Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
I. LEGISLAIA
1
Florea Oprea, ,,Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i restaurare a
arhivelor n Arhiva Romneasc, tom I, fasc. 2/1995, Bucureti, p. 27.
2
Mihail Fnescu, Ileana Leonte, Victor Trandaf, Ion Vasile, ,,Grija pentru pstrarea n bune condiii a
materialelor documentare. Msuri de igien i restaurare, n Arhivele Statului. 125 ani de activitate 1831-
1856, Bucureti, 1957, p. 114.
3
Victor Trandaf, ,,Despre igiena n depozitele de arhiv i unele msuri de conservare a materialelor
documentare n Revista Arhivelor, nr. 1/1960, Bucureti, p. 283.
1
nentebuinare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie
infraciune.
1. Deteriorarea fizico-chimic
a. Temperatura
Variaiile brute ale umiditii relative determin variaii de volum datorate uscrii
violente sau mbibrii prea rapide. Documentele pstrate n ncperi unde umiditatea
relativ este destul de mare, dar ntr-un anumit echilibru de variaii n general lente, au
suferit o degradare accentuat atunci cnd au fost mutate n ncperi mai uscate. n urma
variaiilor de temperatur scrisul se cojete.
Chiar i n condiii corespunztoare de temperatur umiditatea faciliteaz
coroziunea fizico-chimic a materialelor. Hrtia este un material higroscopic. n condiii
de cldur umed celuloza din hrtie se degradeaz iar materialul i pierde rezistana
fizic i devine casant.
Cernelurile devin i ele uneori corozive n contact cu umiditatea deoarece, mai
ales cele pe baz de sulfai, produc n astfel de condiii substane care macin hrtia.
Umiditatea are rolul cel mai periculos n instalarea atacurilor biologice. n condiii
de umiditate mai mare de 68-70 % hrtia absoarbe apa din atmosfer ca un burete i pe
4
Ibidem, p. 285.
2
acest material jilav germineaz i se dezvolt numeroase specii de microorganisme
cunoscute sub numele comun de mucegaiuri. Dac umiditatea aerului coboar sub 30 %,
hrtia se usuc i devine sfrmicioas, fragil i lipsit de rezisten. Cnd umiditatea
sczut se asociaz cu o temperatur nalt hrtia se usuc slbind complet rezistena
acesteia la orice manipulare5.
c. Compoziia aerului
d. Lumina
e. Apa
3
provocate de ap sunt greu de remediat. Documentele uscate neraional i nedezinfectate
n timpul uscrii se lipesc unele de altele formnd buci mari pietrificate. Ca urmare a
umezirii crete puternic numrul microorganismelor.
Apa de infiltraie acioneaz mai lent dar la fel de sigur, provocnd ridicarea
umiditii relative a depozitelor de arhiv, jilvirea i mucegirea documentelor.
f. Vntul
Este un factor care acioneaz mai ales prin efectul de vehiculare a a ltor ageni de
degradare. Odat cu vntul sunt adui n depozite praful, germenii infecioi, insectele,
gazele de ardere i fumul.
g. Focul
h. Cutremurele
Pot provoca avarierea imobilelor sau ale instalaiilor de ap sau lumin care pot
da natere la inundaii sau incendii.
2. Deteriorarea biologic
a. Bacteriile
b. Ciupercile
7
N. Damian, V. Cristescu, ,,Noi procedee de ntrire a documentelor deteriorate n Revista Arhivelor, nr.
2/1960, Bucureti, p. 262.
8
V. Trandaf, N. Damian, ,,Factori biologici duntori arhivelor i cteva metode de combatere aplicate n
Arhivele Statului din ara noastr n Revista Arhivelor nr. 2/1958, Bucureti, p. 284.
4
Principalii dumani din lumea microorganismelor nu sunt bacteriile, ci ciupercile
de mucegai. Apariia ciupercilor este favorizat de slaba ventilaie a depozitelor de arhiv
i de umiditatea ridicat. Ca urmare a aciunii acestora, hrtia se pigmenteaz n nune de
galben, negru sau maroniu. Ciupercile de mucegai perforeaz hrtia fcnd-o
sfrmicioas9. Unele specii de mucegai pot distruge fibrele hrtiei n proporie de 10-60
% n decurs de 3 luni de zile.
c. Insectele
Rsfoirea dosarelor se face de multe ori prin plierea colului filelor, ceea ce duce
la ruperea lor, prin umezirea degetelor cu saliv, provocnd ptarea acestora. Uneori n
dosare se introduc ,,semne de carte care las pete.
9
Ibidem, p. 285.
10
Ibidem, p. 292.
5
c. Pstrarea necorespunztoare
Are loc pentru acoperirea unor culpe, pentru a lipsi posesorul de o documentaie
care l avantajeaz n rezolvarea unor situaii litigioase sau din motive religioase. n cazul
selecionrii documentelor cu termen de pstrare expirat poate avea loc distrugerea din
incompetena personalului care efectueaz aceast operaiune.
1. Depozitul de arhiv
6
umiditate, temperaturi excesive, surse de infecie sau ntreinerea agenilor biologici,
pericol de foc, inundaii sau infiltraii de ap11.
Depozitul de arhiv trebuie s fie amplasat la distan de unitile care eman
produi de sulf, azot, clor, iod, negru de fum i ciment. n apropiere nu trebuie s existe
obiective care prezint pericol de incendii. Terenul pe care se amplaseaz construcia
trebuie s fie ferit de pericolul inundaiilor. Este bine ca zona de amplasare a depozitului
de arhiv s nu fie supus unor variaii climatice prea mari.
Spaiul de depozitare al arhivei nu trebuie s fie amplasat sub nivelul solului
deoarece ncperile subterane sunt supuse n general pericolului igrasiei i inundaiilor.
Spaiile de la subsol adpostesc n general i instalaiile de ap i nclzire central care n
cazul defeciunilor constituie principalul pericol de degradare al documentelor. Vor fi
evitate n mod categoric construciile cu caracter provizoriu care nu prezint suficiente
garanii de rezisten sau protecie a documentelor. Este aadar interzis depozitarea
documentelor n barci sau magazii, n poduri sau n subsoluri.
b. Materialele de construcie
c. Compartimentarea cldirii
11
Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente aprobate de conducerea
Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, p. 28.
12
Ibidem, p. 28.
7
Este indicat ca instalaiile sanitare i de nclzire s fie ct mai izolate fa de
depozitele de arhiv. Deasupra depozitelor de arhiv sau n imediata lor apropiere nu este
permis amplasarea grupurilor sanitare, duurilor, hidrofoarelor i altor dispozitive care
necesit instalarea conductelor de ap precum i a instalaiei centrale de nclzire.
Depozitele de arhiv trebuie s fie spaioase i s permit circulaia i
omogenizarea aerului.
2. Mobilierul specific
13
Ibidem, p. 29.
14
Ibidem, p. 29.
8
O arhiv fr o eviden clar duce la rscolirea ei pentru a depista documentele i
dosarele care ne intereseaz, pe cnd ntr-o arhiv a crei eviden i ordonare n depozit
este bun interveniile ulterioare sunt minime.
Pentru a preveni rtcirea sau pierderea unor documente n depozitul de arhiv
dosarele trebuie s fie legate sau cusute. Custura se aplic la o distan de cel puin 12-
15 mm da la partea scris spre margine. n aczul n care marginea de ndosariere este mai
mic de 15 mm se lipete o alonj de ndosariere 15. Nu este indicat ca dosarele s fie
desfcute i legate de mai multe ori din anumite necesiti pentru a evita degradri ale
documentelor.
Este contraindicat pstrarea dosarelor legate cu a deoarece acestea sfie
documentelor. Anumite tipuri de documente mari (hri, schie, planuri) trebuie pstrate
n msura posibilitilor desfurate. Plierea duce la slbirea rezistenei documentelor pe
linia pliurilor nct dup 10-20 de ani acestea se taie. De asemenea, rularea documentelor
duce la ntrirea structurilor fibrilare dup linii curbe iar la derulare acestea se foreaz i
se rup dup un timp. La constituirea dosarelor trebuie nlturate acele i agrafele
metalice, ntruct prin ruginire acestea pot deteriora documentele.
Dosarele se aaz pe raft n poziie vertical. Ele nu trebuie plasate n contact cu
pereii exteriori pentru c acetia ar putea fi contaminai sau plini de igrasie. Se va evita
de asemenea apropierea de sursele de cldur.
Documentele cu dimensiuni mai mari dect cele obinuite se vor pstra n fiete
sau dulapuri specifice care s corepund exigenelor de conservare ndelungat a strii
acestora ct i necesitilor de folosire. Pstrarea rulat a documentului l expune
degradrii.
n cazul n care creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme,
fotografii, benzi magnetice) acestea se depoziteaz pe categorii. Depozitele de benzi
magnetice nu trebuie s aib n preajma lor cmpuri magnetice16.
4. Controlul microclimatic
9
eficace iar umiditatea relativ a depit valori critice de 75-89 % trebuie s lum n
considerare necesitatea evacurii depozitului, uscrii materalelor i redepozitrii lor n
spaii corespunztoare.
5. Lumina
Spaiile de depozit trebuie inute ntr-o stare de curenie pentru a evita depunerea
sau acumularea prafului pe documente. Curenia se va face cu regularitate i de
preferin cu ajutorul aspiratorului i nu cu mtura.
n afara acestor msuri de curenie este necesar s se efectueze controlul periodic
al strii documentelor i al gradului de contaminare biologic a mediului. Se va acorda o
atenie special colurilor reci i ntunecoase, eventual igrasioase ale depozitului.
n cazul n care se constat degradri ale materialului se vor verifica amnunit
documentele nvecinate pentru a se preciza amploarea procesului de degradare i se va
recurge la msuri imediate de remediere a situaiei (uscare, dezinfecie, dezinsecie). Este
recomandabil ca acest control al strii documentelor s se execute lunar.
7. Transportul documentelor
a. Ventilaia
19
Ibidem, p. 289.
20
Ibidem, p. 283.
10
- schimb aerul i inhib ntr-o oarecare msur procesele microbiene,
- reduce umiditatea relativ cnd aceasta este prea ridicat i aerul de afar nu este
umed,
- uniformizeaz compoziia aerului n ncpere desfiinnd zonele de stagnare a
umiditii n locurile mai ferite dintre rafturi de la colurile depozitelor.
Ultimele dou aspecte au o importan deosebit n oprirea sau mpiedicarea
atacurilor microbiene. Este ndeobte cunoscut faptul c mucegaiurile se dezvolt foarte
greu ntr-un mediu ventilat, chiar dac se ntrunesc condiiile de umiditate i nutriie
cerute de microorganisme.
Pentru o bun ventilaie este necesar ca ferestrele s fie raional distribuite pentru a
asigura schimbul de aer cu exteriorul. Nu se vor deschide ferestrele pe vreme ploioas
sau de viscol i nici atunci cnd bate vntul. n special primvara i toamna vnturile sunt
ncrcate cu spori ai ciupercilor de mucegai care cresc pe cmp pe seama diferitelor
produse organice n descompunere. Ajuni n arhiv acetia pot germina n condiii
favorabile atacnd astfel documentele. Viabilitatea acestor spori, chiar n condiii de
uscciune se poate ntinde pn la un an sau mai mult. n lunile clduroase aerisirea
trebuie s se fac n primele ore ale dimineii iar n lunile reci aproape de prnz. Sitele
montate la ferestre mpiedic ptrunderea prafului.
b. Desprfuirea
Praful din depozitele de arhive este destul de periculos prin faptul c el este un
amestec de factori alergo-infecioi puternic ncrcat cu spori de mucegai.
Este recomandabil ca odat cu desprfuirea s se efectueze i un control al strii de
conservare a documentelor i al depozitului de arhiv. Desprfuirea se poate executa fr
a lua documentele de pe raft. Desprfuirea documentelor se face cu perii moi iar
absorbia prafului cu aspiratoare.
Un al doilea tip de desprfuire l constituie desprfuirea n aer liber cu care prilej se
desprfuiete fiecare dosar cu grij pentru a nu aduce prejudicii strii documentelor.
Acest tip de desprfuire se practic la 4-5 ani odat i se nsoete eventual de lucrri de
curenie general i reparaie a depozitelor i mobilierului specific.
11
d. Condiionarea microclimatului depozitelor
Toate documentele aflate fie n depozitul de arhiv fie n birouri trebuie asigurate
mpotriva efraciilor. Accesul n depozitele de arhiv al altor persoane dect responsabilii
de arhiv i a efilor instituiei trebuie interzis. Este recomandabil ca depozitele de arhiv
s fie dotate cu sisteme de protecie i alarm fa de efracii i incendii. Este preferabil
ca uile depozitelor de arhiv s fie metalice. Ele vor fi prevzute cu sisteme de nchidere
(cu lact sau cu cheie). Geamurile depozitelor de arhiv vor fi prevzute cu gratii
metalice. Instalaia electric trebuie s fie izolat i verificat. Este indicat ca la instalaia
electric pentru iluminat s se foloseasc tuburi fluorescente cu lumin rece. n fiecare
depozit de arhiv trebuie s existe mijloace de protecie i stingere a incendiilor
(stingtoare cu praf, bioxid de carbon sau gaze inerte).
n depozitele de arhiv este interzis cu desvrire fumatul i utilizarea focului
deschis, a reourilor, radiatoarelor electrice, lmpilor cu petrol, sobelor cu gaz precum i
depozitarea unor materiale inflamabile i n general de orice fel n afara celor de arhiv.
Instalaiile de nclzire din interiorul depozitului de arhiv trebuie prevzute cu
dispozitive de reglare i cu aprtoare la radiatoarelor de calorifer mpotriva apei sau n
cazul avariilor, iar evile instalaiei care trec prin depozit s fie nzestrate cu hidroizolaie.
Uscarea n aer liber se face prin etalarea documentelor pe suprafee ntinse sub
supraveghere atent pentru a nu fi luate de vnt sau surprinse de de ploaie sau alte
evenimente. Metoda este ns greoaie i poate fi aplicat cu uurin cnd numrul
documentelor afectate nu este prea mare.
Ventilaia cu aer cald este util dar necesit o baterie de aer cald i rrirea
documentelor pe raft.
Uscarea n sisteme cu temperatur i umiditate reglabil; aceste sisteme sunt
instalaii de climatizare i acestea elimin continuu afluxul de umiditate emanat de
documente
12
i stingerea ct mai rapid. Se folosesc pentru aceasta instalaiile de stingere locale sau se
anun dac este cazul pompierii. Este preferabil ca pentru stingere s se foloseasc
substane care nu ud documentele i numai n cazuri forate s se recurg la folosirea
apei.
13
Atunci cnd un document nu s-a pstrat ntreg trebuie s fie ferit de o distrugere
total. Prin restaurare nelegem aciunea de recondiionare a documentelor. Cnd un
document este rupt fragmentele acestuia se adun i se lipesc prin aplicarea pe spatele
documentului (dac nu este scris) a unor benzi de hrtie pe linia rupturilor. Dac
documentul este scris i pe spate benzile de hrtie se vor lipi pe marginea lui astfel nct
s nu acopere scrisul. Dac un dosar este distrus acesta se va desface, se va restaura fil
cu fil apoi se va reface21. Nu se vor utiliza benzi de scotch.
BIBLIOGRAFIE
Legi i regulamente:
Lucrri i articole:
- Fnescu, Mihail, Leonte, Ileana, Trandaf, Victor, Vasile, Ion, ,,Grija pentru
pstrarea n bune condiii a materialelor documentare. Msuri de igien i
restaurare, n Arhivele Statului. 125 ani de activitate 1831-1856, Bucureti, 1957.
21
Aurelian Sacerdoeanu, Arhivistica, Bucureti, 1971, p. 259-260.
14