Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Studiu de Caz Privind Sistemul Informational Al Clientilor La SC Rompak SRL
Studiu de Caz Privind Sistemul Informational Al Clientilor La SC Rompak SRL
Informaţional al Clienţilor la
S.C. ROMPAK S.R.L.
Studenţi :
Structura Studiului de Caz :
1. Identificarea proiectului
1.1 Descrierea organizării întreprinderii
1.2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente
2
5.1 Modificările funcţionale şi / sau nefuncţionale din sistemul financiar –
contabil
1. Identificarea proiectului
3
începând să producă o gamă largă de amelioratori de panificaţie şi premixuri
de patiserie , astăzi ajungându-se la un număr de 30 de tipuri de amelioratori.
Fabrica are o capacitate de producţie de aproape 30 000 tone de
drojdie anual , amelioratori de panificaţie şi premixuri de patiserie , întregul
proces fiind monitorizat cu cea mai performantă tehnologie computerizată
pentru a obţine produse de cea mai bună calitate , în concordanţă cu
certificările ISO 9001 : 2000 şi cu principiile HACCP ( Analiza Punctelor
Critice de Control ) obţinute în anul 2003 . Certificarea a fost acordată de
către TÜV CERT Germania .
Societatea a fost înmatriculată la Registrul Comerţului în anul 1994 ,
sub numărul de înmatriculare la Registrul Comerţului J22 / 2877 / 1994 ,
având numărul de înregistrare fiscală R1997834 .
Sediul social al societăţii se află în municipiul Paşcani , Str. Grădiniţei , Nr.1
, Tel. Fix 0232 - 767072 , fiind o societate cu răspundere limitată a cărei
activitate are codul şi denumirea în clasa CAEN 1589 - Fabricarea altor
produse alimentare .
Analiza activităţii firmei S.C. ROMPAK S.R.L. s-a realizat din
următoarele 4 puncte de vedere :
1) Furnizorii . Principalii furnizori ai firmei sunt producători de
făină , melasă , arome , enzime , acid ascordic , făină de soia , emulgatori ,
coloranţi , gluten de grâu , sare , amidon de porumb , etc. Acestea fiiind de la
producătorii autohtoni ( Velpitar , Pambac etc. ) sau de la producătorii
externi din Bulgaria , China , Turcia şi alte ţări .
2) Clienţii . Distribuţia produselor Rompak - Pakmaya este realizată
prin intermediul a 12 distribuitori astfel încât să fie asigurată o diponibilitate
cât mai ridicată . Principalii distribuitori interni sunt : ACTIV PLUS ,
ADISSEO , BLACK COMPANY GROUP , ENPONI GROUP , GLOBAL
4
TRADING & INVESTMENT , MARATHON DISTRIBUTION GROUP ,
NET DISTRIBUTION , SLIK IMPEX , VLASE , VULTUREX
DISTRIBUTION , UNIVERS , UNLIMITED .
Firma dezvoltă relaţii cu clienti exteriori atât din UE cât şi din
afara acestei comunităţi ( Republica Moldova ) .
3) Bariere de intrare pe piaţă . Sunt puţine bariere având în
vedere nivelul tehnologic avansat de producţie , a calităţii acestora , a
preţului relativ scăzut al produselor , şi datorită faptului că este un
produs de bază în domeniul alimentar . Firma nu are concurenţi pe
piaţa internă , aceştia având o tradiţie şi un renume consacrat prin
brandul Pakmaya .
4) Concurenţii . Pe piaţa internă firma nu are concurenţi , existând
doar produse importate .
Printre concurenţii de pe piaţa externă se remarcă : Concernul LeSaffre ,
Concernul DSM , Concernul Akmaya Turcia , SC Seineana Ifis SA ,
Concernul AGMauri , etc.
Firma este organizată ca socitate cu răspundere limitată , fiind
condusă de un administrator şi un director general care formează primul
nivel de conducere .
ORGANIGRAMA :
5
Organigrama societăţii S.C. ROMPAK S.R.L are ca punct de plecare
administratorul , urmat de conducerea societaţii - directorul general , în
subordinea căruia se află secretariatul .
1. Departament de marketing
2. Departament de întreţinere
3. Departament de resurse-umane
4. Departament tehnic
5. Departament calitate
6. Departament juridic
7. Departament de contabilitate
8. Departament audit financiar intern şi administrativ
6
Nivelul 3 : Departament de marketing , Departament de întreţinere ,
Departament de resurse-umane , Departament tehnic , Departament calitate ,
Departament de contabilitate , Departament juridic , Departament audit
financiar intern şi administrativ .
Nivelul 4: Supervizori vânzări , Serviciul intern de prevenire şi
protecţie PSI , Departament întreţinere mecanică , Departament transporturi ,
Departament întreţinere electrică , Departament igienă , Departament
amelioratori , Centrul de instruire în panificaţie , Departament dezvoltare
produse noi , Departament tratare ape , Departament producţie drojdie ,
Departament magazie , Departament aprovizonare , Securitate , fabrică şi
soferi , AFI ASISTENTS & IT .
Nivelul 5: Departament pregătire MELASA , Departament separare ,
Departament fermentaţie , Departament filtrare / împachetare , Livrări .
În cadrul ROMPAK se regăsesc următoarele funcţii :
• Funcţia de producţie - în cadrul acestei functii se realizează
activităţile ce privesc obţinerea produselor finite , ţinerea evidenţei
comenzilor , întreţinerea utiliajelor şi evidenţa celorlalte materiale
consumabile care duc la îndeplinirea obiectului de activitate al întreprinderii.
Funcţia de producţie înglobează toate procesele care sprijină activitatea de
producţie , îndeplinirea obiectului preponderent de activitate .
Realizarea controlului tehnic de calitate se face paralel cu fabricarea
produselor pentru eliminarea consumurilor care nu sunt necesare .
Alături de folosirea eficientă a resurselor existente şi atingerea unei
capacităţi optime se vor duce la îndeplinire optimă comenzile preluate .
Această funcţie este realizată în cadrul Departamentului Tehnic care are în
subordine subdepartamentul producţie .
7
Obţinerea produselor la un raport preţ / calitate convenabil duc la
satisfacerea nevoilor clienţilor firmei .
Funcţia de producţie este susţinută de existenţa secţiei de producţie ,
a atelierului mecanic , laboratorul şi controlul tehnic de calitate .
• Funcţia financiar – contabilă - realizează toate activităţile şi
operaţiunile privind veniturile şi cheltuielile de orice natură , întocmirea
documentelor justificative şi a situaţiilor fiananciare anuale , a analizelor
economico-financiare , stabilesc preţul în funcţie de costurile de producţie ,
realizează operaţiunile specifice inventarierii , repartizării profitului , plăţilor
, încasărilor etc.
Funcţia financiar - contabilă elaborează programe economice şi fananciare
pe termen scurt , mediu şi lung ; bugete generale şi speciale de venituri şi
cheltuieli luând în considerare potenţialul material , uman şi financiar ,
asigurând lichiditatea , rentabilitatea şi eficienţa firmei .
Aceasta funcţie este realizată în cadrul Departamentului Contabilitate unde
sunt cuprinse următoarele birouri :
a) biroul contabilitate – are în vedere activităţile de înregistrare şi
evidenţă a elementelor patrimoniale ale firmei cât şi efectuarea lunară a
inventarierii şi a balanţei de verificare pentru conturile sintetice şi cele
analitice .
b) biroul financiar – în care bugetele au rol însemnat în dezvoltarea şi
funcţionarea firmei , în descompunerea şi mobilizarea rezervelor interne , în
colectarea resurselor financiare , în introducerea progresului tehnic şi
asigurarea unui circuit normal al capitalului în realizarea indicatorilor
calităţii şi cantităţii din programele economice şi în realizarea unor
concordanţe între aceştia şi indicatorii financiari . De asemenea se urmăresc
8
operaţiunile efectuate cu partenerii , transmiterea notelor de plată şi
încasarea către casierie .
c) casieria – cuprinde activităţile prin care se realizează încasările şi
plăţile efectuate în numerar şi asigurarea relaţiilor de decontare cu băncile ,
întocmeşte registrul de casă .
• Funcţia de personal - urmăreşte recrutarea personalului cu pregătire
corespunzătoare posturilor disponibile , instruirea permanentă a personalului
, întocmirea fişelor de post , stabilirea salariilor , rezolvarea problemelor
sociale ale salariaţilor .
Functia de personal are în vedere asigurarea necesarului de forţă de muncă
cu personal pregătit corespunzător postului pe care îl ocupă , stabilirea
modului de salarizare şi rezolvarea problemelor salariale ale salariatilor .
Principalele obiective ale funcţiei de personal sunt :
a) crearea unor condiţii de lucru cât mai bune pentru toţi salariaţii ;
b) existenţa unor cursuri de pregătire şi instruire pentru personalul tânăr
angajat ;
c) practicarea unor salarii decente în conformitate cu munca şi pregătirea
fiecarui salariat .
Funcţia de personal este realizată în cadrul Departamentului Resurse Umane.
• Funcţia comercială . În cadrul acesteia are loc aprovizionarea cu
materiile prime necesare producţiei , realizarea planului de marketing
privind lansarea şi promovarea produselor firmei pe piaţă , stabilirea
strategiilor de vânzare . Scopul acestei funcţii este de a avea un contact
permanent cu clienţii .
Funcţia comercială cuprinde două laturi :
a) aprovizionare ;
9
b) desfacere a produselor finite obţinute în atelierul propriu .
Latura aprovizionare are ca obiectiv achiziţionarea atât a materiilor
prime şi auxiliare necesare procesului de producţie , cât şi a altor produse
destinate revânzării .
Biroul “ aprovizionare ” are ca sarcină realizarea unui flux continuu în
aprovizionarea firmei cu toate materialele necesare desfăşurării normale a
acesteia .
Biroul “ desfacere ” se ocupă cu coordonarea punctelor de desfacere a
firmei şi buna desfăşurare a distribuţiei de produse finite .
Funcţia comercială se realizează în cadrul Deparatamentelor Marketing şi
Aprovizionare .
• Funcţia de cercetare - dezvoltare - urmăreşte extinderea gamei de
produse noi prin achiziţionarea de noi utilaje şi modernizarea celor
existente , fabricând produse care se vor distinge prin unicitate , calitate şi
costuri reduse .
Prin funcţia de cercetare - dezvoltare are loc dotarea tehnico - materială a
proceselor de bază , astfel încât îmbunătăţirea procesului de producţie se
sprijină pe eliminarea timpilor morţi .
Funcţia de cercetare - dezvoltare se realizeză în Departamentul Dezvoltare
Produse Noi din cadrul Departamentului Tehnic .
Organizarea activităţii de reparaţii , întreţinere se va face fară
periclitarea activităţilor de bază .
Structura organizatorică va fi astfel concepută încât sa nu existe suprapuneri
de responsabilităţi .
Obiectivele mai sus menţionate sunt în sarcina compartimentului de
analiză, care urmăreşte şi elaborarea ideilor noi privind îmbunătăţirea
continuă a produselor şi serviciilor .
10
1. 2 Prezentarea principalelor resurse informatice existente
11
Sistemul informatic al firmei este destul de actual ca performanţe
tehnice şi se pretează la îmbunătătiri ale softului fără a investi sume
exorbitante în partea de software .
12
Disk IBM 1.44 ” , Monitor TFT 17 ”Benq model Lb 5215, Boxe 2.0 Genius
model GZH-35123 cu puterea muzicală de 3 Wati RMS , tastatură şi mouse
optic A4 Tech model A-1043 precum şi Cameră Web cu rezoluţie VGA
Creative model VC – 3152 .
Fiecare statie de lucru este dotata cu o sursă externă denumita UPS
Mustek model 400 şi care protejează sistemul în cazul întreruperii energiei
electrice acţionând ca o baterie ce ţine în jur de 20 de minute suficient timp
ca angajaţii să termine şi să salveze ce au lucrat .
Ca sisteme de operare staţiile de lucru folosesc Windows Vista cu
Service Pack 2 , în proporţie de 70 % , restul de 30 % folosesc Windows XP
cu Service Pack 3 .
Softul de bază utilizat a fost achiziţionat , cu licenţă , de la un distribuitor
autorizat Microsoft .
Staţiile sunt conectate la un program Windows Server şi la reţeaua
locală intranet precum şi conexiune la internet redundantă : ADSL , cu
server de mail intern : rompak.ro .
Sistemul contabil este instalat pe server cu WizCount ( program de
evidenţă contabilă ) . Alte softuri contabile utilizate : MiFix , WizSalary etc.
Din categoria de programe enumerăm :
• Programe de editare text : Microsoft Word , Notepad , WordPad ;
• Program de calcul tabelar : Microsoft Excel , Open Office ;
• SGBD – uri : Visual FoxPro , PostgreSql ;
• Limbaj de programare : C # , Visual Basic ;
• Programe de proiectare grafică : Microsoft PowerPoint ;
• Programe antivirus : Kaspersky 2009 , Eset NOD 32 ;
13
• Programe multimedia : Windows Media Player 9.0 , Winamp 5.5 ,
SMPlayer şi MPlayer 1.0 .
Reţeaua firmei pe lângă cele 58 de calculatoare dispune şi de 3 servere
: primul mai vechi ( Pentium 4 1,2 Ghz ; 512 Mb RAM ; HDD 80 Gb ; LAN
; Modem ; CD-W ; Floppy Disk ) al doilea implementat recent ( Pentium 4
2,4 Ghz ; 3 Gb RAM ; HDD 200 Gb ; LAN : Modem ; DVD-RW , Unitate
Optică etc. ) , iar cel de-al treilea server de mail intern ( Pentium 4 1,8 Ghz ;
1 Gb RAM ; HDD 80 Gb ; LAN ; Modem : DVD-R Combo ) . Aceste
servere au responsabilitatea de a întreţine reţeaua şi de a asigura
funcţionalitatea acesteia .
Staţiile de lucru sunt legate în reţea prin cablu UTP , făcându-se
legătura între acestea prin intermediul a două switch-uri .
Rompak are în dotare 6 multifuncţionale HP 6857 C , 10 imprimante
HP F 2108 cu scaner şi copiator incorporat , 3 imprimante foto Lexmark
P5900 , 2 fotocopiatoare Lexmark C 95238 un videoproiector Acer , mai
multe telefoane fixe DECT şi 2 fax-uri Philips 2802B .
Întreaga reţea de staţii de lucru este protejată de o aplicaţie de tip
firewall care monitorizeză şi filtreză permanent transmisiile de date realizate
între staţii şi Internet . Acesta ţine la distanţă aplicaţiile cu intenţii rele cum
ar fi hackerii , spam-urile , viermi , viruşi , trojani etc. înainte ca aceştia să
pună probleme sistemului .
Firma dispune de o reţea de tip LAN , la care sunt conectate 38 de
staţii de lucru repartizate astfel :
• 21 de staţii de lucru la nivelul adiministrativ , iar restul sunt distribuite
în mod proporţional cu activitatatea pe care o desfăşoară în cadrul secţiilor
din fabrică , astfel :
14
a) 8 staţii de lucru aparţin Departamentulului Financiar – Contabil
împărţite în funcţie de activitatea pe care o prestează fiecare angajat al
acestui departament ;
b) 2 staţii de lucru aparţin secretariatului ; utilizate la înregistrarea
oricarui document care intră în fabrică ;
c) 3 staţii de lucru aparţin Departamentului de Resurse Umane ; utilizate
în vederea ţinerii evidenţei salariaţilor şi a problemelor acestora ;
d) 3 staţii de lucru aparţin Conducerii organizaţiei dintre care 1 staţie de
lucru se află în sala de şedinţe împreună cu videoproiectorul Acer folosit la
organizarea şedinţelor ;
e) 3 staţii de lucru aparţin Departamentului de Aprovizionare ; utilizate
pentru operarea datelor privind recepţia de materii şi materiale , asigurarea
legăturii cu departamentul contabil .
f) 2 staţii sunt utilizat de responsabilul IT pentru supravegherea
celorlalte staţii de lucru şi asigurarea funcţionării acestora în condiţii
normale .
SC ROMPAK SRL foloseşte ca tipuri de aplicaţii WizCount ,
WizSalary şi MiFix .
WizCount - reprezintă un sistem integrat de contabilitate , gestiune şi
marketing , puntând fi accesat printr-un nume de utilizator şi parolă .
Sistemul cuprinde contabilitate , gestiune , vânzări , producţie , logistică –
aprovizionare , management , şi accesează simultan aceeaşi bază de date .
Protecţia sistemului este asigurată prin parole la nivel de utilizator , accesul
fiind structurat pe mai multe nivele , acordându-se sau nu amumite drepturi
fiecărui utilizator . Toate documentele sunt introduse în sistem o singură
dată , programul asigurând legătura automată între departamente şi către
baza de date centrală .
15
Aplicaţia WizCount conţine următoarele meniuri principale :
• OPERAŢIUNI ADIŢIONALE . Meniul conţine operaţii externe
cum ar fi schimbarea companiei, crearea uneia noi , logarea cu alt utilizator ,
salvarea datelor , importul / exportul de fişiere , etc.
• DEFINIŢII . Acest meniu descrie operaţiile care nu se fac zilnic ,
cum ar fi : actualizarea detaliilor generale referitoare la firmă ( CUI , forma
juridică , adresa , cont , etc. ) , stabilirea parolelor , nomenclatoarele de
agenţi , depozite , etc. Anumite câmpuri din aceste meniuri nu sunt
accesibile utilizatorilor .
• CONTABILITATE . Acest meniu conţine : definirea de conturi ,
tipuri de tranzacţii , centrii de cost , introducerea de note contabile , şi
diverse operaţiuni cu acestea .
• ARTICOLE . Aceast meniu se selectează pentru a putea introduce
articole noi , a le modifica pe cele existente . Deasemenea tot aici pot fi
definite şi setate preţuri de vânzare pentru articole .
• DOCUMENTE . Acest meniu se poate folosi pentru emiterea
diverselor documente : facturi , comenzi , note de expediţie , transferuri între
depozite , rapoarte de producţie , documente de import / export ş.a.m.d.
• RAPOARTE . În acest meniu sunt explicate modurile de emitere a
listelor , a balanţelor , a fişelor , a rapoartelor de circuit financiar . Firma
utilizează din acest meniu doar rapoartele de contabilitate şi rapoartele de
stocuri ( jurnal de cumpărări , jurnal de vânzări , balanţă de verificare , etc ) .
WizSalary este un sistem conceput special pentru rezolvarea
problemelor complexe din domeniul salarizării în companii ce operează pe
orice segment de piaţă . Sistemul permite prelucrarea cu exctitate a datelor
despre forţa de muncă , oferind o bună gestionare a acesteia .
16
Aplicaţia WizSalary conţine următoarele meniuri principale :
• COMPONENŢE SALARIU . Acest meniu este utilizat pentru
intoducerea salariului , gradaţia , tariful , sporurile , datoriile sociale şi
vechimea fiecărui salariat .
• IMPORT LAVIE . Acest meniu este utilizat pentru introducerea
automată a datelor de pontaj din sistemul de acces-control Lavie ( sau alt
sistem de pontaj electronic ) .
• CALCUL : Meniul este utilizat pentru efectuarea calcului pentru un
singur angajat , mai mulţi angajaţi ( folosind opţiunea ˝ filtru ˝ ) sau toţi
angajaţii .
• MANAGEMENT DE PERSONAL . Acest meniu este utilizat
pentru intoducerea datelor personale pentru fiecare angajat ( marca , ID ,
nume , prenume , departament , data naşterii, carte de muncă , contract
individual cu firma , adresa , stare civilă , funcţie , etc. ) .
• INTRODUCERE DATE PONTAJ . Cu ajutorul acestui meniu se
introduce orele de pontaj .
• RAPOARTE . Cu ajutorul acestui meniu se emit sau se generează
rapoarte atât pe ecran cât şi la imprimantă . Aceste rapoarte pot fi predefinite
sau suplimentare .
• TABELE . Meniul este utilizat pentru setarea detaliilor de salarizare
pentru companie : parole de acces , curs valutar ; mod de calcul al tarifelor ,
datoriilor sociale , primelor ; luna curentă , numărul de zile şi ore lucrătoare
în luna curentă , planul contabil şi altele .
• INTRODUCERE TRANZACŢII . Meniul este utilizat pentru a
introduce reţinerile , concediile medicale , concediile de odihnă ş.a.
• ÎNTREŢINERE . Este utilizat pentru întreţinerea bazei de date (
17
refaceri ) , închiderea de lună şi salvări .
MiFix ţine evidenţa mijloacelor fixe , obiectelor de inventar sau a
altor grupe pe care organizaţia le poate defini în conformitate cu legislaţia în
vigoare .
Meniurile principale ale aplicaţiei sunt :
• ACTUALIZARE . Meniul este utilizat pentru înregistrarea de
mijloace fixe conform catalogului , transferul în alt atelier a unei
imobilizări , modificarea stării inventarierii , vizualizarea stării înregistrării ,
starea de provenienţă a utilijalui ( închiriat sau propriu ) , se poate înregistra
casarea sau vânzarea utilajului .
• LISTE : Meniul este utilizat pentru vizualizarea fişei pentru fiecare
mijloc fix cu date referitoare la acesta .
Meniurile PLAN AMORTIZARE şi PAD NEALOCAT nu sunt
utilizate în cadrul firmei.
Aplicaţiile financiar - contabile folosite sunt achizitionate de la un
producător specializat de software financiar . Acestea sunt modulare , pe
unităţile de lucru fiind instalat măcar minimul necesar , pentru utilizarea
eficientă atât a programului cât şi a fondurilor de investitii în software .
Firma lucrează cu mai multe banci , având acces la programele lor .
Accesul se face prin intermediul parolei şi a utilizatorului plus un cod
generat de un dispozitiv numit cod token sau dispozitiv digipas . Aici se fac
plati în lei şi în valută , urmărirea depozitelor etc.
Rompak are un numar total de 275 de angajaţi şi este clasată în
categoria întreprinderilor mijlocii .
În cadrul organizaţiei personalul este specializat pe următoarele
funcţii şi departamente :
18
1. Departamentul de audit financiar intern şi administrativ - are 51
de angajaţi şi are în atribuţiuni controlul intern al operaţiunilor financiar –
contabile şi al documentelor justificative din cadrul firmei .
2. Departamentului de contabilitate are 8 angajaţi care se ocupă cu
înregistrararea sistematică şi cronlogică a tututror operaţiunilor financiar-
contabile cu prevederile legale , calcularea principalilor idicatori financar –
contabili, prezinta situatiile financiare spre aprobare .
3. Departamentul juridic are 1 angajat ce întocmeşte , verifică din
punct de vedere legal clauzele contractuale de muncă , cu clienţii , de
colaborare , reprezintă societatea în cazul litigiilor .
4. Departamentul de marketing are 13 angajaţi , stabileşte strategii de
vânzare , propune soluţii privind lansarea produselor pe piaţă , dezvoltarea
strategiilor privind creşterea profitului firmei , realizează tehnici de
promovare a produselor .
5. Departamentul de întreţinere are 56 de angajaţi , are ca
responsabilităţi întreţinerea şi supravegherea echipamentelor tehnologice şi a
utilajelor din cadrul firmei , vin cu propuneri de achiziţie a unora noi ,
instruieste personalul în utilizarea acestora .
6. Departamentul tehnic are 88 de angajaţi , se ocupă efectiv cu
realizarea produselor finite şi dezvoltatarea unora noi .
7. Departamentul de calitate are 9 angajaţi , urmăreşte respectarea cu
strictete a parametrilor cantitativi şi calitativi a materiilor prime care intră în
compoziţia produsului final
8. Departamentul resurse umane are 9 angajaţi ce se ocupă cu
evidenţa salariaţilor , a recrutării personalului pentru posturi vacante ,
organizare de training precum şi 2 analişti de sisteme , 2 programatori , 2
tehnicieni întreţinere sisteme .
19
Aceştia din urmă sunt responsabili de întreg sistemul informatic al firmei
ROMPAK şi se ocupă de : asigurarea proiectării lucrărilor informatice ,
implementarea acestora , instruirea personalului implicat în utilizarea
diverselor programe , verifică desfăşurarea în condiţii normale a activităţii
informatice şi eventual propune proiecte informatice noi către conducere ,
controlul şi repararea sistemelor , implementarea noilor tehnologii din
domeniul informaţional şi nu în ultimul rând verificarea şi gestionarea
serverelor şi a reţelei . Tot în atribuţiile lor intră şi implementarea politicii de
securitate la nivelul întregului sistem informatic .
20
În urma studierii societății S.C. Rompak S.R.L. şi privind procesele
interne care au loc în cadrul organizaţiei vom prezenta analiza principalelor
sisteme informaţionale financiar – contabile identificate în cadrul
organizaţiei :
21
Primirea de materii prime şi materiale se face pe baza avizului de
expediţie pentru cele din cadrul firmei sau facturi şi aviz de expeditie
pentru cele de la terţi . Acestea se înmagazinează până în momentul
consumului . Prin consumul tehnologic aferent procesului de producţie
rezultă produsul finit care se evidenţiază pe nota de predare la magazie
întocmită la secţia de producţie . Prin centralizarea acestora rezultă producţia
fizică realizată .
Documentele ce ţin de intrare sunt : factură , aviz de expediţie , fişa tehnologică .
Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului
informaţional al produselor finite sunt : fişa limită de consum , statistici privind
cantitatea vândută pe fiecare canal de distribuţie , raport privind termenul de
valabilitate pe loturi .
22
La sfârşitul zilei se întocmeşte monetarul de către şeful de unitate în 2
exemplare :
- un exemplar circulă la contabilitate în vederea înregistrării contabile ;
- un exemplar rămâne la magazin în carnet .
Mai sunt anexate bonurile de casă centralizatoare .
Raportul de gestiune se întocmeşte de către gestionar într - un exemplar în
fiecare zi pe baza NIR - urilor şi monetarelor .
23
La sfârşitul anului se întocmeşte lista de inventar într-un exemplar de
către gestionar . Ea este trimisă la compartimentul contabil , unde se şi
arhivează .
24
Sistemul informaţional al furnizorilor
25
Plăţile se fac pe baza dispoziţiei de plată care vine de la
departamentul financiar – contabil .
Biroul contabilitate întocmeste şi ordine de plată în trei exemplare :
- unul la contabilitate ;
- unul la client ;
- unul la banca .
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt : filă C.E.C. , chitanţă , extras de
cont , bilet la ordin , ordin de plată. , factură ( cazare ) , chitanţă , bonuri , decont .
Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului
informaţional al trezoreriei sunt : registru de casă , centralizator al extraselor de
cont , balanţa de plăţi , expense report , raport situaţia cardurilor business , fişa de
cont , raport privind disponibilul din casa şi din cont .
26
- un exemplar la oficiul de calcul pentru a ajuta la întocmirea statelor de
salarii .
Primul se arhiveaza la contabilitate, al doilea la oficiul de calcul.
În cadrul sistemului informaţional personal - salarizare se efectuează
următoarele operaţiuni : iniţializarea salariilor pentru luna curentă , înregistrare
avans chenzinal , preluarea pontajelor lunii , a sancţiunilor , a concediilor , a
sporurilor , calculul concediilor medicale sau de odihnă , a deducerilor personale ,
înregistrarea statelor de salarii , înregistrarea declaraţiilor lunare la bugetul de stat ,
la bugetul asigurărilor sociale de stat , la bugetul asigurărilor pentru şomaj ,
înregistrarea fişelor fiscale , precum şi evidenţa tuturor angajaţilor şi funcţiile
acestora , fişa postului .
Documentele de intrare pentru acest sistem sunt : fişa de pontaj , lista cu reţinerile ,
contractul de muncă , pontaj avans şi pontaj lichidare , stat de funcţii , fişa zilnică
de prezenţă , cerere de concediu , fisa postului , curriculum vitae .
Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului
informaţional al salarizării sunt : stat de salarii , fluturaşe , listă de avans
chenzinal , fişă fiscală 1 şi 2 , condica de prezenţă , contribuţii .
27
Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului
informaţional al materiilor prime sunt : fişa de magazie , lista de inventar , registru
cumpărări , balanţa analitică , necesar de aprovizionat .
Directorul :
28
- împreună cu cei de la oficiul de calcul stabilesc preţurile ;
- asigură efectuarea inventarierii patrimoniului , participă la organizarea
sistemului informational .
Oficiul juridic :
Departamentul de contabilitate :
29
- organizează inventarierea periodică a tuturor valorilor patrimoniale ,
urmăreşte definitivarea , potivit legii , a rezultatelor inventarierii ;
- întocmeşte lunar balanţa de verificare pentru conturile sintetice şi cele
analitice şi urmăreşte concordanţa dintre acestea ;
- înregistrează operaţiunile efectuate în cadrul societăţii .
30
- urmăreşte permanent circulaţia documentelor de decontare cu banca ,
analizează lunar volumul facturilor neîncasate ;
- calculul şi evidenţa impozitelor datorate bugetului de stat .
Laboratorul CTC :
1. Pentru aprovizionare :
31
- asigură şi răspunde de aprovizionarea cu materii prime şi materiale
necesare în vederea realizării producţiei ;
- urmăreşte permanent aprovizionarea la timp a tuturor materialelor ,
pieselor de schimb şi componentelor necesare maşinilor , utilajelor şi
instalaţiilor ;
- păstrează permanent legatură cu furnizorii de materiale , echipamente şi
utilaje , în vederea respectării termenelor de livrare a ordinii prioritatilor şi
modului de livrare ;
- urmăreşte şi ia măsuri pentru reducerea cheltuielilor de aprovizionare , prin
căutarea surselor de aprovizionare cele mai apropiate şi cu mijloace
financiare cât mai reduse .
2. Pentru depozite :
Atelierul mecanic :
32
- asigură repararea utilajelor ce nu mai corespund tehnic , tehnologic sau au
fiabilitate scazută ;
- trimite către aprovizionare necesarul de materiale şi piese de schimb pentru
a fi achiziţionat .
Departamentul de marketing :
33
3. Descrierea detaliată a sistemului informaţional financiar –
contabil al Clienţilor
34
- încasări , încasări tranşe , sold încasări ;
- clienţi restanţieri , clienţi în litigiu , sold clienţi .
35
3.3 Descrierea ieşirilor
Clientul are datoria de a plăti bunul furnizat de către furnizor şi poate alege
diferite metode de plată : plata prin card , plata în numerar , plata prin bancă .
Daca plata nu este efectuată conform prevederilor contractuale şi pâna la data
contractuală atunci se adaugă comisioane stabilite conform acordului din contract .
Incasările pe care obţine furnizorul pot fi şi în tranşe egale sau inegale . Furzinorul
trebuie să verifice şi actualizeze soldul încasărilor , precum şi soldul clienţilor .
Trebuiesc de asemenea redactate şi analizate listele cu clienţi în litigiu şi
restanţieri . Clienţii rău platnici trebuiesc daţi în judecată pentru recuperarea
contravalorii produselor vândute .
Rapoartele care se obţin în urma prelucrării datelor în cadrul sistemului
informaţional al clienţilor sunt : fişa clientului , balanţa analitică a clienţilor ,
raport privind reducerile acordate clienţilor , raport privind datele scadente
de plată , clienţi în litigiu , clienti incerţi , borderou la vamă , raport zonal ,
situaţie a comenzilor ( onorată parţial şi neonorată ) , raport privind cererea (
produsele cele mai cerute ) , factură .
36
Pentru modelarea sistemului informaţional al clienţilor se vor folosi trei
modele de bază , respectiv modelul descompunerii funcționale , modelul
proceselor , modelul datelor .
Modelul proceselor
37
În procesul de modelare a din modelul proceselor am plecat de la
descrierea orientată pe tranzacţii / transformări a sistemului informaţional al
clienţilor .
Diagrama de context este prezentată în Anexa 1 , DFD de nivel 0
Sistemul Informaţional al Clienţilor este prezentată în Anexa 2 .
Descompunerea proceselor de prelucrare în subprocese este prezentată în
DFD de nivel 1 Anexa 3 “ Înregistrare clienţi potenţiali “ şi Anexa 4 “
Evidenţa comenzilor primite de la clienţi “ , a subproceselor în module prin
DFD de nivel 2 Anexa 5 “ Înregistrare comanda nouă “ şi Anexa 6 “
Actualizare comenzi “ .
Modelarea datelor
• Cerinţe funcţionale :
38
În cadrul firmei S.C. ROMPAK S.R.L. , nu am obsevat nici o
descentralizare a funcţiei contabile sau a evidenţei analitice a clienţilor .
Totul este prezentat în regulamente speciale făcute pentru fiecare gestionar
în parte , luat la cunoştinţă imediat la angajare ( avizat de Directorul General
) şi semnat de către acesta precum şi de inginerul responsabil cu protecţia
muncii .
• Cerinţe nefuncţionale :
39
Organizaţia este „ deschisă la nou ” şi urmăreşte îndeaproape evoluţia pieţei
tehologice astfel încât atunci când apare o resursă hardware sau software
care să uşureze munca şi să asigure o bună funcţionare a sistemului atunci
resursa va fi achiziţionată şi implementată în sistem .
Asigurarea securităţii datelor este dată prin stabilirea de niveluri de
acces pentru diferite categorii de utilizatori , astfel : pentru citire au acees
toti cei interesati , iar pentru modificări şi editari doar anumite personae din
cadrul organizaţiei în funcţie de nivelul lor de acces la informaţie .
40