Misiunea de Audit Intern Privind Gestiunea Resurselor Umane

Universitatea tefan cel Mare Suceava
Facultatea de tinne Economice i Administraie Public

Specializarea Finane Bnci
LA FIRMA SC. POLICOLOR S.A.
CUPRINS
PREZENTARE GENERAL
PROCEDURI UTILIZATE IN DERULAREA MISIUNII DE EVALUARE
Procedura P 01: ORDINUL DE SERVICIU
Procedura P 02: DECLARAIA DE INDEPENDEN
Procedura P 03: NOTIFICAREA DECLANRII MISIUNII DE AUDIT
Procedura P 04: COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAIILOR
PRELIMINARE
Procedura P 05: ANALIZA RISCURILOR
Procedura P - 06: ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN
Procedura P - 07: EDINA DE DESCHIDERE
Procedura P - 08: COLECTAREA DOVEZILOR
Procedura P - 10: REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU
Procedura P - 11: EDINA DE NCHIDERE
Procedura P - 12: ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT
PUBLIC INTERN
Procedura P - 14: REUNIUNEA DE CONCILIERE
Procedura P - 17: URMRIREA RECOMANDRILOR
Procedura P - 18: SUPERVIZAREA
PREZENTARE GENERAL
Gestionarea resurselor umane ntr-o instituie public reprezint o funcie suport
important, fiind un domeniu de preferin al activitii auditorului intern, justificat n
mare msur de multitudinea de procese care sunt derulate i n mod implicit de riscurile
care le nsoesc.
Ghidul de audit intern privind gestiunea resurselor umane reprezint un model
practic de desfurare a unei misiuni de audit, care prezint n detaliu fiecare pas
semnificativ al derulrii misiunii, situaiile concrete analizate fiind comentate pentru
nelegere n mod didactic.
Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurri managementului asupra
modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din cadrul entitii, a
funcionalitii sistemului de control intern, respectiv a conformitii cu cadrul legislativ
normativ, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile:
- organizarea recrutrii personalului;
- stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului;
- evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor
- evoluia carierei personalului
- pregtirea profesional continu a personalului
- gestionarea dosarelor profesionale
- gestionarea carnetelor de munc
- funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane
- arhivarea documentelor
Elaborarea Ghidului privind gestiunea resurselor umane cuprinde procedurile i
documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale.
n etapa de pregtire a misiunii de audit intern au fost ntocmite documentele
standard i s-au adus clarificri, fa de norme, cu privire la modul concret de iniiere a
procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora i modul de
completare, nivelul de apreciere i mprire a acestora n mari, medii i mici, clasarea
riscurilor i ierarhizarea acestora n vederea finalizrii procedurii Analiza riscurilor i
obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit, pe baza creia se va concentra munca
pe teren.
n etapa de intervenie la faa locului s-a realizat testarea efectiv pe baza listelor
de verificare pregtite n etapa anterioar, prin utilizarea unor tehnici diferite de
eantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relaii i foi de lucru, elemente
care au stat la baza elaborrii fielor de identificare i analiz a problemelor i eventual a
formularelor de constatare i raportare a iregularitilor.
n etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmrit redactarea acestuia
ntr-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din
Tematica n detaliu a misiunii de audit i comentarea constatrilor, consecinelor i
recomandrilor din formulare de constatare eliberate n etapa anterioar.
n etapa de urmrire a recomandrilor care se va realiza n perioada de la
finalizarea misiunii de audit intern pn la viitoarea misiune planificat propunem unele
modele de documente pentru evaluarea intern i extern a activitii de audit intern.
Ghidul practic privind gestiunea resurselor umane aduce o serie de contribuii la
teoria i practica desfurrii misiunilor de audit intern. n acelai timp acesta reprezint
un model general, dar este i o invitaie permanent pentru dezvoltarea sa, att de ctre
responsabilii ghidului, ct i de practicienii din domeniul auditului.
Misiunea de audit intern se va realiza la firma S.C. POLICOLOR S.A.
Forma juridica : Societate pe actiuni
Data constituirii : S.C. Policolor S.A. s-a infiintat la data de 2.11.1990 prin HG
nr. 1176/1990.
Nr. Inregistrare registru : J 40/205/91
Cod fiscal : R 326318
Durata societatii : Nelimitata
Obiect activitate : Fabricarea vopselelor, lacurilor, cernelii tipografice si
masticurilor.
Telefon : 021 345.17.30
Fax : 021 345.19.30
Capitaluri propii : 66.982.952 mii lei
Filiale, sucursale : Blv. Theodor Pallady nr. 51, sector 3 , Tel. (021)345.17.30
int. 1234; Fax (021)345.13.15 , Calea Moilor nr. 264, sector 2 , Tel.
(021)210.23.67; Fax (021)210.23.67 , os. tefan cel Mare nr. 34, sector 2 ,
Tel/Fax (021)210.74.15 , os. Pantelimon nr. 287, sector 2 , Tel/Fax
(021)255.03.61
Cifra de afaceri ( fara tva ) : 111.349.351 mii lei
Actionari (asociati ) : Actionari: 39,40% Romanian Investment Fund Cyprus
Ltd, 33,33% The Romanian American Enterprise Fund, 9,96% Romanian
Reconstruction (Cyprus) Ltd, 7,32% City Bank Romania S.A., 9,99% alti
actionari. Consiliul de administratie: Presedintele Consiliului de
Administratie: Ion Alexander Florescu, Membrii Consiliului de
Administratie: Peter Braun, Dumitru D. Popescu, Alin Giurgiu, Joel Douglas
Hayes, Carmen Seghete, Cezar Radu Cojocariu.
Cenzori : Dobre Georgiana, Dinca Alexandra, Dinca Adriana
Expert contabil : Buleandra Elisabeta
ORGANIGRAMA SOCIETATII S.C. POLICOLOR S.A.
Procedura P01: Iniierea auditului
SC. POLICOLOR.S.A.
Serviciul Audit Public Intern
Nr. 420575 din 15.03.2005
ORDIN DE SERVICIU
In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a

O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea
activitii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au
aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitii publice i a
Planului de audit intern pentru anul 2005, se va efectua misiunea de audit intern la
Direcia Resurselor Umane n perioada 01.04.2005 15.05.2005.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de organizare a
activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea public i a conformitii
cu cadrul legislativ i normativ aplicabil, fiind structurate pe urmtoarele domenii
auditabile:
Organizarea recrutrii personalului cuprinznd:
- Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul
naional de ocupare a funciilor publice;
- organizarea concursurilor;
- susinerea concursurilor;
- emiterea deciziilor de numire.
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinznd:
- stabilirea elementelor de natur salarial;
- modificarea drepturilor salariale;
- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.
Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor;
Evoluia carierei personalului;
Pregtirea profesional continu a personalului
Gestionarea dosarelor profesionale;
Gestionarea carnetelor de munc;
Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor
umane cuprinznd:
- evaluarea sistemului informatic;
- sigurana n exploatare a sistemului informatic;
- securitatea bazelor de date.
Arhivarea documentelor.
Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a

activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea public.
Echipa de auditori interni este format din urmtorii:

1. Baciu Otilia Mariana
2. Cderea Georgeta
3. Bilauca Roxana - Nelia
Procedura - P02: Iniierea auditului

DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Baciu Otilia - Mariana
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.03.2005
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat

D N
Da Nu
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar
- x
putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s
- X
constatai slbiciuni de audit n orice fel?
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care - x
ar putea s v influeneze n misiunea de audit? - X
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt - x
mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? - X
Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor privind gestiunea - x
resurselor umane? - X
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale - x
entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? - X
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu
- x
conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere
- X
colectiv?
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau
- x
primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel
- X
guvernamental?
Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru - x
entitatea/structura ce va fi auditat? - X
Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? - x
- X
Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la - x
Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal,
extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a - x
face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de X -
urgen?
Auditor, ef serviciu,
Baciu Otilia Mariana Ionescu Mircea
Nume i prenume: Cderea Georgeta

D N
Da Nu
- x
- X
- x
- X
colectiv?
- x
- X
guvernamental?
- X
urgen?
Cderea Georgeta Ionescu Mircea
Nume i prenume: Bilauca Nelia - Roxana

D N
Da Nu
- x
- X
- x
- X
colectiv?
- x
- X
guvernamental?
- X
urgen?
Bilauca Nelia - Roxana Ionescu Mircea
Procedura P03: Iniierea Auditului
Nr. 420579 din 15.03.2005
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT

PUBLIC INTERN
Ctre: SC. POLICOLOR S.A.

De la: ef Serviciu Audit Public Intern
Referitor la misiunea de audit intern Modul de organizare a activitii de gestiune a

resurselor umane
Stimate domnule Ivan Sokolov
n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2005, urmeaz ca n perioada

01.04.2005-15.05.2005 s efectum o misiune de audit intern cu tema Gestiunea
resurselor umane.
V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n
vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd:
- prezentarea auditorilor;
- scopul misiunii de audit intern;
- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;
- programul interveniei la faa locului;
- alte aspecte.
Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la

dispoziie urmtoarea documentaie necesar privind activitatea de gestiune a resurselor
umane: legile i reglementrile ce se aplica activitilor dumneavoastr, organigrama
direciei dumneavoastr, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor,
procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizrii activitii,
un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se
refer la aceasta tem.
Dac avei unele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rugm s-l
contactai pe doamna Baciu Otilia - Mariana - auditor, coordonatoarea misiunii sau
pe eful structurii de audit intern.
Cu stim,
Data: 15.03.2005
ef Serviciu Audit Public Intern

Ionescu Mircea
Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor
COLECTAREA INFORMAIILOR
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditat: 01.04.2009- 15.05.2009
ntocmit: Baciu Otilia Mariana Data: 01.01.2009
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Mircea Data: 01.01.2009
COLECTAREA INFORMAIILOR
D N
DIRECIA RESURSE UMANE Observaii
DA NU
Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii X -
auditate X -
X -
Obinerea organigramei
X -
X -
Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare
X -
X -
Obinerea fielor posturilor
X -
- X Exist
Obinerea procedurilor scrise
- X doar parial
X -
Identificarea personalului responsabil
X -
Anterior nu au
- X fost realizate
Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior
- X misiuni de
audit intern
Procedura - P05 : Analiza riscurilor
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.
I. ORGANIZAREA Proiectul Planului de 1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice

RECRUTRII ocupare a funciilor publice,
PERSONALULUI anex la Planul naional de
ocupare a funciilor publice
Organizarea concursurilor 2. Statul de funcii
3. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor
4. Constituirea comisiilor de concurs
5. Anunul de concurs
6. Publicarea anunului de concurs
7. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor
8. Procesul verbal privind analiza dosarelor
9. Contestaii privind respingerea dosarelor

Susinerea concursurilor 10. Stabilirea subiectelor
11. Susinerea probei scrise
12. Susinerea probei interviu
13. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului
14. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor
15. Comunicarea rezultatelor
16. Contestaii privitoare la rezultatele concursului
Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire
18. Comunicarea deciziei de numire
II. STABILIREA Stabilirea elementelor de 19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
DREPTURILOR natur salarial
SALARIALE 20. Salariul de baz
CUVENITE 21. Indemnizaii de conducere
PERSONALULUI
22. Sporul pentru titlul tiinific de doctor
23. Sporul pentru complexitatea n munc
24. Sporul de vechime n munc
25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
26. Salariul de merit
27. Sistemul de premiere
Modificarea drepturilor 28. Decizia de modificare a drepturilor salariale

salariale
29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Salarizarea muncii peste 30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
programul normal de lucru
31. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru
32. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea
acestuia
33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I 34. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i
CONCEDIILOR concediilor
35. Utilizarea foilor colective de prezen
36. Evidena concediilor de odihn
37. Evidena concediilor de medicale
38. Evidena concediilor de studii
IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI 39. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului
40. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii
V. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A 41. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional
PERSONALULUI
42. Planurile individuale de pregtire profesional
43. Realizarea programelor de pregtire profesional
44. Sistemul indicatorilor de performan privind pregtirea profesional
VI. GESTIONAREA DOSARELOR 45. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
PROFESIONALE
46. Constituirea dosarelor profesionale
47. Accesarea dosarelor profesionale
48. Actualizarea dosarelor profesionale
VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC 49. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc
50. Constituirea carnetelor de munc
51. Accesarea carnetelor de munc
52. Actualizarea carnetelor de munc
VIII. FUNCIONALITATEA Evaluarea sistemului 53. Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic
SISTEMULUI informatic 54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor
INFORMATIC 55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte
UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA 56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n
RESURSELOR UMANE
sistemul informatic general al instituiei
57. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea
n cadrul bazelor de date
58. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n
sistemul informatic
59.Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice
60.Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor
curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)
Sigurana n 61.Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate

exploatare a sistemului n sistemul informatic
informatic
Securitatea bazelor de 62.Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor
date neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.)
63.Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces
64.Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall
65.nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor
IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea
de gestiune a resurselor umane
67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor
68. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente arhivate
69. Predarea dosarelor la arhiva instituiei
NOTA:
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza
riscurilor i cuprinde, pentru acest studiu de caz, 69 de obiecte auditabile, structurate pe 9 obiective, care vor fi analizate pe
parcursul derulrii misiunii de audit intern.
IDENTIFICAREA RISCURILOR

ntocmit: Baciu Otilia Mariana
Cderea Georgeta
Bilauca Nelia Data: 15.03.2005
Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.

I. ORGANIZAREA Proiectul Planului de 1. Fundamentarea proiectului Schimbarea structurii obiectivelor entitii
RECRUTRII ocupare a funciilor Planului de ocupare a funciilor publice prin preluarea i prin transferul de
PERSONALULUI publice, anex la publice obiective la i de la alte entiti publice
Planul naional de Utilizarea personalului neadecvat activitii de
ocupare a funciilor elaborare a planului
publice Utilizarea unor proceduri neadecvate
Organizarea 4. Statul de funcii Statul de funcii nu este actualizat permanent
concursurilor funcie de rezultatele procesului de recrutare
5. Corespondena pentru Adresele pentru solicitarea organizrii
solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de
concursurilor conformitate
Bibliografia incomplet/neactualizat
Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile
nainte de data organizrii concursului
6. Constituirea comisiilor de Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs
concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt
ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii
a concursurilor
Incompatibilitatea membrilor comisiei de
concurs
8. Anunul de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de
conformitate
Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de
desfurare a concursului
Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de
participare la concurs
10. Publicarea anunului de Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul
concurs Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin
30 de zile nainte de data desfurrii
Anunul de concurs nu este afiat la sediul
entitii sau pe pagina de Internet
Neconcordana ntre coninutul anunului de
concurs stabilit de comisie i cel publicat
11. Dosarele candidailor pentru Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor
ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate
Acceptarea unor dosare incomplete
Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor
candidailor pentru ocuparea posturilor
13. Procesul verbal privind Lipsa acordului membrilor comisiei
analiza dosarelor
Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au
fost afiate la sediul instituiei
14. Contestaii privind Acceptarea contestaiilor spre analiz i
respingerea dosarelor soluionare fr ca acestea s fie depuse n
termen de ctre candidai
Respingerea/acceptarea nejustificat a
contestaiilor
Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au
fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la
data expirrii perioadei de nscriere
Susinerea 15. Stabilirea subiectelor Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i
concursurilor bibliografiei de concurs
Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori
16. Susinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisa nu
ndeplinete condiiile de conformitate
17. Susinerea probei interviu Procesul verbal privind proba interviu nu
Interviul nu este susinut n termen de 5 zile
lucrtoare de la data susinerii probei scrise
ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost
consemnate n anexa la procesul verbal
19. Verificarea i notarea Diferene semnificative intre calitatea tratrii
lucrrilor i interviului subiectelor si punctajelor acordate de membri
comisiei
Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de
membrii comisiei
Declararea ca promovat a unor candidai care
nu au obinut un punctaj final de cel puin 100
de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la
fiecare prob
21. Procesul verbal privind Procesul verbal nu s-a transmis la Direcia
rezultatele concursurilor Resurse Umane
15. Comunicarea Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu s-a
rezultatelor realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la
data susinerii ultimei probe
16. Contestaii privitoare la Acceptarea contestaiilor spre analiz i
rezultatele concursului soluionare fr ca acestea s fie depuse n
Candidaii nu au fost anunai in termen despre
rezultatul contestaiei
Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de Datele de identificare ale candidatului admis, a
numire salariului de ncadrare i a sporurilor de care
beneficiaz nu au stabilite corect
Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de
15 zile lucrtoare de la data admiterii
candidatului
18. Comunicarea deciziei de Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire
numire
II. STABILIREA Stabilirea elementelor 19. Procedurile scrise privind Existena unor proceduri neactualizate privind
DREPTURILOR de natur salarial acordarea drepturilor salariale acordarea drepturilor salariale
SALARIALE 20. Salariul de baz Stabilirea eronat a salariului de baz
CUVENITE
21. Indemnizaii de conducere Acordarea unor indemnizaii de conducere
PERSONALULUI
necuvenite
22. Sporul pentru titlul Stabilirea eronat a sporului pentru titlul
tiinific de doctor tiinific de doctor
23. Sporul pentru Stabilirea eronata a unui spor pentru
complexitatea n munc complexitate n munc
24. Sporul de vechime n Stabilirea eronat a sporului de vechime n
munc munc
25. Sporul pentru orele lucrate Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate
pe timp de noapte pe timp de noapte
26. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit necuvenite
27. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate pentru abateri
disciplinare
Modificarea 28. Decizia de modificare a Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a
drepturilor salariale drepturilor salariale fost ntocmita
Modificarea neargumentat a drepturilor
salariale
29. Comunicarea deciziei de Salariatului nu i s-a comunicat decizia de
modificare a drepturilor modificare a drepturilor salariale
salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu
s-a comunicat Serviciului salarizare
Operarea modificrii drepturilor salariale n
carnetul de munc i dosarul profesional dup
soluionarea contestaiilor
Salarizarea muncii 30. Fundamentarea timpului Efectuarea fr justificare a orelor peste
peste programul lucrat peste programul normal programul normal de lucru
normal de lucru de lucru
31. Aprobarea efecturii Efectuarea muncii peste programul normal de
muncii peste programul normal lucru nu a fost autorizata de eful structurii
de lucru
32. Evidena timpului lucrat Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste
peste programul normal de programul normal de lucru nu este formalizat
lucru si recuperarea acestuia
33. Salarizarea timpului Aplicarea eronat a indicilor salariali de
lucrat peste programul normal echivalare a orelor peste programul normal de
de lucru lucru
III. EVIDENIEREA PREZENEI, 34. Norme i proceduri Inexistena procedurilor referitoare la modul de
NVOIRILOR, CONCEDIILOR referitoare la modul de eviden eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor
a prezenei, nvoirilor i Responsabilii pentru actualizarea normelor i
concediilor procedurilor referitoare la modul de eviden a
prezenei, nvoirilor, concediilor i recuperrilor
nu au fost desemnai
35. Utilizarea foilor Evidenta prezentei nu se ncadreaz in principiile
colective de prezen de conformitate
36. Evidena concediilor de Evidenta concediilor de odihna nu se ncadreaz
odihn in principiile de conformitate
37. Evidena concediilor de Evidenta concediilor medicale nu se ncadreaz
medicale in principiile de conformitate
38. Evidena concediilor de Evidenta concediilor de studii nu se ncadreaz
studii in principiile de conformitate
IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI 39. Concordana Politica prezenta i de perspectiv a entitii nu a
obiectivelor entitii cu evoluia fost corelata cu dezvoltarea cunotinelor
carierei personalului profesionale ale personalului
Structura funciilor publice de execuie (superior,
principal, asistent i debutant) pe total nu este
corelata
41. Promovarea n cadrul Perioada de stagiu nu a fost respectata
funciei pe categorii, clase i
Vechimea minima n munc nu a fost respectata
gradaii
Calificativele anuale acordate nu au fost
respectate
V. PREGTIREA PROFESIONAL 44. Planurile strategice i Fundamentarea insuficienta a Planului strategic
CONTINU A PERSONALULUI anuale de pregtire profesional privind recrutarea, formarea i perfecionarea
profesional a funcionarilor publici
Planul anual si cel strategic privind recrutarea,
formarea i perfecionarea profesional a
funcionarilor publici nu au fost corelate
46. Planurile individuale de Planurile de pregtire nu au fost adaptate la
pregtire profesional cerinele individuale ale fiecrui salariat
47. Realizarea programelor Persoanele responsabile de realizarea
de pregtire profesional programelor de pregtire profesional nu au fost
nominalizate
48. Sistemul indicatorilor de Sistemul indicatorilor de performan nu
performan privind pregtirea caracterizeaz activitatea de pregtire
profesional profesionala
Persoanele responsabile pentru urmrirea
realizrii indicatorilor de performan nu au fost
stabilite
VI. GESTIONAREA DOSARELOR 50. Norme i proceduri Insuficiena procedurilor i normelor referitoare
PROFESIONALE referitoare la gestionarea la gestionarea dosarelor profesionale
dosarelor profesionale Responsabilii pentru actualizarea normelor i
procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor
profesionale nu au fost desemnai
51. Constituirea dosarelor Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu
profesionale au fost constituite
52. Accesarea dosarelor Accesarea de ctre persoane neautorizate a
profesionale dosarelor profesionale
53. Actualizarea dosarelor Dosarele profesionale nu au fost actualizate
profesionale
VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE 54. Norme i proceduri Insuficienta procedurilor i normelor privind
MUNC privind administrarea carnetelor administrarea carnetelor de munc
de munc Responsabilii pentru actualizarea normelor i
procedurilor referitoare la administrarea
carnetelor de munca nu au fost desemnai
56. Constituirea carnetelor Carnetele de munca pentru fiecare salariat nu au
de munc fost constituite
57. Accesarea carnetelor de Accesarea de ctre persoane neautorizate a
munc carnetelor de munca
52. Actualizarea carnetelor de Carnetele de munc nu au fost actualizate
munc
VIII. FUNCIONALITATEA Evaluarea 53. Manuale de operare si Insuficienta manualelor de operare i utilizare a
SISTEMULUI sistemului utilizare a sistemului informatic sistemului informatic
INFORMATIC informatic Manualele de operare i utilizare a sistemului
UTILIZAT PENTRU informatic nu au fost actualizate
GESTIUNEA 54. Adaptabilitatea sistemului Utilizarea ntr-o mare msura a procedurilor
RESURSELOR UMANE informatic la cerinele manuale
utilizatorilor Comunicare insuficienta intre utilizatori si
informaticieni/proiectanii sistemului informatic
55. Sistemul de asigurare Insuficiena sistemului privind prelucrarea numai
pentru prelucrarea tranzaciilor a tranzaciilor corecte i autorizate
autorizate i corecte
56. Integrarea subsistemului Interfaa ntre subsistemele informatice nu este
informatic aferent gestiunii adecvat
resurselor umane n sistemul
informatic general al instituiei
57. Desemnarea personalului Delegarea atribuiilor i competenelor pentru
cu atribuii privind utilizarea personalul implicat n utilizarea aplicaiilor i
aplicaiilor i operarea n cadrul operarea n cadrul bazelor de date nu este
bazelor de date complet
58. Sistemul de pregtire Discontinuitate in pregtirea personalului

profesional a personalului implicat n operarea si utilizarea sistemului
implicat n operarea n sistemul informatic
informatic Informarea personalului implicat n operarea si
utilizarea sistemului informatic asupra
modificrilor aduse acestuia este insuficienta
60. Instruciunile privind Instruciunile privind ntreinerea programelor
ntreinerea programelor informatice nu se aplica
informatice
Sigurana n 61. Utilizarea echipamente- Echipamentele de prevenire a fluctuaiilor sau a
exploatare a lor de prevenire a fluctuaiilor ntreruperilor curentului electric (UPS,
sistemului sau ntreruperilor curentului stabilizatoare de tensiune .a.) nu sunt utilizate
informatic electric (UPS, modulatoare de
tensiune s.a.)
62. Instruirea utilizatorilor Disfuncionalitate in instruirea utilizatorilor sau
i informarea sistematic asupra atunci cnd se produc modificri semnificative
modificrilor operate n n sistemul informatic
sistemul informatic
Securitatea 63. Existena unui sistem de Insuficienta sistemului de prevenire/detectare a
sistemului prevenire/detectare a accesrilor accesrilor i modificrilor neautorizate ale
informatic i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.)
bazelor de date (parole,
programe antivirus .a.)
64. Sistemul modificrii Calendarul privind modificarea periodica a
periodice a parolelor de acces parolelor de acces nu se respecta
Personalul pentru verificarea i modificarea
periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat
65. Actualizarea Actualizarea programelor antivirus, antispyware,
programelor antivirus, firewall nu se efectueaz zilnic
antispyware, firewall
66. nregistrrile intrrilor i Rapoartele/listele privind nregistrrile intrrilor

ieirilor din sistem a i ieirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost
utilizatorilor verificate
IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 67. Norme i proceduri ndosarierea documentelor nu este inclusa in
privind arhivarea documentelor cadrul normelor i procedurilor
rezultate din activitatea de ntocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusa
gestiune a resurselor umane in cadrul normelor i procedurilor
Modul de constituire al dosarelor arhivate nu
este inclus in cadrul normelor i procedurilor
68. Desemnarea Atribuiile i competenele privind arhivarea
personalului responsabil privind dosarelor activitii de gestiune a resurselor
arhivarea documentelor umane nu au fost nominalizate
69. Stabilirea locaiei pentru Alocarea unui spaiu insuficient arhivrii
dosarele profesionale i documentaiei
celelalte documente arhivate Existena unei umiditi ridicate
Protecie insuficient a documentelor fa de
sursele de cldur
70. Predarea dosarelor la Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei la
arhiva instituiei termenele legale
Procesul verbal de predare-primire nu
NOTA:
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune
asocierea riscurilor semnificative la operaiilor stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul
sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din
propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru
fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil.
n acest studiu de caz, au fost identificate 69 de operaii, prezentate n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, crora le-
au fost asociate 111 riscuri, aa cum rezult din documentul Identificarea riscurilor.
Anexa nr. 7
Procedura - P05: Analiza riscurilor
ENTITATEA PUBLIC
STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA

I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR

Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Ponderea factorilor Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

Factori de risc
de risc
(Fi) N1 N2 N3
(Pi)
Aprecierea Exist proceduri,
Exist proceduri Nu exist
controlului intern P1 50% sunt cunoscute,
i se aplic proceduri
F1 dar nu se aplic
Aprecierea
Impact financiar Impact financiar Impact financiar
cantitativ P2 30%
sczut mediu ridicat
F2
Aprecierea
Vulnerabilitate Vulnerabilitate Vulnerabilitate
calitativ P3 20%
mic medie mare
F3
Not:
Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile
i nivelurile de apreciere ale riscurilor.
Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns
dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se
aib n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100.
ENTITATEA PUBLIC
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Criterii de analiza a riscurilor

Aprecierea Aprecierea Aprecierea
Nr OBIECTE
DOMENIUL RISCURI SEMNIFICATIVE controlului cantitativ calitativ Punctaj
crt AUDITABILE intern (F1) (F2) (F3) total
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
I. ORGANIZAREA Proiectul Planului 1. Fundamentarea Schimbarea obiectivului entitii publice
RECRUTRII de ocupare a proiectului Planului de prin preluarea i prin transferul de 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
PERSONALULU funciilor publice, ocupare a funciilor obiective
I anex la Planul publice Utilizarea personalului neadecvat
naional de activitii de elaborare a planului
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
ocupare a Utilizarea unor proceduri neadecvate
funciilor publice 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,0
Organizarea 4. Statul de funcii Statul de funcii nu este actualizat 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
concursurilor permanent funcie de rezultatele
procesului de recrutare
5. Corespondena Adresele pentru solicitarea
pentru solicitarea organizrii concursurilor nu
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
organizrii ndeplinesc condiiile de
Nr OBIECTE
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
Bibliografia incomplet
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
neactualizat
Avizul ANFP nu a fost solicitat
cu 45 de zile nainte de data 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
organizrii concursului
6. Constituirea Ordinele de constituire ale
comisiilor de comisiilor de concurs i de
concurs soluionare a contestaiilor nu
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
sunt ntocmite cu 30 de zile
nainte de data susinerii a
concursurilor
Incompatibilitatea membrilor
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
comisiei de concurs
7. Anunul de concurs Anunul de concurs nu
ndeplinete condiiile de 0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3
conformitate
Anunul de concurs nu cuprinde
condiiile de desfurare a 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
concursului
Anunul de concurs nu cuprinde
condiiile de participare la 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
concurs
8. Publicarea anunului Anunul de concurs nu este 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
de concurs publicat n Monitorul Oficial al
Romniei, Partea a III-a, cu cel
puin 30 de zile nainte de data
desfurrii
Nr OBIECTE
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
Anunul de concurs nu este afiat
la sediul entitii sau pe pagina 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
de Internet
Neconcordana ntre coninutul
anunului de concurs stabilit de 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
comisie i cel publicat
9. Dosarele Dosarele candidailor pentru
candidailor pentru ocuparea posturilor nu 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
ocuparea posturilor ndeplinesc condiiile de
conformitate
Acceptarea unor dosare
0,5 3 0,3 2 0,2 1 2,3
incomplete
Refuzul nejustificat al acceptrii
dosarelor candidailor pentru 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
ocuparea posturilor
11. Procesul verbal Lipsa acordului membrilor
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
privind analiza comisiei
dosarelor Rezultatele selectrii dosarelor
de nscriere nu au fost afiate la 0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2
sediul instituiei
12. Contestaii privind Acceptarea contestaiilor spre
respingerea analiz i soluionare fr ca 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
dosarelor acestea s fie depuse n termen
de ctre candidai
Respingerea nejustificat a 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
contestaiilor
Nr OBIECTE
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
Rezultatele selectrii dosarelor
de nscriere nu au fost afiate n
termen de 5 zile lucrtoare de la 0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3
data expirrii perioadei de
nscriere
Susinerea 13. Stabilirea Stabilirea unor subiecte din afara
concursurilor subiectelor tematicii i bibliografiei de 0,5 3 0,3 3 0,2 2 2,8
concurs
Subiectele sunt neclar formulate
0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
sau conin erori
14. Susinerea probei Procesul verbal privind proba
scrise scris nu ndeplinete condiiile 0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7
de conformitate
15. Susinerea probei Procesul verbal privind proba
interviu interviu nu ndeplinete 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
condiiile de conformitate
Interviul nu este susinut n
termen de 5 zile lucrtoare de la 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
data susinerii probei scrise
ntrebrile i rspunsurile la
interviu nu au fost consemnate n 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
anexa la procesul verbal
18. Verificarea i Diferene semnificative intre 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
notarea lucrrilor i calitatea tratrii subiectelor i
interviului punctajelor acordate de membri
comisiei
Nr OBIECTE
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
Spaiile libere din lucrri nu au
0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
fost barate de membrii comisiei
Declararea ca promovat a unor
candidai care nu au obinut un
punctaj final de cel puin 100 de 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
puncte cumulat i cel puin 50 de
puncte la fiecare prob
20. Procesul verbal Procesul verbal nu s-a transmis
privind rezultatele la Direcia Resurse Umane 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
concursurilor
21. Comunicarea Anunarea candidailor asupra
rezultatelor rezultatelor nu s-a realizat n
termenul de trei zile lucrtoare 0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2
de la data susinerii ultimei
probe
22. Contestaii Acceptarea contestaiilor spre
privitoare la analiz i soluionare fr ca 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
rezultatele acestea s fie depuse n termen
concursului de ctre candidai
Candidaii nu au fost anunai n
termen despre rezultatul 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
contestaiei
Deciziile de 23. Emiterea deciziei de Datele de identificare ale 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
numire numire candidatului admis, a salariului
de ncadrare i a sporurilor de
care beneficiaz nu au fost
stabilite corect
Nr OBIECTE
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
Decizia de numire nu a fost
emisa n termenul de 15 zile 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
lucrtoare de la data admiterii
candidatului
24. Comunicarea Comunicarea cu ntrziere a
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
deciziei de numire deciziei de numire
II. STABILIREA Stabilirea 25. Procedurile scrise Existena unor proceduri
DREPTURILOR
SALARIALE elementelor de privind acordarea neactualizate privind acordarea 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
CUVENITE natur drepturilor salariale drepturilor salariale
PERSONALULUI salarial 26. Salariul de baz Stabilirea eronat a salariului de
0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
baz
27. Indemnizaii de Acordarea unor indemnizaii de
0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
conducere conducere necuvenite
28. Sporul pentru titlul Stabilirea eronat a sporului
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
tiinific de doctor pentru titlul tiinific de doctor
29. Sporul pentru Stabilirea eronata a unui spor
complexitatea n pentru complexitate n munc 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
munc
30. Sporul de vechime Stabilirea eronat a sporului de
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
n munc vechime n munc
31. Sporul pentru orele Stabilirea eronat a sporului
lucrate pe timp de pentru orele lucrate pe timp de 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
noapte noapte
32. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit
0,5 2 0,3 1 0,2 3 1,9
necuvenite
33. Sistemul de Salariile nu au fost diminuate 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
premiere pentru abateri disciplinare
Nr OBIECTE
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
Modificarea 34. Decizia de Decizia de modificare a
drepturilor modificare a drepturilor salariale nu a fost 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
salariale drepturilor salariale ntocmita
Modificarea neargumentat a
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
drepturilor salariale
35. Comunicarea Salariatului nu i s-a
deciziei de comunicat decizia de modificare 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
modificare a a drepturilor salariale
drepturilor salariale Decizia de modificare a
drepturilor salariale nu s-a 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
comunicat Serviciului salarizare
Operarea modificrii
drepturilor salariale n carnetul 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
de munc i dosarul profesional
dup soluionarea contestaiilor
Salarizarea 36. Fundamentarea Efectuarea fr justificare a
muncii peste timpului lucrat peste orelor peste programul normal 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
programul programul normal de lucru
normal de de lucru
lucru 37. Aprobarea efecturii Efectuarea muncii peste
muncii peste programul normal de lucru nu a 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
programul normal fost autorizat de eful structurii
de lucru
38. Evidena timpului Sistemul de evidenta a timpului 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
lucrat peste lucrat peste programul normal
programul normal de lucru nu este formalizat
de lucru i
recuperarea acestuia
Nr OBIECTE
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
39. Salarizarea timpului Aplicarea eronat a indicilor
lucrat peste salariali de echivalare a orelor 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
programul normal peste programul normal de lucru
de lucru
I EVIDENIEREA PREZENEI, 40. Norme i proceduri Inexistena procedurilor
III. NVOIRILOR, CONCEDIILOR referitoare la modul referitoare la modul de eviden
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
de eviden a a prezenei, nvoirilor i
prezenei, nvoirilor concediilor
i concediilor Responsabilii pentru
actualizarea normelor i
procedurilor referitoare la modul
0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
de eviden a prezenei,
nvoirilor i concediilor nu au
fost desemnai
41. Utilizarea foilor Evidena prezentei nu se
colective de ncadreaz n principiile de 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
prezen conformitate
42. Evidena concediilor Evidena concediilor de odihna
de odihn nu se ncadreaz n principiile de 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
conformitate
43. Evidena concediilor Evidena concediilor medicale
de medicale nu se ncadreaz n principiile de 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
conformitate
44. Evidena concediilor Evidena concediilor de studii nu
de studii se ncadreaz n principiile de 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
conformitate
Nr OBIECTE
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
I EVOLUIA CARIEREI 45. Concordana Politica prezenta i de
IV. PERSONALULUI obiectivelor entitii perspectiv a entitii nu a fost
cu evoluia carierei corelata cu dezvoltarea 0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7
personalului cunotinelor profesionale ale
personalului
Structura funciilor publice de
execuie (superior, principal,
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
asistent i debutant) pe total nu
este corelat
47. Promovarea n Perioada de stagiu nu a fost
0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
cadrul funciei pe respectat
categorii, clase i Vechimea minim n munc nu a
gradaii 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
fost respectat
Calificativele anuale acordate nu
0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
au fost respectate
V. PREGTIREA PROFESIONAL 50. Planurile strategice Fundamentarea insuficienta a
CONTINU A PERSONALULUI i anuale de Planului strategic privind
pregtire recrutarea, formarea i 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
profesional perfecionarea profesional a
funcionarilor publici
Planul anual i cel strategic 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
privind recrutarea, formarea i
perfecionarea profesional a
funcionarilor publici nu au fost
corelate
Nr OBIECTE
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
52. Planurile Planurile de pregtire nu au fost
individuale de adaptate la cerinele individuale
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
pregtire ale fiecrui salariat
profesional
53. Realizarea Persoanele responsabile de
programelor de realizarea programelor de 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
pregtire pregtire profesional nu au fost
profesional nominalizate
54. Sistemul Sistemul indicatorilor de
indicatorilor de performan nu caracterizeaz 0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5
performan privind activitatea de pregtire
pregtirea profesional
profesional Persoanele responsabile pentru
urmrirea realizrii indicatorilor 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
de performan nu au fost
stabilite
VI. GESTIONAREA DOSARELOR 56. Norme i proceduri Insuficiena procedurilor i
PROFESIONALE referitoare la normelor referitoare la
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
gestionarea gestionarea dosarelor
dosarelor profesionale
profesionale Responsabilii pentru 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
procedurilor referitoare la
gestionarea dosarelor
profesionale nu au fost
desemnai
Nr OBIECTE
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
57. Constituirea Dosarele profesionale pentru
dosarelor fiecare salariat nu au fost 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
profesionale constituite
58. Accesarea dosarelor Accesarea de ctre persoane
profesionale neautorizate a dosarelor 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
profesionale
59. Actualizarea Dosarele profesionale nu au fost
dosarelor actualizate 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
profesionale
VII. GESTIONAREA CARNETELOR 60. Norme i proceduri Insuficienta procedurilor i
DE MUNC privind normelor privind administrarea
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
administrarea carnetelor de munc
carnetelor de munc
Responsabilii pentru
procedurilor referitoare la 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
administrarea carnetelor de
munc nu au fost desemnai
61. Constituirea Carnetele de munc pentru
carnetelor de munca fiecare salariat nu au fost 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
constituite
62. Accesarea Accesarea de ctre persoane
carnetelor de munca neautorizate a carnetelor de 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
munca
52.Actualizarea Carnetele de munca nu au fost
0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3
carnetelor de munca actualizate
Nr OBIECTE
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
VIII. FUNCIONALIT Evaluarea 53. Manuale de operare Insuficiena manualelor de
ATEA sistemului i utilizare a sistemului operare i utilizare a sistemului 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
SISTEMULUI informatic informatic informatic
INFORMATIC Manualele de operare i utilizare
UTILIZAT
a sistemului informatic nu au 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
PENTRU
GESTIUNEA fost actualizate
RESURSELOR 54. Adaptabilitatea Utilizarea ntr-o mare msur a
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
UMANE sistemului informatic la procedurilor manuale
cerinele utilizatorilor Comunicare insuficient ntre
utilizatori i
0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3
informaticieni/proiectanii
sistemului informatic
55. Sistemul de Insuficiena sistemului privind
asigurare pentru prelucrarea numai a tranzaciilor
prelucrarea corecte i autorizate 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
tranzaciilor
56. Integrarea Interfaa ntre subsistemele 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
subsistemului informatice nu este adecvat
informatic aferent
gestiunii resurselor
umane n sistemul
informatic general al
instituiei
Nr OBIECTE
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
57. Desemnarea Delegarea atribuiilor i
personalului cu atribuii competenelor pentru personalul
privind utilizarea implicat n utilizarea aplicaiilor 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
aplicaiilor i operarea i operarea n cadrul bazelor de
n cadrul bazelor de date nu este complet
date
58. Sistemul de Discontinuitate n pregtirea
pregtire profesional a personalului implicat n operarea
personalului implicat n i utilizarea sistemului 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
operarea n sistemul informatic
informatic
Informarea personalului implicat
n operarea i utilizarea
sistemului informatic asupra 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
modificrilor aduse acestuia este
insuficient
59. Instruciunile Instruciunile privind
privind ntreinerea ntreinerea programelor 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
programelor informatice informatice nu se aplic
Sigurana n 60. Utilizarea Echipamentele de prevenire a 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
exploatare a echipamentelor de fluctuaiilor sau a ntreruperilor
sistemului prevenire a fluctuaiilor curentului electric (UPS,
informatic sau ntreruperilor stabilizatoare de tensiune .a.)
curentului electric nu se utilizeaz
(UPS, modulatoare de
tensiune .a.)
Nr OBIECTE
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
61. Instruirea Disfuncionalitate n instruirea
utilizatorilor i utilizatorilor sau atunci cnd se
informarea sistematic produc modificri semnificative
0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
asupra modificrilor n sistemul informatic
operate n sistemul
informatic
Securitatea 62. Existena unui Insuficienta sistemului de
bazelor de sistem de prevenire/ detectare a accesrilor
date prevenire/detectare a i modificrilor neautorizate ale
accesrilor i bazelor de date (parole, 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5
modificrilor programe antivirus .a.)
neautorizate ale bazelor
de date (parole,
63. Sistemul modificrii Calendarul privind modificarea
periodice a parolelor de periodica a parolelor de acces nu 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
acces se respecta
Personalul pentru verificarea i
modificarea periodic a parolelor 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
de acces nu a fost desemnat
64. Actualizarea Actualizarea programelor
programelor antivirus, antivirus, anti-spyware, firewall 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
antispyware, firewall nu se efectueaz zilnic
65. nregistrrile Rapoartele/listele privind
intrrilor i ieirilor din nregistrrile intrrilor i ieirilor 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
sistem a utilizatorilor din sistem a utilizatorilor nu au
fost verificate
Nr OBIECTE
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme i proceduri ndosarierea documentelor nu
privind arhivarea este inclus n cadrul normelor
documentelor rezultate i procedurilor
0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
din activitatea de
gestiune a resurselor
umane
ntocmirea OPIS-ului dosarelor
nu este inclus n cadrul 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
normelor i procedurilor
Modul de constituire al dosarelor
arhivate nu este inclus n cadrul 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5
normelor i procedurilor
67. Desemnarea Atribuiile i competenele
personalului privind arhivarea dosarelor
responsabil privind activitii de gestiune a 0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3
arhivarea resurselor umane nu au fost
documentelor nominalizate
68. Stabilirea locaiei Alocarea unui spaiu insuficient
0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
pentru dosarele arhivrii documentaiei
profesionale i celelalte Existena unei umiditi ridicate 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7
documente arhivate Protecie insuficient a
documentelor fa de sursele de 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0
cldur
69. Predarea dosarelor Dosarele nu sunt predate la 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8
la arhiva instituiei arhiva instituiei la termenele
legale
Nr OBIECTE
P1 P2 P3
Ni Ni Ni
50% 30% 20%
Procesul verbal de predare-
primire nu ndeplinete condiiile 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2
de conformitate
NOTA:
Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz
riscurile pe baza documentelor n posesia crora a intrat pn n acest moment, dar i a expertizei personale n domeniu.
Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar i n funcie de resursele alocate
misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.) i pentru continuarea analizei, au mprit riscurile, n urmtoarele trei categorii.
Riscuri mici 1,0 - 1,7
Riscuri medii 1,8 - 2,2
Riscuri mari 2,3 - 3,0
Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri pe
toat durata misiunii de auditpe toat perioada interveniei la faa locului n funcie de informaiile privind activitile auditate i a riscurilor
ataate acestora, pe care le constat.
CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI
Misiunea de audit :Gestiunea resurselor umane

Cderea Georgeta
Nr. Punctaj
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Clasare OBS.
crt. total
I. ORGANIZAREA Proiectul Planului 1. Fundamentarea proiectului Schimbarea obiectivului entitii publice
RECRUTRII 2,5 Mare
de ocupare a Planului de ocupare a prin preluarea i prin transferul de obiective
PERSONALULUI
funciilor publice, funciilor publice Utilizarea personalului neadecvat activitii
anex la Planul 2,0 Mediu
de elaborare a planului
naional de Utilizarea unor proceduri neadecvate
ocupare a 2,0 Mediu
funciilor publice
Organizarea 4. Statul de funcii care prevede Statul de funcii nu este actualizat
concursurilor posturile ce urmeaz a se permanent funcie de rezultatele procesului 1,8 Mediu
ocupa prin concurs de recrutare
5. Corespondena pentru Adresele pentru solicitarea organizrii
solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de 1,5 Mic Nu
Bibliografia incomplet/neactualizat 2,0 Mediu
Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile 1,5 Mic Nu
nainte de data organizrii concursului
Nr. Punctaj
crt. total
6. Constituirea comisiilor de Ordinele de constituire ale comisiilor de
concurs concurs i de soluionare a contestaiilor nu
1,5 Mic Nu
sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data
susinerii a concursurilor
Incompatibilitatea membrilor comisiei de
1,5 Mic Nu
concurs
7. Anunul de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete
1,3 Mic Nu
Anunul de concurs nu cuprinde condiiile
1,7 Mic Nu
de desfurare a concursului
Anunul de concurs nu cuprinde condiiile
1,5 Mic Nu
de participare la concurs
8. Publicarea anunului de Anunul de concurs nu este publicat n
concurs Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-
1,7 Mic Nu
a, cu cel puin 30 de zile nainte de data
desfurrii
Anunul de concurs nu este afiat la sediul
1,7 Mic Nu
entitii sau pe pagina de Internet
Neconcordana ntre coninutul anunului de
1,7 Mic Nu
concurs stabilit de comisie i cel publicat
9. Dosarele candidailor pentru Dosarele candidailor pentru ocuparea
ocuparea posturilor posturilor nu ndeplinesc condiiile de 2,5 Mare
conformitate
Acceptarea unor dosare incomplete 2,3 Mare
Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor
1,7 Mic Nu
candidailor pentru ocuparea posturilor
11. Procesul verbal privind Lipsa acordului membrilor comisiei 1,7 Mic Nu
analiza dosarelor Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere 1,2 Mic Nu
nu au fost afiate la sediul instituiei
Nr. Punctaj
crt. total
12. Contestaii privind Acceptarea contestaiilor spre analiz i
respingerea dosarelor soluionare fr ca acestea s fie depuse n 1,5 Mic Nu
Respingerea nejustificat a contestaiilor 1,5 Mic Nu
Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere
nu au fost afiate n termen de 5 zile
1,3 Mic Nu
lucrtoare de la data expirrii perioadei de
nscriere
Susinerea 13. Stabilirea subiectelor de Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i
2,8 Mare
concursurilor ctre comisie bibliografiei de concurs
Subiectele sunt neclar formulate sau conin
2,5 Mare
erori
14. Susinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scris nu
2,7 Mare
15. Susinerea probei interviu Procesul verbal privind proba interviu nu
2,5 Mare
Interviul nu este susinut n termen de 5 zile
2,0 Mediu
ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au
2,0 Mediu
fost consemnate n anexa la procesul verbal
18. Verificarea i notarea Diferene semnificative intre calitatea
lucrrilor i interviului tratrii subiectelor i punctajelor acordate de 1,7 Mic Nu
membri comisiei
Spaiile libere din lucrri nu au fost barate
1,5 Mic Nu
de membrii comisiei
Declararea ca promovat a unor candidai
care nu au obinut un punctaj final de cel
1,7 Mic Nu
puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50
de puncte la fiecare prob
20. Procesul verbal privind Procesul verbal nu s-a transmis la Direcia 1,2 Mic Nu
rezultatele concursurilor Resurse Umane
Nr. Punctaj
crt. total
15. Comunicarea Anunarea candidailor asupra rezultatelor
rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile 1,5 Mic Nu
lucrtoare de la data susinerii ultimei probe
16. Contestaii privitoare Acceptarea contestaiilor spre analiz i
la rezultatele concursului soluionare fr ca acestea s fie depuse n 1,7 Mic Nu
Candidaii nu au fost anunai n termen
1,5 Mic Nu
despre rezultatul contestaiei
Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire Datele de identificare ale candidatului
admis, a salariului de ncadrare i a
2,2 Mediu
sporurilor de care beneficiaz nu au fost
stabilite corect
Decizia de numire nu a fost emisa n
termenul de 15 zile lucrtoare de la data 1,7 Mic Nu
admiterii candidatului
19. Comunicarea deciziei de Comunicarea cu ntrziere a deciziei de
1,8 Mediu
numire numire
II. STABILIREA Stabilirea 20. Procedurile scrise privind Existena unor proceduri neactualizate
2,5 Mare
DREPTURILO elementelor de acordarea drepturilor salariale privind acordarea drepturilor salariale
R SALARIALE natur salarial 21. Salariul de baz Stabilirea eronat a salariului de baz 2,5 Mare
CUVENITE 22. Indemnizaii de conducere Acordarea unor indemnizaii de conducere
PERSONALUL 2,5 Mare
necuvenite
UI 23. Sporul pentru titlul tiinific Stabilirea eronat a sporului pentru titlul
1,8 Mediu
de doctor tiinific de doctor
24. Sporul pentru complexitatea Stabilirea eronata a unui spor pentru
1,8 Mediu
n munc complexitate n munc
25. Sporul de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului de vechime n
1,8 Mediu
munc
26. Sporul pentru orele lucrate Stabilirea eronat a sporului pentru orele
1,8 Mediu
pe timp de noapte lucrate pe timp de noapte
27. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit necuvenite 1,9 Mediu
Nr. Punctaj
crt. total
28. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate pentru abateri
2,0 Mediu
disciplinare
Modificarea 29. Decizia de modificare a Decizia de modificare a drepturilor salariale
2,5 Mare
drepturilor drepturilor salariale nu a fost ntocmita
salariale Modificarea neargumentat a drepturilor
2,0 Mediu
salariale
30. Comunicarea deciziei de Salariatului nu i s-a comunicat decizia de
1,7 Mic Nu
modificare a drepturilor salariale modificare a drepturilor salariale
Decizia de modificare a drepturilor salariale
1,5 Mic Nu
nu s-a comunicat Serviciului salarizare
Operarea modificrii drepturilor salariale n
carnetul de munc i dosarul profesional 1,8 Mediu
dup soluionarea contestaiilor
Salarizarea muncii 31. Fundamentarea timpului Efectuarea fr justificare a orelor peste
peste programul lucrat peste programul normal de programul normal de lucru 2,0 Mediu
normal de lucru lucru
32. Aprobarea efecturii muncii Efectuarea muncii peste programul normal
peste programul normal de lucru de lucru nu a fost autorizata de eful 1,7 Mic Nu
structurii
33. Evidena timpului lucrat Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste
peste programul normal de lucru programul normal de lucru nu este 2,5 Mare
i recuperarea acestuia formalizat
34. Salarizarea timpului lucrat Aplicarea eronat a indicilor salariali de
peste programul normal de lucru echivalare a orelor peste programul normal 1,7 Mic Nu
de lucru
III. EVIDENIEREA PREZENEI, 35. Norme i proceduri Inexistena procedurilor referitoare la modul 2,0 Mediu
NVOIRILOR I CONCEDIILOR referitoare la modul de eviden de eviden a prezenei, nvoirilor i
concediilor
Nr. Punctaj
crt. total
a prezenei, nvoirilor i Responsabilii pentru actualizarea normelor
concediilor i procedurilor referitoare la modul de
2,2 Mediu
eviden a prezenei, nvoirilor i
concediilor nu au fost desemnai
36. Utilizarea foilor colective de Evidena prezentei nu se ncadreaz n
2,5 Mare
prezen principiile de conformitate
37. Evidena concediilor de Evidena concediilor de odihna nu se
2,0 Mediu
odihn ncadreaz n principiile de conformitate
38. Evidena concediilor de Evidena concediilor medicale nu se
1,8 Mediu
medicale ncadreaz n principiile de conformitate
39. Evidena concediilor de Evidena concediilor de studii nu se
1,8 Mediu
studii ncadreaz n principiile de conformitate
I EVOLUIA CARIEREI 40. Concordana obiectivelor Politica prezenta i de perspectiv a entitii
V. PERSONALULUI entitii cu evoluia carierei nu a fost corelata cu dezvoltarea 2,7 Mare
personalului cunotinelor profesionale ale personalului
Structura funciilor publice de execuie
(superior, principal, asistent i debutant) pe 1,7 Mic Nu
total nu este corelata
42. Promovarea n cadrul Perioada de stagiu nu a fost respectat 2,5 Mare
funciei pe categorii, clase i Vechimea minim n munc nu a fost
gradaii 1,5 Mic Nu
respectat
Calificativele anuale acordate nu au fost
1,5 Mic Nu
respectate
V PREGTIREA PROFESIONAL 45. Planurile strategice i anuale Fundamentarea insuficienta a Planului
. CONTINU A PERSONALULUI de pregtire profesional strategic privind recrutarea, formarea i
1,8 Mediu
perfecionarea profesional a funcionarilor
publici
Planul anual i cel strategic privind 1,5 Mic Nu
recrutarea, formarea i perfecionarea
profesional a funcionarilor publici nu au
fost corelate
Nr. Punctaj
crt. total
47. Planurile individuale de Planurile de pregtire nu au fost adaptate la
1,7 Mic Nu
pregtire profesional cerinele individuale ale fiecrui salariat
48. Realizarea programelor de Persoanele responsabile de realizarea
pregtire profesional programelor de pregtire profesional nu au 1,7 Mic Nu
fost nominalizate
49. Sistemul indicatorilor de Sistemul indicatorilor de performan nu
performan privind pregtirea caracterizeaz activitatea de pregtire 1,5 Mic Nu
profesional profesional
Persoanele responsabile pentru urmrirea
realizrii indicatorilor de performan nu au 1,7 Mic Nu
fost stabilite
VI. GESTIONAREA DOSARELOR 51. Norme i proceduri Insuficiena procedurilor i normelor
PROFESIONALE referitoare la gestionarea referitoare la gestionarea dosarelor 1,8 Mediu
dosarelor profesionale profesionale
Responsabilii pentru actualizarea normelor
i procedurilor referitoare la gestionarea 1,7 Mic Nu
dosarelor profesionale nu au fost desemnai
52. Constituirea dosarelor Dosarele profesionale pentru fiecare salariat
1,5 Mic Nu
profesionale nu au fost constituite
53. Accesarea dosarelor Accesarea de ctre persoane neautorizate a
1,7 Mic Nu
profesionale dosarelor profesionale
54. Actualizarea dosarelor Dosarele profesionale nu au fost actualizate
2,2 Mediu
profesionale
VII. GESTIONAREA CARNETELOR 55. Norme i proceduri privind Insuficienta procedurilor i normelor privind
1,8 Mediu
DE MUNC administrarea carnetelor de administrarea carnetelor de munc
munc Responsabilii pentru actualizarea normelor
i procedurilor referitoare la administrarea 1,7 Mic Nu
carnetelor de munc nu au fost desemnai
57. Constituirea carnetelor de Carnetele de munc pentru fiecare salariat 1,5 Mic Nu
munc nu au fost constituite
Nr. Punctaj
crt. total
58. Accesarea carnetelor de Accesarea de ctre persoane neautorizate a
2,2 Mediu
munc carnetelor de munc
52. Actualizarea Carnetele de munc nu au fost actualizate
2,3 Mare
carnetelor de munc
VIII FUNCIONALITATEA Evaluarea 53. Manuale de operare Insuficiena manualelor de operare i
SISTEMULUI sistemului i utilizare a sistemului utilizare a sistemului informatic
INFORMATIC informatic informatic 1,8 Mediu
UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE
Manualele de operare i utilizare a
1,8 Mediu
sistemului informatic nu au fost actualizate
54. Adaptabilitatea sistemului Utilizarea ntr-o mare msur a procedurilor
2,0 Mediu
informatic la cerinele manuale
utilizatorilor Comunicare insuficient ntre utilizatori i
informaticieni/proiectanii sistemului 2,3 Mare
informatic
70. Sistemul de asigurare pentru Insuficiena sistemului privind prelucrarea
prelucrarea tranzaciilor numai a tranzaciilor corecte i autorizate 2,0 Mediu
71. Integrarea subsistemului Interfaa ntre subsistemele informatice nu
informatic aferent gestiunii este adecvat
1,7 Mic Nu
resurselor umane n sistemul
informatic general al instituiei
72. Desemnarea personalului cu Delegarea atribuiilor i competenelor
atribuii privind utilizarea pentru personalul implicat n utilizarea
1,8 Mediu
aplicaiilor i operarea n cadrul aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de
bazelor de date date nu este complet
73. Sistemul de pregtire Discontinuitate n pregtirea personalului 2,0 Mediu
profesional a personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului
informatic
Nr. Punctaj
crt. total
implicat n operarea n sistemul Informarea personalului implicat n
informatic operarea i utilizarea sistemului informatic
1,8 Mediu
asupra modificrilor aduse acestuia este
insuficienta
75. Instruciunile privind Instruciunile privind ntreinerea
ntreinerea programelor programelor informatice nu se aplic 1,8 Mediu
informatice
Sigurana n 76. Utilizarea echipamentelor de Echipamentele de prevenire a fluctuaiilor
exploatare a prevenire a fluctuaiilor sau sau a ntreruperilor curentului electric (UPS,
sistemului ntreruperilor curentului electric stabilizatoare de tensiune .a.) nu se 2,0 Mediu
informatic (UPS, modulatoare de tensiune utilizeaz
s.a.)
77. Instruirea utilizatorilor i Disfuncionalitate n instruirea utilizatorilor
informarea sistematic asupra sau atunci cnd se produc modificri
2,0 Mediu
modificrilor operate n sistemul semnificative n sistemul informatic
informatic
Securitatea 78. Existena unui sistem de Insuficienta sistemului de prevenire/
bazelor de prevenire/detectare a accesrilor detectare a accesrilor i modificrilor
date i modificrilor neautorizate ale neautorizate ale bazelor de date (parole, 2,5 Mare
bazelor de date (parole, programe antivirus .a.)
79. Sistemul modificrii Calendarul privind modificarea periodica a
2,0 Mediu
periodice a parolelor de acces parolelor de acces nu se respecta
Personalul pentru verificarea i modificarea
periodic a parolelor de acces nu a fost 1,8 Mediu
desemnat
80. Actualizarea programelor Actualizarea programelor antivirus,
1,8 Mediu
antivirus, antispyware, firewall antispyware, firewall nu se efectueaz zilnic
81. nregistrrile intrrilor i Rapoartele/listele privind nregistrrile
ieirilor din sistem a intrrilor i ieirilor din sistem a 2,0 Mediu
utilizatorilor utilizatorilor nu au fost verificate
Nr. Punctaj
crt. total
IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 82. Norme i proceduri privind ndosarierea documentelor nu este inclus n
1,8 Mediu
arhivarea documentelor rezultate cadrul normelor i procedurilor
din activitatea de gestiune a ntocmirea OPIS-ului dosarelor nu este
resurselor umane 1,7 Mic Nu
inclus n cadrul normelor i procedurilor
Modul de constituire al dosarelor arhivate
nu este inclus n cadrul normelor i 1,5 Mic Nu
procedurilor
83. Desemnarea personalului Atribuiile i competenele privind arhivarea
responsabil privind arhivarea dosarelor activitii de gestiune a resurselor 2,3 Mare
documentelor umane nu au fost nominalizate
84. Stabilirea locaiei pentru Alocarea unui spaiu insuficient arhivrii
1,7 Mic Nu
dosarele profesionale i celelalte documentaiei
documente arhivate Existena unei umiditi ridicate 1,7 Mic Nu
Protecie insuficient a documentelor fa de
2,0 Mediu
sursele de cldur
85. Predarea dosarelor la arhiva Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei
1,8 Mediu
instituiei la termenele legale
Procesul verbal de predare-primire nu
2,2 Mediu
Nota:
Documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor cuprinde 69 de obiecte auditabile i 111 riscuri ataate acestora, care au
fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii i mic).
n continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute n vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari i medii) vor intra n auditare i
vor fi preluate pentru ierarhizare n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe.
n baza acestui document au rezultat 18 obiecte auditabile care nu vor mai fi luate n considerare n vederea auditrii, fiind constituite numai
din operaii ale cror riscuri au fost apreciate ca fiind mici, i n consecin, documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe cuprinde 51 de obiecte
auditabile i 65 riscuri asociate acestora.
TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE

Cderea Georgeta
Grad de
Consecintele ncredere
Nr.c funcionrii/ al
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/
rt. nefuncionri auditorul Obs.
S
i controlului ui n
intern controlul
intern
I. ORGANIZAREA Proiectul Planului 1. Fundamentarea proiectului Schimbarea obiectivului entitii
RECRUTRII de ocupare a Planului de ocupare a publice prin preluarea i prin S Sczut
PERSONALULUI
funciilor publice, funciilor publice transferul de obiective
anex la Planul Utilizarea personalului neadecvat
naional de S Mediu
activitii de elaborare a planului
ocupare a Utilizarea unor proceduri
funciilor publice neadecvate S Sczut
Organizarea 2. Statul de funcii care Statul de funcii nu este actualizat S Mediu
concursurilor prevede posturile ce urmeaz a permanent funcie de rezultatele
se ocupa prin concurs procesului de recrutare
Grad de
Nr.c funcionrii/ al
S
i controlului ui n
intern controlul
intern
3. Corespondena pentru Bibliografia
solicitarea organizrii incomplet/neactualizat S Mediu
concursurilor
7. Dosarele candidailor pentru Dosarele candidailor pentru
ocuparea posturilor ocuparea posturilor nu ndeplinesc S Sczut
Acceptarea unor dosare incomplete S Sczut
Susinerea 10. Stabilirea subiectelor de Stabilirea unor subiecte din afara Exist sistem
concursurilor ctre comisie tematicii i bibliografiei de concurs T de control Ridicat
eficient
NU
Subiectele sunt neclar formulate Exist sistem
sau conin erori T de control Ridicat
eficient
11. Susinerea probei scrise Procesul verbal privind proba
scris nu ndeplinete condiiile de S Sczut
conformitate
12. Susinerea probei interviu Procesul verbal privind proba
interviu nu ndeplinete condiiile S Sczut
de conformitate
Interviul nu este susinut n termen
de 5 zile lucrtoare de la data S Sczut
susinerii probei scrise
ntrebrile i rspunsurile la S Sczut
interviu nu au fost consemnate n
anexa la procesul verbal
Grad de
Nr.c funcionrii/ al
S
i controlului ui n
intern controlul
intern
Deciziile de 17. Emiterea deciziei de Datele de identificare ale
numire numire candidatului admis, funciei,
drepturilor salariale la ncadrare i S Sczut
a sporurilor de care beneficiaz nu
au fost stabilite corect
18. Comunicarea deciziei de Comunicarea cu ntrziere a
numire deciziei de numire S Sczut
II. STABILIREA Stabilirea 19. Procedurile scrise privid Existena unor proceduri
DREPTURILOR elementelor de acordarea drepturilor salariale neactualizate privind acordarea S Sczut
SALARIALE
CUVENITE natur salarial drepturilor salariale
PERSONALULUI 20. Salariul de baz Stabilirea eronat a salariului de
S Sczut
baz
21. Indemnizaii de conducere Acordarea unor indemnizaii de
S Mediu
conducere necuvenite
22. Sporul pentru titlul Stabilirea eronat a sporului pentru Exist sistem
tiinific de doctor titlul tiinific de doctor T de control Ridicat NU
eficient
23. Sporul pentru Stabilirea eronata a unui spor
complexitatea n munc pentru complexitate n munc S Mediu
24. Sporul de vechime n Stabilirea eronat a sporului de

munc vechime n munc S Mediu
25. Sporul pentru orele lucrate Stabilirea eronat a sporului pentru

S Mediu
pe timp de noapte orele lucrate pe timp de noapte
26. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit S Sczut
necuvenite
Grad de
Nr.c funcionrii/ al
S
i controlului ui n
intern controlul
intern
27. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate
pentru abateri disciplinare
S Sczut
Modificarea 28. Decizia de modificare a Decizia de modificare a drepturilor

S Sczut
drepturilor drepturilor salariale salariale nu a fost ntocmita
salariale Modificarea neargumentat a
S Sczut
29. Comunicarea deciziei de Operarea modificrii drepturilor
modificare a drepturilor salariale n carnetul de munc i
S Sczut
salariale dosarul profe-sional dup
soluionarea contestaiilor
Salarizarea muncii 30. Fundamentarea timpului Efectuarea fr justificare a orelor
peste programul lucrat peste programul normal peste programul normal de lucru S Sczut
normal de lucru de lucru
32. Evidena timpului lucrat Sistemul de eviden a timpului
peste programul normal de lucrat peste programul normal de S Sczut
lucru i recuperarea acestuia lucru nu este formalizat
III. EVIDENIEREA PREZENEI, 34. Norme i proceduri Inexistena procedurilor referitoare
NVOIRILOR I CONCEDIILOR referitoare la modul de la modul de eviden a prezenei, S Sczut
eviden a prezenei, nvoirilor nvoirilor i concediilor
i concediilor Responsabilii pentru actualizarea S Mediu
normelor i procedurilor referitoare
la modul de eviden a prezenei,
nvoirilor i concediilor nu au fost
desemnai
Grad de
Nr.c funcionrii/ al
S
i controlului ui n
intern controlul
intern
35. Utilizarea foilor colective Evidena prezentei nu se ncadreaz
S Sczut
de prezen n principiile de conformitate
36. Evidena concediilor de Evidena concediilor de odihna nu
odihn se ncadreaz n principiile de S Sczut
conformitate
37. Evidena concediilor de Evidena concediilor medicale nu se
medicale ncadreaz n principiile de S Sczut
conformitate
38. Evidena concediilor de Evidena concediilor de studii nu se
studii ncadreaz n principiile de S Sczut
conformitate
IV. EVOLUIA CARIEREI 39. Concordana obiectivelor Politica prezenta i de perspectiv a
PERSONALULUI entitii cu evoluia carierei entitii nu a fost corelat cu
S Sczut
personalului dezvoltarea cunotinelor
profesionale ale personalului
40. Promovarea n cadrul Perioada de stagiu nu a fost Exist sistem
funciei pe categorii, clase i respectat T de control Ridicat NU
gradaii eficient
V. PREGTIREA PROFESIONAL 41. Planurile strategice i Fundamentarea insuficienta a
CONTINU A PERSONALULUI anuale de pregtire Planului strategic privind
profesional recrutarea, formarea i S Sczut
perfecionarea profesional a
VI. GESTIONAREA DOSARELOR 45. Norme i proceduri Insuficiena procedurilor i S Sczut
PROFESIONALE referitoare la gestionarea normelor referitoare la gestionarea
dosarelor profesionale dosarelor profesionale
Grad de
Nr.c funcionrii/ al
S
i controlului ui n
intern controlul
intern
48. Actualizarea dosarelor Dosarele profesionale nu au fost
profesionale actualizate S Sczut
VII. GESTIONAREA CARNETELOR 49. Norme i proceduri privind Insuficienta procedurilor i

DE MUNC administrarea carnetelor de normelor privind administrarea S Sczut
munc carnetelor de munc
51. Accesarea carnetelor de Accesarea de ctre persoane Exist sistem
munc neautorizate a carnetelor de munc T de control Ridicat NU
eficient
52. Actualizarea carnetelor de Carnetele de munc nu au fost
S Sczut
munc actualizate
VIII FUNCIONALITATEA Evaluarea 53. Manuale de operare i Insuficiena manualelor de operare
SISTEMULUI S Sczut
sistemului utIlizare a sistemului i utilizare a sistemului informatic
INFORMATIC informatic informatic Manualele de operare i utilizare a
UTILIZAT PENTRU S Sczut
sistemului informatic nu au fost
GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE
actualizate
54. Adaptabilitatea sistemului Utilizarea ntr-o mare msur a
S Sczut
informatic la cerinele procedurilor manuale
utilizatorilor Comunicare insuficient ntre
utilizatori i
S Sczut
informaticieni/proiectanii
55. Sistemul de asigurare Insuficiena sistemului privind S Sczut
pentru prelucrarea tranzaciilor prelucrarea numai a tranzaciilor
autorizate i corecte corecte i autorizate
Grad de
Nr.c funcionrii/ al
S
i controlului ui n
intern controlul
intern
57. Desemnarea personalului Delegarea atribuiilor i
cu atribuii privind utilizarea competenelor pentru personalul
aplicaiilor i operarea n implicat n utilizarea aplicaiilor i S Sczut
cadrul bazelor de date operarea n cadrul bazelor de date
nu este complet
58. Sistemul de pregtire Discontinuitate n pregtirea
profesional a personalului personalului implicat n operarea i S Sczut
implicat n operarea n utilizarea sistemului informatic
sistemul informatic Informarea personalului implicat n
Exist sistem
operarea i utilizarea sistemului
T de control Ridicat
informatic asupra modificrilor
eficient
aduse acestuia este insuficienta
59. Instruciunile privind Instruciunile privind ntreinerea
ntreinerea programelor programelor informatice nu se S Sczut
informatice aplic
Sigurana n 60. Utilizarea echipamentelor Echipamentele de prevenire a
exploatare a de prevenire a fluctuaiilor sau fluctuaiilor sau a ntreruperilor
sistemului ntreruperilor curentului curentului electric (UPS, S Sczut
informatic electric (UPS, modulatoare de stabilizatoare de tensiune .a.) nu se
tensiune s.a.) utilizeaz
61. Instruirea utilizatorilor i Disfuncionalitate n instruirea S Sczut
informarea sistematic asupra utilizatorilor sau atunci cnd se
modificrilor operate n produc modificri semnificative n
sistemul informatic sistemul informatic
Grad de
Nr.c funcionrii/ al
S
i controlului ui n
intern controlul
intern
Securitatea 62. Existena unui sistem de Insuficienta sistemului de
bazelor de prevenire/detectare a prevenire/ detectare a accesrilor i
date accesrilor i modificrilor modificrilor neautorizate ale
S Sczut
neautorizate ale bazelor de bazelor de date (parole, programe
date (parole, programe antivirus .a.)
antivirus .a.)
63. Sistemul modificrii Calendarul privind modificarea
periodice a parolelor de acces periodic a parolelor de acces nu se S Sczut
respect
Personalul pentru verificarea i
modificarea periodic a parolelor de S Sczut
acces nu a fost desemnat
64. Actualizarea programelor Actualizarea programelor antivirus,
antivirus, antispyware, firewall antispyware, firewall nu se S Sczut
efectueaz zilnic
65. nregistrrile intrrilor i Rapoartele/listele privind
ieirilor din sistem a nregistrrile intrrilor i ieirilor
S Sczut
utilizatorilor din sistem a utilizatorilor nu au fost
verificate
IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme i proceduri privind ndosarierea documentelor nu este
arhivarea documentelor inclus n cadrul normelor i
S Sczut
rezultate din activitatea de procedurilor
gestiune a resurselor umane
67. Desemnarea personalului Atribuiile i competenele privind S Sczut
responsabil privind arhivarea arhivarea dosarelor activitii de
documentelor gestiune a resurselor umane nu au
fost nominalizate
Grad de
Nr.c funcionrii/ al
S
i controlului ui n
intern controlul
intern
68. Stabilirea locaiei pentru Protecie insuficient a Exist sistem
dosarele profesionale i documentelor fa de sursele de T de control Ridicat NU
celelalte documente arhivate cldur eficient
69. Predarea dosarelor la Dosarele nu sunt predate la arhiva
S Sczut
arhiva instituiei instituiei la termenele legale
Procesul verbal de predare-primire
nu ndeplinete condiiile de S Sczut
conformitate
NOTA
Ierarhizarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari i puncte slabe, n care
au fost cuprinse cele 51 de obiecte auditabile i 65 de riscuri asociate acestora, obinute din clasarea riscurilor. n urma analizei au fost identificate
5 obiecte auditabile i 6 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferenele fiind considerate puncte slabe.
Operaiile identificate ca fiind puncte tari i riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcionale,
pe baza documentelor transmise de entitate i a misiunilor anterioare, care limiteaz apariia riscurilor.
Pe baza activitii de ierarhizare a operaiilor/obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit n care
vor fi preluate numai operaiile considerate ca fiind puncte slabe n numr de 45, ocazie cu care vor fi renumerotate.
TEMATICA IN DETALIU A OPERAIILOR AUDITABILE

Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Nr.
DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Nr. crt. din Lista
crt. centralizatoare
I. ORGANIZAREA Proiectul Planului de ocupare a 1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice 1
RECRUTRII funciilor publice, anex la
PERSONALULUI Planul naional de ocupare a
funciilor publice
Organizarea concursurilor 2. Statul de funcii prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs 2
3. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor 3
4. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor 7
Susinerea concursurilor 5. Susinerea probei scrise 11
6. Susinerea probei interviu 12
Deciziile de numire 7. Emiterea deciziei de numire 17
8. Comunicarea deciziei de numire 18
II. STABILIREA Stabilirea elementelor de natur 9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 19
DREPTURILOR salarial
Nr.
10. Salariul de baz 20
11. Indemnizaii de conducere 21
12. Sporul pentru complexitatea n munc 23
13. Sporul de vechime n munc 24
14. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 25
15. Salariul de merit 26
16. Sistemul de premiere 27
Modificarea drepturilor 17. Decizia de modificare a drepturilor salariale 28
salariale 18. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 29
Salarizarea muncii peste 19. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 30
programul normal de lucru 20. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia 32
III. EVIDENIEREA PREZENEI, 21. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i
34
NVOIRILOR I CONCEDIILOR concediilor
22. Utilizarea foilor colective de prezen 35
23. Evidena concediilor de odihn 36
24. Evidena concediilor de medicale 37
25. Evidena concediilor de studii 38
IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI 26. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului 39
V. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A 27. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional
PERSONALULUI 41
VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE 28. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale 45
29. Actualizarea dosarelor profesionale 48
VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE 30. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc 49
MUNC 31. Actualizarea carnetelor de munc
52
VIII FUNCIONALITATEA Evaluarea 32. Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic 53
SISTEMULUI INFORMATIC
sistemului
33. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor 54
informatic
86. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte 55
Nr.
UTILIZAT PENTRU 87. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n
GESTIUNEA 57
cadrul bazelor de date
RESURSELOR UMANE
88. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n
58
sistemul informatic
89. Instruciunile privind ntreinerea/mentenana programelor informatice 59
Sigurana n 90. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor

60
exploatare a curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)
sistemului 91. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n
61
informatic sistemul informatic
Securitatea bazelor 92. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor
62
de date neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.)
93. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces 63
94. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 64
95. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor 65
IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 96. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de
66
97. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 67
98. Predarea dosarelor la arhiva instituiei 69
NOTA:
Procedura Analiza riscurilor a nceput cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 69 de
operaii/obiecte auditabile, i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit, n care au fost selectate numai 46 de obiecte auditabile.
n continuare, cele 46 de operaii/obiecte auditabile, vor fi avute n vedere n activitatea de auditare, deoarece reprezint riscuri
semnificative pentru domeniul auditat i vor fi supuse diferitelor testri, stabilite pe baza Programului interveniei la faa locului, care se vor
materializa n F.I.A.P.-uri i F.C.R.I.-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea
din Tematica n detaliu a misiunii de audit.
Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern
PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
ETAPELE DURATA PERSOANELE LOCUL

DOMENIUL ACTIVITI
MISIUNII (H) IMPLICATE DESFURRII
Tema general: Gestiunea resurselor umane 544
1. PREGTIREA 130
MISIUNII DE 1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2 Baciu Otilia SAI
AUDIT 2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independen 2 Baciu Otilia SAI
3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind
declanarea misiunii de audit intern ctre prile 2 Cderea Georgeta SAI
interesate
4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 40 Baciu Otilia SAI
AUDITAT
DOMENIUL ACTIVITI
5. ntocmirea Chestionarului de control intern Baciu Otilia
Bilauca Nelia
8 SAI
Cderea Georgeta
6. ntocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor Baciu Otilia

auditabile Bilauca Nelia
40 SAI
Cderea Georgeta
7. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 16 Baciu Otilia SAI

8. ntocmirea Programului de audit intern 4 Baciu Otilia SAI
9.Intocmirea Notei i a Programului preliminar al
4 Cderea Georgeta SAI
interveniei la faa locului
10. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Bilauca Nelia
Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari i 4 SAI
puncte slabe i Programul interveniei la faa locului.
11. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu Bilauca Nelia SAI
4
Direcia Resurse Umane AUDITAT
12. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea Bilauca Nelia
numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc 4 AUDITAT
pentru desfurarea activitii de audit.
II. INTERVENIA 326
LA FAA OBIECTIVUL 1. 1.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei Baciu Otilia
LOCULUI ORGANIZAREA 16 AUDITAT
la faa locului
RECRUTRII 1.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI
PERSONALULUI
1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Baciu Otilia SAI
1.4. Colectarea dovezilor 8 Cderea Georgeta AUDITAT
1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de Cderea Georgeta
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei 8 AUDITAT
centralizatoare a documentelor de lucru
OBIECTIVUL 2. 2.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei Baciu Otilia
STABILIREA 16 AUDITAT
la faa locului
DREPTURILOR 2.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 1 Baciu Otilia SAI
DOMENIUL ACTIVITI
SALARIALE CUVENITE 2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Baciu Otilia SAI
PERSONALULUI 2.4. Colectarea dovezilor 2 Cderea Georgeta AUDITAT
MODUL DE 10 AUDITAT
la faa locului
EVIDENIERE A 3.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI
PREZENEI,
NVOIRILOR,
CONCEDIILOR,
RECUPERRILOR 3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de Cderea Georgeta
EVOLUIA CARIEREI 8 AUDITAT
la faa locului
PERSONALULUI 4.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI
4.4. Colectarea dovezilor 4 Bilauca Nelia AUDITAT
4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei 8 Bilauca Nelia AUDITAT
PREGTIREA PROFE- 8 AUDITAT
la faa locului
SIONAL CONTINU A 5.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI
PERSONALULUI
5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de Bilauca Nelia
OBIECTIVUL 6. 6.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei 8 Baciu Otilia AUDITAT
GESTIONAREA la faa locului SAI
DOMENIUL ACTIVITI
DOSARELOR 6.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI
PROFESIONALE 6.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Baciu Otilia AUDITAT
6.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de Bilauca Nelia
AUDITAT
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei 8
SAI
OBIECTIVUL 7. 7.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei Baciu Otilia AUDITAT
GESTIONAREA 10
la faa locului SAI
CARNETELOR DE 7.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI
MUNC
7.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Baciu Otilia AUDITAT
7.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de
AUDITAT
vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei 8 Cderea Georgeta
SAI
FUNCIONALITATEA 4
la faa locului SAI
SISTEMULUI 8.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu Baciu Otilia
2 SAI
INFORMATIC UTILIZAT
PENTRU GESTIUNEA 8.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 16 Baciu Otilia AUDITAT
RESURSELOR UMANE 8.4. Colectarea dovezilor Cderea Georgeta
8 AUDITAT
AUDITAT
SAI
ARHIVAREA 4
la faa locului SAI
DOCUMENTELOR 9.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI
9.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Baciu Otilia AUDITAT
AUDITAT
SAI
DOMENIUL ACTIVITI
13. Planificarea i organizarea edinei de nchidere 16 Bilauca Nelia AUDITAT
14. Discutarea constatrilor cu structura auditat 8 Baciu Otilia AUDITAT
15. Concluzii 8 Baciu Otilia SAI
III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN 84
16. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 32 Baciu Otilia SAI
17. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern 8 Bilauca Nelia SAI
18. Obinerea aprobrii proiectului de Raport de audit 8
Baciu Otilia SAI
intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern
19. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la 2 Bilauca Nelia
auditat i solicitarea rspunsului asupra coninutului n 15 SAI
zile
20. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, 8 Bilauca Nelia
AUDITAT
dac este cazul
21. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor 8 Baciu Otilia
SAI
reinute din punctul de vedere al auditatului
22. Finalizarea Raportului de audit intern 8 Baciu Otilia SAI
23. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de 8
Cderea Georgeta SAI
conducerea instituiei
24. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat 2 Cderea Georgeta AUDITAT
IV. URMRIREA RECOMANDRILOR 4
25. Iniierea procesului de urmrire 4 Baciu Otilia SAI
Procedura - P06: Elaborarea programului de audit intern
PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI

Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI

Nr. Durata Nr. lista
OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul Nr. test Auditori
crt. (h) verificare
1. Fundamentarea proiectului Planului de - Analiza notelor de fundamentare
ocupare a funciilor publice privind propunerile transmise de DRU 8 T1 LV 1 Baciu Otilia
structurile n teritoriu
2. Statul de funcii prevede posturile ce - Verificarea legalizrii sau DRU 4 T2 LV 2 Cderea
urmeaz a se ocupa prin concurs certificrii copiilor documentelor; Georgeta
3. Corespondena pentru solicitarea organizrii - Analiza respectrii modului de
concursurilor
4. Dosarele candidailor pentru ocuparea organizare al concursurilor;
posturilor - Eantionul va fi constituit din
dosarele celor 6 concursuri organizate n
2004, reprezentnd 100%
5. Susinerea probei scrise - Examinarea Proceselor verbale
privind susinerea probei scrise
- Examinarea Proceselor verbale
6. Susinerea probei interviu
privind susinerea probei interviu DRU 2 T3 LV 3 Bilauca Nelia
- Eantionul va fi constituit din
dosarele celor 6 concursuri organizate n
2004
7. Emiterea deciziei de numire - Verificarea deciziilor de numire
- Eantionul va fi constituit din 2 T4 LV 4 Baciu Otilia
8. Comunicarea deciziei de numire DRU
cele 6 dosare profesionale ale
candidailor admii n anul 2004
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr. Durata Lista
crt. (h) verificare
9. Procedurile scrise privind acordarea - Chestionarea managementului - Bilauca Nelia
drepturilor salariale CCI 2
DRU
10. Salariul de baz - Verificarea stabilirii drepturilor DRU 10 T5 LV 5 Baciu Otilia

salariale nscrise n carnetul de munc,
11. Indemnizaii de conducere
dosarele profesionale i statele de plat
12. Sporul pentru complexitatea n munc
13. Sporul de vechime n munc
Nr. Durata Lista
crt. (h) verificare
documentele celor 6 candidai admii n
anul 2004
14. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte
15. Salariul de merit - Verificarea legalitii acordrii
salariului de merit
anul 2004
16. Sistemul de premiere - Verificarea i analiza dosarelor
profesionale
anul 2004
17. Decizia de modificare a drepturilor salariale - Analiza diminurilor salariale Cderea
Georgeta
- Verificarea operrii n carnetele de
munc a diminurilor salariale ca urmare
18. Comunicarea deciziei de modificare a a sanciunilor 2 T6 LV 6
drepturilor salariale DRU
documentele celor 7 salariai sancionai
n anul 2004
19. Fundamentarea timpului lucrat peste - Verificarea aprobrii efecturii muncii DRU 2 T7 LV 7
programul normal de lucru peste programul normal de lucru
- Existena Registrului special de
eviden a timpului prestat peste
20. Evidena timpului lucrat peste programul programul normal de lucru
normal de lucru i recuperarea acestuia - Analiza stabilirii compensrii muncii Baciu Otilia
efectuate peste programul normal de
Nr. Durata Lista
crt. (h) verificare
lucru
informaiile pe lunile aprilie i decembrie
pentru 4 direcii din cele 10 ale entitii,
respectiv 40%
Obiectivul III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR

Nr. Durata Lista
crt. (h) verificare
21. Norme i proceduri referitoare la modul de - Examinarea procedurilor scrise privind Bilauca Nelia
eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor completarea i transmiterea foilor de DRU 1 - -
prezen colectiv
22. Utilizarea foilor colective de prezen - Eantionul va fi constituit din Baciu Otilia
informaiile pe lunile aprilie i decembrie
pentru 4 direcii din cele 10 ale entitii,
respectiv 40%
- Verificarea modului de evideniere al
DRU 8 T8 LV 8
prezenei n foile colective
23. Evidena concediilor de odihn - Verificarea modului de evideniere al
concediilor de odihn
24. Evidena concediilor medicale - Verificarea modului de evideniere al
concediilor medicale
25. Evidena concediilor de studii - Verificarea modului de evideniere al DRU 1 Cderea
concediilor de studii Georgeta
Obiectivul IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
Nr. Durata Lista
Crt. (h) verificare
26. Concordana obiectivelor entitii cu - Punerea de acord a planurilor de
evoluia carierei personalului pregtire profesional cu obiectivele
entitii
- Analiza concordanei
documentelor (programe, decizii,
DRU 8 T9 LV 9 Bilauca Nelia
dispoziii) cu atribuiile din fiele
posturilor
- Entionul va fi constituit dintr-un
procent de 3% din totalul dosarelor
profesionale din entitate
Obiectivul V. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI

Nr. Durata Lista
Crt. (h) verificare
27. Planurile strategice i anuale de pregtire - Evaluarea atribuiilor din fiele DRU 8 T 10 LV 10 Baciu Otilia
profesional posturilor
- Verificarea fundamentrii planurilor
profesionale de pregtire
- Interviu adresat efului Serviciului RU
Obiectivul VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

Nr. Durata Lista
Crt. (h) verificare
28. Norme i proceduri referitoare la gestionarea - Verificarea coninutului dosarelor
dosarelor profesionale profesionale Cderea
29. Actualizarea dosarelor profesionale DRU 8 T 11 LV 11
- Eantionul va fi realizat dintr-un procent Georgeta
de 10% din totalul dosarelor profesionale
Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC

Nr. Durata Lista
crt. (h) verificare
30. Norme i proceduri privind administrarea - Verificarea procedurilor scrise pentru
SAPI 2
carnetelor de munc completarea carnetelor de munc
Nr. Durata Lista
crt. (h) verificare
31. Actualizarea carnetelor de munc - Verificarea corectitudinii nregistrrii
elementelor salariale n carnetele de
munc
- Verificarea certificrii carnetelor de
munc
- Verificarea actualizrii sistematice a DRU 8 T 12 LV 12 Baciu Otilia
carnetelor de munc
- Eantionul va fi realizat dintr-un procent
de 10% din totalul carnetelor de munc
- Interviu adresat persoanelor care
opereaz n carnetele de munc
Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr. Durata Lista
crt. (h) verificare
32. Manuale de operare i utilizare a sistemului - Examinarea manualului de utilizare a DRU 8 T 13 LV 13 Cderea
informatic sistemului informatic Georgeta
- Analiza instruciunilor de utilizare a
- Examinarea adaptrii sistemului
33. Adaptabilitatea sistemului informatic la informatic la necesitile utilizatorilor
cerinele utilizatorilor - Verificarea existenei unui subsistem de
control asupra corectitudinii datelor
introduse n sistemul informatic
Nr. Durata Lista
crt. (h) verificare
34. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea - Eantionul va fi constituit din
tranzaciilor autorizate i corecte informaiile privind 3 salariai din cadrul
compartimentului
- Interviu adresat persoanelor responsa-
bile cu operarea i controlul operaiunilor
35. Desemnarea personalului cu atribuii privind - Verificarea fielor de post i deciziile de Bilauca Nelia
utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul numire ale personalului responsabil cu
DRU 2 - -
bazelor de date utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul
bazelor de date
36. Sistemul de pregtire profesional a - Analiza documentelor privind Baciu Otilia
personalului implicat n operarea n sistemul programele de pregtire profesional a
DRU 2 - -
informatic personalului implicat n operarea n
sistemul informatic
37. Instruciunile privind ntreinerea - Examinarea procedurilor privind Baciu Otilia
SAPI 2 - -
programelor informatice ntreinerea programelor informatice
Nr. Durata Lista
crt. (h) verificare
38. Utilizarea echipamentelor de prevenire a - Analiza instruciunilor privind utilizarea Baciu Otilia
fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului echipamentelor i instalaiilor pentru
electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) realizarea exploatrii n siguran a
- Inspecia fizic pe teren a
echipamentelor de prevenire a
DRU 4 T 14 LV 14
fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului
electric (UPS, modulatoare de tensiune)
- Intervievarea privind examinarea manu-
alului de utilizare i dotarea sistemului cu
echipamente auxiliare, adresat salariailor
care utilizeaz sistemul informatic
39. Instruirea utilizatorilor i informarea Analiza sistemului de instruire i Bilauca Nelia
sistematic asupra modificrilor operate n informare sistematic asupra modifi- DRU 2 - -
sistemul informatic crilor operate n sistemul informatic
40. Existena unui sistem de prevenire/detectare - Verificarea sistemului i a procedurilor DRU 8 T 15 LV 15 Baciu Otilia
a accesrilor i modificrilor neautorizate pentru asigurarea securitii bazelor de
ale bazelor de date (parole, programe date
antivirus .a.) - Analiza sistemului de parole de acces n
41. Sistemul modificrii periodice a parolelor de sistemul informatic
acces - Observarea fizic a sistemului de
42. Actualizarea programelor antivirus, prevenire i detectare a accesrilor i
antispyware, firewall modificrilor n sistem sau a
Nr. Durata Lista
crt. (h) verificare
43. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem transmiterilor neautorizate ale bazelor de
a utilizatorilor date
- Examinarea programelor antivirus,
antispyware, firewall
- Eantionul se va constitui din
administrator i utilizatorii sistemului
informatic din cadrul DRU, care au n
dotare 5 calculatoare
- Intervievarea salariailor din cadrul
DRU privind securitatea sistemului
informatic
Obiectivul IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Nr. Durata Lista
crt. (h) verificare
44. Norme i proceduri privind arhivarea - Analiza respectrii prevederilor
documentelor rezultate din activitatea de procedurale privitoare la activitatea de
gestiune a resurselor umane arhivare
45. Desemnarea personalului responsabil DRU 4 T 16 LV 16 Baciu Otilia
- Intervievarea directorului DRU privind
privind arhivarea documentelor respectarea cadrului normativ referitor la
46. Predarea dosarelor la arhiva instituiei arhivarea documentelor
Auditorii, Supervizorul,
Baciu Otilia / Cderea Georgeta / Bilauca Nelia Ionescu Mircea
Procedura P07: edina de deschidere
MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
Avizat: Ionescu Dumitru Data: 27.03.2005
A. Lista participanilor
Direcia/ Nr.
Numele Funcia E-mail Semntura
Serviciul telefon
Ionescu Dumitru Auditor ef SAPI
Baciu Otilia Mariana Auditor SAPI
Bilauca Nelia-Roxana Auditor SAPI
Cderea Georgeta Auditor SAPI
Direcia Resurse
Dana Srbu Director
Umane
Direcia Resurse
Voinescu Lucica Inspector
Umane
Direcia Resurse
Barbu Vasile Inspector
Umane
Direcia Resurse
Stroescu Tudora Inspector
Umane
B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la:
- Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit;
- Prezentarea funciei de audit intern de ctre eful Serviciului Audit Public Intern, n special a
obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia auditului intern;
- Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se
intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate.
n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanii
structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt i anume:
- Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc;
- Complexitatea activitii Direciei Resurse Umane i neatractivitatea nivelului salariului
pentru atragerea personalului specializat;
- Fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane;
- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea
personalului existent;
De asemenea, s-au stabilit:
- persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de
teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri, programul ntlnirilor i timpul necesar
pentru realizarea acestor proceduri;
- condiiile minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit
(spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul misiunii,
informarea sistematic asupra constatrilor;
- data edinei de nchidere, inclusiv a participanilor;
- modalitatea redactrii Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit).
Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi
discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv a Planului de aciune i a calendarului
implementrii i persoanelor rspunztoare cu implementarea recomandrilor.
Auditori, Auditai,
Procedura P08: Colectarea dovezilor
CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Cderea Georgeta
Bilauca Nelia
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
Obiectivul I.
1-17
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
Proiectul planului de ocupare a funciilor publice: 1
- obiectivele nou preluate au influenat fundamentarea
X
planului?
- obiectivele transferate au influenat fundamentarea
X
planului?
- planul se ncadreaz n politicile i obiectivele curente i de
X
perspectiva ale entitii?
- exist o fundamentare detaliat a planului? X
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Fundamentarea
X
proiectului
- exist persoan responsabil cu elaborarea planului? X
- v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i Atribuiile
X
pregtirea profesional necesare postului? postului; ROF
- planul conine toate avizele i aprobrile persoanelor
X
autorizate?
- exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Nu exist lista
X
activitilor
- realizarea operaiunilor de control intern prin proceduri: -
- operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de
verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea
-
prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost
formalizate prin acte de control, datate i semnate
- operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de
verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea
-
prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt
formalizate prin acte de control, datate i semnate
- operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de -
verificare (check-list), care nu respect n
totalitateprevederile legale i nici nu sunt formalizate
prin acte de control, datate i semnate
- operaiunile de control intern nu sunt nsoite de liste
de verificare (check-list), se efectueaz n virtutea unor
-
atribuii din fia postului i nici nu sunt formalizate
prin acte de control, datate i semnate
- se realizeaz operaiuni de control intern prin Nu se elaboreaz
X
proceduri? check-list-uri
- examinarea procedurilor:
- exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate i
-
se aplic?
- exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate,
-
sunt cunoscute, dar nu se aplic?
- exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate,
-
dar nu sunt cunoscute?
- exist proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate i
-
actualizate i nu sunt cunoscute?
- exist proceduri de lucru X
- dac da, v rog s ni le furnizai. Nu exist
X
proceduri
Organizarea concursurilor 2-9
- exist un sistem procedural privind organizarea concursurilor? X
- avei proceduri scrise i formalizate privind organizarea Exist, dar nu
X
concursurilor? sunt formalizate
- dac da, v rog s ni le furnizai. X
- atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea
sarcinilor prin proceduri i compararea acestora cu cele prevzute n
X
fia postului:
- procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea

competenelor, separarea sarcinilor i corespund cu atribuiile din
fiele postului
- procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea
competenelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuiile
din fiele postului
- procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea
competenelor i separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuiile din X
fiele postului, care la rndul lor sunt incomplete/neactualizate;
- procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea
competenelor i separarea sarcinilor i nici nu corespund cu
atribuiile din fiele postului;
- exist proceduri?/ (nu exist proceduri?)
- dac da, v rugm s ne naintai fia postului. X Fia postului
- v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i
X
pregtirea profesional necesare postului?
- persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesar? X
- statul de funcii este actualizat n funcie de rezultatele
X
procesului de recrutare?
- dac da, v rog s ne furnizai statul de funcii actualizat X Statul de funcii
dup ultimul concurs
X
subobiectivului?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. X Lista activitilor
Susinerea concursurilor 10-15
- exist un sistem privind susinerea concursurilor? Exist, dar nu
X
sunt formalizate
X
subobiectivului?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. X
Deciziile de numire 16-17
- avei proceduri scrise i formalizate privind emiterea i
X
comunicarea deciziilor de numire?
- dac da, v rugm s ni le furnizai. X
- exist stabilit persoan responsabil? X
- respectai principiul dublei semnturi? X
X
subobiectivului?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. X List activiti
Obiectivul II.
STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE 18-32
CUVENITE PERSONALULUI
Stabilirea elementelor de natura salarial 18-26
- exist un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de Exist dar nu sunt
X
natur salarial? formalizate
- dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar. X
- exist stabilit persoan responsabil pentru elaborarea i
X
actualizarea procedurilor?
X
subobiectivului?
- v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea
X
profesional necesare postului?
- dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. X Fia postului
Modificarea drepturilor salariale 27-28
- exist un sistem procedural de organizare al activitii privind Exist, dar nu este
X
modificarea i comunicarea drepturilor salariale? formalizat
- exist stabilit persoana responsabil? X
X
- exist responsabil cu actualizarea sistematic a procedurilor? X
X
subobiectivului?
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru 29-32
- exista un sistem procedural privind timpul lucrat peste Exist dar nu este
X
programul normal de lucru? formalizat
- se ine un registru special? X
- avei stabilit un responsabil pentru analiza i aprobarea
X
fundamentrii timpului lucrat peste programul normal de lucru?
- avei stabilit un responsabil privind aprobarea efecturii muncii
X
peste programul normal de lucru?
- dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. X
X
X
subobiectivului?
Obiectivul III.
EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR, 33-37
CONCEDIILOR I RECUPERRILOR
- exist un sistem general de norme i proceduri referitoare la
Exist, dar nu este
modul de eviden a prezenei, nvoirilor, concediilor i X
formalizat
recuperrilor?
- dac da, v rugm ni-l furnizai? X
- avei un responsabil pentru supravegherea i actualizarea acestui
X
sistem?
- exist personal responsabil pentru completarea foilor colective de
prezen i pentru evidena concediilor de odihn, concediilor X
medicale i a concediilor de studii?
- dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fiele
X
posturilor respective.
X X
subobiectivului?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. X X
Obiectivul IV.
38-39
EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
- exist o procedur scris i formalizat? Exist, dar nu este
X
formalizat
- dac da, v rugm sa ne furnizai un exemplar. X
- este asigurat concordana ntre obiectivele entitii i capacitatea
X
profesional a personalului?
- exist un responsabil cu mbuntirea/actualizarea acesteia? X
- dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia
X
postului.
- exist planuri de aciune pentru realizarea concordanei? X
- dac da, v rugm s ni le furnizai. X Plan de aciune
X
subobiectivului?
40-43
Obiectivul V.
PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A

PERSONALULUI
- exist proceduri scrise i formalizate? Exist, dar nu
X
sunt formalizate
- dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar. X
- modificarea politicilor/obiectivelor au influenat fundamentarea
X
planurilor de pregtire profesional?
- planurile individuale sunt adaptate la cerinele de pregtire
X
profesional ale fiecrui salariat?
- exist o fundamentare detaliat a planurilor? X
- avei persoane responsabile cu elaborarea planurilor
X
strategice i anuale de pregtire profesional?
- exist persoane responsabile cu elaborarea planurilor
X
individuale de pregtire profesional?
- avei persoane responsabile cu realizarea programelor de
X
pregtire profesional?
- v rugm s ne prezentai atribuiile specifice acestor funcii. X Fia postului
- exist un sistem de indicatori de performan privind
X
pregtirea profesional?
- dac da, v rugam sa ne furnizai sistemul de indicatori. X
- exist persoana responsabila cu urmrirea realizrii
X
indicatorilor de performan?
X
postului.
X
subobiectivului?
- dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. X Lista de activiti
Obiectivul VI.
44-47
GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
- exist norme pentru gestionarea dosarelor profesionale? X
- avei stabilit responsabil cu gestionarea i actualizarea dosarelor
X
profesionale?
X Fia postului
postului.
- sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele
X
profesionale?
- dac da, v rugm s ne prezentai situaia persoanelor care au Lista persoanelor
X
primit acces la dosarele profesionale. care au acces
X
subobiectivului?
X
sunt formalizate
48-51
Obiectivul VII.
GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC

- exist un sistem pentru gestionarea carnetelor de munc? X
- dac da, v rugm s ne furnizai competenele necesare. X
- avei personal responsabil? X
- dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fia
X Fia postului
postului.
- sunt nominalizate persoanele care au acces la carnetele de
X
munc?
- dac da, v rugm s ne prezentai situaia cu persoanele care au
X List persoane
acces.
X
subobiectivului?
X
sunt formalizate
Obiectivul VIII.
FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC 52-64

UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR
UMANE
Evaluarea sistemului informatic 52-58
- subsistemul informatic al gestiunii resurselor umane este integrat
X
n sistemul informatic general?
- v rugm s ne prezentai cerinele utilizatorilor? X
- asigur prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte? X
- v rugm, s ne prezentai competenele pe care trebuie s le
X
dein personalul de specialitate.
- personalul responsabil are experiena necesar? X
- exist pregtire profesional continu pentru personalul de
X
specialitate?
- dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire Programe
X
aprobate. pregtire
X
subobiectivului?
- avei proceduri scrise i formalizate pentru utilizarea Exist, dar nu
X
subsistemului informatic al gestiunii resurselor umane? sunt formalizate
Sigurana in exploatare a sistemului informatic 59-60
- sistemul informatic este dotat cu echipamente de prevenire a
X
fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric?
- exist personal responsabil pentru aceast activitate? X
- dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fiele
X List persoane
posturilor.
- v rugm, s ne prezentai competenele pe care trebuie s le X
dein personalul de specialitate.
- personalul responsabil beneficiaz de pregtirea profesional
X
continu?
- dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire Programe
X
aprobate. pregtire
X
subobiectivului?
- avei proceduri scrise i formalizate? Manual de
X instruciuni
neactualizat
Securitatea bazelor de date 61-64
- exist un sistem pentru prevenirea i detectarea accesrilor i
X
modificrilor neautorizate n sistem?
- avei personal responsabil de specialitate? X
X Fia postului
postului.
- personalul responsabil beneficiaz de pregtirea profesional
X
continu?
- dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire
X
aprobate.
- utilizai programe antivirus, antispyware i firewall? X
- aceste programe sunt actualizate sistematic? X
- completai lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- avei proceduri scrise i formalizate? Exist, dar nu
X
sunt formalizate
Obiectivul IX.
65-68
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
- avei un sistem privind organizarea arhivrii documentelor? X
- exist persoan desemnat pentru activitatea de arhivare a
X
dosarelor aferente activitii de gestiune a resurselor umane?
X Fia postului
postului.
- persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesar? X
- v rugm s ne furnizai atribuiile postului. X
- spaiul destinat arhivrii documentelor corespunde cerinelor? X
- completai lista activitilor pentru realizarea obiectivului/
X
subobiectivului?
- avei proceduri scrise i formalizate privind arhivarea Exist, dar nu
X
documentelor? sunt formalizate
LISTA DE VERIFICARE NR. 1
Nr. D N
ACTIVITATEA DE AUDIT OBS.
crt. A U
1 Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a Obiect
. funciilor publice (Obiect auditabil 1 - LC) auditabil 1
(TD)
1 Examinarea procedurilor privind fundamentarea i
.1. elaborarea Planului de ocupare a funciilor publice:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a
activitilor necesare fundamentrii i elaborrii planului:
a) aprobarea de ctre persoanele competente; - -
b) stabilirea modelelor de formulare necesare - -
fundamentrii;
c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea - -
obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea modalitilor de completare a modelelor - -
specifice activitilor;
e) oferirea unor exemple n acest sens; - -
f) solicitarea motivaiilor pentru faptul c nu se scot la - -
concurs toate posturile vacante;
g) justificarea numrului de funcii publice rezervate - -
absolvenilor de formare specializat;
h) cuprinderea modalitilor de actualizare a Panului de
ocupare a funciilor publice urmare a atribuirii de - -
obiective noi sau de transfer al altor obiective;
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie
- -
ale procesului de fundamentare i elaborare;
1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; - -
1.1.4. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie, respectiv
n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor - -
aferente;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de
- -
formulare i informaiilor acestora, algoritmi de prelucrare
.a.
1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor. - -
1 Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele
- -
.2. din procedur i evaluarea completitudinii prelurii acestora
1 Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre responsabilii
- -
.3. cu realizarea activitii
1 Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii
.4. acestora:
Nr. D N
crt. A U
a) consider procedura corespunztoare? - -
b) constatat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? - -
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? - -
1 Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile
X Test nr. 1
.5. transmise de structurile din subordine:
a) modul de respectare al prevederilor procedurale cu
privire la modelele de formulare, coninutul acestora, X
termene .a.;
b) concordana dintre numrul posturilor solicitate a fi
X
scoase la concurs i posturile vacante; Lista de
c) existena motivaiei faptului c nu au fost scoase la control
X
concurs toate posturile vacante
d) existena numrului de funcii publice rezervate
absolvenilor programelor de formare specializat, X
organizate de INA sau de instituii similare din strintate.
1 Verificarea avizrii Planului de ctre persoanele autorizate
X
.6.
1 Verificarea aprobrii Planului de ctre conducere
- -
.7.
1 Existena listelor de verificare prin care s se poat constata
.8. elementele verificate de ctre persoanele care au avizat/aprobat - -
planul
1 Verificarea transmiterii Ageniei Naionale a Funcionarilor
- -
.9. Publici a Planului de ocupare a funciilor publice
1 Analiza modalitii de arhivare
- -
.10.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia Mariana
Procedura P08: Colectarea dovezilor
TEST NR. 1

Obiectul testului
Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice
Obiectivele testului
Analiza notelor de fundamentare privind propunerile pentru ocuparea funciilor publice
transmise de structurile subordonate entitii
Descrierea testului
Eantionul a fost constituit prin selectarea primei direcii judeene de la fiecare liter alfabetic,
din totalul celor 40 de direcii i a municipiului Bucureti, (ex.: dintre Alba, Arad, Arge s-a selectat
Alba), astfel, au rezultat 14 direcii judeene, la care s-a adugat centrala entitii publice.
Testarea a constat n analiza notelor de fundamentare, examinndu-se urmtoarele elemente
stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. i 1.6., i anume:
Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine:
- modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare,
coninutul acestora, termene .a.;
- concordana dintre numrul posturilor solicitate a fi scoase la concurs i posturile vacante;
- existena motivaiei faptului c nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante;
- existena numrului de funcii publice rezervate absolvenilor programelor de formare
specializat, organizate de INA sau de instituii similare din strintate.
Verificarea avizrii Planului de ctre persoanele autorizate
Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control privind analiza Notelor de
fundamentare a planului, prezentat n anex, care conine pe vertical elementele eantionului, iar pe
orizontal elementele testate.
Constatri
Din analiza Listei de control rezultate, s-a constatat c direciile judeene n notele de
fundamentare transmise nu au prevzut un numr de funcii publice rezervate absolvenilor
programelor de formare specializat, organizate de INA sau de instituii similare din strintate, dei
aveau aceast obligaie conform cadrului legal.
Concluzii
n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.
Data: 01.04.2005
Auditor intern, Supervizor,

Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea
Procedura - P08: Colectarea dovezilor
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR.1

Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
PROBLEMA
Nestabilirea numrului funciilor publice care vor fi rezervate absolvenilor programelor de

formare specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de
Administraie sau de instituii similare din strintate.
CONSTATARE
Din analiza fundamentrii Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2004 s-a constatat c
nu a fost stabilit numrul funciilor publice care vor fi rezervate absolvenilor programelor de formare
specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de instituii
similare din strintate, conform cadrului legal prevzut de H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului
de ocupare a funciilor publice pe anul 2004, art. 1 i Legea nr. 188/1999 privind Statutul
funcionarilor publici, art. 20 alin. (1) lit. o) i art. 21 alin. (1) lit. b).
CAUZE
- Lipsa unei colaborri ntre minister i Agenia Naional a Funcionarilor Publici n elaborarea
Planului de ocupare a funciilor publice;
- Inexistena unor proceduri de lucru privind planificarea strategic a ocuprii funciilor publice
ntre instituiile i autoritile administraiei publice centrale;
- Nerespectarea cadrului legislativ i normativ n legtur cu rezervarea de posturi pentru
absolvenii programelor de formare specializat n administraia public, organizate de Institutul
Naional de Administraie sau de instituii similare din strintate;
CONSECINE
- Imposibilitatea angajrii absolvenilor programelor de formare specializat n administraia
public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de instituii similare din
strintate, datorit faptului c nu au fost rezervate asemenea posturi conform cadrului legislativ
i normativ;
- Fundamentarea nesatisfctoare a Planului de ocupare a funciilor publice la nivelul
ministerului.
RECOMANDRI
- Instruirea personalului care se ocup cu elaborarea i aprobarea Planului de ocupare a funciilor
publice la nivelul ministerului i evaluarea sistematic a acestuia;
- Stabilirea de atribuii i responsabiliti, n acest sens, prin fiele posturilor;
- Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funciilor publice n colaborare cu
Agenia Naional a Funcionarilor Publici.
ntocmit, Supervizat, Pentru conformitate,


Nr. D N
Activitatea de audit OBS.
crt. A U
1 Organizarea concursurilor Obiecte
. (Obiecte auditabile 2-9 - LC) auditabile 2-4
(TD)
1 Examinarea procedurii privind organizarea i analiza
.1. dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor
necesare organizrii concursurilor:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; - -
b) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -
c) precizarea modalitilor de completare a modelelor; - -
d) oferirea unor exemple n acest sens; - -
e) prevederea situaiilor de respingere a dosarelor - -
candidailor;
f) cuprinderea modalitii de nregistrare a contestaiilor; - -
g) cuprinderea modalitii de soluionare a contestaiilor; - -
h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei - -
contestaiilor;
i) existena componentei de actualizare a procedurii; - -
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale
- -
procesului;
1.1.3. Respectarea principiul dublei semnturi; - -
1.1.4. Stabilirea responsabilitilor pentru comisia de organizare a
concursurilor, respectiv verificarea statului de funcii,
constituirea comisiilor, publicarea anunului de concurs,
constituirea dosarelor candidailor, ntocmirea procesului - -
verbal privind analiza dosarelor i soluionarea contestaiilor,
n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor
aferente;
- -
formulare i informaiile activitilor, algoritmi de prelucrare
.a.
1 Compararea atribuiilor din procedur cu cele cuprinse n
- -
.2. fiele posturilor
1 Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
- -
.3. responsabiliti n organizarea concursurilor
1 Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:
.4. a) consider procedura corespunztoare? - -
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? - -
Nr. D N
crt. A U
1 Verificarea existenei documentelor obligatorii:
.5. a) copia actului de identitate - -
b) formularul de nscriere - -
c) copiile diplomelor de studii i ale altor acte care atest - -
efectuarea unor specializri
d) copia carnetului de munc sau, dup caz, o adeverin care - -
s ateste vechimea n munc i, dup caz, n specialitate
e) cazierul judiciar - -
f) adeverina care s ateste starea de sntate - -
g) copia fiei de evaluare a performanelor profesionale
individuale sau, dup caz, recomandarea de la ultimul loc de - -
munc
h) declaraia pe propria rspundere sau adeverina care s - -
ateste c nu a desfurat activiti de poliie politic
i) completarea formularului de nscriere - -
Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor - Test nr. 2
1.6. obligatorii de ctre secretariatul comisiei de concurs, prezentate la pct - Liste de
1.5. control
-
X Centralizatorul
privind modul
de organizare
al
concursurilor
1 Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la
.7. modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare
X Test nr. 2
(documente, coninutul acestora, termenele de realizare .a.), implic
verificarea:
a)existenei posturilor n statul de funcii; X
b) solicitrii avizului ANFP cu 45 de zile naintea datei de
X
susinere a concursurilor;
c)emiterii avizului ANFP n termen de 10 zile lucrtoare; X
d) publicrii anunului de concurs n Monitorul Oficial cu cel
X - Liste de
puin 30 de zile naintea desfurrii concursurilor;
e)depunerii dosarelor candidailor n termen de 20 de zile de la control
X -
publicare;
f) ndeplinirii condiiilor de vechime. X Centralizatorul
1 Examinarea Procesului verbal de selecie a dosarelor n care privind modul
X de organizare
.8. au fost verificate:
al
a) selectarea dosarelor candidailor n termen de 5 zile X concursurilor
lucrtoare
b) consemnarea afirii rezultatelor selectrii dosarelor n X
termen de 5 zile lucrtoare;
c) existena meniunii admis n Procesul verbal n dreptul X
dosarelor selectate;
d) concordana ntre numrul de dosare nregistrate i cele -
cuprinse n Procesul verbal;
Nr. D N
crt. A U
e) existena tuturor semnturilor membrilor comisiei n - -
Procesul verbal de selecie a dosarelor.
1 Verificarea contestaiilor: - - Nu
.9. a) depunerea n termen de 24 de ore de la afiarea listei; - -
b) examinarea contestaiilor; - -
c) consemnarea afirii rezultatelor contestaiei la sediul - -
instituiei.
1 Analiza modalitilor de arhivare
- -
.10.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia

TEST NR. 2

Obiectul testului:
Modul de organizare al concursurilor
Obiectivele testului:
Examinarea dosarelor candidailor
Descrierea testului:
n anul 2004, au fost organizate 6 concursuri pentru ocuparea funciilor publice. Eantionul a fost
constituit din dosarele candidailor care au fost declarai admii, la cele 6 concursuri, considerndu-se
ca fiind un numr redus de dosare pentru o entitate.
Testarea dosarelor de concurs s-a realizat prin verificarea elementelor care intr n componena
dosarului, conform Listei de verificare nr. 2 poz. 1.6., 1.7. i 1.8. prin care s-a urmrit:
Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor obligatorii de ctre secretariatul
comisiei de concurs, prezentate la pct. 1.5.;
Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al
concursurilor, modelele de formulare (documente, coninutul acestora, termenele de realizare
.a.), implic verificarea:
- existenei posturilor n statul de funcii;
- solicitrii avizului ANFP cu 45 de zile naintea datei de susinere a concursurilor;
- emiterii avizului ANFP n termen de 10 zile lucrtoare;
- publicrii anunului de concurs n Monitorul Oficial cu cel puin 30 de zile naintea
desfurrii concursurilor;
- depunerii dosarelor candidailor n termen de 20 de zile de la publicare;
- ndeplinirii condiiilor de vechime.
Examinarea Procesului verbal de selecie a dosarelor:
- verificarea selectrii dosarelor candidailor n termen de 5 zile lucrtoare;
- verificarea consemnrii afirii rezultatelor selectrii dosarelor n termen de 5 zile
lucrtoare;
- verificarea existenei meniunii admis n Procesul verbal n dreptul dosarelor selectate.
Testarea s-a concretizat n elaborarea listelor de control pentru fiecare dosar de concurs, care
ulterior au fost preluate ntr-un centralizator, care conine pe vertical dosarele supuse verificrii, iar
pe orizontal elementele selectate pentru testare, respectiv piesele care trebuie s existe n dosare,
prezentate n anex.
Constatri
Din verificrile efectuate i analiza Centralizatorului privind modul de organizare al
concursurilor s-a constatat c n toate dosarele de concurs ale candidailor exist documente depuse
care nu sunt n copii legalizate sau nu au fost certificate pentru conformitate cu originalul de ctre
secretariatul comisiei de concurs.
Concluzii
n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2.
Data: 01.04.2005 Auditor intern, Supervizor,

Bilauca Nelia Ionescu Mircea
FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2

PROBLEMA
Existena copiilor legalizate sau certificate de ctre secretariatul comisiei n dosarele candidailor
la ocuparea funciilor publice
CONSTATARE
Dosarele de concurs ale candidailor conin copii ale documentelor care nu sunt legalizate sau
care nu sunt certificate pentru conformitate de ctre secretariatul comisiei de concurs.Cadrul de
referin prevede ca la nscrierea la concursurile pentru ocuparea posturilor vacante, candidaii trebuie
s prezinte copii legalizate de pe actele prevzute n art. 8 din Regulamentul de organizare i
desfurare a concursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei
funcionarilor publici sau copii nsoite de documentele originale, care sunt certificate pentru
conformitate cu originalul de ctre secretariatul comisiei de concurs.
CAUZE
- Inexistena unei proceduri n activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a funciilor
publice;
- Nerespectarea atribuiilor stabilite prin fiele posturilor;
- Neinstruirea membrilor comisiei de concurs i a secretariatului acestuia n vederea organizrii
concursurilor.
CONSECINE
- Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidai care nu ndeplinesc condiiile prevzute de
lege;
- Posibilitatea anulrii ulterioare a concursurilor, datorit neconcordanei ntre copiile din dosarul
de concurs i documentele originale;
- Prelungirea perioadei n care posturile rmn neocupate, implic un efort suplimentar al celorlali
funcionari din cadrul acelor structuri care ar fi trebuit s-i ocupe posturile vacante.
RECOMANDRI
- Instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor
care asigur munca de secretariat naintea organizrii acestora, consemnate printr-un proces
verbal conform legii;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind organizarea i susinerea concursurilor de
ocupare a funciilor publice, care s conin activitile de control i responsabilitile personale.

Nr.
crt.
1. Susinerea concursurilor Obiecte
(Obiecte auditabile 10-16 - LC) auditabile 5-6
(TD)
1.1. Examinarea procedurii privind susinerea concursurilor
activitilor aferente susinerii concursurilor:
b) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -
c) verificarea existenei listei activitilor pentru - -
realizarea obiectivului/subobiectivului;
d) precizarea modalitilor de completare a modelelor; - -
Nr.
crt.
f) cuprinderea modalitii de nregistrare a contestaiilor; - -
g) cuprinderea modalitii de soluionare a contestaiilor; - -
h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului - -
analizei contestaiilor;
i) existena componentei de actualizare a procedurii. - -
- -
ale procesului;
1.1.4. Stabilirea responsabilitilor pentru comisia de organizare
a concursurilor, respectiv n fazele de susinere a probei
scrise, a probei orale, notarea probelor, anunarea
- -
rezultatelor i soluionarea eventualelor contestaii n
fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor
aferente;
- -
formulare i informaiile activitilor, algoritm de
prelucrare .a.
1.1.6. Modalitatea arhivrii. - -
1.2. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
- -
1.3. Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele
- -
cu responsabiliti n organizarea i susinerea concursurilor
1.4. Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii
acestora:
1.5. Analiza susinerii probelor scrise: TEST
X
NR. 3
a) stabilirea subiectelor la proba scris s-a realizat pe Liste de
X
baza bibliografiei de concur control nr. 1 6
b) stabilirea a dou variante a cte trei subiecte X
c) pentru testele gril numrul subiectelor este de 3 ori Centralizatorul
mai mare dect numrul celor stabilit pentru fiecare test X privind
gril susinerea
d) seturile de subiecte au fost semnate de ctre toi probelor scrise
X
membrii comisiei de concurs
e) plicurile au fost sigilate i au tampila instituiei X
f) lucrrile de concurs au fost redactate doar pe seturile X
de hrtie asigurate de DRU
g) lucrrile de concurs poart tampila pe fiecare fil, n X
colul din stnga sus
h) asigurarea confidenialitii numelor candidailor X
i) candidaii care au predat lucrrile de concurs au X
semnat n borderoul special
j) semnarea procesului verbal de ctre toi membrii X
Nr.
crt.
comisiei
1.6. Analiza susinerii probelor interviu: TEST NR. 3
a) proba de interviu a fost susinut n termen de 5 zile
X
Liste de control
b) stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe
X nr. 7 12
baza bibliografiei de concurs;
c) consemnarea ntrebrilor i rspunsurilor la interviu n
X Centralizatorul
anexa la Procesul verbal;
privind
d) ntocmirea procesului verbal la finalizarea probei
X susinerea
interviului;
probelor
e) stabilirea planului interviului; X
interviu
f) semnarea procesului verbal de ctre toi membrii
X
comisiei.
1.7. Analiza rezultatelor concursurilor
- examinarea proceselor verbale ntocmite - -
- analiza baremurilor i notelor acordate dou probe - -
- verificarea candidailor admii privind obinerea la
punctajul final a cel puin 100 de puncte i minim 50 - -
de puncte la fiecare prob
1.8. Garantarea anunrii rezultatelor n maximum 3 zile de la
- -
data susinerii probelor
1.9. Analiza contestaiilor i a rspunsurilor formulate - -
1.10. Analiza modalitii de arhivare a documentelor - -
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Cderea Georgeta

TEST NR.3

Obiectul testului
Modul de susinere a concursurilor
Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei scrise
Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei interviu
Descrierea testului
n anul 2004 fiind organizate un numr de mic de concursuri, respectiv 6, eantionul pentru
testare a fost constituit, n mod exhaustiv, din dosarele acestor concursuri.
Pentru efectuarea testrii s-au evaluat, pentru fiecare dosar de concurs, elementele stabilite n
Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. i 1.6., verificndu-se urmtoarele:
Analiza susinerii probelor scrise:
- stabilirea subiectelor la proba scris s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;
- stabilirea a dou variante a cte trei subiecte;
- pentru testele gril numrul subiectelor este de 3 ori mai mare dect numrul celor stabilit
pentru fiecare test gril;
- seturile de subiecte au fost semnate de ctre toi membrii comisiei de concurs;
- plicurile au fost sigilate i au tampila instituiei;
- lucrrile de concurs au fost redactate doar pe seturile de hrtie asigurate de DRU;
- lucrrile de concurs poart tampila pe fiecare fil, n colul din stnga sus;
- asigurarea confidenialitii numelor candidailor;
- candidaii care au predat lucrrile de concurs au semnat n borderoul special;
- semnarea procesului verbal de ctre toi membrii comisiei.
Analiza susinerii probelor interviu:
- proba de interviu a fost susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei
scrise;
- stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;
- consemnarea ntrebrilor i rspunsurilor la interviu n anexa la Procesul verbal;
- ntocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului;
- stabilirea planului interviului;
- semnarea procesului verbal de ctre toi membrii comisiei.
Testarea s-a materializat n elaborarea Listelor de control nr. 1-6 pentru proba scris i nr. 7-12
pentru proba interviu, care ulterior au fost centralizate separat i sunt prezentate n anexe.
Constatri
Din analiza Centralizatorului privind susinerea probelor scrise, prezentat n Anexa nr. 1, s-a
constatat c la dosarul de concurs pentru ocuparea postului de consilier superior la Direcia
Buget-Contabilitate-Financiar, procesul verbal nu a fost semnat de un membru al comisiei care a
lipsit din motive medicale i nu a existat un membru supleant care s l poat nlocui n comisia
de concurs.
Analiza Centralizatorului privind susinerea probelor interviu, prezentate n Anexa nr. 2, ne-a
permis s constatm c toate elementele examinate corespund prevederilor cadrului normativ n
vigoare.
Concluzii
n baza testului i a Centralizatorului privind susinerea probelor scrise s-a elaborat FIAP nr. 3.

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 3

PROBLEMA
Modul de constituire a comisiilor de concurs i a comisiilor de soluionare a contestaiilor prin

act administrativ al conductorului autoritii sau al instituiei publice organizatoare a concursului.
CONSTATARE
Funcionarea comisiei de concurs cu nu numr mai mic de membri dect cel prevzut prin H.G.
nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici i aprobat prin ordin al
ministrului i acceptarea unor soluii neprocedurale.
Pentru ocuparea concursului de consilier superior n cadrul Direciei General Buget,
Contabilitate i Financiar s-a constituit comisia de concurs i comisia de soluionare a contestaiilor,
prin ordin al ministrului, n conformitate cu legislaia i actele normative n vigoare privind
organizarea concursurilor.
La data desfurrii concursului unul dintre membrii comisiei nu a putut s participe din motive
medicale.
Datorit inexistenei unei proceduri, s-a optat pentru o soluie de compromis, dar neprocedural,
prin solicitarea acordului verbal al candidailor de a se desfura concursul cu comisia incomplet
format din patru membri, din cei cinci desemnai prin ordinul ministrului.
CAUZE
- Legislaia n vigoare nu prevede posibilitatea nlocuirii unui membru din comisiile de concurs
i nici nu ofer o soluie n aceast situaie
- Inexistena unei proceduri interne privind organizarea i desfurarea concursurilor, care s
prevad situaiile care pot impieta buna desfurare a acestor concursuri, respectiv existena
unor membri supleani pentru cazuri deosebite.
CONSECINE
- Exist posibilitatea contestrii concursurilor datorit adoptrii unor soluii neprocedurale i
relurii procedurii.
RECOMANDRI
- Elaborarea procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea
funciilor publice, care s prevad numirea unor membri supleani pentru nlocuirea
membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funciilor
publice.


Nr.
crt.
1 Deciziile de numire Obiecte
. (Obiecte auditabile 17-18 - LC) auditabile 7-8
(TD)
Nr.
crt.
1 Examinarea procedurii privind ntocmirea i comunicarea
.1. deciziilor:
activitilor aferente ntocmirii i comunicrii deciziilor de - -
numire:
b) stabilirea modelelor de decizie de numire; - -
c) verificarea existenei listei activitilor pentru - -
realizarea obiectivului;
d) precizarea modalitilor de completare a deciziei de - -
numire;
f) cuprinderea modalitii de nregistrare a deciziilor de - -
numire;
g) cuprinderea modalitii de comunicare a deciziilor de - -
numire.
h) existena componentei de actualizare a procedurii. - -
- -
ale procesului;
1.1.4. Stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea i
comunicarea deciziilor de numire, n fazele de ntocmire, - -
avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze;
- -
prelucrare .a.
1 Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
- -
.2.
1 Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele
- -
.3. cu responsabiliti n organizarea i susinerea concursurilor
1 Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii
.4. acestora:
1 Examinarea deciziilor de numire din dosarele profesionale
.5. ale candidailor admii n urma concursului:
1.5.1. Decizia de numire are form scris i conine: Test nr.
X
4
a) denumirea funciei de ncadrare X - Liste
b) temeiul legal al numirii X - de control
-
c) numele funcionarului public X -
Centralizator
d) data de la care urmeaz s exercite funcia public X - privind
e) drepturile salariale X -
Nr.
crt.
f) locul de desfurare a activitii X - emiterea
g) semntura ordonatorului de credite X - deciziilor de
numire
h) tampila instituiei X -
1.5.2. Confirmarea semnturii salariatului pentru primirea
- -
deciziei de numire
1.5.3.Confirmarea semnturii salariatului pentru primirea copiei
- -
fiei postului, anex la decizia de numire
1 Confirmarea numirii n termen de cel mult 15 zile
- -
.6. lucrtoare de la data la care candidatul a fost declarat admis
1 Analiza modalitilor de arhivare
- -
.7.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,

TEST NR. 4

Obiectul testului
Emiterea deciziei de numire
Verificarea respectrii conformitii actelor administrative (deciziilor) de numire
Descrierea testului
Eantionul a fost constituit din deciziile de numire ale candidailor admii n anul 2004, n mod
exhaustiv, ale celor 6 concursuri organizate pentru ocuparea unei funcii publice.
Pentru efectuarea testrii deciziilor de numire, pentru personalul nou angajat, pe baza Listei de
verificare nr. 4, poz. 1.5.1. s-a analizat existena elementelor pe care trebuie s le conin acestea i
anume:
-denumirea funciei publice;
-temeiul legal al numirii;
-numele funcionarului public;
-data de la care urmeaz s exercite funcia public;
-drepturile salariale;
-locul de desfurare a activitii;
-semntura ordonatorului de credite;
-tampila entitii publice.
Testarea s-a concretizat n elaborarea listelor de control pentru fiecare decizie de numire, care
ulterior au fost preluate ntr-un centralizator, prezentat n anex.
Constatri
Din analiza Centralizatorului privind emiterea deciziilor de numire a rezultat c decizia de
numire a dl. Constantinescu Ion a fost neconform cu realitatea n sensul c denumirea funciei publice
a fost completat cu o ncadrare necorespunztoare, respectiv consilier superior la DADR, categoria
A, clasa I, gr. 2, n loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3 pentru care fusese declarat
admis, n baza Procesului verbal al comisiei de concurs.
Concluzii
n baza acestui test se va ntocmi FIAP-ul nr. 4.



PROBLEMA
Emiterea deciziilor de numire
CONSTATARE
Din analiza coninutului deciziilor de numire ale candidailor admii prin concurs n anul 2004,
conform testelor anexe la Lista de verificare nr. 4, s-a constatat ncadrarea eronat a dl.
Constantinescu Ion pe funcia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, n loc de consilier
superior, categoria A, clasa I, gr. 3 pentru care fusese declarat admis de ctre comisia de concurs.
CAUZE
- ntocmirea Deciziei de numire de ctre un salariat care nu are atribuii i responsabiliti n
acest domeniu, respectiv cunotinele necesare respectrii prevederilor legale n materie;
- Motivaia directorului DRU a fost absena persoanei cu atribuii i competene n acest sens, ct
i de lipsa personalului i a timpului necesar pregtirii acestuia.
- Inexistena unei proceduri, scrise i formalizate privind modul de emitere al deciziilor de
numire.
CONSECINE
- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entitii publice;
- Perturbarea activitii prin anularea deciziei de numire, refacerea acesteia n conformitate cu
prevederile legislative i modificarea nregistrrii din carnetul de munc.
RECOMANDRI
- Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise n anul 2003 i informarea Serviciului
Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii;
- Pregtirea profesional a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare a
resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea sistematic a acestuia;
- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice
activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire.


Nr.
crt.
1. Stabilirea elementelor de natur salarial Obiecte
(Obiecte auditabile 19-27 - LC) auditabile 9-16
(TD)
1.1. Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de
Nr.
crt.
natur salarial:
- -
aferente stabilirii elementelor de natur salarial:
b) precizarea modalitilor de acordare a drepturilor salariale; - -
d) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale; - -
f) existena componentei de actualizare a procedurii. - -
- -
procesului;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind stabilirea drepturilor
salariale n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale - -
termenelor aferente fiecrei faze;
informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de - -
formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare
1.2. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor - -
1.3. Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu
- -
responsabiliti n stabilirea drepturilor salariale
1.4. Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:
b) au constatat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? - -
c) au propuneri de perfecionare a procedurii? - -
1.5. Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: X TEST nr. 5
a) salariului de baz X - Liste de
b) indemnizaiei de conducere X control
c) sporului pentru complexitatea n munc X - Centralizator
privind
d) sporului de vechime n munc X sabilirea
e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte X elementelor de
f) salariului de merit X natur
salarial
g) sistemului de premiere X
1.6. Analiza modalitilor de arhivare a documentelor - -
Data: 01.04.2005 Auditor intern,

Cderea Georgeta

TEST NR. 5

Obiectul testului
Stabilirea elementelor de natur salarial
Examinarea respectrii conformitii privind acordarea drepturilor salariale
Descrierea testului
Eantionul va cuprinde dosarele de concurs ale celor 6 candidai admii n anul 2004.
Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5 dup
cum urmeaz:
- salariul de baz;
- indemnizaia de conducere;
- sporul pentru complexitate n munc;
- sporul de vechime n munc;
- sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;
- salariul de merit.
n acest scop, s-au elaborat liste de control, pentru fiecare candidat admis, care au fost
completate cu drepturile salariale stabilite de auditori interni i comparate cu cele din deciziile de
numire.
Pe baza listelor de control s-a elaborat Centralizatorul privind stabilirea elementelor de natu
salarial, prezentate n anex.
Constatri
Din testarea elementelor care au stat la baza ntocmirii deciziilor de numire, conform
Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natur salarial, prezentat n Anex, s-a constatat
acordarea eronat a salariului de baz pentru dl. Constantinescu Ion, aferent funciei de consilier
categoria A, clasa I, gradul 2. Astfel, s-au nclcat prevederile art. 49, lit. a) din H.G. nr. 1209/2003,
prin care se specific faptul c salariul de baz pentru funcia public de execuie de grad profesional
"superior", clasa I, este cel prevzut pentru funcia public de execuie de categoria A, , clasa I,
gradul 3.
Datorit constatrii cu ntrziere a erorii de ctre Serviciul salarizare, care avea obligaia
verificrii conformitii cu cadrul legislativ i normativ, s-au efectuat pli suplimentare necuvenite.
Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea.
Concluzii
n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 5.



PROBLEMA
Modalitatea de stabilire a salariilor de baz pentru candidaii declarai admii la concursul

pentru ocuparea funciilor publice de execuie.
CONSTATARE
Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de ctre
persoana autorizat din cadrul Serviciului financiar-salarizare.
Din verificarea datelor nscrise n deciziile de numire ale candidailor declarai admii n
urma organizrii concursurilor n anul 2004, conform Listei de verificare nr. 5, s-a constatat
stabilirea eronat a salariului de baz al dl. Constantinescu Ion, urmare a ncadrrii
necorespunztoare pe funcie. n conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i
dezvoltarea carierei funcionarilor publici. Salariile de baz se stabilesc prin echivalare cu cele
prevzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natur salarial ale
funcionarilor publici, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 228/2003.
CAUZE
- Nerespectarea atribuiilor din fia postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite
prin decizia de numire cu cele prevzute de cadrul normativ.
CONSECINE
- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituiei;
- Inexistena unor proceduri adecvate.
RECOMANDRI
- Asigurarea pregtirii profesionale a personalului implicat n activitatea de organizare i
gestionare a resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea periodic a acestuia;
- Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaii nou angajai n anul 2003 i
informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii;
- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice
activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i implementarea activitilor de control i a
responsabilitilor ce se impun, pentru realizarea operaiilor specifice fiecrei activiti privind
organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii.


Nr.
crt.
1 Modificarea drepturilor salariale Obiect
. (Obiecte auditabile 28-29 - LC) auditabil 17-
Nr.
crt.
18 (TD)
1 Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natur
.1. salarial:
aferente fundamentrii i comunicrii modificrilor drepturilor
salariale:
b) precizarea modalitilor de acordare a drepturilor salariale; - -
obiectivului;
d) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale; - -
f) existena componentei de actualizare a procedurii. - -
- -
procesului;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind fundamentarea i
comunicarea modificrilor drepturilor salariale n fazele de
- -
ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei
faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat,
respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i - -
informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a.
1 Punerea de acord atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
- -
.2.
.3. responsabiliti n fundamentarea i comunicarea modificrilor - -
.4. a) consider procedura corespunztoare? - -
1 Examinarea datei ultimei actualizri a drepturilor salariale
- -
.5.
1 Recalcularea majorrilor salariale, urmare a creterii vechimii n
- -
.6. munc
1 Analiza creterilor/diminurilor salariale, urmare a evalurilor
- -
.7. anuale
1 Analiza diminurilor salariale, urmare a aplicrii sanciunilor: X Test nr. 6
.8. a) modificarea drepturilor salariale a fost aprobat de - Liste de
X control
conductorul entitii publice;
b) existena deciziei conductorului entitii publice de X -
diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de Centralizator
disciplin. privind
diminuarea
drepurilor
Nr.
crt.
salariale
1 Verificarea existenei concordanei atribuiilor din fiele
- -
.9. posturilor cu cerinele privind experiena i pregtirea profesional
1 Verificarea operrii n carnetele de munc a diminurii - Liste de
X
.10. drepturilor salariale control
1 Diminuarea drepturilor salariale a fost realizat efectiv prin -
.11. reinerea sumelor Centralizator
privind
X
diminuarea
drepurilor
salariale
1 Analiza modalitii de arhivare a documentelor
- -
.12.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia Roxana

TEST NR. 6

Obiectul testului
Modificarea drepturilor salariale
Operarea modificrilor drepturilor salariale
Descrierea testului
Eantionul supus testrii se va constitui integral din cele 7 cazuri de diminuri salariale care s-
au nregistrat n anul 2004.
Verificarea va consta n examinarea operrii modificrilor salariale ca urmare a sancionrii
abaterilor de la regulamente n baza de date electronic n dosarele profesionale i n carnetele de
munc ale salariailor.
Pentru fiecare salariat sancionat disciplinar s-a ntocmit o list de control pe baza elementelor
prevzute n Lista de verificare nr. 6, poz. 1.8, 1.10 i 1.11, dup cum urmeaz:
- modificarea drepturilor salariale a fost aprobat de conductorul instituiei publice;
- existena deciziei conductorului entitii publice de diminuare a drepturilor salariale la
propunerea comisiei de disciplin;
- diminuarea drepturilor salariale a fost operat n carnetul de munc;
- diminuarea drepturilor salariale a fost realizat efectiv prin reinerea sumelor.
Listele de control au fost preluate n Centralizatorul privind diminuarea drepturilor salariale

urmare a aplicrii sanciunilor disciplinare, prezentate n anex.
Constatri
Din analiz s-a constatat c, ntr-un singur caz, respectiv cel al doamnei Dnescu Laura,
sanciunea de 5%, aplicat la salariul de baz, a fost operat n baza de date electronic i reinut din
drepturile salariale, dar nu a fost operat i n carnetul de munc.
Concluzii
n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 6.

Bilauca Roxana - Nelia Ionescu Mircea


PROBLEMA
Nenregistrarea modificrilor drepturilor salariale n carnetul de munc
CONSTATAREA
Din analiza personalului care a fost sancionat, n anul 2004, respectiv 7 salariai, s-a constatat c
ntr-un caz sanciunea de 5% aplicat pe 3 luni a fost reinut din drepturile salariale i operat n baza
de date, dar nu a fost nregistrat n carnetul de munc.
CAUZE
- Nerespectarea atribuiilor de serviciu prevzute n fia postului de ctre persoana autorizat cu
operarea n carnetele de munc;
CONSECINE
- Reflectarea nereal a situaiei personalului n documentele administrative, cu impact asupra
carierei funcionarilor publici, n mod special n situaia unui transfer.
RECOMANDRI
- Verificarea persoanelor care au fost sancionate de conducere n anul 2003 pentru a se depista
dac exist nereguli n modul de aplicare al sanciunilor;
- Implementarea unui nivel de control intern ierarhic suplimentar.


Nr. D N
crt. A U
1 Salarizarea muncii peste programul normal de lucru Obiecte
. (Obiecte auditabile 30-33 - LC) auditabile 19-
20 (TD)
1 Examinarea procedurii privind salarizarea muncii peste
.1. programul normal de lucru:
aferente fundamentrii i evidenierii muncii prestate peste
programul normal de lucru:
b) stabilirea modalitii de evideniere a muncii peste - -
programul normal de lucru;
obiectivului;
d) precizarea modalitii recuperrii n bani sau timp
echivalent a muncii efectuate peste programul normal de - -
lucru;
e) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale - -
realizate peste program;
f) cuprinderea modalitii de calcul a timpului ce va fi - -
recuperat;
g) oferirea unor exemple n acest sens. - -
- -
procesului;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind fundamentarea i
evidenierea timpului prestat peste programul normal de lucru,
- -
n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor
aferente fiecrei faze;
- -
.a.
- -
.2.
.3. responsabiliti n fundamentarea i evidenierea timpului prestat - -
peste programul normal de lucru
.4.
1 Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru Test nr. 7
X
.5.
1 Existena Registrului special de prezen pentru evidena X Lista de
.6. orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul control
Nr. D N
crt. A U
ine evidena acestuia pentru fiecare salariat
1 Verificarea completrii sistematice a Registrului special de
Lista de
.7. prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de X
control
lucru
1 Analiza stabilirii compensrii muncii efectuate peste
X Test nr. 7
.8. programul normal de lucru, respectiv:
a) compensarea prin timp liber echivalent a muncii
suplimentare n urmtoarele 30 de zile dup efectuarea X
acesteia
b) compensarea orelor de munc suplimentar prin adugarea Lista de
unui spor la salariu cnd compensarea cu timp liber X
control
echivalent nu este posibil
c) acordarea unui spor pentru munca suplimentar, care s nu X
fie mai mic de 75% din salariul de baz
1 Depirea duratei maxime legale a timpului de munc, de 48
- -
.9. de ore pe sptmn, inclusiv orele suplimentare
- -
.10.

Cderea Georgeta

TEST NR. 7

Obiectul testului
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
Descrierea testului
Eantionul a fost constituit n mod aleator din patru direcii ale entitii publice, respectiv a
Direciei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcia General Buget Financiar Contabilitate (DGBFC),
Direcia Resurse Umane (DRU), Direcia General de Integrare European (DGIE), din totalul celor
10 direcii existente, reprezentnd n cifre relative, o pondere de 40,0 %.
La fiecare direcie a fost testat sistemul privind evidena muncii prestate peste programul
normal de lucru prin utilizarea tehnicilor i instrumentelor de control stabilite n Lista de verificare nr.
7, poz. 1.5.-1.8., pentru lunile aprilie i decembrie 2004:
- aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru;
- existena Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul
normal de lucru prin care angajatorul ine evidena acestuia pentru fiecare salariat;
- completarea sistematic a Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate
peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat;
- compensarea orelor de munc suplimentar prin timp liber echivalent n urmtoarele 30 de
zile;
- compensarea orelor de munc suplimentar prin adugarea unui spor la salariu cnd
compensarea cu timp liber echivalent nu este posibil;
- acordarea unui spor pentru munca suplimentar, care s nu fie mai mic de 75% din salariul
de baz.
Rezultatele testrii sunt prezentate n Lista de control privind evidena salarizrii muncii peste
programul normal de lucru la structurile din cadrul entitii anexat.
Constatri
Pe baza testului efectuat s-au constatat urmtoarele:
- efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobat n scris de eful ierarhic superior;
- nu este organizat evidena orelor de munc prestate suplimentar de ctre personal prin
nfiinarea i completarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate
peste programul normal de lucru;
- orele suplimentare efectuate au fost pltite prin adugarea unui spor la salariu neurmrindu-
se posibilitatea compensrii n timp echivalent n urmtoarele 30 de zile;
Concluzii

FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. 3: Evoluia carierei personalului
La nivelul entitii auditate exist un numr de 465 dosare profesionale, din care vom constitui
un eantion de 3%, respectiv 15 dosare, procednd astfel:
- stabilim pasul de selecie astfel 465:14 = 33;

- constituim din populaia statistic, 465 dosare, eantionul reprezentnd un numr de 15 dosare,
prin aplicarea pasului stabilit la dosarul cu numrul 1, rezultnd o serie a dosarelor cu
numerele: 1, 34, 463;
- eantionul astfel constituit va fi verificat integral;
- n urma verificrii efectuate se va ntocmi un test.
Auditor, n prezena,
LISTA DE CONTROL
privind evidena salarizrii muncii peste programul normal de lucru
la structurile din cadrul entitii
Compensarea
Completarea Acordare
Elemente Existena Compensarea orelor de munc
Aprobar sistematic a a unui spor
testate Registrului special orelor de munc suplimentar prin
ea efecturii Registrului special de pentru munca
de eviden a suplimentar prin adugarea unui spor
muncii peste eviden a timpului suplimentar,
timpului lucrat timp liber echivalent la salariu cnd
Direciile programul lucrat peste programul care s nu fie mai
peste programul n urmtoarele 30 de compensarea cu timp
testate normal de lucru normal de lucru pentru mic de 75% din
normal de lucru zile liber echivalent nu
fiecare salariat salariul de baz
este posibil
Aprilie 2004:
- DPA FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DGBFC FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DRU X FIAP FIAP X X X
- DGIE FIAP FIAP FIAP X FIAP X
Decembrie 2004:
- DPA FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DGBFC FIAP FIAP FIAP X FIAP X
- DRU X FIAP FIAP X X X
- DGIE FIAP FIAP FIAP X FIAP X
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana

PROBLEMA
Inexistena unui sistem privind evidena orelor de munc prestate suplimentar de ctre personal i
a modului de compensare a acestora
CONSTATARI
- Inexistena unui sistem pentru organizarea modului de eviden a orelor suplimentare i de
recuperare a acestora de ctre salariaii entitii n conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr.
123/2003 privind creterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar, care
implic utilizarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste
- Efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispus n scris de eful ierarhic superior, dei n actul
normativ acest lucru era stipulat n sens imperativ;
- Din documentele analizate nu a reieit c nu ar fi fost posibil compensarea muncii prestate peste
programul normal de lucru cu timp liber corespunztor n urmtoarele 30 de zile, i abia dup
aceea s poat fi aplicat compensarea n bani.
CAUZE
- Neutilizarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul
normal de lucru;
- Lipsa personalului specializat i existena unei fluctuaii nsemnate de personal;
- Inexistena unei proceduri i a unei documentaii aferente evidenei operative i a modalitilor de
compensare a muncii suplimentare efectuate peste program.
CONSECINE
Stabilirea eronat a orelor suplimentare efectuate peste program i compensarea n timp sau n
bani, fr a se urmri realizarea n timp echivalent corespunztor muncii prestate suplimentar.
RECOMANDRI
- Efectuarea unei reverificri privind sistemul de eviden a timpului suplimentar peste programul
normal de lucru i modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de
nerespectare a cadrului normativ i informarea efului compartimentului de audit intern asupra
rezultatelor obinute;
- Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru
n vederea compensrii n timp sau n bani i implementarea n cadrul acestuia a activitilor de
control i a responsabilitilor adecvate;
- Asigurarea unei pregtiri profesionale de specialitate a personalului i evaluarea sistematic a
acestuia.

Obiectivul III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR
Nr.
crt.
1 Modul de evideniere a prezenei, nvoirilor i concediilor Obiecte
. (Obiecte auditabile 34-38 - LC) auditabile 21-
25 (TD)
1 Examinarea procedurii privind evidenierea prezenei, nvoirilor
.1. i concediilor:
aferente fundamentrii i evidenierii prezenei, nvoirilor i
concediilor de odihn, medicale i de studii:
b) precizarea modalitii de evideniere a prezenei, nvoirilor
- -
i concediilor;
c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea
- -
d) precizarea modalitii de planificare a concediilor de odihn; - -
e) precizarea modalitii de recuperare a nvoirilor; - -
f) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale n
situaia nvoirilor i a concediilor de odihn, medicale i de - -
studii;
g) cuprinderea modalitii de calcul a timpului ce urmeaz a fi
recuperat sau diminuarea corespunztoare a drepturilor - -
salariale;
h) oferirea unor exemple n acest sens; - -
i) existena componentei de actualizare a procedurii. - -
- -
procesului;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind planificarea i evidenierea
nvoirilor i a concediilor de odihn, medicale i de studii, n
- -
fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente
fiecrei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat,
respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i - -
informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a.
- -
.2.
.3. responsabiliti n fundamentarea i evidenierea nvoirilor i a - -
concediilor de odihn, medicale i de studii
.4. a) consider procedura corespunztoare?
b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
1 Verificarea modului de evideniere a prezenei: X Test nr. 8
.5. a) utilizarea formularelor tipizate X Lista de
Nr.
crt.
b) respectarea principiului dublei semnturi X
c) datele preluate n statul de plat corespund cu cele din foile control
X
colective de prezen
1 Verificarea modului de evideniere a nvoirilor:
.6. a) sistemul de eviden a nvoirilor - -
b) modul de compensare a nvoirilor - -
c) diminuarea corespunztoare a salariilor - -
d) aprobarea nvoirilor - -
1 Verificarea modului de evideniere a concediilor de odihn: X Test nr. 8
.7. a) planificarea anual a concediilor de odihn X
b) concordana efecturii concediilor cu planificarea anual X
Lista de
c) existena justificrii pentru cererile de concediu care nu
control
concord cu perioadele planificate (rechemare, lucrri X
suplimentare, lucrri nefinalizate .a.)
1 Verificarea modului de evideniere a concediilor medicale X Test nr. 8
.8. a) conformitatea certificatelor medicale X
b) corespondena perioadelor din certificate cu cele din foile
X Lista de
colective de prezen
control
c) datele preluate n statul de plat corespund cu cele din
X
certificatele medicale
1 Verificarea modului de evideniere a concediilor de studii
.9. a) existena actului adiional la contractul de munc - -
b) respectarea prevederilor contractelor individuale de munc - -
1 Compararea atribuiilor prevzute n fia postului cu cerinele
.10. funciei - -

- -
.11.
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Cderea Georgeta

TEST NR. 8

Obiectul testului
Sistemul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor
Verificarea sistemului foilor colective de prezen
Verificarea planificrii i efecturii concediilor de odihn
Verificarea evidenei concediilor medicale
Descrierea testului
Eantionul a fost constituit n mod aleator prin selectarea a patru direcii ale entitii publice,
respectiv a Direciei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcia Achiziii (DA), Direcia Resurse
Umane (DRU), Direcia General de Integrare European (DGIE), din totalul celor 10 direcii
existente, reprezentnd n cifre relative, o pondere de 40,0 %.
La fiecare direcie s-a analizat sistemul privind evidena muncii prestate peste programul
normal de lucru pe baza tehnicilor i instrumentelor de control stabilite n Lista de verificare nr. 8, poz.
1.5., 1.7 i 1.8., pentru lunile februarie i august 2004.
Testul pentru evaluarea sistemului de eviden a prezenei, concediilor de odihn i concediilor
medicale, comport urmtoarele verificri:
evidenierea prezenei, pentru lunile februarie i august 2004:
- utilizarea formularelor tipizate;
- respectarea principiului dublei semnturi;
- datele preluate n statul de plat corespund cu cele nscrise n foile colective de prezen.
evidenierea concediilor de odihn, pentru lunile februarie i august 2004:
- existena planificrii anuale a concediilor de odihn pe anul 2004;
- concordana efecturii concediilor cu planificarea anual;
- existena justificrii neconcordanei.
evidenierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile februarie i august 2004:
- conformitatea certificatelor medicale;
- perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezen;
- datele preluate n statul de plat corespund cu cele din certificatele medicale.
Constatri
n urma verificrilor efectuate i analizei Listei de control privind evidena prezenei, concediilor
de odihn i concediilor medicale, prezentate n anex, s-a constatat:
- neutilizarea unui sistem de evideniere a prezenei personalului unitar la DPA, DA, DRU i
DGIE, respectiv folosirea unor formulare neadecvate i diferite de la o direcie la alta, care nu
conin rubricile prevzute de cadrul normativ;
- inexistena justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn la DA i la DGIE.
Concluzii

Baciu Otilia Mriana Ionescu Mircea
LISTA DE CONTROL
privind evidena prezenei, concediilor de odihn i concediilor medicale
la DPA, DA, DRU i DGIE
Elemente
testate EVIDENIEREA PREZENEI CONCEDII DE ODIHN CONCEDII MEDICALE
Conc Datele preluate

Datele preluate
Respectare ordana Exist Perioadele n statul de
n statul de plat Exi Conf
Utilizarea a efecturii ena din certificate plat
Structuri corespund cu stena ormitatea
formularelor principiulu concediilor justificrii corespund cu cele corespund cu
testate cele din foile planificrii certificatelor
tipizate idublei cu neconcordan din foile colective cele din
colective de anuale medicale
semnturi planificarea ei de prezen certificatele
prezen
anual medicale
Februarie 2004:
- DPA FIAP X X X X X X X X
- DA FIAP X X X X - X X X
- DRU X X X X X X X X X
- DGIE FIAP X X X X - X X X
August 2004:
- DPA FIAP X X X X X X X X
- DA FIAP X X X X - X X X
- DRU X X X X X X X X X
- DGIE FIAP X X X X - X X X


PROBLEMA
Inexistena unui sistem privind evidena prezenei i a justificrii nerespectrii planificrii
concediilor de odihn ale personalului
CONSTATAREA
Din analiza efectuat s-a constatat c n cadrul entitii publice se utilizeaz diferite formulare de
foi colective de prezen, care nu conin elementele obligatorii prevzute de lege.
Din verificarea foilor colective de prezen, pentru lunile februarie i august 2004, a rezultat
utilizarea formularelor diferite de eviden a prezenei la Direcia Patrimoniu Administrativ, Direcia
Achiziii i Direcia General de Integrare European. Prin analiza acestora s-a demonstrat c nici unul
dintre modelele privind evidena personalului, utilizate de direciile selectate, nu conineau elementele
prevzute de cadrul normativ.
De asemenea, din testare a reieit inexistena unui sistem de justificare a nerespectrii
planificrii concediilor de odihn ale personalului la Direcia Achiziii i Direcia General de
Integrare European.
CAUZE
- Nedesemnarea persoanelor responsabile cu evidena prezenei n cadrul structurilor entitii;
- Inexistena procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezen.
CONSECINE
- Efectuarea unor pli nejustificate care de altfel ar putea fi evitate.
RECOMANDRI
- Desemnarea prin fiele de post a atribuiilor persoanelor cu evidena prezenei personalului;
- Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenierea prezenei personalului i
justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn, pe o perioad de 6 luni;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru organizarea sistemului de eviden a
personalului i stabilirea formularelor prevzute de cadrul normativ.

Obiectivul IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1. Evoluia carierei personalului Obiect
(Obiecte auditabile 39-40 - LC) auditabil 26
(TD)
1.1. Examinarea procedurii privind evaluarea i
promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i
gradaii a personalului:
1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin
procedur a activitilor aferente evalurii i
promovrii n cadrul funciei pe categorii, clase
i gradaii a personalului:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele
- -
competente;
b) verificarea existenei listei activitilor
- -
pentru realizarea obiectivului;
c) precizarea modalitii de evaluare i
promovare n cadrul funciei pe categorii, - -
clase i gradaii a personalului;
d) oferirea unor exemple n acest sens; - -
e) existena componentei de actualizare a
- -
procedurii.
1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n
- -
punctele cheie ale procesului;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind evaluarea
i promovarea n cadrul funciei pe categorii,
clase i gradaii a personalului, n fazele de
- -
ntocmire, avizare, aprobare i soluionare a
contestaiilor, precum i ale termenelor
aferente fiecrei faze;
1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un
sistem informatizat, respectiv realizarea
codificrii modelelor de formulare i - -
informaiile activitilor, algoritm de prelucrare
.a.
1.2. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele
- -
posturilor
1.3. Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre
persoanele cu responsabiliti n evaluarea i
- -
promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i
gradaii a personalului
1.4. Aprecierea calitii procedurii de ctre
responsabilii acestora:
b) constat disfuncionaliti n timpul - -
aplicrii practice?
Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.
c) exist propuneri de perfecionare a
- -
procedurii?
1.5. Analiza respectrii criteriilor de promovare n
cadrul funciei publice:
a) evaluarea anual a funcionarilor din ultimii
- -
2 ani;
b) lipsa sanciunilor pe ultimii 2 ani; - -
c) vechimea pe funcie; - -
d) alte criterii stabilite de conducerea entitii
- -
publice (cursuri absolvite, specializri .a.)
1.6. Punerea de acord a planurilor de pregtire
X Test nr. 9
profesional cu obiectivele entitii
1.7. Verificarea concordanei obiectivelor entitii
X Test nr. 9
cu atribuiile prevzute n fiele posturilor:
a) existena fielor de evaluare a personalului; X Lista de control
b) completarea fielor de evaluare a - -
personalului;
c) semnarea fielor de evaluare, att de - -
evaluatori, ct i de evaluai;
d) corespondena criteriilor de evaluare din
fia de evaluare cu sarcinile aferente - -
salariatului stabilite prin fia postului;
e) existena fielor postului la dosarul - -
profesional
f) completarea fielor postului; - -
g) semnarea fielor postului de salariai i X
conducere;
h) corespondena sarcinilor din fia postului
cu sarcinile stabilite prin ROF n Lista de control
X
competena structurii din care face parte
salariatul;
i) actualizarea periodic a fielor postului. X
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
TEST NR. 9

Obiectul testului
Evoluia carierei personalului
Evaluarea concordanei dintre obiectivele entitii stabilite prin ROF i structura fielor
de post ale personalului
Descrierea testului
Eantionul pentru verificarea concordanei obiectivelor entitii cu activitile cuprinse n
fiele posturilor, din dosarele profesionale, va fi de 3% din numrul total al dosarelor, rezultnd
14 fie ale posturilor care vor constitui elementele eantionului supus testrii, conform foii de
lucru, prezentate n anex.
Testarea fielor de post selectate, n numr de 14, se va realiza pe baza elementelor stabilite
n Lista de verificare nr. 9, poz. 1.6. n totalitate i 1.7. selectiv, urmrindu-se:
Punerea de acord a planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii;
Verificarea concordanei obiectivelor entitii cu atribuiile prevzute n fiele posturilor:
- existena fielor de evaluare a personalului;
- semnarea fielor postului de salariai i conducere;
- corespondena sarcinilor din fia postului cu sarcinile stabilite prin ROF n competena
structurii din care face parte salariatul;
- actualizarea periodic a fielor postului.
Pentru efectuarea testrii s-a elaborat Lista de control nr. 9 privind concordana obiectivelor
entitii cu atribuiile prevzute n fiele posturilor, prezentat n anex.
Constatri
Din testare nu au rezultat diferene ntre obiectivele entitii, stabilite prin ROF, i atribuiile
personalului cuprinse n fiele posturilor.
Concluzii
n acest caz nu se va elabora FIAP.
FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. 4: EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
Pentru constituirea eantionului de 3% n vederea testrii dosarelor profesionale din

cadrul entitii procedurii astfel:
populaia 465 dosare profesionale;

eantionul de 3% = 14 dosare
stabilim pasul de selecie, astfel: 465:14 = 33
eantionul va cuprinde urmtoarele 14 dosare profesionale selectate din populaia total:
33, 66, 99, 132, 165, 198, 231, 264, 297, 330, 363, 396, 429, 462.
eantionul constituit va fi verificat integral;
n urma verificrii efectuate se va ntocmi un test.
Auditor, n prezena,
LISTA DE CONTROL
privind concordana dintre obiectivele entitii i structura fielor de post
Corespondena sarcinilor
Elementel Punerea de acord a
Semnarea fielor din fia postului cu
e testate planurilor de Existena fielor Actualizarea
postului de sarcinile stabilite prin
pregtire de evaluare a periodic a fielor
salariai i ROF n competena
Elementele profesional cu personalului postului
conducere structurii din care face
eantionului obiectivele entitii
parte salariatul
01 - 33 X X X X X
02 - 66 X X X X X
03 - 99 X X X X X
04 - 132 X X X X X
05 - 165 X X X X X
06 - 198 X X X X X
07 - 231 X X X X X
08 - 264 X X X X X
09 - 297 X X X X X
10 - 330 X X X X X
11 - 363 X X X X X
12 - 396 X X X X X
13 - 429 X X X X X
14 - 462 X X X X X

Obiectivul IV. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI
Nr. D N
crt. A U
1 Pregtirea profesional continu a personalului Obiect
. (Obiecte auditabile 41-44 - LC) auditabil 27
(TD)
1 Examinarea procedurii privind pregtirea profesional a
.1. personalului:
aferente pregtirii profesionale a personalului:
f) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; - -
g) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea
- -
h) precizarea modalitii de pregtire profesional continu a
- -
personalului;
i) oferirea unor exemple n acest sens; - -
j) existena componentei de actualizare a procedurii. - -
- -
procesului;
1.1.10. Atribuirea responsabilitilor privind pregtirea profesional a
personalului n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i
- -
soluionare a contestaiilor, precum i ale termenelor aferente
fiecrei faze;
- -
.a.
1 Evaluarea atribuiilor din fiele posturilor Interviu
X
.2. Not
- -
.3. responsabiliti n pregtirea profesional
.4. d) consider procedura corespunztoare? - -
e) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? - -
f) exist propuneri de perfecionare a procedurii? - -
1 Verificarea fundamentrii planurilor de pregtire profesional Interviu
X
.5. Not
1 Verificarea coroborrii planurilor de pregtire profesional cu
- -
.6. obiectivele entitii
1 Analiza adaptrii planurilor individuale la cerinele de
- -
.7. pregtire ale fiecrui salariat
1 Analiza sistemului indicatorilor de performan
- -
.8.
1 Verificarea atribuiilor din fia postului cu cerinele funciei de
- -
.9. elaborare a sistemului indicatorilor de performan
Nr. D N
crt. A U
- -
.10.


INTERVIU privind analiza coninutului fielor posturilor (1.2.) i
fundamentarea pregtirii profesionale (1.5.-1.6.) adresat domnului Enescu Ion, ef
Serviciu de Resurse Umane

Nr.
ntrebri Da Nu Observaii
crt.
1. Ai semnat fia postului? X
LV nr. 10, poz.
2. Desfurai i alte activiti dect cele
X 1.2.
menionate n fia postului?
3. Dac da, v rugm enumerai-le. Lista de
X
activiti
4. Pentru ntocmirea Planului programelor de
LV nr. 10, poz.
formare i perfecionare a funcionarilor ai solicitat X
1.5.
propuneri din cadrul direciilor din entitate?
5. Dac da, v rugm s ni le furnizai. X Propuneri
6. Exist o legtur ntre cursurile de pregtire
X
profesional organizate i obiectivele entitii?
7. Dac da, v rugm s ni le prezentai. X Not
8. Prin Planul pe care l-ai ntocmit anul trecut ai
avut n vedere ca toi funcionarii s urmeze cursuri de X
pregtire i perfecionare profesional? LV nr. 10, poz.
9. n cursul anului 2004, funcionari din cadrul 1.6.
ministerului au participat la Programul Tinerilor X
Profesioniti (YPS)?
10. Dac da, v rugm s ne furnizai contractele
X Contracte
dintre entitatea public i participani
11. Funcionarii publici care au urmat aceste cursuri
X
au fost ncadrai pe un post de conducere?
12. Dac nu, specificai motivul Cadrul
X
legislativ
13. Mai avei ceva de adugat referitor la cele de
X
mai sus?
Data: 03.04.2005 Auditori, Intervievat,
NOTA:
Pe baza rspunsurilor la interviu i a documentelor transmise s-a hotrt ca pentru acest
obiectiv s nu se elaboreze FIAP.
Informaiile primite prin documentele transmise n cadrul interviului vor fi utilizate la
elaborarea Raportului de audit intern.
Auditor,

Obiectivul VI. Gestionarea dosarelor profesionale
Nr.
Activitate de audit DA NU Obs.
crt.
Obiect
Gestionarea dosarelor profesionale
1. e auditabile
(Obiecte auditabile 45-48 - LC)
28-29 (TD)
1.1. Examinarea procedurii privind gestionarea dosarelor
profesionale:
activitilor privind gestionarea dosarelor profesionale:
b) precizarea modalitii de gestionare a dosarelor - -
profesionale;
d) precizarea documentelor obligatorii cuprinse n dosarele - -
profesionale;
e) precizarea persoanelor care au drept de acces pentru - -
consultarea dosarelor profesionale;
f) precizarea elementelor ce asigur securitatea dosarelor - -
profesionale;
g) oferirea unor exemple n acest sens; - -
- -
ale procesului;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind gestionarea dosarelor - -
profesionale;
Nr.
crt.
- -
.a.
- -
responsabiliti n gestionarea dosarelor profesionale
acestora:
1.5. Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la
- -
dosarele profesionale
1.6. Verificarea coninutului dosarelor profesionale X Test nr. 11
a) nume i prenume X
b) data i locul naterii X
c) starea civil X
d) numele copiilor i data naterii X
e) siuaia miliar X
f) pregtirea profesional X
g) cazierul judiciar X List de
h) cazierul administrativ X control
i) funcia, categoria, clasa, gradaia X privind
modul de
j) copii de pe carnetul de munc eviden al
X
dosarelor
k) declaraia pe proprie rspundere a titularului dosarului X profesionale
c nu a desfurat activiti de poliie politic
l) declaraia de avere actualizat n condiiile legii. X
m) cereri de concedii de odihn pe ultimii 3 ani X
n) copia de pe cartea de identitate sau buletin X
o) Decizia de numire X
p) fia postului X
1.7. Analiza modalitii de arhivare - -
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
TEST NR. 11

Obiectul testului
Modul de gestionare a dosarelor profesionale ale funcionarilor publici.
Constituirea dosarelor profesionale
Descrierea testului
Eantionul pentru realizarea testrii modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit
pe baza unui procent de 10%, din totalul populaiei de 465 de dosare, respectiv 47 de dosare
profesionale, conform foii de lucru anexate.
Efectuarea testrii a urmrit dac dosarele profesionale conin datele i documentele obligatorii
stabilite prin Lista de verificare nr. 11, poz. 1.6, lit. a-p, i anume:
- nume i prenume
- data i locul naterii
- starea civil
- numele copiilor i data naterii
- situaia militar
- pregtirea profesional
- cazierul judiciar
- cazierul administrativ
- funcia, categoria, clasa, gradaia
- copii de pe carnetul de munc
- declaraia pe proprie rspundere a titularului dosarului c nu a desfurat activiti
de poliie politic
- declaraia de avere actualizat n condiiile legii.
- cereri de concedii de odihn pe ultimii 3 ani
- copia de pe cartea de identitate sau buletin
- decizia de numire
- fia postului
Testarea elementelor coninute n dosarele profesionale s-a concretizat n elaborarea Listei de
control privind modul de eviden al dosarelor profesionale, prezentat n anex.
Constatri
n general, din analiza modului de ntocmire, actualizare, rectificare, pstrare i evidena
dosarelor profesionale ale funcionarilor publici i a Registrului de eviden a funcionarilor publici s-a
constatat c acestea corespund scopului de a asigura gestionarea unitar i eficient a resurselor
umane, precum i necesitilor de urmrire a carierei funcionarilor publici.
n urma verificrii eantionului stabilit, aa cum rezult din Lista de control privind modul de
eviden al dosarelor profesionale, s-a constatat c la unele dosare lipsesc urmtoarele documente:
Cazierul judiciar pentru elementele eantionate 61, 151, 211, 261, 321 i 431;
Copii de pe carnetele de munc pentru elementele eantionate 11, 141, 291 i 321;
Declaraii de avere pentru elementele eantionate 121, 151 i 241.
Concluzii
FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. 6: GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel:

- populaia total este de 465 dosare profesionale;
- eantionul va fi de 10%, respectiv 465 x 10% = 46,5 = 47 dosare profesionale;
- pasul de selecie va fi 465 : 47 = 10;
- eantionul se va constitui din dosarele profesionale de la poziiile prezentate n Lista de
control anexat la Testul nr. 11:
1, 11, 21, , 441, 451, 461.
- eantionul constituit va fi verificat integral;
- n urma verificrii se va ntocmi un test.
Data: 08.04.2005
Auditor intern,
LISTA DE CONTROL
privind modul de eviden al dosarelor profesionale
Funcia categoria, clasa, gradaia

i data nateriiNumele copiilor
Copii de pe carnetul de munc

Element
Declaraii de poliie politic
Cerericoncediu odihn pe
Copii carte de identitate

e testate
Pregtire profesional
Data i locul naterii
Cazier administrativ
Declaraii de avere
Nume i prenume
Deizia de numire
Situaia militar
Cazier judiciar
Fia postului
ultimii 3 ani
Stare civil
Eantion Marca
01 0844 XX X X X X X X X X X X X X X X
11 1078 X X X X X X X X X FIAP X X X X X X
21 1112 X X X X X X X X X X X X X X X X
61 1288 X X X X X X FIAP X X X X X X X X X
121 1380 X X X X X X X X X X X FIAP X X X X
151 1456 X X X X X X FIAP X X X X FIAP X X X X
Funcia categoria,
Nume i prenume
Declaraii de
Deizia de numire
nateriiData i locul
Cazier
Copii de pe
Declaraii de
Copii carte de
odihn pe ultimii
Pregtire
Situaia militar
Element
3 ani Cerericoncediu
Cazier judiciar
Fia postului
Stare civil
e testate
administrativ
profesional
carnetul de munc
poliie politic
avere
identitate
Eantion Marca
clasa, gradaia
211 1581 X X X X X X FIAP X X X X X X X X X
241 1627 X X X X X X X X X X X FIAP X X X X
261 1660 X X X X X X X X X X X X X X X
321 1747 X X X X X X FIAP X X FIAP X X X X X X
461
451
441
431
421
Eantion
1911
1943
1932
1921
1900
Marca
e testate
Element
X
X
X
X
X
Nume i prenume
X
X
X
X
X
nateriiData i locul
X
X
X
X
X
Stare civil
X
X
X
X
X

X
X
X
X
X
Situaia militar
X
X
X
X
X
profesional
Pregtire
X
X
X
X
FIAP
Cazier judiciar
X
X
X
X
X
administrativ
Cazier
X
X
X
X
X
clasa, gradaia
Funcia categoria,
X
X
X
X
X
carnetul de munc
Copii de pe
X
X
X
X
X
poliie politic
Declaraii de
X
X
X
X
X
avere
Declaraii de
X
X
X
X
X
3 ani Cerericoncediu
odihn pe ultimii
X
X
X
X
X
identitate
Copii carte de
X
X
X
X
X
Deizia de numire
X
X
X
X
X
Fia postului

PROBLEMA
Neconstituirea dosarului profesional n termen de 10 zile de la angajarea personalului, respectiv
intrarea n corpul funcionarilor publici.
CONSTATRI
Existena unor dosare profesionale incomplete care nu conin toate actele administrative
i documentele de evideniere a carierei funcionarului public, conform art. 4 din H.G. nr. 432/2004
privind constituirea dosarului profesional al funcionarilor publici.
n urma verificrii eantionului stabilit pe baza Testului nr. 11 i analiza informaiilor prezentate
n Lista de control privind modul de eviden al dosarelor profesionale, s-a constatat lipsa, la unele
dosare profesionale, a urmtoarelor documente:
- Cazierul judiciar pentru dosarele 61, 151, 211, 261, 321 i 431 din eantion;
- Copii de pe carnetele de munc pentru dosarele 11, 141, 291 i 321 din eantion;
- Declaraii de avere pentru dosarele 121, 151 i 241 din eantion.
CAUZE
- Inexistena procedurilor scrise privind constituirea dosarului profesional al funcionarului
public.
CONSECINE
- n situaia unor solicitri, nu pot fi obinute informaii complete cu privire la cariera
profesional a funcionarilor publici (stabilirea corect i prompt a salariului, a vechimii n munc i
n funcie, debite de recuperat .a.), dei aceste date cu caracter personal sunt necesare, de regul, n
regim de urgen.
RECOMANDRI
- Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern pn la zi, pentru
completarea actelor administrative i documentelor care evideniaz cariera profesional a
funcionarilor publici;
- Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanul procedural;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale.

Nr.
crt.
Obiecte
Gestionarea carnetelor de munc
1. auditabile 30-31
(Obiecte auditabile 49-52 - LC)
(TD)
1.1. Examinarea procedurii privind gestionarea carnetelor de
munc:
activitilor privind gestionarea carnetelor de munc:
a) aprobarea procedurii de ctre persoanele - -
competente;
b) verificarea existenei listei activitilor pentru - -
c) precizarea modalitii de gestionare a carnetelor de - -
munc;
d) precizarea elementelor de identificare, familiale, de
studii, profesionale i salariale obligatorii, cuprinse - -
n carnetele de munc;
e) precizarea persoanelor care au drept de acces pentru - -
consultarea carnetelor de munc;
f) precizarea elementelor ce asigur securitatea - -
carnetelor de munc;
g) oferirea unor exemple n acest sens. - -
1.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie
- -
ale procesului;
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind gestionarea
- -
carnetelor de munc;
- -
prelucrare .a.
- -
cu responsabiliti n gestionarea carnetelor de munc
acestora:
1.5. Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la - -
Nr.
crt.
carnetele de munc
1.6. Analiza sistemului de securitate al carnetelor de munc - -
1.7. Verificarea existenei procedurilor scrise pentru
X Interviu
completarea carnetului de munc
1.8. Verificarea completrii cu datele de identificare
X TEST nr. 12
extraprofesionale:
a) nume i prenume; X Liste de control
b) situaia militar; X privind evidena
c) starea civil; X carnetelor de
d) documente care atest studiile X munc
1.9. Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor
X TEST nr. 12
salariale n carnetele de munc:
a) salariul de baz nscris n Decizia de numire este X
corespunztor categoriei, clasei i gradului funciei;
b) sporul de vechime; X Liste de control
c) indemnizaia de conducere; X privind evidena
d) sporul pentru titlul tiinific de doctor; X carnetelor de
e) sporul pentru complexitatea n munc; X munc
f) sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte; X
g) salariul de merit X
1.10. Punerea de acord a datelor nscrise din carnetele de
- -
munc cu cele din dosarele profesionale
1.11. Verificarea certificrii carnetelor de munc X TEST nr. 12
1.12. Verificarea actualizrii sistematice a carnetelor de munc - Interviu
(schimbarea numelui, schimbarea ncadrrii) X - Nota de relaii
- FIAP nr. 12
1.13. Analiza modalitii de arhivare a carnetelor de munc - -
Data: 01.04.2005
Auditor,
Cderea Georgeta
TEST NR. 12

Obiectul testului
Gestionarea carnetelor de munc
Obiectivul testului
Modul de completare al carnetelor de munc
Descrierea testului
Eantionul pentru verificarea modului de completare al carnetelor de munc a fost de 10% din
populaia total, conform foii de lucru anexate, respectiv 47 de carnete de munc.
Testarea a urmrit completitudinea i corectitudinea datelor nscrise n carnetele de munc pe
baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 12, poz. 1. 9., 1.10 i 1.12., astfel:
Verificarea completrii cu datele de identificare extraprofesionale:
- nume i prenume;
- situaia militar;
- starea civil;
- studii;
Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor salariale n carnetele de munc:
- salariul de baz nscris n Decizia de numire;
- sporul de vechime;
- indemnizaia de conducere;
- sporul pentru titlul tiinific de doctor;
- sporul pentru complexitatea n munc;
- sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;
- salariul de merit;
Verificarea certificrii carnetelor de munc
Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control privind evidena carnetelor de munc,
prezentat n anex.
Constatri
n urma verificrii eantionului i pe baza Listei de control privind evidena carnetelor de munc
s-a constatat nenregistrarea unor date obligatorii i/sau neactualizarea, n totalitate, a carnetelor de
munc, i anume:
- starea civil la 7 carnete de munc i anume: 41, 131, 171, 211, 271, 341, 371;
- sporul de vechime la 8 carnete de munc, i anume: 51, 91, 161, 201, 271, 351, 391, 431.
Analiza a stabilit existena unor carnete de munc incomplete nc de la angajarea
salariailor i, de asemenea, a constatat lipsa de preocupare pentru completarea acestora.
Concluzii

FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. 7: GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC
Pentru constituirea eantionului de 10% n vederea testrii modului de completare a

carnetelor de munc din cadrul entitii se procedeaz astfel:
populaia total: 465 carnete de munc;

eantionul va fi de 10% din populaia total, respectiv 47 de carnete de munc;
pasul de selecie va fi de 10 (465:47=10);
eantionul va cuprinde urmtoarele elemente selectate din populaie:
1, 11, 21, ., 451, 461.
eantionul constituit va fi verificat integral;
n urma verificrii efectuate se va ntocmi un test.
Auditor, n prezena,
LISTA DE CONTROL
privind evidena carnetelor de munc
Elementele Verificarea datelor de

Verificarea corectitudinii nscrierii elementelor salariale
testate identificare
Verificarea
certificrii
Sporul Indemnizaia
Sporul pt.
Sporul pt. Sporul pt.
carnetelor
Nume i Situaia Starea Salariul titlul Salariul de de munc
Studii de de complexitate orele de
prenume militar civil de baz tiinific merit
- vechime conducere n munc noapte
Eantion de doctor
Marca
01-0844 X X X X X X X X X X X X
11-1078 X X X X X X X X X X X X
21-1112 X X X X X X X X X X X X
31-1134 X X X X X X X X X X X X
41-1256 X X FIAP X X X X X X X X
51-1273 X X X X X FIAP X X X X X X
61-1288 X X X X X X X X X X X X
71-1302 X X X X X X X X X X X X
81-1318 X X X X X X X X X X X X
101-1345 X X X X X X X X X X X X
111-1364 X X X X X X X X X X X X
121-1380 X X X X X X X X X X X X
131-1420 X X FIAP X X X X X X X X X
141-1437 X X X X X X X X X X X X
151-1456 X X X X X X X X X X X X
181-1512 X X X X X X X X X X X X
191-1530 X X X X X X X X X X X X
221-1598 X X X X X X X X X X X X
231-1611 X X X X X X X X X X X X
Elementele Verificarea datelor de
Verificarea corectitudinii nscrierii elementelor salariale
testate identificare
Verificarea
certificrii
Sporul Indemnizaia
Sporul pt.
Sporul pt. Sporul pt.
carnetelor
Nume i Situaia Starea Salariul titlul Salariul de de munc
Studii de de complexitate orele de
prenume militar civil de baz tiinific merit
- vechime conducere n munc noapte
Eantion de doctor
Marca
241-1627 X X X X X X X X X X X X
251-1646 X X X X X X X X X X X X
261-1660 X X X X X X X X X X X X
271-1679 X X FIAP X X FIAP X X X X X X
281-1692 X X X X X X X X X X X X
291-1703 X X X X X X X X X X X X
301-1716 X X X X X X X X X X X X
311-1730 X X X X X X X X X X X X
321-1747 X X X X X X X X X X X X
331-1761 X X X X X X X X X X X X
361-1806 X X X X X X X X X X X X
381-1840 X X X X X X X X X X X X
401-1871 X X X X X X X X X X X X
411-1886 X X X X X X X X X X X X
421-1900 X X X X X X X X X X X X
441-1921 X X X X X X X X X X X X
451-1932 X X X X X X X X X X X X
461-1943 X X X X X X X X X X X X
INTERVIU
privind verificarea existenei procedurilor scrise (1.7.)
i actualizarea carnetelor de munc (1.12.)
adresat
salariailor care opereaz n carnetele de munc

Nr.
NTREBRI DA NU OBSERVAII
crt.
Ai semnat o fi a postului?
1. X
2.
Activitile pe care le desfurai sunt menionate n fia X
postului?
3. Exist proceduri pentru completarea carnetului
X
de munc?
4. Dac da, v rugm s ni le prezentai. X
Lista de
5. Activitatea de actualizare a carnetelor de munc
X verificare nr.
intr n atribuiile dvs.?
12, poz. 1.7. i
6. Activitatea de actualizare este trecut n fia
X 1.12.
postului dvs.?
7. V rugm s ne prezentai o copie de pe fia
X
postului.
8. Ai efectuat lunar actualizarea carnetelor de
X
munc?
9. Cnd ai efectuat ultimele actualizri? Februarie
X
2005
10. V rugm s ne motivai aceasta n scris? X Nota de relaii
Auditori, Intervievat,
NOT DE RELAII
privind respectarea cadrului normativ referitor la gestionarea carnetelor de munc
adresat
doamnei Iliescu Veronica
ntrebarea nr. 1: Activitatea de gestiune a carnetelor de munc este n atribuia dvs.?
Rspuns nr. 1: n cadrul Direciei de Resurse Umane este prevzut un singur post de referent
care s desfoare activitatea de completare n carnetele de munc, dar acest post este momentan
vacant, iar aceast activitate mi-a fost atribuit recent, dar nu mi-a fost nscris i n fia postului.
ntrebarea nr. 2: La nivelul Direciei de Resurse Umane exist proceduri specifice,

scrise i formalizate, privind gestiunea carnetelor de munc?
Rspuns nr. 2: Nu, dar exist o fi a postului pentru persoana care ar trebui s
ndeplineasc aceast activitate, care conine principalele elemente care trebuie respectate pentru
realizarea acestei activiti.
ntrebarea nr. 3: Precizai motivele pentru care actualizarea carnetelor de munc nu

s-a mai efectuat din luna februarie 2005?
Rspuns nr. 3: n luna februarie am fost n concediu medical, iar n timpul perioadei ct am
absentat nu a fost desemnat o alt persoan care s ndeplineasc aceast activitate. Dup revenirea
din concediul medical s-a considerat de ctre eful serviciului c sunt alte prioriti, respectiv cele
aferente atribuiilor nscrise n fia postului meu, urmnd a opera modificrile n carnetele de munc,
ulterior finalizrii acestora.
ntrebarea nr. 4: Care considerai c a fost principala cauz care a generat aspectele
negative relevate mai sus?
Rspuns nr. 4: Numrul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat
repartizarea unui numr mai mare de sarcini salariailor existeni, astfel nct o parte din activitile
direciei, cum este i cazul arhivrii, au fost realizate de acetia cu superficialitate, considernd-o ca o
activitate auxiliar i care nu le aparine.
ntrebarea nr. 5: Mai avei ceva de adugat?
Rspuns nr. 5: Nu.
Auditor, Referent,
Baciu Otilia-Mariana Iliescu Veronica
Nota:
Pentru constatarea de la ntrebarea 3 se va elabora FIAP.

PROBLEMA
Neactualizarea carnetelor de munc.
CONSTATAREA
Din testul i interviul efectuate a rezultat faptul c carnetele de munc nu sunt actualizate, n
special, la rubricile privind starea civil i sporul de vechime.
CAUZE
- Personalul angajat n cadrul entitii prin transfer de la alte instituii a prezentat carnete de
munc cu informaii incomplete, nesolicitndu-se aducerea imediat a actelor necesare;
- Efectuarea completrii carnetelor de munc de ctre persoane care nu au atribuii i competene
stabilite prin fia postului;
- Inexistena procedurilor scrise privind completarea carnetului de munc.
CONSECINE
- Lipsa unei surse de informaii complete privind datele de identificare, elementele salariale i
profesionale ale funcionarilor publici din cadrul entitii.
RECOMANDRI
- Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de munc i a atribuiilor prin
fiele de post;
- Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizrii
carnetelor de munc i informarea cu rezultatele acesteia a efului compartimentului de audit
intern;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea carnetelor de munc n care s
fie nglobate activitile de control i persoanele responsabile;
- Realizarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n gestionarea
carnetelor de munc;
- Testarea periodic a personalului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor testri.

Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE
Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

crt.
1. Evaluarea sistemului informatic Obiecte

(Obiecte auditabile 53-59 - LC) auditabile 32-
37 (TD)
1.1. Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic: X Interviu

1.1.1. Analiza instruciunilor de utilizare a sistemului
informatic n activitatea de gestiunea a resurselor umane: X
a) existena manualului de instruciuni;
X
b) completitudinea manualului de instruciuni;
X
c) aprobarea manualului de instruciuni de ctre persoanele
competente; X
d) modalitatea de actualizare a instruciunilor de utilizare a
X FIAP nr. 13
sistemului informatic;
e) oferirea unor exemple n acest sens.
X
1.1.2. Cuprinderea unor operaii de control n punctele cheie ale
sistemului informatic - -
1.1.3. Realizarea rapoartelor i documentelor utile sistemului de
gestiune a resurselor umane - -
1.1.4. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de
operare i consultare n sistemul informatic - -
1.1.5. Perfecionarea continu a personalului cu atribuii n
domeniu - -
1.1.6. Informarea sistematic a personalului cu atribuii n domeniu
asupra modificrilor sistemului informatic de gestiune a - -
resurselor umane
1.1.7. Gradul de prelucrare a informaiilor
- -
1.1.8. Modalitatea stocrii informaiilor
- -
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
1.2. - -
Examinarea cunoaterii instruciunilor prevzute n manual
1.3. de ctre persoanele cu responsabiliti n utilizarea sistemului - -
informatic de gestiune a resurselor umane
Examinarea adaptrii sistemului informatic la necesitile Interviu
1.4. utilizatorilor privind: X
Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA
RESURSELOR UMANE

crt.
a) exist un numr suficient de manuale?
X FIAP nr. 13
b)consider instruciunile ca fiind corespunztoare?
X
c) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
X
d)exist propuneri de perfecionare a instruciunii?
X
e) permite preluarea i prelucrarea automat a datelor
introduse? X
1.5. Analiza programului de pregtire profesional pentru personalul de

- -
specialitate
1.6. Sistemul informatic utilizat permite mai multe nivele de
acces funcie de nivelul de control exercitat asupra datelor? - -

crt.
1.7. Verificarea n cadrul sistemului informatic a: X Test nr. 13
- existenei unui subsistem de control asupra corectitudinii
X
datelor introduse;
- existenei unui responsabil pentru administrarea
X
subsistemului de control.
1.8. Analiza gradului de adaptare a sistemului informatic la
necesitile utilizatorilor privind stocarea datelor pe suporturi - -
amovibile (dischete, compact discuri, DVD-uri .a.)
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Cderea Georgeta
TEST NR. 13

Obiectul testului:
Evaluarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.
Analiza funcionalitii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane i a subsistemului
de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte.
Descrierea testului
Auditorii au testat funcionalitatea sistemului informatic prin nregistrarea n aplicaia de
gestiune a resurselor umane a unor date nereale pentru un eantion constituit din trei salariai.
Testul s-a efectuat astfel:
- pentru doi salariai s-au introdus date eronate privind marca i numele i prenumele
salariatului;
- pentru al treilea salariat s-au introdus date reale, fr a le anula pe cele existente n sistem,
practic dublndu-se nregistrarea anterioar cu datele salariatului.
Scopul testrii a fost acela de a vedea modul cum reacioneaz sistemul la numere de marc
eronate sau duble.
Rezultatele obinute trebuie s demonstreze existena unui sistem de control privind
corectitudinea datelor operate prin generarea unor rapoarte de control.
Testarea a avut la baz elementele stabilite prin Lista de verificare nr. 13, poz. 1.7.
Constatri
Din analiza nregistrrilor cu date nereale n sistemul informatic s-a constatat c acesta nu are
prevzut un subsistem de control asupra corectitudinii datelor operate, fapt demonstrat de lipsa de
reacie a acestuia la introducerea datelor.
Concluzii
Pentru constatrile de mai sus s-a elaborat FIAP-ul nr. 13.

INTERVIU
privind existena unui numr suficient de manuale de instruciuni, actualizarea acestora (1.1)
i gradul de adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor (1.4.)
adresat
salariailor cu operarea i controlul operaiilor de gestiune din cadrul DRU

Nr.
crt.
1. Lista de
Exist un manual de instruciuni de utilizare a sistemului informatic? X verificare nr.
13 poz. 1.1.
2.
Manualul de utilizare este aprobat de conducere? X
3. Manualul de
Dac da, v rugm s ni-l prezentai. X
utilizare
4. Activitatea ntreprins n cadrul Direciei dumneavoastr se
X
desfoar pe baza instruciunilor din manual?
5. Examinarea adaptrii sistemului informatic la necesitile Lista de
utilizatorilor verificare nr.
X
13, poz. 1.4.
Parial
6. Aplicaia pe care o utilizai permite preluarea i prelucrarea
X Parial
automat a datelor introduse?
7.
Exist manual pentru fiecare utilizator? X FIAP
8.
Manualul de instruciuni este actualizat periodic? X FIAP
9.
Cnd a fost actualizat manualul ultima dat? X sept. 2001
10. Avei propuneri de perfecionare a instruciunilor? X
11. Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? X
NOT:
n baza acestui interviu se va elabora FIAP.


PROBLEMA
Neadaptarea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor
CONSTATAREA
- Existena unui numr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic i acestea nu sunt
actualizate;
- Sistemul informatic nu conine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii
tranzaciilor corecte i autorizate i generarea de situaii de control ale acestora asupra
corectitudinii datelor operate.
CAUZE
- Administratorul sistemului informatic nu a furnizat tuturor utilizatorilor manualul care s
prevad instruciunile de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, rspndire i utilizare
a datelor, prevzute de buna practic n domeniu;
- Lipsa pregtirii de specialitate a persoanelor care utilizeaz sistemul informatic.
CONSECINE
- Posibilitatea utilizrii necorespunztoare a aplicaiei informatice datorit manualelor
insuficiente i neactualizate;
- Posibilitatea nregistrrii n baza de date a unor informaii nereale privitoare la salariai
(ncadrare, cuantum, deduceri etc.).
RECOMANDRI
- Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instruciuni;
- Actualizarea manualului de instruciuni de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie,
rspndire i utilizare a datelor;
- Asigurarea unui numr corespunztor de manuale pentru toi utilizatorii;
- Stabilirea n responsabilitatea administratorului de sistem a inserrii unui subsistem de control
pentru asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor corecte i autorizate;
- Asigurarea unui sistem de pregtire i evaluare sistematic a personalului responsabil n
utilizarea sistemului informatic.


Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr.
ACTIVITATE AUDITABIL DA NU OBS.
crt.
Sigurana n exploatare a sistemului informatic Obiecte

1. auditabile
(Obiecte auditabile 60-61 - LC) 38-39 (TD)
1.1.
Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic:
1.1.1. Analiza instruciunilor privind utilizarea echipamentelor i
instalaiilor pentru realizarea exploatrii n siguran a sistemului X Interviu
informatic:
f) precizarea instruciunilor privind utilizarea echipamentelor i
X
instalaiilor auxiliare sistemului informatic;
g) completitudinea instruciunilor; X
h) aprobarea instruciunilor de ctre persoanele competente; X
i) precizarea modalitii de actualizare a instruciunilor de utilizare a
X
echipamentelor i instalaiilor;
j) oferirea unor exemple n acest sens. X
1.1.9. Cuprinderea unui program de ntreinere ale echipamentelor i
- -
instalaiilor auxiliare;
1.1.10. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care realizeaz service-ul
- -
echipamentelor i instalaiilor auxiliare
1.1.11. Perfecionarea continu a personalului cu atribuii n asigurarea
- -
service-ului echipamentelor i instalaiilor auxiliare
1.1.12. Informarea sistematic a personalului cu atribuii n operarea n
sistemul informatic asupra utilizrii echipamentelor i instalaiilor - -
auxiliare
1.2. Coroborarea atribuiilor din fia postului cu competenele pe care
trebuie s le dein personalul care realizeaz utilizarea n siguran a - -
responsabiliti n realizarea siguranei n exploatare a sistemului informatic - -
1.4. Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:
Nr.
crt.
1.5.
Analizarea programelor de pregtire profesional continu a personalului de - -
specialitate
1.6.
Observarea fizic a dotrii sistemului cu echipamente periferice care s le Test nr. 14
X
asigure stabilitatea n funcionare: Interviu
- back UPS; X
- stabilizatoare de tensiune .a. X
1.7.
Verificarea dotrii sistemul cu aplicaii informatice pentru asigurarea - -
stabilitii n funcionare
1.8.
Chestionarea utilizatorilor privind instruirea permanent n privina noilor
modificri introduse n sistem i asupra extinderii posibilitilor - -
de utilizare a sistemului?
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
TEST NR. 14

Obiectul testului
Sigurana n exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.
Analiza utilizrii corespunztoare a echipamentelor auxiliare pentru funcionarea sistemului
informatic.
Descrierea testului
Testarea s-a realizat prin observarea direct a existenei pe teren, la cele 5 calculatoare din
cadrul Direciei Resurse Umane, a echipamentelor auxiliare (back UPS, stabilizatoare de tensiune
.a) pe baza Listei de verificare nr. 14, poz. 1.6.
De asemenea, testarea s-a realizat i printr-un interviu adresat salariailor Direciei Resurse
Umane, prezentat n anex.
Constatri
Din testare a rezultat o dotare corespunztoare cu echipamente auxiliare destinate funcionrii
optime a sistemului informatic.
Concluzii
n baza acestui test nu s-a ntocmit FIAP.

Bilauca Nelia Roxana Ionescu Mircea
ENTITATEA PUBLIC
INTERVIU
privind examinarea manualului de utilizare (1.1.1.) i a gradului de dotare cu echipamente
auxiliare a calculatoarelor din cadrul Direciei Resurse Umane
adresat salariailor care utilizeaz sistemul informatic

Nr.
crt.
1. Lista de
Exist un manual de utilizare a sistemului informatic? X verificare nr.
14, poz. 1.1.1.
2. Activitatea ntreprins n cadrul Direciei dumneavoastr se
X
desfoar pe baza instruciunilor din manual?
3. Atribuirea responsabilitilor i delegarea competenelor sunt
X
declarate prin fia postului?
4. Instruciunile/procedurile de utilizare a sistemului informatic
X
sunt aprobate?
5. Instruciunile/procedurile sunt actualizate sistematic? X
6. Considerai instruciunile ca fiind suficiente? X
7. Dotarea cu echipament informatic (PC, periferice, echipamente Lista de
auxiliare, suporturi amovibile, consumabile) este corespunztoare? X verificare nr.
14, poz. 1.4.
8. Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? X
NOT:
n baza acestui interviu nu s-a elaborat FIAP.
Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU
Nr.
crt.
1. Obiecte
Securitatea sistemului informatic auditabile 40-
(Obiecte auditabile 62-65 - LC) 43 (TD)
1.1. Examinarea manualului de proceduri privind asigurarea
securitii sistemului informatic aferent activitii de gestiune a
resurselor umane:
1.1.1. Verificarea sistemului i a procedurilor pentru asigurarea TEST nr. 15
X
securitii bazelor de date: Interviu
a) atribuirea responsabilitilor persoanelor care asigur X
securitatea sistemului informatic
b) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; - -
c) realizarea sistemului de securitate a bazelor de date care
previne accesarea i modificarea acestora de ctre X -
persoane neautorizate prin parole;
d) realizarea calendarului de modificare a parolelor de
- X
acces;
e) existena unui responsabil pentru modificarea parolelor; X
f) actualizarea programelor care asigur securitatea
- -
sistemului informatic;
g) precizarea modalitii de actualizare a instruciunilor
privind realizarea securitii sistemului informatic de - -
gestiune a resurselor umane;
h) oferirea unor exemple n acest sens; - -
i) conine componenta de actualizare a procedurii. - -
1.1.2. Introducerea unor programe suplimentare de securitate n
- -
punctele cheie ale sistemului informatic
1.1.3. Modalitatea de perfecionare continu a personalului cu
- -
atribuii n domeniu
1.1.4. Informarea nominal a utilizatorilor asupra modificrilor
aduse sistemului informatic de ctre personalul cu atribuii X Interviu
n domeniul realizrii securitii sistemului informatic
1.2. Analiza sistemului de parole de acces n sistemul
X Test nr. 15
informatic
- exist un sistem de parole de acces? X
Nr.
crt.
- exist un responsabil cu verificarea periodic a schimbrii
X
sistematice a parolelor de acces?
responsabiliti n asigurarea securitii sistemului informatic de - -
- -
acestora:
1.5.
Analiza listelor de control privind prevenirea i detectarea - -
accesrilor i modificrilor neautorizate
1.6.
Observarea fizic a sistemului de prevenire i detectare a
accesrilor i modificrilor sau transmiterilor
neautorizate ale bazelor de date asigurat prin sistem de Interviu
parole, programe antivirus, antispyware, firewall .a. X
prin programe de audit informatic pentru nregistrarea
intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor autorizai
sau neautorizai
1.7.
Examinarea programelor antivirus, antispyware i firewall X Interviu
1.8.
Verificarea actualizrii sistematice a programelor antivirus, - -
antispyware i firewall
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Cderea Georgeta
TEST NR. 15

Obiectul testului
Evaluarea securitii sistemului informatic
Verificarea sistemului de prevenire i detectare a accesrilor i modificrilor sau transmiterilor
neautorizate ale bazelor de date
Descrierea testului
Eantionul s-a realizat asupra administratorului i utilizatorilor sistemului informatic din cadrul
Direciei Resurse Umane, care au n dotare 5 calculatoare.
Testarea privind securitatea sistemului informatic a avut la baz elementele stabilite n Lista de
verificare nr. 15, poz. 1.1.1.c, d i e, respectiv:
existena unui sistem de parole care s fie modificate periodic;
realizarea calendarului privind parolele de acces;
existena unei persoane responsabile cu verificarea periodic a sistemului de parole de acces;
Testul s-a materializat prin verificarea pe teren a existenei sistemului de parole de acces i
a responsabilului cu verificarea schimbrii periodice a acestora de ctre utilizatori.
Constatri
Din verificarea sistemului de parole existent, pentru cele 5 calculatoare utilizate, prin observarea
direct pe teren, s-a constatat:
- inexistena unui sistem de parole de acces;
- nedesemnarea unui responsabil cu verificarea schimbrii sistemului de parole de acces;
- inexistena unui sistem de informare i pregtire sistematic al utilizatorilor.
Concluzii
n baza acestui test s-a ntocmit FIAP-ul nr. 15.
Serviciul Audit Public Intern la
INTERVIU
privind securitatea sistemului informatic
adresat
salariailor din cadrul DRU

Nr.
crt.
1. Lista de
verificare nr.
Exist un responsabil cu securitatea sistemului informatic? X
15 poz. 1.1.1.
a.
2. Lista de
Avei o procedur pentru sistemul de securitate aprobat de verificare nr.
X
conducere? 15 poz. 1.1.1.
b.
3. Lista de
Accesul n sistemul de gestiune a resurselor umane se face printr-o verificare nr.
X
parol de acces? 15 poz. 1.1.1.
c.
4.
Schimbai periodic parola? X FIAP
5.
Parola este cunoscut doar de dvs.? X
6.
Exist o persoan responsabil cu verificarea schimbrii parolelor de X FIAP
acces?
7. Lista de
Acest responsabil are ca atribuii informarea nominal a utilizatorilor X verificare nr.
asupra modificrilor aduse sistemului informatic? 15 poz. 1.1.4.
8. X Lista de
Calculatorul dvs. este prevzut cu programe antivirus, antispyware, verificare nr.
firewall .a.? 15 poz. 1.7. i
1.8.
9.
Programele antivirus, antispyware, firewall sunt actualizate X
sistematic?
10.
Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? X
NOT:
n baza acestui interviu se va elabora FIAP.


PROBLEMA
Neasigurarea securitii sistemului informatic
CONSTATAREA
- Inexistena unui sistem de stabilire de ctre fiecare utilizator a parolelor i a unui responsabil cu
verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces.
- Analiza interviului a scos n eviden, de asemenea, faptul c nu exist un sistem de securitate a
sistemului informatic i un responsabil al administrrii acestui sistem.
CAUZE
- Entitatea nu aplic procedura care prevede schimbarea sistematic a parolelor, precum i
verificarea acestora de ctre o persoan responsabil;
- Lipsa pregtirii de specialitate n acest domeniu a persoanelor care utilizeaz programul
informatic de gestiune a resurselor umane.
CONSECINE
- Posibilitatea utilizrii datelor i informaiilor din sistem n mod neadecvat de ctre persoane
neautorizate;
- Vulnerabilitatea ridicat a sistemului n faa unor intrri nedorite sau unor atacuri
informaionale.
RECOMANDRI
- Schimbarea sistematic a parolelor de acces de ctre utilizatorii sistemului informatic;
- Desemnarea unei persoane cu atribuii i competene n verificarea schimbrii periodice a
parolelor de acces;
- Stabilirea atribuiilor cu verificarea schimbrii parolelor n lipsa persoanei desemnate;
- Pregtirea specialitilor n asigurarea securitii sistemului informatic i informarea sistematic
a utilizatorilor.

OBIECTIVUL IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Nr.
crt.
Arhivarea documentelor Obiecte auditabile
1.
(Obiecte auditabile 66-69 - LC) 44-46 (TD)
1.1. Examinarea procedurii privind organizarea activitii de
arhivare a documentelor rezultate din activitatea de gestiune a
resurselor umane:
activitii de arhivare:
b) verificarea existenei listei activitilor pentru - -
c) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -
d) precizarea modalitilor de completare a modelelor; - -
e) stabilirea termenelor de predare a documentelor la - -
arhiv;
f) exemple n acest sens; - -
g) cuprinde modalitatea de predare-primire a - -
documentelor la arhiv;
h) conine componenta de actualizare a procedurii. - -
- -
ale procesului;
1.1.3. Respectarea principiul dublei semnturi; - -
1.1.4. Stabilirea locaiei i ale condiiilor pe care trebuie s le
- -
ndeplineasc aceasta;
1.1.5. Stabilirea responsabilitilor privind arhivarea
documentelor, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i - -
ale termenelor aferente fazelor;
- -
formulare i informaiile activitilor, algoritmi de
prelucrare .a.
1.2. Compararea atribuiilor din procedur cu cele cuprinse n
- -
fiele posturilor
- -
cu responsabiliti n activitatea de arhivare a documentelor
acestora:
1.5. Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la
activitatea de arhivare, modelele de formulare (documente, X Interviu
coninutul acestora, termenele de realizare .a.)
a) verificarea numerotrii, nuruirii i semnrii X FIAP nr. 16
Nr.
crt.
procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a
existenei opisului
b) verificarea existenei la dosarele arhivate a X
documentelor trecute n opis
Data: 01.04.2005
Auditor intern,
Bilauca Nelia - Roxana
INTERVIU
privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor
adresat domnei Dana Srbu, director al Direciei de Resurse Umane
ntrebarea nr. 1: Activitatea de pregtire a dosarelor rezultate din activitatea de gestiune a

resurselor umane, n vederea predrii la arhiva instituiei, este repartizat prin fia postului unei
persoane din cadrul Direciei de Resurse Umane?
Rspuns nr. 1: n cadrul Direciei de Resurse Umane este prevzut un post de referent care s
desfoare i activitatea de arhivare, dar acest post este vacant. De altfel, din totalul posturilor
prevzute prin organigrama instituiei la nivelul acestei direcii numai 70% sunt, n prezent, ocupate.
ntrebarea nr. 2: La nivelul Direciei de Resurse Umane exist proceduri specifice,

scrise i formalizate, privind arhivarea documentelor?
Rspuns nr. 2: Nu, dar n urma discuiilor purtate cu echipa de auditori a fost elaborat
Decizia nr. 72/2005 prin care a fost desemnat o persoan responsabil cu asigurarea pregtirii
dosarelor din cadrul DRU n vederea arhivrii. Aceast persoan a primit i sarcina elaborrii
procedurilor specifice n vederea arhivrii documentelor, pn la sfritul anului.
ntrebarea nr. 3: Avei cunotine privind normele de arhivare a documentelor?

Rspuns nr. 3: Da. Am cunotine generale, dar nu am efectuat cursuri de pregtire de specialitate.
ntrebarea nr. 4: Dosarele cu documentele pregtite spre arhivare au fost numerotate,

nuruite i opisate?
Rspuns nr. 4: Pn la data prezentei misiuni, predarea-primirea documentelor la arhiva s-a realizat
prin rotaie de ctre referenii din cadrul direciei, fr a se efectua, n totalitate, verificarea
coninutului acestora.
ntrebarea nr. 5: Care considerai c a fost principala cauz care a generat aspectele
negative relevate mai sus?
Rspuns nr. 5: Numrul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat repartizarea
unui numr mai mare de sarcini salariailor existeni, astfel nct o parte din activitile direciei, cum
este i cazul arhivrii, au fost realizate de acetia cu superficialitate, considernd-o ca o activitate
auxiliar i care nu le aparine.
ntrebarea nr. 6: Mai avei ceva de adugat?
Rspuns nr. 6: Nu.

Director Direcia Resurse Umane,
Dana Srbu
NOT: Pentru constatarea de la nr. 4 se va elabora FIAP.


PROBLEMA
Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Direciei Resurse Umane
CONSTATAREA
Predarea-primirea documentelor la arhiva instituiei se realizeaz fr verificarea

coninutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fr a fi numerotate, nuruite i opisate.
CAUZE
- Efectuarea parial a opisrii dosarelor, aceasta fiind considerat ca o operaiune neimportant;
- Lipsa de personal aferent activitii de gestiune a resurselor umane;
- Nedesemnarea unei persoane care s aib atribuii n acest sens;
- Inexistena procedurilor specifice de arhivare.
CONSECINE
- Dificultate n gsirea unor documente deja arhivate;
- Posibilitatea pierderii/dispariiei unor documente;
- Timp suplimentar acordat operaiunii de cutare care afecteaz activitatea curent;
RECOMANDRI
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor,
care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate;
- Desemnarea unui salariat din cadrul Direcia Resurselor Umane care va avea atribuii i
competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la arhiva instituiei.
ntocmit, Supervizare, Pentru conformitate,
Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU
Entitatea: Direcia Resurse Umane

Misiunea de audit intern: Gestiunea resurselor umane
Numele auditorului:
Data realizrii:
EXIST
CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV AUDITORI
DA NU
1. Nu a fost stabilit numrul - Planul de ocupare a funciilor publice X
funciilor publice care vor fi pe anul 2004;
rezervate absolvenilor - Note de fundamentare a planului de X
programelor de formare ocupare a funciilor publice pe anul 2004.
specializat n administraia
public, organizate de
Institutul Naional de
Administraie sau de
instituii similare din
strintate
2. Dosarele de concurs ale Copii documente ale candidailor
candidailor conin copii ale la: X
documentelor care nu sunt - Concursul pentru ocuparea postului de
legalizate sau care nu sunt X
consilier la DMRU
certificate pentru conformi-- Concursul pentru ocuparea postului de
tate de ctre secretariatul X
asistent la DBFC
comisiei de concurs - Concursul pentru ocuparea postului de
X
consilier sup. la DBFC
- Concursul pentru ocuparea postului de
X
consilier pr. la DADR
X
consilier superior la DAI
consilier principal la DAI
3. Funcionarea comisiei de - Procese verbale ale concursurilor X
concurs cu nu numr mai organizate n anul 2004.
mic de membri
4. ncadrarea eronat a - Procese verbale ale concursurilor X
salariailor pe alte funcii organizate n anul 2004;
dect cele pentru care au fost - Decizia de numire nr. 1234/2004.
declarai admii de ctre
comisia de concurs
5. Neexercitarea controlului - Stat salarii lunile august i septembrie X
asupra modului de elaborare 2004.
a deciziilor de numire de - Decizia de numire nr. 1234/2004. X
ctre persoana autorizat din
cadrul Serviciului financiar-
salarizare
6. Sanciunea de 5% aplicat - Decizie de sancionare nr. 2345/2004; X
EXIST
DA NU
pe 3 luni a fost reinut din - Copie de pe carnetul de munc a dl. X
drepturile salariale i operat Constantinesu Ion
n baza de date, dar nu a fost
nregistrat n carnetul de
munc
7. Inexistena unui sistem - Evidena orelor suplimentare pentru X
pentru organizarea modului lunile aprilie i decembrie 2004 ale DPA,
de eviden a orelor DGBCF, DRU i DGIE.;
suplimentare i de recuperare - Lista de control privind evidena X
a acestora de ctre salariaii salarizrii muncii peste programul
entitii normal de lucru la structurile din cadrul
entitii
8. Utilizarea a diferite - Foi colective de prezen lunile X
formulare de foi colective de februarie i august 2004 ale DPA, DA,
prezen, care nu conin DRU i DGIE.
elementele obligatorii
prevzute de lege
Inexistena unui sistem de
justificare a nerespectrii
planificrii concediilor de
odihn ale personalului la
Direcia Achiziii i Direcia
General de Integrare
European
9. Existena unor dosare - Lista de control privind modul de X
profesionale incomplete care eviden al dosarelor profesionale
nu conin toate actele
administrative i documen-
tele de evideniere a carierei
funcionarului public
10. Carnetele de munc nu - Lista de control privind evidena X
sunt actualizate, n special, la carnetelor de munc;
rubricile privind starea civil - Nota de relaii
i sporul de vechime
11. Existena unui - Liste ale operaiunilor efectuate pentru X
numr redus de manuale de verificarea aplicaiei;
utilizare a sistemului - Interviuri adresate utilizatorilor.
informatic i acestea nu sunt
actualizate.
Sistemul informatic
nu conine un subsistem de
control pentru asigurarea
prelucrrii tranzaciilor
corecte i autorizate i
generarea de situaii de
control ale acestora asupra
corectitudinii datelor operate.
12. Inexistena unui - Interviuri adresate managementului X
sistem de stabilire de ctre resurselor umane
EXIST
DA NU
fiecare utilizator a parolelor
i a unui responsabil cu
verificarea schimbrii
periodice a parolelor de
acces. X
Nu exist un sistem de
securitate a sistemului
informatic i un responsabil
al administrrii acestui
sistem.
13. Predarea - primirea - Interviu privind respectarea X
documentelor la arhiva cadrului normativ referitor la arhivarea
instituiei se realizeaz fr documentelor adresat domnului
verificarea coninutului Rdulescu Dumitru, director al Direciei
dosarelor ce vor fi arhivate, de Resurse Umane
respectiv fr a fi
numerotate, nuruite i
opisate.
Auditori,
PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL

IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR
Nr. Calendarul Responsabil cu
Recomandarea Plan de aciune implementarii implementarea
crt.
1 Elaborarea procedurilor de planificare - Constituirea prin decizia
managerului a unei comisii pentru
. privind ocuparea funciilor publice n elaborarea procedurilor de
planificare Director
colaborare cu Agenia Naional a 31.12.2005 DRU
Funcionarilor Publici - ntocmirea procedurilor specifice
de fundamentare a Planului de
ocupare a funciilor publice
2. Instruirea personalului care se ocup cu - Organizarea cursurilor

elaborarea i aprobarea Planului de de pregtire pentru
31.12 Director
ocupare a funciilor publice la nivelul personalul responsabil cu
.2005 DRU
ministerului i evaluarea sistematic a elaborarea Planului
acestuia
3. Stabilirea de atribuii i responsabiliti - Completarea atribuiilor
n elaborarea i aprobarea Planului de i responsabilitilor n 30.06 Director
ocupare a funciilor publice, prin fiele fiele de post .2005 DRU
posturilor
4. Elaborarea procedurilor de organizare i - Desemnarea persoanelor
desfurare a concursurilor privind responsabile cu elaborarea
ocuparea funciilor publice, care s procedurilor privind
prevad numirea unor membri supleani organizarea i susinerea 30.06 Director
pentru nlocuirea membrilor concursurilor .2005 DRU
indisponibili ai comisiilor de organizare
a concursurilor pentru ocuparea
funciilor publice
5. Instruirea membrilor comisiilor de - Pregtirea membrilor
concurs i ai comisiilor de contestaii, comisilor de concurs i ai
precum i a persoanelor care asigur comisiilor de contestaii
30.06 Director
munca de secretariat naintea organizrii pentru cunoaterea
.2005 DRU
acestora, consemnate printr-un proces aprofundat a procedurilor
verbal conform legii privind organizarea i
susinerea concursurilor
6. Reverificarea corectitudinii deciziilor de - Constituirea unei
numire emise n anul 2003 i informarea comisii cu atribuii n
Serviciului Audit Public Intern asupra verificarea deciziilor de
rezultatelor verificrii numire emise n anul 30.09 Director
2003; .2005 DRU
- Comunicarea rezultate-
lor verificrii comparti-
mentului de audit intern
7. Pregtirea profesional a personalului - Organizarea unor
implicat n activitatea de organizare i cursuri de pregtire
gestionare a resurselor umane din cadrul profesional cu specialiti
31.12 Director
entitii i evaluarea sistematic a din domeniul resurselor
.2005 DRU
acestuia umane i/sau participarea
la cursurile de profil
organizate de INA
crt.
8. Implementarea unui nivel - Desemnarea prin decizie
suplimentar de control intern ierarhic a managerului a unei
pentru operaiile specifice activitilor persoane care s
30.06 Director
privind organizarea i gestiunea supervizeze respectarea
.2005 DRU
resurselor umane din cadrul entitii prevederilor legislative i
normative la emiterea
deciziilor de numire
9. Elaborarea procedurilor scrise - Desemnarea de ctre
i formalizate pentru sistemul de directorul DRU a persoa-
emitere al deciziilor de numire nelor cu atribuii n
Director
elaborarea i actualizarea 30.06.2005
DRU
procedurilor pentru
sistemul de emitere i
comunicare a deciziilor
10. Reverificarea modului de - Constituirea unei
stabilire a salariilor pentru salariaii comisii cu atribuii n
nou angajai n anul 2003 i verificarea modului de
informarea Serviciului Audit Public stabilire a salariilor pentru
Director
Intern asupra rezultatelor verificrii salariaii nou angajai n 30.09.2005
DRU
anul 2003;
- Comunicarea rezultate-
lor verificrii comparti-
mentului de audit intern.
11. Verificarea persoanelor care au fost - Constituirea unei
sancionate de conducere n comisii cu atribuii n
anul 2003 pentru a se depista verificarea modului de
dac exist nereguli n modul aplicare a sanciunilor n
de aplicare al sanciunilor anul 2003;
Director
- Includerea n atribuiile 30.09.2005
DRU
efului de serviciu RU a
obligativitii verificrii
completrii sanciunilor n
dosarele profesionale i n
carnetele de munc.
12. Efectuarea unei reverificri privind - Constituirea unei
sistemul de eviden a timpului comisii cu atribuii n
suplimentar peste programul verificarea sistemului de
normal de lucru i modul de eviden a timpului supli-
compensare al acestuia pentru mentar peste programul
Director
depistarea tuturor situaiilor de normal de lucru i modul 30.09.2005
DRU
nerespectare a cadrului de compensare al acestuia;
normativ i informarea efului - Transmiterea rezultate-
compartimentului de audit lor verificrii comparti-
intern asupra rezultatelor mentului de audit.
obinute
13. Elaborarea unei proceduri pentru - Desemnarea unei 30.06.2005 Director
gestionarea timpului efectuat comisii privind elaborarea DRU
peste programul normal de procedurilor pentru
lucru n vederea compensrii n gestionarea timpului
crt.
timp sau n bani i efectuat peste programul
implementarea n cadrul normal de lucru
acestuia a activitilor de
control i a responsabilitilor
adecvate
14. Implementarea unui nivel de - Desemnarea prin decizie

control suplimentar pentru a managerului a unei
evidenierea prezenei personalului i persoane care s
justificrii nerespectrii planificrii supervizeze respectarea Director
31.12.2005
concediilor de odihn prevederilor legislative i DRU
normative privind
evidena prezenei
personalului
15. Verificarea dosarelor - Constituirea unei
profesionale de la ultima misiune de comisii pentru verificarea
audit intern pn la zi, pentru dosarelor profesionale
completarea actelor administrative i necuprinse n analiza Director
30.09.2005
documentelor care evideniaz echipei de auditori DRU
cariera profesional a funcionarilor
publici
16. Implementarea unui nivel de control - Desemnarea prin
suplimentar pe lanul procedural
decizie a managerului a
unei persoane care s
supervizeze respectarea Director
30.06.2005
prevederilor legislative i DRU
normative privind
profesionale
17. Elaborarea procedurilor scrise - Desemnarea unei
i formalizate pentru gestionarea comisii privind elaborarea
Director
dosarelor profesionale procedurilor pentru 30.06.2005
DRU
profesionale
18. Stabilirea unor persoane - Desemnarea unei
responsabile cu gestionarea persoane i trecerea n
carnetelor de munc i a atribuiilor fia postului a atribuiilor
prin fiele de post privind gestionarea
carnetelor de munc, Director
30.06.2005
respectiv a unei alte DRU
persoane care s preia
aceste atribuii n situaia
absenei ndelungate a
primei persoane
19. Constituirea unei comisii prin decizia - Decizia conducerii 31.12.2005 Director
conducerii pentru reverificarea stadiului pentru constituirea unei DRU
actualizrii carnetelor de munc i comisii reverificarea
informarea cu rezultatele acesteia a stadiului actualizrii
efului compartimentului de audit intern carnetelor de munc i
crt.
informarea cu rezultatele
acesteia a efului
compartimentului de audit
intern
20. Elaborarea procedurilor scrise i - Desemnarea persoane-
formalizate pentru gestionarea carnetelor lor cu atribuii n
de munc n care s fie nglobate elaborarea i actualizarea
Director
activitile de control i persoanele procedurilor pentru 30.09.2005
DRU
responsabile gestionarea carnetelor de
munc
21. Realizarea unui sistem de pregtire - nscrierea n Planul de

profesional a personalului implicat n pregtire profesional pe
Director
gestionarea carnetelor de munc anul 2005 a participrii 31.12.2005
DRU
personalului la cursuri de
pregtire de profil
22. Testarea periodic a - ntocmirea unui plan de
personalului i influenarea evaluare sistematic a Director
evalurilor anuale cu rezultatele personalului 28.02.2006
DRU
acestor testri
23. Stabilirea unui responsabil cu - Desemnarea unei
actualizarea manualului de persoane i completarea Director
instruciuni prin fia postului a DRU
30.06.2005
atribuiilor privind ef serviciu
actualizarea manualului IT
de instruciuni
24. Actualizarea manualului de - Desemnarea unei
instruciuni de acces, achiziie, persoane responsabile cu
Director
stocare, prelucrare, transmisie, verificarea periodic a
DRU
rspndire i utilizare a datelor actualizrii instruciunilor 30.09.2005
ef serviciu
25. Asigurarea unui numr i a stabilirii numrului
IT
corespunztor de manuale pentru toi necesar de manuale de
utilizatorii instruciuni.
26. Stabilirea n responsabilitatea - Implementarea unui
Director
administratorului de sistem a inserrii modul de control
DRU
unui subsistem de control pentru suplimentar la sistemul 30.06.2005
ef serviciu
asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor informatic existent
IT
corecte i autorizate
27. Asigurarea unui sistem de pregtire i - Organizarea unor
Director
evaluare sistematic a personalului aplicaii practice cu
DRU
responsabil n utilizarea sistemului personalul responsabil i 31.12.2005
ef serviciu
informatic evaluarea cunotinelor
IT
obinute
28. Schimbarea sistematic a parolelor de - Urmrirea realizrii
Director
acces de ctre utilizatorii unui calendar de
DRU
sistemului informatic modificare a parolelor i 30.06.2005
ef serviciu
aplicarea practic a
IT
acestuia
29. Desemnarea unei persoane cu atribuii i - nscrierea n fia 30.06.2005 ef serviciu
crt.
competene n verificarea postului persoanei
schimbrii periodice a parolelor desemnate a atribuiilor IT
de acces
30. Stabilirea atribuiilor cu verificarea - Desemnarea unei
schimbrii parolelor n lipsa persoanei persoane care s preia
ef serviciu
desemnate automat atribuiile 30.06.2005
IT
responsabilului cu
schimbarea parolelor
31. Pregtirea specialitilor n asigurarea Pregtirea specialitilor n
securitii sistemului informatic asigurarea securitii
i informarea sistematic a sistemului informatic
utilizatorilor privind cele mai noi
ef serviciu
informaii n domeniu i 31.12.2005
IT
crearea posibilitii
accesului la manuale i
reviste de specialitate
32. Elaborarea procedurilor scrise i forma- - Desemnarea unei

lizate specifice activitii de persoane cu elaborarea i Director
arhivare a documentelor, care s actualizarea procedurilor DRU
30.06.2005
cuprind modul de constituire, specifice activitii de ef serviciu
de accesare, stocare i utilizare arhivare a documentelor administrativ
a dosarelor arhivate
33. Desemnarea unui salariat din cadrul - Elaborarea i nscrierea
Direcia Resurselor Umane care va avea atribuiilor n fia de post
Director
atribuii i competene n evidena, a persoanei responsabile 30.06.2005
DRU
constituirea i predarea dosarelor la
arhiva instituiei
Auditori, Director DRU,

Cderea Georgeta
Bilauca Nelia - Roxana
Procedura P11: edina de nchidere
ENTITATEA PUBLIC
Serviciul de Audit Intern
MINUTA EDINEI DE NCHIDERE
A. Meniuni generale:

Perioada auditat: 01.01.2004-31.12.2004
ntocmit: Baciu Otilia - Mariana Data:
Avizat: Ionescu Mircea Data:
Lista participanilor:
Direcia/ Nr.
Serviciul telefon
Baciu Otilia - Mariana Auditor ef SAPI
Bilauca Nelia Roxana Auditor SAPI
Direcia
Dana Srbu Director Resurse
Umane
Direcia
Voinescu Lucica Inspector Resurse
Umane
Direcia
Barbu Vasile Inspector Resurse
Umane
Direcia
Stroescu Tudora Inspector Resurse
Umane
B. Concluzii:
n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare
obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienele, au fost analizate cauzele care au
contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi
implementate pentru eliminarea deficienelor constatate.
Pentru constatrile/deficienele prezentate nu au fost formulate obiecii, fiind nsuite
n totalitate.
n final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandrilor i datele
de realizare ale acestora.
RAPORT DE AUDIT INTERN

- PROIECT -
STRUCTURA AUDITAT:
DIRECIA RESURSELOR UMANE
DIN CADRUL S.C. POLICOLOR S.A.
Misiunea de audit:
I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost format din:
Baciu Otilia Mariana - auditor coordonator al misiunii;
Cderea Georgeta auditor
Bilauca Nelia Roxana - auditor
din cadrul Serviciul Audit Public Intern al entitii publice
Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.45/15.03.2009
Baza legal a aciunii de auditare:

- Planul de audit intern pe anul 2005 aprobat de conducerea instituiei;
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;
- O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a
auditului public intern;
- Normele proprii de exercitare a auditului public intern n cadrul entitii publice
Durata aciunii de auditare: 01.04 - 15.05.2005
Perioada supus auditrii: 01.01 - 31.12.2004
Obiectivele misiunii de audit:

Organizarea recrutrii personalului cu principalele subobiective:
- Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de
ocupare a funciilor publice;
- organizarea concursurilor;
- susinerea concursurilor;
- deciziile de numire.
Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective:
- stabilirea elementelor de natur salarial;
- modificarea drepturilor salariale;
- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.
Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor;
Evoluia carierei personalului;
Pregtirea profesional continu a personalului
Gestionarea dosarelor profesionale;
Gestionarea carnetelor de munc;
Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cu
principalele subobiective:
- evaluarea sistemului informatic;
- sigurana n exploatare a sistemului informatic;
- securitatea bazelor de date.
Arhivarea documentelor.
Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.
Tehnici utilizate:
a) verificarea n vederea asigurrii validrii, realitii i acurateei nregistrrilor n carnetele de
munc i dosarele profesionale.
Tehnici de verificare utilizate:
- comparaia: pentru deciziile de numire i datele nscrise n carnetele de munc, n
dosarele profesionale i n bazele de date;
- examinarea: pentru detectarea erorilor n completarea carnetelor de munc,
dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.;
- garantarea: pentru verificarea realitii datelor din documentele ce au stat la baza
justificrii nregistrrilor;
- urmrirea: pentru a se constata dac toate operaiunile au fost real efectuate.
b) interviul pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor;

c) eantionarea pentru analiza modului de ntocmire al documentelor;
d) observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i
emitere a documentelor.
Instrumente de audit:
- chestionarele;
- liste de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie sa le ndeplineasc
fiecare obiectiv auditabil.
Documente i materiale examinate n cadrul Direciei de Resurse Umane: Verificarea la

faa locului a vizat urmtoarele documente ntocmite i completate pentru perioada 01.01.2004 -
31.12.2004:
- documente privind organizarea i susinerea concursurilor (Planul de ocupare a funciilor
publice pe anul 2004, statul de funcii, procese verbale de selectare a dosarelor candidailor,
procese verbale privind susinerea probelor de concurs .a.)
- decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;
- carnete de munc, dosare profesionale, fie de post, Regulamentul de Organizare i
Funcionare;
- foile colective de prezen;
- cererile de concedii de odihn, fr plat etc.;
- Registrul de eviden a salariailor;
- alte documente.
Materiale ntocmite pe timpul auditrii:

- foi de lucru privind descrierea activitilor auditate;
- liste de verificare pe obiective (LV);
- fie de identificare i analiz a problemelor constatate (FIAP);
- documente de lucru;
- Tabel puncte tari i puncte slabe, Tematica n detaliu ;
- programul de audit, programul interveniei la faa locului;
- Chestionarul de control intern (CCI);
- rapoarte preliminare de audit, minutele edinelor de deschidere, de nchidere etc.
Organizarea Direciei Resurse Umane. Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu

un numr de 16 salariai, dintre care un post de director i un ef de serviciu. Organizarea i
funcionarea direciei a fost n conformitate cu organigrama i Regulamentul de organizare i
funcionare.
Pentru toi salariaii sunt ntocmite fie ale posturilor prin care sunt stabilite relaiile ierarhice i
sarcinile de serviciu.
Activiti desfurate n cadrul Direciei Resurselor Umane:
- ntocmirea statelor de funcii pe care le supune spre avizare conducerii;
- rspunderea privind aplicarea corect a reglementrilor legale n domeniul salarizrii
personalului, precum salariul de baz, sporul de vechime, indemnizaiile, alte sporuri;
- fundamentarea corect i acordarea premiilor;
- aplicarea corect a prevederilor legale privind efectuarea i salarizarea muncii peste
- fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile;
- verificarea foilor colective de prezen privind operarea corect a timpului lucrat i nelucrat;
- organizarea concursurilor de recrutare, promovare i avansare a personalului;
- ntocmirea i actualizarea carnetelor de munc;
- ntocmirea i actualizarea dosarelor profesionale;
- pregtirea i perfecionarea profesional continu a salariailor.
Echipa de auditori prin lucrrile specifice derulrii misiunii de audit a avut ca obiective principale
activitile care se desfoar n cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus
II. CONSTATRI I RECOMANDRI

1. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
1.1. Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional

de ocupare a funciilor publice
1.1.1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice

(1)
n vederea analizei activitii de recrutare a personalului, identificat ca fiind prima etap a

procesului de gestionare a resurselor umane, s-a procedat la examinarea Planului de ocupare a
funciilor publice pe anul 2004, respectiv a modului de fundamentare a acestuia.
Din analiza fundamentrii Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2004, respectiv a Notelor
de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine, conform Testului
nr. 1 elaborat n baza Listei de verificare nr.1, poz. 1.5., s-a constatat c nu au fost rezervate
funcii publice absolvenilor programelor de formare specializat n administraia
public.
n conformitate cu art. 1 din H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funciilor
publice pe anul 2004 i al art. 20 alin. (1) lit. o) i al art. 21 alin. (1) lit. b) din Legea nr.
188/1999 privind Statutul funcionarilor publici entitatea public trebuia s stabileasc
numrul funciilor publice care vor fi rezervate absolvenilor programelor de formare
specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de Administraie
sau de instituii similare din strintate.
Pentru prevenirea repetrii acestei situaii la elaborarea Planului de ocupare a funciilor
publice i n urmtorii ani, echipa de auditori recomand elaborarea procedurilor pentru ntocmirea i
formalizarea planului n colaborare cu Agenia Naional a Funcionarilor Publici.
n acelai timp, se impune i stabilirea unor responsabiliti bine definite persoanelor implicate
n fundamentarea i aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice la nivelul entitii, care s
beneficieze anticipat de o pregtire profesional adecvat.
1.2. Organizarea concursurilor

1.2.1. Posturile prevzute n statul de funcii ce urmeaz a se scoate la
concurs (2)
.
1.2.2. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor (3)

.
1.2.3. Dosarele candidailor la ocuparea posturilor (4)
n anul 2004, s-au organizat 6 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante n cadrul
principalelor direcii de specialitate ale entitii publice conform planului aprobat de conducerea
acestuia.
La nscriere candidaii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau s prezinte copii legalizate
sau copii certificate pentru conformitate cu originalul de ctre secretariatul comisiei de concurs de pe
actele prevzute n art. 8 din Regulamentul de organizare i desfurare a concursurilor aprobat prin
H.G. nr.1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici.
Din analiza dosarelor de concurs ale candidailor s-a constatat c aceste copii nu sunt legalizate
sau certificate pentru conformitate, n baza Testului nr. 2 elaborat n temeiul Listei de verificare nr. 2,
poz. 1.5.
Consecinele imediate ale nerespectrii Regulamentului de organizare i funcionare al entitii
ar putea fi contestarea i/sau anularea ulterioar a concursurilor, motivate de nerespectarea prevederilor
normative.
n acelai timp, s-a constatat existena unei perioade prelungite n care posturile rmn
neocupate, ceea ce implic o munc suplimentar a celorlali funcionari din cadrul structurilor care au
solicitat ocuparea posturilor vacante i, mai mult, pot conduce la nerealizarea obiectivelor entitii
publice.
Pentru prevenirea unor asemenea consecine echipa de auditori recomand elaborarea unor
proceduri scrise i formalizate privind organizarea i susinerea concursurilor de ocupare a funciilor
publice, instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a
persoanelor care asigur activitatea de secretariat.
1.3. Susinerea concursurilor
1.3.1. Susinerea probei scrise (5)
Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluionare a contestaiilor, se

realizeaz prin actul administrativ al conductorului entitii publice organizatoare a
concursului.
Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat n conformitate cu Lista de
verificare nr. 3, poz. 1.5. i 1.6., s-a constatat c n cazul unui concurs comisia a funcionat cu un
numr mai mic de membri dect cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite n conformitate cu
prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici.
Echipa de auditori apreciaz c i n aceast situaie, exista posibilitatea contestrii
concursurilor urmare adoptrii unor soluii neprocedurale, fapt pentru care recomand elaborarea
procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor publice, care s
cuprind i numirea unor membri supleani pentru nlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de
organizare, precum i din comisiile de contestaii, avnd n vedere faptul c cadrul normativ nu este
reglementat pentru aceast zon.
1.3.2. Susinerea probei interviu (6)
Analiza efectuat de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susinere al probelor
interviu, le-a permis s constate c elementele verificate corespund cadrului normativ n vigoare.
1.4. Deciziile de numire
1.4.1. Emiterea deciziei de numire (7)
ntocmirea deciziei de numire reprezint un element important n activitatea resurselor umane,

n gestionarea raportului juridic prin care se angajeaz fondurile publice i, din acest punct de vedere,
corectitudinea acesteia reprezint un risc potenial ridicat.
Din analiza coninutului deciziilor de numire ale candidailor admii prin concurs n anul 2008,
n numr de 6, conform Testului nr. 4 elaborat n baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1., s-a constatat
ncadrarea eronat a dl. Constantinescu Ion pe funcia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2,
n loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3, pentru care fusese declarat admis de ctre
comisia de concurs.
ncadrarea eronat a avut drept consecin efectuarea plii unor sume suplimentare
necuvenite din bugetul entitii publice, situaie rezolvat ulterior prin anularea deciziei de numire i
refacerea acesteia n conformitate cu prevederile legislative, precum i modificarea nregistrrii din
carnetul de munc.
Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomand reverificarea
conformitii deciziilor de numire emise n anul 2007, precum i implementarea unui nivel suplimentar
de control intern ierarhic pentru operaiile specifice acestei activiti.
1.4.2. Comunicarea deciziei de numire (8)

.
2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE

PERSONALULUI
2.1. Stabilirea elementelor de natur salarial
2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale
(9)
.
2.1.2. Salariul de baz (10)
Salariile de baz pentru candidaii declarai admii la concursul pentru ocuparea funciilor publice de
execuie sunt stabilite n conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i
dezvoltarea carierei funcionarilor publici i prin echivalare cu salariile de baz prevzute de
O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natur salarial ale funcionarilor
publici, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 228/2003.
Din analiza eantionului descris n Testul nr. 5 i a elementelor stabilite n Lista de verificare
nr. 5, poz. 1.5., echipa de auditori a constatat faptul c persoana autorizat din cadrul Serviciului
financiar-salarizare nu i-a exercitat atribuiile din fia postului cu privire la verificarea conformitii
drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume
necuvenite din bugetul instituiei ctre un salariat, sum recuperat ulterior.
Pentru prevenirea unor asemenea situaii n viitor, echipa de auditori recomand elaborarea
procedurilor scrise i formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control i n acelai timp
asigurarea pregtirii profesionale a personalului implicat n activitatea de gestionare a resurselor
umane i evaluarea periodic a acestuia.
2.1.3. Indemnizaii de conducere (11)

.
2.1.4. Sporul pentru complexitatea n munc (12)

.
2.1.5. Sporul de vechime n munc (13)

.
2.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14)

.
2.1.7. Salariul de merit (15)

.
2.1.8. Sistemul de premiere (16)

.
2.2. Modificarea drepturilor salariale
2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17)
n acest caz, auditorii i-au focalizat atenia asupra diminurii salariilor, urmare a constatrilor
unei misiuni anterioare de audit n cadrul creia a fost analizat conformitatea acordrii sporurilor
salariale.
Din analiza modificrilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancionat, n anul
2004, respectiv a unui numr de 7 salariai, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de
verificare nr. 6, s-a constatat c ntr-un caz sanciunea de 5% aplicat pe 3 luni a fost reinut din
drepturile salariale i operat n baza de date, dar nu a fost nregistrat n carnetul de munc.
Echipa de auditori a stabilit c principala consecin a acestui fapt a fost reflectarea eronat a
situaiei personalului n documentele administrative, cu impact asupra carierei funcionarilor publici, n
mod special, n situaia unui transfer.
Recomandarea auditorilor pentru depistarea i evitarea unor situaii similare s-a ndreaptat spre
organizarea unor verificri sistematice privind operarea diminurilor salariale la persoanele
care au fost sancionate de ctre conducere i implementarea unui nivel de control
suplimentar.
2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale (18)

.
2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

(19)
.
2.3.2. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i

recuperarea acestuia (20)
Un element important al activitii de eviden a efecturii muncii peste programul normal de

lucru, const n fundamentarea acestuia n vederea compensrii n timp liber echivalent sau n bani, n
conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creterile salariale ce se vor acorda
personalului din sectorul bugetar.
Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse n Lista de verificare nr. 7, poz.
1.5.-1.8., s-a constatat c nu exist organizat un sistem de eviden i de recuperare a timpului peste
programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat c efectuarea orelor suplimentare nu a fost
dispus n scris de eful ierarhic, dei aceste lucruri sunt stipulate n cadrul normativ.
Din aceast cauz, n practic nici nu s-a mai urmrit compensarea n timp liber corespunztor,
n urmtoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate n bani, ceea ce a reprezentat o cheltuial
semnificativ pentru entitate care putea fi evitat.
Echipa de auditori recomand utilizarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate
peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii
suplimentare cu timp liber corespunztor n urmtoarele 30 de zile, dup efectuarea acesteia,
precum i pentru plata orelor suplimentare, n cazul n care compensarea nu a fost posibil.
De asemenea, se recomand i desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenei timpului
suplimentar peste programul normal de lucru i a modului de compensare al acestuia pentru depistarea
tuturor situaiilor de nerespectare a cadrului normativ.
3. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR
3.1. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor,

concediilor i recuperrilor (21)
.
3.2. Utilizarea foilor colective de prezen (22)
n vederea analizei sistemului de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor, a fost constituit

un eantion format din 4 direcii din cele 10 existente confom Testului nr. 8 realizat n baza Listei de
verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 i 1.8., pentru lunile februarie i august 2004.
n urma verificrilor efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru
evidenierea prezenei, precum i inexistena unui sistem de justificare a neconcordanei dintre
perioadele planificate pentru concediile de odihn i efectuarea acestora, fapt care poate conduce la
efectuarea unor pli nejustificate care, de altfel, ar putea fi evitate.
Recomandrile echipei de auditori s-au concretizat spre desemnarea unor persoane care s aib
responsabilitatea prezenei personalului stabilite prin fiele posturilor.
3.3. Evidena concediilor de odihn (23)

.
3.4. Evidena concediilor de medicale (24)

.
3.5. Evidena concediilor de studii (25)
.
4. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
4.1. Concordana obiectivelor entitii i evoluia carierei personalului (26)
Din analiza efectuat de auditori n baza Testului nr. 9, realizat n conformitate cu Lista de
verificare nr. 9, nu au rezultat diferene ntre obiectivele entitii, stabilite prin ROF, i atribuiile
personalului cuprinse n fiele posturilor.
5. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI
5.1. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional (27)
Prin analiza rspunsurilor la interviul realizat n baza Listei de verificare nr. 10 i a documentelor
transmise de ctre structura auditat, echipa de auditori a constatat c elementele verificate cu privire
la pregtirea profesional a personalului corespunde necesitilor de ndeplinire a obiectivelor entitii.
6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
6.1. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale (28)

6.2. Actualizarea dosarelor profesionale (29)
n activitatea de gestionare a dosarelor profesionale ntocmirea n format standard a dosarului

profesional, trebuie s se realizeze n termen de 10 zile de la intrarea noilor angajai n corpul
funcionarilor publici i acesta trebuie s cuprind o serie de documente obligatorii, conform art. 4 din
H.G. nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcionarilor publici.
n cazul deciziilor colective (decizii privind majorarea salariilor, acordarea salariului de merit,
indemnizaia de conducere) acestea se introduc n dosare, pe ani, n ordinea cronologic a emiterii
acestora.
n urma verificrii eantionului pentru realizarea testrii modului de gestionare a
dosarelor de personal, constituit n baza elementelor coninute n Testul nr. 11 conform Listei de
verificare nr. 11, poz. 1.6., lit. a-p, echipa de auditori a constatat existena unor dosare profesionale
incomplete care nu conin toate actele administrative i documentele de evideniere a carierei
funcionarilor publici.
n consecin, n situaia solicitrii unor informaii de ctre diferii beneficiari autorizai acestea
sunt incomplete cu privire la cariera profesional a funcionarilor publici, dei n unele cazuri aceste
informaii sunt solicitate n regim de urgen (stabilirea corect a salariului, a vechimii n munc i n
funcie, debite de recuperat .a.).
Pentru rezolvarea acestei neconformiti, echipa de auditori recomand reverificarea
tuturor dosarelor profesionale n vederea completrii cu datele i documentele care evideniaz cariera
profesional a funcionarilor publici.
7. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC

7.1. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc (30)
Din testarea efectuat prin Testul nr. 12 i a interviului adresat persoanelor care opereaz n
carnetele de munc, n baza Listei de verificare nr. 12 poz. 1.7. -1.12., s-a constatat faptul c acestea nu
sunt aduse la zi de persoanele care au responsabilitatea completrii sistematice a lor.
Problema neactualizrii carnetelor de munc are o prim consecin inexistena unor informaii
complete de identificare ale salariailor din cadrul entitilor. Pe baza analizei, echipa de auditori
propune o serie de recomandri, dup cum urmeaz:
- Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de munc i a atribuiilor prin
fiele de post;
- Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizrii
carnetelor de munc i informarea cu rezultatele acesteia a efului compartimentului de audit
intern;
- Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea carnetelor de munc n care s
fie nglobate activitile de control i persoanele responsabile;
- Realizarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n gestionarea
carnetelor de munc;
- Testarea periodic a personalului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor testri.
7.2. Actualizarea carnetelor de munc (31)

.
8. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU

8.1. Evaluarea sistemului informatic
8.1.1. Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic (32)

n scopul utilizrii eficiente i corecte a sistemului informatic de ctre operatorii autorizai, n
practic sunt utilizate manuale de instruciuni, care trebuie s existe ntr-un numr suficient i s fie
actualizate sistematic.
Echipa de auditori a constatat existena unui numr redus de manuale de utilizare a sistemului
informatic i de asemenea faptul c acestea nu sunt actualizate.
Din analiza sistemului informatic, prin introducerea n sistem a datelor corecte i eronate, conform
Testului nr. 13, realizat n baza Listei de verificare nr. 13, poz. 1.1.1. , 1.4. i 1.7., a rezultat c acesta nu
conine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii tranzaciilor corecte i autorizate i
generarea de situaii de control asupra corectitudinii datelor operate, conform prevederilor manualului
de utilizare.
n vederea asigurrii eficientizrii funcionalitii sistemului informatic pentru GRU auditorii
recomand urmtoarele:
- stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instruciuni;
- actualizarea manualului de instruciuni de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie,
rspndire i utilizare a datelor;
- asigurarea unui numr corespunztor de manuale pentru toi utilizatorii;
- stabilirea n responsabilitatea administratorului de sistem a inserrii unui subsistem de control
pentru asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor corecte i autorizate;
- asigurarea unui sistem de pregtire i evaluare sistematic a personalului responsabil n
utilizarea sistemului informatic.
8.1.2. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor (33)

.
8.1.3. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i
corecte (34)
.
8.1.4. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i

operarea n cadrul bazelor de date (35)
.
8.1.5. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea

n sistemul informatic (36)
.
8.1.6. Instruciunile privind ntreinerea/mentenana programelor

informatice (37)
.
8.2. Sigurana n exploatare a sistemului informatic
8.2.1. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau

ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) (38)
Auditorii prin analiza rspunsurilor la interviul privind dotarea cu echipamente auxiliare adresat
salariailor, dar i n baza inspeciei fizice realizate pe teren au constatat existena unei dotri adecvate
cu echipamente auxiliare i care asigur funcionalitatea optim a sistemului informatic.
8.2.2. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra

modificrilor operate n sistemul informatic (39)
.
8.3. Securitatea bazelor de date
8.3.1. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i

modificrilor neautorizate ale bazelor de date (40)
.
8.3.2. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces (41)
n activitatea de stocare, prelucrare i transmiterea a datelor, asigurarea securitii acestora

trebuie s includ un sistem de parole de acces n sistemul informatic utilizat i un responsabil cu
administrarea acestui sistem.
Echipa de auditori pe baza observrii fizice a existenei i funcionalitii sistemului de parole
i a unui interviu adresat utilizatorilor, care a scos n eviden, inexistena unui responsabil cu
verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces n sistem i, n consecin, lipsa unui calendar de
modificare sistematic a acestor parole de acces.
Echipa de auditori consider c prin inexistena sistemului de acces pe baz de parole, sistemul
este vulnerabil n faa unor intrri nedorite sau a unor atacuri informaionale, existnd i posibilitatea
utilizrii datelor i informaiilor din sistem n mod neadecvat de ctre persoane neautorizate.
n scopul reglementrii acestei situaii, recomandm desemnarea unei persoane cu atribuii i
competene n verificarea modificrii periodice a parolelor de acces i stabilirea atribuiilor cu
verificarea schimbrii parolelor n lipsa persoanei desemnate.
8.3.3. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall (42)

.
8.3.4. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor (43)

.
9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR
9.1. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de

gestiune a resurselor umane (44)
.
9.2. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor (45)

.
9.3. Predarea dosarelor la arhiva instituiei (46)

.
III. CONCLUZII
Echipa de auditori pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz Activitatea privind

gestiunea resurselor umane din entitatea auditat conform grilei:
APRECIERE
NR. DE
OBIECTIVUL FUNCIONA
CRT. MBUNT CRITIC
L
IT
1. Organizarea recrutrii
X
personalului
2. Stabilirea drepturilor salariale
X
cuvenite personalului
3. Evidenierea prezenei,
X
nvoirilor i concediilor
4. Evoluia carierei
X
personalului
5. Pregtirea profesional
X
continu a personalului
6. Gestionarea dosarelor
profesionale X
7. Gestionarea carnetelor
de munc X
8. Funcionalitatea sistemului
informatic utilizat pentru X
gestiunea resurselor umane
9. Arhivarea
documentelor X
Precizm, faptul c constatrile prezentate au la baz probe de audit obinute pe baza testelor
efectuate consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre echipa de auditori i nsuite de ctre
factorii de management ai entitii. Aceste evaluri au la baz discuiile care au avut loc cu privire la
recomandrile auditorilor n edinele de nchidere i conciliere ale misiunii, apreciate de ctre
participanii la aceste edine, ca fiind realiste i fezabile, i materializate n minutele edinelor de
nchidere i conciliere.
Considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor
umane c se nscrie n parametri normali pentru aceast perioad de introducere a auditului intern n
entiti. De asemenea, prin implementarea recomandrilor echipei de auditori sistemul de gestiune al
resurselor umane va cunoate o ameliorare semnificativ.
Auditori,
Baciu Otilia Mariana / Cderea Georgeta / Bilauca Nelia - Roxana
Procedura P14: Finalizarea misiunii de audit public intern
ENTITATEA PUBLIC
MINUTA EDINEI DE CONCILIERE

ntocmit: Baciu Otilia Mariana / Cderea Georgeta / Bilauca Nelia - Roxana
Data: 27.03.2005
A. Lista participanilor
Direcia/ Nr.
Serviciul telefon
Ionescu Mircea Auditor ef SAPI
Baciu Otilia - Mariana Auditor SAPI
Bilauca Nelia - Roxana Auditor SAPI
Direcia Resurse
Dana Srbu Director
Umane
Direcia Resurse
Voinescu Lucica Inspector
Umane
Direcia Resurse
Barbu Vasile Inspector
Umane
Direcia Resurse
Stroescu Tudora Inspector
Umane
B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de conciliere s-a discutat asupra constatrilor i recomandrilor cuprinse n
proiectul Raportului de audit, iar reprezentanii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu
care se confrunt i anume:
- activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc;
- complexitatea activitii Direciei Resurse Umane i neatractivitatea nivelului salariului pentru
atragerea personalului specializat;
- fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane;
- neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea
personalului existent;
Pentru implementarea recomandrilor i remedierea problemelor constatate, structura auditat a

ntocmit Planul de aciune i calendarul implementrii, prin care s-au stabilit persoanele responsabile
pentru implementare i termenele/etapele de realizare, nmnnd un exemplar i auditorilor.
Pentru toate celelalte constatri, structura auditat nu a formulat obiecii fiind de acord cu acestea,
recunoscnd deficienele din activitatea specific.
Not:
Menionm c n situaia acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor echipei de
auditori confirmat n cadrul edinei de conciliere de managementul structurii auditate,
proiectul Raportului de audit intern va rmne nemodificat, constituind, n acelai timp, i
raport de audit intern final.
Procedura: Urmrirea recomandrilor

Serviciul de Audit Intern
FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR
Data:
Serviciul de audit
ENTITATEA PUBLIC
public intern 31.08.2005
Misiunea de audit public Raport de
Direcia Resurse Umane intern: audit nr.
Gestiunea resurselor umane X/ ......2005
Data
Parial planificat/
Rec Implem Neimpl
Recomandarea implem Data
No. entat ementat
entat implement
rii
1. Instruirea personalului care se ocup cu elaborarea
i aprobarea Planului de ocupare a funciilor
X 31.12.2005
publice la nivelul ministerului i evaluarea
sistematic a acestuia
2. Stabilirea de atribuii i responsabiliti, n acest
X 30.06.2005
sens, prin fiele posturilor
3. Elaborarea procedurilor de planificare privind
ocuparea funciilor publice n colaborare cu X 31.12.2005
Agenia Naional a Funcionarilor Publici
4. Instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai
comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor
care asigur munca de secretariat naintea X 30.06.2005
organizrii acestora, consemnate printr-un proces
verbal conform legii
5. Elaborarea procedurilor de organizare i
desfurare a concursurilor privind ocuparea
funciilor publice, care s prevad numirea unor
X 30.06.2005
membri supleani pentru nlocuirea membrilor
indisponibili ai comisiilor de organizare a
concursurilor pentru ocuparea funciilor publice
6. Reverificarea corectitudinii deciziilor de
numire emise n anul 2003 i informarea
Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor X 30.09.2005
verificrii
7. Pregtirea profesional a personalului
implicat n activitatea de organizare i gestionare a
resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea X 31.12.2005
sistematic a acestuia
8. Implementarea unui nivel suplimentar de X 30.06.2005
control intern ierarhic pentru operaiile specifice
activitilor privind organizarea i gestiunea
Data:
Serviciul de audit
ENTITATEA PUBLIC
resurselor umane din cadrul entitii
9. Elaborarea procedurilor scrise i
formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor X 30.06.2005
de numire
10. Reverificarea modului de stabilire a
salariilor pentru salariaii nou angajai n anul 2003
i informarea Serviciului Audit Public Intern X 30.09.2005
asupra rezultatelor verificrii
11. Verificarea persoanelor care au fost sancionate de
conducere pe anul 2003 pentru a se
X 30.09.2005
depista dac mai exist i alte situaii de
acest gen
12. Efectuarea unei reverificri privind
sistemul de eviden a timpului suplimentar peste
programul normal de lucru i modul de
compensare al acestuia pentru depistarea tuturor X 30.09.2005
situaiilor de nerespectare a cadrului normativ i
informarea efului comparti-mentului de audit
intern asupra rezultatelor obinute
13. Elaborarea unei proceduri pentru
gestionarea timpului efectuat peste programul
normal de lucru n vederea compensrii n timp sau
n bani i implementarea n cadrul acestuia a X 30.06.2005
activitilor de control i a responsabilitilor
adecvate
14. Implementarea unui nivel de control
suplimentar pentru evidenierea prezenei
personalului i justificrii nerespectrii planificrii X 31.12.2005
concediilor de odihn, pe o perioad de 6 luni
15. Verificarea dosarelor profesionale de la
ultima misiune de audit intern pn la zi, pentru
completarea actelor administrative i documentelor X 30.09.2005
care evideniaz cariera profesional a
16. Implementarea unui nivel de control
X 30.06.2005
suplimentar pe lanul procedural
formalizate pentru gestionarea dosarelor X 30.06.2005
profesionale
18. Stabilirea unor persoane responsabile cu
gestionarea carnetelor de munc i a atribuiilor X 30.06.2005
prin fiele de post
Data:
Serviciul de audit
ENTITATEA PUBLIC
19. Constituirea unei comisii prin decizia
conducerii pentru reverificarea stadiului
actualizrii carnetelor de munc i informarea cu X 31.12.2005
rezultatele acesteia a efului compartimentului de
audit intern
formalizate pentru gestionarea carnetelor de munc
n care s fie nglobate activitile de control i X 30.09.2005
persoanele responsabile
21. Realizarea unui sistem de pregtire
profesional a personalului implicat n gestionarea X 31.12.2005
carnetelor de munc
22. Testarea periodic a personalului i
influenarea evalurilor anuale cu rezultatele X 28.02.2006
acestor testri
23. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea

X 30.06.2005
manualului de instruciuni
24. Actualizarea manualului de instruciuni de
acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, X 30.09.2005
rspndire i utilizare a datelor
25. Asigurarea unui numr corespunztor de
X 30.09.2005
manuale pentru toi utilizatorii
26. Stabilirea n responsabilitatea
administratorului de sistem a inserrii unui
X 30.06.2005
subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii
doar a tranzaciilor corecte i autorizate
27. Asigurarea unui sistem de pregtire i
evaluare sistematic a personalului responsabil n X 31.12.2005
utilizarea sistemului informatic
28. Schimbarea sistematic a parolelor de acces de
X 30.06.2005
ctre utilizatorii sistemului informatic
29. Desemnarea unei persoane cu atribuii i
competene n verificarea schimbrii X 30.06.2005
periodice a parolelor de acces
30. Stabilirea atribuiilor cu verificarea
X 30.06.2005
schimbrii parolelor n lipsa persoanei desemnate
31. Pregtirea specialitilor n asigurarea securitii
sistemului informatic i informarea
X 31.12.2005
sistematic a utilizatorilor
32. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate X 30.06.2005

specifice activitii de arhivare a
documentelor, care s cuprind modul de
constituire, de accesare, stocare i
Data:
Serviciul de audit
ENTITATEA PUBLIC
utilizare a dosarelor arhivate
33. Desemnarea unui salariat din cadrul
Direcia Resurselor Umane care va avea atribuii i
X 30.06.2005
competene n evidena, constituirea i predarea
dosarelor la arhiva instituiei
Instruciuni
1. Introducei recomandrile de audit dup Entitatea/structura auditat:
cum sunt prezentate n Raportul de audit Direcia Resurse Umane
Data i semntura conductorului:
2. Verificai coloana corespunztoare: Dana Srbu
implementat, parial implementat, neimplementat Auditor:
Data i semntura:
3. Introduceri data planificat pentru
implementare n Raportul de audit i data
implementrii
Procedura P18: Supervizarea
ENTITATEA PUBLIC
FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Perioada auditat 01.01.2004-31.12.2005
Perioada misiunii 01.04-15.05.2005
Auditor evaluat: Baciu Otilia -Mariana Luat la cunotin:
ntocmit: Ionescu Mircea
Data: 15.05.2005
Bugetul de timp planificat: 274

Bugetul de timp efectiv: 274 ore
1 2 3 4 5 Observaii
n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i
X
controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit
X
i a estimat corespunztor riscurile activitii
Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii A fost
obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat necesar s se
X lucreze peste
orele de
program
Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost
reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a X
resurselor de audit
A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i
X
conducerea structurii de audit intern;
A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de
X
audit intern
Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n
X
procesul de audit
Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp X
Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i
X
recomandrile cnd au fost identificate problemele
Normele de audit intern, au fost respectate X
Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii,
respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme X
identificate
Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte X
Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului X
Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente,
X
competente, relevante i folositoare
Documentele au fost completate n mod corespunztor i n
X
conformitate cu normele de audit intern
Bugetul de timp a fost respectat X
Nivel de productivitate personal al auditorului intern. X
NOTA:
Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj:
1 pentru nesatisfctor
2 pentru slab
3 pentru satisfctor
4 pentru bine
5 pentru foarte bine
n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise.

Misiunea de Audit Intern Privind Gestiunea Resurselor Umane

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Misiunea de Audit Intern Privind Gestiunea Resurselor Umane

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Universitatea tefan cel Mare Suceava

Facultatea de tinne Economice i Administraie Public

LA FIRMA SC. POLICOLOR S.A.

In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a

Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a

Echipa de auditori interni este format din urmtorii:

Procedura - P02: Iniierea auditului

Nume i prenume: Baciu Otilia - Mariana

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.03.2005

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat

Nume i prenume: Cderea Georgeta

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.03.2005

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat

Nume i prenume: Bilauca Nelia - Roxana

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.03.2005

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT

Ctre: SC. POLICOLOR S.A.

Referitor la misiunea de audit intern Modul de organizare a activitii de gestiune a

Stimate domnule Ivan Sokolov

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2005, urmeaz ca n perioada

Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la

ef Serviciu Audit Public Intern

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.

I. ORGANIZAREA Proiectul Planului de 1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice

9. Contestaii privind respingerea dosarelor

27. Sistemul de premiere

Modificarea drepturilor 28. Decizia de modificare a drepturilor salariale

44. Sistemul indicatorilor de performan privind pregtirea profesional

Sigurana n 61.Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.

58. Sistemul de pregtire Discontinuitate in pregtirea personalului

66. nregistrrile intrrilor i Rapoartele/listele privind nregistrrile intrrilor

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Ponderea factorilor Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

Serviciul Audit Public Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Criterii de analiza a riscurilor

CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit :Gestiunea resurselor umane

TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

24. Sporul de vechime n Stabilirea eronat a sporului de

25. Sporul pentru orele lucrate Stabilirea eronat a sporului pentru

Modificarea 28. Decizia de modificare a Decizia de modificare a drepturilor

VII. GESTIONAREA CARNETELOR 49. Norme i proceduri privind Insuficienta procedurilor i

TEMATICA IN DETALIU A OPERAIILOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Sigurana n 90. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

ETAPELE DURATA PERSOANELE LOCUL

6. ntocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor Baciu Otilia

7. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 16 Baciu Otilia SAI

PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI