Funcţiile de bază ale managementului serviciilor publice

Procesul managerial aferent serviciilor publice poate fi abordat şi din perspectiva

managementului funcţiilor. Conţinutul activităţilor desfăşurate în cadrul procesului de
management, poate fi structurat pe funcţii ale managementului, respectiv: planificare
(previziune); organizare; coordonare; antrenare; evaluare-control. Unele din aceste funcţii
par a fi mai importante în momentul iniţierii serviciului public, altele – în perioade de criză,
iar altele sunt importante în activitatea de zi cu zi din instituţia publică. Pentru început,
trebuie să se stabilească obiectivele serviciului public şi să se determine modalitatea de
realizare a acestor obiective. După aceasta, managerii trebuie să organizeze resursele
umane şi celelalte categorii de resurse într-o logică şi eficienţă, astfel încât să se realizeze
obiectivele stabilite. Managerilor le revine, de asemenea, misiunea de a motiva resursele
umane să lucreze eficient şi să se implice în realizarea obiectivelor instituţiei publice. În fine,
managerii trebuie să controleze şi să evalueze cantitativ şi calitativ rezultatele activităţii
instituţiei publice, pentru a se asigura că aceasta funcţionează pentru a-şi realiza scopurile
propuse.
Funcţia de previziune (planificare) constă în ansamblul activităţilor prin care se
determină principalele obiective ale serviciului public precum şi resursele/mijloacele
necesare realizării lor. Planificarea este o gândire a viitorului, o proiecţie în timp a
prezentului. Odată obiectivele stabilite, managerul va trece la elaborarea şi dezvoltarea de
planuri necesare pentru atingerea lor, proces cunoscut sub denumirea de planificare. Ca
obiective ale planificării, managerul serviciilor publice reţine: stabilirea rezultatelor finale ce
trebuie să fie atinse, repartizarea pentru fiecare subsistem din structura instituţiei a
obiectivelor instituţiei, conceperea strategiei şi politicii de orientare şi coordonare a
instituţiei, conturarea şi aplicarea sistemului de control, etc. Transpunerea în practică a
funcţiei de planificare presupune ca managerul să ţină cont de unele cerinţe esenţiale:
- condiţiile actuale şi cele viitoare să fie apreciate obiectiv şi fundamentate ştiinţific;
- în elaborarea planurilor, să se asigure supleţe şi realism;
- în conceperea obiectivelor, să se asigure participarea specialiştilor din instituţie şi, la
nevoie, şi a unor consultanţi din afară;
- anticiparea climatului organizaţional şi a condiţiilor locale, naţionale, internaţionale în care
îşi va desfăşura activitatea instituţia etc.
 Ca etape ale planificării, managerul unei instituţii publice trebuie să reţină în
principal:
- conturarea perspectivei prin stabilirea direcţiilor previzibile de evoluţie;
- determinarea obiectivelor, cu accent pe cuantificarea rezultatelor pe care le previzionează;
- stabilirea politicilor care orientează gândirea managerului în luarea deciziilor;
- programarea acţiunilor;
- concretizarea resurselor umane, materiale şi financiare necesare.
Funcţia de organizare. Organizarea se poate defini ca fiind un proces de grupare, de
armonizare şi mobilizare a resurselor şi activităţilor pentru obţinerea rezultatelor finale,
stabilite prin obiective, în mod eficace şi eficient, prin implementarea planurilor şi strategiei
elaborate în acest scop. În procesul de management, managerul operează cu noţiuni şi
instrumente cum sunt: standarde de randament, scheme de sarcini şi funcţii, evaluarea
posturilor, structură organizatorică, sistem informaţional, delegare de sarcini competente şi
responsabilităţi etc.
Pentru a asigura eficacitate şi eficienţă în realizarea funcţiei de organizare,
managerul trebuie să aibă permanent în vedere unele cerinţe esenţiale, între care amintim:
- aplicarea cu rigurozitate a principiilor de management organizaţional (prioritatea
obiectivelor, unitatea de decizie şi acţiune, raportul autoritate/responsabilitate, cu accent
pe delimitarea precisă a responsabilităţilor);
- tratarea sistematică a elementelor organizaţionale ale instituţiei;
- asigurarea dinamismului organizării manageriale şi a componentelor de bază ale acestuia.
Conceperea şi aplicarea în practică a funcţiei de organizare se face pe etape :
- analiza critică a sistemului existent;
- analiza direcţiilor şi obiectivelor acţiunii de organizare;
- colectarea, selectarea şi ordonarea datelor şi proiectarea generală a sistemului
organizaţional îmbunătăţit;
- aplicarea noului sistem, urmărirea funcţionării acestuia şi stabilirea schimbărilor necesare.
Funcţia de coordonare reprezintă procesul de influenţare a acţiunilor individuale sau
colective a resurselor umane dintr-o instituţie publică în vederea realizării obiectivelor
propuse. Acţiunea de coordonare a managementului are menirea de a se asigura adaptarea
serviciului public la condiţiile existente în fiecare moment al evoluţiei lui. Coordonarea, ca
funcţie a managementului organizaţiilor de servicii publice, este necesară datorită
influenţelor pe care le resimte instituţia publică şi a schimbărilor care intervin ca urmare a
acţiunii unor factori exogeni: politici, tehnico-ştiinţifici, juridici, economici, etc. De exemplu,
suplimentarea numărului de locuri cu taxă la o universitate, ca urmare a dificultăţilor de
subvenţionare de la buget, situaţie ce nu a fost prevăzută în momentul elaborării planului de
învăţământ, a determinat conducerea universităţii să reorganizeze sistemul şi să asigure
armonizarea noilor decizii cu cele elaborate anterior. Nu trebuie neglijat faptul că asupra
instituţiei publice pot interveni acţiuni care să genereze dereglări de moment (greve, lipsă
resurse băneşti, lipsă energie, întârzieri în efectuarea unor lucrări de către unii parteneri
etc.), situaţie în care managerul trebuie să ia măsuri urgente de adaptare, să păstreze
stabilitatea sistemului şi să asigure coordonarea subsistemelor lui în noile condiţii.
Îndeplinirea corespunzătoare a acestei funcţii, asigurarea continuităţii ei, presupune
existenţa unui sistem de comunicaţii intense atât pe verticală, între diferitele niveluri de
conducere, cât şi pe orizontală, între conducători şi executanţi situaţi la acelaşi nivel
ierarhic, sau pe diagonală (oblice), între persoane care se situează pe diferite niveluri şi
operează în diferite activităţi. De asemenea, coordonarea mai presupune utilizarea corectă a
formelor motivării funcţionarilor şi salariaţilor, realizarea unei selecţii şi pregătiri
corespunzătoare a acestora, precum şi definirea clară a opiniilor, atitudinilor şi programelor
menite să asigure eficienţă acestei funcţii.
Funcţia de antrenare. Antrenarea constă în influenţarea membrilor instituţiei
publice de către managerul public astfel încât să participe eficace la realizarea scopurilor ei.
În cadrul funcţiei de antrenare identificăm două momente: comanda şi motivarea. Prin
comandă managerul exercită influenţa directă asupra subordonaţilor, în virtutea autorităţii
cu care a fost investit, antrenându-i la realizarea sarcinilor ce le revin.
Realizarea antrenării prin intermediul comenzii presupune :
• formularea unor dispoziţii clare, simple şi directe;
• îmbinarea corectă a stimulării materiale cu stimularea morală;
• evaluarea corespunzătoare a capacităţii personalului şi a concordanţei cu sarcinile
delegate;
• promovarea unei discipline reale în muncă;
• implicarea efectivă în activitatea de ridicare a gradului de conştientizare
• subordonaţilor în realizarea sarcinilor primite.
 Al doilea moment în realizarea funcţiei de antrenare îl constituie motivarea
angajaţilor în realizarea obiectivelor prestabilite. Motivarea angajaţilor unei instituţii publice
se bazează mai mult pe o filosofie managerială decât pe aplicarea unei tehnici. Un manager
de succes va crea un climat în care salariaţii pot aplica ei înşişi întreaga energie şi voinţă
pentru realizarea cu eficienţă a obiectivelor serviciului public. El este conştient de faptul că
iniţiativa, loialitatea, devotamentul nu pot fi cumpărate, ci trebuie să fie câştigate.
Motivarea reprezintă modalitatea prin care se armonizează satisfacerea necesităţilor şi
intereselor individuale ale salariaţilor cu realizarea obiectivelor instituţiei. Ea este practic o
expresie a faptului că la baza condiţiei umane se află întotdeauna un ansamblu de nevoi
(trebuinţe, intenţii, idealuri etc.) care susţin realizarea anumitor acţiuni, fapte sau
comportamente şi adoptarea anumitor atitudini. Motivarea porneşte de la trebuinţe. După
cum se ştie trebuinţele sunt de mai multe feluri, iar satisfacerea lor motivează în mod diferit
participarea la muncă a membrilor unei colectivităţi.
În concepţia lui Abraham Maslow1, nevoile manifestate de om sunt grupate pe cinci
categorii şi anume: fiziologice (fundamentale), de securitate, de afecţiune, de stimă şi de
autorealizare (a fi ce eşti capabil să fii).
Indivizii sunt motivaţi de nevoile de rang inferior până în momentul în care acestea
sunt satisfăcute, după care ele încetează să-l mai motiveze şi începe să se manifeste
tendinţa de satisfacere a nevoilor de rang superior.
De un larg interes s-a bucurat teoria factorilor determinanţi ai satisfacţiei în muncă
formulată de F .Herzberg2. Autorul grupează aceşti factori în două grupe:
1. factori motivatori (care privesc munca):
- dezvoltarea profesională;
- recunoaşterea muncii;
- responsabilitatea;
- promovarea;
- statutul etc.
2. factori de igienă (care privesc condiţiile de muncă):
- politica instituţiei;
- relaţiile interpersonale;
- calitatea supravegherii;

1 Maslow, A., H., Motivation and Personality, Third Edition, Harper and Row, 1987
- securitatea muncii;
- viaţa personală;
- salariul, etc.
În concepţia lui Hersberg2, factorii din prima categorie determină satisfacţie în
muncă, iar cei din a doua grupă acţionează negativ asupra motivaţiei. Satisfăcuţi, aceşti
factori nu mai motivează, ci produc o situaţie neutră; nesatisfăcuţi, sunt o sursă de motivaţie
negativă, chiar de conflict. Această teorie se impune prin concluzia, de un evident realism,
că factorii de igienă trebuie satisfăcuţi pentru a avea un punct de plecare în atingerea
factorilor motivatori, dar, ceea ce este şi mai important, suprasatisfacţia generată de aceştia
nu va ameliora performanţele obţinute în muncă.
Indiferent de clasificările făcute de specialişti, trebuie să reţinem ideea că, în
practică, diferitele motivaţii se împletesc, asigurând de fapt o motivaţie complexă a
indivizilor. Procesul antrenării, îmbinând atât comanda cât şi motivarea, cu toate aspectele
acestuia, se prezintă ca un proces complex care trebuie să ţină seama de climatul existent în
instituţie, de trăsăturile şi specificul fiecărui individ şi a fiecărui colectiv de muncă.
Funcţia de control. Controlul ca funcţie, constă într-un ansamblu de activităţi prin
care se măsoară şi se corectează performanţele sau nerealizările unei instituţii sau
diferitelor compartimente ale acesteia, la un moment dat, în comparaţie cu obiectivele
prevăzute. Specificitatea controlului constă în faptul că el trebuie să se exercite în mod
curent, să fie operativ, să aibă un caracter preventiv şi să se desfăşoare imediat după
adoptarea deciziilor şi hotărârilor. Rolul lui este acela de a dirija activitatea serviciilor publice
în realizarea obiectivelor propuse. De fapt, funcţia cea mai importantă a controlului este de
a semnala permanent dacă performanţele sunt sau nu la nivelul aşteptărilor. Abaterile care
sunt puse în evidenţă cu această ocazie servesc managerului pentru a lua măsuri de
corecţie. Din perspectiva managementului serviciilor publice, controlul nu se limitează
numai la acţiuni de constatare şi de declanşare a corecţiei ce se impune, ci şi la prevenirea
abaterilor, la evitarea disfuncţionalităţilor. Un manager eficient pune accent pe latura
preventivă a controlului. În acelaşi timp, el va insista ca procesului de control să i se asocieze
următoarele elemente esenţiale:
- orice control trebuie să se bazeze pe planuri stabilite anterior;
- compararea activităţii desfăşurate (controlate) cu un etalon sau cu un criteriu de evaluare;

2 Herzberg, F., The Motivation to Work, Second Edition, Chapman and Hall, 1959
- existenţa unui mecanism concret a activităţilor desfăşurate;
- existenţa unui sistem informaţional, cu conexiuni inverse, care să permită managerului să
controleze dacă subordonaţii au înţeles corect decizia şi dacă acţionează pentru realizarea ei
etc.
Managerul poate diviza procesul de control în mai multe etape:
⮚ elaborarea sistemului de control;
⮚ definirea standardelor prin prisma cărora se apreciază îndeplinirea obiectivelor;
⮚ măsurarea performanţelor (abaterilor) funcţie de standarde;
⮚ interpretarea rezultatelor controlului;
⮚ aprecierea activităţii subordonaţilor şi recompensarea/sancţionarea acestora.
Funcţiile managementului în organizaţiile de servicii nu trebuie să fie interpretate
separat; între ele există o interdependenţă reciprocă, fapt pentru care procesul de
management trebuie privit şi abordat în ansamblul său şi, ca atare, nici una din funcţii nu
trebuie neglijată sau ignorată.