Sunteți pe pagina 1din 24

NTOCMIREA SITUAIILOR FINANCIARE

Intocmirea documentelor de incasare si efectuarea platilor

Obiective: Tema lectiei propune familiarizarea cursantilor cu actele financiare


utilizate in cadrul agentiei si modul de completare a acastora.
Documentele utilizate in agentia de turism sunt:
- contractele turistice;
- documentele care atesta plata serviciilor: vouchere, bilet de odihna si tratament, bon
de comanda;
- documente de rezervare a serviciilor turistice: comanda de rezervare si confirmare;
- documente utilizate pe parcursul calatoriei : documente de transport ( bilete pentru
mijloace de transport, boarding pass-uri, formulare pentru bagaje, planul de rotatie al
locurilor in autocar etc. ) , asigurari medicale, vouchere de cazare, roomig list-uri.
Toate sunt cuprinse in dosarul actiunii turistice primit de ghid sau agentul insotitor;
- documente pentru finalizarea actiunii: decontul actiunii;
- formulare tip: cererea de decomandare, cereri diverse, scrisori de prezentare, avize de
sosire, ordine deplasare, borderouri de incasari, monetar, diagrama grupului,
chestionare de satisfactie;
- documente fiscale: facturi, chitante, ordine de plata , cecuri de calatorie, documente
privind operatiuni bancare;
- documente informative: programul calatoriei, traseul circuitelor, programul si cursele
transferurilor, informatii privind cursul valutar, harti ale localitatilor.

Incasarea valutei pentru serviciile comandate. Efectuarea rambursurilor

Obiective: Tema propune familiarizarea cursantilor cu posibilitatea incasarii sumelor


din diverse activitati de turism, a valutei in special si posibilitatea de rambursare a unor sume.
Continut teoretic: Contabilitatea operatiilor de casa in lei se tine cu ajutorul
contului Casa in lei. Este un cont activ, care se debiteaza cu incasarile in lei si se

1
crediteaza cu platile in lei. Soldul poate fi numai debitor si reprezinta existentul de
numerar in lei din casieria unitatii.
Unitatile economice, pot insa, efectua incasari si plati prin casierie , in valuta. Acest
cont apare sub numele de Casa in devize si se debiteaza cu incasari in devize si se
crediteaza cu cu platile in devize, prin casierie. Conform legii Contabilitatii, contabilitatea
operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in moneda nationala cat si in valuta .

Agenii economici care furnizeaz produse i servicii turistice, realiznd ncasri valutare
sunt:

o ageniile romneti de turism;


o ageniile de turism ale unor ri partenere, cu sediul n Romnia;
o societi comerciale de turism care presteaz servicii turistice (uniti
hoteliere .a.);
o agenii de asigurri;
o ali ageni autorizai s efectueze ncasri n valut (reeaua de free-shop,
casinouri etc).

Pentru inregistrarea operatiilor de incasari si plati in devize se pot folosi una din
metodele:
-metoda inregistrarii operatiilor de casa la cursul pietei sau zilei
-metoda inregistrarii operatiilor la un curs fix.
La sfarsitul exercitiului financiar , prin ambele metode, soldul este evaluat la cursul
oficial, iar diferenta este inregistrata dupa caz, la conturile de cheltuieli sau de venituri din
diferente de curs valutar.
Dupa cum am amintit, mai sus, inregistrarea operatiilor se poate face la cursul zilei sau
al pietei. Ca element etalon se ia cursul B.N.R., insa fiecare banca isi impune un anumit curs
valutar cu care poate efectua tranzactiile. Agentia de turism poate sa-si insuseasca cursul
valutar al bancii cu care colaboreaza direct.
In incasarea valutei se tine cont in primul rand de cursul valutar si de paritatea dintre
diversele monede.
Paritatea reprezinta egalitatea numerica, echivalenta in valoare.
Exemplu: In cazul in care avem un pachet turistic , la care avem pretul stabilit in euro: 300
eur. Turistul va dori plata acestui pachet a fi achitat in dolari. Se consulta lista de paritati
stabilita de banca si se observa ca paritatatea euro/dolar este : 1.54. Se ajunge la concluzia ca
turistul va avea de achitat suma de 300 eur X1.54= 462 dolari. O modalitate de verificare a
acestor paritati o reprezinta cursul valutar la care ne sunt date cele doua valute.

2
De retinut: pentru fiecare tip de valuta se vor emite acte separat. Nu este
permisa emiterea actelor de plata intr-o moneda si plata sa se faca in alta moneda.

Efectuarea rambursurilor.
Rambursul reprezinta resituirea sumelor de bani datorate.
In ce situatii se realizeaza rambursurile:
-in cazul in care turistul nu mai beneficiaza de pachetul turistic si conform contractului sau
asigurarilor storno isi primeste banii inapoi
-in cazul in care a beneficiat doar de o parte din serviciile achitate agentiei
-in cazul unor penalitati, se face rambursarea sumei si apoi emiterea unor noi facturi de
penalizare.
-in cazul in care, din motive bine intemeiate, persoana nu mai poate beneficia de pachetul
turistic.

Modalitati de efectuare a rambursurilor:


Restituirea sumelor de bani se face atat in actele contabile, cat si practic, prin
inmanarea clientului a anumitor sume de bani. Exista :
-rambursuri totale, care se efectueaza prin facturi storno pentru intreaga suma. Aceste facturi
storno sunt facturile care apar cu semnul minus, pentru a evidenta scaderea completa a
facturii emise initial.
-rambursuri partiale care se concretizeaza in facturi storno partiale si prin care se scade doar o
anumita suma din suma totala a facturii emise deja.
Clientul, poate sa primeasca banii, cash, drept pentru care se va emite, pentru el
dispozitia de plata.
Dispozitia de plata reprezinta actul doveditor al restituirii banilor direct catre client.
Trebuie retinut faptul ca dispozitia de plata mai este utilizata in agentie si in cazul
unor cheltuieli legate de diurna angajatilor, de anumite plati efectuate din casa de bani.
Totodata clientulului, ii pot fi restituite sumele de bani prin ordine de plata, sume ce
coincid cu sumele inscrise pe facturile de ramburs. Facturile de ramburs trebuie emise in
aceeasi valuta, in care a fost emisa factura careia in corespunde acest ramburs.
O alta modalitate utilizata, in general la platile rambursurile prin ordine de plata, este
compensarea sumelor cu alte facturi.
Exemplu : se emite o factura de 257 eur, din care se storneaza 50 eur. Cu alte cuvinte agentia
trebuie sa restituie clientului suma de 50 eur. Clientul, insa va beneficia, mai tarziu de un alt

3
pachet turistic in valoare de 200 eur. Din acesti 200 eur, el va achita doar 150 eur, pentru a
scadea acel ramburs dinainte.

Platile in cadrul activitatilor de turism

Platile in cadrul activitatilor in turism pot fi facute in lei sau valuta si utilizeaza
urmatoarele tipuri de documente: facturi, chitante, ordine de plata, cecuri, carti de credite.
Acestea reprzinta un sistem complex de documente justificative in care se consemneaza
datele si informatiile proprii circuitului economic al sistemului respective, date referitoare la
existenta , miscarea si transformarea capitalului si a muncii, pentru a sta la baza inregistrarii
in contabilitate a operatiilor economice consemnate in documentele respective.
1. Factura- actul prin care turistul se oblige la plata pachetului turistic, la plata unui
produs oferit de agentia de turism.
Elementele facturii:
-datele firmei furnizoare
-datele persoanei cumparatoare (fizica, juridica). In cazul in care persoana este persoana
juridica, se vor lua in considerare datele complete ale firmei respective, date cerute de catre
factura, prin modul in care ea este conceputa.
-nr. Facturii si data emiterii
-cota TVA, daca are
-denumirea produselor sau a serviciilor (de completat in intregime)
-unitati de masura
-cantitatea (numar pachete)
-pret unitar (fara TVA)
-valoarea
-valoarea TVA
-modul de experiere a facturii
-semnatura si stampila firmei emitente
-semnatura de primire de catre persoana fizica sau juridical (in cazul in care factura este
data direct cumparatorului
-suma totala de plata
Pachetele de servicii turistice au cota TVA, inclusa in pretul transmis clientului.

4
Pe factura, acesta poate sa apara defalcat, sau poate sa apara in pretul scris la valoare
factura.
In cazul in care pretul nu este defalcat pe factura, se va anexa facturii un decont din
care sa reiasa cota TVA.
Exista servicii turistice interne, la care TVA ul va fi nevoit sa-l trecem defalcat pe
factura (ex: transporturi aurocare, rent a car).
In general, pentru pachetele turistice externe, TVA-ul nu va apare defalcat pe factura.

Reguli de completare a facturilor:


-facturile trebuie emise corect
-este necesar specifiacarea pe factura, a tuturor elementelor cerute de aceasta, doar in
cazul in care o cere cumparatorul (putem, la rubrica denumirea produselor , sa nu specificam
toate elementele). Ex: contravaloare servicii turistice :sejur Maldive, perioada 10-18.09.06,
cazare hotelul Marhaba 4*, mic dejun. Cumparatorul ne va cere sa lasam pe factura
contravaloare servicii turistice.
-datele trebuie sa fie corecte
-facturile se emit in momentul in care se vinde pachetul turistic
-facturile pot fi emise pentru plata cash, sau prin ordin de plata
-facturile trebuie sa aibe o data limita pentru plata, dupa aceasta data, conform
contractului de colaborare, cumparatorul poate sa intre la penalizari. Din acest fapt deriva
existenta facturilor de penalizare, in cadrul sistemului financiar din cadrul agentiei de turism.
In cadrul agentiei de turism se pot emite facturi pentru numeroase produse: pachete tutistice
interne, pachete turistice externe, bilete de avion, rent a car, autocar , congrese (Sali de
conferinta, mese festive), bilete microbus, etc.

Tipuri de facturi emise in cadrul agentiei de turism:


-facturi reprezantand contavaloare pachetet\lor turistice, indiferent de tipul acestora
-facturi de penalizare la anumite pachete turistice. Penalizarile deriva din punctele
stipulate in contract, legate de neplata la termen a pachetului turistic, legate de renuntarea la
pachet in perioada care in contract este considerata ca intrata la perioada de penalitati,
modificarile aduse pachetului turistic care aduc dupa ele penalitati.
-facturi de storno total, al facturii de servicii turistice. Aceasta factura de returnare
integrala, se face, de asemena pe baza contractului, restituirea facandu-se intr-o perioada,
cand in contract nu sunt penalitati

5
-facturile de storno partial, se aplica atunci cand se renunta la o parte din serviciile
stipulate in contract, si renuntarea se face de asemnenea in timp util, pentru a nu intra in
perioada de penalizari.

2. Chitanta actul prin care se face dovada primirii unei sume de bani. Daca prin
factura, persoana se obliga la platirea unei sume de bani, prin chitanta, acesta finalizeaza
operatia, facand plata respectiva si avand dovada platii.
Factura se poate emite pe factura fizica sau juridica, in functie de modul in care s-a
emis factura. Chitanta se poate emite pe intreaga suma de pe factura, sau se pot face plati
esalonate, la o factura corespunzandu-i mai multe chitante.
Pe chitante se va trece :
-numarul chitantei
-data emiterii
-numele persoanei (fizice sau juridice), pentru care se emite (in conformitate cu numele
care apare pe factura
-suma de plata (in cifre si litere)
-numarul facturii pentru care se emite chitanta

3. Ordinul de plata - actul prin care se face dovada platii , printr-o tranzactie bancara.
Dispozitie data de catre o banca , pentru a plati o suma de bani unei persoane fizice sau
juridice. Orinele de plata sunt mult utilzate in relatia agentiei de turism cu clientii (in general
persoane juridice). Pe baza acestui ordin de plata care face dovada platii, se pot emite actele
pentru pachetele turistice si se trimit catre client.
Ordinul de plata reprezinta dispozitia data de o persoana numita ordonator, unei banci
, de a plati o anumita suma determinata in favoarea unei alte persoane, numita beneficiar, in
vederea stingerii unei obligatii banesti a ordonatorului fata de beneficiar.
Partile implicate in derularea unui ordin de plata sunt ordonatorul , cel care initiaza
operatia si beneficiarul cel in favoarea caruia se face plata si bancile care au rolul de
prestatoare de servicii.
Caracteristica ordinului de plata este aceea ca el poate fi anulat sau modificat de catre
ordonator. Pe de alta parte, ordinul poate fi simplu sau documentar, acesta din urma fiind
folosit in tranzactiile internationale.
Mecanismul decontarii prin ordin de plata este initiat de contractul comercial
continand obligatia de plata in sarcina a importatorului care determina emiterea ordinului de

6
plata. Astfel, importatorul trebuie este obligat sa constituie un depozit pentru acoperirea cu
fonduri a ordinului de plata si sa dea instructiuni privind efectuarea platii prin ordin de plata
urmand notificarea beneficiarului platii, prezentarea documentelor (incasarea platii),
acoperirea platii, si, in final , notificarea si prezentarea documentelor. In relatiile
internationale, utilizarea ordinului de plata este rar intalnita ca urmare a riscului de revocare
pe care il prezinta.

4. Cartile de credit. In comertul electronic , clientii implicati in tranzactii detin de obicei


cont de firma si solicita eliberarea unei facturi. Este necesara verificarea solvabilitatii
clientului inainte de trimiterea comenzii.
Tranzactiile prin carti de credit implica:
-autentificarea: confirmarea ca numarul cartii de credit este valid
-autorizarea: confirmarea ca exista fondurile necesare platii
-initierea procesului de transferare a banilor. Acesta se face, in genere dupa trimiterea
unei scrisori de colaborare catre furnizor.
-primirea confirmarii efectuarii platii.

5. Cecul de calatorie (Travelers Cheque)


Mecanismul plii serviciilor turistice presupune o serie de instrumente: cecul de
cltorie, cartea de credit, voucherul, numerarul, viramentul, ordinul de plat. Unele din
aceste instrumente se regsesc i n alte sectoare economice, iar altele sunt specifice numai
plilor din turism (voucherul i cecul de cltorie).
Cecul de cltorie, mijloc de plat, nscris cu valoare fix, emis de o banc sau de o
agenie de voiaj, care, de regul, i garanteaz titularului nlocuirea n cazul pierderii sau a
furtului.
Cecul de cltorie (Travelers Cheque) constituie un mijloc de plat avantajos, att
pentru clieni, ct i pentru unitile din industria hotelier. Turitii i oamenii de afaceri caut
hotelurile i restaurantele care accept aceste documente, pentru c ele prezint toate
garaniile i nu presupun ntrzieri de plat sau comisioane, cu excepia unui procent mic de
agio.
Eurocecurile
Eurocecurile reprezinta o categorie specific a cecurilor de cltorie, tipizate cu un
grad de securitate ridicat. La sistemul Eurocec au aderat majoritatea rilor europene i din
bazinul mediteranean. Eurocecurile sunt cecuri cu limit de sum, dar care nu au valoare

7
imprimat pe ele. Eurocecurile sunt vndute de bnci clienilor ( care au conturi deschise la
ele) sub forma unor carnete de cecuri n alb. Beneficiarii completeaz Eurocecurile, acestea
fiind atrase asupra disponibilului din contul lor deschis la banca menionat pe formularul
Eurocecului, n limita valorii contului clientului.
Eurocecurile se particularizeaza prin aceea ca, o data cu eliberarea carnetului de
cecuri, banca da clientului si o carte de garantie.
Cartea de garantie (sub forma unei carti de vizita) cuprinde anumite elemente care,
pe de o parte, asigura bancii platitoare incasarea certa a banilor de la banca emitenta, iar pe de
alta parte, constituie o protectie impotriva furturilor, falsificarilor.
Cecurile VISA sunt asemanatoare eurocecurilor. Se particularizeaza prin aceea ca sunt
garantate de posesorul lor cu sumele acestuia, existente in contul bancii care le-a eliberat. Ca
atare, beneficiarul, cand primeste carnetul de cecuri VISA, nu il achita in totalitate, ci
diferenta neachitata este preluata din contul sau cand cecurile sunt primite de banca emitenta
de la bancile platitoare.
International Money Order este emis in special de marile societati de voiaj din
Anglia, SUA si avand acelasi regim de utilizare ca si cecurile de calatorie
Etapele derularii platii prin cec de calatorie reflectate in schema urmatoare:

Etapele derularii platii prin cec de calatorie


1-2 In baza unui disponibil in cont sau unei sume in valuta in numerar un solicitant de
la ghiseele unei banci sau agentii cumpara cecuri de calatorie. La cumparare, solicitantul
semneaza fiecare un cec cumparat.
3-4 In posesia cecului, beneficiarul se prezinta la banci sau agentii din diferite tari si
contra cecurilor primeste suma echivalenta in valuta indicata pe cec sau, dupa dorinta, in
moneda locala, in cursul zilei din tara respectiva. Cu acest prilej, pe fiecare cec da o a doua
semnatura, care este confruntata de lucratorul de la ghiseu cu prima si cu cea de pe actul de
identitate, pasaport.
5 Cu cecul poate achita direct, de exemplu intr-un aeroport, taxa pentru depasirea
greutatii la bagaje.
6-7 Atat bancile unde a fost schimbat pe bani lichizi, cat si institutiile la care s-au
achitat diferite obligatii direct sau prin cec, remit cecurile la incasare institutiei emitente.
8-9 In baza cecurilor primite, banca, agentia emitenta, etc. transmite contravaloarea
cecurilor primite.

8
Modalitatile de efectuare a platilor in cadrul agentiei de turism:
Exista doua tipuri de plati in cadrul agentiei de turism:
A. Platile clientului catre agentie:
-prin facturi, chitante , ordine de plata
-prin existenta contractelor, care obliga la respectarea termenilor
B. Platile agentiei catre furnizori. La factura emise de agentie catre client va apare factura
furnizorului catre agentie, care va avea caeeasi suma ca prima, mai putin comisionul
cedat agentiei.

9
Emiterea politelor de asigurare

Continut teoretic.
1. A asigura: a oferi o garantie pentru infaptuirea unui lucru
2. Asigurare: punere in siguranta, incredintare.
3. Polita de asigurare: actul prin care asiguratorul se obliga la despagubirea
asiguratului (in schimbul unei sume de bani), pentru pierderile suferite de acesta din urma, in
urma unor intamplari , survenite, indiferent de vointa lui..
4. Tipuri asigurari:
-dupa scopul asigurarii: de sanatate, de calatorie, storno, RCA, asigurari Casco, de
viata, carti verzi.
*Asigurarile de sanatatate se incheie de catre persoana cu institutiile reprezentative
ale asigurarilor de sanatate, fiin necesare in cazul unor imbolnaviri survenite asupra
persoanei. Aceste asigurari se pot plati si prin trageri din salariile persoanelor.
*Asigurarile de calatorie, se incheie , in general, in momentul parasirii tarii, pentru
acoperirea unor asigurari si pe teren strain in caz de deces, imbolnavire, accident.
*Asigurarile storno se incheie in momentul in care se achizitioneaza pachete turistice
cu mult timp inainte ca acestea sa se consume, asigurand perioada din momentul cumpararii
pana in momentul consumarii, pachetului turistic.
*Asigurarile Casco, RCA, cartile verzi se refera la asigurarile legate de bunuri (in
general automobile).
*Asigurarile de viata, incheiate cu persoane (fizice sau juridice ) cu agentiile de
asigurari pentru a-si pune in siguranta, viata bunurile materiale
In agentia de turism se lucreaza, in general cu asigurarile de calatorie si cartile verzi.
Una din indatoririle agentului de turism este de a incheia asigurari de calatorie si carti
verzi.
Asigurarea de calatorie se elibereaza, in momentul in care o persoana paraseste tara,
pentru a se realiza o punere in siguranta a lui, pe un teren strain, in caz de accidente, deces,
etc.
Asigurarile de calatorie, pot fi asigurari de tip turistic sau bussines.
Cartile verzi sunt polite de asigurare a automobilelor, in momentul in care acestea
parasesc teritoriul tarii.
5. Institutia de asigurari, cu care agentia decide sa colaboreze pe aceasta latura, ii va
inmana agentiei o serie de polite de asigurari, carti verzi , precum si informatii utile legate de

10
completarea acestora. Predarea politelor de asigurari si carti verzi, de catre firma de asigurari,
catre agentie, se face in baza unui proces verbal de predare primire, in care sunt specificate
seriile politelor ce vor intra in incredintarea agentiei.
6. Politele de asigurare pentru calatoria in strainatate, se prezinta ca un carnetel, cu
cel putin 2 file (indigo), in care sunt notate datele necesare despre asigurat.: numele si
prenumele asiguratului, data nasterii sau CNP, adresa corecta in conformitate cu adresa din
buletin, numarul pasaportului, perioada asigurata, numarul de zile, tara de destinatie, data
emiterii politei, semnatura asiguratului, pretul primei de asigurare.
7. Completarea politei de asigurare, trebuie sa se faca corect,cu toate datele cerute,
complet, fara stersaturi sau corecturi si in prezenta asiguratului.
Pe langa cele 2 file indigo, polita de asigurare va avea, in completare cateva file, in
care va da informatiile necesare asiguratului, privind prevederile acestei polite.
8. Datele cuprinse in polita de asigurare:
-informatii despre asigurator : denumirea lui, numarul de inregistrare la Registrul
asiguratorilor, adresa sediului.
-informatii despre contractul de asigurare.
a. Definirea fiecarui eveniment asigurat, a indemnizatiei de asigurare in cazul producerii
evenimentului asigurat. Evenimentul asigurat este un eveniment viitor si nesigur care, daca se
va produce va genera producerea riscurilor asigurate, astfel definite:
-accident- orice eveniment neastepat, imprevizibil si violent, independent de vointa
asiguratului si datorat unor factori externi , constituind cauza unei vatamari corporale grave
care nu permite continuarea normala a calatoriei.
-boala- orice imbolnavire neasteptata si imprevizibila, constatata de o autoritate
medicala competenta si care nu permite continuarea normala a calatoriei.
Indemnizatia de asigurare reprezinta suma acordata ca despagubire de catre
asigurator pentru compensarea prejudiciului suferit de asigurat ca urmare a producerii
evenimentului asigurat. Asiguratorul despagubeste cheltuielile medicale impuse de
tratamenul de urgenta necesar a fi efectuat pe timpul sederii in strainatate, precum si
cheltuielile de repatriere care includ transportul sanitar sau repatrierea corpului in caz de
deces, ca urmare a unui risc asigurat survenit in perioada de valabilitate a asigurarii.
b. Momentul inceperii si cel al incetarii contractului de asigurare
c. Modalitatile de executare, suspendare sau incetare a contractului de asigurare
d. Modalitatile prin care se platesc primele si termenele de plata a primelor de asigurare
e. Modalitatile si termenele de plata a indemnizatiilor de asigurare

11
f. Informatii despre perioada de gratie.
g. Procedurile de solutionare a evenutalelor litigii rezultate din executarea contractului si
respectiv informatii despre modalitatile de rezolvare pe cale amiabila a reclamatiilor
formulate de asigurati sau de beneficiarii contractelor de asigurare
h. Informatiile generale privind deducerile prevazute de legislatia fiscala aplicabila
contractelor de asigurare.
i. Legea aplicabila contractelor de asigurare.
9. Cartile verzi reprezinta asigurari incheiate pentru automobile, in momentul in care
acestea parasesc tara, pentru asigurare in caz de accidente comise pe teritoriul altei tari.
Si in cazul cartilor verzi, se au in vedere o serie de date corecte si complete despre
automobilul asigurat (numar inmatriculare, culoare , date sasiu), precum si despre posesorul
automobilului respectiv.
Cartile verzi includ si ele date cu privire la contractul cu firma asiguratoare si
evenimentele considerate ca reprezentand riscuri.

Completarea politelor de asigurare si a cartilor verzi

Obiective: Tema propune familiarizarea cursantilor cu modul de completare a politelor de


asigurare si datele ce trebuie avute in vedere.
Continut teoretic:
1. Pentru completarea politelor de asigurare trebuie sa se aibe in vedere
urmatoarele puncte:
a. Obiectul asigurarii
-asiguratorul se obliga la plata cheltuielilor medicale sau de repatriere pentru asigurat, in
cazul in care acesta face dovada platii primei de asigurare
-asigurarea se poate incheia pentru persoane fizice de cetatenie romana , avand
domiciliul stabil in Romania sau rezidenta in Romania
-asigurarea este valabila in afara tarii, in tara care a fost desemnata in polita de asigurare.
b. Riscuri asigurate
c. Suma asigurata. Suma asigurata, anume raspunderea maxima cumulata pentru perioada
asigurata, este conform destinatiei finale, mentionata pe polita. Polita va prezenta sumele
asigurate, iar in functie de tara notata pe polita se va bifa si suma de asigurare. Ex. Pentru

12
tarile din spatiul Schengen-50.000 euro; pentru tarile limitrofe 5000 euro, pentru alte
destinatii; 10.000 euro.
d. Modul de incheiere a asigurarii: Polita de asigurare se incheie de catre turist, inaintea
parasirii teritoriului tarii, in baza datelor furnizate de catre asigurat.
e. Prima de asigurare. Prima de asugurare, care vine completata in polita de asigurare se
va achita integral, inainte ca polita sa intre in perioada de valabilitate.
Pe polita de asigurare se trece prima de asigurare, in functie de tabelul cu preturi pentru
asigurarile respective si in functie de perioada asigurata, suma asigurata si tara de destinatie.
f. Inceputul si incetarea raspunderii asiguratorului.
-polita de asigurare intra in vigoare la data mentionata pe aceasta, dar nu inaintea parasirii
teritoriului tarii noastre, de catre asigurat si platii de catre acesta a primei de asigurare.
-polita de asigurare are o valabilitate cuprinsa intre 2 si 365 zile, pentru calatorii care nu
de pasesc 92 zile consecutive, in aceeasi tara
-raspunderea asiguratorului inceteaza la data mentionata pe polita, sau inainte de aceasta,
daca turistul a intrat pe teritoriul tarii.
g. Obligatiile siguratorului in cad de riscuri:
-sa anunte prin telefon sau fax Centrala de Alarma
-sa respecte prevederile prezentelor conditii de asigurare.
-sa faca asiguratorului, dovada platii primei de asigurare.
2. Cartile verzi fac dovada platii prin facturi si chitante, la fel si politele de
asigurare.
3. Modalitati de incasare a politelor de asigurare .
Politele de asigurare se vor completa, corect si complet, specificandu-se pe acestea
prima de asigurare. Aceasta va fi incasata pe baza facturilor si chitantelor, facand dovada
platii acestora.
Pe factura si chitanta inmanate turistului, va apare seria politei de asigurare, perioada
asigurata, precum si tara de destinatie.
Politele de asigurare, dupa completare, vor fi inmanate turistului, mai putin, o fila
indigo, ce ramane in cadrul agentiei, pentru a fi transmise apoi, firmei de asigurari, impreuna
cu un borderou ce include suma finala incasata pe aceste polite de asigurare.
4. Modalitatea de stocare a informatiilor despre asigurari si transmiterea lor la
centrele de asigurari.
Datele , politele si borderourile, pot fi transmise firmei de asigurari, saptamanal,
trimestrial, lunar.

13
Agentia de turism, isi propune o modalitate de stocare a informatiei necesare despre
asigurari si apoi transmiterea lor mai departe. Informatiile si borderourile, pot fi intocmite:
-pe foi, in scris
-pe calculator: in format Word, Excel
Borderourile respective, trebuie neaparat sa contina, numele persoanei asigurate, seria
asigurarii (pentru a se avea o evidenta a tuturor seriilor primite prin procesul verbal), perioada
asigurata si prima de asigurare.
Borderoul se va transmite agentiei asiguratoare, iar pe baza acestuia, asiguratorul va
intocmi o factura, catre agentia de turism, in care se cere suma obtinuta din primele de
asigurare, pentru fiecare borderou. Factura finala nu va contine comisionul ce va reveni
agentiei de turism, comision stabilit prin contractul de colaborare intre agentia de turism si
firma de asigurari.
In momentul in care se preda borderoul de asigurari, acesta trebuie sa fie insotit de
toate politele de asigurare cuprinse in cadrul lui.
5. In momentul in care turistul a intampinat anumite probleme, a suferit anumite
accidente si incidente, agentia de turism il va indruma catre societatea de asigurari. Totodata,
de retinut faptul ca agentul de turism trebuie sa informeze turistul despre modalitatea in care ,
in caz de necesitate, va putea lua legatura cu societatea de asigurari si-i va aduce in atentie
faptul ca trebuie sa ia in considerare punctele stipulate de firma de asigurari pe filele politei
de asigurare.

14
Intocmirea borderourilor

Obiective: Tema propune familiarizarea cursantilor cu informatii despre borderouri si


modul de concepere ale acestora.
Continut teoretic:
Borderoul reprezinta o lista recapitulativa a sumelor , a unor acte dintr-un dosar.
In cadrul agentiei de turism se pot utiliza borderourile, in diferite cazuri:
- pentru evidenta biletelor emise. Intrucat acestea sunt inseriate si inregistrate in
momentul in care sunt emise, ele pot fi reluate, recapitulate printr-un borderou, in care sa
avem o situatie clara a acestora, dat fiind faptul ca le putem inregistra dupa anumite criterii:
sume incasate, numar de bilet.
- pentru evidentierea politelor de asigurare. Desi sunt inregistrate in momentul emiterii,
intr-o anumita ordine, la o anumita perioada de timp (saptamana, luna) se poate realiza un
borderou. Acest borderou ne ajuta sa le tinem o evidenta numerica dar si o evidenta a sumelor
incasate din vanzarea lor.
- pentru evidentierea listelor persoanelor ce au calatorit cu anumite firme de transport si
in acelasi timp pentru evidentierea sumelor ce trebuie achitate acestora.
Borderourile respective se pot evidentia in diferite dosare sau in fisiere salvate in
cadrul calculatorului.
Exista diferite metode si posibilitati de evidentiere a situatiilor in cadrul agentiilor de
turism.
Pentru a stii ce e necesar sa se evidentieze si pentru a se avea o imagine clara asupra
activitatii din agentie este necesar sa se inteleaga modalitatea sistemica de stocare a
informatiilor, drept pentru care ne oprim putin in detalierea notiunilor de sistem.
Sistemul reprezinta un ansamblu de elemente (principii, reguli, forte), dependente
intre ele si formand un intreg organizat, care pune ordine intr-un domeniu de gandire
teoretica, reglementeaza clasificarea materialului intr-un domeniu de stiinte ale naturii sau
face ca o activitate practica sa functioneze potrivit scopului urmarit. Agentia de turism trebuie
vazuta sub aspect sistemic, ea insasi reprezentand un sistem.
Sistemele se clasifica in naturale si elaborate (tehnice, economice). In functie de
complexitatea lor sistemele pot fi: simple, semicomplexe si complexe. Sistemele
semicomplexe si complexe se caracterizeaza printr-un numar mare de componente, relatii de
interactiune si un numar mare de variabile. Ele se deosebesc prin faptul ca sistemele

15
semicomplexe lucreaza cu marimi cuantificabile in timp ce cele complexe au marimi de
natura necuantificabila.
In analiza oricarui sistem trebuie sa se aibe in vedere faptul ca acesta nu poate fi
desprins din mediu caruia ii apartine ca subsistem si ca un sistem nu functioneaza decat ca un
subsistem in cadrul altui sistem complex.
Agentia de turism, dupa cum am spus este un sistem compusa din mai multe
subsisteme: departamentul turism, departamentul ticketing , departamentul contabilitate.
Totusi, agentia de turism trebuie privita ca un subsistem al ministerului de turism, daca vreti
sau al asociatie nationale de turism.
Principalele ratiuni care explica necesitatea utilizarii conceptului de sistem in
domeniul turistic, pot fi urmatoarele:
-conceptia sistemica explica bazele unei abordari integratoare a proceselor analizate,
deoarece trateaza intregul ca o entitate unitara si nu ca o simpla alaturare a elementelor
componente.
-viziunea sistemica permite evidentierea unor delimitari calitative, pe care nu le poseda
nici unul din elementele componente luate separat, precum si relevarea unor proprietati
fundamentale ale sistemelor
-conceptul de sistem este folosit ca un instrument metodologic de investigare prin care se
delimiteaza in mod subiectiv domeniul de cercetare al unui proces obiectiv si se stabileste
legatura acestuia cu mediul
-sistemul este format din subsistemesi este integrat intr-un supra sistem sau subsistem ,
ceea ce evidentiaza legaturi intre sisteme diferite ca amplasare si complexitate.
Dupa delimitarea unui sistem se realizeaza analiza sistemului, care are ca scop
obtinerea de cunostinte asupra alcatuirii acestuia si a relatiilor dintre elementele sale, precum
si a interactiunilor cu mediul exterior.
Prin sinteza sistemelor se pot construi elementele componente ale structurii unui
sistem, a carui functionalitate a fost anterior prescrisa, cu scopul obtinerii unor anumite
performante ale sistemului.
Conducerea sistemelor, ca expresie a interventiei constiente a omului si finalitatii
functionarii sistemului, subsumeaza analiza si sinteza sistemelor. Actul conducerii, in
perspectiva sistemica, presupune stabilirea traiectoriei de evolutie a sistemului, cat si
realizarea efectiva a performantelor propuse.

16
Managementul sistemului necesita o analiza prealabila a sistemului, adica cunoasterea
culturii si modului de functionare a sistemului, precum si realizarea dinamicii prestabilite a
sistemului.
Metodele principale utilizate de managementul sistemului sunt: simularea, metodele
predictive si de optimizare. In functie de nivelul si natura de solutionare a problemelor se
disting : probleme rezolvate direct de sistemul conducator ( analiza abaterilor, controlul
indeplinirii planurilor) si probleme rezolvate de sisteme conducatoare formative (modificarea
sistemului).
Procesul de management al sistemelor se supune regulilor procedurii de functionare ,
adica reglementerilor stabilite de la intrare pana la iesire cerute de desfasurarea
proceselor concrete, reale din sistem.
In ceea ce ne priveste, observam ca agentia de turism este de fapt intreprinderea
(firma) si anume veriga organizatorica unde se desfasoara fuziunea intre factori de productie
(resursele umane si produsele turistice), cu scopul desfacerii acestor bunuri, produse , in
structura, calitatea si cantitatea ceruta pe piata turistica.
Sistemul, din perspectiva noastra , genereaza doua tipuri de fluxuri:
-a) intrari de natura (pachete turistice, pachete de transport), al caror cost determina
fluxurile de cheltuieli catre furnizori
-b) iesiri de servicii, produse puse la dispozitia clientilor (fizici si juridici); la randul lor,
aceste produse genereaza fluxul de venituri obtinute in urma comercializarii serviciilor
respective.
Trebuie avut insa in vedere cateva aspecte si anume: pentru a produce , este necesar sa
utilizam factori de productie (realizarea pachetelor turistice); pachetele trebuie utilizate
eficient si elaborate dupa anumite criterii, astfel incat sa duca la rentabilitatea agentiei, toata
activitatea agentiei trebuie sa dispuna de o buna coordonare manageriala.
Avand in vedere cunostintele relatate mai sus, putem vedea agentia ca un tot unitar, in
care apar anumite intrari de natura:
-pachete turistice , pachete de transport, carti verzi si asigurariu medicale, toate
primite in urma achitarii unor costuri catre furnizor. Urmeaza apoi, in urma eficientei cu care
au fost prezentate pe piata, intrarea fluxurilor de venituri, care duc la o buna activitate si o
buna tranzactie in cadrul sistemului.
Obtinerea unor bune profituri duce la achizitionarea unor pachete turistice, intr-un
numar cat mai mare si lansarea pe piata a unui produs variat.

17
Emiterea situatiilor financiare si transmiterea lor la alte departamente

Obiective: Tema propune familiarizarea cursantilor cu emiterea situatiilor financiare


si transmiterea lor la alte departamente.

Continut teoretic.
1. In cadrul agentiei de turism se concretizeaza o serie de intrari si iesiri, sub aspect
financiar, toate dovedite prin acte si chitante.
2. Registru de casa: - este condica ce se tine obligatoriu de catre fiecare casierie si in
care se inregistreaza zilnic, in ordine cronologica , incasarile si platile facute de
aceasta.
3. Elementele componente ale registrului de casa:
-unitatea, se refera la numele firmei sub care isi desfasoara activitatea agentia de turism
-data intocmirii, intrucat se intocmeste zilnic, acesta trebuie numerotat in ordine
cronologica
-numar curent, ne arata cate inregistrari avem pentru ziua respectiva
-numar act. In registru de casa se inregistreaza actele cu incasari cash, sau platile
efectuate pe baza de chitante, deoarece registru de casa ne arata intrarile si iesirile, pentru o
zi, din casa de bani a agentiei.
-numar anexa, in caz ca exista
-explicatii: legate de produsul la care se refera tranzactia sau factura concordanta cu
chitanta
-incasari
-plati.
-report sold ziua precedenta, pentru fiecare fila, corespunzatoare unei zile, se va face
legatura cu ziua prececenta prin raportarea soldului.
Soldul se refera la suma ramasa in ziua precedenta, in urma tuturor tranzactiilor
specifice zilei respective. Acest sold noi il vom avea in vedere, in momentul in care
inregistram tranzactiile zilei in curs. Se tine seama de acets lucru, pentru ca in momentul in
care se inregistreaza toate actele si se obtine un nou sold, care va fi raportat zilei urmatoare,
acesta sold sa corespunde cu suma avuta in casa de bani.
-semnatura contabilului
-stampila firmei.
In cadrul registrului de casa, vor fi inregistrate la incasari:

18
-chitante, corespunzatoare facturilor
In cadrul registrului de casa, se vor specifica la plati:
-chitante,
-dispozitii de plata, reprazentand echivalentul facturilor storno. Daca pentru plata unei
facturi se emite factura, pentru inapoierea unor sume de bani se emite factura storno si
dispozitia de plata.
Dispozitia de plata se poate utiliza si pentru evidentierea unor bani dati anumitor
angajati ai firmei, pentru numeroase deplasari:
-bonuri fiscale, in cazul in care furnizorul, emite atasat facturii, bon fiscal
-bonuri benzina, pentru cheltuielile de firma
-depunerile bancare, in cazul in care , anumite sume din casa sau depus in contul firmei

4. Modul de intocmire a registrelor de casa:


-registrele de casa trebuie intocmite zilnic
-trebuie completate corect, cu toate datele necesare, fara stersaturi sau corecturi.
-soldul final trebuie sa coincida cu sumele avute in casa
-se completeaza cate un borderou pentru fiecare tip de valuta in parte
-registrele se pot emite pe hartii sau se pot tine in anumite formate pe calculatoare.

5. Modalitati de transmitere la alte departamente:


-registrele se transmit zilnic catre departamentul contabil
-registrele se transmit, pe hartie, stampilate si semnate
-foaia de registru transmisa, trebuie sa fie insotita de catele doveditoare pentru intrarile si
iesirile banilor din agentie. Foaia de registru va fi insotita asadar de chitantele, dispozitiile,
bonurile inregistrate in foaia respectiva.
-in cazul in care se cere, registrul poate fi transmis si prin intermediul calculatorului la
cerintele departamentului contabil
-registrul de casa poate fi implementat, inclus in anumite sisteme de rezervari pe care
agentia le utilizeaza si din care reies toate intrarile si iesirile, astfel departamentului contabil,
fiindu-i mult mai usor sa observe modalitatea de miscare a banului in cadrul agentiei.

Reglementarile normative prevad plati catre persoane juridice in limita unui plafon
maxim de 100 mil lei vechi (10 mii ron), platile catre o singura persoana juridica fiind admise
in limita unui plafon in suma de 50 mil lei vechi (5 mii ron). Sunt interzise platile

19
fragmentare in numerar catre furnizor, pentru facturile a caror valoare este mai de 50 mil lei
(5 mii ron).
Sumele in numerar aflate in casierie nu pot depasi la sfarsitul zilei plafonul de 50 mil
lei (5 mii ron). Se admite depasirea acestui plafon numai cu sumele aferente platii salariilor si
a altor drepturi de personal.
Vom efectua un studiu de caz asupra pietie turistice din Suedia, pentru a vedea
modalitatile de incasare si plati, precum si profitul pe acesta piata.
Turismul in cadrul acestei tari este subordonat Ministerului Muncii si Comunicatiilor,
fiind considerata o sursa importanta de noi locuri de munca. Industria turistica in Suedia este
reprezentata de mici firme care pot oferi oportunitati pentru noi locuri de munca in toate
regiunile tarii. Cifra de afaceri anuala in turism este de aproximativ 124 miliarde SEK, ceea
ce inseamna aproximativ 2.63% din PNB-ul Suediei, un numar estimat de 126.000 locuri de
munca (populatia tarii este de 8.8 milioane locuitori), iar volumul exporturilor din turism
atinge cifra de 44 miliarde SEK.
Autoritatea Suedeza pentru Turism este o institutie guvernamentala independenta si
are in special ca obiect de activitate efectuarea de analize, studii, statistici pe care le pune la
dispozitia agentiilor de turism.
In Suedia s-au stabilit trei directii pentru dezvoltarea turismului :
-turismul pentru intalniri la nivel inalt
-turismul pentru mari evenimente internationale
-turismul de vacanta dar cu un scop foarte clar definit, golf, ski
Pentru sustinerea propriei industrii turistice, Suedia se bazeaza in special pe masuri de
natura promotionala. Masurile de stimulare de natura financiar-fiscala sau valutara sunt
inexistente. TVA-ul care se percepe este la nivelul maxim (25%), spre deosebire de cel din
domeniul hotelier (12%). Bancile acorda credite in conditii foarte avantajoase, cu dobanzi
mici (2-3%), dar asta este valabil pentru toate sectoarele economiei , atata timp cat investitiile
se fac pe teritoriul Suediei.
Caracteristicile pietei turistice se concretizeaza in:
-vacanta minimala de 5 sapatamani, anual
-nivelul de viata ridicat, permite locuitorilor acestei tari sa acorde o importanta foarte
mare calatoriilor de placere. Astfel. peste 90%, pleaca in vacanta, cel putin o data pe an.
Datorita eforturilor de promovare facute de autoritatile nationale, o mare parte din populatie
si anume peste 85% isi petrec o parte din vacanta in propria tara. Peste 55% pleaca in Europa
, iar in afara Europei, se gaseste un procent de 11%. Turistii nordici isi planifica vacantele din

20
timp si sunt atenti la fiecare detaliu. Chiar daca veniturile lor sunt foarte ridicate, aleg o
destinatie, numai daca sunt convinsi ca isi merita pretul.
Destinatiile principale de calatorie , pe tot parcursul anului sunt Tarile Nordice vecine,
Germania si Tarile Baltice. Lipsa soarelui, ii determina pe nordici sa prefere ca loc de
petrecere a vacantelor in zonele de litoral ale Spaniei, Greciei, Ciprului si Turciei.
Alte produse turistice cautate sunt: croazierele, vacante de week-end in capitale
europene, circuitele tematice.
Avand in vedere detaliile respective, ce concluzie putem sa tragem legat de piata
turistica din Romania?

21
Finalizarea tranzactiilor in derulare

Obiective: Tema propune familiarizarea cursantilor cu posibilitatea de finalizare a


tranzactiilor incepute si neincheiate.
1. Tipuri de activitati ce urmeaza a fi finalizate:
a) finalizarea actelor de plata a clientului catre agentie
b) finalizarea platii agentiei catre furnizor
c) finalizarea actelor pentru a fi inmanate clientului.
d) finalizarea actelor contabile si transmitera lor la centru contabil
Conform contractului de colaborare se incaseaza sumele de plata de la client, fie intr-o
transa fie in mai multe, in functie de timpul ramas pana la momentul ce se deruleaza pachetul
turistic. In momentul in care se incepe procesarea pachetului turistic se percepe un avans din
intreaga suma, avans ce va fi stipulat in contract. Acest avans se poate incadra in procentajul
30-50% din intreaga suma, astfel incat pana la urmatoarea plata sa nu se intre la penalizari.
Factura pentru plata pachetului turistic se poate emite pe intreaga suma sau doar pe
suma incasata, la fel si facura pentru plati din alte domenii. O alta modalitate o reprezinta
emiterea facturii pe intreaga suma si apoi incasarea sumelor in transe, pe baza unor chitante
succesive.
Factura se considera incheiata si plata realizata, in momentul in care facturile si
chitantele acopera intreaga suma ce urmeaza a fi achitata.
La fiecare plata se inmaneaza clientului actele de plata, iar la achitarea integrala a
pachetului se inmaneaza actele de calatorie.
In ce se concretizeaza aceste acte de calatorie: vouchere, confirmari, bilete de
calatorie, vouchere de transfer.
Ce trebuie sa aibe , turistul asupra sa , in vederea consumarii unui pachet turistic
intern, in functie de pachetul turistic? Turistul trebuie sa aibe:
-voucher de cazare, in cazul unei cazari la anumite pensiuni, vile
-bilet de calatorie: tren, autocar, avion
-voucher de transfer, in cazul realizarii unor transferuri cu masini, microbuse
-voucher de rent-a car.
Ce trebuie sa detina clientul, in cazul unui pachet turistic extern? Urmatoarele:
-voucher de cazare, in cauzul cazarilor externe, eliberat in doua exemplare, unul intr-o limba
de circulatie internationala, altul in limba romana, necesar indeosebi pentru punctele de
frontiera

22
-bilete de calatorie
-asigurari medicale
-vouchere si confirmari in functie de pachetul ales.
Vouchere-le trebuie completate, corect, corect, explicit. Ele trebuie sa contina numele
corect al turistului, pachetul cu toate serviciile de care va dispune turistul, numar de
confirmare din partea furnizorului, numele furnizorului. Se poate atasa acestui voucher ,
confirmarea primita de la furnizor (prin mail, fax) semnata si stampilata de acesta.
Avand in vedere ca ne ocupam de actele necesare turistului, in momentul in care
paraseste tara, vom reda in cateva cuvinte, actele necesare unei persoane, in momentul intrarii
intr-o tara membra UE, care nu necesita viza de calatorie.
Astfel, persoana va prezenta la controlul de frontiera, pentru a calatori in scop
particular, in statele membre UE, unde nu este necesara viza, urmatoarele:
-pasaporul valabil minim 6 luni din momentul inceperii calatoriei
-asigurare medicala valabila pentru intreaga perioada de sedere in statul pe teritoriul caruia
calatoreste persoana
-biletul dus intors, cartea verde a autoturismului
-dovada detinerii unei sume minime in valuta
Cetatenii care calatoresc in spatiu Schengen (Austria, Belgia, Franta, Germanai,
Grecia, Finlanda, Italia, Norvegia, Olanda, Porugalia, Spania, Suedia, Luxembourg, Islanda,
Danemarca,) trebuiie sa detina documentele care justifica scopul si conditiile sederii
planificate:
-in scop profesional: certificat constatator eliberat de Oficiul Registrului Comertului din
Romania, care sa ateste calitatea de comerciant; invitatie din partea unor firme sau autoritati,
la anumite intruniri sau manifestari in scop de afaceri, de serviciu sau legate de activitatea
profesionala desfasurata; alte documente care atesta existenta relatiilor de afaceri.
-in scop turistic: confirmarea rezervarii de servicii turistice; voucher eliberat de agentia de
turism licentiata potrivit legii; invitatie in original, tradusa in limba romana de catre
traducator autorizat.
La inmanarea catre turist a actelor de calatorie, se va pastra si in agentie un exemplar
a acestora, in diferite forme: in fisiere excel, word, in dosare, care se vor pune apoi la arhiva
si se vor pastra aproximativ 5 ani.
Este necesar a se avea in evidenta finalizarea platilor catre furnizor, ce se vor efectua,
in principiu, dupa incasarea pachetului turistului.

23
Plata catre furnizor se poate efectua cash, prin OP, prin carti de credit. In urma
finalizarii acestora se cere furnizorilor emiterea actelor doveditoare platilor respective. Actele
respective: facturi, chitante, cecuri de credit vor fi indosariate si tinute intr-o anumita
evidenta. De exemplu, efectuarea unei plati cu cardul de credit, presupune o serie de pasi:
-transmiterea prin fax sau mail a comenzii pentru pachetul dorit, furnizorului
-primirea confirmarii, incasarea integrala a pachetului de la turist.
-formularea unei cereri catre banca, in care se cere autorizatia platii cu cardul
-transmiterea catre furnizor a unei scrisori de autorizare, pentru ca acesta sa poate efectua
tranzactia
-cererea catre furnizor, pentru o factura sau chitanta prin care sa se ceara dovada platii.
Este foarte importanta o evidentiere a platilor cu cardul, pentru a cunoaste sumele
platite si sumele ramase disponibile pe card, in vederea efectuarii altor plati.
Toate actele contabile, ce reies din diversele actiuni de incasari si plati, ne referim in
principal , la cele finalizate, vor fi transmise departamentului contabil.

24