Sunteți pe pagina 1din 14

PSTRAREA, CONSERVAREA I RESTAURAREA ARHIVISTIC

Modalitatea principal de pstrare a informaiilor despre evenimentele istorice o constituie documentele scrise. Din acest motiv, pstrarea n bune condiii a acestor acte are o importan deosebit. Prin pstrarea documentelor se nelege preocuparea omului de a asigura continuitatea existenei i integritatea acestora prin mijloacele comune de care dispune1. n decursul vremii documentele sunt supuse degradrii a crei cauzalitate este multipl, concretizat n degradri violente (foc, ap, arsuri chimice) sau n forme de degradare mai lent determinat de factori fizico-chimici, biologici i sociali. Distrugerea unor documente constituie o pierdere ireparabil a unor izvoare istorice2. Problema degradrii hrtiei era mai puin acut n trecut cnd suportul alctuit n general din hrtie de zdrene (crpe de bumbac sau pnz de in) era de foarte bun calitate, iar condiiile de conservare (cldire cu perei groi, atmosfer destul de puin poluat) erau cu totul altele. Timpurile moderne au complicat mult problema conservrii documentelor prin introducerea de hrtie cu caracteristici inferioare i prin creterea gradului de poluare. ncepnd cu a adoua jumtate a secolului al XIX-lea hrtia a fost fabricat pe cale chimic din paie i lemn. Aceast hrtie rezist mai greu la pstrarea ndelungat3.

I. LEGISLAIA Legea 16/1996 a Arhivelor Naionale stabilete obligaia pentru creatorii i deintorii de arhiv de a pstra documentele create i deinute n condiii corespunztoare asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii. Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente sunt obligate s le pstreze n spaii special amenajate pentru arhiv. Noile construcii ale creatorilor i deintorilor de documente vor fi avizate de ctre serviciile judeene ale Arhivelor Naionale. Depozitele de arhiv trebuie s fie dotate conform legii n funcie de formatul i de suportul documentelor cu mijloace adecvate de pstrare i protejare a acestora. Neasigurarea condiiilor corespunztoare de pstrare i protejare a documentelor create i deinute de ctre creatorii i deintorii de arhiv constituie contravenie i se sancioneaz cu amend. Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentebuinare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciune.
1

Florea Oprea, ,,Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i restaurare a arhivelor n Arhiva Romneasc, tom I, fasc. 2/1995, Bucureti, p. 27. 2 Mihail Fnescu, Ileana Leonte, Victor Trandaf, Ion Vasile, ,,Grija pentru pstrarea n bune condiii a materialelor documentare. Msuri de igien i restaurare, n Arhivele Statului. 125 ani de activitate 18311856, Bucureti, 1957, p. 114. 3 Victor Trandaf, ,,Despre igiena n depozitele de arhiv i unele msuri de conservare a materialelor documentare n Revista Arhivelor, nr. 1/1960, Bucureti, p. 283.

II. AGENI DE DETERIORARE Pe parcursul existenei lor, documentele sunt ameninate de ageni de deteriorare de natur fizico-chimic, biologic i uman care acioneaz continuu, mai rapid sau mai lent. 1. Deteriorarea fizico-chimic a. Temperatura Datorit particularitilor climatice ale rii noastre temperatura este destul de fluctuant de la -25pn la +35 C. Aceste variaii externe ale temperaturii sunt nregistrate n limite mai reduse i n depozitele de documente. Schimbrile brute de teperatur sunt n general mai periculoase dect variaiile sezoniere, att sub aspectul frecvenei ct i sub aspectul efectului de degradare cumulativ. Dilatarea i contractarea continu a structurii materialelor, mai ales la nivelul suprafeei care este alternativ nclzit i rcit duce la oboseala materialului i la rupturi de suprafa nesesizabil cu ochiul liber, dar care au efecte de cojire a scrisului. n plus, temperaturile prea ridicate duc la rscoacerea i fragilizarea documentelor i faciliteaz unele procese de degradare biologic sau de coroziune chimic a materialelor. Chiar i cnd este de scurt durat, temperatura ridicat este duntoare hrtiei, fcnd-o casant i imprimndu-i o culoare galben. Temperaturile joase nu au un asemenea efect i un duneaz pera mult pstrrii ndelungate4. b. Umiditatea relativ a aerului Variaiile brute ale umiditii relative determin variaii de volum datorate uscrii violente sau mbibrii prea rapide. Documentele pstrate n ncperi unde umiditatea relativ este destul de mare, dar ntr-un anumit echilibru de variaii n general lente, au suferit o degradare accentuat atunci cnd au fost mutate n ncperi mai uscate. n urma variaiilor de temperatur scrisul se cojete. Chiar i n condiii corespunztoare de temperatur umiditatea faciliteaz coroziunea fizico-chimic a materialelor. Hrtia este un material higroscopic. n condiii de cldur umed celuloza din hrtie se degradeaz iar materialul i pierde rezistana fizic i devine casant. Cernelurile devin i ele uneori corozive n contact cu umiditatea deoarece, mai ales cele pe baz de sulfai, produc n astfel de condiii substane care macin hrtia. Umiditatea are rolul cel mai periculos n instalarea atacurilor biologice. n condiii de umiditate mai mare de 68-70 % hrtia absoarbe apa din atmosfer ca un burete i pe acest material jilav germineaz i se dezvolt numeroase specii de microorganisme cunoscute sub numele comun de mucegaiuri. Dac umiditatea aerului coboar sub 30 %, hrtia se usuc i devine sfrmicioas, fragil i lipsit de rezisten. Cnd umiditatea
4

Ibidem, p. 285.

sczut se asociaz cu o temperatur nalt hrtia se usuc slbind complet rezistena acesteia la orice manipulare5. c. Compoziia aerului Atmosfera oraelor industriale este totdeauna viciat de ageni distructivi rezultai din gazele de ardere. Bioxidul de carbon, chiar n concentraie de 0,5 pri dintr-un milion, este absorbit de fibrele hrtiei crora le modific aciditatea. Bioxidul de sulf combinndu-se cu oxigenul i apa formeaz acidul sulfuric care la rndul su atac moleculele de celuloz i distruge structura fibroas a hrtiei. Acest proces de distrugere este accelerat de urmele de fier prezente n general n hrtie sau n cerneluri. Din anumite procese industriale i chiar din fumul de igar pate rezulta hidrogen sulfurat care produce prin oxidare acid sulfuric care corodeaz materialele. Clorul degajat de unele uniti industriale produce o modificare pronunat a culorii hrtiei. Ozonul, chiar n concentraii mici exercit o aciune negativ asupra materialelor celulozice. Praful, nisipul i fumul, mai ales n vecintatea fabricilor sau liniilor de cale ferat polueaz puternic atmosfera. n general, praful atmosferic este un amestec de silicai de aluminiu care alcalinizeaz hrtia, sulfat de magneziu care o acidific, particule de funingine care o pteaz i numeroi spori de microorganisme care o infecteaz i n anumite condiii o degradeaz puternic. Ptrunznd n depozitele de arhiv praful se aeaz pe documente de care ader strns ca urmare a absorbiei de ap din atmosfer. n praful depus pe documente se pot gsi i ou de insecte. n plus, praful mbogete coninutul chimic al hrtiei care devine astfel un suport pentru dezvoltarea mucegaiurilor. d. Lumina Lumina solar decoloreaz scrisul, nglbenete hrtia i o face fragil, casant. Aciunea luminii este cu att mai mare cu ct umiditatea relativ a aerului este mai mare. Razele calde distrug mai repede hrtia scris cu negru deoarece culoarea neagr absoarbe razele pe cnd culoarea alb, galben i roie reflect aceste raze. Hrtia fabricat n prezent conine urme de fier care sub aciunea razelor ultraviolete trece de la starea feroas la starea feric producnd pete brune. Lipsa complet a luminii nu este recomandabil ntruct creaz condiii favorabile dezvoltrii agenilor biologici6. e. Apa Inundaiile sau umezirea documentelor poate fi provocat de defecte ale evilor de canalizare i de nclzire central, precum i de scurgerea apei din acoperiurile avariate. Documentele se mai pot umezi n timpul transportrii lor. Consecinele distrugerii provocate de ap sunt greu de remediat. Documentele uscate neraional i nedezinfectate n timpul uscrii se lipesc unele de altele formnd buci mari pietrificate. Ca urmare a umezirii crete puternic numrul microorganismelor.
5 6

Ibidem, p. 286. Ibidem, p. 289.

Apa de infiltraie acioneaz mai lent dar la fel de sigur, provocnd ridicarea umiditii relative a depozitelor de arhiv, jilvirea i mucegirea documentelor. f. Vntul Este un factor care acioneaz mai ales prin efectul de vehiculare a a ltor ageni de degradare. Odat cu vntul sunt adui n depozite praful, germenii infecioi, insectele, gazele de ardere i fumul. g. Focul n afara efectului direct, focul acioneaz i indirect, la distan, prin temperatura pe care o dezvolt i prin gazele de ardere i fumul care pot degrada documentele care nu au ars. h. Cutremurele Pot provoca avarierea imobilelor sau ale instalaiilor de ap sau lumin care pot da natere la inundaii sau incendii. 2. Deteriorarea biologic Acetia sunt reprezentai n primul rnd de microorganisme i insecte. Atacul insectelor, orict de frecvent ar fi, mbrac un aspect accidental. Atacul microorganismelor este mai frecvent i mai periculos7. Microorganismele se dezvolt i se nmulesc numai atunci cnd se realizeaz anumite condiii nutritive i microclimatice. n ceea ce privete microclimatul, principalele elemente care trebuie luate n considerare sunt temperatura, durata de strlucire a soarelui i umiditatea nregistrat la nivelul depozitelor de arhiv. a. Bacteriile n prezena umezelii celuloza din hrtie este descompus prin fermentaie8. Ca urmare a aciunii bacteriilor pe hrtie apar pete de culoare brun roiatic, galben-oranj, crem, roz-oranj, ivoire, violet cu nuane de brun sau rou crmiziu. b. Ciupercile Principalii dumani din lumea microorganismelor nu sunt bacteriile, ci ciupercile de mucegai. Apariia ciupercilor este favorizat de slaba ventilaie a depozitelor de arhiv i de umiditatea ridicat. Ca urmare a aciunii acestora, hrtia se pigmenteaz n nune de galben, negru sau maroniu. Ciupercile de mucegai perforeaz hrtia fcnd-o
7

N. Damian, V. Cristescu, ,,Noi procedee de ntrire a documentelor deteriorate n Revista Arhivelor, nr. 2/1960, Bucureti, p. 262. 8 V. Trandaf, N. Damian, ,,Factori biologici duntori arhivelor i cteva metode de combatere aplicate n Arhivele Statului din ara noastr n Revista Arhivelor nr. 2/1958, Bucureti, p. 284.

sfrmicioas9. Unele specii de mucegai pot distruge fibrele hrtiei n proporie de 10-60 % n decurs de 3 luni de zile. c. Insectele Documentele de arhiv pot fi atacate att de insectele aducte ct i de larve. Printre ele se numr cele cunoscute sub numele de ,,petiorii de argint deoarece au corpul coperit cu solzi argintii. Acestea triesc n locuri ntunecoase i reci. Ele produc pe documente tieturi sinuoase. O alt specie sunt gndacii de buctrie care marcheaz n hrtie galerii superficiale cu contur nedefinit. Anumite specii de furnici i ,,carii sap galerii n hrtie. d. Roztoarele i animalele de cas oarecii i obolanii pot roade documentele. Atacul roztoarelor asupra depozitelor de arhiv se produce de regul n depozitele murdare i n special acolo unde rmn resturi de alimente10. De asemenea, acestea, precum i cinii, pisicile i unele psri de cas nesupravegheate i pot face adpost ntre documente. 3. Deteriorarea social (uman) a. Modul de manipulare defectuos Rsfoirea dosarelor se face de multe ori prin plierea colului filelor, ceea ce duce la ruperea lor, prin umezirea degetelor cu saliv, provocnd ptarea acestora. Uneori n dosare se introduc ,,semne de carte care las pete. b. Intervenii inoportune pe documente Uneori numerotarea documentelor se face cu cerneal, past sau creion rou, cu cifre mari care acoper i scrisul. Pe unele documente se fac nsemnri sau corecturi strine de coninutul acestuia. Unele persoane rotunjesc cu foarfeca documentele pentru a le face mai estetice sau mai uor de ndosariat, sau lipesc eventualele rupturi cu band adeziv transparent (scotch) care se degradeaz destul de repede formnd pe documente o mas cleioas. Uneori legarea documentelor n dosare se face prin coaserea filelor peste zonele scrise sau prin baterea unor cuie, n cazul dosarelor voluminoase. c. Pstrarea necorespunztoare Uneori documentele sunt pstrate la subsolul cldirilor instituiilor unde pereii sunt igrasioi sau n poduri unde se nregistreaz diferene mari de temperatur ntre var i
9

10

Ibidem, p. 285. Ibidem, p. 292.

iarn. n unele situaii rafturile sunt prea nguste iar dosarele stau n parte n afara acesora, ceea ce duce la degradarea filelor. Exist situaii n care documentele stau stivuite n dezordine pe raft sau n grmezi din care cu grecu putem gsi un document fr ca toat arhiva s fie rscolit i rvit n mod inutil. d. Sustragerea ilicit de documente Fenomenul apare atunci cnd o persoan dorete s tearg urmele unor evenimente sau pentru a le coleciona. e. Distrugerea voit a documentelor Are loc pentru acoperirea unor culpe, pentru a lipsi posesorul de o documentaie care l avantajeaz n rezolvarea unor situaii litigioase sau din motive religioase. n cazul selecionrii documentelor cu termen de pstrare expirat poate avea loc distrugerea din incompetena personalului care efectueaz aceast operaiune. f. Distrugerea sau degradarea documentelor n timpul conflictelor armate Acestea pot fi directe, n strns legtur cu evenimentele militare sau indirecte din cauza msurilor de protecie defectuoase.

III. CONDIIILE CARE ASIGUR BUNA CONSERVARE A DOCUMENTELOR Conservarea documentelor presupune o serie de aciuni care s elimine efectele nefavorabile ale agenilor de degradare 1. Depozitul de arhiv a. Starea construciei i depozitului de arhiv Depozitul de arhiv trebuie s asigure condiiile necesare pentru pstrarea corespunztoare a documentelor i pentru protecia lor fa de aciunea agenilor de deteriorare: praf, lumin solar, solicitri la uzura mecanic, variaii de temperatur i umiditate, temperaturi excesive, surse de infecie sau ntreinerea agenilor biologici, pericol de foc, inundaii sau infiltraii de ap11. Depozitul de arhiv trebuie s fie amplasat la distan de unitile care eman produi de sulf, azot, clor, iod, negru de fum i ciment. n apropiere nu trebuie s existe obiective care prezint pericol de incendii. Terenul pe care se amplaseaz construcia
11

Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, p. 28.

trebuie s fie ferit de pericolul inundaiilor. Este bine ca zona de amplasare a depozitului de arhiv s nu fie supus unor variaii climatice prea mari. Spaiul de depozitare al arhivei nu trebuie s fie amplasat sub nivelul solului deoarece ncperile subterane sunt supuse n general pericolului igrasiei i inundaiilor. Spaiile de la subsol adpostesc n general i instalaiile de ap i nclzire central care n cazul defeciunilor constituie principalul pericol de degradare al documentelor. Vor fi evitate n mod categoric construciile cu caracter provizoriu care nu prezint suficiente garanii de rezisten sau protecie a documentelor. Este aadar interzis depozitarea documentelor n barci sau magazii, n poduri sau n subsoluri. b. Materialele de construcie Elementele de rezisten ale construciei vor fi dimensionate conform standardelor inndu-se seama de ncrcarea cu arhiv12. Planeul depozitului de arhiv trebuie construit din materiale rezistente, dat fiind sarcina destul de mare care apas asupra acestuia (1 metru liniar de arhiv are o greutate de circa 40 kg.). Este recomandabil ca lemnul de construcie s fie impregnat cu substane fungicide i insecticide iar n cazuri deosebite cu substane ignifuge, iar sticla folosit la ferestre sau vitrine s fie fotoabsorbant pentru a reduce intensitatea luminii, sau s fie folosite perdele de doc. Este bine ca pardoseala s fie din ciment ntruct este rezistent, uor de ntreinut i un poate fi atacat de mucegaiuri, roztoare i insecte. Pereii i acoperiul trebuie s fie suficient de groase pentru a izola termic spaiile interioare evitnd astfel efectul variaiilor de temperatur. Pereii de beton armat sunt subiri i nu asigur o bun izolare termic, ceea ce face ca variaiile de temperatur extern s fie nregistrate i n interior, cu efecte de condensare a vaporilor de ap care se menin pe suprafaa pereilor n general impermeabili. Acest condens este absorbit de hrtie favoriznd degradarea fizico-chimic i biologic a documentelor. Este bine ca ferestrele s nu fie prea mari i s fie distribuite raional pentru a obine o iluminare slab dar uniform i pentru a se asigura o ventilaie natural la nevoie. Uile i ferestrele trebuie s se nchid etan pentru a mpiedica ptrunderea prafului, apei, zpezii i insectelor. n general este bine s nu se deschid ferestrele pe direcia vnturilor dominante deoarece acestea constituie surse de prfuire i contaminare cu spori de mucegai a depozitelor de arhiv. Circuitele de lumin i ap trebuie s rspund normelor maxime de securitate pentru a evita defeciuni. n general aceste circuite vor fi simplificate la maximum, iar branamentele acestora vor ocoli pe ct posibil depozitul de arhiv. c. Compartimentarea cldirii Este indicat ca instalaiile sanitare i de nclzire s fie ct mai izolate fa de depozitele de arhiv. Deasupra depozitelor de arhiv sau n imediata lor apropiere nu este permis amplasarea grupurilor sanitare, duurilor, hidrofoarelor i altor dispozitive care necesit instalarea conductelor de ap precum i a instalaiei centrale de nclzire. Depozitele de arhiv trebuie s fie spaioase i s permit circulaia i omogenizarea aerului.
12

Ibidem, p. 28.

2. Mobilierul specific Pentru pstrarea documentelor sunt recomandate rafturile metalice acoperite cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii, deoarece rafturile de lemn sunt atacate de insecte i mucegaiuri care i continu aciunea pe documente. Este bine ca planurile verticale mediane ale rafturilor s fie pline pentru a proteja materialul contra luminii i prafului iar poliele s fie perforate pentru a lsa aerul s circule liber pe vertical. Rafturile trebuie s fie suficient de rezistente pentru a nu se ndoi sau rupe sub greutatea materialului iar pentru stabilitate este bine s fie ancorate de perei sau planee. ntre rafturi i perei sau plafoane i planee trebuie s existe o distan de 30-50 cm., iar n partea de sus rafturile vor avea o poli nefolosit. Scrile nu trebuie s se rezeme de raft ci s fie de sine stttoare. Mobilierul trebuie s fie dimensionat corespunztor volumului de documente i dimensiunilor acestora pentru ca documentele s nu fie aezate forat n raft din cauza volumului prea mare sau s atrne liber cu o parte a lor pe rafturi prea nguste. Rafturile trebuie amplasate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul artificial va cdea pe culoarul dintre rafturi13. Spaiul de trecere dintre rafturi trebuie s fie de 70-80 cm., iar trecerile principale de 120 cm.. Rafturile instalate de-a lungul pereilor trebuie s fie montate la o distan de 10-15 cm. fa de acestea. Poliele de jos ale rafturilor trebuie montate la o nlime de 15 cm. fa de duumea. Rafturile nu se vor monta n apropierea caloriferelor. Montarea rafturilor nu trebuie s mpiedice accesul normal la ferestre i ui. Rafturile de lemn trebuie confecionate din material uscat i verificat. Toate depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m se doteaz cu scri de arhiv14. 3. ntocmirea documentelor i constituirea arhivei Pentru ntocmirea documentelor se recomand s se foloseasc hrtie i cerneluri ct mai rezistente la degradarea n timp. n etapa de predare a documentelor de la compartimente la depozitul de arhiv a unitii au loc operaiuni de constituire, inventariere, selecionare, eviden, n cadrul crora au loc operaini de numerotare a filelor, cotare, fiare, de a cror calitate va depinde n viitor buna pstrare a documentelor. O arhiv fr o eviden clar duce la rscolirea ei pentru a depista documentele i dosarele care ne intereseaz, pe cnd ntr-o arhiv a crei eviden i ordonare n depozit este bun interveniile ulterioare sunt minime. Pentru a preveni rtcirea sau pierderea unor documente n depozitul de arhiv dosarele trebuie s fie legate sau cusute. Custura se aplic la o distan de cel puin 12-15 mm da la partea scris spre margine. n aczul n care marginea de ndosariere este mai mic de 15 mm se lipete o alonj de ndosariere15. Nu este indicat ca dosarele s fie desfcute i legate de mai multe ori din anumite necesiti pentru a evita degradri ale documentelor. Este contraindicat pstrarea dosarelor legate cu a deoarece acestea sfie documentelor. Anumite tipuri de documente mari (hri, schie, planuri) trebuie pstrate n
13 14

Ibidem, p. 29. Ibidem, p. 29. Ibidem, p. 29.

15

msura posibilitilor desfurate. Plierea duce la slbirea rezistenei documentelor pe linia pliurilor nct dup 10-20 de ani acestea se taie. De asemenea, rularea documentelor duce la ntrirea structurilor fibrilare dup linii curbe iar la derulare acestea se foreaz i se rup dup un timp. La constituirea dosarelor trebuie nlturate acele i agrafele metalice, ntruct prin ruginire acestea pot deteriora documentele. Dosarele se aaz pe raft n poziie vertical. Ele nu trebuie plasate n contact cu pereii exteriori pentru c acetia ar putea fi contaminai sau plini de igrasie. Se va evita de asemenea apropierea de sursele de cldur. Documentele cu dimensiuni mai mari dect cele obinuite se vor pstra n fiete sau dulapuri specifice care s corepund exigenelor de conservare ndelungat a strii acestora ct i necesitilor de folosire. Pstrarea rulat a documentului l expune degradrii. n cazul n care creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice) acestea se depoziteaz pe categorii. Depozitele de benzi magnetice nu trebuie s aib n preajma lor cmpuri magnetice16. 4. Controlul microclimatic Umiditatea relativ i temperatura sunt cauza i indiciul cel mai sigur al declanrii atacului de mucegai. n depozite trebuie s se amplaseze cte un termometru i un higrometru, iar citirile trebuie consemnate ntr-un caiet de depozit. n acest fel se poate controla nivelul umiditii relative i al temperaturii, tiut fiind c cele mai bune condiii de pstrarea a arhivei se nscriu n gama cuprins ntre 50-60 % umiditate relativ i 15-24 C temperatur. Pentru depozitele de materiale fotografice, ca i pentru cele cuprinznd benzi magnetice temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14-18C iar umiditatea relativ de 40-50 %17. n situaia depozitelor nenclzite este indicat s se pstreze temperatura joas din timpul iernii printr-o aerisire judicioas. Aceasta va duce la pstrarea unei temperaturi ct mai constante sau la variaii de temperatur ct mai reduse18. n cazul n care umiditatea a depit 68-70 % este necesar s se ventileze localul sau s se ridice temperatura dac exist mijloace. Cnd aceste msuri nu se dovedesc eficace iar umiditatea relativ a depit valori critice de 75-89 % trebuie s lum n considerare necesitatea evacurii depozitului, uscrii materalelor i redepozitrii lor n spaii corespunztoare. 5. Lumina Lipsa complet a luminii nu este recomandabil ntruct creaz condiii favorabile dezvoltrii agenilor biologici. Lumina artificial trebuie mpiedicat s cad direct i de la o distan prea mic pe documente. La aerisirea depozitelor trebuie avut n vedere i lumina, evitndu-se deschiderea geamurilor ntre orele cnd lumina solar este ndreptat direct spre documente19.

16 17

Ibidem, p. 29. Ibidem, p. 29. 18 V. Trandaf, op. cit., p. 285. 19 Ibidem, p. 289.

6. Controlul periodic pentru verificarea strii documentelor i a gradului de contaminare biologic Spaiile de depozit trebuie inute ntr-o stare de curenie pentru a evita depunerea sau acumularea prafului pe documente. Curenia se va face cu regularitate i de preferin cu ajutorul aspiratorului i nu cu mtura. n afara acestor msuri de curenie este necesar s se efectueze controlul periodic al strii documentelor i al gradului de contaminare biologic a mediului. Se va acorda o atenie special colurilor reci i ntunecoase, eventual igrasioase ale depozitului. n cazul n care se constat degradri ale materialului se vor verifica amnunit documentele nvecinate pentru a se preciza amploarea procesului de degradare i se va recurge la msuri imediate de remediere a situaiei (uscare, dezinfecie, dezinsecie). Este recomandabil ca acest control al strii documentelor s se execute lunar. 7. Transportul documentelor Mutarea documentelor trebuie organizat n aa fel nct s fie asigurate toate condiiile de securitate i protecie a documentelor. Acestea nu trebuie transportate pe timp nefavorabil. La manipularea documentelor se va acorda o grij deosebit pentru a evita degradrile manuale. Documentele trebuie transportate numai n cutii sau lzi.

IV. TRATAMENTE I MSURI Msurile luate n vederea pstrrii documentelor pot fi preventive sau curative20. a. Ventilaia Scopul ventilaiei este multiplu: - nltur praful, insectele i germenii patogeni din ncpere, - schimb aerul i inhib ntr-o oarecare msur procesele microbiene, - reduce umiditatea relativ cnd aceasta este prea ridicat i aerul de afar nu este umed, - uniformizeaz compoziia aerului n ncpere desfiinnd zonele de stagnare a umiditii n locurile mai ferite dintre rafturi de la colurile depozitelor. Ultimele dou aspecte au o importan deosebit n oprirea sau mpiedicarea atacurilor microbiene. Este ndeobte cunoscut faptul c mucegaiurile se dezvolt foarte greu ntr-un mediu ventilat, chiar dac se ntrunesc condiiile de umiditate i nutriie cerute de microorganisme. Pentru o bun ventilaie este necesar ca ferestrele s fie raional distribuite pentru a asigura schimbul de aer cu exteriorul. Nu se vor deschide ferestrele pe vreme ploioas sau de viscol i nici atunci cnd bate vntul. n special primvara i toamna vnturile sunt ncrcate cu spori ai ciupercilor de mucegai care cresc pe cmp pe seama diferitelor
20

Ibidem, p. 283.

10

produse organice n descompunere. Ajuni n arhiv acetia pot germina n condiii favorabile atacnd astfel documentele. Viabilitatea acestor spori, chiar n condiii de uscciune se poate ntinde pn la un an sau mai mult. n lunile clduroase aerisirea trebuie s se fac n primele ore ale dimineii iar n lunile reci aproape de prnz. Sitele montate la ferestre mpiedic ptrunderea prafului. b. Desprfuirea Praful din depozitele de arhive este destul de periculos prin faptul c el este un amestec de factori alergo-infecioi puternic ncrcat cu spori de mucegai. Este recomandabil ca odat cu desprfuirea s se efectueze i un control al strii de conservare a documentelor i al depozitului de arhiv. Desprfuirea se poate executa fr a lua documentele de pe raft. Desprfuirea documentelor se face cu perii moi iar absorbia prafului cu aspiratoare. Un al doilea tip de desprfuire l constituie desprfuirea n aer liber cu care prilej se desprfuiete fiecare dosar cu grij pentru a nu aduce prejudicii strii documentelor. Acest tip de desprfuire se practic la 4-5 ani odat i se nsoete eventual de lucrri de curenie general i reparaie a depozitelor i mobilierului specific. c. Tratamente de dezinfecie, dezinsecie i deratizare Tratamentele preventive au rolul de a prentmpina apariia atacurilor biologice. Acestea se aplic n special la fabricarea suportului grafic. Unele reete de hrtie fabricate cu adausuri de compui de sulf, zinc, mercur sau alte elemente s-au dovedit mult mai rezistente la aciune insectelor i mucegaiurilor. De asemenea, impregnarea lemnului de construcie cu anumite substane biocide l face mai rezistent la degradare. Tratamentele curative au rolul de a opri i de a eradica un atac biologic deja declanat i aflat ntr-o faz mai mult sau mai puin avansat. n cazul ptrunderii n depozitele de arhiv a unor insecte sau roztoare se poate recurge la amplasarea unor momeli care constau n hran otrvit aezat la colurile depozitelor. Momelile trebuie supravegheate pentru a evita riscul producerii unor accidente asupra personalului. d. Condiionarea microclimatului depozitelor Instalaiile de climatizare urmresc meninerea la nivel optim a aerului i temperaturii. n acest sens deosebim urmtoarele tipuri de aparate: -aparate de dezumidificare care aspir aerul umed i l reintroduc n depozit dup uscare, - aparate de umidificare care pulverizeaz aerosoli de ap sau vapori n atmosfer, -aparate de climatizare automate care menin n limite constante temperatura i umiditatea. e. Sisteme de protecie contra efraciilor, incendiilor i inundaiilor Toate documentele aflate fie n depozitul de arhiv fie n birouri trebuie asigurate mpotriva efraciilor. Accesul n depozitele de arhiv al altor persoane dect responsabilii de arhiv i a efilor instituiei trebuie interzis. Este recomandabil ca depozitele de arhiv

11

s fie dotate cu sisteme de protecie i alarm fa de efracii i incendii. Este preferabil ca uile depozitelor de arhiv s fie metalice. Ele vor fi prevzute cu sisteme de nchidere (cu lact sau cu cheie). Geamurile depozitelor de arhiv vor fi prevzute cu gratii metalice. Instalaia electric trebuie s fie izolat i verificat. Este indicat ca la instalaia electric pentru iluminat s se foloseasc tuburi fluorescente cu lumin rece. n fiecare depozit de arhiv trebuie s existe mijloace de protecie i stingere a incendiilor (stingtoare cu praf, bioxid de carbon sau gaze inerte). n depozitele de arhiv este interzis cu desvrire fumatul i utilizarea focului deschis, a reourilor, radiatoarelor electrice, lmpilor cu petrol, sobelor cu gaz precum i depozitarea unor materiale inflamabile i n general de orice fel n afara celor de arhiv. Instalaiile de nclzire din interiorul depozitului de arhiv trebuie prevzute cu dispozitive de reglare i cu aprtoare la radiatoarelor de calorifer mpotriva apei sau n cazul avariilor, iar evile instalaiei care trec prin depozit s fie nzestrate cu hidroizolaie. f. Msuri de protecie a documentelor n caz de urgen - msuri n caz de inundaii Uscarea n aer liber se face prin etalarea documentelor pe suprafee ntinse sub supraveghere atent pentru a nu fi luate de vnt sau surprinse de de ploaie sau alte evenimente. Metoda este ns greoaie i poate fi aplicat cu uurin cnd numrul documentelor afectate nu este prea mare. Ventilaia cu aer cald este util dar necesit o baterie de aer cald i rrirea documentelor pe raft. Uscarea n sisteme cu temperatur i umiditate reglabil; aceste sisteme sunt instalaii de climatizare i acestea elimin continuu afluxul de umiditate emanat de documente - msuri n caz de incendiu n cazul n care documentele de arhiv au suferit de pe urma unui incendiu, eforturile personalului trebuie s se concentreze, din momentul observrii pe localizarea i stingerea ct mai rapid. Se folosesc pentru aceasta instalaiile de stingere locale sau se anun dac este cazul pompierii. Este preferabil ca pentru stingere s se foloseasc substane care nu ud documentele i numai n cazuri forate s se recurg la folosirea apei. - msuri n caz de cutremur Cutremurele pot produce prbuirea dosarelor de pe rafturi, iar n cazuri grave avarii ale localului cu scurtcircuite i incendii sau stricarea instalaiilor de ap cu producerea unor inundaii. n ordinea importanei se vor avea n vedere localizarea i stingerea incendiilor, oprirea scurgerilor de ap de la instalaiile degradate, degajarea molozului din drmturi i recuperarea documentelor care, dup uscare va fi depozitat n spaii corespunztoare.

12

- protecia documentelor n timp de rzboi implic msuri menite s asigure securitatea documentelor fa de degradrile fizico-chimice i biologice i fa de aciunile inamice.

V. MSURI DE PROTECIE A MUNCII N DEPOZITUL DE ARHIV Inhalarea prafului din depozitele de arhiv care este un amestec alergo-infecios n compoziia cruia intr spori de ciuperci microscopice pot produce alergii ale pielii, infecii ale cilor respiratorii i afeciuni cronice ale conjunctivitelor oculare i nazale. Un alt inconvenient l poate constitui gradul de luminozitate necorespunztor n cazul depozitelor prea ntunecoase. n timpul activitii n depozitul de arhiv este indicat ca personalul s poarte halate. Dup ncetarea lucrului minile se spal cu spunuri de calitate superioar cu un grad de alcalinitate redus pentru a nu ndeprta stratul protector de grsime al pielii. n cazul n care se constat afecini ale pielii trebuie s se apeleze la consultaiile unui medic. Persoana care lucreaz cu documente puternic prfuite va purta halat, o masc menit s filtreze aerul inhalat, urechile vor fi astupate cu tampoane cu vat, iar n mini va purta mnui de cauciuc sau se vor gresa minile cu un strat protector antialergic i antiinfecios cum ar fi glicerina fenicat. La terminarea operaiei de desprfuire minile se vor spla cu grij i se vor terge cu o soluie dezinfectant. n cazul constatrii unor senzaii de usturime n gt sau de uscciune ca urmare a inhalrii prafului de arhiv se va consuma lapte dulce sau praf de muetel. n timpul lucrului n depozite este interzis urcarea sau sprijinirea de rafturi pentru a ase evita prbuirea acestora.

VI. RESTAURAREA DOCUMENTELOR Atunci cnd un document nu s-a pstrat ntreg trebuie s fie ferit de o distrugere total. Prin restaurare nelegem aciunea de recondiionare a documentelor. Cnd un document este rupt fragmentele acestuia se adun i se lipesc prin aplicarea pe spatele documentului (dac nu este scris) a unor benzi de hrtie pe linia rupturilor. Dac documentul este scris i pe spate benzile de hrtie se vor lipi pe marginea lui astfel nct s nu acopere scrisul. Dac un dosar este distrus acesta se va desface, se va restaura fil cu fil apoi se va reface21. Nu se vor utiliza benzi de scotch.

BIBLIOGRAFIE Legi i regulamente:


21

Aurelian Sacerdoeanu, Arhivistica, Bucureti, 1971, p. 259-260.

13

Legea 16/1996 a Arhivelor Naionale Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996.

Lucrri i articole:
-

Damian, N., Cristescu, V., ,,Noi procedee de ntrire a documentelor deteriorate n Revista Arhivelor, nr. 2/1960, Bucureti. Fnescu, Mihail, Leonte, Ileana, Trandaf, Victor, Vasile, Ion, ,,Grija pentru pstrarea n bune condiii a materialelor documentare. Msuri de igien i restaurare, n Arhivele Statului. 125 ani de activitate 1831-1856, Bucureti, 1957. Oprea, Florea, ,,Coninutul i evoluia conceptelor i ale practicii de pstrare, conservare i restaurare a arhivelor n Arhiva Romneasc, tom I, fasc. 2/1995, Bucureti. Sacerdoeanu, Aurelian, Arhivistica, Bucureti, 1971. Trandaf, Victor, ,,Despre igiena n depozitele de arhiv i unele msuri de conservare a materialelor documentare n Revista Arhivelor, nr. 1/1960, Bucureti. Trandaf, V., N. Damian, N., ,,Factori biologici duntori arhivelor i cteva metode de combatere aplicate n Arhivele Statului din ara noastr n Revista Arhivelor nr. 2/1958, Bucureti.

14