Informatica manageriala

Prezentare 2
 Sistemul informatic reprezintă o parte a sistemului
informaţional care permite realizarea operaţiilor de culegere,
transmitere, stocare, prelucrare a datelor şi difuzare a
informaţiilor astfel obţinute prin utilizarea mijloacelor
tehnologiei informaţiei (IT) şi a personalului specializat în
prelucrarea automată a datelor.
Sistemul informatic cuprinde:
• ansamblul informaţiilor interne şi externe, formale sau
informale utilizate în cadrul firmei precum şi datele care au
stat la baza obţinerii lor,
• software-ul necesar procesării datelor şi difuzăni
informaţiilor în cadrul organizaţiei,
• procedurile şi tehnicile de obţinere (pe baza datelor
primare) şi de difuzare a informaţiilor,
• platforma hardware necesară prelucrarii dalelor şi difuzarii
informaţiilor
• personalul specializat în culegerea transmiterea,
stocarea şi prelucrarea datelor.
 Un sistem informatic este format din următoarele elemente :

• Baza tehnică (hardware) – constituită din ansamblul de

echipamente pentru culegerea, transmiterea, prelucrarea şi
stocarea informaţiilor.
• Sistemul de operare (software) – cuprinde totalitatea
programelor care asigură utilizarea optimă a resurselor fizice.
• Programele de aplicaţii – reprezintă totalitatea programelor
care realizează prelucrarea datelor pentru obţinerea diferitelor
rapoarte (teoriile ce stau la baza algoritmilor de prelucrare etc.
• Baza de date – constituie un ansamblu de date organizat în
fişiere interconectate.
• Resursele umane şi cadrul organizatoric – cuprinde
personalul de specialitate şi cadrul necesar funcţionării
sistemului informatic.
 Activităţile dintr-un sistem informatic,
cele mai importante sunt cele de prelucrarea informaţiilor :
• Introducerea datelor – datele despre tranzacţiile comerciale sau despre alte
evenimente trebuie să fie adunate şi pregătite pentru prelucrare.
• Prelucrarea datelor – datele care sunt subiectul activităţilor de prelucrare cuprind:
calcule, comparări, sortări, clasificări sau însumări. Aceste activităţi organizează,
analizează şi manipulează datele convertindu-le în informaţii pentru utilizatori.
• Ieşirea produselor informaţionale – informaţiile rezultate în urma prelucrării apar
în forme variate pentru a fi transmise utilizatorilor în forma solicitată de aceştia.
Informaţiile trebuie să îndeplinească anumite condiţii de calitate ce se referă în general
la:
• timp – viteza cu care informaţia ajunge la utilizator;
• conţinut – atributele care conferă valoare informaţiei;
• formă – felul în care ajunge la utilizator;
• Stocarea produselor informaţionale –Ea reprezintă activitatea dintr-un sistem
informatic în care datele şi informaţiile sunt depozitate într-un mod organizat în vederea
unei utilizări ulterioare. Atunci procesul de regăsire este necesar utilizatorilor prin
rapiditatea şi acurateţea sa.
• Controlul performanţelor sistemului –are în vedere următoarele elemente:
• un sistem informatic produce un feed-back despre intrările, procesul şi ieşirile sale
precum şi despre activitatea de stocare.
• Feed-back-ul trebuie monitorizat şi evaluat pentru a determina dacă sistemul
urmează să-şi atingă scopul prin performanţele sale.
• Feed-back-ul va trebui utilizat pentru a efectua ajustări în activitatea sistemului
pentru a-i corecta deficienţele.
 2.2. Obiectivele generale şi specifice ale sistemelor informatice
•de conducere (manageriale);
2.2.1. Obiective generale •funcţionale.
oObiectivele de conducere
A.rentabilizarea permanentă a activităţii economice;
B.realizarea globală şi structurală a indicatorilor economico-financiari (cifra de afaceri, valoarea
adăugată, profitul brut si net, capitalul propriu, capacitatea de plată, rata rentabilităţii, eficienţa
utilizării fondurilor fixe etc.), calculul şi planificarea rezultatelor", planificarea financiară a
investiţiilor, previzionarea activelor circulante şi a surselor de finanţare, previzionarea activităţii de
trezorerie, inclusiv utilizarea bugetului general al unităţii
C.perfecţionarea activităţii de conducere în vederea asigurării unui optim global
D.fundamentarea deciziilor de conducere tactică, strategică şi operativă pe baza informaţiilor
obţinute ca urmare a prelucrărilor sistemului informativ;
E.asigurarea unei coordonări a intregului sistem informaţional- decizional;
F.utilizarea selectivă a unor informaţii de excepţie (rata anuală de înnoire a mijloacelor fixe,
tendinţele preţurilor de aprovizionare, etc.), pentru asigurarea unei gestiuni eficiente a
patrimoniului net pe baza unor informaţii cu caracter programatic si analitic;
G.degrevarea conducerii de procesele decizionale de rutină, formalizarea prin noul sistem a
informaţiilor sintetice necesare derulării relaţiilor informaţionale cu societăţi comerciale;
H.furnizarea într-o formă adecvată, eficientă si facilă a informaţiilor globale necesare conducerii
unităţii economice, sub forma unor indicatori globali, situaţii cu caracter sintetic, grafice, etc., care
trebuie să conţină date relevante
I.creşterea calităţii procesului decizional prin abordarea sistemică a activităţii unităţii economice si
utilizarea modelării matematice, adaptate sistemelor electronice de calcul;
J.extinderea principiului conducerii prin excepţie şi pe bază de obiective.
Obiectivele funcţionale ale unui sistem informaţional au în
vedere informatizarea activităţilor în conformitate cu anumite funcţii
ale unităţii economice (comercială,· financiar-contabilă şi de
personal), desfăşurată la nivelul compartimentelor funcţionale.
Aceste obiective sunt fundamental dependente de specificul
activităţii regiilor autonome sau al societăţilor comerciale şi cuprind
următoarele:

1. Activitatea comercială

2. Activitatea financiar-contabilă

3. Activitatea de personal
1. Activitatea comercială (aprovizionare, desfacere, marketing,) desfăşurată în
cadrul unor compartimente corespunzătoare are în vedere elementele specifice
fiecărei subactivităţi din punct de vedere informatic, după cum urmează:

•Subactivitatea de aprovizionare tehnico-materială propune rezolvarea

următoarelor aspecte specifice:
fundamentarea necesarului şi a comenzilor de aprovizionat;
contractarea necesarului de aprovizionat;
urmărirea derulării contractelor de aprovizionare.
•Subactivitatea de desfacere a rezultatelor activităţii presupune:
primirea si centralizarea comenzilor de la clienţi;
livrarea către clienţii interni si externi a producţiei contractate;
urmărirea ritmicităţii livrărilor în scopul onorării contractelor
încheiate.
• Subactivitatea de marketing presupune:
studierea caracteristicilor tehnico-economice, inclusiv a
tehnicilor de comercializare a produselor concurente, furnizate
de alte societăţi comerciale din ţară sau străinătate;
studierea caracteristicilor specifice ale pieţelor de desfacere în
vederea realizării relaţiilor valutar-financiare şi de distribuire a
produselor proprii;
cooperarea cu alte societăţi comerciale din ţară sau străinătate
în vederea promovării produselor pe terţe pieţe.
2. Activitatea financiar-contabilă (financiar, contabilitate, control financiar)
desfăşurată în cadrul compartimentelor specifice presupune rezolvarea din punct de
vedere informatic a unor elemente specifice, după cum urmează :
•Subactivitatea financiară are în vedere:
Calculul si decontarea tuturor categoriilor de impozite (impozitul
pe salariu, impozitul pe valoarea adăugată, impozitul pe profit);
elaborarea bugetului general al unităţii economice pe an financiar,
cu defalcare pe subunităţi;
derularea relaţiilor băneşti cu bugetul statului, băncile comerciale
interne, şi externe, inclusiv cu alţi agenţi economici
efectuarea şi urmărirea decontărilor cu terţii
•Subactivitatea de contabilitate la nivelul unităţii economice se structurează în :
Contabilitatea financiară (sintetică) concretizată în urmărirea
existentului şi mişcării elementelor patrimoniale (imobilizări, stocuri,
creanţe si datorii, mijloace financiare, capital privit sub formă de
fonduri, rezerve si finanţări, credite, cheltuieli şi venituri).
Contabilitatea de gestiune (analitică) poate fi organizată fie prin
detalierea conturilor de evidenţă a elementelor patrimoniale privite
la nivelul contabilităţii financiare (grupele I-VIII), fie prin utilizarea
unor conturi de gestiune internă
•Subactivitatea de control financiar la nivelul unităţii economice urmăreşte analiza
şi controlul gestiunii patrimoniului societăţii prin instrumente proprii în scopul prevenirii
şi sesizării încălcării normelor legale de utilizare a resurselor umane, materiale si
băneşti.
3. Activitatea de personal (evidenţa personalului, salarizare, perfecţionarea calificării
salariaţilor) desfăşurată în cadrul unor compartimente adecvate, cu o pondere
dependentă direct de specificul societăţii, are în vedere rezolvarea sub aspect informatic
a problemelor impuse de existenţa, mişcarea şi şcolarizarea personalului angajat,
inclusiv aspectele specifice salarizării, după cum urmează:
•Subactivitatea de evidenţă a personalului, presupune:
evidenţa existentului şi a mişcării de personal pe profesii, funcţii, nivele de
calificare, etc., pe diferite intervale de timp;
 atestarea pe profesii, funcţii şi locuri de muncă a salariaţilor în raport de
evoluţia specificului activităţii;
verificarea încadrării personalului pe profesii, funcţii şi locuri de activitate.
•Subactivitatea de salarizare asigură:
•evidenţa timpului lucrat şi nelucrat de salariaţi; calculul lunar al drepturilor
băneşti în raport de activitatea depusă;
•evidenţierea eventualelor imputaţii sau popriri pentru rezultatele
necorespunzătoare, inclusiv determinarea impozitului pe salariu
•Subactivitatea de perfecţionare a calificării personalului are o pondere difereţiată în
funcţie de sectoarele de activitate, caracterizate printr-o dinamică accentuată a
tehnologiilor utilizate, motiv pentru care se urmăreşte realizarea sub raport informatic a
următoarelor cerinţe:
•analiza raportului dintre nivelul de calificare mediu al personalului angajat şi nivelul cerut
de tehnologiile de producţie utilizate;
•urmărirea activităţii de şcolarizare şi de atestare profesională,
•stabilirea priorităţilor în angajarea a noi categorii de salariaţi, astfel încât activitatea să se
desfăşoare, la cel mai înalt grad de tehnicitate.
 2.2.2. Obiective specifice
Obiectivele specifice ale unui sistem informaţional urmăresc
rezolvarea unor probleme dependente strict de activitatea de bază
(producţie, comerţ, servicii etc.) şi de cea auxiliară, în raport de funcţiile de
cercetare si producţie. Acestea au un caracter propriu şi dependent de rolul
unităţii economice în mecanismul economiei de piaţă.

Privite sub acest aspect, obiectivele specifice unui sistem

informaţional pot fi structurate în :

• obiective specifice activităţii de bază;

• obiective specifice activităţii auxiliare.
Obiectivele specifice activităţii de bază urmăresc realizarea sub aspect
informatic a tuturor subactivităţilor de cercetare şi producţie ce constituie
specificul activităţii regiei autonome sau al societăţii comerciale. Aceste
obiective sunt diferenţiate (au caracter particular), dar ele se pot încadra într-o
structură fundamentală, prin intermediul căreia sistemul informaţional trebuie
să realizeze:
•utilizarea eficientă a capacităţilor de producţie;
•introducerea de tehnologii şi produse noi la nivelul tehnicii
actuale;
•realizarea ritmică şi de calitate a lucrărilor de investiţii;
•modernizarea utilajelor şi a altor factori de producţie;
•îmbunătăţirea continuă a calităţii producţiei;
•creşterea gradului de utilizare a capacităţilor de producţie;
•încadrarea consumurilor de materiale în normele tehnologice;
•utilizarea raţională a capacităţilor de depozitare a materialelor şi
produselor.
Obiectivele specifice activităţii auxiliare vor avea în vedere realizarea sub
aspect informatic a tuturor subactivităţilor secundare, desfăşurate în cadrul
unităţii economice. Aceste obiective au un caracter particular, o pondere şi o
importanţa diferenţiată de la un agent economic la altul, având ca scop
rezolvarea unor aspecte specifice, cum ar fi:
•urmărirea operativă a activităţii sectoarelor auxiliare a căror
activitate determina in mod direct desfăşurarea activităţilor
principale;
•folosirea eficientă a capacităţilor auxiliare de producţie;
•robotizarea, paleatizarea şi containerizarea activităţilor auxiliare
din unitatea economică;
•realizarea programelor de asimilare a noilor produse şi de
perfecţionare a tehnologiilor de fabricaţie în scopul generalizării
la nivelul activităţii de bază;
•asigurarea unei colaborări şi specializări ale căror rezultate
urmează a fi incluse în sectoarele de bază ale unităţii economice.
 Abordarea integrală a obiectivelor generale şi
specifice permite proiectarea unui sistem informaţional
integrat (total) la nivelul unei unităţi economice în
condiţii de eficienţă maximă!
Obiectivele sistemului informaţional urmează a fi
concretizate în ieşirile specifice ale acestuia: indicatori
economico-financiari, liste/situaţii de ieşire, grafice,
ieşiri catre alte sisteme.
 2.3. Clasificarea sistemelor informatice

• După gradul de cuprindere :

Clasificarea sistemelor informatice poate fi făcută în raport cu gradul de
cuprindere al domeniului sistemului informaţional:
Sisteme informatice parţiale pentru prelucrarea automată a datelor dintr-
un sector de activitate, de regulă cel mai important.
Sisteme informatice totale care cuprind toate activităţile informaţionale
pentru prelucrarea datelor cu ajutorul calculatorului.
Aceste sisteme abordează sistemul ca fiind suma unor subsisteme
considerate ca entităţi distincte care deservesc anumite activităţi, fără a
evidenţia legăturile dintre ele
Sisteme informatice integrate care abordează procesul de prelucrare a
datelor din cadrul sistemului informaţional al unităţii economice, reliefând
legăturile de cauzalitate dintre subsistemele acestuia. Se bazează pe principiul
prelucrării, în toate modurile utile, a datelor primare introduse o singură dată în
sistem.
 2.3. Clasificarea sistemelor informatice

•După aria de cuprindere :

•Subsisteme informatice acoperind arii distincte, definite pe
criterii funcţionale în cadrul organizaţiei:
•Subsistemul contabilităţii
•Subsistemul producţiei
•Subsistemul cercetării
•Subsistemul comercial
•Subsistemul resurselor umane
•Subsisteme interorganizaţionale concepute să asigure fluxuri
informaţionale între:
•Organizaţie şi partenerii săi (furnizori, clienţi, bancă, etc.). Ex: e-
banking, comerţ electronic etc.
•Organizaţie şi subdiviziunile sale organizatorice (filiale)
 2.3. Clasificarea sistemelor informatice
• În funcţie de natura activităţilor susţinute :

• Sisteme destinate conducerii (MSS - Management Support Systems) - au rolul de a

oferi informaţii cu scopul susţinerii şi asistării managerilor în luarea deciziilor. În cadrul
acestor sisteme sunt cuprinse :
• Sisteme destinate conducerii curente (MIS - Management Information Systems)
• Sisteme suport de decizie (DSS - Decision Support Systems)
• Sisteme informatice ale executivului (EIS - Executive Information Systems)

• Sisteme destinate nivelului operaţional care cuprind:

Sisteme destinate activităţii de birou (OAŞ - Office Automation Systems)

Sisteme pentru procesarea tranzacţiilor (TPS - Transaction Processing Systems)
Sisteme pentru controlul proceselor (PCS - Process Control Systems)

• Sisteme destinate gestiunii cunoaşterii (KWS - Knowledge Work Systems)

Permit crearea, promovarea şi integrarea noilor tehnologii şi cunoştinţe în firmă.

Utilizatorii acestor sisteme sunt fie inginerii şi proiectanţii (care utilizează aplicaţii de tip
CAD - Computer Aided Design, pentru proiectarea noilor produse), fie alţi specialişti -
analişti şi consilieri economici, financiari, juridici, ei fiind creatori de informaţie
generatoare de cunoaştere.
Sisteme destinate conducerii (MSS - Management Support Systems)

•Sisteme destinate conducerii curente (MIS - Management

Information Systems) - au rolul de a oferi managerilor informaţiile
necesare monitorizării şi controlului proceselor afacerii precum şi
anticipării unor performanţe viitoare.
Caracteristicile generale sunt evidenţiate prin următoarele
aspecte:
oSunt destinate managementului operaţional şi tactic;
oOferă rapoarte de rutină tip sinteză şi tip abatere prezentând
structuri predefinite;
oSprijină managerii în soluţionarea unor probleme structurate,
deciziile astfel luate au caracter curent, de rutină;
oUtilizează preponderent date interne firmei oferite de TPS-uri.
 Sisteme destinate conducerii (MSS - Management Support Systems)
Sisteme suport de decizie (DSS - Decision Support Systems) - Reprezintă sisteme
informatice interactive cu rolul de a asista managerii (plan strategic) în rezolvarea unor
probleme semistructurate folosind în acest scop modele şi baze de date specializate pe
probleme bine definite.
•DSS nu formulează decizii ci, ajută managerii în luarea unor decizii mai bune;
•DSS oferă middle şi top managerilor rapoarte (ale căror formate pot fi uşor modificate),
oferă posibilitatea derulării de analize de tip „what i f şi realizării de grafice;
•Susţin decizii specifice unor situaţii având caracter recurent sau cerinţe ad hoc;
•Sprijină managerii în soluţionarea unor probleme semistructurate;
•Susţin decizii în domenii cum ar fi: trezorerie/finanţe, planificare strategică, marketing
etc.
•Avantajele utilizării DSS:
•Posibilitatea testării unor numeroase scenarii;
•Pot fi revăzute efectele modificării simultane ale mai multor variabile;
•Oferă facilităţi grafice dinamice;
•Stimularea creativităţii decidentului;
•Facilităţile deosebite oferite în planul formării/perfecţionării managerilor.
•Dezavantajele utilizării DSS:
•Pot fi omise în model variabile importante;
•Modelele pot să nu corespundă întocmai realităţii fapt ce influenţează negativ decizia;
•Se apelează preponderent la ecuaţii liniare pentru a uşura programarea;
•Modelul poate prezenta erori importante dar greu de identificat.
 Sisteme destinate conducerii (MSS - Management Support Systems)
• Clasificarea DSS în funcţie de soluţia IT utilizată:
• Sisteme interactive de asistare a deciziei (SIAD/DSS)
• Sisteme expert
Un SIAD este o aplicaţie în care funcţia de evaluare se prezintă în fiecare etapă
sub forma unor modele proiectate în funcţie de natura deciziei ce trebuie luată. Un
SIAD se caracterizează prin :
• baza de modele matematice oferite pentru efectuarea de calcule şi
reliefarea
consecinţelor unor acţiuni;
• decidentul poate "naviga" prin baza de modele în funcţie de particularităţile
problemei de rezolvat şi experienţa sa;
• pleacă de la decidenţi şi de la natura deciziei ce trebuie luată şi a scopului final
urmărit.
Sistemele expert (SE) se caracterizează prin stocarea experienţei şi
cunoştinţelor expertului uman, referitoare la un anumit domeniu (problemă), într-o
bază de cunoştinţe care va fi utilizată în deducerea unor concluzii, prin derularea
unor raţionamente automate utilizând fapte descriind problema concretă de
rezolvat. Un sistem expert se caracterizează prin :
• utilizarea unei baze de cunoştinţe construită pe baza cunoştinţelor unui expert
uman;
• derularea unor raţionamente automate în vederea formulării unor
concluzii/diagnostice;
• oferă posibilitatea argumentării concluziei formulate.
 Sisteme destinate conducerii (MSS - Management Support Systems)

•Sisteme informatice ale executivului (EIS - Executive Information

Systems) sau Executive Support Systems (ESS)
Reprezintă sisteme informatice gândite să ofere: acces rapid şi selectiv la date
interne şi externe firmei, informaţii referitoare la factorii critici de succes
determinanţi în realizarea obiectivelor strategice, facilităţi de calcul şi
reprezentări grafice deosebite.
•Caracteristicile EIS:
•Sunt uşor de utilizat şi asigură un mod de lucru interactiv;
•Sunt utilizate pe scară largă de top manageri, de managerii executivi şi
analiştii din cadrul firmei;
•Spre deosebire de DSS nu sunt gândite să rezolve un anume tip de
problemă;
•Sunt destinate soluţionării unor probleme nestructurate;
•Oferă acces rapid la baze de date interne şi externe;
•Oferă facilităţi de calcul şi reprezentări grafice extinse.
 Sisteme destinate nivelului operaţional care cuprind:

•Sistemele destinate activităţii de birotică (OAS)

Sunt utilizate în principal de persoanele implicate în procesul prelucrării datelor
(funcţionari, secretari, contabili etc) dar şi managerilor rolul lor fiind de a colecta,
procesa, stoca şi transmite informaţie utilizând mijloace IT.
În această categorie se cuprinde soft specializat pentru:
•procesare de texte,
•comunicaţie (electronic mail, voice mail etc),
•lucru colaborativ (Electronic Meeting Systems, Collaborative Work Systems,
Teleconferencing),
•procesarea imaginilor (Electronic Document Management, procesoare grafice,
sisteme multimedia);
•managementul activităţii de birou (agende electronice, accesorii etc).
•Sistemele pentru procesarea tranzacţiilor (TPS)
Sunt specializate în preluarea, stocarea şi prelucrarea datelor corespunzătoare
tranzacţiilor zilnice, de rutină asigurând actualizarea curentă a bazei de date.
•Se particularizează prin caracterul repetitiv al prelucrărilor şi complexitatea redusă a
acestora,
volumul mare al datelor procesate;
•Sunt destinate activităţilor curente desfăşurate în compartimentele funcţionale ale
organizaţiei;
•Sunt utilizate de personalul operativ din compartimentele funcţionale.
 Exemple:

În cadrul sistemului informatic al unei firme regăsim: subsistemul informatic

al contabilităţii, subsistemul informatic privind gestiunea stocurilor, subsistemul
informatic privind evidenţa livrărilor etc.
În cadrul sistemului informatic al unei bănci regăsim: subsistemul
informatic al contabilităţii, subsistemul informatic privind operaţiunile de cont
curent, subsistemele informatice privind gestiunea produselor şi serviciilor
bancare oferite clienţilor (depozite, credite, certificate de depozit etc),
subsistemul informatic privind operaţiunile de plăţi prin carduri etc.
•Sisteme destinate gestiunii cunoaşterii (KWS - Knowledge Work Systems)
Permit crearea, promovarea şi integrarea noilor tehnologii şi cunoştinţe în firmă.
•Conceptul de grup de lucru virtual (virtual work group): promovarea noilor soluţii TI,
(internetul), permite participarea în cadrul grupului de lucru a unor persoane plasate
geografic în locaţii diferite sau participând cu soluţii în cadrul proiectului în momente de
timp diferite.
•Groupware sau collaboration software reprezintă software-ul specializat pentru
desfăşurarea activităţii în cadrul unui grup de lucru virtual. Groupware utilizează facilităţile
de comunicaţie oferite de intranetul organizaţiei creându-se astfel posibilitatea lucrului în
paralel şi interactivitatea între membrii grupului.
•Grupul de decizie (group decision making) - decizia, mai ales în palierul strategic,
implică participarea mai multor persoane. Cunoscute generic sub numele de group
support systems (GSS) aceste soluţii cuprind:
•Group Decision Support Systems (GDSS)
•Electronic Meeting Systems (EMS)
•Computer Mediated Communications Systems (CMCS).
•Din combinarea conceptelor de groupware şi group decision making s-au definit
Computer-based systems for collaborative work (CSCM) sau Distributed group
support systems (DGSS). Rolul acestora este de a promova decizia la nivel de grup
astfel încât să asigure:
•lucrul creativ în cadrul grupului
•stimularea comunicării în cadrul grupului
•exprimarea liberă şi anonimă a ideilor
•plasarea pe plan de egalitate a tuturor participanţilor la dezbatere indiferent de funcţiile