1.

Premisele elaborrii lucrrii

"ntr-o economie emergent, singurul avantaj al unei firme

este abilitatea de a mbogi i utiliza cunotintele sale."
-

Larry Prusak, director executiv la IBM Institute for KM

Organizaiile au fost ntotdeauna condiionate de cunoatere este i cazul Xerox,

indiferent de tehnologiile informaionale mai mult sau mai puin sofisticate folosite cel
puin la nivelul comportamentelor individuale ale membrilor acestor organizaii. Acetia
realizeaz importana legturilor dintre obiective, mijloace i finalitatea lor, a relaiei
organizaiei cu mediu ambiant i astfel coordoneaz propriul comportament n funcie
de valorile comune.
Societatea modern promoveaz noi metode i modele de aplicare a
managementului bazat pe cunotine, modele care s permit organizaiei obinerea
performanei i excelenei. Acest tip de organizaie reprezint o condiie clar i
obligatorie pentru funcionarea unei economii competitive, bazate pe cunotine iar n
condiiile tendinei mondiale de orientare spre societatea bazat pe cunoatere, Romnia
este obligat s respecte aceeai direcie dac i dorete o poziie demn n economia
viitorului.
Prezenta lucrare i propune s evalueze capacitatea companiei Xerox Romnia de
adaptare la noua economie prin studierea modalitilor prin care aceasta dorete s
implementeze noul model.
Pe parcursul acestui eseu mi propun s identific caracteristicile organizaiei
bazate pe cunotine ce se regsesc n cadrul companiei Xerox Romnia, centralizarea
punctelor tari i punctelor slabe din punct de vedere al trecerii la organiza ia bazat pe
cunotine pentru ca n final s poat fi conturat un set de modaliti i ac iuni care s
susin construirea unei organizaii i a unui management bazate pe cunotine.
3 | Page

2. Finalul lucrrii prezint concluziile i refleciile proprii privind trecerea la

organizaia i managementul bazate pe cunotine n Romnia. 2. Prezentarea

organizaiei abordate
Istoric
Povestea Xerox a nceput n anul 1947, cnd compania The Haloid a folosit acest
nume pentru primele sale copiatoare. ns istoria merge mai departe n timp, pn n anul
1938, cnd un inventator din New York, Chester Carlston, a reuit s produc, dup ani
buni de cercetare, prima imagine xerografic. n 1948 Xerox devine marc nregistrat.
Mai trziu, n anii '80, compania inventeaz n centrul su de cercetare din Palo Alto,
Ethernet i interfaa grafic pentru calculatoare. n anii '90 introduce echipamentele de
imprimare pentru volume mari i imprimare de date variabile DocuTech i DocuPrint.
Astzi, Xerox este lider mondial n serviciile de management al documentelor i
de gestionare a proceselor de business, toate acestea fiind susinute de o ntreag gam de
echipamente multifuncionale i instrumente software, adaptate pentru toate tipurile de
companii. Cu o strategie concentrat pe servicii i consultan pentru clieni, Xerox
achiziioneaz n 2009 compania ACS, punnd bazele unei noi evoluii strategice, de la
managementul documentelor la managementul proceselor de business. Corporaia este
prezent n 160 de ri, are peste 140.000 de angajai (n 2012) i a nregistrat venituri de
peste 22 de miliarde de dolari (n 2011).
Prezent de peste 40 de ani n Romnia, Xerox este prima companie din ar care
ofer soluii complete pentru optimizarea fluxului de lucru cu documentele, din birouri de
toate dimensiunile, fiind unul dintre cei mai importani juctori pe piaa de servicii de
management al documentelor i al proceselor de business. Alturi de 5 distribuitori, 24 de
concesionari i peste 200 de reselleri autorizai n toat ara, Xerox ofer att companiilor,
ct i clienilor individuali, soluii, echipamente i media de tiprire, pentru o
administrare eficient a documentelor.
Servicii de management al documentelor
4 | Page

Serviciile Xerox Romnia de management al documentelor i al proceselor de

business se adreseaz cu precdere companiilor din patru industrii: financiar-bancar,
manufacturing, utiliti i telecomunicaii i sector public. Aceste servicii sunt destinate
s susin fiecare etap din ciclul de via al documentelor din cadrul unei organizaii, de
la design, producie, finisare, distribuire pn la procesare automat de date, scanare,
digitizare i arhivare electronic.
Produsele Xerox
Xerox are un portofoliu extins de echipamente, de la imprimante i scanere, la
echipamente multifuncionale performante, pentru toate tipurile de business. n funcie de
business i nevoile clientului, specialitii Xerox fac un audit prin care analizeaz structura
actual a reelei de echipamente, evalueaz nevoile de imprimare i funcionalitate,
frecvena de utilizare a documentelor i accesul angajailor la acestea. Apoi construiesc o
soluie specific pentru acea companie prin care reconfigureaz reeaua de echipamente.
Din punct de vedere al performanelor Xerox a fost poziionat n cadranul de
lideri pe segmentele: servicii de management al documentelor (Managed Print Services)
i echipamente multifuncionale i imprimante, n raportul realizat de Gartner n 2011 Magic Quadrant for Managed Print Services (MPS) Worldwide" i Magic Quadrant for
MFPs and Printers".
Xerox Corporation a fost poziionat ca lider pe segmentul serviciilor de
management al documentelor (MPS), n raportul IDC MarketScape din 2011.
Xerox Corporation este lider mondial pe segmentul serviciilor de management al
documentelor (Managed Print Services - MPS), companii de toate mrimile recunoscnd
contribuia serviciilor Xerox n reducerea costurilor i a timpului petrecut de angajai cu
activitile privind documentele.

5 | Page

Pentru a arta perfornanele companiei i din punct de vedere financiar am realizat

un grafic pentru a ilustra evoluia financiar al Companiei Xerox Romnia n perioada
2008-2012 conform datelor publicate.
160,000,000

120

140,000,000
100
120,000,000
80
100,000,000

80,000,000

60

60,000,000
40
40,000,000
20
20,000,000

0
2008

2009

2010

2011

0
2012

6 | Page

3. Evaluarea organizaiei, cu identificarea punctelor forte i punctelor

slabe din punct de vedere al trecerii la organizaia i managementul
bazat pe cunotine

Prin analiza caracteristicilor organizaiei bazate pe cunotine i a respectrii

principiilor managementului cunotinelor se pot evalua punctele forte i cele slabe ale
Xerox Romnia din punct de vedere al trecerii la organizaia bazat pe cunotine
indicnd stadiul n care se afl organizaia din prisma regsirii n aceste caracteristici.
Din punct de vedere al caracteristicilor unei firme bazat pe cunotine la Xerox
ntlnim nti de toate dezvoltarea bazei interne de cunotine . Pentru crearea,
modificarea, regsirea i manipularea datelor de ctre Sistemele de Gestiune a bazelor de
date Xerox Romnia utilizeaz SQL (Structured Query Language).
Compania Xerox cunoate faptul c pentru a satisface ct mai bine cerinele
clienilor externalizarea activitilor care nu sunt eseniale pentru firm se poate dovedi
a fi o bun decizie.
n anul 2013 Xerox a deschis un centru de servicii de externalizare a opera iunilor
de IT i a proceselor de business la Iai. Centrul de Servicii Partajate din Ia i va oferi
servicii administrative i de back-office unor clieni europeni ai Xerox, asigurnd, n
acelai timp suport intern pentru companie. Deschiderea acestui centru de servicii
partajate n Iai reflect strategia de extindere a gamei de servicii pentru a rspunde mai
bine nevoilor tot mai diversificate ale clienilor europeni. Xerox i-a extins sfera de
servicii BPO furnizate de cele dou birouri pe care le are la Ia i, axndu-se pe servicii de:
Customer Care, IT, financiar- contabile, marketing i resurse umane. Compania i
propune s ating numrul de 1500 de angajai n Iai pn la finalul lui 2013.
n cadrul companiei Xerox Romnia dezvoltarea strategic a firmei se va baza pe
creterea n profunzime i/sau lrgime a cunotinelor firmei. Xerox Romnia a lansat
7 | Page

programul High Tech Alliance, prin care i propune s sprijine clien ii finali n privin a
optimizrii proceselor de business, prin formarea unor aliane strategice cu integratorii.
Prin intermediul High Tech Alliance, Xerox Romnia ofer att integratorilor ct i
productorilor din industria IT&C expertiz i soluii Xerox complexe de management al
documentelor, pentru ca acetia s le includ, la rndul lor, n oferta proprie ctre clieni.
Asesoft Internaional, unul dintre liderii n domeniul solutiilor i serviciilor IT, este
primul partener Xerox care s-a ncris n acest program, iar Romnia este prima ar din
regiune n care compania implementeaz acest program.
Astfel Xerox arat c dispune de capacitatea de a-i dezvolta propriile cunotin e
i de a recunoate oportunitile pentru cooperare de tip sinergetic n domeniul
cunotinelor
Anual Xerox Romnia gzduiete pentru o sptmnia lideri ai altor filiale Xerox
la nivel global. Scopul acestei aciuni este de a face parte i a n elege cultura
organizaional, mediul de lucru, a lua parte la dezbateri asupra unor topicuri ce ar putea
avea consecine i asupra filialelor pe care aceti lideri le reprezint. Astfel compania
dezvolt o cultur deschis.
n condiii de uurin, timp i costuri mai bune Xerox practic forme de
colaborare cu alte firme. Astfel c Xerox are parteneri autorizai pentru distribuirea de
echipamente i consumabile Xerox dar i pentru serviciile de service asigurate
echipamentelor la achiziionare. Alturi de 5 distribuitori, 24 de concesionari i peste 200
de reselleri autorizai n toat ara, Xerox ofer att companiilor, ct i clienilor
individuali, soluii, echipamente i media de tiprire, pentru o administrare eficient a
documentelor.
ntruct capitalul intelectual este un punct forte al acestei companii, acordarea
unei atenii majore obinerii, utilizrii, protejrii i valorificrii capitalului intelectual,
este o necesitate.
n cadrul Xerox Romnia este folosit platforma Docushare ce permite
administrarea documentelor, colaborarea, verificarea, aprobarea, precum i editarea web
8 | Page

pentru o mai bun distribuire a informaiilor la nivelul ntregii organizaii, de ctre orice
specialist. Aceasta suport toate tipurile de fiiere, permite indexarea rapid pentru
cutare i recuperarea uoar a fiierelor i administrarea eficient a coninutului.
Xerox a creat i folosete n prezent software-ul Ysoft care permite scanarea,
imprimarea i copierea documentelor, numai prin utilizarea cardului sau a unui cod PIN.
Astfel, tehnologia permite reducerea volumelor tiparite din birouri, recuperarea costurilor
de imprimare a documentelor i simplificarea procedurilor de lucru pentru departamentul
IT. Totodat Ysoft menine securitatea i confidenialitatea datelor companiei, a clienilor
i a informaiilor personale.
Privind n ansamblu, Xerox se altur celorlalte firme care formeaz n fapt
economia. Aadar, din punct de vedere al unei economii bazate pe cunotine ce se
formeaz la momentul actual n Romnia, compania ndeplinete o caracteristic
important, aceea de fundamentare a activitilor economice pe resurse intangibile.
Dei compania este recunoscut mai degrab ca un furnizor de echipamente,
conducerea Xerox admite faptul c viitorul este n zona de servicii. De aceea compania a
nceput s ofere servicii de outsourcing pe managementul de documente i s nchirieze
echipamente de imprimare n urm cu 7 ani. Aceast activitate a adus companiei o rat de
profit care depete media pieei.
Sintetiznd, punctele forte ale Xerox Romnia din punct de vedere al trecerii la
organizaia bazat pe cunotine sunt:
-

Existena unei baze de date intern;

Colaborarea cu clienii europeni, prin intermediul noului centru de servicii partajare

din Iai;

Extinderea sferei de servicii BPO, prin centrul de servicii de externalizare a

operaiunilor de IT;

Programul High Tech Alliance suport pentru clieni prin aliane strategice cu
integratorii;
9 | Page

Schimbul de experien ntre angajai din middle i top management determinnd o

cultur deschis;

Existena Platformei DocuShare pentru administrarea documentelor;

Folosirea Ysoft pentru protejarea capitalului intelectual;

Colaborare cu alte firme pentru o eficien sporit;

nvarea permanent n cadrul organizaiei Un astfel de proces de mbuntire a

performanelor interne este Lean Six Sigma. Toi angajaii Xerox au certificare
Yellow Belt, fiind implicai n mod direct n mbuntirea proceselor din aria lor de
responsabilitate.
Punctele slabe ale Xerox Romnia, din punct de vedere al trecerii la organizaia

bazat pe cunotine, sunt:

-

Inexistena platformei Eureka i pentru filiala din Romnia;

Un sistem de motivare ce nu corespunde tuturor coordonatelor;

Inexistena unui program de management al cunotinelor propriu-zis.

Din punct de vedere al modelului creterii cunotinelor, Xerox Romnia se afl n
cel de-al 5 lea stadiu intensificarea cunotinelor.
Din analiza societii reiese c Xerox Romnia cunoate importana knowledge
managementului, iar aceste cunotine de care dispune se reflect n performan ele
acesteia.

10 | P a g e

4. Conturarea unui set de modaliti de aciune pentru construirea unei

organizaii i management bazate pe cunotine n organizaia
respectiv

n urma identificrii principalelor puncte forte i puncte slabe n cadrul companiei

Xerox Romnia se pot formula recomandri, pe baza crora managementul firmei poate
interveni art decizional ct i operaional.
Nevoia de schimbare prin mbuntire continu reprezint o opiune strategic de
succes, care definete abordrile majore, cu implicaii asupra coninutului unei pri
apreciabile a activitilor, stnd la baza ndeplinirii obiectivelor strategice n contextul
concurenial.
Pentru perfecionarea unui management bazat pe cunotine i o trecere la o
organizaie bazat pe cunotine Xerox trebuie s valorifice punctele sale forte i totodat
s diminueze punctele slabe sau chiar eliminarea lor.
Crearea unui departament de knowledge management poate fi o prima modalitate
de aciune. Un astfel de departament poate fi format dintr-o echipa interdisciplinar de
specialiti ce ar avea drept activitate acumularea, partajarea, valorificarea cunotinelor i
introducerea acestora n strategia companiei. Xerox ar trebui s investeasc n cursuri de
specializare i perfecionare pentru angajaii cheie precum i invitarea unor lideri cu
experien din cadrul firmei mpreun cu specialiti n knowledge management.
Persoanele vizate ar trebui s fie n primul rnd managerii n vederea formrii Tmanagerilor. O consecin ar fi dezvoltarea profesional i implicit cea personal a
angajailor acetia devenind salariai bazai pe cunotine.
O astfel de aciune ar necesita crearea unei platforme dedicat acestui
departament nou creat pentru monitorizarea acestor aciuni. Astfel, fiecare persoan nou
angajat va lua contact cu managementul cunotinelor, fiind nregistrat n baza de date,
11 | P a g e

iar n funcie de postul ocupat n companie s primeasc resursele cunotin e ntr-un

mod personalizat, periodic.
Pentru c un alt punct slab al companiei este legat de sistemul de motivare Xerox
ar putea implementa un sistem complet de motivare a salaria ilor. Un sistem care s
mbine att motivarea financiar ct i cea non-financiar. Acest nou sistem ar trebui s
amplifice recompensarea n funcie de performan i merite pentru ntregul personal,
creterea utilizrii recompensrii personalului din grupurile periferice n funcie de
performanele individuale i nu n ultimul rnd s apeleze pe scar larg la promovarea
personalului n cadrul i din afar firmei.
ntruct numrul de manageri de nivel mediu i inferior este unul redus nu exist
bariere ntre categorii de resurse umane, astfel angajaii sunt ncurajai s-i asume mai
mult responsabilitate, s-i dezvolte aptitudinile de creativitate i deci s fie mai
performani.
O alt consecin a schimbrilor n zona resurselor umane ar fi reducerea
barierelor ntre acestea prin ncurajarea totodat a colaborrii intercompartimentale.
Cum am punctat n partea a treia a lucrrii, Xerox Romnia promoveaz ideea
unei culturi deschise prin schimburi de experien cu colegi din alte filiale Xerox Corp.
iar o alt categorie de stakeholderi, clienii, primete o atenie deosebit prin diverse
parteneriate strategice. ns furnizorii reprezint i ei o categorie important de
stakeholderi ce nu ar trebui neglijat. Programe asemntoare celor realizate pe clien i ar
trebui lansate i pentru furnizori n vederea meninerii legturilor existente sau chiar a
dezvoltrii acestora. Toi deintorii de interese ar trebui s beneficieze de atenie sporit.
Pentru ca firma s se afle n permanen n topul alegerilor fcute de clien i
compania nu trebuie s se bazeze doar pe prestigiul firmei i istoricul activitii; de aceea
creterea investiiilor n activiti precum cele de cercetare dezvoltare este imperativ
pentru a anticipa nevoile clienilor i a potenialilor clieni, ajutnd la men inerea sa ca
lider.

12 | P a g e

Prin luarea n considerare a acestor recomandri propuse, Compania Xerox ar

putea avansa n cea de-a asea etap a modelului creterii cunotinelor devenind o firm
bazat pe cunotine.
Toate recomandrile fcute vor avea ca scop sporirea volumului de cunotine i
utilizarea acestuia, creterea flexibilitii i a orientrii spre pia a cercetrii aplicate,
abordarea sistemic a procesului de inovare, implementarea unor programe de dezvoltare
a culturii inovrii i ncurajarea dezvoltrii capitalurilor de risc i a altor mijloace
moderne de finanare.

Concluzionnd, nu se poate spune c scopul Xerox Romnia este de a crea i

difuza cunotine ci mai degrab de a crea i folosi aceste cunotine n activitile
desfurate de companie, pentru a genera un plus de valoare. ns managementul
cunoaterii reprezint n mod clar un avantaj competitiv i face ca Xerox Romnia s se
numere printre organizaiile bazate pe cunotine.

13 | P a g e

5. Prezentarea de reflecii proprii privind trecerea la organizaia i

managementul bazate pe cunotine n Romnia
n perioada actual asistm la o revoluie tehnico- tiinific determinat de cauze
tehnice i tehnologice, umane i manageriale, n care tehnologiile revoluionare determin
creterea productivitii, n care se intensific colaborrile centrate pe activiti inovative
ce determin formarea unei economii bazate pe cunotine.
Impactul acestei societi nou create s-a reflectat n ntreaga economie ntruct nu
exist sector de activitate, funcii sau elemente ale economiei care s nu fi fost afectate de
aceste schimbri. Ca o consecin a dezvoltrii tehnologiilor s-a declanat preocuparea a
tot mai multe companii pentru mediul nconjurtor, pentru gsirea unor soluii care s
genereze un grad de poluare mai mic i implicit i avantaje pentru business cum ar fi
reduceri ale consumului de materii prime sau eficientizarea proceselor de producie.
Chiar i nainte de apariia acestui concept de management bazat pe cunotine
fiecare organizaie depunea eforturi pentru a administra propriile-i cunotine, procesul
purtnd alt denumire. Acest management bazat pe cunotine a rezultat din fuziunea
cunoaterii, a nvrii i a culturii organizaionale i situeaz n prim plan cunotinele
mpreun cu problemele de generare, identificare, colectare, distribuire i aplicare a
acestora.
Organizaia bazat pe cunotine devine o organizaie care nva. Spre deosebire
de organizaia clasic n care nvarea i inovarea se realiza la nivel restrns n noua
organizaie resursa uman contientizeaz importana cunotinelor si acord o
importan deosebit. Salariaii sunt nvai cum s nvee, se practic rotirea angajailor
pe posturi pentru a nelege mai bine aria de business, lucrul n echip a devansat munca
individual i cel mai important particip la un proces de nvare continuu. Este era n
care gestionarea cunotinelor nu se mai face la nivel de discuii sau traininguri ci ntr-un
mod formal, prin departamente dedicate cu ajutorul unor tehnologii performante.

14 | P a g e

Managerii devin T-managerii, n a cror sarcini se va ncadra i crearea unor

climate stimulative i ncurajatoare pentru procesele de transmitere a cuno tin elor iar
numrul lor va crete rapid, pe msura proliferrii economiei bazat pe cunotine i a
contientizrii rolului i impactului lor major asupra funcionalitii i performan elor
organizaiilor.
n Romnia managementul bazat pe cunotine nu este rspndit aa cum ar trebui
ntruct managerii actuali ai organizaiilor nu contientizeaz aportul pe care
managementul bazat pe cunotine l poate aduce organizaiei sale n aceast tranziie.
Una din principalele cauze ce favorizeaz crearea acestei situaii o constituie numrul
redus de specialiti care s ofere consultan acestor firme.
Exist ns n Romnia i companii vizionare care vd n acest tip de management
nou creat un avantaj competitiv sustenabil. ntruct resursa cheie a organizaiilor va fi
reprezentat de cunotine, utilizarea acestora, n condiii de eficien , va determina
ctigul de avantaje n competiia pe o pia i nu doar pentru companii din sectorul
serviciilor. Chiar i cele din sfera produciei, n care se ncadreaz i Xerox, vor
contientiza importana serviciilor i i vor orienta activitatea ctre acestea.
ntruct cunotintele reprezint o resurs cheie a ntreprinderilor orientate spre
servicii, utilizarea eficient a acestor resurse reprezint o precondiie de a catiga avantaje
n competiia pe o pia.
n climatul economic de astzi, n care accentul este pus foarte mult pe
informaie, organizaiile obin cea mai mare valoare mai degrab din bunurile lor
intelectuale dect din cele de ordin fizic. Managementul cunotinelor ajut la meninerea
cunotinelor care trebuie distribuite pentru punerea bazelor colaborrii. n plus
managementul cunotinelor ajut organizaiile n susinerea inovaiei, susinerea
colaborrii, ncurajarea i folosirea nvrii, atragerea i meninerea capitalului uman,
creterea productivitii, schimbul de bune practici i nu n cele din urm stabile te unei
diferenieri ntre avantajul competitiv i piaa de afaceri.

15 | P a g e

n condiiile unei tendine mondiale de orientare spre societatea bazat pe

cunotine, Romnia este obligat s respecte aceeai direcie pentru a nu pozi iona pe un
loc coda ntr-o nou economie. Iar pentru ca acest lucru s se materializeze sunt
eseniale investiiile n programe de cercetare, care s dezvolte tot mai mult acest
management bazat pe cunotine.
n crearea de produse i servicii inovatoare, unele organizaii pot s nu dispun de
abilitatea de a planifica n mod eficient i strategic, accesa operaiunea i s se afle n
imposibilitatea de a implementa cu succes serviciile i sistemele necesare pentru afacere.
Alte provocri implicate de managementul cunotinelor pot fi recrutarea angajailor,
asigurarea actualizrii n procesul de management al cunotinelor sau preschimbarea
informaiilor n cunotine. Iar o organizaie care nu poate urmri trendul manifestat la
nivel mondial are puine anse de supravieuire n condiiile n care nu va putea face fa
competiiei datorit unui management precar al cunotinelor.

16 | P a g e

Bibliografie

1. Nicolescu O., Nicolescu C., Organizaia i managementul bazate pe

cunotine: Teorie, metodologie, studii de caz i baterii de teste , Editura Pro
Universitaria, Bucureti, 2011
2. Site-ul companiei analizate : http://www.xerox.ro

17 | P a g e