Principiile si metodologiacrearii documentelor de arhiva

Prelegerea I. Notiuni generale.

Toti creatorii de documente au datoria sa se preocupe de existenta arhivelor pe care le produc. Practic, orice institutie, mica, mare, mai importanta sau mai putin valoroasa, creeaza documente in activitatea desfasurata.

o prima obligatie este aceea de a inregistra documentele, apoi de a le intocmi evidenta, parcurgand toate operatiunile necesare.

In acest scop, creatorii trebuie mai intai sa constituie compartimentele de arhiva, organizate in functie de complexitatea, cantitatea si importanta arhivelor create.

Struetura cornpartimentului, personalul desemnat, competentele lor, vor fi stabilite de condueerea unitatii creatoare, eu avizul Arhivelo Nationale.

Nu fac exceptie, avandun regim special, Ministerul Apararii Nationale, Ministerul Afacerilor Externe, S.R.I., S.LE., S.P.P., organele cu atributii pe linia asigurarii sigurantei nationale.

Formarea personalului se face de catre Arhivele Nationale.

Pentru a asigura buna desfasurare - a operatiunilor arhivistice, la nivelul compartimentelor de arhiva, creatorii trebuie sa dispuna de un personal calificat. Lucratorilor trebuie sa Ii se stabileasca clar atributiile:

a) cunoasterea specificului creatorului ( a institutiei) pentru a avea 0 imagine clara asupra atributiilor, natura muncn, sectoarele (compartimentele). Implicit, caracterul arhivelor ce se creeaza (genuri de documente: clasice, tehnice, informatice, schite, planuri, etc.).

- 1

( "'

I ;;=;t

I

-

doeumentelor imprumutate. La intoarcere le vor verifica integritatea si starea fizica, reintegrandu-le la fondul din care fac parte.

I

g) cu prilejul controalelor, indrumarii si asistentei de specialitate a Arhivelor Nationale, pune la dispozitie toata documentatia necesara, urmareste indeplinirea tuturor masurilor stabilite si a recomandarilor formulate de echipa de control.

h) in timp, pregateste documentele eu valoare istorica, impreuna eu inventarele aeestora in seopul predarii la Arhivele Nationale, In eonformitate eu prevederile legale in vigoare.

i) personalului desemnat ii servim sareini deosebite pe linia asigurarii conditiilor de pastrare si conservare a documentelor din depozite, In acest scop raspunde de ordinea si curatenia in depozite, solicita materialele de protectie necesare, propune eondueerii masuri cese impun, intocmeste situatia eu documentele ee ar avea nevoie de restaurare sau reconditionare. Respecta nonnele PSI (sesizeaza conducerii situatiile in care mijloaeele de prevenire Sl stingere a incendiilor si-au depasit termenele de functionare).

In conformitate cu aceleasi prevederi legale, toti creatorii si detinatorii de doeumente au obligatia sa comunice in seris, in termen de 30 de zile, la Arhivele Nationale, orice modificare survenita in activitatea institutiei.

Indeplinind toate aceste obiective,· creatorii S1 detinatorii de doeumente pot trece, practice, la activitatea propriu-zisa de arhiva, de munca cu documentele.

Mai bine spus, se intra in TEHNICA ARHIVISTICA, sau asa cum am definit-e in prima parte a eursului din semestrul I, in ARHIVOTEHNIE, partea stiintei arhivistice ce se ocupa cu teoria si practica muncii arhivistiee. Mai concret, cea care specifica Iucrarile (operatiunile) ce trebuie efectuate de

3

,

arhivisti, adica: pnmlreCl~ inregistrarea, clasarea, ordonarea, inventarierea, asezarea materialului documentar in depozite, in vederea pastrarii si conservarii lui, apoi folosirea in scopuri stiintifice si practice.

Arhivotehnia of era si pune la dispozitie cunostintele necesare pentru executarea lucrarilor de registratura, adica de creare si constituire a documentelor, trecand prin toate celelalte operatiuni pana la folosirea documentelor.

Preocupari pentru ordonarea inscrisurilor, vechilor acte dateaza din cele

o mai vechi timpuri. Mai intai se adunau la un loc, pe probleme. Dupa aceea au venit ca 0 necesitate; registrele, carturaliile si condicile, in care, la inceput erau adunate si legate la un loc, chiar originalele. Mai tarziu s-a facut transcrierea, iar mai apoi rezumarea doeumentelor.

Cu timpul, documentele de arhiva s-au inmultit in asa masura incat originalele s-au constituit in adevarate fonduri arhivistice. S-a simtit nevoia separarii fiecarui original, devenit 0 unitate arhivistica, pe eare a fost mentionat: data, numele emitentului, sau eel care prime a inscrisul si chestiunea la care se referea, pe scurt.

Cele mai vechi arhiva.lii (materiale documentare), cunoscute sub numele de gesta municipalia, au impus anumite reguli privind manipularea lor. Aceste vechi norme arhivistice, intocmite empiric, se vor transforma in regulamente ale serviciului pentru intrarea si expedierea actelor unei administratii. In aceasta etapa este yorba de cancelarii, secretariat, registratura, dar in mod concret, despre 0 administratie care sa aiba un serviciu de arhiva propriu, putem vorbi abia in secolul XVIII.

Interesul fata de serviciile destinate eonstituirii arhivelor curente a crescut

in secolul XIX, dar, din pacate nu au fost totdeauna respectate si aplicate in practica principiile de baza.

4

Nu a fost inteles in suficienta masura rolul registraturii si nu s-au respectat etapele pe care documentele tehnice sa lc parcurga de la creare (constituire) pana la depunerea lor in arhiva generala (istorica).

Tocmai de aceea este necesar sa se respecte drumul pe care trebuie mers, adica de la:

a) registratura (locul unde se creeaza arhiva), adica se pnmesc, inregistreaza, rezolva, expediaza (repartizeaza) documentele.

b) efectuarea operatiunilor arhivistice asupra documentelor, inventarierea lor la compartimente si pregatirea lor in vederea predarii.

c) depozitul general sau arhiva istorica. Aici ajunse documentele, vor fi supuse celorlalte operatiuni specifice muncii de depozit.

Prelegerea II si ITI.

Despre registratura

Este un fapt recunoscut si oconditie de baza, confirmata de practica, anume ca la nivelul oricarei institutii trebuie sa existe un sector (birou, oficiu, serviciu), care sa se ocupe si sa raspunda de primirea (intrarea) hartiilor, inregistrarea lor, conexarea celor ce se refera la aceeasi problema, repartizarea lor in functie de problema si destinatar, reprimirea lor dupa solutionare.

5

Toate acestea constituie in fapt, activitatea de secretariat sau Registratura. Este 0 activitate pe cat de veche, pe atat de importanta, intrucat, de corectitudinea ei depinde bunul mers al intregii intreprinderi, unitati creatoare de documente.

In "Arhivistica" lui Sacerdoteanu toate operatiunile de Registratura sunt concentrate astfel.i.efectuarea precisa si rapida a operatiunilor tehnice de

'<:.

Inregistrarea propnuzisa este 0 actiune foarte importanta careia, din nefericire, nu i se acorda, totdeauna, atentia cuvenita. Se face uneon superficial, fara a se lua in caleul ca in corespondenta intrata pot· fi documente de valoare foarte mare, sau eu caracter special. De aceea, in unele cazuri, desfacerea corcspondentei se face in prezenta sefului de compartiment ori persoanei careia i se adreseaza.

Luarea in evidenta a documentelor se face in prima faza prin aplicarea unei stampile cu insemnele institutiei (forul tutelar=- ex: Ministerul. .. ), apoi Directia sau numele Institutiei); urmeaza numarul de intrare ( la care se

o

aplica si data inregistrarii). In unele situatii se trece si ora primirii corespondentei.

Dupa aplicarea stampilei de inregistrare se fac mentiunile necesare pe document.

Documente urgente, corespondenta normal a, documente clasificate, (merg la compartimentul special).

Atentie! Pot fi si documente adresate special (memorii, petitii, informari, etc). Acestea se pun in mapa si se predau adresantului.

Strangerea actelor ce urmeaza a fi expediate, se aduna intr-o mapa ce se preda la Registratura (secretariat). Se folosesc unele instrumente: registru de intrare-iesire, condica de expeditie.

Inregistrarea documentelor intrate.

Documentele se inregistreaza incepand cu 1 ianuarie si se termina cu 31 decembrie ale fiecarui an. La actele financiare, de regula, se pot inregistra si pe alte sisteme (1 aprilie- 31 martie2000-200 1).

.....7

Inregistrarea propnuzrsa presupune trecerea pe documentele sosite (intrate) a elementelor de clasare: data, numarul de ordine, registrul de intrare.apoi elementele prevazute in rubricile registrului.

Inregistrarea documentelor la iesire, se face la fel, pnn completarea datelor prevazute in registru. De regula, documentul, la iesire, se inregistreaza la numarul primit cand a fost inregistrat la intrare.

Se poate ca un document sa fie trecut la 0 pozitie lib era (casuta din registru) la coloana I, trecandu-sein celelalte citate "din oficiu",

o situatie aparte 0 reprezinta si cea a circularelor, dispozitiilor, etc. In acest caz ele se inainteazl( aceleasi documente) la mai multe institutii (directii subordinate). Pentru toate se da un singur numar in registru. Mai exact spus, exemplarele ( de ex. 42 daca se trimit la toatejudetele), vor avea un singur numar. Circulara ell numarul j.X" va fi aceeasi pentru toate directiile judetene, spre exemplu intre documentele cu un regim mai special si cele notariale.

Defapt, si registrul in care se inregistreaza aceste documente, este specific, avand cam urmatoarele rubrici, pe cele doua pagini, fata-in -fata:

. a) numarul curent;

b) data (anul, luna, ziua);

c) numele persoanelor pentru care se incheie actele de notariat, cu domiciliullor;

d) cuprinsul actului notarial;

e) documentele prezentate de persoanele carora Ii se elibereaza actul notarial;

f) taxa perceputa in timbre sau mentiunea la scutire;

g) semnatura pentru primirea actului.

8

Odata indeplinite aceste reguli, se trece la efectuarea operatiunii fundamentale a registraturii, anume la repmiizarea sau clasificarea actelor. Aceasta presupune sa se delimiteze foarte elar si sa se defineasca precis problema, sau problemele la care se face referire, fiecare document in parte. In acest scop este necesar sa se fixeze 0 titulaturalun grupaj de chestiuni, rezultand in final 0 lista, un tabel al titlurilor problemelor. Acest instrument (opis de probleme) poate fi impartit in cIase si subcIase dupa nevoi si dupa specificul creatorului, structura lui si partile lui structurale.

Instrumentul respectiv s-a numit in practica

romanesca

NOMENCLATOR.

r>.

Fiecare creator de arliiva are datoria sa-si intocmeasca nomenclatotul

necesar la clasarea documentelor. Este 0 operatiune extreme de importanta pentru ca de ea depinde in cea mai mare parte constituirea arhivelor proprii fiecarei institutii.

CLASAREA DOClTh1ENTELOR presupune:

a) analizarea actelor intrate si iesite si gruparea lor dupa continutul fiecaruia, astfel incat ele sa poata fi repartizate la titlul corespunzator;

b) repartizarea actelor de la fiecare titlu la c1asele generale;

c) repartizarea documentelor din fie care clasa la subclasele

corespunzatoare.

In functie de specificul creatorului, de complexitatea activitatilor sale si structura organizatorica,poate fi mai complicate, ceea ce se poate repercuta asupra nomenclatorului. De aceea, in unele situatii speciale, pe langa instrumentul cadru se pot elabora nomenclatoare pentru intreprinderile (structurile subordonate).

9

Prelegerea IV.

Metodologia intocmirii nomenclatorului dosarelor/unitatilor de arhiva.

Importanta operatiune de repartizare sau clasifieare a doeumentelor este strans legata de un instrument eli rol determinant in realizarea unei evidente arhivistice operative, in temeiul careia sa se depisteze eu usurinta documentele. In aeest scop este neeesar sase realizeze 0 LIST A sau un T ABEL al titlurilor tuturor structurilor si partilor eomponente ale institutiilor

c creatoare de arhive. Pentru aceasta este nevoie sa se implice nemijlocit factorii responsabili ai administratiilor, unitatilor detinatoare de documente. Instrumentul arhivistic ce rezulta este asa numitul NO:MENCLATOR al

DO SAREL OR.

In mod teoretic si practic, anual, documentele trebuie grupate in dosare potrivit problemelor si termenelor de pastrare prevazute in nomenclatorul \

dosarelor, instrument ce se .intocmeste dupa 0 metodologie bine definite

prevazuta, de altfel, in legislatia arhivistica,

o prima prevedere constain faptul ca Nomenclatorul dosarelor se intocmeste de catre fiecare creator pentru documentele proprii.

El se realizeaza sub forma unui T ABEL in earesunt msense, pe compartimente de munca (mai intai mari1e structuri), in ordinea din schema de organizare; toate eategoriile de ·documente, grupate pe probleme si termene de pastrare.

In prima rubrica a nomenclatorului se tree denurnirile structurilor SI cornpartimentelor de munca, in aceeasi ordine din schema de organizare a creatorului si se numeroteaza cu cifre-romane.

In cea de-a doua rubrica se tree subdiviziunile compartimentelor de munca, numerotandu-se cu litere majuscule.

10

..

Rubriea a treia este rezervata pentru trecerea, in rezumat, a eontinutului doeumentelor ee eonstituie dosarul, fieeare dosar numerotandu-se cu cifre arabe, ineepand eu numarul 1 la fieeare eompartiment de munea in parte.

Tot in Nomenclator se tree si registrele, condicile, eartoteeile si alte asemenea materiaIe preconstituite. Elementele de numerotare, adiea: cifrele romane, literele majuscule si cifrele arabe constituie INDICATlVELE DOSARULUI. In cazul in care creatorul are ca parti componente numai compartimente de munca, fara subdiviziuni (servicii, birouri, oficii, ete.),

c indieativul poate fi constituit numai din litera majuseula si cifra araba.

Odata eu inregistrarea doeumeritelor, indicativul dosarului este treeut in registrul de intrare- iesire, la rubrica prevazuta, dar trebuie trecut si pe fiecare document in parte.

Cea de-a patra rubric a a nomenclatorului este destinata termenului de pastrare a documentelor. Termenele si stabilirea lor constituie, la randullor, alte probleme imp ortante , pentru ca de ele depinde pastrarea documentelor.

r:

De regula, ele se stabilesc in funetie de valoarea doeumentelor, de

importanta lor praetiea si, nu in ultimul rand, de rolul stiintifie al informatiilor eontinute. Din aeeste punete de vedere, tennenele de pastrare pot fi eu caracter permanent si eu termene de pastrare temporara, cele cu valoare practiea. Doeumentele eu termene de pastrare pennanenta sunt cele ee au valoare istorica, fapt pentru care nu pot fi selectionate si, deci, eliminate.

In Nomenc1ator, la grupele de documente cu caracter de pastrare pennanenta, se treee chiar termenul respectiv de "permanent" (prescurtat "P"). In dreptul celor temporare se va mentiona cifra araba care reprezinta numarul anilor cat se pastreaza (3,5,10,15 ani, etc.). Sunt si situatii in care nu

. se poate stabili cu exactitate termenul de pastrare, sau se considera ea

~-------~-----~---------------- .•... - -.-.-.- .

11

documentul merita a fi pastrat mai mult. Cazuri si mai spcciale sunt acelea in care anumite documente; ehiar daca au fost fixate eu un anume termen temporar, dupa 0 analiza mai atenta sa impuna prin valoarea sa, pastrarea permanenta. In asemenea situatie, in dreptul documentului se mentioneaza "C.S." (Comisia de selectionare), numai respectiva Comisie va lua 0 hotarare si va propune pastrarea, ori eliminarea documentelor. Si in cazul celor carora Ie-au expirat termenele de pastrare, tot Comisia va propune selectionarea, iar eliminarea se va face numai eu aprobarea Arhivelor Nationale.

De regula si teoretic, in. cadrul unui dosar se grupeaza documente privind aeeeasi problema si care au acelasi tennen de pastrare. Spunem, teoretie, pentru ea inainte doeumentele nu au fost gmpate intr-un dosar, dupa problema si tennene de pastrare. Practica arhivistiea demonstreaza ea intr-o unitate arhivistiea au fost adunate doeumente referitoare la probleme diferite si ehiar cu termene de pastrare diverse. S-ar putea gasi explicatia in lipsa, la anumite vremuri, a nomenclatorului dosarelor. Dar, asa cum 0 demonstreaza tot practica arhivistica, chif in conditiile existentei nomenclatorului, s-au gasit situatii in care documerttele au fost grupate in dosare fara a se tine seama de prevederile nonnelor tehnice de Iucru.

Tot teoretic vorbind, in cazul in oare avem aeeleasi genuri de documente, dar intocmite pe perioade de timp diferite, deei eu termene de pastrare diferite (dari de seama lunare, trirnestriale, annale, planuri etc.), dosarele se vor constitui pentru fiecare term en de pastrare, separat.

Nomenclatorul dosarelor este un instrument de lucru ee nu se modifica in

mod nejustificat. Acest lucru se realizeaza eand se produe sehimbari radicale in structura organizatorica a creatorului. Atunci cand se infiinteaza noi eompartimente, noi diviziuni, sau subdiviziuni, nomenclatorul se

12

completeaza cu denumirile lor si dosarele nou create. Completarea nomenc1atorului se face si in cazul in care compartimentele de munca, sau subdiviziunile lor, isi extind activitatea, creand noi grupe de do cumente , altele decat cele prevazute initial, in nomenclator.

A vand in vedere rolul, importanta si metodologia specifica a realizarii nomenclatorului, este firesc ca intregul proces sa beneficieze de 0 organizare si 0 responsabilitate temeinica.

Tocmai de aceea, de intocmirea proiectului de nomenclator raspunde seful

c compartimentului de munca, responsabil pentru toate documentele specifice.

Eleste eel ce va centraliza toate propunerile, sugestiile, punctelede vedere formulate in scopul realizarii nomenc1atorului. Toate proiectele vor fi centralizate, la randu1 lor, de catre seful compartimentului de arhiva, dupa care, in doua exemplare, vor fi trimise spre aprobare si confirmare.

Aprobarea nomenclatorului se face de catre conducerea unitatii creatoare a arhivei si se supune confinnarii de catre Arhivele Nationale la nivel central, iar in teritoriu de catre Directiile lor judetene.

In urma aprobarii si 'l~onfinnarii, Nomenclatorul este pus la dispozitia tuturor structurilor subordinate unitatii creatoare, sarcina conducerii constand si in unnarirea modului in care este aplicat si respectat instrumentul de lucru in constituirea dosarelor de arhiva,

Dupa confirmarea nomenclatorului se trece la constituirea dosarelor.

Prima actiune consta in gruparea documentelor in dosare, conform

Prelegerea V.

Constituirea dosarelor de arhiva.

13

nomenclatorului, Respectivele dosare se predau la compartimentul de arhiva, in al doilea an de la constituire.

Documentelecare se constituie in dosare, se ordoneaza cronologic sau in cazuri speciale, dupa alte criterii:

- alfabetic;

- zone geografice;

- domenii.

Cand se aplica ordinea cronologica, si exista atat acte vechi, cat si noi, cele din prima categorie trebuie sa se afle deasupra, iar cele noi dedesubt.

. .

Vor fi indepartate agrafele, acele, clamele, filele nescrise (albe).

Documentele din cadrul fiecarui dosar se leaga intre coperti de carton, in asa fel incat sa se poata citi textul, datele, rezolutiile, etc.

Dosarele nu trebuie sa cuprinda mai mult de 250-300 de file, iar in cazul in care se depasesc, se constituie volume ale aceluiasi dosar.

Filele se numeroteaza in coltul din dreapta sus, cu creion negru. In cazul cand avem de-a face cu mai multe volume pentru acelasi dosar, atunci vom incepe cu numarul1.

Pe prima coperta a d~~arului se inscrie: denumirea unitatii 81 a compartimentului creator, numarul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele extreme (de inceput si de sfarsit), numarul de file, volumul si termenul de pastrare.

La sfarsitul dosarului se adauga 0 foaie pe care se face certificarea unitatii arhivistice, dupa urmatorul model:

"Prezentul dosar (registru, condica, etc.) contine ..... file. Numarul filelor se

trece in cifre, iar intre paranteze, in litere".

Dupa aceea se mentioneaza numele celui care a efectuat certificarea, se semneaza si se mentioneaza data la care a fost certificate dosarul.