M IV – Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

INSTRUMENTELE SPECIFICE STRUCTURII ORGANIZATORICE

4.1 Realizarea grafică a structurii organizatorice a unei agenţii

Realizarea grafică a unei structuri organizatorice se concretizează în organigramă.

Organigrama evidenţiază elementele componente ale structurii organizatorice, modul în care
sunt grupate precum şi relaţiile dintre acestea.
Organigrama reprezintă elementele componente ale structurii distribuite pe nivele şi
linii ierarhice existente, redate prin semne distincte.1

Ea poate fi apreciată ca un instrument deosebit de important pentru informare şi

analiză a organizării conducerii, cât şi în activitatea de cercetare şi proiectare a acesteia.
Rolul unei organigrame constă în:
- explică poziţia şi relaţiile ce apar între: posturi, departamente, birouri servicii,etc.;
- arată numărul de niveluri manageriale (de conducere), aria autorităţii managerului şi
criteriile pe baza cărora s-au format departamentele;
- cu ajutorul organigramei se determină politica firmei şi adaptarea ei la mediul extern.

TIPURI DE ORGANIGRAME
1. În funcţie de modul de aranjare a elementelor se identifică următoarele tipuri de
organigramă:
a. organigramă de la stânga la dreapta – care presupune aranjarea posturilor de
conducere şi a compartimentelor de muncă de la stânga la dreapta, începând cu
Adunarea Generală a Acţionarilor/Asociaţilor şi terminând cu compartimentele
operaţionale;
b. organigramă de tip piramidă – în care compartimentele sunt ordonate pe
verticală;
c. organigramă circulară – presupune constituirea unor cercuri concentrice pe
care se amplasează compartimentele, iar în centru se află Adunarea Generală a
Acţionarilor/Asociaţilor.

2. Din punctul de vedere al sferei de cuprindere organigramele pot fi:

a. Generale
b. Partiale
3. După situaţia pe care o reprezintă organigramele pot fi:
a. organigrame statutare, care reprezintă cadrul organizatoric general ce rezultă
din actele normative ce reglementează constituirea şi funcţionarea agenţiilor
b. organigrame previzionale, care reflectă structura organizatorică concepută
pentru o perioadă viitoare şi va intra în funcţiune la un anumit moment dat.
c. organigrame reale, care reflectă situaţia concretă din agenţie

Reguli de intocmire a organigramelor

o Fiecare post de conducere sau compartiment va fi reprezentat prin
intermediul unei casute dreptunghiulare.
o Marimea dreptunghiurilor trebuie sa reflecte importanta
obiectivelor, a sarcinilor si a responsabilitatilor implicate. De
exemplu: serviciile vor fi ilustrate prin dreptunghiuri mai mari decat
cele prin care se vor reprezenta birourile.
M IV – Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

o Dreptunghiurile vor fi plasate astfel incat sa reflecte nivelurile

ierarhice de subordonare. Toate posturile si compartimentele aflate
pe acelasi nivel ierarhic vor fi plasate pe acelasi plan orizontal, la
aceeasi distanta de conducerea agentiei.
o Dreptunghiurile reprezentand posturile sau compartimentele vor fi
legate prin linii:
 cele de pe verticala ilustreaza relatiile de
subordonare:
 cele de pe orizontala iustreaza relatiile de colaborare
pe acelasi nivel ierarhic.
- Pentru fiecare compartiment, trebuie sa se specifice numarul total de persoane,
precum si numarul de persoane cu functii de conducere si de persoane cu functii de
executie.
- Suportul utilizat pentru desenarea organigramei trebuie sa fie suficient de mare pentru
a nu diviza graficul.

EXEMPLE DE ORGANIGRAME:
-exemple de organigrame pentru agentia de turism mica:

exemple de organigrame pentru agentia de turism mijlocie:

-exemple de organigrame pentru agentia de turism mare

M IV – Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

Fişa postului

Fişa postului reprezintă descrierea sarcinilor generale de munca, pe care trebuie să le

îndeplinească persoana care ocupă un post, standardelor de performanţă, limitei de
autoritate şi relaţiilor dintre compartimente
Fişa postului este rezultatul analizei postului şi reprezintă principalul document de
personal în baza căruia se proiectează instrumentele şi activităţile de recrutare, selecţie,
încadrare, pregătire continuă, aprecierea şi normarea activităţii salariatului.
Fişa postului cuprinde elemente de identificare a fiecărui post, cerinţe necesare pentru
ocuparea postului, condiţii specifice de muncă, sarcini şi responsabilităţi ale postului, limitele
de competenţă, precum şi criteriile de evaluare a postului.
M IV – Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

Pentru structurarea fişei postului ar trebui făcute analize de muncă orientate către fişa
postului nu pentru o birocraţie inutilă ci pentru ca aceasta să-şi atingă scopurile, care sunt:

 ajută la definirea postului pentru noii titulari;

 serveşte drept punct de pornire pentru întocmirea anunţurilor de recrutare;
 este un instrument de evaluare a performantelor angajatilor.

Reguli pentru întocmirea fişei de post:

 stilul de comunicare clar şi concis;

 se folosesc propoziţii scurte, se utilizează verbe pentru a exprima actiuni;
 descrierea activităţilor: completă, concretă, exactă;
 se va evita folosirea specifică pentru genul masculin, feminin;
 se selectează cele mai importante funcţiuni ale postului;
 se precizează standardele de performanţă;
 se declară clar nivelul de subordonate, dar şi cel de reprezentare în relaţia cu exteriorul
departamentului/organizaţiei.

Elementele fişei postului

1. Compartimentul de muncă
- se va preciza compartimentul, biroul sau serviciul în care titularul postului îşi va desfăşura
activitatea;

2. Număr persoane/post
- se va preciza numărul de persoane pe post (1);
M IV – Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

3. Rolul
- se va preciza rolul titularului postului în realizarea obiectivelor întreprinderii;

4. Formarea profesională
- se va preciza educaţia minimă necesară:
- ca nivel (nivelul minim de studii necesare – medii, superioare);
- ca specialitate (care este calificarea sau specializarea obţinută prin educaţie necesară
pentru ocuparea postului;

5. Experienţa profesională
- se va preciza educaţia minimă necesară:
- în muncă (cîţi ani vechime în muncă sunt necesari pentru ocuparea postului);
- în specialitate (cîţi ani vechime în specialitate sunt necesari pentru ocuparea
postului);
- în management (cîţi ani vechime în conducerea unei echipe sunt necesari pentru
ocuparea postului);
- în organizaţie (cîţi ani sunt necesari să lucreze în organizaţie pentru ocuparea
postului);

6. Capacitatea profesională
- se vor menţiona calificările, specializările, instruirile necesare atingerii standardelor de
performanţă;

7. Calităţi personale
- se vor menţiona calităţile personale necesare ocupării postului (ex.: spirit de echipă,
punctualitate, spirit de observaţie, inteligenţă creatoare, stăpânire de sine);

8. Responsabilităţi (atribuţii, lucrări, sarcini)

- se prezintă sintetic atribuţiile necesare atingerii scopului postului (care sunt principalele
activităţi realizate de persoana care ocupă postul astfel încât să fie atins scopul pentru care
există postul);

9. Poziţia în organigramă
- se vor preciza următoarele relaţii:
 Relaţii de autoritate ierarhică (pe cine are subordonaţi) ;
 Relaţii de autoritate funcţionala (pe cine are subordonaţi pe o anumita problemă/ pe
un anumit domeniu) ;
 Relaţii de autoritate de stat major (pe cine poate înlocui) ;
 Relaţii de reprezentare (cu cine poate interacţiona din afara organizaţiei si pe ce
probleme poate reprezenta organizaţia) ;
 Relaţii de cooperare (cu cine colaborează în mod direct);
 Relaţii de control (pe cine poate controla în mod direct);
10. Limitele decizionale
- se vor preciza limitele impuse de nivelul ierarhic pe care se situează postul;
11. Condiţii de muncă
- condiţiile de muncă prevăzute în contractul de muncă;

12. Perspectiva profesională

- se va preciza care este următorul nivel ierarhic la care poate să ajungă ocupantul postului.
M IV – Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

Bineînţeles că acesta este doar un model de structurare pentru o fişă a postului,

fiecare întreprindere îşi poate crea un model propriu. Important este să cuprindă :

condiţiile pe care trebuie să le îndeplinească ocupantul postului respectiv;

relaţiile pe care ocupantul postului respectiv le are cu celelalte compartimente ale
întreprinderii, pe cine are în subordine şi de la cine poate primi ordine, care sunt
birourile cu care cooperează;
limitele de competenţă;

REGULAMENTUL DE ORGANIZATIE SI FUNCTIONARE (ROF)

ROF este documentul care realizeaza reprezentarea cea mai cuprinzatoare si detaliata a
structurii organizatorice a firmei. Indeplineste un dublu rol:
 Stabileste si precizeaza sarcinile,competentele si responsabilitatile pentru functiile de
conducere si de executie.
 Ofera posibilitatea cunoasterii de catre fiecare salariat,a atributiilor si sarcinilor
specifice compartimentelor in care lucreaza si a relatiilor cu celelalte compartimente.
CONTINUTUL ROF:
PARTEA I: Organizarea si functionarea firmei care cuprinde:
 Prezentare generala si un scurt istoric
 Dispozitii generale referitoare la :
 Baza legala a constituirii si functionarii firmei
 Obiectul si domeniul de activitate
 Tipul societatii
 Structura organizatoriva prezentata ca enumerare in ordine descrescatoare a nivelurilor
ierarhice.
PARTEA a II a: Atributiile firmei
PARTEA a III a: Conducerea firmei
 Atributiile AGA
 Atributiile CA
 Atributiile CONDUCERII EXECUTIVE.
PARTEA a IV a : Compartimentele functionale si de productie
 Se descriu in detaliu compartimentele firmei,in ordinea succesiunii lor in organigrama
 Se precizeaza atributiile fiecarui compartiment
 Fisele tuturor posturilor de conducere si de executie.

REGULAMENTUL DE ORDINE INTERIOARA (ROI)

Un document prin care se reglementeaza normele de disciplina a muncii,de conduita si
comportament pentru personalul care-si desfasoara activitatea intr-o unitatea economica.
Cuprinde cel putin urmatoarele categorii de dispozitii:
 Dispozitii generale – cuprind obligatiile pers. salariat.
 Reguli privind protectia,igiena si securitatea in munca
 Reguli privind respectarea principiului nediscriminarii si al inlaturarii oricarei forme de
incalcare a demnitatii.
 Procedura de angajare in cadrul societatii
M IV – Organizarea agentiei de turism -clasa a XI-a

 Organizarea timpului de munca,regimul de munca si programarea concediului de

odihna
 Drepturile si obligatiile ale angajatorului si salariatiilor
 Reguli privind disciplina muncii in unitate
 Abaterile disciplinare si sanctiunile aplicabile
 Recompense oferite de societate
 Reguli referitoare la procedura disciplinara
 Raspunderea patrimoniala a angajatorului si a angajatilor
 Modalitatile de aplicare a unor dispozitii legale sau contractuale specifice.