MANAGEMENTUL TIMPULUI

Reprezinta totalitatea activitatilor prin care etapele din proiect sunt finalizate
conform graficului: definirea, ordonarea, estimarea duratelor, planificarea,
urmarirea si controlul.

Un vechi proverb tibetan spune ca „Dintre viata viitoare si ziua de

maine, nu putem sti care va veni mai intai.”

Doar un ”management eficient al timpului” ne va face sa valorificam

la maximum fiecare clipa.

„Programul de Management al timpului are ca scop dezvoltarea si

imbunatatirea abilitatilor de management al timpului pentru fiecare membru
al institutiei. Cursul ofera te 343f59d hnici si instrumente practice pentru
cresterea performantei manageriale prin folosirea mai eficienta a timpului si
minimizarea stresului in activitatea zilnica.

Managementul timpului reprezinta una din marile probleme organizationale,

o problema care poate fi rezolvata numai prin dezvoltarea abilitatilor
necesare.

Managementul timpului ne permite sa detinem controlul asupra sarcinilor si

activitatilor zilnice, sa avem performante ridicate utilizand un minim de
resurse, sa ne petrecem momente relaxate impreuna cu familia sau sa ne
ocupam de hobby-urile noastre. La nivel organizational, un management
eficient al timpului poate duce la obtinerea unor performante ridicate, la
cresterea profitului si la echilibrarea fluxului de activitati. Totodata, poate
reduce conflictele organizationale si poate deveni un factor motivator pentru
angajati. Abilitatea de a controla timpul avut la dispozitie, de a rezolva toate
sarcinile la termen are un efect pozitiv puternic asupra performantelor
noastre.

Prin urmare, acest curs abordeaza urmatoarele subiecte:

 Ce este managementul timpului?

 Avem nevoie de managementul timpului?
 Simptomele unui management deficitar al timpului
 Consecintele unui management deficitar al timpului
 Tehnici de management al timpului
 Stres si management al timpului

Managementul timpului se refera la optimizarea proiectarii si planificarii

activitatii manageriale si se concentreaza asupra stabilirii obiectivelor, asupra
planificarii zilnice si asupra stabilirii prioritatilor organizationale. Acest lucru
nu trebuie absolutizat deoarece o planificare riguroasa si rigida este, adesea
contraproductiva ( datorita problemelor neasteptate, care sunt inerente),
poate distruge climatul organizational si poate deteriora relatiile
interpersonale.

Un manager de proiect eficient, stie:

- sa se apere impotriva” hotilor de timp „

- sa gestioneze relatia dintre importanta si urgenta activitatilor

- sa gestioneze mai eficient intreruperile zilnice

- sa-si protejeze timpul necesar reflectiei si analizei, in raport cu

actiunea si executia

- sa deruleze sedinte mai eficiente, prin alocare de roluri

- sa decida mai repede si mai bine asupra relatiei dintre timpul

profesional si timpul personal

- sa tina sub control stresul generat de presiunea evenimentelor

Sunt putini cei care constientizeaza la ora actuala in Romania faptul ca timpul
este o resursa strict limitata .

Vina principala a acestei stari de fapt apartine, in primul rand, culturii specific
comuniste de care romanii nu au apucat inca sa se debaraseze. “Timpul
trece, leafa merge”, “daca o problema nu se rezolva de la sine, atunci nici nu
mai merita rezolvata”, “pauzele lungi si dese, cheia marilor succese”, iata
numai cateva dintre “principiile” invocate adeseori de romani in legatura cu
munca pe care o depun in cadrul unei institutii. Daca mai adaugam si
“greaua mostenire” a sistemului birocratic (care nu a fost inca si nu va fi
curand infrant) ne putem da seama de unde decurg pierderile imense de
timp si, implicit, cele financiare, in institutiile romanesti.

Prima si cea mai importanta regula pentru folosirea eficienta a timpului o

reprezinta buna organizare. De la stilul de lucru al fiecarui angajat in parte
pana la sistemul de comunicare intre departamente si la modul in care
managerul general gestioneaza propriul timp, exista multi factori care
influenteaza eficienta muncii.

Pentru a ilustra tot acest sistem descriem activitatea generala a unei

organizatii pentru a identifica numeroase puncte unde are loc o pierdere de
timp. Oricat de bine ar fi pus la punct un asemenea sistem, cei care aplica
regulile institutiei sunt oamenii, si, atata vreme cat acestia nu
constientizeaza valoarea muncii lor cu toate termenele limita si listele cu
programari afisate, in mod sigur ai de a face cu “ scurgeri de timp.

Modalitati de « pierdere a vremii »

ORGANIZAREA PERSONALA – este primul si, poate, cel mai important factor
din cauza caruia se pierde timp. Exemplu :

 dezastrul total de pe birouri, diverse hartii etc – atunci cand ia mult

timp cautarea documentelor.
 lipsa unei ordini stricte in orice suport de depozitare – dosare, fisiere,
arhive, etc.

LIPSA SPATIULUI PERSONAL

 mai multe persoane au acces la acelasi birou;

 pozitionarea biroului te poate expune intreruperii – colegii solicitandu-ti
ajutorul pentru lucruri “mai urgente “;

NERESPECTAREA STRICTA A FISEI DE POST

 exista fisa de post pentru fiecare angajat, dar toate au la sfarsit

mentiunea” orice alta activitate solicitata… “
 aglomerarea cu prea multe sarcini a angajatilor

STABILIREA PRIORITATILOR este neclara;

 nu se alcatuieste la inceputul fiecarei zi o lista si un orar cu

programarea activitatilor, intreruperi din partea colegilor nu duce la
respectarea listei chiar daca e alcatuita.
 sedintele in cadrul carora se stabilesc obiectivele pe perioada
urmatoare nu au loc cu strictete.

IDENTIFICAREA PRIORITATILOR

 trebuie sa cedezi prioritatilor sefilor si, astfel, intarzii cu propriile

sarcini.

ATITUDINEA FATA DE COLEGI

 persoanele “saritoare“ isi pierd vremea.

CLASIFICARI ALE SARCINILOR

 sunt putini cei care isi ierarhizeaza sarcinile de la cele foarte

importante si foarte urgente la cele neesentiale.

ALTE TIPURI DE INTARZIERI

 fumatul;
  sistemele de arhivare – nu exista arhive la zi decat in contabilitate
(eventual), nu se alcatuiesc liste de intrari-iesiri;
 trasul de timp.

COMUNICAREA INTRE DEPARTAMENTE

 neefectuarea la timp a reparatiilor tehnice;

 intarzierile frecvente – nerespectarea dead-line-urilor ( termenelor
limita);
 lipsa comunicarii adecvate – telefon, fax, „fata in fata”, in functie de
conjunctura;
 sedintele – lipsa locului, intreruperile etc.;
 timpul sefilor – isi pierd vremea cu lucruri care nu trebuie sa le faca ei;
 greselile – de orice fel;
 comunicarea cu cei de pe teren – nu pot fi contactati cand e nevoie;
 comunicarea cu cei din afara organizatiei;
 delegarea muncii – sarcinile nu se dau intotdeauna persoanei potrivite;
 lipsa ordinelor clare – nehotararea.

Pierderile majore de timp apar tocmai datorita indivizilor si a felului in care

percep timpul lor si al celorlalti. Pe de o parte, nu li se aduce aminte constant
scopul pe care il au intr-un anumit loc de munca; pe de alta, ei insisi gasesc
inutil sa-si termine treaba mai repede, deoarece pot avea surpriza sa li se
mai dea de lucru in plus.

Trebuie inteles insa, ca nici un program nu este in totalitate inflexibil. El doar

te ajuta sa iti planifici mai bine activitatile si sa ai sub ochi lista, din ce in ce
mai scurta, a indatoririlor pe care trebuie sa le duci la capat.

Principii de management eficient al timpului

Trebuie sa ne planificam foarte atent si riguros:

 Ce sarcini vrem sa indeplinim;

 Care este ordinea de prioritati;

 In cat timp;

 In ce relatie se gasesc obiectivelle fixate pe termen scurt, cu cele pe

termen mediu si lung si rezultatele pe care ni le-am propus;

 Rezistenta le evenimentele perturbatoare si la tendintele de irosire

a timpului;

 Instrumentul prin care monitorizam realizarea sarcinilor si modul in

care ne-am planificat activitatea.

Planificarea eficienta a timpului are patru etape:

 1. stabilirea unui set de obiective axat pe un numar restrans de domenii,
considerate domenii cheie;
2. planificarea activitatilor specifice indeplinirii sarcinilor: pe durata
planificata realizarii complete a obiectivelor, saptamanal, zilnic;
3. stabilirea prioritatilor astfel incat sa se asigure o succesiune logica in
indeplinirea sarcinilor si sa se asigure corelarea intre complexitatea
sarcinii si timpul alocat indeplinirii ei;
4. stabilirea de date precise la care sa se faca evaluarea indepliniriii
sarcinilor.

Organizarea locului de munca

Modul in care va organizati biroul si masa de lucru este extrem de important

pentru un management eficient al timpului. De altfel se spune
ca performantele se obtin din: 10% inspiratie, 40% transpiratie,
50% organizare.

Reguli ale unui bun management al timpului

 Fixati-va un program zilnic riguros, in care sa aveti ore precis

stabilite pentru diferite tipuri de sedinte, intalniri de lucru cu
colegii, semnarea documentelor etc.;

 Rezolvati problemele dificile care necesita o concentrare maxima la

orele cand sunteti in forma maxima si lasati lucrurile minore pentru
celelalte parti ale zilei;

 Fixati-va termene pentru toate sarcinile;

 Nu amanati unele sarcini importante numai pentru ca va sunt

neplacute;

 Lasati de-o parte tot ce este neimportant;

 Analizati cauzele neintreruperilor si incercati sa eliminati cat mai

multe dintre ele;

 Fixati-va anumite ore la care sa nu fiti deranjat si informati-va

colaboratorii despre acest lucru;

 Indepliniti sarcinile una cate una pentru a va putea concentra la

realizarea lor;

 Fiti concis la telefon;

 Strangeti-va ideile intr-un singur loc;

 Cand abordati o problema, incercati sa o finalizati;

 La sedinte fixati durate ifxe pentru luarile de cuvant si evitati

intreruperile;

 Fiti selectiv. Invatati sa spuneti NU;

 Faceti-va o regula pentru a verifica periodic cum ati folosit timpul in

perioada data si incercati de fiecare data sa gasiti cai de
imbunatatire a programului dumneavoastra;

 Evitati sa va luati de lucru acasa, astfel incat in timpul petrecut

acasa sa fiti detasat de problemele scolii.