INREGISTRAREA DOCUMENTELOR

Individualizarea unui document, prin atribuirea unui

număr de identificare unic.

Identificarea unică – nu pot exista două documente

cu acelaşi număr în decursul unui an, pentru acelaşi flux
de documente (de pildă, două acte intrate sau două acte
ieşite cu acelaşi număr)
 Înregistrarea documentelor

Înregistrarea are rolul de a atesta:

• existența oficială documentului în cadrul organizației;
• asumarea de către organizație a responsabilității de
administrare ulterioară a respectivului document, ca
parte a arhivei proprii.
 Registratura clasică pentru corespondență

• sistem „partidă”
• sistem independent, separat intrare/ieșire
 Registrul intrare-ieșire corespondență

În primul sistem, conform art. 9 din Instrucțiuni, registrul

de intrare înregistrează pe pagina din stânga intrările, iar pe
pagina din dreapta, corespunzător intrărilor, sunt înregistrate
ieșirile; numărul de intrare este unic atât pentru intrare, cât și
pentru ieșire, doar data fiind diferită. Sistemul prezintă avantajul
de a remarca imediat dacă o lucrare este rezolvată sau nu.
Registrul intrare-ieșire corespondență
Registrul intrare-ieșire corespondență
Registrul intrare-ieșire corespondență
 Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea
primirii lor.
Înregistrarea documentelor începe de la l ianuarie şi se încheie la 31
decembrie ale fiecărui an.

Documentele preconstituite (registre, condici etc.) se vor înregistra

în registrul unic.
 Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern
se înregistrează ca şi documentele intrate, completându-se coloanele
adecvate.
 In cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi
numărul de înregistrare al documentului la care se răspunde.
 Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează
la primul document înregistrat.
Acţiunea de conexare se consemnează în registrul de intrare-ieşire
astfel: la primul document înregistrat se menţionează numerele
documentelor conexate, iar la fiecare document conexat se indică
numărul documentului la care au fost conexate.
Condica predare-primire corespondență
 Sistemul independent presupune registre și numere separate pentru
intrare și pentru ieșire.
Sistemul este ceva mai greoi decât cel „partidă”, mai ales în cazul în care
registrele nu fac referință încrucișată (cel de intrări să menționeze numărul
documentului de răspuns, iar cel de ieșire — numărul documentului la care se
răspunde).
Acest sistem nu este agreat de legislația în vigoare.