Misiunea de Audit Intern Privind Gestiunea Resurselor Umane

Universitatea tefan cel Mare Suceava Facultatea de tinne Economice i Administraie Public Specializarea Finane Bnci
LA FIRMA SC. POLICOLOR S.A.
CUPRINS
PREZENTARE GENERAL PROCEDURI UTILIZATE IN DERULAREA MISIUNII DE EVALUARE Procedura P 01: ORDINUL DE SERVICIU Procedura P 02: DECLARAIA DE INDEPENDEN Procedura P 03: NOTIFICAREA DECLANRII MISIUNII DE AUDIT Procedura P 04: COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAIILOR PRELIMINARE Procedura P 05: ANALIZA RISCURILOR Procedura P - 06: ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN Procedura P - 07: EDINA DE DESCHIDERE Procedura P - 08: COLECTAREA DOVEZILOR Procedura P - 10: REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU Procedura P - 11: EDINA DE NCHIDERE Procedura P - 12: ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN Procedura P - 14: REUNIUNEA DE CONCILIERE Procedura P - 17: URMRIREA RECOMANDRILOR Procedura P - 18: SUPERVIZAREA
PREZENTARE GENERAL Gestionarea resurselor umane ntr-o instituie public reprezint o funcie suport important, fiind un domeniu de preferin al activitii auditorului intern, justificat n mare msur de multitudinea de procese care sunt derulate i n mod implicit de riscurile care le nsoesc. Ghidul de audit intern privind gestiunea resurselor umane reprezint un model practic de desfurare a unei misiuni de audit, care prezint n detaliu fiecare pas semnificativ al derulrii misiunii, situaiile concrete analizate fiind comentate pentru nelegere n mod didactic. Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurri managementului asupra modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din cadrul entitii, a funcionalitii sistemului de control intern, respectiv a conformitii cu cadrul legislativ normativ, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile: - organizarea recrutrii personalului; - stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului; - evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor - evoluia carierei personalului - pregtirea profesional continu a personalului - gestionarea dosarelor profesionale - gestionarea carnetelor de munc - funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane - arhivarea documentelor Elaborarea Ghidului privind gestiunea resurselor umane cuprinde procedurile i documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale. n etapa de pregtire a misiunii de audit intern au fost ntocmite documentele standard i s-au adus clarificri, fa de norme, cu privire la modul concret de iniiere a procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora i modul de completare, nivelul de apreciere i mprire a acestora n mari, medii i mici, clasarea riscurilor i ierarhizarea acestora n vederea finalizrii procedurii Analiza riscurilor i obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit, pe baza creia se va concentra munca pe teren. n etapa de intervenie la faa locului s-a realizat testarea efectiv pe baza listelor de verificare pregtite n etapa anterioar, prin utilizarea unor tehnici diferite de eantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relaii i foi de lucru, elemente care au stat la baza elaborrii fielor de identificare i analiz a problemelor i eventual a formularelor de constatare i raportare a iregularitilor. n etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmrit redactarea acestuia ntr-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din Tematica n detaliu a misiunii de audit i comentarea constatrilor, consecinelor i recomandrilor din formulare de constatare eliberate n etapa anterioar. n etapa de urmrire a recomandrilor care se va realiza n perioada de la finalizarea misiunii de audit intern pn la viitoarea misiune planificat propunem unele modele de documente pentru evaluarea intern i extern a activitii de audit intern. Ghidul practic privind gestiunea resurselor umane aduce o serie de contribuii la teoria i practica desfurrii misiunilor de audit intern. n acelai timp acesta reprezint
un model general, dar este i o invitaie permanent pentru dezvoltarea sa, att de ctre responsabilii ghidului, ct i de practicienii din domeniul auditului. Misiunea de audit intern se va realiza la firma S.C. POLICOLOR S.A. Forma juridica : Societate pe actiuni Data constituirii : S.C. Policolor S.A. s-a infiintat la data de 2.11.1990 prin HG nr. 1176/1990. Nr. Inregistrare registru : J 40/205/91 Cod fiscal : R 326318 Durata societatii : Nelimitata Obiect activitate : Fabricarea vopselelor, lacurilor, cernelii tipografice si masticurilor. Telefon : 021 345.17.30 Fax : 021 345.19.30 Capitaluri propii : 66.982.952 mii lei Filiale, sucursale : Blv. Theodor Pallady nr. 51, sector 3 , Tel. (021)345.17.30 int. 1234; Fax (021)345.13.15 , Calea Moilor nr. 264, sector 2 , Tel. (021)210.23.67; Fax (021)210.23.67 , os. tefan cel Mare nr. 34, sector 2 , Tel/Fax (021)210.74.15 , os. Pantelimon nr. 287, sector 2 , Tel/Fax (021)255.03.61 Cifra de afaceri ( fara tva ) : 111.349.351 mii lei Actionari (asociati ) : Actionari: 39,40% Romanian Investment Fund Cyprus Ltd, 33,33% The Romanian American Enterprise Fund, 9,96% Romanian Reconstruction (Cyprus) Ltd, 7,32% City Bank Romania S.A., 9,99% alti actionari. Consiliul de administratie: Presedintele Consiliului de Administratie: Ion Alexander Florescu, Membrii Consiliului de Administratie: Peter Braun, Dumitru D. Popescu, Alin Giurgiu, Joel Douglas Hayes, Carmen Seghete, Cezar Radu Cojocariu. Cenzori : Dobre Georgiana, Dinca Alexandra, Dinca Adriana Expert contabil : Buleandra Elisabeta
ORGANIGRAMA SOCIETATII S.C. POLICOLOR S.A.
Procedura P01: Iniierea auditului

SC. POLICOLOR.S.A. Serviciul Audit Public Intern Nr. 420575 din 15.03.2005 ORDIN DE SERVICIU In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitii publice i a Planului de audit intern pentru anul 2005, se va efectua misiunea de audit intern la Direcia Resurselor Umane n perioada 01.04.2005 15.05.2005. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea public i a conformitii cu cadrul legislativ i normativ aplicabil, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile: Organizarea recrutrii personalului cuprinznd: - Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice; - organizarea concursurilor; - susinerea concursurilor; - emiterea deciziilor de numire. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinznd: stabilirea elementelor de natur salarial; modificarea drepturilor salariale; salarizarea muncii peste programul normal de lucru. Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor; Evoluia carierei personalului; Pregtirea profesional continu a personalului Gestionarea dosarelor profesionale; Gestionarea carnetelor de munc; Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinznd: evaluarea sistemului informatic; sigurana n exploatare a sistemului informatic; securitatea bazelor de date. Arhivarea documentelor. Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea public . Echipa de auditori interni este format din urmtorii: 1. Baciu Otilia Mariana
2. Cderea Georgeta 3. Bilauca Roxana - Nelia
Procedura - P02: Iniierea auditului

Serviciul Audit Public Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Baciu Otilia - Mariana
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane
Data: 15.03.2005
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat D Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de urgen? X X x X x X x X x X x X x X x X x X x X x Nu x N
Auditor,
ef serviciu,
Baciu Otilia Mariana Serviciul Audit Public Intern
Ionescu Mircea
DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Cderea Georgeta

Data: 15.03.2005
Auditor, Cderea Georgeta
ef serviciu, Ionescu Mircea
Serviciul Audit Public Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Bilauca Nelia - Roxana
Data: 15.03.2005
Auditor, Bilauca Nelia - Roxana
ef serviciu, Ionescu Mircea
Procedura P03: Iniierea Auditului Serviciul Audit Public Intern Nr. 420579 din 15.03.2005 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Ctre: De la: SC. POLICOLOR S.A. ef Serviciu Audit Public Intern
Referitor la misiunea de audit intern Modul de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane Stimate domnule Ivan Sokolov n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2005, urmeaz ca n perioada 01.04.2005-15.05.2005 s efectum o misiune de audit intern cu tema Gestiunea resurselor umane. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: - prezentarea auditorilor; - scopul misiunii de audit intern; - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; - programul interveniei la faa locului; - alte aspecte. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar privind activitatea de gestiune a resurselor umane: legile i reglementrile ce se aplica activitilor dumneavoastr, organigrama direciei dumneavoastr, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizrii activitii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se refer la aceasta tem. Dac avei unele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rugm s-l contactai pe doamna Baciu Otilia - Mariana - auditor, coordonatoarea misiunii sau pe eful structurii de audit intern. Cu stim, Data: 15.03.2005 ef Serviciu Audit Public Intern Ionescu Mircea
Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor

Serviciul Audit Public Intern COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.04.2009- 15.05.2009 ntocmit: Baciu Otilia Mariana Cderea Georgeta Bilauca Nelia Avizat: Ionescu Mircea Data: 01.01.2009 Data: 01.01.2009
COLECTAREA INFORMAIILOR D DIRECIA RESURSE UMANE DA NU Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii X auditate X X Obinerea organigramei X X Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare X X Obinerea fielor posturilor X Obinerea procedurilor scrise X X Identificarea personalului responsabil X Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior -
N X -
Observaii
Exist doar parial
Anterior nu au X fost realizate X misiuni de audit intern
Procedura - P05 : Analiza riscurilor

Serviciul Audit Public Intern LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 ntocmit: Baciu Otilia Mariana Cderea Georgeta Bilauca Nelia Avizat: Ionescu Mircea Nr.crt I. DOMENIUL
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Proiectul Planului de 1. ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor
Data: 15.03.2005 Data: 15.03.2005 OBIECTE AUDITABILE Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice OBS.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Statul de funcii Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor Constituirea comisiilor de concurs Anunul de concurs Publicarea anunului de concurs Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor Procesul verbal privind analiza dosarelor
Nr.crt
DOMENIUL 9. Susinerea concursurilor
OBIECTE AUDITABILE Contestaii privind respingerea dosarelor
OBS.
10. Stabilirea subiectelor 11. Susinerea probei scrise 12. Susinerea probei interviu 13. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului 14. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor 16. Contestaii privitoare la rezultatele concursului
Deciziile de numire II.

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
17. Emiterea deciziei de numire 18. Comunicarea deciziei de numire
Stabilirea elementelor de 19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale natur salarial 20. Salariul de baz 21. Indemnizaii de conducere 22. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 23. Sporul pentru complexitatea n munc 24. Sporul de vechime n munc 25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 26. Salariul de merit
Nr.crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 27. Sistemul de premiere

Modificarea drepturilor salariale Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
OBS.
28. Decizia de modificare a drepturilor salariale 29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 31. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 32. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia 33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
III.
EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR
34. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor 35. Utilizarea foilor colective de prezen 36. Evidena concediilor de odihn 37. Evidena concediilor de medicale 38. Evidena concediilor de studii
IV. V.
EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
39. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului 40. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii 41. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional 42. Planurile individuale de pregtire profesional 43. Realizarea programelor de pregtire profesional
PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI
Nr.crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 44. Sistemul indicatorilor de performan privind pregtirea profesional
OBS.
VI.
GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
45. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale 46. Constituirea dosarelor profesionale 47. Accesarea dosarelor profesionale 48. Actualizarea dosarelor profesionale
VII.
GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC
49. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc 50. Constituirea carnetelor de munc 51. Accesarea carnetelor de munc 52. Actualizarea carnetelor de munc
VIII.
FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Evaluarea sistemului 53. Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic informatic 54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor 55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n sistemul informatic general al instituiei 57. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 58. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic 59.Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice 60.Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)
56.
Nr.crt
DOMENIUL
Sigurana n exploatare a sistemului informatic Securitatea bazelor de date
OBIECTE AUDITABILE 61.Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic 62.Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 63.Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces 64.Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 65.nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor 66. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane 67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 68. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente arhivate 69. Predarea dosarelor la arhiva instituiei
OBS.
IX.
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
NOTA: Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde, pentru acest studiu de caz, 69 de obiecte auditabile, structurate pe 9 obiective, care vor fi analizate pe parcursul derulrii misiunii de audit intern.

Serviciul Audit Public Intern IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 ntocmit: Baciu Otilia Mariana Cderea Georgeta Bilauca Nelia Avizat: Ionescu Mircea Nr.crt. I. DOMENIUL ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor OBIECTE AUDITABILE 1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice
Data: 15.03.2005 Data: 15.03.2005 RISCURI SEMNIFICATIVE Schimbarea structurii obiectivelor entitii publice prin preluarea i prin transferul de obiective la i de la alte entiti publice Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborare a planului Utilizarea unor proceduri neadecvate Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Adresele pentru solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Bibliografia incomplet/neactualizat Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului OBS.
4. Statul de funcii 5. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 6. Constituirea comisiilor de concurs
RISCURI SEMNIFICATIVE Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei
OBS.
8. Anunul de concurs
10. Publicarea anunului de concurs
11. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor

13. Procesul verbal privind analiza dosarelor
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 14. Contestaii privind respingerea dosarelor
RISCURI SEMNIFICATIVE Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea/acceptarea nejustificat a contestaiilor Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scrisa nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor si punctajelor acordate de membri comisiei Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la fiecare prob
OBS.
Susinerea concursurilor
15. Stabilirea subiectelor
16. Susinerea probei scrise 17. Susinerea probei interviu
19. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 21. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor 16. Contestaii privitoare la rezultatele concursului

RISCURI SEMNIFICATIVE Procesul verbal nu s-a transmis la Direcia Resurse Umane Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai in termen despre rezultatul contestaiei Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au stabilite corect Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc
OBS.
Deciziile de numire
17. Emiterea deciziei de numire
II.
Stabilirea elementelor de natur salarial
18. Comunicarea deciziei de numire 19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 20. Salariul de baz 21. Indemnizaii de conducere 22. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 23. Sporul pentru complexitatea n munc
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 24. Sporul de vechime n munc 25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 26. Salariul de merit 27. Sistemul de premiere Modificarea drepturilor salariale 28. Decizia de modificare a drepturilor salariale

RISCURI SEMNIFICATIVE Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de eful structurii Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat
OBS.
29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 31. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 32. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 34. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor 35. Utilizarea foilor colective de prezen 36. Evidena concediilor de odihn 37. Evidena concediilor de medicale 38. Evidena concediilor de studii 39. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului
RISCURI SEMNIFICATIVE Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru Inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor, concediilor i recuperrilor nu au fost desemnai Evidenta prezentei nu se ncadreaz in principiile de conformitate Evidenta concediilor de odihna nu se ncadreaz in principiile de conformitate Evidenta concediilor medicale nu se ncadreaz in principiile de conformitate Evidenta concediilor de studii nu se ncadreaz in principiile de conformitate Politica prezenta i de perspectiv a entitii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunotinelor profesionale ale personalului Structura funciilor publice de execuie (superior, principal, asistent i debutant) pe total nu este corelata Perioada de stagiu nu a fost respectata Vechimea minima n munc nu a fost respectata Calificativele anuale acordate nu au fost respectate
OBS.
III.
EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR, CONCEDIILOR
IV.
41. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii
Nr.crt. V.
DOMENIUL PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI
OBIECTE AUDITABILE 44. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional
RISCURI SEMNIFICATIVE
Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici Planul anual si cel strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici nu au fost corelate Planurile de pregtire nu au fost adaptate la cerinele individuale ale fiecrui salariat Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregtire profesional nu au fost nominalizate Sistemul indicatorilor de performan nu caracterizeaz activitatea de pregtire profesionala Persoanele responsabile pentru urmrirea realizrii indicatorilor de performan nu au fost stabilite Insuficiena procedurilor i normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnai Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite
OBS.
46. Planurile individuale de pregtire profesional 47. Realizarea programelor de pregtire profesional 48. Sistemul indicatorilor de performan privind pregtirea profesional
VI.
50. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
51. Constituirea dosarelor profesionale
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 52. Accesarea dosarelor profesionale 53. Actualizarea dosarelor profesionale 54. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc
Accesarea de ctre persoane neautorizate a dosarelor profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate Insuficienta procedurilor i normelor privind administrarea carnetelor de munc Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de munca nu au fost desemnai Carnetele de munca pentru fiecare salariat nu au fost constituite Accesarea de ctre persoane neautorizate a carnetelor de munca Carnetele de munc nu au fost actualizate
OBS.
VII.
56. Constituirea carnetelor de munc 57. Accesarea carnetelor de munc 52. Actualizarea carnetelor de munc VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Evaluarea sistemului informatic 53. Manuale de operare si utilizare a sistemului informatic 54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor
55.
Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte
Insuficienta manualelor de operare i utilizare a sistemului informatic Manualele de operare i utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate Utilizarea ntr-o mare msura a procedurilor manuale Comunicare insuficienta intre utilizatori si informaticieni/proiectanii sistemului informatic Insuficiena sistemului privind prelucrarea numai a tranzaciilor corecte i autorizate
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n sistemul informatic general al instituiei 57. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 58. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic 60. Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice 61. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)
RISCURI SEMNIFICATIVE Interfaa ntre subsistemele informatice nu este adecvat Delegarea atribuiilor i competenelor pentru personalul implicat n utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date nu este complet
OBS.
Discontinuitate in pregtirea personalului implicat n operarea si utilizarea sistemului informatic Informarea personalului implicat n operarea si utilizarea sistemului informatic asupra modificrilor aduse acestuia este insuficienta Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice nu se aplica

Sigurana n exploatare a sistemului informatic
Echipamentele de prevenire a fluctuaiilor sau a ntreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune .a.) nu sunt utilizate
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 62. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic 63. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 64. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces 65. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 66. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor 67. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane
RISCURI SEMNIFICATIVE Disfuncionalitate in instruirea utilizatorilor sau atunci cnd se produc modificri semnificative n sistemul informatic Insuficienta sistemului de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.)
OBS.
Securitatea sistemului informatic
Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta Personalul pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectueaz zilnic
IX.
Rapoartele/listele privind nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate ndosarierea documentelor nu este inclusa in cadrul normelor i procedurilor ntocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusa in cadrul normelor i procedurilor
Nr.crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus in cadrul normelor i procedurilor Atribuiile i competenele privind arhivarea dosarelor activitii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate Alocarea unui spaiu insuficient arhivrii documentaiei Existena unei umiditi ridicate Protecie insuficient a documentelor fa de sursele de cldur Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei la termenele legale Procesul verbal de predare-primire nu ndeplinete condiiile de conformitate
OBS.
68. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 69. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente arhivate 70. Predarea dosarelor la arhiva instituiei
NOTA: Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiilor stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil. n acest studiu de caz, au fost identificate 69 de operaii, prezentate n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, crora leau fost asociate 111 riscuri, aa cum rezult din documentul Identificarea riscurilor.
Anexa nr. 7
Procedura - P05: Analiza riscurilor

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 ntocmit: Baciu Otilia Mariana Cderea Georgeta Bilauca Nelia Avizat: Ionescu Mircea Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3 Ponderea factorilor de risc (Pi) P1 50% Data: 19.03.2005 Data: 19.03.2005 Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 Exist proceduri i se aplic N2 Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic Impact financiar mediu N3 Nu exist proceduri
P2 30%
Impact financiar sczut
Impact financiar ridicat
P3 20%
Vulnerabilitate mic
Vulnerabilitate medie
Vulnerabilitate mare
Not: Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor. Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100.

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 ntocmit: Baciu Otilia Mariana Cderea Georgeta Bilauca Nelia Avizat: Ionescu Mircea
Data: 15.03.2005 Data: 15.03.2005 Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 3 2 2 2 2 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 2 2 2 2 1 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 2 2 3 1 1
Nr crt I.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Punctaj total
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULU I
Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor
1.
Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice
Schimbarea obiectivului entitii publice prin preluarea i prin transferul de obiective Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborare a planului Utilizarea unor proceduri neadecvate Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Adresele pentru solicitarea
2,5 2,0 2,0 1,8 1,5
4.
Statul de funcii
5. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor
organizrii concursurilor ndeplinesc condiiile conformitate
nu de
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 2 2 0,3 0,3 2 1 0,2 0,2 2 1
Punctaj total
6. Constituirea comisiilor de concurs
8. Publicarea anunului de concurs
Bibliografia incomplet neactualizat Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii
2,0 1,5
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
2 1 2 1 2
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
1 2 1 2 1
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
1 1 2 2 2
1,5 1,3 1,7 1,5 1,7
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 2 2 0,3 0,3 1 1 0,2 0,2 2 2
Punctaj total
11. Procesul verbal privind analiza dosarelor
12. Contestaii privind respingerea dosarelor
Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea nejustificat a contestaiilor
1,7 1,7
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
3 3 2 2 1
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
2 2 1 1 1
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
2 1 2 2 2
2,5 2,3 1,7 1,7 1,2
0,5 0,5
2 1
0,3 0,3
1 2
0,2 0,2
1 2
1,5 1,5
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 1 0,3 2 0,2 1
Punctaj total
13.
Stabilirea subiectelor
14. Susinerea scrise 15. Susinerea interviu
probei probei
Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor i punctajelor acordate de membri comisiei
1,3
0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5
3 3 3 3 2 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3
3 2 2 2 2 2 1
0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2
2 2 3 2 2 2 2
2,8 2,5 2,7 2,5 2,0 2,0 1,7
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Punctaj total
Deciziile de numire
Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la fiecare prob 20. Procesul verbal Procesul verbal nu s-a transmis privind rezultatele la Direcia Resurse Umane concursurilor 21. Comunicarea Anunarea candidailor asupra rezultatelor rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe 22. Contestaii Acceptarea contestaiilor spre privitoare la analiz i soluionare fr ca rezultatele acestea s fie depuse n termen concursului de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai n termen despre rezultatul contestaiei 23. Emiterea deciziei de Datele de identificare ale numire candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect
1,5
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,2
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3
1 2
0,2 0,2
1 3
1,5 2,2
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 2 2 3 3 3 2 2 2 2 2 2 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 1 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 2 1 2 2 2 1 1 1 1 3 2
Punctaj total
II.
24. Comunicarea deciziei de numire 25. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 26. Salariul de baz 27. Indemnizaii de conducere 28. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 29. Sporul pentru complexitatea n munc 30. Sporul de vechime n munc 31. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 32. Salariul de merit 33. Sistemul de premiere
Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc

1,7 1,8 2,5 2,5 2,5 1,8 1,8 1,8 1,8 1,9 2,0
Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 0,5 0,5 3 2 2 2 0,3 0,3 0,3 0,3 2 2 1 1 0,2 0,2 0,2 0,2 2 2 2 1
Punctaj total
Modificarea drepturilor salariale
34. Decizia de modificare a drepturilor salariale 35. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
36. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 37. Aprobarea efecturii Efectuarea muncii peste muncii peste programul normal de lucru nu a programul normal fost autorizat de eful structurii de lucru 38. Evidena timpului Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste lucrat peste programul normal programul normal de lucru nu este formalizat de lucru i recuperarea acestuia
Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru
2,5 2,0 1,7 1,5
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5 0,5
2 3
0,3 0,3
1 2
0,2 0,2
2 2
1,7 2,5
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Punctaj total
39. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru I EVIDENIEREA PREZENEI, 40. Norme i proceduri III. NVOIRILOR, CONCEDIILOR referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor
Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru
1,7
41. Utilizarea foilor colective de prezen 42. Evidena concediilor de odihn 43. Evidena concediilor de medicale 44. Evidena concediilor de studii
Inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor nu au fost desemnai Evidena prezentei nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor de odihna nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor medicale nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor de studii nu se ncadreaz n principiile de conformitate
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
2,2
0,5 0,5 0,5 0,5
3 2 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3
2 2 2 2
0,2 0,2 0,2 0,2
2 2 1 1
2,5 2,0 1,8 1,8
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Punctaj total
I EVOLUIA CARIEREI IV. PERSONALULUI
45. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului
V.
PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI
50. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional
Politica prezenta i de perspectiv a entitii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunotinelor profesionale ale personalului Structura funciilor publice de execuie (superior, principal, asistent i debutant) pe total nu este corelat Perioada de stagiu nu a fost respectat Vechimea minim n munc nu a fost respectat Calificativele anuale acordate nu au fost respectate Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici Planul anual i cel strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici nu au fost corelate
2,7
0,5 0,5 0,5 0,5
2 3 2 1
0,3 0,3 0,3 0,3
1 2 1 2
0,2 0,2 0,2 0,2
2 2 1 2
1,7 2,5 1,5 1,5
0,5 0,5
2 1
0,3 0,3
2 2
0,2 0,2
1 2
1,8 1,5
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Punctaj total
Planurile de pregtire nu au fost adaptate la cerinele individuale ale fiecrui salariat
1,7
VI.
56. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregtire profesional nu au fost nominalizate Sistemul indicatorilor de performan nu caracterizeaz activitatea de pregtire profesional Persoanele responsabile pentru urmrirea realizrii indicatorilor de performan nu au fost stabilite Insuficiena procedurilor i normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnai
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5
0,3
0,2
1,5
0,5
0,3
0,2
1,7
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3
2 1
0,2 0,2
1 2
1,8 1,7
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 0,5 1 2 2 0,3 0,3 0,3 2 1 2 0,2 0,2 0,2 2 2 3
Punctaj total
57. Constituirea dosarelor profesionale 58. Accesarea dosarelor profesionale 59. Actualizarea dosarelor profesionale 60. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc
Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite Accesarea de ctre persoane neautorizate a dosarelor profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate Insuficienta procedurilor i normelor privind administrarea carnetelor de munc Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de munc nu au fost desemnai Carnetele de munc pentru fiecare salariat nu au fost constituite Accesarea de ctre persoane neautorizate a carnetelor de munca Carnetele de munca nu au fost actualizate
1,5 1,7 2,2
VII.
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
1,7
61. Constituirea carnetelor de munca 62. Accesarea carnetelor de munca 52.Actualizarea carnetelor de munca
0,5 0,5 0,5
1 2 2
0,3 0,3 0,3
2 2 3
0,2 0,2 0,2
2 3 2
1,5 2,2 2,3
Nr crt VIII.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 0,5 0,5 2 2 2 2 0,3 0,3 0,3 0,3 2 2 2 3 0,2 0,2 0,2 0,2 1 1 2 2
Punctaj total
FUNCIONALIT ATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Evaluarea sistemului informatic
53. Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic
54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor
55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte 56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n sistemul informatic general al instituiei
Insuficiena manualelor de operare i utilizare a sistemului informatic Manualele de operare i utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate Utilizarea ntr-o mare msur a procedurilor manuale Comunicare insuficient ntre utilizatori i informaticieni/proiectanii sistemului informatic Insuficiena sistemului privind prelucrarea numai a tranzaciilor corecte i autorizate
1,8 1,8 2,0 2,3
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3
2 1
0,2 0,2
2 2
2,0 1,7
Interfaa ntre subsistemele informatice nu este adecvat
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%
Punctaj total
57. Desemnarea Delegarea atribuiilor i personalului cu competenelor pentru personalul atribuii privind implicat n utilizarea aplicaiilor utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de i operarea n cadrul date nu este complet bazelor de date 58. Sistemul de Discontinuitate n pregtirea pregtire personalului implicat n operarea profesional a i utilizarea sistemului personalului informatic implicat n operarea n sistemul informatic Informarea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic asupra modificrilor aduse acestuia este insuficient 59. Instruciunile Instruciunile privind privind ntreinerea ntreinerea programelor programelor informatice nu se aplic informatice
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5 0,5
2 2
0,3 0,3
2 2
0,2 0,2
1 1
1,8 1,8
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%
Punctaj total
Securitatea bazelor de date
60. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune .a.) 61. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic 62. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 63. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces
Echipamentele de prevenire a fluctuaiilor sau a ntreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune .a.) nu se utilizeaz
0,5
0,3
0,2
2,0
Disfuncionalitate n instruirea utilizatorilor sau atunci cnd se produc modificri semnificative n sistemul informatic
0,5
0,3
0,2
2,0
Insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.)
0,5
0,3
0,2
2,5
Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta
0,5
0,3
0,2
2,0
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Punctaj total
IX.
64. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 65. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor 66. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane
Personalul pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat Actualizarea programelor antivirus, anti-spyware, firewall nu se efectueaz zilnic Rapoartele/listele privind nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate ndosarierea documentelor nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor
1,8
0,5
0,3
0,2
1,8
0,5
0,3
0,2
2,0
0,5
0,3
0,2
1,8
ntocmirea OPISului dosarelor nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor
0,5 0,5
2 1
0,3 0,3
1 2
0,2 0,2
2 2
1,7 1,5
Nr crt
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Punctaj total
67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 68. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente arhivate
69. Predarea dosarelor la arhiva instituiei
Atribuiile i competenele privind arhivarea dosarelor activitii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate Alocarea unui spaiu insuficient arhivrii documentaiei Existena unei umiditi ridicate Protecie insuficient a documentelor fa de sursele de cldur Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei la termenele legale Procesul verbal de predareprimire nu ndeplinete condiiile de conformitate
2,3
0,5 0,5 0,5 0,5
2 2 2 2
0,3 0,3 0,3 0,3
1 1 2 2
0,2 0,2 0,2 0,2
2 2 2 1
1,7 1,7 2,0 1,8
0,5
0,3
0,2
2,2
NOTA: Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza documentelor n posesia crora a intrat pn n acest moment, dar i a expertizei personale n domeniu. Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar i n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.) i pentru continuarea analizei, au mprit riscurile, n urmtoarele trei categorii. Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,2
Riscuri mari 2,3 - 3,0 Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri pe toat durata misiunii de auditpe toat perioada interveniei la faa locului n funcie de informaiile privind activitile auditate i a riscurilor ataate acestora, pe care le constat.

Serviciul Audit Public Intern CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit :Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 ntocmit: Baciu Otilia Mariana Cderea Georgeta Bilauca Nelia Avizat: Ionescu Mircea
Data: 15.03.2005 Data: 15.03.2005
Nr. crt. I.
DOMENIUL
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
OBIECTE AUDITABILE 1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice
Punctaj total
Clasare Mare Mediu Mediu Mediu Mic Mediu Mic Mic Mic Mic Mic Mic
OBS.
Schimbarea obiectivului entitii publice prin preluarea i prin transferul de obiective Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborare a planului Utilizarea unor proceduri neadecvate Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Adresele pentru solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Bibliografia incomplet/neactualizat Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs
2,5 2,0 2,0 1,8 1,5 2,0 1,5 1,5 1,5 1,3 1,7 1,5
4. Statul de funcii care prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs 5. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor
Nu
Nu Nu Nu Nu Nu Nu
6. Constituirea comisiilor de concurs
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 8. Publicarea anunului de concurs
Punctaj total
Clasare
OBS.
11. Procesul verbal privind analiza dosarelor 12. Contestaii privind respingerea dosarelor
13. Stabilirea subiectelor de ctre comisie 14. Susinerea probei scrise
Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a IIIa, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea nejustificat a contestaiilor Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate
1,7 1,7 1,7 2,5 2,3 1,7 1,7 1,2 1,5 1,5 1,3 2,8 2,5 2,7
Mic Mic Mic Mare Mare Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mare Mare Mare
Nu Nu Nu
Nu Nu Nu Nu Nu Nu
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 15. Susinerea probei interviu
RISCURI SEMNIFICATIVE Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor i punctajelor acordate de membri comisiei Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la fiecare prob Procesul verbal nu s-a transmis la Direcia Resurse Umane Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai n termen despre rezultatul contestaiei Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect
Punctaj total
Clasare Mare Mediu Mediu Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mediu
OBS.
2,5 2,0 2,0 1,7 1,5 1,7 1,2 1,5 1,7 1,5 2,2
Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu
20. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor 16. Contestaii privitoare la rezultatele concursului
Deciziile de numire
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Punctaj total
Clasare Mic Mediu Mare Mare Mare Mediu Mediu Mediu Mediu Mediu Mediu Mare Mediu Mic Mic
OBS. Nu
II.
STABILIREA DREPTURILO R SALARIALE CUVENITE PERSONALUL UI
19. Comunicarea deciziei de numire 20. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 21. Salariul de baz 22. Indemnizaii de conducere 23. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 24. Sporul pentru complexitatea n munc 25. Sporul de vechime n munc
26. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 27. Salariul de merit 28. Sistemul de premiere Modificarea drepturilor salariale 29. Decizia de modificare a drepturilor salariale 30. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare
1,7 1,8 2,5 2,5 2,5 1,8 1,8 1,8 1,8 1,9 2,0 2,5 2,0 1,7 1,5
Nu Nu
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Punctaj total
Clasare Mediu Mediu Mic Mare Mic
OBS.
Salarizarea muncii 31. Fundamentarea timpului peste programul lucrat peste programul normal de normal de lucru lucru 32. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 33. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia 34. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR 35. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor
Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de eful structurii Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru Inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor nu au fost desemnai Evidena prezentei nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor de odihna nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor medicale nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor de studii nu se ncadreaz n principiile de conformitate
1,8 2,0 1,7 2,5 1,7
Nu
Nu
2,0
Mediu
2,2 2,5 2,0 1,8 1,8
Mediu Mare Mediu Mediu Mediu
36. Utilizarea foilor colective de prezen 37. Evidena concediilor de odihn 38. Evidena concediilor de medicale 39. Evidena concediilor de studii
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE 40. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului
Punctaj total
Clasare Mare Mic Mare Mic Mic Mediu
OBS.
I EVOLUIA CARIEREI V. PERSONALULUI
V PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI
45. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional
Politica prezenta i de perspectiv a entitii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunotinelor profesionale ale personalului Structura funciilor publice de execuie (superior, principal, asistent i debutant) pe total nu este corelata Perioada de stagiu nu a fost respectat Vechimea minim n munc nu a fost respectat Calificativele anuale acordate nu au fost respectate Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici Planul anual i cel strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici nu au fost corelate Planurile de pregtire nu au fost adaptate la cerinele individuale ale fiecrui salariat Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregtire profesional nu au fost nominalizate Sistemul indicatorilor de performan nu caracterizeaz activitatea de pregtire profesional Persoanele responsabile pentru urmrirea realizrii indicatorilor de performan nu au fost stabilite
2,7 1,7 2,5 1,5 1,5 1,8
Nu
Nu Nu
1,5
Mic
Nu
1,7 1,7 1,5 1,7
Mic Mic Mic Mic
Nu Nu Nu Nu
Nr. crt. VI.
DOMENIUL GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
OBIECTE AUDITABILE 51. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale
RISCURI SEMNIFICATIVE Insuficiena procedurilor i normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnai Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite Accesarea de ctre persoane neautorizate a dosarelor profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate Insuficienta procedurilor i normelor privind administrarea carnetelor de munc Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de munc nu au fost desemnai Carnetele de munc pentru fiecare salariat nu au fost constituite Accesarea de ctre persoane neautorizate a carnetelor de munc Carnetele de munc nu au fost actualizate Insuficiena manualelor de operare i utilizare a sistemului informatic
Punctaj total
Clasare Mediu
OBS.
1,8
1,7 1,5 1,7 2,2 1,8
Mic Mic Mic Mediu Mediu
Nu Nu Nu
VII. GESTIONAREA DE MUNC
52. Constituirea dosarelor profesionale 53. Accesarea dosarelor profesionale 54. Actualizarea dosarelor profesionale CARNETELOR 55. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc
1,7 1,5 2,2 2,3 1,8
Mic Mic Mediu Mare Mediu
Nu Nu
VIII FUNCIONALITATEA
SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
57. Constituirea carnetelor de munc 58. Accesarea carnetelor de munc 52. Actualizarea carnetelor de munc 53. Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Punctaj total
Clasare Mediu Mediu Mare Mediu
OBS.
54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor 70. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte 71. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane n sistemul informatic general al instituiei 72. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 73. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic
Manualele de operare i utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate Utilizarea ntr-o mare msur a procedurilor manuale Comunicare insuficient ntre utilizatori i informaticieni/proiectanii sistemului informatic Insuficiena sistemului privind prelucrarea numai a tranzaciilor corecte i autorizate Interfaa ntre subsistemele informatice nu este adecvat
1,8 2,0 2,3 2,0
1,7
Mic
Nu
75. Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice
Delegarea atribuiilor i competenelor pentru personalul implicat n utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date nu este complet Discontinuitate n pregtirea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic Informarea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic asupra modificrilor aduse acestuia este insuficienta Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice nu se aplic
1,8
Mediu
2,0
Mediu
1,8 1,8
Mediu Mediu
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) 77. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic 78. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 79. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces
76.
Punctaj total
Clasare
OBS.
Echipamentele de prevenire a fluctuaiilor sau a ntreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune .a.) nu se utilizeaz Disfuncionalitate n instruirea utilizatorilor sau atunci cnd se produc modificri semnificative n sistemul informatic Insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.)
2,0
Mediu
2,0
Mediu
2,5
Mare
IX.
80. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 81. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor 82. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane
Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta Personalul pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectueaz zilnic
2,0 1,8 1,8 2,0 1,8 1,7
Mediu Mediu Mediu Mediu Mediu Mic Nu
Rapoartele/listele privind nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate ndosarierea documentelor nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor ntocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
RISCURI SEMNIFICATIVE Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor Atribuiile i competenele privind arhivarea dosarelor activitii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate Alocarea unui spaiu insuficient arhivrii documentaiei Existena unei umiditi ridicate Protecie insuficient a documentelor fa de sursele de cldur Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei la termenele legale Procesul verbal de predareprimire nu ndeplinete condiiile de conformitate
Punctaj total
Clasare Mic
OBS. Nu
1,5
83. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 84. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente arhivate 85. Predarea dosarelor la arhiva instituiei
2,3 1,7 1,7 2,0 1,8 2,2
Mare Mic Mic Mediu Mediu Mediu Nu Nu
Nota: Documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor cuprinde 69 de obiecte auditabile i 111 riscuri ataate acestora, care au fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii i mic). n continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute n vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari i medii) vor intra n auditare i vor fi preluate pentru ierarhizare n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. n baza acestui document au rezultat 18 obiecte auditabile care nu vor mai fi luate n considerare n vederea auditrii, fiind constituite numai din operaii ale cror riscuri au fost apreciate ca fiind mici, i n consecin, documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe cuprinde 51 de obiecte auditabile i 65 riscuri asociate acestora.
Serviciul Audit Public Intern TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 ntocmit: Baciu Otilia Mariana Cderea Georgeta Bilauca Nelia Avizat: Ionescu Mircea
Data: 15.03.2005 Data: 15.03.2005 Consecintele funcionrii/ nefuncionri i controlului intern Grad de ncredere al auditorul ui n controlul intern Sczut Mediu Sczut Mediu
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
T/ S
Obs.
I.
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice
Schimbarea obiectivului entitii publice prin preluarea i prin transferul de obiective Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborare a planului Utilizarea unor proceduri neadecvate
S S S S
2. Statul de funcii care prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs 3. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor
Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Bibliografia incomplet/neactualizat
Mediu
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
T/ S
Consecintele funcionrii/ nefuncionri i controlului intern
Grad de ncredere al auditorul ui n controlul intern Sczut Sczut
Obs.
7. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor Susinerea concursurilor 10. Stabilirea subiectelor de ctre comisie
Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Datele de identificare ale candidatului admis, funciei, drepturilor salariale la ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect
S S T T S S S S S Exist sistem de control eficient Exist sistem de control eficient
Ridicat NU Ridicat Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut
11. Susinerea probei scrise 12. Susinerea probei interviu
Deciziile de numire
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
T/ S
Grad de ncredere al auditorul ui n controlul intern Sczut Sczut Sczut Mediu
Obs.
18. Comunicarea deciziei de numire II.

Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita
S S S S T S S S S S S Exist sistem de control eficient
19. Procedurile scrise privid acordarea drepturilor salariale 20. Salariul de baz 21. Indemnizaii de conducere 22. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 23. Sporul pentru complexitatea n munc 24. Sporul de vechime n munc 25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 26. Salariul de merit 27. Sistemul de premiere
Ridicat Mediu Mediu Mediu Sczut Sczut Sczut
NU
28. Decizia de modificare a drepturilor salariale
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
T/ S
Obs.
Modificarea drepturilor salariale
29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale
Salarizarea muncii 30. Fundamentarea timpului peste programul lucrat peste programul normal normal de lucru de lucru 32. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR 34. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor
Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profe-sional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru Sistemul de eviden a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat
S S
Sczut
Sczut
35. Utilizarea foilor colective de prezen 36. Evidena concediilor de odihn
Inexistena procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Responsabilii pentru actualizarea normelor i procedurilor referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor nu au fost desemnai Evidena prezentei nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor de odihna nu se ncadreaz n principiile de conformitate
Sczut
Mediu
S S
Sczut Sczut
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
T/ S
Obs.
37. Evidena concediilor de medicale 38. Evidena concediilor de studii IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI 39. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului 40. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii V. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI 41. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional 45. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale 48. Actualizarea dosarelor profesionale 49. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc
Evidena concediilor medicale nu se ncadreaz n principiile de conformitate Evidena concediilor de studii nu se ncadreaz n principiile de conformitate Politica prezenta i de perspectiv a entitii nu a fost corelat cu dezvoltarea cunotinelor profesionale ale personalului Perioada de stagiu nu a fost respectat
S S
S Exist sistem de control eficient
Sczut
Ridicat
NU
VI.
Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici Insuficiena procedurilor i normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Dosarele profesionale nu au fost actualizate

Sczut
S S S
Sczut Sczut Sczut
VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC
Insuficienta procedurilor i normelor privind administrarea carnetelor de munc
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
T/ S
Consecintele funcionrii/ nefuncionri i controlului intern Exist sistem de control eficient
Grad de ncredere al auditorul ui n controlul intern Ridicat Sczut Sczut Sczut Sczut Sczut
Obs.
51. Accesarea carnetelor de munc 52. Actualizarea carnetelor de munc 53. Manuale de operare i utIlizare a sistemului informatic 54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor
Accesarea de ctre persoane neautorizate a carnetelor de munc Carnetele de munc nu au fost actualizate Insuficiena manualelor de operare i utilizare a sistemului informatic Manualele de operare i utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate Utilizarea ntr-o mare msur a procedurilor manuale Comunicare insuficient ntre utilizatori i informaticieni/proiectanii sistemului informatic Insuficiena sistemului privind prelucrarea numai a tranzaciilor corecte i autorizate Delegarea atribuiilor i competenelor pentru personalul implicat n utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date nu este complet Discontinuitate n pregtirea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic
T S S S S S
NU
VIII FUNCIONALITATEA
SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte 57. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 58. Sistemul de pregtire profesional a personalului
Sczut
S S
Sczut Sczut
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
T/ S
Consecintele funcionrii/ nefuncionri i controlului intern Exist sistem de control eficient
Grad de ncredere al auditorul ui n controlul intern Ridicat
Obs.
implicat n operarea n sistemul informatic 59. Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice 60. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) 61. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic 62. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 63. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces
Informarea personalului implicat n operarea i utilizarea sistemului informatic asupra modificrilor aduse acestuia este insuficienta Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice nu se aplic Echipamentele de prevenire a fluctuaiilor sau a ntreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune .a.) nu se utilizeaz Disfuncionalitate n instruirea utilizatorilor sau atunci cnd se produc modificri semnificative n sistemul informatic Insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) Calendarul privind modificarea periodic a parolelor de acces nu se respect
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Sczut
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
T/ S
Obs.
64. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 65. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane 67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 68. Stabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente arhivate 69. Predarea dosarelor la arhiva instituiei
Personalul pentru verificarea i modificarea periodic a parolelor de acces nu a fost desemnat Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectueaz zilnic Rapoartele/listele privind nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate ndosarierea documentelor nu este inclus n cadrul normelor i procedurilor
S S
Sczut
Sczut
Atribuiile i competenele privind arhivarea dosarelor activitii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate Protecie insuficient a documentelor fa de sursele de cldur Dosarele nu sunt predate la arhiva instituiei la termenele legale Procesul verbal de predare-primire nu ndeplinete condiiile de conformitate
S Exist sistem de control eficient
Sczut
T S S
Ridicat Sczut Sczut
NU
NOTA Ierarhizarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari i puncte slabe, n care au fost cuprinse cele 51 de obiecte auditabile i 65 de riscuri asociate acestora, obinute din clasarea riscurilor. n urma analizei au fost identificate 5 obiecte auditabile i 6 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferenele fiind considerate puncte slabe. Operaiile identificate ca fiind puncte tari i riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcionale, pe baza documentelor transmise de entitate i a misiunilor anterioare, care limiteaz apariia riscurilor. Pe baza activitii de ierarhizare a operaiilor/obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit n care vor fi preluate numai operaiile considerate ca fiind puncte slabe n numr de 45, ocazie cu care vor fi renumerotate.

Serviciul Audit Public Intern
TEMATICA IN DETALIU A OPERAIILOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 ntocmit: Baciu Otilia Mariana Cderea Georgeta Bilauca Nelia Avizat: Ionescu Mircea
Nr. crt.
I.
Data: 15.03.2005 Data: 15.03.2005

OBIECTE AUDITABILE Nr. crt. din Lista centralizatoare
DOMENIUL
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor
1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice
Susinerea concursurilor Deciziile de numire II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Stabilirea elementelor de natur salarial
2. Statul de funcii prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs 3. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor 4. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor 5. Susinerea probei scrise 6. Susinerea probei interviu 7. Emiterea deciziei de numire 8. Comunicarea deciziei de numire 9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 10. Salariul de baz 11. Indemnizaii de conducere 12. Sporul pentru complexitatea n munc 13. Sporul de vechime n munc 14. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 15. Salariul de merit
2 3 7 11 12 17 18 19 20 21 23 24 25 26
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Nr. crt. din Lista centralizatoare
Modificarea drepturilor salariale Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

III.
16. Sistemul de premiere 17. Decizia de modificare a drepturilor salariale 18. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 19. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 20. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia 21. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor 22. Utilizarea foilor colective de prezen 23. Evidena concediilor de odihn 24. Evidena concediilor de medicale 25. Evidena concediilor de studii 26. Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului 27. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional 28. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale 29. Actualizarea dosarelor profesionale 30. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc 31. Actualizarea carnetelor de munc 32. Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic
27 28 29 30 32 34 35 36 37 38 39 41 45 48 49 52 53 54 55 57 58 59
EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR
IV. V. VI. VII.

PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU
VIII
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
33. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor 86. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte 87. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date 88. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic 89. Instruciunile privind ntreinerea/mentenana programelor informatice
Nr. crt.
DOMENIUL
OBIECTE AUDITABILE
Nr. crt. din Lista centralizatoare
Sigurana n exploatare a sistemului informatic Securitatea bazelor de date
IX.
Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) 91. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic 92. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) 93. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces 94. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 95. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor 96. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane 97. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 98. Predarea dosarelor la arhiva instituiei
90.
60 61 62 63 64 65 66 67 69
NOTA:
Procedura Analiza riscurilor a nceput cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 69 de operaii/obiecte auditabile, i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit, n care au fost selectate numai 46 de obiecte auditabile. n continuare, cele 46 de operaii/obiecte auditabile, vor fi avute n vedere n activitatea de auditare, deoarece reprezint riscuri semnificative pentru domeniul auditat i vor fi supuse diferitelor testri, stabilite pe baza Programului interveniei la faa locului, care se vor materializa n F.I.A.P.-uri i F.C.R.I.-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit.
Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 ntocmit: Baciu Otilia Mariana Cderea Georgeta Bilauca Nelia Avizat: Ionescu Mircea ETAPELE MISIUNII Tema general:
1. PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT
Data: 27.03.2005 Data: 27.03.2005 ACTIVITI DURATA (H) 544 130 2 2 2 40 8

PERSOANELE IMPLICATE LOCUL DESFURRII
DOMENIUL Gestiunea resurselor umane
1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independen 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea Chestionarului de control intern
Baciu Otilia Baciu Otilia

Cderea Georgeta
SAI SAI SAI SAI AUDITAT SAI
Baciu Otilia Baciu Otilia Bilauca Nelia

Cderea Georgeta
6. ntocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile 7. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 8. ntocmirea Programului de audit intern
40 16 4
Baciu Otilia Bilauca Nelia

Cderea Georgeta
SAI SAI SAI
Baciu Otilia Baciu Otilia
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL
ACTIVITI 9.Intocmirea Notei i a Programului preliminar al interveniei la faa locului 10. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului. 11. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu Direcia Resurse Umane 12. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.
DURATA (H) 4 4 4 4 326
PERSOANELE IMPLICATE Cderea Georgeta
LOCUL DESFURRII
SAI SAI
Bilauca Nelia Bilauca Nelia Bilauca Nelia AUDITAT Baciu Otilia Baciu Otilia Baciu Otilia
Cderea Georgeta Cderea Georgeta
SAI AUDITAT
II. INTERVENIA LA FAA LOCULUI
OBIECTIVUL 1. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
OBIECTIVUL 2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
OBIECTIVUL 3. MODUL DE EVIDENIERE A PREZENEI, NVOIRILOR,
1.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 1.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 1.4. Colectarea dovezilor 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 2.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 2.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 2.4. Colectarea dovezilor 2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 3.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 3.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 3.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 3.4. Colectarea dovezilor
16 2 8 8 8 16 1 4 2 1 10 2 4 4
AUDITAT SAI SAI AUDITAT AUDITAT
Baciu Otilia Baciu Otilia Baciu Otilia

AUDITAT SAI SAI AUDITAT AUDITAT

Cderea Georgeta
AUDITAT SAI SAI AUDITAT
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL
CONCEDIILOR, RECUPERRILOR OBIECTIVUL 4. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI
ACTIVITI 3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 4.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 4.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4.4. Colectarea dovezilor 4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 5.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 5.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 5.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 5.4. Colectarea dovezilor 5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 6.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 6.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 6.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 6.4. Colectarea dovezilor 6.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 7.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 7.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 7.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 7.4. Colectarea dovezilor
DURATA (H) 2 8 2 4 4 8 8 2 8 16 8 8 2 8 8 8 10 2 8 8
LOCUL DESFURRII
AUDITAT Baciu Otilia Baciu Otilia Baciu Otilia Bilauca Nelia Bilauca Nelia Baciu Otilia Baciu Otilia Baciu Otilia Bilauca Nelia Bilauca Nelia Baciu Otilia Baciu Otilia Baciu Otilia Bilauca Nelia Bilauca Nelia Baciu Otilia Baciu Otilia Baciu Otilia
Cderea Georgeta
AUDITAT SAI SAI AUDITAT AUDITAT AUDITAT SAI SAI AUDITAT AUDITAT AUDITAT SAI SAI AUDITAT AUDITAT AUDITAT SAI AUDITAT SAI SAI AUDITAT AUDITAT
OBIECTIVUL 5. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI
OBIECTIVUL 6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE
OBIECTIVUL 7. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL
ACTIVITI 7.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 8.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 8.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 8.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8.4. Colectarea dovezilor 8.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 9.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 9.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 9.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 9.4. Colectarea dovezilor 9.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 13. Planificarea i organizarea edinei de nchidere 14. Discutarea constatrilor cu structura auditat 15. Concluzii 16. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 17. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern 18. Obinerea aprobrii proiectului de Raport de audit intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern 19. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea rspunsului asupra coninutului n 15 zile
DURATA (H) 8 4 2 16 8 8 4 2 8 8 8 16 8 8 84 32 8 8 2
LOCUL DESFURRII
AUDITAT SAI AUDITAT SAI SAI AUDITAT AUDITAT AUDITAT SAI AUDITAT SAI SAI AUDITAT AUDITAT AUDITAT SAI AUDITAT AUDITAT SAI SAI SAI SAI SAI
OBIECTIVUL 8. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

OBIECTIVUL 9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Bilauca Nelia Baciu Otilia Baciu Otilia Baciu Otilia Bilauca Nelia Baciu Otilia Bilauca Nelia
III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN
ETAPELE MISIUNII
DOMENIUL
IV. URMRIREA RECOMANDRILOR
DURATA PERSOANELE IMPLICATE (H) 20. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, 8 Bilauca Nelia dac este cazul 21. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor 8 Baciu Otilia reinute din punctul de vedere al auditatului 22. Finalizarea Raportului de audit intern 8 Baciu Otilia 23. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de 8 Cderea Georgeta conducerea instituiei Cderea Georgeta 24. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat 2 4 25. Iniierea procesului de urmrire 4 Baciu Otilia ACTIVITI
LOCUL DESFURRII
AUDITAT SAI SAI SAI AUDITAT SAI
Procedura - P06: Elaborarea programului de audit intern

PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 ntocmit: Baciu Otilia Mariana Cderea Georgeta Bilauca Nelia Avizat: Ionescu Mircea Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Nr. crt. 1. OBIECTE AUDITABILE Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice Statul de funcii prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor TIPUL TESTRII - Analiza notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile n teritoriu - Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor; - Analiza respectrii modului de organizare al concursurilor; - Eantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate n 2004, reprezentnd 100% - Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei scrise DRU 2 T3 LV 3 DRU 4 T2 LV 2 Cderea Georgeta Locul Durata (h) 8 Nr. test Nr. lista verificare LV 1 Auditori
Data: 27.03.2005 Data: 27.03.2005
DRU
T1
Baciu Otilia
2. 3. 4.
5.
Susinerea probei scrise
Bilauca Nelia
6.
Susinerea probei interviu
- Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei interviu - Eantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate n 2004
7. 8.
Emiterea deciziei de numire Comunicarea deciziei de numire
- Verificarea deciziilor de numire - Eantionul va fi constituit din cele 6 dosare profesionale ale candidailor admii n anul 2004 DRU 2 T4 LV 4 Baciu Otilia
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Nr. crt. 9. OBIECTE AUDITABILE Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale Salariul de baz Indemnizaii de conducere Sporul pentru complexitatea n munc Sporul de vechime n munc Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte Salariul de merit TIPUL TESTRII - Chestionarea managementului CCI - Verificarea stabilirii drepturilor salariale nscrise n carnetul de munc, dosarele profesionale i statele de plat - Eantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidai admii n anul 2004 - Verificarea legalitii acordrii salariului de merit - Eantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidai admii n DRU DRU 2 10 T5 LV 5 Baciu Otilia Locul Durata (h) Nr. test Lista verificare Auditori Bilauca Nelia
10. 11. 12. 13. 14. 15.
Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Nr. crt. 16. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII anul 2004 Sistemul de premiere - Verificarea i analiza dosarelor profesionale - Eantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidai admii n anul 2004 17. 18. Decizia de modificare a drepturilor salariale Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale - Analiza diminurilor salariale - Verificarea operrii n carnetele de munc a diminurilor salariale ca urmare a sanciunilor - Eantionul va fi constituit din documentele celor 7 salariai sancionai n anul 2004 - Verificarea aprobrii efecturii muncii peste programul normal de lucru - Existena Registrului special de eviden a timpului prestat peste programul normal de lucru - Analiza stabilirii compensrii muncii efectuate peste programul normal de lucru - Eantionul va fi constituit din informaiile pe lunile aprilie i decembrie pentru 4 direcii din cele 10 ale entitii, respectiv 40% Cderea Georgeta DRU 2 T6 LV 6 Locul Durata (h) Nr. test Lista verificare Auditori
19.
Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru
20.
Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia
DRU
T7
LV 7
Baciu Otilia
Obiectivul III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR Nr. crt. 21. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul Durata (h) 1 Nr. test Lista verificare Baciu Otilia Auditori Bilauca Nelia DRU -
Norme i proceduri referitoare la modul de - Examinarea procedurilor scrise privind eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor completarea i transmiterea foilor de prezen colectiv Utilizarea foilor colective de prezen - Eantionul va fi constituit din informaiile pe lunile aprilie i decembrie pentru 4 direcii din cele 10 ale entitii, respectiv 40% - Verificarea modului de evideniere al prezenei n foile colective - Verificarea modului de evideniere al concediilor de odihn - Verificarea modului de evideniere al concediilor medicale - Verificarea modului de evideniere al concediilor de studii
22.
DRU
T8
LV 8
23. 24. 25.
Evidena concediilor de odihn Evidena concediilor medicale Evidena concediilor de studii
DRU
Cderea Georgeta
Obiectivul IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI Nr. Crt. 26. OBIECTE AUDITABILE Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului TIPUL TESTRII - Punerea de acord a planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii - Analiza concordanei documentelor (programe, decizii, dispoziii) cu atribuiile din fiele posturilor - Entionul va fi constituit dintr-un procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate Obiectivul V. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI Nr. Crt. 27. OBIECTE AUDITABILE Planurile strategice i anuale de pregtire profesional TIPUL TESTRII - Evaluarea atribuiilor din fiele posturilor - Verificarea fundamentrii planurilor profesionale de pregtire - Interviu adresat efului Serviciului RU Locul Durata (h) Nr. test Lista verificare Auditori DRU 8 T9 LV 9 Locul Durata (h) Nr. test Lista verificare Auditori
Bilauca Nelia
DRU
T 10
LV 10
Baciu Otilia
Obiectivul VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE Nr. Crt. 28. 29. OBIECTE AUDITABILE Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale Actualizarea dosarelor profesionale TIPUL TESTRII - Verificarea coninutului dosarelor profesionale - Eantionul va fi realizat dintr-un procent de 10% din totalul dosarelor profesionale DRU 8 T 11 LV 11 Locul Durata (h) Nr. test Lista verificare Auditori
Cderea Georgeta
Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC Nr. crt. 30. 31. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul SAPI Durata (h) 2 Nr. test Lista verificare Auditori
Norme i proceduri privind administrarea - Verificarea procedurilor scrise pentru carnetelor de munc completarea carnetelor de munc Actualizarea carnetelor de munc - Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor salariale n carnetele de munc - Verificarea certificrii carnetelor de munc - Verificarea actualizrii sistematice a carnetelor de munc - Eantionul va fi realizat dintr-un procent de 10% din totalul carnetelor de munc - Interviu adresat persoanelor care opereaz n carnetele de munc
DRU
T 12
LV 12
Baciu Otilia
Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. crt. 32. OBIECTE AUDITABILE Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic TIPUL TESTRII - Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic - Analiza instruciunilor de utilizare a sistemului informatic - Examinarea adaptrii sistemului informatic la necesitile utilizatorilor - Verificarea existenei unui subsistem de control asupra corectitudinii datelor introduse n sistemul informatic - Eantionul va fi constituit din informaiile privind 3 salariai din cadrul compartimentului - Interviu adresat persoanelor responsabile cu operarea i controlul operaiunilor de gestiune a resurselor umane - Verificarea fielor de post i deciziile de numire ale personalului responsabil cu utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date - Analiza documentelor privind programele de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic - Examinarea procedurilor privind ntreinerea programelor informatice Locul Durata (h) Nr. test Lista verificare Auditori Cderea Georgeta
33.
Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor
DRU
T 13
LV 13
34.
Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte
35.
Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic Instruciunile privind ntreinerea programelor informatice
Bilauca Nelia DRU 2 Baciu Otilia DRU 2 Baciu Otilia
36.
37.
SAPI
Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. crt. 38. OBIECTE AUDITABILE Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) TIPUL TESTRII - Analiza instruciunilor privind utilizarea echipamentelor i instalaiilor pentru realizarea exploatrii n siguran a sistemului informatic - Inspecia fizic pe teren a echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune) - Intervievarea privind examinarea manualului de utilizare i dotarea sistemului cu echipamente auxiliare, adresat salariailor care utilizeaz sistemul informatic 39. Instruirea utilizatorilor i informarea sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus .a.) Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall Analiza sistemului de instruire i informare sistematic asupra modificrilor operate n sistemul informatic - Verificarea sistemului i a procedurilor pentru asigurarea securitii bazelor de date - Analiza sistemului de parole de acces n sistemul informatic - Observarea fizic a sistemului de prevenire i detectare a accesrilor i modificrilor n sistem sau a Bilauca Nelia DRU DRU 2 8 T 15 LV 15 Baciu Otilia DRU 4 T 14 LV 14 Locul Durata (h) Nr. test Lista verificare Auditori Baciu Otilia
40.
41. 42.
Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. crt. 43. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul Durata (h) Nr. test Lista verificare Auditori
nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem transmiterilor neautorizate ale bazelor de a utilizatorilor date - Examinarea programelor antivirus, antispyware, firewall - Eantionul se va constitui din administrator i utilizatorii sistemului informatic din cadrul DRU, care au n dotare 5 calculatoare - Intervievarea salariailor din cadrul DRU privind securitatea sistemului informatic Obiectivul IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR
Nr. crt. 44. 45. 46.
OBIECTE AUDITABILE Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor Predarea dosarelor la arhiva instituiei
TIPUL TESTRII - Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare - Intervievarea directorului DRU privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor
Locul
Durata (h)
Nr. test
Lista verificare
Auditori
DRU
T 16
LV 16
Baciu Otilia
Auditorii, Baciu Otilia / Cderea Georgeta / Bilauca Nelia
Supervizorul, Ionescu Mircea
Procedura P07: edina de deschidere Serviciul Audit Public Intern MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 ntocmit: Baciu Otilia Mariana Cderea Georgeta Bilauca Nelia Avizat: Ionescu Dumitru A. Lista participanilor
Data: 27.03.2005 Data: 27.03.2005
Numele
Ionescu Dumitru Baciu Otilia Mariana Bilauca Nelia-Roxana Cderea Georgeta Dana Srbu Voinescu Lucica Barbu Vasile Stroescu Tudora
Funcia
Auditor Auditor Auditor Auditor Director Inspector Inspector Inspector
Direcia/ Serviciul
ef SAPI SAPI SAPI SAPI Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane
Nr. telefon
E-mail
Semntura
B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit; - Prezentarea funciei de audit intern de ctre eful Serviciului Audit Public Intern, n special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia auditului intern; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: - Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc; - Complexitatea activitii Direciei Resurse Umane i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat; - Fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane; - Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea personalului existent; De asemenea, s-au stabilit: - persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri, programul ntlnirilor i timpul necesar
pentru realizarea acestor proceduri; - condiiile minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor; - data edinei de nchidere, inclusiv a participanilor; - modalitatea redactrii Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv a Planului de aciune i a calendarului implementrii i persoanelor rspunztoare cu implementarea recomandrilor. Auditori, Auditai,
Procedura P08: Colectarea dovezilor

Serviciul Audit Public Intern CHESTIONAR DE CONTROL INTERN Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 ntocmit: Baciu Otilia Mariana Cderea Georgeta Bilauca Nelia Avizat: Ionescu Mircea ACTIVITATEA DE AUDIT Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Proiectul planului de ocupare a funciilor publice: obiectivele nou preluate au influenat fundamentarea planului? obiectivele transferate au influenat fundamentarea planului? planul se ncadreaz n politicile i obiectivele curente i de perspectiva ale entitii? exist o fundamentare detaliat a planului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. exist persoan responsabil cu elaborarea planului? v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? planul conine toate avizele i aprobrile persoanelor autorizate? exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. - realizarea operaiunilor de control intern prin proceduri: - operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost formalizate prin acte de control, datate i semnate - operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt formalizate prin acte de control, datate i semnate DA
Data: 27.03.2005 Data: 27.03.2005 NU OBS. 1-17 1 X X X X X X X X X X Nu exist lista activitilor Atribuiile postului; ROF Fundamentarea proiectului
DA ACTIVITATEA DE AUDIT - operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (check-list), care nu respect n totalitateprevederile legale i nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate i semnate - operaiunile de control intern nu sunt nsoite de liste de verificare (check-list), se efectueaz n virtutea unor atribuii din fia postului i nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate i semnate - se realizeaz operaiuni de control intern prin proceduri? - examinarea procedurilor: - exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate i se aplic? - exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate, sunt cunoscute, dar nu se aplic? - exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate, dar nu sunt cunoscute? - exist proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate i actualizate i nu sunt cunoscute? - exist proceduri de lucru - dac da, v rog s ni le furnizai. Organizarea concursurilor - exist un sistem procedural privind organizarea concursurilor? - avei proceduri scrise i formalizate privind organizarea concursurilor? - dac da, v rog s ni le furnizai. - atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor prin proceduri i compararea acestora cu cele prevzute n fia postului: - procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor i corespund cu atribuiile din fiele postului - procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuiile din fiele postului - procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor i separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuiile din fiele postului, care la rndul lor sunt incomplete/neactualizate; - procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor i separarea sarcinilor i nici nu corespund cu atribuiile din fiele postului; - exist proceduri?/ (nu exist proceduri?) - dac da, v rugm s ne naintai fia postului. - v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? - persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesar? - statul de funcii este actualizat n funcie de rezultatele procesului X X
NU -
OBS.
X X X Nu exist proceduri 2-9 Exist, dar nu sunt formalizate X Nu se elaboreaz check-list-uri
X X X X
Fia postului
DA ACTIVITATEA DE AUDIT de recrutare? - dac da, v rog s ne furnizai statul de funcii actualizat dup X ultimul concurs - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ X subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. X Susinerea concursurilor - exist un sistem privind susinerea concursurilor? X exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Deciziile de numire avei proceduri scrise i formalizate privind emiterea i comunicarea deciziilor de numire? dac da, v rugm s ni le furnizai. exist stabilit persoan responsabil? respectai principiul dublei semnturi? exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Stabilirea elementelor de natura salarial exist un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de natur salarial? dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar. exist stabilit persoan responsabil pentru elaborarea i actualizarea procedurilor? exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. Modificarea drepturilor salariale exist un sistem procedural de organizare al activitii privind modificarea i comunicarea drepturilor salariale? exist stabilit persoana responsabil? v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? exist responsabil cu actualizarea sistematic a procedurilor? dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
NU
OBS. Statul de funcii
Lista activitilor 10-15 Exist, dar nu sunt formalizate X X 16-17
X X X X X X List activiti 18-32 18-26 Exist dar nu sunt formalizate X X X X X X X X X X X X X 29-32 Fia postului Fia postului 27-28 Exist, dar nu este formalizat
DA NU OBS. ACTIVITATEA DE AUDIT - exista un sistem procedural privind timpul lucrat peste Exist dar nu este X programul normal de lucru? formalizat - se ine un registru special? X - avei stabilit un responsabil pentru analiza i aprobarea X fundamentrii timpului lucrat peste programul normal de lucru? - dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. X Fia postului - avei stabilit un responsabil privind aprobarea efecturii muncii X peste programul normal de lucru? X - dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. - v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea X profesional necesare postului? - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ X subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. X Obiectivul III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR, 33-37 CONCEDIILOR I RECUPERRILOR - exist un sistem general de norme i proceduri referitoare la Exist, dar nu este modul de eviden a prezenei, nvoirilor, concediilor i X formalizat recuperrilor? - dac da, v rugm ni-l furnizai? X - avei un responsabil pentru supravegherea i actualizarea acestui X sistem? - dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. X Fia postului - exist personal responsabil pentru completarea foilor colective de prezen i pentru evidena concediilor de odihn, concediilor X medicale i a concediilor de studii? - dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fiele X posturilor respective. - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ X X subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. X X Obiectivul IV. 38-39 EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI Exist, dar nu este - exist o procedur scris i formalizat? X formalizat - dac da, v rugm sa ne furnizai un exemplar. X - este asigurat concordana ntre obiectivele entitii i capacitatea X profesional a personalului? X - exist un responsabil cu mbuntirea/actualizarea acesteia? - dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia X postului. X - exist planuri de aciune pentru realizarea concordanei? X Plan de aciune - dac da, v rugm s ni le furnizai. - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ X subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. X
ACTIVITATEA DE AUDIT Obiectivul V. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI exist proceduri scrise i formalizate? dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar. modificarea politicilor/obiectivelor au influenat fundamentarea planurilor de pregtire profesional? planurile individuale sunt adaptate la cerinele de pregtire profesional ale fiecrui salariat? exist o fundamentare detaliat a planurilor? avei persoane responsabile cu elaborarea planurilor strategice i anuale de pregtire profesional? exist persoane responsabile cu elaborarea planurilor individuale de pregtire profesional? avei persoane responsabile cu realizarea programelor de pregtire profesional? v rugm s ne prezentai atribuiile specifice acestor funcii. exist un sistem de indicatori de performan privind pregtirea profesional? dac da, v rugam sa ne furnizai sistemul de indicatori. exist persoana responsabila cu urmrirea realizrii indicatorilor de performan? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Obiectivul VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE exist norme pentru gestionarea dosarelor profesionale? avei stabilit responsabil cu gestionarea i actualizarea dosarelor profesionale? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele profesionale? dac da, v rugm s ne prezentai situaia persoanelor care au primit acces la dosarele profesionale. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. exist proceduri scrise i formalizate?
DA
NU
OBS.
40-43 Exist, dar nu sunt formalizate X X X X X X X X X X X X X X Lista de activiti 44-47 X X X X X X X X Exist, dar nu sunt formalizate Lista persoanelor care au acces Fia postului Fia postului
ACTIVITATEA DE AUDIT - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC exist un sistem pentru gestionarea carnetelor de munc? dac da, v rugm s ne furnizai competenele necesare. avei personal responsabil? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fia postului. sunt nominalizate persoanele care au acces la carnetele de munc? dac da, v rugm s ne prezentai situaia cu persoanele care au acces. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. exist proceduri scrise i formalizate? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
DA
NU X
OBS.
48-51 X X X X X X X X X X Exist, dar nu sunt formalizate List persoane Fia postului
Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Evaluarea sistemului informatic - subsistemul informatic al gestiunii resurselor umane este integrat n sistemul informatic general? - v rugm s ne prezentai cerinele utilizatorilor? - asigur prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte? - v rugm, s ne prezentai competenele pe care trebuie s le dein personalul de specialitate. - personalul responsabil are experiena necesar? - exist pregtire profesional continu pentru personalul de specialitate? - dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire aprobate. - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. - avei proceduri scrise i formalizate pentru utilizarea subsistemului informatic al gestiunii resurselor umane? - dac da, v rugm s ni le furnizai. Sigurana in exploatare a sistemului informatic - sistemul informatic este dotat cu echipamente de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric? - exist personal responsabil pentru aceast activitate? 52-64
52-58 X X X X X X X X X X X 59-60 X X Exist, dar nu sunt formalizate Programe pregtire
DA ACTIVITATEA DE AUDIT - dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanelor i fiele X posturilor. - v rugm, s ne prezentai competenele pe care trebuie s le X dein personalul de specialitate. - personalul responsabil beneficiaz de pregtirea profesional X continu? - dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire X aprobate. - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. - avei proceduri scrise i formalizate? X dac da, v rugm s ni le furnizai. Securitatea bazelor de date exist un sistem pentru prevenirea i detectarea accesrilor i modificrilor neautorizate n sistem? avei personal responsabil de specialitate? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. personalul responsabil beneficiaz de pregtirea profesional continu? dac da, v rugm s ne furnizai programele de pregtire aprobate. utilizai programe antivirus, antispyware i firewall? aceste programe sunt actualizate sistematic? completai lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ni le furnizai. avei proceduri scrise i formalizate? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Obiectivul IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR avei un sistem privind organizarea arhivrii documentelor? exist persoan desemnat pentru activitatea de arhivare a dosarelor aferente activitii de gestiune a resurselor umane? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesar? v rugm s ne furnizai atribuiile postului. spaiul destinat arhivrii documentelor corespunde cerinelor? completai lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ni le furnizai. X X X X X X X
NU
OBS. List persoane
Programe pregtire X X Manual de instruciuni neactualizat 61-64
X X X X X X X X X X X 65-68 Exist, dar nu sunt formalizate Fia postului
Fia postului
X X
ACTIVITATEA DE AUDIT - avei proceduri scrise i formalizate privind documentelor? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar.
DA arhivarea X
NU
OBS. Exist, dar nu sunt formalizate
LISTA DE VERIFICARE NR. 1

Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Nr. crt. 1 . 1 .1. ACTIVITATEA DE AUDIT Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice (Obiect auditabil 1 - LC) Examinarea procedurilor privind fundamentarea i elaborarea Planului de ocupare a funciilor publice: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor necesare fundamentrii i elaborrii planului: a) aprobarea de ctre persoanele competente; b) stabilirea modelelor de formulare necesare fundamentrii; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; d) precizarea modalitilor de completare a modelelor specifice activitilor; e) oferirea unor exemple n acest sens; f) solicitarea motivaiilor pentru faptul c nu se scot la concurs toate posturile vacante; g) justificarea numrului de funcii publice rezervate absolvenilor de formare specializat; h) cuprinderea modalitilor de actualizare a Panului de ocupare a funciilor publice urmare a atribuirii de obiective noi sau de transfer al altor obiective; 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului de fundamentare i elaborare; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie, respectiv n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiilor acestora, algoritmi de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor. D A U N OBS. Obiect auditabil 1 (TD)
Nr. crt. 1 .2. 1 .3. 1 .4.
ACTIVITATEA DE AUDIT Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedur i evaluarea completitudinii prelurii acestora Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre responsabilii cu realizarea activitii Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constatat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine: a) modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare, coninutul acestora, termene .a.; b) concordana dintre numrul posturilor solicitate a fi scoase la concurs i posturile vacante; c) existena motivaiei faptului c nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante d) existena numrului de funcii publice rezervate absolvenilor programelor de formare specializat, organizate de INA sau de instituii similare din strintate. Verificarea avizrii Planului de ctre persoanele autorizate Verificarea aprobrii Planului de ctre conducere
D A U
N -
OBS.
X X X X
Test nr. 1
1 .5.
Lista de control X
1 .6. 1 .7. 1 .8. .9. .10.
X -
Existena listelor de verificare prin care s se poat constata elementele verificate de ctre persoanele care au avizat/aprobat planul 1 Verificarea transmiterii Ageniei Naionale a Funcionarilor Publici a Planului de ocupare a funciilor publice 1 Analiza modalitii de arhivare Data: 01.04.2005 Auditor intern, Baciu Otilia Mariana
Procedura P08: Colectarea dovezilor

Serviciul Audit Public Intern TEST NR. 1 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 Obiectul testului Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice Obiectivele testului Analiza notelor de fundamentare privind propunerile pentru ocuparea funciilor publice transmise de structurile subordonate entitii Descrierea testului Eantionul a fost constituit prin selectarea primei direcii judeene de la fiecare liter alfabetic, din totalul celor 40 de direcii i a municipiului Bucureti, (ex.: dintre Alba, Arad, Arge s-a selectat Alba), astfel, au rezultat 14 direcii judeene, la care s-a adugat centrala entitii publice. Testarea a constat n analiza notelor de fundamentare, examinndu-se urmtoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. i 1.6., i anume: Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine: - modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare, coninutul acestora, termene .a.; - concordana dintre numrul posturilor solicitate a fi scoase la concurs i posturile vacante; - existena motivaiei faptului c nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante; - existena numrului de funcii publice rezervate absolvenilor programelor de formare specializat, organizate de INA sau de instituii similare din strintate. Verificarea avizrii Planului de ctre persoanele autorizate Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control privind analiza Notelor de fundamentare a planului, prezentat n anex, care conine pe vertical elementele eantionului, iar pe orizontal elementele testate. Constatri Din analiza Listei de control rezultate, s-a constatat c direciile judeene n notele de fundamentare transmise nu au prevzut un numr de funcii publice rezervate absolvenilor programelor de formare specializat, organizate de INA sau de instituii similare din strintate, dei aveau aceast obligaie conform cadrului legal. Concluzii n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.
Data: 01.04.2005 Auditor intern, Baciu Otilia - Mariana Supervizor, Ionescu Mircea
Procedura - P08: Colectarea dovezilor

Serviciul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR.1 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004 PROBLEMA Nestabilirea numrului funciilor publice care vor fi rezervate absolvenilor programelor de formare specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de instituii similare din strintate. CONSTATARE Din analiza fundamentrii Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2004 s-a constatat c nu a fost stabilit numrul funciilor publice care vor fi rezervate absolvenilor programelor de formare specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de instituii similare din strintate, conform cadrului legal prevzut de H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2004, art. 1 i Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, art. 20 alin. (1) lit. o) i art. 21 alin. (1) lit. b). CAUZE - Lipsa unei colaborri ntre minister i Agenia Naional a Funcionarilor Publici n elaborarea Planului de ocupare a funciilor publice; - Inexistena unor proceduri de lucru privind planificarea strategic a ocuprii funciilor publice ntre instituiile i autoritile administraiei publice centrale; - Nerespectarea cadrului legislativ i normativ n legtur cu rezervarea de posturi pentru absolvenii programelor de formare specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de instituii similare din strintate; CONSECINE - Imposibilitatea angajrii absolvenilor programelor de formare specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de instituii similare din strintate, datorit faptului c nu au fost rezervate asemenea posturi conform cadrului legislativ i normativ; - Fundamentarea nesatisfctoare a Planului de ocupare a funciilor publice la nivelul ministerului.
RECOMANDRI - Instruirea personalului care se ocup cu elaborarea i aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice la nivelul ministerului i evaluarea sistematic a acestuia; - Stabilirea de atribuii i responsabiliti, n acest sens, prin fiele posturilor; - Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funciilor publice n colaborare cu Agenia Naional a Funcionarilor Publici. ntocmit, Baciu Otilia Mariana Supervizat, Ionescu Mircea Pentru conformitate,
LISTA DE VERIFICARE NR. 2 Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Nr. crt. 1 . 1 .1. Activitatea de audit Organizarea concursurilor (Obiecte auditabile 2-9 - LC) Examinarea procedurii privind organizarea i analiza dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor necesare organizrii concursurilor: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) stabilirea modelelor de formulare specifice; c) precizarea modalitilor de completare a modelelor; d) oferirea unor exemple n acest sens; e) prevederea situaiilor de respingere a dosarelor candidailor; f) cuprinderea modalitii de nregistrare a contestaiilor; g) cuprinderea modalitii de soluionare a contestaiilor; h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei contestaiilor; i) existena componentei de actualizare a procedurii; 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiul dublei semnturi; 1.1.4. Stabilirea responsabilitilor pentru comisia de organizare a concursurilor, respectiv verificarea statului de funcii, constituirea comisiilor, publicarea anunului de concurs, constituirea dosarelor candidailor, ntocmirea procesului verbal privind analiza dosarelor i soluionarea contestaiilor, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritmi de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor. D A U N OBS. Obiecte auditabile 2-4 (TD)
Nr. crt. 1 .2.
Activitatea de audit
D A U
N -
OBS.
Compararea atribuiilor din procedur cu cele cuprinse n fiele posturilor 1 Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu .3. responsabiliti n organizarea concursurilor 1 Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: .4. a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? 1 Verificarea existenei documentelor obligatorii: .5. a) copia actului de identitate b) formularul de nscriere c) copiile diplomelor de studii i ale altor acte care atest efectuarea unor specializri d) copia carnetului de munc sau, dup caz, o adeverin care s ateste vechimea n munc i, dup caz, n specialitate e) cazierul judiciar f) adeverina care s ateste starea de sntate g) copia fiei de evaluare a performanelor profesionale individuale sau, dup caz, recomandarea de la ultimul loc de munc h) declaraia pe propria rspundere sau adeverina care s ateste c nu a desfurat activiti de poliie politic i) completarea formularului de nscriere Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor 1.6. obligatorii de ctre secretariatul comisiei de concurs, prezentate la pct 1.5.
- Test nr. 2 - Liste de control X Centralizatorul privind modul de organizare al concursurilor X X X X X X X X Test nr. 2 - Liste de control Centralizatorul privind modul de organizare al concursurilor
1 .7.
.8.
Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente, coninutul acestora, termenele de realizare .a.), implic verificarea: a)existenei posturilor n statul de funcii; b) solicitrii avizului ANFP cu 45 de zile naintea datei de susinere a concursurilor; c)emiterii avizului ANFP n termen de 10 zile lucrtoare; d) publicrii anunului de concurs n Monitorul Oficial cu cel puin 30 de zile naintea desfurrii concursurilor; e)depunerii dosarelor candidailor n termen de 20 de zile de la publicare; f) ndeplinirii condiiilor de vechime. 1 Examinarea Procesului verbal de selecie a dosarelor n care au fost verificate:
Nr. crt.
Activitatea de audit
D A X X X U
OBS.
a) selectarea dosarelor candidailor n termen de 5 zile

lucrtoare b) consemnarea afirii rezultatelor selectrii dosarelor n termen de 5 zile lucrtoare; c) existena meniunii admis n Procesul verbal n dreptul dosarelor selectate; d) concordana ntre numrul de dosare nregistrate i cele cuprinse n Procesul verbal; e) existena tuturor semnturilor membrilor comisiei n Procesul verbal de selecie a dosarelor. Verificarea contestaiilor: a) depunerea n termen de 24 de ore de la afiarea listei; b) examinarea contestaiilor; c) consemnarea afirii rezultatelor contestaiei la sediul instituiei. Analiza modalitilor de arhivare Data: 01.04.2005 Auditor intern, Bilauca Nelia
Nu
1 .9.
1 .10.

Serviciul Audit Public Intern TEST NR. 2 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 Obiectul testului: Modul de organizare al concursurilor
Obiectivele testului: Examinarea dosarelor candidailor Descrierea testului: n anul 2004, au fost organizate 6 concursuri pentru ocuparea funciilor publice. Eantionul a fost constituit din dosarele candidailor care au fost declarai admii, la cele 6 concursuri, considerndu-se ca fiind un numr redus de dosare pentru o entitate. Testarea dosarelor de concurs s-a realizat prin verificarea elementelor care intr n componena dosarului, conform Listei de verificare nr. 2 poz. 1.6., 1.7. i 1.8. prin care s-a urmrit: Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor obligatorii de ctre secretariatul comisiei de concurs, prezentate la pct. 1.5.; Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente, coninutul acestora, termenele de realizare .a.), implic verificarea: - existenei posturilor n statul de funcii; - solicitrii avizului ANFP cu 45 de zile naintea datei de susinere a concursurilor; - emiterii avizului ANFP n termen de 10 zile lucrtoare; - publicrii anunului de concurs n Monitorul Oficial cu cel puin 30 de zile naintea desfurrii concursurilor; - depunerii dosarelor candidailor n termen de 20 de zile de la publicare; - ndeplinirii condiiilor de vechime. Examinarea Procesului verbal de selecie a dosarelor: - verificarea selectrii dosarelor candidailor n termen de 5 zile lucrtoare; - verificarea consemnrii afirii rezultatelor selectrii dosarelor n termen de 5 zile lucrtoare; - verificarea existenei meniunii admis n Procesul verbal n dreptul dosarelor selectate. Testarea s-a concretizat n elaborarea listelor de control pentru fiecare dosar de concurs, care ulterior au fost preluate ntr-un centralizator, care conine pe vertical dosarele supuse verificrii, iar pe orizontal elementele selectate pentru testare, respectiv piesele care trebuie s existe n dosare, prezentate n anex. Constatri Din verificrile efectuate i analiza Centralizatorului privind modul de organizare al concursurilor s-a constatat c n toate dosarele de concurs ale candidailor exist documente depuse care nu sunt n copii legalizate sau nu au fost certificate pentru conformitate cu originalul de ctre secretariatul comisiei de concurs. Concluzii n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2. Data: 01.04.2005 Auditor intern, Bilauca Nelia Supervizor, Ionescu Mircea

Serviciul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2009 - 31.12.2009 PROBLEMA Existena copiilor legalizate sau certificate de ctre secretariatul comisiei n dosarele candidailor la ocuparea funciilor publice
CONSTATARE Dosarele de concurs ale candidailor conin copii ale documentelor care nu sunt legalizate sau care nu sunt certificate pentru conformitate de ctre secretariatul comisiei de concurs.Cadrul de referin prevede ca la nscrierea la concursurile pentru ocuparea posturilor vacante, candidaii trebuie s prezinte copii legalizate de pe actele prevzute n art. 8 din Regulamentul de organizare i desfurare a concursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici sau copii nsoite de documentele originale, care sunt certificate pentru conformitate cu originalul de ctre secretariatul comisiei de concurs. CAUZE - Inexistena unei proceduri n activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a funciilor publice; - Nerespectarea atribuiilor stabilite prin fiele posturilor; - Neinstruirea membrilor comisiei de concurs i a secretariatului acestuia n vederea organizrii concursurilor. CONSECINE - Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidai care nu ndeplinesc condiiile prevzute de lege; - Posibilitatea anulrii ulterioare a concursurilor, datorit neconcordanei ntre copiile din dosarul de concurs i documentele originale; - Prelungirea perioadei n care posturile rmn neocupate, implic un efort suplimentar al celorlali funcionari din cadrul acelor structuri care ar fi trebuit s-i ocupe posturile vacante. RECOMANDRI - Instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor care asigur munca de secretariat naintea organizrii acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii; - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind organizarea i susinerea concursurilor de ocupare a funciilor publice, care s conin activitile de control i responsabilitile personale. ntocmit, Cderea Georgeta Supervizat, Ionescu Mircea Pentru conformitate,

Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Nr. crt. 1. 1.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Susinerea concursurilor (Obiecte auditabile 10-16 - LC) Examinarea procedurii privind susinerea concursurilor 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente susinerii concursurilor: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; DA NU OBS. Obiecte auditabile (TD) 5-6
Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT
DA -
NU -
OBS.
b) stabilirea modelelor de formulare specifice; c) verificarea existenei listei activitilor pentru

realizarea obiectivului/subobiectivului; d) precizarea modalitilor de completare a modelelor; e) oferirea unor exemple n acest sens; f) cuprinderea modalitii de nregistrare a contestaiilor; g) cuprinderea modalitii de soluionare a contestaiilor; h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei contestaiilor; i) existena componentei de actualizare a procedurii. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; Respectarea principiului dublei semnturi; Stabilirea responsabilitilor pentru comisia de organizare a concursurilor, respectiv n fazele de susinere a probei scrise, a probei orale, notarea probelor, anunarea rezultatelor i soluionarea eventualelor contestaii n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente; Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. Modalitatea arhivrii. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor
1.1.2. 1.1.3. 1.1.4.
1.1.5.
1.1.6. 1.2. 1.3. 1.4.
1.5.
Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n organizarea i susinerea concursurilor Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza susinerii probelor scrise:
X X X X X X X
TEST NR. 3 Liste de control nr. 1 6 Centralizatorul privind susinerea probelor scrise
a) stabilirea subiectelor la proba scris s-a realizat pe

baza bibliografiei de concur b) stabilirea a dou variante a cte trei subiecte c) pentru testele gril numrul subiectelor este de 3 ori mai mare dect numrul celor stabilit pentru fiecare test gril d) seturile de subiecte au fost semnate de ctre toi membrii comisiei de concurs e) plicurile au fost sigilate i au tampila instituiei f) lucrrile de concurs au fost redactate doar pe seturile de hrtie asigurate de DRU
Nr. crt.
DA X X X
NU
OBS.
g) lucrrile de concurs poart tampila pe fiecare fil, n

colul din stnga sus h) asigurarea confidenialitii numelor candidailor i) candidaii care au predat lucrrile de concurs au semnat n borderoul special j) semnarea procesului verbal de ctre toi membrii comisiei Analiza susinerii probelor interviu: a) proba de interviu a fost susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise b) stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs; c) consemnarea ntrebrilor i rspunsurilor la interviu n anexa la Procesul verbal; d) ntocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului; e) stabilirea planului interviului; f) semnarea procesului verbal de ctre toi membrii comisiei. Analiza rezultatelor concursurilor - examinarea proceselor verbale ntocmite - analiza baremurilor i notelor acordate dou probe - verificarea candidailor admii privind obinerea la punctajul final a cel puin 100 de puncte i minim 50 de puncte la fiecare prob Garantarea anunrii rezultatelor n maximum 3 zile de la data susinerii probelor Analiza contestaiilor i a rspunsurilor formulate Analiza modalitii de arhivare a documentelor Data: 01.04.2005 Auditor intern, Cderea Georgeta
X TEST NR. 3 X X X X X X Liste de control nr. 7 12 Centralizatorul privind susinerea probelor interviu
1.6.
1.7.
1.8. 1.9. 1.10.

Serviciul Audit Public Intern TEST NR.3 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004 Obiectul testului Modul de susinere a concursurilor
Obiectivele testului Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei scrise Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei interviu Descrierea testului n anul 2004 fiind organizate un numr de mic de concursuri, respectiv 6, eantionul pentru testare a fost constituit, n mod exhaustiv, din dosarele acestor concursuri. Pentru efectuarea testrii s-au evaluat, pentru fiecare dosar de concurs, elementele stabilite n Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. i 1.6., verificndu-se urmtoarele: Analiza susinerii probelor scrise: - stabilirea subiectelor la proba scris s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs; - stabilirea a dou variante a cte trei subiecte; - pentru testele gril numrul subiectelor este de 3 ori mai mare dect numrul celor stabilit pentru fiecare test gril; - seturile de subiecte au fost semnate de ctre toi membrii comisiei de concurs; - plicurile au fost sigilate i au tampila instituiei; - lucrrile de concurs au fost redactate doar pe seturile de hrtie asigurate de DRU; - lucrrile de concurs poart tampila pe fiecare fil, n colul din stnga sus; - asigurarea confidenialitii numelor candidailor; - candidaii care au predat lucrrile de concurs au semnat n borderoul special; - semnarea procesului verbal de ctre toi membrii comisiei. Analiza susinerii probelor interviu: - proba de interviu a fost susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise; - stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs; - consemnarea ntrebrilor i rspunsurilor la interviu n anexa la Procesul verbal; - ntocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului; - stabilirea planului interviului; - semnarea procesului verbal de ctre toi membrii comisiei. Testarea s-a materializat n elaborarea Listelor de control nr. 1-6 pentru proba scris i nr. 7-12 pentru proba interviu, care ulterior au fost centralizate separat i sunt prezentate n anexe. Constatri Din analiza Centralizatorului privind susinerea probelor scrise, prezentat n Anexa nr. 1, s-a constatat c la dosarul de concurs pentru ocuparea postului de consilier superior la Direcia Buget-Contabilitate-Financiar, procesul verbal nu a fost semnat de un membru al comisiei care a lipsit din motive medicale i nu a existat un membru supleant care s l poat nlocui n comisia de concurs. Analiza Centralizatorului privind susinerea probelor interviu, prezentate n Anexa nr. 2, ne-a permis s constatm c toate elementele examinate corespund prevederilor cadrului normativ n vigoare. Concluzii n baza testului i a Centralizatorului privind susinerea probelor scrise s-a elaborat FIAP nr. 3. Data: 01.04.2005 Auditor intern, Supervizor,
Cderea Georgeta
Ionescu Mircea

Serviciul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 3 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2009 - 31.12.2009
PROBLEMA Modul de constituire a comisiilor de concurs i a comisiilor de soluionare a contestaiilor prin act administrativ al conductorului autoritii sau al instituiei publice organizatoare a concursului. CONSTATARE Funcionarea comisiei de concurs cu nu numr mai mic de membri dect cel prevzut prin H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici i aprobat prin ordin al ministrului i acceptarea unor soluii neprocedurale. Pentru ocuparea concursului de consilier superior n cadrul Direciei General Buget, Contabilitate i Financiar s-a constituit comisia de concurs i comisia de soluionare a contestaiilor, prin ordin al ministrului, n conformitate cu legislaia i actele normative n vigoare privind organizarea concursurilor. La data desfurrii concursului unul dintre membrii comisiei nu a putut s participe din motive medicale. Datorit inexistenei unei proceduri, s-a optat pentru o soluie de compromis, dar neprocedural, prin solicitarea acordului verbal al candidailor de a se desfura concursul cu comisia incomplet format din patru membri, din cei cinci desemnai prin ordinul ministrului. CAUZE - Legislaia n vigoare nu prevede posibilitatea nlocuirii unui membru din comisiile de concurs i nici nu ofer o soluie n aceast situaie - Inexistena unei proceduri interne privind organizarea i desfurarea concursurilor, care s prevad situaiile care pot impieta buna desfurare a acestor concursuri, respectiv existena unor membri supleani pentru cazuri deosebite. CONSECINE - Exist posibilitatea contestrii concursurilor datorit adoptrii unor soluii neprocedurale i relurii procedurii. RECOMANDRI - Elaborarea procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor publice, care s prevad numirea unor membri supleani pentru nlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funciilor publice. ntocmit, Baciu Otilia - Mariana Supervizat, Ionescu Mircea Pentru conformitate,

Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Nr. crt. 1 . ACTIVITATEA DE AUDIT Deciziile de numire (Obiecte auditabile 17-18 - LC) DA NU OBS. Obiecte auditabile 7-8 (TD)
Nr. crt. 1 .1.
ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea procedurii privind ntocmirea i comunicarea deciziilor: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente ntocmirii i comunicrii deciziilor de numire: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) stabilirea modelelor de decizie de numire; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului; d) precizarea modalitilor de completare a deciziei de numire; e) oferirea unor exemple n acest sens; f) cuprinderea modalitii de nregistrare a deciziilor de numire; g) cuprinderea modalitii de comunicare a deciziilor de numire. h) existena componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea i comunicarea deciziilor de numire, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii. 1 Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor 1
DA
NU
OBS.
.2. Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n organizarea i susinerea concursurilor 1 Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii .4. acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? 1 Examinarea deciziilor de numire din dosarele profesionale .5. ale candidailor admii n urma concursului: 1.5.1. Decizia de numire are form scris i conine: .3.
X X X X X
a) b) c) d) e)
denumirea funciei de ncadrare temeiul legal al numirii numele funcionarului public data de la care urmeaz s exercite funcia public drepturile salariale
Test nr. 4 - Liste X de control Centralizator - privind -
Nr. crt.
DA X X X -
NU
OBS. - emiterea - deciziilor numire de
f) locul de desfurare a activitii g) semntura ordonatorului de credite h) tampila instituiei

1.5.2. Confirmarea semnturii salariatului pentru primirea deciziei de numire 1.5.3.Confirmarea semnturii salariatului pentru primirea copiei fiei postului, anex la decizia de numire 1 Confirmarea numirii n termen de cel mult 15 zile .6. lucrtoare de la data la care candidatul a fost declarat admis 1 Analiza modalitilor de arhivare .7. Data: 01.04.2005 Auditor intern, Baciu Otilia Mariana

Serviciul Audit Public Intern TEST NR. 4 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 Obiectul testului Emiterea deciziei de numire Obiectivele testului Verificarea respectrii conformitii actelor administrative (deciziilor) de numire
Descrierea testului Eantionul a fost constituit din deciziile de numire ale candidailor admii n anul 2004, n mod exhaustiv, ale celor 6 concursuri organizate pentru ocuparea unei funcii publice. Pentru efectuarea testrii deciziilor de numire, pentru personalul nou angajat, pe baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1. s-a analizat existena elementelor pe care trebuie s le conin acestea i anume: -denumirea funciei publice; -temeiul legal al numirii; -numele funcionarului public; -data de la care urmeaz s exercite funcia public; -drepturile salariale; -locul de desfurare a activitii; -semntura ordonatorului de credite; -tampila entitii publice. Testarea s-a concretizat n elaborarea listelor de control pentru fiecare decizie de numire, care ulterior au fost preluate ntr-un centralizator, prezentat n anex. Constatri Din analiza Centralizatorului privind emiterea deciziilor de numire a rezultat c decizia de numire a dl. Constantinescu Ion a fost neconform cu realitatea n sensul c denumirea funciei publice a fost completat cu o ncadrare necorespunztoare, respectiv consilier superior la DADR, categoria A, clasa I, gr. 2, n loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3 pentru care fusese declarat admis, n baza Procesului verbal al comisiei de concurs. Concluzii n baza acestui test se va ntocmi FIAP-ul nr. 4. Data: 01.04.2005 Auditor intern, Bilauca Nelia - Roxana Supervizor, Ionescu Mircea

Serviciul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 4 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
PROBLEMA Emiterea deciziilor de numire CONSTATARE Din analiza coninutului deciziilor de numire ale candidailor admii prin concurs n anul 2004, conform testelor anexe la Lista de verificare nr. 4, s-a constatat ncadrarea eronat a dl. Constantinescu Ion pe funcia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, n loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3 pentru care fusese declarat admis de ctre comisia de concurs. CAUZE - ntocmirea Deciziei de numire de ctre un salariat care nu are atribuii i responsabiliti n acest domeniu, respectiv cunotinele necesare respectrii prevederilor legale n materie; - Motivaia directorului DRU a fost absena persoanei cu atribuii i competene n acest sens, ct i de lipsa personalului i a timpului necesar pregtirii acestuia. - Inexistena unei proceduri, scrise i formalizate privind modul de emitere al deciziilor de numire. CONSECINE - Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entitii publice; - Perturbarea activitii prin anularea deciziei de numire, refacerea acesteia n conformitate cu prevederile legislative i modificarea nregistrrii din carnetul de munc. RECOMANDRI - Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise n anul 2003 i informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii; - Pregtirea profesional a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare a resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea sistematic a acestuia; - Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii; - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire. ntocmit, Baciu Otilia - Mariana Supervizat, Ionescu Mircea Pentru conformitate,

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Nr. crt. 1. 1.1.
ACTIVITATEA DE AUDIT Stabilirea elementelor de natur salarial (Obiecte auditabile 19-27 - LC) Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de
DA
NU
OBS.
Obiecte auditabile 9-16 (TD)
Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT natur salarial: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente stabilirii elementelor de natur salarial: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) precizarea modalitilor de acordare a drepturilor salariale; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; d) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale; e) oferirea unor exemple n acest sens; f) existena componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind stabilirea drepturilor salariale n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare 1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n stabilirea drepturilor salariale Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) au constatat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) au propuneri de perfecionare a procedurii? Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: a) salariului de baz b) indemnizaiei de conducere c) sporului pentru complexitatea n munc d) sporului de vechime n munc e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte f) salariului de merit g) sistemului de premiere Analiza modalitilor de arhivare a documentelor Data: 01.04.2005 Auditor intern, Cderea Georgeta
DA X X X X X X X -
NU -
OBS.
1.2. 1.3. 1.4.
1.5.
TEST nr. 5 X
- Liste de control - Centralizator privind sabilirea elementelor de natur salarial
1.6.

TEST NR. 5 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 Obiectul testului Stabilirea elementelor de natur salarial Obiectivele testului Examinarea respectrii conformitii privind acordarea drepturilor salariale Descrierea testului Eantionul va cuprinde dosarele de concurs ale celor 6 candidai admii n anul 2004. Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5 dup cum urmeaz: - salariul de baz; - indemnizaia de conducere; - sporul pentru complexitate n munc; - sporul de vechime n munc; - sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte; - salariul de merit. n acest scop, s-au elaborat liste de control, pentru fiecare candidat admis, care au fost completate cu drepturile salariale stabilite de auditori interni i comparate cu cele din deciziile de numire. Pe baza listelor de control s-a elaborat Centralizatorul privind stabilirea elementelor de natu salarial, prezentate n anex. Constatri Din testarea elementelor care au stat la baza ntocmirii deciziilor de numire, conform Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natur salarial, prezentat n Anex, s-a constatat acordarea eronat a salariului de baz pentru dl. Constantinescu Ion, aferent funciei de consilier categoria A, clasa I, gradul 2. Astfel, s-au nclcat prevederile art. 49, lit. a) din H.G. nr. 1209/2003, prin care se specific faptul c salariul de baz pentru funcia public de execuie de grad profesional "superior", clasa I, este cel prevzut pentru funcia public de execuie de categoria A, , clasa I, gradul 3. Datorit constatrii cu ntrziere a erorii de ctre Serviciul salarizare, care avea obligaia verificrii conformitii cu cadrul legislativ i normativ, s-au efectuat pli suplimentare necuvenite. Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea. Concluzii n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 5. Data: 01.04.2005 Auditor intern, Baciu Otilia - Mariana Supervizor, Ionescu Mircea

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 5 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004 PROBLEMA Modalitatea de stabilire a salariilor de baz pentru candidaii declarai admii la concursul pentru ocuparea funciilor publice de execuie. CONSTATARE Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de ctre persoana autorizat din cadrul Serviciului financiar-salarizare. Din verificarea datelor nscrise n deciziile de numire ale candidailor declarai admii n urma organizrii concursurilor n anul 2004, conform Listei de verificare nr. 5, s-a constatat stabilirea eronat a salariului de baz al dl. Constantinescu Ion, urmare a ncadrrii necorespunztoare pe funcie. n conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici. Salariile de baz se stabilesc prin echivalare cu cele prevzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natur salarial ale funcionarilor publici, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 228/2003. CAUZE - Nerespectarea atribuiilor din fia postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite prin decizia de numire cu cele prevzute de cadrul normativ. CONSECINE - Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituiei; - Inexistena unor proceduri adecvate. RECOMANDRI - Asigurarea pregtirii profesionale a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare a resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea periodic a acestuia; - Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaii nou angajai n anul 2003 i informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii; - Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii; - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i implementarea activitilor de control i a responsabilitilor ce se impun, pentru realizarea operaiilor specifice fiecrei activiti privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii.
ntocmit, Baciu Otilia - Mariana
Supervizat, Ionescu Mircea
Pentru conformitate,

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Nr. crt. 1 . 1 .1.
ACTIVITATEA DE AUDIT Modificarea drepturilor salariale (Obiecte auditabile 28-29 - LC)
DA
NU
OBS. Obiect auditabil 1718 (TD)
Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natur salarial: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente fundamentrii i comunicrii modificrilor drepturilor salariale: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) precizarea modalitilor de acordare a drepturilor salariale; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului; d) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale; e) oferirea unor exemple n acest sens; f) existena componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind fundamentarea i comunicarea modificrilor drepturilor salariale n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor. 1 Punerea de acord atribuiilor din procedur cu fiele posturilor 1 Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n fundamentarea i comunicarea modificrilor drepturilor salariale 1 Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? 1 Examinarea datei ultimei actualizri a drepturilor salariale 1 Recalcularea majorrilor salariale, urmare a creterii vechimii n munc 1 Analiza creterilor/diminurilor salariale, urmare a evalurilor anuale 1 Analiza diminurilor salariale, urmare a aplicrii sanciunilor: a) modificarea drepturilor salariale a fost aprobat de conductorul entitii publice; b) existena deciziei conductorului entitii publice de diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de disciplin.
.2. .3. .4.
X X X
Test nr. 6 - Liste de control Centralizator privind
.5. .6. .7. .8.
Nr. crt.
DA
NU
OBS. diminuarea drepurilor salariale
Verificarea existenei concordanei atribuiilor din fiele .9. posturilor cu cerinele privind experiena i pregtirea profesional 1 Verificarea operrii n carnetele de munc a diminurii .10. drepturilor salariale 1 Diminuarea drepturilor salariale a fost realizat efectiv prin .11. reinerea sumelor
X - Liste de control Centralizator privind diminuarea drepurilor salariale
1 .12.
Analiza modalitii de arhivare a documentelor Data: 01.04.2005 Auditor intern, Bilauca Nelia Roxana

TEST NR. 6 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 Obiectul testului Modificarea drepturilor salariale Obiectivele testului Operarea modificrilor drepturilor salariale Descrierea testului Eantionul supus testrii se va constitui integral din cele 7 cazuri de diminuri salariale care sau nregistrat n anul 2004. Verificarea va consta n examinarea operrii modificrilor salariale ca urmare a sancionrii abaterilor de la regulamente n baza de date electronic n dosarele profesionale i n carnetele de munc ale salariailor. Pentru fiecare salariat sancionat disciplinar s-a ntocmit o list de control pe baza elementelor prevzute n Lista de verificare nr. 6, poz. 1.8, 1.10 i 1.11, dup cum urmeaz: - modificarea drepturilor salariale a fost aprobat de conductorul instituiei publice; - existena deciziei conductorului entitii publice de diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de disciplin; - diminuarea drepturilor salariale a fost operat n carnetul de munc; - diminuarea drepturilor salariale a fost realizat efectiv prin reinerea sumelor. Listele de control au fost preluate n Centralizatorul privind diminuarea drepturilor salariale urmare a aplicrii sanciunilor disciplinare, prezentate n anex. Constatri Din analiz s-a constatat c, ntr-un singur caz, respectiv cel al doamnei Dnescu Laura, sanciunea de 5%, aplicat la salariul de baz, a fost operat n baza de date electronic i reinut din drepturile salariale, dar nu a fost operat i n carnetul de munc. Concluzii n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 6. Data: 01.04.2005 Auditor intern, Bilauca Roxana - Nelia Supervizor, Ionescu Mircea

FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 6 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004 PROBLEMA Nenregistrarea modificrilor drepturilor salariale n carnetul de munc CONSTATAREA Din analiza personalului care a fost sancionat, n anul 2004, respectiv 7 salariai, s-a constatat c ntr-un caz sanciunea de 5% aplicat pe 3 luni a fost reinut din drepturile salariale i operat n baza de date, dar nu a fost nregistrat n carnetul de munc. CAUZE - Nerespectarea atribuiilor de serviciu prevzute n fia postului de ctre persoana autorizat cu operarea n carnetele de munc; CONSECINE - Reflectarea nereal a situaiei personalului n documentele administrative, cu impact asupra carierei funcionarilor publici, n mod special n situaia unui transfer. RECOMANDRI Verificarea persoanelor care au fost sancionate de conducere n anul 2003 pentru a se depista dac exist nereguli n modul de aplicare al sanciunilor; Implementarea unui nivel de control intern ierarhic suplimentar. ntocmit, Baciu Otilia - Mariana Supervizat, Ionescu Mircea Pentru conformitate,
LISTA DE VERIFICARE NR. 7 Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI
Nr. crt. 1 . 1 .1.
Activitatea de audit Salarizarea muncii peste programul normal de lucru (Obiecte auditabile 30-33 - LC)
D A U
OBS. Obiecte auditabile 1920 (TD)
Examinarea procedurii privind salarizarea muncii peste programul normal de lucru: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente fundamentrii i evidenierii muncii prestate peste programul normal de lucru: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) stabilirea modalitii de evideniere a muncii peste programul normal de lucru; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului; d) precizarea modalitii recuperrii n bani sau timp echivalent a muncii efectuate peste programul normal de lucru; e) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale realizate peste program; f) cuprinderea modalitii de calcul a timpului ce va fi recuperat; g) oferirea unor exemple n acest sens. h) existena componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind fundamentarea i evidenierea timpului prestat peste programul normal de lucru, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii. 1 Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor 1 Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n fundamentarea i evidenierea timpului prestat peste programul normal de lucru 1 Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora:
.2. .3. .4.
a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii?
1 Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru
Test nr. 7
Nr. crt. .5. 1 .6. 1 .7. 1 .8.
Activitatea de audit Existena Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul ine evidena acestuia pentru fiecare salariat Verificarea completrii sistematice a Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru Analiza stabilirii compensrii muncii efectuate peste programul normal de lucru, respectiv: a) compensarea prin timp liber echivalent a muncii suplimentare n urmtoarele 30 de zile dup efectuarea acesteia b) compensarea orelor de munc suplimentar prin adugarea unui spor la salariu cnd compensarea cu timp liber echivalent nu este posibil c) acordarea unui spor pentru munca suplimentar, care s nu fie mai mic de 75% din salariul de baz Depirea duratei maxime legale a timpului de munc, de 48 de ore pe sptmn, inclusiv orele suplimentare Analiza modalitii de arhivare a documentelor
D A U
OBS. Lista de control Lista de control Test nr. 7
X X X X X X -
Lista de control
1 .9. 1 .10.
Data: 01.04.2005
Auditor intern, Cderea Georgeta
Procedura - P08: Colectarea dovezilor Serviciul Audit Public Intern TEST NR. 7 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 Obiectul testului Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului Obiectivele testului Salarizarea muncii peste programul normal de lucru
Descrierea testului Eantionul a fost constituit n mod aleator din patru direcii ale entitii publice, respectiv a Direciei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcia General Buget Financiar Contabilitate (DGBFC), Direcia Resurse Umane (DRU), Direcia General de Integrare European (DGIE), din totalul celor 10 direcii existente, reprezentnd n cifre relative, o pondere de 40,0 %. La fiecare direcie a fost testat sistemul privind evidena muncii prestate peste programul normal de lucru prin utilizarea tehnicilor i instrumentelor de control stabilite n Lista de verificare nr. 7, poz. 1.5.-1.8., pentru lunile aprilie i decembrie 2004: - aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru; - existena Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul ine evidena acestuia pentru fiecare salariat; - completarea sistematic a Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat; - compensarea orelor de munc suplimentar prin timp liber echivalent n urmtoarele 30 de zile; - compensarea orelor de munc suplimentar prin adugarea unui spor la salariu cnd compensarea cu timp liber echivalent nu este posibil; - acordarea unui spor pentru munca suplimentar, care s nu fie mai mic de 75% din salariul de baz. Rezultatele testrii sunt prezentate n Lista de control privind evidena salarizrii muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entitii anexat. Constatri Pe baza testului efectuat s-au constatat urmtoarele: - efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobat n scris de eful ierarhic superior; - nu este organizat evidena orelor de munc prestate suplimentar de ctre personal prin nfiinarea i completarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru; - orele suplimentare efectuate au fost pltite prin adugarea unui spor la salariu neurmrinduse posibilitatea compensrii n timp echivalent n urmtoarele 30 de zile; Concluzii n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 7. Data: 01.04.2005 Auditor intern, Cderea Georgeta Supervizor, Ionescu Mircea
FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. 3: Evoluia carierei personalului La nivelul entitii auditate exist un numr de 465 dosare profesionale, din care vom constitui un eantion de 3%, respectiv 15 dosare, procednd astfel: stabilim pasul de selecie astfel 465:14 = 33;
constituim din populaia statistic, 465 dosare, eantionul reprezentnd un numr de 15 dosare, prin aplicarea pasului stabilit la dosarul cu numrul 1, rezultnd o serie a dosarelor cu numerele: 1, 34, 463; eantionul astfel constituit va fi verificat integral; n urma verificrii efectuate se va ntocmi un test.
Auditor,
n prezena,
LISTA DE CONTROL
privind evidena salarizrii muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entitii Existena Registrului special de eviden a timpului lucrat peste programul normal de lucru Completarea sistematic a Registrului special de eviden a timpului lucrat peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat Compensarea orelor de munc suplimentar prin timp liber echivalent n urmtoarele 30 de zile Compensarea orelor de munc suplimentar prin adugarea unui spor la salariu cnd compensarea cu timp liber echivalent nu este posibil FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP X FIAP Acordare a unui spor pentru munca suplimentar, care s nu fie mai mic de 75% din salariul de baz
Elemente testate Direciile testate Aprilie 2004: - DPA - DGBFC - DRU - DGIE Decembrie 2004: - DPA - DGBFC - DRU - DGIE
Aprobar ea efecturii muncii peste programul normal de lucru
FIAP FIAP X FIAP FIAP FIAP X FIAP Data: 01.04.2005
FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP
FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP Auditor intern, Baciu Otilia - Mariana
X X X X X X X X
X X X X X X X X

Serviciul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 7 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004 PROBLEMA Inexistena unui sistem privind evidena orelor de munc prestate suplimentar de ctre personal i a modului de compensare a acestora CONSTATARI - Inexistena unui sistem pentru organizarea modului de eviden a orelor suplimentare i de recuperare a acestora de ctre salariaii entitii n conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar, care implic utilizarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru; - Efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispus n scris de eful ierarhic superior, dei n actul normativ acest lucru era stipulat n sens imperativ; - Din documentele analizate nu a reieit c nu ar fi fost posibil compensarea muncii prestate peste programul normal de lucru cu timp liber corespunztor n urmtoarele 30 de zile, i abia dup aceea s poat fi aplicat compensarea n bani. CAUZE - Neutilizarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru; - Lipsa personalului specializat i existena unei fluctuaii nsemnate de personal; - Inexistena unei proceduri i a unei documentaii aferente evidenei operative i a modalitilor de compensare a muncii suplimentare efectuate peste program. CONSECINE Stabilirea eronat a orelor suplimentare efectuate peste program i compensarea n timp sau n bani, fr a se urmri realizarea n timp echivalent corespunztor muncii prestate suplimentar. RECOMANDRI - Efectuarea unei reverificri privind sistemul de eviden a timpului suplimentar peste programul normal de lucru i modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de nerespectare a cadrului normativ i informarea efului compartimentului de audit intern asupra rezultatelor obinute; - Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru n vederea compensrii n timp sau n bani i implementarea n cadrul acestuia a activitilor de control i a responsabilitilor adecvate; - Asigurarea unei pregtiri profesionale de specialitate a personalului i evaluarea sistematic a acestuia. ntocmit, Baciu Otilia Mariana Supervizat, Ionescu Mircea Pentru conformitate,

Obiectivul III. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR Nr. crt. 1 . 1 .1. ACTIVITATEA DE AUDIT Modul de evideniere a prezenei, nvoirilor i concediilor (Obiecte auditabile 34-38 - LC) DA NU OBS. Obiecte auditabile 2125 (TD)
Examinarea procedurii privind evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente fundamentrii i evidenierii prezenei, nvoirilor i concediilor de odihn, medicale i de studii: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) precizarea modalitii de evideniere a prezenei, nvoirilor i concediilor; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; d) precizarea modalitii de planificare a concediilor de odihn; e) precizarea modalitii de recuperare a nvoirilor; f) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale n situaia nvoirilor i a concediilor de odihn, medicale i de studii; g) cuprinderea modalitii de calcul a timpului ce urmeaz a fi recuperat sau diminuarea corespunztoare a drepturilor salariale; h) oferirea unor exemple n acest sens; i) existena componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind planificarea i evidenierea nvoirilor i a concediilor de odihn, medicale i de studii, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii. 1 Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor 1 Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n fundamentarea i evidenierea nvoirilor i a concediilor de odihn, medicale i de studii 1 Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
.2. .3. .4.
Nr. crt. 1 .5.
ACTIVITATEA DE AUDIT c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Verificarea modului de evideniere a prezenei: a) utilizarea formularelor tipizate b) respectarea principiului dublei semnturi c) datele preluate n statul de plat corespund cu cele din foile colective de prezen Verificarea modului de evideniere a nvoirilor: a) sistemul de eviden a nvoirilor b) modul de compensare a nvoirilor c) diminuarea corespunztoare a salariilor d) aprobarea nvoirilor Verificarea modului de evideniere a concediilor de odihn: a) planificarea anual a concediilor de odihn b) concordana efecturii concediilor cu planificarea anual c) existena justificrii pentru cererile de concediu care nu concord cu perioadele planificate (rechemare, lucrri suplimentare, lucrri nefinalizate .a.) Verificarea modului de evideniere a concediilor medicale a) conformitatea certificatelor medicale b) corespondena perioadelor din certificate cu cele din foile colective de prezen c) datele preluate n statul de plat corespund cu cele din certificatele medicale Verificarea modului de evideniere a concediilor de studii a) existena actului adiional la contractul de munc b) respectarea prevederilor contractelor individuale de munc Compararea atribuiilor prevzute n fia postului cu cerinele funciei Analiza modalitii de arhivare a documentelor Data: 01.04.2005 Auditor intern, Cderea Georgeta
DA X
NU
OBS. Test nr. 8 X Lista de control Test nr. 8 Lista de control Test nr. 8 Lista de control
X X X X X
1 .6.
1 .7.
X X X X X -
1 .8.
1 .9. 1 .10. 1 .11.

Serviciul Audit Public Intern TEST NR. 8 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 Obiectul testului
Sistemul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor Obiectivele testului Verificarea sistemului foilor colective de prezen Verificarea planificrii i efecturii concediilor de odihn Verificarea evidenei concediilor medicale Descrierea testului Eantionul a fost constituit n mod aleator prin selectarea a patru direcii ale entitii publice, respectiv a Direciei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcia Achiziii (DA), Direcia Resurse Umane (DRU), Direcia General de Integrare European (DGIE), din totalul celor 10 direcii existente, reprezentnd n cifre relative, o pondere de 40,0 %. La fiecare direcie s-a analizat sistemul privind evidena muncii prestate peste programul normal de lucru pe baza tehnicilor i instrumentelor de control stabilite n Lista de verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 i 1.8., pentru lunile februarie i august 2004. Testul pentru evaluarea sistemului de eviden a prezenei, concediilor de odihn i concediilor medicale, comport urmtoarele verificri: evidenierea prezenei, pentru lunile februarie i august 2004: - utilizarea formularelor tipizate; - respectarea principiului dublei semnturi; - datele preluate n statul de plat corespund cu cele nscrise n foile colective de prezen. evidenierea concediilor de odihn, pentru lunile februarie i august 2004: - existena planificrii anuale a concediilor de odihn pe anul 2004; - concordana efecturii concediilor cu planificarea anual; - existena justificrii neconcordanei. evidenierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile februarie i august 2004: - conformitatea certificatelor medicale; - perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezen; - datele preluate n statul de plat corespund cu cele din certificatele medicale. Constatri n urma verificrilor efectuate i analizei Listei de control privind evidena prezenei, concediilor de odihn i concediilor medicale, prezentate n anex, s-a constatat: - neutilizarea unui sistem de evideniere a prezenei personalului unitar la DPA, DA, DRU i DGIE, respectiv folosirea unor formulare neadecvate i diferite de la o direcie la alta, care nu conin rubricile prevzute de cadrul normativ; - inexistena justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn la DA i la DGIE. Concluzii n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 8. Data: 12.04.2005 Auditor intern, Baciu Otilia Mriana Supervizor, Ionescu Mircea
LISTA DE CONTROL
privind evidena prezenei, concediilor de odihn i concediilor medicale la DPA, DA, DRU i DGIE
Elemente testate
EVIDENIEREA PREZENEI
CONCEDII DE ODIHN
CONCEDII MEDICALE
Structuri testate
Utilizarea formularelor tipizate
Respectare a principiulu idublei semnturi
Datele preluate n statul de plat corespund cu cele din foile colective de prezen
Conc Exi stena planificrii anuale ordana efecturii concediilor cu planificarea anual Exist ena justificrii neconcordan ei Conf ormitatea certificatelor medicale Perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezen
Datele preluate n statul de plat corespund cu cele din certificatele medicale
Februarie 2004: - DPA - DA - DRU - DGIE August 2004: - DPA - DA - DRU - DGIE FIAP FIAP X FIAP Data: 01.04.2005 X X X X X X X X Auditor intern, Baciu Otilia - Mariana X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X FIAP FIAP X FIAP X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Serviciul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 8 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004 PROBLEMA Inexistena unui sistem privind evidena prezenei i a justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn ale personalului CONSTATAREA Din analiza efectuat s-a constatat c n cadrul entitii publice se utilizeaz diferite formulare de foi colective de prezen, care nu conin elementele obligatorii prevzute de lege. Din verificarea foilor colective de prezen, pentru lunile februarie i august 2004, a rezultat utilizarea formularelor diferite de eviden a prezenei la Direcia Patrimoniu Administrativ, Direcia Achiziii i Direcia General de Integrare European. Prin analiza acestora s-a demonstrat c nici unul dintre modelele privind evidena personalului, utilizate de direciile selectate, nu conineau elementele prevzute de cadrul normativ. De asemenea, din testare a reieit inexistena unui sistem de justificare a nerespectrii planificrii concediilor de odihn ale personalului la Direcia Achiziii i Direcia General de Integrare European. CAUZE - Nedesemnarea persoanelor responsabile cu evidena prezenei n cadrul structurilor entitii; - Inexistena procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezen. CONSECINE - Efectuarea unor pli nejustificate care de altfel ar putea fi evitate. RECOMANDRI - Desemnarea prin fiele de post a atribuiilor persoanelor cu evidena prezenei personalului; - Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenierea prezenei personalului i justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn, pe o perioad de 6 luni; - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru organizarea sistemului de eviden a personalului i stabilirea formularelor prevzute de cadrul normativ. ntocmit, Baciu Otilia - Mariana Supervizat, Ionescu Mircea Pentru conformitate,

Obiectivul IV. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI Nr. crt. 1. 1.1 . ACTIVITATEA DE AUDIT Evoluia carierei personalului (Obiecte auditabile 39-40 - LC) Examinarea procedurii privind evaluarea i promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii a personalului: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente evalurii i promovrii n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii a personalului: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului; c) precizarea modalitii de evaluare i promovare n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii a personalului; d) oferirea unor exemple n acest sens; e) existena componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind evaluarea i promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii a personalului, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i soluionare a contestaiilor, precum i ale termenelor aferente fiecrei faze; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n evaluarea i promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii a personalului Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii DA NU OBS. Obiect auditabil 26 (TD)
1.2 . 1.3 . 1.4 .
Nr. crt. 1.5 .
1.6 . 1.7 .
1.8 .
ACTIVITATEA DE AUDIT DA practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza respectrii criteriilor de promovare n cadrul funciei publice: a) evaluarea anual a funcionarilor din ultimii 2 ani; b) lipsa sanciunilor pe ultimii 2 ani; c) vechimea pe funcie; d) alte criterii stabilite de conducerea entitii publice (cursuri absolvite, specializri .a.) Punerea de acord a planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii Verificarea concordanei obiectivelor entitii cu atribuiile prevzute n fiele posturilor: a) existena fielor de evaluare a personalului; b) completarea fielor de evaluare a personalului; c) semnarea fielor de evaluare, att de evaluatori, ct i de evaluai; d) corespondena criteriilor de evaluare din fia de evaluare cu sarcinile aferente salariatului stabilite prin fia postului; e) existena fielor postului la dosarul profesional f) completarea fielor postului; g) semnarea fielor postului de salariai i conducere; h) corespondena sarcinilor din fia postului cu sarcinile stabilite prin ROF n competena structurii din care face parte salariatul; i) actualizarea periodic a fielor postului. Analiza modalitii de arhivare a documentelor Data: 01.04.2005 Auditor intern, Bilauca Nelia Roxana
NU -
OBS.
X X X -
Test nr. 9 Test nr. 9 Lista de control -
Lista de control
X -

Serviciul Audit Public Intern TEST NR. 9 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 Obiectul testului Evoluia carierei personalului Obiectivele testului Evaluarea concordanei dintre obiectivele entitii stabilite prin ROF i structura fielor de post ale personalului Descrierea testului Eantionul pentru verificarea concordanei obiectivelor entitii cu activitile cuprinse n fiele posturilor, din dosarele profesionale, va fi de 3% din numrul total al dosarelor, rezultnd 14 fie ale posturilor care vor constitui elementele eantionului supus testrii, conform foii de lucru, prezentate n anex. Testarea fielor de post selectate, n numr de 14, se va realiza pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 9, poz. 1.6. n totalitate i 1.7. selectiv, urmrindu-se: Punerea de acord a planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii; Verificarea concordanei obiectivelor entitii cu atribuiile prevzute n fiele posturilor: existena fielor de evaluare a personalului; semnarea fielor postului de salariai i conducere; corespondena sarcinilor din fia postului cu sarcinile stabilite prin ROF n competena structurii din care face parte salariatul; actualizarea periodic a fielor postului. Pentru efectuarea testrii s-a elaborat Lista de control nr. 9 privind concordana obiectivelor entitii cu atribuiile prevzute n fiele posturilor, prezentat n anex. Constatri Din testare nu au rezultat diferene ntre obiectivele entitii, stabilite prin ROF, i atribuiile personalului cuprinse n fiele posturilor. Concluzii n acest caz nu se va elabora FIAP. Data: 08.04.2005 Auditor intern, Supervizor,
Baciu Otilia - Mariana
Ionescu Mircea
FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. 4: EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI Pentru constituirea eantionului de 3% n vederea testrii dosarelor profesionale din cadrul entitii procedurii astfel:

populaia 465 dosare profesionale; eantionul de 3% = 14 dosare stabilim pasul de selecie, astfel: 465:14 = 33 eantionul va cuprinde urmtoarele 14 dosare profesionale selectate din populaia total: 33, 66, 99, 132, 165, 198, 231, 264, 297, 330, 363, 396, 429, 462. eantionul constituit va fi verificat integral; n urma verificrii efectuate se va ntocmi un test.
Auditor,
n prezena,
LISTA DE CONTROL
privind concordana dintre obiectivele entitii i structura fielor de post
Elementel e testate Elementele eantionului Punerea de acord a planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii Corespondena sarcinilor din fia postului cu sarcinile stabilite prin ROF n competena structurii din care face parte salariatul
Existena fielor de evaluare a personalului
Semnarea fielor postului de salariai i conducere
Actualizarea periodic a fielor postului
01 - 33 02 - 66 03 - 99 04 - 132 05 - 165 06 - 198 07 - 231 08 - 264 09 - 297 10 - 330 11 - 363 12 - 396 13 - 429 14 - 462 Data: 01.04.2005
X X X X X X X X X X X X X X
X X X X X X X X X X X X X X Auditor intern,
Baciu Otilia - Mariana
LISTA DE VERIFICARE NR. 10 Obiectivul IV. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI Nr. crt. 1 . 1 .1. ACTIVITATEA DE AUDIT Pregtirea profesional continu a personalului (Obiecte auditabile 41-44 - LC) D A U N OBS. Obiect auditabil 27 (TD)
Examinarea procedurii privind pregtirea profesional a personalului: 1.1.7. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente pregtirii profesionale a personalului: f) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; g) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; h) precizarea modalitii de pregtire profesional continu a personalului; i) oferirea unor exemple n acest sens; j) existena componentei de actualizare a procedurii. 1.1.8. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.9. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.10. Atribuirea responsabilitilor privind pregtirea profesional a personalului n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i soluionare a contestaiilor, precum i ale termenelor aferente fiecrei faze; 1.1.11. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. 1.1.12. Modalitatea arhivrii documentelor. 1 Evaluarea atribuiilor din fiele posturilor 1 Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n pregtirea profesional 1 Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: d) consider procedura corespunztoare? e) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? f) exist propuneri de perfecionare a procedurii? 1 Verificarea fundamentrii planurilor de pregtire profesional 1 Verificarea coroborrii planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii 1 Analiza adaptrii planurilor individuale la cerinele de pregtire ale fiecrui salariat 1 Analiza sistemului indicatorilor de performan
X X -
Interviu Not Interviu Not -
.2. .3. .4.
.5. .6. .7.
Nr. crt. .8. 1 .9. .10.
ACTIVITATEA DE AUDIT Verificarea atribuiilor din fia postului cu cerinele funciei de elaborare a sistemului indicatorilor de performan 1 Analiza modalitii de arhivare a documentelor
D A U
OBS.
Data: 01.04.2005
Auditor intern, Bilauca Nelia Roxana
Serviciul Audit Public Intern INTERVIU privind analiza coninutului fielor posturilor (1.2.) i fundamentarea pregtirii profesionale (1.5.-1.6.) adresat domnului Enescu Ion, ef Serviciu de Resurse Umane Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004 Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
ntrebri
Ai semnat fia postului? Desfurai i alte activiti dect cele menionate n fia postului? Dac da, v rugm enumerai-le. Pentru ntocmirea Planului programelor de formare i perfecionare a funcionarilor ai solicitat propuneri din cadrul direciilor din entitate? Dac da, v rugm s ni le furnizai. Exist o legtur ntre cursurile de pregtire profesional organizate i obiectivele entitii? Dac da, v rugm s ni le prezentai. Prin Planul pe care l-ai ntocmit anul trecut ai avut n vedere ca toi funcionarii s urmeze cursuri de pregtire i perfecionare profesional? n cursul anului 2004, funcionari din cadrul ministerului au participat la Programul Tinerilor Profesioniti (YPS)? Dac da, v rugm s ne furnizai contractele dintre entitatea public i participani Funcionarii publici care au urmat aceste cursuri au fost ncadrai pe un post de conducere? Dac nu, specificai motivul Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? Data: 03.04.2005 Auditori,
Da X
Nu
Observaii LV nr. 10, poz. 1.2. Lista de activiti LV nr. 10, poz. 1.5. Propuneri Not LV nr. 10, poz. 1.6.
X X X X X X X X X X X X
Contracte
Cadrul legislativ
Intervievat,
NOTA: Pe baza rspunsurilor la interviu i a documentelor transmise s-a hotrt ca pentru acest obiectiv s nu se elaboreze FIAP. Informaiile primite prin documentele transmise n cadrul interviului vor fi utilizate la elaborarea Raportului de audit intern. Auditor,

Obiectivul VI. Gestionarea dosarelor profesionale Nr. crt. 1. 1.1. Activitate de audit Gestionarea dosarelor profesionale (Obiecte auditabile 45-48 - LC) Examinarea procedurii privind gestionarea dosarelor profesionale: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor privind gestionarea dosarelor profesionale: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) precizarea modalitii de gestionare a dosarelor profesionale; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; d) precizarea documentelor obligatorii cuprinse n dosarele profesionale; e) precizarea persoanelor care au drept de acces pentru consultarea dosarelor profesionale; f) precizarea elementelor ce asigur securitatea dosarelor profesionale; g) oferirea unor exemple n acest sens; h) existena componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; DA NU Obs. Obiect e auditabile 28-29 (TD)
Nr. crt.
Activitate de audit 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind gestionarea dosarelor profesionale; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n gestionarea dosarelor profesionale Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la dosarele profesionale Verificarea coninutului dosarelor profesionale a) nume i prenume b) data i locul naterii c) starea civil d) numele copiilor i data naterii e) siuaia miliar f) pregtirea profesional g) cazierul judiciar h) cazierul administrativ i) funcia, categoria, clasa, gradaia j) copii de pe carnetul de munc
DA -
NU -
Obs.
1.2. 1.3. 1.4.
X X X X X X X X X
Test nr. 11
1.5. 1.6.
X X X X X X X -
k) declaraia pe proprie rspundere a titularului dosarului

c nu a desfurat activiti de poliie politic l) declaraia de avere actualizat n condiiile legii. m) cereri de concedii de odihn pe ultimii 3 ani n) copia de pe cartea de identitate sau buletin o) Decizia de numire p) fia postului Analiza modalitii de arhivare Data: 01.04.2005 Auditor intern, Baciu Otilia - Mariana
X List de control privind modul de eviden al dosarelor profesionale
1.7.

Serviciul Audit Public Intern TEST NR. 11 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 Obiectul testului Modul de gestionare a dosarelor profesionale ale funcionarilor publici. Obiectivele testului Constituirea dosarelor profesionale Descrierea testului Eantionul pentru realizarea testrii modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit pe baza unui procent de 10%, din totalul populaiei de 465 de dosare, respectiv 47 de dosare profesionale, conform foii de lucru anexate. Efectuarea testrii a urmrit dac dosarele profesionale conin datele i documentele obligatorii stabilite prin Lista de verificare nr. 11, poz. 1.6, lit. a-p, i anume: nume i prenume data i locul naterii starea civil numele copiilor i data naterii situaia militar pregtirea profesional cazierul judiciar cazierul administrativ
funcia, categoria, clasa, gradaia copii de pe carnetul de munc declaraia pe proprie rspundere a titularului dosarului c nu a desfurat activiti de poliie politic - declaraia de avere actualizat n condiiile legii. - cereri de concedii de odihn pe ultimii 3 ani - copia de pe cartea de identitate sau buletin - decizia de numire - fia postului Testarea elementelor coninute n dosarele profesionale s-a concretizat n elaborarea Listei de control privind modul de eviden al dosarelor profesionale, prezentat n anex. Constatri n general, din analiza modului de ntocmire, actualizare, rectificare, pstrare i evidena dosarelor profesionale ale funcionarilor publici i a Registrului de eviden a funcionarilor publici s-a constatat c acestea corespund scopului de a asigura gestionarea unitar i eficient a resurselor umane, precum i necesitilor de urmrire a carierei funcionarilor publici. n urma verificrii eantionului stabilit, aa cum rezult din Lista de control privind modul de eviden al dosarelor profesionale, s-a constatat c la unele dosare lipsesc urmtoarele documente: Cazierul judiciar pentru elementele eantionate 61, 151, 211, 261, 321 i 431; Copii de pe carnetele de munc pentru elementele eantionate 11, 141, 291 i 321; Declaraii de avere pentru elementele eantionate 121, 151 i 241. Concluzii n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 11. Data: 08.04.2005 Auditor intern, Supervizor, Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea
FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. 6: GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE Testarea se va realiza pe un eantion care a fost constituit astfel: populaia total este de 465 dosare profesionale; eantionul va fi de 10%, respectiv 465 x 10% = 46,5 = 47 dosare profesionale; pasul de selecie va fi 465 : 47 = 10; eantionul se va constitui din dosarele profesionale de la poziiile prezentate n Lista de control anexat la Testul nr. 11: 1, 11, 21, , 441, 451, 461. eantionul constituit va fi verificat integral; n urma verificrii se va ntocmi un test.
Data: 08.04.2005 Auditor intern, Baciu Otilia Mariana
LISTA DE CONTROL privind modul de eviden al dosarelor profesionale

i data nateriiNumele copiilor Funcia categoria, clasa, Declaraii de poliie politic Cerericoncediu odihn pe ultimii 3 ani
Copii carte de identitate
Pregtire profesional
Data i locul naterii
Cazier administrativ
Declaraii de avere
Nume i prenume
Deizia de numire
Element e testate
Copii de pe carnetul de munc
Situaia militar
Cazier judiciar
01 11 21 31 41 51 61 71 81 91 101 111 121 131 141 151 161 171
0844 1078 1112 1134 1256 1273 1288 1302 1318 1330 1345 1364 1380 1420 1437 1456 1481 1499 X X X X X X X X X X X X X X X X X
XX X X X X X X X X X X X X X X X X X
X X X X X X X X X X X X X X X X X X
X X X X X X FIAP X X X X X X X X FIAP X X
gradaia
Eantion
Marca
X FIAP X X X X X X X X X X X X FIAP X X X
X X X X X X X X X X X X FIAP X X FIAP X X
Fia postului
Stare civil
i data nateriiNumele copiilor
nateriiData i locul
Declaraii de
3 ani Cerericoncediu odihn pe ultimii
Pregtire
Cazier
Copii de pe
Funcia categoria,
Nume i prenume
Copii carte de
Declaraii de
Cazier judiciar
profesional
administrativ
carnetul de munc
poliie politic
avere
Eantion 181 191 201 211 221 231 241 251 261 271 28 291 301 311 321 331 341 351 361 371 381 391 401 411
Marca 1512 1530 1555 1581 1598 1611 1627 1646 1660 1679 1692 1703 1716 1730 1747 1761 1777 1792 1806 1819 1840 1859 1871 1886
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
X X X FIAP X X X X X X X X X FIAP X X X X X X X X X
clasa, gradaia
X X X X X X X X X X X FIAP X X FIAP X X X X X X X X X
X X X X X X FIAP X X X X X X X X X X X X X X X X X
identitate
Fia postului
Stare civil
Element e testate
Deizia de numire
Situaia militar
Eantion 421 431 441 451 461 Marca 1900 1911 1921 1932 1943 X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
i data nateriiNumele copiilor Nume i prenume nateriiData i locul Stare civil
Element e testate
X X X X X
Situaia militar
X X X X X
profesional
Pregtire
X FIAP X X X X X X X X X X X X X
clasa, gradaia
Cazier judiciar administrativ Cazier
Funcia categoria,
X X X X X
carnetul de munc Copii de pe
X X X X X
poliie politic Declaraii de
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
avere Declaraii de 3 ani Cerericoncediu odihn pe ultimii
identitate Copii carte de Deizia de numire Fia postului

Serviciul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 11 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004 PROBLEMA Neconstituirea dosarului profesional n termen de 10 zile de la angajarea personalului, respectiv intrarea n corpul funcionarilor publici. CONSTATRI Existena unor dosare profesionale incomplete care nu conin toate actele administrative i documentele de evideniere a carierei funcionarului public, conform art. 4 din H.G. nr. 432/2004 privind constituirea dosarului profesional al funcionarilor publici. n urma verificrii eantionului stabilit pe baza Testului nr. 11 i analiza informaiilor prezentate n Lista de control privind modul de eviden al dosarelor profesionale, s-a constatat lipsa, la unele dosare profesionale, a urmtoarelor documente: Cazierul judiciar pentru dosarele 61, 151, 211, 261, 321 i 431 din eantion; Copii de pe carnetele de munc pentru dosarele 11, 141, 291 i 321 din eantion; Declaraii de avere pentru dosarele 121, 151 i 241 din eantion. CAUZE - Inexistena procedurilor scrise privind constituirea dosarului profesional al funcionarului public. CONSECINE - n situaia unor solicitri, nu pot fi obinute informaii complete cu privire la cariera profesional a funcionarilor publici (stabilirea corect i prompt a salariului, a vechimii n munc i n funcie, debite de recuperat .a.), dei aceste date cu caracter personal sunt necesare, de regul, n regim de urgen. RECOMANDRI - Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern pn la zi, pentru completarea actelor administrative i documentelor care evideniaz cariera profesional a funcionarilor publici; - Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanul procedural; - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale.
ntocmit, Baciu Otilia - Mariana

Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC Nr. crt. 1. 1.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Gestionarea carnetelor de munc (Obiecte auditabile 49-52 - LC) Examinarea procedurii privind gestionarea carnetelor de munc: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor privind gestionarea carnetelor de munc: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; c) precizarea modalitii de gestionare a carnetelor de munc; d) precizarea elementelor de identificare, familiale, de studii, profesionale i salariale obligatorii, cuprinse n carnetele de munc; e) precizarea persoanelor care au drept de acces pentru consultarea carnetelor de munc; f) precizarea elementelor ce asigur securitatea carnetelor de munc; g) oferirea unor exemple n acest sens. h) existena componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. Existena activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind gestionarea carnetelor de munc; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n gestionarea carnetelor de munc Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? DA NU OBS. Obiecte auditabile 30-31 (TD)
1.2. 1.3. 1.4.
Nr. crt.
DA X X X X
NU -
OBS.
c) exist propuneri de perfecionare a

1.5. 1.6. 1.7. 1.8. procedurii? Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la carnetele de munc Analiza sistemului de securitate al carnetelor de munc Verificarea existenei procedurilor scrise pentru completarea carnetului de munc Verificarea completrii cu datele de identificare extraprofesionale: a) nume i prenume; b) situaia militar; c) starea civil; d) documente care atest studiile Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor salariale n carnetele de munc: a) salariul de baz nscris n Decizia de numire este corespunztor categoriei, clasei i gradului funciei; b) sporul de vechime; c) indemnizaia de conducere; d) sporul pentru titlul tiinific de doctor; e) sporul pentru complexitatea n munc; f) sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte; g) salariul de merit Punerea de acord a datelor nscrise din carnetele de munc cu cele din dosarele profesionale Verificarea certificrii carnetelor de munc Verificarea actualizrii sistematice a carnetelor de munc (schimbarea numelui, schimbarea ncadrrii) Analiza modalitii de arhivare a carnetelor de munc Data: 01.04.2005 Auditor, Cderea Georgeta
Interviu TEST nr. 12 Liste de control privind evidena carnetelor de munc TEST nr. 12
X X X X X X X X X X X X -
1.9.
Liste de control privind evidena carnetelor de munc
1.10. 1.11. 1.12. 1.13.
TEST nr. 12 - Interviu - Nota de relaii - FIAP nr. 12

Serviciul Audit Public Intern TEST NR. 12 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 Obiectul testului Gestionarea carnetelor de munc Obiectivul testului Modul de completare al carnetelor de munc Descrierea testului Eantionul pentru verificarea modului de completare al carnetelor de munc a fost de 10% din populaia total, conform foii de lucru anexate, respectiv 47 de carnete de munc. Testarea a urmrit completitudinea i corectitudinea datelor nscrise n carnetele de munc pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 12, poz. 1. 9., 1.10 i 1.12., astfel: Verificarea completrii cu datele de identificare extraprofesionale: - nume i prenume; - situaia militar; - starea civil; - studii; Verificarea corectitudinii nregistrrii elementelor salariale n carnetele de munc: - salariul de baz nscris n Decizia de numire; - sporul de vechime; - indemnizaia de conducere; - sporul pentru titlul tiinific de doctor; - sporul pentru complexitatea n munc; - sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte; - salariul de merit; Verificarea certificrii carnetelor de munc Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control privind evidena carnetelor de munc, prezentat n anex. Constatri n urma verificrii eantionului i pe baza Listei de control privind evidena carnetelor de munc s-a constatat nenregistrarea unor date obligatorii i/sau neactualizarea, n totalitate, a carnetelor de munc, i anume: - starea civil la 7 carnete de munc i anume: 41, 131, 171, 211, 271, 341, 371; - sporul de vechime la 8 carnete de munc, i anume: 51, 91, 161, 201, 271, 351, 391, 431.
Analiza a stabilit existena unor carnete de munc incomplete nc de la angajarea salariailor i, de asemenea, a constatat lipsa de preocupare pentru completarea acestora. Concluzii n baza acestui test s-a ntocmit FIAP nr. 12. Data: 08.04.2005 Auditor intern, Bilauca Nelia - Roxana Supervizor, Ionescu Mircea
FOAIE DE LUCRU
Obiectivul nr. 7: GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC Pentru constituirea eantionului de 10% n vederea testrii modului de completare a carnetelor de munc din cadrul entitii se procedeaz astfel:

populaia total: 465 carnete de munc; eantionul va fi de 10% din populaia total, respectiv 47 de carnete de munc; pasul de selecie va fi de 10 (465:47=10); eantionul va cuprinde urmtoarele elemente selectate din populaie: 1, 11, 21, ., 451, 461. eantionul constituit va fi verificat integral; n urma verificrii efectuate se va ntocmi un test.
Auditor,
n prezena,
LISTA DE CONTROL privind evidena carnetelor de munc Elementele testate Verificarea datelor de identificare
Verificarea corectitudinii nscrierii elementelor salariale Verificarea certificrii Sporul pt. carnetelor Indemnizai Sporul pt. Sporul pt. titlul Salariul de de munc a de complexitate orele de
conducere X X X X X X X X X X X X X X X X X X tiinific de doctor n munc X X X X X X X X X X X X X X X X X X noapte X X X X X X X X X X X X X X X X X X merit X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
Eantion
Nume i prenume X X X X X X X X X X X X X X X X X X
Situaia militar X X X X X X X X X X X X X X X X X X
Starea civil X X X X FIAP X X X X X X X X FIAP X X X FIAP
Studii
Salariul de baz X X X X X X X X X X X X X X X X X X
Sporul de vechime X X X X FIAP X X X FIAP X X X X X X FIAP X
Marca 01-0844 11-1078 21-1112 31-1134 41-1256 51-1273 61-1288 71-1302 81-1318 91-1330 101-1345 111-1364 121-1380 131-1420 141-1437 151-1456 161-1481 171-1499 181-1512 191-1530 201-1555 211-1581 221-1598 231-1611
X X X X X X
X X X X X X
X X X FIAP X X
X X X X X X
X X X X X X
X X FIAP X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
X X X X X X
Elementele testate
Verificarea datelor de identificare
Verificarea corectitudinii nscrierii elementelor salariale Verificarea certificrii Sporul pt. carnetelor Indemnizai Sporul pt. Sporul pt. titlul Salariul de de munc a de complexitate orele de
conducere tiinific de doctor n munc noapte merit
Eantion
Nume i prenume
Situaia militar
Starea civil
Studii
Salariul de baz
Sporul de vechime
Marca 241-1627 251-1646 261-1660 271-1679 281-1692 291-1703 301-1716 311-1730 321-1747 331-1761 341-1777 351-1792 361-1806 371-1819 381-1840 391-1859 401-1871 411-1886 421-1900 431-1911 441-1921 451-1932 461-1943
X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
X X X FIAP X X X X X X FIAP X X FIAP X X X X X X X X X
X X X FIAP X X X X X X X FIAP X X X FIAP X X X FIAP X X X
Serviciul Audit Public Intern INTERVIU privind verificarea existenei procedurilor scrise (1.7.) i actualizarea carnetelor de munc (1.12.) adresat salariailor care opereaz n carnetele de munc Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
Nr. crt. NTREBRI DA NU OBSERVAII
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Ai semnat o fi a postului?
Activitile pe care le desfurai sunt menionate n fia postului? Exist proceduri pentru completarea carnetului de munc? Dac da, v rugm s ni le prezentai. Activitatea de actualizare a carnetelor de munc intr n atribuiile dvs.? Activitatea de actualizare este trecut n fia postului dvs.? V rugm s ne prezentai o copie de pe fia postului. Ai efectuat lunar actualizarea carnetelor de munc? Cnd ai efectuat ultimele actualizri? V rugm s ne motivai aceasta n scris? Auditori,
X X X X X X X X X Februarie 2005 Nota de relaii Intervievat, Lista de verificare nr. 12, poz. 1.7. i 1.12.
NOT DE RELAII privind respectarea cadrului normativ referitor la gestionarea carnetelor de munc adresat doamnei Iliescu Veronica ntrebarea nr. 1: Activitatea de gestiune a carnetelor de munc este n atribuia dvs.? Rspuns nr. 1: n cadrul Direciei de Resurse Umane este prevzut un singur post de referent care s desfoare activitatea de completare n carnetele de munc, dar acest post este momentan vacant, iar aceast activitate mi-a fost atribuit recent, dar nu mi-a fost nscris i n fia postului. ntrebarea nr. 2: La nivelul Direciei de Resurse Umane exist proceduri specifice, scrise i formalizate, privind gestiunea carnetelor de munc? Rspuns nr. 2: Nu, dar exist o fi a postului pentru persoana care ar trebui s ndeplineasc aceast activitate, care conine principalele elemente care trebuie respectate pentru realizarea acestei activiti. ntrebarea nr. 3: Precizai motivele pentru care actualizarea carnetelor de munc nu s-a mai efectuat din luna februarie 2005? Rspuns nr. 3: n luna februarie am fost n concediu medical, iar n timpul perioadei ct am absentat nu a fost desemnat o alt persoan care s ndeplineasc aceast activitate. Dup revenirea din concediul medical s-a considerat de ctre eful serviciului c sunt alte prioriti, respectiv cele aferente atribuiilor nscrise n fia postului meu, urmnd a opera modificrile n carnetele de munc, ulterior finalizrii acestora. ntrebarea nr. 4: Care considerai c a fost principala cauz care a generat aspectele negative relevate mai sus? Rspuns nr. 4: Numrul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat repartizarea unui numr mai mare de sarcini salariailor existeni, astfel nct o parte din activitile direciei, cum este i cazul arhivrii, au fost realizate de acetia cu superficialitate, considernd-o ca o activitate auxiliar i care nu le aparine. ntrebarea nr. 5: Mai avei ceva de adugat? Rspuns nr. 5: Nu. Auditor, Baciu Otilia-Mariana Nota: Pentru constatarea de la ntrebarea 3 se va elabora FIAP. Referent, Iliescu Veronica

Serviciul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 12 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004 PROBLEMA Neactualizarea carnetelor de munc. CONSTATAREA Din testul i interviul efectuate a rezultat faptul c carnetele de munc nu sunt actualizate, n special, la rubricile privind starea civil i sporul de vechime. CAUZE - Personalul angajat n cadrul entitii prin transfer de la alte instituii a prezentat carnete de munc cu informaii incomplete, nesolicitndu-se aducerea imediat a actelor necesare; - Efectuarea completrii carnetelor de munc de ctre persoane care nu au atribuii i competene stabilite prin fia postului; - Inexistena procedurilor scrise privind completarea carnetului de munc. CONSECINE - Lipsa unei surse de informaii complete privind datele de identificare, elementele salariale i profesionale ale funcionarilor publici din cadrul entitii. RECOMANDRI - Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de munc i a atribuiilor prin fiele de post; - Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizrii carnetelor de munc i informarea cu rezultatele acesteia a efului compartimentului de audit intern; - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea carnetelor de munc n care s fie nglobate activitile de control i persoanele responsabile; - Realizarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n gestionarea carnetelor de munc; - Testarea periodic a personalului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor testri. ntocmit, Baciu Otilia - Mariana Supervizat, Ionescu Mircea Pentru conformitate,
Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. crt. 1.
ACTIVITATEA DE AUDIT Evaluarea sistemului informatic (Obiecte auditabile 53-59 - LC) Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic: 1.1.1. Analiza instruciunilor de utilizare a sistemului informatic n activitatea de gestiunea a resurselor umane: a) existena manualului de instruciuni; b) completitudinea manualului de instruciuni; c) aprobarea manualului de instruciuni de ctre persoanele competente; d) modalitatea de actualizare a instruciunilor de utilizare a sistemului informatic; e) oferirea unor exemple n acest sens. 1.1.2. Cuprinderea unor operaii de control n punctele cheie ale sistemului informatic 1.1.3. Realizarea rapoartelor i documentelor utile sistemului de gestiune a resurselor umane 1.1.4. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care au drept de operare i consultare n sistemul informatic 1.1.5. Perfecionarea continu a personalului cu atribuii n domeniu 1.1.6. Informarea sistematic a personalului cu atribuii n domeniu asupra modificrilor sistemului informatic de gestiune a resurselor umane 1.1.7. Gradul de prelucrare a informaiilor 1.1.8. Modalitatea stocrii informaiilor
DA
NU
OBS. Obiecte auditabile 3237 (TD)
1.1.
X X X X X X X X -
Interviu
FIAP nr. 13
1.2. 1.3. 1.4.
Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii instruciunilor prevzute n manual de ctre persoanele cu responsabiliti n utilizarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane Examinarea adaptrii sistemului informatic la necesitile utilizatorilor privind:
Interviu
Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT a) exist un numr suficient de manuale? b)consider instruciunile ca fiind corespunztoare? c) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? d)exist propuneri de perfecionare a instruciunii? e) permite preluarea i prelucrarea automat a datelor introduse?
DA
NU X
OBS. FIAP nr. 13
X X X X DA X X X NU OBS. Test nr. 13
1.5. 1.6. Nr. crt. 1.7.
Analiza programului de pregtire profesional pentru personalul de specialitate Sistemul informatic utilizat permite mai multe nivele de acces funcie de nivelul de control exercitat asupra datelor? ACTIVITATEA DE AUDIT Verificarea n cadrul sistemului informatic a: - existenei unui subsistem de control asupra corectitudinii datelor introduse; - existenei unui responsabil pentru administrarea subsistemului de control. Analiza gradului de adaptare a sistemului informatic la necesitile utilizatorilor privind stocarea datelor pe suporturi amovibile (dischete, compact discuri, DVD-uri .a.) Data: 01.04.2005 Auditor intern, Cderea Georgeta
1.8.

Serviciul Audit Public Intern TEST NR. 13 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 Obiectul testului: Evaluarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane. Obiectivele testului Analiza funcionalitii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane i a subsistemului de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte. Descrierea testului Auditorii au testat funcionalitatea sistemului informatic prin nregistrarea n aplicaia de gestiune a resurselor umane a unor date nereale pentru un eantion constituit din trei salariai. Testul s-a efectuat astfel: - pentru doi salariai s-au introdus date eronate privind marca i numele i prenumele salariatului; - pentru al treilea salariat s-au introdus date reale, fr a le anula pe cele existente n sistem, practic dublndu-se nregistrarea anterioar cu datele salariatului. Scopul testrii a fost acela de a vedea modul cum reacioneaz sistemul la numere de marc eronate sau duble. Rezultatele obinute trebuie s demonstreze existena unui sistem de control privind corectitudinea datelor operate prin generarea unor rapoarte de control. Testarea a avut la baz elementele stabilite prin Lista de verificare nr. 13, poz. 1.7. Constatri Din analiza nregistrrilor cu date nereale n sistemul informatic s-a constatat c acesta nu are prevzut un subsistem de control asupra corectitudinii datelor operate, fapt demonstrat de lipsa de reacie a acestuia la introducerea datelor. Concluzii Pentru constatrile de mai sus s-a elaborat FIAP-ul nr. 13. Data: 08.04.2005 Auditor intern, Bilauca Nelia - Roxana Supervizor, Ionescu Mircea
Serviciul Audit Public Intern INTERVIU privind existena unui numr suficient de manuale de instruciuni, actualizarea acestora (1.1) i gradul de adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor (1.4.) adresat salariailor cu operarea i controlul operaiilor de gestiune din cadrul DRU Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
1. Exist un manual de instruciuni de utilizare a sistemului informatic? 2. 3. 4. 5. Manualul de utilizare este aprobat de conducere? Dac da, v rugm s ni-l prezentai. Activitatea ntreprins n cadrul Direciei dumneavoastr se desfoar pe baza instruciunilor din manual? Examinarea adaptrii sistemului informatic la necesitile utilizatorilor Aplicaia pe care o utilizai permite preluarea i prelucrarea automat a datelor introduse? Exist manual pentru fiecare utilizator? Manualul de instruciuni este actualizat periodic? Cnd a fost actualizat manualul ultima dat? Avei propuneri de perfecionare a instruciunilor? Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? Auditori, X X X Intervievat, X X X X X X X X
Lista de verificare nr. 13 poz. 1.1.
Manualul de utilizare Lista de verificare nr. 13, poz. 1.4. Parial Parial FIAP FIAP sept. 2001
6. 7. 8. 9. 10. 11.
NOT: n baza acestui interviu se va elabora FIAP.

Serviciul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 13 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004 PROBLEMA Neadaptarea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor CONSTATAREA - Existena unui numr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic i acestea nu sunt actualizate; - Sistemul informatic nu conine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii tranzaciilor corecte i autorizate i generarea de situaii de control ale acestora asupra corectitudinii datelor operate. CAUZE - Administratorul sistemului informatic nu a furnizat tuturor utilizatorilor manualul care s prevad instruciunile de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, rspndire i utilizare a datelor, prevzute de buna practic n domeniu; - Lipsa pregtirii de specialitate a persoanelor care utilizeaz sistemul informatic. CONSECINE - Posibilitatea utilizrii necorespunztoare a aplicaiei informatice datorit manualelor insuficiente i neactualizate; - Posibilitatea nregistrrii n baza de date a unor informaii nereale privitoare la salariai (ncadrare, cuantum, deduceri etc.). RECOMANDRI - Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instruciuni; - Actualizarea manualului de instruciuni de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, rspndire i utilizare a datelor; - Asigurarea unui numr corespunztor de manuale pentru toi utilizatorii; - Stabilirea n responsabilitatea administratorului de sistem a inserrii unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor corecte i autorizate; - Asigurarea unui sistem de pregtire i evaluare sistematic a personalului responsabil n utilizarea sistemului informatic.
ntocmit, Cderea Georgeta

Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
Nr. crt. ACTIVITATE AUDITABIL DA NU OBS.
1. 1.1.
Sigurana n exploatare a sistemului informatic (Obiecte auditabile 60-61 - LC) Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic: 1.1.1. Analiza instruciunilor privind utilizarea echipamentelor i instalaiilor pentru realizarea exploatrii n siguran a sistemului informatic: f) precizarea instruciunilor privind utilizarea echipamentelor i instalaiilor auxiliare sistemului informatic; g) completitudinea instruciunilor; h) aprobarea instruciunilor de ctre persoanele competente; i) precizarea modalitii de actualizare a instruciunilor de utilizare a echipamentelor i instalaiilor; j) oferirea unor exemple n acest sens. 1.1.9. Cuprinderea unui program de ntreinere ale echipamentelor i instalaiilor auxiliare; 1.1.10. Atribuirea responsabilitilor persoanelor care realizeaz service-ul echipamentelor i instalaiilor auxiliare 1.1.11. Perfecionarea continu a personalului cu atribuii n asigurarea service-ului echipamentelor i instalaiilor auxiliare 1.1.12. Informarea sistematic a personalului cu atribuii n operarea n sistemul informatic asupra utilizrii echipamentelor i instalaiilor auxiliare Coroborarea atribuiilor din fia postului cu competenele pe care trebuie s le dein personalul care realizeaz utilizarea n siguran a sistemului informatic Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea siguranei n exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice?
Obiecte auditabile 38-39 (TD)
X X X X X X -
Interviu
1.2. 1.3. 1.4.
Nr. crt.
ACTIVITATE AUDITABIL
DA
NU
OBS.
c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? 1.5. 1.6. Analizarea programelor de pregtire profesional continu a personalului de specialitate Observarea fizic a dotrii sistemului cu echipamente periferice care s le asigure stabilitatea n funcionare: - back UPS; - stabilizatoare de tensiune .a. 1.7. 1.8. Verificarea dotrii sistemul cu aplicaii informatice pentru asigurarea stabilitii n funcionare Chestionarea utilizatorilor privind instruirea permanent n privina noilor modificri introduse n sistem i asupra extinderii posibilitilor de utilizare a sistemului? Data: 01.04.2005 Auditor intern, Baciu Otilia Mariana
X X X -
Test nr. 14 Interviu

Serviciul Audit Public Intern TEST NR. 14 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 Obiectul testului Sigurana n exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane. Obiectivele testului Analiza utilizrii corespunztoare a echipamentelor auxiliare pentru funcionarea sistemului informatic. Descrierea testului Testarea s-a realizat prin observarea direct a existenei pe teren, la cele 5 calculatoare din cadrul Direciei Resurse Umane, a echipamentelor auxiliare (back UPS, stabilizatoare de tensiune .a) pe baza Listei de verificare nr. 14, poz. 1.6. De asemenea, testarea s-a realizat i printr-un interviu adresat salariailor Direciei Resurse Umane, prezentat n anex. Constatri Din testare a rezultat o dotare corespunztoare cu echipamente auxiliare destinate funcionrii optime a sistemului informatic. Concluzii n baza acestui test nu s-a ntocmit FIAP. Data: 08.04.2005 Auditor intern, Bilauca Nelia Roxana Supervizor, Ionescu Mircea
ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern INTERVIU privind examinarea manualului de utilizare (1.1.1.) i a gradului de dotare cu echipamente auxiliare a calculatoarelor din cadrul Direciei Resurse Umane adresat salariailor care utilizeaz sistemul informatic Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
1. Exist un manual de utilizare a sistemului informatic? 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Activitatea ntreprins n cadrul Direciei dumneavoastr se desfoar pe baza instruciunilor din manual? Atribuirea responsabilitilor i delegarea competenelor sunt declarate prin fia postului? Instruciunile/procedurile de utilizare a sistemului informatic sunt aprobate? Instruciunile/procedurile sunt actualizate sistematic? Considerai instruciunile ca fiind suficiente? Dotarea cu echipament informatic (PC, periferice, echipamente auxiliare, suporturi amovibile, consumabile) este corespunztoare? Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? Auditori, Intervievat, X X X X X X X X
Lista de verificare nr. 14, poz. 1.1.1.
Lista de verificare nr. 14, poz. 1.4.
NOT: n baza acestui interviu nu s-a elaborat FIAP.

Obiectivul VIII. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE Nr. crt. 1. 1.1. ACTIVITATE AUDITABIL Securitatea sistemului informatic (Obiecte auditabile 62-65 - LC) Examinarea manualului de proceduri privind asigurarea securitii sistemului informatic aferent activitii de gestiune a resurselor umane: 1.1.1. Verificarea sistemului i a procedurilor pentru asigurarea securitii bazelor de date: a) atribuirea responsabilitilor persoanelor care asigur securitatea sistemului informatic b) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; c) realizarea sistemului de securitate a bazelor de date care previne accesarea i modificarea acestora de ctre persoane neautorizate prin parole; d) realizarea calendarului de modificare a parolelor de acces; e) existena unui responsabil pentru modificarea parolelor; f) actualizarea programelor care asigur securitatea sistemului informatic; g) precizarea modalitii de actualizare a instruciunilor privind realizarea securitii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane; h) oferirea unor exemple n acest sens; i) conine componenta de actualizare a procedurii. 1.1.2. Introducerea unor programe suplimentare de securitate n punctele cheie ale sistemului informatic 1.1.3. Modalitatea de perfecionare continu a personalului cu atribuii n domeniu 1.1.4. Informarea nominal a utilizatorilor asupra modificrilor aduse sistemului informatic de ctre personalul cu atribuii n domeniul realizrii securitii sistemului informatic DA NU OBS. Obiecte auditabile 4043 (TD)
X X X X X X -
TEST nr. 15 Interviu
Interviu
Nr. crt. 1.2.
1.3. 1.4.
ACTIVITATE AUDITABIL Analiza sistemului de parole de acces n sistemul informatic - exist un sistem de parole de acces? - exist un responsabil cu verificarea periodic a schimbrii sistematice a parolelor de acces? Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n asigurarea securitii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza listelor de control privind prevenirea i detectarea accesrilor i modificrilor neautorizate Observarea fizic a sistemului de prevenire i detectare a accesrilor i modificrilor sau transmiterilor neautorizate ale bazelor de date asigurat prin sistem de parole, programe antivirus, antispyware, firewall .a. prin programe de audit informatic pentru nregistrarea intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor autorizai sau neautorizai Examinarea programelor antivirus, antispyware i firewall Verificarea actualizrii sistematice a programelor antivirus, antispyware i firewall Analiza modalitii de arhivare a documentelor Data: 01.04.2005 Auditor intern, Cderea Georgeta
DA X
NU
OBS. Test nr. 15
X X -
1.5. 1.6.
Interviu
1.7. 1.8. 1.9.
X -
Interviu

Serviciul Audit Public Intern TEST NR. 15 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 Obiectul testului Evaluarea securitii sistemului informatic Obiectivele testului Verificarea sistemului de prevenire i detectare a accesrilor i modificrilor sau transmiterilor neautorizate ale bazelor de date Descrierea testului Eantionul s-a realizat asupra administratorului i utilizatorilor sistemului informatic din cadrul Direciei Resurse Umane, care au n dotare 5 calculatoare. Testarea privind securitatea sistemului informatic a avut la baz elementele stabilite n Lista de verificare nr. 15, poz. 1.1.1.c, d i e, respectiv: existena unui sistem de parole care s fie modificate periodic; realizarea calendarului privind parolele de acces; existena unei persoane responsabile cu verificarea periodic a sistemului de parole de acces;
Testul s-a materializat prin verificarea pe teren a existenei sistemului de parole de acces i a responsabilului cu verificarea schimbrii periodice a acestora de ctre utilizatori. Constatri Din verificarea sistemului de parole existent, pentru cele 5 calculatoare utilizate, prin observarea direct pe teren, s-a constatat: - inexistena unui sistem de parole de acces; - nedesemnarea unui responsabil cu verificarea schimbrii sistemului de parole de acces; - inexistena unui sistem de informare i pregtire sistematic al utilizatorilor.
Concluzii n baza acestui test s-a ntocmit FIAP-ul nr. 15. Data: 08.04.2005 Auditor intern, Baciu Otilia - Mariana Supervizor, Ionescu Mircea
Serviciul Audit Public Intern INTERVIU privind securitatea sistemului informatic adresat salariailor din cadrul DRU Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004
Nr. crt. NTREBRI
la
DA
NU
OBSERVAII
1. Exist un responsabil cu securitatea sistemului informatic? 2. Avei o procedur pentru sistemul de securitate aprobat de conducere? 3. Accesul n sistemul de gestiune a resurselor umane se face printr-o parol de acces? 4. 5. 6. 7. Schimbai periodic parola? Parola este cunoscut doar de dvs.? Exist o persoan responsabil cu verificarea schimbrii parolelor de acces? Acest responsabil are ca atribuii informarea nominal a utilizatorilor asupra modificrilor aduse sistemului informatic? X X X X X X X
Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.1. a. Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.1. b. Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.1. c. FIAP
FIAP Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.4.
8. Calculatorul dvs. este prevzut cu programe antivirus, antispyware, firewall .a.? 9. 10. Programele antivirus, sistematic? antispyware, firewall sunt actualizate X
Lista de verificare nr. 15 poz. 1.7. i 1.8.
X X
Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus?
Auditori, NOT: n baza acestui interviu se va elabora FIAP.
Intervievat,

Serviciul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 15 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004 PROBLEMA Neasigurarea securitii sistemului informatic CONSTATAREA - Inexistena unui sistem de stabilire de ctre fiecare utilizator a parolelor i a unui responsabil cu verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces. - Analiza interviului a scos n eviden, de asemenea, faptul c nu exist un sistem de securitate a sistemului informatic i un responsabil al administrrii acestui sistem. CAUZE - Entitatea nu aplic procedura care prevede schimbarea sistematic a parolelor, precum i verificarea acestora de ctre o persoan responsabil; - Lipsa pregtirii de specialitate n acest domeniu a persoanelor care utilizeaz programul informatic de gestiune a resurselor umane. CONSECINE - Posibilitatea utilizrii datelor i informaiilor din sistem n mod neadecvat de ctre persoane neautorizate; - Vulnerabilitatea ridicat a sistemului n faa unor intrri nedorite sau unor atacuri informaionale.
RECOMANDRI Schimbarea sistematic a parolelor de acces de ctre utilizatorii sistemului informatic; Desemnarea unei persoane cu atribuii i competene n verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces; - Stabilirea atribuiilor cu verificarea schimbrii parolelor n lipsa persoanei desemnate; Pregtirea specialitilor n asigurarea securitii sistemului informatic i informarea sistematic a utilizatorilor. ntocmit, Cderea Georgeta Supervizat, Ionescu Mircea Pentru conformitate,

OBIECTIVUL IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR Nr. crt. 1. 1.1. Activitate de audit Arhivarea documentelor (Obiecte auditabile 66-69 - LC) Examinarea procedurii privind organizarea activitii de arhivare a documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitii de arhivare: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; c) stabilirea modelelor de formulare specifice; d) precizarea modalitilor de completare a modelelor; e) stabilirea termenelor de predare a documentelor la arhiv; f) exemple n acest sens; g) cuprinde modalitatea de predare-primire a documentelor la arhiv; h) conine componenta de actualizare a procedurii. 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiul dublei semnturi; 1.1.4. Stabilirea locaiei i ale condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc aceasta; 1.1.5. Stabilirea responsabilitilor privind arhivarea documentelor, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fazelor; 1.1.6. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritmi de prelucrare .a. 1.1.7. Modalitatea arhivrii documentelor. Compararea atribuiilor din procedur cu cele cuprinse n fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n activitatea de arhivare a documentelor Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? DA NU Obs. Obiecte auditabile 44-46 (TD)
1.2. 1.3. 1.4.
Nr. crt.
Activitate de audit
DA -
NU -
Obs.
c) exist propuneri de perfecionare a

1.5. procedurii? Analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare, modelele de formulare (documente, coninutul acestora, termenele de realizare .a.) a) verificarea numerotrii, nuruirii i semnrii procesului de predare-primire a dosarelor arhivate i a existenei opisului b) verificarea existenei la dosarele arhivate a documentelor trecute n opis Data: 01.04.2005 Auditor intern, Bilauca Nelia - Roxana
X X X
Interviu FIAP nr. 16
Serviciul Audit Public Intern INTERVIU privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor adresat domnei Dana Srbu, director al Direciei de Resurse Umane ntrebarea nr. 1: Activitatea de pregtire a dosarelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane, n vederea predrii la arhiva instituiei, este repartizat prin fia postului unei persoane din cadrul Direciei de Resurse Umane? Rspuns nr. 1: n cadrul Direciei de Resurse Umane este prevzut un post de referent care s desfoare i activitatea de arhivare, dar acest post este vacant. De altfel, din totalul posturilor prevzute prin organigrama instituiei la nivelul acestei direcii numai 70% sunt, n prezent, ocupate.
ntrebarea nr. 2: La nivelul Direciei de Resurse Umane exist proceduri specifice, scrise i formalizate, privind arhivarea documentelor? Rspuns nr. 2: Nu, dar n urma discuiilor purtate cu echipa de auditori a fost elaborat Decizia nr. 72/2005 prin care a fost desemnat o persoan responsabil cu asigurarea pregtirii dosarelor din cadrul DRU n vederea arhivrii. Aceast persoan a primit i sarcina elaborrii procedurilor specifice n vederea arhivrii documentelor, pn la sfritul anului.
ntrebarea nr. 3: Avei cunotine privind normele de arhivare a documentelor? Rspuns nr. 3: Da. Am cunotine generale, dar nu am efectuat cursuri de pregtire de specialitate.
ntrebarea nr. 4: Dosarele cu documentele pregtite spre arhivare au fost numerotate, nuruite i opisate? Rspuns nr. 4: Pn la data prezentei misiuni, predarea-primirea documentelor la arhiva s-a realizat prin rotaie de ctre referenii din cadrul direciei, fr a se efectua, n totalitate, verificarea coninutului acestora.
ntrebarea nr. 5: Care considerai c a fost principala cauz care a generat aspectele negative relevate mai sus? Rspuns nr. 5: Numrul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat repartizarea unui numr mai mare de sarcini salariailor existeni, astfel nct o parte din activitile direciei, cum este i cazul arhivrii, au fost realizate de acetia cu superficialitate, considernd-o ca o activitate auxiliar i care nu le aparine.
ntrebarea nr. 6: Mai avei ceva de adugat? Rspuns nr. 6: Nu. Director Direcia Resurse Umane, Dana Srbu NOT: Pentru constatarea de la nr. 4 se va elabora FIAP.

Serviciul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 16 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004 PROBLEMA Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Direciei Resurse Umane CONSTATAREA Predarea-primirea documentelor la arhiva instituiei se realizeaz fr verificarea coninutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fr a fi numerotate, nuruite i opisate. CAUZE - Efectuarea parial a opisrii dosarelor, aceasta fiind considerat ca o operaiune neimportant; - Lipsa de personal aferent activitii de gestiune a resurselor umane; - Nedesemnarea unei persoane care s aib atribuii n acest sens; - Inexistena procedurilor specifice de arhivare. CONSECINE Dificultate n gsirea unor documente deja arhivate; - Posibilitatea pierderii/dispariiei unor documente; Timp suplimentar acordat operaiunii de cutare care afecteaz activitatea curent; RECOMANDRI Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate; Desemnarea unui salariat din cadrul Direcia Resurselor Umane care va avea atribuii i competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la arhiva instituiei. ntocmit, Baciu Otilia Mariana Supervizare, Ionescu Mircea Pentru conformitate,
Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru

Serviciul Audit Public Intern NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Entitatea: Direcia Resurse Umane Misiunea de audit intern: Gestiunea resurselor umane Numele auditorului: Data realizrii: CONSTATAREA 1. Nu a fost stabilit numrul funciilor publice care vor fi rezervate absolvenilor programelor de formare specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de instituii similare din strintate 2. Dosarele de concurs ale candidailor conin copii ale documentelor care nu sunt legalizate sau care nu sunt certificate pentru conformitate de ctre secretariatul comisiei de concurs DOCUMENT JUSTIFICATIV - Planul de ocupare a funciilor publice pe anul 2004; - Note de fundamentare a planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2004. EXIST DA NU X X AUDITORI
Copii documente ale candidailor la: X X X X X X
- Concursul pentru ocuparea postului de consilier la DMRU - Concursul pentru ocuparea postului de asistent la DBFC - Concursul pentru ocuparea postului de consilier sup. la DBFC - Concursul pentru ocuparea postului de consilier pr. la DADR - Concursul pentru ocuparea postului de consilier superior la DAI - Concursul pentru ocuparea postului de consilier principal la DAI 3. Funcionarea comisiei de - Procese verbale ale concursurilor concurs cu nu numr mai organizate n anul 2004. mic de membri 4. ncadrarea eronat a - Procese verbale ale concursurilor salariailor pe alte funcii organizate n anul 2004; dect cele pentru care au fost - Decizia de numire nr. 1234/2004.
CONSTATAREA declarai admii de ctre comisia de concurs 5. Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de ctre persoana autorizat din cadrul Serviciului financiarsalarizare 6. Sanciunea de 5% aplicat pe 3 luni a fost reinut din drepturile salariale i operat n baza de date, dar nu a fost nregistrat n carnetul de munc 7. Inexistena unui sistem pentru organizarea modului de eviden a orelor suplimentare i de recuperare a acestora de ctre salariaii entitii
DOCUMENT JUSTIFICATIV
EXIST DA NU X X
AUDITORI
- Stat salarii lunile august i septembrie 2004. - Decizia de numire nr. 1234/2004.
- Decizie de sancionare nr. 2345/2004; Copie de pe carnetul de munc a dl. Constantinesu Ion
X X
- Evidena orelor suplimentare pentru lunile aprilie i decembrie 2004 ale DPA, DGBCF, DRU i DGIE.; - Lista de control privind evidena salarizrii muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entitii 8. Utilizarea a diferite - Foi colective de prezen lunile formulare de foi colective de februarie i august 2004 ale DPA, DA, prezen, care nu conin DRU i DGIE. elementele obligatorii prevzute de lege Inexistena unui sistem de justificare a nerespectrii planificrii concediilor de odihn ale personalului la Direcia Achiziii i Direcia General de Integrare European 9. Existena unor dosare - Lista de control privind modul de profesionale incomplete care eviden al dosarelor profesionale nu conin toate actele administrative i documentele de evideniere a carierei funcionarului public 10. Carnetele de munc nu - Lista de control privind evidena sunt actualizate, n special, la carnetelor de munc; rubricile privind starea civil - Nota de relaii i sporul de vechime 11. Existena unui - Liste ale operaiunilor efectuate pentru numr redus de manuale de verificarea aplicaiei; utilizare a sistemului - Interviuri adresate utilizatorilor. informatic i acestea nu sunt actualizate. Sistemul informatic
X X
CONSTATAREA nu conine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii tranzaciilor corecte i autorizate i generarea de situaii de control ale acestora asupra corectitudinii datelor operate. 12. Inexistena unui sistem de stabilire de ctre fiecare utilizator a parolelor i a unui responsabil cu verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces. Nu exist un sistem de securitate a sistemului informatic i un responsabil al administrrii acestui sistem. 13. Predarea - primirea documentelor la arhiva instituiei se realizeaz fr verificarea coninutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fr a fi numerotate, nuruite i opisate.
DOCUMENT JUSTIFICATIV
EXIST DA NU
AUDITORI
- Interviuri adresate resurselor umane
managementului
- Interviu privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor adresat domnului Rdulescu Dumitru, director al Direciei de Resurse Umane
Auditori,
PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR Nr. crt.

.
Recomandarea
1 Elaborarea procedurilor de planificare
Plan de aciune
- Constituirea prin decizia managerului a unei comisii pentru elaborarea procedurilor de planificare - ntocmirea procedurilor specifice de fundamentare a Planului de ocupare a funciilor publice
Calendarul implementarii
Responsabil cu implementarea
privind ocuparea funciilor publice n colaborare cu Agenia Naional a Funcionarilor Publici Instruirea personalului care se ocup cu elaborarea i aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice la nivelul ministerului i evaluarea sistematic a acestuia Stabilirea de atribuii i responsabiliti n elaborarea i aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice, prin fiele posturilor Elaborarea procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor publice, care s prevad numirea unor membri supleani pentru nlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funciilor publice Instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor care asigur munca de secretariat naintea organizrii acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii
31.12.2005
Director DRU
2.
- Organizarea cursurilor de pregtire pentru personalul responsabil cu elaborarea Planului - Completarea atribuiilor i responsabilitilor n fiele de post - Desemnarea persoanelor responsabile cu elaborarea procedurilor privind organizarea i susinerea concursurilor - Pregtirea membrilor comisilor de concurs i ai comisiilor de contestaii pentru cunoaterea aprofundat a procedurilor privind organizarea i susinerea concursurilor
31.12 .2005
Director DRU
3.
30.06 .2005
Director DRU
4.
30.06 .2005
Director DRU
5.
30.06 .2005
Director DRU
Nr. crt.
6.
Recomandarea
Plan de aciune
7.
8.
9.
10.
11.
Reverificarea corectitudinii deciziilor de - Constituirea unei numire emise n anul 2003 i informarea comisii cu atribuii n Serviciului Audit Public Intern asupra verificarea deciziilor rezultatelor verificrii de numire emise n anul 2003; - Comunicarea rezultatelor verificrii comparti-mentului de audit intern Pregtirea profesional a personalului - Organizarea unor implicat n activitatea de organizare i cursuri de pregtire gestionare a resurselor umane din cadrul profesional cu entitii i evaluarea sistematic a specialiti din acestuia domeniul resurselor umane i/sau participarea la cursurile de profil organizate de INA Implementarea unui nivel - Desemnarea prin decizie suplimentar de control intern ierarhic a managerului a unei pentru operaiile specifice activitilor persoane care s privind organizarea i gestiunea supervizeze resurselor umane din cadrul entitii respectarea prevederilor legislative i normative la emiterea deciziilor de numire Elaborarea procedurilor scrise - Desemnarea de ctre i formalizate pentru sistemul de directorul DRU a persoanelor cu atribuii n emitere al deciziilor de numire elaborarea i actualizarea procedurilor pentru sistemul de emitere i comunicare a deciziilor Reverificarea modului de - Constituirea unei stabilire a salariilor pentru salariaii comisii cu atribuii n nou angajai n anul 2003 i verificarea modului de informarea Serviciului Audit Public stabilire a salariilor Intern asupra rezultatelor verificrii pentru salariaii nou angajai n anul 2003; - Comunicarea rezultatelor verificrii comparti-mentului de audit intern. Verificarea persoanelor care au fost - Constituirea unei sancionate de conducere n comisii cu atribuii n anul 2003 pentru a se depista verificarea modului de dac exist nereguli n modul aplicare a sanciunilor de aplicare al sanciunilor n anul 2003;
30.09 .2005
Director DRU
31.12 .2005
Director DRU
30.06 .2005
Director DRU
30.06.2005
Director DRU
30.09.2005
Director DRU
30.09.2005
Director DRU
Nr. crt.
Recomandarea
Plan de aciune - Includerea n atribuiile efului de serviciu RU a obligativitii verificrii completrii sanciunilor n dosarele profesionale i n carnetele de munc. - Constituirea unei comisii cu atribuii n verificarea sistemului de eviden a timpului supli-mentar peste programul normal de lucru i modul de compensare al acestuia; - Transmiterea rezultatelor verificrii comparti-mentului de audit.
12.
Efectuarea unei reverificri privind sistemul de eviden a timpului suplimentar peste programul normal de lucru i modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de nerespectare a cadrului normativ i informarea efului compartimentului de audit intern asupra rezultatelor obinute
30.09.2005
Director DRU
13.
Elaborarea unei proceduri pentru - Desemnarea unei gestionarea timpului efectuat comisii privind peste programul normal de elaborarea lucru n vederea compensrii n procedurilor pentru timp sau n bani i gestionarea timpului implementarea n cadrul efectuat peste acestuia a activitilor de programul normal de control i a responsabilitilor lucru adecvate Implementarea unui nivel de - Desemnarea prin decizie control suplimentar pentru a managerului a unei evidenierea prezenei personalului i persoane care s justificrii nerespectrii planificrii supervizeze concediilor de odihn respectarea prevederilor legislative i normative privind evidena prezenei personalului Verificarea dosarelor - Constituirea unei profesionale de la ultima misiune de comisii pentru verificarea audit intern pn la zi, pentru dosarelor profesionale completarea actelor administrative i necuprinse n analiza documentelor care evideniaz echipei de auditori cariera profesional a funcionarilor publici
30.06.2005
Director DRU
14.
31.12.2005
Director DRU
15.
30.09.2005
Director DRU
Nr. crt.
16.
Recomandarea
Implementarea unui suplimentar pe lanul procedural nivel de control
Plan de aciune
17.
18.
19.
20.
- Desemnarea prin decizie a managerului a unei persoane care s supervizeze respectarea prevederilor legislative i normative privind gestionarea dosarelor profesionale Elaborarea procedurilor scrise - Desemnarea unei i formalizate pentru gestionarea comisii privind elaborarea dosarelor profesionale procedurilor pentru gestionarea dosarelor profesionale Stabilirea unor persoane - Desemnarea unei responsabile cu gestionarea persoane i trecerea n carnetelor de munc i a atribuiilor fia postului a atribuiilor prin fiele de post privind gestionarea carnetelor de munc, respectiv a unei alte persoane care s preia aceste atribuii n situaia absenei ndelungate a primei persoane Constituirea unei comisii prin decizia - Decizia conducerii conducerii pentru reverificarea stadiului pentru constituirea unei actualizrii carnetelor de munc i comisii reverificarea informarea cu rezultatele acesteia a stadiului actualizrii efului compartimentului de audit intern carnetelor de munc i informarea cu rezultatele acesteia a efului compartimentului de audit intern Elaborarea procedurilor scrise i - Desemnarea persoaneformalizate pentru gestionarea carnetelor lor cu atribuii n de munc n care s fie nglobate elaborarea i actualizarea activitile de control i persoanele procedurilor pentru responsabile gestionarea carnetelor de munc Realizarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n gestionarea carnetelor de munc Testarea periodic a personalului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor testri Stabilirea unui responsabil cu - nscrierea n Planul de pregtire profesional pe anul 2005 a participrii personalului la cursuri de pregtire de profil - ntocmirea unui plan de evaluare sistematic a personalului - Desemnarea unei
30.06.2005
Director DRU
30.06.2005
Director DRU
30.06.2005
Director DRU
31.12.2005
Director DRU
30.09.2005
Director DRU
21.
31.12.2005
Director DRU
22.
28.02.2006 30.06.2005
Director DRU Director
23.
Nr. crt.
Recomandarea actualizarea instruciuni manualului de
Plan de aciune
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
persoane i completarea prin fia postului a atribuiilor privind actualizarea manualului de instruciuni Actualizarea manualului de - Desemnarea unei instruciuni de acces, achiziie, persoane responsabile cu stocare, prelucrare, transmisie, verificarea periodic a rspndire i utilizare a datelor actualizrii instruciunilor Asigurarea unui numr i a stabilirii numrului corespunztor de manuale pentru toi necesar de manuale de instruciuni. utilizatorii Stabilirea n responsabilitatea - Implementarea unui administratorului de sistem a inserrii modul de control unui subsistem de control pentru suplimentar la sistemul asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor informatic existent corecte i autorizate Asigurarea unui sistem de pregtire i - Organizarea unor evaluare sistematic a personalului aplicaii practice cu responsabil n utilizarea sistemului personalul responsabil i informatic evaluarea cunotinelor obinute Schimbarea sistematic a parolelor de - Urmrirea realizrii acces de ctre utilizatorii unui calendar de sistemului informatic modificare a parolelor i aplicarea practic a acestuia Desemnarea unei persoane cu atribuii i - nscrierea n fia competene n verificarea postului persoanei schimbrii periodice a parolelor desemnate a atribuiilor de acces Stabilirea atribuiilor cu verificarea - Desemnarea unei schimbrii parolelor n lipsa persoanei persoane care s preia desemnate automat atribuiile responsabilului cu schimbarea parolelor Pregtirea specialitilor n asigurarea Pregtirea specialitilor n securitii sistemului informatic asigurarea securitii i informarea sistematic a sistemului informatic utilizatorilor privind cele mai noi informaii n domeniu i crearea posibilitii accesului la manuale i reviste de specialitate Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor, care s cuprind modul de - Desemnarea unei persoane cu elaborarea i actualizarea procedurilor specifice activitii de
DRU ef serviciu IT
30.09.2005
Director DRU ef serviciu IT Director DRU ef serviciu IT Director DRU ef serviciu IT Director DRU ef serviciu IT ef serviciu IT
30.06.2005
31.12.2005
30.06.2005
30.06.2005
30.06.2005
ef serviciu IT
31.12.2005
ef serviciu IT
32.
30.06.2005
Director DRU ef serviciu administrativ
Nr. crt.
33.
Recomandarea constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate Desemnarea unui salariat din cadrul Direcia Resurselor Umane care va avea atribuii i competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la arhiva instituiei Auditori, Baciu Otilia Mariana Cderea Georgeta Bilauca Nelia - Roxana
Plan de aciune arhivare a documentelor - Elaborarea i nscrierea atribuiilor n fia de post a persoanei responsabile
30.06.2005
Director DRU
Director DRU, Ionescu Mircea
Procedura P11: edina de nchidere

ENTITATEA PUBLIC Serviciul de Audit Intern MINUTA EDINEI DE NCHIDERE A. Meniuni generale: Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004-31.12.2004 ntocmit: Baciu Otilia - Mariana Avizat: Ionescu Mircea Lista participanilor: Numele Funcia Direcia/ Serviciul Nr. telefon E-mail Semntura
Data: Data:
Baciu Otilia - Mariana Cderea Georgeta Bilauca Nelia Roxana Dana Srbu Voinescu Lucica Barbu Vasile Stroescu Tudora
Auditor Auditor Auditor Director Inspector Inspector Inspector
ef SAPI SAPI SAPI Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane
B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate. Pentru constatrile/deficienele prezentate nu au fost formulate obiecii, fiind nsuite n totalitate. n final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandrilor i datele de realizare ale acestora.
R PO T D A D IN A R E U IT TER N
- PROIECT -
STRUCTURA AUDITAT: DIRECIA RESURSELOR UMANE DIN CADRUL S.C. POLICOLOR S.A.
Misiunea de audit: GESTIUNEA RESURSELOR UMANE
I.
INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost format din: Baciu Otilia Mariana - auditor coordonator al misiunii; Cderea Georgeta auditor Bilauca Nelia Roxana - auditor din cadrul Serviciul Audit Public Intern al entitii publice Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.45/15.03.2009 Baza legal a aciunii de auditare: - Planul de audit intern pe anul 2005 aprobat de conducerea instituiei; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern; - Normele proprii de exercitare a auditului public intern n cadrul entitii publice Durata aciunii de auditare: 01.04 - 15.05.2005
Perioada supus auditrii: 01.01 - 31.12.2004 Obiectivele misiunii de audit: Organizarea recrutrii personalului cu principalele subobiective: - Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice; - organizarea concursurilor; - susinerea concursurilor; - deciziile de numire. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective: stabilirea elementelor de natur salarial; modificarea drepturilor salariale; salarizarea muncii peste programul normal de lucru. Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor; Evoluia carierei personalului; Pregtirea profesional continu a personalului Gestionarea dosarelor profesionale; Gestionarea carnetelor de munc; Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cu principalele subobiective: evaluarea sistemului informatic; sigurana n exploatare a sistemului informatic; securitatea bazelor de date. Arhivarea documentelor. Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate. Tehnici utilizate: a) verificarea n vederea asigurrii validrii, realitii i acurateei nregistrrilor n carnetele de munc i dosarele profesionale. Tehnici de verificare utilizate: - comparaia: pentru deciziile de numire i datele nscrise n carnetele de munc, n dosarele profesionale i n bazele de date; - examinarea: pentru detectarea erorilor n completarea carnetelor de munc, dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.; - garantarea: pentru verificarea realitii datelor din documentele ce au stat la baza justificrii nregistrrilor; - urmrirea: pentru a se constata dac toate operaiunile au fost real efectuate. b) interviul pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor; c) eantionarea pentru analiza modului de ntocmire al documentelor; d) observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor. Instrumente de audit: chestionarele; liste de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie sa le ndeplineasc fiecare obiectiv auditabil.
Documente i materiale examinate n cadrul Direciei de Resurse Umane: Verificarea la faa locului a vizat urmtoarele documente ntocmite i completate pentru perioada 01.01.2004 31.12.2004: - documente privind organizarea i susinerea concursurilor (Planul de ocupare a funciilor publice pe anul 2004, statul de funcii, procese verbale de selectare a dosarelor candidailor, procese verbale privind susinerea probelor de concurs .a.) - decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale; - carnete de munc, dosare profesionale, fie de post, Regulamentul de Organizare i Funcionare; - foile colective de prezen; - cererile de concedii de odihn, fr plat etc.; - Registrul de eviden a salariailor; - alte documente. Materiale ntocmite pe timpul auditrii: foi de lucru privind descrierea activitilor auditate; liste de verificare pe obiective (LV); fie de identificare i analiz a problemelor constatate (FIAP); documente de lucru; Tabel puncte tari i puncte slabe, Tematica n detaliu ; programul de audit, programul interveniei la faa locului; Chestionarul de control intern (CCI); rapoarte preliminare de audit, minutele edinelor de deschidere, de nchidere etc.
Organizarea Direciei Resurse Umane. Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 16 salariai, dintre care un post de director i un ef de serviciu. Organizarea i funcionarea direciei a fost n conformitate cu organigrama i Regulamentul de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii sunt ntocmite fie ale posturilor prin care sunt stabilite relaiile ierarhice i sarcinile de serviciu. Activiti desfurate n cadrul Direciei Resurselor Umane: ntocmirea statelor de funcii pe care le supune spre avizare conducerii; rspunderea privind aplicarea corect a reglementrilor legale n domeniul salarizrii personalului, precum salariul de baz, sporul de vechime, indemnizaiile, alte sporuri; fundamentarea corect i acordarea premiilor; aplicarea corect a prevederilor legale privind efectuarea i salarizarea muncii peste programul normal de lucru; fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile; verificarea foilor colective de prezen privind operarea corect a timpului lucrat i nelucrat; organizarea concursurilor de recrutare, promovare i avansare a personalului; ntocmirea i actualizarea carnetelor de munc; ntocmirea i actualizarea dosarelor profesionale; pregtirea i perfecionarea profesional continu a salariailor.
Echipa de auditori prin lucrrile specifice derulrii misiunii de audit a avut ca obiective principale activitile care se desfoar n cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus
II. CONSTATRI I RECOMANDRI

1. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI
1.1. Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice 1.1.1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice (1) n vederea analizei activitii de recrutare a personalului, identificat ca fiind prima etap a procesului de gestionare a resurselor umane, s-a procedat la examinarea Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2004, respectiv a modului de fundamentare a acestuia. Din analiza fundamentrii Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2004, respectiv a Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine, conform Testului nr. 1 elaborat n baza Listei de verificare nr.1, poz. 1.5., s-a constatat c nu au fost rezervate funcii publice absolvenilor programelor de formare specializat n administraia public. n conformitate cu art. 1 din H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2004 i al art. 20 alin. (1) lit. o) i al art. 21 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici entitatea public trebuia s stabileasc numrul funciilor publice care vor fi rezervate absolvenilor programelor de formare specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de instituii similare din strintate. Pentru prevenirea repetrii acestei situaii la elaborarea Planului de ocupare a funciilor publice i n urmtorii ani, echipa de auditori recomand elaborarea procedurilor pentru ntocmirea i formalizarea planului n colaborare cu Agenia Naional a Funcionarilor Publici. n acelai timp, se impune i stabilirea unor responsabiliti bine definite persoanelor implicate n fundamentarea i aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice la nivelul entitii, care s beneficieze anticipat de o pregtire profesional adecvat.
1.2. Organizarea concursurilor 1.2.1. Posturile prevzute n statul de funcii ce urmeaz a se scoate la concurs (2) . 1.2.2. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor (3) . 1.2.3. Dosarele candidailor la ocuparea posturilor (4)
n anul 2004, s-au organizat 6 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante n cadrul principalelor direcii de specialitate ale entitii publice conform planului aprobat de conducerea acestuia. La nscriere candidaii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau s prezinte copii legalizate sau copii certificate pentru conformitate cu originalul de ctre secretariatul comisiei de concurs de pe actele prevzute n art. 8 din Regulamentul de organizare i desfurare a concursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici. Din analiza dosarelor de concurs ale candidailor s-a constatat c aceste copii nu sunt legalizate sau certificate pentru conformitate, n baza Testului nr. 2 elaborat n temeiul Listei de verificare nr. 2, poz. 1.5.
Consecinele imediate ale nerespectrii Regulamentului de organizare i funcionare al entitii ar putea fi contestarea i/sau anularea ulterioar a concursurilor, motivate de nerespectarea prevederilor normative. n acelai timp, s-a constatat existena unei perioade prelungite n care posturile rmn neocupate, ceea ce implic o munc suplimentar a celorlali funcionari din cadrul structurilor care au solicitat ocuparea posturilor vacante i, mai mult, pot conduce la nerealizarea obiectivelor entitii publice. Pentru prevenirea unor asemenea consecine echipa de auditori recomand elaborarea unor proceduri scrise i formalizate privind organizarea i susinerea concursurilor de ocupare a funciilor publice, instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor care asigur activitatea de secretariat. 1.3. Susinerea concursurilor 1.3.1. Susinerea probei scrise (5) Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluionare a contestaiilor, se realizeaz prin actul administrativ al conductorului entitii publice organizatoare a concursului. Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat n conformitate cu Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. i 1.6., s-a constatat c n cazul unui concurs comisia a funcionat cu un numr mai mic de membri dect cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite n conformitate cu prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici. Echipa de auditori apreciaz c i n aceast situaie, exista posibilitatea contestrii concursurilor urmare adoptrii unor soluii neprocedurale, fapt pentru care recomand elaborarea procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor publice, care s cuprind i numirea unor membri supleani pentru nlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de organizare, precum i din comisiile de contestaii, avnd n vedere faptul c cadrul normativ nu este reglementat pentru aceast zon. 1.3.2. Susinerea probei interviu (6) Analiza efectuat de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susinere al probelor interviu, le-a permis s constate c elementele verificate corespund cadrului normativ n vigoare. 1.4. Deciziile de numire 1.4.1. Emiterea deciziei de numire (7) ntocmirea deciziei de numire reprezint un element important n activitatea resurselor umane, n gestionarea raportului juridic prin care se angajeaz fondurile publice i, din acest punct de vedere, corectitudinea acesteia reprezint un risc potenial ridicat. Din analiza coninutului deciziilor de numire ale candidailor admii prin concurs n anul 2008, n numr de 6, conform Testului nr. 4 elaborat n baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1., s-a constatat ncadrarea eronat a dl. Constantinescu Ion pe funcia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, n loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3, pentru care fusese declarat admis de ctre comisia de concurs. ncadrarea eronat a avut drept consecin efectuarea plii unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entitii publice, situaie rezolvat ulterior prin anularea deciziei de numire i
refacerea acesteia n conformitate cu prevederile legislative, precum i modificarea nregistrrii din carnetul de munc. Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomand reverificarea conformitii deciziilor de numire emise n anul 2007, precum i implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice acestei activiti.
1.4.2. Comunicarea deciziei de numire (8) . 2. STABILIREA PERSONALULUI DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE
2.1. Stabilirea elementelor de natur salarial 2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale (9) . 2.1.2. Salariul de baz (10)
Salariile de baz pentru candidaii declarai admii la concursul pentru ocuparea funciilor publice de execuie sunt stabilite n conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici i prin echivalare cu salariile de baz prevzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natur salarial ale funcionarilor publici, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 228/2003. Din analiza eantionului descris n Testul nr. 5 i a elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5., echipa de auditori a constatat faptul c persoana autorizat din cadrul Serviciului financiar-salarizare nu i-a exercitat atribuiile din fia postului cu privire la verificarea conformitii drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume necuvenite din bugetul instituiei ctre un salariat, sum recuperat ulterior. Pentru prevenirea unor asemenea situaii n viitor, echipa de auditori recomand elaborarea procedurilor scrise i formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control i n acelai timp asigurarea pregtirii profesionale a personalului implicat n activitatea de gestionare a resurselor umane i evaluarea periodic a acestuia. 2.1.3. Indemnizaii de conducere (11) . 2.1.4. Sporul pentru complexitatea n munc (12) . 2.1.5. Sporul de vechime n munc (13) . 2.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14) .
2.1.7. Salariul de merit (15) . 2.1.8. Sistemul de premiere (16) . 2.2. Modificarea drepturilor salariale 2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17) n acest caz, auditorii i-au focalizat atenia asupra diminurii salariilor, urmare a constatrilor unei misiuni anterioare de audit n cadrul creia a fost analizat conformitatea acordrii sporurilor salariale. Din analiza modificrilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancionat, n anul 2004, respectiv a unui numr de 7 salariai, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de verificare nr. 6, s-a constatat c ntr-un caz sanciunea de 5% aplicat pe 3 luni a fost reinut din drepturile salariale i operat n baza de date, dar nu a fost nregistrat n carnetul de munc. Echipa de auditori a stabilit c principala consecin a acestui fapt a fost reflectarea eronat a situaiei personalului n documentele administrative, cu impact asupra carierei funcionarilor publici, n mod special, n situaia unui transfer. Recomandarea auditorilor pentru depistarea i evitarea unor situaii similare s-a ndreaptat spre organizarea unor verificri sistematice privind operarea diminurilor salariale la persoanele care au fost sancionate de ctre conducere i implementarea unui nivel de control suplimentar. 2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale (18) . 2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru 2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru (19) . 2.3.2. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia (20) Un element important al activitii de eviden a efecturii muncii peste programul normal de lucru, const n fundamentarea acestuia n vederea compensrii n timp liber echivalent sau n bani, n conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar. Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse n Lista de verificare nr. 7, poz. 1.5.-1.8., s-a constatat c nu exist organizat un sistem de eviden i de recuperare a timpului peste programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat c efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispus n scris de eful ierarhic, dei aceste lucruri sunt stipulate n cadrul normativ. Din aceast cauz, n practic nici nu s-a mai urmrit compensarea n timp liber corespunztor, n urmtoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate n bani, ceea ce a reprezentat o cheltuial semnificativ pentru entitate care putea fi evitat.
Echipa de auditori recomand utilizarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunztor n urmtoarele 30 de zile, dup efectuarea acesteia, precum i pentru plata orelor suplimentare, n cazul n care compensarea nu a fost posibil. De asemenea, se recomand i desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenei timpului suplimentar peste programul normal de lucru i a modului de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de nerespectare a cadrului normativ.
3. EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR 3.1. Norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor, concediilor i recuperrilor (21) . 3.2. Utilizarea foilor colective de prezen (22) n vederea analizei sistemului de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor, a fost constituit un eantion format din 4 direcii din cele 10 existente confom Testului nr. 8 realizat n baza Listei de verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 i 1.8., pentru lunile februarie i august 2004. n urma verificrilor efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru evidenierea prezenei, precum i inexistena unui sistem de justificare a neconcordanei dintre perioadele planificate pentru concediile de odihn i efectuarea acestora, fapt care poate conduce la efectuarea unor pli nejustificate care, de altfel, ar putea fi evitate. Recomandrile echipei de auditori s-au concretizat spre desemnarea unor persoane care s aib responsabilitatea prezenei personalului stabilite prin fiele posturilor. 3.3. Evidena concediilor de odihn (23) . 3.4. 3.5. Evidena concediilor de medicale (24) . Evidena concediilor de studii (25) .
4. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI 4.1. Concordana obiectivelor entitii i evoluia carierei personalului (26) Din analiza efectuat de auditori n baza Testului nr. 9, realizat n conformitate cu Lista de verificare nr. 9, nu au rezultat diferene ntre obiectivele entitii, stabilite prin ROF, i atribuiile personalului cuprinse n fiele posturilor. 5. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI 5.1. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional (27) Prin analiza rspunsurilor la interviul realizat n baza Listei de verificare nr. 10 i a documentelor
transmise de ctre structura auditat, echipa de auditori a constatat c elementele verificate cu privire la pregtirea profesional a personalului corespunde necesitilor de ndeplinire a obiectivelor entitii. 6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE 6.1. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale (28) 6.2. Actualizarea dosarelor profesionale (29) n activitatea de gestionare a dosarelor profesionale ntocmirea n format standard a dosarului profesional, trebuie s se realizeze n termen de 10 zile de la intrarea noilor angajai n corpul funcionarilor publici i acesta trebuie s cuprind o serie de documente obligatorii, conform art. 4 din H.G. nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcionarilor publici. n cazul deciziilor colective (decizii privind majorarea salariilor, acordarea salariului de merit, indemnizaia de conducere) acestea se introduc n dosare, pe ani, n ordinea cronologic a emiterii acestora. n urma verificrii eantionului pentru realizarea testrii modului de gestionare a dosarelor de personal, constituit n baza elementelor coninute n Testul nr. 11 conform Listei de verificare nr. 11, poz. 1.6., lit. a-p, echipa de auditori a constatat existena unor dosare profesionale incomplete care nu conin toate actele administrative i documentele de evideniere a carierei funcionarilor publici. n consecin, n situaia solicitrii unor informaii de ctre diferii beneficiari autorizai acestea sunt incomplete cu privire la cariera profesional a funcionarilor publici, dei n unele cazuri aceste informaii sunt solicitate n regim de urgen (stabilirea corect a salariului, a vechimii n munc i n funcie, debite de recuperat .a.). Pentru rezolvarea acestei neconformiti, echipa de auditori recomand reverificarea tuturor dosarelor profesionale n vederea completrii cu datele i documentele care evideniaz cariera profesional a funcionarilor publici. 7. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC 7.1. Norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc (30) Din testarea efectuat prin Testul nr. 12 i a interviului adresat persoanelor care opereaz n carnetele de munc, n baza Listei de verificare nr. 12 poz. 1.7. -1.12., s-a constatat faptul c acestea nu sunt aduse la zi de persoanele care au responsabilitatea completrii sistematice a lor. Problema neactualizrii carnetelor de munc are o prim consecin inexistena unor informaii complete de identificare ale salariailor din cadrul entitilor. Pe baza analizei, echipa de auditori propune o serie de recomandri, dup cum urmeaz: - Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de munc i a atribuiilor prin fiele de post; - Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizrii carnetelor de munc i informarea cu rezultatele acesteia a efului compartimentului de audit intern; - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea carnetelor de munc n care s fie nglobate activitile de control i persoanele responsabile; - Realizarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n gestionarea carnetelor de munc;
- Testarea periodic a personalului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor testri. 7.2. Actualizarea carnetelor de munc (31) . 8. FUNCIONALITATEA SISTEMULUI GESTIUNEA RESURSELOR UMANE 8.1. Evaluarea sistemului informatic 8.1.1. Manuale de operare i utilizare a sistemului informatic (32) n scopul utilizrii eficiente i corecte a sistemului informatic de ctre operatorii autorizai, n practic sunt utilizate manuale de instruciuni, care trebuie s existe ntr-un numr suficient i s fie actualizate sistematic. Echipa de auditori a constatat existena unui numr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic i de asemenea faptul c acestea nu sunt actualizate. Din analiza sistemului informatic, prin introducerea n sistem a datelor corecte i eronate, conform Testului nr. 13, realizat n baza Listei de verificare nr. 13, poz. 1.1.1. , 1.4. i 1.7., a rezultat c acesta nu conine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii tranzaciilor corecte i autorizate i generarea de situaii de control asupra corectitudinii datelor operate, conform prevederilor manualului de utilizare. n vederea asigurrii eficientizrii funcionalitii sistemului informatic pentru GRU auditorii recomand urmtoarele: - stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instruciuni; - actualizarea manualului de instruciuni de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, rspndire i utilizare a datelor; - asigurarea unui numr corespunztor de manuale pentru toi utilizatorii; - stabilirea n responsabilitatea administratorului de sistem a inserrii unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor corecte i autorizate; - asigurarea unui sistem de pregtire i evaluare sistematic a personalului responsabil n utilizarea sistemului informatic. 8.1.2. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor (33) . 8.1.3. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte (34) . 8.1.4. Desemnarea personalului cu atribuii privind utilizarea aplicaiilor i operarea n cadrul bazelor de date (35) . 8.1.5. Sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea n sistemul informatic (36) . 8.1.6. Instruciunile privind ntreinerea/mentenana informatice (37) . programelor INFORMATIC UTILIZAT PENTRU
8.2. Sigurana n exploatare a sistemului informatic 8.2.1. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) (38) Auditorii prin analiza rspunsurilor la interviul privind dotarea cu echipamente auxiliare adresat salariailor, dar i n baza inspeciei fizice realizate pe teren au constatat existena unei dotri adecvate cu echipamente auxiliare i care asigur funcionalitatea optim a sistemului informatic. 8.2.2. Instruirea utilizatorilor i informarea modificrilor operate n sistemul informatic (39) . 8.3. Securitatea bazelor de date 8.3.1. Existena unui sistem de prevenire/detectare a accesrilor i modificrilor neautorizate ale bazelor de date (40) . 8.3.2. Sistemul modificrii periodice a parolelor de acces (41) n activitatea de stocare, prelucrare i transmiterea a datelor, asigurarea securitii acestora trebuie s includ un sistem de parole de acces n sistemul informatic utilizat i un responsabil cu administrarea acestui sistem. Echipa de auditori pe baza observrii fizice a existenei i funcionalitii sistemului de parole i a unui interviu adresat utilizatorilor, care a scos n eviden, inexistena unui responsabil cu verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces n sistem i, n consecin, lipsa unui calendar de modificare sistematic a acestor parole de acces. Echipa de auditori consider c prin inexistena sistemului de acces pe baz de parole, sistemul este vulnerabil n faa unor intrri nedorite sau a unor atacuri informaionale, existnd i posibilitatea utilizrii datelor i informaiilor din sistem n mod neadecvat de ctre persoane neautorizate. n scopul reglementrii acestei situaii, recomandm desemnarea unei persoane cu atribuii i competene n verificarea modificrii periodice a parolelor de acces i stabilirea atribuiilor cu verificarea schimbrii parolelor n lipsa persoanei desemnate. 8.3.3. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall (42) . 8.3.4. nregistrrile intrrilor i ieirilor din sistem a utilizatorilor (43) . 9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 9.1. Norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane (44) . 9.2. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor (45) . 9.3. Predarea dosarelor la arhiva instituiei (46) . sistematic asupra
III. CONCLUZII Echipa de auditori pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz Activitatea privind gestiunea resurselor umane din entitatea auditat conform grilei: NR. CRT. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. APRECIERE DE FUNCIONA MBUNT L IT X X X X X X X X X
OBIECTIVUL Organizarea recrutrii personalului Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor Evoluia carierei personalului Pregtirea profesional continu a personalului Gestionarea dosarelor profesionale Gestionarea carnetelor de munc Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane Arhivarea documentelor
CRITIC
Precizm, faptul c constatrile prezentate au la baz probe de audit obinute pe baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre echipa de auditori i nsuite de ctre factorii de management ai entitii. Aceste evaluri au la baz discuiile care au avut loc cu privire la recomandrile auditorilor n edinele de nchidere i conciliere ale misiunii, apreciate de ctre participanii la aceste edine, ca fiind realiste i fezabile, i materializate n minutele edinelor de nchidere i conciliere. Considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor umane c se nscrie n parametri normali pentru aceast perioad de introducere a auditului intern n entiti. De asemenea, prin implementarea recomandrilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoate o ameliorare semnificativ. Auditori, Baciu Otilia Mariana / Cderea Georgeta / Bilauca Nelia - Roxana
Procedura P14: Finalizarea misiunii de audit public intern

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern MINUTA EDINEI DE CONCILIERE Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004- 31.12.2004 ntocmit: Baciu Otilia Mariana / Cderea Georgeta / Bilauca Nelia - Roxana Data: 27.03.2005 Avizat: Ionescu Mircea Data: 27.03.2005 A. Lista participanilor
Numele Ionescu Mircea Baciu Otilia - Mariana Cderea Georgeta Bilauca Nelia - Roxana Dana Srbu Voinescu Lucica Barbu Vasile Stroescu Tudora
Funcia Auditor Auditor Auditor Auditor Director Inspector Inspector Inspector
Direcia/ Serviciul ef SAPI SAPI SAPI SAPI Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane
Nr. telefon
E-mail
Semntura
B. Stenograma edinei n cadrul edinei de conciliere s-a discutat asupra constatrilor i recomandrilor cuprinse n proiectul Raportului de audit, iar reprezentanii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: - activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc; - complexitatea activitii Direciei Resurse Umane i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat; - fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane; - neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea personalului existent; Pentru implementarea recomandrilor i remedierea problemelor constatate, structura auditat a ntocmit Planul de aciune i calendarul implementrii, prin care s-au stabilit persoanele responsabile pentru implementare i termenele/etapele de realizare, nmnnd un exemplar i auditorilor. Pentru toate celelalte constatri, structura auditat nu a formulat obiecii fiind de acord cu acestea, recunoscnd deficienele din activitatea specific. Not: Menionm c n situaia acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor echipei de auditori confirmat n cadrul edinei de conciliere de managementul structurii auditate, proiectul Raportului de audit intern va rmne nemodificat, constituind, n acelai timp, i raport de audit intern final.
Procedura: Urmrirea recomandrilor

Serviciul de Audit Intern FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR Serviciul de audit public intern Misiunea de audit public intern: Gestiunea resurselor umane Implem Parial Neimpl entat implem ementat Data: 31.08.2005 Raport de audit nr. X/ ......2005 Data planificat/
ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane Rec No. Recomandarea
ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane
Serviciul de audit public intern Misiunea de audit public intern: Gestiunea resurselor umane entat
Data: 31.08.2005 Raport de audit nr. X/ ......2005 Data implement rii 31.12.2005 30.06.2005
1.
2. 3. 4.
5.
6.
Instruirea personalului care se ocup cu elaborarea i aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice la nivelul ministerului i evaluarea sistematic a acestuia Stabilirea de atribuii i responsabiliti, n acest sens, prin fiele posturilor Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funciilor publice n colaborare cu Agenia Naional a Funcionarilor Publici Instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor care asigur munca de secretariat naintea organizrii acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii Elaborarea procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor publice, care s prevad numirea unor membri supleani pentru nlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funciilor publice Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise n anul 2003 i informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii Pregtirea profesional a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare a resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea sistematic a acestuia Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaii nou angajai n anul 2003 i informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii Verificarea persoanelor care au fost sancionate de
X X X
31.12.2005
30.06.2005
30.06.2005
30.09.2005
7.
31.12.2005
8.
30.06.2005
9.
30.06.2005
10.
X X
30.09.2005 30.09.2005
11.
ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane
Serviciul de audit public intern Misiunea de audit public intern: Gestiunea resurselor umane
Data: 31.08.2005 Raport de audit nr. X/ ......2005
12.
13.
conducere pe anul 2003 pentru a se depista dac mai exist i alte situaii de acest gen Efectuarea unei reverificri privind sistemul de eviden a timpului suplimentar peste programul normal de lucru i modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de nerespectare a cadrului normativ i informarea efului comparti-mentului de audit intern asupra rezultatelor obinute Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru n vederea compensrii n timp sau X n bani i implementarea n cadrul acestuia a activitilor de control i a responsabilitilor adecvate Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenierea prezenei personalului i justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn, pe o perioad de 6 luni Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern pn la zi, pentru completarea actelor administrative i documentelor care evideniaz cariera profesional a funcionarilor publici Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanul procedural Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de munc i a atribuiilor prin fiele de post
30.09.2005
30.06.2005
14.
31.12.2005
15.
30.09.2005
16. 17.
X X
30.06.2005 30.06.2005
18.
30.06.2005
19.
20.
Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizrii carnetelor de munc i informarea cu rezultatele acesteia a efului compartimentului de audit intern Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea carnetelor de munc X n care s fie nglobate activitile de control i persoanele responsabile Realizarea unui sistem de pregtire
31.12.2005
30.09.2005 X 31.12.2005
21.
ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane profesional a personalului implicat n gestionarea carnetelor de munc Testarea periodic a personalului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor testri Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instruciuni Actualizarea manualului de instruciuni de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, rspndire i utilizare a datelor Asigurarea unui numr corespunztor de manuale pentru toi utilizatorii Stabilirea n responsabilitatea administratorului de sistem a inserrii unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor corecte i autorizate Asigurarea unui sistem de pregtire i evaluare sistematic a personalului responsabil n utilizarea sistemului informatic Schimbarea sistematic a parolelor de acces de ctre utilizatorii sistemului informatic Desemnarea unei persoane cu atribuii i competene n verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces Stabilirea atribuiilor cu verificarea schimbrii parolelor n lipsa persoanei desemnate Pregtirea specialitilor n asigurarea securitii sistemului informatic i informarea sistematic a utilizatorilor Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate Desemnarea unui salariat din cadrul Direcia Resurselor Umane care va avea atribuii i competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la arhiva instituiei X
Serviciul de audit public intern Misiunea de audit public intern: Gestiunea resurselor umane
Data: 31.08.2005 Raport de audit nr. X/ ......2005
22.
X 28.02.2006 30.06.2005 X X X 30.09.2005 30.09.2005 30.06.2005
23. 24. 25. 26.
27. 28. 29. 30. 31.
X X X X X
31.12.2005 30.06.2005 30.06.2005 30.06.2005 31.12.2005
32.
30.06.2005
33.
30.06.2005
Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n Raportul de audit
Entitatea/structura auditat: Direcia Resurse Umane Data i semntura conductorului:
2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introduceri data planificat pentru implementare n Raportul de audit i data implementrii
Dana Srbu Auditor: Data i semntura:
Procedura P18: Supervizarea

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat 01.01.2004-31.12.2005 Perioada misiunii 01.04-15.05.2005 Auditor evaluat: Baciu Otilia -Mariana ntocmit: Ionescu Mircea Data: 15.05.2005
Luat la cunotin:
Bugetul de timp efectiv: 274 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat
Bugetul de timp planificat: 274 1 2 3 4 5 Observaii X X A fost necesar s se lucreze peste orele de program X X X X X X X X X X X X X X
X Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern.
NOTA: Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor 2 pentru slab 3 pentru satisfctor 4 pentru bine 5 pentru foarte bine n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise.

Misiunea de Audit Intern Privind Gestiunea Resurselor Umane

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Misiunea de Audit Intern Privind Gestiunea Resurselor Umane

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Universitatea tefan cel Mare Suceava Facultatea de tinne Economice i Administraie Public Specializarea Finane Bnci

LA FIRMA SC. POLICOLOR S.A.

ORGANIGRAMA SOCIETATII S.C. POLICOLOR S.A.

Procedura P01: Iniierea auditului

2. Cderea Georgeta 3. Bilauca Roxana - Nelia

Procedura - P02: Iniierea auditului

Baciu Otilia Mariana Serviciul Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Cderea Georgeta

Auditor, Cderea Georgeta

ef serviciu, Ionescu Mircea

Auditor, Bilauca Nelia - Roxana

ef serviciu, Ionescu Mircea

Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor

Exist doar parial

Anterior nu au X fost realizate X misiuni de audit intern

Procedura - P05 : Analiza riscurilor

DOMENIUL 9. Susinerea concursurilor

OBIECTE AUDITABILE Contestaii privind respingerea dosarelor

Deciziile de numire II.

17. Emiterea deciziei de numire 18. Comunicarea deciziei de numire

OBIECTE AUDITABILE 27. Sistemul de premiere

EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR I CONCEDIILOR

EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI

PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI

OBIECTE AUDITABILE 44. Sistemul indicatorilor de performan privind pregtirea profesional

GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC

FUNCIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Procedura - P05 : Analiza riscurilor

4. Statul de funcii 5. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor

OBIECTE AUDITABILE 6. Constituirea comisiilor de concurs

10. Publicarea anunului de concurs

11. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor

13. Procesul verbal privind analiza dosarelor

OBIECTE AUDITABILE 14. Contestaii privind respingerea dosarelor

15. Stabilirea subiectelor

16. Susinerea probei scrise 17. Susinerea probei interviu

19. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului

17. Emiterea deciziei de numire

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Stabilirea elementelor de natur salarial

29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

EVIDENIEREA PREZENEI, NVOIRILOR, CONCEDIILOR

EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI

41. Promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii

DOMENIUL PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI

OBIECTE AUDITABILE 44. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional

GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

50. Norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

51. Constituirea dosarelor profesionale

GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNC

Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte

Sigurana n exploatare a sistemului informatic

Securitatea sistemului informatic

Procedura - P05: Analiza riscurilor

Impact financiar sczut

Impact financiar ridicat

Procedura - P05 : Analiza riscurilor

ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULU I

Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice

2,5 2,0 2,0 1,8 1,5

5. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor