Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Structura Tehnica A Unei Agentii de Turism
Structura Tehnica A Unei Agentii de Turism
Candidat: elev:
ARGUMENT
Turismul reprezinta prin continutul si rolul sau, un fenomen caracteristic civilizatiei actuale, una din componentele majore ale vietii economice si sociale ce polarizeaza interesul unui numar tot mai mare de tari. Receptiv la prefacerile lumii contemporane, turismul evolueaza sub incidenta acestora, dinamica sa integrndu-se procesului general de dezvoltare. La rndul sau, prin vastul potential uman si material pe care l antreneaza n dezvoltarea sa, ca si prin efectele benefice asupra domeniilor cu care se interfereaza, turismul actioneaza ca un factor stimulator al progresului. Cu deplin temei se poate vorbi astazi de o adevarata industrie a turismului care, n linii mari, cuprinde activitatea ntreprinderilor hoteliere si de alimentatie publica, activitatea firmelor care se ocupa de transportul turistilor, precum si activitatea tuturor agentiilor si asociatiilor care au ca obiect al activitatii lor pregatirea, promovarea si realizarea prestatiilor de servicii turistice. Prin turism se nelege, n primul rnd, ansamblul de activiti prin care omul i petrece timpul liber cltorind n alt localitate sau ar, pentru a vizita oameni i locuri, monumente i muzee, pentru a-i mbogi cunotinele generale, pentru a se distra i a face sport, pentru odihn sau tratament. In al doilea rnd, industria creat pentru satisfacerea tuturor bunurilor i serviciilor solicitate de turiti la locul de destinaie, la un nalt nivel calitativ i n condiiile proteciei i conservrii resurselor turistice, n special, i a mediului nconjurtor, n general. Agentia de turism reprezinta o societate comerciala cu rol de intermediar intre agentia economica, prestatorii directi de servicii turistice si turisti. Activitatea sa consta in organizarea, oferirea si comercializarea unor pachete de servicii sau componente alea acestora. Ageniile de turism au dou posibiliti s obin informaii despre ofertele de cazare:- fie pot ncheia un contract cu un hotel sau lan hotelier care s pun la dispoziie informaiiledorite i s asigure ageniei un comision. Acest gen de cooperare s-a dovedit a fi problematic, deoarecetransmiterea de informaii din partea ageniei de turism este foarte redus.- folosirea unui sistem de informare i distribuie. Aceste sisteme coopereaz cu anumite lanuri hoteliere.
Ageniile de turism i dezvolt paleta de oferte i sprijin hotelurile printr-o capacitate de rezervare rnai mare. In funcie de volumul i specificul activitii desfurate, ageniile de turism pot organiza filiale proprii sau birouri de vnzare, cu funcii de organizatori sau numai de intermediari. Din manifestarea funciei de organizare n toat complexitatea activitilor circumscrise, rezult ntregul sistem de organizare al agentiei de turism, care are rolul de a asigura desfurarea n condiii normale a activitilor specifice funciunilor acesteia i ale funciilor managementului. Pentru a-si desfasura activitatea in conditii optime in scopul realizarii celui mai important deziderat a oricarui agent economic si anume obtinerea profitului, agentia de voiaj sau de turism trebuie sa aiba o structura organizatorica formata din birouri si compartimente care sa tina evidenta a tot ceea ce se intampla in interiorul sau exteriorul intreprinderii. Structurat n trei capitole, lucrarea Structura tehnica a agentiei de turism abordeaza modul n care agentiile ncearc s-i proiecteze structura pentru a-i atinge obiectivele. n cadrul primului capitol pot fi identificate principalele activitati ale agentiei de turism si definirea conceptuala a acesteia. n capitolul al doilea, structura tehnica a fost abordat din punct de vedere teoretic urmrindu-se prezentarea structurii tehnice analizand importanta birourilor principale, optionale si functionale. O atenie deosebit a fost acordat si prezentrii relatiilor dintre compartimentele agentiei de turism deoarece acestea stau la baza analizei structurii tehnice din punct de vedere practic din capitolul urmtor. Capitolul al treilea transpune n practica noiunile teoretice prezentate n capitolele anterioare. O susinere practic a materialului teoretic face ca lucrarea s capete un caracter unitar.
conceptuala si tipologie
In literatura
de specialitate si in terminologia
Organizatiei Mondiale a Turismului se foloseste notiunea de agentie de voiaj, care difera conceptual fata de viziunea romaneasca.
In tarile cu activitate turistica intense,
intreprindere independenta sau o retea de filiale avand si ca obiect comercializarea biletelor pentru mijloacele de transport vanzarea mijloacelor turistice fabricate de catre tour-operatori.
Practicienii romani motiveaza neutilizarea termenului de voiaj prin aceea ca se creeaza riscul confuziei cu agentiile de voiaj C.F.R. De fapt,
in conditiile
prezentate, nu exista o deosebire de esenta intre obiectul de activitate al unei agentii de turism, care vinde si bilete la mijloacele de transport si cel al unei agentii de voiaj C.F .R., atata doar ca in primul caz se vor vinde si produse turistice (sejururi, circuite cuprinzand pachete de servicii). La randul sau, S.N.C.F .R. poate monta astfel de produse, pe care sa le vanda prin agentiile sau sucursalele proprii.Refuzul identificarii cu agentia de voiaj isi poate avea originea si intr-o intelegere limitata a fenomenului social-economic pe care il reprezinta turismul. Cu cateva exceptii, turismul cuprinde totalitatea deplasarilor in afara localitatii de resedinta si carora nu le corespunde acordarea unei remuneratii la locul de destinatie. Deci turismul se traduce si prin
7
vizite la rude si prieteni, sedere in locuinte secundare, (delegatii) deplasari sau la in interes de afaceri in cumparaturi, plecari
la pret forfetar, cu un program fie stabilit de agentie, fie la libera alegere a clientului
In
practica
si
legislatia
romaneasca
se
foloseste
insa
mai
fr ecvent
termenul de agentie de turism. Astfel, in Hotararea Guvernului Romaniei nr 513 din august 1998, agentia de turism este definita ca fiind o unitate specializata care organizeaza, ofera si vinde pachete de servicii acestora.
Chiar daca
turistice
sau
componente
ale
cele doua notiuni, agentie de voiaj si de turism folosi fiind nu si sunt vom similare accepta in in de din vom
continuare termenul de agentie de turism, varianta mai care apropiata fac parte continutul activitatilor
Agentie de turism tour-operatoare, avand ca obiect de activitate organizarea si vanzarea pe cont propriu a pachetelor de servicii de turism sau a componentelor acestora, direct sau prin intermediari; 9
Agentie de turism detailista, care vinde sau ofera spre vanzare, in contul unei agentii de turism tour-operatoare, pachete de servicii sau componente ale acestora, contractate cu aceasta.
Exista diferite tipuri de agentii de voiaj care adopta o gama larga de variante de operare datorita noilor tehnici si usurintei de intrare in domeniu. Cele mai commune forme de agentii de agentii sunt:
Agentii cu oferta de servicii complete; Agentii de stimulare; Agentii comerciale; Agentii pentru croaziere; Agentii implant;
Agentii cu oferta de servicii complete Cu toate ca aceste agentii se ocupa de toate tipurile de voiajuri, mai mult de jumatate din cifra lor de afaceri provine din calatoriile de grup si individuale. AMERICAN EXPRESS si THOMAS COOK sunt doua din cele mai mari agentii din lume care ofera servicii complete,
Aceste agentii sunt specializate in intocmirea programelor de voiaj pentru grupuri, firme si societati care isi recompenseaza salariatii cu excursii platite pentru ei si familiile lor.
Aceste voiajuri sunt cel mai adesea destinate a recompense si incuraja cei mai buni angajati ai unei firme. Deoarece calatoriile incentive sunt adesea acordate de companie unui grupul de angajati, de mergand impreuna catre aceeasi care destinatie, ale pot ajuta si la intarirea spiritului echipa; adresandu-se ca urmare a persoanelor unei calatoresc recompense
multe
cazuri,
biletele
de
croaziera
Agentii de tip implant Aceste agentii sunt amplasate in sediile unor firme mari si corporatii, clientii lor, care sunt salariatii acestor firme, putand obtine bilete si alte aranjamente pe loc si personal. De obicei, aceste agentii sunt filiale ale agentiilor comerciale. Agentii organizatoare de circuite Aceste agentii nu au sedii propriu-zise, ci opereaza prin posta, in special pentru persoanele in varsta si pentru grupuri speciale, cum ar fi personae invalide sau asociatii de handicapati. Aceste agentii acorda reduceri pentru clientii care isi fac singuri rezervarile la companiile aeriene sau, mai simplu, cheama agentia la telefon pent ru
1.2 Principalele
Agentia
de
privilegiat intre diferitii prestatori de servicii turistice turistii. obiectului In (hotelurile, aceasta sau de
12
Conform statisticilor oficiale ale OMT, 60% din cifra de afaceri a unei agentii o reprezinta eliberarea titlurilor de transport aerian, activitate cunoscuta
produselor turistice
Produsul turistic este un ansamblu de bunuri materiale si servicii capabil sa satisfaca nevoile legate de turism ale unei persoane. Serviciile vandute pot fi:
1.
Izolate, caz in care agentia se ocupa cu vanzarea serviciilor receptive de acces la produse, si anume:
Servicii de primire (meeting sau transfer) care constau in punerea la dispozitia clientilor a unui mijloc de transport si a unuia sau mai multor functionari ai agentiei care vorbesc limba clientului (interpret), care stiu sa-l ajute in operatiunile de stationare (transport bagaje, vanzare bilete) si care cunosc topografic
Servicii de acces, prin care se pune la dispozitie un mijloc de transport si unul sau mai multi functionari (ghizi), care insotesc clientii in vizite sau excursii si
13
Fiecare si
dintre
acestea
pot
fi:
idividuale
colective (fiind in general insotite de unul sau mai multi functionari ai agentiei) sau cu itinerariu propus de client ori deja pregatit de agentie. Organizarea unui voiaj consta in elaborarea unui deviz estimativ pentru determinarea pretului de vanzare, in pregatirea si furnizarea tuturor serviciilor de transport, de primire si de agentie, in emiterea tuturor titlurilor (bilete definitive si bonuri de schimb) pentru acestea.
- Vanzarea
serviciilor complementare
Toate componentele produsului turistic au menirea de a asigura consumatorilor satisfactie, lucru nu tocmai usor de realizat. Pentru a crea asa ceva, agentiile de turism asociaza vanzarii serviciilor de baza (transport, cazare, masa) o serie de servicii complementare cum ar fi: 14
Seviciul
de
expediere
bagajelor, de polite
cu de
Serviciul
de
asigurari:
emiterea
Serviciul de rezervari si cumparari de bilete pentru diverse spectacole si manifestari; Serviciul de vanzare a ghidurilor
tiparite in limbi
de
circulatie internationala;
Serviciul de
general, in programele de voiajuri lungi se idica adresele filialelor, sucursalelor sau agentiilor corespondente, de unde cunoscutii clentului pot ridica eventuala corespondenta de la acesta;
Servicii secundare: formalitati pentru obtinerea pasaportului, vize de intrare in tarile care le solicita etc .
Aceste servicii detin cca 10% din cifra de afaceri a unei agentii si constituie adesea un
15
mijloc
de
promovare
si
alternative
de
diversificare a activitatii.
16
optionale:
2.1 Birouri importante ale agentiei de turism
Inregistreaza in registrul de intrare-iesire a corespondentei toate documentele sosite/intrate in agentie si le distribuie destinatarilor;
Primeste
si
redirectioneaza
zilnic
catre
Efectueaza alte lucrari de secretariat; Instruieste si coordoneaza activitatea paznicilor, a curierilor si a comisionarilor. B. Biroul dezvoltare - activitati desfasurate:
Asigura cresterea vanzarilor prin activitati de tipul relatiilor publice; Constituie un fisier general al firmelor si persoanelor cu care au legaturi stranse de
17
Sectia
Incheie servicii
respectarea
contractuale
negociate cu acestia;
Stabileste conditiile si tarifele de vanzare a biletelor, precum si comisioanele practicate de agentie;
Transmite toate instructiunile si informatiile privind validitatea si vanzarea lor (tarife, orare, manuale, breviare).
2.
Sectia materiala:
In
aceste
conditii,operatiile
tehnice
specifice
Exploatarea,
intretinerea,
valorificarea
bazei materiale la
parametri optimi;
Asigurarea transporturilor de personae la cerere prin inchirierea mijloacelor proprii; Transfer turistic auto; Asigurarea transporturilor in excursiile incoming, outgoing sau interne. Incheiera contractelor cu transportatorii aerieni; Negocierea clauzelor contractuale si urmarirea respectarii lor; Stabilirea comisioanelor agentiei, a conditiilor si a tarifelor de vanzare a biletelor; Emiterea biletelor de avion pe rute interne si internationale; Evidenta incasarilor si a platilor in lei sau in valuta; Intocmirea si/sau verificarea si avizarea deconectarilor cu IATA; Asigurarea unei bune funcionari a sistemului de rezervari; Gestionarea documentelor specifice; Colaborarea cu toate celelalte departamente pentru realizarea programelor.
Ideal ar fi ca, odata cu vanzarea biletelor de avion, sa se asigure si vanzarea unor servicii turistice si complementare acestora (cazare, rent-a-car, alte servicii).
D. Biroul turism este organizat in doua oficii, fiecare dintre acestea, avand la randul sau, cate trei sectii.
a) Oficiul productie are urmatoarele sectii: Sectia programare generala, care se ocupa cu conceperea tuturor categoriilor de programe turistice, exceptand congresele si pelerinajele. Are urmatoarele atributii:
Contracteaza
locuri
in
mijloacele
de
transport sau unitati de cazare etc, prin constituirea de contingente, care pot fi:
o o
Efectueaza
Stabileste modalitatile si conditiile de vanzare a produselor; Elaboreaza programul provizoriu al voiajului, sub forma diverselor publicatii (fascicule, pliante, reviste etc.).
Sectia
operative de
generala produse
asigura turistice
corelarea destinate
ofertei
Hoteluri Furnizorii de diverse servicii suplimentare (organizare de excursii la diferite obiective din apropiere, tururi de oras, mese traditionale, spectacole etc.); Agentiile partenere. 20
Intocmeste
Sectia operative generala efectueaza rezervari pentru serviciile solicitate de catre clienti in localitatile de destinatie (prin intermediul filialelor, sucursalelor si agentiilor partenere). Datorita faptului
care sa necesite infiintarea celor doua oficii, cu sectiile aferente, precum si din considerente practice,
biroul
turism
este
organizat,
de
Outgoing (trimitere de turisti romani in strainatate) Incoming (primire de turisti straini in Romania)
Turism de afaceri. Aceasta vizeaza conceperea intregii game de servicii turistice oferite turistilor romani, in
Subactivitatea turism intern interiorul tarii, in statiunile de pe litoral, montane, balneoclimaterice, precum si a unor programe speciale. Operatiile tehnice specifice ale acestei subactivitati sunt:
Incheierea de contracte cu urnizori din Romania (hoteluri, vile, pensiuni, companii de transport) sau de parteneriat cu alte agentii de turism tour-operatoare; Organizarea de pachete de servicii in domeniul turismului intern:
o
Sejururi de odihna si tratament in principalele statiuni montane, de litoral, balneare, in diferite zone agroturistice; Circuite in diferite zone ale Romaniei; Programe turistice specializate: vacante active, drumetie, vanatoare, pescuit, turism de aventura, tabere pentru elevi si studenti;
o o
organizare,
Conceperea, la cerere, a unor programe/pachete de servicii pt simpozioane, conferinte, misiuni economice; Inchirierea de autoturisme, microbuze si autocare; Derularea contractelor incheiate cu prestatorii interni si urmarirea platilor. Aceasta vizeaza organizarea calatoriilor individuale si de grup ale cetatenilor romani in
Subactivitatea outgoing strainatate, incluzand toata gama de servicii specifice. Operatiile tehnice specifice acestei subactivitati sunt:
Incheierea de contracte cu parteneri externi (unitati de cazare de diferite tipuri, firme de transport, tour-operatori);
Conceperea ofertei turistice prin realizarea unor pachete de servicii turistice pentru cetatenii romani, individual sau grupuri: sejururi, circuite, produse specializate;
precum si si
carte verde;
Inchirieri
de
autoturisme,
microbuze
autocare in strainatate;
Subactivitatea incoming Aceasta se ocupa de contractarea si derularea actiunilor turistice in Romania pentru turistii straini. Operatiile tehnice specifice acestei subactivitati sunt:
Incheierea de contracte cu parteneri romani (unitati de cazare si alimentatie, firme de transport etc); Conceperea de pachete turistice si programe de diferite tipuri:
o o o
Sejururi in statiuni montane, de pe litoral, balneare, in zone agroturistice; Circuite; Vacante active, drumetie, vanatoare, pescuit.
Realizarea de info-tripuri;
Participarea la targuri si expozitii internationale, in vederea promovarii ofertei/produselor;
Incheierea de contracte cu ghizi de turism; Inchirierea de autoturisme, microbuze si autocare; Efectuarea de analize de piata; Incheierea contractelor de colaborare cu partenerii externi, in vederea comercializarii ofertelor. 23
Subactivitatea turism
Aceasta se ocupa cu organizarea calatoriilor destinate voiajelor in interes profesional. Operatiile tehnice specifice aceste subactivitati sunt:
Oferirea informatiilor privind calendarul principalelor manifestari internationale de profil si serviciile ce pot fi asigurate; Incheierea de contracte anuale sau ocazionale cu diverse companii pentru organizarea tuturor evenimentelor cerute de firma respective; Organizarea propriu-zisa a evenimentelor:
planningul actiunii,
Stabilirea bugetelor; Urmarirea modului de derulare a contractelor incheiate cu prestatorii interni sau externi si urmarirea platilor; Analiza financiara a evenimentului; Evidenta contabila. vanzari vizeaza:
Studiul pietei si contactarea diferitilor prestatori de servicii, interni si externi; Derularea de contracte pentru programe turistice cu parteneri interni si externi; Organizarea si coordonarea activitatii de vanzare, desfasurate la nivelul fiecarei agentii; Propune actiuni sau facilitate care sa concentreze interesul pentru oferta firmei; Promovarea unor programe si modalitati de vanzare care sa amplifice volumul incasarilor; 24
E. Biroul
compus din:
Efectueaza schimbul valutar si repartizeaza valuta turistilor care calatoresc in strainatate; Emite carti de credit. Emite si vinde polite de asigurare (pentru bagaje, avion); Se ocupa cu organizarea serviciului de expediere a bagjelor.
Sectia servicii diverse incheie acorduri cu firmele comerciale pentru vanzarea de bilete la spectacole, articole de librarie (ghiduri, harti topografice si automobilistice), suveniruri. B. Biroul tarife si documentare este format din sectiile de mai jos. Sectia tarife intocmeste, tipareste liste de tarife pentru servicii turistice de orice tip, pentru uzul filialelor si al sucursalelor agentiei. Sectia documentare agentiala intocmeste si difuzeaza documentare pentru fiecare localitate de interes turistic, in vederea informarii clientelei. Sectia documentare neagentiala procura toate orarele, anuarele, publicatiile editate de furnizorii de servicii (transportatorii in principal) si le difuzeaza filialelor si sucursalelor. C. Biroul publicitate Sectia contracte incheie contracte si elaboreaza planuri de promovare publicitare. Sectia redactionala pregateste textile publicitare, urmareste redactarea si tiparirea publicatiilor proprii, cum ar fi: reviste, rubrici de stiri, brosuri etc. 25
ocupa cu:
Expedierea documentatiei, a materialelor publicitare si a corespondentei; Intocmirea si actualizarea fisierului general al clientilor.
Desfasurarea in conditii optime a activitatii unei agentii de turism presupune ca, alaturi de aceste activitati, sa existe si o serie de activitati functionale: financiar-contabile,
Efectuarea de studii/cercetari de piata, in vederea identificarii potentialilor clienti si a necesitatilor de servicii ale pietei; Elaborarea strategiei de marketing a agentiei;
26
gama
de
produse politicii
(stabilirea de
Stabilirea
distributie
Definirea politicii de comunicare (buget, obiective, actiuni, publicitate, participare la targuri si expozitii, relatii publice, etc);
pozitive
Promovarea
imaginii
a de
firmei
(aspect, cu
comportament, exteriorul);
mod
comunicare
Mentinerea unui comportament etic corespunzator al organizatiei atat fata de clienti si furnizori, cat si fata de concurenta; Efectuarea periodica a analizei cotelor de piata detinute si a impactului avut de noile servicii lansate asupra potentialilor clienti; Asigurarea unei legaturi permanente cu agentii desemnati pentru turismul intern si cu cei pentru turismul international, in scopul elaborarii unor strategii de piata pertinente si flexibile.
In functie de conditiile specifice, in unele agentii, biroul Marketing este asociat cu biroul Vanzari, formand biroul Marketing-vanzari.
27
Biroul financiar-contabil si administrativ Acesta vizeaza evidenta financiar-contabila a firmei, calcularea salariilor, calcularea veniturilor si a cheltuielilor din firma, politica de personal si aprovizionarea cu imprimantele, rechizitele, materialele de intretinere necesare, etc.
Analiza permanenta a cheltuielilor si urmarirea incadrarii acestora in limitele stabilite de bugetul aprobat;
cu
legislatia in vigoare.
Activitatile administrative vizeaza:
Asigurarea circulatiei corespondentei; Intretinerea imobilelor din administrarea sa; Asigurarea bunei functionari
a instalatiilor, a dotarilor;
in periodice,
cu a a
Participarea la intocmirea necesarului de aprovizionare cu materiale de intretinere, piese de schimb, rechizite de birou pentru administrarea societatii comerciale.
in cazuri extreme,
Activitatea de consiliere juridical este asigurata de personalul de specialitate, care reprezinta interesele societatii:
Controlul societatii este realizat de catre asociati direct sau de catre experti desemnati de catre acestia sau unul dintre ei daca este cazul. 29
celelelte compartimente:
Redacteaza si expediaza (prin fax, e-mail, posta) corespondenta transmisa de diferite compartimente;
Efectueaza alte lucrari de secretariat; Inregistreaza si transmite toate mesajele primite de la/pentru diferitele compartimente; Inregistreaza in registrul de intrare-iesire a corespondentei toate documentele sosite/intrate in agentie si le distribuie destinatarilor; Primeste si redirectioneaza zilnic catre toate compartimentele e-mailurilor primi te
pe
adresa agentiei;
Desemneaza efectuarea
curieri, unor
comisionari
pentru la
activitati
specifice
Transmit spre tehnoredactare lucrari de corespondenta specifice: scrisori, comenzi, contracte, conventii, acorduri;
Transmit spre inregistrare si expediere diferite corespondente, mesaje; Solicita curieri, comisionari pentru efectuarea unor activitati specifice. 30
clause
biroul transporturi:
Solicita informatiile privind trasee, tarife, clause contractuale, conditii pentru oferirea unor facilitate in vederea conceperii programelor turistice
cu privire la pulsul
pietei: produsele cele mai vandute, noi solicitari de produse, tipuri de programe preferate, alte preferinte privind serviciile incluse, categoria de confort, eventuale nemultumiri ale clientilor;
Directorii celor doua compartimente participa saptamanal la sedinte de informare reciproca,stabilire promotii etc.;
vanzari:
31
Transmite,
in
termenul
stabilit
de conducerea unitatii,
Compartimentul
domeniul salariatilor
Persoanele
intretinere, sau
Cursurile
de
perfectionare
specializare
Salariatii solicita compartimentului sau persoanei care are atributii in domeniul resurselor umane informatii privind: Posibilitatea
efectuarii
unor
cursuri
de
perfectionare/specializare
organizate
32
Numarul de zile de concediu de odihna de care beneficiaza conform legii sau zilele ramase dupa efectuarea unei parti din acestea; Numarul de zile de concediu cu plata de care pot beneficia in vederea efectuarii unor cursuri de perfectionare sau de specializare;
o o
Numarul de zile de concediu de studii, fara plata, de care pot beneficia; Numarul de zile de concediu de care pot beneficia in cazul unor evenimente speciale in familie: casatorie, nasterea unui copil etc.
Salariatii diferitelor compartimente transmit compartimentului sau persoanei care are atributii in domeniul resurselor umane raportul de activitate, incluzand o serie de statistici, in vederea evaluarii profesionale anuale.
celelalte birouri:
Efectueaza
periodic
instructajul
privind
protectia muncii.
- Relatii intre celelalte birouri si
biroul administrativ:
a unor 33 reparatii curente pentru: calculatoare,
imprimanta,
fax,
centrala
telefonica,
birouri:
Compartimentul sau persoana care are atributii in domeniul financiar-contabil:
Solicita,
agentiei si circuitul documentelor prevazut in ROF (Regulamentul de Organizare si Functionare), o serie de situatii privind incasarile obtinute din vanzarea produselor sau
serviciilor
turistice,
restituiri
de
numerar etc;
Ofera salariatilor care efectueaza deplasari in interesul serviciului, informatii privind reglementarile legale referitoare la deplasari;
Corectitudinii completarii formularelor: factura, voucher, chitanta fiscala; Aplicarii comisionului, TVA-ului conform reglemetarilor legale si normelor interne; Calcularea corecta a sumelor.
biroul marketing:
Furnizeaza Biroului Marketing informatii necesare stabilirii strategiei de marketing; Ofera informatiile necesare conceperii politicii de produs, pret, distributie, promovare noi produse c ear putea fi solicitate, facilitate oferite in anumite perioade de transportatori, trasee, tarife, facilitate ce pot fi oferite de agentie, pentru promovarea
biroul
marketing
si
birourile
Coordoneaza activitatea tuturor compartimentelor, in vederea fundamentarii deciziilor necesare ce trebuie adoptate, in momentul conceperii si lansarii unui nou produs turistic sau al pregatirii participarii la un targ de turism;
Transmite celorlalte birouri recomandari, prevederi, prescriptii ce asigura infaptuirea unei viziuni unitare in abordarea problemelor de piata; vanzari
Biroul
va
comunica
permanent
cu
biroul marketing in legatura cu elaborarea, conceperea si lansarea produselor pe piata, precum fiecare acestuia si pentru in stabilirea parte, si bugetului annual prestabilit, destinat promovarii, pe sezon respectarea
35
celelalte birouri:
Solicita tuturor celorlalte compartimente transmiterea periodica a situatiilor privind incasarile din vanzari, consumuri specifice; Solicita tuturor celorlalte compartimente estimari privind nivelul veniturilor si cheltuielilor, in vederea intocmirii bugetulu i
de
venituri
si
cheltuieli, ca de exemplu:
o
Compartimentului personal-cheltuieli cu salarii prevazute pentru anul viitor, cu perfectionarea personalului; administrativ-cheltuieli investitii, reparatii, curente, cheltuieli cu de
Compartimentului
diferite
marja pentru
necesar
Compartimentului
Compartimentului
privind cu profil,
cheltuielile la targurile
publicitatea, expozitiile de
precum actiuni;
si
cu
eficacitatea
acestor
Verifica, pe perioada inventarierii, existenta tuturor elementelor patrimoniale, constata si face propuneri conducerii privind casarea unor bunuri sau imputarea unor lipsuri in gestiune sau deteriorarea unor bunuri.
37
Cap 3: Structura tehnica a agentiei de turism SC PARALELA 45 SRL 3.1 Prezentarea generala a agentiei de turism SC PARALELA 45 SRL
Membra a celor mai prestigioase asociatii nationale si internationale de profil - ANAT, IATA- Paralela 45 Turism este o agentie de prestigiu care ofera turistilor sai servicii complexe legate de petrecerea vacantei: excursii in tara si strainatate, de grup sau individuale, rezervari de bilete de transport (avion, autocar, tren), rezervari la hoteluri, obtinerea de vize turistice, ghizi specializati, inchiriere de masini. Prin cele 30 de agentii ale sale din Bucuresti si din tara si cu ajutorul celor peste 900 de agentii revanzatoare agentia noastra asigura maximum de eficacitate cu minim de resurse. Aceasta agentie are un sediu si la Barlad, si poarta numele de Gecco Travel , fiind situata pe strada Republicii nr. 190, bl.3 sc. D, intr-un imobil de 83 mp, format dintr-o incapere si un grup sanitar. Echipamentele aflate n dotare sunt : computere n retea, faxuri, copiatoare. Agenia GeccoTravel este o agentie turoperatoare, nfiintata n 29 mai 2008 si este inmatriculata in Registrul comertului cu nr. J37/ 421/ 2008 si codul unic de nregistrare 23968260 ca societate cu raspundere limitata cu capital privat ce a promovat de-a lungul anilor pachete de servicii turistice, in tara si strainatate, largindu-si an de an paleta destinatiilor. Societatea comerciala Paralela 45 turism SRL are sediul in BUCURESTI, pe B-dul Regina Elisabeta, nr. 29-31, sector 5, cod postal 050012. Aceasta agentie are codul de inregistrare fiscala RO6505940 si inregistrata la Registrul Comertului sub numarul J40/21621/1994. De asemenea Paralela 45 este titulara a licentei de turism nr. 1039. Agentia Paralela 45 are forma juridica de societate cu raspundere limitata, si isi desfasoara activitatea conform legislatiei n vigoare, a contractului de societate si a statutului societatii.
38
Avand in vedere numarul mare de agentii de turism care actioneaza pe piata romaneasca, si mai ales in Bucuresti unde este o concentrare maxima a numarului de agentii de turism din Romania, se poate afirma ca agentia de turism Paralela 45 isi desfasoara activitatea in cadrul unei piete cu concurenta acerba, unde numai cei buni, bine pregatiti pot reusi. Aceasta si-a imbunatatit colaborarea cu clientii prin intermediul site-ului de www.barlad@paralela45.ro, www.secretariat@paralela45.ro, si prin intermediul numarului telefon 0335423947, unde clientii ii pot contacta. Agentia are forma juridica de societate cu raspundere limitata, si isi desfasoara activitatea conform legislatiei n vigoare, a contractului de societate si a statutului societatii.
clientului; Departamentul de productie - este cel care realizeaza programele de voiaj (formeaza itinerariul, stabilesc costuri estimative, fac rezervari anticipate pentru mijloacele de transport, stabilesc modalitati de vanzare a voiajelor, eventuale modalitati de promovare ); Departamentul corporate si incoming. Acest departament se ocupa de aducerea turistilor straini in tara si plecarea turistilor romani in strainatate; Deparatamentul de transporturi - acest departament include soferii care conduc mijloacele de transport ale agentiei in excursiile organizate cu mijloace de transport rutiere; Departamentul finanaciar-contabil - acest departament este responsabil cu realizarea activitatii financiare a agentiei Paralela 45 incasari, plati, acte contabile). Ceea ce trebuie precizat este faptul ca indiferent de departamenul in care lucreaza, fiecare agent de turism este referent pe o destinatie turistica.
40
Concluzii si propuneri
Organizarea structurii tehnice pe care am prezentat-o peste care in se acesta trece lucrare cu este pentru Datorita manageri, in majoritatea cazurilor, un obiectiv usurinta. faptului ca structura tehnica are un caracter dinamic si ca aceasta se schimba concomitent cu evolutia starii de fapt a firmei, rezulta ca managerul utilitatea va trebui sa sesizeze la timp actualizarii organizarii structurii
tehnice prin incorporarea de noi relatii intre compartimente, sa elimine altele sau sa le modifice. Confruntata financiare, in cu o lipsa agentiei de de resurse turism cadrul
41
sau
alta,
un desi
compartiment acesta ar
de putea si
cercetarestudia , al se in
elabora si implementa unele modalitati de nivelului tehnic calitativ serviciilor prin introducerea progresului tehnic. activitatea acolo acestui unde compartiment este cazul, regaseste, organizarea pentru
de catre un alt de
compartiment sau
(marketing) de cereri de oferta sau licitatii achizitionarea echipamente tehnologii noi necesare serviciilor prestate, neluandu-se in calcul o analiza aprofundata a rentabilitatii si efectului in timp asupra firmei a tuturor oportunitatilor de achizitie.
42
43
Bibliografie
1. ALBU, R. POPOVICI, C. 2. CAPOTA, V. COSTEA, F. MIHAI, S. VETEANU, C. 3. BURJA, V. BURJA, C. VOICULESCU, F. VOICULESCU, E. 4. CPRRESCU, GH. STANCU, D. 5. CONSTANTINESCU, D. BODNRA, E. 6. SURSE INTERNET
Planificarea perationala, Bucureti, Editura Oscar Print, 2006 Organizarea agentiei de turism, Bucureti, Editura CD PRESS, 2007
Managementul resurselor umane - Sinteze, grile, studii de caz , Bucureti, Editura Universitar , 2009 Managementul resurselor umane n turism, industria hotelier i restaurante, Bucureti, Editura Universitar, 2006 http://www.scribd.com/ http://www.paralela45.com/
44
Anexe
45
CUPRINS
ARGUMENT........................................................................................................................................3 Cap 1: Agentia de turism.....................................................................................................................5 1.1 Definire conceptuala si tipologie...............................................................................................5 1.2 Principalele activitati ale agentiei de turism...........................................................................12 Cap 2. Structura tehnica a agentiei de turism..................................................................................17 2.1 Birouri importante ale agentiei de turism...............................................................................17 2.2 Birouri optionale ale agentiei de turism..................................................................................25 2.3 Birouri functionale ale agentiei de turism...............................................................................26 2.4 Relatiile dintre compartimentele unei agentii de turism.........................................................30 Cap 3: Structura tehnica a agentiei de turism SC PARALELA 45 SRL..........................................38 3.1 Prezentarea generala a agentiei de turism SC PARALELA 45 SRL....................................38 3.2 Structura tehnica a agentiei SC PARALELA 45 SRL............................................................39 Concluzii si propuneri........................................................................................................................41 Organizarea structurii tehnice pe care am prezentat-o in acesta lucrare este pentru manageri, in majoritatea cazurilor, un obiectiv peste care se trece cu usurinta. Datorita faptului ca structura tehnica are un caracter dinamic si ca aceasta se schimba concomitent cu evolutia starii de fapt a firmei, rezulta ca managerul va trebui sa sesizeze la timp utilitatea actualizarii organizarii structurii tehnice prin incorporarea de noi relatii intre compartimente, sa elimine altele sau sa le modifice. Confruntata cu o lipsa de resurse financiare, in cadrul agentiei de turism Paralela 45 nu au fost organizate, sub o forma sau alta, un compartiment de cercetare-dezvoltare desi acesta ar putea studia , elabora si implementa unele modalitati de ridicare a nivelului tehnic si calitativ al serviciilor prin introducerea progresului tehnic. Toata activitatea acestui compartiment se regaseste, acolo unde este cazul, in organizarea de catre un alt compartiment (marketing) de cereri de oferta sau licitatii pentru achizitionarea de echipamente sau tehnologii noi necesare serviciilor prestate, neluandu-se in calcul o analiza aprofundata a rentabilitatii si efectului in timp asupra firmei a tuturor oportunitatilor de achizitie..................................................................41 Bibliografie.........................................................................................................................................44 Anexe...................................................................................................................................................45 CUPRINS............................................................................................................................................46
46