FISA DE POST : ASISTENT RELAII PUBLICE I COMUNICARE (studii medii)

Nr. Organizatia: SC . SRL Denumirea postului: Asistent relaii publice i comunicare (studii medii) Codul COR: 342906 Titularul postului: Scopul postului ,activitati principale si responsabilitati : Asistentul de relaii publice i comunicare este intermediar ntre organizaia pe care o reprezint i publicurile specifice acelei organizaii, fiind responsabil fa de aceste pari i distribuind informaii care dau posibilitatea publicurilor instituiei s-i neleag politicile. Prin latura comunicaional desfoar activiti legate de constatarea i influenarea opiniilor unui grup de persoane. Pentru aceasta realizeaz cercetarea tuturor publicurilor: primete informaii de la acestea, informeaz conducerea in legtura cu atitudinile i reaciile acestora, particip la implementarea de politici care demonstreaz atenia crescut fa de publicuri si evalueaz constant eficiena tuturor programelor de relaii publice. Poate implementa programe de aciune planificate, care s serveasc att organizaia, ct i interesul public. Activitatea lui se bazeaz pe comunicare eficient i pe realitate, fiind legat de fapte. Asistentul de relaii publice i comunicare poate avea mai multe roluri, n funcie de necesitile organizaiei: 1 analist: el trebuie s cunoasc organizaia (statut, istorie, imagine, cultur), bunurile i serviciile organizaiei, publicuri variate, mediul, comunicrile anterioare. 2 cercettor: va ncerca s obin toate datele, s fac sondaje, anchete, analize, pentru a putea aprecia i sftui organizaia, propunnd soluii (fiind aadar i consilier); 3 implementator de strategie: implementeaz strategii pentru interior sau pentru exterior in conformitate cu obiectivele vizate, incitnd, persuadnd, pentru a atrage atenia publicurilor sau a schimba atitudini i comportamente; 4 responsabil cu logistica: realizeaz bugete i calendare ale aciunilor; 5 creator: concepe mesajul; 6 specialist: alege forma mesajului, caractere potrivite pentru tipar, fotografii, ilustraii, culori, prezentri grafice; 7 rol tehnic: alege mass-media; 8 rol de imaginaie: alege suporturile; 9 rol de expertiz: alege tehnicile de comunicare; 10 educator, comunicator i om de echip etc. Asistentul de relaii publice i comunicare poate s funcioneze n interiorul unei organizaii, ca angajat al unei firme de consiliere n relaii publice sau ca i consultant independent . n interiorul unei organizaii, asistentul de relaii publice i comunicare are ocazia s ndeplineasc diverse sarcini, n funcie de tipul organizaiei i de anvergura departamentului de comunicare unde funcioneaz.

Comunicarea intern reprezint o cale de a gestiona anumite nevoi ale organizaiei (integrarea noilor angajai, organizarea muncii, circulaia informaiilor, sentimentul de apartenen, climatul intern). Comunicarea extern este asociat manifestrilor publice ale asociaiei: o relaiile cu presa, o expoziiile, o audiovizualul, o publicitatea, o promovarea, o campaniile de opinie, o organizare de evenimente (lansri, cocteiluri, inaugurri), o gestiunea crizelor, o campaniile de finanare, o propaganda, o afacerile publice, o lobby-ul, o serviciul de informare si de reclamaii, o revista presei, o feedback-ul. Asistentul de relaii publice i comunicare dintr-o agenie se difereniaz de cel dintr-un departament de PR al unei organizaii, chiar dac tehnicile utilizate sunt ntotdeauna aceleai. Lucreaz cu mai muli clieni (organizaii, ONG, asociaii, oameni publici etc.) pe parcursul unui an, experiena i capacitatea de a lucra n condiii de stres fiind factori extrem de importani. Asistentul de relaii publice dintr-o agenie este, deci, la dispoziia asistentului de relaii publice din organizaie. Ei sunt definii ca PR-iti independeni pentru agenii sau organizaii, oferindu-le acestora serviciile lor. Se specializeaz, de obicei, pe un segment ngust al profesiei (organizator de evenimente, creator de mesaj etc.), fiind angajat n virtutea acestor caliti. Prin acumulare de experien i dobndire de competene manageriale, asistentul de relaii publice i comunicare poate evolua ctre poziia de manager n relaii publice i comunicare. COMPETENTE FUNDAMENTALE 1 Munca n echipe multidisciplinare 2 Dezvoltare profesional 3 Comunicare interactiv 4 Comunicare interpersonal 5 Planificarea activitii proprii COMPETENTE GENERALE PE DOMENIUL DE ACTIVITATE 1 Realizarea materialelor 2 Organizarea de evenimente COMPETENTE SPECIFICE OCUPAIEI 1 Organizarea campaniilor integrate 2 Evaluarea eficientei programelor de relaii publice 3 Particip la eficientizarea comunicrii n organizaie

4 Meninerea relaiilor cu mass-media 5 Pregtirea ntlnirilor de lucru DEZVOLTARE PROFESIONAL Particip la cursuri de perfecionare i alte manifestri de specialitate o Participarea la cursuri de perfecionare i la alte manifestri de specialitate se face n funcie de necesitile de perfecionare identificate. o Cursurile de perfecionare profesional se stabilesc n funcie de obiectivele care trebuie atinse Surse de informare: publicaii de specialitate; Internet; referate si comunicri tiinifice; schimb de informaii i schimb de experien cu persoane cu ocupaie similar; seminarii i simpozioane etc. Instruirea se refer i la domenii conexe: o jurnalism, o propaganda, o marketing, o lobby, o publicitate, o producie publicitar, o art grafic, o afaceri publice, o activitile agentului de pres, o susinerea vnzrilor (merchandising support), o cercetare (primar si secundar) etc. Instruirea profesional se refer att la partea teoretic ct i practic n domeniul relaiilor publice i al comunicrii. Dezvoltarea instruirii profesionale impune o instruire anterioar i o autoinstruire permanent Cunotinele: minim necesar de cunotine profesionale care s permit identificarea punctelor slabe care ar necesita un plus de cunotine; codul deontologic al profesiei; surse de informare; furnizori de formare; asociaii profesionale; tehnici i metode de selecie a materialului; metode de autoevaluare etc. Statutul asistentului de relaii publice i comunicare: - angajat al unei organizaii; - liber profesionist; - angajat al unei agenii specializate de relaii publice. Clieni:

- departamente ale organizaiei proprii n cazul n care au contract de munca ntr-o organizaie; - persoane publice i organizaii n cazul n care sunt liber profesioniti sau angajai ai unei agenii. Caracteristici psiho-sociale: pregtire profesional; statut social; mediul de provenien; tipologie psihologic. REALIZAREA MATERIALELOR 1. Selecteaz suporturile mediatice 1.1. Alegerea suportului mediatic se face n relaie direct cu obiectivele vizate, conceptul creativ si valorile organizaiei. 1.2. Suportul mediatic ales trebuie s fie n concordan cu caracteristicile publicului int i mijloacele de distribuie ctre acesta. 1.3. Alegerea suportului mediatic ine cont de bugetul alocat. 2 Proiecteaz materialele 2.1. Alegerea conceptului se face n funcie de obiectivele ce trebuie atinse i axa care trebuie privilegiat. 2.2. Textul corespunde tehnicilor utilizate. 2.3. Textul surprinde esena, n concordan cu axa de comunicare. 3. Asist realizarea materialelor 3.1. Alegerea echipei/partenerului de producie se realizeaz n funcie de specializarea acestuia, i calitatea impus. 3.2. n alegere se va ine cont de oferta pieei i bugetul alocat. 4. Organizeaz distribuia ctre grupurile/ publicurile int 4.1. Distribuia se va realiza n funcie de publicurile int. 4.2. Modul de distribuie va fi ales n funcie de caracteristicile sale. 4.3. Modul de distribuie va ine seama de obiectivele de relaii publice i comunicare. Parteneri: graficianul; productorul; tipografia; agenia de relaii publice; agentul independent de relaii publice; designer-ul etc. Tipuri de suporturi: scrise; grafice; vizuale; sonore; video; obiecte-suport; tridimensionale.

Tipuri de materiale: mesaje; comunicate de pres; interviuri; prezentri; news-lettere; discursuri; afie; brouri; fly-ere; rapoarte; reviste interne; manual de conduit a personalului din organizaie; formulare tipizate etc. Tipuri de mesaje: de ordin politic; de prestigiu; care vizeaz o schimbare de comportament; comercial; utilitar; combatant. Distribuie: difuzare de spoturi publicitare la TV, radio, spaii publice etc; afiaj; discursuri; media creativ/neconvenional; difuzare de pliante, brouri, fly-ere etc. Caracteristicile publicului int: locul unde se gsete la o anumit or; nivel de pregtire; vrst etc. Tehnici de comunicare: scriitura; comunicarea de mas; comunicarea intern; comunicarea personalizat. ORGANIZAREA DE EVENIMENTE 1. Organizarea bazei de date cu participani 1.1. Baza de date se organizeaz conform tipului de eveniment i publicurilor- int identificate de manager; 1.2. In organizarea bazei de date se ine cont de dispoziiile conducerii. 1.3. Datele organizate sunt actuale, specifice, concrete i veridice. 2. Transmite invitaiile participanilor 2.1. Distribuirea invitaiilor se face conform listei aprobate de manager; 2.2. Distribuirea invitaiilor se face respectnd termenul prevzut n graficul de desfurare al evenimentului; 2.3. Transmiterea invitaiilor este urmat de telefoane de verificare a primirii invitaiei i confirmare a participrii. 3. Menine legtura cu furnizorii

3.1. Furnizorii sunt alei n funcie de resursele alocate desfurrii evenimentului; 3.2. Meninerea relaiilor presupune rezolvarea neconformitilor aprute pe parcursul colaborrii; 3.3. Calitatea i promptitudinea furnizorilor sunt evaluate permanent pentru a putea fi ajustat baza de date a furnizorilor pentru evenimente viitoare. 4. Particip la implementarea evenimentului 4.1. Participarea este activ. 4.2. Participarea vizeaz receptarea de probleme/subiecte i rezolvarea unor situaii neconforme. 4.3. Participarea presupune dinamizarea desfurrii evenimentului i medierea ntlnirilor. 5. Distribuie scrisorile de mulumire participanilor 5.1. Scrisorile distribuite respect regulile de protocol; 5.2. Prezentarea grafica a scrisorilor i mesajul vor fi n concordan cu misiunea, valorile, identitatea companiei/ persoanei/ instituiei organizatoare a evenimentului; 5.3. Transmiterea scrisorilor de mulumire se face imediat dup terminarea evenimentului i pot determina transmiterea feedback-ului de ctre participani. Tipuri de evenimente: conferine de pres; simpozioane; expoziii; adunri generale ale acionarilor; team-building; petreceri ale angajailor; aniversri ale companiei; seminarii; gale de premiere etc. Publicuri int: mass-media (grupurile de pres scris i audiovizual) i mediul Internet; opinia public sau publicul extern (ceteanul i contribuabilul obinuit i impersonal); publicul intern (salariaii, administratorii, diverse comitete si organizaii interne, sindicatele interne); instituiile i fondurile financiare, bncile, bursele, societile de rating i de asigurri); acionarii, obligatarii, instituiile i organismele puterii de stat i ale administraiei publice; partidele politice i orice alte grupuri de interese politice i civice, asociaii profesionale, fundaii culturale, cluburi etc. PARTICIPAREA LA EFICIENTIZAREA COMUNICRII N ORGANIZAIE 1. Colecteaz informaii 1.1. Informaiile despre organizaie sunt fidele i valide. 1.2. Sursele de informare sunt sigure/ verificate. 2. Analizeaz informaii 2.1. Informaiile sunt analizate cu realism; 2.2. Clasarea informaiilor se face cu spirit de rspundere. 2.3. Analiza informaiilor creeaz premizele realizrii unei diagnoze corecte a comunicrii i procesului decizional din organizaie.

3. Propune programe de integrare/ fidelizare a angajailor organizaiei 3.1. Instrumentele de motivare identificate dezvolt un sentiment de mndrie, de integrare n organizaie/ de apartenen la organizaie. 3.2. Programele de integrare/ fidelizare propuse modific atitudinea angajailor. 3.3. Prin programele de integrare/ fidelizare propuse se previn i se mediaz conflicte. 3.4. Programele de integrare/ fidelizare propuse sunt mbuntite n permanen. 4. Propune msuri ameliorative 4.1. Msurile propuse duc la fluidizarea comunicrii n organizaie. 4.2. Msurile propuse determina o abordare a situaiilor consistent, coerent, persuasiv, orientat spre prevenirea i rezolvarea problemelor. 4.3. Prin msurile propuse se mbuntesc metodele de promovare a imaginii managerului/ organizaiei. MENINEREA RELAIILOR CU MASS-MEDIA 1. Construiete baza de date a persoanelor de contact 2.1. Baza de date este selectiv, completndu-se cu jurnaliti i oameni de producie n funcie de tipul relaiei de lucru i disponibilitate. 2.2. Relaiile create sunt actuale, specifice, concrete i veridice. 2.3. Baza de date se realizeaz n funcie de canalele mediatice alese de manager. 2. Actualizeaz baza de date 3.1. Baza de date se actualizeaz pe baza informaiilor din surse sigure. 3.2. La actualizarea bazei de date se are n vedere accesarea unor surse noi. 3.3. Actualizarea presupune contactul direct cu persoanele vizate. 3. Menine relaii formale cu jurnalitii 4.1. Relaiile cu jurnalitii sunt concrete, actuale, specifice i veridice. 4.2. Relaiile se menin i se consolideaz n permanena. PREGTIREA NTLNIRILOR DE LUCRU 1. Identific tematica ntlnirii 1.1. Tematica este identificat din surse interne, relaii de afaceri, evenimente diverse. 1.2. Tematica identificat se gsete n concordan direct cu tipul sursei generatoare i specificul activitilor de relaii publice. 2. Elaboreaz agenda ntlnirii 2.1. Agenda ntlnirii este stabilit cu realism i obiectivitate. 2.2. Planificarea ntlnirii i lista de necesar se fac n funcie de resursele alocate i tipul ntlnirii. 2.3. Convocarea participanilor se face pe baza agendei ntlnirii. 3. Asigur condiiile de desfurare ale ntlnirii 3.1. Resursele vor fi alocate pe baza listei de urmrire. 3.2. Condiiile de desfurare sunt asigurate cu atenie sporit i spirit de rspundere. 3.3. Neconformitile sunt identificate i rezolvate cu operativitate. CONDIIILE POSTULUI DE MUNC

o Program de lucru: ___________________________________________________________________