Evaluarea performanţelor profesionale

ale personalului din administraţia publică

Evaluarea funcţionarilor publici a apărut ca o necesitate în vederea îmbunătăţirii

sistemului de management intern în cadrul instituților sau autorităţilor publice, și care
să permită o mai bună planificare, coordonare şi organizare a activităţiifuncţionarului
public.

Scopul evaluării funcţionarului public constă în estimarea obiectivă a rezultatelor

individuale obţinute, având la bază sarcinile şiatribuţiile de serviciu. Astfel, evaluarea
reprezintă un proces care serveşteatâtautorităţii publice, câtşiangajaţilor în scopul
creşteriiproductivităţii muncii, a calităţiişi a perfecţionăriicompetenţelor profesionale.

De asemenea, rezultatele evaluării servesc drept bază pentru luarea deciziilor

manageriale cu privire la personal, şi constituie un instrument de management care
ajută conducătorii să planifice, să organizeze şi să monitorizeze mai bine activitatea
subdiviziunii/autorităţii publice.

Un aspect important al managementului resurselor umane îl constituie sistemul de

management al performanţei aplicat în cadrul autorităţii publice, inclusiv sistemul de
evaluare a performanţeiorganizaţionale, deoarece prin evaluare putem înţelege mai
bine cum au fost obţinute rezultatele individuale, la nivel de subdiviziune şi autoritate
publică, care au fost barierele şi care este modalitatea optimă de depăşire a
acestora.

Conceptecheie:

Performanţareprezintă gradul de îndeplinire a sarcinilor care definesc postul ocupat

de funcţionarul public şi se referă la contribuţia pe care o aduce funcţionarul public la
îndeplinirea obiectivelor institutiei sau autorităţii publice. Performanţa poate fi definită
atât prin rezultate concrete, măsurabile, câtşi prin abilităţi profesionale şi
comportament organizaţional.

Evaluarea performanţelorreprezintă procesul prin care se decide cât de bine

lucrează funcţionarii publici ai unei autorităţi publice în raport cu obiectivele şi
criteriile de evaluare/standardele stabilite. Astfel, evaluarea devine un instrument
eficient de control şi management prin care sunt direcţionate resursele umane în
vederea îndeplinirii obiectivelor organizaţionale.

Factorii care influenţeazăperformanţafuncţionarilor publici

Performanţa funcţionarilor publici este influenţată de mai mulţi factori. Factorii care
influenţează direct performanţa sunt:

1
  efortul – performanţa la locul de muncă este rezultatul nemijlocit al efortului
funcţionarului public, influenţat de abilităţile sale şi de perceperea (înţelegerea)
sarcinilor şi obiectivelor ce-i revin. Aşadar, performanţa poate fi văzută ca fiind
în strânsărelaţie cu efortul depus de funcţionarul public, abilităţile acestuia,
perceperea locului şi rolului postului său în cadrul autorităţii publice. Efortul,
care rezultă din motivare, se referă la cantitatea de energie (fizică şi/sau
mentală) utilizată de un angajat pentru îndeplinirea unei sarcini;

 abilităţile profesionale sunt caracteristicile personale ale funcţionarului public

folosite pentru îndeplinirea sarcinilor. Ele nu se schimbă prea mult într-o
perioadă scurtă de timp, dar pot fi dezvoltate sub influenţaactivităţilor de
instruire şi acumulării de experienţe;

 perceperea (înţelegerea) rolului său în autoritatea publică se referă la direcţia

în care funcţionarul public crede că ar trebui să-şi canalizeze eforturile în
muncă;

 trăsăturile de personalitate (temperamentul și caracterul) ale funcţionarului

public, pot influenţa productivitatea muncii prin atitudinea manifestată faţă de
muncă, nivelul de responsabilitate şi spiritul de activism şiiniţiativă al acestuia.

Pentru a atinge un nivel acceptabil al performanţei trebuie ca acești factori, descriși

mai sus, să fie dezvoltați.

Există şi factori care influenţează indirect performanţafuncţionarilor publici, care nu

sunt sub controlul acestora, dar care pot afecta nivelul lor de performanţă. Unele
dintre cele mai des întâlnite obstacole în calea performanţei sunt:

 condiţiile de muncă (temperatură, luminozitate, zgomot);

 supraîncărcarea în muncă;
 politicile necorespunzătoare de promovare şi salarizare;
 lipsa cooperării la locul de muncă (conflicte între angajaţi, comunicare
defectuoasă);
 stilul de conducere şi supervizare a conducătorului direct.

Scopul evaluării performanţelorfuncţionarilor publici

Procedura de evaluare a funcţionarilor publici are drept scop îmbunătăţirea

performanţei organizaţionale prin aprecierea performanţelor profesionale individuale
şi dezvoltarea competenţelor profesionale şi personale necesare funcţionarilor
publici.

Necesitatea evaluării performanţelor

Evaluarea este necesară atât pentru conducător, câtşi pentru funcţionarul public
evaluat. Pe de o parte, evaluarea oferă funcţionarului public ocazia de a afla cât de

2
bine şi-a îndeplinit obiectivele sau, cel puţin, cât de bine apreciază conducerea
acestuia că şi-a respectat rolul care i-a fost atribuit în cadrul instituției. Pe de altă
parte, evaluarea oferă conducerii informaţia cu privire la rezultatele obţinute de
fiecare funcţionar public în parte.Performanţa individuală este strâns legată de
performanţa de grup (subdiviziune) şiperformanţaorganizaţională (autoritate publică),
astfel, cantitatea şi calitatea rezultatelor individuale obţinuteinfluenţează nivelul de
performanţă a subdiviziunii din care face parte funcţionarul public
şiperformanţaautorităţii publice.

Evaluarea este necesară pentru:

 luarea deciziilor manageriale (de promovare, transfer, dezvoltare profesională

etc.);
 cunoaşterea de către angajaţi a modului în care li se percep punctele forte şi
punctele slabe;
 stabilirea contribuţiei individuale şi a grupului la realizarea obiectivelor
autorităţii publice;
 elaborarea deciziilor de recompensare a activităţii depuse;
 depistarea necesităţilor de instruire la nivel de fiecare funcţionar public şi
subdiviziune în cadrul autorităţii publice;
 asigurarea unui feedback/reacţie de răspuns, oferit periodic, de către
conducător şifuncţionarul public evaluat.

Avantaje și dezavantaje ale procesului de evaluare a performanțelor.

Avantaje şi dezavantaje ale evaluării performanţelor

Avantaje/Beneficii Dezavantaje/Dificultăţi
- furnizează informaţii preţioase despre - utilizarea resurselor şi a timpului
angajaţi şi natura exactă a sarcinilor sunt mai costisitoare decât efectele
acestora evaluării (la începutul implementării
- deseori, oferă informaţii privind procedurii)
competenţele şi abilităţile necunoscute - dacă procedura nu este aplicată în
până atunci ale funcţionarului public mod corect şi obiectiv, poate avea
evaluat efecte negative asupra motivării
- oferă informaţii importante privind funcţionarilor publici performanţi
necesităţile de instruire ale - lipsa unui sistem de evaluare a
funcţionarului public evaluat performanţeiorganizaţionale la nivel
- îmbunătăţeşte relaţiile de comunicare de instituție și subdiviziune poate
între conducători şi subalterni; se crea unele dificultăţi privind
discută problemele de muncă; angajatul aprecierea corectă şi obiectivă a
află cu exactitate ce se aşteaptă de la performanţei individuale
el, îşiînţelege rolul aşa cum este văzut
de superiorul său
- asigură aplicarea corectă şi
consecventă a politicilor de promovare

3
 Avantaje/Beneficii Dezavantaje/Dificultăţi
şi salarizare în autoritatea publică
- creşteperformanţafuncţionarilor publici
prin apreciere obiectivă şi încurajare

1.Obiectivele individuale de activitate și indicatorii de performanță

Stabilirea obiectivelor individuale de activitate(în continuare – obiective) și a

indicatorilor de performanță reprezintă cea mai importantă etapă în procesul de
evaluare a funcționarilor publici, indiferent de categoria acestora. De calitatea
formulării obiectivelor și a indicatorilor de performanță depinde obținerea
performanței dorite/rezultatelor scontate la nivel de fiecare funcționar public,
subdiviziune din care face parte, și în final, de autoritate publică.

În cazul în care nu sunt respectate cerințele și criteriile în stabilirea acestora, la etapa

de evaluare pot fi întâmpinate o serie de probleme, precum:

- lipsa concordanței/legăturii dintre obiectivele subdiviziunii și obiectivele stabilite la

nivel de fiecare funcționar public din componența acesteia;

- incapacitatea realizării obiectivelor de către funcționarul public din cauze obiective,

neimputabile acestuia, dar care nu au fost luate în considerare la etapa de stabilire a
acestora etc.

Ce sunt obiectivele?

Obiectivele reprezintă niştepriorităţi-cheie ale funcţionarului public, care urmează a fi

realizate într-un termen definit de timp (1 an). Astfel, obiectivele reprezintă nişte
rezultate dorite/scontate, dar care încă nu au fost obţinute.

Obiectivele sunt stabilite anual, în baza prevederilor planului de activitate a

subdiviziunii/autorităţii publice pentru anul respectiv şi a fişei postului, trebuie să fie:

- specifice: caracteristice activităţilor ce implică exercitarea prerogativelor de

putere publică, să fie concrete şi bine definite;
- măsurabile: să cuprindă o finalitate sau rezultate concrete, care pot fi
măsurate în mod cantitativ sau calitativ;
- realizabile: să prezinte posibilitatea de îndeplinire a obiectivelor stabilite prin
intermediul resurselor oferite;
- flexibile: să fie posibil de revizuit în funcţie de modificările intervenite în
priorităţileautorităţii publice şi/sau subdiviziunii;
- realiste: să reflecte termenele de realizare a sarcinilor şi să fie limitate în timp.

4
Obiectivele trebuie formulate cât mai clar, succint şi concret. Aşa cum a fost
menţionat, trebuie să cuprindă nişte rezultate scontate măsurabile. În formularea
obiectivelor pot fi utilizate următoarele verbe de acţiune: „să elaboreze”, „să
desfăşoare”, „să acorde”, „să pregătească”, ”să asigure elaborarea” etc. Se
recomandă utilizarea de cifre concrete, estimative, precum şimenţionarea denumirii
complete a ceea ce urmează a fi elaborat, pregătit etc.

Obiectivele trebuie să fie formulate în baza modelului SMART, adică: simplu,

formulate în mod accesibil şi concret; măsurabil, să implice rezultate tangibile;realist;
realizabileîn termene concrete.

Exemple de obiective formulate pentru secretarul unitatii administrativ teritoriale:

Obiective formulate în baza modelului SMART

Nr.
crt
Obiective elaborate greşit Obiective reformulate SMART Comentarii

1. Asigurarea organizării Să asigure organizarea În primul caz lipseşte

şidesfăşurăriişedinţelor
consiliului local
şidesfăşurareaoptimă aşedinţelorCL claritatea în ceea ce
în termenele stabilite, prin priveşte măsurabilitatea
înştiinţarea convocării consiliului realizării obiectivului
local conform procedurii legale și
pregătirea tuturor materialelor
necesare dezbaterii problemelor în
consiliullocal

1. Avizarea proiectelor de Să avizeze toate proiectele de În primul caz obiectivul

hotarari hotărâri ale consiliului local în este formulat prea
termeni legali și conform procedurii general
legale

3. Informarea cetăţenilor Să asigure aducerea la cunoştinţă În primul caz obiectivul

privind activitatea institutiei publică, în termenele stabilite, a este formulat prea
tuturor actelor adoptate de consiliul general
rlocal şi emise de către primarul
institutiei

4. Acordarea asistenţei Să acorde asistenţă metodologică şi În primul caz lipseşte

metodologice şi consultative
consilierilor, comisiilor de
specialitate, consiliului local,
primarului, viceprimarului
consultativă comisiilor de claritatea în ceea ce
specialitate, consiliului local, priveşte măsurabilitatea
primarului, viceprimarului prin realizării obiectivului
organizarea şidesfăşurarea a 8
activităţi de instruire/informare pe
parcursul anului 2010

5. Asigurarea legalităţii actelor
initiate de catre primarul
institutiei si adoptate de
consiliul local pentru
efectuarea controlului
administrativ
Să asigure legalitatea tuturor actelor
initiate de catre primarul institutiei si
adoptate de consiliul local prin
contrasemnarea şi expedierea lor, în
termeni legali, pentru efectuarea
controlului administrativ
În primul caz lipseşte
claritatea în ceea ce
priveşte măsurabilitatea
realizării obiectivului

5
În vederea măsurării nivelului de realizare a obiectivelor stabilite, se formulează
indicatori de performanţă. Indicatorii de performanţă analizează sintetic şi calitativ
performanţafuncţionarului public şi rezultatele managementului aplicat.

Indicatorii de performanţă sunt formulaţi în baza obiectivelor stabilite, măsurând

cantitatea şi calitatea produselor elaborate sau a serviciilor prestate.Important este
ca pentru fiecare obiectiv să se stabilească minimum câte un indicator cantitativ de
performanţăşi unul calitativ.

Indicatorii cantitativi de performanță țin de procentaj, frecvență, număr, etc., iar

indicatorii calitativi de performanță țin de percepția cetățenilor privind serviciile
prestate, nivelul de înțelegere, nivelul de conștientizare, nivelul de satisfacție a
angajaților, beneficiarilor etc.

Obiectivele şi indicatorii de performanţă sunt elaborați de către evaluator, luați la

cunoștință de către funcționarul public, avizați de către subdiviziunea resurse umane
şi aprobate de către conducătorul autorităţii publice.

Obiectivele și indicatorii de performanță pentru anul viitor se discută cu funcționarul

public respectiv.

În urma evaluării funcţionarului public, evaluatorul sau, după caz, comisia de

evaluare, în baza punctajului acumulat, acordă unul din cele patru calificative de
evaluare:

Foarte bine Bine Satisfăcător Nesatisfăcător

punctaj 4,51 - 5,00 punctaj 3,51 - 4,50 punctaj 2,01 - 3,50 punctaj 1,00 - 2,00

Calificativul de evaluare reprezintă aprecierea performanţei funcţionarului public

pentru perioada evaluată, efectuată de către evaluator.

Evaluatorul, după ce a completat fişa de evaluare până la secțiunea „Comentariile

funcţionarului public evaluat”, urmează să-l informeze pe funcţionarul public despre
data, ora şi locul interviului de evaluare, precum şi să-i înmâneze/expedieze
următoarele documente:

- Raportul de evaluare completat;

- lista obiectivelor propuse pentru anul următor şi indicatorii de performanţă.

2.Desfăşurarea interviului de evaluare

Derularea interviului de evaluare reprezintă a doua etapă a procedurii de evaluare a

funcţionarilor publici.

6
Interviul de evaluare reprezintă o discuţie dintre evaluator şifuncţionarului public
evaluat privind rezultatele evaluării: reuşite, nereuşite, probleme şi bariere în
realizarea obiectivelor stabilite, soluţiile identificate. De asemenea, în cadrul
interviului de evaluare se discută obiectivele pentru anul următor şinecesităţile de
dezvoltare profesională a funcţionarului public. Interviul de evaluare se desfăşoară în
perioada de evaluare.

Scopul interviului de evaluare constă în discutarea constructivă, dintre evaluator și

funcționarul public evaluat, a rezultatelor evaluării şi a soluţiilor pentru
îmbunătăţireaperformanţei. Discuţiile în cadrul interviului de evaluare vizează:

- rezultatele obţinute de funcţionarul public comparate cu obiectivele stabilite;

- nivelul de manifestare a criteriilor de evaluare;
- calificativul de evaluare propus de evaluator;
- barierele care au influenţatperformanţafuncţionarului public;
- comentariile menţionate de evaluator în fişa de evaluare;
- obiectivele şi indicatorii de performanţă pentru următoarea perioadă evaluată;
- necesităţile de dezvoltare profesională.

Funcţionarul public are nevoie de opinia/feedback-ul conducătorului său privind

aprecierea performanţei sale, de aceea evaluatorul trebuie să fie pregătit pentru
interviu.

În timpul interviului de evaluare este obligatoriu să se discute cel puţin următoarele 3

subiecte:

1) rezultatele evaluării;
2) obiectivele pentru anul următor;
3) necesităţile de dezvoltare profesională.

Evaluatorul, după interviul de evaluare, definitivează raportul de evaluare. În cazul în

care au fost aduse argumentele şiinformaţiile care anterior nu erau cunoscute,
evaluatorul poate schimba punctajele şi calificativul de evaluare, dacă funcţionarul
public a adus argumentele necesare şi evaluatorul este de acord cu ele.

După ce fişa de evaluare a fost definitivată, este oferită funcţionarului public pentru a
lua cunoştinţăşi a se expune în secțiunea„Comentariile funcţionarului public evaluat”.
Dacă funcţionarul public este de acord cu calificativul de evaluare, poate să nu scrie
nimic în compartimentul respectiv. În cazul în care nu este de acord cu rezultatele
evaluării, este obligatoriu ca această rubrică să fie completată prin oferirea de
argumente şi fapte concrete.

Atât evaluatorul, câtşifuncţionarul public evaluat pot să anexeze documente care

confirmă cele expuse .

7
3.Contrasemnarea fişei de evaluare este a treia și ultima etapă a procedurii de
evaluare a funcţionarului public.

Rolul contrasemnatarului este de a:

 verifica corectitudinea aplicării procedurii de evaluare;

 examina comentariile oferite de către evaluator şifuncţionarul public evaluat;
 compara nivelul de performanță al subdiviziunii și cel al funcționarului public
evaluat;
 decide asupra:
- acceptării rezultatelor evaluării/calificativului de evaluare acordat;
- repetării procedurii de evaluare a performanţelorfuncţionarului public
respectiv.