ETAPELE INFIINTARII FIRMEI

Obiective:

-        Cunoasterea legislatiei in vigoare privind infiintarea firmelor

-        Identificarea formelor juridice si caracteristicile societatilor comerciale

-        Cunoasterea etapelor infiintarii firmelor

1. Cunoasterea legislatiei in vigoare privind infiintarea firmelor

Aspectele privind constituirea, inregistrarea si functionarea societatilor

comerciale sunt reglementate de acte normative din domeniul comercial si
finaciar care sunt prezentate in anexa nr.1.

2. Forma juridica a societatilor comerciale

Un intreprinzator poate opta pentru una din urmatoarele forme de organizare a afacerii :

Organizare Caracteristici
Persoana fizica PF Poate fi autorizata sa desfasoare o activitate independenta in baza
decretului 727e47h -lege nr. 54/1990, de catre Primaria

Capitalei sau primariile locale, cu inregistrare ulterioara la

Oficiul registrului comertului din cadrul Camerei de Comert si
Industrie prin Biroul Unic.

Nu are personalitate juridica.

Asociatia familiala Se constituie intre membrii unei familii cu gospodarie comuna, in
baza aceluiasi normativ si proceduri ca si
AF
persoana fizica. Nu are personalitate juridica.
Societatea comerciala Se constituie ca persoana juridica, conform Legii nr. 31/1990
republicate, prin asociere intre doua sau mai multe persoane fizice
SC sau juridice, pentru a efectua acte de comert. Societatea comerciala
dobandeste personalitate juridica de la data inregistrarii in registrul
comertului.
Filiale : Filialele sunt societati comerciale cu personalitate juridica care se
infiinteaza intr-una din formele de societate

enumerate mai sus. Filialele vor avea regimul juridic al formei de

societate in care s-au constituit.
Sedii secundare : O societate comerciala poate sa deschida in aceeasi localitate cu
sediul principal sau in alte localitati, sedii

secundare sub diferite forme : sucursale, depozite, magazine,

agentii, etc.

Societatile comerciale se pot constitui in una din urmatoarele forme juridice :

      societate in nume colectiv (SNC)

     societate in comandita simpla (SCS)

     societate pe actiuni (SA)

     societate in comandita pe actiuni (SCA)

     societate cu raspundere limitata (SRL)

Particularitati ale formelor de organizare a activitatii

Criterii PF, AF SNC SA SRL

 SCS
Nr. persoane o persoana sau Minimum 2 minimum 2 minimum  1 –
membrii unei 50 asociati
familii
Capital minim - - 90.000 RON 200 RON
Raspunderea Nelimitata nelimitata si numai cu numai cu
intreprinzatorului solidara, cu capitalul capitalul
(cu averea subscris cu subscris
personala) exceptia
asociatilor exceptia
comanditari asociatilor
comanditari

 
Restrictii pentru asociatii nu pot asociatul unic
asociati lua parte ca nu poate
asociati cu
raspundere in alte avea calitatea
societati de unic

concurente, fara  asociat decat

consimtamantul intr-o

celorlalti asociati singura

societate

Aspectele  relevante ale modului de organizare in functie de tipul societatii vor fi

prezentate in anexa nr.2.

3. Etapele infiintarii unei societati comerciale : Pizzeria Start S.R.L.

Datorita avantajelor pe care le ofera o societate cu raspundere limitata: numar mic de

asociati( poate functiona si cu asociat unic), capitalului minim mic impus de lege
 ( 200 lei), raspunderea sociala a asociatilor numai in limita aportului lor,  am optat pentru
aceasta forma juridica a societatii noastre.

Pentru infiintarea unei societati comerciale, in general, trebuie parcurse urmatoarele etape:

ETAPELE INFIINTARII FIRMEI

1.     Pre-inregistrare (activitati pregatitoare)

Include toate activitatile prevazute de lege ce trebuie indeplinite de la data cand un

intreprinzator s-a decis sa constituie o forma de organizare a unei afaceri si data cand a
depus la Biroul Unic dosarul complet pentru inregistrarea si autorizarea functionarii.

Activitati obligatorii Activitati optionale

 Informare initiala privind procedura si obligatiile  Cercetarea firmei/emblemei la OSIM pentru
intreprinzatorului verificarea similitudinii cu marci inregistrate in
 Verificarea si rezervarea firmei/emblemei registrul de marci
 Redactarea actului constitutiv  Obtinerea evaluarii prin expertiza, a bunului
 Obtinerea autentificarii pentru actul constitutiv imobil subscris ca aport in natura la capitalul
 Redactarea si obtinerea declaratiei pe proprie social-dupa caz
raspundere a fondatorilor, administratorilor si a  Obtinerea certificatului constatator al
cenzorilor ca  sarcinilor cu care, eventual este grevat bunul
imobil subscris la capitalul social-dupa caz

indeplinesc conditiile prevazute de lege

       Completarea cererii de inregistrare

       Varsamantul in numerar la
capitalul social (direct la banca
dorita sau la unitatile CEC de la
CCI)

       Intocmirea dosarului de
inregistrare si autorizare a
functionarii

2. Inregistrarea comerciantului

     autorizarea constituirii comerciantului de catre judecatorul delegat;

     obtinerea, pe cale electronica a codului unic de inregistrare de la Ministerul

Finantelor Publice;

     redactarea incheierii judecatorului delegat;

     inregistrarea comerciantului in registrul comertului;

     editarea certificatului de inregistrare

3. Autorizarea functionarii comerciantului

 Include activitatile de autorizare a functionarii comerciantului de catre institutiile
publice abilitate, indeplinite in perioada, dupa data depunerii dosarului la Biroul Unic si data
eliberarii anexei continand avizele/autorizatiile/acordurile necesare functionarii: autorizatie
PSI, sanitara, sanitar-veterinara, pentru protectia muncii, pentru protectia mediului, etc.

4. Notificarea comerciantului catre institutii publice

Include activitatile de notificare a inregistrarii unui comerciant catre alte institutii

publice cu atributii legate de publicitatea, inregistrarea sau evidenta comerciantilor (unde este
cazul).

Documentele  pentru inmatriculare si autorizarea firmei Pizzeria Start S.R.L.se prezinta in

anexa nr.3

Anexe
Anexa nr.1
Actele normative care reglementeaza  constituirea, inregistrarea si functionarea
societatilor comerciale :

- Legea nr.31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile

si completarile ulterioare – cuprinde reglementari de baza privind
constituirea, functionarea, modificarea si desfiintarea societatilor cu
personalitate juridica;

- Legea nr.26/1990 privind Registrul Comertului, republicata cu

modificarile si completarile ulterioare – republicata (M.O. nr. 48/4 februarie
1998). a) cuprinde reglementari privind infiintarea si organizarea Oficiului
National al Registrului Comertului si a Oficiilor Registrului Comertului din
fiecare judet, inmatricularea comerciantilor in Registrul Comertului si
inregistrarea altor mentiuni; regimul firmelor si emblemelor, precum si
sanctiuni in caz de nerespectare a dispozitiilor sale.

               - OUG nr. 76/ 2001 modificata privind simplificarea unor formalitati administrative

pentru inregistrarea si autorizarea functionarii comerciantilor; Aceasta ordonanta instituie o
procedura unica de inregistrare si autorizare a functionarii societatilor comerciale, in urma
careia societatea devine persoana juridica si totodata este autorizata sa functioneze.
Autorizarea presupune obtinerea avizelor, autorizatiilor/acordurilor strict necesare pentru
inceperea activitatii acestora. Prin inregistrare comerciantul dobandeste un cod unic de
inregistrare sub care va figura in Registrul Comertului precum si la organele fiscale.Totodata,
comerciantului i se elibereaza un certificat de inregistrare sau un certificat de inscriere
mentiuni dupa caz. Procedura se desfasoara in cadrul Biroului Unic, care va elibera certficatul
de inregistrare.
Eliberarea certificatului de inregistrare si a avizelor/autorizatiilor necesare da dreptul
comerciantului sa-si inceapa activitatea.

   ..-Legea 346/2004 privind stimularea infiintarii si dezvoltarii intreprinderilor mici ai mijlocii

(M.O. nr. 681/29 iulie 2004).
      - Legea 359/2004 privind simplificarea formalitatilor la inregistrarea in
Registrul         comertului a persoanelor fizice, asociatiilor familiale si
persoanelor juridice, inregistrarea fiscala a acestora, precum si la
autorizarea functionarii persoanelor juridice (M.O. nr. 839/13 septembrie
2004), modificata prin O.U.G. nr. 75/2004 (M.O. nr. 932/12 octombrie
2004)

        -H.G. nr. 166 din 13 februarie 2003 privind acordarea unor facilitati
fiscale studentilor care doresc sa infiinteze o afacere proprie (M.O. nr.
114/24 februarie 2003).

        -H.G. nr. 913 din 10 iunie 2004 privind aprobarea taxelor si tarifelor
pentru operatiunile efectuate de oficiile Registrului comertului de pe langa
tribunale (M.O. nr. 589/1 iulie 2004)

         -H.G. nr. 991 din 25 iunie 2004 pentru stabilirea modelului cererii
de inregistrare si al certificatului de inregistrare in Registrul comertului
(M.O. nr. 590/1 iulie 2004 ).

         -Ordinul Ministrului Justitiei nr. 2735/C din 23 septembrie 2003

privind aprobarea tarifelor pentru serviciile auxiliare prestate de oficiile
Registrului comertului de pe langa tribunale si de Oficiul National al
Registrului Comertului (M.O. nr. 691/2 octombrie 2003).

         -Ordinul Ministrului Justitiei nr 3118/C din 9 noiembrie 2004 pentru

aprobarea modelului cererii de inregistrare in Registrul comertului si al
declaratiilor pe propria raspundere privind autorizarea functionarii (M.O.
nr. 1105/26 noiembrie 2004).

          -H.G. nr. 913/10.06.2004 privind aprobarea taxelor si tarifelor

pentru operatiunile efectuate de oficiile Registrului comertului de pe langa
tribunale (M.O. nr. 589/1 iulie 2004)

         -H.G. nr. 1346 din 2002 privind serviciile de asistenta prestate de

oficiile Registrului comertului de pe langa tribunale pentru inregistrarea si
autorizarea functionarii comerciantilor cu rectificarea privind Anexa nr. 1
(M.O. nr. 913/14 decembrie 2002).

         -H. G. nr. 616 din 27 iunie 2001 privind aprobarea taxelor

percepute pentru publicarea in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a IV-
a, a incheierii judecatorului delegat la inregistrarea comerciantilor si a
actului constitutiv, vizat de judecatorul delegat (M.O. nr. 373/10 iulie
2001)

         -O.G. nr. 75 din 30 august 2001 privind organizarea si functionarea

cazierului fiscal (M.O. nr. 540/1 septembrie 2001), cu modificarile si
completarile ulterioare

        -Legea nr. 36/1995 a notarilor publici si a activitatilor notariale, cu

modificarile si completarile ulterioare (M.O. nr. 92/16 mai 1995).
         -H.G. nr. 600 din 21 iunie 2001 privind stabilirea onorariilor in suma
fixa pentru serviciile prestate de notarii publici in vederea inregistrarii si
autorizarii functionarii comerciantilor (M.O. nr. 358/4 iulie 2001)

       -H.G. nr. 573 din 13 iunie 2002 pentru aprobarea procedurilor de

autorizare a functionarii comerciantilor (M.O. nr. 414/14 iunie 2002).

            - Legea nr. 82/ 1991, a contabilitatii, cu norme metodologice si instructiuni de

aplicare; legea a fost actualizata cu ultimele modificari aduse de OUG nr. 102/2007, publicata
in Monitorul Oficial nr. 689 din 10.10.2007.

       - Legea nr. 21/1996,  a concurentei, modificata si actualizata in data de 03.12.2004.

       - Legea nr.11/1991 privind combaterea concurentei neloiale, actualizata ian. 2005

       - Codul fiscal

Anexa nr.2

Aspecte relevante ale modului de organizare in functie de tipul societatii:

Criterii PF SNC SA SRL

AF SCS SCA
Autorizarea x - - -
Primariei
Rezervare firma x x x x
Redactare act - x x x
constitutive
Dovada sediu x x x x
Depunere - x x x
capital social
Constituire x x x x
dosar
Inregistrare in x x x x
Registrul

Comertului
Autorizarea Se obtine personal Se obtine prin Biroul Unic Biroul Unic
functionarii de la Biroul Unic
autoritatile competent
e
La ce institutii Primarie si CCI CCI CCI CCI
trebuie sa

mearga
intreprinzatorul
Evidenta Contabilitate in Contabilitate Contabilitate Contabilitate in
financiar partida in partida in partida partida
contabila
 simpla dubla dubla dubla
Sistemul de Impozit pe venitul Impozit pe Impozit pe Impozit pe
impozitare anual profit profit profit
Administrarea Nu exista reglementari Unul sau mai Unic Unul sau mai
multi administrator multi
exprese sau consiliu de
administratori administratie administratori
Anexa nr.3

Dosarul de inregistrare si autorizare a functionarii trebuie sa contina:

Precizari privind
utilizarea
Tip organizatie
Denumire
Nr.
documentului
Crt.
act PF SNC SA SRL

AF SCS SCA
1 Cerere de inregistrare si autorizare x x x x Obligatoriu
2 Dovada disponibilitatii firmei/emblemei x x x x Dovada pentru
(original) disponibilitatea
firmei este

obligatorie
3 Reproducerea emblemei (4 exemplare) x x x x Optional, daca se
declara emblema
4 Dovada sediului (in copie) x x x x Obligatoriu

5 Declaratia pe proprie raspundere– original x x x x Obligatoriu

6 Autorizatia emisa de Primarie conform x Obligatoriu

Decretului

Lege 54/1990 (copie)

7 Actul constitutiv (original) x x x Obligatoriu pentru
persoane juridice
8 Dovezile privind efectuarea varsamintelor x x x Este obligatoriu sa
existe capital varsat
aporturilor subscrise si/sau varsate (copii) in

numerar
9 Facturi x x x Se utilizeaza pentru
produse noi

achizitionate ca
aport in natura
10 Expertiza de evaluare a aportului in natura x x x Numai in cazul
la bunurilor imobile
 aportate
capitalul subscris
la capitalul social
11 Certificatul constatator al sarcinilor de care x x x Pentru bunurile
sunt imobile aduse ca
aport in
grevate imobilele
natura la capitalul
social subscris
12 Dovada intabularii bunurilor imobile Pentru bunurile
mobile aduse ca
aport la

capitalul social
subscris
13 Cambia, contract de imprumut bancar, x x Cand sunt aduse
contract creante ca aport la

civil capitalul social. Nu

sunt permisela SA si
SCA constituite prin
subscriptie publica si

la SRL-uri
14 Declaratie cu privire la averea detinuta x x x Obligatoriu pentru
(original, asociatii care
raspund
sub semnatura privata)
nelimitat si solidar
pentru obligatiile

sociale
15 Acte privind activitatea comerciala x In lipsa acestora se
anterioara depune actul privind

(copii) nivelul studiilor

absolvite
16 Specimenul de semnatura (original) x x x x Obligatoriu pentru
administratori
17 Certificatul cenzorilor privind depunerea Obligatoriu pentru
garantiei SA si SCA

legale de catre administratori

18 Actele constatatoare ale operatiunilor x
incheiate in

contul societatii (copii)

19 Contractul de administrare (copie) x x x Numai in cazul cand
societatea este
 administrata de o
persoana juridica
20 Acte de identitate (cu CNP) in copie x x x x Pasaport pentru
rezidenti
21 Actul de inregistrare a fondatorilor persoane x x x in copie tradusa si
legalizata pentru
juridice (copie)
nerezidenti
22 Hotararea organului statutar al persoanei x x x in copie tradusa si
juridice legalizata pentru

privind participarea la constituirea societatii nerezidenti

(original)
23 Mandatul persoanei care a semnat actul x x x in copie tradusa si
legalizata pentru
constitutiv in numele si pe seama
fondatorului, nerezidenti

persoana juridica (original)

24 Certificat de bonitate (original) x x x in copie tradusa si
legalizata
25 Avize prealabile prevazute de lege x x x x Pentru societatile
bancare, de asigurare

reasigurare,
operatiuni cu valori
mobiliare
26 Actele pentru autorizarea functionarii din x x x Sunt stabilite de
punct de organele competente

vedere: al PSI; sanitar; sanitar-veterinar; al

protectiei de mediu; al protectiei muncii

27 Diverse taxe si onorarii x x x x

Planificarea si organizarea activitatii

Organizarea activitatii

Raspunde la intrebarile Cine si Cum contribuie la realizarea obiectivelor planificate

ale organizatiei?

Functia de organizare reuneste ansamblul fazelor prin care se identifica procesele de

munca necesare realizarii obiectivelor planificate, se grupeaza (potrivit anumitor criterii) si se
repartizeaza spre executare unor persoane si grupe de persoane (compartimente de munca).

Functia de organizare se concretizeaza in doua componente: organizarea formala

(oficiala sau institutionala) si organizarea informala (neoficiala).
 Organizarea oficiala imbraca doua forme:

•Organizarea de ansamblu a organizatiei (organizarea structurala sau structura

organizatorica);

•Organizarea pe domenii de activitate (pe functiuni) sau organizarea procesuala.

            In firma  trebuie elaborate documente clare de organizare a

firmeisi activitatii ei din urmatoarele cauze:

  Procesele in cadrul intreprinderii pot fi astfel standardizate.

  Inlocuirea angajatilor sau colaboratorilor care lipsesc devine mai usor de realizat.

  Predarea locurilor de munca este mai usor de realizat.

  Inlocuirea / reprezentarea conducerii se poate asigura mai usor

  Crearea unei baze de date computerizate  cu structura de organizare a intreprinderii.

Documentarea scrisa a activitatii in cadrul firmei de exercitiu de catre fiecare angajat

(proces verbal de activitate) permite:

                    Asigurarea fluxului de informatii si

                    Baza de evaluare pentru angajator

                    Feedback periodic (stabilirea obiectivelor si verificarea atingerii acestora)

Ordinea activitatilor in firma

  Stabilirea obiectivelor intreprinderii

  Stabilirea obiectivelor pentru locul de munca

  Planificare anuala, elaborarea planului pentru unitate ( firma de exercitiu)

  Organizarea intreprinderii: Schema de organizare si procesele in cadrul intreprinderii

  Organizarea locului de munca

Documente de formalizare a structurii organizatorice a intreprinderii

Pentru formalizarea unei structuri organizatorice se folosesc urmatoarele documente:

a) regulamentul de organizare si functionare

 La baza infiintarii unei organizatii sta Regulamentul de Organizare si Functionare
(ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competentelor unei
institutii. Este un act normativ care reglementeaza functionarea compartimentelor (stabileste
competentele pentru fiecare compartiment in parte, atributii si responsabilitati) si este adoptat
de forul de conducere superior al organizatiei respective. Mai exista si Regulamentul de
Ordine Interioara (ROI) care reglementeaza regulile de conduita cerute angajatilor in relatiile
de serviciu, programul de lucru, circulatia documentelor si este adoptat pe cale de dispozitie
de catre conducatorul unitatii.

b) fisa postului

Fisa postului serveste ca document organizatoric indispensabil fiecarui salariat si ca suport

pentru evaluarea muncii acestuia.

Exemplu rezolvat:

FISA DE POST SEF APROVIZIONARE

Titulatura postului: sef serviciu aprovizionare

Titularul postului: se completeaza numele titularului postului

Organizatia: FE START SRL

Titulatura postului imediat superior: directorului economic sau titulatura

unui alt post din cadrul organizatiei care este ierarhic superior

Rezumatul postului:  titularul postului are rolul de a asigura finalizarea

concreta a planurilor de aprovizionare cu materialele/marfurile/
echipamentele comandate.

Atributii si responsabilitati:

       Efectuarea comenzilor la furnizori si negocierea conditiilor comerciale (in

special a preturilor si termenelor de livrare) cu furnizorii

       Urmarirea confirmarilor de comanda si a livrarilor de la furnizori pana la

intrarea marfurilor in depozitul companiei, informarea asupra sosirii
produselor comandate

       Centralizarea comenzilor de investitii de la toate departamentele

companiei

       Emiterea comenzilor catre furnizori pentru bunurile de investitii si

urmarirea lor pana la livrarea- receptia (de) catre departamentul beneficiar si
– dupa caz – pana la punerea in functiune

       Centralizarea comenzilor de aprovizionare de la departamentele de vinzari

si service
       Cercetarea pietei pentru a obtine cele mai bune oferte d.p.d.v. al
raportului calitate/pret pentru bunurile ce fac obiectul investitiilor

       Raspunde pentru calitatea negocierii contractelor/actelor aditionale cu

furnizorii

       Este responsabil pentru emiterea comenzilor catre furnizori (privind

bunurile de investitii) si urmarirea lor pana la livrarea receptia catre
departamentul beneficiar si - dupa caz – pana la punerea in functiune

Relatii la locul de munca:

• de subordonare: directorului departamentului aprovizionare sau, daca

functia nu este ocupata, directorului general sau loctiitorului acestuia,

• de supraordonare: supervizeaza activitatea angajatilor din subordine, se

completeaza titulatura postului/posturilor aflate in subordine (daca acestea
exista)

• de colaborare/ functionale: cu angajatii departamentelor financiar-contabil,

marketing, juridic si/sau alte posturi cu care exista relatii de colaborare

Program de lucru:

• 8 ore/zi, 5 zile/saptamana (sau se completeaza cu un alt program);

• posibilitate de prelungire a programului de lucru in cazuri exceptionale – se

completeaza doar daca este cazul

Conditii de munca:

• obisnuite; • munca de birou;

• deplasari pe distante scurte sau medii (negocieri, etc.).

Unelte, instrumente, echipament de lucru:

• instrumente specifice muncii de birou (computer, xerox, imprimanta, fax,

scanner, etc)

Cerinte pentru exercitare:

Cerinte medicale:

       rezistenta la oboseala si solicitari efective si intelectuale;

       acuitate auditiva normala;

       vorbire normala.

Cerinte psihologice:

  inteligenta de nivelul ridicat (capacitate de analiza si sinteza, memorie

dezvoltata);

  echilibru emotional

  usurinta in exprimarea ideilor, deprinderea de a vorbi in public;

  asumarea responsabilitatilor;
Educatie si pregatire profesionala:

       cel putin studii superioare tehnice/economice;

       simt tehnic, cunostinte in domeniul comercial/logistica;

       cunostinte de operare pe calculator;

       cunoasterea cel putin a doua limbi straine.

La acest capitol se pot adauga toate conditiile pe care ar trebui sa le

indeplineasca un candidat pentru a putea ocupa acest post, conditii care sunt
stabilite in functie de specificul fiecarei organizatii in parte.

Deprinderi transferabile:

       acordare si transmitere de informatii;

       culegere, clasificare si interpretare a informatiilor;

       pregatire de materiale si rapoarte.

Sanctiuni aplicate pentru nerespectarea sarcinilor de serviciu, conform

rigorilor prevazute in fisa de post:

       pentru prima abatere de neindeplinire a sarcinii se aplica avertisment

verbal, cu amendamentul ca vor exista consecinte evidentiate in calificativul
de evaluare anuala a angajatului.

       pentru a doua abatere de acelasi tip se va aplica o reducere a salariului

brut pentru o perioada de la una la trei luni, cu un procent de 5-10 %,
concomitent cu masurile hotarate de catre companie pentru redresarea
situatiei: interviu individual, in prezenta conducerii companiei, pentru
identificarea cauzelor care au determinat respectiva stare de fapt; solutiile
adoptate de catre companie pentru: scolarizarea interna a angajatului (pe
produse, pe domenii), reconsiderarea volumului de munca etc.

Avertizare:
1. La cumularea unor sanctiuni drastice repetate (maximum trei), conform
prevederilor L.53/2003, Codul Muncii, in functie de gravitatea si consecintele
abaterilor, se dispune concedierea angajatului.

2. Conform L.53/2003, art. 268, alin. 5, decizia de sanctiune poate fi

contestata de catre angajat in termen de 30 de zile calendaristice de la data
comunicarii. In cazul in care situatia conflictuala nu este rezolvata in mod
acceptabil, amiabil, intre angajat si angajator, partea nemultumita se poate
adresa instantelor judecatoresti competente.
Director General                                                                                 Am
luat la cunostinta,
……………………………. ……….………………………………
Data:..

Fisa postului este un document operational important ce prezinta in detaliu elementele

cerute unui salariat pentru ca acesta sa-si poata exercita in conditii normale activitatea.

Fisa postului serveste ca document organizatoric indispensabil fiecarui salariat si ca

suport pentru evaluarea muncii acestuia.

Instrumentul de reprezentare a postului de munca in structura organizatorica este fisa

postului. Acesta este un document ce se intocmeste pentru angajatii din structura
organizatorica, indiferent ca sunt executanti sau manageri.

Fisa postului trebuie sa permita evidentierea clara a obiectivelor individuale, sarcinile,

competentele si responsabilitatile titularului de post, precum si conditiile pe care trebuie sa le
indeplineasca o persoana pentru a ocupa postul respectiv.

Descrierea obiectivelor individuale se realizeaza prin intermediul sarcinilor lucrarilor si

atributiilor.

Sarcina este cea mai mica unitate de munca individuala, cu caracter complet, care se
desfasoara dupa  o anumita procedura, intr-o succesiune prestabilita de operatii.

Lucrarea reprezinta concretizarea unor actiuni, a uneia sau a mai multor sarcini intr-un
suport material. De exemplu: documentatii tehnico-economice, analize, studii, scheme, etc.
Nu toate sarcinile se materializeaza in lucrari.

De exemplu: participarea la o sedinta.

Atributia reprezinta ansamblu de obligatii si imputerniciri conferite unui titular de post.  

La partea 'LIMITE DE COMPETENTA' se grupeaza trei categorii de actiuni:

- avizari - actiuni de certificare a continutului unor lucrari, documente;

- aprobari - semnifica decizii simple, de obicei cu doua variante Da sau NU;

- decizii complexe - au mai multe variante.

Aprecierea activitatii titularului de post se face cu ajutorul criteriilor de evaluare ce

urmaresc modul de realizare a obiectului activitatii titularului de post .

Va exemplificam in anexe modele de Fise ale posturilor din cadrul departamentelor.

c) organigrama - o reprezentare grafica a structurii organizatorice a intreprinderii si reda o
parte din componentele structurii

Organigrama este un instrument important folosit in analiza managementului firmei. 

Exista o serie de cerinte si etape in proiectarea unei structuri

organizatorice eficiente, astfel procesul de analiza, proiectare, evaluare si
imbunatatire a structurii organizatorice presupune respectarea
urmatoarelorcerinte:

1. numar mic de nivele ierarhice;

2. crearea si dependenta compartimentelor, adica o functiune – un

compartiment specializat;

3.asigurarea unei conduceri si a unor servicii functionale competente;

4. asigurarea economiei de comunicatii;

 folosirea delegarii in cadrul procesului de conducere.

Exemplu organigrama:

Procesul de analiza si proiectare a structurii organizatorice presupune parcurgerea

urmatoarelor etape:

- analiza obiectivelor intreprinderii

- definirea activitatilor si stabilirea continutului lor

- proiectarea compartimentelor, gruparea lor si stabilirea relatiilor dintre ele

- proiectarea propriu-zisa a structurii organizatorice

- evaluarea functionalitatii si a laturii constructive a intreprinderii.

TIP DE STRUCTURA CARACTERISTICI

STRUCTURA - este adoptata de intreprinderile mici,
IERARHICA
 - numar redus de compartimente operationale in care se
desfasoara principalele activitati,

- conducatorul fiecarui compartiment exercita toate functiile de

conducere, ceea ce solicita cunostinte profesionale diversificate,

- fiecare persoana este subordonata unui singur sef

STRUCTURA - apar compartimentele functionale alaturi de cele operationale,
FUNCTIONALA
- conducatorii pot fi specializati pe domenii,beneficiind  de
asistenta compartimentelor functionale,

- executantii primesc ordine si raspund atat fata de sefii

ierarhici, cat si fata de sefii compartimentelor functionale, fiind
dublu subordonati
STRUCTURA - alcatuita din compartimente functionale si operationale,
IERARHIC-
FUNCTIONALA - executantii primesc decizii si nu raspund decat in raport cu
seful ierarhic,

- se elimina dubla subordonare,

- se utilizeaza in organizatiile de dimensiuni mari

Compartimentele/Departamentele – pe masura ce o organizatie se dezvolta sarcinile

individuale sunt grupate in subunitati sau departamente ce reunesc mai multi salariati. Ele se
creeaza in functie de o dimensiune centrala (ex: dupa functie) si apoi se structureaza celelalte
unitati dupa o alta dimensiune (produs, locatie, consumator, etc.)

Ideea centrala este aceea ca structura creata repartizeaza oamenii si sarcinile in asa fel
incat sa se asigure:

                Comunicarea;

                Cooperarea;

                Indeplinirea sarcinilor;

                Distribuirea resurselor;

                Luarea deciziilor in modul cel mai eficace cu putinta.

Uneori modul in care o organizatie a fost proiectata nu mai este adecvat, nu permite
rezolvarea unor probleme neprevazute. In acest caz sunt create unitati sau mecanisme cu
caracter temporar.

De aceea activitatile mentionate le vom trata intr-un domeniu distinct. Pentru formarea
unei imagini clare asupra structurarii pe verticala a actiunilor si proceselor desfasurate in
firme, in tabelul de mai jos se prezinta principalele procese sub forma domeniilor functionale
si principalelor activitati care se realizeaza in cadrul acestora si, ulterior legatura dintre
acestea pentru unul din procese – cel de Aprovizionare.

In vederea cunoasterii si insusirii cat mai bune a continutului si obiectivelor

activitatilor din cadrul fiecarui proces, in tabelul imediat urmator sunt inscrise o parte din
principalele sarcini si atributii ale activitatilor realizate de catre compartimentele in care se
materializeaza.

Activitati
SECRETARIAT – ADMINISTRATIV
Inregistrare si urmarire intrari-iesiri corespondenta.

Inregistrari in repertoar ( telefoane, adrese)

Agenda zilei – probleme

Coordonare aprovizionare consumabile

RESURSE UMANE
Recrutarea, selectia, angajarea personalului;

Intocmire state plata si stabilirea obligatiilor fiscale si bugetare, salariale

Instruirea, perfectionarea personalului;

evaluarea si promovarea personalului

MARKETING
Studierea pietii:

-Lista firmelor (CCIA)

-Pagini WEB – alte centrale

Oferta selectiva: -E-mail  -Fax -Posta

Promovare: Catalog Pliante – sigla, WEB – motto

APROVIZIONARE
Necesar de aprovizionare

Studiere piata, Negocieri

Operatiuni pe baza factura  (livrare imediata) 

plata  :imediata/ulterior

Stoc de marfa,
DESFACERE
Studiere piata, Contractare
Ofertare, Negociere

Operatiuni pe baza factura  (livrare imediata)

Stoc de marfa
CONTABILITATE
Inregistrare constituire :

-capital :-numerar  -natura, -cheltuieli constituire

Inregistrare intrari: mijloace fixe, fond marfa

-operare in documente

-viramente, depuneri la banca virtuala

 Grila activitati-elemente organizatorice in procesul de aprovizionare

Activitati Elemente organizatorice

Aprov Pla Tehni Financ Desfa Jur Sectii Alte

n c . i sist.
cere deprod
contab. dic . (furniz)
anificare si Fundamentarea * * * * *
si trasmiterea
ontractare necesarului de
aprovizionat
Emiterea de * * *
comenzi de
aprovizionare
Finalizarea * * *
contractelor de
aprovizionare
 derularii procesulu Receptia * *
aprovizionare materialelor
livrate de
furnizor
Intrarea in * * *
gestiunea
intreprinderii
Urmarirea *
operativa a
desfasurarii

aprovizionarii
Eliberarea * * *
materialelor in
consum
Actualizarea * * * * *
planului de
aprovizionare
Analiza * *
indeplinirii
planului de
aprovizionare
ea si gestiunea Analiza * *
activitatii de
lor de materiale stocare a
materialelor
Controlul * *
periodic al
nivelului
stocurilor
Reintregirea * * * *
stocurilor
subnormative
Lichidarea * * * *
stocurilor
supranormative
si a celor cu
miscare lenta
    

                                                 

TIPURI DE ORGANIGRAME
ORGANIGRAME
PIRAMIDALE

ORGANIGRAME
ORDONATE DE LA
STANGA
LA DREAPTA

ORGANIGRAME
CIRCULARE

TIPURI DE
CARACTERIZARE
RELATII
RELATII DE - se stabilesc intre doua compartimente si sunt concretizate in
AUTORITATE dispozitii , hotarari, decizii din partea conducatorilor
compartimentelor subordonate
- IERARHICE
- se stabilesc intre doua compartimente intre care exista autoritate
-FUNCTIONALE functionala, asigurand coordonarea unitara a activitatii de ansamblu

- DE STAT MAJOR - apar atunci cand unor persoane sau grupuri  li se incredinteaza de
catre managerul intreprinderii sarcina solutionarii unor probleme
care afecteaza obiectivele unuia sau mai multor compartimente
RELATII DE - nu sunt reglementate in mod formal, au un caracter facultativ si se
COOPERARE manifesta intre posturile situate pe acelasi nivel ierarhic, care apartin
unor compartimente diferite
 RELATII DE - apar intre compartimentele specializate care au ca atributii
CONTROL efectuarea controlului (financiar, tehnic de calitate, etc.)
RELATII DE - se stabilesc intre compartimente si persoane de pe  niveluri
REPREZENTARE ierarhice diferite si reprezentantii altor intreprinderi sau organizatii
Circuitul documentelor
Notiunea de informatie, in activitatile administrative, nu trebuie
confundata cu cea de informatie stiintifica, care constituie baza unei cercetari.

In cadrul firmelor cea mai mare parte a informatiilor circula cu

ajutorul documentelor.

De aceea, metodele de analiza si proiectare a fluxurilor

informationale urmaresc in mod deosebit circulatia documentelor si
activitatile pe care le dau nastere existenta acestora.

La nivelul organizatiilor, orice angajat care vorbeste, efectueaza o

semnalizare, scrie o cerere, un raport, elibereaza o chitanta, o schita etc.
emite informatii. De asemenea, un termometru care indica temperatura
mediului ambiant sau un calculator electronic care tipareste rezultatul unui
calcul, emit informatii.
Valorificarea informatiei pentru desfasurarea activitatilor administrative
se face in urmatoarele etapesuccesive:
ˇ   Culegerea informatiilor
ˇ   Prelucrarea informatiilor
ˇ   Stocarea informatiilor

Parcurgerea acestor etape constituie asa numitele procese

informationale

Orice angajat, implicat in activitatile de birou, trebuie sa cunoasca

provenienta informatiilor pe care le culege, natura informatiilor, avantajele si
dezavantajele metodelor si mijloacelor de prelucrare, directia de transmitere
si rolul lor in sistem.
Organizatiile genereaza o multime de documente cu caracter
administrativ. Orice activitate economica, administrativ sociala, culturala sau
stiintifica, apare intai ca idee, apoi se concretizeaza treptat in documente care
adeveresc, constata sau preconizeaza fapte.

Documentele scrise sunt utilizate, in proportie ridicata, si pentru comunicarea cu

persoane din interiorul sau din afara organizatiei.

Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca

„informatie inregistrata care poate fi tratata ca unitate intr-un flux documentar, indiferent de
forma sa materiala si de caracteristicile acesteia”.  (Standard ISO 2789).

In sens juridic, unele dictionare si enciclopedii, definesc documentul “ act oficial sau
particular prin care se adevereste sau de preconizeaza un fapt, se confera un drept sau se
recunoaste o obligatie.
 Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat si aparitia altor definitii, cu
sens mai restrans, in functie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate.

Organizatiile creatoare de documente, practica la randul lor, alte criterii de

clasificare in functie de sfera de activitate.

Pentru reflectarea clara si precisa a continutului operatiilor economice, documentele

trebuie sa cuprinda anumite date cu caracter obligatoriu. Indiferent de natura operatiei pentru
care se intocmesc, exista o serie deelemente comune pe care trebuie sa le contina toate
felurile de documente, si anume:

            denumirea documentului (factura, chitanta, bon de consum);

            antetul, adica denumirea si adresa unitatii care a intocmit documentul sau locul
de munca unde s-a intocmit;

            data intocmirii documentului si numarul de ordine al acestuia;

            indicarea partilor care au contribuit la efectuarea operatiilor respective;

            continutul operatiei economice sau financiare si justificarea ei;

            etaloanele in care se exprima obiectul operatiei in functie de natura lui

(cantitatea, valoarea) si
             semnaturile persoanelor care raspund de legalitatea operatiei consemnate in
document si realitatea ei. In cazul eliberarii de mijloace economice, actul trebuie semnat de
persoanele care au primit mijloacele economice, cele care le-au predat, precum si de persoana
care a dispus de eliberarea lor.

In afara acestor elemente comune tuturor documentelor, ele mai cuprind, in functie de
natura operatiei economice pe care o consemneaza, elemente specifice. Astfel, factura in
operatiile de vanzari cuprinde si elemente specifice, ca:

  mentionarea comenzii si a contractului in baza caruia s-au expediat materialele,

  numarul avizului de expediere intocmit cu ocazia expedierii,

  contul de la banca al clientului din care se platesc materialele cumparate,

  respectiv contul furnizorului in care se incaseaza contravaloarea lor.

Oricare ar fi procedura de completare aleasa, aceasta nu trebuie sa cuprinda  stergeri 
cu lama, suprascriere sau oricare alt tip de modificari. 

Documentele trebuie completate citet fara stersaturi.

Verificarea documentelor se face sub trei aspecte: verificarea formala, a fondului si

cifrica.

                              Verificarea formala

                              Verificarea cifrica consta in controlul exactitatii calculelor aritmetice.

                              Verificarea de fond

Documente, Evidente
SECRETARIAT - ADMINISTRATIV APROVIZIONARE
Registru corespondenta, Repertoar telefoane Repertoar furnizori, Contracte cu furnizori

Ecusoane, Carti de vizita Jurnal cumparari,  Scadentar plati

R.O.F.: (Acces, PV, Program  Regim vizitatori) Comenzi, Facturi primite, Conditii livrare
plata
Necesar consumabile pe (departamente)
centralizate Fisa de magazie

Distribuire pe departamente
RESURSE UMANE DESFACERE
-Registrul salariati, Contract munca Repertoar clienti, Contracte V-C cu
clientii
-Fisa postului
Jurnal vanzari, Scadentar plati
-Dosare personale
Oferte
-State de plata
Facturi emise, AE, conditii livrare/ plata
-Anunt de angajare
Fisa de magazie
-Fise de protectia muncii, Fise de evaluare a
personalului
MARKETING CONTABILITATE
Oferte -Registrul actionari, -Registrul casa

Catalog -Facturi, -Documente de plata

Materiale pentru presa -State de plata, -Registrul jurnal

Invitati -Registrul inventar, -Cartea Mare

Pliante -Balante verificari, -Bilant

Fluturasi

Circulatia documentelor consta in parcursul descris de acestea din momentul

intocmirii sau intrarii lor in unitate si pana la predarea lor in arhiva.

Circulatia documentelor trebuie astfel organizata incat toate documentele intrate la o

anumita data in unitate sa fie verificate si inregistrate in cel mai scurt timp.

La organizarea circulatiei documentelor se impune respectarea urmatoarelor reguli:

- Circuitul documentelor sa se realizeze pe caile cele mai scurte, printr-un numar cat mai
restrans de verigi, asigurand continuitate in miscarea documentelor prin aceste
verigi. Documentele intrate in intreprindere trebuie inregistrate la registratura unitatii si
repartizate operativ pentru rezolvare.

- Rezolvarea documentelor sa se faca complet si la termenul specificat in graficul de circulatie

al documentelor, care prevede: denumirea documentului, compartimentul care il intocmeste,
verificarea documentelor, verigile prin care circula documentele, lucrarile care se executa in
fiecare etapa a circuitului si termenele de executie.

- Graficul circulatiei documentelor, inainte de aplicare, trebuie aprobat de conducerea

intreprinderii sau institutiei si prelucrat cu toti salariatii.
            Circuitul documentelor Sistemul serviciu clienti

Explicarea descompunerii din schema

nivelul 1: sistemul Servicii clienti se descompune in trei subsisteme majore:

 subsistemul Evidenta clienti

 subsistemul Prelucrare comenzi
 subsistemul Actiuni promotionale

nivelul 2: fiecare dintre subsistemele de pe nivelul 1 se descompune in procese si/sau functii:

 subsistemul Evidenta clienti se descompune in functiile:

o Prelucrare tranzactii clienti
o Generare rapoarte clienti
o Intretinere date clienti
  subsistemul Prelucrare comenzi se descompune in procesele si
functiile:
o Prelucrare tranzactii comenzi - functie
o Intretinere date comenzi - proces
o Intretinere date comenzi amanate- proces
o Intretinere date produse- proces
 subsistemul Actiuni promotionale se descompune in procesele:
o Inregistrare promotie lunara (inregistrarea datelor privind
activitatea promotionala prevazuta pentru luna curenta)
o Generare promotie lunara
o Generare raport sintetic promotie
o Intretinere date promotie

nivelul 3: functiile de pe nivelul 2 al descompunerii se descompun la randul lor in procese

 functia Prelucrare tranzactii clienti se descompune in procesele:

o Prelucrare cereri reinscriere (ale fostilor clienti)
o Prelucrare cereri inscriere (ale clientilor noi)
 functia Generare rapoarte clientilori se descompune in procesele:
o Generare raport obligatii client - situatia la zi a unui client in
raport cu obligatiile acestuia asumate prin conventia semnata
o Generare raport reduceri membru - situatia la zi a modului in
care clientul a folosit reducerile de preturi oferite
o Generare raport clientii inactivi - date despre clientii care nu au
cumparat nimic in ultimele l luni
 functia Intretinere date clienti se descompune in procesele:
o Intretinere date clienti
o Intretinere date grupuri de clienti'
o Intretinere date conventii
 functia Prelucrare tranzactii comenzi se descompune in procesele:
o Prelucrare comenzi automate pentru comenzile generate automat
care nu au raspunsuri de la clienti
o Prelucrare raspuns clienti pe baza raspunsurilor acestora
(anularea comenzii pentru selectia lunii curente, schimbarea
selectiei)
o Prelucrare comenzi speciale pentru comenzile referitoare la
articolele cu reducere