CAPITOLUL

DOCUMENTAREA OPERATIUNILOR ECONOMICE

5.1 DOCUMENTELE DE EVIDENTA

5.1.1 DOCUMENTELE
Pentru realizarea obiectivelor de urmrire, control i nregistrare a situaiei
economice - financiare, precum i a activitii entitii contabilitatea folosete un procedeu
specific, care prevede c orice fapt economic, nainte de a fi nregistrat n contabilitate,
trebuie s fie consemnat n documente (acte scrise) special concepute. Deci, orice
operaie economic, pentru a fi nregistrat n sistemul de eviden contabil, este necesar
s fie consemnat ntr-un document ntocmit la locul i momentul producerii ei.
n calitate de procedeu al metodei contabilitii documentarea - realizeaz
urmrirea i reflectarea total i permanent a operaiunilor economice n documente cu
scopul obinerii datelor necesare pentru inerea contabilitii curente i exercitarea
controlului asupra acestora.
Descrierea operaiunii economice nu este altceva dect comunicarea
informaional despre aceasta. Fiecare comunicare presupune o anumit cantitate de
informaie. Ins pentru procesul de gestiune o importan primordial are nu numrul de
semne n comunicare, ci semnificaia i utilitatea acestora. n acest caz cantitatea de
informaii relevante n comunicare se determin ca majorarea probabilitii atingerii acestui
scop la realizarea informaiei prezentate. Cu ct comunicarea permite s se realizeze mai
mult scopul trasat, cu att informaia coninut n aceasta este mai valoroas.
Fiecare operaiune economic este perfectat printr-un document corespunztor
care servete drept baz pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate i, prin urmare,
ndeplinete rolul de impuls care confirm nceputul informaiei contabile. Pentru contabil
trebuie s devin regul maxima nu exist document - nu exist nregistrare".
Documentele constituie suportul material principal al datelor privitoare la operatii
economice cu ajutorul carora se realizeaza:
- consemnarea informatiilor
- culegerea datelor
- prelucrarea datelor sau a informatiilor
- circulatia datelor
- sintetizarea informatiilor contabile
- pastrarea (arhivarea) datelor
Cuvntul document" (din limba latin documentam) nseamn certificat, dovad. Potrivit
art. 6 al Legii contabilitii (Legea 82/1991) documentul primar reprezint confirmarea
documentar (pe suport de hrtie sau n form electronic) care justific efectuarea
operaiunii economice, acord dreptul de a o efectua sau certific producerea unui
eveniment. De asemenea Legea stabilete i modul de ntocmire i reflectare n
contabilitate, de primire i de pstrare a documentelor primare.

5.1.2 STRUCTURA DOCUMENTELOR

Coninutul documentelor contabile variaz n funcie de caracterul operaiilor
consemnate, concretizat n anumite elemente obligatorii, care trebuie s asigure
reflectarea clar i complet a operaiilor economice pentru care se ntocmesc. Dintre
aceste elemente, unele sunt comune tuturor categoriilor de documente economice, iar
altele sunt specifice anumitor documente.
Elementele comune se refer la:
denumirea documentului;
denumirea unitii emitente i adresa sau compartimentul i sectorul, dup
caz, care a ntocmit documentul;

numrul i data documentului;

prile participante la efectuarea operaiei economice consemnat n

document;

coninutul operaiei economice reflectat n document i justificarea

efecturii ei;

datele cantitative i/sau valorice aferente operaiei economice efectuate;

semnturile persoanelor participante la efectuarea operaiilor economice

consemnate n document, a celor care au ntocmit i a persoanelor care
rspund pentru executarea, coninutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea
i realitatea operaiei economice respective;

alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiilor n

documentele justificative.

Elementele specifice, difer de la o categorie de documente la alta i asigur detalierea

operaiei consemnate ele avnd un rol completativ. De exemplu, factura conine elemente
specifice referitoare la comand, contract, aviz de nsoire, document de transport,
conturile de la bncile prilor etc.
Documentul se caracterizeaz nu numai prin totalitatea elementelor, ci i prin
fiecare din acestea separat, adic caracteristica fiecrui element distinct este n acelai
timp i caracteristica documentului primar, n care acesta se conine.
n funcie de natura operaiunii economice i destinaia documentelor, elementele
acestora pot s difere, ns unele elemente sunt obligatorii. Astfel, art.19 al Legii
contabilitii prevede c, documentele primare ntocmite vor conine urmtoarele elemente
obligatorii:
denumirea i numrul documentului;
data ntocmirii documentului;

denumirea, adresa, codul fiscal al entitii n numele creia este ntocmit

documentul;

denumirea, adresa, codul fiscal al destinatarului documentului, iar pentru

persoanele fizice - codul personal;

coninutul faptelor economice;

etaloanele cantitative i valorice n care snt exprimate faptele economice;

funcia, numele, prenumele i semntura, inclusiv digital, a persoanelor

responsabile de efectuarea i nregistrarea faptelor economice.

Denumirea documentului (de exemplu, dispoziie de cas, ordin de plat,

factura etc.) i atribuie acestuia o for probant i indic caracterul operaiunii economice
reflectate.
Data ntocmirii documentului are o nsemntate de control i informaional,
ntruct operaiunile numeroase care sunt omogene dup coninut i sens se repet.
Pentru prevenirea utilizrii repetate a documentelor acestea trebuie delimitate n timp.
Denumirea entitii i locul ntocmirii documentului au o importan
informaional pentru documentele contabile expediate (transmise) altui agent economic.
Acest element asigur justificarea documentelor interne. De exemplu, la livrarea
produselor finite de la depozitul entitii Progres, elementul specificat permite reflectarea
n contabilitate a creanelor pe termen scurt aprute la entitatea n cauz.
Coninutul faptelor economice permite a determina corect conturile contabile
n care trebuie s fie reflectate datele corespunztoare.
Expresia valoric i cantitativ a operaiunii economice se reflect conform
principiului de nregistrare a datelor exprimate n indici i indicatori care difereniaz acest
fapt i obinute prin intermediul urmririi (controlului).
Funcia i numele persoanelor responsabile de executarea operaiunii
economice respective reprezint informaia privind persoanele fizice care au contribuit la
efectuarea operaiunii, determin rspunderea material, certific autorizaia la dreptul
efecturii operaiunii economice.
Identificarea persoanelor care au efectuat operaiunea economic este asigurat
prin semntura lor proprie n document. Aceasta stabilete responsabilitatea personal
pentru veridicitatea informaiei indicate n document, justific efectuarea operaiunii,
precum i permisiunea sau confirmarea corectitudinii executrii acesteia.
Pentru comoditatea ntocmirii i prelucrrii ulterioare a datelor, elementele
documentelor se aranjeaz ntr-o ordine i consecutivitate determinat. Amplasarea
variat a elementelor determin forma documentelor contabile. La ntocmirea
documentului primar la computer trebuie s fie respectate forma i coninutul
documentelor primare-tip.
n condiiile automatizrii nelegerea esenei documentului necesit
contientizarea provenienei i formrii acestuia. Pentru descifrarea informaiei incluse n
documentul electronic sunt necesare programe tehnice i aplicative i cunoaterea
sistemului de codificare.
Documentele constituie baza ntregului sistem de eviden al entitilor
economice.
5.1.3 IMPORTANTA DOCUMENTELOR
rezult din urmtoarele aspecte:

Documentele atest producerea operaiilor economice, stnd la baza

nregistrrii acestora n contabilitate. Ele influeneaz direct operativitatea obinerii

informaiilor contabile, exactitatea acestora precum i modul de organizare a evidenei

contabile n cadrul entitii. Documentele asigur legtura dintre compartimentele
entitilor, ntruct ele nu circul strict numai n cadrul compartimentului financiar-contabil.
Exemplu: Operaia de ncasare a unei sume (creane) de la clieni presupune
ntocmirea unei dispoziii de cas ctre client. Dispoziia se ntocmete la casierie. Un
exemplar se nmneaz clientului, iar altul se anexeaz la Registrul de cas, la
compartimentul contabilitate. Operaia de cumprare de materii prime presupune
ntocmirea unei facturi i/sau bonul de primire la magazia de materii prime. Un exemplar
rmne la magazie, iar altul se pred la compartimentul contabilitate.
Documentele permit nfptuirea controlului economic i financiar n vederea
pstrrii integritii patrimoniului i a respectrii disciplinei financiare.
Exemplu: Cu ajutorul documentelor se pot depista diverse nereguli precum:
lipsuri i sustrageri de bunuri, ncasri i pli ilegale i se pot stabili rspunderile
materiale pentru cei vinovai.
Documentele constituie prob n instan, atunci cnd entitatea se afl n litigiu
cu o alt ntreprindere.
Exemplu: Dac obiectul litigiului l constituie lipsa de materii prime n momentul
recepiei de la un anumit furnizor, se cer n instan Facturile fiscale, Bonurile de primire si
Fisele de magazie.
Din punct de vedere metodic, documentaia este un procedeu metodologic comun
pentru mai multe tiine economice. Tot documente de eviden se consider a fi i actele
ocazionate de exercitarea funciei organizatorice i administrative, n entiti, organizaii
economice, instituii etc. Este deosebit de important ca documentele s fie ntocmite n cel
mai scurt timp dup producerea fenomenului sau a activitii economice, astfel nct
contabilitatea s-i realizeze funcia de reflectare exact i operativ a tranzaciilor
desfurate.
Totalitatea documentelor, ca purttori materiali de informaii, constituie
documentaia entitii.

5.2 CLASIFICAREA DOCUMENTELOR DE EVIDENTA

Urmare a diversitii operaiilor economice consemnate n documentele contabile
acestea se clasific dup mai multe criterii:
Dup natura elementelor patrimoniale a cror micare o reflect prin operaiile
economice, se disting:
a) Documente ce reflect imobilizrile
corporale: Exemplu: Proces verbal de predare-primire a mijloacelor fixe;
necorporale (active imobilizate). Exemplu: Proces verbal de receptie
si punere n funciune
financiare. Exemplu: Proces verbal de scoatere din functiune
b) Documente ce reflect active circulante (stocuri materiale). Exemplu: Bon de
primire, Bon de consum, Fis limit de consum, Not de predare la magazie etc.
c) Documente ce reflect vnzrile (creane/active circulante n decontare).
Exemplu: Dispoziii de livrare; Aviz de expediere; Factur fiscal; Factura etc.
d) Documente ce reflect disponibilitile bneti (active circulante bnetincasri i pli). Exemplu: Bonul de plat; Ordinul de plat; Dispoziia de
ncasare/plat prin casierie etc.

e)

Documente ce reflect salariile si alte drepturi de personal. Exemplu: Lista de

avans; Statul de plat; Ordinul de deplasare; Decontul de avans etc.

Dup funcia pe care o ndeplinesc, documentele se mpart n:

Documente de dispoziie prin care se transmite ordinul de a executa o anumit
operaie economic. Exemplu: Dispoziia de plat prin casierie prin care se transmite
casierului ordinul de a plti o anumit sum unei persoane, pentru un scop determinat.
Nota de comand prin care se transmite furnizorului necesarul de bunuri pe care
entitatea urmeaz a le achiziiona de la acesta.
Documente de execuie care fac dovada nfptuirii unei operaii. Exemplu:
Bonul de consum dovedete utilizarea materiilor prime i materialelor n procesul de
producie. Dispoziia de cas dovedete efectuarea unei ncasri de la client, sau a unei
pli ctre furnizor. Bonul de primire dovedete ncrcarea gestiunii de stocuri, prin
cumprare. Factura fiscal emis ctre client dovedete vnzarea de bunuri ctre client.
Documente mixte care reunesc caracteristicile documentelor de dispoziie i de
execuie. Exemplu: Fisa limit de consum reflect simultan ordinul de utilizare a
materiei prime n procesul de producie i consumul efectiv al acestuia. Dispoziia de
livrare, avizul de expediie reflect simultan ordinul de livrare si expedierea bunurilor
ctre client.
Dup numarul operatiilor economice pe care le cuprind documentele pot fi:
Documente singulare in care se consemneaza o singura operatie economica:
Exemplu Chitanta, factura etc.
Documente cumulative care acumuleaza si genereaza datele din documentele
singulare, consemneaza mai multe operatii economice de acelasi fel. Exemplu: Jurnalul
de cumparaturi, jurnalul de vinzari etc.
Dup momentul intocmirii si rolul lor documentele pot fi:
Documente primare in care se consemneaza pentru prima data operatiunile
economice sau financiare. Ele se intocmesc de regula in momentul efectuarii acestor
operatii. Exemplu Chitanta, factura etc.
Documente secundare care se intocmesc pe baza documentelor primare.
Dup locul de ntocmire documentele pot fi:
Documente interne se ntocmesc n cadrul entitii i circul n interiorul sau n
afara ei. Exemplu de documente interne care circul n incinta entitilor economice:
Bon de primire; Bon de consum; Bon de predare la magazie; List de avans; Stat de plat
etc. Exemple de documente interne care circul n afara entitii: Factura fiscal emis
ctre client; Dispoziia de cas emis ctre client; Ordinul de plat emis ctre furnizor etc.
Documente externe se ntocmesc de ctre teri i sunt adresate entitii.
Exemplu: Factura fiscal primit de la furnizor; Dispoziia de cas primit de la furnizor;
Ordinul de plat primit de la client etc.
Documentele interne si externe atest relaiile entitii cu terii (furnizori, clieni etc.).
Dup sfera de aplicare se disting:

 Documente de uz general utilizate n toate domeniile de activitate. Exemplu:

Factura fiscal, Dispoziia de cas, Statul de plat, Ordinul de plat etc.
Documente specifice utilizate numai n anumite domenii de activitate. Exemplu:
Fisa consumului de furaje, Actul de ftare n zootehnie; Devizul de lucrri n
construcii.

Dup regimul de tiprire si utilizare se disting:

Documente cu regim special pentru care exist dispoziii legale

privind modul de completare, circulaie i pstrare. Exemplu: Fila de CEC numerar,
Factura fiscal; Factura; Registrul de cas etc. De regul, aceste documente sunt
nseriate din tipografie i necesit numerotarea i tampilarea lor de ctre entitate.
Carnetele (crile) ce le conin se nuruiesc i se sigileaz, nscriind pe ultima fil, numrul
de file existente.
Documente fr regim special care se folosesc respectnd normele generale
de ntocmire, circulaie i pstrare. Exemplu: Bon de consum, Stat de plat, Dispoziie de
ncasare/plat prin casierie, Bon de primire
Documente cu reglementari exprese care se folosesc numai pentru anumite
operatii economice. Exemplu: Marci postale, fiscale, certificate medicale, etc.
Dup rolul lor n cadrul sistemului informaional al entitii documentele se clasific n:
Documente justificative sunt documentele primare ce se ntocmesc la locul i n
momentul nfptuirii operaiei economice. Ele stau la baza nregistrrilor contabile. Au
form de imprimate tipizate. Exemplu: Bon de primire, Bon de consum, Factur fiscal,
Dispoziia de cas, Stat de plat etc.
Registre contabile sunt registrele ce consemneaz operaiile economice n
conturi, cu ajutorul formulelor contabile. Exemplu: Jurnalul de nregistrri cronologice,
Registrul Cartea Mare.
Documente de sintez i raportare sunt documente prin care se centralizeaz
i se transmit informaiile sintetice ctre utilizatorii interni si externi. Exemplu: Bilanul
contabil, Contul de profit si pierderi, Notele explicative.
Aceste documente furnizeaz utilizatorilor informaii privind structura mijloacelor i
surselor entitii, structura veniturilor, cheltuielilor i rezultatelor, precum i o serie de
situaii anex privind: imobilizrile, provizioanele, creanele i datoriile, repartizarea
profitului etc.
Observaie. ntruct pentru operaii de acelai tip se folosesc documente de acelai
fel, legislaia stabilete tipuri unitare de documente ca: mrime, coninut, form i
destinaie (tipizarea documentelor).
Documentele sint reglementate de ORDINUL Nr. 3512 din 27 noiembrie 2008
privind documentele financiar-contabile*) emis de MINISTERUL ECONOMIEI SI
FINANTELOR publicat in: MONITORUL OFICIAL NR. 870 bis din 23 decembrie 2008

5.3 DOCUMENTE DE EVIDENTA

5.3.1 INTOCMIREA
Completarea documentelor se poate face manual sau cu mijloace tehnice.
Intocmirea manuala a documentelor se realizeaza cu cerneala, cu pasta sau creion chimic

si prezinta urmatoarele neajunsuri: necesita un volum mare de munca, un asigura garantia

exacitatii datelor si nici o productivitate ridicata si o calitate superioara.
Intocmirea documentelor cu mijloace tehnice elimina in mare masura aceste
neajunsuri, in schimb impune anumite limite cu privire la marimea, continutul si formatul
documentelor, in functie de particularitatile tehnice ale echipamentelor utilizate.
Intocmirea documentelor se poate efectua cu masini de scris, cu masini de facturat
sau de contabilizat si cu calculatoare. Cu masina de scris si cu celelalte tipuri de masini
documentele se intocmesc citet, mai rapid, ordonat si mai exact.
In cazul completarii documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, o data cu scrierea
documentelor, se efectueaza automat si calculile necesare, iar rezultatele sunt preluate
concomitent pe anumiti suporti, care permit prelucrari ulterioare a datelor din documente.
Pentru fiecare gen de operatii se foloseste cate un model de document, care are o
forma si o aranjare a datelor corespunzatoare specificului operatiei economice respective.
La completarea documentelor ce se intocmesc in mai multe exemplare, toate
exemplarele trebuie sa poarte acelasi numar de ordine. in documentele de casa si banca
datele cifrice trebuie repetate si in litere.
Greselile facute cu ocazia intocmirii documentelor pot fi corectate numai cu
respectarea anumitor reguli. in documente un se admit stersaturi, razuituri, etc.
5.3.2 VERIFICAREA
Verificarea documentelor care se face sub trei aspecte si anume:
verificarea sub aspectul formei,
verificarea aritmetica
verificarea de fond.
1) Verificarea sub aspectul formei consta in
controlul intocmirii documentelor pe formulare corespunzatoare naturii operatiei
economicee,
completarea tuturor rubricilor,
existenta tuturor semnaturilor persoanelor imputernicite sa vizeze,
daca nu au avut loc stersaturi sau corectari fara a fi certificate.
2) Verificarea aritmetica ( cifrica ) consta in
controlul preluarii corecte in documente a datelor cifrice si
daca s-au efectuat corect calculile aritmetice presupuse la intocmirea documentului.
3) Verificarea de fond consta in controlul realitatii, necesitatii,
oportunitatii, legelitatii si economicitatii operatilor economice consemnate in
documentul respectiv.
Realitatea operatiei economice are ca scop sa descopere daca operatia economica
s-a efectuat la data, locul si conditiile prevazute in document, spre exemplu: se verifica
suma platita pentru procurarea unor marfuri cu cantitatea de marfuri receptionata.
Necesitatea operatiei economice consta in aprecierea daca operatia inscrisa in
document este utila activitatii intreprinderii si se justifica economic, spre exemplu: se
compara cantitatea de materiale prevazuta in contractle de aprovizionare cu cea din
normele de consum.
Oportunitatea urmareste daca momentul ales si locul stabilit pentru executatea
unei operatii economice sunt eficiente pentru intreprindere, spre exemplu: angajam o

reparatie capitala la un utilaj agricol vavra, in plina campanie, sau iarna, sezon mort pentru
lucrari agricole.
Legalitatea operatiei se apreciaza prin raportarea ei la actele normative care
reglementeaza genul respectiv de operatii economice. Aceasta nu trebuie sa contravina
legislatiei in vigoare.
Economicitatea consta in verificarea datelor prin contrapunere pentru a stabili
daca costul operatiei avantajeaza sau nu intreprinderea.
Verificarea documentelor, in general se efectueaza de alte persoane decit cele care leau intocmit.
Controlul operatiilor inregistrate in contabilitate se efectueaza de catre persoanele care
conduc contebilitatea, de cele care executa controlul financiar preventiv, controlul financiar
de gestiune sau alte persoane imputernicite de intreprindre.
Dupa completare si verificare, documentele sunt supuse operatiei de prelucrare.
Aceasta consta in gruparea documentelor pe operatii, exprimarea valorica a marimii
operatiei economico-financiare inregistrata in document, cumularea unor documente
primare si obtinerea celor centralizaztoare.
Documentele cu regim special vor fi inregistrate in mod obligatoriu in fisa
documentelor special deschisa in acest scop pentru fiecare tip de document de acest gen.
Documentele obisnuite, precum si cele cu regim special, de regula , nu vor fi puse
spre utilizare decit dupa justificarea prealabila a documentelor care au fost eliberate
anterior, justificindu-se utilizarea integrala si corecta. Acest fapt se poate asigura prin vizile
ce trebuie acordate pentru punerea in circulatie a acestor documente.
5.3.3 CORECTAREA
Corectarea documentelor trebuie sa se faca in asa fel incit sa se poata recunoaste
cu usurinta ca ea a intervenit cu ocazia intocmirii documentului, un mai tirziu, iar cei care
au intomit documentul au cunostinta de corectarea respectiva.
Rectificarea greselilor in documente se face prin taierea textului sau a sumei gresite
cu o linie, in asa fel, incit sa se poata citi ceeea ce a fost gresit, apoi se scrie de asupra
textil sau suma corecta, facindu-se mentiune pe documentul rectificat asupra acestui fapt,
care se confirma prin semnaturile acelorasi persoane care au semnat initial documentul.
In documentele de casa si de banca un se admit corectari.Daca s-au facut greseli in
aceste documente, ele se anuleaza prin taierea cu o linie pe diagonala pe care se scrie
cuvintul "ANULAT", pastrindu-se in continuare in exemplarele sale respective, fara a se
detasa si se intocmesc apoi documentele corecte.
Erorile descoperite in documente cu ocazia verificarii lor ulterioare, de catre
serviciul de contabilitate, se aduc la cunostinta celor care le-au intocmit, precum si a
partilor interesate cu privire la operatia consemnata in documentul respectiv.
5.3.4 CIRCUITUL DOCUMENTELOR DE EVIDENTA
Circuitul sau circulaia documentelor const n parcursul acestora din momentul
ntocmirii sau intrrii n entitate i pn la predarea lor la arhiv. Circulaia documentelor
trebuie s se fac ntr-o anumit ordine bine stabilit, nefiind permis reinerea n cadrul
compartimentelor, n vederea asigurrii unei evidene operative corecte i eficace.
Necesitatea organizrii circulaiei documentelor este determinat de faptul c informaiile
din documente sunt necesare mai multor compartimente n vederea reflectrii imaginii

patrimoniului entitii n orice moment, innd cont de faptul c pentru fiecare operaie
economic se ntocmete un singur document.
Circulaia documentelor n cadrul entitii difer n funcie de structura
organizatoric, coninutul operaiilor economice reflectate n documente, organizarea
compartimentului contabil i mijloacele utilizate pentru executarea lucrrilor n contabilitate.
Circulaia documentelor trebuie astfel organizat nct s respecte urmtoarele reguli:
circulaia documentelor trebuie s se fac pe cile cele mai scurte, printr-un
numr redus de verigi organizatorice pentru a asigura operativitatea i utilizarea
informaiilor;
circulaia documentelor trebuie s se fac n flux continuu;
prelucrarea documentelor trebuie s se fac complet i la termenul specificat n
graficul de circulaie a documentelor.
Organizarea circulaiei documentelor se face pe baz de grafice de circulaie a
documentelor. Graficul de circulaie a documentelor trebuie s cuprind:
1. denumirea documentului care se ntocmete;
2. compartimentul i/sau persoana care l ntocmete;
3. lucrrile de prelucrare n fiecare etap a circuitului;
4. termenele de executare a prelucrrii documentului i persoanele care rspund
compartimentul sau persoana la care se transmite documentul etc.
ntocmirea graficului de circulaie a documentelor trebuie s cuprind n sintez
descrierea i analiza drumului parcurs de acestea folosindu-se textul sau diverse metode
de reprezentare grafic a fazelor i etapelor acestuia.
Anumite condiii trebuie s cuprind graficul de circulaie a documentelor:
s se respecte toate normele interne sau impuse de legislaia n vigoare
privind ntocmirea i circulaia documentelor;
s se stabileasc toate persoanele care particip la ntocmirea, prelucrarea,
verificarea i arhivarea documentelor;
s se stabileasc toate lucrrile de eviden, ncepnd cu ntocmirea
documentelor primare, nregistrarea n contabilitate i pn la lucrrile de
sintez i analiz care fac obiectul graficului de circulaie a documentelor.
Dup coninutul i sfera de cuprindere, graficele de circulaie a documentelor pot fi:
grafice individuale;
grafice pe compartimente sau de structur i
grafice generale sau sintetice.
Grafice individuale cuprind operaiile i lucrrile de contabilitate pe care le execut
fiecare salariat, termenele de executare a acestora i compartimentele sau persoanele
crora li se transmit.
Graficele pe compartimente sau de structur cuprind toate lucrrile de eviden ale unui
anumit sector sau compartiment de activitate, documentele care se ntocmesc, termenele
i executanii, compartimentele crora li se transmit.
Graficele generale sau sintetice cuprind toate operaiile necesare unei anumite lucrri cu
un grad mai ridicat de complexitate, cum ar fi ntocmirea bilanului contabil.
5.3.5 CLASAREA SI PASTRAREA DOCUMENTELOR

Dup nregistrarea documentelor contabile n conturi, acestea parcurg

ultima faz a circuitului lor clasarea la dosar. Clasarea reprezint totalitatea operaiunilor
de aranjare a documentelor ntr-o anumit ordine, strict determinat, n scopul asigurrii
pstrrii lor n bune condiii i pentru a putea fi uor utilizate ulterior n vederea obinerii
informaiilor necesare. Clasarea documentelor n dosare se face dup mai multe criterii:
criteriul cronologic, const n clasarea documentelor n ordinea ntocmirii lor;
criteriul alfabetic, const n clasarea documentelor n dosare diferite n ordinea
alfabetic;
criteriul locului de clasare, const n clasarea documentelor n mod provizoriu la serviciul
contabilitate sau clasarea la arhiva entitii, denumit clasare definitiv;
criteriul obiectului de clasare, const n clasarea documentelor la dosar dup specificul,
importana sau termenele de pstrare a acestora;
criteriul nominal, const n gruparea ntr-un dosar a documentelor care au aceeai
destinaie;
criteriul corespondenilor, const n clasarea n acelai dosar a documentelor care
constituie coresponden cu alte entiti sau instituii.

5.4 COMPLETAREA DOCUMENTELOR PENTRU PRINCIPALELE

TIPURI DE EVENIMENTE
Potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr.82/1991, unitatile patrimoniale
consemneaza operatiunile economice si financiare, in urma efectuarii lor, in documente
justificative, pe baza carora se fac inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile,
dupa caz.
Inscrisurile care stau la baza inregistrarilor contabile pot dobindi calitatea de
document justificativ numai in cazul in care furnizeaza toate informatiile prevazute de
legislatia in vigoare.
Inscrisurile provenite din relatiile de procurare a unor bunuri de la persoanele fizice
pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada de intrare in
gestiune a bunurilor respective. Daca documentul respective se refera la cheltuielile sau
presttile de servicii effectuate de persoanle fizice, pentru a fi inregistrate in contabilitate,
acestea trebuie sa aiba la baza conventii sau contracte, intocmite in acest scop in
conformitate cu legislatia in vigoare.

A DOCUMENTELE CU REGIM SPECIAL

Indiferent de sfera de activitate in care se incadreaza unitatea patrimoniala, fie de
producere de bunuri de consum sau mijloace de productie, fie de prestari servicii, aceasta
utilizeaza documente cu regim special.
Principalele formulare privind activitatea contabila sint:
1. Avizul de insotire a marfii
2. Factura fiscala;
3. Chitanta
4. Bonul de comanda- chitanta
5. Fisa de magazine a formularelor cu regim special
1. Avizul de insotire a marfii
este un document financiar-contabil cu o utilizare complex, care, contrar
denumirii, nu se limiteaz la nsoirea mrfurilor n cadrul operaiunilor de vnzare, ci
include, n anumite situaii, i nsoirea bunurilor expediate n diverse alte scopuri, pe
timpul transportului acestora.

Conform O.M.E.F. nr. 3.512/2008 i O.M.F.P. nr. 2.226/ 2006, care

reglementeaz acest document contabil, avizul servete ca:
document de nsoire a mrfii pe timpul transportului, dup caz (ex. n
cazul expedierii produselor pentru comercializare prin magazinele proprii; n cazul valorilor
materiale trimise pentru prelucrare la teri i returnarea acestora dup procesare, caz n
care este necesar pe aviz meniunea "Pentru prelucrare la terti")
document ce st la baza ntocmirii facturii, dup caz (n cazul bunurilor
livrate n cadrul unei operaiuni de vnzare cumprare, atunci cnd furnizorul nu are
posibilitatea de a emite factura, aceasta urmnd s fie ntocmit ulterior);
dispoziie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta,
dispersate teritorial, ale aceleiai uniti (n cazul n care bunurile sunt transferate ntre
dou gestiuni aflate n incinta unitii, se ntocmete Bon de transfer, nu aviz)

2. Factura si Factura fiscala;

Incepand cu data de 1 ianuarie 2007, facturile fiscale nu mai au regim special.
Factura serveste ca : document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a
produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate, ca
document de insotire a marfii pe timpul transportului, ca document justificativ de
inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului

.
3. Chitanta;
Chitanta este un act scris
prin care se dovedeste primirea
unei sume de bani. Chitanta
reprezinta documentul cel mai des
utilizat de catre agentii economici.
Chitanta mai poate fi definita si ca
un document avand valoare
contabila,
emis
cu
ocazia
vanzarilor produselor sau prestarii
serviciilor cu plata in numerar.
Chitanta trebuie sa includa in pret
si TVA -ul aferent.
Emiterea unei chitante
justifica automat primirea unei
sume de bani in numerar de catre
emitent. Chitanta reprezinta la fel ca si factura un document primar pe baza caruia se
inregistreaza o operatiune contabila.
Elementele obligatorii pe chitanta, sunt urmatoarele: denumire furnizor; CIF furnizor;
; nr de inregistrare la registrul comertului al furnizorului; adresa furnizor; suma incasata (in
cifre si litere) si ce reprezinta aceasta; denumire client; adresa client; data emiterii
chitantei.
Chitanta se inregistreaza in Registrul de casa si contabilitate.

Exemplarul 1 ramine la pltito, iar exemplarul 2 ramine la carnet, drept document de

verificare a operatiunilor effectuate in registrul de casa.
4. Bonul de comenda
serveste ca document pentru contractarea serviciilor, confirmarea primirii si
evaluarea obiectului de executat sau de reparat, dupa caz, incasarea sumei de la client,
determinarea volumului serviciilor prestate si a materialelor consumate

5. Fisa de magazine a formularelor cu regi special

1. Serveste ca:
- document de evidenta a intrarilor, iesirilor si stocurilor de formulare, care au un regim
special de inseriere, numerotare, evidenta si urmarire;
- document de evidenta a formularelor anulate;
- document pentru stabilirea grupelor de serii, in vederea numerotarii formularelor;
- sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de formulare.
2. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de formular cu regim
special, de catre gestionar.
Fisele de magazie ale formularelor cu regim special se tin la locul de depozitare a
formularelor.

B DOCUMENTELE FARA REGIM SPECIAL

1.
2.
3.
4.

Documente de evidenta a imobilizarilor

Documente de evidenta a stocurilor
ocumente de evidenta a salariilor
ocumente de evidenta a mijloacelor banesti cu numerar si fara numerar
1. Documente de evidenta a imobilizarilor

a) Registrul numerelor de inventar

Serveste ca document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe
existente in unitate, in vederea identificarii lor. Se intocmeste de compartimentul financiarcontabil, pe grupe de mijloace fixe, prin inregistrarea cronologica a mijloacelor fixe intrate
in unitate.
Se poate folosi, fie cate un registru pentru fiecare grupa de mijloace fixe, fie un
registru pentru mai multe grupe, in functie de numarul mijloacelor fixe existente si al celor
care urmeaza a intra in unitate. In scopul asigurarii controlului asupra existentei
mijloacelor fixe, se atribuie fiecarui mijloc fix, care constituie obiect de evidenta, un numar
de inventar in momentul intrarii in unitate prin achizitionare, construire, confectionare,
transfer etc. (cu exceptia celor luate cu chirie), care se consemneaza in registrul numerelor
de inventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circula prin schimb (tuburi
pentru oxigen, butoaie etc.) nu se imprima pe acestea.
Nu circula, fiind document de inregistrare contabila.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

b) Fisa mijlocului fix

Serveste
ca
document
pentru
evidenta
analitica
a
mijloacelor
fixe.
Se intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru
fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel si de aceeasi
valoare care au aceleasi cote de amortizare si sunt puse in functiune in aceeasi
luna.
Se pastreaza pe grupe de mijloace fixe, in ordinea codurilor din clasificarea imobilizarile
corporale conform legislatiei in vigoare, iar in cadrul acestora, fisele mijloacelor
fixe se grupeaza pe locuri de folosinta.
Cand formularul este folosit ca fisa colectiva, nu se sorteaza pe locuri de folosinta.
Fisele mijloacelor fixe scoase din functiune sau transferate se scot din cartoteca si se
pastreaza separat.
Se completeaza pe baza documentelor justificative privind miscarea mijloacelor fixe
sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completarii, imbunatatirii,
modernizarii sau reevaluarii lor (bon de miscare a mijloacelor fixe, proces-verbal de
scoatere din functiune etc.).

c) Proces verbal de receptive

Se intocmeste in trei exemplare, la data punerii in functiune a mijlocului fix, astfel:
Procesul-verbal de receptie (cod 14-2-5) se intocmeste pentru mijloacele fixe
independente care nu necesita montaj si nici probe tehnologice (utilaje pentru interventie,
unelte, accesorii de productie, mijloace de transport auto, animale etc.), acestea
considerandu-se puse in functiune la data achizitionarii lor;
- procesul-verbal de receptie provizorie (cod 14-2-5/a) se intocmeste pentru utilajele
care necesita montaj, dar care nu necesita probe tehnologice, precum si cladirile si
constructiile speciale care nu deservesc procese tehnologice, acestea considerandu-se
puse in functiune la data terminarii montajului, respectiv la data terminarii constructiei;
- procesul-verbal de punere in functiune (cod 14-2-5/b) se intocmeste pentru
utilajele si instalatiile care necesita montaj si probe tehnologice, precum si cladirile si
constructiile speciale care deservesc procese tehnologice, acestea considerandu-se puse
in functiune la terminarea probelor tehnologice.
Se intocmeste de catre secretarul comisiei numite pentru receptionarea obiectivului
de investitii, in prezenta membrilor comisiei care este formata din: presedinte, specialisticonsultanti, asistenti la receptie.

2. Documentele de evidenta a stocurilor

a) Nota de receptive si constatare de diferente
Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul,
dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In situatia in care la receptie se constata
diferente, Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei exemplare de
catre comisia de receptie legal constituita.
In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular
pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.
Datele de pe verso formularului se completeaza numai atunci cand se constata
diferente la receptie. Nota de receptie si constatare de diferente se intocmeste in trei
exemplare de catre comisia de receptie legal constituita.
Serveste ca:
- document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- act de proba in litigiile cu carausii si furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

b) Bonul de consum
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura lansarii, respectiv eliberarii materialelor
din magazie pentru consum, de compartimentul care efectueaza lansarea, pe baza

programului de productie si a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale

unitatii, care solicita materiale pentru a fi consumate.
Bonul de consum se poate intocmi intr-un exemplar in conditiile utilizarii tehnicii de
calcul.
Bonul de consum (colectiv), in principiu, se intocmeste pe formulare separate
pentru materialele din cadrul aceluiasi cont de materiale, loc de depozitare si loc de
consum.
Serveste ca:
- document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor;
- document justificativ de scadere din gestiune;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

c) Bonul de predare-transfer, restituire

In cazul utilizarii ca bon de predare a produselor finite la deposit
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura predarii la magazie a produselor, de catre
sectie, atelier etc.
Serveste ca:
- document de predare la magazie a produselor finite;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate;
- sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei;
- sursa de date pentru calculul si plata salariilor.
In cazul utilizarii ca bon de transfer intre doua gestiuni aflate in incinta unitatii
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri, de catre
persoana care dispune transferul, care semneaza la rubrica corespunzatoare.
Transferul se efectueaza numai intre gestiuni din incinta aceleiasi unitati. In cazul
gestiunilor dispersate teritorial se intocmeste Aviz de insotire a marfii (cod 14-36A).

Serveste ca:
- dispozitie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta in incinta unitatii;
- document justificativ pentru scadere din gestiunea predatorului si de incarcare in
gestiunea primitorului.
In cazul utilizarii ca bon de restituire
Se intocmeste in doua exemplare, pe masura restituirii la magazie a valorilor materiale, de
persoana care efectueaza restituirea (sectii, ateliere etc.) si care semneaza la
rubrica corespunzatoare
Serveste ca:
- dispozitie de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite (materiale si
semifabricate) de sectiile de fabricatie principale si auxiliare;
- document justificativ de incarcare in gestiunea primitorului;
- document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

d) Fisa de magazine
Se ntocmete ntr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material i se
completeaz de ctre:
compartimentul financiar-contabil la deschiderea fiei (datele din antet) i la
verificarea nregistrrilor (data i semntura de control). n coloana Data i semntura de
control semneaz i organul de control financiar cu ocazia verificrii gestiunii;
gestionar sau persoana desemnat, care completeaz coloanele privitoare la
intrri, ieiri i stoc.
- Fiele de magazie se in la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri
de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau n ordine alfabetic.
nregistrrile n fiele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate
stabili dup fiecare operaiune nregistrat i obligatoriu zilnic.
n scopul inerii corecte a evidenei la magazie, persoanele desemnate de la
compartimentul financiar-contabil verific inopinat, cel puin o dat pe lun, modul cum se
fac nregistrrile n fiele de magazie, dup caz.

Servete ca:
document de eviden la locul de depozitare a intrrilor, ieirilor i stocurilor
bunurilor, cu una sau cu dou uniti de msur, dup caz;
document de contabilitate analitic n cadrul metodei operativ-contabile (pe
solduri).

e) Raportul de gestiune
Evidenta operative a marfurilor din cadrul unitatilor de desfacere cu amanuntul se
tine cu ajutorul Raportului de gestiune zilnic sau periodic

Raportul de gestiune zilnic se intocmeste in 2 exemplare de catre

gestionar, pentru fiecare gestiune in parte. Dupa reportarea soldului din ziua precedenta,
in coloanele de marfuri si ambalaje se inscriu in ordinea intocmirii lor documentele de
intrari din ziua respectiva. La sfarsitul zilei se stabileste totalul intrarilor plus soldul, dupa
care se inscriu datele privind vanzarile si alte iesiri de marfuri si se totalizeaza. Se
determina, apoi, soldul scriptic de marfuri si ambalaje la sfarsitul zilei. In raportul de
gestiune se inscriu atat cumpararile si vanzarile de marfuri la pretul de vanzare cu
amanuntul, cat si alte intrari sau iesiri de marfuri si ambalaje, care au ca efect modificarea
in plus sau in minus a soldului de marfuri sau ambalaje, cum ar fi: modificarile de pret,
transferul intre gestiuni, distrugerea marfurilor degradate.
Documentele pe baza carora se intocmeste raportul de gestiune pot fi: NIR,
monetar, inventar de schimbare de pret, proces verbal de scadere din gestiune, etc.
Exemplarul2 al raportului de gestiune ramane in carnet, iar exemplarul 1 se
trimite la compartimentul financiar-contabil, unde se verifica si se confrunta cu datele din
evidenta analitica. Eventualele erori se comunica gestionarului pentru a le rectifica si a
pune de acord soldul scriptic din evidenta operativa cu cel din evidenta contabila

Raportul de gestiune periodic cuprinde aceleasi elemente ca si raportul

zilnic, cu deosebirea ca inscrierea acestora in formular se face pe anumite perioade de
timp (5, 10, 15 zile), soldul stabilindu-se la sfarsitul fiecarei perioade.
Raportul se completeaza zilnic in 2 exemplare, documentele de intrare si iesire
completandu-se in ordine cronologica, fara a se face o grupare a lor pe intrari si iesiri

f) Registrul stocurilor
Se intocmeste de compartimentul financiar-contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de
materiale, obiecte de inventar si produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe,
eventual subgrupe sau in ordine alfabetica, prin inscrierea stocurilor din fisele de magazie
si evaluarea lor la preturile de inregistrare.
Serveste ca document de evaluare a stocurilor de bunuri si de verificare a
concordantei inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate.

3. Documente de evidenta a salariilor

a) Statul de salarii
Se intocmeste in doua exemplare, lunar, pe sectii, ateliere, servicii etc., pe baza
documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv, a documentelor de
centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord etc., a evidentei si a
documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna,
certificatelor medicale (in cazul statului de salarii cod 14-5-1/b si cod 14-5-1/c) si se
semneaza, pentru confirmarea exactitatii calculelor, de catre persoana care determina
salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii.

Platile facute in cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile, indemnizatiile
de concediu etc. se includ in statele de salarii, pentru a cuprinde astfel intreaga suma a
salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare respectiva.
Serveste ca:
- document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al
contributiilor si al altor sume datorate;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Circula:
- la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata
(exemplarul 1);
- la casieria unitatii pentru efectuarea platii sumelor cuvenite (exemplarul 1), dupa caz;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate
(exemplarul
1);
- la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi
la acordarea vizei atunci cand se solicita plata salariilor neridicate.
Se arhiveaza:
- la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plati
(exemplarul 1);
- la compartimentul care a intocmit statele de salarii (exemplarul 2).

b) Ordinul de deplasare
Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care
urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in
vederea procurarii de valori materiale in numerar.
Serveste ca:
- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Circula:
- la persoana imputernicita sa dispuna deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectueaza deplasarea;

- la persoanele autorizate de la unitatea unde s-a efectuat deplasarea sa confirme sosirea

si plecarea persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor
justificative anexate la acesta de catre titular la intoarcerea din deplasare sau cu
ocazia procurarii materialelor, stabilind diferenta de primit sau de restituit,
avandu-se in vedere eventualele penalizari si semnand pentru verificare.
In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare
decat avansul primit, pentru diferenta de primit de titularul de avans se intocmeste
Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz).
In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici
decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie
pe baza de dispozitie de incasare (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz) pentru care se
emite chitanta.
- la persoana autorizata sa exercite controlul financiar preventiv, pentru viza;
- la conducatorul unitatii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

4. Documente de evidenta a mijloacelor banesti

a) Documente privind decontarile in numerar
Dispozitia de plata-incasare catre casierie
Se intocmeste intr-un exemplar de compartimentul financiar-contabil:
- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se
dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare,
procurare de materiale etc.;
- in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, cand nu exista alte documente prin care se
dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).
Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar-contabil.
Serveste ca:
- dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit
dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum
si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari
decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;

- dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu

reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;
- document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul
platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

 Bonul de vinzare si monetarul

Bonul de vinzare se intocmeste in trei exemplare de catre vanzator. Casierul
primeste bonul de vinzare si inscribe in Borderoul bonurilor de vinzare numarul si valoarea
bonului, Numara in prezenta cumparatorului suma primita, aplica pe verso stampila

Achitat. Pe baza bonului se elibereaza marfa cumparatorului, impreuna cu exemplarul I.

La sirsitul zilei, vinzatorii isi centralizeaza bonurile emise si achitate
Serveste ca:
- document pentru incasarea numerarului;
- document pe baza caruia se elibereaza marfa clientului dupa ce in prealabil
valoarea acestuia a fost achitata la casa;
- document care sta la baza completarii Borderoului bonurilor de vanzare.
Monetarul se utilizeaza numai in cazul vanzarii marfurilor cu amanuntul.
Se intocmeste in doua exemplare de catre casier sau de catre persoana
imputernicita, la sfarsitul zile, prin inventarierea numerarului pe categorii de bancnote si de
monede.
Serveste ca:
- document justificativ pentru evidentierea la sfarsitul zilei a numerarului existent in
casieri, corespunzator marfurilor comercializate;
- document justificativ de inregistrare in conilitate;
- document justificativ pe baza caruia se preda contribuabilului numerarul incasat
prin casa de catre casier, respectiv de catre vanzator.

 Registrul de casa
Se intocmeste in doua exemplare, zilnic, de casierul unitatii sau de alta persoana
imputernicita, pe baza actelor justificative de incasari si plati.
La sfarsitul zilei, randurile neutilizate din formularul cod 14-4-7A se bareaza.
Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza, dupa caz, pe primul rand al
registrului de casa pentru ziua in curs.
Se semneaza de catre casier pentru confirmarea inregistrarii operatiunilor efectuate
si de catre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnata pentru primirea
exemplarului 2 si a actelor justificative anexate.
Serveste ca:
- document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin
casieria unitatii pe baza actelor justificative;
- document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa;
- document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa.

b) Documente privind decontarile fara numerar

Numerarul sub forma de bancnote si moneda metalica reprezinta instrumentul
de plata initial in multe tari. Chiar daca este foarte comod de intrebuintat si folosit incazul
unui numar de tranzactii de valori mici, vehicularea numerarului estecostisitoare si ridica
probleme de securitate pentru banci dar si pentru populatie. Astfel, in economie are loc o
trasformare: restrangerea platilor in numerar la catevaoperatiuni necomerciale. In tarile
dezvoltate, majoritatea populatiei foloseste cecuri sau carduri, plafonul maximal al sumelor
platite in numerar micsorandu-se continuu.
Instrumentele de plat fr numerar sunt:
-

Cecul
ordinul de plata
cambia i biletul la ordin
acreditivul

Cecul
este un instrument de plat, utilizat de acei clieni ai bncilor care dispun
demijloace bneti proprii plasate n conturi curente, de disponibiliti sau sub forma
depozitelor bancare, n operaiuni de ncasri n condiiile unei trezorerii pozitive, sau, prin
atragerea demijloace de plat ca urmare a angajrii unor credite bancare curente.
Participanti:
-trgtorul este persoana care emite cecul, fiind titularul unui cont bancar care va
fi debitat cnd cecul va fi pltit;
-beneficiarul este cel care va ncasa cecul; acesta poate fi un ter sau nsui
trgtorul, dac are nevoie de numerar;
trasul este ntotdeauna banca unde trgtorul i are deschis contul.
Trasul este un prestator deservicii care va onora cecul la prezentare numai dac
trgtorul are suficient disponibil n contulsu.
Condiiile generale obligatorii pentru obinerea unui carnet de cecuri sunt:
-clientul solicitant nu trebuie s fie nregistrat n interdicie bancar n cadrul
sistemului bancar;
-s fie client cunoscut de banc (dac este un client nou i se recomand utilizarea
altor modaliti de plat pn cnd acesta se va familiariza cu regulamentele bncii);
-contul curent pentru care se solicit file de cec s prezinte rulaj iar fluxul
ncasrilor i plilor s reflecte o situaie stabil a clientului;
-s existe disponibil n contul clientului n momentul solicitrii filelor comparabil
cumedia plilor pe care clientul le efectueaz n mod curent;

 Ordinul de plata
este o dispoziie necondiionat, dat de ctre emitentul acestuia uneisocieti bancare de
a pune la dispoziia unui beneficiar o anumit sum de bani.
Participanii n circuitul unui ordin de plat sunt:
-emitentul - este persoana care emite un ordin de plat n nume propriu;

- pltitorul -(client al societii bancare iniiatoare sau societatea bancar

iniiatoare) este prima persoan care emite, n nume i pe cont propriu, ordinal de plat, n
cadrul unui transfer -credit;
-beneficiarul- (client al societii bancare destinatare sau nsi societatea
bancardestinatar)este persoana desemnat prin ordin de plat, de ctre pltitor, s
primeasc o anumitsum de bani;
- societatea bancar iniiatoare -este prima care preia ordinul de plat n cadrul
relaiei de transfer al sumei;
- societatea bancar destinatar -este ultima societate bancar care recepioneaz
i accept unordin de plat, fie n numele su, fie n numele clientului beneficiar a sumei
de bani, n cadrulunui transfer-credit;
- societatea bancar intermediar-(apare n unele situaii) fiind interpus ntre
societatea bancar iniiatoare i societatea bancar destinatar.
Elementele specifice privind operarea bancar a ordinului de plat sunt:
1.recepia-este procedura de recunoatere a primirii ordinului de plat;
2.autentificarea-este procedura prin care se determin c ordinul de plat a fost
emis de persoana indicat ca emitent pe ordinul de plat;
3.acceptarea-este procedura prin care se recunoate ca valabil un ordin de plat
recepionatn vederea executrii sale ulterioar;
4.refuzul-este procedura utilizat n cazul n care o societate bancar receptoare
decide c nueste posibil s execute un ordin de plata, motivat de lipsa disponibilitilor
bneti, ntrzieri n finalizarea transferului sumei sau vicii de completare;
5.executarea-este procedura de emitere a unui nou ordin de plat de ctre
societatea bancaremitoare pentru a pune n aplicare un ordin de plat acceptat anterior.
6. perioada de executare-este acel interval de una sau dou zile lucrtoare
consecutive n caretrebuie efectuat plata

Biletul la ordin

este un titlu de credit sub semntur privat, prin care subscriitorul sau emitentul, n
calitate de debitor, se oblig s plteasc o sum fix de bani, la un anumit termensau la
prezentare, unei alte persoane denumit beneficiar, care are calitatea de creditor.
Biletul la ordin este un instrument de plat utilizat frecvent de clienii Raiffeisen
Bank, frecven comparabil cu cea a utilizrii cecului.
Participani:
-trgtorul este persoana care emite cambia i care i rezerv dreptul de da ordin
trasului de a plti, la scaden, o anumit sum beneficiarului;
-trasul sau debitorul este cel care va plti la scaden beneficiarului suma nscris
n nscrisul cambial;
-beneficiarul este persoana care indiferent de tipul nscrisului va ncasa suma;
-emitentul , n cazul biletului la ordin este debitorul, persoana ce se oblig s achite
la scaden suma menionat. Astfel n cazul biletului la ordin EMITENTUL TRGTOR =
TRASUL

C DOCUMENTELE DE EVIDENTA CONTABILA

Documentele de evidenta contabila (registrele contabile) au character obligatoriu
pentru toate unitatile patrimoniale, asigurind inregistrarea cronologica si sistematica a
operatiilor consemnate in documentele primare.
Acestea se prezinta sub forma de:
Foi volante; Registre; Fise sau documente
avind continutul si structura adecvate scopului pentru care au fost concepute.
Dupa modul de inregistrare a operatiunilor patrimoniale distingem:
-registre pentru evidenta cronologica;
-registre pentru evidenta sistematica;
-registre combinate.
1. Registre pentru evidenta cronologica
Asigura inregistrarea operatiilor patrimoniale in ordinea in care acestea au fost
effectuate in timp. Din aceasta categorie fac parte:
a) Registrul jurnal;
b) Registrul-jurnal de incasari si plati;
a) Registrul jurnal
Se ntocmete ntr-un singur exemplar de ctre contribuabili, fcndu-se
nregistrarea operaiunilor efectuate pe baza documentelor justificative, distinct, pe fiecare
operaiune, fr a se lsa rnduri libere, dup ce a fost numerotat, nuruit, parafat i
nregistrat la organul fiscal teritorial.
n Registrul-jurnal de ncasri i pli se nregistreaz nu numai operaiunile n
numerar, ci i cele efectuate prin contul curent de la banc. Operaiunile nregistrate n
Registrul-jurnal de ncasri i pli se totalizeaz anual.
Numerotarea filelor se va face
n ordine cresctoare, iar dup completarea integral se deschide un nou registru
nregistrat i parafat, care va fi numerotat n ordine cresctoare.
Acest registru se parafeaz de ctre organul fiscal teritorial la nceperea i la
ncetarea activitii.
Servete ca:
- document de nregistrare a ncasrilor i plilor;
- document de stabilire a situaiei financiare a contribuabilului care conduce evidena
contabil n partid simpl;
- prob n litigii.

2. Registre pentru evidenta sistematica

Prezinta avantajul gruparii inregistrarii operatiilor patrimoniale atit in functie de
natural lor cit si in functie de data efectuarii acestora.
Din aceasta category fac parte:
a) Registrul-inventar;
b) Registrul Cartea mare;
Registrul Cartea mare;
Registrul Cartea mare sah.

a) Registrul-inventar
Se intocmeste de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr.
82/1991, republicata, intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si
inregistrat in evidenta unitatii.
Se intocmeste la inceputul activitatii, la sfarsitul exercitiului financiar sau cu ocazia
incetarii activitatii, fara stersaturi si fara spatii libere, pe baza datelor cuprinse in listele de
inventariere si procesele-verbale de inventariere a elementelor de activ si de pasiv, prin
gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi.
Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a elementelor de activ si de
pasiv grupate dupa natura lor conform posturilor din bilant. In cazul in care
inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operatiunea de
inventariere se actualizeaza cu intrarile si iesirile din perioada cuprinsa intre data
inventarierii si data incheierii exercitiului financiar, datele actualizate fiind apoi
cuprinse in registrul-inventar.
Operatiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua
astfel incat la sfarsitul exercitiului financiar sa fie reflectata situatia reala a
elementelor de activ si de pasiv.
Nu circula, fiind document de inregistrare contabila
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, impreuna cu documentele
justificative care au stat la baza intocmirii lui.

Serveste ca document contabil obligatoriu de inregistrare a

rezultatelor inventarierii elementelor de activ si de pasiv.