Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
de proiect
D
EM L
O EC
N }
ST I
R E
AT
IV
|
INTRODUCERE
„Un bun management al proiectelor nu garanteaz\ succesul fiec\rui proiect, dar aplicarea
necorespunz\toare a managementului proiectelor garanteaz\, de obicei, e[ecul.”
C. Chatfield [i T. Johnnson, „Microsoft Office Project 2003”, Microsoft Press, 2004
Orice activitate uman\ care implic\ realizarea unor sarcini nerepetitive poate fi considerat\
un proiect. Deci fiecare dintre noi ar putea fi considerat manager de proiect. To]i practic\m
managementul de proiect, fie c\ o facem pentru proiectele personale, fie pentru cele
profesionale. Dar exist\ o diferen]\ foarte mare între un proiect simplu, care implic\ una
sau dou\ persoane, [i unul complex, care implic\ o echip\ de oameni, organiza]ii diferite
[i sarcini multiple. Chiar [i `n proiectele complexe se folosesc tehnici simple de control al
resurselor [i de motivare a persoanelor implicate `n implementarea lor.
Cursul de Manager de proiect oferit de Institutul Eurocor v\ d\ [ansa de a dobândi
cuno[tin]ele [i abilit\]ile necesare pentru a folosi aceste tehnici, atât pentru a ordona
activit\]ile de natur\ personal\, cât [i pentru a îmbun\t\]i în mod substan]ial eficien]a la
locul de munc\. Principalul obiectiv al acestui curs este tocmai acela de a prezenta cât
mai clar [i atractiv, printr-un con]inut pres\rat cu exemple, principalele concepte din
domeniul managementului proiectelor, conexiunile logice între acestea, precum [i modul
în care ele pot fi puse în practic\. De asemenea, vor fi prezentate elemente referitoare la
solu]iile informatice din domeniu, conferindu-v\ astfel o perspectiv\ integratoare, con-
form\ cu standardele europene [i na]ionale referitoare la managementul proiectelor. La
finalul acestui curs, ve]i putea s\ aplica]i metodele [i tehnicile managementului modern
al proiectelor [i ve]i putea s\ v\ cre[te]i eficien]a atât pe plan personal, cât [i pe plan
profesional. În acela[i timp, proiectele în care ve]i participa sau pe care le ve]i conduce
vor fi mai bine organizate, deoarece ve]i întelege ciclul de via]\ al unui proiect. Atât
costurile, cât [i durata de execu]ie a unui proiect le ve]i evalua mai precis; de asemenea,
ve]i putea corela a[tept\rile stakeholderilor [i obiectivele proiectului, ve]i dobândi
cuno[tin]e în domeniul ariilor de expertiz\ fundamentale din domeniul managementului
proiectelor [i ve]i [ti s\ folosi]i instrumente software care s\ v\ permit\ planificarea mai
bun\ [i controlul mai riguros al activit\]ilor desf\[urate. O activitate specific\
managementului de proiect în România, în contextul integr\rii ]\rii noastre în Uniunea
European\, este reprezentat\ de managementul proiectelor cu finan]are interna]ional\,
astfel c\ prin intermediul cursului nostru ve]i fi preg\ti]i atât teoretic, cât [i practic pentru
managementul acestui tip de proiecte.
La finalul cursului prin coresponden]\ ve]i putea participa la un scurt program fa]\-n
fa]\, care v\ va da posibilitatea ca, în urma unui examen, s\ ob]ine]i un certificat emis
împreun\ cu Ministerul Muncii, certificat recunoscut la nivel na]ional.
Cursul de Manager de proiect v\ poate oferi calea spre preg\tirea de care ave]i nevoie,
pentru a putea avea succes în proiectele profesionale, dar [i în cele personale.
Mult succes!
Profesorul dumneavoastr\
2 lec]ie demonstrativ\ Manager de proiect
° Fiecare modul are o anumit\ structur\ didactic\, care se va p\stra de-a lungul
întregului curs.
Indic\ faptul c\ subiectul respectiv a mai fost tratat anterior, în cadrul aceluia[i
3 (18) modul sau într-un modul anterior (de exemplu în modulul 3, la pagina 18)
Programa cursului
MANAGER DE PROIECT
FAZELE PROIECTULUI
Introducere în managementul
proiectelor
Introducere
Organiza]iile moderne au realizat din ce în ce mai mult faptul c\, pentru a avea succes,
trebuie s\ fie la curent [i s\ foloseasc\ cele mai moderne tehnici de management al
proiectelor. Multe organiza]ii declar\ c\ prin folosirea tehnicilor [i procedurilor de
management al proiectelor ob]in o serie de avantaje, cum ar fi: un control mai bun al
resurselor financiare, materiale [i umane, rela]ii îmbun\t\]ite cu clien]ii, costuri mai
sc\zute, calitate mai bun\ [i fiabilitate crescut\, marje de profit mai mari, productivitate
crescut\, coordonare intern\ mai bun\, un moral mai bun al angaja]ilor.
Ce este un proiect?
Indiferent c\ suntem membri ai unei mari corpora]ii sau conducem propria afacere,
proiectele fac parte din via]a noastr\ de zi cu zi. Un proiect este un efort de a crea
un produs sau serviciu unic, cu un rezultat care este precis definit [i totodat\ m\surabil.
8 lec]ie demonstrativ\ Manager de proiect
valoarea Aceast\ parte a fazei de control este specific\ proiectelor. În]elegerea acestui concept
realizat\ este foarte important\ pentru managementul proiectelor, deoarece ne poate permite,
(Earned Value) ca manageri de proiect, s\ evalu\m cum progreseaz\ proiectul.
Valoarea realizat\ (VR) reprezint\ valoarea muncii care a fost terminat\ pân\
la momentul actual.
Rezultatul final al aplic\rii formulei pentru ICP este un num\r zecimal, sub sau
supraunitar. Dac\ ICP este un num\r supraunitar, atunci proiectul a evoluat mai bine
decât s-a planificat din punctul de vedere al bugetului. Dac\ ICP este subunitar,
atunci proiectul a evoluat mai slab decît s-a planificat, din punctul de vedere al
costurilor.
Închiderea proiectului
La fel cum fazele precedente s-au suprapus, [i fazele de control [i de închidere sunt
foarte greu de delimitat.
Exist\ mai multe motive pentru care proiectele par a nu se mai sfâr[i. Unele dintre
acestea pot continua datorit\ unor ra]iuni de finan]are. În multe companii este mai
u[or de ob]inut fonduri pentru proiecte decât pentru opera]iunile continue. Chiar [i
atunci când proiectul este de fapt terminat, este uneori mai u[or, din ra]iuni care ]in
de comportamentul organiza]ional, de ob]inut fonduri pentru un proiect, chiar dac\
rezultatul livrabil al acestuia este de fapt terminat.
Atunci când, în cadrul unei organiza]ii, rezultatul livrabil al unui proiect a fost
ob]inut [i activit\]ile din proiect au devenit o parte a sistemului de opera]iuni al
organiza]iei, proiectul este terminat.
Resursele împ\r]ite cu alte activit\]i sau alte proiecte pot fi extrem de dificil de
programat, deoarece gradul lor de disponibilitate este foarte variabil.
Manager de proiect lec]ie demonstrativ\ 11
aptitudini [i Execu]ia planurilor proiectului necesit\ multe aptitudini din partea managerului
cuno[tin]e de proiect. Aptitudinile din sfera managementului general – leadership, comunicare,
necesare negociere – sunt esen]iale. De exemplu, procedurile organiza]ionale pot s\ ajute
sau s\ împiedice buna execu]ie a planului proiectului. Dac\ organiza]ia are linii
directoare [i recomand\ri în ceea ce prive[te planul proiectului, precum [i în ceea
ce prive[te planurile pentru fiecare domeniu de expertiz\ [i to]i cei din organiza]ie
urm\resc aceste linii directoare, planurile vor fi mai u[or de creat. Dac\, de asemenea,
organiza]ia folose[te planurile proiectelor ca baz\ de pornire pentru monitorizarea
progresului în timpul execu]iei, atunci cultura organiza]ional\ va promova rela]ia
dintre o bun\ planificare [i o bun\ execu]ie. Managerii de proiect trebuie s\ dea
exemplu, fiecare în propriul proiect, în ceea ce prive[te urm\rirea acestor linii
directoare, planificarea [i execu]ia. Managerii de proiect trebuie, de asemenea, s\
comunice bine cu echipa de proiect [i cu al]i stakeholderi pentru a crea [i executa
planuri de proiect cât mai bune.
Bugetarea costurilor
Exerci]iul 2
Imagina]i-v\ c\ sunte]i directorul unui proasp\t înfiin]at centru de certificare
Cambridge. Ini]ia]i un proiect de popularizare a centrului dumneavoastr\ [i
trebuie s\ [ti]i costul total al proiectului pentru a v\ putea calcula profitul.
Estim\rile timpului proiectului sunt f\cute pornind de la durata propus\ a
cursurilor [i test\rilor, în primul rând, determinat\ prin luarea în considera]ie a
ceea ce trebuie acumulat [i testat în acele ore. Acestea sunt corelate cu necesarul
de munc\ pentru a stabili costurile directe. Programul are nevoie de un instructor
care s\ fac\ trei zile de traininguri în valoare de 400 RON pe zi, s\ fie sus]inut
de un manager de training, care asigur\ [i func]ia de PR [i care implic\ ni[te
costuri de 30 RON pe zi. Calcula]i costurile directe considerând c\ v\ baza]i
pe un num\r minim de 30 de cursan]i. Cursul cere s\ existe provizii de articole
de birotic\ [i papet\rie, care au un cost variabil (cu câ]i mai mul]i cursan]i, cu
atât costurile sunt mai mari) de 11 RON pe cursant. Calcula]i [i aceste costuri
variabile, luând în calcul num\rul de cursan]i men]ionat mai sus. În costurile
indirecte cu munca [i materialele sunt incluse [i costurile generate de timpul
necesar aranj\rii cursului (5 zile de munc\ ale managerului de training), [i
cheltuielile pentru chirie, înc\lzire, iluminat [i fonduri pentru asigurarea
necesarului de materiale. Aceste cheltuieli sunt ad\ugate la costul total
printr-o rat\ de 50%. Calcula]i costul total al proiectului.
Controlul costurilor
Controlul costului reprezint\ ultimul proces din managementul costului unui proiect.
Acest proces se preocup\ de influen]area factorilor care creeaz\ schimbarea în planul
de baz\ al proiectului, pentru a ne asigura c\ schimb\rile sunt a[teptate [i nu ne iau
prin surprindere.
Manager de proiect lec]ie demonstrativ\ 13
Exerci]iul 3
S\ se completeze urm\torul tabel al valorii ad\ugate. Sublinia]i bugetul
proiectului în faza final\ (BAC).
Exerci]iul 4
Se dau urm\toarele informa]ii despre un proiect desf\[urat în 2006:
– Activitatea A const\ în cercetarea cerin]elor sistemului informa]ional al
organiza]iei. Ea dureaz\ de pe 15 Ianuarie pân\ pe 7 Martie [i implic\
folosirea a 2 cercet\tori al c\ror salariu lunar este de 751 RON [i a unui
manager de birou care prime[te 1100 RON lunar;
– Activitatea B începe pe 8 Martie, se termin\ pe 22 Martie [i presupune
crearea unui soft de gestionare a e-mail-urilor la nivelul firmei. În cadrul
ei este nevoie de aportul a 3 programatori, dintre care doi debutan]i [i unul
senior. Ace[tia au nevoie de aparatur\ care va fi închiriat\ de la o firm\ de
computere contra sumei de 5.000 RON pe lun\. Salariul unui programator
debutant este de 354 RON pe lun\, iar al unuia senior – de 785 RON
lunar. La finalul acestei activit\]i aparatura închiriat\ va fi returnat\;
– Activitatea C presupune testarea soft-ului pe sistemul firmei. Ea se va
desf\[ura între 23 Martie [i 25 Martie. Este necesar aportul unui singur
programator debutant [i instalarea unui server în valoare de 6.000 RON;
– Activitatea D înseamn\ instruirea membrilor organiza]iei în utilizarea
noului sistem informa]ional, în vederea utiliz\rii sale. Ea se va desf\[ura
între 29 Martie [i 27 Aprilie. Un instructor pl\tit cu 3.000 RON pe lun\ va
efectua aceast\ activitate [i va avea nevoie de produse de papet\rie în valoare
de 20 RON pentru fiecare dintre cei 55 de participan]i (angaja]ii firmei).
Calcula]i estim\rile de cost [i completa]i un tabel al valorii ad\ugate pe baza
lor, [tiind c\ toate costurile bugetate ale volumului de munc\ programat au
fost cu 5% mai mici decât costurile reale ale volumului de munc\ executat [i
cu 10% mai mari decât costurile bugetate ale volumului de munc\ programat.
Calcula]i bugetul total al proiectului.
14 lec]ie demonstrativ\ Manager de proiect
Informa]iile cel mai des oferite ca detalii suplimentare includ, dar nu se limiteaz\ la:
cerin]ele de resurse în func]ie de perioadele de timp, deseori sub form\ de
histograme ale resurselor;
calendare de activit\]i alternative: cazul cel mai bun, cazul cel mai r\u,
resurs\ uniformizat\ sau nu, activitate cu sau f\r\ termen limit\;
rezerve de timp [i estim\ri ale riscului.
Figura 7.20 – Intr\ri, instrumente [i tehnici, ie[iri în procesul de dezvoltare a unui calendar
de activit\]i
16 lec]ie demonstrativ\ Manager de proiect
R|SPUNSURI LA EXERCI}II
Exerci]iul 1
R\spunsul corect este C.
Exerci]iul 2
R\spunsul corect este A. Acesta este primul document care integreaz\ proiectul
în sine, cu strategiile [i obiectivele organiza]ionale.
Exerci]iul 3
R\spunsul corect este D. Punctul de pornire al oric\rui proces de planificare
trebuie s\ fie planificarea strategic\ a organiza]iei. Doar dup\ ce scopul [i
obiectivele generale au fost stabilite, managementul poate s\ determine ce
proiecte vor fi executate.
Exerci]iul 4
R\spunsul corect este A.
Exerci]iul 5
R\spunsul corect este D. Asump]iile care nu sunt notate [i bine documentate
sunt foarte periculoase pentru succesul proiectului.
Exerci]iul 6
R\spunsul corect este C. Deoarece planul proiectului arat\ ce trebuie f\cut
pentru a executa proiectul, diver[i membri ai echipei pot s\ comunice cu
privire la progresul realizat, f\când referire la acesta.
Exerci]iul 7
R\spunsul corect este C. Orice resurs\ care poate fi refolosit\ ca un instrument
util este parte din metodologia organiza]ional\ pentru planificarea proiectelor.
Exerci]iul 8
R\spunsul corect este C. Ac]iunile corective sunt luate dup\ ce a ap\rut o
varian]\ fa]\ de planul proiectului.
Manager de proiect lec]ie demonstrativ\ 17
REZUMATUL MODULULUI 6
6.1 ~n acest modul am examinat no]iunea de arie de acoperire, `n principal
aplicat\ unui proiect, de[i ea se reg\se[te [i atunci când vorbim despre un
produs `n sine sau despre un serviciu prestat. ~n esen]\, aria de acoperire a
unui proiect determin\ totalitatea ac]iunilor ce trebuie `ntreprinse pentru
realizarea rezultatelor livrabile ale proiectului.
6.2 Avem de-a face cu cinci zone ale ariei de acoperire a proiectului, care au
fost explorate în acest modul, [i anume:
• planificarea ariei de acoperire;
• definirea ariei de acoperire;
• crearea de Work Breakdown Structures;
• verificarea ariei de acoperire;
• controlul ariei de acoperire.
6.3 Fiecare dintre aceste zone are propriile intr\ri, instrumente [i tehnici folosite
pentru ob]inerea unor ie[iri specifice. Toate acestea au fost men]ionate în
cadrul sec]iunilor corespunz\toare. R\spunsul la întrebarea „De ce ne
intereseaz\ s\ cunoa[tem zona de acoperire a unui proiect?” este foarte simplu:
niciun proiect nu poate fi demarat f\r\ sprijinul forului conduc\tor al
organiza]iei. Pentru a ob]ine aportul oamenilor din conducere, ace[tia trebuie
convin[i c\ proiectul se înscrie în linia general\ strategic\ a firmei. În plus,
exist\ în prezent tendin]a de a judeca un proiect numai în func]ie de rezultatul
s\u, de performan]a sa. De exemplu, un proiect prin care se realizeaz\ un
stadion la timp [i în limitele bugetului stabilit difer\ foarte mult de unul prin
care se realizeaz\ acela[i stadion, dar cu un an mai târziu decât se a[tepta sau
dep\[ind cu 20% bugetul stabilit sau amândou\ situa]iile la un loc.
6.4 Pe lâng\ timp, cost [i specifica]ii, începe s\ î[i fac\ sim]it\ tot mai pregnant o
a patra dimensiune în func]ie de care trebuie s\ judec\m un proiect –
a[tept\rile clientului. Cu cât mai bine sunt acestea transpuse în aria sa de
acoperire, cu atât mai aproape va fi rezultatul acestuia de ceea ce a[teapt\
clien]ii [i, concomitent, cu atât mai mare va fi succesul proiectului. Ca manager
de proiect, trebuie s\ v\ informa]i cât mai clar asupra a ceea ce a[teapt\ clien]ii
de la dumneavoastr\, pentru a evita un eventual e[ec al proiectului pe care îl
conduce]i. De asemenea, v\ va fi mult mai simplu s\ scrie]i planul proiectului
odat\ ce ve]i de]ine toate informa]iile referitoare la aria de acoperire a acestuia.
6.5 Înainte de scrierea efectiv\ a planului de proiect, este necesar\ construirea
unei descrieri ini]iale a proiectului – acel document care recunoa[te formal
existen]a proiectului („certificatul lui de na[tere”).
18 lec]ie demonstrativ\ Manager de proiect
DIC}IONAR DE SPECIALITATE
analiza sistemelor – este o abordare folosit\ pentru analiza
problemelor, care necesit\ definirea sferei de
activitate a sistemului de studiat, împ\r]indu-l în
p\r]i componente, apoi identificarea [i evaluarea
problemelor, oportunit\-]ilor, constrângerilor [i
nevoilor acestora. Analistul examineaz\ solu]iile
alternative de îmbun\t\]ire a situa]iei curente,
identific\ un nivel optim sau satisf\c\tor, solu]ia
sau planul de ac]iune [i examineaz\ planul
raportat la întregul sistem
021/33.225.33; www.eurocor.ro