Life-Link Friendship School: Manual.

Redactare: Coralia Negruţ

Proiect Managerial. Ghid practic.

Un aspect important al activităţii Life Link este munca în colectiv, de aceasta

depinzând calitatea rezultatelor .Acest Ghid elaborează direcţiile pe care pot fi conduse
proiectele astfel ca rezultatele să fie cât mai aproape de ceea ce ne-am propus.

Pasul 1
Cum să ai iniţiativa, să ai o idee ?

Ai auzit despre Life Link şi ţi-a plăcut ideea. El ţi-a pregătit să-ţi începi
activitatea prin culegere de informaţii despre şcolile care desfăşoară acest gen de
activitate şi doreşti şi tu să participi. Dar de unde să începi? Pentru început trebuie să-ţi
formezi un colectiv şi să vă puneţi următoarea întrebare: “ Ce fel de nevoi şi probleme
are şcoala, comunitatea noastră? Ce dorim şi am putea să facem în acest sens?”
Acum noi putem citi undeva că Life Link doreşte să lucreze pentru un viitor în
care oamenii pot trăi în linişte, fără teama unui război, a unui mediu poluat, fără
discriminare etc. Ce poate face şcoala ta pentru reuşita acestor idei ambiţioase?
Este frumos dictonul: “Gândeşte global, acţionează local” Asta înseamnă
că noi toţi putem face unele lucruri pe plan local astfel ca lumea să fie mai bună.
Trebuie să te gândeşti ce s-ar potrivi pentru şcoala sau comunitatea în care trăieşti, ce
poate fi îmbunătăţit? Sunt probleme conflictuale între grupuri, drepturi ale minorităţilor,
curăţenia mediului, grupuri cu probleme sociale, etc?
O cale practică de urmat este să întrebi membrii comisiei ce cred despre
activităţile pe care să le abordeze în cadrul Life Link. Faci o listă a acestor idei şi
convoci o întâlnire.
La întâlnire rogi ca fiecare să-ţi expună ideile. Preşedintele adunării aşează toate
ideile pe o coală de hârtie mare, astfel ca să vadă toţi . În acest stadiu nu au loc discuţii,
ci doar se listează şi se ascultă ce are de spus fiecare.
Ideile sunt aşezate pe hârtie în ciorchine. Unele au legătură cu mediul, altele cu
drepturile omului, altele cu probleme sociale( copiii străzii, bătrânii). Se face ordonarea
ideilor pe grupe de probleme.
Următorul pas este să se stabilească împreună cu membrii Comitetului care sunt
activităţile prioritare, ce poate să facă fiecare, care este ordinea de abordare a
problemelor ridicate. Oricum trebuie avute în vedere două criterii:
 Ce credem că este mai important
 Ce putem face practic
Rezultatul discuţiei trebuie să fie decizia privind alegerea temei de Proiect pe care
doreşte Comitetul să -l abordeze.

1
 In următorul capitol pot fi găsite sugestii pentru proiectele şi campaniile Life-
Link, şi acestea pot fi surse de inspiraţie pentru activităţile din şcoala ta.
Recomandăm ca după fiecare etapă a activităţii să informaii conducerea şcolii sau
alte autorităţi. De preferat în scris.
Această procedură are următoarele avantaje:
 autoritatea şcolară este informată
 eşti sigur că direcţiunea agreează ceea ce faci
 Îţi trasezi un drum, cu etape, pe care le urmăreşti şi tu ca manager al activităţii dar
şi membrii comitetului pe care-l conduci.
 din aceste rapoarte poţi extrage informaţii pe care să le foloseşti în scopul
publicării de articole, referate pe plan local prin care să expui activitatea grupului
pe care-l conduci.
 dacă Direcţiunea este informată şi este de acord cu activitatea ta poţi obţine mai
uşor fondurile de care ai nevoie
 acelaşi lucru se poate extinde şi la autorităţile locale. Şansele de reuşită fiind mai
mari.

Pasul 2
Definirea rezultatelor.

Dacă a fost ales proiectul de către Comitet şi Direcţinea a fost de acord, următorul
pas este definirea concretă şi clară a rezultatelor proiectului.
În formularea cerinţelor proiectului trebuie să fii cât mai specific. De exemplu:
dacă proiectul este centrat pe probleme de mediu, nu poţi fi mulţumit cu întrebarea „ ce
vrea şcoala să facă în mod conştient, deliberat pentru un mediu mai curat?”. Va fi dificil
la sfârşitul proiectului să ştii dacă ai reuşit sau nu. Altfel va fi dacă formularea temei de
proiect este:
- noi dorim să reducem dezordinea în jurul şcolii cu 50% în timp de 2 luni, sau
- noi dorim ca la cel puţin 80% din copiii din şcoala noastră să evaluăm grija
faţă de mediul şcolar, până la data de 1 dec.
Scrie deciziile pe care le-ai luat şi comunică-le ,în scris forurilor superioare.

Pasul 3
Planul

Întrebarea principală a acestui pas este să găseşti soluţii pentru problemele pe care
doreşti să le rezolvi. Pe ce cale sau în ce mod doreşti să rezolvi problemele.Aceasta este
etapa de creativitate a tuturor membrilor Comitetului. Se face o dezbatere asupra
soluţiilor, se inventariază propunerile de abordare a problemei proiectului. Trebuie ca
discuţiile să fie limitate astfel ca fiecare să poată să-şi spună părerea. A 2-a etapă a
acestui pas este să se facă selecţia celor mai bune soluţii. Obiectivul acestui pas este să
găseşti cea mai bună soluţie a problemei
Poţi, de exemplu, pentru susţinerea campaniei să concepi chestionare, să
organizezi vizite la diverse persoane, să montezi o piesă de teatru, etc. Decizia pe care
ai luat-o trebuie s-o notezi şi să o comunici directorului şcolii sau altor autorităţi pe
care doreşti să le implici.
2
 Pasul 4
Pregătirea, planificarea activităţilor.

După ce a fost conturat drumul concret de urmat şi care este finalizarea

proiectului, membrii Comitetului încep să stabilească termene pentru fiecare activitate
precum şi ordinea acestora, având în vedere atingerea scopului final .
În această etapă a planificării activităţii sunt importante 2 aspecte:
- să gândeşti înainte de a acţiona
- să-ţi fie clară finalitatea
Astfel vei evita activităţi inutile, pierderea de timp sau includerea în proiect a
persoanelor nepotrivite, etc.
În planificarea proiectului cel mai folosit instrument este lucrul cu 5 factori de
control:
- Timp
- Bani
- Calitate
- Informaţie
- Organizare

Timpul
Adesea oamenii au tendinţa să se gândească la durata proiectului. Un grup deja
format fără o idee clară a termenului limită a proiectului pot avea următoarele probleme:
părăsesc proiectul, sunt atraşi de alte treburi, nu se simt atraşi de proiect, sau cei care
beneficiază de proiect nu cred în perspectiva realizării lui; ca rezultat, ei vor trebui să
aglomereze sâ grăbească proiectul (să-l răstoarne) dacă Comitetul doreşte să-l termine.;
Sigur, după o perioadă nu prea lungă scade interesul , inspiraţia nu mai este ca la
început şi proiectul poate să cadă.
Stabilind de la început termene foarte precise se oferă o mai bună garanţie că
proiectul se va termina când interesul este treaz. Dacă este necesar ajutor sau dorinţa de
a continua scade,este mai bine să se înceapă alt proiect, după ce s-au analizat lipsurile,
cu o nouă abordare, alte persoane etc. Este importantă cunoaşterea duratei proiectului
pentru a analiza diferitele stadii ale proiectului.

Banii.

Multe proiecte pe care le abordează şcolile pot crea unele dificultăţi financiare.
Poate fi o sumă mică sau mare. In toate cazurile este foarte recomandabil ca, membrii
Comitetului să-şi facă un buget înainte. El trebuie să înceapă cu o estimare a costurilor
implicate.
Avantajul de a avea un buget încă de la `nceput este că putem prevedea
posibilitatea de a atrage fonduri. Astfel, un fond necesar poate fi făcut în şcoală. În
legătură cu bugetul este necesar să estimăm materialele şi echipamentul necesar. Odată
ce s-a început inventarierea, Comitetul poate vedea dacă materialele pot fi luate de la
şcoală sau de la comunitatea locală. Desigur pot fi atraşi şi sponsori locali.
3
 Calitatea.Oiective

Un aspect important al unui management de calitate este ca echipa proiectului să

încerce să definească standardele de calitate ale rezultatelor pe care le aşteaptă. Acestea
pot avea următoarele criterii:
 Sunt cuantificabile
 Sunt măsurabile
 Sunt limitate (marginile sunt în construcţie în viitor prin alte proiecte)
Exemle ale standardelor de calitate sunt următoarele:
 noi dorim ca 25% dintre elevii şcolii să participe la acţiuni de-a lungul unei zile
din campania noastră;
 dorim să ne întâlnim cu 50 de persoane în vârstă, pe care să le vizităm acasă, sau
cu 5 copii ai străzii , într-o anumită perioadă de timp.
 dorim ca 60% din persoanele chestionate să răspundă la chestionarele noastre.
Fiecare dintre aceste standarde de calitate este cuantificat şi uşor de măsurat. Astfel, poţi
primi date corecte pentru raportul proiectului sau pentru articolele pe care doreşti să le
publici. Un mare avantaj al calităţii standardelor este că poate determina convingerea de
a-l îndeplini.
Dacă nu ne mulţumesc răspunsurile, va trebui să analizăm cauzele, să vedem
unde am greşit şi ce modificări trebuie să facem..Ai grijă însă, să nu faci standardele de
calitate prea rigide; trebuie să previi frustrările , ai grijă să nu devii prea fanatic.

Informaţia.

De îndată ce proiectul a demarat apar tot felul de informaţii. Fără ajutorul unui
plan putem foarte uşor pierde controlul. Mai devreme sau mai târziu nu vom mai şti
care ne este necesară. Trebuie ca fiecare memru al comitetului să informeze pe ceilalţi
despre ce face. Când un subgrup este atras în munca lor trebuie să raporteze. De
asemenea, trebuie informaţi şi cei din afara proiectului. Comitetul va face un tablou cu
ce informaţii a primit şi de la cine, la anumite intervale de timp.
Experienţa a arătat clar că atunci când o echipă a unui proiect încearcă să
gândească înainte ce fel de informaţii îi sunt necesare să adune şi administrează şi cine
are nevoie de ele la un anumit moment, proiectul devine uşor de condus.
Dacă de exemplu este specificat înainte cine va fi invitat pentru o zi a campaniei, pentru
care activitate, devine mult mai uşor să trimiţi informaţii fiecărei persoane şi să primeşti
un răspuns scris. Un alt exemplu este bugetul. Dacă este un buget estimat anterior, se
pot scoate bani de la diferite persoane pentru diferiţi itemi specifici. Aceeia care
primesc banii sunt rugati să păstreze o chitanţă de cheltuieli şi să o returneze casierului
Comitetului. Astfel bugetul este sub control.

Organizarea.

4
 O organizare clară a proiectului este de mare ajutor în obţinerea de rezultate bune.
Încearcă, de la început să-ţi notezi cine este atras în proiect şi în ce măsură. Fă o listă cu
audienţa pe care o ai, resurse, subcomitete şi grupuri de lucru şi specifică rolul fiecaruia,
ce sarcini are fiecare membru al Comitetului. Schemele şi diagramele pot ajuta la o mai
bună înţelegere a informaţiilor. O privire de ansamblu a tuturor funcţiilor şi atribuţiilor
acestora în realizarea proiectului permite o mai bună cunoaştere a locului fiecăruia în
îtreg. După cele auzite despre proiect sau în legătură cu relaţionarea sa este mult mai
uşor să în]elegi ce se întâmplă.
Aşterne în scris rezultatele planificării tale, într-o ordine logică a paşilor pe care
îi faci pentru a duce la bun sfârşit proiectul precum şi cum vei conduce cei 5 factori de
control ( timp, bani, calitate, informaţie şi organizare).
Trimite o copie a documentului către autorităţile pe care doreşti să le cointeresezi
precum şI fiecărui membru al Comitetului.

Pasul5
AcţiuneaMetodologia

După ce ai gândit şi planificat fiecare pas a venit timpul să treci la îndeplinirea

proiectului. Toată munca anterioară a avut ca scop acest pas. Dacă pasul a fost bine
pregătit, executarea proiectului va fi foarte uşoară. Aici se respectă dictonul “gândeşte
înainte de a acţiona. Când am ajuns la rezultatele pe care ni le-am propus prin proiect,
putem considera că s-a terminat acţiunea.
Scrie un raport despre finalizarea activităţii şi comunică-l autorităţilor.

Pasul 6
UrmareaEvaluarea

Acest pas conţine 2 elemente de bază:

Primul constă în evaluarea proiectului.;în această etapă Comitetul trebuie să
răspundă la întrebările:
 cum s-a desfăşurat fiecare etapă,
 ce a fost bine ce trebuie îmbunătăţit,
 ce am învăţat din acest proiect,
 cum a decurs cooperarea între membrii Comitetului
 cum a decurs colaborarea cu autorităţile.
Al 2-lea element este implementarea rezultatelor proiectului în realitatea locală;
aici putem avea 3 posibilităţi:
 rezultatele proiectului pot deveni norme de funcţionare a comunităţii,
 iniţierea unui alt proiect menit să consolideze rezultatele actualului proiect
 îmbunătăţirea rezultatelor evaluării proiectului.
Concluziile evaluării precum şi deciziile luate comunică-le în scris autorităţilor şi
dacă ai posibilitatea fă o comunicare într-o publicaţie locală.