1.1. Despre management, decizii yi teorii manageriale ..........................................................2
1.2. Sistemele de asistare a deciziilor n clasificarea sistemelor informajionale ..................9 1.2.1. Categorii fundamentale de sisteme informa(ionale ...............................................9 1.2.2. De la "piramid" la "cub" n clasificarea sistemelor informa(ionale ...............12 1.3. Un cadru de evolujie al sistemelor de asistare a deciziilor............................................1 1.4. Sistemele de asistare a deciziilor: definijii yi explicajii .................................................19 1.5. Clasificarea sistemelor de asistare a deciziilor ..............................................................24 1.5.1. Clasificarea Alter ....................................................................................................24 1.5.2. Clasificarea Holsapple yi Whinston.......................................................................28 1.5.3. Clasificarea Power ..................................................................................................30 1.5.4. Alte clasificri ale DSS ...........................................................................................32 1.5.5. DSS yi conectarea la Web.......................................................................................34 1.. Despre integrarea sistemelor yi asistarea deciziilor: MRP, ERP yi SCM.....................34 1.6.1. Sistemele MRP ........................................................................................................34 1.6.2. Integrarea yi sistemele ERP ...................................................................................35 1.6.3. A doua genera(ia de ERP.......................................................................................37 1.6.4. ASP yi externalizarea ERP.....................................................................................38 1.6.5. Portaluri corporative yi EIS...................................................................................38 1.6.6. Solu(iile de integrare a DSS ...................................................................................39 1.7. Avantaje ale sistemelor de asistare a deciziilor..............................................................41 1.8. Sisteme de asistare a deciziilor yi profilul psihologic al decidenjilor ...........................43 1.8.1. Introvertit/extravertit (I/E)....................................................................................44 1.8.2. Ra(ional/intuitiv (R/N)............................................................................................44 1.8.3. Distantul/sentimentalul (D/S).................................................................................44 1.8.4. 1udecat/percep(ie (1/P) .........................................................................................45 1.8.5. Combina(ii de preferin(e ........................................................................................45 Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 2
1.1. DESPRE MANAGEMENT, DECIZII $I TEORII MANAGERIALE Conducerea pragmatic se bazeaz pe bunul simt, pe experienta si intuitia managerilor. Se caracterizeaz prin instrumente de gestiune putin dezvoltate, prin schimbri de structur n manier autoritar, prin planiIicare aproape inexistent, prin diIuzare nerational a inIormatiilor. Conducerea birocratic se deIineste prin multiplicitatea regulilor si procedurilor si printr-o puternic centralizare a deciziilor. Are la baz o diviziune a muncii pronuntat si o ierarhie bine precizat a autorittii. Sustine o puternic gestiune a carierelor asigurnd personalului securitatea dar si izolarea. Adaptarea la mediu se poate Iace doar printr-o criz. Ambele orientri apartin scolii clasice, iar dup opinia lui Michael A. Hitt 1 astIel de curente sunt relevante n trile slab dezvoltate. Conducerea participativ mbin recunoasterea importantei Iactorului uman cu dezvoltarea mijloacelor de prelucrare a inIormatiilor. Structurarea inIormatiilor (obiective, bugete, tablou de bord) permite delegarea de putere si exercitiul responsabilittilor la nivel de unitti descentralizate. Un accent deosebit se pune pe antrenarea si motivarea personalului. Conducerea ytiin(ific porneste de la lucrrile lui F.W.Taylor cunoscut ca printele managementului stiintiIic 2 . In esent, managementul stiintiIic presupune ca managerii s dezvolte calea cea mai bun de realizare a Iiecrei activitti, n modul cel mai eIicient posibil, iar conducerea si muncitorii s coopereze pentru ca munca s Iie realizat n maniera dorit. n anii '50 aplicatiile cercetrii operationale au permis dezvoltarea metodelor de optimizare si au statuat prioritatea conducerii stiintiIice. Anii '70, prin dezvoltarea considerabil a inIormaticii si tendinta matematizrii n stiintele umane, au generat o ncredere deosebit n curentul managementului stiintiIic. Conceptul deciziei rationale
1 Hitt, M.A., Middlemist, R.D., Mathis, R.L., Management. Concepts and Effective Practice, West Publishing Company, 1983, p. 25. 2 Maynard, H.B., Conducerea activittii economice, vol. I, Editura Tehnic, Bucuresti, 1970, p.20. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 3
devine preponderent. IndiIerent de complexitatea modelelor, regsim ntotdeauna aceeasi schem decizional: o pluritate de solutii apar n Iata decidentului; Iiecare din aceste solutii este evaluabil de ctre decident n termeni de consecinte pentru obiectivele sale; obiectivul este cel mai adesea unic (ex. proIitul); compararea rezultatelor obtinute pentru Iiecare solutie determin adoptarea solutiei unde rezultatul este cel mai bun. Unii autori au avut preocupri pentru aproIundarea modelelor de decizii multicriteriale. n teoria deciziei rationale este necesar ntotdeauna un model matematic pentru a descoperi solutia optim. Solutia va Ii cu att mai bun cu ct numrul variabilelor analizate este mai mare. ntotdeauna, procesul deciziei rationale nlocuieste libertatea decidentului printr-un algoritm de determinare a solutiei optime. Decidentul va lua n considerare solutia cea mai bun pe care o arat modelul, optiunea sa se poate limita doar la alegerea modelului, dup care decizia va Ii luat automat de model. n aceast etap asistm la o intensiIicare a eIortului de rationalizare a deciziilor prin aparitia sistemelor suport pentru decizii. Accentul se pune mai ales pe metodele Iormalizate de luare a deciziilor. De asemenea, se maniIest tendinta general de integrare a sistemelor inIormatice desi n multe cazuri, realizrile nu s-au conturat, rmnnd n stadiul de utopie. Conducerea realist se consider a Ii curentul dominant n conceptiile contemporane asupra managementului. Este un rezultat att al precedentelor curente ct si al conditiilor turbulente ale mediului economic dominat de crize (de materii prime, de energie etc.). Conducerea realist Iace apel la pragmatism dar nu renunt la metodele Iormalizate, dac sunt utile. Ia n considerare si aspectele comportamentale ale decidentilor. Se caracterizeaz prin Ilexibilitate si adaptare la restrictii. Se bazeaz pe sisteme inIormationale Ioarte perIormante, existnd, de Iapt, o interactiune reciproc ntre aspectele inIormationale si decizionale. Legtura inIormatie-decizie devine esential. Calitatea conducerii depinde Ioarte mult de calitatea inIormatiilor utilizate. Dup lucrrile lui C. Shannon 3 , care deIinesc inIormatia si msura cantittii de inIormatie revine meritul lui H.A. Simon 4 de a Iace o generalizare ntre aceste rezultate,
3 Shannon, C.E., The mathematical theorv of communication urban, University oI Illinois Press, 1948. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 4
concluziile inIormaticienilor si propriile sale observatii asupra conducerii organizatiilor, pentru a propune un cadru nou de abordare a inIormatiei si puterii n organizatii, care se deprteaz proIund de ideile admise n stiintele umane si n inIormatic. Este vorba de rationalitatea limitat n teoria deciziei. Viziunea rationalittii limitate propus de H.A. Simon 5 este inspirat de teoria comportamentului uman n management. Pentru a rationa n cadrul unui model trebuie luate n considerare urmtoarele elemente: deciziile umane, independente sau nu, sunt luate una cte una, n domenii limitate; aprecierea viitorului este limitat si, n orice caz, nu se pot evolua toate scenariile; nu exist o Iunctie de utilitate global si nu este necesar a o construi, cu att mai mult cu ct obiectivele sunt, de obicei, contradictorii; n interiorul procesului de decizie Iaza de inIormare este cea mai lung, de aceea putem spune c inIormatia conditioneaz puternic decizia. Acceptnd aceste ipoteze putem conchide c rationalitatea limitat se rezum la a cuta o decizie satisIctoare si la aIirmatia c se poate organiza rational procesul temporal de cutare a acestei decizii. Intervine si un element prohibitiv, costul cutrii deciziei satisIctoare, care depinde de studiul tuturor actiunilor posibile. Uneori analiza tuturor solutiilor aduce un avantaj derizoriu n raport cu analiza mai lejer a solutiilor mai evidente. Att n teoria clasic a deciziei, exprimat semniIicativ prin modelul maximizrii utilittii, ct si n teoria rationalittii limitate rolul inIormaticii rmne considerabil pentru c n esent e necesar cunoasterea exhaustiv a ansamblului de actiuni din care se Iace alegerea si o cunoastere coerent a probabilittilor unor viitoare evenimente. Teoria clasic a determinat dezvoltarea sistemelor suport pentru decizii iar teoria rationalittii limitate d drum liber aplicatiilor inteligentei artiIiciale n managementul modern. Abordarea rationalittii limitate este de tip comportamental deoarece se bazeaz pe ideea c "pentru a se rezolva probleme cu masini procedm asa cum procedeaz oamenii" 6 .
4 Simon, H.A., Applving information technologv to organi:ation design, Public Administration, Review 33, 1973, pp. 268-278. 5 Simon, H.A., The new science of management decision, Prentice-Hall, New Jersey, 1977, p. 38 si urmtoarele. 6 Simon, H.A., The behavioral alternative, Reason in Human AIIairs, Basil Blackwell Publisher, OxIord, 1983, p. 17. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 5
Ne apropiem astIel de un univers mult mai vast, acela al procesrii cunostintelor utiliznd calculatoare electronice, care prelucreaz ndeosebi inIormatii numerice. Se exprim astIel posibilitatea construirii unei teorii a cunoasterii la nivelul prelucrrii inIormatiei n care procesele inIormationale joac un rol Iundamental. H.A. Simon postuleaz c studiul proceselor decizionale este posibil la un nivel de agregare care este cel al prelucrrii inIormatiei, adic cel al manipulrii semnelor. Dar pentru a Iace ca sistemele artiIiciale pe baz de calculatoare electronice s rezolve probleme trebuie mai nti s cunoastem cum sunt rezolvate aceste probleme de oameni. Calculatoarele electronice cer o speciIicare precis a spatiului de rezolvare pentru a putea lucra, Iiind nzestrate pentru probleme n mod natural structurate, n timp ce pentru problemele cu structurare neevident avantajul nc rmne omului. Modelul decizional al rationalittii limitate distinge patru Iaze principale n luarea deciziei: inIormarea, respectiv studiul mediului pentru a determina conditiile care cer decizia; modelarea se reIer la cutarea, dezvoltarea si analiza diIeritelor moduri posibile de actiune; selectia, adic alegerea variantei optime dintre moduri posibile de actiune; constatarea, respectiv bilantul deciziilor luate. Solutia selectat este pus n lucru. n caz de esec se rencepe procesul si se caut o nou solutie. n acest context procesul de conducere apare att ca un proces de cutare ct si ca un proces de prelucrare a inIormatiei. n Iunctie de Iaza n care ne aIlm sistemele inIormationale prezint o anumit speciIicitate. SpeciIicitatea este determinat si de caracterul deciziilor. n procesele slab structurate sistemele inIormatice clasice asigur n mod curent automatizarea Iazei de inIormare. Interpretarea, modelarea si decizia propriu-zis rmne n sarcina decidentului. Sistemele suport pentru decizii si sistemele expert intervin si n Iazele de conceptie si selectie asigurnd simularea procesului uman de rezolvare a problemei. Se apreciaz c "sistemele inIormationale de asistare a deciziilor constituie astzi una din componentele cele mai active ale sistemelor inIormationale, n special, prin sistemele suport pentru decizii si sistemele expert" 7 .
7 Reix, R., Informatique appliquee a la gestion, Les editions Foucher, Paris, 1990, vol.2, p.22. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 6
La baza majorittii sistemelor suport pentru decizii de pn n anii 90 au stat modelele matematice si ale cercetrii operationale care se bazeaz pe urmtoarele ipoteze: toate actiunile posibile sunt identiIicate naintea prelucrrilor; execut o preordonare global asupra actiunilor reprezentate printr-o Iunctie de utilitate explicit la care se poate da o exprimare matematic; intrrile sunt numerice si contin orice inIormatie util; cea mai bun decizie este cea care maximizeaz Iunctia de utilitate. Foarte adesea aceste ipoteze nu sunt realizate, mai ales a doua, cnd ne conIruntm cu obiective contradictorii. Totusi sistemele suport pentru decizii au ca obiectiv s sprijine decidentul pentru a depsi limitele actuale. Decidentii dispun astIel att de mai multe inIormatii ct si mai multe modele putnd determina mai rapid consecintele. Deci sistemele suport pentru decizii asigur depsirea restrictiilor de timp si mijloace. Rationalitatea deciziei rmne ns ntotdeauna limitat, dar aceast limit este plasat mult mai departe pentru c un mare numr de solutii sunt examinate si Iiecare din ele ct mai amnuntit. Teoria rolurilor manageriale. Lucrrile lui Minzberg 8 , care trateaz activitatea managerial prin prisma rolurilor interpersonale, inIormationale si decizionale, scot n evident complexitatea acestei activitti si ponderea relativ mare a inIormatiilor de natur neIormal Iolosite de manageri. O scurt analiz a rolurilor manageriale identiIicate si a modalittilor de realizare ne va oIeri posibilitatea de a evalua corect problemele reIeritoare la modul cum sistemele de asistare a deciziilor pot ajuta managerii. Roluri interpersonale Rolul de simbol. Se reIer la obligatii de natur ceremonial, iar activittile desIsurate sunt, de obicei, activitti de rutin care implic comunicatii cu un nivel redus de inIormatii, Ir luarea unor decizii importante. Rolul de lider. Managerii trebuie s realizeze motivarea si antrenarea personalului. n acest scop se vehiculeaz, cu preponderent, inIormatii neIormale. Rolul de agent de legtur. n calitate de agenti de legtur managerii au ntlniri importante cu similarii lor sau cu persoane din exteriorul ntreprinderii. n acest mod se
8 Minzberg, H., Le management. Jovage au centre des organisations, Les Editions d'Organisation, Paris, 1990. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 7
creeaz un sistem de inIormational bazat pe inIormatii externe, de cele mai multe ori avnd caracter neIormal, hotrtor n Iormarea imaginii Iirmei. Roluri informationale n virtutea rolurilor interpersonale, att cu subordonatii ct si interlocutorii externi, managerul constituie "centrul sistemului nervos al organizatiei". n aceast calitate, managerul nu poate s stie tot, dar trebuie s stie ntotdeauna mai mult dect oricare din subordonati sau interlocutori. Gestionarea si stpnirea volumului imens de inIormatii, prin intermediul sistemelor inIormationale, constituie "cheia succesului managerial". Rolul de observator activ. Managerul trebuie s Iie mereu atent la mediul n care lucreaz, cutnd inIormatii, interognd subordonatii sau interlocutorii sau primind inIormatii pe care nu le-a cerut. Majoritatea inIormatiilor pe care le colecteaz n calitate de observator activ sunt, de asemenea, inIormatii neIormale. Aprecierile, interpretrile, discutiile pe baza indicatorilor economico-Iinanciari joac un rol important. Rolul de distribuitor de informa(ii. Managerii trebuie s distribuie si s diIuzeze o mare parte a inIormatiilor pe care le detin. Se pot transmite, de exemplu, inIormatii importante subordonatilor care n-au altIel acces la astIel de inIormatii. Rolul de purttor de cuvnt. Se reIer la comunicarea extern a inIormatiilor despre ntreprinderea pe care o conduce. n acest cadru combinarea inIormatiilor Iormale si a inIormatiilor neIormale d cele mai bune rezultate. Roluri deci:ionale ndeplinirea rolurilor interpersonale si inIormationale nu este un scop n sine, Iinalitatea activittii manageriale se aIl n procesul decizional. Rolul de antreprenor. Managerul urmreste asigurarea perIormantelor organizatiei pe care o conduce, adaptarea la schimburile din mediul intern si extern. Managerul este, n permanent, n cutarea de idei noi, Iocaliznd activitatea personalului n aceast directie. Cnd apare o idee, managerul, n rolul su de antreprenor, initiaz proiectul de aplicare n practic pe care el nsusi l va supraveghea. Rolul de regulator. Managerul are responsabilitatea de a crea ntregul care este superior sumei prtilor. Rolul de distribuitor de resurse. Prima resurs repartizat este chiar propriul timp de lucru. Accesul la manager constituie un acces la centrul "sistemului nervos" al ntreprinderii si la procesul de luare a deciziilor. De asemenea, n rolul de distribuitor de Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 8
resurse, managerul ia sau autorizeaz deciziile importante privind alocarea resurselor Iinanciare, materiale sau umane. Rolul de negociator. Negocierea este o parte important a proIesiei de manager deoarece acesta este singurul care dispune de autoritate pentru a angaja resursele organizatiei n "timp real" precum si de inIormatii pertinente ce pot asigura succesul negocierilor. Se observ c teoria rolurilor manageriale pune accent pe inIormatiile neIormale, ceea ce vine n contradictie cu sistemele inIormationale pentru conducere care se bazeaz, cu preponderent, pe inIormatiile Iormalizate. Minzberg 9 scoate n evident asa-numitele "inadecvri" ale inIormatiilor Iormalizate cum sunt: InIormatiile Iormalizate sunt adesea prea limitate. Ele ignor anumite aspecte: riscul, incertitudinea etc. De asemenea, se deprteaz de inIormatiile necantitative: politic, personalitate etc. n plus, descrierea situatiilor externe organizatiei se realizeaz prin inIormatii limitate, care apoi trebuie analizate si interpretate (ex. nivelul dobnzii, rata inIlatiei etc.). InIormatiile Iormalizate, rezultate n urma prelucrrii si agregrii datelor, sunt adesea prea generale pentru cerintele managerului. O discutie neIormal poate aduce uneori mult mai mult dect munti de hrtie cu statistici. Majoritatea inIormatiilor Iormalizate ajung prea trziu. Fenomenul este explicabil deoarece necesit un ciclu de culegere, nregistrare si prelucrare pn la obtinerea raportului Iinal. Nu este posibil a avea ncredere n anumite inIormatii Iormalizate. De exemplu, proIitul poate Ii rezultatul unei activitti Ioarte bune sau poate Ii eIectul unei erori de nenregistrare a unor cheltuieli.
9 Minzberg, H., Le management. Jovage au centre des organisations, Les Editions d'Organisation, Paris, 1990, p. 117. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 9
1.2. SISTEMELE DE ASISTARE A DECIZIILOR N CLASIFICAREA SISTEMELOR INFORMATIONALE 1.2.1. Categorii fundamentaIe de sisteme informa|ionaIe Sistemul inIormational cuprinde ansamblul mijloacelor si procedurilor de preluare, clasare, stocare, prelucrare, diIuzare si valoriIicare a datelor si inIormatiilor la nivelul unei entitti economico-sociale. Finalitatea sistemului inIormational este Iurnizarea de inIormatii sub o Iorm direct utilizabil, la momentul oportun, n scopul asigurrii bunei Iunctionri a sistemelor operationale precum si a lurii deciziilor la diIerite niveluri. Se disting dou obiective esentiale ale sistemelor inIormationale: sprijinirea procesului decizional si coordonarea ntr-un sistem cu mai multe niveluri. Din acest punct de vedere majoritatea autorilor sunt de acord cu urmtoarea clasiIicare a sistemelor inIormationale 10 : sisteme inIormationale de prelucrare a tranzactiilor (Transaction Processing Systems TPS); sisteme inIormationale pentru conducere (Management InIormation Systems MIS); sisteme de sprijinire a deciziilor (Decision Support Systems DSS); sisteme inIormationale pentru conducerea executiv (Executive InIormations Systems EIS). Sistemele inIormationale de prelucrare a tranzactiilor preiau tranzactiile generate de activitatea entittii economico-sociale n bazele de date interne si constituie inIrastructura urmtoarelor niveluri ale sistemelor inIormationale. Sistemele inIormationale pentru conducere (MIS) pleac de la TPS si sintetizeaz inIormatiile sub Iorm de rapoarte periodice ntr-un Iormat predeIinit si greu de modiIicat 11 . De obicei, aceste rapoarte sunt destinate Irecvent, dar nu exclusiv, nivelurilor intermediare de conducere si au ca Iinalitate controlul. Dar, nu ntotdeauna rapoartele oIerite de MIS sunt suIicient de relevante pentru luarea deciziilor, mai ales la nivelurile superioare. De aceea s-au dezvoltat sistemele de sprijinire a deciziilor (DSS). Extinderea lor s-a datorat att progreselor realizate n tehnologiile inIormatice ct si n tehnicile de modelare din anii '70 si
10 Nitchi, ., Racovitan, D. si colectiv, Ba:ele prelucrrii informatiilor i tehnologie informa- tional, Editura Intelcredo, Deva, 1996, pp.21-24. 11 Mawhinney, C.H., Millet, I., Executive information svstems. A critical perspective, in "InIormation and Management", nr. 23, 1992, pp. 83-92. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 10
'80. Sistemele de sprijinire a deciziilor la nivelurile superioare de conducere sunt denumite sisteme inIormationale pentru conducerea executiv (EIS). Sistemele inIormationale pentru conducerea executiv (EIS) integreaz inIormatii provenind din surse interne si externe si permit managerilor de a controla si dispune de inIormatii importante pentru luarea deciziilor, prezentate ntr-un mod personalizat. Studiile despre EIS scot n evident orientarea ctre prezentarea individualizat si sintetic a inIormatiilor si, mai putin, orientarea ctre scenarii decizionale alternative sau ctre elaborarea previziunilor. Raporturile dintre TPS, MIS, DSS si EIS sunt Ioarte bine puse n evident n Iig.nr. 1.1.
Fig.nr. 1.1. Raporturi ntre sistemele informajionale yi nivelurile decizionale Se observ c TPS are legturi cu toate celelalte tipuri de sisteme inIormationale, deoarece tranzactiile sunt stocate si prelucrate mai nti de TPS si apoi sunt diIuzate si reprelucrate de MIS, DSS sau EIS. Termenul de sistem inIormatic pentru conducere, echivalent al termenului anglo-saxon de management inIormation system (MIS) "...implic Iaptul c sistemul inIormational serveste managerilor. Dar numerosi manageri practicieni experimentati pretind c nu este asa. Ei aIirm c nu sunt inIluentati de sistemul inIormational desi sunt de acord c organizatia, la nivelurile inIerioare lor, ar Ii Iost considerabil aIectat" 12 . Este si argumentul pentru care s-a propus ca sistemele inIormatice care vor ajuta cu adevrat
12 Keen, P.G.W., Scott-Morton, M.S., Decision Support Svstems. An Organi:ational Perspective, Addison-Wesley, 1978, p. 15. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 11
decidentul s Iie denumite sisteme suport pentru decizii (Decision Support System (SSD), n englez; Systemes InteractiIs d'Aide a la Decision (SIAD), n Irancez). Desi delimitarea celor dou categorii de sisteme d senzatia de separare a inIormaticii de gestiune de decizie, legtura inIormatie-decizie nu poate Ii estompat iar cercetrile teoretice si experimentale asupra deciziei conIirm acest lucru. Decizia este considerat de teoriile conducerii ca actul suprem al managerului, ca expresie a liberttii conductorului ntreprinderii, sau ca actul rar, ce orienteaz destinul ntreprinderii. Lucrul acesta este valabil pentru deciziile strategice dar conceptul de decizie acoper si deciziile operationale cu impact mai sczut, dar mai numeroase. Decizia nu poate Ii considerat un apanaj al conducerii ntreprinderii ci este un atribut al Iiecrui individ. Orice membru al unei organizatii este pus n postura de a decide. n acest sens, conceptul de decizie se apropie mult de conceptul actiune al crui rezultat este intelectual si nu numai Iizic. Decizia identiIicat la un moment dat se nscrie n procesele intelectuale decizionale. Decidentul utilizeaz pentru Iiecare decizie inIormatii speciIice precum si o cunoastere general (Iormatie, experient acumulat, strategie global aleas). Decizia se exprim printr-o inIormatie care descrie o actiune viitoare iar ca rezultat al procesului decizional ia un aspect solemn, Iormal, autentiIicnd autoritatea decidentului pentru ca executantul s-i recunoasc puterea si s i se supun. Ca atare, procesul decizional produce o inIormatie, Ir aceast inIormatie si Ir comunicarea ei decizia nu va Ii urmat de eIecte. Acest rol revine sistemului inIormational. n toate modelele decizionale, locul inIormatiei n procesul lurii deciziei este esential. Sistemele inIormatice de gestiune au ca scop sprijinirea managerilor n procesul decizional sub diIerite aspecte: primirea unor inIormatii multiple pentru a detecta oportunitatea deciziilor; colectarea datelor speciIice pentru a evalua solutiile posibile; gestionarea datelor pentru a compara solutiile ntre ele; ntocmirea de situatii privind rezultatele obtinute prin decizii analoge n alte ntreprinderi sau n alte cazuri; comunicarea inIormatiilor necesare deciziei, n cazul deciziilor colective sau a unor proceduri decizionale complexe; comunicarea deciziei luate ctre cei care o vor executa. Sistemele suport pentru decizii care trebuie s Iie Iiltre inteligente prin care se selecteaz, se interpreteaz si se condenseaz inIormatia pentru a pregti decizia. Ca urmare, Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 12
sistemele suport pentru decizii vor ameliora mai curnd proIesionalismul decidentilor dect productivitatea lor prin Iaptul c pregteste conIruntarea decidentului cu inIormatii pertinente si reprezentri bune. Rolul selectiv al sistemelor suport pentru decizii este nsotit si de o mai bun integrare a proceselor umane n organizatie deoarece sistemele suport pentru decizii pleac de la decidenti si probleme de decizie. Luarea deciziei n ntreprindere este un proces cognitiv si social nainte de a Ii un proces de prelucrare a inIormatiei. 1.2.2. De Ia "piramid" Ia "cub" n cIasificarea sistemeIor informa|ionaIe Majoritatea clasiIicrilor n sistemele inIormationale pleac de la rolul acestora n procesele manageriale si se axeaz pe relatia inIormatie-decizie. ntr-o reprezentare sintetic, sub Iorm de piramid, principalele tipuri de sisteme inIormationale sunt expuse mai jos (vezi Iig.nr. 1.2).
Fig.nr. 1.2. Reprezentarea piramidal a sistemelor informajionale Aparitia sistemelor expert, a sistemelor pentru grupurile de lucru sau chiar aparitia sistemelor birotice a determinat puncte de vedere noi n structurarea piramidei inIormationale. Datorit ariei extinse de cuprindere se consider c sistemele expert si sistemele inIormationale pentru grupurile de lucru pot cuprinde inIormatii ce intereseaz Iiecare din Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 13
nivelurile piramidei decizionale. Deci reprezentarea recomandat este cea sub Iorm de piramid cu sectoare verticale si orizontale (vezi Iig.nr. 1.3) 13 . Pornind de la teoria rolurilor manageriale expus de Minzberg, Mentzas 14 realizeaz o clasiIicare interesant a sistemelor inIormationale asemntoare cu cea realizat de Cotterman si Kumar 15 . ClasiIicarea are la baz trei obiective esentiale ale sistemelor inIormationale: sprijinirea procesului inIormational, respectiv asigurarea suportului pentru culegerea, Iiltrarea si vehicularea datelor ce caracterizeaz activitatea organizatiei; sprijinirea procesului decizional, care se reIer la Iurnizarea inIormatiilor necesare lurii deciziilor n probleme semistructurate sau nestructurate; sprijinirea procesului de comunicatie, prin care inIormatiile sunt vehiculate ntre diIerite categorii de utilizatori sau se asigur utilizarea simultan a inIormatiilor de ctre mai multi utilizatori.
Fig.nr. 1.3. Reprezentarea piramidal extins a sistemelor informajionale Cele trei obiective esentiale ale sistemelor inIormationale constituie trei dimensiuni cheie dup care se pot deosebi sistemele inIormationale. n Iig.nr. 1.4. axa ox este
13 Oprea, D., Premisele i consecintele informati:rii contabilittii, Editura Graphix, Iasi, 1994, p. 22. 14 Mentzas, G., A functional Taxonomv of Computer-based Information Svstems, International Journal oI InIormation Management, volume 14, 1994, pp. 397-414. 15 Cotterman, W., Kumar, K., User Cube. a taxonomv of end users, Communications oI the AMC 32, 1989. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 14
reprezentat de sprijinirea procesului inIormational, axa ov este reprezentat de sprijinirea procesului decizional iar axa o: de sprijinirea procesului de comunicatie. Dup cum sistemele inIormationale rspund acestor obiective vor Ii reprezentate pe orice supraIat a cubului sau n interiorul cubului. Nodurile speciIicate n Iig.nr. 1.4 sunt cazuri limit. De exemplu, nodul (0,1,0) reprezint cazul unui sistem inIormational care asigur sprijinirea procesului decizional.
Fig.nr. 1.4. Cubul de clasificare a sistemelor informajionale Pornind de la cubul de clasiIicare se pot distinge zece categorii diIerite de sisteme inIormationale (vezi tabelul nr. 1.1). Categorii de sisteme informajionale Tabelul nr. 1.1. Nr. crt. Tipul de sistem inIormational Cod Rolul sistemului inIormational 1. Sistem inIormational pentru conducere (Management InIormation Systems) MIS Analiza inIormatiilor, generarea rapoartelor cerute, rezolvarea problemelor structurate Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 15
2. Sisteme inIormationale pentru conducerea executiv (Executive InIormation Systems) EIS Evaluarea inIormatiei n analize oportune la nivelul conducerii de vrI, ntr-o manier inteligent 3. Sisteme de sprijinire a conducerii executive (Executive Support Systems) ESS Extensie a EIS capabil s asigure suportul pentru comunicatii electronice si Iacilitti organizationale 4. Sisteme suport pentru decizii (Decision Support Systems) DSS Utilizeaz date si modele pentru asistenta deciziilor, n probleme semistructurate la nivelul decidentilor individuali 5. Sisteme suport pentru decizii de grup (Group DSS) GDSS Extensie a DSS cu Iacilitti de negocieri si comunicatii n vederea elaborrii deciziilor n grup 6. Sisteme pentru ntlniri electronice (Electronic Meeting Systems) EMS Furnizeaz inIrastructura necesar grupurilor de lucru pentru derularea activittii participantilor la ntlniri 7. Sisteme de sprijinire a deciziilor la nivel organizational (Organizational DSS) ODSS Sprijinirea lurii deciziilor care aIecteaz mai multe subdiviziuni ale organizatiei. ODSS asist personalul din grupuri diIerite si Iurnizeaz inIormatii care sunt utilizate n multiple activitti independente sau nu 8. Sisteme expert (Expert Systems) ES ncorporeaz cunostintele expertilor, dintr-un domeniu dat si le Iolosesc n luarea deciziilor, elaborarea de recomandri, consultatii etc. 9. Sisteme de birotic (OIIice InIormation Systems) OIS InIormatizarea muncii de birou la nivelul compartimentelor Iunctionale si a conducerii operative. Sunt orientate ctre activitti nestructurate si pentru controlul Iluxului inIormational la nivelul birourilor 10. Sisteme inIormationale organizationale inteligente (Intelligent Organizational InIormation Systems) IOIS SatisIac cerintele organizatiei, pe scar mare, prin: sprijinirea activittilor paralele; asistenta inteligent n comunicatiile de grup, negocieri si conIlicte; Iacilitti de procesare distribuit; tehnici de planiIicare multiparticipant; Iacilitti de nvtare. Fiecare din cele zece categorii de sisteme inIormationale acoper, ntr-o msur mai mare sau mai mic, cele trei obiective esentiale: sprijinirea procesului inIormational, sprijinirea procesului decizional, sprijinirea procesului de comunicatie (vezi tabelul nr. 1.2). Obiectivele sistemelor informajionale yi gradul de acoperire a acestora Tabelul nr. 1.2. Sistemul inIormational Sprijinirea procesului inIormational Sprijinirea procesului decizional Sprijinirea procesului de comunicatie MIS Puternic Slab Slab EIS Puternic Slab Slab ESS Puternic Slab Medie DSS Medie Puternic Slab GDSS Medie Puternic Puternic Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 16
EMS Medie Slab Puternic ODSS Medie Puternic Puternic ES Medie Puternic Slab OIS Puternic Slab Puternic IOIS Puternic Puternic Puternic Sursa. Ment:as, G., A Iunctional Taxonomy oI Computer-based InIormation Systems, International Journal of Information Management, volume 14, 1994, p. 405. 1.3. UN CADRU DE EVOLUTIE AL SISTEMELOR DE ASISTARE A DECIZIILOR Sistemele de asistare a deciziilor sunt destinate analizei inIormatiilor de gestiune. Scopul lor este de a sprijini conducerea prin identiIicarea tendintelor, izolarea problemelor si luarea deciziilior inteligente. Originea acestor sisteme se aIl n cercetrile operationale, teoriile managementului stiintiIic si comportamental si n controlul proceselor statistice de la mijlocul secolului trecut, nainte de rspndirea calculatoarelor electronice. Ideea de baz era aceea de a reuni datele operationale si de a le da o Iorm adaptat analizei comportamentului economic pentru a modiIica n mod inteligent acest comportament. Din ratiuni evidente, domeniul acestor date era redus la minim la acea epoc si, n general, nu se rezuma dect la generarea unor simple rapoarte. Odata cu aparitia inIormaticii de gestiune, la nivelul anilor 50, au aprut si primele sisteme inIormatice n economie care aveau ca obiectiv prelucrarea automat a datelor (Automatic Data Processing). Era vorba de prelucrri de tip repetitiv ale tranzactiilor realizate de Iirme (intrri de materiale, state de plat, consumuri de materiale etc.). Dar managerii solicit att date detaliate ct si date sintetice, cu diIerite niveluri de agregare. Ele au Iost incluse in diIerite rapoarte, destul de voluminoase, Iiind rezultatul sistemelor inIormationale de raportare (InIormation Reporting Systems). Pe msura evolutiilor tehnologice care au permis accesul direct la date sistemele inIormationale au devenit sisteme inIormationale pentru conducere (Management InIormation Systems). Ideea care sttea n spatele MIS era de a stoca toate datele Iirmei (clienti, stocuri, productie, Iurnizori, salariati, state de plat etc.) pentru a putea Ii accesate si corelate la cerere de ctre manageri. Acest vis nu a devenit realitate, n parte deoarece tehnologiile necesare cum ar Ii bazele de date distribuite nu erau nc disponibile iar sistemele de operare din acel timp nu erau destul de prietenoase. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 17
n ciuda lipsei unui succes total, eIortul de a realiza un MIS integrat arat c datele necesare lurii deciziilor nu rezult numai din rapoartele Iurnizate. Lipsa succesului a avut si un eIect pozitiv: managerii au vzut c nu au nevioe de un MIS integrat pentru a obtine inIormatiile necesare. Ca rezultat, mai multe sisteme modeste care oIereau sprijin unor tipuri speciIice de decizii ncep s Iie disponibile n anii `70. Aceste sisteme au Iost denumite sisteme de asistare a deciziilor (Decision Support Systems DSS). DSS au evoluat n anii `80 spre Iurnizarea unui acces Iacil la datele continute pentru utilizatorii Iinali. n anii `90 evolutia a Iost ctre depozite de date (data warehouse) care ncorporeaz volume imense de date si oIer decidentilor Iacilitti numeroase. Figura de mai jos ne arat locul unui DSS tipic ntr-o organizatie.
Tranzactii Decident Fig.nr. 1.5.. Locul DSS n organizajii Caracteristicile de baz a celor trei tipuri de sisteme inIormationale sunt prezentate comparativ n tabelul nr. 1.3. Se pot ns delimita si alte tipuri de sisteme inIormationale: sisteme birotice (OIIice inIormation systems), sisteme inIormationale pentru conducerea executiv (Executive InIormation Systems) sisteme inIormationale personale (Personal InIormation Systems). sisteme inIormationale pentru grupuri de lucru (Workgroup InIormation Systems), sisteme expert, sisteme inIormationale strategice (Strategic InIormation Systems). Caracteristici de baz ale sistemelor informajionale Tabelul nr. 1.3. Caracteristica sistemului TPS IRS DSS Aria de utilizatori Functionari sisupervisory Supervisory si manageri de nivel mediu Decidenti, de la toate nivelurile de management Frecventa utilizrii Mare Moderat Moderata spre slab Mod de utilizare a BD Citire, actualizare Irecvent Read-only n principal Read-only TPS Baza de date DSS Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 18
Caracteristica sistemului TPS IRS DSS SoItware de baz tipic Limbaje 3G Limbaje 3G si 4G Limbaje specializate, pachete de PP Comoditatea utilizrii Sczut Moderat Ridicat EIicienta prelucrrilor Ridicat Moderat Slab Argumente pentru dezvoltare Reducerea costurilor, satisIacerea clientilor Rapoartele cerute, baza inIormational pentru luarea deciziilor mbunttirea eIicacittii si eIicientei lurii deciziilor
Sistemele birotice (OIIice inIormation systems) mbunttesc eIicienta si eIicacitatea prelucrrii inIormatiilor din birouri(texte, imagini, prezentri, scheme, documente). Sistemele inIormationale pentru conducerea executiv (Executive InIormation Systems) permit top-managerilor din organizatii s obtin inIormatiile necesare lurii deciziilor ntr-un Iormat adecvat. Din acest punct de vedere EIS reprezint sunt un tip aparte de DSS. Sistemele inIormationale personale (Personal InIormation Systems) sunt dezvoltate si utilizate de persoane individuale si mbunttesc productivitatea si eIicacitatea activittii individuale. EIicacitatea poate implica si luarea deciziilor, astIel sistemele inIormationale personale sunt si DSS. Sistemele inIormationale pentru grupuri de lucru (Workgroup InIormation Systems) sunt utilizate pentru mbunttirea comunicrii si coordonrii ntre membrii grupului care colaboreaz pe un set de sarcini legate ntre ele. Aceste sisteme pot sprijini adesea deciziile de grup. Sistemele expert ncorporeaz reguli ce actioneaz n mod similar cu un expert uman pentru a Iace recomandri sau pentru a Iormula concluzii pe baza datelor disponibile. Sistemele inIormationale strategice (Strategic InIormation Systems) permit organizatiilor s obtin avantaje competitive n Iata concurentilor sau s prevad obtinerea de avantaje de ctre concurenti. Categoriile de sistemele inIormationale prezentate anterior nu sunt distincte, ele se suprapun partial, interactioneaz si se completeaz unele cu altele. Nu trebuie s uitm c una din Iinalittile oricrui sistem inIormational este sprijinirea proceselor decizionale. Din acest punct de vedere toate tipurile de sisteme inIormationale descrise mai sus sprijin decidentii, deci sunt ntr-o anumit msur sisteme Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 19
de asistare a deciziilor. Dar DSS sunt ns dedicate sprijinirii decidentilor. O aproximare a capacittii sistemelor inIormationale pentru sprijinirea deciziilor este prezentat n Iig. nr. 1.6.
100
DSS EIS ES IRS WIS PIS OIS TPS
0 Fig.nr. 1.6.. Capacitatea sistemelor informajionale pentru sprijinirea deciziilor 1.4. SISTEMELE DE ASISTARE A DECIZIILOR: DEFINITII $I EXPLICATII Punctul de pornire n deIinirea sistemelor de asistare a deciziilor l reprezint chiar cuvintele din denumire: sistem, asistare, decizie. Cuvntul 'sistem desemneaz o arhitectur complex care se maniIest ca un tot, cu interactiuni si interdependente ntre elementele componente. Asistarea deciziei semniIic Iaptul c decizia nu o ia sistemul ci omul (decidentul). Omul rmne Iactorul activ, cu rol indispensabil n luarea deciziei. Intermediarul este calculatorul, ca atare, denumirea complet ar putea Ii 'Sisteme InIormatice de Asistare a Deciziilor (SIAD), ntruct SAD sunt ntotdeauna sisteme inIormatice. n literatura Irancez terminologia 'Systemes InteractiIs d`Aide a la Decision - SIAD pare s acopere mai bine rolul activ al Iactorului uman prin cuvntul 'interactiI care conduce si la partener: 'calculatorul; deci este vorba de sisteme inIormatizate. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 20
n privinta termenului de 'decizie lucrurile nu sunt Ioarte clare, n msura n care, de exemplu hotrrea de a cumpra actiuni la burs este o decizie iar alegerea specializrii de urmat n anul III este tot o decizie. Stim Ioarte bine c notiunea de 'decizie nu este usor de deIinit. Dac n SAD decizia ultim apartine omului trebuie s ne ndreptm preocuprile si ctre ansamblul procesului decizional. Deci sistemele de asistare a deciziilor sunt sisteme inIormatice care oIer sprijin decidentilor pe parcursul tuturor Iazelor procesului decizional. O incursiune n literatura de specialitate si analiza ctorva deIinitii ale sistemelor de asistare a deciziilor pot s explice mai bine conceptul si aplicatiile acestora. O prim deIinitie apartine autorilor Peter Keen si Michael Scott Morton 16 ,sprijinirea deciziei implic utilizarea calculatoarelor pentru (1) asistarea managerilor n procesele decizionale de tip semistructurat, (2) sprijinirea, mai curnd dect nlocuirea, rationamentului managerial, (3) mbunttirea eIicacittii decidentilor si mai putin a eIicientei. Sprague si Watson 17 deIinesc DSS ca un ,sistem inIormational distinct care integreaz modelele decizionale, bazele de date si decidentii n vederea sprijinirii lurii deciziilor. Alte deIinitii scot n evident scopul si structura DSS. ,Un sistem inIormatic (computer-based system) care este utilizat de manageri insisi sau de staII-ul acestora ca suport direct pentru luarea deciziilor manageriale. Keen, P., Wagner, G., DSS: An executiv Mind Support System, Datamation , 25, no. 12, (November 1979), p. 117.
,Un set de instrumente inIormatice utilizate de manageri n legtur cu rezolvarea problemelor lor si luarea deciziilor. Leigh, W., Doherty, M., Decision Support and Expert Systems, South- Western Publishing Co., Cincinnati, Ohio, 1986 .
,DSS sunt utilizate pentru rezolvarea problemelor slab structurate, unde arta conducerii se mbin cu stiinta. Kanter, J., Managing with InIormation, 4th ed., Prentice-Hall, Englewood CliIIs, N.J., 1992
16 Keen, P., Scott Morton, M., Decision Support Systems: An organizational Perspective., Addison-Wesley. Reading. Mass., 1978.pp 17 Sprague, R., Watson, H., BIT-BY-BIT: Toward Decision Support Systems, CaliIornia Management Review 22, No. 1, 1979, pp. 560-568. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 21
,Un sistem inIormatic care inIluenteaz sau ncearc s inIluenteze luarea deciziilor de ctre manageri. Silver, M., Systems that Support Decision Makers, John Wiley & Sons, New York, 1991.
,Un set de intrumente, date, modele si alte resurse pe care managerii si analistii le utilizeaz pentru ntelegerea, evaluarea si rezolvarea problemelor ... |din| domenii nestructurate. Kroente, D., Management InIormation Systems, 2nd ed., Mitchell McGraw-Hill, Watsonville, CaliIornia, 1992.
,Un set integrat de instrumente inIormatice care permit decidentilor s interactioneze direct cu sistemele de calcul pentru a obtine inIormatii necesare lurii deciziilor semistructurate sau nestructurate. Hicks, J., Management InIormation Systems, 3rd ed., Irwin Publishing, Homewood, Illinois, 1993.
,DSS sunt modele analitice utilizate pentru sporirea eIicientei si eIicacittii lurii deciziilor de ctre manageri prin vizualizarea celor mai importante date Frenzel, C., Management oI InIormation Technology, 2nd ed., Boyd & Fraser, Danvers, Mass., 1996
DSS reprezint ,o colectie organizat de personal, proceduri, soItware, baze de date si echipamente utilizate pentru sprijinirea problemelor speciIice de luare a deciziilor. Stair, R., Reynolds, G., Principles oI InIormation Systems: A Managerial Approach. Course Technology, Cambridge, Mass. 1997,
,Sisteme inIormatice proiectate pentru a ajuta managerii s selecteze una sau mai multe alternative ale unei probleme Oz, E., Management InIormation Systems. Course Technology, Cambridge, Mass. 1998
,DSS sunt sisteme inIormatice care Iurnizeaz un suport inIormational interactiv managerilor pe parcursul proceselor decizionale. O`Brien, J., Management InIormation Systems. Managing InIormation Technology in the Internetworked Enterprise, 4th ed., Irwin McGraw- Hill, 1999.
Sprague, unul din pionierii lucrrilor DSS Iace o serioas ncercare de a deIini DSS pornind de la un punct de vedere teoretic si n termeni legati de practic 18 . Compromisul su, bazat pe observatiile asupra DSS din acel timp, includea n deIinitie patru elemente esentiale:
18 Sprague, R., A Framework Ior the Development oI Decision Support Systems, MIS Quarterly 4, no. 4 (December 1980), p. 1. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 22
1. DSS tind s Iie orientate spre probleme mai putin bine structurate reIeritoare la nivelurile superioare de management 2. DSS ncearc s combine utilizarea modelelor sau tehnicilor analitice cu accesul traditional la date si Iunctii de cutare. 3. DSS sunt Iocalizate pe caracteristici care le Iace usor de utilizat de neinIormaticieni ntr-un mod interactiv. 4. DSS se bazeaz pe Ilexibilitate si adaptabilitate pentru a asigura acomodarea utilizatorilor cu schimbrile din mediul decizional.
Din aceste elemente pot Ii derivate alte caracteristici: 1. DSS sunt sisteme inIormationale 2. DSS sunt utilizate de manageri. Desi este o parte a multor deIinitii DSS are un caracter prea restrictiv. Un manager este o persoan important care obtine inIormatii de la alte persoane. DSS sunt utilizate de categorii largi de specialisti (Knowledge workers). n aceast categorie de include personalul nonmanagerial cum ar Ii: planiIicatori, coordonatori de productie, agenti de turism, inspectori de personal etc. Cineva care ia decizii n aIaceri, administratie, guvern, n sectoare nonproIit sau din alte domenii este un potential utilizator DSS. 3. DSS sunt utilizate n luarea deciziilor. Luarea deciziilor este baza succesului n organizatii. 4. DSS sunt utilizate pentru sprijinirea personalului nu pentru nlocuirea lui. 5. DSS sunt utilizate n cazul deciziilor semistructurate sau nestructurate. 6. DSS ncorporeaz o baz de date de diIerite tipuri . toate deciziile se bazeaz pe inIormatiile extrase din baza de date. 7. DSS ncorporeaz modele. Un model este o reprezentare a sistemului real care permite cercetarea impactului unor decizii posibile ce pot aIecta sistemul. Dou puncte pot sintetiza caracteristicile DSS si anume: 1. Numele autentic de sistem de asistare a deciziilor (DSS) reIlect caracteristicile 1, 3 si 4. Acesta este si sensul actual n contrast cu alti termeni din inIormatica de gestiune. 2. Primele patru caracteristici sunt adevrate pentru toate sistemele de asistare a deciziilor (DSS), iar ultimile trei sunt tipice pentru multe DSS dar nu se pot aplica n mod special.
Cnd ntlnim unul din utimele trei puncte ntr-o deIinitie care intentioneaz s caracterizeze toate sistemele de asistare a deciziilor, dup ce s-a Icut cunostint cu cteva din deIinitiile citate anterior, trebuie s lum n considerare perspectiva autorului si tipurile de DSS pe care se Iocalizeaz. De exemplu, Sauter 19 consider c un 'DSS este un sistem inIormatizat care sprijin alegerea variantelor prin asistarea decidentilor n organizarea inIormatiilor si modelarea rezultatelor. DSS sunt vzute ca sisteme inIormatice care ncorporeaz inIormatii din surse variate, ajut n organizarea si analiza inIormatiei si Iaciliteaz evaluarea utilizrii de modele
19 Sauter, V., Decision Support Systems: An Applied Managerial Approach, 1997. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 23
speciIice. AltIel spus, aceste sisteme sprijin decidentii n accesarea datelor relevante din organizatie n scopul lurii deciziilor. DSS permit decidentilor s analizeze, rapid si eIicace, datele Iurnizate de TPS sau de alte surse de interne inIormatii. n plus DSS permit accesul la surse externe de inIormatii. Finalmente, DSS oIer decidentilor abilitti de analiz a inIormatiilor ntr-un mod care i ajut n anumite decizii si care Iurnizeaz un suport interactiv. Figura de mai jos (Iig.nr. 1.7.) ilustreaz caracteristicile sistemelor inIormationale disponibile. MIS si TPS se situeaz n partea cea mai din stnga. MIS este orientat pe rutin, sarcini structurate, decizii anticipate. n aceste cazuri, sistemul caut sau extrage date, le integreaz si produce rapoarte. Aceste sisteme nu sunt orientate pe analiz si corespund sistemelor de prelucrri pe loturi. De aceea nu sunt Ioarte bune n asistarea deciziilor. n partea din dreapta apar sistemele expert. Ele tind s reproduc logica Iactorului uman, considerat un expert n luarea unor decizii. Sistemul genereaz o serie de euristici care reproduc logica uman. Acestea sunt Ioarte bune pentru asistarea deciziilor dar numai unele decizii pot Ii programate. Operatiuni repetitive Logic liniar Rapoarte regulate Fr asistarea deciziei Specializare Euristici Sisteme de luare a deciziei Fr rapoarte regulate
MIS (TPS) DSS EIS E$ F|g.nr. '.7. Axa sistemelor informa}ionale ntre cele dou zone se aIl DSS si EIS. Aceste dou tipuri de sisteme au tendinta de a sprijini decidentii n identiIicarea si accesarea inIormatiilor pe care le cred utile n procesele slab structurate sau nestructurate. Ele Iurnizeaz mecanisme Ilexibile pentru regsirea datelor, mecanisme Ilexibile pentru analiza datelor si instrumente care ajut la ntelegerea problemelor, a oportunittilor si a posibilelor solutii. Permit decidentilor s selecteze ce doresc din cele dou: substant si Iormat. De exemplu, un MIS puternic Iurnizeaz un raport cu proIitul pe produse, pe luni ntr-un Iormat scris. Un DSS, pe de alt parte, va memora proIitul pe produse pentru o analiz ulterioar. Sistemul va permite decidentilor s decid dac analizele vor Ii pe produse, pe grupe de produse, pe regiuni sau altIel. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 24
Mallach 20 precizeaz o deIinitie mai general pentru sistemele de asistare a deciziilor un DSS este un sistem inIormatic al crui scop esential este de a Iurniza specialistilor inIormatii pe care se bazeaz n luarea deciziilor. Aceast deIinitie include elementele esentiale ale deIinitiilor prezentate anterior Ir a ne restrictiona pe o tehnologie speciIic, pe abordri sau moduri de utilizare (cum ar Ii interactivitatea). n mod intentionat, deIinitia nu precizeaz de unde provin inIormatiile ntr-un DSS, ele pot Ii preluate direct , Ir a Iace apel la bazele de date ale organizatiei sau pot rezulta din calcule lungi si complicate. 1.5. CLASIFICAREA SISTEMELOR DE ASISTARE A DECIZIILOR 1.5.1. CIasificarea AIter O clasiIicare de reIerint a sistemelor de asistare a deciziilor este clasiIicarea Alter 21 care ia n considerare gradul de implicare al sistemului sau modul n care sistemul sprijin sau determin decizia. n acest clasiIicare, care ia n considerare ceea ce Iace sistenmul de asistare a deciziei, sunt delimitate sapte categorii de DSS (tabelul nr. 1.1). Primele dou tipuri sunt orientate pe date, execut cutarea datelor sau analize; al treilea tip lucreaz cu date si modele; ultimele patru tipuri sunt orientate pe modele. Caracteristicile diferitelor clase de DSS Tabelul nr. 1.4. Orien- tare Categorie Tip de operatiuni Tip de activitti Utilizatori Formate de utilizare Frecvent Date Sisteme de clasare a Iisierelor Acces la date Operatio- nale Personal non- managerial Interogri simple Neregulat Sisteme de analiz a datelor Analize ad-hoc a Iisierelor de date Analize operationale Analisti sau personal managerial Manipularea si aIisarea datelor Neregulat sau periodic Date sau Sisteme inIorma- Analize ad-hoc Analize, planiIicare Analisti Rapoarte special Neregulat, pe solicitri
20 Mallach. E., Decision Support and Data Warehouse Systems, Irwin McGraw-Hill, Boston, 2000, p.12. 21 Alter, S.L., Decision Support Systems: Curent Practice and Continuing, Reading, MA: Addison Wesley, 1980, pp. 90-91. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 25
modele tionale pentru analiz implicnd multiple baze de date si modele simple programate, elaborarea de modele simple Modele Modele contabile Calculatii standard care Iac estimri ale rezultatelor pe baza datelor contabile PlaniIicare, bugetare Analisti sau manageri Se introduc parametrii cunoscuti ; se obtin rezulatele estimate Periodic (sptmnal, decadal, lunar etc.) Modele de reprezen- tare Estimarea consecin- telor unor actiuni PlaniIicare, bugetare Analisti Se introduce decizia posibil; se obtin rezulatele estimate Periodic sau neregulat (analize ad-hoc) Modele de optimi- zare Calcularea solutiei optime PlaniIicare, alocare resurse Analisti Se introduc restrictiile si obiectivele; se obtine solutia optim Periodic sau neregulat (analize ad-hoc) Modele de sugerare Execut calcule care genereaz o propunere de decizie Operational Personal non- managerial Se introduce descrierea situatiei decizionale; se obtine decizia recomandat Zilnic sau periodic Sursa: Alter, S.L., Decision Support Systems: Curent Practice and Continuing, Reading, MA: Addison Wesley, 1980, pp. 90-91. Sistemele de clasare a fiyierelor sunt cele mai simple sisteme de asistare a deciziilor. Accesul la o anumit inIormatie poate Ii crucial n luarea unei decizii. Cteva exemple sunt ediIicatoare: situatia contului curent aIisat la un ATM, inIormatia primit de la o agentie de turism sau de pe Web c nu mai sunt locuri libere pentru un zbor solicitat, inIormatia dat de un operator de la Iacturare c suma disponibil pe cartea de credit nu acoper valoarea bunurilor comandate. n Iiecare dintre cazurile de mai sus trebuie luat o decizie si ntreprins o anumit actiune: transIerarea sumelor dintr-un cont n altul, alegerea unui alt zbor, reducerea valorii comenzii sau Iolosirea unei alte metode de plat. Sistemele de analiz a datelor. Astzi sistemele care nu pot s eIectueze n acelasi timp operatii precum selectarea anumitor nregistrri si sumarizarea valorilor din datele selectate sunt Ioarte rare. La nceputul anilor 2000, sistemele pure de clasare a Iisierelor erau Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 26
Iolosite doar n aplicatii end-user dedicate, cum ar Ii veriIicarea contului la un ATM sau situatia stocului la un anumit produs. Aproape toate produsele program Iolosite ca sisteme de clasare a Iisierelor aveau si capabilitti de analiz. Orice sistem de gestiune a bazelor de date relationale poate calcula suma si media aritmetic a datelor extrase. Aceste operatii sunt ncorporate si n standardul SQL. Sistemul de rezervare care aIiseaz 'Nu mai sunt locuri pentru zborul curent poate, de asemenea, s aIiseze o list cu zboruri alternative ctre aceeasi destinatie si aproximativ n acelasi interval orar. Pachetele soItware integrate care combin o Ioaie de calcul cu capabilitti de gestiune a datelor creeaz sisteme de analiz a datelor Ioarte Iolosite pe microcalculatoare, cu toate c programele de calcul tabelar au capacitti de analiz si modelare mai largi Iat de ceea ce necesit aceast categorie de sisteme de asistare a deciziilor. Atunci cnd posibilittile de gestiune a datelor nu sunt suIiciente, programele de calcul tabelar pot importa Iisiere din alte sisteme. Sistemele informa(ionale pentru analiz. Numele dat acestei categorii de sisteme de asistare a deciziilor poate genera unele conIuzii legate de categoria precedent. Cuvntul cheie n denumirea acestei categorii este 'analiza, ceea ce vrea s sugereze un sistem inIormational dedicat analizei. DiIerenta major ntre aceast categorie si cea precedent const n Iaptul c la acest nivel sunt combinate inIormatii din mai multe Iisiere. Cu alte cuvinte, avem o baz de date, desi nu Iolosim ceea ce un specialist consider a Ii tehnologia bazelor de date. Un sistem inIormational pentru analiz poate permite utilizatorului s compare trendul cresterii volumului vnzrilor produselor unei Iirme, trend calculat pe baza datelor interne reIeritoare la vnzri, cu trendul mediu al ramurii calculat pe baza datelor din surse externe. Sistemele inIormationale pentru analiz au devenit din ce n ce mai populare ncepnd cu jumtatea anilor `90, desi sunt putini utilizatorii care le cunosc sub acest nume. Termenul cel mai cunoscut este cel de depozit de date. Modelele contabile. Termenul de model contabil se reIer la un model Ir Iactori de incertitudine n care calculele Iiecrei perioade de gestiune depind doar de datele nregistrate n acel interval. Aceste modele apar Irecvent n contabilitate. Balantele de veriIicare si contul de proIit si pierdere sunt modele contabile consacrate. Contabilitatea n partid dubl reprezint un model contabil care permite proprietarilor s cunoasc valoarea ntreprinderii Ir a avea nevoie de extrasele de cont, listele destocuri etc. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 27
Cel mai Iolosit instrument pentru reprezentarea modelelor contabile l reprezint programele de calcul tabelar. Pot Ii Iolosite de asemenea si alte instrumente, mai ales dac modelul contabil reprezint o parte a unui sistem de asistare a deciziilor. Sistemele de planiIicare a necesarului de materiale, o component de baz a majorittii sistemelor de productie, ncorporeaz modele contabile. Bonul de consum de materiale pentru un produs nregistreaz ce materiale si ce cantitti sunt necesare pentru acel produs. Dac bonul speciIic 4 metri de material, atunci nseamn c sunt necesari exact 4 metri: nu 3, sau 3,5, nu o distributie statistic cu o medie de 4. Nu exist nici un Iactor de incertitudine n calculele care se Iac cu aceast valoare. Dac sistemul de planiIicare a necesarului de materiale este Iolosit pentru planiIicarea productiei si a aprovizionrii, atunci el poate Ii o parte a unui sistem de asistare a deciziilor bazat pe modele contabile. Avnd n vedere c un model contabil nu poate ncorpora nici un element de incertitudine, el poate genera incertitudine doar pe baza intrrilor sale. De exemplu, un model de calculatie a costurilor pentru o Iirm de distributie trebuie s tin seama de doi Iactori: consumul de combustibil si pretul unitar pentru combustibilul consumat. Ambele pot genera incertitudine, desi datele istorice permit Iirmei s estimeze consumul de combustibil cu o precizie destul de mare iar previziunile preturilor sunt disponibile de la cteva companii petroliere. Odat stabilite aceste coordonate, ele sunt introduse n modelul de calcul contabil care ns nu ia n considerare incertitudinea. Modelele de reprezentare. Modelele de reprezentare reIlect incertitudinea, cel mai adesea n comportamentul individual sau colectiv al oamenilor ori reprezint comportamentul dinamic al sistemelor n timp. Modele de reprezentare sunt Iolosite pe scar larg pentru a anticipa si a estima eIectul unei decizii:, productivitatea unui Iactor de productie Iat de altul, timpul de rspuns al unui sistem de Iat de altul etc. Aceste modele pot avea diverse intrri si pe baza prelucrrilor speciIice Iurnizeaz iesiri diIerite, ajutnd decidentul n selectarea unei anumite decizii. Sistemele de optimizare. Fiind dat un anumit model, se pot estima eIectele diverselor alternative decizionale. Dac alternativele pot Ii enumerate sau reprezentate, un program poate alege pe aceea care Iurnizeaz cele mai bune rezultate. Desi previziunile matematice nu sunt ntotdeauna singurul Iundament pe baza cruia se iau deciziile, ele ajut si ghideaz managerii n actiunile pe care le ntreprind. Un sistem care selecteaz solutia cea mai bun din cteva alternative posibile constituie un sistem de optimizare. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 28
Sistemele de sugerare. Este un pas mic de la determinarea deciziei optime si pn la a sugera decidentului c acea decizie este cea mai bun. Cnd deciziile sunt bine structurate este de preIerat ca sistemul de asistare a deciziilor s Iac o astIel de sugestie. AstIel de sisteme de asistare a deciziilor se numesc sisteme de sugerare. Un alt tip de sistem de sugerare codiIic procesul de luare a deciziilor printr-un anumit numr de reguli. Aceste reguli emuleaz rationamentul unui expert uman, oIerind si un model descriptiv pentru procesul de luare a deciziilor. Aceste sisteme Iunctioneaz bine acolo unde expertiza uman poate Ii codiIicat printr-un numr rezonabil de reguli. n aceste cazuri cel mai adesea se Ioloseste tehnologia sistemelor expert. 1.5.2. CIasificarea HoIsappIe i Whinston Holsapple si Whinston 22 clasiIica DSS n sase categorii: Sisteme de asistare a deciziilor (DSS) orientate pe texte (text-oriented DSS) Sisteme de asistare a deciziilor (DSS) orientatepe baze de date (database-oriented DSS) Sisteme de asistare a deciziilor (DSS) orientate pe calcul tabelar (spreadsheet oriented DSS) Sisteme de asistare a deciziilor (DSS) orientate pe solver-e (solver oriented DSS) Sisteme de asistare a deciziilor (DSS) orientate pe reguli (rule oriented DSS) Sisteme de asistare a deciziilor compuse (compound DSS)
Sisteme de asistare a deciziilor (DSS) orientate pe texte (text-oriented DSS). n DSS orientate pe texte inIormatiile, inclusiv datele si cunostintele sunt stocate n Iormat text si trebuie s Iie accesate de decidenti. De aceea, este necesar prelucrarea documentelor de texte si a componentelor acestora n mod eIicace si eIicient. DSS orientate pe texte sprijin decidentii prin stocarea electronic a inIormatiilor reprezentate textual care pot Ii Iolosite la luarea deciziilor. Aceste DSS permit crearea documentelor electronice, corectarea si vizualizarea lor. Tehnologiile
22 Holsapple, C.W., Whinston, A.B., Decision Support Systems: A Knowledge-Based Approach, St. Paul, MN: West Publishing, 1996. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 29
inIormationale ca Web-based document imaging, hypertext, agenti inteligenti etc. pot Ii ncorporate n aplicatiile DSS orientate pe texte. Sisteme de asistare a deciziilor (DSS) orientate pe baze de date (database-oriented DSS). n aceste DSS bazele de date ale organizatiei joac un rol major n structura DSS. Primele generatii de DSS orientate pe baze de date utilizau baze de date relationale. Dar inIormatiile gestionate prin bazele de date relationale tind s Iie voluminoase, descriptive si rigid structurate. OIer ns Iacilitti eIiciente pentru generarea rapoartelor si realizarea de interogri. Sisteme de asistare a deciziilor (DSS) orientate pe calcul tabelar (spreadsheet oriented DSS). Programele de calcul tabelar reprezint un limbaj de modelare care permite utilizatorului s scrie modelele de analiz n DSS. Aceste modele nu numai c asigur crearea, vizualizarea si modiIicarea cunoasterii procedurale dar permit si speciIicarea executiei anumitor instructiuni ncorporate. Programele de calcul tabelar sunt larg utilizate de ctre utilizatorii Iinali dezvoltatori de DSS. Cel mai popular instrument pentru dezvoltarea DSS este MicrosoIt Excel. El include Iunctii statistice, modele de programare liniar, modele Iinanciare sau manageriale. De asemenea, contin comenzi care permit realizarea analizelor de tip 'what iI ' si Iacilitti 'goal- seek. Deoarece astIel de pachete soItware un SGBD rudimentar sau pot stabili interIete cu alte SGBD-uri, ele pot Ii utilizate de DSS orientate pe baze de date. Sisteme de asistare a deciziilor (DSS) orientate pe solver-e (solver oriented DSS). Un 'solver este un algoritm sau o procedur care execut anumite calcule pentru rezolvarea unui tip de problem. Determinarea cantittii optime pentru produsele incluse n programul de Iabricatie sau aplicarea regresiei liniare pentru calcularea trendului sunt exemple de solver-e. AstIel de solver-e sunt incluse n unele produse program comercializate cum sunt programele de calcul tabelar. Functiile din programele de calcul tabelar pot Ii considerate soolver-e. n plus, programele de calcul tabelar permit construirea de solver-e ad-hoc prin meniul 'solver sau prin VBA. De asemenea, alte solver-e pot ncorporate ntr-un DSS Iiind programate prin limbaje de programare cum sunt C, Visual Basic etc.Unele solver-e mai complexe, cum sunt cele bazate pe programarea liniar sunt comercializate pe piat si pot Ii ncorporate ntr-un DSS. Sisteme de asistare a deciziilor (DSS) orientate pe reguli (rule oriented DSS). Cunostintele ncorporate ntr-un DSS sunt exprimate prin reguli de tip procedural sau Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 30
inIerential, de obicei ntr-un Iormat tip sistem expert. Aceste reguli pot Ii calitative sau cantitative si pot inlocui modelele cantitative sau pot Ii integrate cu acestea. De exemplu, Bishopp 23 descrie integrarea unui algoritm de programare liniar cu un sistem expert pentru redirectarea avioanelor n zbor n vederea evitrii cderii avioanelor n cazuri de avarie. Sisteme de asistare a deciziilor compuse (compound DSS). Un DSS compus reprezint hibrid care include dou sau mai multe tipuri de DSS descrise anterior.
O categorie aparte de DSS sunt cele inteligente. DSS inteligente sunt numite si DSS bazate pe cunostinte (Knowledge-based DSS) si au atras atentia n ultimul timp. DSS orientate pe reguli, descrise mai sus, se mpart n sase categorii: descriptive, procedurale, bazate pe rationamente, lingvistice, de prezentare si de asimilare. Primele trei tipuri sunt considerate tipuri primare, iar celelalte derivate. Mirchandani si Pakath 24 identiIic patru modele de DSS inteligente: sibiotice, bazate pe sisteme expert, adaptive si holistice. 1.5.3. CIasificarea Power O nou clasiIicare a DSS este necesar astzi deoarece acestea au devenit mult mai rspndite dar si mai diversiIicate dect n anii 1980 cnd Alter a propus clasiIicarea arhicunoscut n literatura de specialitate 25 . ClasiIicarea Alter este nc relevant pentru anumite tipuri de DSS dar nu pentru toate SAD. n mod traditional, un DSS are patru componente de baz: interIata utilizator, modulul pentru baza de date, modulul pentru baza de modele si instrumentele de analiz. Cadrul extins de clasiIicare a DSS se bazeaz, n principal, pe accentul pus pe diIerite componente atunci se construieste sistemul. Aceast caracteristic, importanta componentelor DSS, a Iost identiIicat ca un criteriu major de diIerentiere. Functionalittile principale ale multor DSS-uri deriv din componenta de baz. AstIel clasiIicarea Alter din 1980 a Iost simpliIicat delimitnd trei tipuri de DSS: DSS
23 Bishopp, F.T., Automated Airline Control Systems: Existing Methodology, Tecnology Review and a Suggested Solution Method, Terry College oI Business, The University oI Georgia, 1991. 24 Mirchandani, D., Pakath, R., Four Models Ior a DSS, InIormation Management , vol. 35, No. 1, 1999 25 Power, D.J., Categorizing Decision Support Systems: A Multidimensional Approach, in volume Decision Making Support Systems: Achievements, Trends and Challenges Ior the New Decade, Idea Group Publishing, Hershey, 2003, pp. 20-27.
Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 31
orientate pe date (data-driven), DSS orientate pe modele (model-driven) si DSS orientate pe cunostinte (knowledge-driven). Cadrul extins de clasiIicare a DSS, propus de D.J. Power, se Iocalizeaz pe o dimensiune major cu cinci categorii si trei dimensiuni secundare (utilizatorii sistemului, scopul sistemului, tehnologiile de implementare). Dimensiunea major este tehnologia dominant care determin Iunctionalittile de asistare a deciziei. Cele cinci categorii de DSS determinate n Iunctie de componenta dominant sunt: DSS orientate pe comunicatii (communications-driven), DSS orientate pe date (data-driven), DSS orientate pe documente (document-driven), DSS orientate pe cunostinte (knowledge-driven), DSS orientate pe modele (model-driven). Unele DSS sunt hibride Iiind orientate pe mai multe componente. DSS orientate pe comunica(ii (communications-driven) includ sistemele ce accentueaz importanta interIetei utilizator pentru asigurarea colaborrii si comunicrii n procesele decizionale. Aceste sisteme au Iost dezvoltate la mijlocul anilor 1980 si nu au Iost incluse n clasele delimitate de Alter. DSS orientate pe date (data-driven) includ sistemele de Iisiere si sistemele de gestiune a rapoartelor, sistemele bazate pe utilizarea depozitelor de date, sistemele inIormationale pentru conducerea executiv (EIS), DSS spatiale (Spatial Decision Support Systems). DSS orientate pe date (data-driven) Iaciliteaz accesul pentru gestionarea unor baze de date imense, prin tehnologii data warehouse si OLAP. DSS orientate pe documente (document-driven) integreaz o varietate de tehnologii de stocare si prelucrare a documentelor pentru a Iurniza suport decizional. Componenta esential este baza de documente. Exemple de documente care ar putea Ii incluse n baza de documente dintr-un DSS sunt: speciIicatii de produse, cataloage, rapoarte Iinanciare, rapoarte ad-hoc (procese verbale ale unor ntlniri, scrisori importante). DSS orientate pe cunoytin(e (knowledge-driven) sau DSS de sugerare dup Alter pot emite recomandri managerilor. Aceste DSS contin expertiza necesar rezolvrii anumitor probleme speciIice. Expertiza const n cunostinte reIeritoare la un domeniu speciIic, interpretnd problemele domeniului si stabilind modalittile de rezolvare a acestora. DSS orientate pe modele (model-driven) includ sistemele ce utilizeaz modelele contabile si Iinanciare si modelele de optimizare. Aceste DSS Iaciliteaz accesul la modele si la gestiunea lor. DSS orientate pe date, DSS orientate pe documente, DSS orientate pe cunostinte solicit componente specializate n gestiunea bazelor de date. DSS orientate pe modele au Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 32
Iunctionalitatea dominant axat pe baza de modele. Componentele de interIat utilizator si de comunicatie pe retele sunt componente cheie n DSS orientate pe comunicatie. Fiecare clas de DSS, mentionat mai sus, poate Ii destinat unor grupuri diIerite de utilizatori, din interiorul sau exteriorul organizatiei. Fiecare DSS poate avea un scop speciIic sau Ioarte general. n Iinal, Iiecare categorie de DSS poate Ii dezvoltat utiliznd main- Irame-uri, retele client-server sau o arhitectur bazat pe WEB Cele mai multe DSS sunt intra-organizationale, DSS Iiind proiectat pentru utilizatori individuali din companie, dar extinderea rapid a internetului a Icut posibil implementarea mai usoar a DSS inter-organizationale Iocalizate pe clienti sau Iurnizori. SoItware-ul pentru dezvoltarea de DSS asigur realizarea unor activitti generale cum ar Ii management de proiecte si analize decizionale sau este de tip generator de DSS pentru construirea unor categorii speciIice de DSS. Unele categorii de soItware DSS sunt Ioarte limitate, reIerindu-se la o Iunctie speciIic sau la o aplicatie speciIic n industrie. n Iinal, chiar dac tehnologiile WEB sunt n top pentru realizarea DSS, limbajele de programare clasice sau cele 4G sunt nc utilizate n construirea DSS. Tehnologiile mainIrame si client-server rmn importante pentru DSS. Asadar, DSS pot si trebuie clasiIicate lund n considerare utilizatorii, scopul si tehnologiile utilizate n implementarea sistemului. 1.5.4. AIte cIasificri aIe DSS n literatura de specialitate se ntlnesc Ioarte multe clasiIicri ale DSS 26 . O clasiIicare des ntlnit mparte sistemele de asistare a deciziilor n DSS institutionale si n DSS ad-hoc. Un DSS institu(ional se ocup de deciziile de natur repetitiv. Un exemplu tipic este cel al unui sistem de gestiune a portoIoliilor utilizat de bnci n domeniul deciziilor de investitii. Un DSS institutional poate Ii dezvoltat si perIectionat pe parcursul unei lungi perioade de timp deoarece se utilizeaz repetat si rezolv probleme identice sau similare. Un DSS ad-hoc se ocup de probleme speciIice care nu pot nici anticipate nici repetate. O decizie ad-hoc este de domeniul planiIicrii strategice sau al controlului
26 Turban, E., Aronson, J., Decision Support Systems and Intelligent Systems, Prentice Hall, Upper Saddle River, New Jersey, 2001, p. 117 Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 33
managerial. Argumentarea unui DSS ce va Ii utilizat o dat sau de dou ori este o problem important n elaborarea unui DSS. Tinnd seama de aria de utilizatori Hackathorn si Keen 27 disting trei categorii interconectate de DSS: DSS de uz individual (Personal Support), DSS de grup (Group Support), DSS organizationale (Organizational Support). DSS de uz individual sunt Iocalizate pe sprijinirea decidentilor individuali. DSS de grup sunt orientate pe cerintele unui grup de decidenti angajati n activitti separate dar intercorelate. Un exemplu tipic este cel al unui DSS destinat serviciului Iinanciar care asist specialistii n pregtirea si elaborarea bugetelor. DSS organiza(ionale sunt Iocalizate pe nivelul organizational sau pe activitti dispersate pe diIerite zone Iunctionale ce implic resurse numeroase. Watson 28 deIineste n 1990 un ODSS ca 'o combinatie de calculatoare si tehnologii de comunicatie desemnat s coordoneze si s disemineze luarea deciziilor pe diIerite zone Iunctionale si niveluri ierarhice pentru ca deciziile s Iie n concordant cu scopurile organizatiei si cu interpretrile conducerii ntr-un mediu competitiv. Alti autori 29 consider ODSS caun DSS care este utilizat de persoane sau grupuri de la mai multe statii de lucru din mai mult de o unitate organizational care iau decizii Iolosind un set comun de instrumente. Numerosi cercettori si practicieni DSS subliniaz c modelul Iundamental de DSS, bazat pe decidentul singuratic, este aplicabil numai pentru deciziile minore. n multe organizatii publice din Europa, Japonia sau America deciziile importante sunt luate n colectiv. A lucra n grup este un proces complicat si poate Ii asistat de calculatoare prin GDSS (Group Decision Support Systems). Multe DSS sunt particularizate pentru utilizatori individuali sau organizatii. Totusi n organizatii similare problemele sunt comparabile. De exemplu, n spitale, bnci si universitti sunt probleme similare: contabilitate, personal, salarizare etc. Ca atare se pot realiza DSS generale care pot Ii utilizate Ir modiIicri n mai multe organizatii. Asemenea sisteme se numesc 'ready-made DSS. Pe piat se nregistreaz un numr crescut de sisteme 'ready-made DSS.
27 Hackathorn, R.D., Keen, P., Organization Strategies Ior Personal Computing in Decision Support Systems, MIS Quarterly, Vol. 5, No. 3, 1981. 28 Watson, R., A Design Ior InIrastructure to Organizational Decision Making, Los Alamitos, CA: IEEE Computer Society Press, 1990. 29 Carter, G. Building Organizational Decision Support Systems , Cambridge, Academic Press, 1992. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 34
1.5.5. DSS i conectarea Ia Web Dou recente dezvoltri n tehnologiile inIormatice Iurnizeaz Iacilitti pentru aplicatii noi sau extinse. Prima este tehnologia Web (Internet, Intranet, Extranet) iar a doua solutiile soItware globale de tip ERP. Conectarea la Web are implicatii sub dou aspecte: dezvoltarea de DSS si utilizarea DSS. n dezvoltarea DSS, Web-ul poate Ii utilizat pentru colectarea datelor interne si externe pentru baza de date a DSS. De asemenea, Web-ul poate Ii utilizat pentru comunicare si colaborare ntre realizatori DSS, utilizatori si manageri. n plus, web-ul poate Ii utilizat pentru a descrca (download) soItware DSS sau pentru utilizarea aplicatiilor Iurnizate sau cumprate online de la Iurnizorii de servicii. DSS este utilizat pe web prin diIerite modalitti. n primul rnd, utilizatorii pot merge pe Internet s activeze aplicatii DSS ready-made. n al doilea rnd, utilizatorii pot Iolosi help-ul pentru aplicatiile DSS. n al treilea rnd, utilizatorii pot comunica cu altii n privinta interpretrii rezultatelor DSS. n Iinal, utilizatorii pot colabora n implementarea solutiilor generate de DSS. 1.6. DESPRE INTEGRAREA SISTEMELOR $I ASISTAREA DECIZIILOR: MRP, ERP $I SCM 1.6.1. SistemeIe MRP Conceptul de lant de aprovizionare este strns legat de nregistrarea operatiunilor cu ajutorul sistemelor inIormatice, concept care a evoluat n ultimii 50 de ani. Din punct de vedere istoric, numeroase activitti din zona aprovizionrii au Iost gestionate prin tranzactii nregistrate pe hrtie, tranzactii care s-au dovedit a Ii ineIiciente si Ir valoare pentru organizatie. Primele aplicatii inIormatice au aprut n perioada 1950-1960 si au sprijinit gestionarea tranzactiilor pe segmente bine deIinite de-a lungul lantului: sisteme de gestiune a intrrilor, liste de inventariere, Iacturri. Obiectivul major era de a reduce costurile si a scdea rata erorilor. AstIel de aplicatii au Iost dezvoltate n compartimente Iunctionale independente unele de celelalte. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 35
n scurt timp a devenit Ioarte clar interdependeta care exist ntre aceste segmente separate. Una dintre primele idei care a aprut a Iost aceea c planul de productie se aIl n strns legtur cu gestiunea stocurilor si planiIicarea aprovizionrilor. AstIel, la nceputul anilor 1960 s-a cristalizat sistemul de planiIicare a necesarului de materiale (MRP Material Requirements Planning). nc de atunci a devenit clar c, pentru a Iolosi un astIel de sistem care solicita actualizri zilnice, era necesar sprijinul calculatorului. Aplicatiile MRP au Iost bune pn n momentul n care sistemul lua n considerare resursele Iinanciare si umane. Asa se explic si numeroasele esecuri ale unor sisteme MRP. Operatiile de planiIicare, stocuri si de aprovizionare trebuiau corelate cu resursele Iinanciare si umane din organizatie; ca urmare au aprut sistemele MRP II (ManuIacturing Requirements Planning PlaniIicarea Cerintelor de Productie). n timpul acestei evolutii s-au produs din ce n ce mai multe integrri ale diverselor sisteme inIormationale, iar rezultatul s-a concretizat n apartitia conceptului ERP (Enterprise Resource Planning) care se concentreaz pe integrarea activittilor de procesare a tranzactiilor. 1.6.2. Integrarea i sistemeIe ERP Crearea unei organizatii n secolul XXI nu poate Ii realizat cu tehnologia inIormational a secolului XX, tehnologie cu orientare Iunctional. Sistemele Iunctionale nu permit diIeritelor subdiviziuni ale organizatiei s comunice unele cu altele n acelasi limbaj. De multe ori, aceleasi date reIeritoare la stocuri, vnzri, productie sunt introduse manual n sisteme separate. De asemenea, nc sunt numeroase cazurile n care managerii nu pot obtine datele de care au nevoie din sistemul inIormational sau le obtin cu mare ntrziere, devenind astIel neIolositoare. Sandoe si Saharia 30 remarc urmtoarele avantaje majore ale integrrii: Avantafei tangibile: reducerea stocurilor, cresterea productivittii, mbunttirea gestiunii trezoreriei, mbunttirea timpilor de productie si livrare. Avantafei intangibile: vizibilitatea inIormatiilor, standardizare, Ilexibilitate, globalizare, mbunttirea relatiilor cu clientii. Mult vreme, companiile au gestionat diverse segmente ale lan(ului de aprovizionare (supply chain) n mod independent unele de altele. Datorit introducerii sistemelor inIormatice, ncepnd cu anii 1950, companiile au nceput s le integreze. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 36
Integrarea a Iost impulsionat si de necesitatea crescnd de a asigura produse si servicii ieItine, calitative care s Iie livrate rapid ntr-un mediu concurential din ce n ce mai puternic. Odat cu dezvoltarea sistemelor de tip client/server a aprut o nou provocare: cum s se controleze toate procesele aIacerii cu o singur arhitectur soItware n timp real. Solutia integrrii, cunoscut si sub numele de Enterprise Resource Planning (ERP), promite avantaje de la cresterea eIicientei pn la cresterea calittii, a productivittii si proIitabilittii. Denumirea de ERP poate Ii nseltoare deoarece soItware-ul nu se concentreaz pe planiIicare sau pe resurse. Un obiectiv major al ERP este integrarea tuturor departamentelor si Iunctiilor dintr-o ntreprindere ntr-un sistem inIormatic unic care poate servi tuturor necesittilor organizationale. De exemplu, introducerea unei comenzi permite actualizarea stocurilor, a datelor despre produs, a contului clientului si a inIormatiilor despre celelalte comenzi. AstIel creste productivitatea si satisIactia clientilor. Una dintre optiuni este de a dezvolta un sistem integrat propriu prin Iolosirea pachetelor Iunctionale comerciale sau prin dezvoltarea propriilor module. Alt variant const n Iolosirea pachetelor soItware integrate din categoria ERP: SAP R/3, Oracle, PeopleSoIt, Baan. Aplicatiile ERP integreaz compartimentele Iunctionale ale ntreprinderii si pot Ii extinse de-a lungul lantului comercial ctre Iurnizori si clienti. Diverse companii au avut succes n integrarea ctorva sute de aplicatii Iolosind soItware ERP, economisind milioane de dolari si sporind satisIactia clientilor. De exemplu, Mobil Oil a integrat 300 de sisteme inIormationale diIerite prin implementarea SAP R/3. ERP Iorteaz disciplina si organizarea n cadrul proceselor aIacerii. O suit ERP oIer o interIat unic pentru gestionarea tuturor activittilor de rutin desIsurate n cadrul procesului de productie de la introducerea comenzilor de vnzare pn la coordonarea livrrii si a serviciilor post-vnzare. Mai nou, sistemele ERP au nceput s ncorporeze Iunctionalitti pentru interactiunea cu clientii si gestiunea relatiilor cu Iurnizorii. Solutiile ERP au avut un rol deosebit de important n Iocalizarea aIacerilor mici si mijlocii si n modiIicarea conceptiilor clasice asupra ntreprinderii. De asemenea, exist si puncte slabe n privinta ERP: solutiile de acest gen sunt centrate pe tranzactii, Ir a oIeri modele matematice de asistare a deciziilor pentru a rspunde n timp real la modiIicrile care
30 Sandoe, K., Saharia, A., Enterprise Integration, New York Wiley, 2001. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 37
au loc de-a lungul lantului de aprovizionare si distributie. Aceast deIicient va Ii probabil atenuat de a doua generatie de ERP, care ncorporeaz capabilitti de asistare a deciziilor. 1.6.3. A doua genera|ia de ERP Prima generatie ERP avea ca scop automatizarea proceselor cheie ale aIacerii si, ntr- adevr, proiectele ERP au ajutat companiile s economiseasc milioane de dolari. ns la sIrsitul anilor 1990, desi avantajele majore ale ERP Iuseser deja exploatate, transIormrile erau departe de a Ii gata. O nou generatie mai puternic de aplicatii ERP au nceput s se dezvolte, avnd ca scop cresterea eIicientei gestionrii tranzactiilor, sprijinirea deciziilor si transIormarea modului de a Iace aIaceri. Rapoartele generate de sistemele ERP din prima generatie oIereau managerilor statistici despre costuri si perIormante Iinanciare, construind imaginea companiei la un moment dat. ns aceste statistici nu erau de ajuns pentru ca managerii s-si Iormeze o prere despre evolutiile viitoare ale diversilor indicatori sau despre directia spre care se ndreapt organizatia. Ca urmare a acestei necesitti, productorii de soItware au nceput s nglobeze n pachetele soItware aplicatii de asistare a deciziilor, aplicatii din categoria SCM ( Supply Chain Management). AstIel, sistemele SCM s-au dezvoltat ca aplicatii complementare pentru sistemele ERP pentru a oIeri capabilitti din domeniul decizional. Un sistem SCM poate Ii proiectat avnd n centrul su un ERP deja existent din care s extrag datele necesare asistrii deciziilor. O modalitate de a realiza aceast integrare este s se Ioloseasc aplicatii de la diIeriti productori pentru Iiecare categorie n parte, ns procesul de integrare n sine poate Ii unul Ioarte costisitor iar sansele de reusit nu sunt ntotdeauna Ioarte mari. O suboptiune este Iolosirea pachetelor din categoria Advanced Planning and Scheduling (APS), care sunt module ce pot Ii integrate cu ERP sau SCM. APS ajut n optimizarea productiei si asigur certitudinea c materialele necesare sunt n depozitele potrivite la timpul potrivit pentru a satisIace cererile clientilor. A doua modalitate pentru productorii de ERP este s adauge capabilitti de asistare a deciziilor care rezolv problemele integrrii. ns, ca si integrarea dintre sistemele de gestiune a bazelor de date si Ioile de calcul tabelar din Excel sau Lotus 1-2-3, se obtine un Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 38
produs cu Iunctionalitti mai slabe. Multi productori de ERP adaug astIel de Iunctionalitti deoarece este mai ieItin pentru clienti. A treia optiune se reIer la nchirierea aplicatiilor; n Ielul acesta, dezvoltatorul ERP are responsabilitatea Iunctionalittilor si integrrii sistemelor. Aceasta optiune este cunoscut ca 'alternativa ASP (Application Service Provider). 1.6.4. ASP i externaIizarea ERP Un ASP este un productor soItware care nchiriaz organizatiilor aplicatii ERP, inclusiv capabilitti de asistare a deciziilor. Modalitatea nchirierii unor astIel de aplicatii se potriveste Ioarte bine companiilor de dimensiuni medii. Problema major care apare n acest caz se reIer la timpul ndelungat (minim 5 ani) pentru care se ncheie contractul de nchiriere. n acest interval se pot schimba multe n domeniul soItware, iar sistemul ERP devine nvechit si ineIicient. n al doilea rnd, se pierde din Ilexibilitate datorit Iaptului c sistemele nchiriate sunt realizate dup anumite standarde care nu se potrivesc ntotdeauna cu situatia din organizatie. 1.6.5. PortaIuri corporative i EIS Pe msur ce tehnologiile Web si accentueaz dominatia, sistemele existente de tip EIS vor Ii probabil nlocuite de portaluri corporative. Un astIel de portal integreaz aplicatii interne precum baze de date, gestiunea documentelor si e-mail-ul cu aplicatii externe Iurnizate de diverse site-uri. Portalul aduce pe biroul managerului att date interne ct si date externe, ntr-o Iorm unitar. Portalurile corporative au capabilitti diIerite, n Iunctie de tehnologiile Iolosite: Tehnologii groupware: discutii, sesiuni chat Pre:entare: instrumente de vizualizare a datelor: Web OLAP, JavaScript, HTML Personali:are: agenti soItware care personalizeaz inIormatiile pentru utilizatorii individuali Cutare: Iolosirea diverselor criterii de regsire a documentelor sau datelor Clasificare: instrumente pentru crearea si ntretinerea indecsilor Integrare: instrumente pentru accesarea datelor din diIerite surse (pachete ERP, baze de date relationale, date externe). Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 39
1.6.6. SoIu|iiIe de integrare a DSS Solutiile de integrare a DSS sunt analizate de Forgione pornind de la cele cinci tipuri determinante de sisteme de asistare a deciziilor: DSS (Decision Support Systems), EIS (Executive InIormation Systems), KBS (Knowledge-Based Systems), MLS (Machine Learning Systems), CES (Creativity Enhancing Systems), precum si de la patru categorii de sisteme integrate de asistare a deciziilor (vezi tabelul nr. 1.5). Sisteme integrate de asistare a deciziilor Tabel nr. 1.5 Sistem Tip Orientare asisten( Intelligent Decision Support System (IDSS) Integrare Iunctii din DSS si KBS (si/sau MLS) Elaborarea alternativelor decizionale; SpeciIicarea legturilor dintre criterii, alternative si evenimente; Alegerea Executive Support System (ESS) Integrare Iunctii din DSS si EIS (si/sau GIS) InIormarea; Elaborarea criteriilor de decizie, identiIicarea evenimentelor necontrolabile relevante SpeciIicarea legturilor dintre criterii, alternative si evenimente Alegere Whole-Brained Decision Support System (WDSS) si Group Decision Support System (GDSS) Integrare Iunctii din DSS si CES ntelegerea problemelor /oportunittilor; Proiectare Alegere Management Support System (MSS) Integrare Iunctii din DSS, EIS (si/ sau GIS) si KBS (si/sau MLS) InIormare Proiectare Alegere
Alternativa pentru integrarea DSS este crearea unui sistem care sintetizeaz caracteristicile si Iunctiile sistemelor precizate anterior care s poat Ii dimensionat la cerinsele speciIice utilizatorilor. Un asemenea sistem este propus de Forgione 31 sub denumirea de Decision Technology System cu arhitectura din Iigura nr. 1.8.
31 Forgione, G., An Architecture Ior the Integration oI Decision Making Support Functionalities, in volume Decision Making Support Systems: Achievements, Trends and Challenges Ior the New Decade, Idea Group Publishing, Hershey, 2003, pp. 1-19.
Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 40
Fig.nr. 1.8 Arhitectura D1S Intrrile n DTS sunt urmtoarele: baza de date, baza de cunostinte si baza de modele. Baza de cunostinte contine cunoasterea relativ problemei de rezolvat cum sunt Iormulele pentru convertirea datelor disponibile n parametrii problemei, ndrumri pentru selectia alternativelor, interpretri ale rezultatelor posibile etc. Decidentii utilizeaz tehnologiile inIormationale pentru prelucrarea intrrilor si transIormarea lor n rezultate relevante problemei. DTS poate utiliza idei, concepte si cunostinte pentru a asista utilizatorii n realizarea prelucrrilor pentru luarea si urmrirea deciziilor. Prelucrrile vor genera rapoarte, prognoze, recomandri si interpretri. Rapoartele vor identiIica evenimente necontrolabile relevante, alternative decizionale sau situatii ale aplicrii criteriilor de decizie. Prognozele se vor reIeri la evenimentele si alternativele speciIicate n simulri si la valorile rezultatelor previzionate prin aplicarea criteriilor de decizie. Recomandrile precizeaz valorile pentru cele mai bune alternative stabilite pe baza aplicrii criteriilor de decizie. Explicatiile justiIic recomandrile si oer sIaturi pentru viitoarele prelucrri. Aceste sIaturi includ sugestii si interpretri ale rezultatelor si oIer sprijin n examinarea scenariilor suplimentare. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 41
Un DTS Iurnizeaz Ieedback att pentru intrri ct si pentru iesiri. Feedback-ul de intrare asigur Iurnizarea de date suplimentare, cunostinte si modele care pot Ii utilizate n viitoarele procese decizionale. Feedback-ul de iesire este utilizat pentru extinderea sau modiIicarea analizelor si evalurilor originale. Arhitectura general a DTS asigur asistarea tuturor Iazelor procesului decizional ntr-o manier complet, integrat si continu. Datele critice din probleme pot Ii retinute n baza de date, iar DTS poate Ii utilizat pentru organizarea inIormatiilor retinute, generarea de rapoarte Iocalizate si pentru proiectarea trendurilor. Aceste elemente ajut decidentii n monitorizarea rapid a mediului decizional, n stabilirea obiectivelor, n evaluarea inIormatiilor privind oportunittile si problemele, sprijinind astIel Iaza de inIormare din procesul decizional. n baza de modele pot Ii retinute modele contabile, modele statistice, modele tip cercetri operationale etc. DTS asigur sporirea perIormatelor managerilor privind judectile de valoare prin utilizatea modelelor care retin criteriile, evenimentele si alternativele din mediul decizional. Prelucrrile suplimentare prin aplicarea metodologiilor statistice pot estima parametrii ceruti de modelelel decizionale operationale asigurnd astIel sprijin Iazei de proiectare. Modelele Iormulate sunt utilizate n evaluarea alternativelor, n sistematizarea acestora asigurnd astIel sprijin Iazei de alegere. Un DTS poate Iurniza analize detaliate prin tabele, graIice si alte mijloace care asigur ncrederea decidentilor n recomandrile sistemuluisi mbuntteste perceptia utilizatorilor n perIormantele sistemului.
1.7. AVANTA1E ALE SISTEMELOR DE ASISTARE A DECIZIILOR Sistemele de asistare a deciziilor sprijin organizatiile n mai multe moduri care nu se exclud reciproc. Aceste categorii de avantaje au Iost descrise mai nti de Steven Alter 32 n 1980. Categoriile de avantaje de baz sunt aceleasi, desi lucrrile lui Alter sunt de acum 20 de ani, iar personalul si luarea deciziei nu s-a schimbat prea mult. Astzi tehnologiile DSS ar impresiona un observator de la sIrsitul anilor 70 dar avantajele acestor tehnologii, cu cteva exceptii, sunt mentinute. Avantajele mentionate sunt urmtoarele: mbunttirea Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 42
eIicientei personalului, mbunttirea rezolvrii problemelor, Iacilitarea comunicrii, promovarea nvtrii si instruirii, cresterea controlului organizational. mbunt(irea eficien(ei personalului. Multe DSS nu Iac ceva ce managerul nu poate Iace singur. De exemplu, bugetelese pregtesc cu secole nainte de aparitia calculatoarelor. DSS ne ajut s le Iacem mai repede si cu riscuri minime de eroare. Aszi putini dintre utiliozatorii calcului tabelar ar mai aplela la tehnici manuale n elaborarea bugetelor. mbunt(irea rezolvrii problemelor. Un DSS asigur rezolvarea problemelor pentru o persoan sau un grup de persoane mai repede si mai bine dect ar putea-o Iace Ir DSS. O rezolvare rapid reIlect si mbunttirea calittii deciziei. Facilitarea comunicrii. DSS Iaciliteaz comunicatiile interpersonale n mai multe moduri. n plus tehnologiile inIormationale si de comunicatie deschid noi ci de dezvoltare a comunicrii. O Iorm nou de DSS proiectat n mod special pentru mbunttirea comunicrii este cea de groupware. Aceste DSS sprijin deciziile de grup. Se asigur si noi Iorme de comunicare: e-mail, Bulletin Boards, conIerinte electronice etc. Promovarea nv(rii yi instruirii. mbunttirea proceselor de nvtare a Iost un scop al primelor DSS. Orice DSS ncorporeaz un modul de ajutor (Help) care s asigure accesul la Iacilittile DSS. Creyterea controlului organiza(ional. Acest Iactor se reIer la utilizarea DSS pentru restrictionarea deciziilor individuale conIorm normelor, recomandrilor si cerintelor organizatiei. n aprecierea avantajelor DSS trebuie s tinem c exist o legtur puternic ntre tipurile de uitilizatori si avantajele oIerite. Tendintele generale sunt reIlectate n tabelul de mai jos; ' de la aplicabilitate nalt nseamn reprezint un beneIiciu cert al sistemului de asistare a deciziilor pentru categoria respectiv. 'M provine de la cuvntul cheie 'mediu, iar 'S de la cuvntul cheie 'sczut. Relajii ntre utilizatorii DSS yi avantajele oferite Tabelul nr. 1.6. Individual Multi-individual De grup Cresterea eIicientei personalului S
32 Alter, S., Decision Support Systems: Current Practice and Continuing Challenges, Addison- Wesley, Reading, Mass., 1980. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 43
Rezolvarea mai rapid a problemelor S M Facilitarea comunicrii interpersonale S S Promovarea nvtrii si a antrenrii M Cresterea controlului organizational S M
Prima linie indic Iaptul c de regul cresterea eIicientei personalului aparea n general n cazul sistemelor de asistare a deciziilor individuale si multi-individuale. Sistemele de grup se Iocalizeaz pe procesul de luare a deciziilor la nivel de grup si nu pe productivitatea individual a unuia dintre membrii grupului. Comunicarea interpersonal este un Iactor cheie n situatiile de grup, deci acest avantaj apare cu claritate n cazul sistemelor de grup. n legtur cu promovarea nvtrii si antrenrii trebuie remarcat Iaptul c sistemele multi-individuale sunt proiectate s promoveze o anume Iorm de uniIormitate n interiorul organizatiei. Cresterea controlului organizational este adesea un puternic Iactor motivator n dezvoltarea sistemelor de asistare a deciziilor multi-individuale. Acest concept poate Ii aplicat si sistemelor de grup, odat de managerii au stabilit care este procesul de luare a deciziilor. 1.8. SISTEME DE ASISTARE A DECIZIILOR $I PROFILUL PSIHOLOGIC AL DECIDENTILOR Datorit Iaptului c stilurile de adoptare a deciziilor diIer, iar sistemele de asistare a deciziilor trebuie s sprijine aceste stiluri, diIerentele trebuie reIlectate chiar n cadrul sistemelor. Nu trebuie s Iie o surpriz Iaptul c decidenti cu diverse proIiluri psihologice sunt sprijiniti de sisteme de tipuri diIerite. Stilul de adoptare a deciziilor se reIer n esent la preIerinte, ns Iolosirea unui stil nepreIerat este ntotdeauna posibil. n cadrul organizatiilor care utilizeaz proIilul psihologic ca instrument de construire a echipei de lucru, iar un bun manager trebuie s Iie ntotdeauna atent la acest aspect. O bun cunoasterea a proIilului psihologic poate determina alegerea corect a unui anumit tip de sistem de asistare a deciziilor pentru Iiecare angajat n parte. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 44
1.8.1. Introvertit/extravertit (I/E) Caracteristicile legate de acest aspect nu aIecteaz n mod direct luarea deciziilor. Trebuie avut n vedere ns tipul de interactiune pe care o persoan tinde s o preIere n timpul procesului decizional. Tipul extravertit preIer discutarea ideilor si a optiunilor cu alti oameni si este productiv n acest Iel de interactiune. Pentru astIel de persoane sistemele electronice de chat se aIl n topul preIerintelor. Tipul introvertit tinde s nu se simt conIortabil n cazul interactiunii directe. Aceast persoan preIer s mediteze asupra unei decizii si s-si Iormuleze o pozitie nainte de a discuta si cu altii. n acest caz, Iorumul electronic, n care rspunsurile pot Ii postate si citite mai trziu, este un mod convenabil de comunicare. 1.8.2. Ra|ionaI/intuitiv (R/N) O persoan cu preIerinte ctre latura rational a lucrurilor se bazeaz de obicei pe un numr mare de Iapte si de aceea preIer un sistem de asistare a deciziilor orientat pe date sau pe un sistem orientat pe modele complete, detaliate. Persoana intuitiv se va baza pe presimtiri, pe Iler si mai putin pe date. Modelul preIerat nu este unul exhaustiv sau detaliat asa cum este cel preIerat de tipul rational. Tipul intuitiv va avea deseori probleme n a-si justiIica decizia luat, spre deosebire de rationalul care are argumente solide la baza deciziei sale. 1.8.3. DistantuI/sentimentaIuI (D/S) Tipul distant adopt decizii pe baza logicii si ignornd uneori Iactorul uman si implicatiile acestuia. El ve preIera s ia decizii cu ajutorul unui sistem de asistare a deciziilor bazat pe sugerare si optimizare. Oamenii sentimentali, pe de alt parte, si Iocalizeaz atentia asupra Iactorului uman atunci cnd adopt o decizie. Ei preIer instrumentele care Iaciliteaz comunicarea, cum ar Ii cele de tip groupware. Ambele tipuri pot Iolosi sistemele de sugerare si de optimizare, ns n manier diIerit: distantul va acorda o important sporit iesirilor sistemului, n timp ce sentimentalul va avea n vedere si alti Iactori. Introducere n sistemele de asistare a deciziilor 45
1.8.4. Judecat/percep|ie (J/P) Persoana cu un stil de judecat rece preIer abordarea rapid a problemei, solicitnd doar datele de care are nevoie pentru a lua decizia. Sistemele de asistare a deciziilor orientate pe modele se potrivesc Ioarte bine acestui tip de personalitate. Pericolul care pndeste n acest caz const n Iaptul c o astIel de persoan poate tinde s ia decizia chiar dac adoptarea ei nu este urgent, existnd astIel riscul de a nu beneIicia de potentialele inIormatii suplimentare. Persoana care se bazeaz pe perceptie va avea o tendint opus: s capteze ct mai multe inIormatii si s pstreze deschise mai multe alternative n privinta deciziei. n acest caz sunt preIerate sistemele orientate pe date. 1.8.5. Combina|ii de preferin|e Huitt 33 a studiat tipurile de asistent de care au nevoie oamenii dup temperament. Studiul poate Ii sintetizat prin intermediul tabelului urmtor: Relajii ntre temperament yi cerinjele de asistare n luarea deciziilor Tabelul nr. 1.7. Temperament Necesit ajutor n. R-P Coerenta planiIicrii Urmarea solutiei selectate R-J ClasiIicare si categorisire Generarea alternativelor N-D Urmrirea Iaptelor si detaliilor Urmrirea impactului asupra oamenilor N-S Urmrirea Iaptelor si detaliilor Dezvoltarea alternativelor realiste Monitorizarea implementrii Se pot Iolosi aceste inIormatii pentru a selecta cele mai potrivite tipuri de sisteme de asistare a deciziilor pentru un grup dac stim cte ceva despre personalitatea Iiecrui membru al grupului. De exemplu, dac grupul este Iormat mai ales din membri de tip R-J, va Ii nevoie mai ales de generarea alternativelor. Suportul pentru sedinte de brainstorming poate Ii deosebit de Iolositor n acest caz.
33 Huit, W., Problem Solving and Decision Making: Consideration oI Individual DiIIerences Using the Myers-Briggs Type Indicator, Journal oI Psychological Type 24, 1992, pp.33-44.
O abordare simplă a finanțelor comportamentale: Ghidul introductiv la principiile teoretice și operaționale ale finanțelor comportamentale pentru îmbunătățirea rezultatelor investițiilor
ȘTIINȚA SCHIMBĂRII ÎN 4 PAȘI: Strategii și tehnici operaționale pentru a înțelege cum să produci schimbări semnificative în viața ta și să le menții în timp