Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei

Autori: Petronela Iacob i Endre Erddi Manageri Publici Unitatea de Politici Publice Revizia a II-a
Strada Apolodor nr. 17, Latura Nord, Sector 5, Bucureti, ROMNIA, 050741 - RO, Tel: 037 211 1627, 037 211 1579, Fax: 037 211 1633

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei

Cuprins
1. Motivaie / Not de fundamentare ..................................................................4 2. Introducere n tematica procedural................................................................5 3. Recomandri cu privire la elaborarea unei proceduri scrise ....................................7 3.1. Iniierea de proceduri scrise................................................................. 7 3.1.1. Proceduri de sistem (PS) ................................................................ 7 3.2.2. Proceduri operaionale (PO)............................................................ 7 3.2. Elaborarea primei pagini ..................................................................... 7 3.3. Antetul i subsolul paginilor ................................................................. 7 3.4. Coninutul formularului de procedur ..................................................... 8 3.5. Mod de redactare.............................................................................. 8 3.5.1. Paragrafe, subparagrafe ................................................................ 8 3.5.2. Reguli de redactare...................................................................... 9 3.5.3. Sistemul de codificare al procedurilor scrise ........................................ 9 3.6. Coninutul procedurii ....................................................................... 10 3.6.1. Scopul .................................................................................... 10 3.6.2. Domeniul de aplicare .................................................................. 10 3.6.3. Definiii, abrevieri i acronime ...................................................... 10 3.6.4. Documente de referin i conexe .................................................. 11 3.6.5. Descrierea procedurii.................................................................. 11 3.6.6. Responsabiliti i verificare ......................................................... 13 3.6.7. Anexe .................................................................................... 13 3.7. Avizare i aprobare.......................................................................... 13 3.7.1. Procedurile de sistem ................................................................. 13 3.7.2. Procedurile operaionale ............................................................. 14 3.8. Distribuirea procedurii ..................................................................... 15 2

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei 3.8.1. Procedurile de sistem ................................................................. 15 3.8.2. Procedurile operaionale ............................................................. 15 3.9. Revizia procedurii ........................................................................... 15 3.9.1. Procedurile de sistem ................................................................. 15 3.9.2. Procedurile operaionale ............................................................. 16 3.9.3. Prevederi comune...................................................................... 16 3.10. nregistrarea i arhivarea procedurii.................................................... 16 3.10.1. Procedurile de sistem ................................................................ 16 3.10.2. Procedurile operaionale ............................................................ 17 4. Diagrama de circuit a elaborrii procedurii de sistem ......................................... 18 5. Diagrama de circuit a elaborrii procedurii operaionale ..................................... 19 Bibliografie ............................................................................................... 20

Anexa 1: Model procedur de sistem (inclusiv formulare) Anexa 2: Model procedur operaional (inclusiv formulare) Anexa 3: Lista codurilor compartimentelor din cadrul MDRL Anexa 4: Registrul procedurilor de sistem scrise la nivelul MDRL Anexa 5: Registrul procedurilor operaionale scrise

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei

1. Motivaie / Not de fundamentare

Acest ghid a fost creat din necesitatea realizrii unei uniti i identiti vizuale n ceea ce privete elaborarea procedurilor operaionale i de sistem din cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei. Menionm c structura acestui ghid nu este una exhaustiv, ci conine elementele minimale ale unei proceduri, n conformitate cu actele normative n vigoare. Acolo unde se consider necesar, pot fi adugate pri suplimentare. Baza legal care fundamenteaz acest manual este reprezentat de: Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat; Ordinul Ministrului Finanelor Publice (OMFP) nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, modificat i completat prin OMFP nr. 1389 din 22 august 2006; Ordinul Ministrului Dezvoltrii Regionale i Locuinei nr. 736 din 21 septembrie 2009 privind constituirea, organizarea i funcionarea Grupului de management i a subgrupurilor tehnice de management. Controlul intern este un nou tip de management adoptat i implementat la nivelul administraiei publice europene. Cartea Alb a reformei manageriale n cadrul serviciilor Comisiei Europene definete CI ca fiind totalitatea politicilor i procedurilor concepute i implementate de managementul instituiei, pentru a asigura: Atingerea obiectivelor organizaiei n mod eficient i eficace; Respectarea regulamentelor externe, a politicilor interne i a principiilor de management. Potrivit OG nr. 119/1999, controlul intern este definit ca ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele i procedurile. Pentru elaborarea, implementarea i monitorizarea unui sistem de control managerial intern, responsabilii din orice entitate public au la dispoziie un instrumentar de control intern (MEF 2005: 4) ce cuprinde urmtoarele elemente: obiectivele, mijloacele, sistemul informaional, organizarea, controlul i procedurile.

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei Aplicabilitate i mod de lucru innd cont de faptul c n acest moment Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei gestioneaz programe cu finanare european sau finanate de ctre alte forumuri internaionale, care impun aspecte procedurabile prestabilite cu rigurozitate, acest manual va fi utilizat: n elaborarea de noi proceduri, pentru toate direciile care nu gestioneaz programe finanate din fonduri externe. n momentul reactualizrii procedurilor deja existente, pentru toate direciile, n lipsa unor prevederi externe aplicabile. De asemenea, n scopul realizrii unei identiti vizuale i a unei uniti prevzute n OMFP 1389/2006, recomandm ca elementele minimale de structur prevzute n Ordinul menionat s fie respectate. Pentru aceasta, sugerm direciilor ntocmirea unui plan de elaborare i reactualizare a procedurilor operaionale i de sistem, pentru urmtorii 2 ani.

2. Introducere n tematica procedural 2.1. Definiie

Procedura = totalitatea pailor ce trebuie urmai (algoritmul), metodelor de lucru stabilite i regulilor de aplicat, n vederea executrii activitii, atribuiei sau sarcinii1. Procedura trebuie neleas ca un set de instruciuni scrise care fundamenteaz o aciune sau activitate repetitiv din instituia public (US EPA 2007: 1). Manualul de proceduri cuprinde mai multe proceduri care se aplic aceluiai domeniu de activitate. Dac o procedur prezint paii ce trebuie urmai ntr-o activitate repetitiv, un manual de proceduri trebuie s ofere imaginea unitar a unui ntreg domeniu de activitate. Elaborarea i implementarea procedurilor reprezint o parte integrat a unui sistem al calitii de succes, deoarece confer angajailor informaii utile pentru activitatea zilnic i faciliteaz realizarea obiectivelor. Foarte important este faptul c, dei managerul unitii este cel care iniiaz elaborarea unei proceduri, scopul acesteia trebuie s fie crearea unui document care s fie uor de citit (s nu conin elemente din limbajul de lemn), inteligibil i util tuturor celor care l aplic. De asemenea, o procedur foarte bine formulat va fi un eec, dac aceasta nu este i aplicat n practic. O procedur nu este un alt element de birocratizare excesiv, ci, contrar acestei afirmaii, este un instrument care faciliteaz realizarea activitilor uzuale ct mai rapid, corect i eficient posibil (red-tape smart-tape2).
OMFP nr. 946 din 4 iulie 2005 i ndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern n entitile publice MEF, p. 17. 2 Red-tape este utilizat n sens peiorativ pentru caracterizarea unei situaii cu reglementri excesive sau conformiti rigide fa de reguli oficiale, adesea sinonim cu birocraie excesiv; n dorina de a
1

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei

2.2. Accepiuni ale termenului

a. norme metodologice = instruciuni ale instituiei publice pentru punerea n aplicare a unor reglementri de rang superior; b. metode de lucru i proceduri formalizate sunt specifice fiecrei instituii i constituie obiectul sistemului de control managerial intern, respectiv al standardului nr. 17, intitulat Proceduri. Pentru ca procedurile s reprezinte instrumente ndeplineasc un numr de condiii eseniale: S fie: scrise i formalizate pentru fiecare activitate principal n parte, simple i specifice, actualizate n mod permanent, aduse la cunotina executanilor, disponibile i accesibile managerului, salariailor, precum i terilor, bine nelese i bine aplicate, s nu fie redundante. eficiente, trebuie s

2.3. Tipuri de proceduri

Procedurile se clasific n dou categorii: a. Procedura de sistem = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul tuturor compartimentelor din minister, numite i proceduri generale. b. Procedura operaional = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfoar la nivelul unuia sau mai multor compartimente din minister. Mai sunt cunoscute i sub denumirile de proceduri specifice, proceduri de proces, proceduri formalizate etc.

diminua efectele red-tape a luat natere smart-tape, reprezentnd iniiativele i aciunile pentru mbuntirea eficienei n relaia administraiei publice cu cetenii i agenii economici (sinonim cu simplificare administrativ).

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei

3. Recomandri cu privire la elaborarea unei proceduri scrise 3.1. Iniierea de proceduri scrise
3.1.1. Proceduri de sistem (PS) Se iniiaz la propunerea Grupului de Management (GM) sau de ctre direciile de specialitate, cu consultarea prealabil a secretariatului Grupului de Management (asigurat de ctre Unitatea de Politici Publice). n primul caz, GM stabilete compartimentele responsabile i termenele la care acestea vor finaliza realizarea PS. Direciile de specialitate vor colabora ntre ele n vederea elaborrii PS.

3.2.2. Proceduri operaionale (PO) Se iniiaz de ctre conductorul oricrui compartiment din cadrul MDRL pentru a descrie activitile sau procesele, n vederea eficientizrii i standardizrii acestora. Conductorul compartimentului, pe baza obiectivelor specifice i a riscurilor identificate, va stabili lista procedurilor operaionale necesare, persoana/persoanele responsabile pentru elaborarea PO i termenele la care acestea vor finaliza realizarea PO.

3.2. Elaborarea primei pagini

Prima pagin a procedurilor va conine obligatoriu urmtoarele elemente: Antetul MDRL, n conformitate cu manualul de identitate vizual; Denumirea procedurii i codul acesteia; Numrul ediiei (cu cifre romane) i a reviziei (cu cifre arabe), precum i data; Se va utiliza fontul Times New Roman 20.

3.3. Antetul i subsolul paginilor

Pentru restul paginilor se va utiliza un antet i subsol diferit. Antetul va cuprinde: Denumirea ministerului i a departamentului n cazul procedurilor operaionale; Denumirea procedurii; Codul procedurii; Numrul ediiei i al reviziei; Numrul paginii. 7

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei Subsolul va cuprinde o linie ngroat, n conformitate cu manualul de identitate vizual. Exemple: a. pentru PS: Anexa 1 (p.2 i urmtoarele); b. pentru PO: Anexa 2 (p.2 i urmtoarele).

3.4. Coninutul formularului de procedur

Coninutul formularului de procedur va fi urmtorul: Prima pagin; Cuprins; Formular evideniere modificri; Coninutul propriu-zis al procedurii; Formulare; Anexe; Formular avizare procedur; Lista de distribuire a procedurii. Exemple: a. pentru PS: Anexa 1; b. pentru PO: Anexa 2. Aceste anexe reprezint de fapt scheletul procedurilor. Iniiatorul procedurii nu trebuie s fac altceva, dect s salveze sub alt nume anexa, s tearg Anexa 1, respectiv Anexa 2 din colul sus-dreapta de pe prima pagin, s completeze cu datele necesare n seciunile predefinite (semnalate cu paranteze ptrate []-) i la cele solicitate de prezentul Ghid (numrul procedurii n antet, denumirea procedurii, numrul ediiei i reviziei etc). Cnd totul este completat, se actualizeaz i cuprinsul automat de pe pagina 2 din Anexa 1 sau Anexa 2 (Click dreapta Update field Update page numbers only).

3.5. Mod de redactare

3.5.1. Paragrafe, subparagrafe a. Se vor nota succesiv cu 1.; 1.1.; 1.1.1.; a; i; b. Bullet-urile pot fi utilizate la fiecare nivel (forma lor trebuie s fie sub form de bif sau liniu); c. Titlurile se vor alinia la stnga i vor fi scrise ngroat; 8

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei d. Titlurile primului i celui de al doilea nivel de paragraf (1. i 1.1.) se vor scrie cu font de 14, restul fiind scrise cu un font de 12 Times New Roman; e. Textul se va alinia la titlul paragrafului respectiv. 3.5.2. Reguli de redactare a. Formatul hrtiei: A4; b. Margini: sus: 1 cm; jos: 2,5 cm; stnga i dreapta: 2 cm; antet: 1,25 cm; subsol: 2 cm; c. Textul va fi scris cu font de 12 normal, Justify, Times New Roman, cu diacritice; d. ntre rnduri se pstreaz un rnd, iar ntre paragrafe un spaiu de 6 puncte; e. Se vor evita sublinierile i ngrorile din corpul textului. Pentru evidenieri se va utiliza stilul italic; f. n msura n care este posibil, se asigur pagin distinct pentru fiecare component a procedurii.

3.5.3. Sistemul de codificare a procedurilor scrise a. Codul unei PS este format din grupul PS.NN, unde NN reprezint numrul de ordine al PS scrise, alocat de secretariatul GM; b. Codul unei PO scrise este format din grupul PO.XXX.YY, unde XXX reprezint codul compartimentului responsabil cu elaborarea PO scrise, iar YY reprezint numrul de ordine a PO, alocat de compartimentul care a realizat procedura; c. Codul unui formular utilizat n cadrul unei proceduri este format din grupul F-PS.NN.ZZ sau F-PO.XXX.YY.ZZ, unde NN, respectiv YY reprezint numrul de ordine a PS, respectiv PO, iar ZZ reprezint numrul de ordine al formularului n cadrul procedurii respective, XXX reprezentnd codul compartimentului care a realizat procedura; d. Formularele vor utiliza acelai antet i subsol, ca i procedura. n partea de jos dreapta a paginii va fi evideniat codul formularului, scris cu corp 12 normal Times New Roman; e. Codurile compartimentelor sunt cuprinse n Anexa 3.

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei

3.6. Coninutul procedurii

3.6.1. Scopul n aceast seciune se prezint scopul pentru care a fost formulat procedura respectiv (PO sau PS). Totodat, este recomandabil s fie precizate i beneficiile care se obin prin utilizarea procedurii n cauz. Exemple: a. pentru PS: stabilete modul n care se realizeaz activitatea de recrutare i selecie la nivelul ministerului; descrie demersurile ce trebuie urmate pentru plecarea n deplasri; descrie modul n care sunt arhivate documentele etc. b. pentru PO: descrie detaliat managementul financiar al fondurilor structurale i execuia plilor din aceste fonduri; stabilete procedurile contabile specifice i nregistrrile folosite pentru contabilitatea activitii curente de organizare i funcionare a ministerului; prezint cadrul general, obiectivele, constatrile, concluziile i recomandrile auditorilor interni, etc. 3.6.2. Domeniul de aplicare Este o parte procedural important, deoarece aici se stabilete exact pentru ce activiti este valabil procedura i care sunt compartimentele care o vor implementa. Cuprinde 4 elemente principale, elemente ce trebuie respectate ntocmai, pentru a evita cazurile n care exist suprapuneri de responsabiliti sau atribuii pentru care nu au fost identificai responsabili: precizarea activitii; delimitarea explicit a activitii procedurate de celelalte activiti distincte ale instituiei; enumerarea activitilor care depind de aceast activitate procedurat; enumerarea compartimentelor implicate n activitate, a celor beneficiare i a celor ce trebuie s furnizeze date pentru aplicarea efectiv a procedurii.

3.6.3. Definiii, abrevieri i acronime Vor fi definii termenii care: reprezint un element de noutate; sunt folosii cu frecven mare n textul procedurii i necesit comentarii suplimentare; pot produce confuzie prin lipsa explicrii acestora; dac este cazul, trebuie precizat i actul public care definete termenul n cauz; 10

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei Abrevierile i acronimele: se precizeaz pentru acei termeni des utilizai n coninut (ex. PO = procedur operaional; PS = procedur de sistem; UPP = Unitatea de Politici Publice; Ap = aplicare; Ah = arhivare etc.) Se recomand ca att definiiile, ct i abrevierile i acronimele s fie consemnate n ordine alfabetic. Exemplu:
Abreviere A Ah. Ap. DPP E V ZL Explicaie Aprobare Arhivare Aplicare Direcia de politici publice Elaborare Verificare Zile lucrtoare

3.6.4. Documente de referin i conexe n aceast seciune trebuie precizate documentele cu rol de reglementare care au fundamentat realizarea procedurii. Adiional, pot fi incluse documentele cu caracter informativ sau alte materiale utilizate n sensul activitii procedurate pn n acel moment. Acolo unde este cazul, reglementrile pot fi grupate astfel: reglementri internaionale; legislaie primar; legislaie secundar; reglementri interne.

3.6.5. Descrierea procedurii Reprezint componenta esenial a ntregii proceduri, ntruct descrie n mod logic i concret care sunt etapele activitii procedurate. a. Generaliti: caracteristici generale ale activitii; nu se repet elementele deja menionate n subcapitolele anterioare; pot fi prezentate principiile aplicabile activitii (ex. transparen, legalitate, confidenialitate etc.) 11

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei b. Documente utilizate: formulare standard, instruciuni, liste de verificare, manuale, ghiduri. Procedura trebuie s conin circuitul documentelor, explicat, pentru ca n final, la anex, s fie elaborat grafic diagrama fluxului documentelor. Circuitul documentelor din procedura n cauz trebuie s fie complet integrat n fluxul general al documentelor al ministerului. c. Resurse necesare: materiale (elementele de logistic: materiale informatice, calculatoare, acces la baze de date etc.), financiare (bugetul necesar), umane (personalul implicat i atribuiile fiecruia). d. Modul de lucru: Planificarea (resurselor, responsabililor, timpului, riscurilor i a msurilor de limitare a efectelor acestora); Derularea tuturor aciunilor (programul propriu-zis, sub form tabelar); Valorificarea rezultatelor (indicatori de rezultat, indicatori de performan, beneficiari). Exemplu: Se recomand ntocmirea unui tabel de forma:
PAS Unitate responsabil/ Funcia responsabilului UPP / Manager public sau CEE Document Aciune/ Operaiunea Termen Anexa

NI

Realizarea unei Note interne de informare dup participarea la o edin /ntlnire /seminar /training, care intr n aria de interes a UPP. Aprobare: Dac se aprob --> PAS 3; Dac nu se aprob, se reia PAS 1.

2 ZL

Formular Standard FPO.UPP.01.0 1

UPP / Coordonator

NI

1 ZL

UPP / Manager public sau CEE

NI

Arhivare: a. electronic (pe folderul comun al direciei, n folder Note de informare); format hrtie biblioraftul Note informare). (n de

1 ZL

b.

=STOP PROCEDUR

12

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei 3.6.6. Responsabiliti i verificare Aceast seciune se refer la descrierea responsabilitilor persoanelor care aplic procedura i NU la cele legate de elaborarea, verificarea i aprobarea procedurii. Pentru evidenierea acestor activiti exist un tabel separat, prevzut n seciunea 3.7. Se recomand ntocmirea unui tabel care s cuprind funciile responsabile pentru realizarea aciunilor din procedur, cu termene limit ce trebuie respectate. De exemplu:
Nr. crt. 1 2 3 4 5 Compartimentul responsabil/ Funcia responsabilului UPP/ Manager public sau CEE UPP/ Coordonator UPP/ Coordonator UPP UPP/ Manager public sau CEE E V A Ap. Ah. 2 ZL 1 ZL 1 ZL Permanent 1 ZL Aciunea/ Operaiunea Termen

3.6.7. Anexe tabele, scheme logice, formulare, modele de completat, schema grafic a circuitului documentelor.

3.7. Avizare i aprobare

3.7.1. Procedurile de sistem a. Pentru procesul de avizare i aprobare se va utiliza formularul FPS.00.02 (Anexa 1, p.8). b. Dup elaborare, PS se verific de ctre conductorul/ superiorii direci ai compartimentului responsabil i se transmite ctre secretariatul GM. c. Secretariatul GM verific conformitatea PS cu prevederile din OMFP 946/2005. Dac PS nu respect prevederile, secretariatul va comunica observaiile compartimentului iniiator n termen de 3 zile lucrtoare. Compartimentul va trimite PS modificat n maxim 3 zile lucrtoare de la data primirii observaiilor, iar secretariatul va aviza aceasta n termen de 1 zi lucrtoare. d. Dup ce compartimentul responsabil a elaborat varianta final a PS, secretariatul GM va include pe ordinea de zi a urmtoarei edine a GM discutarea i aprobarea PS. 13

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei e. Cu cel puin 2 sptmni naintea edinei programate a GM, Secretariatul va trimite PS ctre membrii GM prin email n vederea consultrii acestora. Reprezentantul compartimentului responsabil, n colaborare cu secretariatul GM, va include observaiile i recomandrile fondate legal i metodologic ale membrilor GM n proiectul PS. f. Cu cel puin 3 zile naintea edinei GM, secretariatul va retransmite varianta final a PS, aa cum a rezultat aceasta dup includerea eventualelor observaii. g. GM i d avizul asupra proiectului PS n cadrul edinei acesteia, prin adoptarea unei decizii n acest sens. Decizia va fi semnat de ctre preedintele sau vicepreedinii GM, dup caz. h. Dup avizul GM, PS se aprob de ctre ministrul dezvoltrii regionale i locuinei. Compartimentul care a realizat PS va avea sarcina de a elabora ordinul MDRL prin care se aprob una sau mai multe proceduri.

3.7.2. Procedurile operaionale a. Dup elaborare, PO se transmit de ctre compartimentul responsabil secretariatului GM. b. Secretariatul GM verific conformitatea PO cu prevederile din OMFP 946/2005. Dac PO nu respect prevederile, secretariatul va comunica observaiile compartimentului iniiator n termen de 3 zile lucrtoare. Compartimentul va trimite PO modificat n maxim 3 zile lucrtoare de la data primirii observaiilor, iar secretariatul va aviza aceasta n termen de 1 zi lucrtoare. c. Dup ce PO a obinut avizul secretariatului GM, compartimentul responsabil va transmite PO mpreun cu formularul FPO.000.00.02 (Anexa 2, p.8) compartimentelor implicate, n vederea formulrii de observaii (dac exist mai multe direcii crora li se aplic PO). Acestea vor avea la dispoziie 5 zile lucrtoare pentru a formula observaii. Dac n acest termen un compartiment nu a transmis nicio observaie, se consider c acesta nu are observaii. d. Eventualele observaii vor fi discutate n cadrul unor ntlniri ntre compartimentul responsabil i compartimentele care au obiecii. Dac nu se ajunge la consens n termen de 7 zile lucrtoare de la data transmiterii observaiilor, preedintele GM va lua decizia asupra formei finale a PO. Dac exist consens, PO se consider aprobat. e. Dac PO se aplic exclusiv compartimentului iniiator (fr a fi implicate i alte compartimente), aceasta se consider finalizat n momentul n care eventualele observaii ale secretariatului GM au fost incluse n textul PO. 14

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei f. Aprobarea PO se va face de ctre conductorul compartimentului responsabil cu elaborarea PO i de ctre superiorii ierarhici ai acestuia, dac este cazul. g. Forma aprobat a PO va fi transmis secretariatului GM n termen de 3 zile lucrtoare.

3.8. Distribuirea procedurii

3.8.1. Procedurile de sistem a. Dup aprobarea prin ordinul ministrului dezvoltrii regionale i locuinei, originalul PS se pstreaz la secretariatul GM. Distribuirea PS se va face de ctre direcia nominalizat prin ordinul de aprobare a PS, conform listei de distribuire a procedurii (F-PS.00.03 Anexa 1, p. 9). b. Compartimentul rspunztor de aprobarea PS va transmite forma electronic a acesteia n format PDF secretariatului GM n termen de 3 zile lucrtoare de la aprobarea acesteia. c. Secretariatul va depune PS n biblioteca virtual de proceduri i va anuna tot personalul MDRL, prin email, privind locul unde PS poate fi accesat. 3.8.2. Procedurile operaionale a. Dup aprobarea PO, originalul acesteia se va pstra la compartimentul care a elaborat PO i se distribuie conform listei de distribuire (F-PO.000.00.03 Anexa 2, p.9) compartimentelor implicate/afectate de PO. b. Dup finalizarea distribuirii, compartimentul responsabil va transmite o copie de pe lista de distribuire secretariatului GM. d. Compartimentul rspunztor de aprobarea PO va transmite forma electronic a acesteia n format PDF secretariatului GM n termen de 3 zile lucrtoare de la aprobarea acesteia. e. Secretariatul va depune PO n biblioteca virtual de proceduri.

3.9. Revizia procedurii

3.9.1. Procedurile de sistem a. Revizia poate fi solicitat de ctre un compartiment din cadrul ministerului sau iniiat de secretariatul Grupului de Management ca urmare a modificrilor riscurilor sau ale cadrului legislativ care afecteaz funcionarea ntregii instituii. b. Iniiatorul reviziei va motiva n scris ctre secretariatul GM solicitarea reviziei PS. c. Secretariatul GM va include solicitarea pe ordinea de zi a primei edine. 15

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei d. Dac GM consider oportun revizia procedurii, aceasta va solicita conductorului responsabil cu elaborarea, amendarea PS.

3.9.2. Procedurile operaionale a. Revizia poate fi solicitat de ctre o persoan din cadrul compartimentelor, care aplic sau este interesat de o PO i care constat c PO necesit mbuntiri sau cnd se constat c riscurile sau cadrul legislativ specific s-au modificat. b. Iniiatorul reviziei va motiva n scris ctre conductorul compartimentului responsabil solicitarea reviziei PO.

3.9.3. Prevederi comune a. Revizia unei PS sau a unei PO urmeaz aceeai succesiune ca la realizarea unei proceduri din punct de vedere al elaborrii, avizrii, aprobrii i distribuirii, conform paragrafelor 3.6. i 3.8. b. Paragrafele i subparagrafele schimbate vor fi marcate prin sublinierea textului respectiv. c. Numrul reviziei se modific n ordine cresctoare. d. Dac volumul modificrilor depete 50% din coninutul procedurii scrise sau diferena dintre numerele de revizie este mai mare de 3, se modific ediia procedurii scrise. e. La modificarea ediiei sau a reviziei se vor modifica i numerele acestora pe prima pagin i n antetul procedurii scrise. De asemenea, se va completa i Formularul evideniere modificri (F-PS.00.01 Anexa 1 sau 2, p.3). f. Procedura, cu paginile modificate ale reviziei se difuzeaz conform prevederilor paragrafului 3.8. De asemenea, n momentul difuzrii procedurii modificate se retrage vechea procedur, completndu-se corespunztor lista de distribuire a procedurii (F-PS.00.03 Anexa 1 sau 2, p.3). g. Secretariatul Comisiei va depune n biblioteca virtual procedura revizuit sau noua ediie a acesteia.

3.10. nregistrarea i arhivarea procedurii

3.10.1. Procedurile de sistem a. PS se nregistreaz ntr-un registru secretariatul GM, conform Anexei 4. electronic inut la

b. Originalele PS retrase/revizuite se claseaz i se pstreaz timp de 5 ani de ctre secretariatul GM. Dup aceast perioad PS 16

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei sunt transmise la arhiva ministerului reglementrilor specifice arhivrii. 3.10.2. Procedurile operaionale a. PO se nregistreaz ntr-un registru electronic inut compartimentul care a elaborat PO, conform Anexei 5. la cu respectarea

b. Originalele PO retrase/revizuite se claseaz i se pstreaz timp de 5 ani de ctre compartimentele care le-au elaborat. Dup aceast perioad PO sunt transmise la arhiva ministerului cu respectarea reglementrilor specifice arhivrii.

17

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei

4. Diagrama de circuit a elaborrii procedurii de sistem

Iniierea PS de ctre GM Se stabilete lista procedurilor Se stabilesc compartimentele responsabile de elaborarea PS Se stabilesc termenele Elaborarea PS Conductorul compartimentului responsabil desemneaz persoanele care vor elabora PS Elaborare PS Verificare PS de ctre conductorul compartimentului

Compartimentele MDRL

Biblioteca virtual de proceduri

Prin Formularul FPS.00.03

Draft PS F-PS.00.02

Transmiterea PS ctre secretariatul GM Secretariatul verific conformitatea PS cu OMFP 946 Termen: 3 zile lucrtoare Consultarea GM Secretariatul include pe ordinea de zi a urmtoarei edine a GM. Cu cel puin 2 sptmni naintea edinei Secretariatul transmite PS membrilor GM spre consultare

Difuzarea PS Originalul PS i formatul electronic (n PDF) se trimite la secretariatul GM Secretariatul va distribui PS compartimentelor Secretariatul depune PS n biblioteca virtual i nregistreaz n registrul PS

-PS n original -PS n format PDF

Conform?

DA

NU
Observaii

Aprobare PS Compartimentul responsabil va elabora ordinul MDRL pentru aprobarea PS Aprobare PS de ctre ministru

Modificarea PS De ctre compartimentul responsabil Termen: 3 zile lucrtoare

-Draft PS

Avizarea PS de ctre GM Avizare PS prin decizie a GM

Draft PS refcut

Observaii?

NU

-Draft PS final

Transmitere PS refcut Ctre secretariatul GM Avizare din partea Secretariatului n termen de 1 zi lucrtoare

DA
-Observaii din partea membrilor GM

Preluare observaii Compartimentul responsabil preia observaiile fondate metodologic i legal Secretariatul GM transmite varianta final a PS ctre membrii GM cu cel puin 3 zile naintea edinei

18

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei

5. Diagrama de circuit a elaborrii procedurii operaionale

Iniierea PO de ctre conductorii de compartimente Se stabilete lista procedurilor Se stabilesc termenele i persoanele responsabile de elaborarea PO Secretariatul GM depune PO n biblioteca virtual de proceduri

Compartimentele afectate/ implicate din MDRL

Elaborarea PO Persoanele desemnate vor elabora PO Verificare PO de ctre conductorul compartimentului

Prin Formularul FPO.000.00.03

PO n format PDF Termen: 3 zile lucr.

Draft PO

Transmiterea PO ctre secretariatul GM Secretariatul verific conformitatea PO cu OMFP 946/2005 Termen: 3 zile lucrtoare

Transmitere copie list distribuie ctre secretariatul Comisiei

Difuzarea PO Originalul PO se pstreaz la compartimentul responsabil, se nregistreaz n registrul propriu de PO i se distribuie compartimentelor afectate Formatul electronic (n PDF) i o copie dup lista de distribuie se trimite la secretariatul GM

PO n original

Conform?

DA

Implic mai multe compartimente?

NU

NU
Observaii

DA
-Draft PO -Formularul FPO.000.00.02

Aprobare PO De ctre conductorul compartimentului responsabil Conciliere ntre compartimentele avizatoare n termen de 7 zile lucrtoare n cadrul unor ntlniri Dac nu se ajunge la consens, forma final e decis de preedintele GM

Modificarea PO De ctre compartimentul responsabil Termen: 3 zile lucrtoare

Draft PO refcut

Avizarea PO Compartimentul responsabil transmite PO compartimentelor implicate Observaiile acestora se fac n termen de 5 zile lucrtoare

Avizare PO de ctre secretariat Termen: 1 zi lucrtoare

Observaii?

NU

Observaii transmise compartimentului responsabil

DA 19

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem i operaionale n cadrul Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei

Bibliografie

Manualul de Identitate a Ministerului Dezvoltrii Regionale i Locuinei, ediia II (14.01.2009). Ministerul Finanelor Publice, Unitatea Central de Armonizare a Sistemelor de Management Financiar i Control (2005), ndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern n entitile publice, (online), disponibil pe: http://www.mfinante.ro/control_prev/legislatie/indrumar24ian.pdf, accesat pe 15 iulie 2008. OG nr. 119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv, republicat. OMFP nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, modificat i completat prin OMFP nr. 1389 din 22 august 2006.

OMDRL nr. 736 din 21 septembrie 2009 prvind constituirea, organizarea i funcionarea Grupului de management i a subgrupurilor tehnice de management. Organization for Economic Co-operation and Development (2003), From Red Tape to Smart Tape. Administrative Simplification in OECD Countries. United States Environmental Protection Agency (aprilie 2007), Quidance for Preparing Standard Operating Procedures, (online), disponibil pe: http://www.epa.gov/QUALITY/qs-docs/g6-final.pdf .

20