Procedura

Procesul de aprovizionare

1 SCOP
Prezenta procedur are drept scop inerea sub control a produselor aprovizionate pentru ca acestea s
fie conforme cu cerinele specificate i pentru a stabilii o metodologie de evaluare i de selectare a furnizorilor
pe baza capabilitilor de a furniza produse conforme cu cerinele ENVICONS CITC.

2 DOMENIUL DE APLICARE
Prezenta procedur se aplic n ENVICONS CIT, pentru urmtoarele activiti:
a) achiziionarea de materii prime, materiale, componente, utilizate pentru realizarea produselor,
proceselor, transferului tehnologic, serviciilor sau pentru montaj.
b) subcontractarea unor activiti i/sau servicii care afecteaz calitatea produselor, proceselor
transferului tehnologic i serviciilor oferite de ENVICONS CIT.
c) achiziionarea de echipamente, utilaje i materiale utilizate n activitatea de transfer, producie
sau pentru inspecii i ncercri.

3 DEFINIII I PRESCURTRI
3.1 Definiii
3.1.1 Pentru scopurile procedurii sunt valabile definiiile coninute n referenialul SR EN ISO 9000:2006,
SISTEME DE MANAGEMENT AL CALITII. Principii fundamentale i vocabular

3.2 Prescurtri
3.2.1 ENVICONS S.C. ENVICONS CONSULTING S.R.L.
3.2.2 ENVICONS CIT Centrul De Informare Tehnologica ENVICONS CIT
3.2.3 LFA LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAI
3.2.4 CEF Chestionar de evaluare a furnizorilor
3.2.5 CA Comanda de aprovizionare
3.2.6 NA Necesar de Aprovizionare

4 DOCUMENTE DE REFERIN
4.1 SR EN ISO 9000:2006, Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular
4.2 SR EN ISO 9001:2001, Sisteme de management al calitii. Cerine
4.3 Manualul calitii, cod: MC - ENVICONS CIT 01
4.4 Procedura: Elaborarea procedurilor SMC, cod: AC - PO 4.2.3/1
4.5 Procedura: Controlul nregistrrilor, cod: AC PS 4.2.4

5 DESCRIEREA PROCEDURII
5.1 Procesul de aprovizionare
5.1.1 nainte de lansarea unui contract, atunci cnd se ivete necesitatea efecturii unor achiziii, se
stabilete necesarul de materii prime, materiale, echipamente ce trebuie achiziionate, precum i serviciile sau
lucrrile ce trebuie subcontractante.
5.1.2 n vederea aprovizionrii cu materii prime, materiale, componente, echipamentele, utilajele sau pentru
subcontractrile de activiti sau de servicii - necesare pentru realizarea contractelor, ntocmete nregistrarea
denumit NECESAR DE APROVIZIONARE, care conine cel puin urmtoarele informaii:
- identificarea produselor, serviciilor sau lucrrilor ce trebuie aprovizionate/subcontractate;
 - termenele de aprovizionare sau de finalizare a lucrrilor subcontractate;
- subcontractanii poteniali;
- condiii de calitate pentru produse, servicii, lucrri subcontractate;
- condiii impuse pentru subcontractani;
- ediiile aplicabile ale specificaiilor i desenelor (dac se apreciaz ca fiind necesar).
5.1.3 Toate produsele/serviciile aprovizionate de ENVICONS CIT sunt conforme cu cerinele specificate n
NECESARUL DE APROVIZIONARE
5.1.4 ENVICONS CIT face aprovizionarea cu produse i servicii numai de la furnizorii inclui n Lista
furnizorilor acceptai.
5.1.5 n ENVICONS CIT potenialii furnizori de materiale, de produse i / sau servicii sunt selectai i inclui
n LFA n baza informaiilor pe care acetia le transmit prin completarea unui CHESTIONAR DE EVALUARE A
FURNIZORILOR, lund n considerare i abilitatea acestora de a furniza materiale, produse i / sau servicii n
concordan cu cerinele specificate.
5.1.6 Tipul i amploarea controlului aplicat asupra furnizorului i asupra materialelor, produselor i / sau
serviciilor aprovizionate depinde de efectul acestora n timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit.
5.2 Informaii referitoare la aprovizionare
5.2.1 n baza NECESARULUI DE APROVIZIONARE se emite COMANDA DE APROVIZIONARE;
5.2.2 COMANDA DE APROVIZIONARE include informaii care descriu materialul, produsul/serviciul
comandat, iar atunci cnd se consider necesar, cuprinde i:
- identificarea complet i corect a materialului, produsului, serviciului, transferului tehnologic sau lucrrii
subcontractante;
- cerine pentru aprobarea produsului, procedurilor, proceselor i echipamentelor;
- cerine pentru calificarea personalului;
- metode de recepie i criterii de acceptare;
- cerine pentru sistemul de management al calitii.
5.2.3 nainte de aprobare, documentele de aprovizionare sunt analizate pentru a se asigura c datele
coninute de acestea sunt corecte i complete.
5.3 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat
5.3.1 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat se face de o COMISIE DE RECEPIE (numit prin
decizie), n vederea asigurrii c produsul/serviciul aprovizionat este conform cu condiiile specificate.
5.3.2 n funcie de rezultatele evalurii furnizorilor se stabilete dac este necesar ca furnizorul s elaboreze
i s implementeze un plan al calitii pentru produsul, procesul, transferul tehnologic, serviciul sau lucrarea n
cauz, sau dac sunt necesare anumite verificri efectuate de reprezentanii ENVICONS CIT la sediul
furnizorului, pe fluxul de transfer i fabricaie al acestuia sau la final.
5.3.3 n vederea verificrii produsului/serviciului aprovizionat, n COMANDA DE APROVIZIONARE sunt
precizate nelegerile referitoare la verificare i metoda de eliberare a produsului.
5.3.4 Tipul i aprobarea controlului aplicat asupra produsului/serviciului aprovizionat depinde de efectul
acestuia n timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit.
5.3.5 n cazul n care se specific n contract, sunt precizate clauze de acces ale clientului sau ale
reprezentantului acestuia la furnizor, pentru a verifica dac produsul/serviciul aprovizionat este conform cu
condiiile specificate
5.3.6 Documentele n baza crora se fac inspeciile i ncercrile la primire sunt, dup caz: proceduri de
lucru, standarde i reglementri n vigoare, documente de aprovizionare care nsoesc produsele/serviciile
aprovizionate
5.3.7 Stadiul produsului aprovizionat n raport cu cerinele de inspecie este identificat prin NOTA DE
INTRARE-RECEPIE.
5.3.8 Rezultatul recepiei, este consemnat de Comisia de recepie n NOTA DE INTRARE-RECEPIE. Dac
produsul este admis la recepie, este luat n primire pe baza aceluiai document.
5.3.9 Atunci cnd, din motive de urgen, produsul este utilizat nainte de verificare, acesta este identificat i
nregistrat precis, n scopul permiterii rechemrii i nlocuirii sale n cazul constatrii ulterioare a strii de
neconformitate fa de condiiile specificate.
5.4 Pstrarea produselor aprovizionate
5.4.1 Produsele aprovizionate se manipuleaz astfel nct s nu fie afectat calitatea sau caracteristicile
funcionale ale acestora.
5.4.2 Depozitarea materialelor aprovizionate se face n spaii corespunztoare, n magazii nchise, pe
sortimente, conform cerinelor de fabricaie sau specificaiei de pe ambalaj.
5.4.3 Depozitarea materialelor aprovizionate se face pe categorii de material i pe dimensiuni, astfel nct
marcajele de identificare s fie uor vizibile.

6 RESPONSABILITI
6.1 Coordonatorul (Managerul) ENVICONS CIT
aprob LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAI
aprob NECESARUL DE APROVIZIONARE
aprob toate documentele de aprovizionare sau furnizare
6.2 Resp. ec. - financiar, contabilitate
avizeaz NECESARUL DE APROVIZIONARE
avizeaz toate documentele de aprovizionare sau furnizare
6.3 RMC
ntocmete i actualizeaz (ine la zi) LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAI a ENVICONS CIT
conduce evalurile furnizorilor
particip la verificrile referitoare la aprovizionare sau furnizare.
6.4 Responsabilul cu aprovizionarea
ntocmete documentele de aprovizionare (mai puin NA)
particip la evaluarea i selectarea furnizorilor
urmrete derularea contractului sau comenzii de aprovizionare
pstreaz nregistrrile referitoare la aprovizionare sau furnizare.
6.5 Responsabilul de proiect/contract
elaboreaz documentul NECESAR DE APROVIZIONARE
analizeaz documentele de aprovizionare sau furnizare
particip la evaluarea i selectarea furnizorilor, pentru contractul al crui responsabil este.

7 ANEXE
7.1 Anexa 7.1 - NECESAR DE APROVIZIONARE (cu anexele REFERAT PENTRU EFECTUARE DE
CHELTUIELI i REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELI)
 F.PO.7.4 - 1 Anexa 7.1

APROBAT, AVIZAT,
Coordonator (Manager) ENVICONS CIT Resp. ec. - financiar, contabilitate,
_________________ __________________
(nume, prenume, semntur) (nume, prenume, semntur)

NECESAR DE APROVIZIONARE
Contract / PNCDI : ______________________ / ___________________
Comanda / etapa : ___________________ / ______________________
Produs, serviciu, Cantitate Pre Valoare Termen Furnizori Condiii de Condiii impuse
lucrare, material de aprov. unitar total de poteniali calitate impuse pentru furnizori
Nr. crt.

etc. aproviz. pentru material,

de aprovizionat produs, serviciu,
lucrare
0 1 2 3 4 5 6 7 8
1

10

Resp. ec. - financiar, contabilitate, Director/ Responsabil de proiect,

___________________ __________________
(nume, prenume, semntur) (nume, prenume, semntur)
Anexa 1 la F.PO 7.4 - 1

APROBAT, AVIZAT,
Coordonator (Manager) ENVICONS CIT Resp. ec. - financiar, contabilitate,
_________________ __________________
(nume, prenume, semntur) (nume, prenume, semntur)

Denumire proiect/serviciu:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Contract: __________/ Program: ____________; Comanda intern:_________
Etapa / Faza: ________/______
Poziie: (materiale /colaborri / dotri): ________________________________

REFERAT PENTRU EFECTUARE DE CHELTUIELI

Se anexeaz la F.061. 1, Necesar de aprovizionare

Nr. Produs, serviciu, lucrare, Cantitate Valoare Observaii

crt. material etc. total
de aprovizionat
1

2
3

5
6
7
8
9
10

Se solicit avans lei:

Se solicit plata facturii proforma anexate i avizate de noi, nr.
Se poate suporta provizoriu, cu recuperare la ncasarea facturii, din
contul:

NTOCMIT,
Director proiect / Responsabil de contract: ________________________
(nume, prenume, semntur)
Anexa 2 la F.PO 7.4 - 1

APROBAT, AVIZAT
Coordonator (Manager) ENVICONS CIT Resp. ec. - financiar, contabilitate,
_________________ __________________
(nume, prenume, semntur) (nume, prenume, semntur)

Denumire proiect/serviciu:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Contract: __________/ Program: ____________; Comanda intern:_________
Etapa / Faza: ________/______
Poziie: (materiale /colaborri / dotri): ________________________________

REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELI

Nr. Document Nr. crt. (produs,
crt. justificativ serviciu, lucrare,
(factura fiscal, material etc.
de aprovizionat) Furnizor Valoare TVA Valoare Observaii
chitan fiscal,
bon fiscal, nr.) conform fr TVA total
referatului pt.
efectuare de
cheltuielii
1
2
3
4
5
TOTAL (lei) :

1. Avans ncasat: ............................................. (lei)

2. Diferen:
De primit: ............................................... (lei)
De restituit: .......................................... (lei)

NTOCMIT,
Director proiect / Responsabil de contract: ________________________
(nume, prenume, semntur)