Planul metodic de lucru i rolul su n organizarea i efectuarea
operaiunilor arhivistice Evidena documentelor din Fondul Arhivistic Naional al Romniei se ntocmete pentru cunoaterea existentului fondurilor i coleciilor arhivistice deinute de Arhivele Naionale , de ceilalti creatori i deintori de documente n vderea completrii bazei documentare ,informrii operative pe linia cercetrii tiinifice , documentrii i rezolvrii unor probleme de ordin practic i a planificrii operaiunilor arhivistice. Evidena se ine pe fonduri i colecii arhivistice. n vederea ntocmirii evidenei documentelor n Arhivele Naionale , acestea sunt supuse activitilor arhivistice de baz , respectiv fondare , ordonare , inventariere , selecionare . n vederea efecturii acestor operaiuni arhivistice exist obligativitatea ntocmirii unui plan metodic de lucru , ce trebuie s cuprind urmtoarele elemente : -date succinte referitoare la nfiinarea creatorului , anii extremi ai existenei acestuia , sfera de activitate , schema de organizare i modificrile survenite n timp (organizarea) , denumirile conform legislaiei de nfiinare i funcionare a unitaii , sediul . -datele referitoare la fond i anume: cantitatea documentelor n metri liniari i uniti arhivistice , sistemul de constituire a arhivei , anii extremi , eventualele lipsuri de documente din fondul respectiv i cauzele acestora , starea de conservare a documentelor , locurile anterioare de depozitare , informaii privind instrumentele de eviden i modul folosirii lor , - schema de ordonare a documentelor dac e alta dect schema de organizare a unitii creatoare , - stabilirea operaiunilor ce urmeaz a fi efectuate i ordinea executrii lor , sistemul de ordonare , sistemul de inventariere , modul de selecionare , categoriile de documente ce urmeaz a fi eliminate n procesul de prelucrare (ordonare, inventariere) , cotarea , modul de constituire sau reconstituire a unitilor arhivistice , alte indicaii necesare precizrii sistemului de lucru , -persoanele , echipele antrenate n respectivele activiti arhivistice , termenul de executare ., bibliografia referitoare la creatorul fondului i la fond. O activitate de documentare care se const n studiul legislaiei aferente documentelor fondului este indispensabil pentru ntocmirea planului metodic de lucru. Planul metodic de lucru se nregistreaz , se aprob de eful ierarhic i se claseaz dup ncheierea operaiunilor arhivistice prevzute la dosarul fondului . Planul metodic de lucru poate fi completat cu datele noi rezultate pe parcursul efecturii activitilor de ordonare , inventariere i selecionare . n ceea ce privete fondurile i coleciile care au fost ordonate i inventariate nainte de punerea n aplicare a normelor tehnice , acestea se pstreaz n forma existent dac evidena lor corespunde necesitilor cercetrii tiinifice i practice .
O.M.A.I 231/2012 Pentru Aprobarea Normelor Metodologice Privind Organizarea Şi Efectuarea Inventarierii Patrimoniului În Unităţile Ministerului Administraţiei Şi Internelor