Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ELABORAREA I IMPLEMENTAREA
POLITICILOR I PROCEDURILOR INTERNE
GHID PENTRU ORGANIZAIILE SOCIETII CIVILE DIN MOLDOVA
Chiinu 2013
Acest ghid este posibil graie ajutorului generos al poporului american oferit prin intermediul Ageniei SUA
pentru Dezvoltare Internaional (USAID), n cadrul Programului Consolidarea Societii Civile n Moldova
(MCSSP), implementat de FHI 360. Opiniile exprimate aparin autorilor i nu reflect n mod necesar poziia
USAID, Guvernului SUA sau FHI 360.
ELABORAREA I IMPLEMENTAREA
POLITICILOR I PROCEDURILOR INTERNE
GHID PENTRU ORGANIZAIILE SOCIETII CIVILE DIN MOLDOVA
Chiinu 2013
1
CUPRINS
Introducere 5
BUNA GUVERNARE
STRATEGIA ORGANIZAIEI 20
Procesul de planificare strategic 20
Cadrul temporal n planificare 21
Etapele planificrii strategice 21
23
24
26
29
37
MANAGEMENTUL FINANCIAR 59
Ce este managementul financiar?
59
Bugetarea 73
Ce este un buget?
Alocarea costurilor comune
Partajarea costurilor
73
74
81
PROCEDURILE DE ACHIZIII
82
92
Comunicarea extern
92
Identitatea de brand a unui OSC
93
Elementele unui brand
93
Elaborarea unui plan de comunicare
95
Tactici de comunicare
97
Comunicatul de pres 98
Conferina de pres 102
Istoria de succes 103
Vizibilitatea donatorului 106
Anexe
108
108
111
120
122
123
Introducere
Acest ghid a fost elaborat pentru a ajuta OSC-urile din Moldova s-i dezvolte i s-i perfecioneze
politicile i procedurile interne de funcionare n conformitate cu legislaia naional, cu cerinele
de baz ale instituiilor donatoare, dar n primul rnd n concordan cu necesitile i specificul
propriu fiecrei organizaii. Astfel, capitolele prezentate nu au ca scop s propun o reet unic
i modele ideale de politici i proceduri, ci s ofere pas cu pas informaii, instrumente i exemple
practice pentru elaborarea acestor documente. O mare parte a informaiei prezentate a fost
preluat i adaptat contextului din Moldova din publicaiile Capable Partners Program (CAP)
www.ngoconnect.net i a resurselor www.mango.org.uk.
Echipa de autori:
Angela Vacaru
Tatiana arelunga
Elena Levina-Perciun
Adaptare i coordonare
Buna guvernare, Planificare strategic, Monitorizare i evaluare
Managementul resurselor umane
Anne Galli
Management financiar
Liudmila Bobu
Procedurile de achiziii
Roxana Teodorcic
Publicaia dat a fost elaborat n cadrul Programului Consolidarea Societii Civile n Moldova.
Programul este susinut financiar de Agenia Statelor Unite pentru Dezvoltare Internaional
(USAID), este implementat de FHI 360 i are drept scop consolidarea democraiei reprezentative
n Moldova prin oferirea de suport n vederea dezvoltrii unui sector al societii civile viabil din
punct de vedere financiar i mobilizat de constitueni.
FHI 360 atinge acest scop prin:
mbuntirea calitii activitilor i a managementului intern al OSC-urilor, susinerea
beneficiarilor i implicarea public a OSC-urilor la nivel naional, regional i local;
Crearea relaiilor i a oportunitilor de colaborare ntre OSC-uri, Guvern i sectorul privat;
mbuntirea legilor, care reglementeaz funcionarea OSC-urilor din Moldova, astfel
nct acestea s fie mai favorabile implicrii ceteanului i s creeze condiiile necesare
pentru dezvoltarea financiar durabil a OSC-urilor;
BUNA GUVERNARE
Buna Guvernare se refer la sistemele i procesele necesare pentru a asigura direcia general,
eficacitatea, supravegherea i responsabilitatea unei organizaii. Aceasta este, de regul,
responsabilitatea Consiliului de Administrare, care elaboreaz politicile pe care Managementul
sau Executivul, compus din directorul executiv i personal, le aplic n practica de zi cu zi. Buna
guvernare este esenial pentru gestionarea cu succes a unei organizaii a societii civile (OSC).
Multe OSC-uri, finanate pentru a soluiona necesiti stringente, i ncep activitatea cu cteva
persoane care ndeplinesc sarcini multiple i de multe ori nu fac o distincie clar ntre funciile
guvernrii i funciile managementului. Totui, cu ct organizaia devine mai mare, diferenierea
dintre guvernare i management este critic pentru a predispune organizaia spre atingerea
misiunii, pstrarea valorilor i realizarea unui succes pe termen lung.
Acest capitol ofer o introducere a conceptelor de baz ale guvernrii organizaionale, explic
care este distincia i relaia dintre organele de conducere i management.
BUNA GUVERNARE
Membri
Cenzor
Birou executiv
Manager de oficiu
Voluntari
Contabil-ef
Program # 1
Program # 1
Program # 1
BUNA GUVERNARE
Director executiv
Determinarea misiunii i scopului organizaiei;
Alegerea i aprobarea directorului executiv;
Sprijinirea Executivului i evaluarea performanelor acestuia;
Asigurarea unei planificri organizaionale eficiente;
Asigurarea resurselor adecvate;
Gestionarea eficient a resurselor;
D eterminarea i monitorizarea programelor i serviciilor organizaiei;
Creterea vizibilitii organizaiei;
Asigurarea integritii juridice i etice, pstrarea responsabilizrii;
Recrutarea i orientarea noilor membri ai Consiliului de Administrare i evaluarea
performanelor acestuia.
BUNA GUVERNARE
Gestioneaz activitile de zi cu zi i implementeaz programele, pentru a realiza misiunea
i strategia organizaiei;
Executiv /
Management
Executiv /
Management
Definirea
ateptrile
Comunic
ateptrile
Ateptrile
constituenilor
sunt ndeplinite
Exercit
putere
Implementeaz
Programe
calitative i
eficiente
Verific
performana
Raporteaz
performana
Respectarea
legislaiei i
altor cerine
Paii urmtori
Dac organizaia Dvs. lupt pentru a balansa rolurile Consiliului de Administrare i rolurile Executivului, putei ncepe de la revizuirea organigramei sau altor documente ale organizaiei, cum ar fi,
de exemplu, Regulamentul de Ordine Interioar a Consiliului, fiele de post ale managementului
de vrf etc., pentru a vedea ce soluii pot fi gsite.
Dac aceste surse de informaii sunt insuficiente pentru a oferi claritate, propunei Consiliului
de Administrare s defineasc mai exact responsabilitile i procedurile. Pn la urm ine de
competena Consiliului, ca i parte a guvernrii, s se asigure c rolurile i responsabilitile n
cadrul organizaiei sunt definite clar.
Capitolul I articolul 2, alin. (2): Organul suprem de conducere al asociaiei obteti este
congresul (conferina) sau adunarea general. Organul de conducere permanent al asociaiei
obteti este un organ colegial, eligibil, subordonat congresului (conferinei) sau adunrii
generale, care dup nregistrarea asociaiei obteti exercit drepturile persoanei juridice n
numele asociaiei obteti i ndeplinete obligaiile acesteia n conformitate cu statutul.
ORGANUL SUPREM
DE CONDUCERE
numit, de regul,
Adunarea General
ORGANUL DE CONDUCERE
PERMANENT
numit, de regul, Consiliul
de Administrare, de
Supraveghere sau de
Directori, Board
1
BUNA GUVERNARE
Membrii
ORGANUL DE REVIZIE
I CONTROL
numit, de regul, Comisia
de Revizie i Control sau
Comisia de Cenzori
activeaz
poate
BUNA GUVERNARE
Toate reglementrile, n special cele care vizeaz principiile de funcionare, competena i durata
mandatului, rolul i responsabilitile organelor de conducere, executive i a celor de control i
revizie se elaboreaz i devin parte a Statutului organizaiei chiar de la nceput.
Cu toate acestea, statutul nu poate include absolut toate politicile necesare pentru ca o organizaie
s funcioneze la un nivel de performan nalt, transparent, democratic i etic. Iat de ce, pe parcurs, este necesar ca organizaia, i n special ine de responsabilitatea directorului executiv i
a Consiliului de Administrare, s elaboreze i alte politici care s reglementeze toate aspectele
organizaionale.
De regul aceste politici sunt incluse ntr-un Regulament de ordine interioar a organizaiei.
Ce face o guvernare s fie eficient?
Pentru ca o organizaie s fie eficient este important s existe claritate referitor la relaiile, rolurile
i responsabilitile organelor de conducere (att cel suprem, ct i permanent) i executiv. Chiar
i atunci cnd legile sau statutul organizaiei sunt vagi n privina acestora, organizaiei nu i se
interzice s consolideze buna guvernare, n primul rnd, prin elaborarea unor documente de baz.
O structur ambigue poate duce la conflicte interne serioase sau chiar la eecul total al leadershipului organizaiei. O structur bine organizat i clar sporete responsabilitatea i este o premis
pentru o organizaie eficient i bine gestionat.
Ce ar trebui s prevad documentele de baz ale OSC-ului cu privire la guvernare?
Documentele organizaiei Dvs. ar trebui s includ toate informaiile despre organele de conducere,
inclusiv cele care nu sunt prevzute sau cerute de lege:
10
11
1
BUNA GUVERNARE
BUNA GUVERNARE
12
Toate problemele sau ngrijorrile, fie actuale sau de viitor, sunt discutate de ambele pri;
Exist un set de valori comune care ajut la construirea ncrederii i respectului reciproc.
Situaii care trebuie evitate:
Aa cum s-a menionat anterior, o guvernare bun presupune separarea managementului de guvernare. Pentru a
nelege logica care st n spatele acestei
afirmaii, este util s analizm situaia care
urmeaz. Un Consiliu de Administrare care
nu este separat de management, adic un
consiliu al crui membri sunt i membrii
personalului, se confrunt cu dificulti
reale sau poteniale n reprezentarea intereselor constituenilor ntr-un mod corect.
Aceste dificulti apar deoarece persoanele
care iau decizii sunt aceleai persoane care
implementeaz i sunt afectate de aceste
decizii. Spre exemplu un membru al personalului care face parte din Consiliul de
Administrare poate participa la luarea unei
decizii ce vizeaz salariul su bazndu-se
pe evaluarea propriei performane.
13
1
BUNA GUVERNARE
Dac pornim de la regula general care stipuleaz c ntr-o organizaie non-profit Consiliul de Administrare mai nti de toate guverneaz, iar personalul mai nti de toate gestioneaz, aceasta ar
presupune c Consiliul de Administrare trebuie s ofere expertiz i consultan personalului i nu
trebuie s se implice n activitile de zi cu zi, riscnd s-l inhibeze. Practica arat ns c de foarte
multe ori se ntmpl i contrariul. Consiliul de Administrare se implic prea mult la nivel managerial i poate uita complet de responsabilitile sale majore: de a privi lucrurile mai distanat i per
ansamblu, de a gndi strategic i de a elabora politici de lung durat. Sau dimpotriv, Consiliul
de Administrare este prea pasiv i nu se implic n guvernarea organizaiei. Soluia ar fi ca de la
bun nceput i la anumite intervale de timp responsabilitile Consiliului de Administrare i Executivului s fie clarificate i discutate. Cea mai mare preocupare trebuie s fie funcionarea eficace a
organizaiei i nu cine deine controlul final.
BUNA GUVERNARE
Nu este neobinuit s ntlneti n Moldova consilii de administrare compuse n mare parte sau
chiar n totalitate din membri ai personalului. n organizaiile mai mici sau noi divizarea guvernrii
de management pate fi mai dificil de aplicat n practic. Atunci cnd resursele financiare i umane
sunt limitate, membrii Consiliului de Administrare se ofer deseori drept voluntari pentru a
ndeplini responsabilitile personalului, astfel grania dintre aceste funcii devenind neclar.
O alt provocare ntlnit n Moldova este faptul c multe OSC-uri care i-au nceput activitatea
avnd responsabilitile Consiliului i Managementului mixate, nu mai vd necesitatea s schimbe
aceast situaie dac organizaia este activ i lucrurile se desfoar destul de bine.
Animarea Consiliului de Administrare n cazul unei organizaii n cretere poate prea un exerciiu
inutil sau chiar neserios. ntr-adevr, un director executiv care a fcut o treab bun i a pus
organizaia pe picioare se ntreab deseori de ce Consiliul de Administrare ar trebui s fie un temei
de ngrijorare i discuii. O organizaie care a nregistrat performane excelente, cu implicarea
minim a Consiliului de Administrare, percepe procesul de consolidare a acestuia drept un pericol
ce risc s transforme totul ntr-un haos. Din acest motiv, destul de frecvent putem ntlni directori
executivi de succes care sunt mpotriva crerii unui Consiliu de Administrare funcional, dei acest
fapt reprezint un risc major, ndeosebi atunci cnd organizaia devine matur. Chiar i un director
executiv dominant i d seama c odat cu creterea bugetului organizaiei, cresc i ateptrile
constituenilor referitor la gestionarea profesionist i adecvat a resurselor. n special, colectarea
de fonduri la nivel local poate fi fr succes dac constituenii nu s-au convins c organizaia este
profesionist i activeaz n beneficiul grupului su int.
Organizaiile care aspir s creasc i s devin de succes trebuie s recunoasc c durabilitatea de
lung durat necesit, n primul rnd, o bun guvernare i aceasta ncepe cu delimitarea Consiliului
de Administrare de personalul organizaiei.
14
s fie disponibili i s poat face fa acestei poziii pe durata ntregului mandat etc.
15
1
BUNA GUVERNARE
Urmtorul lucru pe care l putei face este s analizai compoziia Consiliului de Administrare.
Dei toi membrii trebuie s ntruneasc calificrile listate n descrierea poziiei, un Consiliu de
Administrare divers va aduce mai multe perspective de dezvoltare organizaiei, care ulterior vor
genera mai multe abordri pline de sens pentru realizarea misiunii. Gndii-v la competenele de
care avei nevoie n cadrul Consiliului i dac ai putea delega pe cineva s v ajute la mobilizarea
resurselor. Spre exemplu, o organizaie axat pe prevenirea HIV/SIDA sau pe ap potabil i igien
ar putea dori s aib membri care s aib experien n aceste domenii. Diversitatea n compoziia
Consiliului de Administrare ar putea fi reflectat n termeni de gen, vrst, apartenen religioas,
venit, abiliti, experien profesional etc.
BUNA GUVERNARE
16
Beneficiar
Persoan renumit
Membru al comunitii
Potenial finanator
Constitueni
Advocacy
Management Financiar
Educaie
Relaii cu publicul
Fundraising
Cadrul legal
Alt ar
Sud
Centru
Nord
Femeie
Brbat
Ani de activitate
Membrul CA
Gen
1.
2.
Model de politici:
deciziile Consiliului de Administrare
luate n afara edinelor ordinare
Deciziile Consiliului de Administrare trebuie
luate doar formal n cadrul edinelor. Dar ce
se ntmpl n cazul n care apare o situaie de
urgen i este necesar s se acioneze prompt,
ns membrii consiliului nu pot s se ntruneasc
ad-hoc sau, chiar dac se ntrunesc, nu exist
cvorum pentru a putea lua decizii?
n situaii extreme Consiliul de Administrare
trebuie totui s poat lua decizii pentru a proteja
interesele OSC-ului sau a angajailor si. O politic
explicit ce se refer la luarea deciziilor n cazuri
de urgen, excepionale va permite consiliului s
acioneze prompt. O asemenea politic ar trebui
s ofere consiliului posibilitatea de a recurge la
decizii de urgen, ns doar dup informarea i
consultarea tuturor membrilor prin email sau la
telefon sau n cadrul unei edine ad-hoc unde
este lips de cvorum.
Atunci cnd Consiliul de Administrare este
nevoit s procedeze astfel, deciziile luate trebuie
ratificate la urmtoarea edin i trecute n
procesul-verbal al edinei.
17
1
BUNA GUVERNARE
3.
procedurilor i politicilor de funcionare sntoas a unui OSC i acest fapt poate fi disputat sau
chiar descalificat. Atunci cnd Consiliul de Administrare este nevoit totui s recurg la modalitatea
de luare a unor decizii n afara edinelor, este necesar ca consiliul s se ghideze de anumite politici
elaborate din timp i s nregistreze deciziile pentru a fi aprobate formal la urmtoarea edin.
BUNA GUVERNARE
18
19
1
BUNA GUVERNARE
STRATEGIA ORGANIZAIEI
Procesul de planificare strategic
Definiii
de fcut, cum, unde i de ctre cine pentru a ndeplini unul sau mai
multe obiective. Planul de aciuni n form scris poate fi folosit la nivel
organizaional, de proiect sau de activitate.
STRATEGIA ORGANIZAIEI
pe care organizaia le va realiza pentru a face viziunea s fie una real. Este
o afirmaie care clarific scopul organizaiei i activitatea de zi cu zi.
Pri interesate persoane fizice sau organizaii care pot influena sau
Planificarea strategic este un proces participativ i structurat pentru a regla direcia viitoare a
organizaiei Dvs. Este un instrument de administrare care va ajuta organizaia Dvs. s-i identifice
capacitile curente, necesitile i scopurile. Exist mai multe metode pentru efectuarea planificrii
strategice, ns cel mai simplu mod este s se rspund n colectiv la patru ntrebri de baz:
Unde ne poziionm acum?
ncotro ne ndreptm?
Cum vom ajunge acolo?
Cum vom recunoate dac am ajuns sau nu la int?
Un proces de planificare strategic i rezultatele acestuia sunt bune doar dac aceste rezultate sunt
oneste i utile oneste nsemnnd a te uita n mod obiectiv la factorii interni i externi, iar utile
nsemnnd a exprima n cuvinte scopurile specifice i paii de aciune pentru a ajuta la ghidarea
organizaiei spre avansare.
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
20
CUNOSCUT
Orizontul Strategic
Strategia transform
misiunea i obiectivele unei
instituii n performan
Viziunea pe termen
lung
NECUNOSCUT
21
2
STRATEGIA ORGANIZAIEI
Orizontul de aciune
STRATEGIA ORGANIZAIEI
7. Creai un plan de aciune. Descriei paii specifici ce este nevoie de fcut i de ctre cine
pentru a ndeplini fiecare dintre obiectivele strategice.
8. Identificai resursele necesare pentru a duce la bun sfrit planul Dvs. de aciuni. Rspundei
la ntrebrile de baz: ce surse de finanare avem? Unde putem gsi finanare n alt parte?
De ce resurse umane avem nevoie? Cine dintre membrii personalului nostru are cunotinele,
abilitile i experiena necesar? Adugai rspunsurile la planul Dvs. de aciuni.
9. Creai un buget i un plan de implementare. Odat ce ai dezvoltat un plan de aciuni i ai
identificat resursele necesare, estimai ct va costa executarea planului de aciuni pe parcursul
urmtorilor trei ani.
10. Monitorizai i evaluai progresul. Ajustai planul dup cum este necesar. Consiliul de
Administrare trebuie s se ntruneasc n mod continuu pentru a analiza progresul intern i
realitile externe i apoi s modifice planul aa cum este necesar pentru a reflecta n acesta
noile circumstane i realiti.
Referine
1. Setul de materiale de Planificare Strategic CIVICUS http://www.civicus.org/view/media/Strategic%20
Planning.pdf
2. Capable Partners Program, Implementation Tips for USAID Partners http://www.ngoconnect.net/
documents/592341/0/CAP+Implementation+Tips+for+USAID+Partners
3. Bryson John M. Strategic Planning for Public and Nonprofit Organizations, Jossey-Bass Publishers,
(Revised Edition) San Francisco, 1995.
4. http://www.civicus.org/new/media/Strategic%20Planning.pdf
5. http://www.networklearning.org/index.php?option=com_content&view=article&id=118:problems
olving-swot-a-strategic-plans&catid=21:management<emid=145
22
MONITORIZARE I EVALUARE
Definiii
Monitorizare
activitilor desfurate.
Monitorizarea i evaluarea (M&E) stau la baza capacitii unei organizaii de a-i gestiona
performanele i de a nelege impactul pe care aceasta poate s-l ating.
O M&E de calitate necesit resurse, abiliti i timp. Este firesc c ntr-un OSC care se afl la o etap
incipient de dezvoltare ar putea lipsi informaiile clare despre performanele pe care organizaia
le va atinge, dar i sistemele i instrumentele necesare pentru a msura progresul. Pe msur ce
organizaia crete i se dezvolt, cel mai probabil aceasta va elabora sisteme pentru a msura
progresul n relaie cu obiectivele setate, dar nu ntotdeauna va utiliza n mod sistematic informaia
pentru a-i mbunti interveniile sau pentru a oferi informaie n luarea deciziilor pe viitor.
Acest capitol ofer informaie despre paii pe care o organizaie trebuie s-i urmeze pentru a elabora
un sistem de M&E bun. Acest sistem va utiliza probe la fiecare etap a ciclului de proiect, pentru a
promova luarea de decizii informate i pentru a susine realizarea unei schimbri semnificative i
durabile drept rezultat al interveniei organizaiei.
23
3
MONITORIZARE I EVALUARE (M&E)
Iniierea unui sistem de M&E nseamn mult mai mult dect un formular, tabel sau baz de date.
Este foarte important s transformm M&E ntr-un instrument de auto-evaluare i de nvare n
cadrul organizaiei. Doar n acest caz toi vor reflecta asupra experienelor anterioare, vor examina
realitile prezentului, vor revizui obiectivele i vor defini strategiile de viitor, vor recunoate
diverse necesiti ale constituenilor i vor negocia cu acetia interesele i nevoile lor. Un sistem de
M&E poate i trebuie s devin flexibil, s fie adaptat la diverse contexte locale i la circumstanele
n continu schimbare. n continuare putei vedea unele caracteristici ale sistemului de M&E.
Demonstreaz
rezultatele
nvare /
dezvoltare
Relaionare
24
etc.
25
3
MONITORIZARE I EVALUARE (M&E)
Rapoartele pe program;
CONINUTUL
Componente succesive
eseniale:
1. Stabilirea obiectivelor
i rezultatelor clare,
fezabile i msurabile;
2. Stabilirea indicatorilor.
Obiectivul:
Rezultatul scontat:
Metoda
Sursa de
Indicatorul de
Definiia
de
Linia de inta
colectare
Frecvena
performan indicatorului
colectare
referin final
a datelor
a datelor
Persoana
responsabil
Indicatorii de performan
Indicatorii nu sunt altceva dect nite semnale msurabile i tangibile, care ne arat c rezultatele
au fost realizate. Indicatorul este o caracteristic sau dimensiune care va fi utilizat pentru a msura
schimbarea. Indicatorii sunt eseniali n M&E pentru c ei sunt, de fapt, ceea ce monitorizm
i evalum. Indicatorii povestesc rezultatul. Fiecare indicator de performan trebuie s aib o
definiie clar, astfel nct pentru orice persoan care va fi implicat s fie clar ce date trebuie s
colecteze.
26
Pe termen lung
SITUAIA:
Rezultatul 7 participani obin
la interviuri de angajare.
Indicatori:
Nr. / % participanilor care
merg la cel puin 2 interviuri.
Nr. / % de angajatori care ofer
feedback pozitiv despre abilitile de comportare la interviu a participanilor.
INDICATORI CALITATIVI
Rspund la ntrebarea:
Ct de muli?/ Ct de multe?
27
3
MONITORIZARE I EVALUARE (M&E)
Pe termen scurt
NVAREA:
Rezultatul 15 participani obin
28
Date demografice, inclusiv numrul populaiei, distribuia pe vrste i procentajul prevalent;
ineficiente
Menionarea dubl. Un numr mai mare dect cel ateptat poate aprea din numrarea
beneficiarilor de mai multe ori;
Probleme de introducere a datelor. Posibil c datele au fost colectate corect, dar nu acced
exact n sistemul de M&E.
Elaborarea soluiilor
Odat ce ai identificat discrepane, vei dori s cutai cauzele i s identificai soluii de corectare.
Dac gsii mai multe cauze, nu ncercai s v referii la toate deodat. Concentrai-v pe una,
a crei rezolvare va avea un impact mai mare i care va genera o mai bun profitabilitate din
investiia de timp, personal i resurse. Dac trebuie s adaptai intervenia, asigurai-v c punei
toate procesele la punct, testai i validai ajustrile. De asemenea, monitorizai progresul i
documentai-v n legtur cu schimbrile efectuate. n continuare gsii cteva sugestii i despre
cum s mergei nainte, adresnd cele trei tipuri specifice de dificulti.
Luarea n consideraie a designului proiectului
intele eronate datorate erorilor la etape de design a proiectului sunt cele mai dificil de identificat
i pot fi cele mai provocatoare n a le corecta. ncercai s excludei toate celelalte probleme mai
nti.
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
29
3
MONITORIZARE I EVALUARE (M&E)
Probleme de implementare
Uneori, sursa discrepanelor poate fi implementarea neadecvat i nu neaprat designul
proiectului. Aceasta ar putea include:
Dac ai raportat la donator rezultate care ar putea s conin erori, contactai reprezentantul
responsabil pentru a discuta modalitatea de corectare a rapoartelor precedente.
Ajustarea progresiv a intelor
n timp ce discrepanele se refer, n general, la neconcordane dintre inte i realitatea existent,
proiectul Dvs. ar putea avea nevoie de ajustri dac rezultatele actuale sunt mult mai mari dect
intele. De exemplu, rezultatele mai nalte dect cele scontate ar putea afecta bugetul sau alte
activiti care au legtur cu acestea. Adiional rezultatele mai mari dect intele poate fi un
indiciu al faptului c are loc o numrtoare dubl. Prin urmare, fii ateni la rezultatele prea mari i
fii pregtii s investigai i s ajustai n caz de necesitate.
Ajustarea regresiv a intelor
n unele cazuri vei constata c nu avei o alt alegere dect s ajustai intele n mod regresiv, adic
atunci cnd rezultatele actuale sunt mai mici dect intele iniial planificate. Din cauza c suntei
obligai prin contract s atingei acele inte, va trebui s lucrai cu reprezentantul responsabil
pentru a opera schimbrile de rigoare. Pentru a face acest lucru, luai n consideraie urmtoarele:
Vei reduce intele pentru anul curent sau pe cele generale, de nceput? De cte ori este
posibil, propunei soluii pentru a preveni repetarea neconcordanelor curente n urmtorii
ani.
Avei un motiv obiectiv pentru a reduce intele generale? Lipsa de timp nu este suficient.
Este posibil ca o prelungire fr resurse financiare adiionale s fie o soluie n realizarea
scopului? Dac rspunsul este totui nu, va trebui s elaborai un document bazat pe
argumente solide pentru a v susine cererea de acceptare a reducerii rezultatelor.
n planul de aciuni al proiectului probabil c ai asigurat o legtur dintre intele propuse i
buget. Prin urmare, atunci cnd propunei ajustarea intelor, ar trebui s v referii i la impactul pe
care acest lucru l va avea asupra bugetului. Dac nu putei atinge intele propuse ntr-o regiune,
ncercai s vedei dac putei recalcula bugetul i mri intele ntr-un proiect dintr-o alt localitate
sau regiune.
Exemplu: Proiectul pentru copiii orfani i vulnerabili este nesatisfctor i credei c
motivul este faptul c sunt mai puini astfel de copii n regiune dect ai presupus iniial.
Gndii-v la o formul care ar demonstra acest lucru i utilizai-o ca baz pentru naintarea
unei solicitri de modificare a intelor.
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
30
Revizuirea intelor, ajustarea programului i evaluarea calitii i corectitudinii datelor sunt pri
naturale i necesare n cadrul managementului de proiect. De fiecare dat cnd perfecionai
modelul logic, aplicnd leciile nvate, nu facei altceva dect s consolidai proiectul. Drept
rezultat, data viitoare cnd l vei implementa ntr-o regiune nou, cu beneficiari noi, ipotezele
vor fi mai bune i intele mult mai exacte.
Devieri de la situaia
planificat?
Cauzele devierii
Lecii nvate,
recomandri
Date
de nceput
Monitorizare
Evaluare
formativ
31
Monitorizare
Evaluare
final
3
MONITORIZARE I EVALUARE (M&E)
Indicatorul
Evaluarea procesului
De regul o evaluare eficace a proiectului cuprinde att evaluarea procesului, ct i evaluarea
rezultatelor (outcome). Evaluarea procesului se bazeaz pe analiza a ct de bine au fost
implementate activitile i dac acestea au fost implementate conform planului iniial. Abilitatea
unui proiect de a atinge rezultatele scontate depinde n mare msur de faptul dac activitile
rezult n cantitatea i calitatea planificat de output-uri (produse). Activitile povestesc istoria
proiectului i relateaz ce s-a ntmplat i de ce.
Proiectele sunt foarte complexe i rareori un proiect reprezint sut la sut un succes. Unele
aspecte ale proiectului vor atinge rezultatele scontate, altele dimpotriv nu o vor face. Un proiect
poate fi de succes cu unii dintre beneficiari sau poate s nu aib deloc succes cu un alt segment
de beneficiari. Evaluarea procesului se va axa pe oferirea unui rspuns la ntrebrile cum? i de ce?
proiectele au succes sau nu au succes; care este grupul int pentru care proiectul are cel mai mare
succes i care sunt circumstanele.
Evaluarea procesului ncepe cu identificarea activitilor proiectului. Activitile sunt nite aciuni
pe care le ntreprindei pentru a atinge rezultatele. Activitile rezult n nite rezultate tangibile
care se numesc output-uri nite produse msurabile ale activitilor proiectului. Acestea
reprezint lucrul concret pe care l-ai efectuat i produsele acestui lucru.
Activitile i output-urile ne spun ce am fcut, dar nu este suficient pentru evaluare! Scopul
evalurii procesului este s nelegem ct de bine ai desfurat activitile. Urmtorul pas este
de a identifica i alte ntrebri care ne-ar ajuta s nelegem calitatea implementrii. Iat cteva
exemple de ntrebri pe care le putei lua n consideraie:
Activiti
Efortul de
colectare a
informaiei
(sczut, mediu,
nalt)
Metode de
colectare a
informaiei
Output-urile
Output
ntrebri:
32
Sursa de
verificare
4. Identificai efortul de colectare a informaiei. Pentru unii indicatori efortul poate fi sczut
sau mediu, iar pentru alii efortul poate fi destul de nalt.
5. Listai sursele de verificare a informaiei. Unde va fi informaia pstrat, stocat pentru a fi
consultat n caz de necesitate.
Tabel: Evaluarea rezultatelor
Rezultate (outcome)
Indicatori
Metode de colectare
a informaiei
Efortul de colectare
a informaiei (sczut,
mediu, nalt)
Sursa de verificare
2.
3.
4.
5.
6.
33
3
MONITORIZARE I EVALUARE (M&E)
Colectarea datelor reprezint cheia pentru a avea o monitorizare i o evaluare de succes. Metodele
de colectare a datelor trebuie s corespund cu indicatorii elaborai pentru proiect / program, s
fie adecvai pentru context i s fie uor de utilizat. Gndii-v la metode ce ar permite participarea
ntregii comuniti i asigurai-v c toat analiza este mprtit cu personalul i beneficiarii, att
pentru a mbunti luarea deciziilor, ct i pentru a avea susinere pentru realizarea activitilor
de M&E.
Exist mai multe ci de colectare a datelor pentru realizarea scopurilor de M&E, inclusiv chestionare,
interviuri cu beneficiarii, observaii ale experilor i discuii n cadrul focus-group-urilor. nainte de
includerea unor metode sau instrumente noi de colectare a datelor, evaluai ce date pot fi colectate
din surse care exist deja. Spre exemplu, ai putea adapta registrele sau listele de participare deja
existente pentru a obine datele de care avei nevoie? n cazul n care elaborai instrumente noi, de
exemplu, chestionare sau rapoarte ale echipei din teren, concentrai-v pentru a le elabora ct mai
prietenoase posibil din punct de vedere al utilizrii i asigurai-v c personalul i constituenii
sunt instruii pentru a le folosi. ntotdeauna gndii-v cine sunt utilizatorii atunci cnd elaborai
aceste instrumente. Ct de instruii sunt cei care colecteaz datele? Trebuie instrumentele s fie
traduse n limba local? De ct timp are nevoie o persoan pentru a colecta datele?
Cum trebuie s fie
informaia colectat
Realist
Uor de colectat
S fie credibil pentru
finanatori i ali
constitueni.
S corespund cu indicatorii
elaborai pentru proiect;
S fie eficace;
Procesele-verbale ale
edinelor;
Rapoartele financiare;
Etc.
Asigurai-v c datele sunt colectate cu acuratee, prin efectuarea unor evaluri a calitii datelor
pe care le colectai. Analizai regulat datele pe care le-ai colectat prin structurarea i organizarea
acestora, pentru a nelege tendinele care reies din implementarea proiectului Dvs. Aceast
informaie va ajuta managerii s determine dac proiectul este pe cale s ating obiectivele
propuse i s propun schimbri n caz contrar.
Analiza i interpretarea informaiei colectate
ntotdeauna ncepei cu scopul pe care-l are evaluarea: Dac, de exemplu, scopul evalurii este s
mbuntii proiectul prin identificarea punctelor sale forte i slabe, putei organiza informaia
colectat n punctele slabe ale proiectului, punctele forte i sugestii de mbuntire. Dac efectuai o
evaluare a impactului proiectului, putei categorisi informaia conform indicatorilor pentru fiecare
rezultat.
Analizai informaia cantitativ (aceasta se poate face fie cu ajutorul anumitor programe speciale
sau mecanic). ncercai s grupai rspunsurile i s identificai cte persoane au rspuns la fel: 20
de persoane au marcat 1, 15 au marcat 2 etc.
Analizai informaia calitativ (rspunsurile intervievailor de la interviu, focus-group sau comentariile
n scris din chestionare):
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
34
Citii toat informaia;
35
3
MONITORIZARE I EVALUARE (M&E)
Construii mecanisme clare pentru a facilita utilizarea informaiei din cadrul sistemului de M&E.
Spre exemplu, ai putea organiza o edin formal de revizuire a datelor lunar, trimestrial sau
anual, pentru a urmri progresul spre realizarea intelor i obiectivelor. Acest lucru v-ar permite
s modificai activitile sau s avei unele discuii cu donatorii, n cazul n care va fi necesar s
schimbai intele.
Sursa de
colectare a
datelor
Metoda de
colectare a
datelor
Rapoartele
trimestriale;
lista
campaniilor
Frecvena
Numrul de
campanii de
advocacy
desfurate
Numrul de
OSC-ul
campanii de
advocacy care
au fost iniiate i
finisate de ctre
OSC
Numrul
de politici
publice
influenate
Parlamentul Monitorul
Anual
Numrul de
Oficial,
politici publice
pagina web a
(amendamente,
Parlamentului,
legi, dispoziii,
provizii,
Guvernului,
Consiliului
regulamente
raional,
instituionale
ministere
sau proceduri,
strategii)
influenate
ca rezultat al
campaniei de
advocacy
3
MONITORIZARE I EVALUARE (M&E)
Definiia
indicatorului
Managerul
de granturi,
persoana
responsabil
de
Monitorizare
Referine
1. Capable Partners Program, Implementation Tips for USAID Partners
http://www.ngoconnect.net/documents/592341/0/CAP+Implementation+Tips+for+USAID+Partners
2. John de Coninck, Chaturvedi Khilesh, Ben Haagsma, Planning, Monitoing and Evaluation in Developing
Organizations, IC Consult, 2008;
3. Innovation Network, Evaluation Workbook, Logic Model and Evaluation;
4. http://www.civicus.org/new/media/Monitoring%20and%20Evaluation.pdf
36
Subiecte abordate:
Introducere n MRU
Angajarea personalului
Remunerare i beneficii
Managementul voluntarilor
Unele proceduri cu privire la personal sunt reglementate de cadrul normativ n vigoare (Codul
muncii i alte acte normative relevante) sau de finanatori, iar alte proceduri referitoare la personal
se bazeaz pe viziunea i politica de personal a organizaiei privind modalitatea de gestionarea
resurselor umane.
Existena unei politici i a procedurilor legate de personal clar definite asigur att mbuntirea
comunicrii ntre angajai, clarificarea ateptrilor, echitatea la locul de munc, ct i ajut
organizaia s previn careva greve sau litigii de munc.
Conformarea cu cadrul legal
Politica i procedurile cu privire la personal trebuie s fie elaborate n strict conformitate cu
prevederile Codului Muncii al Republicii Moldova (Legea 154/2003), ncepnd cu modalitatea de
angajare i terminnd cu rezilierea contractului de munc.
37
4
MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE
Acest capitol i propune s descrie aspectele eseniale ale gestionrii eficiente a personalului
la locul de munc, precum i ofer informaii privind cerinele specifice n domeniu MRU al
donatorilor, inclusiv a USAID, fa de organizaiile care beneficiaz direct de fondurile acestora.
Acest capitol ofer, de asemenea, soluii pentru motivarea personalului, recrutarea i motivarea
voluntarilor.
Odat ce avei elaborat politica i procedurile cu privire la personal, acestea trebuie inserate ntrun singur document, numit Manualul personalului, coninutul cruia trebuie adus la cunotina
tuturor angajailor. Trebuie s v asigurai c toate prevederile Manualului personalului sunt
nelese de ctre angajai, pentru a fi respectate. Prezentarea Manualului personalului poate fi
efectuat i n cadrul sesiunii de orientare a angajatului.
Definiii
voluntarii.
38
39
4
MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE
2. Procedura de angajare. Se descriu principiile i regulile aplicate n procesul de angajare; metodele de recrutare i selecie profesional; sesiunea de orientare; perioada de
prob i alte aspecte relevante procesului de angajare.
Angajarea personalului
Definiii
posturile vacante.
pe piaa muncii.
Fia de post trebuie anexat la contractul de munc al angajatului i poate revizuit ori de cte ori
apare necesitatea.
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
40
n acest capitol vom prezenta cele mai importante aspecte care trebuie luate n consideraie n
procesul de angajare a persoanelor n posturile vacante pe care le avei.
Procesul de angajare este constituit din 3 etape:
1. Recrutarea candidailor are scopul de a gsi ct mai multe persoane care ntrunesc
cerinele minime ale postului;
2. Selecia celui mai bun candidat are scopul de a identifica cel mai bun candidat pentru
postul vacant din cadrul organizaiei Dvs., adic cel mai profesionist, motivat i compatibil
cu cultura organizaional;
3. Integrarea socio-profesional are scopul de a ajuta noul angajat s se integreze ct mai
repede i eficient n echip/organizaie; s se simt parte a ntregului.
Un post vacant poate fi ocupat prin intermediul recrutrii interne sau celei externe.
RECRUTARE EXTERN
41
4
MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE
RECRUTARE INTERN
Dosarul de angajare
De regul, multe organizaii apeleaz la solicitarea CV-ului, a scrisorii de intenie i eventuala
prezentare a referinelor i recomandrilor.
Din practic, completarea unui formular de aplicare (a se vedea anexa 3) pare a fi mult mai
eficient. n cazul CV-ului i a scrisorii de intenie, Dvs. nu avei cum s influenai informaiile
prezentate de ctre candidat, n schimb, n cazul formularului de aplicare, putei pune ntrebrile
rspunsul crora v intereseaz. Aceste ntrebri pot viza att studiile, experiena profesional,
ct i motivaia ocuprii postului dorit, ateptrile salariale, dar i alte aspecte, precum motivul
plecrii de la ultimul post sau persoanele care l pot recomanda i datele de contact ale acestora.
Rspunsurile oferite n formularul de aplicare o s v ajute s percepei i modul de gndire al
persoanei, modul de expunere a informaiei, modul de prezentare a datelor. Acestea pot servi, de
asemenea, drept temei i pentru formularea de ntrebri n cadrul interviului.
Selecia celui mai bun candidat
Odat ce ai identificat candidaii care ntrunesc condiiile minime, urmeaz etapa a doua
aplicarea metodelor de selecie pentru a verifica cunotinele, abilitile i motivaia candidailor.
Cele mai simple i practice metode de selecie sunt:
1. Proba scris un set de ntrebri cu variante de rspuns (test-gril), care are scopul de
a verifica cunotinele, dar i unele abiliti, precum cunoaterea unei limbi strine sau
deprinderi de operare pe calculator. n dependen de poziia pentru care candideaz, putei
solicita de la candidai s culeag un text, s elaboreze nite date n Excel, s ntocmeasc
un comunicat de pres sau s traduc n scris un text din limba romn.
2. Interviul un set de ntrebri deschise la care candidatul trebuie s rspund. Prin
intermediul acestora putei observa comportamentul, atitudinea, modalitatea de gndire
i soluionare a problemelor. Pentru ca interviul s fie eficient, trebuie s urmai un ghid
de intervievare (a se vedea anexa 4), care trebuie s fie acelai pentru toi candidaii. Doar
aa vei putea compara rspunsurile i lua o decizie corect. Dac cunoaterea unei limbi
strine este foarte important, atunci cteva ntrebri pot fi formulate n limba dat.
Integrarea socio-profesional
Se recomand s organizai o sesiune de orientare prin care s informai angajatul despre misiunea
i activitatea organizaiei, despre postul deinut, s prezentai echipa, alte aspecte utile pe care
trebuie s le cunoasc. Se recomand s fie desemnat din rndul colegilor un mentor pentru
proasptul angajat, la care acesta s se poat adresa cu oricare ntrebare. De asemenea, nu uitai
s-i oferii Manualul personalului.
Perioada de prob
n conformitate cu cadrul legal (art. 62 al Codului Muncii), este interzis aplicarea unei perioade de
prob n cazul n care ai organizat concurs deschis pentru ocuparea postului vacant.
Dac, totui, nu suntei siguri de decizia luat, putei semna un contract pentru o perioad
determinat de timp (3-6 luni), dar despre aceasta candidatul trebuie informat nc la etapa de
recrutare. n acest caz, dac contractul individual de munc are o durat de 3-6 luni, perioada de
prob constituie 15 zile calendaristice. Dac durata contractului individual de munc depete 6
luni, atunci perioada de prob constituie 30 de zile calendaristice.
n cazul n care nu ai organizat un concurs, perioada de prob pentru personalul de execuie
este de maximum 3 luni, iar pentru personalul de conducere (cu funcii de rspundere) este de
maximum 6 luni.
Clauza privind perioada de prob trebuie s fie prevzut n contractul individual de munc. n
lipsa unei astfel de clauze, se consider c persoana a fost angajat fr perioad de prob. Pe
durata contractului individual de munc nu poate fi stabilit dect o singur perioad de prob.
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
42
Cadrul legal
n momentul n care ai luat decizia privind angajarea celui mai bun candidat trebuie s parcurgei
i nite etape impuse de cadrul legal:
semnarea contractului individual de munc cu fia de post anexat;
ntocmirea ordinului de angajare (dispoziia,
decizia, hotrrea), n care se indic datele
persoanei, denumirea postului deinut i perioada
angajrii, dac este relevant;
Definiii
la un aspect abordat.
43
4
MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE
postului.
la locul de munc.
44
UTILIZAREA
CONINUTUL
45
4
MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE
INSTRUMENTUL
UTILIZAREA
CONINUTUL
46
Instruirea intern - se refer la organizarea diferitor activiti de instruire de ctre organizaie nsi. Aceast form se aplic destul de frecvent n cadrul organizaiilor societii civile,
deoarece implic resurse financiare minime, dar necesit efort din partea angajatului care
pregtete informaia/atelierul dat. Pot fi identificate o serie de tematici relevante specificului activitii organizaiei pentru care se desemneaz responsabilii. Aceast practic poate fi
aplicat prin rotaie, unde fiecare angajat va desfura cel puin o activitate de instruire. De
asemenea, poate fi instituionalizat practica de pregtire a unei informaii succinte n scris,
care apoi s fie prezentat verbal tuturor angajailor, despre cele nvate n urma participrii
la vreo activitate de instruire din ar sau de peste hotare.
Instruirea extern - se refer la participarea angajailor la activiti de instruire din afara organizaiei. n cadrul organizaiilor societii civile majoritatea angajailor au posibilitatea s
47
4
MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE
Fiecare organizaie decide ce decizii cu privire la personal pot fi luate n baza rezultatelor evalurii
performanelor. Cele mai frecvente i recomandate decizii sunt:
participe la astfel de instruiri, dar, de regul, acestea nu sunt corelate cu necesitile angajatului n raport cu cerinele postului i/sau organizaiei.
Auto-instruirea - se refer la efortul depus de fiecare angajat privind instruirea proprie prin
studierea diferitor materiale etc. n cadrul organizaiei se recomand s se dezvoltate aceast cultur orientat spre auto-instruire.
Salarizarea angajailor
n organizaiile societii civile se folosete un sistem netarifar de salarizare. Art. 136 al Codului
Muncii ofer o descriere mai detaliat asupra acestui sistem. Ceea ce nseamn c sistemul de salarizare este foarte flexibil i depinde de muli factori precum: politica finanatorului, numrul de
proiecte implementate etc.
Indiferent de aceste aspecte, atunci cnd stabilete salariul de funcie al personalului de baz, organizaia trebuie s in cont n mod special de urmtoarele aspecte:
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
48
Salariul minim garantat salariul lunar oferit nu trebuie s fie mai mic dect cel stabilit
de legislaia n vigoare. Spre exemplu, n anul 2012 salariul minim pe economie a constituit
1100 lei pentru un program normal de munc (40 ore/sptmn);
Echitate intern fiecare post din cadrul organizaiei are o anumit valoare determinat n
baza factorilor precum: competena managerial, competena decizional, complexitatea
sarcinilor, comunicare, studii necesare etc. n baza unei simple analize poate fi creat o ierarhie a tuturor posturilor existente n cadrul organizaiei, care va constitui sistemul de clasificare a posturilor (nu a angajailor!). Este important ca pentru posturile cu valori similare s
fie stabilite acelai salariu de funcie/salariu de baz, pentru a asigura o echitate pe interior.
Competitivitate relativ pe lng asigurarea echitii pe interior, este important ca salariul stabilit s fie ct de ct competitiv cu salariile pentru posturi similare din cadrul altor
organizaii. La acest aspect trebuie s fie atras atenia atunci cnd se stabilesc salariile
pentru personalul de implementare a proiectelor. Nu este cazul s fie asigurate salarii mai
mari, este important s nu fie stabilite salarii prea mici n comparaie cu alte organizaii.
Avansare n trepte de salarizare orice sistem de salarizare trebuie s prezinte o anumit
flexibilitate i posibilitate de cretere. Criteriile care stau la baza creterii salariului pot fi
diferite, de regul, fiind legate de performana angajatului.
Codul
Grade de
salarizare
Director Executiv
A1
Manager financiar
A2
Director program
A3
Coordonator proiect
B1
Manager de oficiu
B2
Asistent proiect
C1
Titlul funciei
Salariul de
funcie*
Trepte de salarizare**
I
II
III
IV
* se indic suma n MDL sau n alt valut, dar plata se efectueaz doar n moneda naional
** se indic suma n lei cu o cretere de un anumit %
Pachet social
Fiecare angajat trebuie s beneficieze de pachet social, deoarece acesta servete drept temei pentru beneficierea de pensie, de asigurare medical i alte drepturi cu caracter social. Astfel, organizaia trebuie s prevad un buget pentru achitarea tuturor impozitelor i contribuiilor sociale.
La rndul su, angajatul este responsabil s achite i el la rndul su toate impozitele i taxele
conform legislaiei n vigoare.
49
colegii i eful, acestea fiind stimulentele nefinanciare, care, fiind aplicate n modul corespunztor,
pot avea efecte foarte bune.
Lund n consideraie faptul c n cadrul organizaiilor societii civile posibilitile de motivare financiar sunt reduse i oarecum considerate secundare, este foarte important s fie contientizat
importana i utilitatea aplicrii tehnicilor de motivare nefinanciar.
Motivarea nefinanciar reprezint ansamblul de tehnici i metode care sunt aplicate de ctre organizaie sau/i manager pentru a stimula i menine un nivel acceptabil de motivaie al angajailor.
Astfel, motivaia ine de starea intern a angajatului, care fie este orientat spre realizarea sarcinilor n mod performant, fie nu.
Motivaia nu poate fi impus, dar organizaia/managerul poate cultiva un mediu favorabil de influenare a motivaiei. Cea mai simpl definiie a motivaiei la locul de munc este dac angajatul
dorete s lucreze bine, atunci este motivat, dac lipsete aceast dorin, atunci nu este motivat
la locul de munc. Astfel, apare ntrebarea La locul de munc se cultiv dorina sau nedorina
de a lucra bine?.
Dorina angajailor de a lucra bine ine de satisfacerea necesitilor i realizarea ateptrilor pe
care le au acetia fa de organizaie, manager i postul deinut.
Urmtoarele tehnici de motivare aplicate de manager pot stimula dorina angajatului de a munci,
adic l poate motiva la locul de munc:
comunicarea i argumentarea clar a sarcinilor i obiectivelor propuse;
valorizarea angajailor ca persoane;
adresarea ctre angajai cu apelativul colegi n loc de subordonai;
orientarea ctre rezultate, mprtirea scopurilor i obiectivelor sarcinilor propuse;
ncurajarea soluionrii problemelor i nu gsirea vinei (vinovatului);
tratarea greelilor n mod constructiv;
recomandarea cursurilor de formare continu pentru angajai;
ncurajarea membrilor echipei s se implice n luarea deciziilor;
delegarea sarcinilor etc.
Condiii de munc
Condiiile de munc sunt importante pentru meninerea motivaiei angajailor, deoarece acestea
ofer confort sau disconfort psihologic, ceea ce influeneaz performana n mod direct. Astfel,
este foarte important ca angajailor s le fie oferite condiii minime necesare la locul de munc i
anume:
un loc de munc cu calculator personal, acces la imprimant i Internet
cldur pe timp de iarn i aer condiionat pe timp de var
mini-buctrie, unde angajatul poate s-i pregteasc un ceai/cafea
bloc sanitar
50
51
4
MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE
Dei fiecare angajat joac un rol important n organizaie, doar un numr mic de persoane
sunt menionate n contractul de grant drept personal cheie. Numrul maximum de persoane
menionate drept personal cheie este de 5 sau 5% din numrul total de angajai din cadrul organizaiei. Oricare modificare n lista personalului cheie necesit o aprobare din partea USAID.
Dac intervine o schimbare, trebuie parcuri urmtorii pai:
Relaiile dintre organizaie i angajat trebuie s fie documentate juridic conform prevederilor Codului Muncii al Republicii Moldova. Astfel, organizaia trebuie s se asigure ca are elaborate corect
toate documentele solicitate de prevederile cadrului legal.
Inspecia Muncii este organul de stat abilitat cu funcii de control i inspectare n domeniul respectrii drepturilor muncii. Aceast instituie poate efectua vizite planificate sau spontane, inclusiv n baza demersurilor/plngerilor prezentate de vreun angajat.
Contracte de munc
Organizaia este responsabil i obligat s semneze un contract de munc cu fiecare angajat,
indiferent de postul deinut, durata contractului sau alte aspecte.
n funcie de durata contractului de munc, distingem:
1. Contracte de munc cu perioad determinat;
2. Contracte de munc cu perioad nedeterminat.
Distingem mai multe tipuri de contracte de munc:
Contracte
colective
de munc
Contractul colectiv de munc este actul juridic care reglementeaz raporturile de munc i alte raporturi sociale n cadrul unitii, ncheiat n form scris ntre salariai/angajai i angajator/organizaie de ctre reprezentanii acestora.
Pentru organizaiile societii civile nu este specific semnarea contractului colectiv de munc.
Contrac te
individuale
de munc
Contractul individual de munc reprezint documentul juridic care stabilete raportul de munc dintre organizaie i angajat i se ncheie n baza negocierilor dintre acetia.
Documentele care se prezint la ncheierea contractului individual de munc sunt:
buletinul de identitate sau un alt act de identitate;
carnetul de munc, cu excepia cazurilor n care persoana se ncadreaz n cmpul muncii pentru prima dat sau se angajeaz la o munc prin cumul;
documentele de eviden militar pentru recrui i rezerviti;
diploma de studii, certificatul de calificare ce confirm pregtirea special pentru profesiile
care necesit cunotine sau caliti speciale;
certificatul medical, n cazurile prevzute de legislaia n vigoare.
Se interzice angajatorilor s solicite de la persoanele care se angajeaz alte documente dect cele
prevzute de legislaia n vigoare.
52
Contrac te
de prestare
servicii
Organizaia poate semna cu persoane care nu reprezint personalul de baz al organizaiei contracte
de prestare servicii, care includ tipul/obiectul serviciului, durata, costul serviciului pe or/zi. Dup
finalizarea prestrii serviciului dat este obligatoriu semnarea actului de primire-predare cu semnturile executorului i beneficiarului (organizaiei).
Carnet de munc
Carnetele de munc se in pentru toi angajaii care lucreaz n organizaie mai mult de 5 zile lucrtoare. n carnetele de munc se nscriu datele cu privire la salariat, la activitatea lui de munc i
la stimulrile pentru succesele realizate n cadrul unitii. Sanciunile disciplinare nu se nscriu n
carnetul de munc.
nscrierile cu privire la motivele ncetrii contractului individual de munc se efectueaz n strict
conformitate cu prevederile legislaiei n vigoare, indicndu-se articolul, alineatul, punctul i litera
corespunztoare din lege.
n cazul ncetrii contractului individual de munc din iniiativa salariatului, din motive pentru
care legislaia prevede posibilitatea acordrii unor nlesniri i avantaje, nscrierea cu privire la ncetarea contractului individual de munc se efectueaz cu indicarea acestor motive.
Dosar personal
Fiecare angajat care face parte din personalul de baz al organizaiei trebuie s dispun de un
dosar personal, adic o map care conine urmtoarele documente:
1. copia buletinului de identitate;
2. contractul individual de munc;
3. fia de post semnat de toate prile;
4. ordine (de angajare, transfer, promovare, acordarea diferitor tipuri de concedii, eliberare
etc.);
5. fiele de evaluare;
6. alte documente relevante.
Coninutul dosarului personal este confidenial. Acces la acesta are doar angajatul i persoana
responsabil de completarea acestuia, de regul, acesta fiind contabilul-ef al organizaiei.
53
4
MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE
Concediul angajailor
Concediile anuale
Concediul de
odihn anual
Fiecare angajat care activeaz n baza unui contract individual de munc are
dreptul la concediu de odihn anual pltit, cu o durat minim de 28 de zile
calendaristice, cu excepia zilelor de srbtoare nelucrtoare.
Concediul din
cont propriu
nepltit
Concediu n situa- Conform art. 12 al Conveniei colective de munc la nivel naional nr. 2 din
ii specifice
09.07.2004, se ofer zile libere suplimentare n caz de cstorie a angajatului, a
copilului acestuia, de deces a unei rude apropiate, precum i n alte situaii.
Concedii sociale
Concediul
medical
Concediul medical pltit se acord tuturor angajailor n baza certificatului medical eliberat de ctre medicul de familie. Modul de stabilire, calculare i achitare a indemnizaiilor din bugetul asigurrilor sociale de stat n legtur cu concediul medical este prevzut de Legea nr. 289/2004 privind indemnizaiile pentru
incapacitate temporar de munc i alte prestaii de asigurri sociale.
54
Evidena timpului
n cadrul organizaiei trebuie s se duc evidena timpului de munc prin completarea aa-numitei Fie de pontaj sau, n cazul cerinelor USAID Time-sheet. Documentele n cauz includ numrul
de ore lucrate n fiecare zi pe parcursul unei luni i servete temei pentru stabilirea salariului la
finele lunii.
n acelai timp se interzice aplicarea amenzilor i altor sanciuni pecuniare (financiare) pentru nclcarea disciplinei de munc. Pentru aceeai abatere disciplinar nu se poate aplica dect o singur sanciune. La aplicarea sanciunii disciplinare organizaia trebuie s in cont de gravitatea
abaterii disciplinare comise i de alte circumstane obiective.
Pentru a evita nenelegerile i a putea msura gravitatea abaterii disciplinare, organizaia trebuie
s prevad n Regulamentul intern lista abaterilor disciplinare pentru care se aplic diferite tipuri de
sanciuni, n conformitate cu prevederile legislaiei n vigoare.
Sanciunea disciplinar se aplic, de regul, imediat dup constatarea abaterii disciplinare, dar nu
mai trziu de o lun din ziua constatrii acesteia, fr a lua n calcul timpul aflrii angajatului n concediul anual de odihn, n concediul de studii sau n concediul medical. n acelai timp sanciunea disciplinar nu poate fi aplicat dup expirarea a 6 luni din ziua comiterii abaterii disciplinare, iar n urma
reviziei sau controlului activitii economico-financiare dup expirarea a 2 ani de la data comiterii.
55
4
MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE
n conformitate cu prevederile art. 206-211 ale Codului Muncii al Republicii Moldova, pentru nclcarea disciplinei de munc organizaia are dreptul s aplice fa de angajat urmtoarele sanciuni
disciplinare:
a) avertismentul;
b) mustrarea;
c) mustrarea aspr;
d) concedierea (n temeiurile prevzute la art.86 alin.(1) lit. g)-r)).
Sanciunea disciplinar se aplic prin ordin (dispoziie, decizie, hotrre), n care se indic n mod
obligatoriu:
a) temeiurile de fapt i de drept ale aplicrii sanciunii;
b) termenul n care sanciunea poate fi contestat;
c) organul n care sanciunea poate fi contestat.
Ordinul (dispoziia, decizia, hotrrea) de sancionare, cu excepia sanciunii disciplinare sub form de concediere conform art. 206 alin. (1) lit. d) al Codului Muncii, care se aplic cu respectarea
art. 81 alin. (3), se comunic angajatului, sub semntur, n termen de cel mult 5 zile lucrtoare de
la data emiterii.
Ordinul (dispoziia, decizia, hotrrea) de sancionare poate fi contestat de ctre angajat n instana de judecat conform prevederilor art. 355 al Codului Muncii al Republicii Moldova.
n conformitate cu prevederile Codului Muncii, angajatul are dreptul la demisie, care reprezint rezilierea contractului individual de munc, din proprie iniiativ, comunicnd acest fapt angajatorului, prin cerere scris, cu 14 zile calendaristice nainte. Decurgerea termenului menionat ncepe
n ziua imediat urmtoare zilei n care a fost nregistrat cererea.
Concedierea
Concedierea reprezint rezilierea din iniiativa organizaiei a contractului individual de munc pe
durat nedeterminat, precum i a celui pe durat determinat se admite pentru urmtoarele
motive:
a) rezultatul nesatisfctor al perioadei de prob (art. 63 alin. (2));
b) lichidarea unitii sau ncetarea activitii organizaiei;
c) reducerea numrului sau a statelor de personal din cadrul unitii;
d) constatarea faptului c angajatul nu corespunde funciei deinute sau muncii prestate din cauza strii de sntate, n conformitate cu certificatul medical;
e) constatarea faptului c angajatul nu corespunde funciei deinute sau muncii prestate ca urmare a calificrii insuficiente, confirmate prin hotrrea comisiei de atestare;
f) schimbarea proprietarului unitii (n privina conductorului unitii, a adjuncilor si, a contabilului-ef);
g) nclcarea repetat, pe parcursul unui an, a obligaiilor de serviciu, dac anterior au fost aplicate sanciuni disciplinare;
h) absena fr motive ntemeiate de la locul de munc mai mult de 4 ore consecutive n timpul
zilei de munc;
i) prezentarea la locul de munc n stare de ebrietate alcoolic, narcotic sau toxic, stabilit n
modul prevzut de art. 76 lit. k);
j) svrirea la locul de munc a unei sustrageri (inclusiv n proporii mici) din patrimoniul unitii, stabilite prin hotrrea instanei de judecat sau a organului de competena cruia ine
aplicarea sanciunilor administrative;
k) comiterea de ctre angajatul care mnuiete nemijlocit valori bneti sau materiale a unor aciuni culpabile, dac aceste aciuni pot servi drept temei pentru pierderea ncrederii angajatorului fa de salariatul respectiv;
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
56
l) semnarea de ctre conductorul unitii (filialei, subdiviziunii), de ctre adjuncii si sau de ctre contabilul-ef a unui act juridic nefondat care a cauzat prejudicii materiale unitii;
m) nclcarea grav, chiar i unic, a obligaiilor de munc de ctre conductorul unitii, de ctre
adjuncii si sau de ctre contabilul-ef;
n) prezentarea de ctre angajat organizaiei, la ncheierea contractului individual de munc, a
unor documente false (art. 57 alin. (1)), fapt confirmat n modul stabilit;
o) refuzul angajatului de a continua munca n legtur cu schimbarea proprietarului unitii sau
reorganizarea acesteia, precum i a transferrii unitii n subordinea unui alt organ;
p) refuzul angajatului de a fi transferat la o alt munc pentru motive de sntate, conform certificatului medical (art. 74 alin. (2));
q) refuzului angajatului de a fi transferat n alt localitate n legtur cu mutarea unitii n aceast localitate (art. 74 alin. (1)); precum i
r) pentru alte motive prevzute de prezentul cod i de alte acte legislative.
Managementul Voluntarilor
Voluntarii pot constitui un atu foarte puternic pentru organizaie, dac sunt gestionai n mod
eficient. Managementul voluntarilor este crucial n acest sens, incluznd modalitatea de recrutare,
selecie, instruire, supervizare i apreciere a acestora.
Pentru a evalua necesitatea organizaiei n voluntari, este important s fie analizat bine situaia
i anume: domeniile care necesit implicarea voluntarilor, resursele disponibile i dac implicarea
voluntarilor este cea mai bun soluie.
n continuare se ofer o serie de ntrebri care ar putea s v ajute n luarea deciziilor privind implicarea voluntarilor:
Avei activiti sau sarcini care pot fi realizate de persoane care nu fac parte din personalul
Dvs.?
Ce fel de cunotine sau abiliti trebuie s posede persoanele pentru realizarea activitilor
i sarcinilor sus-menionate?
Activitile i sarcinile date sunt specifice i de scurt durat? Sau fac parte din procese
continui, care necesit o implicare de lung durat?
Vei avea nevoie s instruii voluntarii pentru a v asigura c sunt capabili s execute activitile i sarcinile date?
Avei personal suficient pentru ca s instruiasc i s asigure tot suportul necesar voluntarilor?
Avei toate resursele necesare de care au nevoie voluntarii?
Cum vei superviza i evalua activitatea voluntarilor?
Odat ce ai investit n voluntari prin instruirea lor, cum le vei menine devotamentul pentru proiect/organizaie?
Cum vei documenta timpul oferit de voluntari, fie ca surs de cofinanare a cheltuielilor
sau/i s demonstrai susinerea constituenilor pentru activitile organizaiei?
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
57
4
MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE
nc la nceput trebuie s clarificai rolurile fiecruia dintre voluntari i rolul organizaiei, ateptrile reciproce. Acest lucru va preveni frustrrile i confuziile pe viitor. Se recomand semnarea
bilateral a unui acord de colaborare, n care se vor specifica att drepturile, ct i responsabilitile
voluntarului, beneficiile acestuia.
La fel ca n cazul personalului de baz, voluntarii trebuie orientai n ceea ce privete misiunea,
viziunea, valorile, istoricul i activitatea organizaiei. Majoritatea oamenilor lucreaz mult mai bine
atunci cnd vd imaginea global.
Delegai pe cineva din cadrul organizaiei s organizeze sesiunea de orientare. Sesiunea de orientare include i prezentarea personalului, condiiile de lucru etc. i nu uitai, de atitudinea Dvs.
fa de voluntari depinde dac acetia devin sau nu ambasadori adevrai ai organizaiei Dvs. n
comunitate/societate.
Managementul voluntarilor este un lux pe care nu vi-l permitei. Nu este adevrat, managementul voluntarilor v ajut s-i transformai n atu al organizaiei.
Referine
1. Manual MRU. Consiliul RU pentru sectorul nonprofit
http://hrcouncil.ca
2. Capable Partners Program, The Essential Guide to Managing Your USAID Award
http://www.ngoconnect.net/documents/592341/749044/The+Essential+Guide+to+Managing+You
r+USAID+Award
3. Exemple de documente MRU http://www.ngoconnect.net/humanresources
4. Ghidul Coordonatorului de Voluntari din Republica Moldova http://www.fhi360.md/docs/Ghidul_Coordonatorului_de_Voluntari_din_Republica_Moldova.pdf
5. Introducere n training i supervizare http://initiativesinc.com/resources/publications/techExpertise/
training.htm
6. Supervizare de suport pentru mbuntirea Serviciilor primare de asisten integrat
http://www1.msh.org/Documents/OccasionalPapers/upload/Supportive-Supervision-to-ImprovePrimary-Health-Care.pdf
7. Ghid pentru implementarea supervizrii de suport
http://www.path.org/publications/detail.php?i=1212
8. Evaluare 360 de grade http://www.businessballs.com/performanceappraisals.htm#360 degree feedback360 degree feedback
9. Bibliotec n domeniul managementului Evaluarea performanelor http://managementhelp.org/
emp_perf/perf_rvw.htm
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
58
MANAGEMENTUL FINANCIAR
Definiii
dect cele n numerar pentru un proiect. Aceste resurse pot include servicii
de voluntariat, echipament, proprietate etc.
Acest capitol:
59
5
MANAGEMENTUL FINANCIAR
INSTRUMENTE relevante
MANAGEMENTUL FINANCIAR
PLANIFICAREA permite crearea unei viziuni Planul strategic, planul de afaceri, planul de
de perspectiv, cum ar fi elaborarea bugetelor activiti, studiul de fezabilitate etc.
pentru activitile unui program sau ntreaga
organizaie pentru un an sau o perioad mai
ndelungat.
OSC-urile activeaz ntr-un mediu competitiv n care fondurile venite din partea donatorilor sunt tot mai limitate. Prin urmare, trebuie s ne asigurm de faptul c fondurile i resursele venite din donaii sunt utilizate n mod corespunztor i ct mai eficient, astfel nct
organizaia s-i ating scopurile i obiectivele.
Managementul riscului
Toate organizaiile se confrunt cu riscuri venite din interior i din exterior, ceea ce le poate pune n pericol aciunile i chiar existena (ex: retragerea fondurilor, incendiu la sediul
organizaiei sau chiar fraude). Riscurile trebuie identificate i gestionate activ, ntr-un mod
organizat, pentru a limita daunele pe care le-ar putea cauza.
60
Managementul strategic
Managementul financiar face parte din managementul organizaional ca tot ntreg. Aceasta presupune ca managerii s aib n vizor tabloul de ansamblu s priveasc modul n
care este finanat organizaia pe termen mediu i lung i nu doar s se concentreze asupra
proiectelor i programelor curente.
Planific
Stabilete
bugetele
Revizuiete
Acioneaz
Monitorizeaz veniturile i
cheltuielile n comparaie cu
bugetul planificat
Planific:
Acioneaz:
Revizuiete:
Situaia curent este comparat cu planurile iniiale, dup care managerii pot
decide dac organizaia se ncadreaz n termene i buget. Rezultatele obinute
la etapa de revizuire vor fi utilizate pentru urmtoarea faz de planificare .a.m.d.
61
MANAGEMENTUL FINANCIAR
Actori
implicai n
managementul
financiar
Administraia
Directorul Executiv
(DE)
MANAGEMENTUL FINANCIAR
Managerii
superiori
Angajaii
Personalul
financiar
62
63
5
MANAGEMENTUL FINANCIAR
De asemenea, efectuarea controalelor este foarte important pentru protejarea tuturor celor care
sunt implicai n afacerile financiare ale companiei, deoarece acestea elimin orice suspiciune, tentaie sau lips de loialitate.
Organizaiei i s-a cerut s efectueze un audit deplin. Drept urmare au fost identificate mai multe
bonuri de plat frauduloase. Donatorul i-a cerut organizaiei s returneze banii pentru acele tranzacii. Organizaia ns nu dispunea de acei bani i a fost nevoit s-i sisteze activitatea.
Morala: Dac organizaia ar fi respectat principiul separrii obligaiilor, cel mai probabil furtul nu
s-ar fi ntmplat.
Scanarea organizaiei Dvs.:
Rspundei la urmtoarele ntrebri despre organizaia Dvs.
Cine este responsabil de iniierea unei cereri de achiziie?
Cine este responsabil pentru revizuirea cererii de achiziie pentru a se asigura de faptul c
banii pentru activitate sunt alocai n buget?
Cine este responsabil pentru revizuirea cererii de achiziie pentru a se asigura c suma de
bani este disponibil n contul bancar?
Cine este responsabil s se asigure c documentele justificative sunt complete i corecte?
MANAGEMENTUL FINANCIAR
64
Aprob
Pregtete
Revizuiete
65
Aprobare
5
MANAGEMENTUL FINANCIAR
Revizuire
Pregtire
Exemplul 1:
Aprobare
Revizuire
Organizaia Y este una de proporii mai mari i implementeaz trei programe. Pentru
fiecare program exist un Asistent de Proiect i un Coordonator de Proiect. Toate
programele au acelai Contabil i Director Executiv.
Elaborare
Exemplul 2:
MANAGEMENTUL FINANCIAR
S distribuie salariile
66
Atunci cnd efectuai separarea obligaiilor n cadrul organizaiei Dvs., trebuie s stabilii
urmtoarele:
n ce mod angajaii sunt mputernicii pentru a efectua aceste activiti? (exemplu: prin
intermediul fiei de post sau prin emiterea unei mputerniciri)
Cine are autoritatea de a schimba persoanele responsabile de etapele amintite mai sus?
Aceste responsabiliti sunt inerente jobului sau se modific n dependen de persoana
care este la moment responsabil de acestea?
Care angajai au dreptul s semneze contul bancar?
Rspunsul la aceste ntrebri trebuie s fie formulat n politica organizaiei.
Autorizarea plilor pentru bunuri sau servicii furnizate organizaiei, inclusiv pentru activiti neplanificate i solicitri de plat prin transfer bancar (autoritatea de
tranzacionare).
67
5
MANAGEMENTUL FINANCIAR
Definiii
aprobe pli sau transferuri de fonduri ctre consultani, comerciani, subcontractani, autoriti fiscale, participani i personal n cadrul relaiilor
contractuale existente.
MANAGEMENTUL FINANCIAR
care o poate aproba persoana autorizat n acest sens. Toate valorile desemnate la nivel mai nalt sunt autorizate pentru nivel mai jos, chiar dac
acest lucru nu este prevzut expres.
Autoritatea de semnare a tranzaciei: Avans pentru efectuarea deplasrilor, rapoarte de cheltuieli, autorizarea deplasrilor, plile efectuate conform comenzilor de lucru, ordine de achiziie,
sub-contracte / contracte/ granturi, pli efectuate conform acordurilor de plat, achiziii rambursabile la punctul de vnzri, transferuri bancare.
Limita maxim
1, 000
Autoritatea semnatar
5, 000
100, 000
n toate cazurile persoanele mputernicite pentru a efectua revizuirea trebuie s vizeze documentul revizuit i propunerea sau lista de preuri (s expedieze un e-mail sau s schieze anumite
notie) nainte de aprobarea i semnarea de ctre autoritatea semnatar.
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
68
Reconcilierea presupune verificarea registrelor contabile pentru a exclude orice eroare sau omitere care nc nu a fost depistat.
Registrele trebuie s fie reconciliate la intervale de timp regulate:
Registrul bncii
Registrul bncii trebuie s fie reconciliat cu extrasul bancar cel puin o dat n lun. Scopul acestei
proceduri este s fie asigurat faptul c registrele organizaiei corespund cu cele ale bncii, care
sunt, de fapt, un set paralel de registre. Pentru aceasta de la banc se solicit un extras bancar cu
indicarea soldului final pentru o dat anumit i se compar cu Soldul din Registrul Bancar pentru
aceeai dat, dup care se explic diferenele.
Aceasta este o procedur de verificare important nu doar pentru corectitudinea i completarea
registrelor, dar i pentru a identifica din start orice fraud.
Registrul de Cheltuieli Mrunte
Cheltuielile mrunte trebuie verificate i reconciliate cel puin o dat pe sptmn. n cazul n
care se practic acordarea plilor n avans, aceast operaiune este foarte simpl i presupune
doar calcularea tuturor plilor efectuate de la ultima rambursare i verificarea ncasrilor acumulate. Cele dou valori constituie mpreun rezerva total. n cazul identificrii unei discrepane,
n registrul de cheltuieli mrunte se va efectua o nscriere corespunztoare denumit cheltuieli
neidentificate sau surplus neidentificat i vor fi menionate la categoria corespunztoare. Toate
discrepanele trebuie s fie raportate managerului.
Evidena rezervelor
Rezervele trebuie verificate n raport cu bunurile deinute i chitanele respective pentru a exclude orice erori (i niciun bun din cele nregistrate nu lipsete din stoc).
69
5
MANAGEMENTUL FINANCIAR
Procesul de reconciliere
Controlul ncasrilor
Este important s fie respectate cele apte reguli de aur pentru gestionarea ncasrilor:
1. Pstrai banii ncasai separat de banii preconizai pentru pli
Nu punei niciodat banii ncasai mpreun cu banii rezervai pentru cheltuieli mrunte, ca s nu
se creeze confuzie n registrele de eviden contabil. Toi banii care sunt ncasai de organizaie
trebuie s fie depui imediat la banc i nregistrai n registre nainte de a executa alte pli cu
acetia. n cazul n care aceast procedur nu se respect, informaia financiar va fi distorsionat.
Spre exemplu, organizaia desfoar un training i fiecare dintre cei 10 participani achit o tax
de participare de 25 de dolari. Costul pentru mncare i arenda spaiului constituie 150 de dolari,
care se achit din taxele participanilor primii n ziua respectiv. Soldul rmas din taxele acumulate 100 de dolari va fi depus la banc n calitate de Tax de Training.
Care este problema? Costul pentru mncare i arenda spaiului nu a fost inclus n conturi i prin
urmare nu poate fi reflectat n rapoartele financiare. Analog, avnd n vedere c doar suma net a
taxelor ncasate a fost depus la banc, se va crea impresia c doar cteva persoane au participat
la curs, iar potenialul de generare a venitului din desfurarea unui astfel de curs a fost camuflat.
2. ntotdeauna emitei chitane pentru banii ncasai
MANAGEMENTUL FINANCIAR
Aceasta i ofer siguran persoanei care a ncasat banii i asigur persoana care a efectuat plata c
banii sunt contabilizai corespunztor. Chitanele trebuie scrise cu cerneal, nu cu creionul, i de
preferin s fie dintr-un chitanier numerotat.
3. Cerei ntotdeauna chitan pentru banii pe care i achitai.
Uneori acest lucru nu este posibil. Spre exemplu, atunci cnd procurai materiale de la pia. n
acest caz costul pentru fiecare tranzacie trebuie notat imediat, astfel nct sumele s nu fie uitate
i s poat fi transferate pe o list de cheltuieli mrunte care va fi aprobat de un director administrativ.
Reinei dac nu avei nicio chitan, nu avei dovezi c ai efectuat achiziiile.
4. Transferai surplusul de numerar pe contul bancar
Prezena numerarului la birou este o tentaie pentru un ho, iar plasarea banilor pe un cont bancar
este o practic mai bun, mai ales atunci cnd se acumuleaz i o dobnd. O abordare informal
la numerar n birou ar putea conduce, de asemenea, la apariia dorinei de a mprumuta anumite
sume din aceti bani multe istorii de fraud au nceput n acest mod. Trebuie s facei toate ncercrile posibile pentru a transfera numerarul pe contul bancar zilnic sau cel puin n termen de
3 zile de la primirea banilor.
5. Stabilii proceduri clare privind primirea de numerar
Pentru a proteja persoanele care gestioneaz banii, la momentul deschiderii casei, a seifului trebuie s fie prezente ntotdeauna dou persoane. Ambele persoane vor numra banii i semna
chitana.
6. Restricionai accesul la casierie i seif
Cheile de la cutia de cas i seif trebuie s fie oferite doar persoanelor autorizate. Acest lucru se
nregistreaz n documentul organizaiei privind Autoritatea Delegat.
7. Meninei tranzaciile n numerar la un minim absolut
Mijloacele de cas ar trebui s fie folosite numai pentru a efectua pli atunci cnd toate celelalte
metode nu pot fi aplicate. Ori de cte ori este posibil trebuie identificate conturile furnizorilor i
ntocmite facturile. Avantajul efecturii majoritii plilor n baza cecurilor este c aceast metod
de plat produce efectul crerii unui set paralel de conturi sub form de extras de cont. De asemeProgramul Consolidarea Societii Civile n Moldova
70
nea, acest lucru asigur efectuarea plilor doar de ctre persoane autorizate i reduce riscul de
furt sau fraud.
Control fizic
Controlul fizic reprezint msuri suplimentare de precauie ntreprinse pentru a proteja activele
unei organizaii.
Seif
Deinerea unui seif sau a unui loc sigur pentru a pstra bani, cecuri, documente juridice etc.
este o msur important. Este important s se ia n consideraie prezena unui seif propriu-zis mai
ales n cazurile n care organizaia Dvs. trebuie s pstreze sume mari de bani pe timp de noapte.
Totui, seifurile sunt scumpe i dac nu dispunei de resurse suficiente, o msur mai potrivit ar fi
mbuntirea procedurilor bancare.
Directorul Executiv trebuie s asigure disponibilitatea unei asigurri corespunztoare, astfel nct
atunci cnd activele sunt pierdute, deteriorate sau furate, acestea s poat fi nlocuite sau compensate. Exist diferite tipuri de asigurare posibile, inclusiv
Asigurarea oficiilor mpotriva incendiilor i furturilor
Asigurarea vehiculelor mpotriva accidentelor i furtului
Decizia privind asigurarea proprietii este un bun exemplu de evaluare a riscului cntrirea
argumentelor pro i contra plii pentru o asigurare este o dilem rspndit pentru manageri.
Asigurarea activelor fixe
Activele fixe pot reprezenta o avere considerabil deinut sub form de terenuri, imobile, vehicule, maini i echipamente de birou i, fiind de multe ori ignorate, acestea necesit o atenie
special pentru a asigura meninerea valorii lor i exclude pierderea lor din cauza lipsei de vigilen. Msurile de protecie a acestor active vor include Registrele de active, o politic de utilizare a
vehiculelor i politici pentru echipamente.
Registrul activelor
Un Registru al activelor trebuie s fie stabilit cu intrri i nregistrri pentru fiecare element. Fiecare
element trebuie s fie marcat cu un numr unic de referin n scopuri de identificare. n registru
vor fi nscrise informaii importante despre fiecare activ, cum ar fi:
unde i cnd a fost procurat elementul i ct a costat
unde este deinut sau situat elementul
suma asigurat din valoarea articolului respectiv
istoricul lucrrilor de reparaie
numere de serie
detalii despre garanii
rata i metoda de amortizare, acolo unde este relevant.
De asemenea, n registru trebuie s se precizeze cine este responsabil pentru ntreinerea i securitatea articolului. Registrul activelor trebuie verificat trimestrial de ctre un manager superior sau
membru al comitetului i orice discrepane trebuie s fie raportate i luate msurile corespunztoare.
n conformitate cu art. 24 din Legea contabilitii i paragraful 10 din Indicaiile metodice, OSCurile din Moldova au obligaia s efectueze inventarierea general a elementelor de activ i pasiv,
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
71
5
MANAGEMENTUL FINANCIAR
cel puin o dat pe an, pe parcursul desfurrii activitii lor, n cazul reorganizrii sau ncetrii
activitii, precum i n situaiile prevzute de Regulamentul privind inventarierea.
Conform paragrafului 6 din regulamentul menionat, n afar de situaiile stipulate mai sus, un
OSC este obligat s efectueze inventarierea elementelor patrimoniale n urmtoarele cazuri:
la nceputul activitii;
din iniiativa conductorului;
n caz de nlocuire a gestionarului n ziua predrii-prelurii gestiunii;
n caz de furturi, delapidri, sustrageri sau abuzuri, precum i n caz de deteriorri ale bunurilor imediat dup depistarea acestora;
n caz de incendii sau calamiti naturale (inundaii, cutremure de pmnt etc.) imediat
dup stingerea incendiilor sau dup ncetarea calamitii naturale;
la reevaluarea mijloacelor fixe, stocurilor de mrfuri i materiale etc.;
n cazul modificrii preurilor;
n baza hotrrii organelor de control, n cazul efecturii unui control sau n baza hotrrii
altor organe prevzute de lege;
MANAGEMENTUL FINANCIAR
atunci cnd sunt indici precum c exist lipsuri sau plusuri care pot fi stabilite cu certitudine
numai prin inventariere.
Politica de ntreinere a imobilului i echipamentelor
Pentru a pstra valoarea cldirilor i echipamentelor, o organizaie trebuie s dispun de o politic pro-activ de ntreinere. Pentru cldiri, acest lucru poate necesita un contract de ntreinere
profesional planificat pentru care s fie prevzut un buget realist. Echipamentele de birou, cum
ar fi copiatoarele i echipamentul electric, trebuie s fie deservite sistematic de ctre tehnicieni calificai pentru a asigura faptul c acestea sunt de ncredere i funcioneaz n mod corespunztor.
Politica de utilizare a vehiculelor
Orice organizaie care deine vehicule proprii trebuie s aplice o politic de utilizare a vehiculelor.
Aceasta trebuie s abordeze aspecte precum:
Deprecierea
Asigurarea
Achiziionarea, nlocuirea i dispunerea
ntreinerea i reparaii
Utilizarea vehiculelor de ctre personal
Aciunile de urmat n caz de accidente
Calificrile i pregtirea oferului
Transportarea pasagerilor
Costurile lucrrilor de reparaii i nlocuirilor vor fi reflectate corespunztor i n procesul bugetar.
Pentru fiecare vehicul trebuie s existe un jurnal de cltorii, astfel nct costurile per kilometru s
poat fi evaluate i utilizarea n regim final s poat fi monitorizat ndeaproape. Dispunnd de
informaii privind costurile utilizrii vehiculului pe un termen de 12 luni, putei calcula costurile
medii de utilizare per kilometru.
Vedei mai jos un exemplu.
72
Data achiziionrii
26 decembrie 2012
Preul de achiziie
$20 000
Perioada/metoda de amortizare
ntreinerea
KM parcuri
1.
20601
(201)
20.400
Amortizarea
Preul de achiziie
Perioada de amortizare
Amortizarea anual
$
20.000
5 ani
2000/5
2. Consumul de combustibil
Consumul total anual
4000
5500
3. Costurile de ntreinere
Total facturi pentru reparaie, ntreinere, piese, anvelope etc.
900
4. Asigurare i impozite
Asigurarea, taxa de drum anual
3300
13700
Cost per km
Costuri totale pentru anul vizat
Nr. total de km parcuri
13700
20400 km
0.67
Bugetarea
Ce este un buget?
Un buget descrie o sum pe care o organizaie planific s o obin i s o cheltuiasc pentru un
anumit scop pe parcursul unei anumite perioade de timp.
Bugetul ndeplinete mai multe funcii i este important la fiecare etap a unui proiect:
73
5
MANAGEMENTUL FINANCIAR
Modelul de vehicul
Planificare - Bugetul este necesar pentru planificarea unui proiect nou, astfel nct managerii s-i poat forma o idee exact despre costul proiectului. Acest lucru le permite s stabileasc faptul dac ei dispun de banii necesari pentru a finaliza proiectul i dac valorific
fondurile disponibile n cel mai bun mod.
Colectare de fonduri Bugetul este partea esenial a oricrei negocieri cu donatorii. Bugetul stabilete n detalii ce va face OSC-ul cu un grant, inclusiv pe ce vor fi cheltuii banii i
ce rezultate vor fi obinute.
Implementarea proiectului Odat cu lansarea unui proiect, bugetul este necesar pentru
a-l controla. Instrumentul cel mai important pentru monitorizare continu este compararea costurilor reale cu cele prevzute n buget. n lipsa unui buget exact acest lucru este
imposibil. Deoarece planurile se pot schimba, ar putea interveni necesitatea revizuirii bugetului dup lansarea acestuia.
Monitorizare i evaluare Bugetul este folosit ca instrument de evaluare a succesului
proiectului dup ncheierea acestuia. Bugetul ajut s se rspund la ntrebarea: A obinut
proiectul ceea ce s-a dorit s se obin?
Procesul de elaborare a unui buget raional i util conduce la cele mai bune rezultate atunci cnd
este realizat ca un exerciiu de grup organizat i structurat.
MANAGEMENTUL FINANCIAR
74
Pentru costurile de proiect cu adevrat directe de exemplu, costul utilizrii unui vehicul comun
pentru activitile de proiect acestea trebuie s fie alocate n funcie de utilizarea efectiv a centrului n cauz de cost al proiectului. n cel mai bun caz, alocarea se face la momentul n care tranzacia este nscris n registrele contabile.
Pentru costurile cu adevrat indirecte adic costurile de sprijin la nivel central, cum ar fi costurile
de exploatare a biroului central sau taxa anual de audit acestea trebuie s fie distribuite ntr-un
mod echitabil i justificabil ntre toate centrele de cost.
Costurile centrale de sprijin sunt adesea mprite ntre centrele de cost ntr-un raport prestabilit.
De cele mai multe ori aceste costuri sunt introduse n registrele contabile sau la sfritul perioadei
de raportare printr-o nscriere de ajustare.
Decizia privind modul de repartizare a costurilor ntre centrele de cost se poate baza pe diferite
criterii, n conformitate cu ceea ce este cunoscut sub numele de factor de cost, de exemplu:
Personal echivalent angajailor cu norma ntreag
Numrul centrelor de cost
Dimensiunea bugetului fiecrui proiect
Volumul de spaiu folosit de ctre departament.
Nu exist nicio regul fix i stabilit pentru alocarea costurilor centrale de sprijin proiectelor. Totui, acestea trebuie s fie logice, transparente i aplicate n mod consistent.
Modalitatea de stabilire a ratei de cost indirect
Costurile indirecte joac un rol important n gestionarea unei organizaii. Atunci cnd organizaiile sunt nou formate sau au doar unul sau dou proiecte, este uor s se atribuie toate costurile
de gestionare a organizaiei acestor proiecte. Pe parcurs ce organizaiile se dezvolt, acest calcul
devine mai complicat. Intervin costuri suplimentare, cum ar fi costurile de elaborare a programelor, pe care donatorii din motive lesne de neles nu vor s le suporte, acestea fiind costuri directe.
Totui, toate aceste costuri sunt necesare pentru buna gestionare a organizaiei. Atunci cnd donatorii nu finaneaz aceste costuri, organizaia trebuie s gseasc fonduri suplimentare pentru
a acoperi aceste elemente i de multe ori trebuie s epuizeze fondurile de rezerv. n aceast situaie, organizaia per ansamblu nregistreaz pierderi.
Cum trebuie s procedai atunci cnd unul dintre costuri este specific proiectului, dar n acelai
timp i managementului general?
De exemplu: contabilul pregtete rapoartele financiare pentru un donator pentru un proiect specific. De asemenea, contabilul pregtete rapoarte extinse pentru conducerea organizaiei. Timpul
petrecut pentru activitile specifice proiectului este admisibil ca un cost direct pe proiect. Timpul
petrecut pentru raportare general va fi inclus n rata de costuri indirecte. Vei avea nevoie de
documentarea solid a timpului petrecut pentru fiecare activitate, astfel nct un auditor s poat
spune ce costuri aparin fiecrei pri (directe sau indirecte) a bugetului.
Care alte costuri indirecte sunt suportate de ctre organizaia Dvs.? Facei o list a tuturor acestor
costuri, indiferent de faptul dac donatorii le acoper sau nu n prezent.
Aceste costuri vor deveni baza pentru bugetul Dvs. al costurilor indirecte.
75
5
MANAGEMENTUL FINANCIAR
MANAGEMENTUL FINANCIAR
76
Salarii
100,000
100,000
500,000
200,000
900,000
Consultani
50,000
25,000
75,000
Cltorii
200,000
1,000
25,000
25,000
251,000
Costurile activitii
350,000
100,000
50,000
500,000
1,000,000
1,000,000
725,000
3,226,000
Subcontracte i
granturi
1,000,000
Costuri directe
totale
700,000
1,201,000
600,000
Costuri indirecte (Acestea sunt doar exemple de ceea ce ar putea fi considerat costuri indirecte)
40,000
40,000
Arenda spaiului de
birou
80,000
80,000
Utiliti
20,000
20,000
Servicii TI
10,000
10,000
Asigurarea spaiului
de birou
5,000
5,000
Total costuri
indirecte
155,000
155,000
Opiunea 1: mprirea costurilor indirecte la costurile directe, pentru a stabili costul fiecrui proiect.
=155,000 / 3,226,000 = 4.8047%
Total costuri indirecte percepute n cazul
33,633
Opiunii 1
57,704
28,828
34,834
154,999
Proiectul B are acelai personal sau personal similar cu Proiectul A i mai puine costuri de activitate, dar suma perceput de la acest proiect este mai mare din cauza unui sub-contract. n baza
unui sub-contract vnztorul nu folosete, de regul, resursele organizaiei i, prin urmare, este
nedrept ca Proiectul B s plteasc mai mult dect Proiectul A. Acesta este motivul pentru care, n
conformitate cu principiile de cost, sub-contractele i sub-granturile nu ar trebui s fie incluse n
calculul ratei echitabile a costurilor indirecte.
Opiunea 2: mprirea costurilor indirecte la costurile directe (minus sub-contractele i sub-granturile), pentru a stabili ct trebuie s se perceap de la fiecare proiect = 155,000 / 2,226,000 = 6.9632%
Suma total perceput de
costuri indirecte n cazul 48,742
Opiunii 2
13,996
41,779
50,483
155,000
Aceasta este una dintre metodele acceptabile de stabilire a costurilor indirecte. S analizm i alte
opiuni.
77
5
MANAGEMENTUL FINANCIAR
Salariul directorului
executiv
17,222
86,111
34,444
154,999
Acesta este un alt mod acceptabil de calcul al costurilor indirecte. Ce alte modaliti considerai c
sunt corecte i echitabile?
Ar trebui s alegei un calcul care are sens pentru organizaia Dvs. Cheia este asigurarea consecvenei n toate programele. Dac, din orice motiv, trebuie s schimbai baza pentru aplicarea indirect, vei avea nevoie de aprobarea donatorului.
Pe parcursul evoluiei organizaiei Dvs. ar putea fi necesar s analizai alte metode de alocare.
Facturarea costurilor indirecte
Dup ce un donator aprob utilizarea unei rate de cost indirect, costurile respective pot fi facturate n conformitate cu politica i metoda de alocare a ratei. Rata este considerat provizorie
(temporar) pn la sfritul anului fiscal i valoarea final a cheltuielilor directe i indirecte poate
fi supus auditului.
MANAGEMENTUL FINANCIAR
78
proiect care presupune dublarea numrului de membri ai personalului de care dispunei, avei
nevoie de un spaiu de birou mai mare.
Limite pentru costuri indirecte
Unii donatori nu vor plti mai mult dect un anumit procent din costurile indirecte. Dac un donator impune limite mai joase dect necesitile organizaiei Dvs., regula numrul unu este c
costurile indirecte trebuie s fie aplicate n mod consecvent. Dac un donator pltete 17%, un alt
donator ar trebui s plteasc la fel 17%. Dac limita impus de un donator la rata indirect este
de 10%, nu vi se permite s cerei suma rmas de la un alt donator pentru a compensa deficitul.
Va trebui fie s refuzai proiectul, fie s gsii modaliti creative de a compensa diferena folosind
o parte din veniturile organizaiei.
1. S fie rezonabil
2. S fie documentat n mod corespunztor
3. S fie alocabil
4. S respecte principiile de cost stabilite de ctre donator
79
5
MANAGEMENTUL FINANCIAR
SAU
Costul auditului este documentat n mod clar n ratele indirecte prezentate cu o propunere
SAU
MANAGEMENTUL FINANCIAR
Costul auditului este aprobat n mod specific de ctre persoana responsabil de acorduri
drept cost direct la program. Costul este legat de auditarea sub-beneficiarilor n calitate de
instrument convenit cu persoana responsabil de acorduri n vederea monitorizrii subacordurilor i corespunde clasificrilor specificate de Circulara A133 monitorizarea subbeneficiarilor
80
Partajarea costurilor
Definiii
Referine
1. Publicaiile Capable Partners Program (CAP) www.ngoconnect.net
2. Publicaiile MANGO www.mango.org.uk
81
5
MANAGEMENTUL FINANCIAR
PROCEDURILE DE ACHIZIII
Definiii
Achiziiile - reprezint procesul de dobndire a bunurilor, lucrrilor i ser-
PROCEDURILE DE ACHIZIII
Scopul acestui capitol este de a ndruma OSC-urile din Moldova n ceea ce privete modul de organizare a achiziiilor de bunuri i servicii, precum i de selecie i angajare a consultanilor pentru
proiectele organizaiei. Acesta este, de asemenea, un instrument de instruire i pregtire a personalului angajat i a colaboratorilor.
Acest ghid i propune s asiste OSC-urile n stabilirea unor cerine i standarde unice n cadrul
organizaiei n ceea ce privete procesul de achiziii. Finanatorii cu care OSC-urile au relaii contractuale vor putea impune, de asemenea, cerine suplimentare specifice.
OSC-urile naionale sunt ndemnate s-i stabileasc procedurile de achiziii, bazndu-se pe principiile bunelor practici. n aa mod, n cele mai multe cazuri vor reui s satisfac i cerinele finanatorilor.
82
Organizaia n care lucrez a iniiat o licitaie pentru a procura mobil de birou. Soia mea, fiind
proprietara unui salon de mobil, va prezenta o ofert. Ce fac eu?
Voi aduce la cunotina Preedintelui/Directorului organizaiei aceast situaie. Ea/El va
determina dac oferta soiei mele este eligibil.
M voi retrage din procesul de selectare, de supraveghere a primirii bunurilor/serviciilor sau
de aprobare a plii i efectuare a transferului de fonduri.
Conflictul de interese
Conflictul de intere reprezint o incompatibilitate ntre interesele personale i responsabilitile
de lucru ale unei persoane care deine o funcie de ncredere. Att conflictul de interese real, ct i
cel perceput, pot afecta negativ funcionarea organizaiei i realizarea misiunii acesteia.
n politicile de achiziii organizaia va declara c se oblig s respecte principiul corectitudinii
i al transparenei. Angajaii organizaiei trebuie s fie extrem de precaui n folosirea serviciilor
distribuitorilor, unde sunt angajai membrii familiei. n cazul n care politicile organizaiei permit
apelarea la astfel de distribuitori, trebuie urmai anumii pai pentru a exclude orice percepie de
conflict de interese.
Msuri disciplinare
n politicile OSC-ului vor fi stabilite msurile disciplinare care vor fi aplicate angajatului n
cazul n care se descoper vreo nclcare.
Chestiunile legate de conflictul de interese (att real, ct i perceput) sunt extrem de serioase i se pot sfri cu ncetarea angajrii. n aa mod, fiecare angajat trebuie ncurajat s
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
83
6
PROCEDURILE DE ACHIZIII
Exemplu
discute orice aparen de conflict de interese cu Directorul Executiv sau cu membrii Consiliului de Administrare.
Principiile achiziiilor
n rile n curs de dezvoltare OSC-urile deseori formeaz o parte semnificativ a economiei.
n cazul n care OSC-urile vor practica achiziii abuzive, ilegale, poluante sau imorale, ar putea
acest lucru avea un impact economic negativ? Cu siguran!
Modul n care un OSC desfoar activitile legate de achiziii va afecta nu doar imaginea acestuia, ci i a ntregului sector neguvernamental, a societii civile i a finanatorilor strini. n aa mod,
un OSC poart o rspundere deosebit de mare n ceea ce privete modul n care i administreaz
fondurile. Stabilirea expres a unor principii este benefic nu doar pentru imaginea organizaiei, ci
i pentru asigurarea continuitii politicilor organizaiei.
PROCEDURILE DE ACHIZIII
84
eficient de a ine evidena acestora este s compilai liste cu obiectele admisibile i obiectele
inadmisibile.
Atenie! Exist bunuri restricionate i bunuri interzise! Citii mai jos!
Bunuri ineligibile i restricionate
Obiecte restricionate bunuri i servicii care nu pot fi achiziionate fr o permisiune special n
form scris, obinut din timp.
Obiecte interzise bunuri i servicii care nu pot fi achiziionate n nicio situaie.
Guvernul SUA stipuleaz n contractele sale cu beneficiarul cum pot i cum nu pot fi cheltuii banii acestuia.
Aceste limitri se refer la:
Anumite bunuri i servicii;
ara productoare sau sursa bunului/serviciului;
Cine este productorul sau prestatorul de servicii;
Cum pot fi transportate aceste bunuri la locaia OSC-ului.
Articolele care sunt restricionate n mod obinuit nu sunt admisibile, doar dac dispunei de o permisiune special scris (cum ar fi, de exemplu, n cazul automobilelor). n acelai timp, bunurile interzise nu pot
fi procurate n niciun caz (cum ar fi, de exemplu, buturile alcoolice).
Important! Dac folosii fonduri proprii pentru achiziionarea bunurilor sau serviciilor restricionate,
aceste cheltuieli pot fi introduse n raportul privind cofinanarea. Totui, fondurile proprii folosite pentru
procurarea de obiecte interzise (cum ar fi alcoolul), nu vor fi parte a angajamentului de cofinanare.
Furnizori ineligibili (Terrorism search)
Cum s ne asigurm c eventualii consultani, angajai sau contractori sunt eligibili? Cum s ne asigurm
c acetia nu sunt pe listele persoanelor ineligibile s primeasc finanare din partea USAID?
Toi beneficiarii de finanare din partea USAID trebuie s se asigure c persoanele (angajaii, consultanii)
sau companiile/organizaiile contractate nu figureaz n listele furnizorilor ineligibili, adic nu au fost exclui, blocai de la primirea oricrei finanri din partea Guvernului SUA i a Organizaiei Naiunilor Unite.
nainte de a procura bunuri i servicii sau a angaja personal sau consultani, care vor fi remunerai din
fondurile Guvernului SUA, verificai urmtoarele 3 surse i arhivai rezultatele cutrii:
http://www.treasury.gov/ofac/downloads/t11sdn.pdf
http://www.un.org/sc/committees/1267/pdf/AQList.pdf
http://www.sam.gov (pentru achiziii, valoarea anual a crora depete 30,000.00 USD).
Cutarea se face foarte simplu. Se folosete metoda de cutare obinuit n documentele electronice
(Ctrl+F sau apsai imaginea binoclu), introducei numele i prenumele complete (n cazul angajrilor)
sau denumirea complet (n cazul companiilor) i dai startul cutrii. La obinerea rezultatului nu a fost
gsit niciun document cu acest nume, facei Print Screen i imprimai rezultatul. Rezultatele imprimate
se vor anexa la pachetul de documente nsoitoare ale respectivei achiziii sau angajri.
Cerine fa de subcontractai
Toate limitrile n achiziii sus-menionate sunt valabile i pentru prile subcontractate. Asigurai-v c
subcontractatul le nelege bine, desfurai instruirile corespunztoare n caz de necesitate.
Referine
1.
2.
3.
85
6
PROCEDURILE DE ACHIZIII
Lista complet a bunurilor i serviciilor restricionate i interzise o gsii n documentul USAID ADS Capitolul 312 (ADS Chapter 312).
Procesul de achiziii
Fiecare OSC trebuie s-i elaboreze propriul proces de achiziii, care i se potrivete cel mai bine.
OSC-urile pot fi foarte diferite: unele angajeaz 20 de persoane, altele doar 2; unele administreaz simultan 10 granturi, altele doar cteva sau chiar unul. De aceea prezentul Ghid nu v poate
prezenta un proces de achiziii gata de utilizare, ci doar concepiile i principiile, n baza crora s
vi-l creai n mod individual.
PROCEDURILE DE ACHIZIII
Elabornd politica de achiziii, este recomandabil s creai proceduri pentru fiecare dintre opiunile sus-menionate. Acest lucru v va permite s creai procese sigure i potrivite fiecrui caz, fr a
impune prea mult birocraie dac nu este cazul.
Figura de mai jos descrie un proces obinuit de procurri pentru un articol de valoare mare, pentru
care se va achita prin transfer.
a. Pregtirea
specificaiilor
tehnice, verificarea
bugetului
b. Pregtirea
solicitrii de
procurare
g. Primirea
bunurilor
h. Primirea i
verificarea facturii
c. Verificarea i
obinerea autorizrii
f. Semnarea
contractului
i. Pregtirea i
autorizarea plii
d. Colectarea de
oferte
e. Selectarea
contractorului
(Comisia de
evaluare)
j. Plata (achitarea n
baza facturii)
k. nregistrarea
tranzaciei n
sistem
86
NR:
DESCRIEREA BUNULUI
NR. UNITI
PRE UNITAR
2500
PREZENTAT DE:
COMENTARII
2 500,00
11,7000
213,68
PRE TOTAL
ESTIMAT
SEMNTURA: _________________________________
SEMNTURA: _________________________________
ALTE COMENTARII:
SEMNTURA: _________________________________
NU
NAME:
15 februarie 2013____________
SIGNATURE:_________________________DATE: _____________
87
6
PROCEDURILE DE ACHIZIII
FORMULAR
PENTRU NREGISTRAREA OFERTELOR OBINUTE LA TELEFON
Data apelului: 1 martie 2013
Data apelului:
Justificarea seleciei:
Ambele companii, Compania X SRL i Compania Y SRL, sunt furnizori de
ncredere pe piaa rechizitelor i a echipamentului de birou.
Compania X SRL a oferit preul de 2400 MDL pentru un distrugtor de
documente cu capacitatea solicitat. n acelai timp, Compania Y SRL a oferit
preul de 2850 MDL pentru acelai produs.
n aa mod, Compania X SRL a fost selectat ca furnizor n procurarea
distrugtorului de documente.
PREZENTAT DE: Maria Vrabie / Manager Achiziii AUTORIZAT DE: Ionela Cojocaru / Director Executiv
SEMNTURA:____________________ SEMNTURA:____________________
Dac consultai site-urile web ale furnizorilor, unde acetia i public produsele i listele de preuri,
nu uitai s documentai i acest lucru. Facei Print Screen-ul paginii unde se vede produsul, descrierea acestuia i preul. Vedei exemplul de mai jos:
PROCEDURILE DE ACHIZIII
88
89
6
PROCEDURILE DE ACHIZIII
Atunci cnd se livreaz i se primesc bunurile sau serviciile, va fi semnat un act de primire-predare.
Un astfel de act poate fi semnat de ctre o persoana ter un angajat care nu a fost implicat n
procesul de achiziie sau de ctre Directorul Executiv. Actul de primire-predare va fi semnat n 2
exemplare pentru ambele pri.
Organul de Conducere
Comisia de evaluare
Utilizatorul
PROCEDURILE DE ACHIZIII
Utilizatorul este acea persoan care are nevoie de bunuri sau servicii i face solicitarea de
procurare. Acesta poate fi un manager, gestionarul fondurilor, recepionistul. n unele cazuri utilizatorul poate fi implicat n stabilirea furnizorilor poteniali sau obinerea ofertelor
i verificarea bunurilor livrate.
Gestionarul fondurilor
Managerul logistic
Managerul pe logistic va fi responsabil pentru identificarea potenialilor furnizori i
obinerea ofertelor sau va publica anunurile de tender pentru achiziii mari. De obicei, un
manager pe logistic nu va face parte din Comisia de Evaluare a ofertelor.
Managerul financiar / contabilul
90
naintea achiziiei
Procesul de Achiziie
Bugetul dvs.
este aprobat?
NU
Procesul de achiziii nu
poate fi nceput fr ca
bugetul s fie aprobat
DA
NU
Este necesar rebugetarea i obinerea
aprobrii dac este
cazul, nainte de a
ncepe procedura de
achiziie
Produsul ntrunete
criteriile testului de
admisibilitate?
DA
NU
DA
DA
DA
NU
DA
NU
Acum putei
achiziiona produsul.
NU
Produsul nu poate fi
achiziionat
n conformitate cu
aceste criterii
NU
Ar trebui s reevaluai
dac este rezonabil
costul produsului. Va
trebui, de asemenea,
s revizuii bugetarea
i s obinei aprobri,
dac este cazul.
Urmai
procedura de
Achiziie
DA
nregistrai toate
datele despre
vnztorul ales
nainte de a
coninua
Achiziia final
corespunde bugetului
preconizat?
DA
NU
Alegei un
vnztor diferit
nainte de a continua procesul.
Produsul nu poate fi
achiziionat
n conformitate cu
aceste criterii
Suntei gata de a ncepe
procesul de achiziie.
NU
* USAID cere garanii de obinere a 3 oferte pentru cazul n care produsul cost 3 mii dolari i mai mult. ns fiecare organizaie
are politica sa de achiziii. nainte de a trece la faza final de achiziie, consultai Procedura de Achiziie din cadrul companiei dvs.
pentru a v asigura c nu depii pragul de achiziii. Dac avei dubii, este mai bine s fii precaut i s obinei 3 oferte.
S recapitulm!
Pentru a implementa bunele practici n achiziii, o organizaie va:
- Avea politici i proceduri n achiziii scrise
- Stabili i respecta anumite principii n achiziii
- Defini ce sunt achiziiile etice i cum vom sanciona nerespectarea acestor norme etice
- Respecta restriciile suplimentare impuse de finanator
- Documenta fiecare achiziie
- Stabili pragul pentru micro-achiziii.
Referine
1.
2.
3.
4.
91
6
PROCEDURILE DE ACHIZIII
DA
Adesea cnd ne gndim la comunicare, ne gndim la vnzarea unor produse. OSC-urile sunt organizaii care nu aduc profit, din acest motiv acestea nu vnd produse propriu-zis. De fiecare dat
cnd un OSC transmite un mesaj beneficiarilor, voluntarilor, actualilor sau potenialilor parteneri,
donatori, de fapt acesta comunic. Comunicarea ns nu nseamn doar att. Comunicarea nseamn a pune n eviden ceea ce reprezint OSC-ul pe care l reprezentm, a spune prin ce
suntem diferii fa de ceilali, a arta cum munca noastr aduce beneficii cetenilor, a stabili parteneriate cu beneficiarii, voluntarii, autoritile, comunitatea donatoare, sectorul privat i a atrage
noi fonduri. Este important ca aceast comunicare extern s fie una permanent, pentru ca OSCul s cunoasc mai bine nevoile beneficiarilor, iar cetenii s tie ce servicii i programe i cui sunt
oferite, precum i care este impactul acestora. Doar astfel OSC-ul obine ncredere, recunoatere,
iar actorii interesai beneficiaz de rezultatul muncii organizaiei. Imaginea unei organizaii nu se
creeaz de la sine, aceasta trebuie planificat nc la nceputul formrii instituiei. Cu ct mai devreme un OSC ncepe s planifice comunicarea cu cei din exterior, cu att mai repede OSC-ul i va
gsi publicul int, iar mesajele vor ajunge la destinaie.
Comunicarea include o varietate de canale, metode i strategii, ncepnd de la denumirea OSCului, aplicarea logo-ului la diverse evenimente i crearea unui site, pn la promovarea valorilor,
principiilor, culturii organizaionale, obiectivelor, misiunii i activitilor.
Comunicarea mai nseamn:
cunoaterea grupului int cruia OSC-ul se adreseaz;
cunoaterea domeniului n care OSC-ul activeaz i transmiterea corect a mesajelor
selectarea corect a canalelor de comunicare cu cei din jur;
reflectarea i consolidarea imaginii organizaiei n comunitate;
implicarea voluntarilor n activitile pe care organizaia le desfoar;
distribuirea istoriilor de succes beneficiarilor, comunitii, partenerilor;
informarea publicului despre activitile de zi cu zi, precum i a donatorilor.
92
OSC-urile sunt recunoscute de ctre public dup denumire, logo sau slogan. Din acest motiv, pentru orice OSC este important ca acesta s i creeze propria identitate. De cele mai dese ori imaginea pe care i-o creeaz un OSC determin donatorul, ceteanul dac s susin acest OSC, dac
s devin membru, voluntar sau beneficiar. Acest lucru le-a reuit cu succes celor de la Amnesty
International sau Greenpeace, care sunt recunoscute n ntreaga lume pentru activitile pe care
le susin i le dezvolt. Acestea au reuit s formeze o imagine pozitiv i s ctige un renume, o
putere i o omniprezen, la fel ca i brandurile companiilor comerciale.
Brandingul unui OSC poate fi dezvoltat de ctre o companie specializat, dar i de ctre echipa
organizaiei. Deoarece nu toate OSC-urile dispun de resurse financiare alocate pentru aceast activitate, cel mai simplu ar fi de implicat echipa i voluntarii n acest proces. Atunci cnd dezvoltai
brandingul organizaiei, gndii-v la:
1. Cine sunt beneficiarii OSC-ului? inei cont de limba vorbit de grupul Dvs. int i cultura
acestora.
2. Care este misiunea i viziunea organizaiei Dvs.? Rezumai misiunea i viziunea OSC-ului ntro singur fraz. Un exemplu, misiunea FHI 360 este: mbuntirea calitii vieii prin metode durabile n SUA i n ntreaga lume, iar viziunea FHI 360 prevede o lume n care toi
cetenii i comunitile au posibilitatea de a-i valorifica potenialul la maximum.
3. Cum vrem ca beneficiarii s perceap OSC-ul? Analizai organizaia prin prisma beneficiarului. Pentru a ajunge la sentimentele i percepiile lui, ntrebai-v, Dac OSC-ul ar avea personalitate, cum ar fi aceasta? Iat cteva adjective la care v putei gndi: sigur, demn de
ncredere, confidenial, util.
Aceste rspunsuri v vor ajuta s identificai un nume potrivit pentru OSC/proiect, dar i s elaborai elementele vizuale care s reprezinte OSC-ul.
93
7
COMUNICARE I RELAII PUBLICE
Dezvoltarea unei identiti de branding pentru organizaie/proiect este fundamental. Brandingul este procesul de utilizare a imaginilor i a cuvintelor, cum ar fi logouri i sloganuri, pentru a
identifica o organizaie sau un proiect. Scopul brandingului este de a stabili o identitate recunoscut care ar ajuta OSC-ul s ctige ncrederea beneficiarilor i i determin pe acetia s se asocieze ideilor i valorilor mprtite de OSC. Din acest motiv este foarte important s menionai
denumirea organizaiei sau a proiectului de fiecare dat cnd avei posibilitatea, fie c participai
la o ntlnire cu beneficiarii sau oferii un interviu jurnalitilor.
Facei o documentare pe Internet pentru a vedea dac exist denumirea la care v-ai gndit. Dac ai ntlnit o denumire asemntoare, atunci identificai un alt nume.
Nu folosii n denumire cuvntul fundaie, dac organizaia nu va distribui fonduri. Termenul fundaie implic disponibilitatea fondurilor, iar donatorii vor nelege c nu avei
nevoie de resurse financiare.
Evitai denumiri care ar stigmatiza sau discrimina.
Evitai denumirile de genul Servicii HIV/SIDA pentru persoanele cu risc nalt de infecie.
Cerei prerea vorbitorilor nativi.
Cerei prerea celor din jur cu privire la denumirea OSC-ului/proiectului.
Logo-ul OSC-ului/Proiectului
Atunci cnd creai logoul organizaiei, pornii de la denumirea acesteia. De cele mai multe ori
putem gsi anumite imagini n denumire. Dac nu reuii s inserai denumirea organizaiei ntro imagine, putei prezenta denumirea folosind fonturi. inei cont c logoul trebuie s surprind
mesajul cheie i valorile pe care dorim s le transmitem. Este foarte important ca dup crearea
acestuia, s v consultai cu cei din jur. Consultai familia, prietenii sau partenerii. n acest proces
putei descoperi c anumite simboluri sunt tabu sau logoul transmite un alt mesaj dect cel gndit de ctre Dvs.
Sloganul OSC-ului
n cazul n care dorii s comunicai cu beneficiarii nu doar prin intermediul numelui, a logoului, v
putei gndi i la un slogan sau la o fraz suplimentar. De exemplu, dac OSC-ul activeaz n mai
multe domenii (sntate, nutriie, educaie, dezvoltare economic, societate civil, mediu i cercetare), atunci sloganul poate fi unul mai general. Un exemplu de slogan ar fi cel folosit de FHI 360
tiina care mbuntete calitatea vieii. n cazul n care OSC-ul se focuseaz pe un domeniu,
putei folosi urmtoarea formul Tineri activi, implicai i consultai.
Exemplu:
Urmtorii pai
Dup ce a fost creat numele organizaiei, logoul, sloganul, integrai aceste elemente ntr-un ghid
de identitate vizual. Acest ghid va oferi instruciuni clare cu privire la aplicarea corect a identitii de brand i comunicarea acesteia att intern, ct i extern. n acest ghid fiecare membru al
echipei trebuie s gseasc specificaiile tehnice privind culorile, formele i fonturile aplicabile,
ndrumri privind aplicaia acestora, dar i restricii privind folosirea elementelor ntr-un mod incorect. Ghidul va mai cuprinde i instruciuni cu privirea la designul crilor de vizit, colilor cu
antet, mapelor i altor produse care vor fi folosite ulterior n promovarea organizaiei i la creterea
gradului de notorietate a brandului.
Elementele de baz ale unui ghid de identitate vizual:
Design logo (sigl, emblem) elementele grafice, dimensiuni minim acceptate, zona de
siguran, poziionare i utilizare corect, fundaluri, culori, fonturi, restricii, ordinea siglelor pe documente.
Materiale personalizate (specificaii i componente standard pentru coli cu antet, etichete
i plicuri de coresponden, cri de vizit, postere, bannere, PowerPoint, agende, pixuri,
semnturi de e-mail, site WEB).
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
94
De multe ori iniiativele OSC-urilor rmn doar la nivel de idee, deoarece nu a fost dezvoltat un
concept despre modul n care aceste idei s ajung la publicul int. Un plan de comunicare ajut
OSC-urile s identifice mesaje care necesit a fi transmise grupului int, atitudinile sau comportamentele care se dorete a fi schimbate i metodele care vor contribui la operarea acestor schimbri. Un plan de comunicare definete obiectivele de comunicare, analizeaz situaia i propune
abordri i activiti pentru a modifica situaia actual.
n acelai timp, un plan ajut un OSC s i construiasc o imagine i s construiasc relaii cu grupul. n procesul de dezvoltare a unui plan de comunicare OSC-ul trebuie s implice persoanele
responsabile de coordonarea anumitor activiti, dar i managerii financiari.
Planul poate fi un document de sintez de numai cteva pagini sau de 40 de pagini. Profunzimea
unui plan depinde de scopul acestuia, fie c este vorba de un plan de schimbare de comportament, de stabilire de relaii, de transmitere a unui mesaj sau de susinere a unei campanii.
Introducere
Descrierea misiunii (cum va arta peste civa ani societatea sau grupul
int n urma eforturilor depuse de OSC) i a viziunii organizaiei (care
este utilitatea acestui OSC).
Analiza situaiei/
mediului extern
Publicul int
95
7
COMUNICARE I RELAII PUBLICE
Mesajul cheie
Delegarea responsabilitilor
Este foarte important ca n cadrul unui OSC s existe o persoan responsabil de activitatea de comunicare a organizaiei. Un manager de
comunicare care ar avea i rolul ofierului de pres, ar contribui la dezvoltarea i punerea n practic a planurilor de comunicare, ar promova
identitatea organizaional, ar supraveghea producia materialelor de
informare i promovarea OSC-ului/proiectelor, ar planifica i gestiona
campanii de comunicare, ar redacta materialele care vor fi distribuite
n exterior (comunicate de pres, newsletter-e pentru publicul intern,
discursuri, articole, rapoarte anuale), ar stabili i menine relaii cu massmedia i ar rspunde la solicitrile jurnalitilor, ar susine prezentri,
conferine de pres, ar participa la emisiuni radio/TV i ar reprezenta
organizaia la diferite ntlniri; ar organiza evenimente speciale.
Evaluarea
Evaluarea este ultima etap a planului de comunicare care stabilete calitatea i eciena activitilor derulate. Scopul evalurii este de a decide dac vor fi continuate aciunile n aceeai formul sau sunt necesare
eventuale schimbri.
Urmtorii pai
Dup finalizarea planului de comunicare, consultai-v cu ntreaga echip. Oferii echipei timp s
revizuiasc documentul i s nainteze comentarii i sugestii.
96
Tactici de comunicare
Definiii
Tacticile de comunicare sunt alese n funcie de mesajul adoptat i publicul int identificat. Exist
foarte multe tactici de comunicare, ns OSC-ul trebuie s selecteze instrumentele cele mai potrivite pentru fiecare categorie de public. n acest proces de selectare OSC-ul stabilete dac publicul
are acces la TV, la Internet, particip la evenimente publice. De asemenea, OSC-ul stabilete ce fel
de canale de comunicare va utiliza n dependen de analiza nevoilor de comunicare. De exemplu,
unele OSC-uri vor organiza mai multe evenimente publice, altele vor lucra direct cu beneficiarii, iar
alt categorie va folosi media digital i Internetul.
Tactici de comunicare
Teatru social
Felicitri
Interviuri
Spoturi sociale
Video-uri educaionale
Dosar de pres
Buletine electronice
Produse promoionale
(tricouri, agende, pixuri)
dimensiune
Proteste
Centre de resurse
Evenimente: Conferine de
pres, seminarii, trguri)
Centre de instruire
Linii fierbini
Publicitate stradal/radio/
TV/pres scris/online
Campanii
Articole n ziare/reviste
Discuii private
97
Pagini web
Vizite de lucru n teren
Maruri
Discursuri
Materiale
indoor/
outdoor (afie, panotaj)
Reele sociale
Petiii
Scrisori de
mulumire
Emisiuni radio/TV
informare/
ntrevederi individuale
cu beneficiarii/partenerii/ donatorii/autoritile publice locale/
centrale
7
COMUNICARE I RELAII PUBLICE
Comunicate de pres
Istorii de succes
Interviuri
Conferine de pres
Mese rotunde
Publicaii
Coctail-uri
Cluburi de discuii
Tururi de pres
Comunicat de pres
Comunicatul de pres este utilizat de ctre un OSC pentru a distribui informaii de interes public
cu privire la activitile organizaiei, pentru a invita mass-media i a promova anumite evenimente
importante.
Comunicatele pot fi:
De tip anun: lansarea unui proiect, organizarea unui trg sau expoziii, lansarea unui studiu.
De tip tiri create flash-mob, ceremonii oficiale, greve, concerte sau alte evenimente
pentru atragerea ateniei mass-media asupra unei probleme/situaii.
De tipul tiri scurte evenimente neprevzute care descriu pe scurt o situaie, fr a da prea
multe detalii.
De tip replic enunarea poziiei instituiei fa de o problem.
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
98
99
7
COMUNICARE I RELAII PUBLICE
Un nou studiu, realizat de ctre Centrul de Asisten Juridic pentru Persoane cu Dizabiliti
(CAJPD) i finanat de ctre Agenia SUA pentru Dezvoltare Internaional (USAID), a constatat
c autoritile din Moldova n afara de satisfacerea necesitailor medicale ale persoanelor cu
dizabiliti trebuie s abordeze i integrarea social a acestora pentru a aplica prevederile
Conveniei ONU privind Drepturile Persoanelor cu Dizabiliti. Constatrile complete ale studiului
vor fi prezentate pe 2 august 2011, ora 10:00, n sala de conferine a Ageniei de tiri Info-Prim
Neo.
Studiul CAJPD descrie percepiile att ale publicului larg, ct i ale persoanelor cu dizabiliti privind
integrarea lor n domeniul educaiei, angajrii n munc i asistenei medicale; accesibilitatea
serviciilor, accesul egal la drepturile omului; precum i atitudinea general fa de persoanele
cu dizabiliti. Studiul a constatat c, dei s-au luat unele msuri pozitive n scopul incluziunii
sociale a persoanelor cu dizabiliti n Republica Moldova, actuala politic social nc nu respect
standardele europene, n special n ceea ce privete accesul la drepturile sociale. n urma cercetrii
s-a constatat c serviciile sunt orientate preponderent spre satisfacerea necesitilor primare ale
persoanelor cu dizabiliti, cum ar fi alimentare, cazare, mbrcminte.
Sistemele de securitate social, angajare n munc, asisten medical i educaie, precum i
implicarea, participarea la viaa civic i cultural, trebuie s fie reformate pentru a preveni orice
nclcare a drepturilor prevzute de Convenia ONU privind Drepturile Persoanelor cu Dizabiliti.
Studiul arat c aceste probleme pot fi eliminate prin dezvoltarea unui cadru legal antidiscriminatoriu
i comprehensiv, care s faciliteze accesul la drepturile sociale ale persoanelor cu dizabiliti. Noile
acte normative trebuie s prevad msuri i termene concrete pentru eliminarea barierelor n
calea incluziunii sociale att la nivel local ct i naional.
Studiul cuprinde date colectate n perioada noiembrie 2010 - aprilie 2011, acoperind persoanele
cu dizabiliti i publicul larg din 40 de localiti, n afar de regiunea Transnistrean i Gagauz-Yeri.
Pentru mai multe detalii despre studiu, v rugm s o contactai pe Mariana buleac, Coordonator
Relaii cu Publicul la CAJPD, numrul de telefon (022) 28 70 90.
Centrul de Asisten Juridic pentru Persoane cu Dizabiliti este o organizaie neguvernamental
care apr i promoveaz drepturile persoanelor cu dizabiliti n Moldova.
Acest studiu este posibil datorit sprijinului generos al poporului american prin intermediul
Ageniei SUA pentru Dezvoltare Internaional (USAID), n cadrul Programului FHI 360 Consolidarea
Societii Civile n Moldova (MCSSP).
###
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
100
COMUNICAT DE PRES
n timpul celei de-a VI-a ediii a Sptmnii Naionale a Voluntariatului, mii de voluntari, ambasadori
i reprezentani ai Diasporei din 3 ri, vor celebra i recunoate puterea voluntariatului.
Participanii vor lua parte la diverse activiti pentru a promova i ncuraja voluntariatul n cadrul
evenimentelor organizate la nivel local, regional i naional. Sptmna va cuprinde i alte activiti
precum Trgul Cunoate ONG-ul care te reprezint!; flash mob-ul privind siguran pe trecerea
de pietoni Zebra 3; iniiativa social-ecologic care are ca scop a face curat n toat ara ntr-o
singur zi Hai, Moldova! i campania Daruri de la iepura pentru copii de la sate.
Inspirat din experiena Statelor Unite ale Americii, Romniei, Canadei i Australiei, Sptmna
Naional a Voluntariatului Hai n gaca voluntarilor! a devenit din 2007 cel mai mare eveniment
de promovare a voluntariatului. Hai n gaca voluntarilor! este un eveniment naional anual
care i propune s mobilizeze ci mai muli voluntari i s atrag suportul comunitilor pentru
activitile de voluntariat.
Coaliia pentru promovarea legii i activitilor de voluntariat a contribuit la adoptarea Legii
Voluntariatului pe 18 iunie 2010, iar n prezent ofer asisten n procesul de promovare a
Regulamentului pentru implementarea Legii Voluntariatului, adoptat pe 12 martie 2012.
Pentru mai multe detalii, v rugm s contactai Secretariatul Coaliiei pentru promovarea
legii i activitilor de voluntariat, Asociaia Tineri pentru dreptul la via(TDV), telefon:
+ 373 22 567 551; + 373 79 45 00 27 sau email : tdv_secretariat@yahoo.com.
Sptmna Naional a Voluntariatului este posibil graie ajutorului generos al poporului
american oferit prin intermediul Ageniei SUA pentru Dezvoltare Internaional (USAID), n cadrul
Programului Consolidarea Societii Civile n Moldova (MCSSP), implementat de ctre FHI 360.
Evenimentul este posibil i datorit contribuiei Ministerului Tineretului i Sportului al Republicii
Moldova.
Coaliia pentru promovarea legii i a activitilor de voluntariat: Asociaia Tinerii pentru dreptul la via
(TDV), Centrul de Resurse Tineri i Liberi,Consiliul Naional al Tineretului din Moldova (CNTM), Asociaia
MOTIVAIE din Moldova, Serviciu pentru Pace (SPP).
Parteneri: Centrul Comunitar pentru Copii i Tineri cu dizabiliti fizice, Asociaia Prietenii Copiilor,
Direcia General Educaie, Tineret i Sport a Municipiului Chiinu.
###
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
101
7
COMUNICARE I RELAII PUBLICE
Conferina de pres
O conferin de pres este organizat de ctre un OSC pentru a trage atenia asupra unui probleme,
pentru a-i face auzit vocea, a mobiliza comunitatea sau a influena autoritile locale/naionale.
Un OSC organizeaz o conferin de pres doar dac subiectul va trezi suficient interes i va avea
un mesaj clar i o tem concret.
List de verificare a organizrii unei conferine de pres:
nainte
Data i ora a fost stabilit (verificai s nu existe evenimente importante n acea zi i/sau
la aceeai or)
Sala a fost identificat (identificai o sal destul de accesibil pentru jurnaliti. Aceasta
poate fi organizat la sediul OSC-ului sau la o agenie de pres )
Locaia a fost amenajat (au fost plasate bannere, etichete cu numele i instituia)
n timpul
Dup
102
Istoria de succes
O istorie de succes arat cum OSC-ul pe care l reprezentai schimb viaa celor din jur. O istorie
red o situaie, descrie o problem, genereaz aciuni i ofer soluii. Aceasta tot timpul se bazeaz
pe fapte reale i pornete de la istoria unei persoane, pentru a descrie o problem comun sau
invers. O istorie de succes este un canal de informare a donatorilor, partenerilor, publicului despre
programele organizaiei i despre impactul asupra comunitii n care activai.
Paii care trebuie urmai n procesul de elaborare a unei istorii:
Identificai subiectul. Discutai cu echipa sau partenerii pentru a identifica subiectul, dar i
personajele pentru aceast istorie.
Scriei istoria. Dup ce ai identificat actorii istoriei, contactai-i i stabilii o ntlnire cu ei.
Rugai-i s v povesteasc ce schimbri au avut loc n viaa acestora datorit suportului
din partea OSC-ului. Fotografiai-i. n procesul de scriere folosii ct mai multe citate.
Vorbii despre situaia anterioar, prezent i viitor. Generai aciuni de rspuns: dorina de
implicare, cutare, ajutor.
Promovai istoria de succes. Distribuii istoria de succes la ct mai muli actori. Folosii
paginile web ale organizaiei, ale partenerilor i donatorilor. Distribuii istoria autoritilor
locale, sectorului privat, beneficiarilor, donatorilor n timpul evenimentelor publice.
103
7
COMUNICARE I RELAII PUBLICE
Atunci cnd Victor a fost audiat n ambele procese judiciare cel penal i civil - el a vorbit calm
i adecvat despre faptul cum a fost abuzat, fr a fi speriat de instan sau abuzator. Judectorul
lui Victor a fost instruit de Centrul Naional de Prevenire a Abuzului fa de Copii (CN PAC), prin
intermediul Programului Consolidarea Societii Civile (MCSSP), implementat de FHI 360, finanat
de USAID, cum s vorbeasc cu copii care au trecut prin experiena abuzului sau au fost martori ai
unui abuz.
La audierea copilului de ctre judector am asistat doar eu. Nu am intervenit deoarece judectorul
a avut abiliti suficient de bune de intervievare a copilului. Victor i-a deschis sufletul i a vorbit liber
despre situaiile traumatizante pe care le-a trit n familie, a menionat Oxana evcenco, psiholog
la CN PAC, care l-a susinut psihologic pe Victor n tot acest timp. evcenco a mai adugat c
Judectorul a menionat c anume acest caz, care l-a ocat prin dramatismul lui, l-a fcut s insiste
asupra urgentrii deschiderii unei camere speciale pentru a asculta copii abuzai . Ulterior, n aceast
judectorie a fost deschis o sal special amenajat pentru audierea copiilor.
Nu este suficient s pledezi pentru schimbri n cadrul legislativ i normativ: se impune schimbarea
atitudinilor profesionitilor din sistemul de ordine public i de drept. Ambele aspecte sunt
complementare, de aceea le dezvoltm n paralel, este de prere Daniela Smboteanu, preedinta
CN PAC. n cadrul Programului Consolidarea Societii Civile, CN PAC a instruit peste 110 procurori
i judectori, inclusiv i pe judectorul lui Victor, cum s lucreze cu copii care sunt victime sau
martorii unui abuz. Aceste instruiri sunt foarte utile i necesare, deoarece ne permit formarea noilor
practici. Am aflat multe informaii noi, unele tehnici i instrumente (psihologice) care nu le cunoteam
din practic, dar care sunt importante, personal, am gsit rspuns la multe ntrebri. Eu, i pn
acum aveam o abordare deosebit fa de aceste cazuri, dup instruiri, am neles, ns, c trebuie s
m implic si mai activ in acest proces, a spus Nadejda Agatii, procuratura sectorului Centru, mun.
Chiinu.
CN PAC, n parteneriat cu Procuratura General i Ministerul Justiiei, a lansat campania de
comunicare n rndul judectorilor cu privire la crearea condiiilor prietenoase pentru audierea unui
copil-martor. Campania Onorat instan, am dreptul s nu fiu speriat! vine sa accentueze c
instana - care are menirea s protejeze copilul - trebuie s ajute copilul-martor sau victima s se
simt n siguran. . Denumirea Campaniei reflect, de fapt, o obligaie pe care o au toi ofierii de
urmrire penal, procurorii i judectorii noi avem obligaia s nu speriem nici martorul, nici victima,
nvinuitul , a menionat n cadrul unui eveniment Dina Rotarciuc, judectoare, membr a
nici chiar
Consiliului
Superior al Magistraturii.
FHI 360 MCSSP| 202 Stefan cel Mare Ave | 8th floor | Chiinu | MD-2004 | Republic of Moldova
104
T 373.22.295.404 | F 373.22.295.404| mcssp@fhi360.org| www.fhi360.md
Programul Consolidarea
Societii Civile n Moldova
Am facilitat un dialog activ ntre ONG-uri, grupurile de iniiativ, autoritile locale, mediul de
afaceri, mass-media i ceteni. Am desfurat un Trg al ONG-lor n cadrul cruia au fost expuse
la vnzare lucruri produse de ctre ONG-iti; am organizat un bal de caritate i cteva tombole.
Drept rezultat fiind colectai 57200 de lei, povestete Valeriu Botnari, directorul executiv al FCU.
Dna Grigoras, ca i ali btrni din Ungheni, nu a primit ajutor de la nimeni, iar despre echipa
FCU a aflat pentru prima dat cnd acetia au venit s-i nmneze banii. Este primul ajutor primit
vreodat. Feciorul, care este plecat peste hotare, mi mai trimite din cnd n cnd bani. Nu tiu ce
m-a fi fcut dac n-a fi primit acest ajutor. Aa am reuit s mi cumpr medicamentele necesare
pentru o lun pentru somn i dureri de inim. Am pltit 480 de lei pentru toate acestea, spune
pensionara.
Am decis s facem viaa btrnilor solitari un pic mai uoar i s le aducem zmbetul pe buze,
oferindu-le cte un ajutor. Pensiile sunt foarte mici, costurile serviciilor comunale sunt foarte
mari, iar majoritatea persoanelor nu i pot acoperi toate cheltuielile. Potenialii beneficiari i-am
identificat mpreun cu Direcia Asisten Social i Protecia Familiei, explic Valeriu Botnari.
Astfel s-a decis s fie ajutai 57 de vrstnici care au trecut de vrsta de 70 de ani. Oamenii au
fost copleii de emoii. Au fost lacrimi, mi-au spus ca nu mai ateptau dect s-i ia moartea,
menioneaz acesta.
n ultimii ani, localnicii din Ungheni s-au obinuit s se implice n aciuni de caritate, iar cuvntul
filantropie nu mai este nou pentru ei. n 2007 cnd ne-am lansat, toi se ntrebau ce este o fundaie,
ce nseamn a dona. Acum, ns, ne este cu mult mai uor. Oamenii doneaz din puinul pe care l
au. Evident ca sunt i persoane care nc nu cunosc i atunci ncercm s le explicm ce nseamn
cuvntul filantropie, adaug Valeriu Botnari.
FHI 360 MCSSP | Bd. tefan cel Mare 202 | et. 8 | Chiinu | MD-2004 | Republica Moldova
105
T 373.22.295.404 | F 373.22.295.404|mcssp@fhi360.org| www.fhi360.md
7
COMUNICARE I RELAII PUBLICE
Vizibilitatea donatorului
Orice OSC care este finanat de ctre un donator trebuie s dezvolte i s pun n aplicare un plan
de identitate vizual conform cerinelor acestuia. Este foarte important ca OSC-ul s ofere vizibilitate donatorului de fiecare dat cnd are posibilitatea, prin marcarea produselor (logo, disclaimer/
text) i menionarea acestuia n timpul evenimentelor. Folosirea corect a elementelor de identitate vizual va oferi o identificare, o recunoatere a donatorului i va duce la consolidarea relaiilor
dintre OSC i finanator.
Un plan de identitate vizual va descrie modul n care OSC-ul va marca produsele elaborate cu
suportul finanatorului, cnd i cum va face acest lucru. Planul poate fi discutat cu donatorul. Un
exemplu de plan ar fi:
Produsele programului
106
donatorii?
Oferii vizibilitate OSC-ului, donatorului?
Referine
1. Capable Partners Program, Implementation Tips for USAID Partners http://www.ngoconnect.net/
documents/592341/0/CAP+Implementation+Tips+for+USAID+Partners
2. Capable Partners Program, The Essential Guide to Managing Your USAID Award http://www.ngoconnect.
net/documents/592341/749044/The+Essential+Guide+to+Managing+Your+USAID+Award
3.
4. http://www.cepatoolkit.org/html/resources/34/34404DBC-7BBF-48CA-BFCA-1F5A3BBD906D/
107
7
COMUNICARE I RELAII PUBLICE
Anexe
a. naintea oricrei decizii a Comitetului de Administrare asupra unui contract sau tranzacii,
membrul Consiliului, care are un conflict de interese, trebuie s divulge acest lucru i s
prezinte toate materialele confirmative cu privire la conflictul de interese existent. Toate
declaraiile ce se refer la acest caz trebuie s fie incluse n procesul-verbal al edinei.
ANEXE
1. Proceduri:
108
Fiecare persoan din cadrul organizaiei, fie membru al Consiliului de Administrare sau al
Executivului, i exercit responsabilitatea de a nu divulga informaiile confideniale obinute n legtur cu un conflict de interese curent sau potenial i a cror divulgare ar putea
afecta negativ interesele organizaiei. n plus, orice persoan din cadrul organizaiei nu va
divulga sau folosi informaii referitoare la activitatea organizaiei pentru profitul personal
sau n avantajul su ori a unui membru de familie.
3. Revizuirea politicii:
Fiecare persoan nou, recrutat n Consiliul de Administrare sau angajat n cadrul organizaiei,
va fi obligat:
a. S ia cunotin de aceast politic i s recunoasc n scris c a fcut acest lucru.
109
8
ANEXE
[Denumirea Organizaiei]
Nume: ________________________
Data: ___________________
V rugm s descriei natura oricrei relaii, poziii sau circumstane n cadrul crora suntei implicat/
i care credei c ar putea contribui la apariia unor conflicte de interese (n conformitate cu politica de
evitare a Conflictelor de Interese a organizaiei.
...................................
Prin prezenta declar c informaia de mai sus este adevrat i complet. Am analizat i am decis s
respect Politica de Evitare a Conflictelor de Interese a organizaiei, care este n prezent n vigoare.
ANEXE
110
APROBAT
__________________________
(semntura)
_________________________ ,
(numele, prenumele)
__________________________
(funcia conductorului organizaiei)
L.. ________________ _____
2. DESCRIEREA POSTULUI:
Gestionarea procesului de realizare a proiectului n vederea atingerii rezultatelor
scontate/obiectivelor stabilite.
pregtete, pentru semnarea contractului de acordare a grantului, setul de documente,
inclusiv cererea de finanare ntocmit n conformitate cu cerinele finanatorului (n
cazul n care coordonatorul de proiect este din cadrul organizaiei i nu este angajat
dup ce este luat decizia de finanare a proiectului);
creeaz i conduce echipa de implementare a proiectului: elaboreaz/actualizeaz
fiele de post pentru fiecare membru de echip n conformitate cu obiectivele,
activitile i specificul proiectului (n cazul n care coordonatorul de proiect este
din cadrul organizaiei i nu este angajat dup ce este luat decizia de finanare a
proiectului);
conduce procesul de organizare i derulare a activitilor de proiect: planific n detalii
aciunile, coordoneaz activitatea membrilor echipei, consultanilor i/sau experilor
contractai, monitorizeaz procesul de desfurare a activitilor i evalueaz
rezultatele obinute n urma acestor activiti;
verific i aprob planurile de lucru i rapoartele privind activitile realizate,
prezentate de membrii echipei de implementare a proiectului;
conduce edinele de lucru planificate i, n caz de necesitate, anun i conduce
edinele ad-hoc;
asigur comunicarea cu beneficiarii/grupul int al proiectului;
asigur conlucrarea cu partenerii proiectului, autoritile administraiei publice, alte
organe de stat vizate de proiect;
verific i aprob documentele necesare pentru desfurarea activitilor, prezentate
de ctre asistentul de proiect: scrisori (inclusiv scrisori de invitaie a partenerilor la
activiti i/sau edine de lucru; scrisori de invitaie a beneficiarilor la activitile
din cadrul proiectului); comunicate de pres etc.; listele participanilor la activiti,
informaia generalizat privind chestionarele de evaluare a activitilor;
verific i aprob documentele prezentate de contabilul proiectului privind procurarea
materialelor necesare pentru realizarea activitilor din cadrul proiectului; plata
pentru cazare, hran, rambursarea cheltuielilor de transport etc.;
verific i aprob rapoartele financiare ntocmite i prezentate de contabilul
proiectului;
elaboreaz, n baza rapoartelor prezentate de membrii echipei, consultanii i/
sau experii contractai, informaiile prezentate de asistentul de proiect, rapoartele
narative intermediare i finale, le prezint finanatorului;
asigur promovarea proiectului n rndurile beneficiarilor, n mass-media;
prezint periodic conductorului organizaiei planurile de lucru, rapoartele narative i
financiare, alte informaii solicitate de acesta.
111
8
ANEXE
Scopul general al
postului
Atribuiile de
serviciu
Responsabilitile
cadrul proiectului;
este responsabil pentru gestionarea corect a resurselor financiare;
poart rspundere pentru prezentarea la timp finanatorului a rapoartelor narative
ANEXE
Directorului Executiv
Asistentul i contabilul de proiect, consultanii, experii din echipa de implementare a
proiectului.
Asistentul de proiect.
Conductorul organizaiei; dup caz, asistentul de proiect.
intern cu Conductorul organizaiei privind planificarea i rezultatele procesului
112
Abiliti
Atitudini/
comportamente
ntocmit de:
Nume, prenume
Postul
Semntura
Data ntocmirii
113
8
ANEXE
5. SEMNTURI
APROBAT
__________________________
(semntura)
_________________________ ,
(numele, prenumele)
__________________________
(funcia conductorului organizaiei)
L.. ________________ _____
2. DESCRIEREA POSTULUI:
Scopul general al
postului
Atribuiile de
serviciu
ANEXE
Responsabilitile
Cui i raporteaz
titularul postului
Cine i raporteaz
titularului postului
114
Coordonatorul de proiect.
Coordonatorul de proiect.
intern cu Coordonatorul de proiect/Conductorul organizaiei privind pregtirea
Abiliti
Atitudini/
comportamente
superioare finalizate sau n curs, sau incomplete. Studiile n domeniul social, pedagogie,
psihologie, politologie reprezint un avantaj.
experiena n mediul OSC-urilor reprezint un avantaj.
cunotine n domeniu: domeniul i specificul activitii organizaiei; domeniul i
5. SEMNTURI
ntocmit de:
Nume, prenume
Postul
Semntura
Data ntocmirii
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
115
8
ANEXE
Pe cine l substituie
Cine l substituie
Relaiile de
colaborare
APROBAT
__________________________
(semntura)
_________________________ ,
(numele, prenumele)
__________________________
(funcia conductorului organizaiei)
L.. ________________ _____
2. DESCRIEREA POSTULUI:
Scopul general al
postului
ANEXE
Atribuiile de
serviciu
Responsabilitile
Cui i raporteaz
titularul postului
Cine i raporteaz
titularului postului
Pe cine l substituie
Cine l substituie
Relaiile de
colaborare
116
Condiiile de munc zile de lucru luni-vineri; dup necesitate, se lucreaz n zilele de odihn.
ore de lucru la solicitare i necesitate.
Indicatori de
performan
Abiliti
Atitudini/
comportamente
5. SEMNTURI
ntocmit de:
Nume, prenume
Postul
Semntura
Data ntocmirii
117
8
ANEXE
Studii
Experien
profesional
Cunotine
APROBAT
__________________________
(semntura)
_________________________ ,
(numele, prenumele)
__________________________
(funcia conductorului organizaiei)
L.. ________________ _____
2. DESCRIEREA POSTULUI:
Scopul general al
postului
ANEXE
Atribuiile de
serviciu
Responsabilitile
Cui i raporteaz
titularul postului
Cine i raporteaz
titularului postului
Pe cine l substituie
Cine l substituie
118
Condiiile de
munc
Indicatori de
performan
Abiliti
Atitudini/
comportamente
4. SEMNTURI
ntocmit de:
Nume, prenume
Postul
Semntura
Data ntocmirii
Programul Consolidarea Societii Civile n Moldova
119
8
ANEXE
Relaiile de
colaborare
FORMULAR DE APLICARE
Organizaia
Poziie vacant: Consultant n Management
Data limit: 22 februarie 2012
ANEXE
Nume
Prenume
Naionalitate
Data naterii
Limbi vorbite
Studii (universitare)
Alte studii relevante
Telefon de contact
Email
120
III. Motivaie:
V rugm s rspundei la urmtoarele ntrebri, iar volumul s nu depeasc 200 de cuvinte
pentru fiecare rspuns.
Argumentai dorina Dvs. de a aplica pentru postul de Consultant n Management.
Care sunt factorii ce v-ar motiva s rmnei n organizaie i factorii ce v-ar determina s plecai
dintr-o organizaie?
Ce caliti personale i abiliti profesionale posedai i sunt necesare pentru acest post?
IV. Auto-evaluare:
V rugm s ne rspundei la urmtoarele ntrebri. Utilizai spaiul la discreia Dvs.
Interese:
Hobby-uri:
ANEXE
Doleane, cerine
speciale proprii pentru
acest post:
Planuri i ambiii
proprii relevante
postului:
V rugm s expediai formularul completat pn la 22 februarie 2012, ora 17.00, prin email, la
urmtoarele adrese: xxxx@xxxx.md, xxxx@xxxxx.md.
Pentru informaii suplimentare vizitai www.XXX.md sau contactai-ne la (022)xxxx xxxx. Persoana
de contact XXXX XXXX
V mulumim!
121
V rugm s ne vorbii puin mai detaliat despre anii Dvs. de studii (universitare).
- De ce ai ales aceast facultate/profesie?
- La care materii reuita Dvs. era cea mai bun? La care aveai rezultate mai puin bune?
- Vorbii-ne despre alte activiti desfurate de Dvs. n acea perioad.
ANEXE
De ce v dorii postul pentru care candidai? Dac este cazul, de ce ai decis sau intenionai s prsii
locul actual de munc?
Ce credei c putei oferi organizaiei noastre?
Presupunnd c vei obine acest post, cum vei proceda/ce vei face n prima sptmn de activitate?
La ce nivel de venituri v ateptai?
3.4. Caracteristici personale
Ce v motiveaz n munc?
Care sunt punctele forte ale personalitii Dvs.? Care considerai c sunt calitile Dvs.?
Care sunt punctele slabe ale personalitii Dvs.? Care considerai c sunt defectele Dvs.?
Care este cea mai important realizare de pn acum pentru Dvs.? De ce?
122
Denumirea organizaiei________________________________
Unitate/Subdiviziune/Program__________________________
2
8
3 4
8 MO
5
8
6
8
CO = CONCEDIU DE ODIHN
Prezena (ore)
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
8 CO 8 8 12
8 8 8 8 NM
8 8 CM 8 8
8
CM = CONCEDIU MEDICAL
MO = ABSENE MOTIVATE
APROBAT
123
31
8
NM = ABSENE NEMOTIVATE
NTOCMIT
e-salarizare.com:
Introducei numrul
total de ore
lucrtoare din lun
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
8
ANEXE
nr.
crt.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
124
ELABORAREA I IMPLEMENTAREA
POLITICILOR I PROCEDURILOR INTERNE
GHID PENTRU ORGANIZAIILE SOCIETII CIVILE DIN MOLDOVA
Chiinu 2013
Acest ghid este posibil graie ajutorului generos al poporului american oferit prin intermediul Ageniei SUA
pentru Dezvoltare Internaional (USAID), n cadrul Programului Consolidarea Societii Civile n Moldova
(MCSSP), implementat de FHI 360. Opiniile exprimate aparin autorilor i nu reflect n mod necesar poziia
USAID, Guvernului SUA sau FHI 360.