GRAFICUL DE MUNCA AL MANAGERULUI

Munca managerilor, ca orice alta activitate de altfel, trebuie sa fie programata pe baza unor reguli : Sa nu se consume timp pentru probleme minore, care pot fi atribuite sau delegate subordonatilor ; Sa se concentreze eforturile asupra aspectelor cheie, prioritare pentru realizarea principalelor obiective atribuite; Sa se asigure perioade compacte de calm pentru munca individuala, necesare realizarii unor sarcini deosebit de importante; Solutionarea in primele ore ale zilei de munca a celor mai importante si dificile probleme; Sarcinile mai putin pretentioase, care nu necesita o concentrare deosebita din partea managerilor, sa fie grupate spre sfarsitul zilei de munca; Selectionarea problemelor care implica cu prioritate cunostinte din anumite domenii in vederea transmiterii spre solutionare catre specialistii sau cu contributia majora a acestora; Programarea zilnica a unei rezerve de timp pentru solutionarea problemelor neprevazute, importante si urgente si rezolvarea in plenul organelor manageriale participative a problemelor esentiale pentru firma; Pentru programarea timpului de lucru se poate utiliza graficul de munca, care poate fi intocmit lunar, saptamanal si zilnic. Graficele de lucru sunt instrumente la dispoziia managerilor prin care acetia organizeaz, pe diferite orizonturi de timp, activitatea pe care urmeaz s o realizeze, innd seama de: Specificitatea activitii desfsurate; Nivelul ierarhic la care se situeaz conductorul respectiv. Obiectivele urmrite prin crearea i utilizarea graficelor de munc sunt multiple.Dintre acestea sunt mai ales de reinut: Organizarea mai bun a activitii de conducere; Realizarea unui echilibru optim ntre diferitele categorii de sarcini; Conducerea n timp i spaiu a interveniilor, astfel ca finalitatea acestora s determine succesul organizaiei conduse; Crearea unui climat de munc performant determinat i influenat de stilul i metodele de munc, ordonate, raionale pe care le promoveaz conductorul respectiv; Diferenierea intensitii preocuprilor pentru o serie de activiti; Posibilitatea, incomparabil mai bun, de a putea valorifica resursele informaionale la timp (de cele mai multe ori n timp real) i n strns legtur cu problemele de rezolvat; Evaluarea mai obiectiv a modului n care se desfoar activitatea conductorului diferitelor organizaii (uniti). Etapele de aplicare i msurile de luat pentru asigurarea funcionalitii eficente de lucru sunt, n principal, urmtoarele: a) Analiz-diagnostic sau un autodiagnostic privind utilizarea timpului de lucru, n mod specialprin cercetarea configuraiei utilizrii bugetului de timp pe perioadele respective; b) Interpretarea disfuncionalitilor reieite din analizele efectuate, stabilirea efectelor acestora i a pauzelor care le-au generat; c) Desprinderea din strategia de dezvoltare a organizaiei (unitii) a problemelor prioritare pentru un anumit orizont de timp; d) Conceperea graficelor de lucru care s in seama i de: Folosirea lor n cadrul unui sistem care s permit realizarea unor aciuni, rezolvarea unor probleme i n interaciunea acestora cu superiorii, cu cei care se afl pe aceeai orizontal de conducere i cu colaboratorii din interiorul i din afara organizaiei (unitii); Fixarea de termene realiste, n general nu foarte strnse la nceput, deoarece nendeplinirea la timp a unor sarcini poate conduce uor la o demobilizare n utilizarea graficelor de munc; Stabilirea atent a perioadelor de timp pentru care se construiesc aceste grafice de lucru; Punerea la punct a unui sistem de inere la zi, completare, corectare a unor sarcini care se cer urmrite n vederea realizrii acestora, determinate de influene perturbatoare din interiorul sau exteriorul organizaiei respective; Conturarea treptat, pe baza reuitelor i a unor inconveniente rezultate din practic, a unor grafice validate pentru o perioad mai mare de timp.Este vorba, firete, de cadrul de concepere a acestor grafice deoarece coninutul lor va fi, probabil, diferit de la o perioad la alta. Remedierea unor astfel de situaii care s conduc n final la reuita organizrii activitii de conducere i la ntocmirea unor grafice de munc adecvate ar trebui s in seama i de: a) Nevoia de organizare a muncii la sosirea managerului la locul su de munc; notarea sarcinilor ce trebuie realizate, evaluarea duratei aciunilor de ndeplinit, rezervarea unui timp pentru situaii neprevzute, clasarea i gruparea activitilor ce se cer realizate pentru a asigura att promtitudinea interveniilor ct i similitudinea acestora, gndirea activitilor proprii de realizat n corelare cu aplicarea delegrii de sarcini i responsabilitate. b) Obligaia de a reflecta asupra muncii depuse la sfritul yilei asupra: ndeplinirii sarcinilor i a rezultatelor obinute, reprogramarea atent a lucrrilor ncepute i neterminate sau a celor nencepute, programul pentru a doua zi, factorilor perturbatori i a cauzelor care i-au generat.

O variant posibil de grafic de munc este prezentat n tabelul urmator:

Ziua 1

Activitile

8,00-8,30 8,30-9,00 9,00-12,00 12,00-13,00 13,00-14,00 14,00-16,30 16,30-17,00

Activitati rutiniere zilnice(citire corespondenta, presa, verificare mail,telefoane, cafea) Stabilirea sarcinilor pentru ziua respectiva pentru toti angajatii. Teren(vizite la societatile importante pentru incheierea de noi contracte Pauza de masa Studierea unor carti de specialitate pentru a fi la curent cu schimbarile din piata respectiva Consultarea indicatorilor de performanta,analizarea si imbunatatirea lor; Analizarea sarcinilor pentru ziua urmatoare

Graficul de munc sptmnal