Fișă postului

O bună descriere a fiecărui post dintr-o organizație este foarte utilă atât pentru companie, cât
și pentru angajați, dar, în același timp, și pentru candidații la un loc de muncă. O bună fișă a
postului îți va permite să atragi talente calificate adecvate nevoilor companiei, în timp ce
angajaților le oferă claritate cu privire la ceea ce se așteaptă de la ei.

Una dintre activitățile cheie în procesul de recrutare este descrierea postului. Înainte să începi
să cauți candidatul ideal pentru postul pe care îl ai vacant, e esențial să stabilești
responsabilitățile pe care le va avea omul în echipă, precum și caracteristicile și competențele
care-i sunt necesare ca să le poată îndeplini. Deși unele locuri de muncă au funcțiile foarte
bine definite – cum ar fi cazul consultantului de vânzări – nu același lucru se întâmplă în toate
joburile.

Ce este fișa postului

Fișa postului este un instrument utilizat în domeniul resurselor umane și constă în enumerarea
și definirea funcțiilor și responsabilităților care definesc fiecare dintre locurile de muncă
incluse în structura organizatorică a companiei, cu detalierea misiunii și obiectivului pe care îl
îndeplinesc, conform strategiei companiei.

De asemenea, fișa postului stabilește și profilul poziției, respectiv cunoștințele, abilitățile și

aptitudinile pe care trebuie să le aibă oamenii care ocupă acea funcție.

Ce rol are fișa postului

O descriere bună a postului este foarte importantă în atragerea candidaților potriviți. Dar
publicarea fișei postului nu are doar scopul de a servi drept ghid pentru recrutarea mai
eficientă a personalului, ci va ajuta și la eficientizarea procesului de selectare a CV-urilor.
Totodată, va permite dezvoltarea unui set de întrebări cu impact ridicat în cadrul interviului de
angajare, întrebări care te vor ajuta să găsești oameni cu adevărat buni pentru pozițiile vacante
din organigrama ta.

Descrierea posturilor este esențială și pentru gestionarea corectă a capitalul uman deținut de
companie, întrucât contribuie la maximizarea potențialului și a productivității angajaților. O
definire corectă a sarcinilor și responsabilităților, precum și a competențelor pe care fiecare
dintre colaboratori trebuie să le aibă, este esențială dacă vrei să ai o echipă de lucru adecvată.
Iată cele mai relevante beneficii pe care le aduce o fișă a postului corect întocmită:

Este o referință pentru alocarea remunerației, în concordanță cu responsabilitățile și volumul

de muncă al fiecărui loc de muncă;

Oferă claritate angajatului pentru că acesta știe așteptările angajatorului;

Funcționează ca bază pentru măsurarea performanței angajaților într-un mod obiectiv și

transparent;

Identifică toate cerințele de formare și învățare pentru persoana care ocupă funcția;

Ajută la structurarea organizațională clară și definită, evitând astfel suprapunerea între diferite
poziții;

Servește ca bază pentru proiectarea de planuri de compensare și de stimulare pentru angajați.

De ce este importantă fișa postului

Deși fișa postului constituie doar o anexă la contractul de muncă, ea este un document ce
trebuie întocmit în mod obligatoriu. Din punct de vedere legal, fișa postului este la fel de
importantă sau poate chiar mai importantă decât contractul de muncă.

În funcție de aceasta, în caz de neînțelegeri ori conflicte între angajat și angajator, se poate
stabili dacă, spre exemplu, salariatul nu și-a îndeplinit atribuțiile sau angajatorul îl
sancționează pentru neîndeplinirea unor sarcini care nu făceau parte din fișa postului.

Eventualele sancțiuni disciplinare pot fi aplicate numai dacă salariatul a încălcat, nu a

exercitat sau a exercitat în mod defectuos atribuțiile ce îi revin conform fișei postului. De
asemenea, salariatul este obligat să îndeplinească dispozițiile date de superiorii lui numai în
măsura în care acestea sunt legale.

Atenție! Fișa postului este acceptată ca probă în instanță și, de multe ori, este cea care
tranșează litigiul de muncă într-un sens sau în altul.

În plus, în cazul în care contractul individual de muncă este declarat nul din diferite motive,
salariatul are dreptul la remunerarea muncii sale corespunzător modului de îndeplinire a
atribuțiilor de serviciu (așa cum sunt menționate în fișa postului). Deci, omul poate solicita să
fie plătit în măsura în care și-a îndeplinit sarcinile înscrise în fișa postului (conform art. 57
alin.(5) din Codul muncii)

Fișa postului e de ajutor și atunci când un angajat este absent și trebuie să delegi sarcinile de
serviciu către altcineva. Poți să delegi îndatoririle numai către un salariat care este compatibil
din punct de vedere al atribuțiilor și nivelului de instruire, aspecte pe care le poți identifica în
fișa postului.

Cum este reglementată fișa postului

Codul muncii conține mai multe prevederi care fac referire sau influențează fișa postului: art.
13, 15, 17, 39, 40, 43, 48, 57, 61, 90, 105, 127, 188, 204, 263, 265 și 269. Conform articolului
17 din Codul muncii, fișa postului constituie un document obligatoriu, anexă la contractul
individual de muncă, act ce trebuie adus la cunoștința salariatului chiar de la momentul
angajării. Fișa postului nu trebuie depusă la Inspectoratul Teritorial de Muncă, potrivit Legii
nr. 130/1999, modificată și completată, dar trebuie prezentată de angajator la solicitarea ITM.

Ce informații conține fișa postului

Din dispozițiile art. 17 din Codul muncii se desprinde faptul că fișa postului trebuie să conțină
anumite elemente obligatorii, printre care:

Denumirea oficială a postului (ea trebuie să corespundă exact denumirii care se regăsește în
Clasificarea Ocupațiilor din România și să fie însoțită de codul care corespunde denumirii
oficiale a postului respectiv);

Poziția în organigramă – relația cu alte posturi pe linie ascendentă (subordonare), descendentă

(supraordonare sau, altfel spus, atribuții de conducere) și la același nivel (colaborare);

Locul de muncă sau, în lipsa unui loc de muncă fix, posibilitatea ca salariatul să muncească în
diverse locuri;

Cerințele necesare ocupării postului (competențe și cunoștințe necesare, nivel educațional și

pregătire, nivelul de experiență în domenii specifice);

Definirea atribuțiilor/responsabilităților postului;

Durata normală a muncii, exprimată în ore/zi şi ore/săptămână;

Riscurile specifice postului;

Indicatorii de performanță (criteriile de evaluare a activităţii profesionale a salariatului);

Data la care a fost întocmită și semnată atât de angajat, cât și de angajator (trebuie să fie
aceeași cu data încheierii contractului individual de muncă).

Dacă există caracteristici speciale pe care compania le cere, acestea pot fi adăugate la
document – de exemplu, cerințe specifice ale funcției cum ar fi disponibilitatea de a călători,
de schimbare a reședinței, programul de lucru, vârsta etc.

De asemenea, fișa postului poate conține informații despre echipamentul care este necesar
pentru desfășurarea activității în condiții optime, despre disciplina muncii (cu trimitere la
Regulamentul intern al companiei), despre securitatea muncii etc.

Cu cât există mai multe specificații cuprinse în fișa postului, cu atât aceasta va fi mai eficientă
în descrierea și realizarea atribuțiilor aferente acelui post.

Cine întocmește fișa postului

De obicei, fișa postului este întocmită de departamentul de resurse umane și trebuie să

respecte prevederile Regulamentului General privind Protecția Datelor Personale (GDPR), să
fie completată corect, potrivit Clasificării Ocupațiilor din România (COR) și să conțină toate
informațiile referitoare la condițiile în care angajatul își desfășoară activitatea. Ea poate fi
întocmită și de către managerul sau administratorul companiei (mai ales în cazul companiilor
mai mici). Fișa postului este semnată de către angajat la data la care a încheiat contractul de
muncă, cât și de angajator.

Cum se modifică fișa postului

De regulă, angajatorul nu este obligat să ceară acordul salariatului atunci când face schimbări
în fișa postului. Dacă modificările asupra profilului postului sunt radicale, atunci este necesar
și acordul angajatului. În final, orice modificare a fișei postului trebuie comunicată persoanei
care ocupă respectiva poziție.

Pe de altă parte, orice modificare a unuia dintre elementele obligatorii prevăzute în fișa
postului (conform art. 17 alin.(5) din Codul muncii), în timpul executării contractului
individual de muncă, impune încheierea unui act adiţional la contract, anterior producerii
modificării. Excepţie fac situaţiile în care o asemenea modificare este prevăzută în mod
expres de lege sau în contractul colectiv de muncă aplicabil.

În caz de forță majoră, angajatorul poate modifica temporar fișa postului fără să înștiințeze
salariatul și fără să-l întrebe dacă este de acord.
Model de fișă a postului

Să luăm cazul unui job de asistent manager. Iată ce ar putea să cuprindă fișa postului:

Numele funcției- Numele funcției va fi scris „asistent manager”. Va apărea și departamentul

unde va lucra angajatul, cine îl va supraveghea și pe cine va asista ca asistent manager.

Obiective-Obiectivul acestei funcții este, de obicei, colaborarea cu șeful pentru derularea

proceselor administrative ale companiei. În obiective, de obicei, sunt date descrieri foarte
generale, care vor fi specificate în secțiunile următoare.

Funcții generale

Răspunde la apeluri, în timpul orelor de birou;

Scrie documente sau e-mailuri;

Asistă la facturarea lunară;

Pregătește partea logistică a întâlnirilor;

Face fotocopii;

Face fișiere de documente;

Cumpără bilete de călătorie pentru manager și alți membri ai departamentului;

Relația cu alte departamente

Angajatul va fi în contact cu CEO-ul companiei și cu departamentul de contabilitate pentru a

ajuta la facturare.

Cunoștințe și abilități

Studii de licență în științe umane (limbi străine) sau studii superioare economice sau
administrative;

Cunoștințe de bază de contabilitate;

Cel puțin un an de experiență profesională în funcții similare;

Experiență de inventariere și gestionare a depozitelor.

Alte observații și cerințe

Propriul vehicul;

Orar: de la 8 a.m. la 4 p.m., de luni până vineri;

Gama salarială: 15.000 euro brut pe an;

(Cerințele de vârstă sunt, de asemenea, incluse în unele fișe ale postului).

Concluzie

Fișa postului nu poate cuprinde referiri generaliste.

Formulări de tipul „răspunde de executarea întocmai a tuturor dispozițiilor pe care le primește

de la conducerea societății” pot fi considerate ca fiind formulări abuzive ale fișei postului.
Într-un astfel de caz este obligatorie detalierea (precizarea) atribuțiilor, sarcinilor și a
responsabilităților postului. În caz, contrar, inspectorul ITM poate să considera că angajatorul
nu a întocmit fișa postului, încălcând astfel obligația expresă stabilită în Codul muncii, fapt ce
poate constitui motiv de amendare a angajatorului.