Auditul de regularitate privind resursele umane

din cadrul instituiilor publice

Prep. Univ. drd. Iulian Bogdan Dobra Universitatea 1 Decembrie 1918 Alba Iulia
e-mail: diby_ec@yahoo.com
Abstract:
Information should be collected on all matters related to the engagement objectives and scope
of work. Internal auditors use analytical auditing procedures when identifying and examining
information. Analytical auditing procedures are performed by studying and comparing relationships
among both financial and nonfinancial information. The application of analytical auditing procedures
for identifying information to be examined is based on the premise that, in the absence of known
conditions to the contrary, relationships among information may reasonably be expected to exit and
continue.
Departamentul de resurse umane ofer o surs independent de informaii privind intervievarea
i angajarea de personal angajat. Departamentul este, de asemenea, o surs independent de evidene
care in de managementul-contabil i care ne pot conduce la verificarea intern a informaiilor privind
salariile, inclusiv a adugrilor i tergerilor de informaii din statele de plat, precum i a modificrilor
operate n salarii i deduceri.
Considerm c att pentru auditorul intern, managerul de firm ct i pentru orice alt persoan
cu atribuii de conducere sau de verificare i control este foarte important cunoaterea domeniului
auditabil. Deoarece acesta i ajut s se familiarizeze cu activitatea tuturor departamentelor,
compartimentele din cadrul unei entiti fie ea public sau privat.
Evaluarea performanelor reprezint activitatea de baz a managementului resurselor umane
desfurat n vederea determinrii gradului n care angajaii unei organizaii ndeplinesc eficient
sarcinile sau responsabilitile care le revin. n primul rnd aceasta are n vedere evaluarea rezultatelor
obinute, formulate sau exprimate difereniat pe posturi n funcie de specificul acestora.
n cazul unui auditor intern acesta va trebui s ntocmeasc i s ndeplineasc o serie de
proceduri pentru a-i ndeplini misiunea de audit.
n procedura de colectare i prelucrare a informaiilor, n cazul unui auditor intern, se pleac de
la urmtoarele premise:
Colectarea este, n fapt, pregtirea informaiilor n vederea efecturii analizei de
risc i pentru identificarea informaiilor necesare, fiabile, pertinente i utile
pentru a atinge obiectivele misiunii de audit public intern.
Colectarea informaiilor presupune:
identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socioeconomic n care compartimentul resurse umane respectiv cel financiar contabil
i salarizare i desfoar activitatea;
analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea acestor compartimente;
analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit
public intern;

 identificarea punctelor cheie ale funcionrii compartimentelor i ale sistemelor

de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe;
s identifice constatrile semnificative i recomandrile din rapoartele de audit
precedente care ar putea s afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit,
precum i din rapoartele altor instituii care au calitatea de organ de control
(Curtea de Conturi, Agenia Naional de Administrare Fiscal etc.);
identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ;
s identifice surse poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca dovezi ale
auditului i s considere validitatea i credibilitatea acestor informaii.
I. n cazul auditului plii salariilor la o entitate public colectarea informaiilor din cele dou
compartimente nseamn:
Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate;
Obinerea fielor posturilor, a procedurilor scrise, a organigramei i a
regulamentului de funcionare;
Identificarea personalului responsabil;
Obinerea exemplarului de raport de audit public intern anterior;
Obinerea exemplarului de raport al Curii de Conturi;
Obinerea de rapoarte ale altor instituii.
Prin identificarea legilor aplicabile se urmrete:
Baza legal pentru salarizarea personalului: cadrul general (Legea nr.
53/2003 privind codul Muncii);
Numrul de posturi (Legea bugetului de stat);
Elementele salariale ( Legea nr. 188/199 privind statutul funcionarilor
publici, cu modificrile i completrile ulterioare, O.U.G nr 192/2002
privind reglementarea drepturilor de natur salarial ale funcionarilor
publici.);
Aprobarea sumelor pentru cheltuielile de personal( Legea bugetului de
stat cap. 51.01 Autoriti publice, -titlul 02 Cheltuieli de personal
Reineri din salarii (contribuiile pentru asigurrile sociale de stat alte
reineri).
Chestionarul lista de verificare prevzut n cadrul procedurii de colectare i prelucrare a
informaiilor, pentru misiunea de audit plata salariilor la o instituie public, include urmtoarele
elemente:
A. Riscuri generale
9 se verific dac exist proceduri privind emiterea deciziilor managerului de numire n
funcie;
9 se verific dac exist un grad mare de fluctuaie a personalului din sistem;
9 se urmrete dac exist modificri repetate ale cadrului legislativ care reglementeaz
salariul de baz
B. Elemente salariale
9 se verific dac salariul de baz este corespunztor legislaiei n vigoare, gradului i
funciei respective;
9 se verific dac din salariul de baz face parte indemnizaia de conducere;
9 se verific dac din salariul de baz face parte salariul de merit;
9 se verific dac toate persoanele din statul de plat sunt n statul de funcii al instituiei.

C. Emiterea deciziei de numire

9 se verific dac decizia de numire are toate semnturile;
9 se urmrete dac n decizia de numire sunt preluate corect datele de identificare ale
candidatului declarat admis la concurs;
9 se verific dac n decizia de numire este nscris corect salariul de baz.
D. Alte activiti
9 emiterea documentelor;
9 nregistrarea n carnetele de munc;
9 calculul venitului brut;
9 actualizarea bazei de date modificri de natur salarial;
9 calculul venitului brut impozabil deducerea de baz cheltuieli profesionale, deduceri
suplimentare, contribuiile la asigurrile sociale
II. n cazul auditului gestiuni resurselor umane la o instituie public o parte din obiectivele
auditabile sunt:
1) Organizarea recrutrii personalului prin urmtoarele obiecte auditabile:
fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice;
statul de funcii prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs;
corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor;
dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor;
susinerea probelor scrise i tip interviu;
emiterea i comunicarea deciziei de numire;
2) Evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor prin urmtoarele obiecte auditabile:
norme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei nvoirilor i
concediilor;
utilizarea foilor colective de prezen;
evidena concediilor de odihn medicale i de studii;
3) evoluia carierei personalului prin urmtoarele obiecte auditabile:
concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului;
4) Pregtirea profesional continu a personalului prin urmtoarele obiecte auditabile:
planurile strategice i anuale de pregtire profesional;
5) Gestionarea dosarelor profesionale prin urmtoarele obiecte auditabile:
norme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale;
6) Gestionarea carnetelor de munc prin urmtoarele obiecte auditabile:
norme i proceduri privind administrarea carnetelor de munc;
actualizarea carnetelor de munc
7) Funcionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane:
manuale de operare i utilizare a sistemului informatic;
adaptabilitatea sistemului informatic la cerinele utilizatorilor;

sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzaciilor autorizate i corecte;

desemnarea personalului cu atribuii privind aplicaiile i operarea n cadrul
bazelor de date;
sistemul de pregtire profesional a personalului implicat n operarea sistemului
informatic;
instruciunile privind ntreinerea programelor informatice;
utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului
electric (UPS, modulatoare de tensiune etc. );
instruirea utilizatorilor i informarea sistemic asupra modificrilor operate n
sistemul informatic;
existena unui sistem de prevenire /detectare a accesrilor i modificrilor
neautorizate ale bazelor de date (parole , programe antivirus .a.)

8) Arhivarea documentelor:
norme i proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de
gestiune a resurselor umane;
desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor;
predarea dosarelor la arhiva instituiei;
Precizm c n cadrul fiecrui obiectiv exist o serie de activiti de audit care trebuie urmrite
de ctre auditor. n continuare vom prezenta doar cteva dintre acestea pentru o parte dintre obiective.
Pentru obiectivul pregtirea profesional continu a personalului se are n vedere:
dac exist proceduri scrise i formalizate;
modificarea politicilor /obiectivelor au influenat fundamentarea planurilor de
pregtire profesional;
dac planurile individuale sunt adaptate la cerinele de pregtire profesional ale
fiecrui salariat;
dac exist persoane responsabile cu elaborarea i realizarea planurilor
individuale de pregtire profesional ;
exist un sistem de indicatori de performan privind pregtirea profesional;
dac exist o persoan responsabil cu urmrirea realizrii indicatorilor de
performan;
dac exist lista pentru realizarea obiectivelor /subobiectivelor.
Cu privire la criteriile pentru evaluarea performanelor considerm c n cadrul obiectivului
pregtirea profesional continu a personalului respectiv evoluia carierei personalului trebuie s se in
cont de urmtoarele tipuri:
Calificri/cerine/trsturi
Caracteristici personale

Competen

Licene

Comportamente
Interes pentru gestiunea eficient
a resurselor alocate postului
Preocupare pentru
sarcinilor
in cont de sugestii

ndeplinirea

Rezultate
Satisfacia
beneficiarilor
serviciilor
publice
Nu exist risip
de resurse
Echipamentele
nu se uzeaz

Dorina de perfecionare

Onestitate

Abiliti de conducere

Acionrii n sensul susinerii

performanelor organizaiei

accelerat
Protecie
ridicat
mpotriva
accidentelor
Lipsa daunelor
etc.

Criteriile de performan pot viza rezultatele obinute de fiecare individ sau de ctre organizaia
condus, n cazul managerilor.
Bibliografie:
1. Porumb, E. Managementul resurselor umane, Editura Fundaiei pentru studii europene,
Cluj-Napoca, 2001;
2. Loebbecke, A. Audit o abordare integrat, Editura Arc, Bucureti, 2003;
3. Chiu, G. A coordonator Studii de caz privind auditul public intern, Editura CECCAR,
Bucureti, 2005