Sunteți pe pagina 1din 26

Argumentarea lucrării

Organizarea de evenimente: reuniuni, congrese, conferințe, simpozioane,


seminarii, colocvii, etc., joacă un rol important în activitatea din hoteluri și
restaurante.
La aceste acțiuni participă oameni de afaceri, personalități ale vieții politice
și sociale, de cultură, sportivi, artiști, etc. cu motivațiile și opțiunile fiecăruia, în
funcție de locul pe care îl ocupă în societate.
Hotelul reprezintă locul ideal pentru acest gen de eveniment, oferind grație
structurilor sale tradiționale, condiții optime care să completeze fericit activitățile
de grup.
Un studiu de piață realizat de o importantă firmă germană de consultanță în
acest domeniu, relevă că printre criteriile de selecție dintre oferte hoteliere
similare, pe primele locuri se situează:
 acces ușor la locația respectivă;
 capacitatea de organizare perfectă aderulării evenimentului;
 reputația locației.
Statistic, condițiile necesare pentru a putea concura cu succes pe această
piață, sunt ierarhizate în felul următor:
Condiții generale
 organizare perfectă;
 echipament modern pentru derulare de conferințe, seminarii;
 servicii perfecte;
 ofertă gastronomică adecvată;
 calitate superioară a ofertei;
 existența unor spații pentru expoziții .

Amplasament
 acces ușor din punct de vedere rutier;
 ambianță naturală atractivă;
 zonă geografică centrală;
 obiective turistice atractive;
 oraș turistic renumit.

Modul prin care locația a fost selectată


 recomandare;
 ghid turistic;
 agenție de turism;
 presă de specialitate.

CAPITOLUL I SERVICII DE RESTAURAȚIE PENTRU


EVENIMENTE
Prin serviciile de restaurație pentru evenimente se înțelege servirea de
preparate culinare și băuturi la o anumită oră și într-o anumită locație la un număr
precizat de participanți, în conformitate cu un anumit meniu stabilit și la un pret
convenit.
Această formă de servicii de restaurație este numită în mod curent
banqueting, dar autorii de tratate de specialitate consideră ca, intrucât nu toate
evenimentele pot fi numite banchete, termenul de function catering este potrivit,
fiind mai cuprinzător.
Optăm în continuare pentru expresia ”servicii de restaurație pentru
evenimente”, întrucat termenul de catering este utilizat în sens mai restrans la noi.

1.1. Tipuri de servicii de restaurație pentru evenimente


Servicii de restaurație pentru evenimente sunt oferite la evenimente sociale,
precum nunți, dineuri cu dans, la evenimente de afaceri sau la evenimente
implicând ambele componente, sociale și de afaceri, precum standuri cu preparate
și băuturi și târguri și expoziții în aer liber.
Evenimentele presupun o mare varietate de activitați de restaurație: începând
cu organizarea unui bar cu holul unui hotel pentru delegații veniți la o conferință
pană la mari banchete cu 6-8 servicii pentru mai mult de 1000 de invitați. Acestea
pot fi informale, ca de exemplu: sărbătorirea zilei de naștere, ieșirea la pensie sau
evenimente cu un protocol foarte riguros, numite în continuare acțiuni de protocol.
În cadrul organizării unor evenimente ample, sau independent de acestea,
departamentul de restaurație este implicat în organizarea următoarelor tipuri de
acțiuni de protocol:
Lunch cuvant de origine celtică care în Marea Britanie și SUA semnifică o
masă usoară, luată la ora prânzului.
Dejun în Franța, dejunul constă în servirea invitaților incepând cu
preparatele expuse pe un bufet. Se disting două forme: asezat și în piciore.
Pentru cel stând la masă , organizat pentru evenimente de lungă durată
serviciul se face la mese, iar bufetul comportă în caz o varietate de preparate de
bucătărie.
Cel în picioare se adaptează mai bine la un stil de gustare rapidă pentru un
număr mare de persoane. Serviciul se derulează, în principal, de la bufet unde sunt
expuse platouri cu preparate, reci și calde, sărate și dulci, deja porționate.
Dejunul oficial sau de afaceri, dineul de gală, se organizează cu prilejul
unor vizite la nivel înalt, în prezența unor personalități marcante din viața socială,
oameni de afaceri, artă,etc. Participă un număr mai mic sau mai mare de invitați, în
funcție de interesele organizatorilor, de posibilitățile concrete ale unității.
Dejunul se desfășoară în cadrul 12:00-15:00, iar dineul în intervalul 18:30-
21:30, durata fiind în medie de două ore.
Ținuta ospătarilor, calitatea preparatelor și a serviciilor trebuie să fie la nivel
maxim a exigenței, erorile fiind inacmisibile.
Banchetul este o masă reunind un număr mare de invitați, cărora li se
servește același meniu.
Se organizează cu ocazia unei sărbători, ceremonii, solemnități și reunește
persoane cu idei comune: politice, artistice, literare sau gastronomice.
Banchetele de altă dată erau remarcabile prin numărul mare al invitaților și
prin fastul preparatelor servite. Preparatele înscrise în meniu nu erau servite la toți
invitații, în timp ce unii mâncau somon, altii mâncau cod, etc.
La marile banchete moderne, chear și la cele cu un număr mare de invitați,
țoti consumă în cadru unui serviciu corect aceleași preparate. De obicei, un mare
banchet, abstracție făcând de timpul consacrat discursurile, durează, în aceea ce
privește servirea preparatelor, circa 2 ore. Ar fi foarte greu înte-un timp așa de scurt
să se servească multitudinea de preparate de altădată.
Cocktail-party reuniune a invitaților în cursul căreia se servesc băuturi
aperitive, sortimente de canapele și diverse gustări. Invitați consumă stând în
picioare.
Cocteilul se organizează cu ocazia prezenței unor delegații străine.
Inaugurarea unor firme sau a unor obiective economice, sociale, culturale, sportive,
în cinstea participanților la diferite congrese ștințifice, manifestări culturale,
economice, etc. Acțiunea se organizează la cererea beneficiarilor la dejun sau la
cină. În funcție de numărul participanților și dorința organizatorilor, cocteilul
durează o oră sau chiar mai mult.
Invitații stau în picioare și se servesc singuri cu băuturi de la barurile
organizate și cu preparate de la masa bufet.
La o asemenea acțiune, având în vedere scopul său, nu trebuie să se abuzeze
în oferta de preparate și, în special, de băuturi alcoolice.
Recepție desemnează o manifestare cu caracter festiv și de înalt nivel, în
cursul căreia se servesc preparate și băuturi de o calitate deosebită.
Se organizează în aceleași împrejurări ca și cocteilul, dar și la unele acțiuni
mult mai importante: ziua națională, în cinstea unor delegații străine la nivel înalt.
De asemenea, numărul invitațiilor este mai mare, gama sortimentală mult mai
bogata și variată, poate dura mai mult, în funcție de dorințele organizatorilor.
La fel ca la cocteil, invitații se servesc singuri de la barurile amenajate în
salon și de la masa bufet.La recepție se pot organiza mese cu plasament , dar
invitații rămân tot în picioare.
Cupa de șampanie se organizează cu ocazia unor acorduri protocolare,
economice, conferințe de presă, aniversarea unor instituții sau firme, premierea
sportivilor, etc. Se oferă șampanie și, eventual, pișcoturi. Acțiunea în sine este
relativ simplă: ospătarii poartă tăvile cu flutele sau cupele de șampanie și pișcoturi
așezate pe farfurii de desert. Ținuta ospătarilor este aceeași ca la cocteil. După
servire ospătarii se retrag și revin pentru a debarasa.
CAPITOLUL II ORGANIZAREA SERVICIILOR PENTRU
EVENIMENTE

La hotelurile de categorie superioară, de organizarea activității la mesele


oficiale se ocupă un serviciu special: compartimentul Banchete(Banqueting).
La celelalte unități, unele ponderea acestor acțiuni este mai mică, există un
lucerător desemnat cu o sarcină respectivă.
2.1. Planificarea evenimentelor
Se prezintă solicitantului oferta de acțiuni pe care unitatea le poate organiza.
Se ia legătura cu beneficiarul pentru a fixa o serie de elemente: tipul acțiunii,
data, ora, numărul participanților, barem, alte clauze.
Se verifică în registru de rezervări sau calculator dacă salonul solicitat este
liber la data respectivă.
Pentru planificarea rezervărilor, responsabilul de vânzări va ține zilnic un
planning previzional de ocupare a saloanelor, astfel încât să se cunoască în fiecare
moment disponibilitățile.

De asemenea se va stabili un planning de ocupare săptămânală a saloanelor


care recapitulează evenimentele pentru săptămâna următoare.
Checklist pentru derularea discuției cu clientul:
 adresa firmei, numărul de telefon, numele persoanei de contact pentru
stabilirea unor detalii;
 data întânlirii;
 data la care se dorește organizarea evenimentului;
 număr participanți;
 număr camere de rezervare;
 spațiile necesare;
 dotare/ echipament tehnic necesar;
 taxa pentru echipament tehnic;
 taxa/ chiria spații;
 derularea evenimentului, servicii suplimentare;
 restaurația:
 prânz, cină, meniu, bufet
 stabilirea exactă a serviciilor dorite
 gustare, supă, fel principal la alegere, desert
 pauză de cafea , pauza existentă
 băuturi în timpul derulării evenimentului și la masă
 alte băuturi incluse în preț sau contra cost
 modalitatea de plată;
 servicii complementare;
 prețuri: preț forfetat cu toate serviciile incluse, servicii speciale si taxe
suplimentare cerute;
 modalitatea de plată și termenele de plată;
 codul fiscal;
 termene de renunțare/ stornare și condițiile impuse.
2.2. Oferta de meniuri pentru mese festive și oficiale
Pentru reușita deplină a unei acțiuni de protocol este foarte important
sortimentul de preparate și băuturi.
Oferta se face din aceeași gamă de preparate și băuturi ca cea prezentată pe
listele din restaurant, realizând variante de meniu pentru acțiuni cu plasament la
masă, tip coctail, bufete, pauze de cafea, variante pentru mic dejun continental sau
american.
Este bine de înțeles că oferta va fi diferită cantitativ și în structură de la o
unitate la alta, mai redusă la cele de 1 și 2 stele, crescând spectaculos la cele de
3,4,5 stele.

2.2.1. Oferta pentru coctail și recepție

Gama sortimentală specifică poate fi prezentată sub mai multe forme, ca


formule de preț sau lista propriu-zisă, unde fiecare listă are prețul său unitar.
Trebuie respectate câteva reguli obligatorii:
 produsele sărate trebuie să domine în totalul sortimentelor;
 se calculează de regulă, 3 piese sărate la 1 dulce;
 în cazul pieselor sărate, terbuie prevăzute gustări pentru a fi consumate
calde;
 dacă după coctail urmează o masă, se prevăd doar 2-3 piese sărate de
persoană;
 pentru un coctail bogat, cu o durată de 2-3 ore, se calculează in jur de 12-16
piese de persoană.
Pentru preparate proporțiile pot fi calculate astfel:

Pentru băuturi, cantitățile pot fi calculate astfel:


Prezentăm în continuare, exemple de ofertă de preparate, pentru bufet precum și
ofete de pauză de cafea.
MENIURI PENTRU RECEPȚIE
MENIURI PENTU BUFET
Formule de băuturi pentru o recepție de 2 ore/ 100 persoane
Formule de băuturi pentru masă:
CAPITOLUL III PREGĂTIREA SERVICIILOR
3.1. Aranjarea saloanelor de primire
Cele folosite pentru diverse reuniuni pot, în același timp, să fie folosite și
pentru banchete, recepții, coctailuri, care în mod logic, vor fi reamenajate.
Holul de primire trebuie să fie distinct de cel al hotelului, având firește,
intrarea separată direct din exteriorul, căi de acces.
Dimensiunea acestuia va fi suficient de mare pentru a facilita accesul in
diferite saloane; se pot aranja zone de așteptare și, firește, se oferă răcoritoarele și
cafeaua în pauzele seminariilor sau aperitivul înaintea meselor de banchet.
Dimensiuni de ocupare a suprafețelor
Se consideră suficient pentru o persoană:
 1,20-1,50mp pentru un loc de masă, stând pe scaun;
 0,70mp pentru cocteluri sau dejunuri in picioare;
 1,80mp pentru dejunuri stând la masă.
Pentru un confort obișnuit, distanța cot la cot între două persoane așezate la
masă trebuie să fie de maximum 0,60m.
Lungimea necesară a bufetelor pentru cocteiluri și dejunuri se stabilește în
funcție de numărul invitațiilor, dar depinde și de lățimea blatului, astfel:
 8m pentru bufet de 120 persoane
 12m pentru bufet de 250 persoane
 24m pentru bufet de 500 persoane
Dimensiunile prezentate sunt calculate pentru saloane cu o suprafață în jur
de 150mp. Acestea variază în funcție de mobilierul utilizat.

3.2. Organizarea bufetului


Cu ocazia unor evenimente care au loc în restaurant, se organizează”masa
bufet”. Se realizează fie din mai multe mese din restaurant unite între ele, fie din
suporturi speciale pe care se pun blaturi modulabile cu care se obține forma și
mărimea dorită.
Bufetul prezintă avantajul expunerii preparatelor astfel încât clienții să poată
alege mai ușor ceea ce doresc. De asemenea, reprezintă un mijloc de promovare și
creează animație în restaurant. Ca și toate sectoarele de activitate cu vocație
comercială, produsele expuse sau văzute de clienți sunt cerute frecvent de aceștia.
Ocaziile în care se aranjaeză ”masa bufet”:
 mic dejun
 brunch
 cocteil
 gustări și deserturi
 dejun și cină
 serbare câmpenească/ țărănească
 garden-party
Bufetul pentru mic dejun este de origine anglo-saxonă.
Intervalul orar pentru această masă este, de regulă, 6:00-10:00. Gama
sortimentală este bogată și variată. Serviciul este asigurat la bufet și la masă.
Brunch este termenul american rezultat din contracția ”breakfast” și
”lunch”. Este masa care unește micul dejun și dejunul, din week-end și zile de
sărbători, care se adresează, în principal, clienților de la hotelurile internaționale.
Aceștia își pot invita prietenii din oraș, inclusiv cu copii mici.
Intervalul orar este de 11:00-15:00, iar serviciul se asigură la bufet și la
masă. Oferta include produsele specifice micului dejun, dar și preparate de bază,
inclusiv băuturi alcoolice.
Cocteilul se organizează înainte de dejun și după amiaza, în jurul orei 18:00.
Precede masa, dejunul sau cina, dar nu o înlocuiește. Invitații stau în picioare.
Bufetul de gustări și deserturi se organizează în restaurantele de hotel de
mică și medie categorie,cu/fără vocație gastronomică.
Prezintă următoarele avantaje:
 mai bună gestionare a personalului;
 serviciu rapid;
 rentabilitate bună;
 animație asigurată.
Ca modele de servire pot fi:
 clienții se ridică de la masă și se servesc singuri; ajutați și ghidați de
personalul de servire;
 comenzile clienților sunt preparate la bufet, în fața acestora.
Bufetul de dejun sau cină este bogat in tartine, canapele, completat cu
platouri cu preparate reci sau calde. Înlocuiește dejunul sau cina tradițională.
Dacă este vorba de o căsătorie, o sărbătoare sau o ceremonie, se organizează
ambianța și comunicarea. Serviciul se asigură în piciare și stând jos.
Bufet câmpenesc/ țărănesc este organizat în cadru natural, în afara clădirii.
Produsele sunt „specifice„ aranjarea fiind simplă, fără artificii. Butoiașele cu
vin sunt puse pe bufet și de aici invitații se servesc singuri.
Se consumă stând în picioare, ceea ce exclude preparatele care trebuie tăiate.
Invitații se servesc de la bufet ajutați și ghidați de personalul de servire.
Bufetul la o petrecere în grădină(garden-pary) se organizează:
 fie direct pe o peluză,
 fie într-un cort cu podea sau fără podea,
 fie pe o terasă de mărime potrivită.
Decorațiunile spectaculoase ridică standardul evenimentului și se realizează
pe suporți de polistiren, decoruri cu legume, plante și aranjamente forale.
Modul de aranjare permite unui număr important de invitați să se servească
cu preparatele prezentate, fără să aștepte.
Se recomandă ca montarea să se facă în ultimul moment pentru a evita
expunerea prelungită la soare,precum si alte lucruri dăunătoare.
Sortimentul este similar cu cel al unui cocteil, dar poate fi inclus și un grătar
sau o frigare, precum la petrecerile specific americane, la care se pregătește carne
de vacă la grătar sau chiar un berbec sau un vițel la proțap.
Mise-en-place-ul bufetelor
Pentru acțiunile menționate la care se organizează bufetul este necesar să se
determine mărimea acestuia,suprafața desfășurată pe sol și nevoile de personal.
Lungimea unui bufet se determină, în principal, în funcție de numărul
participanților.Astfel, se consideră că până la 20 persoane, 3 metri liniari de bufet
sunt suficienți. Peste această cifră se adaugă câte un metru liniar la 10 persoane.
Dar pentru reușita acțiunii sunt necesare o serie de elemente:
 dimensiunile mesei,
 tipul bufetului, prestația propusă,
 nivelul participanților.
Calculul suprafeței totale la sol necesită pentru realizarea unui bufet, se
descompune astfel:
A.Bufet în picioare
Exemplu: 50 invitați,confort mare
a).Suprafața solului pentru bufet se calculează astfel:
 lungimea bufetului: 6m
 lățimea bufetului: 1,10m2
 suprafața: 6mx1,10m
 suprafața: 6 m x 1,10m= 6,60m2
b).Suprafața solului rezervată serviciului în spatele bufetului:
 lungimea bufetului: 6m
 lățimea rezervată personalului: 1m
 suprafața: 6mx1m=6m2
c).Suprafața solului rezervată clienților,confort mare.Suprafețele pentru
clienți la bufete în picioare,în funcție de confort:

Număr total de clienți x suprafață/client:


50x1,10=55m2
d) Suprafața totală a sălii:
suprafața bufetului+suprafața de servire+suprafața clienți=
6,60m2+6m2+55m2=67,60m2
B. Bufet stând jos
Exemplu:50 invitați, confort mare
a) Suprafața pe sol pentru bufet
6mx1,10=6,60m2
b) Suprafața solului rezervată serviciului în spatele bufetului:
6mx1m=6m2
c) Suprafața pe sol rezervată ciențiilor în fața bufetului mărit cu spațiu de
degajare:
6mx2m=12m2
d) Suprafața de ocupație pe sol pentru client de confort mare
1,5x15
50 x (1,5+..........................)=50 x(1,5 x 0,225)=86,25m2
e) Suprafața totală a sălii
6,60m2 +6m2+12m2+86,25m2=110,85m2
Nevoile de personal de servire se calculează ținând cont de următoarele
elemente:
 lungimea bufetului sau a bufetelor;
 tipuri de bufete;
 servirea tartinelor și a băuturilor pe tăvi, printre invitați.
Amplasarea bufetului
Bufetul poate fi plasat fie în saloanele restaurantului, fie în aer liber. El
trebuie astfel amplasat încât să fie vizibil și foarte acesibil pentru toți invitații,
luând în calcul și necesitățile de servire ale personalului.
Bufetul se plasează fie pe una din laturile salonului, caz în care invitați au
acces doar la latura mare dinspre interior și capetele acestuia, fie în mijlocul sălii,
invitații având acces pe toate laturile.
Scheletul propri-zis poate fi realizat în mai multe forme.
Blatul poate rămâne la același nivel, fără a adăuga nimic în plus. Se pot
dispune pe blat, în centru sau astfel plasate, module supraînalțate care asigură
posibilitatea aranjării platourilor și a tăvilor, în special pentru desert.
În ambele cazuri trebuie avut grijă să se asigure accesul usor al invitațiilor la
toate preparatele montate pe bufet.
Blatul mesei este acoperit cu un molton, care trebuie să fie bine fixat și
întins.
Masa-bufet se îmbracă până la pardoseală pe toate laturile, prespectiv pe
circumferință.
Bufet ”circular cu centrul gol”: se folosesc mese de colț adăugate la mese
dreptunghiulare. Dimensiunile convenabile pentru acest tip de bufet sunt
aproximativ 6x6m. Golul din centru permite instalarea unei mese rotunde pe care
se face o decorațiune florală sau o piesă mare.
Bufet ”cap de berbec”: această aranjare, plasată în centru unei săli mari,
este întotdeauna indicată la manifestări importante.
Ansamblul meselor se realizează astfel: 8 mese curbate, 2 sferturi de lună de
0,75 m, 2 mese dreptunghiulare de 1,20 x 0,75 m, o jumătate lună de 0,75 m.
Mesele plasate în spațiul gol din bufet permit expunerea pieselor decorative.
Aranjarea fețelor de masă mari se face de către doi lucrători pentru a le
centra bine. Trebuie să ajungă până la pardoseală pe toate laturile.
Sunt situații când se fixează juponul cu ace pe toate laturile mesei care să
ajungă până la pardoseală. În acest caz se pun capace.
Decorațiunea florală joacă un rol important la aranjarea bufetului. Se
realizează de cei desemnați din brigada de servire, care trebuie să dea dovadă de
multă imaginație și simț artistic. Sunt multe elemente care se iau în calcul:
categoria unității, tipul și importanța acțiunii, rangul invitaților, sezonul, dacă este
organizată în interior sau afară, etc.
Schema de aranjare a platourilor este făcută de șeful de sală responsabil,
care este adusă la cunoștiință brigăzii de servire.
În funcție de mărimea bufetului și de numărul de invitați, se intercalează
platourile cu gustări reci, salatierele mari cu legume, coșuri cu sortimente variate
de pâine, gustări montate la cupe, salate, etc. La toate acestea se pun tacâmuri de
serviciu pentru a facilita serviciul.
De asemenea, se pun tacâmuri nu prea mari cu farfurii de desert, tacâmurile
corespunzătoare, șervețele. Intercalarea platourilor și tăvilor se face astfel încât să
se asigure accesul ușor al invitațiilor, mai ales la debutul acțiunii.
Decorul este întregit cu vase mari, bibelouri, flori și alte elemente care
încântă ochiul.
Maniera de a dispune pahare pe bufet nu are reguli stricte, dar de obicei
se practică cea în formă de triunghi sau dreptunghi.
Pentru triunghi se fixează baza spre lucrător și apoi pe fiecare rând se scade
câte unu.
Exemplu: Dacă baza are 6 pahare, celelalte vor avea 5, 4, 3, 2, 1, deci în total
21.
Pentru dreptunghi se fixează baza care se multiplică cu numărul de rânduri
dorit.
Exemplu: Baza de 6 la care se adaugă încă 3 rânduri egale, deci în total 24
pahare.
La bufetul-bar se prevăd: găletușe cu gheață și linguri mari, frapiere de vin
spumant/șampanie sau alte băuturi de răcit, șervețelem, scrumiere, ancăre.
Sub bufetul-bar se prevăd recipiente pentru a menține băutura rece. Toate
băuturile prevăzute pentru acțiune se stochează sub bufet.
Invitații se servesc singuri, ajutați de ospătari sau bucătari și apoi se retrag la
mesele aflate în părțile laterale ale salonului pentru a permite și celorlalți accesul la
masa-bufet. Ospătarii și bucătarii aranjează platourile din care s-au servit invitații,
aduc altele de la bucătărie.
Când acțiunea se apropie de sfârșit pe masa-bufet se pot pune elemente de
decor de rezervă.
În funcție de natura și importanța evenimentului, ținuta ospătarilor va fi:
smochin sau frac, mânuși albe, pantofi lăcuiți.
Cuprins

Argumentarea lucrării................................................................................................1

CAPITOLUL I SERVICII DE RESTAURAȚIE PENTRU EVENIMENTE............3

1.1. Tipuri de servicii de restaurație pentru evenimente.........................................3

CAPITOLUL II ORGANIZAREA SERVICIILOR PENTRU EVENIMENTE..7

2.1. Planificarea evenimentelor..............................................................................7

2.2.1. Oferta pentru coctail și recepție..............................................................12

CAPITOLUL III PREGĂTIREA SERVICIILOR...............................................19

3.1. Aranjarea saloanelor de primire....................................................................19

3.2. Organizarea bufetului....................................................................................19