Conform definiiei din Dicionarul explicativ al limbii romne arhivarul este funcionar nsrcinat cu pstrarea actelor sau documentelor unei arhive, cu clasarea documentelor i actelor dintr-o arhiv, pe cnd arhivistul este specialistul care se ocup cu studiul arhivelor. O alt diferen poate fi facut i astfel: funcia de arhivist, pentru personalul cu studii superioare i cea de arhivar pentru personalul cu studii medii. Arhivist Un arhivist are capacitatea de a nelege coninutul documentelor, chiar dac sunt n limbi precum latina, greaca sau turca. Un arhivist trebuie s dein abiliti de bun organizator i capacitate de analiz i sintez, trebuie s aib atenie distributiv, spirit de ordine i disciplin i nu n ultimul rnd rbdare i calm. Un specialist n arhivistic trebuie s dovedeasc rezisten la condiii mai puin sntoase cauzate de praf, umezeal, frig sau mucegaiuri i s fie o persoan discret, calitate absolut necesar cnd lucrezi cu informaii cu un anumit grad de confidenialitate. Arhivistul trebuie s fie capabil s i modeleze instrumentele de lucru astfel nct s poat administra arhivele indiferent pe ce suport se afl informaia i s pstreze materialele izvoarelor n condiii ct mai bune. Profesia de arhivist i are originea n activitile desfurate la curile domneti din evul mediu de ctre logofei , copiti, scriitori, acetia fiind cei care stiau sa scrie i s citeasc. Denumirea de arhivist a fost intrebuinat pentru prima dat la noi de Gheorghe Asachi cel dinti conductor al arhivei statului din Moldova. Filiera de ptrundere a acestei noi meserii la noi n ar a fost cea rusa, dar numele de archivist a fost folosit mai nti n Europa de vest.
Meseria de arhivist a izvort din necesitile practice i din dezvoltarea
arhivisticii ca tiinta auxiliar a istoriei. Arhivist= istoric? Intre cei doi termeni nu este o sinonimie perfecta insa partea comuna este reprezentat de conasterea istorie. Un arhivist trebuie s cunoasc istoria naionala, dar i pe cea universal pentru a putea ncadra documentele ntr-o epoca sau pentru a se ajuta n decriptarea unui document. Istoria adevrat din documente se cunote, iar arhivistul este cel care are acces cel mai uor la izvoare. Arhivistul este cel care descoper adevrul istoric din documente, cel care ordoneaz, inventariaz i depoziteaz documentele n condiii optime pentru a fi regsite ct mai uor , pe cnd istoricul este cel care leag si interpreteaz evenimentele realiznd un ntreg. Arhivistul trebuia s rspund la dou necesiti: capacitatea de a nelege i media pentru alii coninutul documentelor, precum i cunoaterea procedurilor arhivistice specifice, stabilite legal. Pregatirea arhivitilor s-a realizat n Romnia n cadrul unei coli speciale, nfiinate la nceputul secolului trecut i ajuns un deceniu mai trziu n rndul instituiilor de invmnt superior. Faculti de formarea a arhivitilor sunt n cadrul Academiei de Poliie Al. I. Cuza", Bucureti, i la Universitatea Babe-Bolyai" din Cluj-Napoca. Liceniaii pot participa la concursul de angajare pe un numr de posturi de funcionari publici.