MODULUL 3

Leadership – abilități de conducere și

management al echipelor
 După parcurgerea temei, veți putea:
• Să enumerați minim 3 roluri asumate de liderul echipei;

• Să explicați modelul celor 3 cercuri și modelul de

conducere situațională;

• Să aplicați metoda coachingului cu oamenii din echipă;

• Să definiți obiective SMART;

• Să enunțați principiile pe baza cărora se prioritizează

activitățile.
 Care este rolul unui lider de echipă?

✓ Asigură o direcţie clară pentru ceilalţi;

✓ Motivează membrii echipei pentru a accepta provocările;

✓ Încurajează oamenii să lucreze împreună;

✓ Asigură suport individual, încurajând şi oferind sfaturi

pentru îndeplinirea sarcinilor;

✓ Stimulează oamenii din jur pentru a încerca abordări noi

ale diferitelor situaţii;

✓ Acceptă responsabilităţi şi este pregătit să gestioneze

situaţiile conflictuale atunci când apar.
 Modelul celor trei cercuri*

.
Cerinţele
sarcinii
Acest model face diferențierea între
nevoile PERSOANELOR şi cele legate
de SARCINĂ și, mai departe, împarte
nevoile persoanelor în cele

. .
Nevoile Nevoi
grupului individuale INDIVIDUALE și cele ale GRUPULUI.

* Action-centered leadership – John Adair

 Modelul celor trei cercuri
Un lider nu trebuie să exercite singur aceste

.
3 funcții dar trebuie să se asigure că cele 3
seturi de nevoi se intersectează.

Liderii trebuie să se asigure că:

✓ SARCINILE sunt îndeplinite . .
✓ INDIVIZII se dezvoltă
✓ GRUPUL/ ECHIPA sunt construite şi
menţinute.
 Modelul celor trei cercuri

Pentru a asigura întâlnirea acestor 3 seturi de nevoi,

.
liderii trebuie să exercite mai multe funcții (nu
neapărat în același timp):
✓ Conștientizarea situației existente în grup
✓ Înțelegerea sau cunoașterea acțiunilor
particulare ce se impun
✓ Cunoașterea perfectă a sarcinii . .
Leadership-ul nu se referă la popularitate ci la
realizarea unui echilibru eficient a acestor 3 cercuri.
Leadership situaţional
Există 2 tipuri de comportamente care stau în
centrul conceptului de stil de leadership:
1. Comportamente legate de sarcină

Gradul în care liderul organizează şi defineşte

rolurile individuale ale membrilor echipei,
explicând activităţile ce trebuie făcute, cât de bine,
în cât timp, ce sarcini trebuie îndeplinite.
Leadership situaţional

2. Comportamente legate de relaţii

Gradul în care liderul se angajează în relaţiile

interpersonale cu membrii echipei, cota de
suport socio-emoţional şi psihologic şi gradul de
comunicare şi facilitare a comportamentului
membrilor.
 Leadership situaţional
Cele 2 dimensiuni – sarcina şi relația sunt în strânsă legătură.
Sarcina – scăzut Sarcina – înalt
Comportamente legate de relaţii

Relaţiile – înalt Relaţiile – înalt

3 2

4 1

Sarcina – scăzut Sarcina – înalt

Relaţiile – scăzut Relaţiile – scăzut

Comportamente legate de sarcină

 Exercițiu:
Stilul de conducere
Leadership situaţional

Leadership-ul de succes este acela care se

adaptează pentru a face faţă cerinţelor
situaţiei.

Comportamentul unui lider trebuie să fie

adecvat nevoilor situaţiei şi aceasta este
determinat de cunoaşterea gradului de
maturitate al individului sau al grupului.
 Legendă:
S = stil de
leadership
R = nivel de
maturitate
A
=abilitate/compe
tență
M=
R4 R3 R2 R1 motivare/angaja
AM AM* A*M A*M* ment
* =scăzut/ă
 Coaching
“Apare atunci când liderul petrece timp şi îşi planifică
efortul pentru a ajuta membrii echipei să se dezvolte,
în situaţii reale, considerându-l un proces continuu.”
Pentru că:
✓ Dezvoltarea oamenilor este un proces continuu
şi nu un eveniment singular.
✓ Creşterea performanţelor individuale duce la
creşterea performanţei echipei.
 Exercițiu:
Ești un coach bun?
 Coaching – aspecte cheie
1. Identificarea punctelor tari şi a nevoilor de dezvoltare
✓ Alcătuiţi o listă a competenţelor necesare pentru posturi.
Pentru fiecare competență detaliaţi cu comportamente
specifice. Identificaţi cele mai importante abilităţi necesare
pentru obţinerea unor performanţe de succes.
✓ Comparaţi performanţa observabilă individuală cu
comportamentul dorit, folosind o scală de la 1 (scăzut) la 5
(ridicat).
✓ Cereţi oamenilor să facă aceeaşi evaluare.
✓ Discutaţi rezultatele cu ei şi identificaţi ariile de dezacord.
Negociaţi diferenţele până când ajungeţi la un acord.
 Coaching – aspecte cheie
2. Alcătuirea planului individual de coaching
✓ Discutaţi metodele de îmbunătăţire. Identificaţi
comportamentele dorite şi cele care sunt de evitat în
aria pe care o vizaţi.
✓ Determinaţi când poate fi observat comportamentul
angajatului. Decideţi asupra situaţiilor potrivite pentru
observaţie.
✓ Observaţi comportamentul angajatului. Concentraţi-vă
atenţia pe comportamentele eficiente, dar şi pe cele
ineficiente. Oamenii învaţă în ambele situaţii.
✓ Daţi feedback cât mai curând posibil. Cu cât mai
repede, cu atât mai bine. Fiţi specific.
✓ Adaptaţi-vă stilul la individ.
 Coaching – aspecte cheie

3. Oferiţi oportunităţi de dezvoltare

Daţi membrilor echipei oportunitatea de a câştiga experienţă prin

expunerea acestora la situaţii diferite: schimbare, analize, situaţii
complexe, alte sarcini decât cele obişnuite, proiecte, etc.
 Coaching – aspecte cheie
4. Alcătuiţi planul individual de dezvoltare
Împreună cu membrul echipei alcătuiţi un plan specific, aplicabil,
adresat nevoilor curente şi de viitor pentru dezvoltarea sa. Planul
trebuie să fie:
• Specific;
• Concentrat pe 3 arii majore de dezvoltare;
• Bazat pe implicarea angajatului;
• Alcătuit din paşi mici, realişti;
• Bazat pe oportunităţile postului;
• Susţinut de resurse (de timp, psihologice);
• Delimitat în timp;
• Variat ca activităţi conţinute.
 99% din COORDONATORII DE ECHIPE spun:

“Pur şi simplu nu-mi mai ajunge timpul dintr-o zi”

Majoritatea membrilor unei echipe spun că le-ar plăcea să aibă cu 25% şi

chiar 50% mai mult timp la dispoziţie.

Sursa: R. Alec Mackenzie “THE TIME TRAP”

 Fapte

➢ Managerii petrec cel puţin 21% din timpul lor de lucru cu activităţi legate de
documente şi doar 8% din timp cu analize.
➢ Personalul de asistenţă (secretare, asistente etc.) petrece cel puţin 42 – 43 %
din timpul de lucru cu redactarea (și re-redactarea) de documente.
➢ 75 - 80% din timpul petrecut în întâlniri este cheltuit pe teme şi chestiuni
nerelevante.

Sursa: BOOZ, ALLEN & HAMILTON MANAGEMENT CONSULTANTS, U.S.A.

 Organizarea eficientă a timpului presupune

1. Definirea obiectivelor
2. Stabilirea priorităţilor pentru activităţi
3. Planificarea zilei (folosirea agendei, controlarea întreruperilor,
planificarea întâlnirilor)
4. Lucrul cu documentele
5. Folosirea delegării în mod eficient
 1. Definirea obiectivelor

Obiectivul reprezintă o prognoză clară și precisă a ceea ce îți propui să atingi

pe o anumită perioadă bine delimitată.

Scala timpului poate varia de la un viitor imediat (în următoarea jumătate de

oră) până la termene lungi și foarte lungi (săptămâna viitoare, luna, anul
viitor și chiar pentru toată viața).
 1. Definirea obiectivelor

Caracteristicile esențiale ale unui obiectiv

Specific
M ăsurabil
de Atins
Relevant
determinat în Timp
 Exercițiu:
Definirea obiectivelor
 2. Stabilirea prioritatilor – matricea
Important/Urgent

Aplică
Regula Alfabetului:
Execută activităţile în
ordinea literelor din
alfabet – începi cu A,
continuă cu B, treci la C şi
termină cu D.

NU Uita !
Re-evaluează permanent lista de
priorităţi şi modific-o în mod
corespunzător!
Stephen COVEY (1989)
 2. Stabilirea prioritatilor – matricea
Important/Urgent
DEFINIRE EXEMPLE
Urgente şi Importante • Evacuarea unei clădiri în caz

A Aceste activităţi trebuie neapărat finalizate, de incendiu;

iar decizia în ceea ce le priveşte este foarte • Finalizarea unei oferte de
simplă: vânzare într-un termen
FĂ-LE IMEDIAT! foarte scurt, etc.
Urgente şi Ne-Importante

B Aceste activităţi trebuie finalizate rapid dar • Răspunsul la telefoane;

datorită importanţei lor scăzute ele pot fi • Participarea la şedinţe
foarte bine executate de către altcineva convocate ad-hoc;
pentru care gradul lor de importanţă este • Transmiterea prin fax a
mult mai mare, aşadar DELEAGĂ-LE! anumitor documente, etc.
Aceste activităţi sunt principalele candidate
pentru lista de activităţi de delegat.
Sunt situaţii când este posibil să trebuiască
să le execuţi chiar tu. În acest caz,
 2. Stabilirea prioritatilor – matricea
Important/Urgent

DEFINIRE EXEMPLE
Ne-Urgente şi Importante

C Activităţile care ne plac cel mai mult – au o contribuţie • Analiza rapoartelor

mare la realizarea obiectivelor şi nu ne presează să le
executăm imediat.
asupra concurenţei;
• Timp alocat pentru
Dacă nu ai timp să le execuţi chiar acum, cel mai bine generarea de idei de
ar fi ca măcar: produse noi, etc.
SĂ DECIZI CÂND LE VEI EXECUTA!
Cantitatea de timp şi efort investite în această categorie
de activităţi măsoară gradul nostru de
PROACTIVITATE.
Ne-Urgente şi Ne-Importante • Citirea

D Aceste activităţi pot fi lăsate de o parte, nu contribuie în

nici un fel la realizarea obiectivelor tale şi nici nu sunt
urgente, aşadar UITĂ-LE şi SCAPĂ DE ELE!
corespondenţei
promoţionale
nesolicitate;
• Participarea la
anumite şedinţe şi
întâlniri.
 Exercițiu:
Stabilirea priorităților
 3. Planificarea zilei – folosirea agendei
AGENDA este unul dintre cele mai eficiente instrumente pentru planificarea și
organizarea activității pentru că:
➢Ofera o imagine clară – arată cu claritate CE, CÂND, CÂT ai de lucrat la sarcini
specifice pe termen scurt și mediu
➢Este ușor de folosit – nu necesită prea multe cunoștințe ori abilități și nu îți ia prea
mult timp să o alcătuiești și să o folosești
➢Este flexibilă – îți permite să faci schimbări când consideri de cuviință fără prea
mult efort
➢Salvează timp – te ajută să îți amintești toate activitățile de care trebuie să te ocupi
într-o perioadă dată de timp
➢Îți permite să delegi eficient – poți stabili priorități pentru activități și sarcini, le poți
distribui pe zile și ore și poți decide ușor ce trebuie să faci tu și ce poți delega
 3. Folosirea agendei
Planificare training – x (20, 21, 22, 23
februarie 20--)
– Designul trainingului – 05 februarie – 6h
– Structura prezentării, traduceri –06-08
februarie – 25h
– Verificarea materialelor – 09 februarie –
4h
– Selectarea exercițiilor și simularilor – 10 ➢Termen – atât pentru sarcină cât și
februarie – 4h
– Materiale pentru participanți (copii,
notițe, etc – 11 februarie – 6h;
– Alocare roluri – 11 februarie – 1h
– Simularea întregului program și
verificarea finală – 12 februarie – 5h;
Total 51 ore
a). Identifică fiecare sarcină. Scrie:
➢Un nume generic pentru sarcină
(alege un nume scurt și ușor de
recunoscut) – asta este ce vei scrie
în agendă și trebuie să identifice
sarcina fără echivoc
➢Punctează secvențele – descrie-le
simplu cu liniuțe pentru fiecare –
folosește cuvinte cheie
pentru secvențe. Încearcă să fii
exact în estimare. Adaugă un 10%
în plus pentru activitățile care sunt
noi pentru tine, sau depind de alte
persoane să fie îndeplinite
➢Timpul total necesar – te va ajuta
să stabilești urgența fiecărei sarcini
 3. Folosirea agendei
b) Stabilește prioritățile sarcinilor conform matricii I/U:
➢Întâi stabilește URGENȚA – calculează diferența (în ore) între numărul
total de ore și timpul rămas nealocat până la deadline. Cu cât rezultatul se
apropie de 0 cu atât este mai urgentă sarcina. Fie va trebui să lucrezi
suplimentar, fie să delegi, fie o combinație a acestora două
➢ Apoi stabilește IMPORTANȚA – poate fi o valoare relativă: extrem de,
foarte, mai puțin – sau poate fi cuantificată ca un procentaj din contribuția
la realizarea unui obiectiv specific: 5% din cifra de afaceri anuală.
Exprimarea în termeni măsurabili a importanței este mai eficientă deorece
cifrele se pot reține mai bine și pot fi stabilite distanțe relative între ele
➢ Clasifică sarcinile în categorii de priorități – A, B, C sau D
 3. Folosirea agendei
c) Scrie sarcinile în Agendă:
✓ Le poţi scrie pe post-it- uri pe care le plasezi în agendă la paginile (și orele)
corespunzătoare. Dacă le scrii direct în agendă, folosește un creion nu un stilou –
iți permite să faci modificări. Scrie toate sarcinile.
✓ Marchează timpul alocat – încercuind sau trasând o linie
d) Modifică Agenda după cum îți îndeplinești activitățile
✓ Bifează sarcinile pe măsură ce le îndeplineşti pentru a monitoriza progresul
✓ Dacă reprogramezi o sarcină, rescrie toate elementele la noua dată aleasă
 Exercițiu:
Lucrul cu agenda
 4. Lucrul cu documentele – 5 sfaturi
1. Identifică documentele care contribuie la cele mai importante obiective/sarcini
pe care le ai. Acestea sunt cele care contează.
✓ Uită-te rapid pe fiecare document pentru a-i înțelege conținutul și impactul.
✓ Aranjează documentele în ordinea importanței.
✓ Citește cu atenție, subliniază punctele cheie de reținut, sau care îți vor
influența acțiunile în viitor.
✓ Fă adnotări pe marginea documentelor care conțin informații relevante
relativ la documentul inițial
2. ELIMINA cât poți de mult – păstrează cât de puțin posibil.
✓ Încearcă să te scoți din listele de distribuție care nu te interesează în mod
direct.
✓ Dacă ești tentat să spui, “ O să păstrez documentul în eventualitatea că…” ,
fie îl arunci, fie îl redirecționezi.
✓ Folosește coșul de gunoi cât de mult poți pentru a evita îndosarierea și
arhivarea unor informații inutile.
 4. Lucrul cu documentele – 5 sfaturi

3. Mânuiește un document o singură dată. Dacă ai luat un document, nu-l pune jos
decât după ce vei fi acționat în sensul soluționării lui.
4. Utilizează cu predilecție telefonul în loc să generezi “hârtie” pentru altcineva.
5. Re-evaluează cât de bine îți organizezi mediul de lucru înconjurător
✓ Calendare multiple – păstrează toate activitățile scrise într-un singur
calendar.
✓ Dosarele deschise distrag atenția de la activitatea de moment –ține-le
închise și organizate
✓ Mesajele telefonice și notele răspândite pe birou, scrise pe bucățele de
hârtie, sunt ușor de rătăcit – utilizează TO DO list.
 4. Lucrul cu documentele

NU UITAȚI! Când îndosariați întrebați-vă: “Chiar trebuie să păstrez asta?”

AMINTIȚI- VĂ!
85% din documentele îndosariate nu mai sunt utilizate ulterior 45% dintre
documentele reținute sunt arhivate și în altă parte

Aruncă gunoiul! Felicită-te când teancul de hârtii nefolositoare ajunge în coșul de

gunoi.