Sunteți pe pagina 1din 53

Conceptul de timp i gestionarea timpului

Unitate: 1 de la 9

Conceptul de timp
Timpul nu ateapt pe nimeni. Ieri este istorie. Mine este incertitudine. i astzi este un cadou. De aceea, despre timpul actual spunem c este prezent (cadou). Fluxul nisipului n clepsidr determin fluxul timpului i reprezint prezentul ntre trecut i viitor. Timpul (Lat.Tempus, gr. ) este unul dintre conceptele de baz n religie, filosofie i tiin. Timpul este adesea descris ca un continuum liniar, secven ireversibil care se extinde napoi (n trecut) i n fa (n viitor). n funcie de cadrul teoretic, aceast secven se nelege ca un infinit sau ca un finit. n fizic, timpul este unul dintre dimensiunile de baz, care se determin cu ajutorul micrii corpurilor cereti. n filozofie, timpul este definit ca un flux nentrerupt, ireversibil, care nu poate curge dect ntr-o singur direcie. Este deci un continuu n care evenimentele se succed de la trecut, prin prezent spre viitor i n cadrul cruia se desfoar toate procesele din natur. n mitologia greac, timpul este simbolizat de Hronos, fiul lui Uranus (Cer) i Gaia (Pmnt), zeia care-i devoreaz proprii copii. Heraclit a definit timpul ca fiind o schimbare clar, astfel nct, n esen, este i nu este. Aristotel definete timpul ca pe "Timpul este ceea ce este numrat n orizontul micrii ce survine ntre ceea ce a fost mai nainte i ceea ce va fi mai trziu". Aceast noiune a timpului va rmne competent secole de-a rndul pn la teoria lui Newton de "timp absolut". Dificultile n definirea timpului le-a marcat Augustin cu urmtorul citat: "Ce este de fapt timpul? Atta timp ct nimeni nu m ntreab, eu tiu; cnd ns ar trebui s explic - nu mai tiu "Sf. Augustin ("Confesiuni"). Augustin a subliniat c timpul este n relaie direct fa de experiena uman a timpului: nu este pur i simplu un flux de momente, ci i ceva subiectiv, pentru c sufletul este unit prin experiena prezentului su cu viitorul i trecutul. Fizicianul englez, Isaac Newton (1642-1727), a introdus conceptul de timp absolut ca o serie continu de momente, care au loc unul dup altul, formnd un flux continuu i universal, n care se desfoar totul. Potrivit lui Newton, timpul este o parte din structura de baz a universului. n secolul 20, noiunea newtonian de timp absolut a fost corectat de teoria relativitii, cu care Albert Einstein a demonstrat c timpul este dependent de spaiu i de materie i c nu poate fi privit independent de ele. Timpul este legat de micarea materiei i dac nu exist micare nu ar avea niciun sens s vorbim despre timp.

Msurarea timpului Exist o msur convenional a timpului care este acceptat peste tot n lume. Timpul se msoar prin deplasarea uniform a corpurilor cereti (n primul rnd Soarele i Luna), a cror traiectorie este mprit n fragmente egale, aa c defalcarea micrii n spaiu permite n acelai timp, separarea timpului n fragmente de timp. Pe acest principiu se bazeaz ceasul. Timpul este posibil s se divid la nesfrit n uniti mai mici de timp. Cea mai mic unitate de timp este secunda. Timpul este unul dintre cele apte dimensiuni fizice de baz, a sistemului SI, iar secunda este una dintre cele apte uniti de baz. Uniti mai mari de timp, cum ar fi minutele, orele i zilele, sunt comune, dei nu sunt incluse n sistemul SI, ci sunt acceptate ca fiind asociate sistemului SI. Secunda a fost definit pentru prima dat ca fiind 1/86.400 dintr-o zi de medie solar, dar mai trziu a fost acceptat definiia incomparabil mai exact, care este legat de domeniul fizicii atomice: "Secunda este durata de 9.192.631.770 a perioadei de radiaie care corespunde tranziiei ntre cele dou niveluri hiperfine ale strii de baz ale atomului de cesiu 133" Avnd n vedere c peste tot n lume timpul se msoare i se exprim ntr-un mod unic, ntregul glob pmntesc este mprit n 24 de zone orare.

Conceptul de gestionare a timpului "Timpul pierdut nu se mai recupereaz niciodat" Benjamin Franklin

n fiecare zi un cont nou Imaginai-v c avei o banc, i n fiecare zi v ncarc contul cu 86.400 de euro. Nu putei ridica sau pstra banii, putei doar s-i cheltuii sau s-i investii. La sfritul zilei, banca anuleaz tot ce nu ai reuit s folosii n acea zi. Ce ai face? n fiecare zi ai cheltui pn la ultimul euro. Dvs. avei ntr-adevr o astfel de banc, ce se numete timp. n fiecare zi vi se va deschide un cont nou, cu 86.400 de secunde. n fiecare noapte se anuleaz tot ceea ce n acea zi nu ai exploatat - investit. Nu putei salva nicio secund pentru ziua urmtoare. Dac nu reuii s folosii suma zilnic, pierderea este doar a dvs. i nu putei da timpul napoi. Fiecare dintre noi trebuie s investeasc acest fond nepreuit de timp pentru a obine ct mai multe. Suntem cu toii contieni de propria via i acesta este singurul nostru timp de care dispunem. De exemplu, pentru 80 de ani de via avem la dispoziie aproximativ 40 de milioane de minute. Perioada de angajare n via este undeva pe la jumtate din aceast sum, iar la locul de

munc petrecem cam 13 ani din 40 de ani de carier i avem la dispoziie, cam n jurul a 7 milioane de minute. Pe de o parte, acest timp ni pare enorm, pe de alt parte, ni se pare c timpul trece foarte repede. Ceea ce este important este faptul ca n aceast perioad activitile noastre trebuie s fie ct mai eficient alocate i utilizate. Structura timpului n ceea ce privete calendarul ar nsemna c timpul este mprit n decade, ani, luni, sptmni, zile, ore i minute. Ideea este ca planurile noastre s fie definite dup acest principiu; s avem obiective pe termen lung i pe termen scurt -adic o planificare a timpului pe termen scurt i pe termen lung. Caracteristica timpului este faptul c acesta este o resurs rar. Timpul nu poate fi cumprat, nu poate fi mprumutat, furat, motenit sau vndut. n plus, nu poate fi schimbat. Nu poate fi pstrat, sau conservat. Timpul nu poate fi adugat sau transferat. Pe baza acestor lucruri, putem trage concluzia c timpul nu poate fi gestionat. Dar este posibil s profitm de timp n cel mai bun mod posibil! Conceptul de gestionare a timpului cuprinde o serie de definiii care descriu o serie de activiti, procese i resurse pe care le folosim pentru a utiliza n mod eficient timpul propriu. Managementul timpului este un mod de via i de munc, prin care ne folosim propriul timp ntr-un mod eficient. Exist strategii pe care le putem nva pentru a gestiona cu mai mult succes timpul nostru. Ideea despre gestionarea timpului exist de mai mult de 100 de ani. Pn n anii aptezeci, termenul de "gestionare a timpului" (Time management) nu a intrat n uz general. Abia pe la nceputul anilor optzeci, managerii au nceput s se gndesc la timp ca la un mijloc (resurs) care poate fi gestionat. Managementul timpului este abilitatea de a decide ce este important n viaa noastr. Managementul timpului ocup un loc tot mai important n Occident i o adevrat renatere att n teorie ct i n practic se experimenteaz n SUA. Un numr mare de instructori-antrenori personali de afaceri (business and personal coach) promoveaz i studiz tot mai mult problema gestionrii timpului ca un "instrument" esenial n creterea productivitii i a succesului att n afaceri, ct i n viaa privat. Timpul zboar - n viaa dvs. suntei pilot sau pasager? Analizai tabelul cu beneficiile de gestionare a timpului i consecinele neadministrrii timpului.

Ancheta 1 Gndii-v: Cum folosii timpul propriu?


Excelent Destul de bine M descurc, dar s-ar putea mult mai bine Slab sau foarte slab

ndiferent cum ai rspuns, privii urmtoarele rezultate n urma unui sondaj realizat de The Microsoft Office Personal Productivity pe 38.112 de oameni din 200 de ri:

n medie lucreaz 45 de ore pe sptmn, consider c 17 de ore din aceastea sunt neproductive. Muncitorii lucreaz mai mult, dar sunt mai puin productivi, au doar 3 zile productive pe sptmn. n medie sunt 5,6 ore de edine n fiecare sptmn, 69% au spus c edinele nu sunt productive. n medie se primesc 42 de mail-uri pe zi, iar n SUA, 56 de mail-uri n fiecare zi. Doar 34% au declarat c folosesc tehnici i instrumente verificate pentru utilizarea mai eficient a timpului i obinerea echilibrului ntre afaceri i privat - 60% au declarat c nu au acest echilibru. Pentru 32% dintre oameni, cele mai importante cauze pentru productivitatea sczut sunt obiectivele neclare, lipsa de comunicare n echip i edinele ineficiente, pentru 31% prioriti neclare, iar pentru 29% - amnrile. Femeile sunt productive 72%, iar brbaii 71%.

Dezorganizarea

O treime din manageri au probleme cu organizarea personal. Cei care sunt mai bine organizai i folosesc mai bine timpul, iar cei care nu sunt lucreaz sub presiune i stres. Fiecare poate identifica domeniul n care este bine organizat i n care exist un sistem constituii un sistem similar i la locul de munc. Dezvoltai un sistem dac nu-l avei.

De ce nu suntem organizai? Organizarea necesit timp - dar dezorganizarea are nevoie de mult mai mult timp. Utilizarea eficient a timpului presupune "luarea n considerare a obligaiilor personale i specificarea alegerilor cu privire la modul n care vei utiliza propriul timp". Utilizarea eficient a timpului este egal cu efortul de a face mai mult (activiti semnificative) i efortul de a lucra mai puin (lsnd activitile neeseniale, spunnd NU oamenilor i ntreruperilor). De ce este important gestionarea timpului?

ntotdeauna avem nevoie de cel puin o zi

Proasta gestionare duce la stres Prea puin timp petrecut cu familia

Problema este grav, deoarece, conform unor estimri, pe parcursul unei zile oamenii i petrec 2 ore degeaba. Deci pierderea de timp:

Un birou dezordonat sau un desktop al calculatorului plin de fiiere Nu putei gsi lucrurile Uitai de ntlniri, trebuie s le reprogramai, nu suntei pregtii pentru ntlnire Oboseal ... Concentrare imposibil

o mas dezordonat

un desktop dezordonat

tii de ce gestionarea timpului este dificil s se adopte? Exist mai multe motive:

Nu tim cum s organizm activitile zilnice - nu tim unde / cum ne trece timpul. Lipsa de stabilire a obiectivelor i a prioritilor. Delegarea - nencrederea de a transfera sarcini altora. Nerbdarea - vrem rezultate imediat. Lipsa de disciplin. Lipsa de practic.

Cine putem spune c are succes? A fi de succes nu este egal cu - a fi bun n organizarea timpului. A fi bun n organizarea timpului nseamn a fi de succes!

Stabilirea prioritilor
Unitate: 2 de la 9 V stpnii timpul sau timpul v stpnete pe dumneavoastr? Cu siguran de multe ori n via ai dorit s avei mai mult timp sau ca ziua s fie mai lung cu cteva ore care v lipseau. Nu e imposibil. Din contr. Fiecare program reflect prioritile i sarcinile persoanei care l-a creat, pentru c nu exist doi oameni cu exact aceeai nelegere a celor mai bune moduri posibile de gestionare a timpului. ntreaga planificare este redus la urmtoarele - un rspuns pozitiv la ntrebarea dac avei o relaie bun cu timpul, i anume dac avei posibilitatea s v ndeplinii toate obligaiile profesionale, s v bucurai de compania persoanelor pe care le iubii i s avei grij de dvs. i de sntatea dvs. Efectuarea unui astfel de program este asemntoare cu probarea unor haine noi - este nevoie s v stea bine i s fie confortabil, dar totui trebuie s fie suficient de comod dac se micoreaz/strnge la splat. Dar, dei nu exist nicio modalitate perfect de planificare a timpului, exist cteva principii de baz dup care oricine poate crea un plan personal, care se va potrivi cel mai bine specificulului i atitudinii creatorului lui. Pregtirea este elementul constitutiv de baz de gestionare a timpului i are valoarea fiecrui moment pe care l-ai cheltuit pe aceasta. Dar nu este suficient doar a face un plan genial sau un aranjament, acesta trebuie s fie pus i n aplicare exact aa cum v-ai imaginat. Acest

lucru nseamn c trebuie s fii precii/exaci atunci cnd v programai afacerile zilnice ct i alte responsabiliti, i anume s anticipai micile pauze zilnice, ntreruperi, crize i amnri. Nu trebuie s fii un expert de top pentru a realiza o list de activiti care v-ar putea fi mai de folos dect atribuirea sarcinilor prioritare. Unele persoane au mai multe liste ntocmite: o list cu cele mai importante sarcini, o list cu sarcini de importan medie care trebuie realizate n timpul zilei i o list de activiti care ar fi de preferat s fie realizate n timpul liber. Cel mai mare numr de oameni au ns doar o singur list de sarcini (cei mai muli dintre ei o au doar n minte) iar ea se refer doar la urmtoarea zi de lucru. Despre prioriti Cuvntul prioritate provine din cuvntul prior, care nseamn nainte i este legat de cuvntul din latin primus, care nseamn primul. i atta timp ct unele lucruri sunt mai importante dect altele, lista dvs. de prioriti ar trebui s conin elementele cele mai importante - doar acele elemente critice pentru dezvoltarea afacerii dvs. i nimic altceva. Stabilii-v prioritile Stabilirea prioritilor este o condiie prealabil pentru utilizarea adecvat a timpului. Oamenii, adesea dau prioritate lucrurilor urgente, dar nu i celor importante i eseniale. Dac acest lucru vi se ntmpl i dvs., ntrebai-v: " Acest lucru m va ajuta s mi ndeplinsc scopul?" Dac acesta este cazul, atunci s tii c n faa dvs. avei o obligaie care este important. Ceea ce trebuie s reinem este c urgent este rareori important, iar important este rareori urgent. Iar ceea ce este cel mai important este ceea ce este i important i urgent. n acest sens, stabilirea prioritilor se reduce uneori la obligaiile pe care nu le vei face, mai degrab dect la cele pe care dorii s le realizai, deoarece prioritile sunt puine, iar lucrurile nesemnificative sunt mult mai multe. De asemenea, trebuie s v gndii la consecinele care vor urma dac realizai sau nu o anumit sarcin.

Cele trei categorii de prioriti Cnd v organizai timpul i sarcinile legate de mediul de afaceri, este necesar ca mai nti s luai n considerare cantitatea i tipul de sarcini pe care dorii sau trebuie s le realizai din punct de vedere al prioritilor. Pur i simplu specificai care sunt cele mai importante sarcini, adic ordinea necesar n care ar trebui s fie efectuate pentru ca totul s fie realizat calitativ i - n timp. Stabilirea prioritilor implic anumite criterii. ntrebri pentru stabilirea prioritilor:

Sarcina / activitatea planificat contribuie la ndeplinirea obiectivului? Este sarcina important? Pentru cine este important? Ct de important este aceast persoan? Este sarcina urgent? Care sunt consecinele n cazul n care o sarcin nu este realizat la timp?

Care este termenul n cauz?

Prioritile se pot clasifica n trei categorii: "urgent i important", "urgent sau important" i "nici urgent, nici important." Desigur, exist i categoria prioritilor "neeseniale" i acestea sunt sarcinile care nu trebuie rezolvate urgent sau care cu timpul se vor rezolva de la sine, motiv pentru care nu trebuie s le acordai prea mult timp - dac nu-l avei.

Fiecare zi a dvs. ar trebui s fie format dintr-o combinaie a acestor trei categorii. Planul dvs. trebuie s fie realist i echilibrat, deoarece sarcinile amestecate v vor permite utilizarea calitativ a timpului i v vor stimula n continuare s le efectuai cu mai puin efort dect atunci cnd v dedicai doar celor mai dificile sarcini ntr-o perioad. Prioritile se vor schimba probabil n timpul realizrii sarcinilor pentru c vei primi informaii, perspective i angajamente noi. Este firesc i necesit doar puin flexibilitate. n cazul n care modificrile sunt frecvente, luai n considerare dac avei nevoie de ajutorul cuiva din echip sau eliminai simplu doar sursa problemei. nvai cum s definii i s stabilii prioritile i importana obiectivelor individuale.

Principiul Pareto Cel mai cunoscut principiu de stabilire a prioritilor este principiul Pareto 80/20. La sfritul secolului al XlX-lea, economistul italian Vilfredo Pareto a observat c 80% din avere este deinut de 20% din populaie. Aceast relaie, numit adesea i "regula 80/20" sau "principiul Pareto", pare adevrat, n multe situaii: 20% dintre oameni fac 80% dintre reclamaii, 20% dintre vnztorii de vrf realizeaz 80% din vnzri, 20% dintre studeni cheltuiesc 80% din timpul instructorilor, 80% din timpul nostru l cheltuim cu 20% din probleme, etc. Pentru a gestiona timpul dvs. cu mai mult succes, este necesar s identificai acele lucruri cu care v petrecei cel mai mult timpul. Determinai ce rezultate vei obine. Dac v aduc puine avantaje, dedicai-v acelor lucruri care v aduc cele mai multe beneficii. Dedicai mai mult timp acelor clieni care aduc 80% din vnzri, activai suplimentar nc 20% de vnztori de top, care v aduc vnzri de 80%, asociai-v cu 20% din partenerii de afaceri care v pot oferi 80% din consultana n afaceri, verificai 20% din site-urile de pe internet care aduc 80% din cele mai calitative informaii ...

Investii timp n acele activiti care v aduc mai multe cunotine, plceri, bani, timp liber ... Sau:

20% din activitile noastre genereaz 80% din rezultatele noastre 20% din timpul nostru genereaz 80% din realizrile noastre cele mai mari 20% din inventar de obicei reprezint 80% din valoarea total a inventarului 20% din cumprtori contribuie la 80% din cifra de afaceri 20% din mrfuri contribuie la 80% din profitul total

Petrecei 20% din timpul dvs. lucrnd n activiti care aduc rezultate de 80%. 80% din timpul petrecut cu activitile duc la doar 20% din rezultate, i anume activitile nu sunt foarte eficiente.

Eficacitatea Eficiena nseamn a face lucrurile care trebuie. Aciunile extrem de eficiente ar trebui s fie prioritile dvs., iar acestea sunt:

construirea sistemului pentru o bun organizare a muncii planificarea (planificarea zilnic/lunar, programarea ntlnirilor, stabilirea obiectivelor ...) o delegare corespunztoare, stabilirea obiectivelor n faa celorlai, motivarea ... educaia i nvarea noilor competene construirea unor relaii bune cu colegii, clienii i alii.

Ancheta 1 Ct timp v petrecei pe sptmn n total pentru efectuarea acestor sarcini i activiti:

planificare, predare, delegare, motivare, construirea unor noi relaii, construirea unui sistem pentru o bun organizare a afacerilor? a) n total cel puin o zi n fiecare sptmn, b) n total cteva ore n fiecare sptmn, c) n medie, mai puin de cteva ore pe sptmn, d) fac acest lucru doar atunci cnd trebuie sau/i am timp. Cum tii care sunt sarcinile prioritare? Amintii-v cum arat ziua nainte de a merge n concediu: a) ncheiai ceea ce este important, b) programai - delegai sarcinile altor persoane, c) transferai sarcinile pentru zilele cnd v ntoarcei din concediu, d) aruncai ce e inutil. De ce toate aceste lucruri nu le-ai face ntr-o situaie normal, dar fr presiune?

Stabilirea prioritilor
Principala regul este ca lucrul cel mai important s rmn lucrul cel mai important! Exemplul 2. Cum tim c borcanul este plin? Luai un borcan i punei pietre mari n el. Cte mai pot s ncap n el? Este borcanul n totalitate plin?

Dac adugm pietri, este acum borcanul plin?

Pietriul umple o parte n jurul pietrelor mari, dar borcanul nc nu este pe deplin plin. Desigur, aici este i nisipul ... Dac-l adugm, este acum borcanul plin?

Desigur c nu este, putem aduga i ap.

Aici ideea este c ntodeauna mai exist loc, chiar dac muncii din greu putei aduga ntotdeauna tot mai multe lucruri n viata dvs. Acest lucru nu este adevrat... Ideea de baz este de a introduce mai nti pietrele mari, adic utilizarea eficient a timpului n care v observai viaa ca pe acest borcan. Este necesar a face mai nti lucrurile importante iar apoi pe cele mai puin importante. Stabilirea prioritilor personale, de exemplu, pentru ziua urmtoare: 1. Scriei, n ordinea n care vi le aducei aminte, toate sarcinile pentru a doua zi. 2. Scriei fiecare dintre aceste sarcini, n ptratul corespunztor n matricea urgent / important.

3. n fiecare ptrat al matricei, scriei separat, n funcie de importan, toate sarcinile. 4. Copiai sarcinile n lista de obligaii de mine n funcie de importan. Utilizarea eficient a timpului nu este o munc grea!

Scriei pe o coal de hrtie tot ce ar trebui s realizai mine, n ordinea importanei. Realizai o list n care sarcinile s fie aranjate n funcie de importana lor. A doua zi, ncepei un rnd din list pn cnd l terminai. Cu ultima sarcin a acelei zile - realizai o list pentru urmtoarea zi.

Nu pierdei din vedere prioritile!


Atenie, suntei pltii pentru a lucra eficient i nu pentru a pierde timpul. Lucrul efectiv nseamn a face lucrurile cum trebuie. Dac nu realizai lucrurile cum trebuie, nu este important c ncercai i c suntei mereu ocupat. Nu confundai activitile i realizrile - munca nu nseamn productivitate.

Cea mai bun utilizare a timpului:


Doar pentru c putei realiza ceva, nu nseamn c ar i trebui s facei acel lucru. Decidei c nu trebuie s mulumii pe toat lumea. Nu fii perfecionist - de multe ori destul de bine este n regul, perfeciunea este justificat rar. Rezistai tentaiei de a face sarcini mici, fr importan. Lsai altora ceea ce putei. Atunci cnd evitai o anumit sarcin, partajai-o n pri mai mici - i realizai unitile mici. De exemplu: Cum ai aranja un dulap mare?

Test 1
Prioritile mele i cum mi petrec timpul. Analizai misiunea dvs., rolurile, obiectivele i planul curent al sptmnii. Care sunt cele mai importante trei prioritile ale dvs. pentru aceast sptmn? Acestea sunt activiti care ar trebui s fie specificate n ptratul al doilea. Specificai-le. 1._______________________________________________________________ 2._______________________________________________________________ 3._______________________________________________________________

De-a lungul sptmnii viitoare urmrii cum v petrecei timpul. n fiecare ptrat din matricea timpului prezentat mai sus specificai activitile pe care le efectuai. Ai reuit s realizai prioritile din ptratul al doilea? Dac nu, de ce? Facei un plan ca sptmna viitoare s ndeplinii mai bine prioritile dvs. din ptratul al doilea i prezentai-l aici. Programai toate sarcinile care ar trebui fcute i toate ntlnirile la care ar trebui s participai. SCOPUL Deci, acum tii unde v petrecei cea mai mare parte a timpului. Suntei interesat s ridicai limita? Ai dori s ieii din primul ptrat, al treilea i al patrulea, i s transferai totul n ptratul al doilea? Haidei s vedem cum am putea realiza acest lucru. Uneori n via pornim la drum, n cea mai lung cltorie la care am pornit vreodat. Aceasta este o cltorie cu scopul de a ne descoperi propria persoan. Katherine Sharp Unde v duce aceast cltorie? Care sunt micile probleme care v blocheaz energia? Care este scopul vieii? Gndii-v cteva minute i scriei-v gndurile unde v aflai acum n comparaie cu cltoria vieii dvs.. S nu credei c este neobinuit c avei dificulti n rezolvarea acestei sarcini. Muli oameni le au. De multe ori v poate ajuta primul lucru care v vine n minte. Cu acest lucru n minte, rspundei la urmtoarele ntrebri: 1. Chiar dorii s cutai i s urmai scopul vieii? Dac da, de ce? Dac nu, de ce? 2. Ce funcioneaz bine n viaa dvs. i ce nu? 3. Ce ai schimba n viaa dvs.?

4. nainte de a v aglomera cu sarcini noi, specificai o list cu mici schimbri pe care le putei gestiona imediat n loc de a ncerca s le preluai pe toate dintr-o dat spre rezolvare. 5. Acum, c ai scris unele dintre lucrurile pe care le putei face "imediat", ntocmii nite obiective realiste, pe termen lung i strategiile care v vor ajuta s avansai. Poate vei reui s privii obiectele prin perspectiva obiceiurilor. 6. Cum vei asigura c vei respecta toate obiectivele i strategiile trasate?

Sfaturi pentru managementul timpului


Problemele comune (i posibile soluii)

Nu tii de unde s ncepei - planificai nainte i investigai n ce mod au rezolvat alii aceeai problem. Nu tii n ce direcie a pornit munca dvs.- fii familiarizat cu rezultatul final dorit nainte de a ncepe lucrul. Considerai c suntei suprasolicitat cu munca- partajai activitatea n mai multe pri mai mici. ncercai s atingei perfeciunea - perfeciunea este dumanul celor egoiti. Dac nu v place ceea ce facei - gndii-v la abilitile dvs. i delegai unele pri altor persoane, sau cerei ajutorul pentru rezolvarea unor probleme.

Valoarea total a eficienei


o prioritate i un plan al programului de timp cel puin o dat pe zi. Stabilii-v un obiectiv pe care dorii s-l realizai n orice mediu sau n prezena unui eveniment. Dac considerai c nu este necesar a participa la ntlnirea la care s-a decis c este necesar prezena dvs., folosii ntlnirea n diferite scopuri, cum ar fi nvarea din prezentri, facilitarea i abilitile gestionrii conflictului, pe care le demonstreaz ali colegi. Cunoatei-v propria persoan i ceea ce este bun pentru dvs.. Aflai cnd suntei productivi. Rezolvai cele mai dificile lucrri n timpul sau n locul unde suntei cei mai productivi. Fii contieni de capacitile firmei dvs. i cum s le atingei. Fii persistent atunci cnd se ncearc s se ajung la aceste resurse (capaciti). Planificai; dac ateptai pn n ultimul moment, sursa resurselor dvs. se va reduce. Fii atent la cum v petrecei timpul. Fii ateni s nu pierdei timpul n zadar. Facei-v timp de a scpa de aciunile obinuite pentru a putea s v concentrai asupra provocrilor zilnice, cu o vedere proaspt a lumii. Atunci cnd delegai anumite sarcini, facei acest lucru ntr-un mod care permite unei persoane s relizeze sarcina, chiar i ntr-un mod diferit, dac se obine rezultatul dorit. Lucrai mai puin - nvai s spunei nu sau sugerai ca acea cerere s fie transferat unei persoane mai puin profesioniste sau unui salariat mai puin aglomerat. Facei-v timp pentru a nva pe alii cnd sarcina se repet i cnd o poate face altcineva.

Eliminai expresia "nu am avut timp" din vocabularul dvs.. Pentru c avei la dispoziie acelai timp ca oricare alt persoan din lume - n locul ei folosii fraza "Nu a fost o prioritate pentru mine."

Organizarea

Concentrai-v asupra unui singur document: lucrai cu el, punei-l n arhiv, nsemnai-l ca un document activ sau eliminai-l. Dac considerai s avei prea multe hrtii, ori de cte ori ajungei la un document scris, ntreabai-v: "Care ar fi cel mai ru lucru care s-ar putea ntmpla dac a arunca aceast hrtie, iar mai trziu s am nevoie de ea?" Utilizai dosare, hrtie i creioane colorate pentru a face diferena ntre proiecte i prioriti, n cazul n care v ajut s v organizai mai bine. Folosii un calendar care conine spaii pentru introducerea planurilor de aciune. Realizai prioritile pentru fiecare element al planului de aciune. Efectuai ct mai multe lucrri mici, n acelai timp. Sarcinile asemntoare, cum ar fi un apel telefonic i folosirea e-mail-ului, pot fi realizate simultan. Creai foldere pentru e-mail-uri i foldere pentru documente scrise/text pentru a ajunge mai uor la anumite informaii atunci cnd avei nevoie de ele. Toate tipurile de hrtie i documentele electronice trebuie ngrijite i organizate. Arhivai-le de ndat ce ai terminat de lucrat cu ele.

Un lucru mai eficient


Stabilii un timp (durata i nceputul) pentru fiecare activitate important - inei-v de plan. Efectuai mai puine lucrri. Intotdeauna s avei cu dvs. ceva ce putei face n timp ce ateptai. Folosii-v timpul n cel mai bun mod pe parcursul cltoriilor. n timp ce cltorii, gndii-v la prioritile stabilite astzi sau exersai n gnd care va fi cel mai bun mod de a v exprima ntr-o edin sau n timpul unei convorbirii telefonice. Efectuai analiza muncii sau scrisorile pe care le vei scrie pentru a crea o strategie cu privire la modul de mbuntire a impresiei pe care o lsai. Controlai ntreruperile. Determinai timpul, atunci cnd dvs. cerei vizitatorilor s vin mai trziu sau nu rspundei la apelurile telefonice. Evitai rndurile i ateptarea cu ocazia planificrii de a lucra mai ncet sau programarea unei ntlniri. Atunci cnd suntei n msur, coordonai timpul dvs. pentru a profita de beneficiile locului de munc ce cresc productivitatea dvs., cum ar fi mai puine ntreruperi n timpul orelor de diminea sau dup orele de munc. Gndii-v la posibilitatea de a folosi nite cti pentru a scpa de zgomotul din birou. Rspundei doar la acele e-mail-uri care necesit un rspuns. Dac un e-mail nedorit (spam) devine o problem, folosii filtre destinate pentru prevenirea lor. nvai s utilizai componentele software-ului cu care lucrai i sistemul de management, care este utilizat n compania dvs..

Separai timpul necesar pentru efectuarea unor sarcini minore care nu pot fi ncredinate altor persoane.

Supliment 1. Managementul timpului i stabilirea prioritilor


O varietate de abordri diferite de gestionare a timpului s-au dezvoltat n ultimele decenii pentru ca omul s se organizeze mai bine i s-i coordoneze obligaiile care i revin. Abordarea lui S. Covey, autor al crii "Eficiena n 7 trepte" i co-autor al crii "S ncepem cu nceputul" este cunoscut i aplicat pe scar larg. El vorbete despre cele 4 generaii n dezvoltarea conceptului de gestionare a timpului: 1. Note i liste de verificare - mod organizat de reacie la cereri 2. Calendare i agende - planificare n avans (nu doar reacie) 3. Prioriti i valori (actuala preocupare cu gestionarea timpului, scopuri, eficien) oamenii au devenit preocupati de eficien n detrimentul satisfacerii nevoilor altora i a spontaneitii 4. Organizarea i realizarea prioritilor organizai-v prioritile i efectuai-le - aa a rezumat Covey ntregul concept de gestionare a timpului. Accentul nu este pus pe lucruri i timp ci pe relaii! Administreaz-te pe tine nsui, mai degrab dect timpul. Prin natura sa, aceast abordare este holistic, i se reflect n urmtoarele:

Covey pledeaz pentru respectarea tuturor nevoilor de baz pe care le are omul (4 grupuri - fizic, social - emoional, mental i spiritual) i echilibrul ntre ele, care este singurul care permite succesul individual. De asemenea, omul are o serie de roluri diferite, n jurul crora i organizeaz planurile i din care niciunul nu ar trebui s fie neglijat n cazul n care aspir ctre succes. Toate cerinele specifice (de exemplu, zilnice) ar trebui s fie privite n acest context integrat, holistic -obligaiile sale pe termen lung (cel puin cele sptmnale) i nevoile sale totale i roluri variate. o De aceea insist pe conceperea unui calendar sptmnal, i nu unul zilnic.

Dac dorim s fim Eficieni n gestionarea timpului - este bine s privim lucrurile dintr-o alt Paradigm - din cnd n cnd - dintr-un cadru diferit, de pe alt parte. Aa au aprut i descoperirile tiinifice i creaiile, i cu siguran o nelegre mai bun a noastr n nevoile i planurile noastre. Cele apte obiceiuri ale oamenilor de succes prezint dimensiunile de succes, n conformitate cu modelul Covey:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Proactivitate A lucra, avnd n vedere obiectivul final Stabilirea primului lucru pe primul loc Reflectai n spiritul formulei "victoria mea - victoria ta " Strduii-v s nelegei i abia apoi vei fi nelei Lucrai mpreun "lefuirea fierstrului"

Nu sunt importante numai produsele, rezultatele, "fuga" pentru un numr tot mai mare de angajamente n timpul zilei, cu care putem s crem o "dependen de adrenalin" (Urgency Adiction), ci procesul, relaiile pe care le crem i autorennoirea noastr ("lefuirea fierstrului"). Toi avem 24 de ore pe zi la dispoziie, iar expresia "nu am timp" ar trebui nlocuit cu expresia "nu mi este o prioritate." Proactivitate ca o caracteristic foarte important a unui manager de succes - a ntmpina problema, a avea initiaiv i un rspuns corect - adic responsabilitate. PRIORITILE le stabilim pornind din "interior spre exterior", de la nevoile noastre cele mai profunde, principii - i nu de la cereri ad-hoc din exterior (dei, desigur, nu se pot evita ntotdeauna).

Consumatorii sau hoii de timp


Unitate: 3 de la 9

"Luai doi manageri i oferii-le acelai numr de muncitori iar aceti muncitori ar trebui s fie egali n toate caracteristicile lor. Fie ca ambii manageri s se trezeasc si s se culce la fel de devreme i s fie la fel de dispui pentru lucru. Indiferent de aceste asemnri, unul dintre ei va realiza mai multe sarcini dect cellalt. " George Washington

n cazul n care nu este clar ... Putei s identificai "hoii" dvs. de timp i s aplicai proceduri adecvate pentru gestionarea ntreruperilor? tii ce sunt "hoii" de timp? "Hoii" de timp sunt activiti, oameni, ntreruperi i diverse alte evenimente care au ca rezultat "furtul" timpului nostru. Avnd n vedere faptul c timpul este preios, oricine v "rpete" din timp este un ho. "Hoii" de timp tipici sunt:

Telefonul care v sun non-stop ntlnirile care sunt prea lungi i neorganizate Prioritile care nu sunt clare, sau pe care nu le avei stabilite Musafirii neateptai care v distrag atenia de la munc Obligaiile care nu sunt delegate Gestionarea crizelor Nu tii s spunei nu Softwarele - navigarea pe TV/internet

"Hoii" de timp din cauza telefonului: Prea mult vorb i prea multe poveti. Conversaii nestructurate. Vorbii prea mult timp la telefon Rspundei la toate apelurile - nu avei prioriti. Nu reuii s terminai conversaia cnd credei c ar fi timpul. Reacionai imediat dup ntreruperea conversaiei ntrerupnd ceea ce fceai mai devreme.

"Hoii" cauzai de ntlniri:


Nu respectai ordinea de zi sau ea nici nu exist Pierdei prea mult timp pe lucrurile care nu sunt importante ntlniri prost-organizate Prea multe ntlniri

Adresarea ntrebrii dac este ntr-adevr necesar prezena dvs. la o asemenea ntlnire Nu se cunoate ora ntlnirii i locul de desfurare al acesteia Nu se tie durata ntlnirii Nu exist niciun proces verbal al ntlnirii

"Hoii" n ceea ce privete prioritile


Nu avei un program elaborat Totul este urgent ntotdeauna reacionai la urgenele altor persoane Prioritile sunt organizate n funcie de lucrurile care v distrag atenia la locul munc apelul telefonic, e-mail, scrisoarea Nu distingei ceea ce este urgent, important, esenial, informativ Nu avei timp s gndii calm

"Hoii" n ceea ce privete comunicarea


Comunicai excesiv sau insuficient Delegai telepatic Amnai luarea deciziei sau rezolvarea problemelor Probleme de exprimare i limb Ceea ce este urgent pentru dumneavoastr, pentru o alt persoan poate fi doar o informaie Urgene necunoscute Ua mereu deschis

"Hoii" n ceea ce privete delegarea


ncrederea c vei rezolva sarcinile ntr-un timp scurt Nencrederea n delegarea unor sarcini altor persoane Dorina de a cunoate toate detaliile Preferina de a munci n loc de a gndi V impunei doar prin ridicarea vocii

"Hoii" de criz

Nu exist termene limit sau situaii imposibil de realizat Realizai prea mult sau prea puin din ceea ce trebuie fcut Suntei ntrerupi des Nu cunoatei ntreaga imagine Nu avei prioriti Avei prea multe sarcini de realizat n acelai timp Reacionai exagerat Facei o dram din criz

"Hoii" n luarea deciziilor

Dependena de date Lipsa cunoaterii tehnicii de luare a deciziilor Teama de a grei Amnarea deciziilor dificile Dorina de a fi ntotdeauna "amabil" Dorina sentimentului de importan i de a fi ntodeauna la curent Teama de a nu jigni pe cineva.

"Hoii" Software

Verificarea permanent a ultimelor mail-uri Alegei de fiecare dat un alt font sau o alt dimensiune a literelor Eterna dorin de perfeciune Necunoterea prescurtrilor sau a programului n sine Testarea unor funcii speciale doar din amuzament O bucurie mai mare pentru testarea programului, dect pentru obinerea rezultatelor Dorina de a rspunde urgent la fiecare e-mail

Nu pierdei timpul n soluionarea situaiilor de criz, prevenii apariia i repetarea acestora, i, astfel, vei economisi mult timp. Uneori trebuie s spunei NU

"Oamenii v exploateaz doar cu permisiunea dvs." Ann Landers Obinei cel mai mult din primele dou ore ale zilei:

Nu luai micul dejun la locul de munc. Nu programai ntlniri n acest timp. ncepei cu cele mai importante activiti de la sfrit. ncepei cu lucrurile pe care nu vrei s le facei.

Ritmuri biologice Pentru fiecare dintre noi exist o parte a zilei cnd suntem mai eficieni. Cel mai bine este s luai n considerare n ce parte a zilei suntei cel mai eficient i realizai n acel moment

sarcinile care necesit o concentrare mare. Lucrai, n conformitate cu ritmul corpului dvs. nu mpotriva lui. Dac suntei o "pasre de noapte" mutai acest timp pentru 3-4 ore.

Sarcini cognitive - mentale - lectur, calculare, rezolvarea problemelor - dimineaa ntre 8-12h. Sarcini pentru o memorie pe termen scurt - de exemplu, ultima repetare nainte de examen - dimineaa devreme ntre 6-10h. Sarcini pentru o memorie pe termen lung - memorarea discursului i mai multe informaii - dup-amiaz ntre 13-16h. Sarcinile manuale - cele n care se utilizeaz minile, de exemplu scrierea la tastatur sau lucrrile de tmplrie dup-amiaza sau seara devreme ntre 14-18h. Activitatea fizic - de exemplu, exerciii fizice - dup-amiaz trziu i seara, cnd coordonarea muscular este n apogeu - ntre 16-21h. Exerciiile par mai uoare dac le facei seara i exersarea lor cu 5 ore nainte de somn contribuie la un somn mai bun.

Regulile de aur n utilizarea timpului


Introducei responsabiliti fixe zilnice. Stabilii termene limit pentru toate lucrrile dvs. nvi s spunei NU, selectai obligaiile dvs. Uitai tot ce nu este important. Nu amnai lucrurile importante care sunt neplcute. Planificai apelurile dvs. telefonice i comunicarea electronic. Specificai o dat fix cu echipa dvs. pentru consultrile privind chestiuni de rutin. Fixai timpul cnd nu dorii s v deranjeze nimeni, organizai edine cu propria persoan. Facei lucruri care necesit angajamentul dvs. mental maxim n timpul zilei, cnd v simii cel mai bine. Odihnii-v n perioada cnd nu putei funciona n mod eficient. Nu facei mai multe lucruri deodat. Cnd ncepei ceva, dac este posibil, i terminai. Colectai ideile dvs. ntr-un singur loc. Analizai ntreruperile de timp. Verificai regulat modul n care folosii timpul dvs., cum putei fi mai eficieni, care sunt prioritile. Discutai cu alii despre modul n care i folosesc timpul - acceptai ideile bune sau sfaturile.

Am neles ce sunt consumatorii timpului? Lucrurile pe care le facem incontient sau datorit obiceiurilor, din care rezult:

Pierderea timpului Sarcini nefinalizate la timp

Creterea stresului Crearea conflictelor cu colegii

Avantajele eliminrii consumatorilor de timp:


Productivitate mai mare mbuntirea eficienei n munc Concentrare mai bun Auto-disciplin mai mare Reducerea stresului O mai bun cooperare cu colegii

Ce nseamn perfeciune n munc?


Dorina ca FIECARE activitate s fie fcut NTODEAUNA perfect Bazat pe ateptri nerealiste de la propria persoan, dar i din partea altora

Aceasta poate duce la:


ntrzierea n executare ntreruperea complet a realizrii sarcinii Crearea conflictului

Depirea perfeciunii n munc:


Privii ce este imaginea de ansamblu Luai n considerare importana fiecrei sarcini Mulumii-v cu un procent mai mic de ndeplinire a sarcinii Stabilii un termen mai scurt de timp Discutai cu colegii Mergei mai departe Nu este nevoie de a face totul perfect

Amnarea executrii sarcinii - lucrurile pe care le facem n mod contient sau incontient, suntem ntr-o situaie de lips de timp pentru finalizarea sarcinilor. Modaliti de a depi ntrzierea executrii sarcinilor:

Efectuai sarcina - imediat mprii sarcina n mai multe sarcini mai mici, Colectai informaiile Socializai mai puin Cerei ajutor Toat lumea face greeli - este important s nvm din ele.

Supliment 1 Identificarea "hoilor de timp"

De la 0-30 de puncte n fiecare zi, permitei ca "hoii" s v fure din timp. Din moment ce nu v planificai timpul, v este furat cea mai mare parte din capitalul / timpul dvs. 31-40 de puncte ncercai s instalai o "alarm" pentru a v proteja mpotriva "hoilor de timp." Sistemul dvs. de securitate" nc nu funcioneaz suficient sau regulat pentru a reui ntr-adevr. 41-50 de puncte V gestionai timpul destul bine, dar ai observat anumite probleme i puncte slabe ale "sistemului dvs. de securitate" prin care "hoii" v mai rpesc uneori din timp. 51-59 puncte

Capitalul/timpul dvs. cu certitudine nu cade cu uurin n minile "hoilor". Felicitri, suntei un exemplu n gestionarea timpului.

Stabilirea obiectivelor
Unitate: 4 de la 9 "Vrei s-mi ari cum s plec de aici?" - a zis Alice "Asta depinde de unde doreti s mergi." - a spus Motanul "Nu conteaz unde voi merge" - a spus Alice "Atunci nu conteaz nici pe ce drum vei porni - a spus Motanul Alice n ara Minunilor, Lewis Carroll i cea mai bun strategie de planificare a timpului nu va fi de mare ajutor dac n viaa dvs. nu exist obiective clare. n timpul zilei aglomerate cu angajamente, cu greu vei reui s avei o prezentare general a evenimentelor dac nu suntei contieni de ce facei un anumit lucru i ce dorii de fapt s obinei. Este greu, de fapt, s decidei ce vei face astzi dac nu avei nicio idee unde dorii s fii mine. Obiectivele clar definite i situaiile de mare stres v ajut s v alegei prioritile, iar forele dvs. contiente i incontiente sunt ndreptate ctre activitile care v vor conduce ctre obiective.

Planificarea servete ca un fel de garanie c obiectivele vor fi atinse. Cu ct v planificai mai bine, respectiv v mprii timpul, cu att l vei folosi mai bine. O sarcin bine planificat v va asigura un ctig de timp, deoarece ndeplinirea sarcinii va fi mai scurt i mai rapid. Dac adugai la aceasta i o confirmare scris, vei primi automat documentarea lucrrilor realizate (sau nerealizate) i vei vedea ct de mult timp pierdei cu ntlnirile, citirea sau trimiterea email-urilor, pentru a ajuta colegii sau dnd telefoane. Acest lucru v va oferi o imagine clar a zilei dvs. de lucru i v va permite s v direcionai energia ctre zonele importante. Odat ce vei descoperi pe ce cheltuii timpul, exist mai multe strategii pentru economisirea acestuia, care pot fi utilizate imediat. Gestionarea cu succes a timpului i stabilirea prioritilor i obiectivelor sunt eseniale pentru gestionarea succesului personal i organizaional. n mediul de lucru dinamic, nestructurat de astzi, presiunea este tot mai mare, i muli oameni se simt prea ocupai, dezorganizai, sub stres i cu senzaia c-i pierd printre degete controlul asupra propriei viei. Gestionarea timpului, nseamn, de asemenea propria gestionare, deoarece aptitudinea de gestionare a timpului se afl n topul cunotinelor i abilitilor manageriale. n cazul n care un manager nu reuete s se organizeze, se pune ntrebarea cum va putea acesta organiza echipa de oameni pe care o conduce. Astzi, majoritatea oamenilor se confrunt cu responsabiliti n exces, i cu lips de timp. Dar acest lucru nu trebuie s fie ntotdeauna aa. Dei suntem convini pentru moment c nu putem face nimic special, experii avertizeaz c programarea timpului este o chestiune de alegere personal. Ct timp vom avea nainte de toate va depinde n primul rnd de ct de calificai suntem n gestionarea lui. Aceast ntrebare nu este deloc simpl, deoarece situaia n care timpul v gestioneaz, i nu voi pe el, poate afecta serios sntatea i fericirea dumneavoastr. Este de neles c nu putem gestiona ntotdeauna timpul, mai ales atunci cnd ni se nate un copil, cnd lansm proiecte importante, atunci cnd partenerul este bolnav, i distribuia sarcinilor se perturbeaz ... Astfel de situaii trebuie s fie excepii, i nu o regul. Identificai-v obiectivele

Pentru realizarea viselor i scopurilor, trebuie s facei distincie ntre important i neimportant, adic trebuie s clarificai care sunt prioritile i care sunt lucrurile mici, fr importan care nu afecteaz n mod semnificativ fericirea dvs., starea financiar i ali factori potenial importani din via. Pentru a identifica mai uor aceast diferen, mprii-v viaa pe mai multe domenii, cum ar fi familia, cariera, prieteni, banii, plcerea ... i pentru fiecare domeniu definii obiectivele (ce dorii s le realizai). ntocmii un plan Atunci cnd tii obiectivele, aranjai-le n funcie de criteriile de prioritate (de la cel mai important la cel mai puin important), i ntrebai-v ce putei face pentru a atinge aceste obiective (i n ce interval de timp). Aici este foarte important s fii realist, adic s facei diferena ntre dorin i posibilitile reale. Analizai timpul Scriei o sptmn sau dou un jurnal pentru a vedea care sunt cele mai mari probleme, pe ce pierdei cel mai mult timp. n jurnal scriei i ceea ce vi se pare a fi lipsit de importan, cum ar fi scurte pauze pentru cafea. Se poate ntmpla s constatai c avei prea multe pauze scurte i ineficiente, pe care aproape c niciodat nu le simii, dar care, n total consum mult timp. V vei face, de asemenea, o imagine clar cu privire la perioada din zi, cnd nu suntei cel mai eficieni. Aflai ct timp trebuie investit Pentru fiecare domeniu al vieii, adic pentru fiecare obiectiv, evaluai consumul actual de timp. n cazul n care constatai c suntei excesiv de devotat serviciului, controlai-v astfel nct din acest domeniu s luai o parte din timpul dvs. zilnic i s-l "druii" amuzamentului sau unui alt domeniu /scop important. ntocmii un program zilnic detaliat Pentru fiecare zi ntocmii o list real cu tot ceea ce dorii s realizai - lista trebuie s fie real, nici prea lejer nici prea ncrcat. Programul zilnic nu trebuie s fie doar o list de obligaii, ci n el ar trebui s fie i un timp rezonabil pentru mese, socializarea cu copii, prieteni, vacane ... Invaai s spunei "NU" Dedicarea excesiv i munca, nu-i este nimnui de folos i pentru fiecare, dup un timp, devine o povar. E n regul s spunei NU, dar trebuie s cunoatei i modul n care s l spunei, astfel nct s nu descurajai pe cei crora le este adresat cuvntul NU, pentru a nu le veni ideea s v conving s cedai. Folosii timpul n mod nelept

Sunt multe situaii n care putei "omor dou mute dintr-o lovitur": citii n tramvai sau autobuz, ascultai nregistrrile educaionale sau emisiunile radio preferate n timp ce pii, deci folosii fiecare moment care nu este suficient exploatat. Rspltii-v Dup o zi grea, dar mai ales dac ai stpnit cu succes programul zilnic, recompensai-v. Dac nu ai reuit, nu v reproai, ci analizai situaia cu calm. Acceptai faptul c n aceea zi sa ntplat ceva neprevzut, ce nu ai putut influena. Dac gsii greeli n evaluare, ziua urmtoare fii mai nelept i ntocmii un program mai realist.

Stabilirea obiectivelor

Obiectivul i stabilirea obiectivelor este unul dintre elementele de baz ale procesului de gestionare a succesului muncii i a rezultatelor muncii. Obiectivul conine, de obicei, parametrii cum ar fi fluxul, calitatea i perioada de realizare i momentele-cheie n cursul de execuie. Ce se realizeaz prin definirea obiectivelor? Toi cei din organizaia dvs. tiu ce ateapt i de la cine. Aceasta ntrete sentimentul de responsabilitate i de securitate. Un obiectiv bine definit este un criteriu de ncredere pentru evaluarea rezultatelor n afaceri, calitatea i succesul n munc. Atenia se direcioneaz asupra rezultatului aciunii, i nu pe abordarea problemei. n acest fel, noi sau subordonaii suntem stimulai n cutarea unor soluii mai bune. Acest obiectiv ambiios va stimula extinderea propriilor capaciti pentru ca obiectivul s fie

atins. La stabilirea obiectivelor putem aplica, regula "cu ct este mai scurt, cu att este mai lung." Acest lucru nseamn c, dac dorii s ndeplinii uor i rapid obiectivele, pentru a ndeplini i cele mai grele i cele mai lungi sarcini i pentru a putea s fie urmrite cu uurin, este necesar ca obiectivele s se mpart n uniti mai mici, deoarece n acest mod este mai uor s fie executate i controlate. Stabilirea obiectivelor este o definire clar a celor existente dar i ascunse a:

Nevoilor Intereselor Dorinei i ambiiilor

Sarcina principal este orientarea activitilor noastre n direcia obiectivelor selectate i ndeplinirea lor. Fr o definire clar a obiectivelor nu exist succes. Succesele ntmpltoare sunt frumoase, dar rare. Tipuri de obiective - pe categorii:

"Ce"-Profesional. Influeneaz cariera, finanele i securitatea. "Cum" - Indicator ctre realizarea a "Ce" obiective. "De ce" - Obiectivele care sunt de obicei o parte a vieii non-profesionale. Influeneaz tot restul vieii. "TREBUIE" - Dese n viaa profesional. O motivaie mai mare n cazul n care le stabilim singuri, sau cel puin participm la ele. "VREAU" - Mai dese n viaa personal.

n primul rnd, este important definirea obiectivelor pe termen scurt, mediu i lung. Din punct de vedere al aspectului comercial, obiectivele pe termen scurt dureaz pn la un an, cele medii de la un an la cinci ani, iar cele pe termen lung peste cinci ani. Definii punctele-cheie n procesul de realizare a obiectivului i ncercai s anticipai eventualele probleme. Coordonai standardele i criteriile de msurare. Conform acesteia, segmentai obiectivul pn la activitile zilnice. Expunei planul de aciune cu responsabilitile i limitrile de timp. Documentai ntregul proces. Tipuri de obiective - de timp:

Pe termen lung (3 - 5 ani i mai mult) Pe termen mediu (1-3 ani) Pe termen scurt ( ase luni, trimestrial, lunar, sptmnal, zilnic)

Zona de stabilire a obiectivelor Familie / Munc hobby

relaie Familie Prieteni Bani Dezvoltare personal Plcere Munc fr despgubire

Obiectivele S.M.A.R.T Managerul este persoana care realizeaz obiectivele cu ajutorul oamenilor pe care-i organizeaz n ndeplinirea sarcinilor. Managerul trebuie s tie s stabileasc obiective SMART. Obiectivele SMART sunt: specifice, msurabile, executabile, realiste i limitate n timp. Definiia obiectivului SMART Stabilirea obiectivelor este o competen-cheie pentru realizarea cu succes a carierei personale i profesionale. Tehnica SMART de stabilire a obiectivelor este instrumentul cel mai important i general, acceptat pentru stabilirea obiectivelor specifice, msurabile, realizabile, realiste i a celor definite n timp. n acest moment nu exist nicio alternativ sau nlocuitor pentru SMART. Pentru folosirea cu succes a instrumentelor SMART nu sunt necesare niciun fel de cunotine prealabile i / sau cunotine de specialitate. Pentru a defini mai bine obiectivul, trebuie s cunoatei mai bine caracteristicile generale ale obiectivelor. Unul dintre criteriile frecvent utilizate este faptul c obiectivul ar trebui s fie SMART, ceea ce nseamn: S - specific (Specified) - nseamn c ar trebui s fie concret, clar i bine definit. M - msurabil (Measurable) -obiectivul trebuie s n aa fel nct nct s se poat determina toi parametrii si i s se poat fie comparai cu ceva. A - ambiios (Ambitious), dar realizabil (Acheivable) - este util ca obiectivul s fie ambiios, dar n niciun fel nu trebuie s se exagereze. R - realistic (Realistic) - desigur, cum ar fi acel obiectiv dac nu ar fi deloc realizabil? T - limitat n timp (Time bound) - lucrul cheie pentru fiecare proces de afaceri este limitarea n timp. Fr acest element afacerea i executarea operaiunilor vor disprea. Sau:

S - Specific (specific) - Obiectivul este definit n detaliu.


M - Measurable (msurabil) - Succesul este posibil a se "msura". A - Attainable (realizabil, posibil) - n conformitate cu capacitile celui care planific sl realizeze. R - Result orientated (orientai ctre rezultat) - care poate fi realizat. T - Timely (limitat n timp) - timpul definit pentru atingerea aobiectivului.

Exemplu setrii obiectivului SMART: Obiectivul SMART verb - vreau s fac, economisesc, cumpr, devin ... ce - cumpr, merg ntr-o excursie, zugrvesc ...

limita de timp -pn la sfritul lunii, sptmnii, timp de un an pentru cine - pentru ca - n vnzri, s reducem costurile, s realizm venituri ... impactul asupra afacerii / obiectivul - o main nou, o cretere de 20% a vnzrilor, economii, volumul de producie .... Avem nevoie s adunm 3 oferte de la hoteluri cu sli pentru seminarii, pentru efectuarea treningului pentru 30 de persoane n termen de trei zile pentru clientul XY, pentru a obine afacerea. Distribuii pe obiecte / obiective: Discuia cu clientul despre detalii. Apelarea celor 3 hoteluri i trimiteterea unei cereri de ofert. Prelucrarea ofertelor primite de la hoteluri. Stabilirea ofertei pentru client. Trimiterea cererii clientului.

1. 2. 3. 4. 5.

Avantajele stabilirii obiectivelor


Progresul este vizibil i msurabil. O structur mai clar i cauzele de aciune. Criterii mai clare pentru luarea deciziilor. Creterea siguranei de sine, o motivaie mai mare. O dezvoltare personal i profesional de succes. Reducerea stresului.

Definiia i scopul planificrii


Planificarea este procesul de pregtire pentru realizarea obiectivelor. Scopul planificrii este utilizarea timpului ct mai economic posibil. Planificarea nu implic planificarea pn la ultimul detaliu.

Tipuri de planificare Urmrete obiectivele stabilite:


Pe termen lung (3-5 ani) Pe termen mediu (1-3 ani) Pe termen scurt (zilnic, sptmnal, lunar, trimestrial, de ase luni)

Avantajele planificrii:

Utilizarea eficient a timpului. Concentrarea pe activitile / sarcinile importante. Asigurarea resurselor necesare. Productivitate mai mare. Ateptarea neateptatului.

Economisirea timpului. Reducerea stresului.

Delegarea efectiv
Unitate: 5 de la 9 tii cum s delegai sarcinile n mod eficient i s v eliberai de activitile pe care le pot face i alii? tii ce nseamn delegarea? Delegarea este procesul transmiterii sarcinilor ctre alte persoane, pstrnd responsabilitatea final pentru ndeplinirea sarcinii. Motivele pentru a nu delega sarcini:

Lipsa de ncredere Teama de incompeten Lipsa de nelegere a principiilor de baz ale delegrii

Principiile de delegare: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Alegei oamenii potrivii. Explicai clar responsabilitile i ateptrile. Asigurai informaii, sfaturi i sprijin. Urmai progresul realizrii. Nu luai napoi lucrarea. Facei complimente, dar i critici constructive.

Avantajele delegrii sunt urmtoarele:


Eliberarea timpului pentru sarcini mai importante / complexe. Testarea capacitilor altor persoane. Crearea oportunitii unor persoane de a ctiga: o experiene noi o cunotine noi

o o

competene noi motive puternice de a lucra

Avantajele stabilirii prioritilor i delegrii:


Concentrarea asupra sarcinilor importante. Ordinea stabilit a sarcinilor. O concentrare mai mare - o sarcin dup alta. O atingere mai uoar a obiectivelor. Sarcinile de o importan mai mic - eliminate sau delegate.

Delegarea - lista controalelor


Identificai sarcina care trebuie delegat. Ce anume trebuie fcut? Este nevoie de fonduri suplimentare pentru a finaliza sarcina? Care sunt fondurile necesare pentru a asigura realizarea ei (telefon mobil, main, acces la calculator, etc.)? Alegei cu grij persoana care poate ndeplini sarcina. Cine este cea mai convenabil i mai motivat persoan; cine vrea s nvee cel mai mult? Persoana respectiv are competenele necesare pentru a ndeplini sarcina? De ce tocmai persoana aleas trebuie s efectueze acea sarcin? (Ce se va ntmpla n cazul n care sarcina nu se va termina?).

Ce metod ar trebui folosit? Cum se va termina sarcina, ce metodologie va fi aplicat? Care sunt oamenii care trebuie s fie informai? Facei-v timp pentru a explica sarcina persoanei selectate. Explicai natura sarcinii i ce rezultat ateptai. Definii limitele, stimulai punerea unor ntrebri i oferii informaii corespunztoare. Stabilii o dat limit i verificai dac efectuarea sarcinii este posibil n aceea perioad de timp. Verificai dac exist vreun conflict de interese - dac persoana respectiv are deja sarcini cu prioritate ridicat. Cdei de acord cu privire la modul n care va fi urmrit executarea sarcinii. Acordai asisten n efectuarea sarcinii, dar i autonomie.

Revizuii rezultatul mpreun i verificai dac acesta este n conformitate cu ateptrile. Ludai persoana pentru sarcina finalizat, dar oferii i critici constructive. Niciodat nu preluai laude de la alii pentru rezultatele sarcinii pe care ai delegat-o. Muli oameni, care sunt pe poziiile de pe care ar trebui i de pe care ar putea delega, folosesc diferite motive pentru a nu delega. Motivele lor sunt de obicei nefondate. Vei obine mai multe prin delegare dac nu suntei de acord cu urmtoarele afirmaii:

Pot face aceasta mult mai bine singur. Nu tiu dac pot avea ncredere. El nu este calificat s fac acest lucru. Nu am timp suficient pentru a arta cuiva cum s o fac. Nu am cui s-i dau delegare. Are deja destule angajamente. Nu vreau s renune la sarcin pentru c eu vreau s o fac. Eu sunt singura persoana care tie cum s o fac. El a fcut o mare ncurctur data trecut i deci nu mai vreau s-i deleg nimic.

S presupunem c majoritatea oamenilor doresc s accepte responsabilitatea (dorii i dvs?). Presupunei c ei sunt dornici s nvee. Recunoatei faptul c investiiile pe termen scurt n formare, dau rezultate pe termen lung. Privii n jur. Chiar dac nu suntei ef, exist persoane care o s v ajute dac i abordai n mod corect.

Ce s delegai

Nu delegai ceva ce poate fi omis. Dac nu dorii s facei o anumit activitate, probabil, acea activitate nu ar trebui s fie delegat altcuiva. Excludei-o. Delegai activitile de rutin: o colectarea datelor pentru rapoarte pregtirea planurilor de principii o fotocopierea, imprimarea i sortarea documentelor o introducerea datelor Delegai lucrurile care nu fac parte din responsabilitile dvs. de baz. Pentru mici ntreprinztori acestea includ contabilitatea, crearea unei pagini de internet, design-ul grafic, livrarea, ntreinerea hardware, software, pregtirea cltoriilor de afaceri, brevete, obligaiile legale, salarizarea i altele.

Unele lucruri nu pot fi delegate: controlul punerii n aplicare a tehnologiei, disciplina i concedierea. Creai un plan de delegare. Nu dai sarcini ntmpltor. Petrecei un timp scurt de pregtire pentru a obine pe termen lung o cretere a productivitii. Alii pot realiza o activitate mai bine dect dvs. sau putei gsi noi modaliti de executare a sarcinii. Delegai, dar nu abandonai rspunderea. Altcineva poate rezolva sarcinile, dvs. dar suntei n continuare responsabil pentru finalizarea acesteia i pentru gestionarea procesului de delegare.

Instruciuni pentru delegare


Asigurai-v c obiectivele standard sunt clare. Ce ar trebui fcut, cnd trebuie fcut i pn la ce grad al calitii i al detaliilor?

Delegai obiectivele, nu procedurile. Oferii o prezentare a rezultatelor, nu metodologia. Cerei oamenilor s prezinte un raport privind progresele nregistrate n execuie. Stabilii termenii de mijloc pentru a vedea cum merg lucrurile. Delegai oamenilor potrivii. Nu dai ntotdeauna sarcini doar celor mai puternici, mai experimentai i primelor persoane disponibile. Rspndii n jur delegarea i oferii oamenilor o experien nou, ca o parte a formrii lor. Asigurai un feedback de la angajai pentru a fi siguri c au sentimentul c sunt tratai n mod corespunztor. Un simplu "Cum merge noul proiect?" poate fi destul. Asigurai-v c mpreun cu responsabilitatea delegai i autoritatea. Nu permitei ca oamenii s vin napoi pentru aprobri nesemnificative. Avei ncredere c oamenii lucreaz bine, nu-i privii peste umr i nu-i verificai permanent. Fii dispui s acceptai greelile pe termen scurt pentru rezultate pe termen lung. Cnd ai terminat de dat instruciuni, n cele din urm ntrebai: "De ce altceva mai avei nevoie n continuare pentru a ncepe?". El/ea v va rspunde. La sfritul proiectului, oferii feedback. Recompensai rezultatele, i oferii-le n continuare alte obligaii.

Managementul edinelor
Unitate: 6 de la 9 edina este o adunare organizat de oameni care, prin prezena lor, contribuie la luarea deciziilor, rezolvarea problemelor i definirea unui plan de aciune pentru anumite teme stabilite.

Tipuri de edine

edine de informare edine decizionale

edine de analiz (analiza activitii desfurate ntr-o anumit perioad)

Agenda edinelor

Ziua, ora, locul edinei Timpul i subiectele care urmeaz s fie discutate (obiectivul) Numele celor prezeni, funciile lor care sunt date pe lng temele pentru care au fost chemai AOB (Any Other Business)

edinele sunt dominante n modul de a conduce astzi afacerile. n SUA, n fiecare zi au loc 17 milioane de edine. Dei muli dintre noi se plng din pricina edinelor, ne putem atepta s ne petrecem carierele cufundai n ele. Majoritatea profesionitilor particip la un total de 61.8 edine pe lun, iar sondajele art c peste 50% dintre aceste edine sunt o pierdere de timp. Presupunnd c fiecare dintre aceste edine dureaz cam 1 or, profesionitii pierd 31 ore pe lun n edine neproductive sau aproximativ patru zile lucrtoare. Avnd n vedere aceste statistici nu e de mirare c edinele au o reputaie foarte proast.

Cum ne afecteaz edinele neproductive?


Cei mai muli profesioniti care se adun n mod regulat i permit s viseze cu ochii deschii (91%), s uite de edinele programate (91%) sau s uite pri ale unor edine (95%). Un procent mare (73%) spun c au alte probleme de rezolvat n timpul ntrunirii, iar 39% dintre ei au spus c au aipit n timpul edinelor. Am putea fi tentai s nu credem aceste statistici ... dar ai luat serios n considerare faptul c aceast ineficien a edinelor v afecteaz pe dvs. i organizaia dvs.? Unele consecine directe ale edinelor ineficiente:

edinele sunt mai lungi, mai puin eficiente i produc rezultate mai puine. Ar trebui s existe mai multe edine pentru atingerea obiectivelor. Cu ct durata edinelor ineficiente este mai lung, angajailor le va rmne mult mai puin timp pentru a-i finaliza sarcinile, deoarece edinele ineficiente creeaz tensiuni la toate nivelurile. Datele obinute n cadrul edinelor ineficiente de obicei nu sunt credibile. edinele ineficiente cost organizaiile n SUA n fiecare an, miliarde de dolari pentru c se desfoar n timpul orelor de lucru.

Cum a devenit situaia att de grav?

Dei astzi exist acordul comun printre experi pentru ca edinele s fie ct mai productive, foarte puini dintre ei doresc s preia obligaia pentru a le mbunti. Exist multe motive pentru neacceptarea acestei obligaii:

Cele mai multe persoane fizice nu au experimentat niciodat sau nu au fost martorii unor reuniuni cu adevrat eficiente, i de aceea ei nu recunosc importana lor. Pentru muli, este mai confortabil continuarea cu practica de pn acum n ceea ce privete desfurarea edinelor. Multe echipe nu tiu dac edinele sunt eficiente i nu tiu cum ar trebui s fie mbuntite. Muli angajai ntmpin dificulti n timpul zilei i nu au timp suficient pentru a finaliza sarcinile de baz. Cine mai are timp i energie s se implice n mbuntirea edinelor? Managerii par s nu reueasc s ia n considerare impactul negativ al edinelor asupra succesului organizaiei.

Ce se poate face pentru mbuntirea edinelor?

Primul pas n mbuntirea edinelor este de a ncepe cu elementele de baz, ceea ce nseamn a antrena pe fiecare din organizaie pentru edine mai eficiente. Aa cum edinele sunt o parte integrant a afacerii, toi membrii organizaiei ar trebui s neleag elementele de baz ale reuniunilor efective i modul de realizarea a obiectivelor lor (de fiecare dat cnd se ntlnesc pentru vreun acord). Acordnd angajailor accesul la informaii cu privire la edine, sunt ajutai s neleag efectul edinelor neproductive n mediul lor de lucru i aceasta le d energie pentru a mbunti edinele. Intel Corporation din SUA este un exemplu de organizaie care privete foarte serios edinele. Plimbndu-v prin slile de conferine n cadrul fabricii Intel sau prin birouri, oriunde n lume, vei vedea pe pereii slilor un poster cu o serie de ntrebri simple despre edinele care au avut loc acolo: "tii scopul acestei edine?" "Avei un program?" "tii care este rolul dvs. n cadrul edinei?"

De la fiecare angajat nou, de la majoritatea muncitorilor n producie pn la cel mai nalt rang al executanilor, n fabric se cere finalizarea cursului de edine eficiente. De ani de zile, seminarul a fost condus de CEO Andy Grove, care a crezut c edinele eficiente sunt o parte important a culturii Intel, i a timpului su de a instrui toi angajaii.

"n programul nostru educaional vorbim mult despre disciplina edinelor", a declarat Michael Fors, managerul corporativ de nvmnt de la Intel University. "Nu e nimic complicat. Trebuie doar ca lucrurile de baz s funcioneze bine: a avea un program zilnic structurat, a avea obiective clare, a menine direcia, care este stabilit nainte de edin. Aceste lucruri fac o mare diferen ca edinele s fie mult mai eficiente."

Atunci cnd toi din organizaie realizeaz importana mbuntirii reuniunilor i au nvat tehnicile potrivite, trebuie s creeze stimulente care s motiveze angajaii s utilizeze ceea ce au nvat. Sprijinul managerului sau a efului grupului vor ajuta, de asemenea, n aplicarea i acceptarea metodelor noi la reuniuni. Atunci cnd grupul ca un ntreg se angajeaz s mbuneasc situaia, este creat o norm de conduit. Dac noul comportament crete consistent de-a lungul timpului, indivizii vor ncerca s-l prelungeasc i s realizeze anumite norme.

Aplicarea tehnologiei care face ntlnirile mai uoare Accentul pus pe munca n echip n mediul de lucru de astzi a creat micarea spre aplicarea tehnologiei interactive n spaiul pentru ntlniri. Aceast tehnologie include calculatoare, proiectoare LCD i tabele interactive. Aplicarea acestor tehnologii permite participanilor s acceseze informaiile pe calculatoare, schimbul de date i n mod automat s salveze informaiile create la nzlnirile lor - toate cu scopul de a consolida cooperarea n grup. Ca i n alte domenii de afaceri, tehnologia face edinele mai uoare i mai eficiente. Astzi, n multe organizaii se utilizeaz pota electronic ca o metod rapid i simpl pentru schimbul intern de informaii, fr a fi nevoie de edine. Testele au artat c 82% dintre manageri partajeaz informaiile de la edine cu asociaii, 77% dintre ei o fac cu ajutorul mail-ului. Totui, chiar i cu ajutorul comunicrii prin mail, 45% dintre manageri se simt copleii de numrul mare de reuniuni la care particip. Acest lucru arat c tehnologia rezolv anumite probleme legate de gestionarea edinelor, dar nu n totalitate. Multe organizaii au adoptat video-conferina pentru comunicarea la distan. Avnd n vedere nevoia de comunicare rapid n mediul de lucru de astzi, nevoia de comunicare la distan i creterea numrului de edine la care trebuie s participm, majoritatea organizaiilor vor aplica, probabil, video-conferina ca o edin obinuit, care se va practica n viitor. Cum timpul este o resurs de nepreuit pentru individ i organizaie, managementul timpului trebuie privit ca pe o prioritate n deciziile de afaceri. Unele fapte despre edine i despre timp: 1. Cu ct un manager se afl la un nivel superior n cadrul organizrii, cu att va petrece mai mult timp n cadrul edinelor. 2. Managerii petrec din ce n ce mai mult timp n cadrul edinelor. 3. Pregtirea edinelor implic de obicei mai mult timp dect edina n sine. Aici ar trebui s se calculeze ora sosii la edin i timpul necesar pentru re-angajarea n afaceri dup terminarea acesteia (de multe ori dup terminarea edinei, angajaii nu mai dau randament, deci practic programul de lucru se ncheie). 4. Rareori exist cineva care s aprecieze timpul i s-l utilizeze n mod raional. Un numr extrem de mic de oameni gestioneaz cu pricepere timpul. 5. edinele sunt cei mai mari "hoi ai timpului". 6. edinele sunt, n opinia majoritii oamenilor, prea lungi. 7. edinele sunt de multe ori fr rost (multe lucruri pot fi rezolvate prin telefon, fax, email sau pot).

A avea grij de timp prin prisma edinelor nseamn a cuta eficien i productivitate n toate etapele edinei: n pregtirea, n cursul i dup finalizarea edinei. Pentru persoana care vrea s fie expert n edine eficiente, cunotinele, aptitudinile i comportamentele din domeniul de gestionare a timpului sunt inevitabile.

Sfaturi pentru organizarea timpului i a afacerii


Unitate: 7 de la 9

Vreau s-mi controlez munca, i nu munca s m controleze pe mine. Dimineaa v trezii i v pregtii de lucru, i n timp ce v aflai n baie, v gndii ce vei mbrca, ce vei mnca la micul dejun, ce vei lucra la birou, unde vei lua prnzul, ce ntlniri avei planificate, dac n timpul pauzei v vei ntlni cu prietenii sau v vei ntlni la o butur dup programul de lucru, la ce or v vei duce la fitness i dac vei ajunge s vedei serialul preferat.

La birou, rspundei la mail-uri, telefoane, completai formulare, rspundei efului, citii notele ... i pn s observai c nc o zi s-a ncheiat, toate cerinele sunt ndeplinite ... Cu toate acestea, multitasking-ul (rezolvarea mai multor lucruri n acelai timp), dei productiv, are i partea sa negativ. Conform cercetrilor, multitasking-ul fur de fapt timp. Complexitatea sarcinilor creaz confuzie. Persoanelor le trebuie mai mult timp pentru a-i aminti ceea ce au fcut pn atunci i s revin la activitate, dup ce au ntrerupt-o. Cnd au mai puine angajamente, sarcinile individuale se efectueaz mai rapid. Deoarece nici multitasking-ul nu este eficient n toate situaiile, avei n continuare cteva sfaturi care v vor ajuta s v gestionai munca i timpul n viaa privat i cea profesional. Citii urmtoarele sfaturi, sperm c unele dintre ele v vor ajuta s gestionai mai eficient propriul timp i cel de la servici. Principiile de organizare a muncii:

Organizai-v n aa fel nct organizaia afacerii s susin obiectivele dvs. Dezvoltai propriul stil de lucru. Pe baza stilului de lucru - elaborai structura.

Gsii un loc pentru tot. inei totul la locul lor.

Respectai ritmurile energetice Mai nti rspundei la ntrebarea: Cnd suntei cei mai activi mental i cnd suntei fizic "n plin for?" Regula de planificare zilnic 60% - 20% - 20%

60% din timp planificai-l pentru activitile dorite (n jurul orei 5h) 20% din timp alocai-l pentru activiti neateptate (aproximativ 1,5 h) 20% din timp rezervai-l pentru activiti ad-hoc (1,5 h)

Informarea - comunicarea Comunicarea este (cel puin) un schimb de informaii. Managerii de top aproximativ 80% din timpul lor l petrec cu corespondena, apelurile telefonice, la ntlniri ... Cum s se separe necesarul de inutil? Citirea efectiv:

nainte de a ncepe s citii, specificai ce dorii s citii i de ce dorii s citii, fii selectiv. n timp ce citii, ncercai s v mbunti tehnica de lecturare i cretei viteza de citire. Notai pasajele relevante cu comentarii pe pri sau evideniai-le cu un marker.

Convorbiri telefonice efective:


Grupai apelurile dvs. i primirea apelurilor (60% -20% - 20%). Primii doar apelurile pe care le ateptai. n fiecare zi tergei mesajele pe care le primii. Programai numerele pe care le sunai frecvent. Pstrai mesajele care conin informaii complete i clare.

Utilizarea eficient a potei electronice i a calculatoarelor:


Rezervai-v timp nainte i dup-amiaz pentru scrierea i citirea mail-urilor (60% -20% - 20%). Adugai n 60% - 20% - 20% activitile date prin mail. Oprii sunetul pentru primirea mail-urilor. Clasificai e-mail-urile primite dup numele expeditorului i subiect. Trimitei i primii doar documente simple. Nu trimitei informaii confideniale prin e-mail. tergei cu regularitate mail-urile (60% - 20% - 20%). Asigurai-v c avei calculatorul aezat corect - dup principiile ergometriei. Bifai File-urile calculatorului.

Arhivai File-urile vechi. tergei fiierele care nu sunt necesare. Creai suport pentru File-urile care sunt importante. nvai mai multe comenzi rapide. Facei pauze regulate.

Musafiri neateptai:

80% din informaii sunt transmise n primele 20% din conversaie. Informai musafirul despre urmtoarea datorie. Rugai pe cineva s fac aceasta n locul dvs. Rugai persoana s anune vizita data viitoare. n cazul n care vizita are loc n momentul n care lucrai - anulai-o.

Organizai-v munca 1. nelegei importana timpului dvs. - Nu permitei altora s dispun de el i, cu siguran, nu permitei s vi-l iroseasc. Un vechi proverb spune: "Dac nu ai ce s faci, nu face asta la mine! 2. Organizai-v - Stabilii obiectivele, att pe termen scurt ct i pe termen lung, clasificai-le n funcie de prioriti i dezvoltai o strategie de aciune. Prin acest lucru v vei mbunti semnificativ eficiena. 3. Avei stpnirea de sine - nvai unele tehnici de comunicare, cum ar fi de exemplu modul de a asculta eficient. Evitai stresul i tot ce v stric starea de spirit i v consum energie, deoarece acestea, de asemenea, duc la ncetinirea ndeplinirii sarcinilor. 4. Evitai amnrile - Rezolvai lucrurile unul dup altul, aa este mult mai uor dect s le lsai s se acumuleze. Cel mai bine este s rezolvai problema imediat cum apare - mai trziu va fi mai dificil s v amintii toate detaliile legate de aceasta. 5. Evitai activitile care v consum timpul n zadar - Pur i simplu spunei "NU" lucrurilor, oamenilor i evenimentelor. Nu toate au aceeai importan pentru dvs., i trebuie s inei cont de acest lucru. 6. nvai-i pe alii cum s economiseasc timpul dvs. - nvai-i pe alii s v ajute n munca dvs., iar aceasta s fie fcut mai repede i mai bine. S nu v fie ruine s cerei ajutor de la alii. 7. Investii timp pentru ca mai trziu s-l economisii - nvai noi competene (limbi strine, aptitudini n comunicarea prin telefon etc.) sau moduri de utilizare a noilor tehnologii. Mai trziu, v vei ndeplini sarcinile mult mai repede i mai uor. 8. Planificai dinainte - Fii pregtit pentru orice i ntodeauna pregtii-v un plan B. Fii pregtit pentru ce e mai ru, dar ateptai-v la ce e mai bun. 9. Utilizai tehnologia - Nu uitai c ntlnirile sunt doar pentru rezolvarea problemelor, toate informaiile colegilor dvs. pot fi transmise prin e-mail, fax sau telefon. 10. BlackBerry i telefoanele mobile - Multe activiti se pot realiza i dac nu suntei la birou. S-ar putea s avei impresia c o accesibilitate 24 din 24 v rpete acum

i din timpul privat, dar dispozitivele portabile pot fi utilizate chiar i n timpul orelor de lucru, iar i n modul acesta nu trebuie s fii non-stop la birou. Dac apare vreo situaie de urgen, vei fi capabili s o rezolvai chiar i de pe strad.

Principiile de organizare a muncii 1. ncepei ziua cu gnduri pozitive. ncearcai s v gndii la lucruri pozitive nc de la nceputul zilei. Acest lucru v va ajuta s intrai ntr-o stare de spirit pozitiv. 2. Luai un mic dejun uor, fr grab i mergei la serviciu relaxat. Un mic dejun bun v va oferi energia necesar pentru ziua ce urmeaz. 3. ncepei lucrul ct mai repede posibil, n acelai interval de timp al zilei. Oamenii sunt subordonai obiceiurilor. Impunei-v singuri condiia s ncepei munca la un anumit moment al zilei. 4. Verificai-v planul zilnic de lucru. 5. Verificai-v planul (fcut cu o zi nainte), n ceea ce privete sarcinile i obiectivele stabilite. Luai n considerare importana lor, urgena i progresul nregistrat i facei unele modificri, dac este necesar. Aplicai regula de 60% - 20% - 20%. ncercai s reducei la minim socializarea de diminea. ncercai s evitai sau s prevenii ritualurile de diminea, cum ar fi strngerile de mini prelungite, discuiile lungi despre cele mai recente tiri, emisiuni TV, fotbal sau altele. Mutai aceste activiti sociale ntr-o perioad mai puin productiv a zilei cum ar fi pauza de prnz sau dup-amiaza trziu. 6. Ocupai-v de lucrurile cele mai importante i mai complexe din ziua respectiv, atunci cnd energia dvs. este la cel mai ridicat nivel. Cel mai bine este ca lucrurile importante i complexe s fie ncheiate n perioada de vrf a energiei dvs. Facei-v planul zilei astfel nct s se suprapun cu aceast perioad de energie de vrf. 7. Pstrai impactul asupra ntlnirilor dvs. programate. ntlnirile sunt acceptate de multe ori fr s se pun ntrebri. ncepei cu edinele care nu se potrivesc cu planurile dvs. i tranferai-le pentru un alt moment care v convine mai mult(60% - 20% - 20%). De asemenea, verificai dac planificarea ntlnirilor este regulat (zilnic, sptmnal, lunar), n conformitate cu programul dvs. i facei modificrile necesare, dac este nevoie. 8. Evitai activitile care duc la repetarea unor sarcini sau responsabiliti. Verificai dac toate activitile dvs. (ntlniri, vizite, coresponden, faxuri, etc.) sunt ntr-adevr necesare i dac acestea pot duce la o repetare a sarcinilor sau a responsabilitilor. Acest lucru este ntodeauna foarte periculos.

9. Nu acceptai sarcini suplimentare urgente. Sarcinile urgente i neprevzute apar de multe ori n fiecare organizaie sau sector. nainte de a lua msuri, verificai dac entuziasmul dvs. este justificat n sensul prioritilor ABCD i dac prezint sau nu riscul de a abandona propriile obiective. 10. Evitai activitile impulsive, neplanificate. Toi avem, uneori, un impuls de a face ceva neateptat i diferit la locul de munc, s telefonm sau s vorbim pe scurt. De regul, efectul va fi redus din cauza unui comportament impulsiv, deoarece pentru moment, v-a distras de la ordinea de zi. Dac vi se ntmpl s avei brusc o inspiraie, o idee strlucit, atunci ar trebui s o nsemnai ca referin pentru viitor i s continuai s lucrai la sarcina de unde ai rmas. 11. Luai o pauz la un moment dat i pstrai un ritm bun de lucru. ntodeauna este loc pentru o dezbatere cu privire la ct de des i ct timp este nevoie pentru a face o pauz. Munca intens pentru o perioad mai lung de timp nu este rentabil. Concentrarea i eficiena dvs. sunt reduse i ncepei s facei greeli. Pauzele niciodat nu trebuie privite pe ca o pierdere de timp; ele sunt cu adevrat necesare. Acestea ar trebui s fie regulate i scurte. Acest lucru v va rennoi energia pentru sarcina pe care o efectuai. 12. Ocupai-v de sarcini mai mici, similare sub form unei serii de producie. Activitile de rutin i lucrurile mrunte trebuie s fie abordate astfel nct acestea ar trebui s fie grupate n blocuri de lucrri. Zece minute de munc (trimiterea unui fax, apel telefonic, etc.) repetat de ase ori n timpul zilei, v vor consuma mai mult timp dect o dat, ntr-un bloc de munc cu activiti similare de 60 minute. Aplicai 60% -20% - 20%. 13. Utilizai-v bine timpul n exces. Uneori, v va aprea un timp n exces sau un timp de ateptare pentru ceva. Folosii acest timp pentru sarcini de rutin sau de planificare. 14. Planificai munca dvs. ntre prile cele mai aglomerate ale zilei. Gndii-v la timpul din zi cnd v putei atepta la cele mai multe "ntreruperi". Planificai-v activitile ntre aceste pri din zi, astfel nct sarcinile s poat fi efectuate fr hruire i ntr-un mod rezonabil i raional. (60% - 20% - 20%). 15. Finalizai activitatea nceput nainte de a trece la altceva. Gndii-v o clip, ct timp este nevoie pentru a pregti o sarcin important. Dac ntrerupei sarcina la jumtatea realizrii ei, sunt anse mari s repetai aceast parte pregtitoare a lucrrilor. Trebuie evitat trecerea de la o sarcin la alta, i a avea o rezerv de timp pentru o sarcin important. n cazul n care ntreruperea a fost inevitabil, facei o not cu lucrurile pe care trebuie s vi le reamintii cnd vei reveni la acea sarcin. Acest lucru v va economisi o mulime de timp. 16. Verificai planificarea dvs. pentru ntlniri. Exist o tendin general ca la edine i la alte activiti, s se consume mai mult timp dect este necesar, pn n momentul n care mai rmn doar douzeci de minute pn la sfritul reuniunii. Aici, din nou, vedem ilustrarea normelor 20:80, unde (mai mult sau mai puin) 80% din punctele de pe ordinea de zi se dezbat n ultimele 20% din timpul disponibil. 17. ncheiai activitile minore la sfritul zilei. ncercai s finalizai mici activiti, neterminate (citirea e-mail-urilor, rspunsul, sau dictarea scrisorilor i faxurilor, etc), la sfritul fiecrei zile. 18. ntoarcei-v acas cu o stare de spirit pozitiv. Simii-v mulumii dup o zi petrecut bine. Uitai de grijile dvs. Acestea sunt toate scrise (complet cu prioriti) n agenda dvs., i mine este o zi nou!

Sfaturi pentru meninerea nivelului de energie:


Planificai-v ziua, astfel nct s folosii la maxim energia dvs.. Trezii-v la aceeai or. n 15 minute dup trezire, expunei-v la soare, la aer curat - acesta ofer energie corpului iar ceasul metabolic ncepe s bat la 15 minute dup expunerea la soare. Atunci cnd simii c energia scade, facei o pauz, ieii la soare sau din birou la aer proaspt, cincisprezece minute. Facei exerciii fizice n mod regulat. Dac este necesar, facei un "sleeping kitten" - somn relaxare de zece minute. Planificai activitile care au un numr ridicat de detalii 1 or nainte de prnz. Dac planificai o ntlnire n jurul orei 11h, cei mai muli oameni sunt trezii, i activitile lor mentale sunt bune pentru decizii. ntlnirile nainte de prnzcsunt de obicei finalizate la timp. Evitai programarea ntlnirilor imediat dup prnz. Introducerea proteinelor prin alimentaie crete vigilena. Introducerea carbohidrailor contribuie la relaxare. Planificai prnzul i cina n funcie de ceea ce trebuie s facei dup mese, de exemplu, evitai pastele/spagetti dac avei o prezentare programat. Nu srii peste mese - acest lucru duce la stres i nervozitate. Planificai activitile de rutin care se repet imediat dup masa de prnz. nainte de a pleca de la serviciu, planificai-v urmtoarea zi de lucru. Facei exerciii fizice mai trziu, sprea sear, deoarece coordonarea este mult mai bun. De asemenea, contribuie la un somn mai bun i linitit. Introducerea carbohidrailor prin intermediul unei mese opionale (snacks-uri) contribuie la starea de somnolen. Evitai alcoolul i cafeaua, cel puin cu 2-3 ore nainte de culcare.

Mergei la culcare, pe ct posibil, la acelai or, deoarece n acest fel v pstrai mecanismul propriului ceas biologic.

Supliment 1 Organizarea timpului


Citii urmtoarele 20 de propoziii i bifai n csua notat cu "da" sau "nu" dac propoziia descrie situaia la locul dvs. de munc.

n funcie de proproziiile pe care le-ai bifat cu "da" selectai cinci, care au cel mai mare impact asupra succesului dvs. i ncercai s le ordonai dup importan:

Citate i gndurile referitoare la gestionarea timpului


Unitate: 8 de la 9 Timpul este resursa cea mai deficitar i pn cnd nu este administrat bine, nimic altceva nu este administrat. (Peter Drucker) Timpul descoper adevrul. (Seneca) Timpul pierdut nseamn viei pierdute. (R. Shannon)

Exact atunci cnd ncepei s simii c putei utiliza timpul bine, nu v mai rmne timp. (Lisa Alther) Dac nu a nceput tocmai bine, fiecare zi poate fi luat de la nceput. Purtai-v cu timpul dvs. aa cum v purtai i cu banii; cheltuii-i astfel nct s obinei cea mai mare satisfacie. (Brian Tracy)

Clipa prezent este mai bun dect clipa de mai trziu. Este nevoie de timp pentru a construi un castel. (proverb irlandez) Nimic nu este mai preios dect ziua de azi. (Goethe)

Singurul lucru care nu poate fi refolosit este timpul pierdut. Timpul pierdut nu poate fi recuperat. (Chaucer)

O parte din timpul nostru ne este furat, alt parte ne este sustras, iar partea care rmne se pierde imperceptibil. (Seneca)

Va rsri o nou zi indiferent dac tu te-ai trezit sau nu. (John Ciardi)

ntotdeauna avem timp suficient dac l utilizm ntr-un mod corespunztor. Astzi nu va mai fi niciodat. Nu-l irosii pe un nceput prost sau mai bine s nu nceap. Nu suntei nscui pentru eecuri. S circule hrtiile. nlturai toate hrtiile de pe mas pe care nu le folosii. Acest lucru va preveni pierderea sau amestecarea lor. Nicio aciune nu poate completa timpul ca o ntlnire. Nu ncercai prea multe dintr-o dat. Omul care-i poate gestiona timpul, poate gestiona aproape orice. (Bernard Baruch) ntlnirile sunt mai mult dect necesare atunci cnd nu vrei s faci nimic. (John Kenneth Galbright) Avem ntotdeauna destul timp, dac l folosim n mod corespunztor. (Goethe) Timpul este mai valoros dect banii. Putei obine mai muli bani, dar nu putei obine mai mult timp. (Jim Rohn) Cel mai bun moment pentru plantarea copacilor a fost acum 20 de ani. Un alt moment mai bun este acum. (proverb chinezesc) Timpul zboar. Depinde de tine cum e s fii navigator. (Robert Orben) Nu pierdei timpul n valoare de 1$ pentru o decizie n valoare de 0,10 $. Facei astzi ceea ce trebuie fcut. Mine s-ar putea s nu mai vin. (Harry F. Banks) Cu ct s-a scurs mai mult nisip din clepsidra vieii noastre, cu att ar trebui s vedem mai clar prin ea. (Jean Paul)

Muli dintre noi petrecem jumtate din timp dorind lucruri pe care le putem avea, dac nu ne vom petrece jumtate din timp spernd. (Alexander Woollcott) Nu vei gsi niciodat timp liber pentru ceva. Dac vrei timp, trebuie s i faci timp. (Charles Buxton)

Timpul este via. Consumarea timpului dvs. este consumarea vieii dvs. (Merrill Douglass) nva s spui "Nu". Nu lsa gura s-i suprasolicite spatele. Timpul este cel mai bun secret pstrat al celor bogai. Niciodat nu ncepei ziua, dac ea nu a fost finalizat pe hrtie. Amintete-i c timpul nseamn bani. (Benjamin Franklin, 1748; sfat pentru un negustor tnr),

Pstrai masa ct se poate de curat: concentrai-v doar asupra unui singur lucru. Cine lucreaz singur, pierde imaginea. (proverb croat), Timpul nu poate fi cumprat. Este mai bine s faci o munc adevrat, dect orice munc fcut n mod corect. (Peter Drucker) Timpul este un bun disponibil n cantiti strict limitate. Pentru omul nelept fiecare zi nseamn o via nou. "Timpul este ca vntul: bine, atunci pierderea timpului este cel mai mare risipitori dintre toi risipitorii - cel folosit ne conduce la orice int". Fii contient de importan. Recunoate i aloc prioriti. Nu exist moment mai bun dect cel din prezent.

Gestionarea timpului nu nseamn c trebuie s lucrm mai mult, ci doar mai nelept. Realizai c amnarea este un comportament nvat. Cei care folosesc timpul lor n cel mai ru mod posibil, se plng cel mai mult de faptul c nu au suficient. ( Jean De Brijer, scriitor francez ) Dac timpul este cel mai preios dintre toate, atunci pierderea de timp este cel mai mare risipitor dintre toi risipitorii. ( Benjamin Franklin ) Timpul este cel mai important lucru pe care un om l poate irosi. ( Theophrastuts ) Iubeti viaa? Atunci nu risipi ca un nesbuit, cci din timp este fcut viaa. ( Benjamin Franklin ) Nimic nu este venic. Iar timpul nu nseamn nimic dac este ca o piele chagrin, dac nu poate fi consumat. Nici ctigul din aceasta, dac nu conine totul. Cel care iubete viaa, i puin din ea i este totul, dar, din pcate, nimic nu-i va nsemna mai mult chiar dac aceasta nu este - totul " ( "Atlantis", Borislav Peki ) Cel mai mare prieten al adevrului este timpul, cel mai mare inamic al lui este prejudecata, iar nsoitoarea constant a lui este umilina. ( Charles Caleb Colton ) nainte mea nu era timp, dup mine nu va mai fi, cu mine se nate i cu mine se oprete ". ( "Sexcenta monodisticha sapientum", 1655, Daniel Czepko ) Filmul "Jurnalul unei negrese nebune" Timpul vindec inima. Credina vindec restul. ( propoziie din reclam) Nebunii sunt cei mai duntori hoi! V fur starea de spirit i timpul. Avem ntotdeauna destul timp, dac l folosim n mod corespunztor. ( Goethe ) Timpul este Prea lent pentru cei care ateapt, Prea rapid pentru cei care se tem, Prea lung pentru cei triti, Prea scurt pentru cei care se bucur, Dar pentru cei care se iubesc Timpul este o eternitate. ( Henry Van Dyke ) Nu am timp pentru grab. ( Igor Stravinsky )

Fotografiile neal timpul. ( "Despre dragoste i umbre," Isabel Allende ) Nu folosete la nimic alergatul, trebuie s porneti la timp. ( Jean De La Fontaine ) Timpul este preios. Nu atepta momentul potrivit, pentru c nu e sigur dac-l vei avea din nou. ( Ecaterina de Siena ) n rest, de cnd e lumea i pmntul, toi oamenii ca frunze i fructe atrn pe crengi i pe crenguele unei mari coroane de timp. ( "Venik" Nedad Ibriimovi ) "Pentru c, timpul este o linite tridimensional, astfel este scris cartea mea . " ("Via Nou"), "Ce este timpul? Accident! Ce este viaa? Timp ! Ce este un accident? Via, o via nou" ( ibid. Orhan Pamuk ) Poate cineva s-i aminteasc cnd nu au fost vremurile grele i cnd nu au fost bani puini? ( Ralph Waldo Emerson ) Viciul nu creeaz timp, ci omul. Timpul dezvluie adevrul. ( Seneca ) Trenul a trecut cu vitez n ntuneric. Acesta este singurul mod prin care Dumnezeu a creat cltinarea structurii timpului. ( Tori Amos ) Timpul pe care nu l-am petrecut n iubire este timp pierdut ( Torquato Tasso )

Nu exist nimic mai puternic n lume dect ideea la care a ajuns timpul. ( Victor Hugo ) Dintre toi criticii, cel mai mare, cel mai ingenios i cel fr de greeal - este timpul. ( Vissarion Belinsky ) (...) Fiecare om este arbitrul virtuiilor sale, dar niciun om nu prescrie altuia beneficiile sale. n caz contrar, nu exist nimic n lume, nici disperare, totul pn la timp, nu este timp, pn cnd nu putem spune c a fost. ( "strigt i furie," William Faulkner ) "Vedei nc ceva n abisul ntunecat al timpului trecut? " ("Furtuna") Cu ct risipesc timpul, eu folosesc ceasul. ("A dousprezecea noapte") ( William Shakespeare ) "Dragostea face ca timpul s treac, timpul face ca dragostea s treac ." "Cel care tie s atepte, cu timpul totul o s vin." ( proverb francez ) "Pentru orb nu exist zi, pentru cei n stare de ebrietate nu exist timp"( proverb mongol ) "Timpul erodeaz fierul, dar i mai mult iubirea." ( proverb portughez ) Scopul este un vis care urmeaz s fie luat n serios. ( W.P.Hopkins )

Dac nu tii unde doreti s mergi, nu fii surprins atunci cnd nu vei ajunge acolo. ( Anon )

Viaa este ceea ce i se ntmpl n timp ce tu eti ocupat fcndu-i alte planuri. ( J. Lennon )

Testul de gestionare a timpului


Unitate: 9 de la 9 Introducere Testul de gestionare a timpului conine 50 de declaraii i este proiectat pentru a v oferi un feedback despre modurile n care, gestionai de obicei, structura propriului timp de lucru. Rezultatele testului v vor permite s nelegei cum trebuie s realizai planificarea orelor de lucru pentru a fi folosite la maxim. V rog s citii toate cele 50 de declaraii cu atenie i s dai un rspuns sincer. Pentru rezolvarea testului, trebuie s introducei rezultatele n diagram i astfel vei fi capabili s interpretai singuri propriile dvs. rezultate. Pentru fiecare dintre afirmaii vei fi n stare s rspundei prin alegerea unuia dintre cele patru rspunsuri posibile.

NTOTDEAUNA - Acest lucru l fac mereu, este comportamentul meu obinuit, obiceiul meu. FRECVENT - Acest lucru l fac des, dar nu este o regul. UNEORI - Acest lucru l fac uneori, dar cu siguran nu este o regul. NICIODAT - Acest lucru nu-l fac niciodat, sau aproape niciodat.

Introducei numrul dvs. de puncte n diagram. Dac punctele sunt deasupra liniei groase subliniate, care reprezint rezultatul unei persoane care i folosete n totalitate timpul, atunci fie suntei deasupra, fie v-ai creat o imagine ideal ce nu se prea aseamn cu realitatea. Verificai ntrebrile din nou.