Seminar Marketing An III Instrumente software pentru proiecte de marketing

Studiu de caz recapitulativ

Să se planifice și să se gestioneze un proiect pentru recrutarea de resurse umane în cadrul

departamentului de marketing al companiei SC Omnia SRL, utilizând aplicația Microsoft Project.
Procesul de recrutare se va derula pe parcursul lunii ianuarie 2019 si in partial in februarie 2019.
Proiectul incepe oficial pe data de 7 ianuarie 2019. Ziua de 24 ianuarie este declarata prin lege
ca fiind nelucrătoare. Ultima activitate a procesului de recrutare trebuie să se finalizeze neapărat
până dupa jumatatea lunii februarie (20 februarie 2019). Programul de lucru este de luni până
vineri, între orele 9.00-18.00, cu pauză intre orele 13.00-14.00. În fiecare zi de vineri, între orele
9.00-11.00 are loc ședința săptămânală în care managerul companiei îi convoacă pe managerii
tuturor departamentelor, astfel încât, în acest interval orar managerul departamentului de
marketing și managerul de resurse umane nu vor putea fi implicați în procesul de recrutare.
Procesul de recrutare a resurselor umane implică 4 etape principale: etapa pre-interviu, etapa de
intervievare a candidaților, etapa de selecție a candidatului și etapa de angajare. Fiecare dintre
aceste etape constă în desfășurarea mai multor activități.
În cadrul etapei pre-interviu, managerul departamentului de marketing realizează o analiză prin
care se vor identifica principalele cerințe de resursă umană necesară. Se estimează că analiza
respectivă va dura 1 zi lucrătoare. Ulterior analizei, se anunța poziția deschisă către posibilii
candidați interni și externi. Anunțul respectiv se va realiza de către managerul de resurse umane.
Înscrierea potențialilor candidați se va realiza la o zi după anunțarea pozițiilor deschise, perioada
de transmitere a aplicațiilor și a CV-urilor candidaților se estimează a se realiza pe durata a 3 zile.
Un angajat al departamentului de resurse umane va avea sarcina de a colecta aplicațiile și CV-
urile candidaților în perioada în care acestea sunt transmise de către candidați. Etapa de pre-
interviu se finalizează cu un reper de referință numit „Finalizare etapa pre-interviu”.
Etapa de intervievare a candidaților începe cu activitatea de selecție a candidaților pentru
interviu, care se va realiza pe o durată de 2 zile de către managerul de resurse umane și un
reprezentant al departamentului de marketing. În ziua următoare finalizării selecției candidaților,
un angajat al departamentului de resurse umane va informa candidații care au fost selectați
pentru a participa la interviu. În paralel cu informarea candidaților selectați pentru interviu,
managerul de resurse umane și un reprezentant al departamentului de marketing vor pregăti
setul de întrebări pentru interviu. Aceasta activitate se va realiza pe durata a două zile, cei doi
angajați împărțind munca pe care o au de efectuat. Interviurile cu candidații se vor desfășura pe
parcursul a maxim două zile. La interviuri va participa, în plus față de managerul de resurse
umane și reprezentatul departamentului de marketing, un specialist pe probleme de recrutare.

1
Seminar Marketing An III Instrumente software pentru proiecte de marketing

În ziua următoare desfășurării interviurilor, fiecare angajat participant la interviuri va genera câte
un raport ce cuprinde rezultatul tuturor interviurilor. Pe baza acestor rapoarte, managerul de
resurse umane va realiza selecția candidaților finali. Aceasta activitate se va desfășura pe
parcursul a unei zile lucrătoare si nu trebuie sa se finalizeze mai tarziu de 1 februarie 2019. Etapa
de intervievare se finalizează cu un reper de referință numit „Finalizare etapa intervievare”.
Etapa de selecție a candidatului final începe cu activitatea de pregătire a întrebărilor pentru
interviul final, care se realizează maxim pe durata unei zile în care se vor desfășura interviurile
finale, de către managerul de resurse umane și managerul departamentului de marketing.
Desfășurarea interviurilor finale se va realiza de către aceeași angajați, în cea de-a doua jumătate
a aceleiași zile. Ulterior, managerul de resurse umane și managerul departamentului de
marketing vor realiza selecția celui mai potrivit candidat, activitate care se estimează că va dura
maxim jumătate de zi. În cadrul aceleiași zile, un angajat al departamentului de resurse umane
va afișa rezultatul final. Etapa de selectie se finalizează cu un reper de referință numit „Finalizare
etapa selectie”.
Etapa de angajare începe cu crearea și transmiterea scrisorii de ofertă, care se realizează de către
managerul de resurse umane și managerul departamentului de marketing, în ziua următoare
afișării rezultatului final. Acest proces dureaza maxim 1 zi si nu poate incepe mai devreme de 8
februarie 2019. Ulterior trimiterii scrisorii de ofertă, managerul de resurse umane și managerul
departamentului de marketing se întâlnesc cu candidatul selectat pentru discutii suplimentare
referitoare la scrisoarea de oferta. Dupa aceasta intalnire, se estimează că negocierea salariului
va dura maxim 5 zile. Dacă se ajunge la o înțelegere, in ziua urmatoare un angajat al
departamentului de resurse umane va întocmi documentația de angajare. Etapa de angajare se
finalizează cu un reper de referință numit „Finalizare etapa angajare”.
Managerul de resurse umane și managerul departamentului de marketing vor primi salariu de
bază pe perioada derulării activității de recrutare de 4500 lei/lună, iar pentru orele lucrate
suplimentar vor fi plătiți cu 100 lei/oră. Angajatul departamentului de resurse umane și angajatul
departamentului de marketing implicați în procesul de recrutare vor fi plătiți pe fiecare activitate
în parte cu un tarif de 25 de lei/oră pentru munca desfășurată în timpul programului de lucru și
cu un tarif de 50 lei/oră pentru orele suplimentare. Specialistul pe probleme de recrutare va fi
plătit cu un cost total de 1500 lei pentru participarea la interviuri si cu un cost total de 500 lei
pentru generarea raportului cu rezultatul interviurilor.
Pentru desfășurarea procesului de recrutare a resurselor umane, angajații au la dispoziție 2
laptop-uri, o multifuncțională. Se va achizitiona 1 buc. Toner la pretul de 200 lei, 5 markere la
pretul de 10 lei/buc și 2 top-uri de hârtie A4 la pretul de 30 lei/top.
Cerinte:

1. La nivelul proiectului să se seteze următoarele opţiuni:

2
Seminar Marketing An III Instrumente software pentru proiecte de marketing

 Data de început a proiectului – 7 ianuarie 2019;

 Opțiuni generale:
 Calendar de tip Gregorian;
 Moneda de exprimare a valorilor monetare să fie RON, fără zecimale;
 Prima zi din săptămână să fie Luni, prima lună din an să fie Ianuarie;
 Tipul de lucru între orele 9:00 şi 18:00 (1h pauza de masa intre orele 13.00-
14.00);
 Ziua de lucru de 8 ore, 40 ore pe săptămână și 20 zile lucrătoare pe lună.
 Mod implicit de definire a sarcinilor modul „Automatic Scheduled Tasks”.
2. Să se definească un calendar de lucru al proiectului numit „CalendarRecrutare”, pe baza
calendarului standard, în cadrul căruia să se aibă în vedere:
 Zilele nelucrătoare stabilite de legislația muncii:
o Ziua unirii – 24 ianuarie
 Programul de lucru al săptămânii: de luni până vineri, de la 9:00 AM la 1:00 PM și de
la 2:00 PM la 6:00 PM
3. Setaţi drept calendar al proiectului calendarul „CalendarRecrutare”.
4. Identificati activitatile principale/faze si sarcinile subordonate, precum si punctele de
reper (milestone). Estimati duratele pentru fiecare activitate si stabiliți tipurile de
dependențele (Predecessors) dintre sarcini
5. Stabiliti constrangerile (restrictiile) de timp
6. Sa se introducă înaintea coloanei cu activitățile proiectului o nouă coloană denumită WBS
(Work Breakdown Structure) pentru a evidenția ierarhia sarcinilor (structura
arborescentă de activitați cu sub-activitati ale proiectului).
7. Definiți lista de resurse necesare derulării proiectului conform cerintelor din proiect
8. Alocați resursele pe activități tinand cont de efortul de implicare (Effort Driven), de
exemplu:
 Pentru prima faza a proiectului:
 În cadrul etapei pre-interviu, managerul departamentului de contabilitate
realizează o analiză prin care se vor identifica principalele cerințe de resursă
umană necesară. Ulterior analizei, se anunța poziția deschisă către posibilii
candidați interni și externi. Anunțul respectiv se va realiza de către managerul
de resurse umane. Înscrierea potențialilor candidați se va realiza la o zi după
anunțarea pozițiilor deschise, perioada de transmitere a aplicațiilor și a CV-
urilor candidaților se estimează a se realiza pe durata a 7 zile. Un angajat al
departamentului de resurse umane va avea sarcina de a colecta aplicațiile și

3
Seminar Marketing An III Instrumente software pentru proiecte de marketing

CV-urile candidaților. Acesta va folosi un laptop, multifunctionala si un top de

hartie.
 Specialistul pe probleme de recrutare va fi plătit cu un cost total de 1500 lei pentru
participarea la interviuri. Pentru sarcina „Derulare interviuri” va fi alocat si Managerul
HR si angajatul de la departamentul contabilitate.
 Tineti cont ca specialistul pe probleme de recrutare va fi plătit cu un cost total de 500
lei si pentru sarcina „Generarea raportului cu rezultatul interviurilor”.
9. Rezolvati problemele de supra-alocare prin alegerea opțiunii Inspect task sau folositi
opțiunile de echilibrare a resurselor (leveling options)
10. Afişati activitatea centralizatoare a proiectului (Project Summary Task) sub denumirea
„Plan recrutare departament marketing”.
11. Adăugați toate sarcinile introduse în cadrul proiectului la nivelul Timeline-ului.
12. Definiti o linie de bază pentru întregul proiect Set baseline
13. Vizualizati linia de baza in Gantt Chart si schimbati culoarea acesteia
14. Realizati monitorizarea proiectului. Folositi data de 31 Ianuarie 2019 ca data de status.
15. Actualizati proiectul automat pana la 31 Ianuarie 2019.
16. Managerul de resurse umane decide sa extinda perioada de colectare a cv-urilor cu inca
2 zile. Observati procentul de realizare a activitatii. Setati activitatea de intervievare a
candidatilor ca fiind 80% finalizata.
17. Afisati sarcinile intarziate. Schimbati culoarea de afisare a sarcinilor intarziate.
18. Afisati in diagrama Gantt Chart procentajul de realizare a activitatilor (% Complete) si
introduceti in Table Entry o noua coloana pentru a vizualiza % Complete.
19. Afisati drumul critic
20. Adaugati in Table Entry noi coloane pentru a evidentia Cost, Work, Baseline Cost, Cost
Variance, Duration Variance, Work Variance
21. Generati 2 tipuri de rapoarte (Cost Overruns, Project Overview)