Lucrarea

La disciplina „Contabilitate Judiciară”

Tema: Clasificarea documentaţiei contabile.

PLAN:

1. Noţiuni şi funcţiile documentelor.

2. Clasificarea documentelor.

3. Modul de întocmire, primire şi preluare a

documentelor.

4. Gestiunea documentelor.

5. Bibliografie.
 Noţiuni şi funcţiile documentelor.
Una din particularităţile distinctive ale contabilităţii este urmărirea şi
reflectarea totală şi permanentă a operaţiunilor economice în scopul obţinerii
datelor necesare pentru ţinerea contabilităţii curente şi exercitarea controlului
asupra acestora. Aceasta se realizează prin intermediul documentaţiei care este un
procedeu al metodei contabilităţii ce asigură cunoaşterea fenomenelor şi proceselor
economice, caracteristicilor acestora şi a implicaţiilor pe care ele le produc. Orice
operaţie economică referitoare la existenţa şi mişcarea elementelor patrimoniale al
întreprinderii, pentru a putea fi înregistrată în conturi, trebuie să fie consemnată
mai întîi într-un document care atestă înfăptuirea ei. Documentul primar serveşte
pentru confirmarea documentară (pe suport de hîrtie sau în formă electronică) care
justifică efectuarea operaţiunii economice, acordă dreptul de a o efectua sau
certifică producerea unui eveniment. Documentele primare se întocmesc în timpul
efectuării operaţiunii, iar dacă aceasta este imposibil – nemijlocit după efectuarea
operaţiunii sau după producerea evenimentului. Cerinţele de bază privind
întocmirea documentelor sînt stipulate în Legea contabilităţii nr. 113-XVI din
27.04.2007.

Documentele de casă, bancare şi de decontare, precum şi a cele aferente

datoriilor financiare, comerciale şi calculate se semnează unipersonal de
conducătorul entităţii ori de două persoane cu drept de semnătură: prima semnătură
aparţine conducătorului sau altei persoane împuternicite, a doua – contabilului-şef
sau altei persoane împuternicite. În caz de necesitate semnăturile pe documentele
menţionate se confirmă prin aplicarea ştampilei. În lipsa funcţiei (postului) de
contabil-şef, ambele semnături pe documentele menţionate se pun de conducătorul
entităţii respective sau de alte persoane împuternicite. Răspunderea pentru
informaţia ce se conţine în documentele primare o poartă persoanele care
întocmesc şi/sau semnează aceste documentele.

1
 Operaţiunile privind recepţionarea şi eliberarea valorilor materiale şi altor
bunuri, precum şi a mijloacelor băneşti se reflectă într-un document primar, iar
persoanelor fizice şi reprezentanţilor persoanelor juridice care participă la aceste
operaţiuni li se eliberează copia documentului primar. Obligaţia de a asigura
participanţii la operaţiunile economice cu copii se pune în sarcina agentului
economic, instituţiei bugetare care efectuează această operaţiune (furnizorul
materialelor, plătitorul de mijloace băneşti etc.).

Entitatea utilizează formulare tipizate de documente primare, aprobate de

Ministerul Finanţelor. În lipsa formularelor tipizate sau dacă acestea nu satisfac
necesităţile entităţii, entitatea elaborează şi utilizează formulare de documente,
aprobate de conducerea ei.

În funcţie de natura operaţiunii economice pe care o reflectă, documentul

conţine un set de elemente specifice operaţiunii respective. Tototdată, Legea
contabilităţii stabileşte elementele obligatorii pe care trebuie să le conţină orice
document justificativ:

 denumirea şi numărul documentului;

 data întocmirii documentului;

 denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al entităţii în numele căreia este

întocmit documentul;

 denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al destinatarului documentului, iar

pentru persoanele fizice – codul personal;

 conţinutul faptelor economice;

 etaloanele cantitative şi valorice în care sînt exprimate faptele economice;

 funcţia, numele, prenumele şi semnătura, inclusiv digitală a persoanelor

responsabile de efectuarea şi înregistrarea faptelor economice..

În documentele primare care justifică operaţiunile de casă, bancare, de livrare

şi achiziţie a bunurilor economice şi a serviciilor nu se admit corectări. Dacă la
2
completarea documentului de casă sau de bancă s-a comis vre-o eroare el se
lichidează şi se întocmeşte un document nou. Dacă greşeala s-a comis la
completarea cecului bănesc pentru ridicarea numerarului acesta rămîne în carnetul
de cecuri, însă pe el se indică că cecul este anulat. Apoi se completează alt cec.

În celelalte documente primare şi în registrele contabile corectările trebuie să

fie stipulate. Textul sau suma greşită se taie cu o linie, astfel încît să se vadă ceea
ce a fost scris iniţial, iar deasupra se indică textul sau suma corectă. Corectările se
confirmă cu semnăturile persoanelor care au întocmit şi semnat iniţial documentul
cu indicarea datei cînd s-a efectuat corectarea.

Clasificarea documentelor.
Diversitatea operaţiunilor economice care pot avea loc la întreprindere şi a
documentelor cu care acestea se confirmă impune clasificarea lor dup diferite
criterii, şi anume:

După destinaţie:

 documente de dispoziţie , reprezintă documentele care conţin dispoziţii

privind efectuarea operaţiunii economice: ordine, dispoziţii de încasare şi de
plată, foi de parcurs, bonuri de lucru în acord. După efectuarea operaţiunii
majoritatea documentelor de dispoziţie devin justificative. În acelaşi timp
unele documente de dispoziţie nu certifică realizarea operaţiunilor
economice, dar conţin numai dreptul ori indicaţiile privind efectuarea
acestora, de aceea astfel de documente, cum sînt ordinele, dispoziţiile,
procurile etc., nu pot servi drept temei pentru reflectarea operaţiunilor în
contabilitate.

 documente justificative, cuprind documentele care certifică efectuărea

operaţiunii economice: acte, facturi, rapoartele gestionarilor, facturile de
expediţie şi fiscale etc.

3
 documente de perfectare contabilă, se întocmesc de contabilitate, de
regulă, în baza documentelor de dispoziţie şi justificative. Aceste documente
cuprind: situaţiile cumulative; calculele uzurii mijloacelor fixe; calculaţiile
costului efectiv al produselor fabricate; documente speciale, destinate
întocmirii formulelor contabile privind operaţiunile economice efectuate.
Aceste documente servesc în calitate de mijloace tehnice la realizarea
procesului contabil.

 documente combinate, sînt documentele în care se îmbină caracteristicile

cîtorva tipuri de documente: de dispoziţie şi justificative, justificative şi de
perfectare contabilă etc. Drept exemplu de document mixt poate să
servească decontul de avans, care se întocmeşte de către titularii de avans, în
care se îmbină funcţiile documentului justificativ, ce confirmă cheltuielile
efectuate şi ale documentului de perfectare contabilă, care conţine formule
contabile.

După locul de întocmire:

 documente externe, sosesc la întreprindere de la terţi – de la diferiţi

parteneri în afaceri, organe fiscale şi alte organizaţii de stat. Aceste
documente cuprind conturile spre plată, facturile fiscale, facturile de
expediţie, certificatele calităţii şi alte documente, care însoţesc valorile
materiale şi mărfurile sosite de la furnizori, dispoziţiile de plată, care
confirmă primirea banilor de la cumpărători etc.

 documentele interne, se întocmesc nemijlocit la întreprindere. Acestea sînt

documentele întocmite la întreprindere.

După conţinut şi rolul lor în cadrul procesului informaţional:

 documente primare, consemnează operaţiile economice în momentul şi la

locul producerii lor. Ele îndeplinesc rolul de documente justificative, de
exemplu: extrasul de cont, factura furnizorului etc.

4
  documente centralizatoare, se întocmesc pe baza documentelor primare în
scopul grupării şi cumulării operaţiilor de acelaşi fel, dintr-o anumită
perioadă.

După numărul operaţiilor pe care le cuprind:

 documente singulare, reflectă o singură operaţie economică, de

exemplu bonul de consum.

 documente cu multiple operaţii, contţin date privind mai multe operaţii de

acelaşi fel, de exemplu fişa-limită pentru ridicarea materialelor – document
care reflectă eliberarea multiplă a materialelor de la depozit

După forma de prezentare:

 documente tipizate , se întocmesc pe formulare-tip, strict determinate. Ele

au au un text şi o formă prestabilită, fiind obligatorii pentru toţi agenţii
economici din economia naţională.

 documente netipizate, sînt documentele forma cărora este elaborată de

către întreprindere desinestătător, reieşind din specificul şi necesităţile
acesteia.

În funcţie de gradul de reglementare a modului de perfectare documentară a

operaţiunilor economice:

 documente fără regim special, se utilizează la perfectarea operaţiunilor

economice care poartă, în fond, un caracter intern ( dispoziţii de încasare şi
de plată, facturi, deconturi de avans etc.)

 documente cu regim special, sînt destinate perfectării operaţiunilor

economice legate de transportarea mărfurilor, utilizarea mijloacelor de
transport auto, primirea materialelor de la furnizor, achiziţionarea materiilor
prime de la producători contra numerar. Aceste operaţiuni se efectuează în
afara întreprinderii şi necesită un control riguros din partea organelor de
drept, fiscale şi a altor organe de stat, scopul cărora îl constituie prevenirea
5
 sustragerii valorilor materiale şi mărfurilor, abuzurilor în consumul
mijloacelor, eschivarea de la achitarea impozitelor indirecte etc.
Din documentele cu regim special fac parte:

 factura fiscală;

 anexa la factura fiscală

 factura de expediţie;

 anexa la factura de expediţie;

 foaia de parcurs (pentru autocamioane, autoturisme, autobuze);

 delegaţia;

 bonul de plată;

 actul de achiziţie a mărfurilor;

 fişa de recepţie-calculaţie (achiziţie) a bovinelor, păsărilor şi iepurilor; a

laptelui şi produselor lactate; a strugurilor şi alto tipuri de producţie agricolă
etc. (FR-1, FR-3, FR-4 etc.);

 actul de achiziţie a serviciilor de locaţiune şi a cheltuielilor aferente.

Modul de utilizare a documentelor cu regim special este reglementat

de Instrucţiunea privind evidenţa, eliberarea, păstrarea şi utilizarea formularelor
tipizate de documente primare cu regim special şiInstrucţiunea cu privire la
eliberarea delegaţiilor pentru ridicarea valorilor în mărfuri şi materiale, aprobate
prin Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 294 din 17 martie 1998.
Păstrarea formularelor cu regin special se efectuează în conformitate cu normele de
păstrare a mijloacelor băneşti.

6
 Modul de întocmire, primire şi preluare a
documentelor.
Documentele trebuie să fie întocmite la momentul efectuării operaţiunii
economice, iar dacă aceasta nu este posibil – nemijlocit după sfîrşitul
operaţiunii. Documentele se întocmesc de persoanele responsabile în termene
determinate în conformitate cu cerinţele şi regulile stabilite. Documentele se
îndeplinesc pe formularele stabilite cu cu completarea obligatorie a tuturor
elementelor necesare. Dacă anumite rechizite nu se completează, iar rîndurile
libere se barează.

Înregistrările în documente se efectuează cu stilou, pix, sau cu ajutorul

maşinilor de dactilografiat şi computerelor. Înscrierile în documente trebuie să fie
clare, fără ştersături şi răzuiri. Dacă documentul conţine greşeli, corectarea
acestora se face prin tăierea textului sau a sumei greşite cu o linie, în aşa fel, încît
să se poată citi ce a fost greşit, iar apoi se scrie textul sau suma corectă cu indicarea
datei corectării şi confirmarea corectărilor prin semnăturile persoanelor care au
semnat iniţial documentul. În documentele de casă şi de bancă nu se admit
corectări.

După efectuarea operaţiunilor economice toate documentele primare se

transmit la contabilitate în modul stabilit, unde se supun unui control minuţios.
Verificarea documentelor se efectuează după formă, aritmetic şi de fond.

Verificarea documentelor după formă are scopul de a stabili dacă

documentul s-a întocmit pe formularul corespunzător operaţiunii pe care o reflectă,
dacă s-au completat toate elementele, precum şi existenţa semnăturilor persoanelor
responsabile.

Verificare aritmetică constă în controlul exactităţii calculelor efectuate în

document.

Verificare de fond stabileşte realitatea, necesitatea, oportunitatea, legalitatea

operaţiunilor consemnate în documentul respectiv. Verificarea realităţii operaţiei
7
economice are ca scop să descopere dacă operaţia economică s-a efectuat la data,
locul şi condiţiile prevăzute în document. Necesitatea şi oportunitatea operaţiei se
apreciază din punct de vedere al efectului pe care aceasta îl are asupra activităţii
întreprinderii. Legalitatea operaţiei se apreciază în raport cu actele normative care
reglementează genul dat de operaţii economice, astfel încît operaţia economică să
nu contravină lor.

După completare şi verificare documentele se supun prelucrării. Prelucrarea

documentelor în contabilitate presupune parcurgerea următoarelor etape:

 taxarea;

 gruparea;

 contarea;

 înregistrarea în registrele contabile.

Taxarea (evaluarea) constă în transformarea etaloanelor naturale şi de muncă

în etalon bănesc.

Gruparea reprezintă selectarea documentelor omogene după anumite criterii.

De exemplu, documentele extrasele bancare pot fi grupate după conturile bancare
la care acestea se referă.

Contarea constă în indicarea în documentele primare a conturilor

corespondente.

Înregistrarea documentelor în registrele contabile se efectuează în scopul

centralizării informaţiei din documentele primare şi calcularea indicatorilor
necesari (rulaje şi solduri).

Faza finală pe care o parcurg documentele este clasarea lor la dosar. Prin
clasare se înţelege aranjarea documentelor într-o anumită ordine, strict determinată,
în scopul asigurării păstrării lor în bune condiţii şi pentru a fi uşor găsite în vederea
obţinerii informaţiei necesare.

8
 Pe parcursul anului documentele se păstrează în arhiva curentă a contabilităţii,
iar după expirarea anului toate documentele primare, registrele contabile şi
rapoartele se predau arhiva întreprinderii, unde acestea se păstrează în termenele
prevăzute de legislaţie. După expirarea termenului termenului de păstrare
documentele se scot din arhiva unităţii şi se predau în arhiva statului, dacă prezintă
interes, iar dacu nu – se lichidează în modul stabilit.

Gestiunea documentelor.
Calea pe care o parcurg documentele din momentul întocmirii şi pînă la
clasare se numeşte circulaţia documentelor. În procesul activităţii economice a
întreprinderii documentele parcurg o Pe lîngă registrele contabile şi rapoartele
financiare documentele primare urmează să fie păstrate în mod obligatoriu în
conformitate cu modul stabilit.

Documentele au o deosebită importanţă pentru sistemul de gestiune a

întreprinderii. Acestea realizează funcţiile de transmitere către executori a
dispoziţiilor administraţiei. Cu ajutorul documentelor se acumulează informaţia
privind operaţiunile efectuate, care asigură controlul asupra integrităţii
patrimoniului întreprinderii. Prin întocmirea documentelor se efectuează urmărirea
acţiunilor gestionarilor în cazul primirii valorilor materiale, utilizării acestora în
producţie etc.

Documentele întocmite corect servesc drept temei pentru rezolvarea

problemelor juridice la clarificarea legalităţii operaţiunilor efectuate, în litigiile
examinate în instanţele judiciare – la apărarea intereselor întreprinderii. Şi, invers,
întreprinderea nu dispune de această posibilitate din cauza lipsei acestor
documente sau chiar a unor date din acestea.

Pentru asigurarea operativităţii întocmirii şi prelucrării documentelor la

întreprindere se elaborează graficul cirulaţiei documentelor în care se specifică
termenele de completare, verificare şi prelucrare documentelor, de înregistrare şi

9
grupare a datelor contabile, şi de furnizare a informaţiei contabile utilizatorilor de
informaţie.

Răspunderea pentru organizarea păstrării şi integritatea documentelor

contabile o poartă conducătorul entităţii. Persoanele care întocmesc şi
semnează documentele primare poartă răspundere pentru oportunitatea şi
corectitudinea întocmirii acestora, veridicitatea datelor conţinute în acestea,
precum şi pentru prezentarea acestora la contabilitate în termenele stabilite de către
şeful serviciului contabil în vederea reflectării în contabilitate.

Perfectarea corectă a documentelor primare are o importanţă deosebită pentru

confirmarea legalităţii efectuării operaţiunilor economice la efectuarea controalelor
fiscale sau la apărarea intereselor întreprinderii în judecată. Una din condiţiile de
bază pentru atribuirea cheltuielilor la deduceri este confirmarea lor documentară în
conformitate cu modul stabilita de Guvern. În caz contrar, astfel de cheltuieli se
consideră ca cheltuieli neconfirmate documentar şi se recunosc la deducere doar în
mărime de 0,1 % din venitul impozabil al contribuabilului. Întocmirea incompletă
sau neadecvată a documentelor primare se sancţionează cu amendă în mărime de
500 lei pentru fiecare document întocmit incomplet sau neadecvat (art. 257 din
Codul fiscal).

În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor contabile,

conducătorul entităţii este obligat să le restabilească în termen de pînă la 3 luni,
începînd cu data constatării faptului respectiv.

10
 Bibliografie:
1. Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 294 din 17 martie 1998.

2. Legea contabilităţii nr. 113-XVI din 27.04.2007.

3. Codul Fiscal nr. 1163 din 24.04.1997.

4. C. M. Drăgan di pacioluca, "Bazele contabilității instituțiilor publice-2008",

editura universitară, 2007.

5. C. M. Draganello di Pacioluca: "Revoluția contabilității", Editura

Universitară, 2007.

11