
edificarea sensului
3n privina comportamentului, de fapt, persistena produce sensul.
,e e&emplu, o eroare care se repet devine greeal, o vorb aruncat n
vnt care se repet devine spus cu intenie, iar o ntr!iere care se repet
devine simptomul unei probleme care trebuie re!olvat.
6biectivele n domeniul profesional
Ce trebuie fcut-
'2erita s m !bat ca s le nfptuiesc K (
/4u mi-am pierdut !iua degeaba(
Obiectivele mai mult 'impuse&
Fia postului - este 'ceea ce are semnificaie pentru dumneavoastr( atunci cnd
v aflai la serviciu.
3a 'ncrcarea( postului pe care l ocupai cu noi sarcini rezulta fia postului i
grila de evaluare anual
6 activitate nu este un rezultat
60emplu
;lena trebuie /s asigure o urmrire relaional dup vn!are4 sau /s adune prin
telefon, o dat pe lun, n primele trei luni dup vn!areL observaiile clientului cu privire la
funcionarea aparatului( %
3n al doilea caz este vorba de re!ultat, deoarece trebuie obinut ceva precis. 3n
sc1imb, n primul caz, activitatea poate fi desfurat n moduri diferite, n funcie de
persoane, ceea ce nseamn c i rezultatele vor fi diferite.
<spunsul la ntrebarea 'pentru ce sunt pltit%(, ns constituie prima etap n
definirea obiectivelor de munc.
Cerinele superiorului ierar1ic
/Trebuie s meninei o atmosfer plcut n departament, deoarece este esenial pentru
munca noastr
6biectiv prea vag
Cum va verifica el dac ai atins acest /obiectiv4 - Care vor fi indicatorii de
rezultate -
) lum dou e0emple"
o atmosfer plcut ntr-un departament se poate e&prima prin faptul c, n pauz, oamenii
i beau cafeaua mpreun i nu ezit s glumeasc ntre ei'
sau prin faptul c se a(ut unul pe altul i i mpart munca. 3n acest al doilea caz,
/atmosfera plcut4 se observ mai puin din e&terior, fiind mai puin evident dect n primul.
*unerea de acord asupra rezultatelor de atins trece de cele mai multe ori printr-o
definire a cuvintelor folosite
)eful poate avea urmatoarele motive pentru a se opune
stabilirii unor obiective precise%
Imprecizia poate stimula initiativa'
Isi rezerva posibilitatea de a critica.
;fectul%
<eactualizarea vec1ilor relatii de supunere de tipul profesor-elev,
parinte-copil.
*unctele de ruptur
'2ai ales s nu ntr!ii cu aceast lucrare la sfritul lunii&
onstrngerile lanului de lucru
/e trebuie s ofer eu ca re!ultat pentru ca ansamblul s funcione!e
cum trebuie%4
.oinele discreionare
/e le face plcere i ce-i enervea! pe cei din sistemul n care
lucre!%4
,omeniile de specializare
*roblema obiectivelor impuse este aceea a unei
constrngeri, ceea ce nu este deloc stimulator0
ce-i de fcut%
<efuzai obiectivul
*ur i simplu supunei-v
Aderai la obiectiv construindu-i o semnificaie pe care iniial nu o
are, deci crendu-i legturi cu alte obiective de(a e&istente
Obiectivele mai mult 'alese&
Minefacerile impreci!iei
In faa unui obiectiv vag, putei ncerca s propunei propria
semnificaie a termenilor.
Opiuni de comportament%
s facei /e&act ceea ce trebuie4'
s facei /e&act ceea ce trebuie E 74'
s facei /ma&imul posibil4.
Hn viitor nc n construcie
5le&ibilitile postului
Coerena necesar
ci de re!olvare a situatiile de incoerenta%
solicitai intervenia unui arbitru intern - din cadrul ntreprinderii (din
rndul efilor! - sau e&tern (un reprezentant al legii!'
negociai un compromis asupra obiectivelor modificndu-le sau, mai
bine, asupra condiiilor de e&ercitare (s venii mai devreme pentru a
efectua controalele necesare!'
evitarea parial (solicitarea eliberrii de responsabilitate! sau total
(plecarea din ntreprindere!.
Cum trebuie fcut-
60erciiu
1rupai pe aceast fi diferitele componente ale obiectivelor dumneavoastr
profesionale"
He!ultatele 'impuse(
fia postului
cerinele efului
puncte de ruptur
constrngerile lanului de lucru
voine discreionare
specialitile dumneavoastr
He!ultatele 'alese(
pn unde s mergei cu perfecionismul-
care sunt nevoile pentru viitorul ntreprinderii-
care sunt nevoile pentru viitorul dumneavoastr-
5ormularea e&act a obiectivelor
60emplu
2aria vrea sa mbunteasc modul de primire a publicului in biroul ei. .rima formulare
care-i va veni in minte va fi ceva de genul" ')reau s mbuntesc modul de primireN - dorin care
sub aceast form risc foarte mult s nu aib sori de i!bnd.
un obiectiv precis cumulea! dou caliti importante" 'semnificN cu putere i
'diri*ea!N cu finee
')reau s informe! cu privire la documentele necesare i s fac o impresie bunN
/)reau s furni!e! lista cu documentele utile i s demonstre! c avem o
organi!are bun i c suntem competeniN
'e trebuie s fac pentru ca serviciul s par organi!at i competent%N
Obiectivul - cci de acum constituie unul - se e&prim
astfel% /)reau"
s furni!e! lista cu documentele utile/
s pre!int un loc curat i ordonat/
s rspund la toate solicitrile(.
Obiectivul poate fi msurat i verificat
indicatorul 8" lista a fost nmnat vizitatorilor prezeni-
indicatorul A% spaiul este curat i aran(at-
indicatorul :" e&ist rspunsuri la toate solicitrile-
problema desfurrii n timp.
/)reau ca acest obiectiv s fie atins n fiecare clip, n
fiecare !i, pe durata ntregului an, sau m mulumesc cu >BG
reuit la cei trei indicatori, cu trei!eci de verificri a cte cinci
minute reparti!ate aleatoriu n fiecare lun% '
Aciunile pentru atingerea obiectivului
,up ntrebarea /Ce - 4 urmeaz% /Cum - 4
'um s furni!e! lista cu documentele necesare% (, .um... %( etc.
6senial este s notm toate aciunile necesare pentru atingerea obiectivului
*roblemele apar din cauza omiterii unui element esenial
e&emplul% furnizarea listei cu documentele necesare
a scrie lista D recenzarea documentelor E clasificarea pe tipuri de solicitri E dactilografierea
documentului E verificarea lizibilitii documentului
a furni!a lista D cumprarea unei vitrine E desemnarea unei persoane care s se ocupe de
ac1iziionarea ei.
3n acest stadiu apare criteriul realismului
6bstacole%
lipsa ncrederii n sine
precipitarea i urgena
pre*udecile, evidenele i ideile preconcepute
60erciiu
) putei relua obiectivele anterioare, punndu-v, pentru
fiecare dintre ele, urmtoarele ntrebri"
aceste re!ultate sunt clare Ecu indicatori de re!ultatF%
au un termen%
sunt coerente %
etapele pentru atingerea lor sunt clar preci!ate %
i realiste, innd cont de mi(loacele disponibile (energie personal,
finane, organizare etc.!-
Planificarea timpului i organizarea peronal
*rocesul de planificare este urmtorul%
)tabilirea unor scopuri pe termen lung i a obiectivelor legate de ele'
)tabilirea prioritilor scopurilor i obiectivelor pe baza importanei
lor pe termen lung i a urgenei pe termen scurt'
Identificarea ciclului energetic personal i sc1iarea unei /zile ideale4
pe baza celor mai productive intervale de timp'
*e baza acestor trei piese de construcie fundamentale - scopuri,
prioriti, ziua ideal - se va concepe un plan zilnic n scris.
7 )tabilirea copurilor pe termen lung
;&emple%
/.reau s-mi construiesc propria mea afacere n cinci aniG'
/.reau s-mi construiesc o caban n muni i s triesc aproape de naturG.
*rocesul de stabilire a scopurilor presupune%
5i&area unui scop pe termen lung, o tinta precisa'
Intocmirea unui plan penru toata aceasta perioada, stabilind tinte succesive
pentru perioade mai scurte D obiective.
+rsturile scopurilor
7n scop trebuie s fie stimulativ
4u v stabilii scopuri prea uoareK ) nelai singuriK
5copul trebuie s fie real!abil
5copul trebuie s fie precis i msurabil
5copul trebuie s aib un termen de reali!are
5copul trebuie acceptat de cei care urmea! s-l reali!e!e
5copul trebuie s fie n scris
5copul trebuie s fie fle0ibil
O precauie" nu v grbii s cobori tacheta dac mediul
exterior se schimb nefavorabil; poate c procednd mai iste
vei putea compensa efectele negative.
)tabilirea prioritilor
prioritile sunt obiective ae!ate n ordinea importanei.
conceptul de prioritate are dou aspecte%
importana pe termen lung
urgena pe termen scurt
6 sarcin important pe termen lung este aceea pentru care la
sfritul unei perioade putei aprecia c a fost vital s-i acordai timpul
dumneavoastr.
7rgenele pe termen scurt se refer la sarcini care, indiferent de
importana lor, trebuie reali!ate imediat .
2atricea prioritilor
ea mai mare importanta@urgenta/
#mportanta@urgenta medie/
#mportanta@urgenta sca!uta.
60emplu"
5ortarea diapo!itivelor de pre!entare n vederea alctuirii unei colecii/
)erificarea echipamentului audio-vi!ual pentru noua pre!entare de afaceri de
sptmna viitoare/
onducerea edinei de instruire a noului inginer n tehnicile de pre!entare/
Hevi!uirea propunerii pentru staia secundar a *udeului de utiliti publice i
predarea la termen/
,iscuie cu graficianul despre noul logo.
Tabelul 3.1
Matricea prioritilor
Sarcin
Importana pe
termen lung
Urgena pe
termen scurt
Pondere Prioritate
1. Colecia de diapozitive 3 3 !
". #c$ipament audio%vizual 1 1 " 1
3. Instruire " 3 ! &
&. Propunere 'ude utiliti pu(lice 3 1 & 3
!. )ogo " 1 3 "
*rioritile i timpul
8. .ropunerea pentru noul produs/
9. -precierea performanelor/
:. ,edina cu personalul/
;. Hspunsuri la coresponden.
.ropunerea pentru noul produs 8BG /
-precierea performanelor 9BG /
,edina cu personalul :+G /
oresponden :+G .
5tabilirea prioritatilor ne orientea! n planificarea !ilnic i ne arat ncotro s ne
canali!m cea mai mare parte a energiei
Iiua ideal
Cine decide cnd vei face sarcinile, la ce or din zi !umneavoastr.
"du#ai la aceasta ideea ciclului energetic individual.
Programai-v sarcinile cele mai importante n perioadele de randament
maxim i lucrai la aceleai sarcini n fiecare zi la aceleai ore.
iua ideal este un model pentru planul de lucru zilnic.
!oiunea de zi ideal este un instrument extrem de eficient pentru
gestionarea timpului.
$ra de lini%te din pro#ramul zilei ideale este un alt instrument valoros.
Concluzie
.rocesul de gndire urmrete aceast secven"
ncepei cu stabilirea scopurilor pe termen lung i a obiectivelor'
legai activitile zilnice de acele scopuri'
stabilii ordinea prioritilor pentru sarcinile zilnice dup contribuia lor la
scopurile fi&ate'
programai sarcinile dup prioritate i dup gradul de concentrare necesar
pentru realizarea lor'
meninei direcia folosind planul pentru a depi crizele i ntreruperile.
Aplicatii
<ealizai programul zilnic ideal n funcie de specificul activitii
proprii.
<ealizai o planificare sptmnal mprind fiecare zi n cele trei
seciuni% scopuri, programri i lucruri de fcut dup un format ales
de dumneavoastr.
!actori riipitori "e timp i mi#loace "e tratare a acetora
8anagement n situaii de criz
/,ac ceva poate merge prost, va merge prost cu siguranG
,intre toate problemele legate de timp, nici una nu are un impact mai
devastator asupra moralului ca managementul cri!ei.
O cri! adevrat poate fi definit ca o ntrerupere neateptat de la
cursul normal al evenimentelor i care are o asemenea importan nct
necesit un rspuns imediat.
&xemple:
'erviciul de mesa#erie pierde coletul coninnd creaia ori#inal pentru
secvena de animaie, ceea ce (nseamn trei luni de munc;
)n incendiu distru#e toate (nre#istrrile contabile;
Clientul cel mai important al unei a#enii, care #enereaz mai mult de
*umtate din veniturile anuale, anun c (%i schimb a#enia;
+ersoan cheie demisioneaz (n mi*locul unui proiect important.
,inston Churchill -definesc o criz ca fiind invazia armat a
insulelor britanice -
*actori risipitori de timp i mi'loace de tratare a acestora
+lanificarea previne crizele
.ana#ementul (n situaii de criz (nseamn a te ocupa de criz dup ce
ea se produce.
cu o planificare atent putei cel puin s (ndulcii criza cnd apare.
putei chiar s fii (n msur s/o prevenii.
ntrebai ntotdeauna: 0"e ar putea merge ru aici1 "poi: 0"e altceva ar
putea s mai mearg ru# $ai exist ceva#
!actori riipitori "e timp i mi#loace "e tratare a
acetora
*lanificarea neprevzutului
%ehnica de a anticipa problemele i de a le preveni sau de a minimiza
consecinele lor se numete planificarea neprevzutului. &ste cel mai
puternic instrument de control al crizelor.
etape"
#dentificarea potenialelor probleme.
lasificarea problemelor identificate .
onceperea unor msuri de prevenire sau limitare a consecinelor.
,up ce ai fcut o list cu poteniale probleme, gndii-v ct de mare este
probabilitatea de apariie a fiecreia i ct de grav ar fi situaia dac s-ar
ntmpla o astfel de problem.
Tabelul 4.1
Matricea neprevzutului
I. Problem
potenial
II. Analiza prioritii III. Msuri
A.
Gravitate
B.
Probabilitate
C.
Prioritate
ponerat
A.
Prevenire
B. !imitare
1. +rev " " &
". Pierderea
persoanei c$eie
1 1 " Comunicare
pentru a
asigura
satis,acie
Instruirea
altor
persoane
3. Incendiu-
inundaie
3 3
&. .nularea unei
v/nzri
importante
" 3 !
!. #ecul ma'or
al unui produs
sau serviciu
1 " 3
Jecii din trecut
3n orice situaie de criz cutai s reinei o lecie'
Cnd totul s-a terminat, cerei ec1ipei dumneavoastr s
fac o /autopsie4 a cazului'
2otai ceea ce a mers ru'
Analizai ce msuri ar putea fi ntreprinse pentru a preveni
o asemenea criz n viitor.
acetora
6ferii-v o mar( de timp
o cale sigur de a preveni o criz este aceea de a-i oferi timp s
rezolvi o problem minor, nainte ca ea s se e&tind devenind o criz
ma(or.
orice sarcin ia mai mult timp dect credei (alt lege a lui 8urp19!
structurai proiectele astfel nct s includ rapoarte regulate privind
progresul realizat pentru a afla la timp dac sunt necesare modificri
acetora
<eacia e&agerat - )indromul de erou
8uli manageri au tendina de a reaciona e&agerat atunci
cnd problemele a(ung la ei K sufer de sindromul eroului
Ca manager, ntrebai-v ntotdeauna% /+rebuie s m
implic ntr-adevr n aceast problem- Care ar fi cel mai ru
lucru care s-ar ntmpla dac n-a face nimic-4
acetora
2u ucidei mesagerul
acetora
"eri#icai$v
Conducei crizele sau le prevenii0 .cordai%v un puncta' n legtur cu urmtoarele
a,irmaii dup modelul de mai 'os1 apoi reluai testul peste trei luni.
.proape niciodat 2 31
Uneori 2 11
Cam 'umtate din timp 2 "1
4e o(icei 2 31
.proape ntotdeauna 2 &.
acetora
$..nticipez lucrurile care ar putea merge ru i iau msuri pentru a le
preveni sau pentru a limita consecinele.
". Solicit rapoarte regulate pentru toate sarcinile importante- aa nc/t pot
identi,ica pro(lemele la timp pentru a lua msuri de corectare.
3. 4up ce mi%am sta(ilit scopurile i o(iectivele- e5aminez toate
alternativele rezona(ile pentru realizarea lor- aa c pot sta(ili care dintre
aceste alternative are cel mai mic potenial de a genera crize
&. .tunci c/nd gestionez situaii de criz- evit o anga'are e5agerat de
resurse
sta(ilind clar cine i ce este necesar ntr%adevr pentru a rezolva situaia
!. 4up o criz i ntre( pe cei implicai ce s%a nt/mplat i ce msuri pot ,i
luate pentru a evita repetarea crizei. .poi aplic msurile potrivite imediat
. Prevd rezerve de timp n cursul zilei pentru a ,i n msur s rspund
unor crize imprevizi(ile.
!actori riipitori "e timp i mi#loace "e
tratare a acetora
3ntreruperi cauzate de telefon
ntreruperile cauzate de telefon pot spulbera concentrarea i reduce
productivitatea de o manier mai puternic dect orice alt factor'
problema nu const numai n timpul pe care l consum convorbirile
telefonice, ci i n timpul necesar pentru a reveni mintal n locul unde erai
cnd ai fost ntrerupt'
e&ist dou aspecte ale problemei telefonului% factorul de ntrerupere
i factorul eficien.
acetora
2atura uman
cteva motive pentru care telefonul are o asemenea putere
asupra noastr%
.resupunerea de legitimitate.
Teama de a nu supra.
$orina de a ne menine informai.
6go.
O scu! la ndemn.
acetora
"locarea ntreruperilor
5iltrarea apelurilor
Cele patru etape de ba! n ierarhia trierii apelurilor
telefonice sunt%
Tratare a problemei.
Indrumare.
-mnare.
He!olvare imediat.
acetora
b! ,ac nu avei o asistent
cteva idei"
*rima i cea mai evident cale este folosirea unui robot telefonic.
3nc1eiai o nelegere cu colegii dumneavoastr.
Hnele persoane folosesc dispo!itive mecanice, cum ar fi un comutator, pentru a
nc1ide telefonul sau un semnali!ator cu lumin intermitent n locul soneriei.
Juai-v lucrarea i mergei undeva n cldire unde nu se afl telefoane.
*ota electronic (e-mail! poate fi mai eficient dect telefonul
acetora
c! ,umneavoastr i eful
ntreruperi cauzate de telefon care au loc n biroul efului%
/.d c suntei ocupat. 8 ntorc n biroul meu i continu s lucrez la proiectul
LMI pentru dumneavoastr. )unai-m cnd suntei liber.4
/)punei-mi, nu credei c i-ai putea cere ;lenei s rein apelurile telefonice doar
pentru puin timp- Cred c am putea termina de discutat problema n apro&imativ cinci
minute.N
d! 6ra de linite
6ra de linite solicit o filtrare la un nivel mai nalt.
acetora
<ezolvarea eficient a apelurilor telefonice
acetora
+e1nici bune pentru convorbirile telefonice
)tabilii o limit de timp pentru convorbirile telefonice. Hn
cronometru ca acela folosit pentru fiert ou.
5aza cea mai critic a unei convorbiri telefonice este prima
propoziie' aceasta stabilete tonul% de afaceri i profesional,
sau de uet.
acetora
Iat o te1nic pentru interlocutorii /vorb lung4.
3ntrerupei-i n mi(locul propoziiei
*entru a nc1eia o convorbire calm i eficient,
incercai aceste trei idei%
5ugerai ncheierea
2enionai o limit de timp
Fii sincer
acetora
"eri#icai$v
Cu c/t succes reuii s gestionai ntreruperile cauzate de tele,on0 .cordai%v un puncta'
n legtur cu urmtoarele a,irmaii dup modelul de mai 'os1 apoi reluai testul peste trei
luni.
Uneori 2 11
4e o(icei 2 31
acetora
Puncte
1. Convor(irile mele tele,onice sunt selectate e,icient.
". 6mi limitez convor(irile tele,onice printr%un dispozitiv de monitorizare ataat la
tele,on- un cronometru sau i spun asistentei s%mi aminteasc.
3. 6nainte de a accepta o convor(ire- ntre( despre scopul ei pentru a%i sta(ili
prioritatea n relaie cu alte pro(leme.
&. 6nainte de a ,ace un apel tele,onic- e5aminez soluii alternative- ca de pild7 ce e,orturi
a ,cut apelantul s rezolve pro(lema- dac a ,cut vreunul1 cine altcineva este ntr%o
poziie similar sau mai (un pentru a a'uta1 dac n%ar ,i n interesul tuturor s se am/ne
aciunea1 i care ar ,i consecinele dac nu s%ar ntreprinde nimic.
!. *olosesc un ro(ot tele,onic- mesagerie vocal- sau un comutator pentru
nc$iderea tele,onului ori de c/te ori este necesar
8otal
*lanificare inadecvat
,ac nu ai un plan pentru ziua respectiv, alii-o vor /planifica4
pentru tine' aciunile lor vor determina prioritile tale/
*lanificarea obiectivelor i a sarcinilor prioritare n fiecare zi este cea
mai important activitate pentru gestionarea timpului'
Hn plan zilnic n scris este instrumentul dumneavoastr esenial.
acetora
8otive tipice de a nu avea un plan
'.lanificarea consum prea mult timp.N
'-m avut un succes destul de frumos pn acum i fr
planificare.N
'.lanificarea este prea abstract/ am nevoie s vd
lucrurile fcute.N
'.lanificarea nu are nici un rost/ ceva neprev!ut poate
aprea i planul meu a !burat pe fereastr.N
acetora
8ai nti lucru cel mai important

acetora
beneficii imediate%
Jucrai la cea mai important sarcin atunci cnd suntei n cea mai
bun form'
<estul zilei este la picioarele dumneavoastr'
Atunci cnd lucrai la sarcina cu prioritate ma&im este mai uor s
rezistai ntreruperilor'
C1iar dac nu reuii s mai realizai nimic altceva din planul
dumneavoastr din cauza unor probleme neateptate, putei pleca la
sfritul zilei cu simmntul c ai realizat prioritatea ma&im.
acetora
Hn sistem de planificare
5istemul recomandat este format din urmtoarele
cinci componente%
Obiective.
.lan de proiect.
.lan lunar.
.lanul !ilnic.
Jurnalul ntlnirilor.
acetora
*lanul zilnic
5ormula recomandat pentru planul zilnic are trei
componente%
Obiective pentru !iua respectiv% dou, trei, patru sau cinci sarcini
care trebuie realizate.
Intlniri i edine planificate, perioade de timp rezervate pentru
sarcini specifice.
3ista cu lucruri de fcut, adic pe care nu vrei s le uitai' acestea
sunt sarcini cu prioritate mai mic pe care sperai s le realizai.
acetora
Includei n plan o or de linite
'Ora de linite( reprezint una dintre te1nicile de gestionare a
timpului cu cel mai mare succes i profitabilitate care au fost concepute
vreodat.
Care sunt rezultatele- In medie, o persoan reali!ea! ntr-o or de
lucru fr ntreruperi ceea ce ar reali!a n trei ore 'normale( de lucru.
Cea mai bun perioad din zi pentru aceast or linitit este
dimineaa la prima or nainte ca ritmul telefoanelor i al ntlnirilor s se
accelereze.
acetora
<espectai planul
Aezai 1rtia cu obiectivele zilnice i cu termenele
stabilite ntr-un loc n care s le putei vedea toat ziua.
*lanul este i principala dumneavoastr arm contra
ntreruperilor.
acetora
"eri#icai$v
C/t de mult succes avei n plani,icare0 .cordai%v un puncta' n legtur cu urmtoarele
a,irmaii dup modelul de mai 'os1 apoi reluai testul peste trei luni.
Uneori 2 11
4e o(icei 2 31
acetora
Puncte
1. Cunosc scopurile- prioritile i planurile organizaiei din care ,ac parte.
". 8rans,orm aceste scopuri n o(iective lunare- sptm/nale i zilnice.
3. 9in la vedere aceste o(iective i urmresc progresul realizat n raport cu ele.
&. .tunci c/nd sunt mai multe prioriti n con,lict- ca n cazul ntreruperilor- in seama de
prioritile mele pentru ziua respectiv- ast,el nc/t s pot lua o decizie raional cu
privire la sarcina creia i acord prioritate ma5im.
!. Mem(rii ec$ipei mele cunosc prioritile- le neleg i sunt de acord cu ele.
8otal
3ncercarea de a face prea mult
2eavnd prioriti vei avea tendina s reacionai la orice
apare n prea(ma dumneavoastr.
acetora
Cauze
simmntul c /*ot face totulG
2ecesitatea de a avea realizri, care ne mpinge s ne lum anga(amente mai mari dect ar
trebui'
2esigurana, care ne face s ne strduim continuu a dovedi propria noastr valoare'
;ecul n a delega autoritatea sau lipsa priceperii de a delega'
;stimri de timp nerealiste, care au ca rezultat planificarea unui volum de munc prea mare
pentru timpul disponibil'
A nu ti cum s refuzi i dorina de a plcea'
Jipsa spiritului organizatoric' vrafurile de 1rtii de pe biroul dumneavoastr par s creasc
n progresie geometric dac lucrai la prea multe proiecte'
*erfecionismul, care ne conduce la repetarea fr motiv a unor aciuni i la irosirea
absurd a timpului n detalii.
acetora
)olutii
3nvai s delegai
3nvai s spunei /nuG efului
3nvai s estimai mai bine timpul
acetora
Cum s ncetm a ncerca s facem prea mult
ncetai s v mai spunei c lucrai mai bine sub presiune'
rezistai impulsului de a interveni i de a prelua sarcini pentru c alii
nu-i fac treaba'
ncetai a ncerca s facei totul perfect'
ntrebai-v dac o parte a problemei const n lipsa spiritului
organizatoric'
nu presupunei c trebuie fcute toate'
acetora
%erifica&i'v
C/t de mult succes avei n a v descurca atunci c/nd suntei suprancrcat0
.cordai%v un puncta' n legtur cu urmtoarele a,irmaii dup modelul de mai 'os1 apoi
reluai testul peste trei luni.
Uneori 2 11
4e o(icei 2 31
acetora
.izitatori neinvitai
.izitatorii neinvitai reprezint unul dintre factorii cei mai
puternici de risipire a timpului pentru c ei sunt att de obinuii
i este foarte greu s le reziti.
+oi cer, ntr-un fel sau altul, s v oprii din lucru i s v
ndreptai atenia spre ei.
acetora
Ce vei spune vizitatorilor-
-mnai
Indrumai vi!itatorul ctre o alt persoan
.rogramai o alt perioad de timp
Hspundei ntrebrii
5curtai convorbirea
Fii sincer.
acetora
Al cui timp este mai important-
Hn alt motiv care st n spatele dificultii de a trata
corespunztor vizitatorii neinvitai este acela c nu percepem
ntreruperea ca pe un conflict ntre prioriti - ceea ce este n
realitate.
acetora
acetora
7i deschise
.roblema vi!itatorilor neinvitai mai are o cau! i anume
politica uilor deschise
)oluii
Triere
.rogramai ntlnirile cu membrii echipei dumneavoastr
Fi0ai o 'or de linite &
$ac nu avei o asistent
acetora
$ac nu avei o asistent
5tabilii o limit de timp de la nceput
2ergei n biroul celeilalte persoane
Hidicai-v n picioare
1sii o 'ascun!toareN
.revenii ntreruperile
acetora
Cum procedm cu eful-
8enionai imediat ce vei putea i ct se poate de discret
proiectele la care lucrai pentru el.
3ntrebai dac putei s v ducei mai trziu n biroul lui ca
s putei discuta toate problemele odat.
3ncercai s obinei o anumit or din zi pentru a v ntlni
cu eful.
acetora
acetora
,elegare ineficient
3nfrngerea rezistenei fa de delegare
6go
Teama de a grei
onfortul propriu
Teama de a pierde controlul
$orina de perfeciune
3ipsa de ncredere n alii
7n fals sentiment de eficien
acetora
;tape pentru o delegare eficient
-legei persoana potrivit.
$ai instruciuni clare.
$ai o autoritate corespun!toare.
5istem de urmrire.
5pri*in si instruire cnd este necesar.
He!istai tendinei de a delega superiorilor.
acetora
Cum se procedeaz corect
;sena managementului const n realizarea obiectivelor
prin eforturile altor oameni cu alte cuvinte, prin delegarea.
acetora
Cum s delegi atunci cnd nu ai cui delega
aliane temporare'
parteneriate pentru fiecare proiect'
s ac1iziionai servicii.
acetora
acetora
Jipsa spiritului organizatoric
*ersoanele care au o lips cronic de spirit organizatoric reprezint
o problem serioas pentru organizaia din care fac parte.
2u se poate pune baz pe ei pentru a furniza informaii altor
persoane pentru c uit unde sunt acele informaii.
2u respect termenele pentru c nu i le-au notat nicieri.
Irosesc o cantitate enorm de timp - al lor i al altor persoane -
cutnd dosare, numere de telefon, numele unor oameni.
acetora
)oluia general pentru a deveni i a rmne
organizat este un sistem integrat, cu un loc bine stabilit
pentru toate materialele care stau acum mprtiate pe
biroul dumnevoastr, plus autodisciplina de a pstra
sistemul.
acetora
*strai biroul curat
)cpai de ideea c un birou ncrcat este un semn c persoana
respectiv este foarte ocupat i foarte important.
2u indic altceva dect dezorganizare.
)copul dumneavoastr este s nu avei pe birou altceva dect
lucrarea de care v ocupai la un moment dat.
5ii atent la o capcan obinuit i anume s inei 1rtii pe birou
pentru c /aa nu voi uita de ele(.
"azai-v pe planul zilnic pentru a ti la ce proiect trebuie s lucrai.
6rice altceva trebuie s atepte la rnd - n afara privirii dumneavoastr.
acetora
Aruncai lista cu /Jucruri-de-fcutG
Atunci cnd oamenii ncep s foloseasc pentru prima dat o list
pentru lucruri-de-fcut, sunt mndri de ei nii.
+oate problemele sunt scrise ntr-un singur loc, fr posibilitate de a
le pierde iari.
6amenii simt c dein controlul, c se afl n sfrit deasupra
lucrurilor.
8ulte liste duc la multe dureri de cap.
#nevitabil, aceeai problem este prins n dou liste.
O problem este tiat pe o list, dar apare pe o alta.
acetora
)cpai de lista cu lucruri-de-facut' este o piedic.
5olosii n loc un sistem integrat de organizare n
care scriei toate problemele pe care trebuie s vi le
amintii, s le rezolvai sau s le planificai - n ordinea
prioritii - i ziua n care trebuie s v ocupai de ele.
acetora
5olosii un sistem integrat
)istemul de planificareForganizare pe care l prezint este unul
dezvoltat sub numele +actici de timp, care furnizeaz spaiu pentru%
O 6biective zilnice, ntlniri i lucruri-de-fcut cu prioritate sczut'
O 5oi de control pentru urmrirea proiectelor importante'
O Purnal de contacte unde sunt nregistrate deciziile c1eie i aciuni care au nevoie
de urmrire'
O )eciuni separate pentru contacte cu persoane c1eie pe care le ntlnesc n mod
regulat'
O *lanuri lunare i obiective pe termen lung'
O Agend alfabetic.
acetora
7n sistem solid de gestionare a timpului trebuie s
ndeplineasc urmtoarele cerine%
5 fie funcional.
5 ofere acces uor.
5 pstre!e la vedere obiectivele i proiectele.
Termenele limit s fie vi!ibile.
acetora
*entru fiecare apel telefonic, edin, ntlnire cu o alt
persoan, scriei o scurt noti cu deciziile c1eie care s-au luat
i aciunile care trebuie s urmeze
*entru a spori viteza de acces vor fi nregistrate trei tipuri
de contacte%
contacte cheie
contacte n ordine alfabetic
contacte !ilnice
acetora
acetora
)tabilii un loc pentru 1rtiile de astzi
)istemul de organizare a timpului nlocuiete mulimea de 1rtii
diferite care se ngrmdeau n mod obinuit pe biroul dumneavoastr.
;sena este s avei un loc pentru fiecare bucat de 1rtie pe care
anticipai c o vei folosi astzi.
Cel mai bun sistem din cte am vzut se bazeaz pe un set de dosare
colorate.
acetora
Ja treab
Incepei s lucrai la proiectul numrul unu al !ilei' ocupai-v de acesta pn cnd
l-ai terminat sau ai a(uns pe ct de departe posibil.
)erificai periodic dosarul rou' acesta conine probleme critice.
A(uns la acel moment al zilei pe care l-ai rezervat pentru apeluri telefonice,
e&trageri dosarul albastru.
3n timpul apelurilor mai lungi, luai dosarul portocaliu i semnai corespondena de
astzi.
Inspectai i alte elemente, necritice, din dosar% cel de deasupra este n continuare
cel mai important-
*e msur ce nc1eiai diferitele proiecte, 1rtiile n cauz vor fi plasate ntr-o
map sau ntr-o cutie cu etic1eta /de ndosariatG.
acetora
acetora
Jipsa autodisciplinei
Autodisciplina este c1eia care asigur succesul ma(oritii metodelor
de gestionare a timpului.
6 cauz a autodiscipline slabei este sntatea precar sau c1iar
simpla oboseal.
6 alt cauz pentru aceast problem este lipsa de interes n
activitate.
Autodisciplina este un obicei, iar lipsa ei este tot un obicei. Adresai-
v o ntrebare dificil% avei de-a face cu o lene clasic% ,ac da, vrei s
v vedei n continuare ca o persoan lene%
acetora
Hrmtoarele relaii cu ali factori risipitori de timp pot fi
privite ca nite cauze indirecte%
O ine&istena unor termene fi&ate i a prioritilor, care ncura(eaz
amnarea lucrurilor i efectuarea activitilor plcute n locul celor
necesare'
O eecul n a duce lucrurile pn la capt, ceea ce face imposibil
disciplina de corectare'
O lipsa scopurilor provocatoare, care conduce la lips de motivaie.
acetora
Ce se poate face-
6 component nsemnat a soluiei la problema autodisciplinei este
auto-convingerea.
2u mai spunei% /*ur i simplu nu am autodisciplin' aa sunt euG.
)punei-v, iari i iari, c suntei o persoan organizat,
ordonat i c avei disciplina de a face ce trebuie fcut.
Acionai ca i cum ai fi o persoan autodisciplinat - i curnd c1iar
asta o s fii. .ei fi surprins ce repede se instaleaz obiceiurile.
acetora
Consolidai autodisciplina
.strai la vedere obiectivele.
Folosii toate instrumentele disponibile.
5tabilii termene limit.
.lanificai-v activitile i stabilii prioriti.
acetora
Heali!ai estimri de timp realiste si monitori!ai progresul.
Hecompensai-v.
-legei un erou drept model.
+1omas ;dison a descoperit cauciucul dup 7.C>> de e&perimente
Qerner von "raun a czut la e&amenul primului curs de matematic la
care a participat vreodat' el a luat acel eec ca pe o provocare i a
(urat s stpneasc matematica.
acetora
.ersoanele disciplinate au trsturi comune.
6i nu accept ideea c au fost 'aproape( de a reali!a ceva.
6i nu renun pn nu reali!ea! ce i-au propus.
Ii stabilesc inte dificile i merg nainte pn le ating.
-poi i stabilesc inte i mai nalte.
acetora
Incapacitatea de a spune /nu4
)-a spus c cel mai puternic instrument din lume pentru gestionarea
timpului este un cuvnt pric(it din dou litere% /nuN.
;&ist zeci de motive pentru care oamenilor le vine greu s refuze
cererile altora, dar rezultatul este ntotdeauna acelai% suprancrcare,
lucru peste program, creterea stresului.
Incapacitatea de a spune /nu4 nseamn c persoana respectiv nu
tie cum s refuze i nu are fora emoional s o fac.
acetora
,ac dispunei de talente sau priceperi pentru care e&ist o mare
cerere, capacitatea de a refuza va fi deosebit de important.
6ul propriu acionea! ca o capcan n acest ca!.
Incapacitatea de a spune /nu4 include i a spune /nuG de o manier
ineficient% ezitant, ca o scuz, dezaprobator fa de propria persoan.
'6i bine, tiu i eu% -m att de multe lucruri de fcut...N
'Oh, tiu c eti ocupat, tocmai de aceea te-am ales pe tineK nd ai o
sarcin grea, o dai unei persoane ocupate pentru c tii c ea o re!olv.N
,ac vei spune un /nuG cu (umtate de gur, ncura(ai solicitantul s
cread c putei fi convins s preluai sarcina. *rezentnd nite scuze slabe
construii sperane false.
acetora
,ac decidei s refuzai o solicitare, nu trebuie s v
(ustificai decizia.
)punei pur i simplu% 'mi pare ru, dar trebuie s te refu!
de data astaN.
Cererile care vin pe neateptate sunt dificile n mod
deosebit.
2umrai pn la zece nainte de a spune /daG.
3ncercai ceva de genul% '$-mi voie s m gndesc puin.
-m alte anga*amente care s-ar putea suprapuneN.
acetora
Hneori, c1iar i cnd v gndii bine, v trezii c ai spus /daG i
realizai mai trziu c a fost o greeal.
Cutai imediat persoana creia i-ai acceptat solicitarea i spunei-i
ceva de genul% /Jan trebuie s-mi cer scu!e. -m uitat cu totul de un
anga*ament pe care mi l-am luat fa de eful meu i nu e0ist nici o cale s
m ocup i de problema ta. Imi pare teribil de ru.N
6ferii o alternativ% '2 ntreb dac te-ai gndit la ....N
acetora
*atru pai pentru a nva s spunei /nuG
7. -scultai
9. 5punei 'nu
=. Furni!ai motive
B. Oferii alternative
acetora
Cum s spui /nuG efului
strategia de baz este de a-i aminti despre celelalte
proiecte la care lucrai
de a sublinia c acestea sunt prioriti fi&ate de el
de a-i cere a(utorul pentru a decide unde ar trebui ncadrate
noile sarcini pe lista de prioriti.
acetora
acetora
+endina de amnare
Ce anume se afl n spatele acestui fenomen al amnrii-
teama de eec
lipsa de interes n activitate
sentimente de mnie i ostilitate la adresa cuiva - de regul,
persoana care a trasat sarcina n cauz
acetora
2u vrem s recunoatem nici unul dintre aceste motive
reale, aa c vom cuta scuze%
/4u am toate materialeleN/
'Trebuie s atept un raport de la cellalt departamentN/
'-m prea multe alte anga*amenteN/
'.ur i simplu nu am chef n momentul acestaN/
'4u e nici o grab/ oricum nu trebuie re!olvat prea curndN/
'4u este momentul potrivitN/
'2 apuc de asta imediat ce termin cu celelalteN/
'He!olv mai tr!iu/ i-aa lucre! mai bine sub presiuneN.
acetora
*ericolul ntrzierii
Atunci cnd amnai o sarcin pn n ultimul moment, aproape
ntotdeauna vei avea rezultate mai slabe din cauz c nu mai este timp
pentru a ndrepta ceea ce merge prost - i, inevitabil, ceva va merge prost.
2e vom lovi de activitile cele mai dificile atunci cnd avem cea mai
puin energie.
acetora
<emediul pentru boala amnrii
*rimul pas pentru a scpa de tendina de amnare este s
realizai c dumneavoastr avei controlul i s v anga(ai n
sensul unei sc1imbri.
,ezvoltai-v o atitudine de tip ,,f-o,acumN.
)tabilii-v termene limit.
acetora
Cnd dumneavoastr suntei eful
reai ncredere promovnd anga*amentul, nu simpla
supunere.
.unei accentul mai degrab pe pornirea sarcinilor dect
pe ncheierea lor.
riticai constructiv.
Fii hotrt i stabilii prioriti.
60emplu
acetora
acetora
Redinele
3n medie, un director petrece zece ore pe sptmn n edine
S>? dintre directori afirm c (umtate din timpul petrecut n edine
este irosit
Asta nseamn C ore pe sptmn, adic AC> de ore pe an pentru
fiecare persoan care particip la edine
)oluia pentru aceast risip- Jimitai-v la edinele absolut
necesare i restrngei durata acestora
acetora
Cnd dumneavoastr conducei edina
$ecidei dac o edin este cu adevrat necesar.
3n general, e&ist patru motive pentru susinerea unei edine%
oordonarea activitilor sau sc1imbul de informaii'
2otivarea unei ec1ipe'
$iscutarea de probleme n mod regulat (aa cum este edina cu personalul!'
3uarea unei deci!ii.
acetora
.unei la punct o agend, cu limite de timp pentru fiecare
subiect, i transmitei-o n avans.
#nvitai oamenii potrivii la momentul potrivit i n locul
potrivit.
Incepei la timp.
6liberai participanii de care nu mai este nevoie.
Hespectai agenda.
acetora
*entru a putea respecta agenda, reducei discuiile
colaterale la minimum/ nu permitei ntreruperi e0terne
dect n ca!ul unor urgene reale.
Ootri paii urmtori.
Incheiai la timp.
.regtii i distribuii o minut.
acetora
%&emplu
Cum se nc1eie o edin
*articipai doar la acea parte a edinei care v privete,
mai ales dac eful dumneavoastr este cel care a convocat
edina.
5olosii-v eful ca scuz.
Juai decizii fr edine.
+rimitei o declaraie scris pe post de nlocuitor.
acetora
Tinei o conferin telefonic folosind facilitatea de
convorbire n trei.
Jsai la o parte edina prin calculator i folosii n sc1imb
e-mail-ul.
Tinei o conferin prin calculator, cu un conductor de
edin.
,ac bugetul o permite, apelai la video-conferin sau la
conferin prin fibr optic.
acetora
Cum s ncepei o edin atunci cnd nu suntei la conducere
*roblema cea mai mare n ce privete edinele este c acestea nu
ncep la timp
,ac dumneavoastr conducei edina, nu permitei nicio ntrziere.
,ar dac nu- )punei tare i cu o nuan de surpriz n voce% /$ei,
este ora zeceG.
,ac persoana care a convocat edina este cea care ntrzie, nu mai
ateptai. *utei s spunei ceva de genul urmtor% /P< este reinut,
probabil, la telefon. Ce-ar fi s ncepem i n momentul n care a(unge i ea
o punem la curent.
acetora
acetora
Jucrul cu 1rtii
Intrri
)crisori i note
5iltrai corespondena primit.
Autorizai asistenta dumneavoastr s desc1id, s sorteze i s filtreze
corespondena primit, folosind un proces de filtrare n patru pai.
Tratare.
$elegare.
#ndosariere.
He!olvare urgent.
6 dat ce ai trecut prin coresponden, rezolvai-o.
acetora
<apoarte
Cutai rezumatul pe care orice raport bun ar trebui s-7
aib
5ii ferm' nu pierdei timpul cu materiale prea puin
folositoare
acetora
*ublicaii
3nsrcinai-v asistenta s treac n revist publicaiile i s sublinieze sau s
rezume pentru dumneavoastr aspectele c1eie.
Abonai-v la un serviciu de sistematizare a informaiei sau la o banc de date on-
line specializat n domeniul dumneavoastr de interes.
Circulai publicaiile printre colaboratori, cu o not de traseu coninnd la baz
numele dumneavoastr.
3nvai s citii mai rapid, fie prin participarea la un curs de citire rapid, fie
e&ersnd pe cont propriu.
Cea mai bun te1nic pe care am ntlnit-o era cea a unui director care pur i
simplu bifa articolele de interes n cadrul cuprinsului i ncercuia sau scria subiectul sub
care urma s fie ndosariate.
acetora
Ieiri
)crisori i note
3uai n considerare alternative.
$elegai activitile de scriere ori de cte ori putei.
Fii scurt.
Fii adecvat, nu perfect.
$ictai corespondena/ scrisul de mn risipete timpul a dou
persoane.
.entru situaiile care se repet punei la punct un dosar de 'modeleN
de scrisori.
acetora
<apoarte
.entru toate rapoartele de care rspundei, concepei,un format
standard pe care s-8 respectai de fiecare dat.
Facei un efort hotrt pentru reducerea numrului de rapoarte
create i pentru scurtarea fiecrui raport n parte.
,ac suntei pe poziia necesar, punei la punct un set complet de
proceduri concepute pentru uniformi!area rapoartelor interne n cadrul
departamentului sau firmei.
acetora
)istem de urmrire
Hn sistem utilizat mult este cel pentru 'urmrire pe :8 de !ileN.
,osare numerotate de la 7 la =7 pstreaz documentele pn n ziua n care
sunt necesare.
Hn alt sistem folosete numai ase dosare. -st!i, 5ptmna
urent, 5ptmna 7rmtoare, Termen 2ediu (una pn la trei luni!,
Termen 3ung (trei pn la dousprezece luni! i Termen nedeterminat.
3n dosarul /AstziG, de e&emplu, vei plasa toate materialele legate de proiectele
aflate n planul zilnic pentru ziua curent.
Ja sfritul zilei e&trageri documentele pentru mine din dosarul /)ptmna
CurentG.
acetora
)tocarea dup nc1eiere% ndosarierea
stabilii un sistem clar pentru desemnarea documentelor care sunt gata de
ndosariere% iniialele dumneavoastr i data curent n partea superioar sunt o soluie
bun.
este de datoria dumneavoastr s stabilii numele sau subiectul sub care urmeaz
s fie ndosariat un material.
tot dumneavoastr suntei responsabil i pentru a nota pe ce durat trebuie stocat
elementul n cauz. 5olosii notaia urmtoare sau concepei un cod propriu%
J D a se distruge dup o lun'
A D a se pstra pentru anul calendaristic curent'
A E 7 D a se pstra anul curent plus unu'
A E U D a se pstra anul curent plus apte'
5* D a se pstra pn la finalizarea proiectului'
* D dosare permanente.
acetora
acetora
2efinalizarea sarcinilor
,r. Po1n 8ee, fost profesor de management la 5acultatea de
;conomie a Hniversitii din Indiana, a studiat n mod serios /arta
finalizriiG.
/+alentul finalizatorului este silina de a nc1eia.G
5inalizatorii nu tolereaz ntreruperile, cu e&cepia urgenelor. C1iar
i atunci, ei ncearc s nu prseasc sarcina curent dect dac este
absolut clar c%
prioritatea situaiei de criz este mai mare dect cea a sarcinii la care lucrau'
contribuia lor este esenial pentru rezolvarea crizei.
*rin contrast, /nefinalizatoriiG nu sunt capabili s nc1eie sarcinile
dintr-o serie de motive psi1ologice.
acetora
.roblema lsrii sarcinilor nefinali!ate se leag de ali
factori risipitori de timp" lipsa autodisciplinei, incapacitatea de
stabilire a prioritilor, diversele ntreruperi, lipsa spiritului
organi!atoric.
)oluiile privind arta finalizrii
Hspltii-v n momentul n care ncheiai sarcina - i nu nainte.
5tabilii-v termene limit, dar avei gri* s fie realiste.
acetora
,ac suntei nelept, nvai acum aceast lecie.
odat ce ai nvat s stabilii termene limit realiste, lsai
o mar* pentru acele ntr!ieri i urgene care tii c vor aprea.
pstrai concentrarea asupra prioritilor dumneavoastr.
nvai s anticipai problemele i s v pregtii pentru
ntr!ieri neateptate.
meninei-v biroul curat.
acetora
acetora
*ersonal necorespunztor
*roblema personalului necorespunztor are dou aspecte%
necorespunztor n sensul insuficienei i necorespunztor n
sensul lipsei de pricepere. Ambele aspecte pot fi corectate.
*ersonal insuficient
3nvai personalul s foloseasc mai bine timpul
*ropuneri pentru ncadrarea de personal
acetora
*regtire necorespunztoare
*utei e&ercita o influen enorm asupra membrilor ec1ipei dumneavoastr prin
felul n care i orientai i conducei n munca lor de zi cu zi.
,ac nu dispunei de personalul de care avei nevoie putei recurge la urmtoarele
soluii%
O 5ormai aliane temporare'
O :sii parteneri potrivii pentru fiecare proiect'
O 5acei sc1imb de servicii'
O 6ferii internilor o e&perien profesional valoroas'
O Ac1iziionai servicii'
O Anga(ai personal cu program de lucru parial'
O Anga(ai personal cu program de lucru complet'
O <aionalizai obiectivele afacerii dumneavoastr.
acetora
acetora
<elaii sociale
Cauzele e&cesului de contacte sociale nu sunt greu de identificat%
)ingurtate'
2ecesitatea de a sc1imba ritmul sau peisa(ul'
Instinctul social'
Curiozitate'
,orina de a fi informat'
;go'
+eama de a nu supra'
Incapacitatea de a spune /nuG persoanelor comunicative'
Jipsa de ndemnare n a pune capt unei conversaii cu un /vorbreG'
6 localizare fizic ce ncura(eaz vizitele'
Asumarea rolului de ambasador al bunvoinei pentru toi trectorii'
6 scuz pentru a evita o munc neinteresant.
acetora
*entru diminuarea timpului pierdut cu contactele sociale
se recomanda%
Filtrai vi!itatorii i convorbirile telefonice.
6valuai ae!area dumneavoastr fi!ic.
$e!voltai tehnici pentru a sugera sfritul timpului acordat pentru
conversaie.
Hidicai-v.
4u cedai n faa vorbreilor struitori/ pstrai-v concentrarea.
.unei vi!itatorii la lucru.
Invai cum s v descurcai cu eful.
acetora
acetora
acetora
acetora
<esponsabiliti sau autoritate confuze

Managementul Timpului Suport Curs

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Managementul Timpului Suport Curs

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Prezentare general

S-ar putea să vă placă și