SUPORT CURS ARHIVAR

“ARHIVELE NU SUNT SIMPLE DEPOZITE DE ACTE

VECHI ,CI ADEVĂRATE LABORATOARE DE
CERCETARE ŞTIINTIFICA”

NICOLAE IORGA

1
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

MODUL NR. 1

1. Cunoaşterea întocmirii nomenclatorului arhivistic

şi înaintarea către Arhivele Naţionale

1.1 Întocmirea nomenclatorului arhivistic

Anual, documentele se grupează în dosare, potrivit problemelor şi termenelor de

păstrare stabilite prin nomenclatorul arhivistic.
Nomeclatorul dosarelor se întocmeşte de către fiecare creator pentru documentele
proprii, după modelul din anexa nr. 1 la Legii 16/1996.
Nomenclatorul se întocmeşte sub forma unui tabel în care se înscriu, pe
compartimente de muncă, categoriile de documente grupate pe problem şi termene de
păstrare.
În prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile copmpartimentelor de muncă,
în ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului, şi se numerotează cu
cifre romane.
În rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi se
numerotează cu litere majuscule.
În rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor care constituie
dosarul, fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu numărul 1 la fiecare
compartiment.
În nomenclator se trec şi registrele, cartotecile, condicile şi alte materiale
preconstiuite.
Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului (ex.
I.A.1). Acesta poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă (ex. B.4) sau
numai din cifra arabă (ex. 2), dacă creatorul are ca părţi component numai
compartimente de muncă fără subdiviziuni sau nici compartimente de muncă.
La înregistrarea documentelor, îndicativul dosarului va fi înscris şi în registrul de
intrare-ieşire, la rubric rezervată acestuia, ca şi pe fiecare document în parte.
În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare. Stabilirea lui se
face ţinându-se seama de legile în vigoare, de importanţa practică pentru activitatea

2
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

creatorului de documente şi, în mod deosebit, de importanţa ştiinţifică a informaţiilor pe

care le conţin documentele. Aici este cazul documentelor cu termen de păstrare
Permanent, acestea fiind considerate documente cu valoare istorică.
În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul
“permanent” (prescurtat “P”), iar pentru documentele care se păstrează temporar, cifra
arabă care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (1, 3, 5, 10, 15 etc.). Dacă termenul
de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul
întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite
conjuncture, informaţiile documentelor pot avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul
de păstrare temporară se menţionează “C.S” (comisie de selecţionare). La expirarea
termenului de păstare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare
(atenţie este vorba de comisia de selecţionare care funcţionează în acel moment în
cadrul creatorului) şi, după caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reţinute permanent.
Într-un dosar se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă, cu acelaşi
termen de păstrare. În cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe perioade de
timp diferite şi, respective, cu termene de păstare diferite (planuri, dări de seamă lunare,
trimestriale, anuale), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de păstare.
Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc
schimbări în structura creatorului de documente. Dacă se înfiinţează noi compartimente
de muncă sau subdiviziuni, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu
dosarele nou create. În cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor lor care îşi
dezvoltă activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute iniţial,
nomenclatorul se completează cu noile dosare. În cazurile prezentate mai sus,
nomenclatorul nu se completează pur şi simplu de către creatorul de documente, ci se
întocmeşte un nou nomenclator în care se adaugă noile compartimente sau tipuri de
documente si se înaintează spre confirmare structurilor Arhivelor Naţionale de care
aparţin.
Şeful fiecărui compartiment răspunde de întocmirea proiectului de nomenclator
pentru documentele specifice compartimentului respective. Aceste proiecte se
centralizează de şeful compartimentului de arhivă şi se înaintează, în două exemplare,
spre aprobare şi confirmare.

Nomenclatorul se aprobă de către conducerea unităţii creatoare de documente

printr-o decizie internă, iar numărul deciziei va fi înscris şi pe acesta şi se confirmă, la

3
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

nivel central, de către Arhivele Naţionale şi, la nivel local, de structurile judeţene ale
Arhivelor Naţionale.
După confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, în vederea
aplicării lui.
Nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru, nu instrument de evidenţă.
Acesta se aplică numai după confirmarea de către Arhivele Naţionale, şi nu se aplică
retroactiv.

1.1.1. Prevederi legislative şi proceduri privind întocmirea nomenclatorului

arhivistic

- Legea nr. 16/1996, republicată în Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 293
din 22.04.2014
- Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 (Instrucţiuni privind activitatea de arhivă
la creatorii şi deţinătorii de documente)

1.1.2. Acte normative şi proceduri privind stabilirea termenelor de păstare

- Legea nr. 16/1996, republicată în Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 293
din 22.04.2014
- Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 (Instrucţiuni privind activitatea de arhivă
la creatorii şi deţinătorii de documente)
- Legea nr. 82/1991, republicată (Legea contabilităţii)

1.2. Întocmirea listei genurilor şi a categoriilor de documente

Şeful fiecărui compartiment întocmeşte lista de documente specifice compartimentului

respectiv şi propune termenele de păstrare. Lista trebuie să cuprindă toate documentele
care se creează în momentul respectiv, nu documente care au fost create în trecut şi care
acum nu se mai creează. Persoana responsabilă cu arhiva din unitatea creatoare de
documente, centralizează listele de documente de la fiecare compartiment şi întocmeşte
proiectul de nomenclator. Acesta se înaintează, în două exemplare, spre aprobare,
conducerii unităţii. Nomenclatorul se aprobă de către conducerea unităţii creatoare de
documente printr-o decizie internă, iar numărul deciziei va fi înscris şi pe acesta.

4
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

1.2.1. Prevederi legislative privind refacerea nomenclatorului arhivistic

Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc
schimbări în structura creatorului de documente. Dacă se înfiinţează noi compartimente
de muncă sau subdiviziuni, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu
dosarele nou create. În cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor lor care îşi
dezvoltă activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute iniţial,
nomenclatorul se completează cu noile dosare. În cazurile prezentate mai sus,
nomenclatorul nu se completează pur şi simplu de către creatorul de documente, ci se
întocmeşte un nou nomenclator în care se adaugă noile compartimente sau tipuri de
documente si se înaintează spre confirmare structurilor Arhivelor Naţionale de care
aparţin.

1.3.Înaintarea nomenclatorului arhivistic la Arhivele Naţionale

1.3.1. Prevederi legale privind avizarea/confirmarea nomenclatorului.

După aprobarea nomenclatorului de către conducerea unităţii creatoare, acesta se
înaintează spre confirmare către Arhivele Naţionale. Nomenclatorul va fi însoţit de o
adresă de înaintare prin care se solicită confirmarea acestuia, şi va fi depus la Arhivele
Naţionale, în două exemplare, din care, după confirmare, un exemplar va fi returnat
unităţii creatoare, iar un exemplar rămâne la sediul Arhivelor Naţionale. După
confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, în vederea aplicării lui
(Legea nr. 16/1996, art. 8).
Nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru, nu instrument de evidenţă.
Acesta se aplică numai după confirmarea de către Arhivele Naţionale, şi nu se aplică
retroactiv.

5
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

MODUL NR. 2

2. Administrarea documentelor în depozitul de arhivă

2.1.Preluarea documentelor de la compartimente sau alte instituţii

Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an
de la constituire, pe bază de inventar şi proces-verbal de predare-primire, întocmite
potrivit anexelor 2 şi 3 ale Legii 16/1996.
La preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea
modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele
înscrise în inventar. În cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţă
compartimentului creator, care efectuează corecturile care se impun.
Evidenţa dosarelor şi a inventarelor depuse la compartimentul de arhivă se ţine în
registrul de evidenţă curentă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice care se
întocmeşte conform modelului prevăzut în anexa nr. 4 a Legii 16/1996. În cazul în care
compartimentul de arhivă păstrează şi alte fonduri arhivistice, în registrul de evidenţă
curentă de deschide câte o partidă pentru fiecare fond (Ordin nr. 217/1996, art. 25).
În cazurile menţionate mai sus, recomandăm întocmirea unui registru de evidenţă
curentă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice pentru fiecare fond arhivistic în parte,
registrul de evidenţă curentă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice este de fapt
registrul inventarelor, şi din cadrul fiecărui fond arhivistic, numerotarea inventarelor se
face începând cu numărul 1.
În registrul de evidenţă curentă a intrărilor-ieşirilor unităţilor arhivistice, la capitolul
« Preluări », se trec, în ordinea preluării, toate inventarele dosarelor preluate ; fiecare
inventar se trece separat, sub un alt număr de ordine.
Pentru fiecare inventar se notează :
- numărul de ordine al inventarului ;
- data preluării documentelor din inventarul respectiv ;
- denumirea compartimentului de la care provine inventarul;
- datele extreme ale documentelor ;
- totalul dosarelor din inventar ;

6
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

- totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv ;

- numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior ;

Se va înscrie numărul din inventar al fiecărui dosar reţinut la compartiment.

Recomandăm ca prima înregistrare a unui inventar să se facă cu culoarea roşie, iar

în cazul depunerii ulterioare a unor dosare din inventarul respectiv, înregistrarea să se
facă cu culoarea albastru. Înregistrarea ulterioară se va face tot cu numărul pe care l-a
primit prima dată respectivul inventar, nu cu alt număr.

La capitolul « Ieşiri » se trec :

- data ieşirii dosarelor din evidenţă ;

- unde s-au predat;
- denumirea, numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă;
- totalul dosarelor ieşite;

Scoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor

şi/sau deţinătorilor de documente şi cu aprobarea Arhivelor Naţionale, în urma
selecţionării, transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii
provocate de evenimente neprevăzute. Dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza
unuia din următoarele acte, după caz:

- process-verbal de selecţionare (conform anexei nr. 5, Legea 16/1996);

- proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr. 6, Legea 16/1996);
- process-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau lipsei acestora;

Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei de

selecţionare, aprobată de conducerea unităţii creatoare sau deţinătoare şi confirmată de
Arhivele Naţionale.

2.1.1. Norme şi proceduri privind desfăşurarea activităţilor arhivistice

- Ordin de zi nr. 217/1996
- Proceduri interne de lucru, întocmite de fiecare creator şi/sau deţinător, în parte;

7
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

2.1.2. Acte ce se întocmesc la preluarea documentelor

Preluarea documentelor de la compartimente sau alte instituţii se face pe bază de
proces-verbal de predare-primire a documentelor, conform modelului din anexa nr. 3 a
Legii 16/1996 şi pe bază de inventare.
Model de proces-verbal de predare-primire a documentelor

Instituţia/Societatea

PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor

Azi…………..subsemnaţii………………delegaţi ai compartimentului………
şi……………arhivarul/persoana responsabilă cu arhiva din cadrul instituţiei……….am
procedat primul la predarea şi al doilea la preluarea documentelor create în
perioada………..de serviciul/compartimentul menţionat, în cantitate
de……………dosare.
Predarea-primirea s-a făcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând……..pagini
dactilografiate/tehnoredatate, spre cele legale.
Am predat, Am primit,

Inventarele documentelor se întocmesc conform modelului din anexa nr. 2, Legea nr.
16/1996.

2.2.Aşezarea documentelor în depozite

Dosarele preluate de la compartimente se organizează în depozitul de arhivă, pe

compartimente şi, în cadrul compartimentului pe ani şi pe termene de păstrare.
În cazul în care în depozit există şi alte fonduri arhivistice, acestea se aranjează
separat, pe fonduri şi, în cadrul fondului pe termene de păstrare.
Pentru fiecare depozit de arhivă (de documente) se întocmeşte câte un registru de
depozit. Deci, câte depozite avem, tot atâtea registre de depozit vom avea.
Modelul de registru de depozit este prezentat în Ordinul de zi nr. 217/1996, anexa nr. 8.

8
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

În acest registru se va completa ori de câte ori este necesar, completându-se dosarele
care au fost solicitate să fie scoase din depozit, numele şi prenumele persoanei care le-a
solicitat, data solicitării şi data restituirii. Se recomandă întocmirea şi completarea
acestui tip de registru pentru a se evita situaţii de pierdere, rătăcire a documentelor.

Este bine ca în locul dosarelor, registrelor care sunt scoase pentru diferite solicitări
venite din partea angajaţilor de la compartimente, să se pună în locul dosarului o fişă de
control, pe care se va nota numărul dosarului, anul, compartimentul, persoana care l-a
solicitat, data solicitării. În momentul restituirii dosarului şi după verificarea integrităţii
acestuia, fişa de control se va distruge şi se va pune dosarul la locul lui.

2.2.1. Principii ce stau la baza sistematizării documentelor în depozit

Primul aspect care trebuie luat în calcul la aşezarea documentelor pe rafturi, este
termenul de păstrare al documetelor. Astfel, pe rafturile de sus se vor aşeza documentele
cu termen de păstrare « Permanent », şi în ordinea descrăscătoare a termenelor de
păstrare, celelalte documente. Documentele se aşează în ordine descrăscătoare a
termenelor de păstrare, pentru ca documentele cu termene mici de păstrare (exemplu de
10 ani, 5 ani) să fie uşor accesibile în vederea selecţionării lor.
Pe rafturi, dosarele se aşează de sus în jos şi de la stânga la dreapta (principiul
conform căruia se aşează de la stânga la dreapta este acela că modul în care scriem şi
cititim în limba română, este de la stânga la dreapta).
Rafturile şi poliţele se numerotează.
Mijloacele de protecţie (dosare, mape, cutii, casete, role etc.) trebuie dimensionate
conform materialului arhivistic care urmează a fi introdus, astfel încât să se evite orice
fel de solicitări care l-ar putea deteriora (plieri, tensionări, presiuni etc.).
Încărcarea materialului arhivistic pe rafturile dintr-un depozi se va face respectând
următoarele reguli :
- sensul încărcării depozitului şi mijloacelor de protecţie urmează regula scrierii, stând
cu spatele la punctul de acces principal, respectiv, după caz :
 din faţă în spate
 de sus în jos
 de la stânga la dreapta
- se va asigura compatibilitatea suporturilor (datorită condiţiilor de mediu specifice,
arhiva pe suport de hârtie nu va fi păstrată în aceleaşi depozite cu arhiva electronică sau

9
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

cu cea pe support de celuloid). Legătura intelectuală (de conţinut) între materialul

documentar aparţinând aceluiaşi fond, dar depozitat în spaţii diferite se va realiza prin
intermediul instrumentelor de evidenţă ;
- în legătură cu compatibilitatea de conţinut a materialului documentar dintr-un depozit,
se poate opta pentru una din următoarele variante :
 soluţia tematică : fondurile aparţinând unei ramuri de activitate sau documentele
aparţinând unui fond de mari dimensiuni se păstrează fizic în acelaşi spaţiu de
depozitare. Pentru acest lucru, se va avea în vedere asigurarea spaţiilor de rezervă,
pentru preluări ulterioare ;
 soluţia economică : documentele vor fi aşezate în depozit fără a ţine cont de
provenienţă, iar legătura intelectuală (de conţinut) între materialul documentar
aparţinând aceluiaşi fond, dar depozitat în spaţii diferite se realizează prin intermediul
instrumentelor de evidenţă.

Aşezarea materialului arhivistic în mijloace de păstrare se face în funcţie de formatul

şi caracteristicile suportului.

Aşezarea materialelor arhivistice pe raft sau în cutie în poziţie detensionată şi uşor

manevrabilă. Din acest punct de vedere există posibilităşi multiple cum ar fi :

- aşezarea pe orizontală a unităţilor arhivistice. Aceasta este specifică unităţilor de format

mare (registre, hărţi), dar trebuie evitată gruparea mai multor unităţi care ar îngreuna
scoaterea din raft sau din cutie.
Documentele conservate rulate se stabilizează în această formă, se rigidizează şi sunt
dificil de întins. Se recomandă evitarea acestei modalităţi de păstrare.
Fotografiile trebuie puse în cămăşi sau plicuri individuale, cu folie specială de
protecţie peste partea imprimată. Fotografiile alb-negru trebuie separate de cele color.
Cele de format mare trebuie aranjate orizontal.
- aşezarea pe cant, pe latura lungă a unităţilor arhivistice şi respectiv a cutiilor şi
pachetelor. La volumele foarte grele aşezarea în raft se face pe cotorul registrului,
deoarece în acest fel greutatea volumelor se descarcă pe o suprafaţă mai mare decât
dacă volumele s-ar aşeza pe latura scurtă şi nu este forţată linia de îmbinare dintre
scoarţe şi scoarţe şi blocul de file.
- în cutii materialele arhivistice vor fi introduse în grupuri de unităţi arhivistice la care
toate dosarele au aceeaşi orientare, de preferinţă cu cotorul în jos. Când cotorul este mai

10
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

gros decât faţa dosarului se împarte grupul de dosare în două din care o parte va sta cu
cotorul în jos, iar o altă parte va fi plasată cu faţa în jos.
a. Se recomandă ca broşurile şi foile volante să fie introduse în cutii. Foile volante
trebuie introduse în cămașă de protecție. O cămaşă poate conţine mai multe documente,
dar nu trebuie să depăşească grosimea de 2,5 cm.
b. Dacă o cutie este aranjată vertical în raft şi nu este în întregime umplută, foile se
deformează. Se recomandă folosirea unui material de umplere (deşeuri de carton şi
hârtie cu caracteristici fizico-chimice corespunzătoare) pentru a păstra materialele în
poziţie verticală.
c. Dacă o cutie este prea plină sau prea mică, apar deformări. Se recomandă înlocuirea
mijlocului de protecţie.
- Aşezarea rolelor (de film, casete, benzi magnetice) pe una din feţele circulare şi nu pe
linia de rulare.
- Aşezarea pe cant a discurilor de orice fel.
Este interzisă aşezarea arhivei în vrac direct pe pardoseală, indiferent dacă este
sau nu introdusă în mijloace de protecţie, ori dacă aceasta este organizată sau
neorganizată. Singurele excepţii de la această regulă sunt ocazionale şi sunt determinate
de necesităţi de transport şi de ordonare a depozitelor, dar pentru o perioadă foarte
scurtă de timp şi numai dacă există posibilitatea aşezării acestora pe paleţi.

2.3.Predarea documentelor la Arhivele Naţionale

Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente care fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional le depun spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale sau la
structurile judeţene.

2.3.1. Prevederi legislative privind predarea documentelor la Arhivele Naţionale

şi termenele de depunere, documentele ce se întocmesc
Persoanele juridice creatoare şi deţinătoare de documente care fac parte din Fondul
Arhivistic Naţional le depun spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale sau la
structurile judeţene, după cum urmează :
- documentele scrise, după 30 ani de la crearea lor ;
- documentele tehnice, după 50 ani de la crearea lor ;

11
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

- actele, registrele de stare civilă, după 100 ani de la crearea lor ;

- documentele fotografice, precum şi peliculele cinematografice, după 20 ani de la
crearea lor ;
- matricile sigilare, după scoaterea lor din uz ;

A nu se confunda termenele de predare menţionate mai sus, cu termenele de păstrare ale

acestor documente, termenul lor de păstrare fiind Permanent.

Creatorii şi deţinătorii de documente le pot deţine, după expirarea termenului de

depunere, dacă le sunt necesare desfăşurării activităţii, pe baza aprobării Arhivelor
Naţionale sau a structurilor teritoriale, după caz. În această situaţie, creatorii şi
deţinătorii de documente sunt obligaţi să depună la Arhivele Naţionale sau la structurile
teritoriale, câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le deţin.

Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi

extrase privind drepturile individuale ale cetăţenilor, vor fi păstrate de creatori şi
deţinători.

Documentele aparţinând Fondului Arhivistic Naţional, o dată intrate, potrivit legii,

în depozitele Arhivelor Naţionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora.

Preluarea documentelor de la creatori şi deţinători de către Arhivele Naţionale se

efectuează prin confruntarea inventarelor cu unităţile arhivistice (adică cu dosarele,
registrele etc.). Totodată, se face şi verificarea modului de constituire a unităţilor
arhivistice predate, în sensul că, se verifică dacă la constituirea lor s-a ţinut seama de
Nomenclatoarele Arhivistice. Împreună cu documentele se preiau şi inventarele
acestora, în trei exemplare.

Predarea-preluarea se consemnează într-un proces-verbal, întocmit în două

exemplare, din care unul rămâne la insituţia/societatea care predă şi un exemplar
rămâne la Arhivele Naţionale. Procesul-verbal se întocmeşte conform modelului din
anexa nr. 6 a Legii nr. 16/1996.

12
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

Model

PROCES-VERBAL

Predare-preluare din……………..(anul, luna, ziua)

Subsemnaţii………….din partea ……………şi……din partea…………am procedat,

primul la predarea şi al doilea la preluarea…………anii
extremi………însumând…..u.a. şi ………..m.l.

Totodată, s-au predat şi preluat ……………………….

În timpul verificării nu au fost găsite următoarele……..

Prezentul proces-verbal cuprinde……….file şi s-a încheiat în două exemplare.

Am predat, Am preluat,

Procesul-verbal se întocmeşte şi se inregistrează la unitatea creatoare sau deţinătoare,

numărul de înregistrare al procesului-verbal fiind trecut şi în registrul de evidenţă
curentă, în dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se înregistrează şi la
Arhivele Naţionale.

2.3.2. Norme privind echiparea personalului şi reguli privind transportul

arhivei

Transportul/ transferul de material arhivistic se face ţinând cont de statutul

de bun cultural de patrimoniu pe care îl împărtășesc materialele arhivistice.
Activitatea de transport/transfer de arhivă are în vedere următoarele aspecte:
1.Transferul de material arhivistic de la/către altă structură (operator economic
autorizat pentru păstrare şi conservare şi/sau o structură a Arhivelor Naţionale):
- acţiunea se stabilește între părţi, cu specificarea datei (datelor), itinerariului
transportului, cantităţii și a resurselor necesare (mijloace de transport, personalului care
participă la transport și persoana responsabilă, necesarul de mijloace de ambalare etc.);
- activitatea va fi consemnată într-un proces-verbal de predare-preluare;

13
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

- în cazul constatării unor lipsuri între cantitatea încărcată și cea descărcată, sunt
înștiinţaţi de îndată șefii structurilor destinatar-expeditor, și se fac verificări pentru
recuperarea materialelor lipsă și/sau stabilirea responsabilităţilor.
2. Transferul de material arhivistic între depozite aparţinând aceleiași structuri.
- acţiunea se declanșează în baza dispoziţiei zilnice, unde se precizează data acţiunii,
itinerariul transportului și resursele necesare (mijlocul de transport, personalul necesar
și persoana responsabilă, necesarul de mijloace de ambalare etc).
- după transport, în cazul constatării unor lipsuri între cantitatea încărcată și cea
descărcată, este înștiinţat de îndată conducătorul structurii și se iau măsuri pentru
recuperarea materialelor lipsă și/sau stabilirea responsabilităţilor.
În procesul de transfer/ transport arhivă, trebuie avute în vedere cel puţin trei
aspecte esenţiale:
1. Securitatea transportului se referă la protecţia materialelor arhivistice împotriva
pierderii, sustragerii sau distrugeri în timpul transportului. În acest sens:
- nu se va transporta arhivă cu mijloace de transport proprietate personală sau cu
mijloace de transport în comun;
- în cazul transportării unor materiale arhivistice de valoare excepţională se va cere
protecția structurilor de ordine publică;
-spaţiul de transport arhivă trebuie securizat, pentru a împiedica o cădere accidentală în
timpul transportului;

2. Integritatea fizică a materialului documentar se referă la protejarea împotriva

deteriorării în timpul transportului. În acest sens, se vor avea în vedere:
- pregătirea mutării, respectiv:
- ambalarea arhivei (în cazul în care nu este introdusă în mijloace de protecţie);
- asigurarea închiderii mijloacelor de protecţie (de pildă, legarea cu sfoară pentru
evitarea deschiderii accidentale a capacului cutiei, dar suficient de lejer pentru a nu
pătrunde sfoara în blocul de file în cazul legării blocurilor individuale şi folosind
materiale de protecţie peste care se leagă, nu direct pe blocul de file).
- igiena spaţiului de transport, respectiv curăţarea acesteia de potenţiale substanţe
inflamabile sau care ar putea afecta materialul arhivistic;
- modul de încărcare în vehicul, luând în considerare:
- rezistenţa materialului de protecţie/ambalare arhivă;
- înălţimea stivei de arhivă;

14
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

- gradul de fixare al stivei de arhivă împotriva răsturnării (lateral și faţă-spate).

- protecţia împotriva intemperiilor (de ex., existenţa prelatei);
3. Asigurarea ordinii materialelor se referă la evitarea răvășirii materialului în
timpul activităţii de mutare/transport. În acest sens, se va avea în vedere:
- pregătirea transferului: pachetele/cutiile de transport vor fi numerotate, astfel încât să
asigure identificarea facilă a ordinii de așezare;
- la încărcarea materialului se vor avea în vedere etapele de transport și încărcare pe raft
la destinaţie, astfel încât să fie păstrată ordinea materialului. Soluţia cea mai potrivită va
fi identificată practic, printr-o serie de simulări, la începutul transportului.
- o atenţie deosebită trebuie acordată în cazul transportului u.a. ce nu sunt în mod
normal introduse în mijloace de protecţie (registre, hărţi etc.). În acest caz, se
recomandă identificarea unei soluţii de ambalare, în caz contrar fiind extrem de dificilă
păstrarea ordinii în timpul transportului unei mari cantităţi de arhivă.
Lucrătorii care scot materiale din depozite sunt obligaţi să completeze in baza
fişelor de control, Registrul de depozit.
Transportarea unităţilor arhivistice se face în astfel încât să respecte normele de
securitate și sănătate în muncă şi integritatea materialului arhivistic.
Test combinat (grilă şi eseu)
Practic/speţă, exemple.

15
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

MODUL NR. 3

3. Operaţiuni arhivistice desfăşurate asupra documentelor

3.1.Planificarea operaţiunilor de prelucrare

3.1.1. Prevederi legislative privind prelucrarea documentelor

- Legea nr. 16/1996, republicată în Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 293
din 22.04.2014
- Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 (Instrucţiuni privind activitatea de arhivă
la creatorii şi deţinătorii de documente)

Operaţiunile arhivistice de prelucrare a documentelor sunt :

- constiuirea documentelor în dosare, conform Nomenclatorului Arhivistic ;

- ordonarea documentelor ;
- inventarierea documentelor ;
- selecţionarea documentelor ;

3.1.2. Reguli de constituire a arhivei la nivelul compartimentelor

Constituirea dosarelor
După rezolvarea lor, documentele se grupează în dosare, potrivit nomenclatorului şi se
predau la compartimentul de arhivă, în al doilea an de la constituire.
În vederea predării dosarelor la compartimentul de arhivă, se efectuează următoarele
operaţiuni :
- documentele cuprinse în dosar se ordeonează cronologic sau, în cazuri speciale, după
alte criterii (alfabetic, geografic etc.) ; când în constituirea dosarului se foloseşte
ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi
dedesubt ;
- se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele ;
- documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton, în aşa fel încât să se asigure
citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor ;

16
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

- dosarele nu trebuie să aibă mai mult de 250-300 file ; în cazul depăşirii acestui număr,
se constituie mai multe volume ale aceluiaşi dosar ;
- filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru ; în cazul
dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul 1
pentru fiecare volum ;
- pe coperta dosarului se înscriu : denumirea unităţii şi a compartimentului ceator,
numărul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de început şi de
sfârşit, numărul de file, volumul (dacă este cazul) şi termenul de păstrare ;
- pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagina nescrisă a
registrelor şi condicilor, lucrătorul de la compartimentul creator al dosarului face
următoarea cerificare : « Prezentul dosar (registru, condică) conţine …..file », în cifre,
iar în paranteze, în litere, după care semnează şi pune data certificării.

3.1.3. Reguli privind planificarea operaţiunilor de prelucrare a documentelor

Operaţiunile de prelucrare a documentelor sunt următoarele :
- ordonarea documentelor ;
- inventarierea documentelor, întocmirea inventarelor ;
- selecţionarea documentelor care au termenul de păstarea expirat ;

Operaţiunile de prelucrare a documentelor se planifică şi se întocmesc în ordinea

prezentată mai sus.

Ordonare. Planificarea operaţiunii arhivistice de ordonare se face ţinându-se seama de

următoarele elemente: nivelul la care se realizează (fond, parte structurală, serie,
preluare); istoricul fondului căruia îi aparţin documentele (provenienţă, mod de
preluare, preluări anterioare); cantitatea; anii extremi; gradul de prelucrare în momentul
preluării; criterii de ordonare (pe baza nomenclatorului, cronologic, alfabetic); sisteme
de ordonare; organizarea internă a creatorului.

Descriere arhivistică. Operaţiunea de descriere arhivistică se planifică avându-se în

vedere denumirea fondului, cantitatea, anii extremi, situaţia fondului la momentul
preluării, operaţiunile desfăşurate asupra fondului de la preluare şi până în prezent,
sintaxa cotei, tipul de instrument de evidenţă ce urmează a fi elaborat.

Selecţionare. În mod normal, creatorii şi deţinătorii de arhivă selecţionează anual

documentele al căror termen de păstrare prevăzut în nomenclatorul arhivistic a expirat,

17
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

la sesizarea secretarului comisiei de selecţionare, fără a mai fi necesară planificarea

operaţiunii. Când selecţionarea nu s-a făcut pentru perioade îndelungate, nu există
nomenclatoare pentru anii în care au fost create documentele, arhiva este insuficient
prelucrată, se va elabora un plan de selecţionare care va cuprinde date despre fond
(cantitate, ani extremi, categorii de documente, starea de conservare a acestora,
nomenclatoarele disponibile şi perioadele pentru care sunt aplicabile), gradul de
prelucrare a arhivei, criteriile alese pentru păstrarea sau eliminarea documentelor (dacă
sunt diferite de termenul de păstrare), metoda de lucru.

Inventariere. Precum în cazul selecţionării inventarierea documentelor se face anual la

creatori şi deţinători, în cadrul fiecărui compartiment şi precede predarea documentelor
la arhivă, fără a se impune în mod special planificarea acestei operaţiuni.

3.2.Ordonarea documentelor

3.2.1. Criterii de ordonare a documentelor

Ordonarea documentelor se poate realiza:

- structural – cronologic, adică pe compartimente, în cadrul compartimentelor, pe ani

calendaristici, iar în cadrul anului, pe termene de păstrare;
- cronologic – structural, adică pe ani calendaristici, iar în cadrul anului, pe
comparimente;
- alfabetic, unde este cazul (ex. dosare de personal);
- geografic, unde este cazul, pe regiuni, pe localităţi;

Recomandăm ca ordonarea documentelor să se facă structural – cronologic, adică pe

compartimente, în cadrul compartimentelor, pe ani calendaristici, iar în cadrul anului, pe
termene de păstrare, deoarece, este cel mai practic mod de organizare.

Ordonarea este activitatea de organizare a materialului arhivistic în concordanţă cu

principiile profesionale sau după criterii fizice ori administrative. Ordonarea poate fi:
intelectuală, ce presupune gruparea documentelor conform cu prevederile principiilor
arhivistice şi a criteriilor de ordonare, cu scopul de a recrea legătura logică, funcţională

18
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

între fond, părţi structurale şi unităţi arhivistice, astfel încât să faciliteze identificarea şi
folosirea acestora; fizică, ce presupune aranjarea unităţilor arhivistice, pe baza
caracteristicilor fizice sau a scopurilor administrative, într-un anumit loc în spaţiul de
depozitare, urmărindu-se folosire optimă a acestuia.

Prin ordonare se urmăreşte verificarea existenţei sau refacerea ordinii iniţiale a

documentelor dintr-un fond arhivistic, aşezarea fizică a documentelor într-o ordine
prestabilită, divizarea materialului arhivistic în grupări ierarhice de documente,
facilitarea accesului şi a utilizării documentelor. Documentele se ordonează cronologic,
tematic, alfabetic sau după un sistem dedus din modul de constituire a arhivei.

La ordonarea materialului arhivistic se vor respecta următoarele principii:

- Principiul provenienţei – organizarea materialului arhivistic se face în funcţie de

provenienţa sa astfel încât documentele unui creator să nu se amestece cu documente de
altă provenienţă.
- Principiul ordinii iniţiale – aranjarea materialului arhivistic va respecta, în limita
posibilităţilor, ordinea în care creatorul şi-a organizat arhiva.
- Principiul integrităţii fondului – existenţa unei legături organice între documentele
fondului după reguli date de însăşi funcţionarea creatorului, astfel încât u. a. să
constituie un întreg indiferent de amplasarea lor în spaţiile de depozitare. Indiferent de
apartenenţa documentelor la preluări diferite sau părţi structurale şi de locul lor de
păstrare, acestea constituie o unitate organică.

Ordonarea se realizează pe niveluri de ordonare. În cadrul fondului arhivistic se disting

până la 5 niveluri:

- Fond
- Parte structurală (subfond)
- Serie
- Dosar (unitate arhivistică)
- Document (unitare documentară)

19
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

În cadrul fondului personal se disting până la 4 niveluri:

- Fond
- Serie
- Dosar (unitate arhivistică)
- Document (unitare documentară)

În cadrul fondului familial se disting până la 5 niveluri:

- Fond (numele familiei)

- Parte structurală (documente comune ale familiei + documente ale membrilor familiei)
- Serie
- Dosar (unitate arhivistică)
- Document (unitare documentară)

În cadrul colecţiei se disting până la 4 niveluri de ordonare:

- Colecţie
- Serie
- Dosar (unitate arhivistică)
- Document (unitare documentară)
Nivelurile subliniate sunt obligatorii.

3.3 Inventarierea documentelor

3.3.1. Criterii de inventariere

3.3.2. Metodologia întocmirii inventarului
Conform Legii 16/1996, art. 9, inventarele documentelor se întocmesc pe
compartimente, pe ani calendaristici şi pe termele de păstrare ale documentelor. Astfel,
fiecare compartiment va întocmi atâtea inventare câte termene de păstrare sunt
prevăzute în nomenclatorul arhivistic, la compartimentul respectiv (Legea 16/1996, art.
9, anexa nr. 2).
În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecare volum va primi
un număr curent distinct.

20
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

Inventarele se întocmesc în 3 (trei) exemplare pentru documentele nepermanente şi

în 4 (patru) exemplare pentru documentele permanente, din care un exemplar rămâne la
compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o dată cu dosarele la
compartimentul de arhivă.
Dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca şi cele care, din motive justificate, se
opresc la compartimentele de muncă, se trec în inventarul anului respectiv, cu
menţionarea nepredării lor; în momentul predării lor ulterioare, în inventar se va
menţiona acest lucru.
Dosarele care cuprind acte din mai mulţi ani se vor inventaria la anul de început,
menţionându-se în inventar datele extreme, dar, atenţie, documentele vor avea termenul
de păstrare expirat, cupă cel mai nou an. Exemplu, dacă avem un dosar din anii 2000-
2002, cu termen de păstrare 5 ani, acest dosar se va inventaria la anul 2000, şi se va
socoti ca expirat după ce trec 5 ani calendaristici de la anul 2002, adică va expira în anul
2008.

Model de inventar

Instituţia/Societatea
Compartimentului
Inventar pe anul.........
pentru documentele care se păstrează 10 ani

Nr. Indicativul Conţinutul pe scurt al Datele Numărul Observaţii

Crt. dosarului după dosarului, registrului erc. extreme filelor
nomenclator

Prezentul inventar format din ... file, conţine ... dosare, registre, condici, cartoteci etc.
Dosarele de la nr. crt. ..., au fost lăsate la ..., nefiind încheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ...
Astăzi, ... s-au preluat ... dosare.

Am predat, Am primit,
Nume, prenume Nume, prenume
Semnătură Semnătură

21
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

3.4. Selecţionarea documentelor

3.4.1. Principii privind selecţionarea documentelor

În cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o
comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii
respective.
Comisia de selecţionare este compusă din preşedinte, secretar şi un număr impar de
membrii, numiţi din rândul specialiştilor proprii, reprezentând principalele
compartimente creatoare de arhivă. Şeful compartimentului de arhivă este de drept
secretarul comisiei de selecţionare.
Anual sau ori de câte ori este nevoie, la sesizarea secretarului, preşedintele convoacă
comisia de selecţionare.
Secretarul prezintă comisiei inventarele dosarelor cu termene de păstrare expirate.
În aprecierea importanţei documentelor, comisia de selecţionare are în vedere
respectarea termenelor de păstrare a documentelor, prevăzute în nomenclatorul
arhivistic al dosarelor, acordând o atenţie deosebită celor care au, pe lângă termenul de
păstrare, menţiunea „C.S.”
Când comisia de selecţionare constată greşeli de încadrare a documentelor la
termenele de păstrare sau stabileşte ca unele din acestea să fie păstrate Permanent, ele se
trec în inventarele corespunzătoare termenelor lor de păstrare, la anul şi compartimentul
de muncă respectiv (adică se refac inventarele).
La încheierea lucrărilor, comisia întocmeşte un proces-verbal, model anexa nr. 5,
Legea 16/1996, care se înaintează spre aprobare conducerii unităţii. Procesul-verbal al
şedintei/sedunţelor comisiei de selecţionare nu va fi înregistrat la registratură,
adică nu va avea număr din registrul de corespondenţă generală sau registrul de
intrare-ieşire. Primul proces-verbal, va avea numărul 1, următoarele procese-verbale
vor primi numerele în ordinea întocmirii acestora (2, 3, 4 etc.), indiferent de anul
calendaristic în care au fost întocmite.

Model proces-verbal al şedintei comisiei de selecţionare

Instituţia/societatea Se aprobă,
Sediul Conducerea
Proces-verbal nr. ...

22
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

Comisia de selecţionare, numită prin ordinul/decizia nr. ... din ..., selecţionând în
şedinţele din ..., documentele din ... (aici se completează anii documentelor şi
compartimentele), avizează ca dosarele din inventarele anexate să fie înlăturate ca
nefolositoare, expirându-le termenele de păstrare prevăzute în nomenclatorul unităţii.

Preşedinte Membrii Secretar

Nume, prenume Nume, prenume Nume, prenume
Semnătură Semnătură Semnătură

3.4.2. Întocmirea lucrării de selecţionare

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecţionare spre a fi eliminate, însoţite
de procesul-verbal aprobat de conducerea unităţii şi de inventarul documentelor cu
termen de păstrare Permanent create în perioada pentru care se efectuează selecţionarea
(câte un exemplar), se înaintează cu o adresă de înaintare către structurile Arhivelor
Naţionale, adresa va fi înregistrată la registratura unităţii creatoare, pentru aprobare.
Structurile Arhivelor Naţionale pot hotărî păstrarea permanentă a unor dosare, chiar
dacă, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de păstrare temporară.
Documentele se păstrează, în ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de
control ale Arhivelor Naţionale, în vederea aprobării lucrării de selecţionare.
Lucrarea de selecţionare constă în :
- adresa de înaintare către Arhivele Naţionale;
- inventarele documentelor cu termene de păstrare expirate;
- inventarele documentelor cu termen de păstrare Permanent, aferente perioadei
inventarelor cu termene de păstrare expirate;
- procesul – verbal al comisiei de selecţionare;
Matricile sigilare (sigilii, ştampile, parafe), confecţionate din metal, cauciuc sau
orice alte materiale, se inventariază, în ordinea dării lor în folosinţă, într-un inventar,
conform modelului prezentat în anexa nr. 7, Ordinul de zi nr. 217/1996.

23
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

Model inventar

INVENTAR
al colecţiei de matrice sigilare

Nr. de Data preluării Materialul Forma Dimensi- Descrierea Legenda Anul Obs
inventar şi denumirea unile Câmpului Con- .
sau nr. organizaţiei fec-
crt. sau numele ţio-
persoanei de nării
la care s-a
preluat
matricea

Selecţionarea matricelor sigilare scoase din uz, se efectuează urmând aceeaşi paşi ca
şi la seleţionarea documentelor.
Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de
suportul acestora, întrucât la stabilirea valorii se au în vedere şi alte elemente: însemnele
şi înscrisul din câmpul sigilar, valoarea artistică, frecvenţa.

Operaţiuni arhivistice pentru documentele neconstituite pe probleme

şi termene de păstrare
Aici este vorba despre documentelele pentru care nu există nomenclator arhivistic şi nu
le putem încadra la anumite termene de păstrare.
Pentru astfel de situaţii, se va stabili un plan de evaluare a acestora, conform art.
40 – 42 din Ordinul de zi nr. 217/1996.
Planul de evaluare va fi întocmit conform următorilor paşi:
1. se va stabili mai întâi apartenenţa documentelor la un anumit fond arhivistic sau
compartiment (în cazul în care ştim din ce fond arhivistic fac parte); această
operaţiune poartă denumirea de fondare. Stabilirea apartenenţei documentelor sau
fondarea se face ţinându-se seama de următoarele: denumirea destinatarului, ştampila
de înregistrare, rezoluţie sau note tergale, conţinutul actului:
 ordonarea documentelor se va face conform aceloraşi principii menţionate mai sus:
- structural – cronologic, adică pe compartimente, în cadrul compartimentelor, pe ani
calendaristici, iar în cadrul anului, pe termene de păstrare;

24
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

- cronologic – structural, adică pe ani calendaristici, iar în cadrul anului, pe

comparimente;
- alfabetic, unde este cazul (ex. dosare de personal);
- geografic, unde este cazul, pe regiuni, pe localităţi;
În cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mulţi ani, se ordonează la anul cel
mai vechi al documentelor, fără a se lua în consideraţie datele documentelor anexate.
Numerotarea dosarelor se face începând cu numărul 1, pe fiecare an.
Recomandăm ca în astfel de situaţii, ordonarea şi inventarierea documentelor să se facă
cronologic, pe anii calendaristici ai documentelor.
După întocmirea inventarelor, se convoacă membrii comisiei de selecţionare. În cadrul
şedinţei comisiei de selecţionare, membrii comisiei, cercetează inventarele şi stabilesc
pentru fiecare tip de document, termenul de păstrare. Termenele de păstrare vor fi
trecute în inventar la rubrica „Observaţii”.
După stabilirea termenelor de păstrare, se refac inventarele documentelor, pe anii
calendarisrici ai documentelor şi termene de păstrare. Este necesară această operaţiune
de refacere, pentru a putea separa documentele cu valoare ştiinţifică, istorică.
În acest caz se admite inventarierea globală a unor genuri de documente cum ar fi:
chitanţiere, boniere, condici de prezenţă, în vederea eliminării lor.
Secretarul comisiei de selecţionare va nota într-un proces – verbal decizia comisiei.
În urma parcurgerii acestor paşi se va întocmi o lucrare de selecţionare care va
cuprinde aceleaşi elemente ca şi lucrările de selecţionare care privesc dosarele
constituite pe baza nomenclatorului arhivistic.

3.5. Actualizarea instrumentelor de evidenţă şi administrarea bazei de date

3.5.1. Actualizarea instrumentelor de evidenţă în urma operaţiunilor

arhivistice şi operarea în baza de date.
Există următoarele situaţii în urma cărora se actualizează instrumentele de
evidenţă:
- în urma selecţionării documetelor cu termen de păstare expirat; în acest caz se
completează registrul intrărilor – ieşirilor unităţilor arhivistice;
- în cazul selecţinării numai unor anumite dosare din inventarele documentelor propuse
pentru selecţionare; în acest caz, se refac inventarele şi se completează şi registrul
intrărilor – ieşirilor unităţilor arhivistice;

25
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

Instrumentele de evidenţă care se actualizează sunt:

- inventarele documentelor, în cazul prezentat mai sus;
- registrul intrărilor – ieşirilor unităţilor arhivistice;

MODUL NR. 4

4. Valorificarea informaţiilor din documente

4.1.Înregistrarea solicitărilor
4.1.1. Prevederi legislative privind accesul la documente

- Legea nr. 16/1996, republicată în Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 293
din 22.04.2014

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot I
folosite pentru: cercetare ştiinţifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări,
acţiuni educative, elaborarea de publicaţii şi eliberarea de copii, extrase şi certificate.

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional al României pot fi
consultate, la cerere, de către cetăţeni români şi străini, după 30 ani de la crearea lor.
Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai
cu aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare.

Documentele de valoare deosebită nu se expun public, în original, ci sub formă de

reproduceri.

Documentele a căror cercetare poate afecta interesele naţionale, drepturile şi

libertăţile cetăţenilor, prin datele şi informaţiile pe care le conţin, sau cele a căror
integritate fizică este în pericol nu se dau în cercetare.

Fac parte din această categorie documentele care :

- privesc siguranţa, integritatea teritorială şi independenţa statului român, potrivit

prevederilor constituţionale şi ale legislaţiei în vigoare ;
- pot leza drepturile şi libertăţile individuale ale cetăţeanului ;

26
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

- sunt într-o stare necorespunzătoare de conservare, situaţie stabilită de comisia de

specialitate şi consemnată într-un proces – verbal ;
- nu sunt prelucrate arhivistic ;

Stabilirea documentelor respective se face de către deţinătorul legal al acestora,

potrivit anexei nr. 6, Legea 16/1996.

Lista termenelor după care pot fi date în cerecetare documentele privind interesele
naţionale, drepturile şi libertăţile cetăţenilor :

 documentele medicale, după 100 ani de la crearea lor ;

 registrele de stare civilă, după 100 ani de la crearea lor ;
 dosarele personale, după 75 ani de la crearea lor ;
 documentele privind viaţa privată a unei persoane, după 40 ani de la moartea
acesteia ;
 documentele referitoare la siguranţa şi integritatea naţională, după 100 ani de la
crearea lor.
 documentele privind afacerile criminale, după 90 ani de la crearea lor ;
 documentele privind politica externă, după 50 ani de la crearea lor,
 documente ale societăţilor comerciale cu capital privat, după 50 ani de la crearea
lor ;
 documentele fiscale, după 50 ani de la crearea lor ;
 documentele notariale şi judiciare, după 90 ani de la crearea lor.

A nu se confunda termenele după care pot fi date în cerecetare documentele menţionate

mai sus, cu termenele de păstrare ale acestor documente, termenul lor de păstrare fiind
Permanent.

4.1.2. Metodologia de înregistare a documentelor

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să elibereze, potrivit legii, la
cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii şi extrase de pe documentele pe
care le creează şi le deţin, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 ani, dacă acestea se
referă la drepturi ae îl privesc pe solicitant, cum sunt : vechimea în muncă, studii,
drepturi patrimoniale.

27
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

Solicitările (cererile) persoanelor fizice sau juridice se înregistrează cronologic, în

ordinea primirii lor, fie în registrul de registratură generală, în care se înregistrează toată
corespondenţa, fie într-un registru separat numai pentru cereri.
La înregistrare se vor preciza următoarele elemente :
- numărul de înregistrare ;
- data înregistrării ;
- numărul şi data date de emitent, în cazul solicitărilor venite de la instituţii ale
statului, sau persoane juridice ;
- numărul filelor, dacă este cazul ;
- numărul anexelor, dacă este cazul;
- conţinutul, rezumatul solicitării, obiectul solicitării;
- persoana căreia i s-a repartizat spre rezolvare,
- data expedierii;
- modul de rezolvare;
- destinatarul;
- indicativul dosarului după nomenclator la care se clasează cererile;

4.2.Întocmirea/eliberarea unor acte

4.2.1. Criterii de căutare şi regăsire a informaţiilor

Cercetarea în vederea rezolvării cererilor se va face după cum urmează:

În funcţie de obiectul solicitării, de rezoluţia superiorului ierarhic, folosindu-şi
cunostinţele profesionale şi experienţa practică, personalul cu atribuţii de rezolvare a
cererilor efectuează următoarele operaţiuni, în vederea identificării, în documentele
deţinute, a informaiilor solicitate:
- cercetarea inventarelor fondurilor şi colecţiilor arhivistice,
- selectarea cotelor şi scoaterea unităţilor arhivistice ce urmează a fi cercetate, adică
numerele dosarelor şi anii acestora;
- identificarea informaţiilor în cuprinsul documentelor;
- completarea registrului de depozit si a foii de folosire a unitătilor arhivistice cercetate;
Vor fi cercetate fondurile/colecţiile care pot conţine informaţii referitoare la obiectul
solicitării.

28
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

Scoaterea documentelor din depozitul de arhivă, pentru cercetare, se consemnează în

registrul de depozit. În locul dosarului scos pentru cercetare se va introduce în raft o fişă
de control ; fişa se va anula la rearhivarea dosarului.

Cele mai frecvente tipuri de documente care se eliberează în urma solicitărilor sunt :

- certificatul, de vechime în muncă, de studii (de şcolaritate) ;

- extrasul ;
- copia xerox/scanată ;

Certificatul trebuie să cuprindă o expunere exactă şi clară a datelo rezultate din

documente, care sunt în legătură directă cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele
existente, fără a întregi perioadele pentru care nu există documente. În certificat nu vor
fi expuse concluzii personale sau generalizări în legătură cu conţinutul documentelor
care au stat la baza întocmirii lui. Datele se expun în ordine lor cronologică şi nu în
ordinea documentelor din care au fost extrase. Datele privind activitatea unei persoane
fizice, în diferite locuri de muncă, se includ într-un singur cartificat. În cazul în care
petentul a lucrat sub mai multe nume, se vor menţiona toate acese nume, cu perioadele
de timp corespunzătoare. În textul certificatului nu se admit ştersături sau completări
printre rânduri.

Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe verso-ul cererii, cu

cerneală. Referatul este întocmit de persoana care a făcut cercetarea. El va conţine
datele aflate în documente, în legătură cu cele solicitate de petent, precum şi numerele
tuturor documentelor cercetate.

Certificatul se eliberează însoţit de o adresă. În adresă se vor trece perioadele

pentru care lipsesc documentele sau în care nu se găseşte înscris numele solicitantului.

În cazul în care în arhivă nu se găsesc date privind obiectul cererii, dar se cunoaşte
unitatea deţinătoare a acestor documente, cererea, în original, se va trimite spre
rezolvare unităţii respective, comunicându –i-se şi solicitantului acest lucru. Copia de pe
cererea trimisă spre rezolvare către altă unitate, adresa către unitatea respectivă şi adresa
prin care se comunică petentului acest lucru, se clasează, ca şi celelalte cereri.

29
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

Model certificat de vechime în muncă

Instituţia/Societatea

CERTIFICAT NR. (numărul certificatului va fi numărul cererii)

Urmare a cererii d-lui ..., născut la data de ..., domiciliat în ..., CERTIFICĂM:
Cercetând statele de plată a salariilor de la ..., din perioada 12. 1980- 03.1983 şi din
perioada 01.1984-07.1986, s-a constatat că în acestea este înscris numele ... (... aici se
vor înscrie alte nume care apar în statele de plată), în calitate de ... (aici se vor completa
funcţiile deţinute), după cum urmează:

Anul/luna Retribuţie Zile lucrate Sume - Pentru

tarifară lunară Zile lucrate
1980 ///////////// ////////////// ///////////
Decembrie 3050 1/2 1525
1981 /////////////// //////////// ///////////
Ianuarie 3050 1/2 1525
Februarie 3050 1/2 1525
Martie 3050 1/2 1525
Aprilie 3050 1/2 1525
Mai 3050 1/2 1525
Iunie 3050 1/2 1525
Iulie 3050 1/2 1525
August 3050 1/2 1525
Septembrie 3050 13 1525
Octombrie 3050 1/2 1525
Noiembrie 3050 12 893
Decembrie 3050 1/2 1525
Anul/luna Retribuţie Zile lucrate Sume – Pentru
tarifară lunară Zile lucrate
1982 //////////// ////////////// //////////
Ianuarie 3050 12 1525

30
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

Februarie 3050 24 1525

Martie 3050 13 728
1982 ////////////// //////////// //////////
Aprilie 3050 26 1525
Mai 3050 25 1525
Iunie 3050 26 1525
Iulie 1525 12 678
August 1525 24 1525
Septembrie 1525 26 1525
Octombrie 1525 26 1525
Noiembrie 1525 26 1525
Decembrie 1525 27 1525
1983 /////////// /////////// //////////
Ianuarie 1525 25 1525
Februarie 3050 24 1525
Martie 3050 27 1525
1984 ////////// ////////// ////////////
Ianuarie 3050 25 3050
Februarie 3050 25 3050
Martie 3200 27 3200
Aprilie 3200 25 3200
Mai 3200 9 1152
Iunie 3200 26 3200
Iulie 3200 26 3200
August 3360 25 3360
Septembrie 3360 21 2822/156
Octombrie 3360 27 3360
Noiembrie 3360 26 3360
Decembrie 3360 26 3360
1985 ///////// /////////// /////////
Ianuarie 3360 25 3360
Februarie 3360 20 2880/212
Martie 3360 26 3360

31
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

Aprilie 3360 26 3360

Mai 3360 25 3360
Iunie 3360 25 3360
Iulie 3360 5 622/245
August 3360 25 3360
Septembrie 3360 25 3360
Octombrie 3360 27 3360
1986 ///////// /////////// /////////
Ianuarie 3360 25 3360
Februarie 3360 24 3360
Martie 3360 26 3360
Anul/luna Retribuţie Zile lucrate Sume – Pentru
tarifară lunară Zile lucrate
1986 ///////// /////////// /////////
Aprilie 3360 26 3360
Mai 3520 8 1126
Iunie 3520 26 3520
Iulie 3520 27 3520

Prezentul certificat s-a eliberat la cererea petentului pentru a-i servi la ... (aici se
completează scopul pentru care petentul a solicitat acest document)

Şef/Director,

Nume, prenume

Semnătură şi ştampilă

Nume, prenume

Persoana care a întocmit certificatul

32
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

Persoana care a întocmit referatul şi şeful său ierarhic poartă răspunderea asupra
exactităţii datelor comunicate.

Extrasul este o reproducere prin xerografiere, fotografiere, editare electronică,

scanare sau dactilografiere a unui fragment sau a mai multor fragmente dintr-un
document, care fac referire directă la obiectul solicitării persoanei fizice/juridice.

Părţile din textul documentului care nu se transcriu, nefiind în legătură cu obiectul

cererii, vor fi indicste prin puncte de suspensie. Nu este permis să se reunească într-un
singur extras pasaje din mai multe documente.
Pasajele care pot anula total sau parţial sensul conţinutului vor fi, de asemenea,
reproduse.
Locurile indescifrabile din documente, corecturile, ştersăturile, cuvintele şi expresiile
asupra cărora există îndoieli se menţionează în note. Nota va fi semnată de lucrătorul
care a efectuat-o şi va purta ştampila insituţiei.

Model extras

Instituţia/Societatea

EXTRAS: --------------------------------------------------------------------------------------------
Primăria Comunei: Y N 2067/1942. TABLOU. Despre suprafa:a totală a pădurii
comunale sau composesorale. Nr. cor.: (…) 4. Comuna: (…) X. Suprafaţa pădurii: (…)
composesorală Ha: (…) 1533. (…). Y la 30 Iunie 1942. / Notar Ion I Popescu
indescifrabil. ---------------------- --------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
///////////

Şef/Director,

Nume, prenume

Semnătură şi ştampilă

Nume, prenume

33
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

Persoana care a întocmit extrasul

În cazul în care un extras este alcătuit din mai multe file, la sfârşitul fiecărei file se va
trece „./.”, pentru a evidenţia faptul că extrasul este întocmit din mai multe file.

Copia este reproducerea prin xerografiere, fotografiere, editare electronică, scanare

sau dactilografiere a unui fragment sau a mai multor fragmente dintr-un document, care
fac referire directă la obiectul solicitării persoanei fizice/juridice.

Copiile şi extrasele se certifică sau, după caz, se legalizează de unitatea care le

eliberează.

4.2.2. Metodologia eliberării actelor

Certicatele, extrasele, copiile se eliberează personal solicitantului sau

împuternicitului legal, pe bază de semnătură, cu menţiunea numărului şi seriei actului de
identitate şi a datei eliberării sau se expediază prin poştă.

Certicatele, extrasele, copiile eliberate vor fi însoţite obligatoriu de o adresă de

înaintare către solicitant.

Certicatele, extrasele, copiile, adresele de înaintare, se vor întocmi în 2 (două)

exemplare, din care unul se va înmâna solicitantului sau împuternicitului legal, iar unul
se va clasa împreună cu cererea.

Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civilă sau alte acte originale
personale aflate în dosar se restituie titularului, sub semnătură, reţinându-se la dosar o
copie certificată de responsabilul cu arhiva.

În cazul în care instituţia/societatea/unitatea respectivă nu deţine documentele

solicitate, se va comunica solicitantului sau împuternicitului legal acest lucru. În acest
caz, răspunsul către solicitant, ţine loc şi de adresă de înaintare.

În cazul în care instituţia/societatea/unitatea respectivă deţine documente în care s-

ar putea regăsi documentele solicitate, dar documentele care fac obiectul cererii nu se
regăsesc, se va comunica solicitantului sau împuternicitului legal acest lucru. Şi în acest
caz, răspunsul către solicitant, ţine loc şi de adresă de înaintare.

34
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

MODUL NR. 5

5. Asigurarea condiţiilor de conservare a documentelor din depozit

5.1.Asigurarea condiţiilor de întreţinere a depozitului

5.1.1. Norme tehnice de păstrare şi conservare a documentelor

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze documentele în

condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii sau
comercializării în alte situaţii decât cele prevăzute de lege.

Documentele de arhivă se păstrează în depozite construite special sau în încăperi

amenajate în acest scop, cu asigurarea condiţiilor necesare pentru păstrarea
corespunzătoare a documentelor a documentelor şi pentru protecţia lor faţă de acţiunea
agenţilor de deteriorare : praf, lumina solară, solicitări la uzura mecanică, variaţii de
temperatură şi umiditate, temperaturi excesive, surse de infecţie sau întreţinere a
agenţilor biologici, pericol de foc, inundaţii sau infiltraţii de apă.

Noile construcţii ale creatorilor şi deţinătorilor de arhivă vor fi avizate numai în

cazul în care au spaţii prevăzute pentru păstrarea arhivei.

Elementele de rezistenţă ale construcţiei vor fi dimensionate conform standardelor

în vigoare, ţinându-se seama că încărcarea cu arhivă (numai în zona rafturilor) se
apropie ca valoare de sarcina dată de hârtia depozitată vrac.

Depozitele vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri şi alte mijloace de depozitare

specifice, de preferinţă din metal, acoperit cu vopsele stabile, anticorozive şi fără
emanaţii.

Dimensionarea elementelor de păstrare a arhivei (rafturi, dulapuri etc.) se va face în

funcţie de dimensiunile materialului suport (hârtie, film etc.), ale materialelor de
protecţie (cutii, containere etc.), ale spaţiului din construcţie aferent, asigurându-se
accesul la materialul depozitat şi posibilitatea unei evacuări rapide în caz de necesitate.
În acest caz, documentele cu termen de păstrare « Permanent » sunt prioritare la
evacuare.

35
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

Se recomandă amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumină naturală, iar

iluminatul artificial va urmări culoarul dintre rafturi. Vor fi luate măsuri pentru
asigurarea stabilităţii sistemelor de depozitare.

Între pereţi şi rafturi, ca şi între rafturi se asigură un spaţiu liber de 0,7 – 0,8 m (70-
80 cm) lăţime. În depozitele mari se pot organiza şi coridoare centrale de 1,5 – 2,0 m
lăţime, pe lungimea sau lăţimea depozitului, pentru manevrarea documentelor.

Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesară organizarea de camere de lucru

lângă depozit.

Toate depozitele de arhivă mai înalte de 2,4 m se dotează cu scări de arhivă. În

funcţie de necesităţi, depozitele pot fi dotate şi cu cărucioare de transport interior.

Pentru protejarea împotriva degradării, documentele se introduc în cutii de carton,

mape, plicuri, tuburi etc., în funcţie de natura şi dimensiunea lor.

Aşezarea documentelor în rafturi se face pe manşeta de îndosariere sau pe manşeta

inferioară.

În cazul în care creatorul deţine documente de mai multe tipuri (hârtie, filme,
fotografii, benzi magnetice etc.) acestea se depozitează pe categorii, dependente de
natura materială a acestora, astfel încât păstrarea şi conservarea lor să poată fi
organizată în mod corespunzător.

Depozitele de benzi magnetice nu vor avea în apropiere câmpuri magnetice.

Ferestrele vor fi asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte
sisteme parasolare (geamuri absorbanta, obloane etc.).

Depozitele, atunci când nu dispun de instalaţii de climatizare sau centrale de

ventilaţie, se vor aerisi natural. Această aerisire se va efectua atunci când umiditatea
atmosferică se încadrează în limitele specificate mai sus, fără a se depăşi 1 – 3
schimburi de aer/oră, iar viteza curentului de aer se va înscrie în limitele de 0,1 – 0,3
m/secundă (adică să nu bate vântul, şi în niciun caz, un vânt puternic).

În depozitele de arhivă se vor asigura curăţenia şi ordinea interioară, pentru a se

evita insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (rozătoare, insecte,

36
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

mucegai) ; în cazul semnalării pericolului de degradare a documentelor se iau măsuri de

înlăturare a acestuia, cerându-se, în cazurile deosebite, sprijinul Arhivelor Naţionale.

Înlăturarea agenţilor dăunători se face prin desprăfuire, curăţire mecanică,

dezinsecţie şi deratizare. Desprăfuirea documentele se face cu perii moi sau tampoane,
iar absorbţia prafului rezultat, cu aspiratoare electrice. Dezinfecţia, dezinsecţia şi
deratizarea depozitelor de arhivă se fac ori de câte ori este nevoie şi cel puţin o dată la 5
ani.

Este interzisă păstrarea oricăror alte materiale care nu aparţin depozitelor de arhivă
(haine, serviete, alimente, materiale de întreţinere, substanţe inflamabile, mobilier care
nu este prevăzut în dotare, computere scoase din uz, imprimante stricate etc.).

Reparaţiile interioare, zugrăvelile şi lucrările de întreţinere a depozitului de arhivă

se fac ori de câte ori este necesar, asigurându-se în permanenţă igiena încăperilor şi
funcţionarea normală a instalaţiilor electrice şi sanitare.

Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a radiatoarelor,

reşourilor, fumatului în incinta depozitului, precum şi utilizarea comutatoarelor,
întrerupătoarelor sau altor instalaţii electrice defecte.

Camerele de lucru, depozitele de arhivă, ca şi terenul învecinat construcţiei de

arhivă vor fi mrnţinute în ordine şi curăţenie, cu păstrarea liberă a căilor de acces, a
locurilor din apropierea gurilor de apă şi a instalaţiilor de stingere a incendiilor.

Depozitele şi celelalte încăperi din vecinătatea acestora vor fi prevăzute cu

stingătoare portabile cu încărcătură de dioxid de carbon şi praf sau gaze inerte,
asigurându-se toate celelalte condiţii necesare stingerii incendiilor.

Depozitele vor fi prevăzute cu mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu, iar

după caz şi cu instalaţii de stingere automată a incendiilor.

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să păstreze în stare perfectă de

funcţionare utilajul şi materialele de prevenire şi stingere a incendiilor, pe care le au în
dotare şi să controleze periodic existenţa şi starea de funcţionare a acestora.

Ferestrele şi alte locuri de acces vor fi prevăzute cu gratii care să prevină efracţia
în depozite.

37
www.procomunita.ro
 SUPORT CURS ARHIVAR

Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să comunice Arhivelor Naţionale

sau structurilor teritoriale, după caz, intenţia de a construis au amenaja depozite de
arhivă, pentru a primi confirmarea locurilor unde urmează să amplaseze depozitele de
arhivă.

În cazuri deosebite, creatorii şi deţinătorii pot solicita consultanţă de specialitate

Arhivelor Naţionale sau structurilor teritoriale, după caz, pentru organizarea unor
măsuri de conservare, asigurare şi protecţie a documentelor pe cae le deţin.

5.2.Monitorizarea parametrilor din depozit şi a integrităţii mijloacelor de

protecţie

5.2.1. Noţiuni privind funcţionarea şi întreţinerea aparaturii din depozit.

În depozitele de arhivă în care sunt depozitate documente scrise trebuie să se asigure

un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse între 15 – 24grade Celsius şi
umidităţi relative de 50-60%.

Pentru depozitele de materiale fotografice, ca şi pentru cele cu benzi magnetice,

temperaturile optime sunt cuprinse între 14 – 18 grade Celsius, iar umiditatea relativă de
40 – 50%.

Pentru măsurarea şi urmărirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi dotate

cu aparate de control (termometre, higrometre şi alte asemenea), iar citirile vor fi
consemnate într-un caiet de depozit.

38
www.procomunita.ro