INFORMATICA IN ADMINISTRATIA

PUBLICA
CURS 9 – MICROSOFT EXCEL
9.1 Ascunderea unui rând / unei coloane

Ascundere:

-click dreapta mouse pe numele colanei (numărul rândului);

exemplu: D;
-din meniul imediat se alege Hide;

Afișarea elementului ascuns:

-se selectează coloanele aflate în stâga și dreapta coloanei ascunse (exemplu: C și E);
Notă: în cazul unui rând se selectează rândurile aflatea deasupra și sub cel ascuns;
-CDM;
-Unhide.

IMPORTANT: Nu este indicată ascunderea rândului 1 și a coloanei A.

9.2 Afișarea formulelor în celulele registrului de calcul, în locul rezultatelor
numerice obținute

Exemplu:

-Se deschide o foaie de calcul care conține formule;

-Tabul File;
-Options;
-Advanced;
-Display options for this worksheet;
-Show formulas in cells instead of their calculated results;
-OK.
9.3 Restricționarea conținutului celulelor în cadrul unui registru de calcul

-Se selectează domeniul dorit:

exemplu: G1:M10;
-Tabul Data;
-Grupul Data Tools;
-Lista derulantă Data Validation;
-Comanda Data Validation;
-Eticheta Settings;
-din lista derulantă Allow se alege
tipul Date;
-din lista derulantă Data putem alege
diverse opțiuni:
between / not between / equal to etc.

Se introduc condițiile:

-Start date: 01/01/2015;

-End date: 31/12/2015.

OK
În cazul introducerii unei date eronate, care nu se încarează în intervalul specificat,
programul Excel ne atenționează în acest sens.
Afișarea unei etichete de comentariu

-Eticheta Input message;

-În caseta Title se poate introduce
textul: Introduceți o dată;
-În caseta Input Message se introduce
mesajul:
Data poate fi numai din 2015 !;
Rezultat:
-La poziționarea mouse-ului pe zona
restricționată, va fi afișată o etichetă
conținând cele două indicații:

Introduceți o dată
Data poate fi numai din 2015 !
Afișarea unor mesaje de eroare

Varianta 1

-Error Alert;
-Din lista derulantă Style se alege varianta
Stop;
-În caseta Title se introduce: Intrare
nevalidă;
-În caseta Error message introducem mesajul
de eroare dorit: Introduceți data corectă !
-OK.
Rezultat:
Varianta 2

-Error Alert;
-Din lista derulantă Style se alege varianta
Warning;
-În caseta Title se introduce: Atenție;
-În caseta Error message introducem mesajul de
eroare dorit: Data este de forma zz/ll/aaaa pentru
anul 2015
-OK
Rezultat:
Varianta 3

-Error Alert;
-Din lista derulantă Style se alege varianta
Information;
-În caseta Title se introduce: Informații utile;
-În caseta Error message introducem mesajul
explicativ: Data este în intervalul 01/01/ -
31/12/2015;
-OK
Rezultat:
9.4 Utilizarea instrumentului Goal Seek
La începutul unui nou an fiscal, o organizație care își desfășoară activitatea în zona vânzărilor,
poate utiliza acest instrument în scopul determinării prețului optim necesar în vederea
determinării (cu aproximație) a veniturilor viitoare.
Instrumentul Goal Seek substituie diverse valori în celula variabilă (în cazul de față celula
vânzărilor) până în momentul în care celula de referință (venitul brut) ajunge la valoarea
dorită (venitul la care dorim să
ajungem în noul an fiscal).
-Click pe celula E12 (venitul lunar brut corespunzător lunii iulie);
-Tabul Data;
-Din grupul Forecast se alege What-If-Analysis;
-Goal Seek;
-Asigurați-vă că în caseta SET CELL apare E12 și apoi, în
caseta TO VALUE introduceți o valoare mai mare decât cea pe
care o aveți în prezent în celula E12;
-Poziționați cursorul în caseta BY CHANGING CELL (După celula variabilă),
apoi executați click în celula B12 (Vânzări corespunzătoare lunii iulie);
-OK;
-OK.

Rezultat:

Observație: Instrumentul Goal Seek se utilizează numai pentru valori care au

fost obținute printr-un calcul matematic
9.5 Căutarea, filtrarea și sortarea datelor unui tabel

-Se poziționează cursorul în prima celulă din care va fi inserat tabelul (stânga sus), de
exemplu A1;

-Tabul Insert;

-Din grupul Tables se alege comanda Table;

-OK;

-Se copiază conținutul celulei A1 până în D1;

 Cu ajutorul Formula Bar se introduc denumirile coloanelor tabelului

 Se introduc manual primele două înregistrări în tabel.

 Se poziționează cursorul în tabel și se introduc noile înregistrări cu ajutorul unui
formular;
 Deoarece instrumentul Form nu este prezent, el trebuie adus din:
-File;
-Excel Options;
-Customize Ribbon;
-Lista derulantă Choose commands from: Commands Not in the Ribbon
-New Group (este necesar pentru a
putea utiliza butonul Add);
-Rename...
-Alegere simbol;
-Display name: InsertData (nume
propus de către utilizator);
-OK;
-Se glisează butonul Form în partea
dreaptă, în InsertData (Custom).

 Tabul New Tab;

 Se alege Form din noul grup
InsertData;
 New – permite adăugarea de noi
înregistrări;
 După completarea celor patru casete corespunzătoare unei înregistrări, se apasă tasta
Enter;
 Rezultat: înregistrarea este adăugată automat în tabel;

 Find Prev – căutarea (vizualizarea) înregistrării anterioare;

 Find Next - căutarea (vizualizarea) înregistrării următoare;

Sortarea datelor – Exemplu:

 Se deschide lista din dreapta coloanei Departament;

 Variante: Sort A to Z (crescătoare)
Sort Z to A (descrecătoare)
Filtrarea datelor – Exemplu:

 Se debifează casetele de validare

 Administrativ;
 Direcție;
 OK.

Rezultat:

Deselectarea filtrului:

 Select All;
 OK.
9.6 Realizarea diagramelor în Microsoft Excel

Exemplu: Se dă următoarea problemă:

-Conform cerinței ”b” din enunț, se selectează domeniul B1:D7;
-Tabul Insert;
-Din grupul Charts alegem Recommended Charts;
-Din fereastra Insert Chart utilizăm eticheta All Charts;
-Alegem diagrama de tip Column;
- În caseta Chart Title se introduce noul titlu al graficului:
-Adăugarea sau eliminarea elementelor asociate
graficului:

-Titlurile axelor de coordonate:

Axis Titles / More Options... / Format Axis Title;
Formatarea gridurilor din zona Plot Area
(în spatele graficului):
Utilizarea liniei de tendință (Exemplu:
trendul pieței într-un anumit domeniu):

Varianta 1:
Linie de tendință corespunzătoare unei serii
din diagramă:
-Chart Elements;
-Trendline;
-Fereastra Add Trendline;
-Add a Trendline based on Series;
-N1;
-OK
Varianta 2:

Realizarea unei linii de tendință pe următoarele 6 luni,

pe baza datelor existente (luând în considerare toate
seriile din diagramă:
-Chart Elements;
-Trendline;
-More Options...;
-În caseta Forward periods din zona Forecast, se introduce
perioada dorită = 6 luni;
Rezultat: este afișată linia de tendință corespunzătoare următoarelor 6 luni.
Formatarea zonei Chart Area:
Gradient Fill / Direction / Color / Position
Utilizarea etichetelor:

-Chart Elements;
-Data Labels;

Varianta 1: Data Callout;

Varianta 2

-Chart Elements;
-Data Labels;
-More Options...;
-Format Data Labels / Editare conținut casete.
Personalizarea diagramei (Chart Styles):
 Reprezentarea datelor din mai multe tabele în aceeași diagramă
Etape (metoda celor mai mici pătrate):
1. Se realizează un număr de 3 tabele:
Tabel 1. Tabel 2.

Tabel 3.
2. În tabelul 1 se selectează coloanele ti și Ra (3 și 7);
3. Tab-ul Insert;
4. Insert Scatter (X, Y) or Bubble Chart;
5. Se alege varianta Scatter;
6. CDM pe una dintre formele
de reprezentare a datelor
(bulină albastră);
7. Din meniul imediat se alege
Add Trendline;
8. În fereastra Format Trendline
se bifează casetele de validare:
9. În fereastra Format Trendline se alege unul dintre cele 6 butoane Trendline
Options, în funcție de valoarea lui R2
Aceasta trebuie să fie cât mai apropiată de 1 (este afișată în cadrul diagramei).

Ecuația care aproximează cel mai bine linia de tendință

10. Se face curentă diagrama din foaia de calcul;
11. Tab-ul Chart Design (sau Tab-ul Proiectare pt. Office în limba română);
12. Select Data;
13. Butonul ADD. Apare ferestra Edit Series;
14. În caseta Series Name introducem numele dorit:
Ra T2;
15. Click în caseta Series X values;
16. Selectăm numai valorile corespunzătoare coloanei
Ti din Tabelul 2;
17. Ștergem conținutul casetei Series Y values;
18. Selectăm numai valorile corespunzătoare coloanei
Ra din Tabelul 2;
19. OK;
20. Select Data;
21. Butonul ADD. Apare ferestra Edit Series;
22. În caseta Series Name introducem numele dorit:
Ra T3;
23. Click în caseta Series X values;
24. Selectăm numai valorile corespunzătoare coloanei
Ti din Tabelul 3;
25. Ștergem conținutul casetei Series Y values;
26. Selectăm numai valorile corespunzătoare coloanei
Ra din Tabelul 3;
27. OK;
28. OK
29. Pentru fiecare dintre diagramele corespunzătoare tabelelor 2 și 3 (maron și verde)
se repetă comenzile 6, 7, 8 și 9.
Obs: Linia de tendință aferentă tabelului 2 (maron) este de tip logaritmic. Celelalte
două sunt de tip polinomial.