Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Manual de Proceduri Inventariere.
Manual de Proceduri Inventariere.
Procedura operaional:
P01: Gestionarea i administrarea
patrimoniului public
ELABORAT
Direcia
Financiar
Contabil
ec.
Chilarescu Doina
Ianuarie 2008
VERIFICAT
Direcia audit
Ec
Stulianec Adrian.
Iulie 2008
AVIZAT
Biroul Senatul
UVT
APROBAT
Rector
Prof.univ.dr
Talpo Ioan
15.07.2008
EDIIA
REVIZIA
Cuprins:
Partea I:
CE TREBUIE S TIM?
- cu privire la normele legale care reglementeaz activitatea, practica contabil i fluxul
informaional; circuitul documentelor i cadrul comun privind operaiunile de gestionare i
administrare a patrimoniului public.
ADMINISTRAREA I GESTIONAREA PATRIMONIULUI PUBLIC
A. GESTIUNI, GESTIONARI, RSPUNDERI
1.1.Noiunea de gestionar
1.1.1.Situaii speciale privind atribuirea calitii de gestionar
1.1.2.Funcii cu atribuii duble
1.1.3.Conceptul de gestiune
1.2.1. Clasificarea gestiunilor
1.2.2. nfiinarea gestiunilor i obiectul acestora
Condiii privind angajarea gestionarilor
1.3.1. Incompatibiliti pentru ncredinarea funciei de gestionar
1.3.2. Prezentarea cazierului judiciar i al recomandrii de la ultimul loc de munc
1.3.3. Alte precizri privind ncredinarea gestiunilor mai multor persoane
Constituirea garaniei pe baz de numerar
1.4.1. Restituirea garaniei n numerar
1.4.2. Recuperarea pagubei din garanie
1.4.3. Rentregirea i recuperarea garaniei
1.4.4. Consecine pentru gestionar, n cazul nedepunerii garaniei
1.4.5. Condiiile care trebuie s le ndeplineasc n calitatea de gestionari
1.5. Asigurarea condiiilor de gestionare
1.6. Drepturile i obligaiile gestionarilor
1.7. Schimbarea din funcia de gestionar; predarea primirea unei gestiuni
B. INVENTARIEREA PATRIMONIULUI UNEI ENTITI PUBLICE
1.1. Definiia i obiectul inventarierii
1.2. Organizarea efecturii inventarierii
1.3. Desfurarea operaiunilor de inventariere
1.4. Stabilirea rezultatelor inventarierii
1.5. Valorificarea rezultatelor inventarierii
Partea a II-a
CE TREBUIE S FACEM?
- cu privire la reguli de ntocmire i completare a documentelor justificative ce privesc
operaiunile de gestionare i administrare a patrimoniului public.
A. GESTIUNI, GESTIONARI, RSPUNDERI
Exemplificare pe organizarea unui dosar personal al unui angajat care are calitatea de
gestionar
1. Adresa pentru obinerea cazierului judiciar
2. Act de garanie pe baz de numerar
3. Act adiional la contractul de garanie
4. Proces-verbal privind recalcularea garaniilor n numerar
5. Aviz pentru ncredinarea unei gestiuni mai multor persoane
6. Aviz pentru angajaii din subordinea gestionarului
B. INVENTARIEREA PATRIMONIULUI UNEI ENTITI PUBLICE
Exemplificare pentru activitatea de inventariere anual conform L 82/1991 actualizat i
OMFP 1753/2004
1. Dispoziia de organizarea, desfurare i valorificare a inventarierii anuale a
patrimoniului
2. ntiinarea membrilor comisiei de inventariere
3. Proces-verbal de instruire
4. Declaraia de inventar
5. List de inventariere
6. Lista cu propunerile pentru casare
7. Not privind starea tehnic a mijlocului fix propus pentru casare
8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar n folosin, a materialelor i a
mijloacelor fixe cu durat normat exprirat
9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe i de declasare a mijloacelor materiale
10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii
Partea a III-a
CUM TREBUIE S FACEM
- procedura operaional realizat de ctre managementul entitii
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei
2.Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale
3.Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia I (sau, dup caz, revizia din cadrul
ediiei procedurii operaionale)
4.Scopul procedurii operaionale
5.Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
5.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala;
5.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati desfasurate
de entitatea publica
5.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurata
3
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii
procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii
6.Documente de referin(reglementri) aplicabile activitii procedurale
6.1. Reglementari internationale
6.2. Legislatie primara
6.3. Legislatie secundara
6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice
7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional
7.1.Definiii ale termenilor
7.2.Abrevieri ale termenilor
8.Descrierea procedurii operaionale
8.1.Generalitati
8. 2.Documente utilizate
8.2.1.Lista si provenienta documentelor
8.2.2.Continutul si rolul documentelor
8.2.3.Circuitul documentelor
8.3.Resurse necesare
8.3.1.Resurse materiale
8.3.2.Resurse umane
8.3.3.Resurse financiare
8.4.Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii
8.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitatii
9.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
9.1. Responsabiliti
10.Anexe, inregistrari arhivari
10.1. Dispoziia de organizarea, desfurare i valorificare a inventarierii anuale a patrimoniului
10.2. ntiinarea membrilor comisiei de inventariere
10.3. ntiinarea membrilor comisiei de inventariere
10.4. Declaraia de inventar
10.5. List de inventariere
10.6. Lista cu propunerile pentru casare
10.7. Not privind starea tehnic a mijlocului fix propus pentru casare
10.8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar n folosin, a materialelor
i a mijloacelor fixe cu durat normat expirat
10.9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe i de declasare a mijloacelor materiale
10.10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii
Partea a IV-a
Procedura de achiziii publice
1. Elaborarea planului de achiziii publice
2. Modalitate de achiziii produse / servicii
Partea I:
CE TREBUIE S TIM?
- cu privire la normele legale care reglementeaz activitatea, practica contabil i fluxul
informaional; circuitul documentelor i cadrul comun privind operaiunile de gestionare i
administrare a patrimoniului public.
ADMINISTRAREA I GESTIONAREA PATRIMONIULUI PUBLIC
A. Gestiuni, gestionari, rspunderi
1. Noiunea de gestionar
n conformitate cu art. 1 din Legea 22/1969 modificat i completat prin Legea
54/1994, este considerat gestionar, persoana ncadrat la o instituie public, care are ca
atribuii principale de serviciu primirea, pstrarea i eliberarea de bunuri aflate n administrarea,
folosina sau deinerea, chiar temporar, a unei instituii publice, indiferent de modul de
dobndire i de locul unde se afl bunurile.
Pentru instituiile publice, funciile prin a cror ocupare angajatul dobndete calitatea de
gestionar sunt stabilite de ministere; celelalte organe centrale ordonatoare.
Ca atare, pentru ca o persoan s fie considerat gestionar, trebuie s aib calitatea de
angajat i s exercite cumulativ trei categorii de atribuii (primirea, pstrarea i eliberarea de
bunuri).
Calitatea de angajat o are persoana care a ncheiat n scris cu instituia public, un
contract individual de munc.
n instruciunile de aplicare ale art.9 din Legea 22/1969 se prevede c n unitiile mici
care nu au n statul de funcii postul de gestionar sau ali salariai crora s li se poat ncredina
efectuarea acestor operaii pot face operaiuni de primire, pstrare i eliberare de bunuri.
Este necesar totui, a delimita noiunea gestionarului de drept, care este dat n
interesul legii i noiunea gestionarul de fapt (contabilul, ) care face n mod ntmpltor acte
de gestiune, dar care nu fac parte din atribuiile sale principale de serviciu.
Gestionarul de fapt nu dobndete ns, prin efectul asimilrii sale sub aspectul
rspunderii integrale, calitatea de gestionar n nelesul legii (gestionar de drept); singurul
element comun este acela al rspunderii integrale. Sub toate celelalte aspecte, cele dou
categorii se deosebesc, gestionarul de fapt nefiind obligat s constituie garanie. Este indicat
ns, ca n aceste cazuri speciale, gestionarul de fapt s ncheie cu instituia public un
angajament scris privind rspunderea material.
Situaii speciale privind atribuirea calitii de gestionar
Pot s mai aib calitate de gestionar, personalul sezonier sau temporar, ncadrat pe
perioad determinat care au obligativitatea depunerii garaniei integrale n numerar.
1.2.
Prin decizia sau ordinul de constituire (organizare) a unei gestiuni trebuie s se prevad
obligatoriu:
- denumirea gestiunii;
- data nfiinrii gestiunii;
- obiectul gestiunii, respectiv natura bunurilor;
- nominalizarea gestiunii, prin atribuire de numere de ordine sau de numere dup tipul de bunuri
(atunci cnd sunt constituite mai multe gestiuni n cadrul aceleiai entiti publice).
Obiectul gestiunii l constituie totalitatea bunurilor materiale, mijloacelor bneti sau a
altor valori pe care un gestionar, le primete, le pstreaz i le elibereaz n condiiile legii.
3. Condiii privind angajarea gestionarilor
n conformitate cu art. 3 din Legea 22 / 1969, persoanele care urmeaz s se ncadreze n
funcii cu gestiune trebuie s ndeplineasc condiii legate de vrst, studii, stagiu i moralitate.
Pentru candidaii n vrst legiuitorul a considerat c ncredinarea primirii, pstrrii i
eliberrii de bunuri, ca atribuii principale de serviciu, poate fi acordat numai unei persoane
presupus a avea o suficient maturitate care s-i ofere posibilitatea s sesizeze importana
funciei i rspunderea ce-i revine ca gestionar de bunuri i valori bneti.
Condiia de vrst este de 21 de ani. Legiuitorul a precizat ns c pot fi angajate i
persoane n vrst de 18 ani, doar n cazul n care i celelalte organe centrale ale administraiei
publice, prin instruciuni proprii stabilesc categoriile de gestiuni pentru care funcia de gestionar
poate fi ndeplinit i de persoanele care au mplinit vrsta de 18 ani.
Pentru condiia de studii, regula este ca persoana n cauz s fie absolvent de coala
general; n conformitate cu Legea 84/95, o persoan dobndete calitatea de absolvent cu cel
puin opt clase.
n funcie de complexitatea gestiunii, natura i valoarea bunurilor, legea d dreptul
ministerelor, celorlalte organe centrale ale administraiei publice i consiliilor locale s
stabileasc, prin instruciuni proprii, c este necesar s fi absolvit liceul sau o coal profesional
n specialitatea corespunztoare gestiunii sau o coal echivalent.
Deinerea cunotinelor necesare pentru a ndeplini funcia de gestionar constituie o
condiie precizat de lege n mod distinct; n acest sens se are n vedere verificarea cunotinelor
de scris, numrat, socotit, cntrit, msurat, precum i obligaiile, drepturile i rspunderile ce
revin gestionarilor.
Pentru condiia de stagiu este suficient ndeplinirea condiiei de a avea cunotine
necesare ocuprii funciei ns, prin instruciuni proprii, ministerele i celelalte organe ale
administraiei publice de stat, pot solicita ca persoana n cauz s aib un stagiu ( o vechime) n
munca de gestiune.
3.1. Incompatibiliti pentru ncredinarea funciei de gestionar
n situaii de condamnare, legea prevede interdicia ncadrrii sau trecerii n funcia de
gestionar a persoanelor condamnate pentru vreuna din infraciunile precizate n anexa la Legea
22 / 1969, chiar dac au fost graiate.
Interdicia precizat de lege, opereaz att pentru condamnrile la nchisoare,
inclusiv la situaiile cnd s-a dispus executarea prin munca corecional, ct i pentru cele cu
amend penal.
n situaii de urmrire penal sau de judecat se presupune punerea sub nvinuire
conform prevederilor Codului de Procedur Penal.
Dac n cursul urmririi penale, a judecii sau dup condamnare intervine, interdicia
ocuprii funciei de gestionar aceasta se menine timp de 2 ani de la data intervenirii.
Cel care constituie garanie va declara n scris, dac a mai constituit alte garanii.
Garania n numerar se constituie odat cu ncredinarea valorilor spre gestionare i va fi
la nivelul limitelor fixate prin instruciunile elaborate de ministerele de resort de minimum un
salariu (art. 12 din Lege 22/1969 coraborat cu OMEN 5133 din 17 octombrie 1997).
Ea nu va putea depi valoarea bunurilor ncredinate.
n conformitate cu art. 13 din Lege, garania n numerar se reine n rate lunare de 1 / 10
din salariul de baz lunar sau din ctigul mediu pe o lun dup caz.
Dac din cauza altor reineri, ratele n contul garaniei n numerar nu pot fi reinute,
gestionarul este obligat s le depun.
Pentru angajaii temporari, angajai pe o perioad mai mare de 60 de zile, precum i
pentru angajai sezonieri, se vor putea stabili, rate mai mari sau chiar obligativitatea depunerii, la
ncredinarea gestiunii a garaniei integrale n numerar.
Ministerele i celelalte organe centrale pot stabili n cazuri justificate, garanii n numerar
sub minimul prevzut de art. 12 sau scutirea de garanie (art. 14 din Lege); n acest sens pentru
MEC este valabil OMEN nr. 5133 din 17 octombrie 1997.
Prin Legea nr. 54/ 08.07.1994 au fost aduse modificri substaniale art. 15 din Legea nr.
22 / 1969 n avantajul depuntorilor, precum urmeaz:
- garania n numerar va fi depus de ctre agenii economici, autoritile i instituiile
publice, la CEC, sau la bnci, ntr-un cont special al agentului economic, al autoritii, ori a
instituiei publice respective;
- garaniile n numerar depuse la CEC sau la bnci, se nscriu ntr-un carnet de
consemnare pe numele gestionarului. Carnetul de consemnare va fi pstrat n caseria agentului
economic, autoritii sau instituiei publice, n favoarea creia s-a constituit garania;
- pentru garania depus n calitate de gestionar, se acord o dobnd anual stabilit de
depozitarul garaniei, care nu poate fi mai mic dect dobnda acordat pentru depozitele la
termen pe un an.
n practic, unele uniti bancare n locul CEC-ului emit Extrase de cont pentru fiecare
gestionar depuntor de garanie (cu indicarea numrului contului personal) care cuprind suma
depus cu rulajul la zi i toate elementele necesare privind depunerile.
4.1. Restituirea garaniei n numerar
n conformitate cu prevederile art. 16 din Legea nr. 22 / 1969, garania n numerar i
dobnda aferent pot fi ridicate de ctre gestionarul titular al carnetului de consemnare, la:
- ncetarea contractului su de munc, sau la trecerea ntr-o funcie pentru care nu se cere
garanie, n situaia n care nu a cauzat paguba sau cnd paguba a fost acoperit n ntregime.
Pentru a i se restitui gestionarului sumele depuse drept garanie, unitatea este obligat, n
cazurile menionate, s elibereze acestuia n termen de cel mult 10 zile, carnetul de consemnare
mpreun cu o comunicare (adresa) ctre CEC sau banc, n care s se consemneze c titularul
are dreptul s ridice garania. Dac gestionarul se transfer ntr-o alt unitate pe o funcie pentru
care se cere depunerea garaniei, carnetul CEC n care se afl consemnat garania, va fi trecut la
noul loc de munc.
4.2. Recuperarea pagubei din garanie
Potrivit alin. 3 al art. 16 din Legea nr. 22/1969, cnd gestionarul a cauzat o pagub n
gestiune la locul su de munc i aceast nu se acoper integral n termen de o lun de la
obinerea titlului executoriu definitiv, unitatea se va despgubi din garania n numerar
constituit n favoarea sa.
Casa de Economii i Consemnaiuni, Banca, vor elibera unitii care a suportat paguba,
garania consemnat n cont, pe baza cererii acesteia i a copiei de pe titlul executorului
definitiv obinut mpotriva gestionarului.
Titlurile executorii care se iau n seam la eliberarea garaniei pentru acoperirea
prejudiciului cauzat de gestionar, pot fi:
- dispoziiile de reinere rmase definitiv;
- hotrrile judectoreti;
- titlurile notariale;
- angajamentele de plat luate de la gestionarii sau mnuitorii de valori, cu lipsuri n gestiune.
4.3. Rentregirea i recuperarea garaniei
Este important de precizat c, n situaia n care sumele depuse drept garanie au fost
ridicate n ntregime sau n parte de unitate, pentru a se despgubi, gestionarul este obligat s
rentregeasc garania n numerar, n rate lunare de 1/3 din salariul de baz, sau din ctigul
mediu lunar.
Art. 20 din lege, atenioneaz cu precizarea expres c: garaniile vor fi recalculate
periodic, n funcie de schimbrile intervenite n salariul de baz al gestionarului (indexri de
salarii, majorri), precum i n specificul i valoarea bunurilor gestionate, procedndu-se la
modificarea corespunztoare a contractului de garanie.
n cazul n care n urma recalculrii este necesar constituirea sau complementarea
garaniilor suplimentare, aceasta se face n termen de 60 de zile de la data recalculrii.
4.4. Consecine pentru gestionar, n cazul nedepunerii garaniei
Termenul legal l constituie prevederile art. 21 din lege care face referiri categorice
mpotriva celor care se mpotrivesc la depunerea garaniei: dac gestionarul nu constituie, nu
completeaz sau nu aduce, dup caz, garaniile corespunztoare potrivit legii, sau dac din cauza
altor reineri, ratele n contul garaniei n numerar nu pot fi reinute i nici nu sunt depuse n
condiiile art. 13 se procedeaz la: trecerea gestionarului n alt funcie, sau la desfacerea
contractului de munc, din motive neimputabile, dac nu este posibil trecerea acestuia n alt
funcie.
Se va preciza n carnetul de munc, c desfacerea contractului de munc s-a facut n baza
art. 21 din Legea nr. 22 / 1969, pentru neconstituirea, necompletarea, sau nedepunerea n
volumul i n timpul stabilit a garaniei.
4.5. Condiiile care trebuie s le ndeplineasc n calitatea de gestionari
Regula general privind obligativitatea gestionrii prin casierie a numerarului, a
efecturii ncasrilor i plilor la nivelul fiecrei instituii publice este prevazut n art, 1 al
Regulamentului operaiunilor de cas aprobat prin Decretul nr. 209/1976.
Casieriile trebuie s funcioneze, astfel nct s se asigure condiiile corespunztoare
pentru gestionarea numerarului i valorilor bneti.
n unitile care au un volum mare de operaii de ncasri i pli, n funcie de specificul
i complexitatea activitii, se pot organiza mai multe casierii, ghiee sau puncte de ncasri i
pli, a cror activitate este coordonat de ctre un casier central.
n conformitate cu prevederile art. 2 din Regulament, operaiile de ncasri i pli n
numerar se efectueaz de casieri.
De la regula general menionat sunt i excepii n sensul c potrivit art. 25 din
Regulamentul operaiunilor de cas, plile care se fac la perioada strict limitat i la subunitile
rspndite pe distane mari n teritoriu, este permis ca plile s se fac de ctre anumii salariai
stabilii prin decizie de conductorul unitii. Acestora li se spune mandatari fiindc poart
10
sarcina, mandatul, de a efectua pe lng sarcinile de baz la locul de munc, pe aceea de casier
cu toate responsabilitile ce decurg din lege.
Legislaia n materie (art. 2 alin. 3 din Regulament) atrage atenia asupra exigenei cu
care trebuie selecionate persoanele care au sarcina de casier, preciznd :
mputernicirea de casier (care se refer i la persoanele responsabile pentru operaii de pli de
salarii ) poate fi dat oricrei persoane ncadrate n unitate sau n subunitile acesteia, care
ndeplinete condiiile de lege pentru a fi gestionar.
Prin urmare pentru ncredinarea sarcinii de casier pltitor a drepturilor de salarii unei
persoane investite cu aceast responsabilitate, aceasta trebuie s ndeplineasc urmtoarele
condiii :
- s nu participe la ntocmirea documentelor de plat i la verificarea lor;
- s depun garanie material potrivit Legii nr. 22/1969;
- s nu aib antecedente penale;
- s ndeplineasc limita minim de vrst pentru funcia de gestionar;
- s nu fi produs pagube n avutul public (sau privat);
- s restituie n termen la casieria central;
- documentele justificative care stau la baza operaiunilor de ncasri i pli n numerar, pentru
a fi verificate i nregistrate n contabilitate.
5. Asigurarea condiiilor de gestionare
Conductorii unitiilor au obligatia de a asigura gestionarilor condiiile necesare pentru
executarea de ctre acetia a atribuiilor ce le revin n domeniul gestionrii bunurilor i
numerarului.
n cazul gestiunilor bneti, mijloacele materiale se refer n aceste condiii n principal
la:
- repartizarea unei ncperi separate pentru casier i pentru personalul ajutor n condiiile unei
securiti.
- dotarea ncperii cu case de fier sau dulapuri metalice, care s asigure securitatea numerarului
i a altor valori.
- nzestrarea caseriei cu mijloace tehnice de paz i de alarm.
- asigurarea pazei pe timpul transportului de numerar la i de la bnci sau alte instituii de credit.
n situaia gestiunilor de bunuri pentru buna funcionare a unor asemenea gestiuni
conductorii unitilor au obligaia s asigure:
- aparatura necesar pentru msurarea, cntrirea i controlul calitii bunurilor.
- depozite corespunztoare pentru pstrarea n bune condiii a bunurilor i asigurarea integritii
lor mpotriva eventualelor degradri, sustrageri etc.
- nzestrarea depozitelor cu rafturi pentru o raional folosire a spaiilor.
- pe msura posibilitilor, este indicat folosirea paletizrii i mecanizarea operaiilor de
manipulare a bunurilor.
- luarea tuturor msurilor de prevenire i stingere a eventualelor incendii.
n ceea ce privete prevenirea i stingerea incendiilor, organele de conducere ale unitilor
au obligaia s respecte msurile privind prevenirea i stingerea incendiilor dispuse prin H.G,
precum i msurile dispuse prin Ordin al Ministerului de Interne pentru aprobarea procedurii de
eliberare a avizului i autorizaiei de prevenire i stingerea incendiilor.
6. Drepturile i obligaiile gestionarilor
Drepturi:
a) la predarea-primirea gestiunii:
11
- s desemneze o persoan sau s consimt s-i reprezinte la aceast operaie, n cazul n care
gestionarul este mpiedicat s efectueze personal predarea.
- s controleze dac bunurile inventariate corespund datelor nscrise n documente i s
identifice viciile aparente.
- s participe i s contribuie la inventarierea total a bunurilor din gestiune i mpreun cu
membrii comisiei s fac procesul-verbal de predare-primire a gestiunii.
b) la primirea bunurilor
- s controleze dac bunurile primite corespund datelor nscrise n documentele nsoitoare, att
cantitativ ct i valoric, i calitativ i s semneze de primirea lor.
- s cear n scris conductorului unitii s-i asigure asistena de specialitate atunci cnd
primete bunuri a cror valoare sau complexitate necesit aceast asisten.
c) la eliberarea bunurilor
- s solicite s i se prezinte un act legal de eliberare a bunurilor i sortimentelor solicitate.
d) n cursul perioadei de gestiune
- s delege o persoan care, cu acordul unitii, s procedeze la primirea, pstrarea i eliberarea
de bunuri, dac gestionarul lipsete din orice cauz.
e) la inventarierea gestiunii
- s ia cunotin, la momentul oportun, de dispoziia de inventariere luat de conducerea
unitii.
- s pretind comisiei de inventariere s verifice bunurile inventariate.
- s solicite reinventarierea atunci cnd la unele articole se constat eventualele nepotriviri ntre
bunurile scrise de gestionar n fia de magazie i listele de inventariere ntocmite de revizori
contabili, auditori
- s cear efectuarea compensrii plusurilor cu minusurile i acordarea scris a perisabilitilor
legale.
Obligaii:
- s se prezinte n ziua i la ora indicat la locul gestiunii n vederea participrii la operaiunea
de predare-primire a gestiunii.
- la primirea bunurilor s controleze dac acestea corespund datelor nscrise n actele nsoitoare
i s efectueze recepia cantitativ i calitativ a bunurilor.
- s cear n scris conductorului unitii s-i asigure asistena de specialitate atunci cnd
primesc bunuri.
- s elibereze bunuri din gestiunea sa n cantitatea, calitatea i sortimentele specificate n acte,
fiind interzis eliberarea de bunuri pe baz de dispoziie verbal.
- s completeze actele cu toate operaiunile efectuate n gestiunea sa i s le nregistreze n
eviden.
- s informeze conducerea unitii despre sustragerile, risipa, degradarea bunurilor ncredinate i
s-i le nregistreze n eviden.
- s cear n scris conductorului unitii s ia msuri de dotare, de paz i orice msuri necesare
de pstrare, primire i eliberare a bunurilor.
- s comunice n scris plusurile i minusurile din gestiune de care are cunotin, precum i
asupra bunurilor fr micare, cu micare lent sau greu vandabile.
- s aduc la cunotin, n scris, conductorului unitii cazurile de incorectitudine n
ndeplinirea sarcinilor de serviciu de ctre cei ce gestioneaz bunurile.
7. Schimbarea din funcia de gestionar; predarea primirea unei gestiuni
12
Prima operaiune de primire a bunurilor pe care o face orice gestionar numit n funcie,
este aceea de preluare a gestiuni de la predatori acesta din urm putnd fi fie vechi gestionari, fie
alte persoane prevzute de lege. Desigur, n unitiile nou nfiinate sau n cazul unor depozite
care se extind, situaii n care se nfiineaz noi gestiuni, acestea iau natere n fapt odat cu
primele bunuri primite legal i nregistrate n eviden.
Indiferent de cauzele care determin schimbarea din funcie a unui gestionr predareaprimirea gestiunii de bunuri materiale trebuie s se fac ntre gestionarul care pred i cel care
primete, pe baza dispoziiei scrise a conductorului de unitate.
Dispoziia de schimbare trebuie s cuprind toate elementele necesare pentru ca
predareaprimirea s se efectueze cu respectarea normelor de drept. Aceste elemente sunt:
indicarea gestiunii care se pred (depozit, magazie sau casierie etc.); numele i prenumele
gestionarului predator i a celui primitor; locul, ziua i ora nceperii acestei operaii, precum i
termenul final cnd predare-primirea trebuie ncheiat.
Dac, n unele cazuri, gestionarul nu poate participa direct la predarea-primirea gestiunii,
acesta are dreptul de a numi ca nlocuitor un reprezentant legal n baza unei delegaii scrise i
potrivit creia persoana numit acioneaz n numele gestionarului fiind un mandatar al acestuia.
Evident, gestionarul care este mpiedicat s fie prezent la predare-primire, este obligat s
fac cunoscut, n prealabil, n scris, conducerii unitii n cauz acest lucru, motivnd absena i,
totodat, indicnd persoana care nelege s-l reprezinte. Unitatea este n drept s fie de acord
sau nu cu persoana desemnat de gestionar.
Pentru a-i putea exercita mandatul, reprezentantul gestionarului va trebui s fie
ncunotinat n scris despre locul i timpul stabilit pentru predare. Numai ndeplind acest act
procedural, unitatea poate trece la predarea-primirea gestiunii n absena gestionarului sau a
reprezentantului desemnat de el.
n cazul n care gestionarul sau reprezantul nu se prezint la locul i timpul stabilit,
predarea se face n numele gestionarului de ctre persoana desemnat n acest scop de
conductorul unitii.
n principiu, gestionarul este descrcat atunci cnd pred gestiunea i noul gestionar
semneaz de primire n procesul verbal de inventariere ncheiat. La rndul su, noul gestionar se
ncarc cu bunurile din gestiunea respectiv. El nu poate fi fcut rspunztor dect numai pentru
mrfurile efectiv preluate. Totui nu poate fi exclus posibilitatea unor erori la controlul i
inventarierea bunurilor. ntr-un asemenea caz erorile se corecteaz pe cale legal de ctre
conducerea unitii sau de alte organe stabilite de lege, dup caz.
B. Inventarierea patrimoniului unei entiti publice
1. Definiia i obiectul inventarierii
Inventarierea patrimoniului reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat
existena tuturor elementelor respective, cantitativ valoric, sau numai valoric, dup caz, la
data la care aceasta se efectueaz.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaiei reale a tuturor elementelor de
activ i de pasiv ale fiecrei uniti, precum i a bunurilor i valorilor deinute cu orice titlu,
aparinnd altor persoane juridice sau fizice, n vederea ntocmirii situaiilor financiare anuale
care trebuie s ofere o imagine fidel a poziiei financiare i a performanei unitii pentru
respectivul exerciiu financiar.
Organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv din cadrul
societilor comerciale, societilor/companiilor naionale, regiilor autonome, institutelor
13
14
15
16
instrumentele i aparatele de msur sau de cntrire au fost verificate i dac sunt n bun
stare de funcionare.
n cazul n care gestionarul lipsete, comisia de inventariere aplic sigiliul i
comunic aceasta conducerii unitii patrimoniale. Conducerea unitii are obligaia s
ncunotiineze imediat n scris, pe gestionar, despre inventarierea ce trebuie s se efectueze,
indicnd locul, ziua i ora fixate pentru nceperea lucrrilor.
Dac gestionarul sau reprezentantul su legal nu se prezint la locul, data i ora
fixate, inventarierea se organizeaz de ctre comisia de inventariere n prezena altei
persoane, numite prin decizie scris, care s-l reprezinte pe gestionar.
Pentru desfurarea corespunztoare a inventariereii este indicat, dac este posibil, s
se sisteze operaiunile de predare primire a bunurilor supuse inventarierii, lundu-se din
timp msurile corespunztoare pentru a nu se stnjeni procesul normal de livrare sau de
primire a bunurilor.
Pe toat durata inventarierii, programul i perioada inventarierii vor fi afiate la loc
vizibil.
Stabilirea stocurilor faptice se face prin numrare, cntrire, msurare sau cubare,
dup caz. Bunurile aflate n ambalaje originale intacte nu se desfac dect prin sondaj, acest lucru
urmnd a fi menionat i n listele de inventariere respective.
Comisia de inventariere are obligaia s controleze toate locurile n care pot s existe
bunuri supuse inventarierii.
Toate bunurile ce se inventariaz se nscriu n listele de inventariere, variant
simplificat (cod 14 3 12/b), care trebuie s se ntocmeasc pe locuri de depozitare, pe
gestiuni i pe categorii de bunuri.
Bunurile aparinnd altor uniti (nchiriate, n custodie, spre prelucrare etc.) se
inventariaz i se nscriu n liste separate.
Listele de inventariere cuprinznd valorile materiale aflate n custodie se trimit i
persoanei fizice sau juridice, romne sau strine, dup caz, creia i aparin bunurile respective,
n termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmnd ca proprietarul bunurilor s
comunice eventualele nepotriviri n termen de cinci zile de la primirea listelor de inventariere.
Neconfirmarea n acest termen presupune recunoaterea exactitii datelor nscrise n listele de
inventariere primite.
n caz de nepotriviri, unitatea deintoare este obligat s clarifice situaia
diferenelor respective i s comunice constatrile sale persoanei fizice sau juridice creia
i aparin bunurile respective, n termen de cinci zile de la primirea sesizrii.
Creanele fa de teri sunt supuse verificrii i confirmrii pe baza extraselor, soldurilor
debitoare i creditoare ale conturilor de clieni i furnizori care dein ponderea n totalul
soldurilor acestor conturi, (cod 14 6 3) sau punctajelor reciproce n funcie de necesiti.
Disponibilitile aflate n conturi la bnci se inventariaz prin confruntarea soldurilor
din extrasele de cont emise de bnci cu cele din contabilitate.
n acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 dec. puse la dispoziie de unitile
bancare clienilor vor purta n mod obligatoriu tampila oficial a bnci .
Disponibilitile n lei i n valut din caseria unitii se inventariaz n ultima
zi lucrtoare a exerciiului financiar, dup nregistrarea tuturor operaiunilor de ncasri i
pli privind exerciiul respectiv, confruntndu-se soldurile din registrul de cas cu cele din
contabilitate.
17
18
19
20
SEMNTURA GESTIONARULUI,
21
Semntura,
Secretar ef,
Semntura,
22
Not:
Obinerea avizului este necesar i n cazul n care n subordinea unui gestionar
se ncadreaz sau se trece o anumit persoan, indiferent de calitatea acesteia.
6. Aviz pentru angajaii din subordinea gestionarului
Antetul entitii publice
Nr. ____ din _________
Aviz pentru angajaii din subordinea gestionarului
Subsemnatul --------------------------------------------- avnd funcia de gestionar la ------------------------------------------, menionez c n conformitate cu prevederile art. 7 din Legea
22/1969, sunt de acord c dl
(d-na)__________ s lucreze n subordinea mea n funcie de:
Data,
Semntura,
23
24
Contabil ef,
3. Proces-verbal de instruire
Antetul entitii publice
Compartiment
Nr. ____ din ________
Proces-verbal de instruire
ncheiat azi --------------------, orele ------------------------, cu ocazia instruirii comisiei de
inventariere anual a patrimoniului, stabilite prin Dispoziia nr. ----din---,de ctre (conductorul
entitii publice).
La instruire particip toi membrii comisiei i sunt prezentate atribuiunile fiecruia,
conform Legii L 22/1969, L 82/1991, OMFP 1753/2004.
Desfurarea etapelor inventarierii anuale a patrimoniului este propus pentru perioada --------, iar evaluarea rezultatelor se desfoar n perioada_____. Odat cu evaluarea
rezultatelor se vor nainta i propunerile pentru casare.
Contabil ef,
Au luat la cunotin,
(Componena comisiei)
4. Declaraia de inventar
Antetul entitii publice
Declaraia de inventar
25
- existena n gestiune a unor bunuri nerecepionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au
ntocmit documentele respective; (DA sau NU)
- existena unor documente de primire eliberare care nu au fost operate n evidena gestiunii
sau care nu au fost predate la contabilitate; (DA sau NU)
- dac gestioneaz valori materiale i n alte locuri de depozitare dect acelea cu privire la care
se ia declaraia i unde anume; (DA sau NU)
- dac deine numerar rezultat din vnzarea mrfurilor din gestiune; (DA sau NU)
- numrul i data ultimelor documente de intrare i ieire a valorilor materiale; (DA sau NU)
- alte date i elemente pe care organul de control sau gestionarul le consider necesare, pentru
buna funcionare a inventarierii gestiunii.
Semntura -----------------------------
Data ----------------------------
26
5. List de inventariere
Unitatea
Comisia de inventariere
Gestionar
10
DEPRECIEREA
Valoarea de inventar
Minus
Valoarea
PRE UNITAR
Minus
Diferene
Plus
Stocuri
Plus
VALOAREA
CONTABIL
Diferene
Scriptice
Loc de depozitare
CANTITI
Faptice
Pag.
11
12
Valoarea
13
Motivul
(cod)
14
Contabilitate
Semntura
Numele
i
prenumel
Denumirea
bunurilor
inventariate
U/M
Nr.
crt.
Magazia
Gestiunea
LISTA DE INVENTARIERE
Data _____________
NOT: n caz de predare-primire a gestiunii semneaz att persoana care pred, ct i cea care preia gestiunea (gestionar).
27
Denumirea
M.F./
O.B.I./
materiale
U/M
P.U.
Cantitatea
Valoare
total
Durata de
funcionare
(numai
pt.
M.F. )
Obs.
(Gradul
de uzur al
M.F.)
Comisia de inventariere
Semntura
---------------------------------------------------
28
U/M
Cantitate
P/U
Valoare
Numr de inventariere
Cod de clasificare
Valoare
Total
29
Cantitate
Total
Comisia,
Gestionar,
GESTIONAR
30
INVENTARUL ACTIVITILOR
pentru compartimentul financiar contabil
Nr.
Crt.
I
DOMENIUL /
MISIUNEA
INVENTARIEREA
PATRIMONIULUI
ENTITII PUBLICE
Etape
Activiti/ Documente
1. Organizarea
efecturii
inventarierii
2. Desfurarea
operaiunilor de
inventariere
3. Stabilirea i
valorificarea
rezultatelor
inventarierii
Observaii
1.Dispoziia de organizare,
desfurare i valorificare a
inventarierii patrimoniului
2.ntiinarea membrilor comisiei
de inventariere
3.Proces verbal de instruire
Director
4.Declaraia de inventar
5.List de inventariere
6.Proces verbal cu propunerile
pentru casare
7.Proces verbal de evaluare a
rezultatelor inventarierii
Comisia
Comisia
Comisia
Secretar
Contabil ef
Comisia
Secretariat
Comisia
Secretariat
31
Secretariat
Comisia
Gestionar
Contabil ef
Compartiment contabilitate
Contabil ef
Comisie
Compartiment contabilitate
32
Gestionar
Comisie
Comisia
Gestionarul
Compartiment contabilitate
33
Comisia
Secretariat
10.7. Not privind starea tehnic a mijlocului fix propus pentru casare
Comisia
Compartiment contabilitate
Conductorul entitii publice
34
Comisia
Conductorul entitii publice
-
Compartiment contabilitate
si administrativ
Comisia
Compartiment contabilitate
si administrativ
Comisia numit prin ordinul (decizia) nr. ---din ----- pe baza documentelor anexate -------propune casarea urmtoarelor MF ----------- i
declasarea urmtoarelor mijloace materiale ------.
Procedeaza la operatiunea de casare sau
declasare a mijloacelor fixe si a mijloacelor
materiale i la recuperarea unor
piese/materiale
nainteaz procesul-verbal cu propunerile,
conductorului unitii patrimoniale.
Cu avizul conductorului compartimentului
financiar-contabil decide asupra soluionrii
propunerilor fcute, cu respectarea
dispoziiilor legale.(transfer, licitatie, predare
deseuri)
Transfera bunurile (daca este cazul)
Liciteaza bunurile (daca este cazul)
Preda cantitatea deseurilor rezultate
la
unitatile specializate, intocmind avizul de
35
expeditie
nregistreaz rezultatele casarii n evidenta
tehnico-operativa si contabila
Urmareste incasarea contravalorii deseurilor
predate.
Vireaza sumele la bugetul pe surse de
finantare (bugetul statului/buget local)
36
Partea a III-a
CUM TREBUIE S FACEM
- procedura operaional realizat de ctre managementul entitii
PROCEDURA OPERATIONALA
(macheta de lucru cu pasii de urmat, stabilita in conformitate cu OMFP 946/2005
pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de
management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea
sistemelor de control managerial, modificat prin OMFP 1389/2006)
Generalitati
Procedura operationala = prezentare formalizat, n scris, a tuturor pailor ce trebuie
urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat n vederea realizrii activitii cu
privire la aspectul procesual.
Procedura operationala este un model. Modelul prezentat completeaza segmentul
instrumentelor de lucru referitoare la activitatile entitatilor publice in domeniul dezvoltarii sistemelor
de management si control, procedurile operationale fiind cunoscute in practica si sub alte denumiri:
proceduri de proces, proceduri formalizate etc.
Entitatile publice, in functie de marimea entitatii, de politica adoptata cu privire la sistemul
propriu de management si control, de gradul de dotare, de tipurile de activitati si complexitatea
acestora etc., pot utiliza modelul de procedura operationala in forma prezentata, in forme completate si
imbunatatite cu noi componente, sau pot elabora proceduri de proces, dupa modelul altor ghiduri
intalnite in practica domeniului, cu precizarea ca, indiferent de forma adoptata, trebuie avute in vedere
prevederile Standardului de control intern nr. 17 "Proceduri".
Pentru o buna gestionare a elaborarii, aprobarii si aplicarii procedurilor operationale,
conducatorii entitatilor publice trebuie sa asigure derularea tuturor actiunilor privind elaborarea si/sau
dezvoltarea sistemelor de management si control.
Procedurile trebuie elaborate, aprobate si aplicate in conditiile cunoasterii si respectarii
regulilor de management constituite in cele 25 de standarde de control.
Indiferent de activitatea la care se refera, o procedura operationala poarta amprenta fiecarui
standard de control, din oricare dintre cele 5 elemente-cheie ale controlului managerial, respectiv
mediul de control, performanta si managementul riscului, informarea si comunicarea, activitatile de
control, auditarea si evaluarea.
Conditiile esentiale ale procedurilor operationale stabilesc, printre altele, ca acestea trebuie sa
fie scrise si formalizate pe suport hartie si/sau electronic, simple si specifice pentru fiecare activitate,
actualizate in mod permanent si aduse la cunostinta executantilor si celorlalti factori interesati.
In masura in care dotarea tehnica si pregatirea personalului permit, operatiunile de elaborare,
avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operationale, se pot derula si prin utilizarea
sistemelor informatice.
Precizari privind componentele modelului de procedura operationala
Precizari comune componentelor
- Datele de identificare din cartusul de capat se trec pe fiecare pagina, cu modificarile cerute de
rubrici, acolo unde este cazul.
- Denumirea procedurii operationale si codul acesteia se stabilesc in cadrul fiecarei entitati publice si
trebuie sa reflecte activitatea procedurata si locul acesteia in sistemul de codificare utilizat.
37
- Editiile se numeroteaza cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe.
- Orice modificare de reglementare, organizatorica sau de alta natura, cu efect asupra activitatii
procedurate, determina revizia sau, dupa caz, elaborarea unei noi editii pentru procedura operationala
respectiva.
- In masura in care este posibil, se asigura pagina distincta pentru fiecare componenta a procedurii
operationale.
Precizari specifice componentelor
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in
cadrul editiei procedurii operationale (componenta 1):
- responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operatiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de
decizie interna a conducatorului entitatii publice;
- cand una sau mai multe dintre operatiuni se realizeaza, conform deciziei, de catre un grup sau o
comisie, in lista se cuprind toti membrii grupului sau ai comisiei.
Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale (componenta 2):
- se cuprind, in ordine cronologica, toate editiile si, respectiv, reviziile in cadrul editiilor;
- cand se realizeaza o noua editie a procedurii operationale, coloanele nr. 2 si 3, privind componenta
revizuita, precum si modalitatea reviziei, nu se completeaza;
- coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) priveste actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele
asemenea, dupa caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operationale;
- la fixarea datei de la care se aplica prevederile noii editii sau revizii (coloana nr. 4) se are in vedere
asigurarea timpului necesar pentru difuzarea si studierea acesteia de catre aplicatori.
Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei
procedurii operationale (componenta 3):
- coloana nr. 1 (Scopul difuzarii) are in vedere faptul ca oricare compartiment/persoana a carui/carei
activitate intra sub incidenta aplicarii, informarii, evidentei, arhivarii sau este in alte scopuri in legatura
cu procedura respectiva trebuie sa aiba la dispozitie acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizarii
prin noi editii sau revizii.
Scopul procedurii operationale (componenta 4):
- entitatea publica, spre deosebire de scopurile considerate generale si prezentate ca exemple in
modelul procedurii operationale la aceasta componenta, identifica si inscrie scopurile specifice in
cazul fiecarei proceduri operationale elaborate, tinand cont de rolul, locul, importanta, precum si de
alte elemente privind activitatea procedurata;
Domeniul de aplicare a procedurii operationale (componenta 5):
- aceasta componenta se bazeaza pe colaborarea dintre compartimentele entitatii publice, astfel incat la
fixarea si definirea activitatii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activitati (pct. 5.2 si 5.3) sau la
precizarea compartimentelor cu atributii legate de activitatea respectiva (pct. 5.4) sa fie eliminata orice
situatie de suprapunere de activitati, de activitati necuprinse in procesul de analiza si elaborare a
procedurilor, de suprapunere de atributii intre compartimente, de atributii pentru care nu au fost fixate
responsabilitati etc.;
Documentele de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate (componenta 6):
- aceasta componenta priveste, in special, listarea documentelor cu rol de reglementare fata de
activitatea procedurata;
- este necesar sa fie cunoscute si respectate toate reglementarile care guverneaza fiecare activitate;
- gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementarilor, unde: reglementarile
internationale in legatura cu domeniul respectiv sunt cele la care Romania este parte; legislatia primara
se refera la legi si la ordonante ale Guvernului; legislatia secundara are in vedere hotarari ale
38
Guvernului sau acte ale organismelor cu atributii de reglementare si care sunt emise in aplicarea
legilor si/sau a ordonantelor Guvernului; alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii
publice (legislatie tertiara), se refera la instructiuni, precizari, decizii, ordine sau altele asemenea si au
efect asupra activitatii procedurate.
Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala (componenta 7):
- se va urmari definirea acelor termeni care: reprezinta element de noutate; sunt mai putin cunoscuti;
prezinta sensuri diferite; prin neexplicitarea lor pot conduce la confuzii etc.;
- se recomanda precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care defineste termenul in cauza;
- se va avea in vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de institutii etc.) utilizati cu
mai mare frecventa in textul procedurii operationale si/sau care, in urma acestei actiuni, permit o
intelegere si utilizare mai usoara a procedurii;
- se recomanda ca ordinea in care se inscriu atat definitiile termenilor in tabelul 7.1, cat si abrevierile
termenilor in tabelul 7.2, sa fie aceea data de prima aparitie in textul procedurii operationale a
termenului definit sau abreviat, dupa caz;
- in tabelele 7.1 si 7.2 din modelul de procedura operationala au fost definiti si, respectiv, abreviati,
pentru exemplificare, termeni utilizati in model.
Descrierea procedurii operationale (componenta 8):
- aceasta componenta reprezinta, in fapt, esenta procedurii operationale. In acelasi timp este si acea
componenta care nu este generalizabila prin model de procedura decat in termeni foarte largi.
Componenta este dependenta, in mod direct, de conditiile concrete in care se desfasoara activitatea
respectiva in cadrul entitatii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de
dotare cu resurse materiale, financiare si umane, de calitatea si pregatirea profesionala a salariatilor si,
nu in ultimul rand, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management si control. Cele cateva puncte
si subpuncte, enumerate la aceasta componenta in prezentul model de procedura operationala,
recomanda una din multitudinea de posibilitati de descriere a acestei componente;
- la "Generalitati" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activitatii. Se va
evita repetarea acelora deja abordate in cadrul celorlalte componente ale procedurii operationale, cum
ar fi cele legate de scopul procedurii operationale (prezentate la componenta 4), cele privind domeniul
de aplicare a procedurii operationale (prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de
referinta aplicabile activitatii procedurate (prezentate la componenta 6).;
- la "Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, in principal, cele de natura formularelor, dar si
manuale, instructiuni operationale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizeaza informatii
necesare derularii activitatii, contribuie la prelucrarea de date in cadrul procesului sau transmit
rezultatele obtinute altor utilizatori. De retinut ca documentele trebuie sa fie actualizate, utile, precise,
usor de examinat, disponibile si accesibile managerului, salariatilor si tertilor, daca este cazul. Subpct.
8.2.1, 8.2.2 si 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putand fi comasate sau
detaliate in functie de amploarea, volumul, diversitatea si complexitatea documentelor respective;
- la "Lista si provenienta documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are in vedere nominalizarea tuturor
documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea si actualizarea acestora, a codurilor de identificare,
daca este cazul, a regimului informatiilor continute etc. In aceasta lista se nominalizeaza si
documentele interne de aceasta natura, emise si utilizate in cadrul compartimentelor sau, prin
colaborare, intre compartimentele entitatii publice;
- la "Continutul si rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate in forma completa,
anexand la procedura modele ale documentelor, instructiuni de completare a acestora si mentiuni
referitoare la rolul lor;
39
40
- subpct. 8.4.3 "Valorificarea rezultatelor activitatii" poate fi orientat catre mai multe directii, ca de
exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanta asociati activitatii; furnizarea
datelor si informatiilor cu privire la rezultatele activitatii catre beneficiarii acestora; identificarea
masurilor de imbunatatire etc.
Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii (componenta 9):
- se va urmari identificarea tuturor actiunilor care au loc in legatura cu activitatea procedurata, precum
si fixarea acestora pe compartimentele (posturile) carora le revin responsabilitatile si/sau, dupa caz,
raspunderile fata de acestea;
- se recomanda cuprinderea actiunilor in tabel, pe cat posibil, in ordinea logica a desfasurarii lor, iar a
compartimentelor (posturilor), in ordinea interventiei in proces;
- in tabelul 9 din modelul de procedura operationala, compartimentele (posturile) au fost simbolizate,
ipotetic, cu I, II, III, ..., actiunile (operatiunile), cu a, b, c, ..., iar responsabilitatile/raspunderile, cu
abrevierile regasite in tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare;
Ah. = arhivare. Observam, de exemplu, ca operatiunea a este o operatiune de elaborare E, care revine
compartimentului I; operatiunea c este o operatiune de aprobare A, in raspunderea postului III;
actiunea f este o actiune de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc.
Anexe, inregistrari, arhivari (componenta 10):
- este necesar ca procedura operationala sa cuprinda in anexe toate instrumentele relevante, prezentate
in cadrul celorlalte componente ale acesteia, si care sunt aplicabile in realizarea activitatii;
- pentru o mai buna ordonare si evidenta a anexelor, se recomanda intocmirea tabelului prezentat la
componenta 10 din model.
41
Entitatea Publica
PROCEDURA
OPERAIONAL
Ediia : I
Nr.exemplare :
Revizia_________________
Nr.exemplare____________
Compartiment
Management
Pasii de urmat:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei
- elaborare
- verificare
- aprobare
(Numele si prenumele, Functia, Data, Semnatura)
2.Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale
- editia I
- editia II
- revizia 1
- revizia 2
(Componenta revizuita, Modalitatea reviziei, data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei
editiei)
3.Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia I (sau, dup caz, revizia din cadrul
ediiei procedurii operaionale)
- compartimentele entitatii implicate
- compartimentele organelor ierarhic superioare care avizeaza procedura
- compartimentele organelor ierarhic superioare care controleaza, monitorizeaza, evalueaza, auditeaza
procedura
(Scopul difuzarii, Exemplarul, Functia, Nume si prenume, Data primirii, Semnatura)
4.Scopul procedurii operaionale
Scopul este menit sa contribuie la atingerea eficienta a obiectivelor organizatiei prin cresterea
performantei si la crearea unui cadru comun pentru aplicarea principiilor de buna practica selectand
cele mai eficiente metode.
5.Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
5.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala;
5.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati desfasurate de
entitatea publica
5.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurata
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii
procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii
42
n.
z
10.Anexe, inregistrari arhivari
- nr. Anexa
- denumirea anexei
- elaborat
- aprobat
- numar de exemplare
- difuzare
- arhivare
- alte elemente
VI
Ah
43
PROGRAM
DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE
CONTROL MANAGERIAL N CADRUL
UNIVERSITII DE VEST TIMIOARA
1. PREMISE CONCEPTUALE
n vederea aplicrii Ordinului MF nr. 946/2005 se constituie n cadrul Universitii de Vest o
structur format din persoanele nominalizate prin Decizia rectorului nr. ................ care vor elabora
standardele de management intern i control intern. Prin control se constat abaterile rezultatelor de la
obiectivele propuse, se analizeaz cauzele care le-au determinat i se dispun msuri corective sau
preventive.
2. SCOPUL PROGRAMULUI este de a crea un instrument n care s se cunoasc evoluia
controlului intern asupra utilizrii fondurilor instituiei.
3. OBIECTIVELE PROGRAMULUI
OBIECTIVE GENERALE
- realizarea atribuiilor stabilite n concordan cu misiunea universitii, n condiii de
regularitate, eficacitate, economicitate i eficien
- protejarea fondurilor publice mpotriva pierderilor datorate erorii, abuzului sau fraudei;
- respectarea legii, a regulamentelor i deciziile conducerii;
- dezvoltarea i ntreinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare i difuzare
a datelor i informaiilor financiare i de conducere, precum i a unor sisteme i proceduri de
informare public adecvat prin rapoarte periodice.
OBIECTIVE SPECIFICE
- reflectarea n documente scrise a organizrii controlului intern, a tuturor operaiunilor
instituiei i a elementelor specifice, nregistrarea i pstrarea n mod adecvat a documentelor;
- nregistrarea n mod cronologic i corect a operaiunilor;
- asigurarea aprobrilor i efecturii operaiunilor exclusiv de persoane special mputernicite n
acest sens;
- separarea atribuiilor privind efectuarea de operaiuni ntre persoane, astfel nct atribuiile de
aprobare, control i nregistrare s fie ncredinate unor persoane diferite;
- asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile;
- accesarea resurselor i documentelor numai de ctre persoane ndreptite i responsabile n
legtur cu utilizarea i pstrarea lor.
4. ACIUNILE PROGRAMLUI, RESPONSABILITI, TERMENE
N DOMENIUL STANDARDELOR REFERITOARE LA MEDIUL DE CONTROL (standardele
1 6:
ETICA, INTEGRITATEA
ATRIBUII, FUNCII, SARCINI
COMPETENA PERFORMANA
FUNCII SENSIBILE
44
DELEGAREA
STRUCTURA ORGANIZATORIC
a) aciune: cunoaterea de ctre angajai a reglementrilor care guverneaz comportamentul la
locul de munc, a culturii i organigramei universitii,
rspunde: Director resurse umane
proceduri: elaborarea de nscrisuri prin care se aduce la cunotina angajailor aciunea
susmenionat, i semntura angajailor.
termen: permanent cu actualizare la max. 3 luni.
b) aciune: actualizarea fielor de post
rspund: - efii de departamente, servicii, direcii, decanii facultilor
- director resurse umane
proceduri: se ntocmesc fie de post pentru activitile fiecrui angajat
termen: permanent
c) delegarea competenelor: elaborarea de nscrisuri care s permit unor persoane nominalizate
efectuarea operaiilor n lipsa persoanelor titulare, limitele delegrii i condiiile delegrii.
rspund: - rectorul universitii
- decanii facultilor
- efii de departamente, direcii, servicii
proceduri: ntocmirea reglementrilor de delegare
termen: la max. 20 zile de la numirea n funcie sau numirea unei responsabiliti noi.
N DOMENIUL STANDARDELOR REFERITOARE
MANAGEMENTUL RISCULUI standardele 7 11 i 15
LA
PERFORMANE
4.2.7. OBIECTIVE
4.2.8. PLANIFICAREA
4.2.9. COORDONAREA
4.2.10. MONITORIZAREA PERFORMANELOR
4.2.11. MANAGEMENTUL RISCULUI
4.2.15 IPOTEZE, REEVALURI
a) aciune: stabilirea obiectivelor universitii
rspund: - Senatul Universitii
proceduri: Secretarul ef al universitii va face cunoscut obiectivele aprobate de Senat,
pe web site-ul Universitii.
termen: la nceputul fiecrui an universitar i de cte ori sunt modificri sau completri.
b) aciune: elaborarea bugetului de venituri i cheltuieli pe universitate i pe subuniti.
rspunde: - directorul financiar
proceduri:
- se ntocmesc contractele instituionale i complementare, - cifra de colarizare
aprobat de MEC cu numrul de studeni cu tax
- se ntocmete proiectul de buget.
45
46
47
48
REFERITO0ARE
LA
INFORMARE
49
Rspund: decanii
-
50
51
Studiu de caz:
Procedur operaional privind inventarierea anual a patrimoniului
Entitatea Publica
Procedura operaional
pentru gestionarea i
administrarea
patrimoniului public
Ediia : I
Nr. exemplare :
Revizia_________________
Nr. exemplare____________
Compartiment
Management
Paii de urmat:
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei
Elemente
Numele i
Funcia
Data
privind
prenumele
responsabilii /
operaiunea
1
2
3
4
1.1.
Elaborat
- Compartiment
-Administrator/
10.01.2008
TehnicoTenician
Administrativ
-Compartiment
-Contabil
Contabilitate
1.2.
Verificat
-Compartiment
- Contabil Sef/
10.01.2008
Contabilitate
Director
economic
1.3.
Aprobat
- Compartiment
Director/Director
management
Adjunct
Semntura
52
2.2.2.
Revizia 2
3.Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia I (sau, dup caz, revizia din cadrul
ediiei procedurii operaionale)
3.1.
Scopul
difuzrii
1
Aplicare
3.2.
Aplicare
3.3.
Exemplar
nr.
2
1
Compartiment
Funcia
3
- Compartiment
TehnicoAdministrativ
4
Administrator/
tehnician
- Compartiment
Contabilitate
Informare
- Consiliul de
Administratie
3.4.
Informare
3.5.
Informare
3.6.
Arhivare
-Conducatorul
entitatii
- Secratariatul
entitatii
- Compartiment
arhiv
Contabil
Contabil Sef
/Director
economic
Membrii
Consiliului de
Administratie
Manager
3.8.
Alte scopuri
(Audit de
sistem)
- Compartiment
Audit Public intern
Secretar sef
Arhivar
Sef
compartiment
Nume i
prenume
5
Data
primirii
6
11.01.
2008
Semntur
7
11.01.
2008
11.01.
2008
11.01.
2008
11.01.
2008
11.01.
2008
11.01.
2008
53
Termenul abreviat
Procedur operaional
Procedur operaional pentru formare continua
Elaborare
Verificare
Aprobare
54
6.
7.
Ap.
Aplicare
crt.
(postul)/aciunea
II
(operaiunea)
0
1
2
3
4
5
6
1. - Compartiment
Ap
TehnicoAdministrativ
2.
3.
4.
5.
6.
7.
- Compartiment
Contabilitate
- Consiliul de
Administratie
-Conducatorul
entitatii
- Secratariatul
entitatii
- Compartiment
arhiv
- Compartiment
Audit Public intern
Ap, V
I
I
I
Ah
I
55
INVENTARUL ACTIVITILOR
pentru compartimentul financiar contabil
Nr.
Crt.
I
DOMENIUL /
MISIUNEA
INVENTARIEREA
PATRIMONIULUI
ENTITII PUBLICE
Etape
Activiti/ Documente
1. Organizarea
efecturii
inventarierii
2. Desfurarea
operaiunilor de
inventariere
3. Stabilirea i
valorificarea
rezultatelor
inventarierii
Observaii
1.Dispoziia de organizare,
desfurare i valorificare a
inventarierii patrimoniului
2.ntiinarea membrilor comisiei
de inventariere
3.Proces verbal de instruire
Director
4.Declaraia de inventar
5.List de inventariere
6.Proces verbal cu propunerile
pentru casare
7.Proces verbal de evaluare a
rezultatelor inventarierii
Comisia
Comisia
Comisia
Secretar
Contabil ef
Comisia
Secretariat
Comisia
Secretariat
10.3.
56
Scop: Convocarea membrilor comisiei de inventariere n vederea instruirii lor pentru declanarea
inventarierii, repartizarea sarcinilor i planificarea activitilor.
Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunotin cu data, locul i ora desfurrii
edinei de instruire n vederea ndeplinirii obiectivului fixat.
Secretariat
Comisia
Gestionar
Contabil ef
Compartiment contabilitate
Contabil ef
Comisie
Compartiment contabilitate
57
Gestionar
Comisie
Comisia
Gestionarul
Compartiment contabilitate
58
Comisia
Secretariat
10.7. Not privind starea tehnic a mijlocului fix propus pentru casare
Comisia
Compartiment contabilitate
Conductorul entitii publice
59
Comisia
Conductorul entitii publice
-
Compartiment contabilitate
si administrativ
Comisia
Compartiment contabilitate
si administrativ
Comisia numit prin ordinul (decizia) nr. ---din ----- pe baza documentelor anexate -------propune casarea urmtoarelor MF ----------- i
declasarea urmtoarelor mijloace materiale ------.
Procedeaza la operatiunea de casare sau
declasare a mijloacelor fixe si a mijloacelor
materiale i la recuperarea unor
piese/materiale
nainteaz procesul-verbal cu propunerile,
conductorului unitii patrimoniale.
Cu avizul conductorului compartimentului
financiar-contabil decide asupra soluionrii
propunerilor fcute, cu respectarea
dispoziiilor legale.(transfer, licitatie, predare
deseuri)
Transfera bunurile (daca este cazul)
Liciteaza bunurile (daca este cazul)
Preda cantitatea deseurilor rezultate
la
unitatile specializate, intocmind avizul de
60
expeditie
nregistreaz rezultatele casarii n evidenta
tehnico-operativa si contabila
Urmareste incasarea contravalorii deseurilor
predate.
Vireaza sumele la bugetul pe surse de
finantare (bugetul statului/buget local)
61
Partea a IV A
PROCEDUR GENERAL ACHIZIII PRODUSE/ SERVICII
Nr. crt
Tipul activitii
Specificaia activitii
Depart.
I.1.
Facultate/
Cetrul de
cercetare
I.2.
Biroul
Aprovizionare
Facultate/
Centru de
cerectare
II.1.3.
II.1.4.
nregistrarea
cererii de achiziie
Solicitatea
produsului/
serviciului
Furnizarea
produsului/
serviciului
Biroul
Aprovizionare
Biroul
contabilitate/
DCTT
Biroul
aprovizionare
Biroul
Aprovizionare
Facultate/
Centru de
cercetare
62
II.2.1.
Iniierea achiziiei
Facultate/
Centru de
cercetare
II.2.2.
nregistrarea
cererii de achiziie
Biroul
Aprovizionare/
Biroul
contabilitate/
DCTT/ Serv
contencios
Transportul actelor
Aprobare iniiere
achiziie
II.2.4.
II:2.5.
Transportul actelor
II.2.6.
nregistrarea
invitaiei de
participare la
achiziie
Registratur
Rectorat
II.2.4.2. Se valideaz documentaia de iniiere a achiziiei
II.2.5.1. Curierul ia mapa Acte de semnat si o duce la Biroul
Aprovizionare
II.2.6.1. Se nregistreaz Anunul de participare i Documentaia
de atribuire n SEAP
II.2.6.2. Se napoiaz pachetul de documente Decanului/
Directorului de proiect
Registratur
Biroul
Aprovizionare
II.2.7.
Realizarea
procedurii de
achiziie
Decanat/
Centru de
cercetare
Validarea
Dosarului de
achiziie
Biroul
aprovizionare/
Serv
63
contencios
II.2.9.
Transportul actelor
Registratur
II.2.10.
Transportul actelor
Registratur
II.2.11.
Transportul actelor
Registratur
II.2.12.
Transportul actelor
Registratur
II.2.13.
Furnizarea
produsului/
serviciului
Facultate/
Centru de
cercetare
II.3. Achiziionarea produselor/ serviciilor prin Art. 122 alin b) sau d) Negociere fr
publicare
II.3.1.1. Se ntocmete Nota de fundamentare privind alegerea
procedurii de achiziie
II.3.1.
Iniierea procedurii
II.3.1.2. Se ntocmete Nota justificativ
Facultate/
Centru de
cercetare
II.3.2
Iniierea achiziiei
Facultate/
Centru de
cercetare
II.3.3
Aprobare
procedurii achiziie
i a iniierii
achiziiei
Biroul
Aprovizionare/
Biroul
contabilitate/
DCTT/ Serv
contencios
Transportul actelor
Aprobare iniiere
achiziie
II.3.5
Registratur
Rectorat
II.3.5.2. Se valideaz documentaia de iniiere a achiziiei
64
II.3.6
Transportul actelor
Registratur
Realizarea
procedurii de
achiziie
Facultate/
Centru de
cercetare
II.3.8.
Validarea
Dosarului de
achiziie
Biroul
aprovizionare/
Serv
contencios
II.3.9.
Transportul actelor
Registratur
II.3.10.
Transportul actelor
Registratur
II.3.11.
Transportul actelor
Registratur
II.3.12.
Transportul actelor
Registratur
II.3.13.
Furnizarea
produsului/
serviciului
Facultate/
Centru de
cercetare
Iniierea achiziiei
Facultate/
65
centru de
cercetare
Biroul
Aprovizionare
nregistrarea
cererii de achiziie
II.4.3.
Achiziia produsului
Contabilitate/
Biroul
aprovizionare
Facultate/
Centru de
cercetare
Registratur
Registratur
Registratur
Registratur
Facultate/
Centru de
cercetare
Abrevieri: NIR Not de inventar; NR Not de intrare recepie; PVDO Proces Verbal de Deschidere a Ofertelor;
RPA Raportul Procedurii de Atribuire; PVN Proces Verbal de Negociere; SEAP Sistem Electronic de Achiziie
Public; UVT Universitatea de Vest Timisoara; DC&TT Departamentul de Cercetare i Transfer Tehnologic, CFP
Control Financiar Preventiv; VE Valoarea estimat a contractului de achiziie public.
66