Codificare si decodificare Producerea i transmiterea mesajelor implic existena unui cod de comunicare ce presupune un repertoriu de semne i reguli de combinare

a acestor semne. Mesajele produse vor fi purttoare de sens, adic inteligibile i purttoare de informaie. Limbile naturale sunt coduri lingvistice de care dispun oamenii. Operaiunile la care sunt supuse mesajele sunt codificarea i decodificarea; a codifica nseamn a nlocui semnele care corespund unui sistem cu semnele care aparin altui sistem ntr-o prim accepiune, sau a face s corespund unei semnificaii anumite semnale; decodificarea nseamn a regsi textul iniial, a nlocui semnalele mesajului codificat cu semnalele din care au fost create afectndu-i sensul la care s-a gndit comunicatorul. Trei elemente intervin n comunicarea lingvistic i pun probleme de codificare i decodificare: competena lingvistic i cea paralingvistic care mpreun alctuiesc competena de comunicare; presupune cunoaterea codului limbii utilizate, a contextului lingvistic (polisemia i sinonimia semnelor lingvistice); denotaia i conotaia (prima este proprie utilizrii semnelor care au o definiie precis acceptat oficial; cea de-a doua reprezint ceea ce semnele evoc pentru noi; ceea ce semnele pot conota depinde de cultura i experiena individual). Codificarea i decodificarea mesajelor explic i procesul de interpretare: sensul pe care receptorul l atribuie mesajului n funcie de contextul comunicrii (acele determinri psy care intervin: sentimente, aspiraii, stare de spirit, interacional i determinri n plan situaional, social, istoric, cultural). Prin decodificarea unui mesaj aflm semnificaia mesajului, l nelegem, iar prin interpretare i atribuim sensul nostru. Sensul se refer la ceea ce facem noi cu mesajul respectiv (cum reacionm noi verbal, comportamental la un mesaj), deoarece "o interpretare corect nueste pur i simplu adevrat, asemeni unei propoziii ce red o stare de lucruri existente;a nelege ce se spune cere participare i nu, simplu, observare" . Imaginea receptorului, dup consideraiile de mai sus, este una a receptorului activ ce percepe, decodific, interpreteaz mesajele n funcie de contextul comunicrii (personal, grupal, social, cultural).

Canalele de comunicare Un canal de comunicare reprezint mediul prin care se transmit i se primesc mesajele. Canalele sunt de trei tipuri: tiprite, electronice i F-T-F (interpersonale). Canalele tiprite includ memo-uri, brouri, newsletter, rapoarte, manuale de identitate corporativ, rapoarte anuale i postere. Datorit noilor tehnologii au nceput s fie folosite din ce n ce mai mult canalele electronice, precum email-ul i voice mail-ul, reelele de intranet, blogurile, chat room-urile, canalele TV de afaceri, podcast-urile, video-conferinele, sistemele de instant messaging, enciclopediile wiki i ntrunirile electronice. Canalele "face to face" includ discursuri, ntlnirile echipelor, focus grupurile, prnzurile de afaceri i evenimentele sau ntrunirile sociale. Conform lui Harris i Nelson (2008), cel mai folosit canal este "ascultarea", care ne consum cam jumtate din timpul nostru de comunicare (Johnson, 1996). Ascultarea eficient este crucial pentru nvare, nelegere, rezolvarea conflictelor i o munc productiv n echip. Ajut liderii de la toate nivelurile s mbunteasc moralul subordonailor lor, s descopere i s rezolve problemele. Cu toate acestea, multe studii indic faptul c majoritatea oamenilor nu sunt buni asculttori, i puine organizaii i pun la btaie resursele pentru a dezvolta abilitile de ascultare ale managerilor i liderilor lor(Alessandra & Hunsaker, 1993). Medii Astzi, angajaii i membrii organizaiilor au acces la o mulime de canale de comunicare. Selectarea celui mai potrivit mediu de transmisie sau a media potrivite reprezint o problem important pentru profesionitii n comunicare, odat ce au stabilit obiectivele i strategiile, au determinat publicurile int i au construit mesajele pe care le vor transmite. McLuhan (1964) a subliniat cel mai mult acest lucru, prin afirmaia sa "mediul este mesajul". El a argumentat c fiecare mediu de transmisie, independent de coninut, i implic diferit pe receptori i afecteaz intensitatea i ritmul comunicrii. McLuhan a fcut distincia ntre media "calde i media "reci, fiecare implicnd grade diferite de participare a receptorului. Media "calde (de exemplu, canalele tiprite, filme, prelegerile, posturile de radio) necesit un grad mai mic de participare i implicare dect media "reci (precum televiziunea, crile de benzi desenate, canalele F-T-F). Media "calde sunt mai segmentate i mai liniare, n timp ce media "reci sunt mai abstracte i necesit prin urmare mai mult participare pentru a fi nelese. Cercettorii au propus un ir continuu de canale mediatice: la un capat aflndu-se canalele care au majoritatea sau chiar toate aceste capaciti (media consistente), la cellalt capt aflandu-se canalele care au foarte puine din aceste capaciti (media fr consisten). Comunicarea F-TF reprezint cel mai consistent canal de comunicare i cel mai util pentru transmiterea de informaii complexe sau rezolvarea conflictelor, de exemplu. Media fr consisten sau impersonale includ simple anunuri, rapoarte de date i postere. Pota electronic, apelurile telefonice, comunicrile scrise de mn i alte canale asemntoare se situeaz undeva n mijlocul irului.