Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ARHIVAR
NOIEMBRIE 2015
INTOCMIT IONEL SECAREANU
A. SCURT ISTORIC
Arhivele din Romnia au fost nfiinate la 1831 n ara Romneasc i respectiv
1832 n Moldova, fiind una din cele mai vechi instituii de cultur din ara noastr. Unirea
principatelor i n special reformele instituionale moderne care iau urmat au permis
organizarea la Bucureti a unei direcii generale cu competene lrgite (1862).
Furirea statului naional unitar romn n anul 1918 a creat Arhivelor Statului
condiii prielnice extinderii atribuiilor sale pe ntreg teritoriul romnesc, ulterior reeaua
de structuri teritoriale a fost organizat n mod unitar dup principiul teritorial
administrativ. Principala misiune a DGAS constnd n strngerea, pstrarea i
valorificarea n scopuri tiinifice i practice a tezaurului documentar al rii.
Din anul 1924 pregtirea personalului de specialitate se va realiza printr-o coal
de arhivari paleografi care n 1948 se transform n institut de arhivistic i care va
funciona pn n 1967.
Prin decretul nr. 472/1971 se constituie Fondul Arhivistic Naional, iar rolul i
competena DGAS crete foarte mult.
Dup 1990 cadrul legislativ arhivistic impune elaborarea unei noi legi adecvat
schimbrilor intervenite n societatea romneasc sens n care n 1996 a fost promulgat
Legea nr. 16, sens n care denumirea instituiei se pune n aport cu cea de fond arhivistic
naional, instituia de reglementare n domeniu primind titulatura de Arhivele Naionale.
Cu toate noutile aduse noul cadru normativ ignor complet o nou realitate i
caracteristic de baz pentru o societate democratic, respectiv proprietatea privat. Pn
n anul 2013, Legea Arhivelor Naionale a fost modificat i completat dar numai prin
adoptarea Legii nr. 138/2013, cadrul normativ este adaptat la noile realiti sociale,
economice i politice.
Documentele de arhiv reprezint mrturii autentice care stau la baza
reconstituirii istoriei, adic a vieii i activitii oamenilor. n prezent nu exist o definiie
a cuvntului arhiv, universal acceptat, recomandarea european pentru accesul la
arhivele publice definete cuvntul arhiv, scris cu liter minuscul, drept ansamblul
documentelor primite sau create de orice persoan juridic sau fizic n exerciiul
activitii sale. Cnd se scrie cu liter majuscul cuvntul arhiv semnific instituia de
reglementare n domeniu.
respectiv
actele
normative
de
nfiinare/reorganizare,
organigrama,
documentele
specifice
compartimentului
respectiv. Aceste
proiecte
se
C. GRUPAREA
DOCUMENTELOR
DOSARE.
CONSTITUIREA
dosarelor sunt folosite, n mod excepional, de ctre unii creatori de arhiv, concomitent
cu criteriul tematic i alte criterii.
Criteriul alfabetic const n gruparea dosarelor dup alfabet i se folosete n
special cnd este vorba despre dosarele de personal.
Criteriul geografic const n gruparea unor documente pe anumite arii geografice,
provenite de la uniti sau persoane fizice, care prin natura activitii lor creeaz astfel de
documente, cum sunt institutele de topometrie, geologie, cartografie etc.
Formarea dosarelor pe corespondeni, presupune gruparea ntr-un dosar a
documentelor care se refer la unul i acelai corespondent. Acest sistem este folosit mai
ales la unitile bancare, a cror activitate este strns legat de o serie de corespondeni,
prin creditele acordate, operaiile de debitare-creditare etc.
Alctuirea dosarului dup criteriul nominal const n gruparea actelor dup
denumirea sau genul lor, ceea ce nseamn c ntr-un dosar se concentreaz documente
numai de un singur gen: procese-verbale, ordine, circulare, rapoarte de activitate, situaii
statistice, extrase de cont, balane de verificare etc. i n acest caz gruparea documentelor
n interiorul dosarului trebuie s respecte ordinea nregistrrii lor, inndu-se seama i de
documentele conexate sau anexe.
Sistemele de clasare a actelor pot fi i altele, n funcie de natura lor, de
provenien, de cerinele utilitii lor. n practic, ns, dosarele se formeaz mai frecvent
prin combinarea acestor sisteme. Sunt compartimente de munc, ca de pild cele de la
organizarea muncii, unde vom gsi alturi de dosare formate de persoane (dosare
personale) i dosare pe probleme, ale cror acte sunt clasate n ordine cronologic sau
dosare care grupeaz actele pe criteriul nominal (state de salarii). Datorit acestui fapt, se
d posibilitatea cunoaterii mai bine a coninutului documentelor grupate n dosare,
identificrii lor atunci cnd necesitile o cer.
O dat cu ordonarea documentelor n cadrul dosarului, se nltur acele, clamele,
agrafele metalice, filele nescrise, dubletele, ciornele, notele i nsemnrile personale care
au servit la redactarea referatelor, actele care nu au legtur cu problemele din dosare, fie
c au fost repartizate greit n cursul anului, fie c au fost consultate i nu au mai ost puse
la locul lor. n acest caz, dubletele i ciornele vor fi propuse pentru selecionare, iar
documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparin,
supunndu-se operaiunilor de clasare aferente acestuia.
Documentele din fiecare dosar se cos sau se leag n coperte de carton n aa fel
nct s se asigure citirea complet a textului, datelor i rezoluiilor. Foile ndoite i
mototolite vor fi ndreptate. ntr-un dosar, de regul, intr o grup de documente. Dar sunt
i cazuri cnd dintr-o grup de documente, prevzute n nomenclator, nu se formeaz,
ntr-un an, dect dou sau cel mult trei documente. n aceast situaie pentru a nu se irosi
materialul de protecie i a se economisi spaiul de depozitare, se pot concentra mai multe
grupe de documente ntr-un dosar, desprite printr-o foaie nescris, avnd n vedere ca
ele s fie similare i s aib aceleai termene de pstrare. n nici un caz nu se vor
ndosaria n acelai dosar documente care au termene de pstrare de 10 ani la un loc cu
cele care se pstreaz 5 ai sau permanent etc.
Documentele cu format mare, cum sunt: desenele tehnice, schiele, materialele
ilustrative etc., nu se cos n dosare ci se pstreaz separat n rulouri, n cutii speciale, sau
simplu ndoite. n dosar, n locul lor, se aeaz o not de trimitere n care se indic locul
unde se pstreaz aceste documente.
Dac n dosare se afl obiecte mici (mostre): fotografii i desene tehnice de
format mic, ele se pun n plic i se cos n dosar mpreun cu celelalte documente.
Documentele deosebit de valoroase, nu se cos n dosare, ci se pun n coperte speciale din
hrtie, apoi se aeaz n mape.
Numerotarea filelor este operaiunea care are drept scop s determine locul
documentului n dosar i s asigure astfel integritatea lui. Ea se face fie mecanic, fie cu
creionul negru, n colul din dreapta sus al filei. n cazul dosarelor compuse din mai multe
volume, se numeroteaz fiecare volum separat, ncepnd cu nr. 1.
Dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250-300 de file; n cazul depirii acestui
numr, se formeaz mai multe volume ale aceluiai dosar. Nu se recomand s se lege
ntr-un dosar documente din mai muli ani, indiferent de numrul filelor din dosar.
La sfritul fiecrui an dosarele, pe anul respectiv, se ncheie i ncepnd cu noul
an se formeaz noi dosare.
Pe coperta dosarului se nscriu: denumirea unitii i a compartimentului creator;
indicativul unitii arhivistice dup nomenclator / anul crerii documentelor; cuprinsul
10
unitii arhivistice; data nceperii (ziua i luna); data ncheierii (ziua i luna); numrul
filelor; numrul volumului (cnd din aceeai problem avem mai multe volume);
termenul de pstrare i numrul din inventar care se va completa odat cu inventarierea
documentelor.
Certificare unitilor arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci) se face pe o
foaie nescris, pus la sfritul dosarului nainte de a fi cusut, sau pe interiorul copertei
din spate n cazul dosarelor -, sau pe prima pagin nescris n cazul registrelor i
condicilor, de ctre personalul de la compartimentul ce le-a creat, prin formula Prezentul
dosar (registru, condic, cartotec) conine file, n cifre i, ntre paranteze, n litere.
La sfritul notei de certificare se trece data, semntura i funcia persoanei care face
aceast operaiune.
Pentru unitile arhivistice secrete, secrete de stat sau nesecrete dar de mare
importan, se alctuiesc opise separate care se aeaz naintea primei file.
nscrierea acestor elemente pe coperta fiecrei uniti arhivistice se impune cu
necesitate deoarece numai cu ajutorul lor se pot identifica unitile arhivistice din cadrul
fondului, se poate asigura integrarea lor operativ la fond, compartiment sau seria unui
compartiment. Aceste elemente stau la baza evidenei administrative i constituie factori
de asigurare a integritii fondului.
Coninutul dosarului i termenul de pstrare sunt elemente corelate care indic
valoarea istoric i tiinific a documentelor. Pentru o cunoatere complet a coninutului
documentelor ce compun dosarul este necesar ca elementele definitorii ale problemelor
trecute pe copert s fie clar i cuprinztor formulate, s nu omit principalele date care
s evidenieze informaiile necesare. Este total neindicat s se copieze pe coperta
unitilor arhivistice i apoi n inventare, denumirile din nomenclator deoarece nu n toate
cazurile grupele de documente din nomenclator reflect n ntregime cuprinsul actelor din
unitile arhivistice. Nomenclatorul nu poate prevedea n detaliu toate problemele ce se
vor crea la compartimente n cursul anului. De aceea este necesar ca atunci cnd se
formuleaz rezumatul pe coperta u.a. s se revad neaprat documentele, n scopul redrii
problemelor principale neprevzute n nomenclator.
11
12
O mare parte din documente care se gsesc astzi n depozitele de arhiv ale unor
creatori au fost ntocmite nainte de aplicarea sau fr aplicarea Nomenclatorului
arhivistic. Astfel multe dosare au fost constituite din documente pur i simplu fr
reflectarea principiilor de baz arhivistice.
De asemenea, datorit unor factori obiectivi sau subiectivi, precum lipsa spaiilor
de depozitare, mutri repetate, condiii necorespunztoare de pstrare, lips personal de
specialitate, o parte din arhive au ajuns astzi fr eviden, unele chiar neordonate, fapt
ce ngreuneaz folosirea lor i mai mult dect att contribuind n mod real la distrugerea,
degradarea, comercializarea ilegal, n concluzie la distrugerea acestora fr posibilitate
de recuperare..
n astfel de situaii documentele identificate n diverse spaii i neconstituite
conform Nomenclatorului arhivistic se prelucreaz arhivistic pe baza unui plan metodic,
ntocmit la nivelul deintorului de documente, persoanei juridice care le-a preluat s-au
gsit.
Planul metodic de lucru reprezint un documentar ntocmit n urma analizrii
documentelor, respectiv stabilirea unor date succinte referitoare la nfiinare, anii extremi,
sfera de activitate, evoluia denumirilor creatorului, date referitoare la cantitatea
documentelor, determinarea apartenenei la un fond arhivistic etc. Pe baza acestui
document care va cuprinde n mod obligatoriu precizarea resurselor umane i materiale
care vor fi utilizate, stabilirea succesiv a operaiunilor arhivistice se vor derula
activitile de prelucrare arhivistic.
Ca o prim activitate se va proceda la ordonarea cronologic a dosarelor n
situaia n care documentele sunt grupate n uniti arhivistice. n aceast situaie se va
proceda la verificarea modului de constituire, numerotarea, certificarea, precum i a
verificrii coninutului documentelor cu nscrisurile de pe copert. n situaia n care
acestea nu exist se va proceda la completarea lor.
n situaia n care documentele sunt sub form de foi volante se va proceda la
ordonarea lor n uniti arhivistice, n ordine cronologic i pe probleme.
Pe parcursul ordonrii documentelor fr eviden se separ documentele de
acelai fel, fr valoare, respectiv boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici de prezen,
13
14
15
16
17
18
coperta unitii arhivistice nu este trecut nici un numr vechi, aceast rubric nu se
completeaz.
- cuprinsul pe scurt al unitilor arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci
etc.) reprezint elementul cel mai important al inventarului. Firete, el va fi cel de pe fie
i const n redarea principalelor probleme i date desprinse din documentele unitilor
arhivistice, fie c ne referim la genul actelor (proiecte, memorii, instruciuni, circulare,
rapoarte, ordine, studii, bilanuri etc.), fie c ne referim la problema sau problemele
tratate n unitatea arhivistic.
n cazul cnd destinatarii formeaz grupuri omogene de coresponden, sau atunci
cnd corespondenii sunt diferii dar problema este una singur, acetia se enun n
rezumat sub o form generic. De exemplu, Coresponden cu notariatele privind
legalizarea copiilor de pe acte; Coresponden cu diferite instituii privind
recensmntul populaiei din anul 1948.
Cnd dosarul cuprinde coresponden cu civa destinatari, n rezumat se trec
numai corespondenii cei mai importani, ceilali fiind enunai sub form generic. De
exemplu Coresponden cu Ministerul nvmntului i instituiile de nvmnt
superior cu privire la organizare practicii n producie a studenilor.
n rezumat, coninutul actelor ce formeaz unitatea arhivistic trebuie s fie
formulat pe scurt i n mod concis. De exemplu, Aprovizionarea cu alimente a
Regimentului 30 Muscel n timpul operaiunilor militare din 1917. Vor trebui studiate cu
mare atenie dosarele care cuprind mai multe probleme, de valoare i termene de pstrare
diferite. Pe coperta acestora i n inventar vom reda cteva din problemele mai
importante, care au termenul de pstrare cel mai ndelungat sau permanent.
n cazul cnd avem de inventariat dosare personale, rezumatul acestora ncepe cu
cuvntul dosar, De exemplu, Dosarul personal al lui I. Popescu, lctu-mecanic la
Uzinele, iar cnd dosarele sunt compuse din anumite genuri de documente care indic
i coninutul problemei, rezumatul ncepe cu genul documentului. Exemplu, Regulament
pentru aplicarea legii minelorsau Planuri de aprovizionare anual ale serviciului tehnic
al Prefecturii judeului Ilfov.
19
20
21
22
23
Arhivele de nregistrare sunt formate din: arhive geodezice i geofizice (de ex.
documentele
cartografice,
geologice,
seismologice
etc.),
audio-video
(de
ex.
24
25
SELECIONAREA DOCUMENTELOR
DEFINIREA CONCEPTULUI DE SELECIONARE.
CADRUL JURIDIC AL SELECIONRII
Selecionarea documentelor este operaiunea arhivistic cea mai dificil, ntruct
ntotdeauna scrile de valoare, pe baza crora se face aprecierea documentelor, sunt
variabile n timp.
Selecionarea este operaiunea arhivistic de stabilire a valorii documentar-istorice
sau practice a unitilor arhivistice dintr-un fond sau colecie, n vederea pstrrii
permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional i eliminarea celor lipsite
de importan.
Prin urmare, aa cum rezult i din definirea conceptului, prin selecionare se
urmrete, n primul rnd, stabilirea documentelor cu valoare documentar-istoric i
pstrarea lor n vederea depunerii la Arhivele Naionale, la termenele stabilite de
legislaia arhivistic. n al doilea rnd, prin selecionare se urmrete eliminarea din
arhiv i introducerea n circuitul economic a acelor documente care, prin trecerea unui
numr de ani, nu mai prezint importan, pentru unitatea respectiv, din nici un punct de
vedere, elibernd astfel spaii de depozitare pentru pstrarea documentelor n curs de
elaborare.
Selecionarea este, aadar, una din operaiunile de baz ale activitii arhivistice,
piatra de ncercare a competenei lucrtorului din arhive.
Problema selecionrii arhivelor este n strns legtur cu buna lor organizare, cu
pregtirea personalului i cu respectul pe care acesta l datoreaz cuvntului scris, menit a
deveni documente istoric.
Prin operaiunea de selecionare se hotrte soarta documentelor: pstrarea sau
eliminarea lor definitiv, angajnd astfel, n cel mai nalt grad, responsabilitatea unitilor
creatoare i deintoare de documente ca i a Arhivelor Naionale respective, ca instituie
investit prin lege s coordoneze aceast activitate.
Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996 i Instruciunile privind activitatea de
arhiv la creatorii i deintorii de documente creeaz cadrul juridic legal de desfurare a
activitilor arhivistice, inclusiv a delicatei probleme a selecionrii documentelor.
26
27
28
Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau orice
alte materiale, se inventariaz, n ordinea drii lor n folosin, ntr-un registru, dup
modelul prevzut n anexa nr. 7 din instruciuni.
- Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile
de selecionare, pe baz de proces-verbal nsoit de inventar, cu confirmarea Arhivelor
Naionale, ca i pentru celelalte documente.
Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de
suportul acestora, ntruct la stabilirea valorii se au n vedere i alte elemente: nsemnele
i nscrisul din cmpul sigilar, valoarea artistic, frecvena .a.
Dac ordonarea i inventarierea pot fi mbuntite, perfecionate i, eventual,
chiar refcute, selecionarea cel puin n ceea ce privete documentele eliminate are
caracter ireversibil.
Avnd n vedere tocmai acest fapt, legislaia arhivistic actual a adus modificri
conceptuale n legtur cu selecionarea documentelor. Astfel, obligaia unitilor de a
prezenta n dosarul selecionrii inventarul sau inventarele documentelor permanente din
perioada pentru care se solicit confirmarea lucrrii de la compartimentele n cauz, ofer
arhivistului care verific lucrarea, posibilitatea s cunoasc criteriile care au stat la baza
aprecierii valorii documentelor.
n stabilirea importanei documentelor i a efecturii activitii de selecionare se
vor avea n vedere urmtoarele criterii:
- valoarea istoric, cuprinznd informaii privind istoria social, economic,
politic, cultural religioas;
- vechimea documentelor, caracteristici de form, suport, ornamentaii, valoare
artistic. Documentele create pn n anul 1920 nu se selecioneaz dect n cazuri cu
totul excepionale;
- frecvena n cadrul fondului arhivistic naional;
- rolul, locul i atribuiile creatorului documentelor n sistemul instituional
romnesc;
- cantitatea documentelor unui fond arhivistic, valoarea practic, starea de
conservare.
29
30
31
32
33
34
pe solicitant i care de fapt reprezint esenialul pentru petiionar, baza legal potrivit
creia a avut urmare aciunea i s-a ncheiat documentul respectiv.
Dup cum rezult din nsi denumirea acestui act, n el, spre deosebire de copie,
se red numai partea din document care se refer la fapta sau situaia persoanei n cauz,
de pild, schimbarea numelui, decorarea, avansarea n serviciu, acordarea de grade,
graiere etc. Prile din document care nu se redau se nlocuiesc nainte i dup extras cu
puncte de suspensie, pe unul sau cel mult dou rnduri.
Copiile i extrasele se certific, sau dup caz, se legalizeaz de unitatea care le
elibereaz, cuprinznd: denumirea unitii care le-a eliberat, documentul dup care s-a
ntocmit, numrul i data nregistrrii cererii, semntura conductorului unitii, nsoite
de tampil.
n textul certificatului, copiei sau extrasului nu sunt admise tersturi sau
completri printre rnduri.
Certificatele, copiile i extrasele se elibereaz personal solicitantului ori
mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot, nsoite de o adres n care se vor
trece perioadele pentru care lipsesc documentele sau n care nu se gsete nscris numele
solicitantului. Rspunsul se d n maximum 30 de zile.
Toate documentele care privesc drepturile de vechime n munc ca i cele
patrimoniale rmn n pstrarea creatorului i dup expirarea termenului de 30 de ani,
tocmai pentru a se veni n ntmpinarea solicitanilor.
Diplomele, certificatele de studii, actele de stare civil sau alte acte originale
personale aflate n dosar se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o
copie certificat de responsabilul arhivei.
Cererile petenilor din strintate pentru obinerea de certificate, copii sau extrase,
trimise direct sau prin intermediul instituiilor din ara noastr, se rezolv de ctre
deintorii documentelor.
Evidena cererilor se ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n
parte. Fia va cuprinde: numele i prenumele solicitantului, numrul i data de
nregistrare a cererii. Fiele se ordoneaz alfabetic. n cazul n care dotarea permite, s se
creeze un subsistem arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor
eliberate.
35
36
valorificarea resurselor hidroenergetice etc. Important este ca ele s fie depistate, iar cei
interesai s primeasc informaiile respective.
e) Expoziii documentare
Alt form de folosire, la care se apeleaz mai rar de ctre creatorii i deintorii
de arhive, o constituie organizarea de expoziii documentare, n special, cu prilejul
aniversrii unor evenimente deosebite din viaa unitilor.
Pentru organizarea unor asemenea expoziii, dup stabilirea temei, se va efectua
documentarea, depistarea i selecionarea documentelor, dup care se va ntocmi
inventarul expoziiei. Pe baza inventarului vor trebui fcute reproducerile dup
documentele originale, sub form de facsimile, mulaje, xerocopii color, fotocopii etc.
Sugerm ca asemenea expoziii s fie organizate consultnd i Arhivele Naionale sau
direciile judeene ale Arhivelor Naionale deoarece este bine s fie avute n vedere i
prerile autorizate ale specialitilor acestei instituii.
Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv, pentru cercetare (n scopul
folosirii sub multiple forme n.n.) se consemneaz ntr-un registru de depozit ntocmit,
conform anexei nr. 2 al acestui capitol. n locul dosarului scos pentru cercetare se va
introduce n raft o fi de control, ntocmit conform anexei nr. 3; fia se va anula la
rearhivarea dosarului.
Formele de folosire a documentelor de la creatori i deintori sunt infinit mai
multe. Important este ca folosirea lor s se fac cu respectarea legislaiei n vigoare.
Lista termenelor dup care pot fi date n cercetare documentele privind interesele
naionale, drepturile i libertile cetenilor este prevzut n anexa nr. 1, a Legii nr.
16/1996, republicat.
F. DEPUNEREA DOCUMENTELOR PERMANENTE LA ARHIVELE
NAIONALE
37
Nevoia de a avea o baz documentar pentru a dovedi, atunci cnd este cazul,
posesiunea asupra unor bunuri sau privilegii, a determinat pe deintorii de documente,
indiferent c erau destinatari sau emiteni (cancelarii domneti i voievodale, trguri i
orae, bresle, dregtori, persoane particulare etc.), s le adune i s le pstreze cu grij,
organizndu-i, fiecare, propriile arhive.
Cu timpul, pe msura creterii numrului actelor att la vechile instituii ct i la
persoane particulare, s-a simit nevoia crerii unor condiii mai bune i mai sigure de
pstrare a acestora. Astfel, cele mai bune i mai sigure locuri de pstrare a actelor au fost
considerate mitropoliile din Bucureti i Iai, unde s-au nfiinat depozite centrale de
arhiv, care pstrau pe lng arhivele proprii i documente ce priveau interesele generale
ale Principatelor. Restul actelor au rmas, n continuare, la creatori, ct timp aveau nevoie
de ele, sau chiar acas, la marii dregtori.
n Transilvania, locurile de adeverire sau de ncredere, cum au fost conventul de
la Cluj-Mntur i capitlurile de la Alba Iulia i Oradea asigurau pstrarea, mai cu seam
a documentelor personale ale nobililor i breslelor.
nfiinarea instituiei Arhivelor Statului, n anul 1831 la Bucureti i n anul 1832
la Iai, s-a fcut n primul rnd pentru strngerea i pstrarea dup reguli i principii bine
stabilite a marii cantiti de documente provenite, n primul rnd, de la instituiile
desfiinate.
nc la 31 martie 1831 s-au dat dispoziii pentru pregtirea, n termen de o lun, a
dosarelor rmase de la instituiile desfiinate, n vederea depunerii lor la instituia ce urma
s ia fiin Arhiva Statului.
Pentru ca materialul depus s fie gsit cu uurin, n caz de necesitate, subt
arhivarul era dator ca pentru fiecare desprire s in cte dou registre, unul n care s
treac numrul dosarelor primite, cu indicarea depuntorului i a datei depunerii, iar n al
doilea s se indice n rubricile respective numele dregtoriei, a cta depunere este,
numrul opiselor, cte dosare s-au depus pe fiecare an, de la ce numr pn la ce numr
etc.
Se prevedea, de asemenea, ca n cazul cnd s-ar constata unele nereguli sau
greeli la ntocmirea dosarelor, Arhivarul Statului trebuia s cear departamentelor s
trimit amploiai (funcionari n.n.) mputernicii s ndrepte greelile.
38
39
tiinific, care fac parte din Fondul Arhivistic Naional, ntr-un subcapitol intitulat
Depunerea documentelor la Arhivele Naionale (art. 13-19).
Prin urmare, Legea 16/1996 prevede obligaia tuturor creatorilor i deintorilor
de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional, persoane juridice, de a le
depune pentru pstrare permanent la Arhivele Naionale sau, dup caz, la direciile
judeene ale Arhivelor Naionale la termenele precizate n articolul 13 al legii.
Diferenierea aceasta de termene pentru depunerea documentelor permanente la
Arhivele Naionale sau direciile lor judeene s-a fcut avnd n vedere natura
documentelor i gradul lor de utilitate la creator.
Legiuitorul a prevzut ca pentru documentele care nc mai sunt necesare unitii
ce le-a creat, pe baza aprobrii conducerii Arhivelor Naionale sau, dup caz, direciilor
judeene ale Arhivelor Naionale, termenul de depunere s poat fi prelungit. Aceast
prelungire se face i n situaia n care Arhivele Naionale sau direciile lor judeene nu
dispun de spaiul necesar prelurii. n ambele cazuri, unitile n cauz sunt obligate s
depun la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz,
cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le dein, la expirarea
termenelor de depunere a acestora.
Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente
din 1996, prevd ca una din principalele atribuii ale personalului compartimentului de
arhiv i pe aceea de a pregti documentele (cu valoare istoric) i inventarele acestora,
n vederea predrii la Arhivele Naionale, conform prevederilor Legii Arhivelor
Naionale.
n subcapitolul intitulat Depunerea documentelor la Arhivele Naionale se
efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. Totodat, se face i
verificarea modului de constituire a unitilor arhivistice predate. mpreun cu
documentele se preiau i inventarele acestora, n trei exemplare. Predarea-preluarea se
consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n dou exemplare, conform modelului
prevzut n anexa nr. 6 din Instruciunile de aplicare a legii (sau anexei nr. 1 la prezentul
capitol).
Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau
deintoare, numrul procesului-verbal fiind trecut n registrul de eviden curent, n
40
41
42
43
44
45