Metode de analiza a posturilor

Metodele folosite la analiza postului ajuta la stabilirea activitatilor, sarcinilor,

responsabilitatilor, colaborarilor cu alte posturi atat pe orizontala cat si pe verticala si a compensatiilor
materiale care-i revin ocupantului postului respectiv.

Consideram ca cele mai reprezentative [1] sunt :

 metoda orientata asupra postului,

 metoda orientata asupra particularitatilor persoanei care detine postul,
 metoda combinata, asupra postului si persoanei,
 metoda de analiza dinamica a postului;
 metoda de analiza strategica a posturilor.

1 Metoda orientata asupra postului - presupune studierea sarcinilor, competentelor,

responsabilitatilor aferente unui post fara a evidentia calitatile profesionale si comportamentale ale
ocupantului sau. Rezultatul acestei analize se concretizeaza in descrierea de post facand si delimitarea
intre posturile similare pe acelasi nivel (orizontal) organizational. Aliniindu-ne la teoria
enuntata de Pitariu[2], subliniem ca analiza postului prin aceasta metoda este un proces prin care se
incearca structurarea unei teorii comportamentale, solicitata de o anumita activitate profesionala (un
anumit loc de munca). Aceasta teorie presupune performanta asteptata la nivelul postului de munca in
conditiile in care acesta este o veriga mai mult sau mai putin importanta a organizatiei din care face
parte. Practic se determina ce aptitudini, cunostiinte, experienta sau alte particularitati trebuie sa
posede cel ce ocupa postul sau solicita angajarea pentru a indeplini atributiile, sarcinile si indatoririle
solicitate postului in vederea obtinerii obiectivelor companiei. Potrivit teoriei amintite aceste atributii
caracterizeaza postul respectiv si sunt independente de cel care detine sau se angajeaza pe postul
respectiv.

Daca in trecut, analiza orientata pe post se referea doar la activitatile si sarcinile specifice unui
loc de munca (exemplul sotilor L. Si G. Gilbreth) in actuala dezvoltare a economiei cand tehnica si
tehnologia influenteaza organizatiile in ansamblul lor pana la nivelul fiecarui loc de munca si posturile
au devenit mai volatile iar sarcinile de munca incadrate in limite fixe care au ca si caracteristica o
munca prestata izolat au devenit rare. Activitatile de munca sunt tot mai mult repartizate unei echipe
de munca, iar in cadrul acesteia pot fi posturi de munca diferite ca specializari.

Analiza muncii dupa aceasta metoda, consta in ierarhizarea sarcinilor in functie de importanta
fiecareia in structura postului de munca, impartirea lor in subsarcini si a acestora in unitati mai mici de
munca.

Sarcinile de munca descrise de analist pot fi percepute ca sarcini de executat la un anumit

nivel cerut de analist dar care adesea nu vor fi executate de ocupantul postului la nivelul cerut.
Diferentele vor fi recunoscute de analist ca abateri si vor conduce la concluzia ca ocupantul postului
nu ofera randamentul cerut si este necesara instruirea lui.

Luand ca exemplu, postul de sef serviciu cedari in reasigurare, sarcinile sunt urmatoarele:

 participa la tratative cu partenerii, privind relatiile de cedari in reasigurare;

 indeplineste prevederile contractelor de reasigurare ale companiei, incheiate cu brokeri de

reasigurare si/sau reasiguratori;

 intocmeste deconturile de reasigurare, pe baza datelor furnizate de compartimentul de

asigurari;

 tine evidenta contractelor de reasigurare, utilizand computerul;

  intocmeste slipurile de reasigurare pentru fiecare categorie de risc cedat pe care, dupa
cerificarea lor de catre managerul departamentului, le trimite brokerilor si/sau
reasiguratorilor;

 intocmeste semestrial sau lunar statisticile de reasigurare, pe fiecare categorie de risc, pe

baza datelor furnizate de compartimentul de asigurari, pe care le prezinta managerului de
reasigurari, in vederea definitivarii.

Particularitatile sarcinilor sunt utilizarea computerului, a altor masini de calcul si colectarea

informatiilor de pe internet. Particularitatile nu sunt sarcini propriu zise, dar contribuie la indeplinirea
sarcinilor de munca. Ele sunt, practic, competente ale celui care ocupa postul de munca respectiv.

Analistul ierarhizeaza sarcinile postului analizat apoi defineste scopul general al fiecarei
sarcini, urmand sa o descompuna in subsarcini mai concrete.

La postul de munca, din exemplul anterior, dupa parerea noastra cea mai importanta sarcina
„participarea la tratativele cu partenerii ( brokerii de reasigurare si/sau reasiguratorii) privind cedarile
in reasigurare”, ca subsarcini sunt negocierea contractelor de reasigurare a cladirilor iar unitati de
munca, negocierea contractului de reasigurare pentru riscul de catastrofa a cladirilor, negocierea
contractului de reasigurare a cladirilor per risc sau/si perfectarea fiecarui contract de reasigurare in
parte.

Urmatorul pas consta in definirea fiecarei operatii de executat fara a include mijloacele
necesare pentru a fi executate ori timpul de executie. Din exemplul anterior, ne referim la negocierea
contractului de reasigurare pentru riscul de catastrofa. Operatia poate fi descrisa in detaliu,
prezentand: riscurile de catastrofa care vor fi cuprinse in contract, obiectele preluate in asigurare care
au subscrise riscuri de catastrofa (stabilite impreuna cu departamentul de asigurari), limitele
teritoriale in care se gasesc obiectele asigurate care au subscrise riscuri de catastrofa, metoda de
reasigurare care se va negocia (si care se va stabili impreuna cu departamentul de actuariat sau cu un
post al acestui departament), limitele minime si maxime ale retinerii societatii cedente (care se
stabilesc cu departamentul de actuariat), limitele minime care se cedeaza obligatoriu indiferent de
prima de reasigurare,

drepturile si obligatiile cedentei, drepturile si obligatiile cesionarei, nivelul maxim al primei de

reasigurare.

Analistul poate sa-si propuna atingerea scopului sarcinii de munca fara a lua in calcul criteriile
de performanta necesare pentru realizarea lui daca urmareste necesitatea instruirii celui ce ocupa
postul.[3] Pentru fiecare din subsarcinile de executat, analistul va trebui sa raspunda daca
performanta asteptata se va obtine fara ca ocupantul postului sa fie instruit sau care sunt costurile
care vor trebui facute pentru ca ocupantul postului sa obtina performanta asteptata.

Ultimul pas al analizei este redactarea planului acesteia care presupune momentele in care se
executa sarcinile si subsarcinile definite anterior precum si executarea lor completa si in stransa
corelatie cu celelalte posturi din echipa de lucru din care face parte.

Analiza muncii are rolul de a ierarhiza sarcinile de munca specifice postului analizat in functie
de importanta pe care o are fiecare la indeplinirea obiectivelor companiei, redactandu-le sub forma
unui eseu sau printr-o enumerare a lor sub forma de puncte. Informatiile culese despre postul de
munca, informatii aflate intr-un bagaj consistent, se vor sistematiza dupa principii bine stabilite intr-
un asa numit raport. In functie de scopul urmarit, acest raport va fi mai detaliat sau mai restrans.

Analiza muncii orientata pe postul de munca se regaseste in practica sub forma de

responsabilitati si indatoriri in fisa postului de munca inmanata fiecarui angajat in momentul ocuparii
postului.

Pentru realizarea unei analize a sarcinilor de munca, Smith&Robertson[4], mentioneaza sase

pasi, care adaptati la postul de munca exemplificat, sunt:
 1. Colectarea si analiza documentelor privitoare la postul de munca de sef serviciu cedari in
reasigurare. Informatiile despre indatoriri si responsabilitatile postului se culeg din statutul
companiei de asigurari, regulamentul de organizare si functionare, organigrama, norme de
lucru, conditii de asigurare, bilant, balante de verificare sau orice alte documente care
ofera informatii despre postul analizat.

2. Intervievarea managerilor avizati despre specificul postului de sef serviciu cedari in

reasigurare, respectiv a managerului departamentului de reasigurari, managerului
departamentului de asigurari generale, a managerului de marketing si a celui de actuariat.
Acestia vor fi chestionati in legatura cu obiectivele postului, referindu-ne la sarcina
negocierii contractului de reasigurare pentru riscurile de catastrofa, a corelatiei care
trebuie stabilita intre marimea primei de reasigurare si riscurile cedate, limitele minime si
maxime ale sumelor retinute si cedate in reasigurare si marimea portofoliului de asigurari
la care contractul care se negociaza se refera. De asemenea, tot managerii vor fi
chestionati in legatura cu relatiile postului analizat cu posturi din alte departamente,
pentru ca sarcina negocierii unui contract de reasigurare pentru subscrierea riscurilor de
catastrofa (de exemplu) sa poata fi indeplinita, respectiv cu seful serviciului asigurari
generale care-i va furniza informatii despre obiectele asigurate care au subscrise riscuri de
catastrofa, locatia acestora, sumele maxime la care au fost preluate in asigurare, cu
actuarul asigurarilor generale care-i va furniza informatii despre metodele de reasigurare
care se preteaza la portofoliul pe care asiguratorul il are, dauna maxima posibila pe care
asiguratorul o poate suporta financiar in cazul unei catastrofe, care sunt limitele minime si
maxime ale daunelor care trebuiesc suportate de reasigurator indiferent de marimea
primei de reasigurare solicitate de acesta. De asemenea seful serviciului de marketing
care-i va furniza informatii despre companiile de reasigurari care indeplinesc cerintele de
rating[5] financiar pentru a prelua riscurile cedate.

3. Intervievarea detinatorului postului de sef serviciu cedari in reasigurare si a sefului direct,

respectiv a managerului de reasigurari, asupra activitatilor prestate la precedenta
negociere a contractului de reasigurare pentru catastrofa despre pasii efectiv executati de
ocupantul postului, despre companiile de reasigurari (si ratingul lor) cu care s-a negociat,
despre corelatia dintre limitele minime si maxime retinute si cedate cu prima de
reasigurare cu care a fost incheiat precedentul contract de reasigurare pentru riscuri de
catastrofa.

4. Observarea detinatorului postului, a modului in care isi organizeaza si isi pregateste

negocierea si inregistrarea evenimentelor mai importante. Avand in vedere importanta
sarcinii de munca exemplificate, observarea se va face pe o perioada mai lunga de timp
(3-5 luni) prin observare directa, prin camera video sau prin tehnici de fotografiere a
secventelor de munca.

5. Incercarea de a presta activitatea de munca impusa pe postul de munca respectiv.

Parerea noastra este ca acest pas va trebui executat numai de un analist care are solide
cunostinte despre domeniul asigurarilor sau de catre managerul departamentului de
reasigurare.

6. Redactarea descrierilor sarcinilor de munca specifice postului de sef serviciu cedari in

reasigurare sub forma fisei postului respectiv.

Avantajele acestei metode subliniem cele aratate de Patrick[6], cum ar fi flexibilitatea si

posibilitatea aplicarii ei in multiple domenii, cu mentiunea ca sarcinile si subsarcinile trebuie definite
exact, precum si scopul acestora iar dintre dezavantaje se evidentiaza dificultatea definirii sarcinilor
si subsarcinilor in dinamica evolutiei lor, aspecte neprevazute care pot apare in timpul analizei precum
si faptul ca rezultatele analizei depind in mare masura de experienta si indemanarea celui care face
analiza.

2. Metoda de analiza orientata pe detinatorul postului de munca

Aceasta metoda consta in determinarea exigentelor psihologice care-i sunt solicitate unei
persoane care doreste sa ocupe un anumit post de munca.
 Determinarea acestor exigente psihologice este un proces dificil care de obicei ramane in
sarcina psihologului echipei de analisti. Acesta trebuie sa specifice nivelul de cunostinte, deprinderi si
aptitudini precum si alte calitati si defecte ale personalitatii unui individ, implicate in formarea lui ca
profesionist si exercitarea unei profesii.

In orice domeniu, aceasta metoda este utila in stabilirea modului de indeplinire a atributiilor
care-i revin unui ocupant de post in comparatie cu standardele acestuia. Este vorba de profilul
psihologic al postului de munca sau mai precis al exigentelor psihologice care trebuie sa caracterizeze
un detinator al unui anumit post de munca. Analiza postului de munca duce la formularea cerintelor
comportamentale fata de detinatorul postului de munca si la determinarea calitatilor psihologice fizice
si fiziologice necesare obtinerii unor performante ridicate pe post. Mult timp acest tip de analiza s-a
bazat pe intuitia psihologului antrenat in analiza muncii ceea ce insemna repere stric subiective.
Aceasta abordare a creat foarte multe neajunsuri sau inexactitati care s-a repercutat asupra selectarii
instrumentelor de selectie, a validitatii lor, ori pe orientarea nerealista in evaluarea personalului,
bazata exclusiv pe dimensiuni psihologice.

De-a lungul timpului au fost propuse diferite formule de elaborare a profilului psihologic al
postului de munca. In ultimul timp au fost experimentate si adoptate cateva solutii mai mult sau mai
putin fundamentate stiintific. Cu mici exceptii elementul subiectiv ramane predominant. In Marea
Britanie se bucura de o mare popularitate schema in sapte puncte propusa de profesorul Alec Roger
de la Institutul National de Psihologie Industriala si care este utilizat in armata britanica din anii 1950.
Cele sapte puncte ale schemei si explicatiile aferente sunt redate mai jos:

1.calitati fizice Sanatate, forta fizica, energia, aspectul fizic

2.nivelul de realizare individuala
2. inteligenta generala
3. aptitudini speciale
4. domenii de interes
5. personalitatea
7. alte circumstante de interes
extern, exprimarea verbala.
Pregatirea scolara si profesionala, experienta
profesionala, cursuri de instruire absolvite,
diplome, membru al unor asociatii profesionale,
membru al unor cluburi si societati, succese in
competitii, ruta profesionala (cariera).
Capacitatea de identificare a aspectelor cheie
legate de rezolvarea unor probleme, stabilirea
unor conexiuni intre acestea si utilizarea lor in
interferente predictive logice. Este important sa
se faca distinctie intre nivelul inteligentei unui
individ si cat anume din acest nivel este utilizat.

Diferite forme de rationament matematic,

rationament verbal sau spatial, mecanic,
aptitudini muzicale, artistice, dexteritate
manuala.

Mecanice, stiintifice, artistice, literare, practice,

intelectuale, etc, care ar putea influenta pozitiv
munca.

Integrarea sociala, temperamentul echilibrat,

stabil, asertivitatea, capacitatea de operare in
situatii de tensiune (dificile), interdependenta,
orientarea pe experimentare, etc.

Conditiile familiale, mobilitatea facilitata de

familie, suportul familial, oportunitatea de a
efectua ore de munca suplimentare

Figura 3.2 - Schema in sapte puncte propusa de

 profesorul Alec Roger

Ca exemplu de redactare a specificatiilor unui post de munca, se va folosi postul de steward

sau insotitor de bord al unei companii aviatice:

Un exemplu de redactare a specificatiilor/ calitatilor psihice (Cole 1997)

Tipul de atribut
Calitati esentiale Calitati dorite
cautat
Calitati fizice Greutate proportionala cu inaltimea; acuitate
vizuala si auditiva perfecta, infatisare ingrijita si
curata, varsta intre 21-28 ani
Experienta in activitatea de
Nivelul de realizare Diploma de absolvire a liceului ingrijire medicala/servicii de
tip catering
Gandire rapida, spontaneitate si spirit de
Inteligenta generala
observatie
Aptitudini de relationare sociala, capabil de Vorbire fluenta a limbilor
Aptitudini speciale
comportament politicos dar ferm fata de pasageri straine cerute
Calatoriile, zborul cu av ionul,
Domenii de interes
acordarea primului ajutor
Personalitate deschisa si prietenoasa,

capacitate de pastrare a calmului si a sangelui

personalitatea Simtul umorului
rece in situatii de criza, capacitate de a lucra sub
stare de tensiune intensa si in perioade scurte de
timp
Trebuie sa fie de acord cu un program de lucru
Circumstante neregulat, sa pastreze o activitate ortostatica timp Flexibilitate in privinta
familiale indelungat, sa locuiasca in apropierea timpului liber
aeroportului

Figura 3.3. - redactare a specificatiilor/ calitatilor psihice (Cole

1997) pentru postul de steward al unei companii aviatice

Impartirea calitatilor esentiale si de dorit aduce o nota suplimentara care creaza posibilitatea
utilizarii acestui plus de informatie in scopul selectiei de personal.

La recrutarea si selectia candidatilor pentru ocuparea diferitelor posturi nu se stabilesc

profilurile psihologice care trebuie sa caracterizeze un viitor ocupant de post de munca pentru ca
foarte putini solicitanti le-ar indeplini. In sistemul de asigurari, cu atat mai mult acest lucru nu se face,
stiind ca sistemul de invatamant ofera asiguratorilor personal insuficient pregatit, acestia sunt nevoiti
sa-si pregateasca personal de vanzari, manageri si personal de analiza. Totusi, trebuiesc stabilite
standarde minime de selectie si performanta in functie de nivelul complexitatii postului. Cu cat
posturile analizate au o complexitate mai mare (top manger), cu atat se acorda o importanta mai
mare exigentelor psihologice ale muncii, posturilor simple, de muncitori sau agenti de asigurari fiindu-
le caracteristice doar anumite trasaturi psihologice, specifice executantilor sau vanzatorilor.

In ultimul timp din ratiuni practice s-a impun o varianta sintetica de prezentare a specificatiilor
detinatorului unui post de munca, aceasta incluzand patru componente fundamentale, respectiv
cunostinte(Knowledge), Deprinderi (Skills), Aptitudini (Abilities), Alte particularitati individuale
(Other personal characteristcs).

Dintre modele de prezentare a calitatilor psihologice/specificatiilor unui post, studiate [7], am

ales pentru posturile de top manager, manager vanzari si agent de asigurare, varianta prezentata de
Spector[8], exemplificata fiecare cu carecteristicile ei:
  Cunostinte (Knowledge) – reprezentand, fapte si informatii dobandite prin sistemul de
invatamant, educatie sau al experientei practice si pe care o persoana trebuie sa le posede
pentru a-si indeplini sarcinile de munca aferente postului pe care-l ocupa.

 Deprinderi (Skills) – reprezinta modalitatile de actiune a detinatorului postului in vederea

indeplinirii sarcinilor trasate postului de munca.

 Aptitudini (Abilities) – reprezinta insusiri psihice si fizice ce tin de caracterul fiecarei persoane
si care-i permit sa-si indeplineasca sarcinile trasate intr-un mod personal.

 Alte particularitati individuale (Other personal characteristcs) – reprezinta orice alte

caracteristici personale neincluse in cele trei componente si care se considera a fi relevante
pentru indeplinirea obligatiilor incluse in postul de munca.

Cele patru componente, cunoscute in literatura de specialitate sub prescurtarea KSAO

le vom exemplifica pentru posturile de top manager, manager vanzari si agent de asigurari.