Comunicarea regulamentului intern și dovada îndeplinirii acestei obligații.

Cum procedăm în fiecare situație

în Relații de muncă & Asigurări sociale, 27 Februarie 2023

Timp de citire: 4 min.
Îl poți citi, ulterior, când ai timp.

Dan Năstase Consilier juridic specializat în relații de muncă,

Simpla precizare că în unitate există un regulament intern și că acesta li se aplică

angajaților nu este suficient. Formalitățile privind regulamentul intern încep cu
întocmirea lui și merg până la situația fiecărei angajări în parte, când în prima zi
de lucru, fiecărui nou angajat trebuie să i se prezinte regulamentul intern.
Același formalități impuse la întocmire trebuie reluate și în cazul fiecărei
completări ce se face în textul regulamentului.

Regulamentul intern este, cu caracter general, documentul în care sunt prevăzute

drepturile și obligațiile părților specifice fiecărei unități, dar care nu depășesc
limitele impuse prin actele normative care reglementează relațiile de muncă
(Codul muncii și alte acte normative similare).

De asemenea, chiar dacă este un document specific fiecărei unități, regulamentul

intern trebuie să cuprindă o serie de elemente obligatorii, prevăzute de Codul
muncii. Dincolo de aceste elemente obligatorii, avem drepturile și obligațiile
specifice stabilite de către angajator, în urma consultării colective a salariaților.

Deși pentru o scurtă perioadă de timp au fost excluse microîntreprinderile din

categoria angajatorilor care aveau obligația întocmirii regulamentului intern,
ulterior nu numai că această obligație a fost reintrodusă, ci au fost stabilite și
reguli mai clare în privința modului în care aceste regulamente interne sunt
aduse la cunoștința lucrătorilor.

De ce e important momentul comunicării? Pentru că din momentul aducerii la

cunoștință a acestor dispoziții interne care reglementează relațiile de muncă la
nivelul unității ele devin și obligatorii pentru lucrători, de acest aspect fiind
strâns legate și alte drepturi ale angajatorului, dar și unul dintre elementele
constitutive ale abaterii disciplinare, după caz.

Obligația angajatorului de întocmi regulamentul intern nu vizează exclusiv

întocmirea documentului în sine, ci este extinsă și asupra consultării colective a
salariaților, dacă aceștia sunt organizați sau și-au ales reprezentanții. Chiar dacă
e obligatorie consultarea însă, angajatorul este cel care decide asupra
conținutului regulamentului intern, indiferent dacă, să presupunem,
reprezentanții organizației sindicale sau ai lucrătorilor au avut alte puncte de
vedere ori și-au exprimat dezacordul în privința unor reglementări din cuprinsul
propunerii angajatorului.

Simpla precizare că angajatorul este cel care stabilește, inclusiv fără a lua în
considerare opiniile contrare ale salariaților, conținutul regulamentului nu
exclude dreptul acestora de a contesta dispozițiile care le încalcă drepturile, iar
acest drept poate fi exercitat inclusiv în mod individual.

Nefiind inclus în mod direct și complet în etapa informării prealabile, printre

elementele pe care candidatul/persoana care solicită angajarea trebuie să le
cunoască anterior semnării unui contract de muncă, regulamentul intern
trebuie adus la cunoștința salariatului chiar în prima zi de lucru.

Art. 243 Codul muncii

(1) Angajatorul are obligația de a aduce la cunoștința fiecărui salariat

prevederile regulamentului intern, în prima zi de lucru, și de a face dovada
îndeplinirii acestei obligații.

(2) Aducerea la cunoștința salariaților a prevederilor regulamentului intern se

poate realiza pe suport hârtie sau în format electronic, cu condiția ca, în acest
din urmă caz, documentul să fie accesibil salariatului și să poată fi stocat și
printat de către acesta.

(3) Regulamentul intern își produce efectele față de salariat de la momentul

luării la cunoștință a acestuia.

(4) Regulamentul intern se afișează la sediul angajatorului.

Pe lângă precizarea expresă din cadrul art. 243 alin (1) din Codul muncii care se
referă la obligația angajatorului de a se asigura că poate proba îndeplinirea
obligației, avem în vedere și faptul că în cazul unui conflict individual de
muncă sarcina probei revine angajatorului, deci putem discuta și despre un
interes direct în privința respectării acestei obligații.

Modul în care este comunicat regulamentul intern salariaților poate fi stabilit tot
de către angajator, acesta având la dispoziție două variante: comunicarea în
format fizic (pe suport hârtie) sau în format electronic (prin mijloace de
comunicare la distanță).

Nu putem interpreta diferit cele două moduri de aducere la cunoștință, ci

urmărind scopul avut în vedere de legiuitor, respectiv acela de a oferi
salariatului posibilitatea de a consulta oricând dispozițiile regulamentului intern.
Astfel, privind în ansamblu cele două variante posibile, observăm că în cazul în
care se optează (dacă e posibilă) pentru varianta în format electronic, se
precizează că respectivul fișier trebuie să îndeplinească o serie de condiții --
respectiv să fie stocat sau imprimat.

În același timp, deși nu se prevede explicit că fișierul respectiv ar trebui și

semnat electronic, această condiție rezultă din coroborarea celorlalte dispoziții
privind regimul juridic al acestor documente, atât cele generale, cât și cele
specifice relațiilor de muncă.

Urmărind scopul normei juridice rezultă că și utilizarea formatului, să-i spunem

clasic, pe suport hârtie, salariatul va primi un exemplar al regulamentului intern,
acesta fiind asumat de către angajator prin semnătură -- pentru că vorbim despre
un document care produce efecte juridice și, evident, în cazul în care unele
obligații vor fi încălcate, va sta la baza unor decizii de sancționare.

Chiar dacă la prima vedere pare o obligație pentru îndeplinirea căreia sunt
necesare unele resurse (de timp și financiare), neîndeplinirea ei poate avea atât
efecte directe, cât și indirecte pentru angajator.

Dovada îndeplinirii de către angajator a obligației privind aducerea la

cunoștința salariaților depinde de modul în care ea a fost îndeplinită,
respectiv un înscris (suport hârtie) pe care salariatul confirmă că i-a fost
comunicat regulamentul intern sau confirmarea recepționării fișierului electronic
care conține acest document și integritatea sa, în sensul că poate fi stocat și/sau
imprimat.

Așa cum documentul fizic (pe suport hârtie) trebuie asumat de către angajator și,
vorbind despre o copie, trebuie certificată pentru conformitate cu originalul,
fișierul electronic va avea același regim, în sensul că va fi semnat electronic
de către angajator.

Oricare ar fi varianta aleasă pentru comunicarea regulamentului intern, o copie a

acestuia trebuie afișată la sediul angajatorului, deci avem o garanție în plus a
faptului că orice salariat poate consulta, în orice moment, dispozițiile interne pe
care trebuie să le respecte și drepturile specifice la nivel de unitate pe care le
poate exercita.

În situația în care intervin, ulterior comunicării, modificări în cadrul

regulamentului intern, cele două obligații ale angajatorului vor fi
îndeplinite corespunzător, adică se va urma atât procedura consultării
colective, cât și cea a comunicării modificărilor respective.