 Ora și ziua de începere

La planificarea lor se iau în considerare mai multe aspecte:

 Dacă la aceeași oră și dată are loc un alt eveniment de același tip

 Dacă este vreo sărbătoare care se întinde pe mai multe zile

 Dacă are loc vreo sărbătoare națională sai religioasă la aceeași dată

 Ce condiții meteo sunt prognozate pentru data respectivă

 Locația de desfășurare : spații deschise sau închise

 Caracterul profesional : caracter științific, artistic, cultural, socio-politic,

de afaceri, sportiv, comercial, religios

 Funcția pe care o îndeplinesc : congres, conferință, concert, concursuri

sportive, expoziții, demonstrații

 Abordarea de marketing : evenimente pentru organizarea cărora cei

interesați trebuie să-și depună canditatura, evenimente adaptate, evenimente

inovatoare, evenimente convenționale
 Evenimente de reprezentare : recepții clasice, evenimente
tematice ( Balul Operei )
 Evenimente deschise pentru consumatori - constă în
consolidarea poziției de piață a produselor și serviciiilor
oferite de firmele organizatoare
 Evenimente de tip conferință care au ca scop transmiterea
unor informații specialiștilor dintr-un domeniu
 Evenimente de tip prezentare și lansare de produse
-facilitează schimbul de informații în domeniu, promovarea
produselor proprii
 Organizarea unui eveniment cunoaște
trei etape de lucru:

 Conceperea ideii evenimentului și pregătirile

pentru concretizarea acesteia
 Organizarea și desfășurarea evenimentului;
 Evaluarea evenimentului.
 Înaintea organizării propriu-zise a fiecărui eveniment
de mare anvergură ( congres, conferință, vizita unei
delegații ) se elaborează un scenariu, care constă în
proiectarea celor mai importante elemente ale
evenimentului în ordinea în care urmează să se
producă.
 În pregătirea evenimentelor , se realizează, de regulă,

două categorii de scenarii: unul pentru participanți

( conține, de obicei, planificarea temporară și câteva
informații generale) și altul, tehnic, pentru organizatori,
elaborat mult mai detaliat.
• stabilirea responsabililor,
• elaborarea bugetului,
• stabilirea datei și a locului evenimentului,
• rezervarea verbală și scrisă a locurilor,
• sala de conferință, alte săli ( pentru presă, secretariat,
invitații de protocol),
• instalații pentru asigurarea traducerii simultane,
• sonorizare, microfoane,
• organizare mass-media,
• asigurarea locurilor de parcare ( pentru participanți și pentru
organizatori )
• modalități de intrare în incinta locației, conform măsurilor de
siguranță
• posibilități de servire a mesei
• asistență medicală
• măsuri de siguranță
• fotocopiatoare, mape, stilouri, cadouri (organizarea oferirii
cadourilor)
• ecusoane ( elaborarea prealabilă, posibitatea realizării lor pe
loc)
• personal hostess ( diferențierea lor cu ajutorul ecusoanelor sau
a uniformelor)
• aranjamente florale
• amenajarea sălilor
• însoțirea invitatilor (persoanele care îi întâmpină la aeroport,
care îi așteaptă la locul discuțiilor)
• numele și numerele de telefon ale interpreților, șoferilor,
personal hostess
• stabilirea orelor de plecare și de sosire a mijloacelor de
transport ( numirea responsabililor în acest sens)
• înregistrarea exactă a numelor invitaților, a numărului
camerelor de hotel
• realizarea profilului VIP ( dacă este cazul) și a programului
separat al VIP.
 In functie de sarcinile pe care le au de îndeplinit, organizatorii pot fi
împărțiți în mai multe categorii, printre care :
Hostess –reprezintă personalul anume angajat, care ajută la

desfășurarea fără probleme a evenimentelor, în calitate de ,,gazde

profesioniste’’. Este absolut necesar ca ținuta lor să fie impecabilă. Este
indicat ca organizatorii să poarte ecusoane pentru ca invitații să știe de la
cine pot solicita îndrumare.
 Responsabili cu securitatea –participă la planificarea
securitatii evenimentului, colaboreaza cu organizatorii la
elaborarea traseelor și modalităților de evacuare (ținând cont
de apariția unor potențiale situații de urgență), stabilesc
măsurile necesare și sarcinile ce le revin organizatorilor în
astfel de situații, acționează în mod cât mai discret , în cazurile
de tulburare a ordinii.
 Șoferii trebuie:
• să aibă cunoștință despre locurile și traseele asociate

rutelor din programul evenimentului,

•să aibă o ținută îngrijită pe parcursul activității lor

•să fie întotdeauna politicoși

•să fie pregătiți pentru rezolvarea unor situații de urgență

în trafic
 Planificarea reprezintă primul pas în organizarea unui
eveniment și începe cu strângerea informațiilor referitoare la :
• scopul organizării evenimentului și dacă acesta figurează în
planul de marketing sau în bugetul anual planificat al
instituției
• ce rezultate au avut evenimentele asemănătoare organizate în
anii anteriori și ce aspecte negative s-su relevat cu ocazia lor
• ce se poate ști despre publicul țintă care va fi invitat la
eveniment
• dacă firmele sau instituțiile concurente au organizat
evenimente asemănătoare
 Culegerea preliminară a informațiilor este urmată
de elaborarea proiectului bugetului , redactat în
mai multe variante.
 Bugetul evenimentului cuprinde și o secțiune de

încasări, cu sume provenite din:

• taxe de participare
• sponsorizări
• ajutoare financiare
• alte contribuții
 Cheltuielile trebuie, înainte de toate, estimate.
Acestea se împart în câteva categorii:

•spațiul /locația (taxe de închiriere)

•transport (mașini închiriate pentru invitați)

•catering

•translatori

•cazare – în cazul oaspeților din alte localități sau țări

•servicii tehnice

•programe pentru însoțitori

•personal de tip hostess

•cadouri

•publicitate

•cheltuieli neprevăzute ( se calculează o marjă de siguranță de

aproximativ 15% din totalul estimat al cheltuielilor )

 Pregătirea este cea mai importantă etapă din organizarea unui
eveniment , care cuprinde trecerea în revistă a tuturor locurilor și
posibilităților de organizare.
 Întrebările la care trebuie să răspundă un organizator atunci când evaluează
un anumit loc/spațiu sunt următoarele:
• există sau nu locuri de parcare
• cum se poate ajunge cu mijloacele de transport în comun
• cum vor fi amenajate spațiile
• unde se vor desfășura discuțiile
• scena
• servirea mesei
• garderobă
• săli VIP
• sala pentru presă
• care sunt detaliile referitoare la programe
 În etapa de amenajare, înaintea începerii unui
eveniment, sunt transportate la locație, echipamentele
pentru traducere, cabinele translatorilor, mijloacele
necesare pentru servirea participanților ( mese, scaune,
fețe de masă, farfurii, tacâmuri, pahare), diferite
instrumente tehnice ( proiector, ecran, laptop ), mape,
pliante informative, cadouri, fotocopiator, aranjamente
florale etc.
 După desfășurarea evenimentului, pot fi demontate

instalațiile folosite, astfel încât spațiul să fie predat în

starea inițială.
 Alte activitati necesare pentru încheierea etapei
de evaluare a evenimentului:
•decontări
•executări financiare
•justificarea și achitarea facturilor
•redactarea și expedierea scrisorilor de mulțumire
•strângerea materialelor video, de presă și

fotografice
• arhivarea lor
•evaluarea evenimentului
 Mapa evenimentului este un dosar înmânat tuturor participanților și care
cuprinde programul, materiale informative despre eveniment, programul
manifestărilor, pliante , broșuri turistice. În funcție de natura
evenimentului, mapa mai poate conține și rezumatele expunerilor celor ce
vor lua cuvântul. Pe ultima pagină a mapei pot fi menționate , în cazul
evenimentelor internaționale, adresele ambasadelor, numerele de telefon
ale organizatorilor, ale medicului, translatorului, ale șoferului.
 Alte materiale informative:
 comunicate de presă pentru reărezentanții mass-media
 indicatoare, bannere referitoare la eveniment, autorizații de intrare,
permise de trecere, însemne care conțin numărul de ordine al
autovehiculelor destinate transportului participanților
 ecusoane personalizate
 carduri de intrare
 cartonașe de plasare
 cartoane pentru numerotarea meselor