Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Studiu de Caz Privind Sistemul Informational Al Clientilor La SC Rompak SRL
Studiu de Caz Privind Sistemul Informational Al Clientilor La SC Rompak SRL
Informaional al Clienilor la
S.C. ROMPAK S.R.L.
Studeni :
Structura Studiului de Caz :
1. Identificarea proiectului
1.1 Descrierea organizrii ntreprinderii
1.2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente
2
5.1 Modificrile funcionale i / sau nefuncionale din sistemul financiar
contabil
1. Identificarea proiectului
3
ncepnd s produc o gam larg de amelioratori de panificaie i premixuri
de patiserie , astzi ajungndu-se la un numr de 30 de tipuri de amelioratori.
Fabrica are o capacitate de producie de aproape 30 000 tone de
drojdie anual , amelioratori de panificaie i premixuri de patiserie , ntregul
proces fiind monitorizat cu cea mai performant tehnologie computerizat
pentru a obine produse de cea mai bun calitate , n concordan cu
certificrile ISO 9001 : 2000 i cu principiile HACCP ( Analiza Punctelor
Critice de Control ) obinute n anul 2003 . Certificarea a fost acordat de
ctre TV CERT Germania .
Societatea a fost nmatriculat la Registrul Comerului n anul 1994 ,
sub numrul de nmatriculare la Registrul Comerului J22 / 2877 / 1994 ,
avnd numrul de nregistrare fiscal R1997834 .
Sediul social al societii se afl n municipiul Pacani , Str. Grdiniei , Nr.1
, Tel. Fix 0232 - 767072 , fiind o societate cu rspundere limitat a crei
activitate are codul i denumirea n clasa CAEN 1589 - Fabricarea altor
produse alimentare .
Analiza activitii firmei S.C. ROMPAK S.R.L. s-a realizat din
urmtoarele 4 puncte de vedere :
1) Furnizorii . Principalii furnizori ai firmei sunt productori de
fin , melas , arome , enzime , acid ascordic , fin de soia , emulgatori ,
colorani , gluten de gru , sare , amidon de porumb , etc. Acestea fiiind de la
productorii autohtoni ( Velpitar , Pambac etc. ) sau de la productorii
externi din Bulgaria , China , Turcia i alte ri .
2) Clienii . Distribuia produselor Rompak - Pakmaya este realizat
prin intermediul a 12 distribuitori astfel nct s fie asigurat o diponibilitate
ct mai ridicat . Principalii distribuitori interni sunt : ACTIV PLUS ,
ADISSEO , BLACK COMPANY GROUP , ENPONI GROUP , GLOBAL
4
TRADING & INVESTMENT , MARATHON DISTRIBUTION GROUP ,
NET DISTRIBUTION , SLIK IMPEX , VLASE , VULTUREX
DISTRIBUTION , UNIVERS , UNLIMITED .
Firma dezvolt relaii cu clienti exteriori att din UE ct i din afara
acestei comuniti ( Republica Moldova ) .
3) Bariere de intrare pe pia . Sunt puine bariere avnd n vedere
nivelul tehnologic avansat de producie , a calitii acestora , a preului
relativ sczut al produselor , i datorit faptului c este un produs de baz n
domeniul alimentar . Firma nu are concureni pe piaa intern , acetia avnd
o tradiie i un renume consacrat prin brandul Pakmaya .
4) Concurenii . Pe piaa intern firma nu are concureni , existnd
doar produse importate .
Printre concurenii de pe piaa extern se remarc : Concernul LeSaffre ,
Concernul DSM , Concernul Akmaya Turcia , SC Seineana Ifis SA ,
Concernul AGMauri , etc.
Firma este organizat ca socitate cu rspundere limitat , fiind
condus de un administrator i un director general care formeaz primul
nivel de conducere .
ORGANIGRAMA :
5
Organigrama societii S.C. ROMPAK S.R.L are ca punct de plecare
administratorul , urmat de conducerea societaii - directorul general , n
subordinea cruia se afl secretariatul .
1. Departament de marketing
2. Departament de ntreinere
3. Departament de resurse-umane
4. Departament tehnic
5. Departament calitate
6. Departament juridic
7. Departament de contabilitate
8. Departament audit financiar intern i administrativ
6
Departament de resurse-umane , Departament tehnic , Departament calitate ,
Departament de contabilitate , Departament juridic , Departament audit
financiar intern i administrativ .
Nivelul 4: Supervizori vnzri , Serviciul intern de prevenire i
protecie PSI , Departament ntreinere mecanic , Departament transporturi ,
Departament ntreinere electric , Departament igien , Departament
amelioratori , Centrul de instruire n panificaie , Departament dezvoltare
produse noi , Departament tratare ape , Departament producie drojdie ,
Departament magazie , Departament aprovizonare , Securitate , fabric i
soferi , AFI ASISTENTS & IT .
Nivelul 5: Departament pregtire MELASA , Departament separare ,
Departament fermentaie , Departament filtrare / mpachetare , Livrri .
n cadrul ROMPAK se regsesc urmtoarele funcii :
Funcia de producie - n cadrul acestei functii se realizeaz
activitile ce privesc obinerea produselor finite , inerea evidenei
comenzilor , ntreinerea utiliajelor i evidena celorlalte materiale
consumabile care duc la ndeplinirea obiectului de activitate al ntreprinderii.
Funcia de producie nglobeaz toate procesele care sprijin activitatea de
producie , ndeplinirea obiectului preponderent de activitate .
Realizarea controlului tehnic de calitate se face paralel cu fabricarea
produselor pentru eliminarea consumurilor care nu sunt necesare .
Alturi de folosirea eficient a resurselor existente i atingerea unei
capaciti optime se vor duce la ndeplinire optim comenzile preluate .
Aceast funcie este realizat n cadrul Departamentului Tehnic care are n
subordine subdepartamentul producie .
Obinerea produselor la un raport pre / calitate convenabil duc la
satisfacerea nevoilor clienilor firmei .
7
Funcia de producie este susinut de existena seciei de producie ,
a atelierului mecanic , laboratorul i controlul tehnic de calitate .
Funcia financiar contabil - realizeaz toate activitile i
operaiunile privind veniturile i cheltuielile de orice natur , ntocmirea
documentelor justificative i a situaiilor fiananciare anuale , a analizelor
economico-financiare , stabilesc preul n funcie de costurile de producie ,
realizeaz operaiunile specifice inventarierii , repartizrii profitului , plilor
, ncasrilor etc.
Funcia financiar - contabil elaboreaz programe economice i fananciare
pe termen scurt , mediu i lung ; bugete generale i speciale de venituri i
cheltuieli lund n considerare potenialul material , uman i financiar ,
asigurnd lichiditatea , rentabilitatea i eficiena firmei .
Aceasta funcie este realizat n cadrul Departamentului Contabilitate unde
sunt cuprinse urmtoarele birouri :
a) biroul contabilitate are n vedere activitile de nregistrare i
eviden a elementelor patrimoniale ale firmei ct i efectuarea lunar a
inventarierii i a balanei de verificare pentru conturile sintetice i cele
analitice .
b) biroul financiar n care bugetele au rol nsemnat n dezvoltarea i
funcionarea firmei , n descompunerea i mobilizarea rezervelor interne , n
colectarea resurselor financiare , n introducerea progresului tehnic i
asigurarea unui circuit normal al capitalului n realizarea indicatorilor
calitii i cantitii din programele economice i n realizarea unor
concordane ntre acetia i indicatorii financiari . De asemenea se urmresc
operaiunile efectuate cu partenerii , transmiterea notelor de plat i
ncasarea ctre casierie .
c) casieria cuprinde activitile prin care se realizeaz ncasrile i
8
plile efectuate n numerar i asigurarea relaiilor de decontare cu bncile ,
ntocmete registrul de cas .
Funcia de personal - urmrete recrutarea personalului cu pregtire
corespunztoare posturilor disponibile , instruirea permanent a personalului
, ntocmirea fielor de post , stabilirea salariilor , rezolvarea problemelor
sociale ale salariailor .
Functia de personal are n vedere asigurarea necesarului de for de munc
cu personal pregtit corespunztor postului pe care l ocup , stabilirea
modului de salarizare i rezolvarea problemelor salariale ale salariatilor .
Principalele obiective ale funciei de personal sunt :
a) crearea unor condiii de lucru ct mai bune pentru toi salariaii ;
b) existena unor cursuri de pregtire i instruire pentru personalul tnr
angajat ;
c) practicarea unor salarii decente n conformitate cu munca i pregtirea
fiecarui salariat .
Funcia de personal este realizat n cadrul Departamentului Resurse Umane.
Funcia comercial . n cadrul acesteia are loc aprovizionarea cu
materiile prime necesare produciei , realizarea planului de marketing
privind lansarea i promovarea produselor firmei pe pia , stabilirea
strategiilor de vnzare . Scopul acestei funcii este de a avea un contact
permanent cu clienii .
Funcia comercial cuprinde dou laturi :
a) aprovizionare ;
b) desfacere a produselor finite obinute n atelierul propriu .
Latura aprovizionare are ca obiectiv achiziionarea att a materiilor
prime i auxiliare necesare procesului de producie , ct i a altor produse
destinate revnzrii .
9
Biroul aprovizionare are ca sarcin realizarea unui flux continuu n
aprovizionarea firmei cu toate materialele necesare desfurrii normale a
acesteia .
Biroul desfacere se ocup cu coordonarea punctelor de desfacere a
firmei i buna desfurare a distribuiei de produse finite .
Funcia comercial se realizeaz n cadrul Deparatamentelor Marketing i
Aprovizionare .
Funcia de cercetare - dezvoltare - urmrete extinderea gamei de
produse noi prin achiziionarea de noi utilaje i modernizarea celor
existente , fabricnd produse care se vor distinge prin unicitate , calitate i
costuri reduse .
Prin funcia de cercetare - dezvoltare are loc dotarea tehnico - material a
proceselor de baz , astfel nct mbuntirea procesului de producie se
sprijin pe eliminarea timpilor mori .
Funcia de cercetare - dezvoltare se realizez n Departamentul Dezvoltare
Produse Noi din cadrul Departamentului Tehnic .
Organizarea activitii de reparaii , ntreinere se va face far
periclitarea activitilor de baz .
Structura organizatoric va fi astfel conceput nct sa nu existe suprapuneri
de responsabiliti .
Obiectivele mai sus menionate sunt n sarcina compartimentului de
analiz, care urmrete i elaborarea ideilor noi privind mbuntirea
continu a produselor i serviciilor .
10
1. 2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente
11
Resursele informatice din organizaie au fost recent nlocuite cu unele
noi i sunt alctuite din staii de lucru , servere , imprimante , faxu-ri ,
fotocopiatoare , videoproiector , telefoane fixe , scanere , camere web etc .
O parte din staiile de lucru n proporie de 70 % o sunt dotate cu
Procesor Intel Pentium 4 Core Duo 2 cu frecvena de 2,20 Ghz ; Plac de
Baz ASUS avnd Plac de Sunet integrat cu 7 canale audio ; Plac Video
ATI SAPHIRE cu memorie de 512 Mb DDR ; Memorie Intern Kingston 2
Gb DDR 2 ; Hard Disk SATA cu o capacitate de 160 Gb avnd viteza de
rotaie de 7200 RPM , DVD RW LG cu viteza maxim de inscripionare i
redare de 16 X pt DVD uri i de 52 X pentru Cd uri , Floppy Disk Teac
pentru dischete de mrime 1.44 , Monitor LCD 17 ASUS Wide model
L700 varianta black , Boxe 2.0 Logitech model ML5368-2 cu puterea
muzical de 5 Wati RMS , tastatur Genius Anti RSI model G123 i mouse
optic Microsoft model MSO 053 .
Cealalt parte a staiilor de lucru n proporie de 30 % sunt dotate cu
Procesor AMD X 2 cu frecvena de 2 Ghz , Plac de Baz Gigabyte , Plac
de Sunet Creative Audigy Blaster cu 5 canale audio , Plac Video GeForce
Nvidia cu memorie 256 Mb DDR , Memorie Intern Kingston de 1 Gb
DDR , Hard Disc S-ATA cu capacitatea de stocare de 160 Gb 7200 RPM ,
DVD R Combo Sony cu vitez maxim de redare de 16 X pentru DVD
uri i vitez de redare + inscripionare de 52 X pentru CD uri , Floppy
Disk IBM 1.44 , Monitor TFT 17 Benq model Lb 5215, Boxe 2.0 Genius
model GZH-35123 cu puterea muzical de 3 Wati RMS , tastatur i mouse
optic A4 Tech model A-1043 precum i Camer Web cu rezoluie VGA
Creative model VC 3152 .
12
Fiecare statie de lucru este dotata cu o surs extern denumita UPS
Mustek model 400 i care protejeaz sistemul n cazul ntreruperii energiei
electrice acionnd ca o baterie ce ine n jur de 20 de minute suficient timp
ca angajaii s termine i s salveze ce au lucrat .
Ca sisteme de operare staiile de lucru folosesc Windows Vista cu
Service Pack 2 , n proporie de 70 % , restul de 30 % folosesc Windows XP
cu Service Pack 3 .
Softul de baz utilizat a fost achiziionat , cu licen , de la un distribuitor
autorizat Microsoft .
Staiile sunt conectate la un program Windows Server i la reeaua
local intranet precum i conexiune la internet redundant : ADSL , cu
server de mail intern : rompak.ro .
Sistemul contabil este instalat pe server cu WizCount ( program de
eviden contabil ) . Alte softuri contabile utilizate : MiFix , WizSalary etc.
Din categoria de programe enumerm :
Programe de editare text : Microsoft Word , Notepad , WordPad ;
Program de calcul tabelar : Microsoft Excel , Open Office ;
SGBD uri : Visual FoxPro , PostgreSql ;
Limbaj de programare : C # , Visual Basic ;
Programe de proiectare grafic : Microsoft PowerPoint ;
Programe antivirus : Kaspersky 2009 , Eset NOD 32 ;
Programe multimedia : Windows Media Player 9.0 , Winamp 5.5 ,
SMPlayer i MPlayer 1.0 .
Reeaua firmei pe lng cele 58 de calculatoare dispune i de 3 servere
: primul mai vechi ( Pentium 4 1,2 Ghz ; 512 Mb RAM ; HDD 80 Gb ; LAN
; Modem ; CD-W ; Floppy Disk ) al doilea implementat recent ( Pentium 4
13
2,4 Ghz ; 3 Gb RAM ; HDD 200 Gb ; LAN : Modem ; DVD-RW , Unitate
Optic etc. ) , iar cel de-al treilea server de mail intern ( Pentium 4 1,8 Ghz ;
1 Gb RAM ; HDD 80 Gb ; LAN ; Modem : DVD-R Combo ) . Aceste
servere au responsabilitatea de a ntreine reeaua i de a asigura
funcionalitatea acesteia .
Staiile de lucru sunt legate n reea prin cablu UTP , fcndu-se
legtura ntre acestea prin intermediul a dou switch-uri .
Rompak are n dotare 6 multifuncionale HP 6857 C , 10 imprimante
HP F 2108 cu scaner i copiator incorporat , 3 imprimante foto Lexmark
P5900 , 2 fotocopiatoare Lexmark C 95238 un videoproiector Acer , mai
multe telefoane fixe DECT i 2 fax-uri Philips 2802B .
ntreaga reea de staii de lucru este protejat de o aplicaie de tip
firewall care monitorizez i filtrez permanent transmisiile de date realizate
ntre staii i Internet . Acesta ine la distan aplicaiile cu intenii rele cum
ar fi hackerii , spam-urile , viermi , virui , trojani etc. nainte ca acetia s
pun probleme sistemului .
Firma dispune de o reea de tip LAN , la care sunt conectate 38 de
staii de lucru repartizate astfel :
21 de staii de lucru la nivelul adiministrativ , iar restul sunt distribuite
n mod proporional cu activitatatea pe care o desfoar n cadrul seciilor
din fabric , astfel :
a) 8 staii de lucru aparin Departamentulului Financiar Contabil
mprite n funcie de activitatea pe care o presteaz fiecare angajat al
acestui departament ;
b) 2 staii de lucru aparin secretariatului ; utilizate la nregistrarea
oricarui document care intr n fabric ;
c) 3 staii de lucru aparin Departamentului de Resurse Umane ; utilizate
14
n vederea inerii evidenei salariailor i a problemelor acestora ;
d) 3 staii de lucru aparin Conducerii organizaiei dintre care 1 staie de
lucru se afl n sala de edine mpreun cu videoproiectorul Acer folosit la
organizarea edinelor ;
e) 3 staii de lucru aparin Departamentului de Aprovizionare ; utilizate
pentru operarea datelor privind recepia de materii i materiale , asigurarea
legturii cu departamentul contabil .
f) 2 staii sunt utilizat de responsabilul IT pentru supravegherea
celorlalte staii de lucru i asigurarea funcionrii acestora n condiii
normale .
SC ROMPAK SRL folosete ca tipuri de aplicaii WizCount ,
WizSalary i MiFix .
WizCount - reprezint un sistem integrat de contabilitate , gestiune i
marketing , puntnd fi accesat printr-un nume de utilizator i parol .
Sistemul cuprinde contabilitate , gestiune , vnzri , producie , logistic
aprovizionare , management , i acceseaz simultan aceeai baz de date .
Protecia sistemului este asigurat prin parole la nivel de utilizator , accesul
fiind structurat pe mai multe nivele , acordndu-se sau nu amumite drepturi
fiecrui utilizator . Toate documentele sunt introduse n sistem o singur dat
, programul asigurnd legtura automat ntre departamente i ctre baza de
date central .
Aplicaia WizCount conine urmtoarele meniuri principale :
OPERAIUNI ADIIONALE . Meniul conine operaii externe
cum ar fi schimbarea companiei, crearea uneia noi , logarea cu alt utilizator ,
salvarea datelor , importul / exportul de fiiere , etc.
DEFINIII . Acest meniu descrie operaiile care nu se fac zilnic ,
15
cum ar fi : actualizarea detaliilor generale referitoare la firm ( CUI , forma
juridic , adresa , cont , etc. ) , stabilirea parolelor , nomenclatoarele de
ageni , depozite , etc. Anumite cmpuri din aceste meniuri nu sunt
accesibile utilizatorilor .
CONTABILITATE . Acest meniu conine : definirea de conturi ,
tipuri de tranzacii , centrii de cost , introducerea de note contabile , i
diverse operaiuni cu acestea .
ARTICOLE . Aceast meniu se selecteaz pentru a putea introduce
articole noi , a le modifica pe cele existente . Deasemenea tot aici pot fi
definite i setate preuri de vnzare pentru articole .
DOCUMENTE . Acest meniu se poate folosi pentru emiterea
diverselor documente : facturi , comenzi , note de expediie , transferuri ntre
depozite , rapoarte de producie , documente de import / export .a.m.d.
RAPOARTE . n acest meniu sunt explicate modurile de emitere a
listelor , a balanelor , a fielor , a rapoartelor de circuit financiar . Firma
utilizeaz din acest meniu doar rapoartele de contabilitate i rapoartele de
stocuri ( jurnal de cumprri , jurnal de vnzri , balan de verificare , etc ) .
WizSalary este un sistem conceput special pentru rezolvarea
problemelor complexe din domeniul salarizrii n companii ce opereaz pe
orice segment de pia . Sistemul permite prelucrarea cu exctitate a datelor
despre fora de munc , oferind o bun gestionare a acesteia .
Aplicaia WizSalary conine urmtoarele meniuri principale :
COMPONENE SALARIU . Acest meniu este utilizat pentru
intoducerea salariului , gradaia , tariful , sporurile , datoriile sociale i
vechimea fiecrui salariat .
IMPORT LAVIE . Acest meniu este utilizat pentru introducerea
16
automat a datelor de pontaj din sistemul de acces-control Lavie ( sau alt
sistem de pontaj electronic ) .
CALCUL : Meniul este utilizat pentru efectuarea calcului pentru un
singur angajat , mai muli angajai ( folosind opiunea filtru ) sau toi
angajaii .
MANAGEMENT DE PERSONAL . Acest meniu este utilizat
pentru intoducerea datelor personale pentru fiecare angajat ( marca , ID ,
nume , prenume , departament , data naterii, carte de munc , contract
individual cu firma , adresa , stare civil , funcie , etc. ) .
INTRODUCERE DATE PONTAJ . Cu ajutorul acestui meniu se
introduce orele de pontaj .
RAPOARTE . Cu ajutorul acestui meniu se emit sau se genereaz
rapoarte att pe ecran ct i la imprimant . Aceste rapoarte pot fi predefinite
sau suplimentare .
TABELE . Meniul este utilizat pentru setarea detaliilor de salarizare
pentru companie : parole de acces , curs valutar ; mod de calcul al tarifelor ,
datoriilor sociale , primelor ; luna curent , numrul de zile i ore lucrtoare
n luna curent , planul contabil i altele .
INTRODUCERE TRANZACII . Meniul este utilizat pentru a
introduce reinerile , concediile medicale , concediile de odihn .a.
NTREINERE . Este utilizat pentru ntreinerea bazei de date (
refaceri ) , nchiderea de lun i salvri .
MiFix ine evidena mijloacelor fixe , obiectelor de inventar sau a
altor grupe pe care organizaia le poate defini n conformitate cu legislaia n
vigoare .
Meniurile principale ale aplicaiei sunt :
17
ACTUALIZARE . Meniul este utilizat pentru nregistrarea de
mijloace fixe conform catalogului , transferul n alt atelier a unei
imobilizri , modificarea strii inventarierii , vizualizarea strii nregistrrii ,
starea de provenien a utilijalui ( nchiriat sau propriu ) , se poate nregistra
casarea sau vnzarea utilajului .
LISTE : Meniul este utilizat pentru vizualizarea fiei pentru fiecare
mijloc fix cu date referitoare la acesta .
Meniurile PLAN AMORTIZARE i PAD NEALOCAT nu sunt
utilizate n cadrul firmei.
Aplicaiile financiar - contabile folosite sunt achizitionate de la un
productor specializat de software financiar . Acestea sunt modulare , pe
unitile de lucru fiind instalat mcar minimul necesar , pentru utilizarea
eficient att a programului ct i a fondurilor de investitii n software .
Firma lucreaz cu mai multe banci , avnd acces la programele lor .
Accesul se face prin intermediul parolei i a utilizatorului plus un cod
generat de un dispozitiv numit cod token sau dispozitiv digipas . Aici se fac
plati n lei i n valut , urmrirea depozitelor etc.
Rompak are un numar total de 275 de angajai i este clasat n
categoria ntreprinderilor mijlocii .
n cadrul organizaiei personalul este specializat pe urmtoarele
funcii i departamente :
1. Departamentul de audit financiar intern i administrativ - are 51
de angajai i are n atribuiuni controlul intern al operaiunilor financiar
contabile i al documentelor justificative din cadrul firmei .
2. Departamentului de contabilitate are 8 angajai care se ocup cu
18
nregistrararea sistematic i cronlogic a tututror operaiunilor financiar-
contabile cu prevederile legale , calcularea principalilor idicatori financar
contabili, prezinta situatiile financiare spre aprobare .
3. Departamentul juridic are 1 angajat ce ntocmete , verific din
punct de vedere legal clauzele contractuale de munc , cu clienii , de
colaborare , reprezint societatea n cazul litigiilor .
4. Departamentul de marketing are 13 angajai , stabilete strategii de
vnzare , propune soluii privind lansarea produselor pe pia , dezvoltarea
strategiilor privind creterea profitului firmei , realizeaz tehnici de
promovare a produselor .
5. Departamentul de ntreinere are 56 de angajai , are ca
responsabiliti ntreinerea i supravegherea echipamentelor tehnologice i a
utilajelor din cadrul firmei , vin cu propuneri de achiziie a unora noi ,
instruieste personalul n utilizarea acestora .
6. Departamentul tehnic are 88 de angajai , se ocup efectiv cu
realizarea produselor finite i dezvoltatarea unora noi .
7. Departamentul de calitate are 9 angajai , urmrete respectarea cu
strictete a parametrilor cantitativi i calitativi a materiilor prime care intr n
compoziia produsului final
8. Departamentul resurse umane are 9 angajai ce se ocup cu
evidena salariailor , a recrutrii personalului pentru posturi vacante ,
organizare de training precum i 2 analiti de sisteme , 2 programatori , 2
tehnicieni ntreinere sisteme .
Acetia din urm sunt responsabili de ntreg sistemul informatic al firmei
ROMPAK i se ocup de : asigurarea proiectrii lucrrilor informatice ,
implementarea acestora , instruirea personalului implicat n utilizarea
diverselor programe , verific desfurarea n condiii normale a activitii
19
informatice i eventual propune proiecte informatice noi ctre conducere ,
controlul i repararea sistemelor , implementarea noilor tehnologii din
domeniul informaional i nu n ultimul rnd verificarea i gestionarea
serverelor i a reelei . Tot n atribuiile lor intr i implementarea politicii de
securitate la nivelul ntregului sistem informatic .
20
Sistemul informaional de eviden a imobilizarilor
21
rezult produsul finit care se evideniaz pe nota de predare la magazie
ntocmit la secia de producie . Prin centralizarea acestora rezult producia
fizic realizat .
Documentele ce in de intrare sunt : factur , aviz de expediie , fia tehnologic .
Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului
informaional al produselor finite sunt : fia limit de consum , statistici privind
cantitatea vndut pe fiecare canal de distribuie , raport privind termenul de
valabilitate pe loturi .
22
Mai sunt anexate bonurile de cas centralizatoare .
Raportul de gestiune se ntocmete de ctre gestionar ntr - un exemplar n
fiecare zi pe baza NIR - urilor i monetarelor .
23
Sistemul informaional al contabilitaii generale
24
n cadrul sistemului informaional al furnizorilor se gestioneaz toate
operaiile de achiziionare .
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt : contractul de vnzare-cumprare
, aviz de nsoire a mrfii , factura fiscal de la furnizori , necesar de materiale ,
lista de ofert , ordin de plat , cec , chitan , cont analitic , comand .
Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului
informaional al furnizorilor sunt : rapoarte privind termenele de plat , raport
privind datoriile fa de furnizori , situaia contractelor , balana analitica a
furnizorilor , fia furnizorilor , cerere de ofert , rapoarte privind furnizorii
debitori , situatia plailor .
25
- unul la contabilitate ;
- unul la client ;
- unul la banca .
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt : fil C.E.C. , chitan , extras de
cont , bilet la ordin , ordin de plat. , factur ( cazare ) , chitan , bonuri , decont .
Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului
informaional al trezoreriei sunt : registru de cas , centralizator al extraselor de
cont , balana de pli , expense report , raport situaia cardurilor business , fia de
cont , raport privind disponibilul din casa i din cont .
26
n cadrul sistemului informaional personal - salarizare se efectueaz
urmtoarele operaiuni : iniializarea salariilor pentru luna curent , nregistrare
avans chenzinal , preluarea pontajelor lunii , a sanciunilor , a concediilor , a
sporurilor , calculul concediilor medicale sau de odihn , a deducerilor personale ,
nregistrarea statelor de salarii , nregistrarea declaraiilor lunare la bugetul de stat ,
la bugetul asigurrilor sociale de stat , la bugetul asigurrilor pentru omaj ,
nregistrarea fielor fiscale , precum i evidena tuturor angajailor i funciile
acestora , fia postului .
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt : fia de pontaj , lista cu reinerile ,
contractul de munc , pontaj avans i pontaj lichidare , stat de funcii , fia zilnic
de prezen , cerere de concediu , fisa postului , curriculum vitae .
Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului
informaional al salarizrii sunt : stat de salarii , fluturae , list de avans
chenzinal , fi fiscal 1 i 2 , condica de prezen , contribuii .
27
2.2 Definirea ariei de ntindere a sistemului financiar contabil ales
Directorul :
28
Oficiul juridic :
Departamentul de contabilitate :
29
2. Pentru activitatea i biroul financiar :
30
Laboratorul CTC :
1. Pentru aprovizionare :
31
- pstreaz permanent legatur cu furnizorii de materiale , echipamente i
utilaje , n vederea respectrii termenelor de livrare a ordinii prioritatilor i
modului de livrare ;
- urmrete i ia msuri pentru reducerea cheltuielilor de aprovizionare , prin
cutarea surselor de aprovizionare cele mai apropiate i cu mijloace
financiare ct mai reduse .
2. Pentru depozite :
Atelierul mecanic :
32
Departamentul de marketing :
33
3. Descrierea detaliat a sistemului informaional financiar
contabil al Clienilor
34
Organizaia ROMPAK primete comanda de la client n vederea satisfacerii
nevoilor fiecruia . Clientul are nevoie de produsele comandate pentru
desfurarea activitilor proprii iar furnizorul are nevoie de venituri i beneficii
din vnzarea produselor . Organizaia primete comanda i o lanseanfb xbz n cel
mai scurt timp posibil .
Documentele de intrare pentru sistemul informaional al clienilor sunt : fil
C.E.C. , contracte cu clienii , scrisoare de garanie , comenzi , aviz
nefacturabil pn la client , factur de retur , factura n rou ( reduceri ) ,
chitan , document de transport , factur de export , packing list
( specificaie total a mrfii + palei ) , certificat de analiz i calitate a
mrfii , certificat fitosanitar , declaraie vamal la export ( n cazul
exportului n afara Uniunii Europene ) , nomenclatorul clienilor ,
chestionare .
Clientul are datoria de a plti bunul furnizat de ctre furnizor i poate alege
diferite metode de plat : plata prin card , plata n numerar , plata prin banc .
35
Daca plata nu este efectuat conform prevederilor contractuale i pna la data
contractual atunci se adaug comisioane stabilite conform acordului din contract .
Incasrile pe care obine furnizorul pot fi i n trane egale sau inegale . Furzinorul
trebuie s verifice i actualizeze soldul ncasrilor , precum i soldul clienilor .
Trebuiesc de asemenea redactate i analizate listele cu clieni n litigiu i
restanieri . Clienii ru platnici trebuiesc dai n judecat pentru recuperarea
contravalorii produselor vndute .
Rapoartele care se obin n urma prelucrrii datelor n cadrul sistemului
informaional al clienilor sunt : fia clientului , balana analitic a clienilor ,
raport privind reducerile acordate clienilor , raport privind datele scadente
de plat , clieni n litigiu , clienti inceri , borderou la vam , raport zonal ,
situaie a comenzilor ( onorat parial i neonorat ) , raport privind cererea (
produsele cele mai cerute ) , factur .
36
Descompunerea funcional a sistemului informaional al clienilor se
realizeaz cu ajutorul diagramelor fluxurilor de date .
Sistemul informaional al clienilor se descompune n urmtoarele
procese i subprocese de prelucrare :
Stocuri cu urmtoarele subprocese :
a. stabilire necesar produse finite n stoc ;
b. generare situaie comenzi pentru aprobare ;
c. lansare comenzi pentru clieni .
nregistrarea tranzacii economice cu urmtoarele subprocese :
a. generare aviz de nsoire a mrfii ;
b. nregistrare note contabile ;
c. nregistrare documentelor de plat clieni ;
d. nregistrarea tranzaciilor cu clienii .
Actualizare stoc produse cuprinde urmtoarele subprocese :
a. operare stoc ;
b. operare liste inventar ;
c. obinere balan analitic ;
d. evidena clienilor .
Modelul proceselor
37
Sistemul Informaional al Clienilor este prezentat n Anexa 2 .
Descompunerea proceselor de prelucrare n subprocese este prezentat n
DFD de nivel 1 Anexa 3 nregistrare clieni poteniali i Anexa 4
Evidena comenzilor primite de la clieni , a subproceselor n module prin
DFD de nivel 2 Anexa 5 nregistrare comanda nou i Anexa 6
Actualizare comenzi .
Modelarea datelor
Cerine funcionale :
38
) i semnat de ctre acesta precum i de inginerul responsabil cu protecia
muncii .
Cerine nefuncionale :
39
toti cei interesati , iar pentru modificri i editari doar anumite personae din
cadrul organizaiei n funcie de nivelul lor de acces la informaie .
40