INTEGRAREA MANAGERIALĂ A „TABLOULUI DE BORD”

 Întreprinderea este înființată în scopul obținerii de profit pentru întreprinzător;

 Întreprinderea funcționează într-un „mediu extern” (economic, politic, administrativ,
legislativ, social, cultural, natural etc.) care îi influențează, favorabil sau nu, atingerea
scopului înființării;
 Pentru atingerea scopului înființării (profitul) întreprinderea dispune de un „mediu
intern” constituit din mijloace materiale, financiare și umane care, organizate și
gestionate eficient și eficace contribuie la atingerea scopului propus;
 Organizarea și gestionarea eficientă a activităților întreprinderii revine echipei de
management. Aceasta are în componență, în funcție de anvergura întreprinderii, fie
doar întreprinzătorul însuși (în cazul firmelor mici), fie unul sau mai mulți manageri,
ierarhizați pe nivele manageriale (în cazul firmelor de mărime și complexitate
ridicate);
 Sarcina fundamentală a sistemului de management este aceea de a lua decizii în timp
real (sau cel puțin util) pentru atingerea scopului întreprinderii – profitul. Pentru a
lua deciziile corecte (se tinde spre „optim” dar acesta este extrem de greu de realizat în
medii turbulente așa cum este economia mondială – inclusiv cea Românească – în
acest moment) echipa de management trebuie să pornească de la trei concepte
fundamentale: viziune întreprinzătorului, misiunea pe care o stabilește pentru firmă și
sistemul de valori pe care se fundamentează.
o Întreprinderile, de regulă, sunt înființate să funcționeze pe termen lung (zeci de
ani), timp în care întreprinzătorul să își recupereze din profit investiția, să își
asigure mijloacele de trai curente și, eventual mijloacele de dezvoltare a
întreprinderii. Pentru aceasta întreprinzătorul trebuie să aibă o viziune asupra
modului în care va arăta firma sa pe termen mediu (5 ani), lung (10 ani) și
foarte lung (15-20 de ani). Viziunea este pentru întreprinzător! Viziunea se
poate schimba în timp. Viziunea nu este doar o imagine ci și unul sau mai
mulți indicatori de obiectiv SMART, cum ar fi: peste 10 ani întreprinderea va
avea un profit de 7cifre în EURO!
o Pentru susținerea viziunii, întreprinzătorii declară o misiune a întreprinderii,
care este un mesaj pentru toți factorii implicați în relația cu întreprinderea
(acționari, furnizori, clienți, bănci, angajați etc.), mesaj care explică ce rol va
juca firma în mediul extern în care activează.
o Întreprinzătorul mai declară un set de valori pe care se fundamentează
activitățile firmei: etică în afaceri, nediscriminare, calitatea mai presus de
orice, prețuri corecte, respect pentru angajați și parteneri de afaceri etc.
 O dată consfințite cele 3 concepte, echipa de management, trece la atingerea scopului
întreprinderii – profitul. Pentru aceasta:
o Planifică etapele (pașii) pe care întreprinderea îi va parcurge în realizarea
scopului transpus în viziune, respectiv stabilește obiective SMART, pe diferite
orizonturi de timp, numite intervale de prognoză. Pentru a putea realiza o
planificare cât mai realistă echipa de management are nevoie de informații cât
mai exacte atât din mediul extern întreprinderii cât și din mediul intern. Pentru
aceasta, periodic, efectuează o analiză diagnostic (SWOT) prin care
depistează punctele tari și punctele slabe ale întreprinderii, pe de o parte și
amenințările și oportunitățile din mediul extern, pe de altă parte. Având
rezultatele analizei diagnostic echipa de management procedează la o
planificare strategică a activității întreprinderii stabilind obiectivele SMART
1
 de care vorbeam, pe diferitele intervale de prognoză, precum și strategiile pe
care le va adopta întreprinderea pentru atingerea obiectivelor. (Pentru detalii
despre strategii și sistemele de management vezi notele de curs de la
funcțiunea „Management”!). Strategiile sunt apoi transpuse în politici pe care
întreprinderea le pune în aplicare. Dar, pentru atingerea obiectivelor
întreprinderea are nevoie de o anumită organizare, adaptată la specificul
obiectivelor stabilite. De aceea echipa de management
o Organizează toate activitățile din întreprindere în așa fel încât să asigure
condițiile de realizare a obiectivelor:
 Organizează mai întâi procesele de producție/servire care sunt în
obiectul de activitate al întreprinderii
 Organizează asigurarea proceselor de producție/servire cu materii
prime, materiale, energie, combustibil, utilități etc.
 Organizează procesele de vânzare a rezultatelor activității și a relațiilor
cu piața (marketing)
 Organizează activitățile suport (financiar-contabilitate, recrutare
personal, investiții – management de proiecte etc.
o Coordonează activitățile și antrenează personalul (nu în sensul sportiv al
termenului ci îi determină pe angajați prin sisteme de motivare să își
mobilizeze eforturile) în realizarea sarcinilor pe care le au.
o Organizarea și antrenarea (coordonarea) este realizată de către echipa de
management prin decizii (comenzi) care trebuie puse în aplicare de către
angajați.
o Pentru a putea urmări dacă activitățile anterioare (planificare, organizare,
coordonare/antrenare, comandă) contribuie la realizarea obiectivelor sau se
îndepărtează de acestea, echipa de management asigură permanent control-
evaluarea rezultatelor activităților din întreprindere și compararea acestora cu
obiectivele stabilite. Acest control/evaluare a rezultatelor și compararea lor cu
cele planificate (prognozate) este efectuată cu un instrument managerial numit
tablou de bord.
 Pentru a realiza un tablou de bord eficace și eficient în luarea deciziilor de corectare a
„traiectoriei” întreprinderii în raport cu planificarea (rolul fundamental al
managementului) este necesară organizarea de către echipa de management a unui
sistem informațional susținut de in sistem informatic integrat, care să permită
luarea de decizii în timp real.
 Despre sistemul informațional găsiți detalii în „Funcțiunea informațională – note de
curs” și, în sinteză în „tablou de bord – Ion Verboncu”! Explicitez doar noțiunea de
sistem informatic integrat. Sistemul informațional constă în:
o Documente de evidență primară editate la locul și în momentul producerii
fenomenului economic. De exemplu un NIR îl întocmim în gestiunea de
materii prime în care recepționăm materia primă respectivă și la momentul
sosirii ei în întreprindere;
o Circuite informaționale sunt traseele pe care le parcurg documentele de la
emitent (emițător) la receptor. De exemplu NIR-ul se întocmește în 2
exemplare: unul este înregistrat în fișa de magazie și se arhivează la gestiune
de către gestionar iar al doilea exemplar este transmis în contabilitate pentru a
fi preluat în evidență ca datorie către furnizor și se arhivează în
compartimentul contabilitate.

2
 În cazul în care editarea documentelor de evidență primară se efectuează manual,
aceeași informație (din exemplul NIR-ului) este scrisă de mai multe ori în
documente diferite: în NIR, în Fișa de magazie, în Fișa furnizorului, în Jurnalul de
cumpărări. Aceste înregistrări necesită timp și/sau personal suplimentar. Acest
lucru poate fi eliminat prin utilizarea unei aplicație informatice (de unde și
denumirea de „sistem informatic”) de gestiune și financiar-contabilitate cu ajutorul
căreia informația despre materia primă recepționată este introdusă o singură dată în
calculator (prin intermediul aplicației SAGA de exemplu) la recepția materiei
prime în gestiune, edităm NIR-ul la imprimantă dar celelalte documente: Fișa de
magazie, Fișa furnizorului, Jurnalul de cumpărări le regăsim în baza de date
gestionată de aplicație („în calculator” în termeni neacademici) de unde o putem
extrage ori de câte ori este nevoie și, mai mult decât atât, o putem utiliza prin
intermediul SAGA sau a altor aplicații (de exemplu EXCEL) la întocmirea
tabloului de bord. Faptul că utilizăm tehnica de calcul în prelucrarea informațiilor
și că o putem utiliza ori de câte ori este nevoie transformă sistemul informațional
în sistem informatic și parțial integrat. Pentru a avea un sistem informatic complet
integrat (deși integrat este un concept de „totul sau nimic” adică ori este integrat
ori nu!) SGBD-ul utilizat (Sistem de Gestiune a Bazelor de date Distribuite), pe
lângă funcțiunea de gestiune a stocurilor și funcțiunea financiar-contabilă trebuie
să conțină cel puțin încă trei funcțiuni: CRM (Managementul Relațiilor cu
Clienții), ERP (Planificarea Resurselor Întreprinderii – Entreprise în engleză –
pentru managementul prin bugete) și, evident, un SCOREBOARD (tablou de
bord) cât mai cuprinzător. Poate, de asemenea, include și o aplicație de
management de proiecte care să se integreze cu celelalte funcțiuni ale
aplicației(ilor) utilizate. Ideea de bază este să introduci „data” în calculator o
singură dată la momentul și în locul producerii evenimentului economic din
întreprindere și să fie utilizată ca „informație” („stoarsă” de semnificație) în toate
cerințele posibile în celelalte compartimente! Și, încă o funcțiune pe care trebuie să
o conțină sistemul informatic integrat funcțiunea de postcalcul (vedeți suportul de
curs pentru calculațiile de preț!).
 Detalii teoretice și practice despre tabloul de bord găsiți în „tablou de bord – Ion
Verboncu”! și în „Functiunea informationala – suport de curs”. De reținut este faptul
că acest tablou de bord nu înseamnă un „cearșaf” plin de indicatori care din ei să nu
știți că trebuie analizat mai întâi! Tabloul de bord este alcătuit din mai multe tabele, pe
domenii de activitate (funcțiuni ale firmei) cu diferite nivele de detaliere a informației.
Astfel, vom avea un tabel cu indicatorii producției fizice și stocurile de produse finite
(cantitativ și valoric), un tabel cu indicatorii despre vânzări (cantitativ-valoric), un
tabel despre datoriile către furnizori și sumele de încasat de la clienți. Nu va lipsi cash-
flow-ul și balanța de verificare sintetică și analitică. Și, neapărat, informații despre
costurile de producție unitare și profitabilitatea pe diferite paliere, de la profitabilitatea
pe produs la profitabilitatea întreprinderii. De asemenea Bugetul de Venituri și
Cheltuieli (BVC) este esențial. Și orice alte informații care vă ajută să țineți afacerea
sub control.
 Toate tabelele tabloului de bord vor conține coloane pentru planificat, realizat,
diferențe, procent de realizare și observații unde vor fi cuprinse informații despre
cauzele diferențelor și deciziile de luat.