CIRCUITUL DOCUMENTELOR CONTABILE

Cu noţiunea „document" este strâns legată noţiunea „circulaţia documentelor".

Documentele se află permanent în mişcare. Începând cu momentul întocmirii acestora şi
până la predarea lor la arhivă după prelucrare şi reflectare în contabilitate se numeşte
circulaţia documentelor.
Mişcarea documentelor şi circulaţia acestora reprezintă un obiect
important de organizare a contabilităţii la întreprindere şi prevede
parcurgerea câtorva etape:
întocmirea (emiterea) documentelor;
primirea documentelor de contabilitate;
prelucrarea şi înregistrarea documentelor în sistemul
înregistrărilor contabile;
predarea documentelor în arhivă.

Circulaţia documentelor se organizează nemijlocit de aparatul contabil şi prevede

anumite reguli şi modalităţi de întocmire şi utilizare în activitatea contabilă a documentelor
contabile.De faptul cât de raţional acestea vor fi întocmite, transmise şi prelucrate în
contabilitate depinde durata obţinerii informaţiei contabile utilizate pentru gestionare şi
control.
În grafic se indică denumirea şi numărul fiecărui document, destinaţia, modul de
întocmire a acestuia, cine semnează, când(termenele), serviciul (secţia), unde documentul se
transmite, cine îl primeşte, îl verifică şi îl prelucrează. La întocmirea graficului se prevede
responsabilitatea personală a angajaţilor pentru documentele aflate la ei şi termenele de
prelucrare a acestora.
Graficul trebuie adus la cunoştinţa executorilor care întocmesc documentele.
Circulaţia documentelor cuprinde de asemenea următoarele etape:
lucrările executate asupra documentelor primare în procesul
întocmirii sau primirii acestora din exterior;
circulaţia (mişcarea) documentelor de la locul de întocmire
sau primire până la locul de prelucrare;
circulaţia (mişcarea) documentelor după prelucrare la locul
păstrării permanente a acestora - arhiva.
Reţinerea documentelor de către gestionari atenuează controlul economico-operativ,
încalcă ritmicitatea activităţii aparatului contabil al întreprinderii. Pentru predarea rapoartelor
la contabilitate trebuie să fie stabilite termenele fixe care depind de distanţa la care se află
întreprinderile, volumul informaţiei conţinute în fiecare raport, existenţa mijloacelor tehnice
de transmitere a informaţiei.
Primirea documentelor primare în contabilitate de la gestionari este confirmată de
persoana care a primit documentele cu o menţiune în raportul propriu-zis. Termenul necesar
pentru prelucrare se determină în funcţie de volumul ultimei care se stabileşte de contabilul-
şef. Termenele de prelucrare a documentelor trebuie să asigure oportunitatea primirii datelor
generalizate pentru controlul economico- operativ, contabilitatea sintetică şi analitică şi
prezentarea rapoartelor în termen.
Arhivarea:Pe parcursul anului şi până la predarea raportului financiar annual
documentele se păstrează în arhiva curentă a contabilităţii, întrucât poate să apară necesitatea
de a preciza unele date, iar la finele anului - de a verifica veridicitatea operaţiunilor
economice. După expirarea anului toate documentele primare (precum şi registrele contabile)
se predau în arhiva generală a întreprinderii. în conformitate cu regulile stabilite (legislaţia)
întreprinderea trebuie să asigure păstrarea documentelor contabile primare, registrelor
contabile şi rapoartelor financiare conform termenelor stabilite, însă nu mai puţin de cinci
ani.în condiţiile utilizării computerilor există unele particularităţi în organizarea circulaţiei
documentelor. Acestea sunt condiţionate de utilizarea programelor informatice care asigură
introducerea, păstrarea, căutarea şi verificarea versiunii electronice.
Gestionarea circulaţiei documentelor într-o mare măsură se obţine prin implementarea
tehnologiilor computerizate cu ajutorul mijloacelor informatice, precum şi a reţelelor de
calcul locale. Acesta este un nou nivel de organizare a circulaţiei documentelor.
Sistemul circulaţiei documentelor sub formă electronică permite a reglementa formarea
masivului informaţiei contabile, a crea baza pentru excluderea pierderilor documentelor,
sporeşte controlul asupra îndeplinirii dispoziţiilor privind pregătirea şi prelucrarea
documentelor, păstrarea acestora.
La fiecare etapă a circulaţiei documentelor se asigură un control
necesar prealabil, curent şi ulterior. Răspunderea pentru asigurarea
păstrării documentelor în arhive o poartă conducătorul unităţii
economice.