FIRME DE ORGANIZRI EVENIMENTE TIPURI I ORGANIZARE

Ciocan Mihai Iosub Cosmin

Universitatea Alexandru Ioan Cuza din Iasi Facultatea de Geografie si Geologie Specializarea: Geografia Turismului Grupa 1231A

Introducere:
Organizarea de evenimente consta in procesul de organizare a unui festival, congres, conferinta, ceremonie, competitie, expozitie sau petrecere. Organizarea evenimentelor presupune bugetarea, stabilirea datelor, selectarea si rezervarea unei locatii pentru eveniment, obtinerea autorizatiilor necesare, coordonarea transportului si a parcarii. In functie de natura evenimentului organizarea poate sa includa: elaborarea unei teme sau concept a/al evenimentului, stabilirea decorului si a elementelor de entertainment, coordonarea completa cu locatia aleasa si serviciile oferite de catre aceasta (electricitate si alte utilitati), aranjamentele de decor, mese, scaune, echipe de suport si securitate, catering, elemente de signalistica, parcare, curatenie.

Etapele organizarii unui eveniment:

Organizarea de evenimente consta in procesul de organizare a unui festival, congres, conferinta, ceremonie, competitie, expozitie sau petrecere. Organizarea evenimentelor presupune bugetarea, stabilirea datelor, selectarea si rezervarea unei locatii pentru eveniment, obtinerea autorizatiilor necesare, coordonarea transportului si a parcarii. In functie de natura evenimentului organizarea poate sa includa: elaborarea unei teme sau concept a/al evenimentului, stabilirea decorului si a elementelor de entertainment, coordonarea completa cu locatia aleasa si serviciile oferite de catre aceasta (electricitate si alte utilitati), aranjamentele de decor, mese, scaune, echipe de suport si securitate, catering, elemente de signalistica, parcare, curatenie.

Firme de organizare de evenimente:

Firmele care activeaza in acest domeniu sunt, de cele mai multe ori, specializate pe tipuri de evenimente: evenimente private, evenimente corporate, evenimente publice de tipul concertelor, festivalurilor, etc. La fel ca in cazul tuturor celor firme, o companie care are ca obiect de activitate organizarea de evenimente are o structura bine definita, o ierarhie proprie si o organizare precisa. Aceasta este foarte bine evidentiat prin intermediul organigramei firmei. In continuare am ales sa prezentam un model de organigrama ce apartine unei firme ce organizeaza petreceri pentru copii, respectiv Clown Party (http://www.clownparty.ro/ro/organizare-firma-clowni.html)

o o o o

Conducerea firmei Director general Asistent Manager Organizatori de evenimente Director de evenimente Coordonatori evenimente Secretariat Dispeceri

o o o o o o o o o o o o

Secretari Logistica Sef departament logistic Soferi Garderobiera Croitoreasa Tehnician IT si de comunicatii Departament artistic si creatie Artisti Clovni Actori Creatie Scenarist Designer vestimentar si de recuzita Contabilitate si HR Contabil Asistent contabil Director de resurse umane responsabil recrutare si training personal Evenimentul definitii Conform Dictionarului Explicativ al Limbii Romane, un eveniment reprezinta o ntmplare important, fapt de mare nsemntate. Putem afirma deci ca evenimentul este constituit dintr-o varietate de activitati care au ca scop obtinerea unor efecte de insemnatate deosebita, unice si irepetabile, asupra celor care iau parte la desfasurarea acestuia. Deasemenea, un eveniment se caracterizeaza printr-o planificare detaliata. In scopul atingerii acestor obiectve, se utilizeaza mijloace financiare, tehnice si umane , pentru a trece de la concept la idee, de la idee la success. Exista deasemenea norme de calitate pe care prestatorul si beneficiarul le stabilesc in prealabil. Tipuri de evenimente: Evenimentele au o gama foarte larga de influenta, in functie de grupul de persoane carora se adreseaza, de numarul acestora, mediul de desfasurare, tipul evenimentului etc. In tabelul ce urmeaza am evidentiat principalele tipuri de evenimente: Evenimente corporate - Campanii PR - Conferine - ntlniri , reuniuni de afaceri - Seminarii - Simpozioane Petreceri corporate - Aniversri de companii - Baluri , Banchete - Cocktail party - Dineu de afaceri / de gala - Recepii

Summit Team building Traininguri , cursuri Workshop-uri

Eveniment de promovare de campanie , produs Lansri de firme

Evenimente publice - Caravane - Concerte - Festivaluri - Manifestaii culturale - Prezentri de moda - Turnee - Zilele oraelor

Evenimente sportive - Competiii - Concursuri sportive - Olimpiade - Sport extrem / Turism de aventur

Evenimente private - Aniversri - Botezuri - Logodne - Nuni - Petreceri pentru copii - Petreceri private - Petreceri tematice

Evenimente speciale - Balul bobocilor - Banchete de liceu / facultate - Luna de miere - Petrecerea burlacilor - Petreceri de Crciun , Revelion , Pate - Dragobete - Ziua femeilor .m.d

Managementul evenimentelor: In organizarea unui eveniment se incepe cu elaborarea planului de actiune. Apoi, conform realizat anterior, se trece la organizarea efectiva a evenimentului. Pe toata aceasta durata, are loc o atenta monitorizare a evenimentului, precum si un control in scopul respectarii normelor de calitate si performanta. Nu in ultimul rand, este necesara o buna coordonare a resurselor ce sunt alocate pentru realizarea acelui eveniment (resurse umane, materiale, financiare si, uneori, resurse temporare). Caracteristicile unui eveniment: Fiind vorba de un serviciu si nu te un produs fizic, un eveniment preia majoritatea caracteristicilor generale ale unui serviciu. Unicitatea: Exista intotdeauna variabile care asigura diferenta deci niciun eveniment nu este identic cu altul

Perisabilitatea: Presupune incapacitatea de stocare a serviciului asadar impune un grad de flexibilitate din partea organizatorilor Intangibilitatea: se refera la incapacitatea de a atinge (fizic) produsul respectiv. Partial totusi, se pot pastra momente din acesta, prin fotografii, inregistrari audio-video, diverse produse personalizate etc Dimensiunea ritualica a unor evenimente: este o componenta de baza, deoarece se refera la originile cultural-istorice ale grupului Ambianta: Poate fi anticipata sau poate sa apara in mod natural

Planificarea se face n func
ie de mrimea
i de specificul evenimentului , timpul necesar planificrii depinde de factorii anteriori men
iona
i . Un eveniment insa nu se rezuma doar la momentele de desfasurare. Acesta implica o planificare dinainte si deasemenea,mai implica o etapa foarte importanta evaluarea. La finalul activitatii, se analizeaza toate activitatile si se determina acele activitati care au mers bine si nu trebuie schimbate (acestea pot fi considerate un etalon pentru activitatile viitoare), activitatile care, desi s-au desfasurat conform planului, pot beneficia de unele imbunatatiri, dar si activitatile care nu au mers corect si care, deci, trebuie remediate/schimbate. Asa cum se observa din tabelul anterior, evenimentele se impart in doua mari categorii (care se divid, la randul lor, in mai multe subcategorii) : evnimente corporate si evenimente private. Evenimentele corporate: Acestea se refera la evenimente private tinute de companii sau afaceristi pentru personalul propriu, clienti sau factori interesati. Aceste evenimente se pot adresa unor audiente largi (conventii si conferinte), sau pot fi de o scara mai mica (petreceri de vacanta, concerte private etc). Sunt cunoscute de asemenea sub denumirea de ospitalitate corporativa procesul de binedispunere a inivitatilor in cadrul evenimentelor. Fiecare dintre evenimente are nevoi specifice din punct de vedere al perioadei necesare organizarii, nevoia de resurse umane sau numarul de participanti. In scopul unei organizari optime, organizatorul de evenimente trebuie sa aleaga in primul rand o locatie corespunzatoare (in functie de amplitudinea evenimentului, preferintele clientului), servicii de sonorizare, catering, decorarea spatiului, dj, prezentatori, firme de paza si protectie, servicii de curatenie etc. Toti acesti furnizori de produse si servicii se regasesc fie in baza de date a companiei (din activitatile anterioare), fie intr-un portal online specializat. Dintre evenimentele corporative cunoscute, cel mai amplu si mai cunoscut este conferinta, prin multitudinea sa de forme de organizare, tipuri, persoane implicate etc. Tipul conferinei Descriere

Academic

Eveniment formal n domeniul tiinei, unde cercettorii prezint fie rezultate fie particip la workshopuri sau alte activiti academice

Business Telefonic

Organizat pentru a purta discuii legate de business Efectuat cu ajutorul telefonului, la discuie participnd mai muli membrii din diferite locaii

De pres

Organizat cu prilejul unui anun pentru media, la care se ateapt ntrebri despre cele anunate

De pace De mediere

Are ca scop ncetarea unui conflict anume ntre prt i acuzat, organizat pentru a se ajunge la un acord comun, fr a mai merge n instana de judecat Asemntoare celei de business dar cu o participare mai larg i posibilitatea de dezvoltare i publicitate

Comercial

Atletic Naional Simpozion

Pentru un eveniment sportiv Organizat pe o anumit tem, cu participarea restrns Un tip de conferin care are reguli mai puin stricte

Pentru organizarea unei conferinte exista cateva etape specifice de urmat. In primul rand, firma organizatoare este contactata de catre client in scopul stabilirii caracteristicilor principale ale evenimentului: data, ora, durata, tipul evenimentului, numarul de participanti, locatia, mentiuni speciale sau beneficiarul evenimentului. Dupa stabilirea acestor date, organizatorul trece la gasirea locatiei potrivite, conform criteriilor enuntate de catre client. Astfel, se gasesc toate locatiile corespunzatoare disponibile, se centralizeaza toate datele, urmand a se alege locatia cea mai potrivita din punct de vedere al costurilor individuale, precum si al costurilor suplimentare (extraoptiuni). Dupa caderea de comun acord intre cele doua parti, se achita avansul acesta reprezinta o garantie ca evenimentul va avea loc. Urmatoarea etapa este pregatirea evenimentului, care poate fi mai simpla sau mai complexa, in functiile de preferinte. Aceasta etapa este una dintre cele mai importante, deoarece aici se realizeaza diferenta, prin detalii (daca serviciul prestat este foarte satisfacator, vor mai exista colaborari viitoare sau chiar recomandari).

Desfasurarea evenimentului se realizeaza conform planului, urmarindu-se evitarea incidentelor nedorite. La final organizatorul contacteaza beneficiarul pentru o analiza a desfasurarii evenimentului. Aici clientul poate sa-si exprime nemultumirile vizavi de ceea ce nu a functionat conform planului, iar organizatorul, pe baza acestora, va cunoaste greselile comise si va avea grija sa le evite in cadrul evenimentelor viitoare. Evenimentele private: La fel ca si in cazul evenimetelor corporate , evenimentele private se pot imparti in mai multe categorii dupa cum urmeaza : aniversari , botezuri , logodne , nunti , petreceri pentru copii , petreceri private si petreceri tematice . De asemenea , tot in aceasta categorie se integreaza si evenimentele speciale precum sunt : balul bobocilor , banchetele de liceu si facultate , luna de miere , petrecerea burlacilor , petreceri de craciun si de revelion , ziua femeilor etc. Ca si in cazul evenimentelor corporate, planificarea acestora tine cont de marimea si de specificul evenimentului. Totusi, acestea au un caracter mai personal deci gradul de personalizare va fi mult mai mare, respectandu-se exact indicatiile date de beneficiar. Caracterul personal al evenimentului nu va afecta insa structura organizatorica de baza: consultanta de specialitate in alegerea locatiei, determinarea bugetului necesar, supervizare permanenta, programe de divertisment, crearea unui decor personalizat, asigurarea sistemelor de sonorizare si lumini, servicii foto-video, catering personalizat etc. Organizarea unei aniversari pentru copii Aniversarea este un eveniment memorabil, mai ales in viata unui copil. De aceea, de cele mai multe ori se apeleaza la petreceri personalizate, pentru crearea unor momente unice. Mai jos vom detalia principalele etape de organizare a unei petreceri aniversare. 1. Tema petrecerii In ultima vreme petrecerile pentru copii au devenit din ce in ce mai sofisticate. Petrecerile tematice sunt la mare moda printre copii, dar si printre parintii acestora. Petrecerile tematice presupun anumite costume si jucarii iar decoratia locatiei petrecerii va fi cat mai apropiata de tema acesteia: o tema inspirata din basme, desenele animate sau filmele preferate ale copilului, cum ar fi "Alba ca zapada si cei 7 pitici", "Shrek", "Insula piratilor" sau "Batman" etc. 2. Locatia petrecerii Petrecerea pentru copii poate fi organizata in diferite locatii, in functie de buget. Acasa poate fi cel mai convenabil financiar vorbind, dar si cel mai stresant avand in vedere dezastrul pe care un grup de copii il poate lasa in urma. Se pot lua in considerare si ate locatii pentru petrecerile copiilor, cum ar fi un parc acvatic, un fastfood care ofera astfel de servicii, sau chiar acele locatii speciale pentru petrecerile copiilor.

3. Meniul pentru copii

In cadrul petrecerilor aniversare pentru copii, mancarea nu va ocupa niciodata primul loc in topul prioritatilor acestora. Se poate opta pentru mici gustari, prajituri, sucuri, pizza etc. Singurul element din meniul alimentar care intr-adevar conteaza este tortul aniversar, care trebuie sa respecte tema petrecerii sau preferintelor aniversatului. Acesta poate fi asortat cu o sampanie pentru copii.

4. Distractia
Desi copii au diferite moduri de a se juca si de a se distra singuri cu jucariile, este recomandat sa se pregateasca in prealabil momente deosebite de divertisment. Se pot angaja animatori pentru petreceri, care au multe modalitati de amuzare a copiilor, de la pictura pe fata la jocuri potrivite fiecarei varste, glume si cantecele. Tot pentru distractia celor mici se poate utiliza o statie de karaoke sau niste jocuri de grup. 5. Cadourile In primul rand cel vizat sa le primeasca este copilul aniversat. Totusi, o idee buna este acela de a realiza mici atentii (dulciuri, mici jucarii) pentru fiecare copil participant la petrecere, pentru a asigura bunadispozitia fiecaruia. Organizatorul va avea grija ca toate etapele de mai sus sa se desfasoare intro maniera optima, tinand in permanenta legatura cu clientul serviiciilor prestate (parintii). Deasemenea, ca in cazul evenimentelor corporate, la final se organizeaza o sesiune de feedback, se achita restul de bani si, eventual, se fac anumite recomandari.

Bibilografie:

Schafer-Mehdi Stephan, 2008, Organizarea Evenimentelor, Editura ALL

http://www.qbebe.ro/psihologie/jocuri_si_activitati/5_idei_pentru_organizarea_ani versarii_copilului http://en.wikipedia.org/wiki/Corporate_entertainment