Diferentele dintre canalele formale si informale de comunicare

Acest studiu trateaza problematica structurilor organizationale de

comunicare formala si informala, referindu se in mod deosebit la
caracteristicile cele mai proeminente, utilizarea canalelor si factorilor
aferenti.

Studiul abordeaza relatia dintre comunicarea formala si informala, o problema

recurenta in campul organizational ( Hartman & Johnson)
Structura de comunicare din cadrul unei organizatii este formata atat din
elemente caracteristice informalului cat si formalului, pe langa alte aspecte,
fiecare avand un rol important si independent de celelalte.( March& Simon)
Cu toate acestea, cercetatorii plaseaza comunicarea formala si informala ca
doua tipuri diferite de interactiune, ce implica viziuni, perspective si evident,
practici diferite.( Allen, 1977; Dow, 1988)
Ipoteza initiala
O incercare recenta de a compara in mod sistematic gruparile formale cu cele
informale, impreuna cu impactul lor asupra structurilor unei companii, a gasit
mai multe similaritati decat diferente si a sugerat existenta unui set complet
de legaturi intre cele doua, in situatia in care una sau cealalta ar avea un mai
mare mare impact asupra variabilelor organizationale.

O structura formala
identifica indivizii ce au rol de transmitatori de informatii in cadrul unei
organizatii, la fel ca si tipul de informatie aferenta domeniului cu care
acestia trateaza. Acestia sunt in general comunicatorii si managerii.
Rolul,(locul in cadrul ierarhiei profesionale ) este un element important
intr-o structura de tip formal, unde comunicarea are loc de sus in jos.
(Monge & Einsenberg, 1987)
Abordarile de tip formal trateaza ceea ce Schein considera a fi esenta
unei organizatii : relatiile de autoritate intre angajati prezente in
cadrul unei organizatii, tipuri diferite de sarcini in campul muncii,
mecanisme formale de coordonare a acestora, alaturi de un scop bine
definit(Dow, 1988; Jablin, 1987)

Abordarile de tip informal :

Trateaza nevoile angajatilor din punct de vedere social, care se

subordoneaza comunicarii formale din cadrul unei organizatii, astfel

incat interactiunea dintre indivizi este perceputa mai curand ca un

procedeu mai putin rational decat comunicarea formala in sine.
(Johnson, 1993)
Valorifica autonomia, identitatea fiecarui individ, ajuta la mentinerea
uniunii dintre angajati.(Smelser 1963)
Perspectiva coactivationala ( care trateaza elemente recurente ale
interactiunii din cadrul unei organizatii ) subliniaza ca relatiile dintre
indivizi sunt adesea independente de postul pe care acestia il ocupa in
cadrul companiei, ci sunt adesea influentate de de o combinatie intre
nevoile umane si elemente de tip formal.(Schein, 1965). Rolul
comunicarii informale este edificator in ceea ce priveste dorinta de
inovatie in cadrul unei organizatii.(Johnson 1990)
Caraceristicile cele mai proeminente
Informatia este apreciata in functie de importanta acesteia , pentru
individ fiind importanta masura in care poate aplica aceasta informatie
pentru a rezolva problema cu care trateaza. Canalele de comunicare
sunt folosite de angajati inclusiv pentru motivatii personale (cum ar fi
informatii despre mariri de salariu, angajari). Utilizarea unui canal
pentru a trimite feedback este considerata importanta de angajatii
care doresc sa obtina evaluari pozitive, asa incat cei care transmit
feedback in mod eficient au sanse mai mari sa obtina rezultate
satisfacatoare.(Ashford& Cummings, 1985).
Cercetarile au aratat ca interactiunea de tip informal are o adeziune
mai larga in cadrul unei organizatii, dovedind adesea o eficienta
crescuta,(Allen , 1977)

Efectele utilizarii canalelor :

Perceptia individului conform careia nu exista nici o solutie
pentru problema cu care se confrunta duce adesea la decizia de
a nu utiliza un canal de comunicare sau altul.
Deasemenea, daca un anume canal este asociat cu pierderi
pentru angajat( fie si ele dificultati de tip emotional ), acesta va
fi evitat.
Canalele de comunicare informale si relevanta acestora
sunt analizate de angajatori adesea in detrimentul celor
formale.

Contextul cultural
poate determina in unele cazuri gradul de relevanta a unei
informatii si in ce masura va putea fi folosita in campul
organizational.

Impactul cultural poate impune delimitarea relatiilor

parteneriale, rolurile indivizilor in cadrul organizatiei si contextul
in care cananlele sunt folosite. In concluzie, o organizatie cu
orientare monolitica(bine inchegata, unitara) va sustine ipoteza
conform careia o structura formala de comunicare este cea mai
potrivita.
Canalele de interactiune formala sunt considerate mai relevante
din punct de vedere cultural, fata de cele informale. Astfel , este
de presupus ca atingerea obiectivelor organizationale este
facilitata de utilizarea canalelor formale.

Factorii aferenti canalelor celor doua tipuri de comunicari se

refera la caracteristicile si utilitatile acestor canale.
Caracteristicile , anume: tonul editorial si potentialul
comunicational se refera in mod special la atributele
continutului mesajului, luand in considerare chestiuni ce tin de
stilistica .
Tonul editorial reflecta perceptia angajatului intentiilor si
credibilitatii sursei mesajului. Luarea deciziilor depinde in mare
masura de percepria individului privind scopul comunicatorului. Daca
acesta nu reuseste sa fie suficient de impartial in tramsiterea de
informatie, acest lucru va conta, in special cand este vorba de
comunicarea de jos in sus.
Notiunile ce trateaza stilul se refera la cea de a doua caracterstica sus
mentionata,: potentialul comunicational. Inteligibilitatea si potentialul
stimulator al unui mesaj sunt elemente deosebit de importante.
Din punctul de vedere al inteligibilitatii si credibilitatii, canalele
informale sunt preferate de anajatori celor formale.
Nevoile individului si atributele mesajului in sine sunt
componente vitale privind gradul de utilitate al
interactiunii(cat de prolifica este comunicarea). Relevanta
informatiei si inteligibilitatea mesajului sunt probleme tratate cu
interes in incercarea de a fluidiza comunicarea de jos in sus,
angajatorii considerand canalele informale mai utile si in acest caz.
Angajatii unei companii folosesc in moduri variate canalele
formale si informale de comunicare. Lenz (1984) a identificat
trei dimensiuni privind informatia transmisa : metoda,
cantitatea necesara de informatie pentru a lansa proiectul
respectiv si relevanta.
Metoda se refera in speta la canalul ales de comunicator.
Variabilele majore sunt obtinerea de informatie strict necesara
de la diferiti indivizi si relevanta, privind cantitatea de mesaje

cu care se lucreaza. In acest context, se poate trata ipoteza conform

careia libertatea de comunicare este mai ampla folosind canale de
comunicare informale, pana la a incuraja ca angajatul sa ia initiativa.
In ceea ce priveste interactiunea informala, angajatii sustin ca transmit
mai multe mesaje unui numar larg de inidivizi folosind canale
informale, devreme ce nu primesc nici pe departe atat de multe
mesaje provenite din mediul informal.
Studiul in cauza trateaza impactul canalelor formale si
informale in campul organizational, la fel ca si factorii si
caracteristicile aferente celor doua.
Metode de realizare a studiului.
Unde: Este realizat intr-o agentie guvernamentala cu orientare
tehnica , ce ofera servicii de inginerie.
De ce: Pentru a imbunatati comunicarea externa si interna in
cadrul companiei, dorind sa implementeze schimbarile
necesare relevate de rezultatele studiului.
Cum: Inaintea redactarii in sine a chestionarelor, au fost
intervievati 30 de angajati alesi conform criteriilor impuse de
coautori( in functie de filiera in care activeaza si postul
detinut). Ulterior, in urma acestor interviuri si a analizei
amanuntite a documentatiei necesare, chestionarele au fost
pretestate cu ajutorul angajatilor.
Acestea au fost inmanate angajatilor de catre superiori,
urmand a le fi inapoiate completate, totul petrecandu-se in
regim confidential.
Respondenti:
Nivelul mediu de educatie al respondentilor este cel de
studii superioare
Peste 60% dintre respondenti activeaza in domeniul
tehnic
Peste 80% dintre respendenti sunt caucazieni de sex
masculin
Dintre cei 513 angajati propusi pentru a completa, 26%
au refuzat sa ia parte la studiu.
Intrebarile chestionarului se refera la aspecte relevante
ce tin de contextul cultural, efectul comunicarii,
caracteristici, eficacitate, perspectiva proprie,
indemnand angajatii sa trateze aceste probleme referitor
la canalele formale si informale.

Structura:
Chestionarul este realizat sub forma de afirmatii, acestea
fiind validate de angajat cu stampila unui canal sau al
celuilalt, in functie de propria opinie.
Exemple:
Utilizarea acestui tip de canal imi inlesneste sansele de a
fi promovat( aici angajatul alege intre formal si informal)

Este inutil a comunica cu ajutorul acestui canal intrucat

nimeni nu il considera relevant
Acest canal este util( aici angajatul trebuie sa specifice
gradul de utilitate, i.e.: uitl. Foarte util, nu atat de util etc).

Respondentilor li s-au dat urmatorii parametrii, pentru a

optimiza completarea chestionarului:
Comunicarea informala: are o tendinta personala si nu
urmeaza sistematic o structura pusa la dispozitie de
organizatie.( exp: discutii libere intre colegi)
Comunicare formala: Comunicarea oficiala, abordeaza un
stil formal atat cea orala si scrisa, venind din ambele
directii (sus-jos, jos-sus).
Rezultate:
Desi pozitia initiala a fost plasarea canalelor formale si
informale pe acelasi nivel ca si importanta, rezultatele
studiului au revelat ca, in aceasta organizatie in mod
particular,
Interactiunea informala a fost receptionata mai
bine celei formale.
Rezultatele studiului contrabalanseaza abordarile
bine cunoscute conform carora importanta se
acorda canalelor formale, venind astfel cu o noua
perspectiva, anume dorinta de a fructifica
interactiunea informala si dorind sa o faca cat de
poate de prolifica.
Canalele informale sunt utilizare mai curand in
tratarea probemelor de natura culturala, contrar a
ceea ce se credea anterior.
Daca din punct de vedere formal, se considera ca
postul si filiera in care activeaza individul dicteaza
mesajul si transmisia sa formala, ocupatiile tehnice
luate in considerare in acest studiu au revelat o

inclinatie care interactiunea informala, intr-un mod

neasteptat.
Daca in general, rolul unui angajat intr-o
organizatie influenteaza standardele privind
calitatea indeplinirii sarcinilor si asteptarile
indreptate catre acesta, criteriile informale pot
arata o situatie distincta, astfel punand intr-o
situatie de opozitie teoriile formale si informale din
punct de vede social.
In majoritatea situatiilor ce privesc factorii legati
de canalele comunicationale, interactiunea
informala este mai bine receptionata si in acest
sens( al factorilor caracteristici)
Ipoteza conform careia nevoile personale sunt
afirmate mai eficient prin comunicarea informala
celei formale nu a fost sustinuta. Astfel, e de
presupus ca o structura birocratica formala a
acestei organizatii a fost preferata in detrimentul
unei abordari ce pune accentul pe o comunicare
axata pe nevoi personale.

Concluzii
Daca ipotezele initiale au fost in genere sustinute de rezultatele acestui
studiu, este de precizat ca un raspuns exact privind importanta
comunicarii formale sau informale necesita inca studii de aprofundare.
Studiul arata o relatie de comuniune intre cele doua tipuri de canale, iar
conditiile care determina diferentele dintre cele doua necesita o atentie
deosebita, la fel ca si o clasificare cat mai detaliata a contextelor de
utilizare a lor in cadrul unei organizatii. Acest studiu, in ciuda faptului ca
ridica la fel de multe intrebari pe cate raspunsuri gaseste, este un pas
inainte in determinarea cat mai exacta a factorilor ce compun relatia
dintre comunicarea formala si informala.